Procedimiento Evaluación Independiente del Sistema de Control

PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
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PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
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1. OBJETIVO:
Verificar y evaluar que los controles asociados a las, operaciones y actuaciones del ICBF, se
ejecuten de acuerdo a los requisitos establecidos en las normas constitucionales y legales
vigentes, modelo de gestión y políticas trazadas por la Dirección General, con el fin de aportar
al mejoramiento continuo de los procesos institucionales.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia con la planeación de la evaluación independiente que se realiza a temas,
programas, proyectos enmarcados dentro de los procesos o procedimientos; por necesidades
detectadas o recomendación de la alta gerencia y finaliza con el informe de recomendaciones
para la mejora.
Aplica para el Nivel Nacional.
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
2
Actividad
Responsable
Inicio
 Preparar el plan de trabajo para cada Servidores Públicos OCI
asignados
evaluación independiente.
 Recopilar y analizar la información
concerniente al tema, programa o
proyecto
objeto de la evaluación
independiente y elaborar la lista de
chequeo.
Dar a conocer el plan de trabajo a las
Jefe Oficina de
Direcciones Regionales y Dueños de
Control Interno
Procesos de acuerdo con el tema,
programa o proyecto a evaluar.
Registro


Plan
de
Auditoría
Interna
Lista de Chequeo y
Hoja de Resultados
Correo electrónico
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3





4
P.C.
5
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Efectuar reunión inicial con el
responsable del tema, programa o
proyecto a evaluar.
Ejecutar el plan de trabajo del
tema, programa o proyecto sujeto
de evaluación. (actividad de
campo).
Elaborar el informe preliminar.
Realizar reunión final para la
presentación del informe preliminar
con el responsable del tema,
programa o proyecto evaluado.
Elaborar y entregar informe final
de evaluación al Jefe de la Oficina
de Control Interno.
 Revisar y aprobar el informe final
de evaluación.
Coordinar
los
ajustes
correspondientes con el auditor o
auditores responsable(s) de la
evaluación.
 Remitir el informe final de la
evaluación.
Formular un plan de mejora, con base en el
informe de evaluación dentro de los quince
(15) días hábiles siguientes al recibo del
respectivo informe.
La Oficina de Control Interno solicitará
reporte del avance y cumplimiento del plan
de mejora mensualmente hasta completar
el 100% de la ejecución, como mecanismo
de seguimiento a la implementación de las
recomendaciones presentadas en el
informe.
Servidores Públicos
OCI asignados



Jefe Oficina de
Control Interno



Lista de asistencia.
F03.PR02.PEV02
Lista de Chequeo y
Hoja de Resultados
Informe
de
Evaluación
Independiente.
Informe
de
Evaluación
Independiente.
Correo electrónico.
Responsable del
tema, programa o
proyecto evaluado
F1.PR1.MPEV1.P2 Informe
Evaluación Independiente
v5
Servidores Públicos
OCI encargados de la
evaluación.
F1.PR1.MPEV1.P2 Informe
Evaluación Independiente
v5
Fin
Nota: P.C. Punto de Control
4. CRITERIOS OPERATIVOS:
Criterio operativos Actividad 1: Para realizar esta actividad se sebe tener en cuenta:
 Prioridades determinadas por la Oficina de Control Interno.
 Solicitudes específicas de la alta dirección.
Criterio Operativos Actividad 2:
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Se debe informar con tres días de antelación la realización de la evaluación.
Criterios Operativos Actividad 3: Para realizar esta actividad es necesario:
 Presentación del Equipo Auditor y Auditados
 Ilustrar al auditado de manera clara y detallada acerca del objetivo, alcance e itinerario
de la evaluación.
 Resolver cualquier inquietud que en tal sentido tenga el auditado.


El informe debe incluir: Recomendaciones técnicas para la operacionalización de los
controles y la formulación de acciones de mejora frente a las inconsistencias que se
detectaron durante la evaluación.
Termino para informe final: Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de la reunión
final.
Criterios Operativos Actividad 4:
 Esta revisión debe hacerse dentro de los tres (3) (días) hábiles siguientes a la entrega


del informe por parte del auditor o auditores responsable(s) de la evaluación.
El informe final se remite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de la
reunión final, vía correo electrónico a:
i) En el caso de Regionales, a los Directores, con copia al Coordinador(a) del Grupo
de la Regional con competencia en el tema, programa o proyecto de evaluación.
ii) En la Sede de la Dirección General a los dueños de los procesos auditados con
competencia en el tema, programa o proyecto de evaluación
En los casos en que la Evaluación se haya realizado por solicitud de la alta Dirección, al
Director General con copia a la Secretaria General.
5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 30
6. PRODUCTO:
Informe con reporte de hallazgos de situaciones encontradas y recomendaciones , realizada
solo por auditores de la OCI. Sirven como valor probatorio en procesos, además de fuente de la
mejora continua. Se aplican las normas de auditoría de aceptación general.
7. DEFINICIONES:
Alcance de la Evaluación: Es la descripción del ámbito de cobertura del trabajo a realizar en
términos de cantidad y tipo de transacciones u operaciones a examinar, periodo(s) a evaluar y
área(s) de gestión de los niveles nacional, regional o zonal según se determine.
Análisis: Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta
o un hecho determinado, de tal manera que los grupos constituyen unidades homogéneas
significativas. El análisis generalmente se aplica a cuentas o a hechos genéricos.
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Auditoría Interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e
independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad pública.
Cálculo: Cómputos independientes realizados sobre ciertas bases predeterminadas, para
cerciorarse del registro y/o corrección de partidas. Por ejemplo, el monto de la depreciación
aplicada durante el año, es resultado de cómputos realizados sobre bases previamente
determinadas. Una parte de los datos de la contabilidad reflejados en los estados financieros es el
resultado de cálculos.
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno – CCSCI: Órgano de coordinación y
asesoría responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas a la adaptación,
complementación, mejoramiento permanente y fortalecimiento del Sistema de Control Interno
Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características y evolución de la
entidad.
Confirmación: Cerciorarse de la autenticidad de activos, operaciones, etc., mediante la
confirmación escrita, de una persona independiente del Instituto o del proceso o procedimiento
evaluado y que se encuentra en capacidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación
y por lo tanto, de informar de una manera válida sobre ella.
Control: Dispositivo con que se regula la acción de un mecanismo. Inspección, fiscalización,
dominio, mando. Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo
operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Cuestionarios: Conjunto de preguntas que guardan concordancia con los mecanismos de
Control Interno y buscan establecer el grado de cumplimiento
Evaluación: Proceso independiente y objetivo mediante el cual a partir de la información, que
se obtiene de diversas fuentes y con base en la comparación con normas, estándares y/o
criterios establecidos, se emite un juicio, una opinión, una observación acerca del rendimiento,
desempeño o cumplimiento de un área, un proceso o una actividad cualquiera que sea el objeto
de estudio.
Evaluación del Sistema de Control Interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la
existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de
los objetivos de la entidad pública.
Evaluación independiente: Componente evaluación independiente. Conjunto de elementos de
control que garantiza el examen autónomo y objetivo del SCI, a la gestión y resultados
corporativos de la entidad pública por parte de la Oficina de Control Interno.
Informe: Constituye el medio para comunicar a los directivos, las conclusiones del trabajo de
evaluación del control interno sobre un proceso o área examinada. Las recomendaciones deben
ser claras, objetivas y de carácter preventivo, sustentando que la implantación de las mismas trae
consigo beneficios para el Instituto.
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Inspección: Examen físico de bienes materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de
la autenticidad de un activo, del saldo de una cuenta, de una operación registrada en la
contabilidad o de la circunstancia que se trata de comprobar.
Mapas de riesgos: herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos
ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y
las posibles consecuencias.
MECI 1000:2005: Modelo Estándar de Control Interno establecido mediante Decreto 1599 de
2005, estructurado en tres subsistemas, 9 componentes y 29 elementos.
Monitoreo: Acción de seguimiento permanente que se realiza con el fin de advertir oportunamente
cualquier desviación que afecte el resultado esperado.
Muestreo Selectivo: Mecanismo de acumular evidencias para la evaluación, en el que se examina
menos de la totalidad de los datos para llegar a una conclusión acerca del total. La naturaleza,
suficiencia y necesidad de la evidencia por obtener se determina, según las circunstancias, por
parte del equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno.
Nivel de riesgo (determinación del): Grado de exposición; es el resultado de relacionar la
probabilidad con el impacto y con los actuales controles. Medida de la gravedad de riesgos y el
proceso de clasificarlos en orden de prioridad. Permite establecer la importancia relativa del
riesgo.
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas – NAGA. Conceptos básicos de aceptación
general que se deben observar en la aplicación de las técnicas de evaluación y verificación.
Contempladas en la Ley 87 de 1993, como mecanismo de verificación y evaluación del control
interno.
Observación: Técnica por medio de la cual se cerciora de ciertos hechos y circunstancias,
principalmente los relativos a la forma como las operaciones se realizan, dándose cuenta
personalmente, de modo abierto o discreto de la forma como el personal del proceso realiza ciertas
operaciones.
Oficina de Control Interno - OCI: Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno,
de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de
los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la
revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Papeles de Trabajo: Son el conjunto de cédulas y documentos en que se registran los datos e
informaciones obtenidas en el examen, los resultados de las pruebas realizadas y en caso
necesario, la descripción de las mismas pruebas.
Plan de mejoramiento: Conjunto de elementos de control, que consolida las acciones de
mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el SCI y en la gestión
de operaciones, que se generan como consecuencia de los proceso de autoevaluación y de la
evaluación independiente.
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Con las observaciones formales provenientes de la Contraloría General de la República, la
entidad formula y ejecuta un plan de mejoramiento específico con acciones tendientes a superar
o corregir los hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en
ejercicio de auditorías gubernamentales.
Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o razón) para estimar la posibilidad de
que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su
frecuencia histórica mediante modelos estadísticos de mayor o menor complejidad.
Programa: Previa declaración de actividades y acciones a seguir en la consecución de un objetivo.
Retroalimentación: Información sistemática sobre los resultados alcanzados en la ejecución de
un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura.
Riesgo: posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
Riesgo de control: es el riesgo que el control interno existente no pueda prevenir, o detectar y
corregir, errores e irregularidades significativos.
Riesgo inherente: Es la probabilidad que ocurran errores e irregularidades significativos,
ignorando el efecto del control interno. Resulta de factores internos o de las presiones y las
fuerzas externas que afectan a la entidad o a sus procesos.
Riesgo residual: es el riesgo que queda cuando las técnicas de administración del riesgo han
sido aplicadas.
Seguimiento: Examen continuo o periódico por parte de la administración, en todos los niveles
jerárquicos de la misma, de la ejecución de una actividad para asegurar que las entregas de
insumos, los calendarios de trabajo, los productos esperados conforme a las metas
establecidas y otras acciones necesarias, progresen de acuerdo con el plan trazado.
Sistema: Conjunto de cosas o partes coordinadas, ordenadamente relacionadas entre sí, que
contribuyen a un determinado objetivo.
Sistema de Control Interno - SCI: Es el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas sus
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Verificación y Evaluación del SCI: Es el análisis de los sistemas de control interno de la
entidad, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les
puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998, capítulo VI
Decreto 2145 de 1999
Decreto 2539 de 2000
Decreto 1537 de 2001
Decreto 987 de 2012
Directiva Presidencial No. 08 de 2003
Resolución ICBF No. 5786 de 2010
Resolución ICBF No. 3095 de 2010
Decreto 1599 de 2005
Circular DAFP 03 de 2005
Resolución ICBF No. 0400 de 2006
9. RELACIÓN DE FORMATOS
Formato Plan de Auditoría
Formato Lista de Chequeo y Hoja de resultados
F1.PR1.MPEV1.P2 Informe Evaluación Independiente v5
10. ANEXOS
11. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
Ítem
Modif.
Nombre del ítem
Descripción del Cambio
Se cambia el código, se añade el Macro Proceso y
Cambia el título del Proceso.
Se Modifica.
Se modifica y se agrega la Sede donde aplica el
procedimiento.
Se ajustan todas las actividades.
0
Encabezados
1
Objetivo
2
Alcance
3
Descripción de Actividades
4
6
Criterios Operativos
Duración del Ciclo
Procedimiento
Producto
7
Definiciones
8
Documentos de referencia
9
Relación de Formatos
El ítem cambia de lugar y se ajustan las definiciones.
El Ítem Cambia de Lugar y se ajustan los
documentos.
El Ítem Cambia de Lugar y se ajustan los formatos.
10
Anexos
Se Crea el ítem.
11
Naturaleza de los cambios
El Ítem Cambia de Lugar.
5
Se crea este ítem.
del
Se Crea este ítem.
Se Crea este ítem.
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