manual del costista: costos por procedimiento

COSTOSHOSPITALARIOS.COM
MANUAL DEL COSTISTA
2014 - 2015
MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
ÍNDICE:
Introducción ......................................................................................................................................... 03
Requerimientos .................................................................................................................................... 04
Empezando .......................................................................................................................................... 05
Inscripción ............................................................................................................................................ 06
Ingreso ................................................................................................................................................. 07
Ingreso a la cuenta de Costista ....................................................................................................... 08
Modificar sus Datos Personales ........................................................................................................... 09
Hoja de Cálculo .................................................................................................................................. 10
Encabezado .......................................................................................................................................... 10
- Componente 1: RRHH ........................................................................................................................ 12
- Componente 2: Depreciación ............................................................................................................. 13
- Componente 3: Insumos .................................................................................................................... 15
- Componente 4: Servicios .................................................................................................................... 17
- Componente 5: Gastos Generales ...................................................................................................... 18
- Componente 6: Mano de Obra Indirecta ........................................................................................ 18
Cuadros de Resumen ......................................................................................................................... 19
Botones de Borrado ........................................................................................................................... 20
Grabar Hoja ........................................................................................................................................ 21
Tarifario ............................................................................................................................................... 22
Supervisores ......................................................................................................................................... 24
Comentarios del Supervisor ............................................................................................................... 25
Contacto ............................................................................................................................................... 26
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
INTRODUCCIÓN:
costoshospitalarios.com es una intranet
diseñada específicamente para facilitar el
trabajo del cálculo de costos del Sector Salud
para cada uno de los procedimientos que
ofrece la Institución de Salud.
Se trata de la evolución lógica del Aplicativo
en Excel que cumplía con la misma función.
Tiene la misma claridad y ergonomía, a fin de
permitir el análisis detallado de los
componentes de costos del procedimiento.
Como su predecesor, efectúa los cálculos
necesarios a partir de los datos recolectados
en el área donde se realiza el procedimiento,
permitiendo eliminar desviaciones de cálculo
matemático,
organizándolos
en
un
formulario elaborado en Hoja de Cálculo,
individualizando resultados por componente
hasta llegar al costo unitario.
La principal diferencia es el hecho de
almacenar los datos en Servidor, evitando así
la sobrecarga de la RAM del equipo del
usuario, permitiendo el compartir a voluntad
los resultados con otros usuarios y el acceso
al Sistema a partir de cualquier lugar del
mundo. Asimismo, las actualizaciones y
mejoras futuras aparecerán en tiempo real,
sin necesidad para el usuario de solicitar su
instalación.
El uso de esta herramienta permitirá
procesar el cálculo de los costos por
procedimiento de manera ágil y certera,
contribuyendo en consecuencia a la
elaboración de la valorización de la cartera
de servicios (TARIFARIO). Esperamos que le
sea útil.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
REQUERIMIENTOS:
1. Google Chrome:
costoshospitalarios.com es una página web
diseñada para Google Chrome. Si bien
debería funcionar igualmente para otros
navegadores como Mozilla Firefox o Internet
Explorer, el único para el cual garantizamos
un resultado al 100% es Google Chrome.
Para descargar Google Chrome basta con
seguir las indicaciones en la dirección
siguiente: www.google.es/chrome
2. Activar JavaScript:
En Google Chrome, arriba a la derecha,
encontrará este símbolo:
Haga click en él, luego en Configuración.
Abajo, Mostrar Opciones Avanzadas. En
“Privacidad”, Configuración de Contenido y
finalmente asegurece que la opción Permitir
que todos los sitios ejecuten JavaScript
(recomendado) esté marcada.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
EMPEZANDO:
Acceda a la página costoshospitalarios.com
desde Google Chrome. En ella encontrará
dos formularios.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
INSCRIPCIÓN (formulario de la izquierda)
a) Apellidos: Los apellidos del usuario
permitirán que otros usuarios lo
identifiquen para conectarse en caso
de ser necesario compartir datos, por
lo tanto es recomendable ingresar los
apellidos reales.
b) Nombres: Por la misma razón que para
los apellidos, es recomendable usar
sus nombres reales.
c) País: La elección del país determinará
el símbolo monetario presente en sus
hojas de cálculo.
d) Entidad: La entidad para la cual trabaja
el usuario. Permite no tener que volver
a ingresar esta información cada vez
que se realice un costeo.
e) Teléfono: El teléfono de contacto del
usuario. Opcional, pero recomendable
ingresarlo en caso de ser necesario
verificar su identificación.
f) E-Mail: La dirección de correo
electrónico que ingrese le permitirá
abrir la sesión una vez autorizado. Esta
información es obligatoria y será
verificada. Garantizamos que no
comunicaremos esta información a
ningún tercero, ni la usaremos para
enviar correos que no tengan que ver
directamente
con
la
página
costoshospitalarios.com
g) Contraseña/Repita su contraseña: Su
contraseña le permitirá acceder a su
cuenta. Nosotros no almacenamos su
contraseña sino un código cifrado
derivado de esta, por lo tanto aún si
quisiéramos no podríamos conocer su
contraseña real. Sin embargo, sigue
siendo recomendable no usar la
misma contraseña para varias
cuentas/páginas distintas, y que esta
h) contraseña tenga un promedio de 12
caracteres, entre letras, números y
signos de puntuación, para disuadir a
eventuales hackers.
i) Tipo de cuenta: El tipo de cuenta
determina si el usuario realizará
cálculos de costos (Cuenta de Costista)
o si supervisará dichos cálculos
(Cuenta
de
Supervisor).
Esta
información, una vez ingresada, no
podrá ser modificada por el usuario.
j) Captcha: Para terminar su inscripción
el usuario debe ingresar los caracteres
que aparecen en la imagen. Esto
permite eliminar la inscripción de
robots.
k) Inscribirse: Este botón permite enviar
los datos del formulario. Una vez
realizada la inscripción deberá
enviarnos el voucher del pago de su
cuenta, desde la misma dirección
electrónica que ingresó en la
inscripción, para que nosotros
podamos autorizarla.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
INGRESO (formulario de la derecha)
a) E-Mail: La dirección de correo
electrónico que ingresó en el
momento de la inscripción.
b) Contraseña: La contraseña que
ingresó en el momento de la
inscripción.
c) Ingresar: El botón que permite
identificarse y abrir la sesión.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
INGRESO A LA CUENTA DE COSTISTA:
Al ingresar aparecerá la página de la Hoja de
Cálculo. Esta se compone de dos partes:
-
La barra de navegación, presente en
todas
las
páginas
de
costoshospitalarios.com una vez
abierta la sesión:
Esta se compone de 3 secciones, dispuestas
de izquierda a derecha.
- A la izquierda, el título.
- Al centro, la información del usuario: Su
nombre (que contiene el enlace para
modificar su información personal), su
entidad y su fecha de expiración. En caso
de encontrase en una fecha posterior a la
fecha de expiración, en su lugar aparecerá
un mensaje.
- A la derecha, los botones de navegación:
o Agregar Procedimiento: Conduce a la
Hoja de Cálculo
o Ver Tarifario: Conduce al Tarifario
o Mis Supervisores: Conduce a la lista
de Supervisores disponibles.
o Cerrar Sesión: Permite cerrar la
sesión una vez se desee salir de la
página. Se recomienda usarlo cada
vez.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
MODIFICAR SUS DATOS PERSONALES:
Para modificar sus datos personales haga
click en el nombre del usuario, el cual se
encuentra subrayado al centro de la barra de
navegación.
Se abrirá un pequeño formulario, que
contiene los datos que el usuario ya ingresó,
salvo la Contraseña:
Basta con modificar el dato que ud. desee.
En este caso, agregaremos un teléfono de
contacto, y luego presionaremos el botón
“Modificar Perfil”:
Sus datos serán guardados conforme a lo que
se llenó en el formulario.
Nota: No es necesario ingresar su
contraseña. Si la casilla Contraseña se deja
en blanco, la contraseña no será modificada
en ninguna manera.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
HOJA DE CÁLCULO:
En esta página podrá realizar los costeos de
los procedimientos que desee. Se trata de un
formulario bajo la forma de un cuadro que se
puede dividir en varias partes:
-
ENCABEZADO:
Las cuatro líneas encima del cuadro
propiamente
dicho
constituyen
el
encabezado. Se trata de datos generales
sobre el procedimiento o el centro de costos.
El nombre de la ENTIDAD que aparece
automáticamente es el que el propio usuario
indicó en el momento de inscribirse; se
puede modificar como se desee; sin embargo
esta casilla no puede quedar en blanco para
poder registrar el procedimiento.
En cambio, el CÓDIGO o el nombre del
CENTRO DE COSTOS no son necesarios para
los cálculos, pero ayudan a entender los
datos.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
El nombre del PROCEDIMIENTO es, al igual
que el de la ENTIDAD, totalmente necesario
para poder grabar la hoja de cálculo.
Todas las otras casillas del Encabezado
deben ser llenadas para un correcto
desarrollo del cálculo.
El número de HORAS AL MES que trabajen
los miembros de la entidad – en un Hospital
estándar son 150 Horas al mes – permitirá el
cálculo posterior del Componente 1 (ver la
sección correspondiente).
El tiempo de DURACIÓN del procedimiento
se refiere a la duración promedio de la
operación a calcular. Por ejemplo, en
promedio, en cierto Hospital un Parto
Normal dura 60 minutos.
Finalmente, la casilla RRHH TOTAL CENTRO
DE COSTOS remite a la suma de los sueldos
de cada uno de los miembros del Centro de
Costos.
La
casilla
REMUNERACIÓN
ACTIVIDAD se llenará automáticamente con
datos ingresados posteriormente.
El botón de BORRAR LÍNEA permite eliminar
una línea, como se verá detalladamente en la
sección correspondiente.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
-
COMPONENTE 1: RRHH
Esta parte concierne exclusivamente a los
médicos, enfermeras, técnicos, etc., que
intervengan durante el desarrollo del
procedimiento.
Pongamos un ejemplo concreto y detallado:
un Parto Normal en cierto Hospital implica
que participen un Médico Gineco Obstetra,
un Médico Pediatra, una Obstetriz, una
Enfermera y una Técnica en Enfermería.
Empecemos llenando los datos: el Médico
Gineco Obstetra intervendrá durante toda la
operación, es decir que su TIEMPO de
trabajo será de 60 minutos. También se debe
incluir la REMUNERACIÓN de dicho médico.
Tendríamos entonces el panorama siguiente:
Importante: Si hay dos o más Médicos de la
misma especialidad en el Centro de Costos y
sólo se necesita que intervenga uno de ellos
en el procedimiento, se escoge siempre al de
mayor remuneración.
Vemos entonces que el COSTO X MINUTO y
el COSTO UNITARIO se han calculado
automáticamente. La línea está completa,
vamos a agregar a otro trabajador. Para esto
hacemos click en el botón azul de al lado,
Agregar RRHH:
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
Vemos que automáticamente se crea una
nueva línea en blanco, lista para ser usada:
Llenemos entonces todos los datos siguiendo
el mismo procedimiento:
Finalmente, el TOTAL COMPONENTE 1
expresa de forma automática la suma de los
costos unitarios y el Costo de las
Remuneraciones para el Procedimiento.
-
COMPONENTE 2: DEPRECIACIÓN EQUIPO, MOBILIARIO E INSTRUMENTAL
Esta parte del Formulario sirve, como su
nombre lo indica, para calcular la
depreciación total para el Procedimiento. Se
subdivide
en
5
partes:
EQUIPOS,
INSTRUMENTAL,
MOBILIARIOS,
INFRAESTRUCTURA y OTROS. Esto es lógico
si se considera que la duración estimada de
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
un estetoscopio es muy distinta a la de una
sala de partos.
Veamos rápidamente su funcionamiento con
los equipos usados en el Parto: Calefactores
y una Cuna de Calor Radiante para recién
nacido.
Los Calefactores valen 800 soles y se usan 60
minutos. Ingresemos esos datos:
Ahora usemos el botón de Agregar otro
Equipo. Cada una de las 5 Subpartes dispone
de uno:
Completemos de una vez el llenado de datos
de los equipos:
Igualmente aparece la suma del TOTAL
EQUIPOS.
Se procede de la misma manera para cada
una de las cinco subpartes.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
-
COMPONENTE 3: INSUMOS, MATERIALES MÉDICO Y DE LABORATORIO, VESTUARIO
Esta parte sirve para calcular el costo de los
Insumos para el Procedimiento.
Esta parte del aplicativo está subdivida en
MEDICAMENTOS e INSUMOS VARIOS. Su
funcionamiento es idéntico para ambas
subpartes, sin embargo la subparte de
MEDICAMENTOS tiene un cuadro aparte en
entre los CUADROS DE RESUMEN, para
poder calcular su porcentaje sobre el COSTO
TOTAL del procedimiento:
Para entender esta parte hay que tomar en
cuenta el concepto de RENDIMIENTO:
cuando se usa alcohol no se usa toda la
botella; cuando se usan gasas no se usa todo
el paquete; cuando se usa un mandilón no se
desecha inmediatamente, sino que se vuelve
a usar varias veces más.
El PRECIO DEL ARTÍCULO que se indica
entonces es el de toda la botella, el de todo
el paquete de gasas, el de un mandilón
nuevo.
El RENDIMIENTO viene a ser el número de
Unidades de Medida (U.M.) contenidas en la
botella o en el paquete de gasas, o el
número de usos que se le puede dar al
artículo.
La CANTIDAD es el número de U.M. que se
usan durante el procedimiento.
Ejemplo concreto: Pongamos que el alcohol
viene en botella de litro, cuesta 10 soles y se
usan 20 mililitros en promedio durante el
procedimiento. Llenemos los datos:
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
Como podemos ver, en RENDIMIENTO
hemos indicado la cantidad en ml.
Procedemos de la misma manera para cada
uno de los Insumos y obtenemos la suma de
los costos de los Insumos para el
Procedimiento.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
-
COMPONENTE 4: SERVICIOS
Esta parte funciona de manera similar a la
anterior: Se escribe el nombre del SERVICIO,
el PRECIO total que tiene que pagar la
Entidad, la cantidad de UNIDADES DE
MEDIDA (U.M.) que consume en total la
Entidad por minuto, la CANTIDAD de dichas
unidades de medida de dicho servicio que se
usan durante el Procedimiento.
Existen dos formas distintas de llenarlo: una
rápida y otra exacta.
a) Forma rápida:
b) Forma exacta:
Este método consiste en calcular cada
servicio en minutos. El RENDIMIENTO será
entonces de 43200, que son los minutos que
existen en un mes. El VALOR DEL SERVICIO
es lo que el hospital paga por dicho servicio
al mes.
Para usar esta forma de llenado es menester
conocer la cantidad promedio de consumo
de cada uno de los elementos que
intervienen en el procedimiento.
Por ejemplo, en el caso de consumo de Luz,
que viene facturado en kWh, se necesita
realizar la suma del consumo de todos los
equipos que consumen electricidad, en kWh.
La CANTIDAD será calculada según la
siguiente fórmula:
CANT = min x Scc / Stot
Por lo general en el manual de cada equipo
el consumo viene indicado en Watts (W). Se
debe entonces dividir por 1000 para
transformar a kW. Hecho esto, se multiplica
por el tiempo de consumo de dicho equipo
en horas. Se obtiene así el consumo en kWh.
Donde min es la cantidad de minutos de uso,
Scc la superficie del centro de costos en
metros cuadrados y Stot la superficie total
del hospital.
Si bien el resultado no será el más exacto
que se puede obtener, tiene la ventaja de
permitir un aproximado bastante aceptable
como para no perder precisión en el
resultado final, mientras se ahorra tiempo.
Finalmente, la CANTIDAD
mediante la fórmula:
se
calcula
CANT = kWh(1) + kWh(2) + ... + kWh(n)
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
-
COMPONENTE 5: GASTOS GENERALES
En esta parte sólo se indica un porcentaje de
Gastos Generales que se asigna al
Procedimiento, calculado mediante la
fórmula siguiente:
100
x
B
+
(S
–
PPTO TOTAL
Servicios, CAS es el presupuesto anual para
los CAS y PPTO TOTAL es el total del
presupuesto anual.
Este cálculo se realiza entonces una vez al
año, después de elaborado el presupuesto.
CAS)
Ingresamos el número obtenido; en nuestro
caso pondremos 17:
donde: B es el presupuesto anual para los
Bienes, S es el presupuesto anual para los
-
COMPONENTE 6: REMUNERACION INDIRECTA DEL CENTRO DE COSTOS
Esta parte se calcula automáticamente con
los datos del encabezado. No hace falta
ingresar nada aquí.
procedimiento, reciben un sueldo mensual y
por lo tanto deben ser tomadas en cuenta.
Vemos entonces que es un número que
puede incrementar fuertemente el costo de
nuestro procedimiento.
La
Remuneración
Indirecta
permite
determinar el costo de las personas que si
bien no están implicadas en el
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
-
CUADROS DE RESUMEN:
Una vez ingresados todos los datos
obtenemos una serie de tres cuadros: Uno
que indica el COSTO TOTAL sumando cada
uno de los 6 componentes anteriores, otro
que indica el COSTO TOTAL en función de los
COSTOS FIJOS y VARIABLES y finalmente uno
que entrega el COSTO TOTAL en función de
los COSTOS DIRECTOS e INDIRECTOS.
Por separado tenemos el porcentaje del
costo de los MEDICAMENTOS sobre el
COSTO TOTAL.
El MARGEN DE CONTRIBUCIÓN se indica en
porcentaje para poder generar una TARIFA
que permita ganar más de lo que cuesta
realizar el Procedimiento.
Finalmente, la casilla de la FECHA DE
ELABORACIÓN se llenará automáticamente
al grabar la hoja. Permite controlar la
actualidad de cada costeo de procedimiento.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
BOTONES DE BORRADO:
El botón de borrado Borrar Línea de la hoja
de cálculo se ubica en el encabezado. Al
presionarlo
empezará
a
parpadear,
demostrando que está activado. Al presionar
cualquiera de las líneas de los cuatro
primeros
componentes
se
eliminará
automáticamente la línea entera de las
casillas seleccionadas, desactivando así el
botón de borrado hasta que se vuelva a
presionar. Este proceso sólo permite eliminar
las líneas de llenado de datos. Toda otra
línea emitirá un mensaje de error.
Pongamos un ejemplo concreto: Digamos
que tenemos 3 líneas llenas en
infraestructura: Infra1, Infra2, Infra3:
Digamos que queremos borrar Infra1 e
Infra3. Primero presionamos el botón de
Borrar Línea. Verificamos que empiece a
parpadear. Finalmente presionamos la línea
de Infra1 y automáticamente desaparece.
De la misma manera, podemos eliminar la
línea de Infra3:
Nos hemos quedado con únicamente la línea
de Infra2, tal como queríamos.
El botón de borrado Borrar Procedimiento
de la página de Resultados funciona de
manera similar, con la excepción que, al
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
mismo tiempo que elimina la línea
correspondiente a un procedimiento en el
tarifario, elimina la hoja de cálculo
respectiva. Es entonces una herramienta
muy poderosa.
-
AGREGANDO LA HOJA DE CÁLCULO:
Una vez que estamos seguros de los datos
ingresados, presionamos el botón GRABAR
HOJA. De inmediato seremos redirigidos a la
página del Tarifario:
Vemos que aparece una línea nueva, con el
resumen del cálculo de costeo que acabamos
de realizar. En el nombre del procedimiento
está incluido un enlace que permite revisar la
hoja de cálculo que permitió obtener tales
resultados.
NOTE BIEN que si se usa el botón de grabar
en una hoja que ya se ha grabado, lo único
que se hará será actualizar el cuadro de
resultados con otros valores que los ya
ingresados. Esto evita la acumulación de
hojas con el mismo nombre.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
TARIFARIO
Esta
página
muestra
todos
los
procedimientos registrados por el usuario.
En el cuadro están resumidas las informaciones
del cálculo del Costo de cada Procedimiento.
Haciendo click en el nombre del Procedimiento
uno será redirigido a la Hoja de Cálculo del
Procedimiento respectivo.
En la parte de arriba a la izquierda hay un
selector. Permite elegir de qué Entidad, de todas
las que el usuario ha ingresado, será el tarifario
mostrado. La asignación de un Procedimiento a
una Entidad se realiza durante el llenado del
encabezado de la Hoja de Cálculo respectiva.
El botón de Borrar Procedimiento permite
eliminar los procedimientos registrados por el
usuario. Para más información, consulte la
sección “Botones de Borrado”.
Finalmente, el pequeño ícono verde es un
enlace que permite agregar un archivo Excel
derivado del aplicativo en formato Excel.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
Al hacer click en el ícono nos encontraremos en
una página que nos pedirá subir un archivo
Excel.
Tal como está precisado, estos archivos deben
haber sido preparados por el aplicativo.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
SUPERVISORES
El botón MIS SUPERVISORES permite
acceder a la Página de Supervisores. Esta
contiene un listado de Usuarios con cuentas
de supervisor.
En la casilla ESTADO se puede ver cuál es la
relación entre el usuario y cada uno de los
Supervisores; es decir, si están o no
conectados y por lo tanto si el usuario está
compartiendo su información con el
Supervisor.
El botón al costado permite CONECTARSE o
CANCELAR la conexión de cada Supervisor.
Se mostrará de distinto color según el caso.
Se recomienda coordinar la conexión entre la
cuenta de Supervisor y la cuenta de Costista
previamente para evitar compartir su
información con personas indeseadas.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
COMENTARIOS DEL SUPERVISOR
El supervisor que esté conectado con un
Costista tendrá la posibilidad de comentar
los resultados de cada uno de los
procedimientos registrados, para así corregir
los posibles errores que haya cometido el
costista.
Para ello escribirá en el recuadro amarillo
que aparece a la derecha del cuadro de
cálculo.
Para confirmar, presionará el botón verde.
Inmediatamente el costista será notificado a
través de su tarifario, al aparecer un símbolo
rojo en la columna “ESTADO”.
Para corregir esto, el costista deberá acceder
al procedimiento en cuestión y, después de
leer el comentario del supervisor (abajo del
cuadro de cálculo) y haber hecho las
correcciones necesarias, presionar el botón
guardar.
Al presionarlo, en la columna ESTADO
aparecerá un símbolo de color amarillo.
El supervisor podrá entonces ver que el error
ha sido subsanado y tendrá la opción de
eliminar su comentario presionando el botón
rojo arriba a la derecha del recuadro de
comentario.
Esta acción restablecerá el ESTADO del
resultado del procedimiento, reapareciendo
el símbolo verde en el TARIFARIO.
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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO
Esperamos que este manual les haya parecido claro. Cualquier consulta o contacto al correo
yzavaletab@costoshospitalarios.com
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