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CONTRATO Nº 98/2011
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DEL
PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PARA LA
CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y
COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN GLOBAL
DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO DE EXPOSICIONES
ARTE CANAL
Nº 98/2011
PROCEDIMIENTO ABIERTO
CONTRATO Nº 98/2011
CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
GLOBAL DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO DE EXPOSICIONES ARTE CANAL
1.
OBJETO DEL CONTRATO. .................................................................. 3
2.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO. .............................................. 3
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Alcance del contrato. ....................................................................................... 3
Ámbito geográfico del contrato y temporal. ...................................................... 8
Actividades a desarrollar por el adjudicatario................................................... 9
Tipos de actividades del contrato..................................................................... 9
Plazos y desarrollo del contrato. .................................................................... 10
3.
OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO. .......................................... 10
3.1.
3.2.
Diseño y dirección ......................................................................................... 11
Ejecución ....................................................................................................... 15
3.2.1. Producción audiovisual en 3D............................................................................................ 16
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
Gestión. ......................................................................................................... 18
Tienda............................................................................................................ 23
Rincón gastronómico. .................................................................................... 24
Venta de entradas. ........................................................................................ 25
Imprenta. ....................................................................................................... 27
Materiales. ..................................................................................................... 28
Control y supervisión de los trabajos: Medios humanos................................. 28
Licencias, autorizaciones y permisos. ............................................................ 29
4.
CONTENIDO DE LA OFERTA TÉCNICA............................................ 29
4.1.
4.2.
Requisitos mínimos de la oferta..................................................................... 29
Contenido del SOBRE C................................................................................ 29
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
4.2.7.
Diseño y dirección. ........................................................................................................ 29
Ejecución....................................................................................................................... 32
Explotación y gestión de la exposición. ........................................................................ 32
Tienda. .......................................................................................................................... 34
Rincón gastronómico .................................................................................................... 34
Venta de entradas. ........................................................................................................ 35
Mejoras.......................................................................................................................... 36
5.
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA QUE SE APORTA A LOS
LICITADORES......................................................................................................... 36
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CONTRATO Nº 98/2011
CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
GLOBAL DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO DE EXPOSICIONES ARTE CANAL
1. OBJETO DEL CONTRATO.
El contrato tiene por objeto la contratación del DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y
COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN GLOBAL DE UNA EXPOSICIÓN EN EL
CENTRO DE EXPOSICIONES ARTE CANAL
El contrato no incluye las actividades de: seguro de las piezas, transporte, empaquetado en
origen del material de la exposición, embalajes, ni ninguna actividad relacionada con los
correos de los museos, ni los honorarios de préstamos de las piezas.
2. CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO.
2.1.
Alcance del contrato.
El contrato comprende el diseño, proyecto, dirección y coordinación, construcción y
gestión global de una exposición en el Centro de Exposiciones Arte Canal en las
condiciones que se desarrollan y especifican en los apartados y anejos del presente Pliego
de Prescripciones Técnicas.
LA EXPOSICIÓN
Para el año 2011-2012 el Canal de Isabel II va a organizar una exposición sin precedentes
en nuestro país para glosar la figura del genio italiano Leonardo da Vinci, que se titulará
“Leonardo da Vinci, el genio”. Con esta exposición se pretende acercar su vida y obra al
público español y resaltar, los valores de originalidad, esfuerzo, creatividad y fuerza de
voluntad, así como la importancia de la figura del maestro en la vida de Leonardo y la del
propio Leonardo como maestro de sus discípulos.
Pese a que se podría pensar que Leonardo como personaje universal es suficientemente
conocido por los españoles, en general se desconocen las múltiples facetas de su
personalidad y sus obras, así como la tremenda influencia que Leonardo tiene en el
desarrollo del Renacimiento español a través de sus discípulos italianos y españoles en la
pintura.
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CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
GLOBAL DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO DE EXPOSICIONES ARTE CANAL
La exposición contará con dos partes fundamentales: un 70% de la exposición
aproximadamente se corresponde con una exposición itinerante que proviene de Australia,
en lo sucesivo, EXPOSICIÓN ITINERANTE, y el 30% restante se denominará en lo sucesivo
PARTE COMPLEMENTARIA, y abarcará todas aquellas salas y actividades con las que
Canal de Isabel II complementa la exposición anteriormente citada.
Se describe, a continuación, de manera pormenorizada cada una de las partes:
EXPOSICIÓN ITINERANTE
Sala 1- Leonardo El Genio que se corresponde íntegramente con la EXPOSICIÓN
ITINERANTE. Dicha exposición, es un paquete cerrado completamente definido desde el
punto de vista de piezas, disposición de las mismas y marketing asociado, que está
explicado con todo detalle en toda la información incluida en el Anexo II. Cuenta con las
salas definidas en el Anexo II, empezando por una sala explicativa de la exposición, así
como un resumen de la vida de Leonardo. A continuación, se suceden diversas salas con
más de 70 máquinas de diversos tamaños relativas a las diversas facetas de Leonardo, en
concreto con la siguiente temática:
- Vuelo.
- Ingeniería Militar.
- Principios físicos y mecánicos.
- Ingeniería Civil.
- Planificación de ciudades.
- Hidráulica y máquinas relacionadas con el agua
- Instrumentos ópticos.
- Instrumentos musicales.
Asimismo, la exposición itinerante cuenta con una sala dedicada a los códices con
reproducciones y pantalla táctil de los mismos, una sala de la anatomía, del Renacimiento,
de la batalla de Anghiari y cuatro salas que cuentan con un audiovisual dedicado a cada una
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de las obras más importantes: “Mona Lisa”, “Ultima Cena”, ”Caballo de Sforza” y ”Hombre
de Vitrubio”. En cada una de estas salas se mostrará el audiovisual en pantalla de plasma,
excepto en la “Ultima Cena” donde se mostrará en pantalla con proyector, junto al material
indicado en el listado de materiales del disco 1 (anexo II). Los audiovisuales son de 3 a 6
minutos de duración, y consisten en imágenes con textos escritos en español de
Latinoamérica con música de fondo. La sala de la ”Mona Lisa” estará integrada con otra
parte denominada Secretos de Mona Lisa que cuenta con el listado de materiales del disco 1
(anexo II) así como con un documental titulado La Fotografía Multiespectral de la Mona Lisa,
que consiste en imágenes con textos escritos en español de Latinoamérica y música de
fondo de 10 minutos de duración.
Esta exposición itinerante, cuenta, a su vez, con el documental:
-“The man who wanted to know everything”, en inglés hablado, producido por la BBC (50
minutos de duración) que deberá ser utilizado por el adjudicatario para su visualización, una
vez locutado en español por el adjudicatario, en la sala de proyección interior anexa a la sala
expositiva que deberá ser acondicionada para tal efecto. Dicho documental deberá así
mismo estar subtitulado en español, para lo cual el adjudicatario deberá adaptar los
subtítulos que contiene en la actualidad, en español de Latinoamérica, al público español.
En el anexo II al presente Pliego, Información y requisitos exposición itinerante, se adjunta
toda la información sobre la misma para conocimiento del licitador:
-
6 cd con información sobre la exposición itinerante, entre la que se
encuentra: Listado de material, guía de montaje, texto audio-guías y
programas educativos, (disco 1), textos paneles en español (disco 2),
guía de marketing y publicidad de obligado cumplimiento para toda la
exposición, dvadv_style_guide.pdf (disco 3), guía y ejemplos de
merchandising dvMerch_style_guide, programa oficial que es el catálogo
de la exposición itinerante en español (disco 4), ejemplos de otras
exposiciones (disco 5), ficheros de pantalla táctil y ejemplos de
actividades infantiles (disco 6).
Además, Canal de Isabel II, en el día de visita de la sala de exposiciones indicada en el
apartado 10.13 del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, mostrará todos los
audiovisuales y documentales descritos, y entregará una copia del contrato que el Canal de
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Isabel II ha firmado con la empresa Grande Exhibitions para la exposición itinerante. Todas
las prestaciones que el Canal de Isabel II debe realizar para cumplir el citado contrato
deberán ser ejecutadas por el adjudicatario a excepción de las relativas al transporte,
seguro de riesgos por valor de 1 millón de euros (clausula 7.4), seguro de las piezas y
cantidades y porcentajes a abonar a Grande Exhibitions.
A su vez, Canal de Isabel II, ha considerado necesario complementar esta exposición
itinerante, con una PARTE COMPLEMENTARIA, a través de una serie de salas y
actividades que se concretan a continuación. Es importante tener en cuenta para el diseño
de la exposición, que la PARTE COMPLEMENTARIA deberá estar claramente separada de
la EXPOSICIÓN ITINERANTE.
PARTE COMPLEMENTARIA
Sala 2: Códices Madrid- Interpretación de Códices. Destinada a mostrar los trabajos que
se han de realizar para la interpretación de Códices. El adjudicatario deberá diseñar y
producir todas aquellas ayudas y elementos informativos y didácticos que permitan a los
visitantes entender las técnicas utilizadas para llevar a cabo trabajos de investigación sobre
textos antiguos, así como el valor de dichos documentos, cómo deben manipularse, qué
secretos esconden y la forma de trabajar con ellos, siguiendo instrucciones de un experto en
la materia que será designado y abonado por Canal.
Sala 3: Leonardo íntimo. Dentro de esta sala, comisariada por experto competente
designado y retribuido por Canal, se buscará acercar al visitante a la figura humana de
Leonardo da Vinci, su época y entorno con el objetivo de acercarles a las preocupaciones,
inquietudes y lecturas del hombre renacentista más universal.
Para ello, el adjudicatario reconstruirá una stanza de la época. Dicha stanza contará con una
reproducción, a realizar, también, por el adjudicatario, del retrato de Leonardo realizado por
su discípulo de la Galería Ufizzi. Además, contará con la reconstrucción de la Biblioteca de
Leonardo realizada de manera fidedigna a partir de la lista de libros que el propio Leonardo
cita en el Códice Madrid, que el adjudicatario deberá diseñar y producir con asesoramiento
del comisario. Los libros con los que contará la biblioteca serán proporcionados por Canal de
Isabel II, a través de préstamos gestionados por el Canal de Isabel II con diversos museos.
Parte de los libros se mostrarán integrados en la biblioteca, y otra parte, los más importantes
(hasta 40 ejemplares), se mostrarán expuestos en vitrina apropiada, que deberán ser
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aportadas por el adjudicatario. Asimismo, la stanza contará a su vez con una reconstrucción
de la vestimenta de Leonardo, a partir una vez más de la información que facilita el propio
Leonardo en el Códice Madrid, reconstrucción, que, a partir de la información proporcionada
por el comisario de la sala, deberá realizar el adjudicatario dentro del marco del presente
contrato.
Se mostrará a su vez en esta sala, una reproducción de la carta en la que se postula para
trabajar con Ludovico el Moro en la que figura la lista de habilidades que el propio Leonardo
consideraba que tenía, una reproducción de la nota de su abuelo en la que deja constancia
del nacimiento de Leonardo, y una reproducción de los pasatiempos Leonardeschi con los
que se entretenía Leonardo. Todas las reproducciones citadas serán realizadas por el
adjudicatario.
Sala 4: Leonardo, pintor del Renacimiento, su maestro y discípulos.
Esta sala,
formada, a su vez, por diversas sub-salas estará formada toda ella por piezas originales
solicitadas a los museos por Canal de Isabel II. La primera sub-sala está dedicada a
Leonardo y el Renacimiento español (sala 4.1), y contará con un máximo de cuatro obras
originales facilitadas por el Canal de Isabel II.
Sala 4.1.1.Dentro de esta sub-sala habrá un apartado dedicado a la figura de los discípulos
españoles de Leonardo, los Fernandos, y en especial, a Fernando Yáñez de la Almedina.
En esta sala se mostrarán las dos excelentes pinturas de 2,5x2,5 m de Fernando Yáñez de
Almedina, discípulo de Leonardo e introductor en España de Renacimiento para las que
Canal de Isabel II, dentro de su contribución a la conservación del patrimonio históricoartístico español, financiará su restauración (Ver anexo III-Fotos de los cuadros). Para esta
sub-sala, el adjudicatario deberá disponer además de paneles explicativos del proceso de
restauración, así como de la impresión de hasta 10 pinturas subyacentes obtenidas durante
el mismo, cuyas fotografías serán proporcionadas por el Canal de Isabel II. También, se
complementará la citada sala con hasta 8 cuadros originales, prestados por diferentes
museos, relacionados con las pinturas expuestas que serán facilitados por el Canal de Isabel
II.
Sala 4.2.: Contará con una sala dedicada a la última cena, en la que se ubicará la copia de
la “Ultima Cena” de la Royal Academy, que será facilitada por el Canal de Isabel II, y está
previsto llegue a mediados de febrero. A su vez, esta sala contará con hasta seis pasteles
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originales de discípulos anónimos, relacionados con la obra que serán facilitados por el
Canal de Isabel II, mediante su préstamo por parte de museos.
Sala 4.3.: Batalla de Anghiari. Esta sala contará con la copia de la “Batalla de Anghiari” de la
Galería Ufizzi, además de hasta 4 estatuas ecuestres.
Todas las obras de la sala 4 serán obras originales, prestados de diferentes museos y
facilitadas por el Canal de Isabel II.
A su vez, la exposición se complementará con una zona especialmente dedicada a la
degustación de platos que deberán estar diseñados por un prestigioso cocinero, lo que nos
transportará a los olores y sabores de la Italia del Renacimiento; talleres para niños
pequeños y jóvenes sobre el genio de Leonardo; una producción de 3D, sobre la vida y obra
de Leonardo, que se proyectará al inicio de la exposición; un libro sobre la influencia de
Leonardo en la cultura española y universal y otro relativo a la labor de restauración, que
ayudarán a comprender el papel de este genio en la historia.
2.2.
Ámbito geográfico del contrato y temporal.
La exposición se desarrolla en el Centro de Exposiciones Arte Canal, Paseo de la Castellana
junto al número 214, situado en el parque de Plaza de Castilla en Madrid, y constituye parte
del antiguo Cuarto Depósito enterrado del Canal de Isabel II.
La exposición tendrá una duración de cinco meses y se desarrollará aproximadamente entre
las siguientes fechas:
•
Fecha de inicio:
2 de diciembre de 2011.
•
Fecha de finalización:
2 de mayo de 2012.
La Exposición abrirá todos los días de la semana con los siguientes horarios:
•
Apertura.
10:00 horas.
•
Cierre.
21:00 horas.
Las únicas excepciones respeto a las fechas y horarios serán los siguientes:
•
25 de diciembre de 2011 y 1 de enero de 2012: la exposición permanecerá cerrada.
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•
24 y 31 de diciembre de 2011: apertura a las 10:00 horas y cierre a las 15:00 horas.
La duración del contrato incluye también el periodo previo de preparación y montaje de la
exposición. Para la referida tarea, el adjudicatario contará con un mínimo 3 meses. El
desmontaje de la exposición y de las piezas que se desarrollará en un plazo máximo de un
mes.
2.3.
Actividades a desarrollar por el adjudicatario
Las actividades definidas objeto de contratación son todas las necesarias para el completo
y adecuado desarrollo de la exposición, desde la formalización del Contrato, que marca el
inicio de la prestación de los servicios, hasta el desmontaje de las instalaciones una vez
finalizada la exposición. Así, tras la formalización del Contrato, el adjudicatario comenzará
sus trabajos para tener preparada el Centro de Exposiciones Arte Canal de Isabel II a la
llegada de las piezas, que son entregadas por los correos de la exposición en la sala Arte
Canal, que serán asistidos por el adjudicatario para su desempaquetado y colocación. A su
vez, una vez finalizada la exposición, el adjudicatario deberá realizar el desmontaje,
empaquetado, preparación y coordinación para la salida de las piezas, así como el
desmontaje definitivo de las instalaciones.
El licitador realizará una oferta para el conjunto de todas las actividades, y en caso de
resultar adjudicatario será el responsable de la correcta ejecución de todas las actividades
para el buen fin de la exposición.
El adjudicatario no será responsable de los seguros de las piezas, transporte, empaquetado
en origen del material de la exposición, embalajes, ni ninguna actividad relacionada con los
correos de los museos, ni los honorarios de préstamos de las piezas.
2.4.
Tipos de actividades del contrato.
Para mayor organización del contrato objeto de licitación, las actividades del contrato se
clasifican en:
A: Diseño y dirección. Esta fase comprende el diseño y dirección de todo lo necesario
para el desarrollo de la exposición. Es importante destacar que para el diseño de marketing
y publicidad de toda la exposición el adjudicatario deberá estar sujeto escrupulosamente a
lo indicado en el fichero dvadv_style_guide.pdf del disco 3 del Anexo II.
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B: Ejecución. Esta fase comprende la construcción de todos los elementos definidos en la
fase de Diseño y necesarios para la inauguración de la exposición. Las labores de
construcción también contemplarán el montaje y desmontaje de las piezas, así como el
desmantelamiento de la exposición una vez finalizada.
B.1: Producción audiovisual: El adjudicatario será el responsable de la producción
audiovisual, así como, del diseño y construcción de la sala y equipamiento audiovisual
necesario para su proyección.
C: Gestión. Esta fase comprende todas las actividades de explotación y gestión necesarias
para el adecuado desarrollo de la exposición una vez se haya inaugurado.
C.1: Venta de entradas.
C.2: Tienda.
C.3. Rincón gastronómico.
D: Imprenta.
E: Otros.
2.5.
Plazos y desarrollo del contrato.
El contrato se iniciará en la fecha de formalización del mismo y tendrá un periodo de
vigencia que finalizará cuando se termine la exposición y se realice la devolución de las
piezas, y el desmontaje de las instalaciones que se han realizado para la exposición en la
Sala Arte Canal.
La duración estimada será la siguiente:
-
La fase de construcción, montaje y puesta en marcha de la exposición
debe realizarse desde la firma del Contrato hasta el 1 de diciembre de
2011. El adjudicatario contará con un mínimo de tres meses para el
desarrollo de dicha fase.
-
5 meses, de desarrollo de la exposición.
-
Plazo máximo de 1 mes, para el desmontaje de la exposición.
3. OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO.
Cualquier rotura o desperfecto de equipos, mobiliarios o materiales que pudiera producirse
en las instalaciones producto del desarrollo de los trabajos, imputable al personal del
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adjudicatario o de sus subcontratas, será a cargo del adjudicatario, que deberá tener para
tales casos una Póliza de Responsabilidad Civil que cubra estas contingencias.
El adjudicatario deberá cumplir con todo lo indicado en el apartado 2.1 descriptivo de “La
exposición”, además de todo lo indicado a continuación. Todas las obligaciones del
adjudicatario deberán ser asumidas con independencia del número de visitantes que acuda
a la exposición.
Es importante destacar que el adjudicatario deberá cumplir, a su vez, los compromisos
adquiridos por parte de Canal de Isabel II en la firma del contrato con la empresa Grande
Exhibitions (que se entregará el día de la visita a la sala indicada en el apartado 10.13 del
Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares), respecto a la exposición itinerante, a
excepción de los relativos al transporte, seguro de riesgos por valor de 1 millón de euros
(clausula 7.4), seguro de las piezas y cantidades y porcentajes a abonar a Grande
Exhibitions por parte de Canal de Isabel II.
3.1.
Diseño y dirección
El adjudicatario deberá realizar el diseño y dirección de todos los aspectos definidos en su
oferta, según lo indicado en la misma, desde la formalización del Contrato, sin perjuicio de
los últimos detalles, que se definirán en conformidad con las instrucciones del Canal de
Isabel II.
El adjudicatario deberá tener en cuenta en su diseño que deberán existir dos clases de
entradas a la exposición: entrada a través de la sala de proyección de la película 3D y
entrada directa a la exposición sin visualizar la película. Para la entrada a través de la
película 3D, el adjudicatario deberá prever, un lugar cubierto anterior a la sala de
proyección, donde situar dos arcos de seguridad, así como espacio cubierto suficiente para,
una vez atravesados los arcos de seguridad, albergar a 150 personas en espera para la
visualización del 3D.
El adjudicatario será el responsable del diseño de toda la exposición, si bien es importante
destacar que el diseño de la EXPOSICIÓN ITINERANTE, debe cumplir con el diseño
expositivo que se presenta en el anexo II (archivo set up guidelines), estando abierto a
puntuales modificaciones siempre con el consentimiento de Grande Exhibitions. El resto de
información aportada en el Anexo II, a excepción de la relativa al marketing de obligado
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cumplimiento, podrá ser utilizada por el adjudicatario en caso de considerarla necesaria.
Dentro de esta información el adjudicatario cuenta con los textos de audioguías en español
de Latinoamérica que deberán ser adaptados al público español, programas educativos,
propuestas de actividades para niños y propuestas de merchandising. A su vez, se entregan
todos los textos de los paneles y carteles en español de Latinoamérica que el adjudicatario
deberá producir y adaptar al público español. Además en el citado anexo, se presenta el
listado de material de esta parte de la exposición, para los que Grande Exhibition facilitará,
a su vez, todo tipo de vitrinas, soportes y peanas necesarias.
Sin embargo, para la PARTE COMPLEMENTARIA, el adjudicatario no cuenta con ningún
condicionante para el diseño y disposición de cada una de las salas descritas según lo
indicado en el apartado 2.1 descriptivo de “La exposición”, a excepción de que ésta deberá
estar claramente diferenciada de la EXPOSICIÓN ITINERANTE.
Según la información aportada en el Anexo II de la exposición itinerante, para la proyección
de las 4 animaciones referentes a las cuatro obras de Leonardo (“Mona Lisa”, “Hombre de
Vitrubio”, “Ultima Cena”, “Caballo de Sforza”), y el documental de la “Mona Lisa”, Canal de
Isabel II contará con 4 pantallas plasma, 5 reproductores DVD y un proyector 1x 4.000
lumen que facilitará Grande Exhibitions. Para dichas proyecciones, el adjudicatario deberá
poner a disposición del Canal de Isabel II una pantalla de 9.000 mmm x 5.000mm que se
necesitará para la proyección del cuadro de “Última Cena” sobre la pantalla, así como el
material necesario para sonido. Todas estas producciones, que podrán ser visualizadas por
los licitadores el día de visita a la sala de exposiciones indicada en el apartado 10.13 del
Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, consisten en imágenes con textos escritos
en español de Latinoamérica y música de fondo de 10 minutos de duración, que el
adjudicatario deberá adaptar al público español. Para ello deberá proporcionar al Canal de
Isabel II los textos definitivos y el Canal de Isabel II facilitará las producciones con los
nuevos textos.
El adjudicatario deberá diseñar y acondicionar el espacio interior actual destinado a
proyección anexo a la sala, para la proyección del documental de 50 minutos proporcionado
por el Canal de Isabel II, que podrá ser visualizado por los licitadores el día de visita a la sala
de exposiciones indicada en el apartado 10.13 del Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares, titulado “The man who wanted to know everything”. Asimismo, deberá locutar el
documental en español, ya que se encuentra en inglés. Asimismo, el adjudicatario deberá
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adaptar los subtítulos en español de Lationoamérica con los que cuenta el documental al
público español. Para dicho documental el adjudicatario deberá poner a disposición del
Canal de Isabel II la pantalla, un reproductor de DVD, y proyector, como mínimo, 1x4000
lumens así como el material necesario para el sonido audio.
En la EXPOSICIÓN ITINERANTE se deberán colocar un mínimo de 2 pantallas táctiles, cuyo
contenido podrá ser el aportado en el disco 6 del Anexo II. Dicho contenido está en inglés,
por lo que el adjudicatario deberá elaborar una selección de él, y traducirlo al español. La
empresa Grande Exhibitions será la encargada de modificar los textos y mandar el contenido
ya preparado para las pantallas táctiles, así como de aportar dos pantallas táctiles.
El adjudicatario deberá diseñar, producir, y proporcionar a su coste un mínimo de tres
actividades adicionales a la exposición relacionadas de algún modo con la figura de
Leonardo da Vinci (en adelantes, “Actividades Adicionales”). Dichas actividades deberán ir
destinadas a públicos de diversas franjas de edad dando especial relevancia al público
infantil y deberán estar integradas en el espacio expositivo. No se considerarán Actividades
Adicionales ninguno de los componentes de la escenografía que forme parte del cuerpo de
la exposición. Se podrá destinar, a juicio del adjudicatario, como espacio para las
Actividades Adicionales, el espacio exterior ubicado a la salida de la tienda, siempre que
éste se encuentre debidamente acondicionado. Las Actividades Adicionales deberán estar a
disposición de los visitantes como mínimo durante los días de vacaciones escolares de
Navidades y Semana Santa, así como festivos y fines de semana incluyendo viernes tarde.
Además, el adjudicatario deberá realizar la maquetación de un libro en español de
aproximadamente 150 páginas, compuesto por aproximadamente 12 artículos sobre las
distintas facetas de la figura de Leonardo “Leonardo y sus distintas facetas”. Los citados
artículos serán facilitados por Canal de Isabel II en formato texto sin maquetar y sin insertar
imágenes, debiendo el adjudicatario complementar los citados artículos con imágenes, y
añadir, además, a los mismos el listado de piezas, con fichas e imágenes, expuestas en la
PARTE COMPLEMENTARIA. Los derechos de las citadas imágenes para su uso en el libro
“Leonardo y sus distintas facetas” deberán ser tramitados, gestionados y abonados por el
adjudicatario. El adjudicatario deberá destinar un presupuesto de hasta 6.000 euros para la
tramitación y gestión de los derechos de imágenes citados, que serán aprobados por Canal
de Isabel II. Además, el adjudicatario deberá realizar la maqueta y edición de un documento
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científico de hasta 100 páginas sobre el proceso de restauración cuyo texto sin maquetar
será facilitado por Canal de Isabel II.
Por otra parte, el adjudicatario deberá realizar la maqueta y edición del programa oficial de
la exposición (disco 4 del Anexo II), cuya maqueta previa se facilitará en español de
Latinoamérica al adjudicatario, si bien éste deberá revisarlo y adaptarlo al público español.
Todos los elementos de marketing citados para toda la exposición deberá ceñirse a
lo indicado en el documento adjunto en el dvadv_style_guide.pdf del disco 3 del
Anexo II, sin poder realizarse ninguna variación al respecto.
La empresa adjudicataria diseñará, en la línea finalmente elegida para la exposición, los
elementos necesarios para la promoción de dicha exposición en los medios de
comunicación, de acuerdo con lo previsto en el plan de medios que elabore Canal de Isabel
II a tal efecto, en concreto:
- Anuncio de prensa (robapáginas y/o faldón): diseño y artes finales sin inserción en los
medios.
- Marquesinas, mupis, traseras de autobuses: diseño y artes finales sin producción ni
inserción en los medios.
- Exterior en depósito elevado de Plaza de Castilla: diseño, producción y colocación de la
lona en el depósito (ver material con el que cuenta Canal de Isabel II en anexo IV que el
licitador podrá utilizar).
- Cuñas de radios: diseño y producción sin inserción en los medios.
Además, el adjudicatario deberá realizar el diseño, elaborar contenidos y producir el
siguiente material:
o
Entradas para los visitantes.
o
Invitaciones
o
Página web de la exposición (para ello podrá utilizar contenidos de la página
actual en inglés www. davincithegenius.com)
o
Folleto de mano.
o
Gafas 3D en papel desechable para el cine.
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o
Dossier de prensa en formato digital y papel.
o
Dossier de patrocinio.
o
DVD con making off.
o
CD con imágenes de las piezas que conforman la exposición.
o
Merchandising: para la parte itinerante deberá tener en cuenta la información
del disco 4, del anexo II.
o
Texto de las audioguías: para ello el adjudicatario podrá contar, si lo estima
oportuno, con el texto que se entrega en el disco 1 del anexo II relativo a la
EXPOSICIÓN ITINERANTE en español de Latinoamérica, si bien deberá
adaptarlo
al
público
español
y
añadir
lo
relativo
a
la
PARTE
COMPLEMENTARIA.
El adjudicatario, a su vez,
deberá realizar un discurso científico en español de la
exposición, que revisará junto con el comisario de la exposición.
El adjudicatario deberá, diseñar, un rincón gastronómico, para el que diseñará el local, así
como el vestuario del personal que deberá estar tematizado con la Italia del Renacimiento.
Para dicho rincón el adjudicatario deberá contratar el diseño de cómo mínimo 5
tapas/sándwich/ensaladas a un cocinero de prestigio, que deberá contar o haber contado,
como mínimo, con 1 estrella Michelin en los últimos 5 años.
El adjudicatario podrá utilizar el material de exposición (pinturas, vídeos, y otro material
complementario) con el que cuenta Canal de Isabel II, que se presenta en el anexo IV al
presente Pliego.
La realización de los diseños será necesariamente acorde con los requerimientos de la
exposición, así como con el Manual de Identidad Corporativa que se ajunta en el Anexo VI.
Todos los diseños de la sala y su construcción, deberán cumplir las medidas de seguridad y
salud, y el acceso a minusválidos.
3.2.
Ejecución
La empresa adjudicataria realizará todas las obras y elementos necesarios para llevar a
cabo la exposición, incluidas las Actividades Adicionales y elementos de marketing, según
lo descrito en el apartado anterior, materializando los diseños definidos en su oferta y las
obras auxiliares.
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CONTRATO Nº 98/2011
CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
GLOBAL DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO DE EXPOSICIONES ARTE CANAL
Dado que el desarrollo del diseño y del plan de obra se realiza en la fase de licitación, es
preciso que el adjudicatario pueda empezar a trabajar en la ejecución en cuanto se
formalice el contrato.
La ejecución del equipamiento audiovisual y de iluminación definido en el Diseño estará
dentro de esta actividad y el adjudicatario lo realizará conforme a lo definido en el diseño.
La realización de las obras será acorde con las medidas de seguridad requeridas para cada
una de las piezas que componen la exposición.
Asimismo, el adjudicatario deberá solicitar todas las licencias necesarias para la
construcción y el montaje de la exposición ante el Ayuntamiento de Madrid.
Las labores de construcción también contemplarán el montaje y desmontaje de las piezas,
así como el desmantelamiento de la exposición una vez finalizada.
La manipulación de las piezas de la PARTE ITINERANTE la realizan los correos de Grande
Exhibitions, asistidos por 8 personas del equipo del adjudicatario durante 5 días para el
montaje y tres para el desmontaje. El equipo del adjudicatario deberá contar con 1 experto
en carpintería, y 4 expertos en traslado de obras de arte. Para la PARTE
COMPLEMENTARIA, los correos de los distintos museos deberán ser asistidos por el
personal necesario por parte del adjudicatario para su montaje y desmontaje.
La sala, su estructura y elementos, no pueden verse afectados, dañados o modificados, en
ninguna circunstancia, por la realización de las obras de la exposición.
3.2.1. Producción audiovisual en 3D.
Será responsabilidad del adjudicatario la producción de un audiovisual estereoscópica de
aproximadamente 10 minutos, debiendo, en su caso, contar todas ellas con subtítulos para
sordos relacionado con la figura de Leonardo. El adjudicatario deberá diseñar y producir el
citado audiovisual así como diseñar y construir la puesta en escena del audiovisual. El
adjudicatario o la empresa que subcontrate éste para la producción audiovisual, deberá
cumplir con los criterios de solvencia técnica y profesional del apartado 5 del Anexo I al
Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. Dicha puesta en escena incluirá una sala
para 150 personas, así como el equipamiento audiovisual necesario para su proyección que
el adjudicatario deberá poner a disposición del Canal de Isabel II, pudiendo utilizar el
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CONTRATO Nº 98/2011
CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
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material que actualmente posee el Canal de Isabel II indicado en el Anexo IV. Los requisitos
mínimos que el adjudicatario debe cumplir en su propuesta son los siguientes:
REQUISITOS MÍNIMOS PRODUCCIÓN ESTEREOSCÓPICA:
- Resolución: 1920x1080 HD o cine 2048x1536
- Estereoscopía: frame packed (fotogramas enteros con calidad mínima de FullHD en cintas
independientes).
- Se entregará también una versión en monoscópica
REQUISITOS MÍNIMOS DE CONFORT DE SALA:
- Capacidad absorbente para evitar reverberación interior de sala y confort acústico de sala,
mediante elementos absorbentes testados.
- Insonorización de nivel de ruido al exterior de la sala, mediante elementos testados.
- Climatización de sala y su regulación termostática (40.000 Kcal)
- Opacidad de la propia sala para garantizar el buen visionado del 3D.
- Accesibilidad a la zona de visionado de cada visitante.
- Confort de elemento de descanso para el visionado del 3D.
- Fluidez de tránsito de área del cine.
EQUIPAMIENTO MÍNIMO DEL CINE 3D:
- 2 proyectores compacto de tecnología DLP single Chip de 8000 ANSI lumens.
- Sonido Dolby SoundRound 5.0.
- Equipo centralizado de control para reproducción de video, sonido e iluminación.
- Dimensiones mínimas de pantalla 7x4 m.
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CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
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- Paralaje ajustable al tamaño de la pantalla.
- Audio: 5.1 (también se incluirá una versión en estéreo).
El diseño de la sala, requisitos de la misma y equipamiento deberá realizarse en
coordinación con la producción audiovisual.
Dicha producción audiovisual y puestas en escena serán aprobadas por Canal de Isabel II
para comprobar su calidad, contenidos adecuados y grado de desarrollo. La sala para la
proyección audiovisual deberá estar necesariamente situada al inicio de la exposición, en
espacio exterior convenientemente habilitado. Esta construcción conllevará la tramitación
de licencias necesaria ante el Ayuntamiento de Madrid.
Canal de Isabel II adquirirá los derechos de reproducción, distribución, comunicación
pública y transformación de la producción audiovisual en 3D, de conformidad con la
cláusula 33 del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.
Además, será a cargo del adjudicatario y deberá producir las gafas para la visualización de
la película 3D en formato papel desechable, con independencia del número de visitantes
que acuda a la exposición.
3.3.
Gestión.
El adjudicatario deberá realizar la gestión y explotación de la exposición, incluidas las
Actividades Adicionales, de acuerdo con las especificaciones de su oferta y lo previsto en el
presente Pliego de Prescripciones Técnicas.
El adjudicatario deberá contar, para la gestión de la exposición, como mínimo con los
siguientes puestos y número de personas que se indican en la siguiente tabla:
Mínimos puestos requeridos
Número mínimo
Número mínimo
Fin de semana y festivos entre semana
Responsable de grupos, veladas y visitas
guiadas
(en dos turnos)
0
1
Ayudantes de Dirección
(en dos turnos)
2
2
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Personal en sala
(en dos turnos)
4
4
Guardarropa
(en dos turnos)
2
2
Taquillas
(en dos turnos)
2
1
Entrada cine 3d
(en dos turnos)
3
2
Sala 3D
(en dos turnos)
2
1
Entrada a exposición
(en dos turnos)
1
1
Todo el personal indicado en la citada tabla, es personal mínimo, debiendo el adjudicatario
prestador del servicio prever y disponer del personal necesario para llevar a cabo de
manera adecuada todos los servicios incluidos en el ámbito del presente contrato.
Las funciones del personal descrito son las que se indican a continuación:
Responsable de grupos, veladas y visitas guiadas(turno de mañana y tarde)
•
•
•
•
•
Informará y realizará la atención telefónica al público.
Buscará veladas, visitas de grupos y guiadas.
Controlará el calendario de grupos, veladas y visitas guiadas.
Controlará y reservará las guías para grupos, veladas y visitas guiadas.
Recepcionará y controlará los pagos de grupos, veladas y visitas guiadas.
Ayudantes de dirección
•
•
•
•
•
•
Operativa diaria del personal de sala y taquillas.
Supervisará el personal de taquillas en su centro de trabajo.
Controlará la moneda entrante y saliente diario.
Controlará los ingresos de grupos.
Atenderá al cliente en recinto.
Enviará informes diarios de caja a Canal de Isabel I.
Personal en sala
•
•
Dar normas de conducta a los visitantes, orientadas esencialmente a la seguridad de las
piezas.
El personal que gestiona la sala debe estar atento a las actitudes de los visitantes, tratar
de informar y ayudar en lo posible, advertir si es necesario, y, sólo en caso de percibir
una actitud abiertamente peligrosa, avisar a seguridad para una intervención inmediata.
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Personal guardarropa
•
El personal de guardarropa deberá custodiar los objetos personales que deposite el
visitante.
Personal taquillas
•
•
•
•
•
•
•
Venderá entradas.
Canjeará entradas adquiridas por Internet, call center y cajeros…
Canjeará invitaciones.
Canjeará entradas para grupos.
Entregará promociones y/o concursos.
Entregará folletos de la exposición.
Arqueo cajas.
Personal cine entrada 3D y sala
•
•
•
•
•
En la entrada de la sala 3D informará a los visitantes de las normas básicas de sala.
Entregará gafas 3D.
Organizará a las visitas de grupos.
En sala, organizará la espera de los visitantes entre sesión y sesión.
En sala de proyección, acomodará a los visitantes y permanecerá en sala para iniciar la
proyección y, al finalizar, organizará la salida de los visitantes a la exposición.
Entrada sólo exposición
•
•
•
Informará a los visitantes de las normas básicas de sala.
Situado en la entrada de la sala de exposiciones, dirigirá a los visitantes a la sala situada
en la planta inferior
Atenderá a los visitantes con bebés y carrito a personas con discapacidades físicas y en
sillas de ruedas.
Dicho personal irá uniformado y se dará el visto bueno de los uniformes por el responsable
del Canal de Isabel II que designe la Subdirección de Comunicación y Relaciones Públicas
del Canal de Isabel II.
El Centro de Exposiciones Arte Canal dispone de tornos para la entrada a la sala a
disposición del adjudicatario del contrato.
El
adjudicatario,
articulará
las
medidas
necesarias
y
suficientes
para
cubrir,
inexcusablemente, las ausencias del personal por causas de enfermedad, vacaciones o de
cualquier otra índole. En todo caso, la ausencia se deberá suplir en un plazo máximo de 24
horas después de conocer la falta del personal.
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La empresa adjudicataria realizará el servicio de audio-guías para lo que deberá elaborar el
contenido de las mismas. Para ello, cuenta con el contenido de la Parte Complementaria en
inglés y español de Latinoamérica que el adjudicatario deberá adaptar (anexo II). El
adjudicatario pondrá a disposición del Canal de Isabel II las audio-guías. El número de
audio-guías será el suficiente para la demanda en las horas punta, con un mínimo de 125
audio-guías, y los idiomas serán al menos inglés y español.
La facturación de las audio-guías, la realizará el adjudicatario y entregará al Canal de Isabel
II el 50% de la facturación sin IVA, tras deducir los costes de alquiler de las audio-guías a
terceras partes (ítem 6, contrato exposición itinerante del anexo II). Los precios de las
audio-guías serán presentados por el adjudicatario y aprobados por Canal de Isabel II.
El adjudicatario deberá necesariamente buscar de manera activa clientes y gestionar las
veladas, visitas guiadas a la exposición y visitas de grupos, para lo que deberá contar como
mínimo con una persona, en turno de mañana y tarde, dedicada a tal efecto. El
adjudicatario deberá conseguir un mínimo de 1 velada al mes, y en el caso de no cumplirlo
será penalizado en cada ocasión con un importe de 1.500 € de conformidad con lo
establecido en el apartado 9 del Anexo I al Pliego de Cláusulas Administrativas
Particulares.
o
Veladas.
Las veladas son visitas de grupos fuera del horario de apertura de la sala, con
reserva previa, que podrán solicitar terceros interesados al adjudicatario. Por tanto,
el adjudicatario es el encargado del servicio comercial de buscar las veladas, así
como de la gestión de reserva y coordinación durante la realización de las veladas.
El precio de las veladas lo fijará Canal de Isabel II siendo, a título informativo, el año
pasado de ente 24-26€ por persona en función del tamaño del grupo.
Además, al tercero se le ofrecerá la posibilidad de servicio de guía física, y/o de
catering, que contratarán con el adjudicatario.
El adjudicatario deberá disponer y correrá con los gastos de un responsable de
coordinar la visita, así como de 3-6 personas, dependiendo del número de visitantes,
distribuidas entre ropero y sala durante la ejecución de la visita.
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Canal de Isabel II aportará, a su coste, el personal de mantenimiento, seguridad y
limpieza necesaria para la realización de la visita.
Los ingresos de la velada serán recibidos por el adjudicatario, que abonará al Canal
de Isabel II el 70% de la facturación sin IVA de las veladas.
En el caso de que la velada tenga servicio de guía, el adjudicatario deberá abonar
adicionalmente al Canal el 10 % de la facturación sin IVA por este servicio, y en el
caso de que tenga servicio de catering el adjudicatario deberá abonar al Canal el 5%
de la facturación sin IVA del el servicio de catering.. El Canal de Isabel II se reserva
el derecho de solicitar veladas corriendo con todos los gastos.
o
Visitas guiadas.
El adjudicatario deberá disponer de un servicio de guías físicas para las visitas de
grupo que lo deseen, siempre con cita previa y durante el horario de mañana de
lunes a viernes. Los ingresos serán percibidos por el adjudicatario que abonará a
Canal un 10% de la facturación sin IVA. Canal de Isabel II se reserva el derecho de
solicitar visitas guiadas durante todo el horario de apertura de la exposición, siendo a
cargo del adjudicatario hasta un máximo de 25 visitas guiadas.
El adjudicatario presentará y facilitará un dossier para la búsqueda de patrocinios y asistirá
al Canal de Isabel II en conseguirlos. De los patrocinios conseguidos por las gestiones del
adjudicatario, recibirá el 25% de toda la cantidad obtenida por el patrocinio sin IVA.
Cualquier cambio en el equipo de trabajo se deberá autorizar expresamente por Canal de
Isabel II.
El Comisario de la exposición, con acreditada experiencia internacional en temas históricos/
artísticos, será designado por Canal de Isabel II. Tendrá disponibilidad y obligación de
atender a los medios de comunicación, siempre coordinado con el Canal de Isabel II que
realizará la gestión y coordinación de las tareas de comunicación.
Canal de Isabel II facilitará al adjudicatario los despachos en la sala Arte Canal, para su
uso. Dichos despachos no disponen de equipamiento informático.
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Los servicios de seguridad, incluidos 3 arcos de seguridad, y de limpieza de Arte Canal
serán contratados y facilitados por Canal de Isabel II, y quedan fuera del alcance de este
contrato, a excepción de la limpieza final anterior a la inauguración y posterior al
desmontaje, siendo ambas dos responsabilidad del adjudicatario a su coste.
Los servicios de seguridad serán los adecuados y suficientes para mantener el nivel de
seguridad exigido por el Canal de Isabel II y la exposición.
Los servicios de limpieza que facilitará el Canal de Isabel II son los siguientes, siendo
cualquier servicio adicional abonado por el adjudicatario:
-
1 Encargado.
-
7 puestos limpiador en horario 7:00 a 10:00 horas, lunes a domingo.
-
5 puestos de operario especialista en horario 7:00 a 10:00 horas, lunes a
domingo.
-
4 puestos de limpiador de mantenimiento en horario de 10:00 horas a 21:00
horas, lunes a domingo.
3.4.
Tienda
El adjudicatario deberá realizar la gestión y explotación de la tienda de acuerdo con las
especificaciones de su oferta y lo previsto en el presente Pliego de Prescripciones
Técnicas.
La tienda de la exposición, que se ubica a la salida del recorrido por la exposición, será
explotada por la empresa adjudicataria, que abonará un 20% del total de la facturación sin
IVA de la tienda al Canal de Isabel II en los cinco meses de la exposición. En el caso del
DVD y programa oficial de obligada venta en la tienda, el adjudicatario deberá abonar al
Canal el 25% de la facturación sin IVA.
Actualmente la tienda contiene un mobiliario que se utilizó en la anterior exposición, y que
está a disposición del adjudicatario si considera oportuna su utilización.
Es importante destacar que el licitador deberá tener en cuenta para el diseño de la tienda,
que el espacio actual destinado a la tienda deberá ser compartido con el rincón
gastronómico indicado en el apartado siguiente.
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El adjudicatario se encargará, a su coste, de producir o adquirir el material de venta en la
tienda, pudiendo utilizar las ideas de merchandising que se adjuntan en el Anexo II relativas
a la exposición itinerante. Dicho material de venta incluye los siguientes tres tipos de
catálogos que deberán estar siempre disponibles para su venta:
o
Programa oficial, que será una adaptación del actual programa
oficial de la exposición itinerante en español latino americano.
o
Leonardo, y sus distintas facetas, que será una producción propia,
cuyos textos sin maquetar y sin imágenes serán facilitados por el
Canal de Isabel II.
o
Estudio de la Restauración, que recogerá el estudio de la
Restauración de los dos cuadros de Yáñez, financiada por el Canal
de Isabel II, cuyo texto sin maquetar será facilitado por Canal de
Isabel II.
o
DVD: El adjudicatario deberá tener siempre a la venta el DVD, que
será una adaptación al público español del proporcionado por el
Canal con textos en Lationaméricano, y contiene una animación de
las cuatro obras más importantes de Leonardo: ”Caballo de Sforza”,
”Ultima Cena”, “Mona Lisa” y “Hombre de Vitrubio”.
El Canal de Isabel II podrá realizar, si lo considera necesario, las variaciones que considere
oportunas en la propuesta del adjudicatario sobre los precios y productos de la tienda.
3.5.
Rincón gastronómico.
El adjudicatario deberá realizar todo lo necesario para disponer de un rincón gastronómico
para los visitantes. Dicho servicio debe estar necesariamente situado en el espacio previsto
actualmente para la tienda, y convivir con la tienda en el citado espacio. El adjudicatario
deberá tener en cuenta que no se deberá permitir volver a la exposición una vez el visitante
haya entrado al rincón gastronómico (para ello se dispone actualmente de tornos).
El citado servicio, deberá ser gestionado por el adjudicatario, y consistirá en la venta de
bebidas no alcohólicas, así como la venta de como mínimo 5 tapas/ensaladas/sándwiches
diseñadas por un cocinero de prestigio y relacionadas con la cocina del Renacimiento
italiana. El cocinero será elegido por el adjudicatario deberá contar o haber contado, como
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mínimo, con una estrella Michelín en los últimos 5 años. El adjudicatario podrá utilizar, a su
vez, si lo estima oportuno el espacio exterior situado a la salida de la tienda, para su uso
como terraza del rincón gastronómico siempre y cuando cuente con las licencias o permisos
oportunos.
La propuesta del cocinero en la oferta del adjudicatario autorizará a Canal de Isabel II
a usar el nombre e imagen del mismo a efectos de promocionar la exposición. A estos
efectos, el adjudicatario deberá haber recabado el consentimiento del cocinero
propuesto, siendo responsable por cualquier tipo de reclamación que pueda
plantearse por estos conceptos contra el Canal de Isabel II y deberá indemnizar al ente
público por todos los daños y perjuicios que ésta pueda sufrir por esta causa.
El servicio deberá ser prestado por una empresa de catering que deberá contar con todas
las licencias necesarias para dar este tipo de servicios. Esta empresa será contratada por el
adjudicatario, quien, en cualquier caso, será el responsable de la obtención de todas las
licencias, autorizaciones y permisos oportunos para ofrecer este servicio al visitante de la
exposición, así como de realizar los controles sanitarios, medioambientales o cualquier otro
necesario para el cumplimiento de toda la legislación vigente. Además, el adjudicatario será
el encargado de acondicionar y proveer del local adecuado, así como de las instalaciones y
equipamiento necesarios para dar este servicio. El local, así como su personal, deberá estar
tematizado con la Italia del Renacimiento.
Los ingresos del rincón gastronómico corresponderán íntegramente al adjudicatario del
presente contrato.
3.6.
Venta de entradas.
La venta de entradas comprende la gestión de la taquilla de la exposición (vinilos,
consumibles), incluida la gestión de colas, y los programas informáticos de venta de
entradas al público.
La empresa adjudicataria gestionará, controlará y optimizará el equipamiento, garantizando
el correcto funcionamiento del mismo.
La facturación de las entradas es en su totalidad para Canal de Isabel II, si bien su
recaudación será realizada por el adjudicatario, que abonará a Canal de Isabel II el importe
de las mismas de conformidad con lo establecido en el apartado 10.14 del Anexo I al Pliego
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CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
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de Cláusulas Administrativas Particulares. Todos los costes de su gestión y venta, incluidas
las comisiones de ventas y comisiones de pagos con tarjeta,
corren a cargo del
adjudicatario. El precio de las entradas lo fijará Canal de Isabel II, siendo, a título
informativo, el año pasado de 6€ la entrada normal.
El adjudicatario podrá utilizar las taquillas que actualmente se encuentran en la
entrada de la sala y cuyo coste asumirá Canal de Isabel II. El número de puestos
disponibles es de cuatro y están situadas a la entrada derecha de la explanada de acceso a
la Sala.
El personal necesario para la venta de entradas y gestión de entradas y colas será como
mínimo el que figura en la tabla del apartado 3.3. El adjudicatario deberá tener en cuenta
para su planificación la necesaria existencia de dos entradas: una a través del cine 3D y
otra directa a la exposición.
El
adjudicatario
articulará
las
medidas
necesarias
y
suficientes
para
cubrir,
inexcusablemente, las ausencias del personal por causas de enfermedad, vacaciones o de
cualquier otra índole. La suplencia será como máximo de 24 horas después de conocer la
falta del personal.
La venta de entradas deberá contemplar las siguientes modalidades de compra:
o
Presencial en las taquillas ubicadas en la Sala Arte Canal.
o
Internet.
o
A través de llamadas telefónicas. La capacidad de compra de
entradas de los medios telefónicos ofertados deberá ser de al menos 15
entradas de forma simultánea
o
A través de cajero automático.
En todas las modalidades de compra de entradas se deberá permitir realizar los
siguientes descuentos:
o
Entrada de precio reducido, 50% inferior a la entrada normal:
− Mayores de 65 años o jubilados.
− Menores de 12 años acompañados.
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− Estudiantes acreditados.
− Profesores y guías de la Comunidad de Madrid acreditados.
− Familias numerosas con carnet o título de familia.
o
Entrada gratuita:
− Niños menores de 6 años.
− Desempleados acreditados.
− Minusválidos.
3.7.
Imprenta.
El adjudicatario realizará la actividad de la imprenta, a su coste, que constará de la
producción de:
-
Folleto de mano, acorde a lo definido en el diseño. 250.000 unidades.
-
Entradas manuales de seguridad, conforme al diseño.
-
Invitaciones, definidas en la fase de diseño. 20.000 unidades.
-
Dossier de prensa, incluyendo DVD con making off y fotos de las piezas de la
exposición. Se facilitarán antes de la inauguración 150 ejemplares.
-
Dossier de patrocinio. Se facilitarán 50 ejemplares.
-
Catálogos de la exposición:
o
Programa oficial (exposición itinerante). Además de la producción
para la tienda, el adjudicatario entregará al Canal de Isabel II, de
manera gratuita, 200 ejemplares.
o
Leonardo, y sus distintas facetas. Además de la producción para la
tienda, el adjudicatario entregará al Canal de Isabel II, de manera
gratuita, 1000 ejemplares.
o
Estudio de la Restauración Además de la producción para la tienda,
el adjudicatario entregará al Canal de Isabel II, de manera gratuita,
500 ejemplares.
Todos los diseños deberán ser aprobados por Canal de Isabel II, previos a su impresión, y
todo el material impreso arriba indicado deberá estar disponible diez días antes de la
inauguración.
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CONTRATO DEL DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN
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3.8.
Materiales.
Todos y cada uno de los productos, así como todos los utensilios y artículos que hayan
sido adquiridos para realizar las actividades requeridas en el presente Pliego de
Prescripciones Técnicas, serán suministrados por cuenta de la empresa adjudicataria,
adquiriendo la propiedad de las mismas Canal de Isabel II.
Tras la finalización de la ejecución, con carácter previo a la inauguración, el adjudicatario
deberá entregar a Canal una actualización del inventario que se entrega en el Anexo IV, en
el que se añadan los citados utensilios o artículos adquiridos.
Los productos a utilizar serán supervisados por los Servicios Técnicos del Canal de Isabel
II, debiendo presentar la empresa adjudicataria la documentación adecuada y necesaria
que certifique que todos los productos utilizados en las instalaciones, cumplen los
requisitos y normativa aplicable en materia medioambiental. Canal de Isabel II, en
cumplimiento de su Política de Gestión Medioambiental, podrá requerir al adjudicatario los
cambios de productos que considere necesarios.
3.9.
Control y supervisión de los trabajos: Medios humanos.
La empresa adjudicataria designará un representante de su confianza que será el
interlocutor con Canal de Isabel II y con las personas que Canal de Isabel II designe como
interlocutores válidos a efectos de la organización de la exposición. Dicho representante
coordinará y dirigirá los trabajos que se realicen según se requiere en el presente Pliego
de Prescripciones Técnicas. Para ello, el adjudicatario deberá contar con un ayudante de
dirección para cada turno.
Este representante, mantendrá reuniones con el responsable del contrato designado por
Canal de Isabel II para supervisar la calidad del proyecto, comunicar las incidencias que se
hayan producido y recibir las instrucciones pertinentes para adecuar las necesidades o
problemas puntuales que puedan surgir.
Todo el personal indicado en el presente Pliego, es personal mínimo, debiendo el
adjudicatario prestador del servicio prever y disponer del personal necesario para llevar a
cabo de manera adecuada todos los servicios incluidos en el ámbito del presente contrato.
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3.10.
Licencias, autorizaciones y permisos.
Será obligación del adjudicatario, según lo indicado en la cláusula 28 del Pliego de
Cláusulas Administrativas Particulares, la tramitación, gestión y obtención de las licencias,
autorizaciones, y permisos que sean necesarios para ejecutar todas las acciones objeto
del presente contrato (elementos de publicidad exterior, rincón gastronómico, sala de
proyección 3D etc) corriendo a su cargo con todos los gastos.
4. CONTENIDO DE LA OFERTA TÉCNICA.
Las ofertas técnicas se deberán presentar de acuerdo con el presente apartado.
El Formato de presentación de la oferta técnica será DIN A-3 y soporte informático.
4.1.
Requisitos mínimos de la oferta
Todas las ofertas presentadas deberán contener como requisito mínimo todos y cada uno
de los apartados descritos en el punto siguiente 4.2. Contenido del Sobre C.
4.2.
Contenido del SOBRE C
Todas las ofertas presentadas deberán contener, como requisito mínimo, todos los
apartados descritos en este punto y, necesariamente, en el mismo orden. En el caso de
que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados descritos en el
citado apartado su oferta no será tenida en consideración.
4.2.1. Diseño y dirección.
El contrato tiene como parte principal e inicial el diseño de la exposición. El licitador
deberá presentar una oferta que contenga un apartado de diseño y dirección que cuente con
los siguientes puntos y en el siguiente orden:
-
Diseño general de la exposición, con presentación del recorrido en 3D en formato
digital y papel.
-
Escenografía general.
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CONTRATO Nº 98/2011
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-
Propuesta de diseño de los ámbitos y sub-ámbitos de la exposición, que deberá
tener en cuenta, necesariamente, los condicionantes del apartado 3.1 del
presente Pliego.
-
Propuesta de diseño de soportes y vitrinas, exclusivamente para la PARTE
COMPLEMENTARIA.
-
Discurso científico en español de la exposición.
-
Esquema del flujo de visitantes en la exposición.
-
Propuesta de diseño de gráficos para la exposición, con los condicionantes
indicados en el fichero dvadv_style_guide.pdf del disco 3 del Anexo II, con 3
opciones de diseños de cada uno de los siguientes elementos:
o
Cartelería de exterior.
o
Rotulación.
o
Entradas.
o
Invitaciones.
o
Folleto de mano. En inglés y en español.
o
Dossier de prensa. En inglés y en español.
o
Dossier de patrocinio.
o
Propuesta de varias páginas y portada de los catálogos de
Leonardo y sus distintas facetas y Proyecto de Restauración.
o
Soportes publicitarios: lona para depósito elevado de Plaza de
Castilla, robapáginas y faldón para anuncio de prensa, marquesinas,
mupis y traseras de autobuses
-
Propuesta de diseño y características de elementos multimedia y otros,
especificando tamaño, material, acabados, características técnicas, número de
unidades:
o Iluminación.
o Sonido.
o Producción audiovisual. Propuesta de diseño de producción
audiovisual estereoscópica de cómo mínimo 10 minutos de duración
relacionada con la figura de Leonardo. Dicha propuesta de diseño
deberá incluir un guión y storyboard de la película 3D así como una
muestra de, al menos 1 minuto, de la producción. En este apartado
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el licitador deberá mostrar a su vez el diseño de la sala para su
proyección. Todo ello deberá cumplir con los requisitos mínimos
indicados en el apartado 3.2.1 “Producción Audiovisual”. Las gafas
desechables que el adjudicatario deberá facilitar al visitante para la
visualización del 3D correrán a cuenta del adjudicatario y, por ello,
deberán estar incluidas necesariamente en su oferta económica.
o Número de pantallas táctiles adicionales (Grande Exhibitions aporta
2 y ubicación de las mismas).
o Puesta en escena y equipamiento para la proyección del
documental “The man who wanted to know everything”.
o
-
Página web. Microsite.
Propuesta de diseño, días y horario, capacidad y recursos destinados de, como
mínimo, tres Actividades Adicionales a la exposición relacionadas de algún modo con
la figura de Leonardo. Dichas actividades deberán ir destinadas a públicos de diversas
franjas de edad dando especial relevancia al público infantil. No se considerarán
Actividades Adicionales a ninguno de los componentes de la escenografía que forme
parte del cuerpo de la exposición. Las Actividades Adicionales deberán estar a
disposición de los visitantes como mínimo durante los días de vacaciones escolares de
Navidades y Semana Santa, así como festivos y fines de semana incluyendo viernes
tarde.
El grado de desarrollo y estética de la oferta presentada por los licitadores para esta
parte será de especial importancia para la valoración de las ofertas y la adjudicación
del contrato, dado que esta parte es vital desde el punto de vista de disponer con la
antelación suficiente de todos los diseños necesarios para iniciar la fase de construcción en
cuanto se produzca la formalización del contrato.
Es importante destacar que se considera asimismo de especial importancia para la
valoración de las ofertas el apartado de producción audiovisual, así como las
Actividades Adicionales a la exposición.
El diseño presentado en la oferta únicamente podrá ser objeto de modificaciones, por
instrucciones del Canal de Isabel II. En caso de faltar algún detalle se terminará de
desarrollar para disponer de un proyecto ejecutivo completo en cuanto se produzca la
formalización del contrato.
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Todos los diseños de la sala deberán cumplir las medidas de seguridad y salud, y el acceso
a minusválidos.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
4.2.2. Ejecución.
Esta fase comprende la construcción de todos los elementos definidos en la fase de Diseño
y necesarios para la inauguración de la exposición. Las labores de ejecución también
contemplarán el montaje y desmontaje de las piezas, así como el desmantelamiento de la
exposición una vez finalizada.
Los licitadores deberán presentar una oferta que contenga un apartado para la construcción
que cuente, a su vez, necesariamente, con los siguientes puntos y que tenga en cuenta
tanto las Actividades Adicionales como el equipamiento audiovisual y de iluminación:
-
Plan de obra.
-
Propuesta de hitos semanales, donde se especifique qué actividades se van a
realizar y sus tiempos de ejecución. Dichos tiempos se establecerán en un
formato que permita a los responsables de Canal de Isabel II comprobar de forma
sencilla el adecuado avance de los trabajos a ejecutar.
-
Memoria de materiales a emplear.
-
Planos de construcción de instalaciones, electricidad, montaje de carpintería e
iluminación.
-
Cálculo de los pesos de las piezas que puedan suponer un riesgo para la
estructura de la sala, comprobando que no se supera la tensión admisible del
terreno o suelo.
-
Gestión del montaje y desmontaje de las piezas.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
4.2.3. Explotación y gestión de la exposición.
Esta fase comprende todas las actividades de explotación y gestión necesaria para el
adecuado desarrollo de la exposición una vez se haya inaugurado.
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Los licitadores deberán presentar una oferta que contenga un apartado para la ejecución
que cuente, a su vez, necesariamente, con los siguientes puntos teniendo en cuenta las
Actividades Adicionales:
-
Desglose de las distintas partidas de gastos e ingresos que el licitador prevé
obtener con el presente contrato, en coherencia con la oferta económica
presentada y con las obligaciones del adjudicatario descritas en el Apartado 3 del
presente Pliego. IMPORTANTE: EL ESTUDIO ECONÓMICO PRESENTADO
DEBERÁ DESGLOSAR TODOS LOS CONCEPTOS DE INGRESOS Y GASTOS
DE MANERA PORCENTUAL RESPECTO A LA CIFRA DE LA OFERTA
ECONÓMICA, NO DEBIENDO FIGURAR, EN NINGÚN CASO LA CIFRA DE LA
OFERTA ECONÓMICA NI VALORES QUE PUEDAN DETERMINARLA. EN
CASO CONTRARIO LA OFERTA NO SERÁ TENIDA EN CONSIDERACIÓN.
-
Gestión de visitantes: gestión de flujos, grupos y veladas.
-
Plan de trabajo para la gestión de la exposición: recursos humanos y materiales a
utilizar y distribución de los mismos.
El personal necesario para la sala y gestión del ropero será como mínimo el que
figura en la tabla del apartado 3.3.
Todo el personal indicado en el presente Pliego, es personal mínimo. No obstante
el adjudicatario prestador del servicio deberá prever y disponer del personal
necesario para llevar a cabo de manera adecuada todos los servicios incluidos en
el ámbito del presente contrato. Dicho personal necesario, además, deberá estar
incluido en el presupuesto ofertado.
-
Número de audio-guías ofertadas considerando un mínimo de 125 audio-guías
con los idiomas inglés y español.
-
Plan de contingencia.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
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4.2.4. Tienda.
La venta de entradas comprende la gestión de la taquilla de la exposición (vinilos,
consumibles), incluida la gestión de colas, y los programas informáticos de venta de
entradas al público.
La tienda de la exposición, que se ubica a la salida del recorrido por la exposición, será
explotada por la empresa adjudicataria que abonará al menos un 20% del total de la
facturación sin IVA de la tienda al Canal de Isabel II, a excepción del Programa Oficial y
DVD por el que el adjudicatario abonará al Canal de Isabel II el 25% de la facturación sin
IVA.
Actualmente la tienda contiene un mobiliario que se utilizó en la anterior exposición, y que
está a disposición del adjudicatario si consideran oportuna su utilización, pero en ningún
caso condiciona el diseño de la tienda que debe puede ser propuesto por los licitadores.
Es importante destacar que el licitador deberá tener en cuenta para el diseño de la tienda,
que en el espacio actual destinado a la tienda, deberá ser compartido con el rincón
gastronómico indicado en el apartado siguiente.
Los licitadores deberán presentar una oferta que contenga un apartado para la tienda
que cuente, necesariamente, con los siguientes puntos:
-
Diseño de estructura de la tienda.
-
Propuesta de merchandising.
-
Propuesta de libros en consonancia con el tema de la exposición.
-
Propuesta de precios, acordes con el mercado.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
4.2.5. Rincón gastronómico
Los licitadores deberán presentar una oferta que contenga un apartado para el rincón
gastronómico que cuente, necesariamente, con los siguientes puntos:
-
Esquema-proyecto del rincón gastronómico, con su tematización.
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-
Plan de trabajo para la gestión del rincón gastronómico: empresa de catering y,
cocinero de prestigio propuesto, equipamiento previsto, así como recursos
humanos y materiales a utilizar en el servicio con su distribución diaria y mensual.
El cocinero propuesto deberá, como requisito mínimo, tener o haber tenido en los
últimos 5 años al menos una estrella Michelín, ya que en caso contrario la oferta
no será considerada en el presente procedimiento de licitación.
Es importante destacar, que se considera de especial importancia para la
valoración de las ofertas la selección del cocinero. Para la valoración del
cocinero se considerará el número de estrellas Michelín con las que cuente.
El adjudicatario deberá disponer del personal necesario para dar este servicio,
debiendo estar éste incluido en su oferta económica.
El rincón gastronómico estará situado dentro del espacio actual para la tienda,
debiendo compartir el espacio ambos servicios.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
4.2.6. Venta de entradas.
Los licitadores deberán presentar una oferta que contenga un apartado para la venta de
entradas que cuente, necesariamente, con los siguientes puntos:
-
Esquema-proyecto de la zona de las taquillas y los procesos para su gestión
adecuada, incluyendo la gestión de colas.
-
Plan de trabajo para la gestión de la venta de entradas: recursos humanos y
materiales a utilizar y distribución de los mismos.
La venta de entradas deberá contemplar las siguientes modalidades de compra:
o
Presencial en las taquillas ubicadas en el Centro de Exposiciones
Arte Canal.
o
Internet.
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o
A través de llamadas telefónicas. La capacidad de compra de
entradas de los medios telefónicos ofertados deberá ser de al
menos 15 entradas de forma simultánea.
o
Cajeros automáticos.
El personal de venta de entradas y gestión de colas previsto será como
mínimo el que figura en la tabla del apartado 3.3.
En el caso de que la oferta de algún licitador no contemple alguno de los apartados
descritos, su oferta no será tenida en consideración.
4.2.7. Mejoras.
Los licitadores podrán presentar en su oferta un apartado relativo a mejoras. Se entenderá
por mejora toda propuesta de servicios o prestación adicional formulada por los licitadores
en relación al objeto del contrato no incluida en los requisitos de los Pliegos.
Los mayores niveles de calidad o mayor número de propuestas de los requisitos exigidos se
valorarán en los apartados anteriores de su oferta que correspondan, no teniendo la
consideración de las mejoras.
En ningún caso se podrá proponer como mejora el ofrecimiento de un número superior al
requerido de los mismos bienes o servicios que constituyen el objeto del contrato. Como
ejemplo, no se entenderá por mejora ninguna propuesta de actividad adicional ya que ésta
formará parte del apartado de diseño para su valoración.
El importe de estas mejoras estará necesariamente incluido en el precio global ofertado.
5. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA QUE SE APORTA A LOS LICITADORES
Para el adecuado conocimiento del las actividades objeto de este procedimiento de
licitación el presente Pliego de Prescripciones Técnicas se complementa con los siguientes
Anexos, que serán entregados el día de visita indicada en el apartado 10.13 del Pliego de
Cláusulas Administrativas Particulares a Arte Canal, y que pueden servir de información
adicional a los licitadores para la elaboración de sus respectivas ofertas:
ANEXO 1.-Características del Centro de Exposiciones de Arte Canal.
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ANEXO 2.- Información relativa a la EXPOSICIÓN ITINERANTE: Contrato con
Grande Exhibition y 6 CD.
ANEXO 3: Fotografías de los cuadros a restaurar de Fernando Yáñez.
ANEXO 4.- Listado preliminar de materiales con los que cuenta Canal de Isabel
II, que el adjudicatario podrá emplear.
ANEXO 5.- Resúmenes de prensa de anteriores exposiciones organizadas en
Arte Canal
ANEXO 6.- Manual de Identidad Corporativa del Canal de Isabel II.
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Para cualquier aclaración o consulta relacionada con el contrato del presente Pliego de
Prescripciones Técnicas, se deberá contactar con la Subdirección de Comunicación y
Relaciones Públicas o la Subdirección de Estudios, Programas y R.S.C o a través del correo
electrónico en la dirección contratacion@cyii.es o artecanal@cyii.es
Todas las dudas planteadas por los licitadores en relación con las características de la
exposición y de la Sala de Arte Canal serán contestadas por escrito y de forma conjunta a
las entidades que hayan retirado el Pliego de Prescripciones Técnicas y se realizará con
forme a lo fijado en la Ley.
El presente Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares del procedimiento de licitación
por procedimiento abierto para la contratación del “DISEÑO, PROYECTO, DIRECCIÓN Y
COORDINACIÓN, CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE UNA EXPOSICIÓN EN EL CENTRO
DE EXPOSICIONES ARTE CANAL”, consta de 388 páginas.
Madrid, 1 de abril de 2011
Nuria San Román Navarro
Subdirectora de Comunicación y Relaciones Públicas
Fernando Arlandis Pérez
Subdirector de Estudios, Programas y Responsabilidad Social Corporativa
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