INCLUIR LOGOTIPO DE INSTITUCIÓN MODELO DE GESTION Nombre de la proyecto/programa/ estrategias…….. FECHA 2014 1 INDICE DE CONTENIDOS 1. BASE LEGAL DEL PROGRAMA/PROYECTO/ESTRATEGIA ........................... 3 2. DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN ...... 3 3. ALCANCE ................................................................................................................. 3 4. DISEÑO DE LA GESTIÓN ...................................................................................... 3 5. RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL E INSTITUCIONAL............... 4 a) Identificación de actores ............................................................................................ 4 b) Mapa de relacionamiento Institucional por nivel.......................................................... 5 c) Mapa de relacionamiento interinstitucional .................................................................. 5 6. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................... 6 7. ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN ...................................................................... 6 8. ANÁLISIS DE BRECHAS/ REQUERIMIENTOS Y RECURSOS ........................... 7 9. PLANIFICACIÓN DE ACCIONES DE TRANSICIÓN ........................................... 7 Cronograma (hoja de ruta para implementación) ....................................................... 8 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................................................. 9 2 1. BASE LEGAL DEL PROGRAMA/PROYECTO/ESTRATEGIA Síntesis concisa del marco jurídico que ampara la institucionalización de programas/proyecto/estrategias que sustenta la consecuente formulación del modelo de gestión, tomando en consideración la jerarquización de los instrumentos legales y mencionando los oficios pertinentes en orden cronológico -Ley o Decreto de creación del programa/proyecto/estrategia -Normativa con particularidades propias del programa/proyecto/estrategia -Oficios/ memorandos 2. DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN Breve análisis de la pertinencia del pedido y objeto de la institucionalización partiendo de la situación actual en la gestión institucional. -Análisis de Situación Actual -Descripción de Problemática y Solución Mencionar los insumos de institucionalización si fueren el caso 3. ALCANCE Se debe especificar la presencia en territorio del programa/proyecto/estrategia (zona/ distrito). - Describir el alcance de la subsecretaría o dirección para operar y su accionar a nivel desconcentrado si fuere el caso. - Incluir un cuadro que incluya zona o distrito, ubicación de coordinación y oficinas técnicas. - Incluir particularidades si fuere el caso por la tipología establecida. - Gráfica de modelo de gestión a nivel desconcentrado. 4. DISEÑO DE LA GESTIÓN Se detalla gráficamente los macroprocesos sustantivos con base a la competencia y las atribuciones del programa/proyecto/ estrategia y del Ministerio de Salud EJEMPLO: La gestión de la en……..macroprocesos sustantivos: Dirección Nacional de …..……. se resume Detallar los macroprocesos sustantivos e incluir la gráfica Ejemplo: 3 Cuadro resumen de los productos y servicios por nivel:(son a nivel general los productos y servicios, la intención es visualizar por niveles que facultades tiene la Institución) NIVEL DESCONCENTRADO PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL ……. POR NIVELES 5. NIVEL FACULTAD PRODUCTOS / SERVICIOS CENTRAL RECTORÍA….etc POLÍTICAS PÚBLICAS SECTORIALES; etc... ZONAL Planificación, etc PROPUESTA ….etc DISTRITAL Gestión, etc INFORME DE MONITOREO ….etc RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL E INSTITUCIONAL a) Identificación de actores 4 Se enlista los actores que se encuentran involucrados en la gestión y prestación del servicio, con participación sectorial y transversal, partiendo de cada macroproceso e identificando los siguientes aspectos: funciones y objetivo que persigue y nivel de capacidad que contribuye en sus acciones. Se debe adjuntar un gráfico donde conste el mapa de relacionamiento con los distintos actores, en función de: Nivel de relacionamiento y macroproceso. Se debe adjuntar cuadro donde consten los procesos, actores responsables del proceso y la coordinación con los actores. Identificación de actores principales: MACRO PROCESO ACTOR RESPONSABLE COORDINACIÓN CON: b) Mapa de relacionamiento Institucional por nivel Se deberá incluir el relacionamiento entre Subsecretarías, direcciones y unidades del Ministerio de Salud Público MINISTRA DIRECCIÓN NACIONAL DE-…. Insumos de procesos y proyectos de mejora en la gestión COORDINACIÓN GENERAL DE….. Disposiciones…. xxxx Pedido fondos para proyectos….. Pedidos de compra DIRECCIÓN NACIONAL DE... Pedido promoción………... DIRECCIÓN NACIONAL DE …... DIRECCIÓN ………. Normativa/ reglamentación xxxxxx SUBSECRETARIA DE……... SUBSECRETARÍA DE …. XXXXXX XXXX DIRECCIÓN-….. XXXXX SUBSECRETARIA DE……. DIRECCION DE …. DIRECCION DE…. c) Mapa de relacionamiento interinstitucional El mapa de relacionamiento interinstitucional muestra las relaciones que mantiene la Institución …… con otras entidades que participan directa e indirectamente. 5 A continuación se presenta el mapa de relacionamiento con las entidades directamente articuladas: Incluir gráfica y dar una breve explicación. Consejo Sectorial….. Directrices de procesos y proyectos de mejora en la gestión SNAP SENPLADES Seguimiento de planes estratégicos. Aprobación de planificación anual PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR Generar políticas y acciones del sector Seguimiento de compromisos Presidenciales Articular políticas, programas y proyectos intersectoriales MINISTERIO COORDINADOR……. Ejecución de obras y acciones en el ámbito de su competencia. Actualización de información Otros Consejos Sectoriales Suscribir acuerdos y convenios Otras instituciones del Ejecutivo GAD´s Suscribir acuerdos y convenios Gestionar instrumentos para el desarrollo Organismos Internacionales Acuerdos de Cooperación Internacional Sector Privado SETECI 6. Cooperación Internacional DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Misión La Dirección Nacional de …… tiene la misión de……….. Valores (Homologar con MSP) Objetivos estratégicos y estrategias Objetivos estratégicos 7. Estrategias ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN 6 a) Estructura actual La estructura orgánica actual del programa/proyecto/ estrategia: Incorporar la gráfica de la estructura actual b) Estructura Propuesta dentro del MSP La estructura propuesta es la siguiente: Incorporar la gráfica de la estructura propuesta A continuación se detallan las principales funciones de cada cargo: 8. ANÁLISIS DE BRECHAS/ REQUERIMIENTOS Y RECURSOS Se debe realizar un ejercicio de comparación basada en la realidad actual vs la propuesta y mejora que se plantea con el modelo de gestión. El análisis de brechas se puede realizar desde la perspectiva del Talento Humano, requerimientos de infraestructura, equipamiento, etc. Los recursos financieros para los puestos permanentes se deben planificar como gasto corriente de la Dirección que asumirá las competencias del programa/proyecto/estrategia 9. PLANIFICACIÓN DE ACCIONES DE TRANSICIÓN Diseñar los programas de acción a mediano y largo plazo relacionados con el fortalecimiento institucional y de los servicios, gracias a la implementación del modelo de gestión. Para la implementación del modelo de gestión propuesto se estima realizarlo en “N” fases, las mismas que contempla “N” meses desde su aprobación; fases que son las siguientes: EJEMPLO: Fase 1: Socialización y comunicación institucional Fase 2: Procesos Fase 3: Optimización de talento humano (personal que se programa/proyecto/estrategia) Fase 4: Espacios físicos Fase 5: Recursos materiales (muebles y equipos de oficina y tecnología) Fase 6: Recursos humanos (cubrir brechas/ contratación) Fase 7: Monitoreo y control tiene en el 7 Breve resumen de cada una de las fases FASES NOMBRE PROGRAMAS Y PLANES DE ACCIÓN SOCIALIZACIÓN Y PLAN DE COMUNICACIÓN FASE 1 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS AGREGADORES DE VALOR A C T IV ID A D E S P LA Z O / D UR A C IÓ N M A ILING (B OLETIN INSTITUCIONA L, REVISTA DIGITA L, B A NNERS) CORTO TA LLERES CORTO P A GINA WEB CORTO A UTOM A TIZA CIÓN DE P ROCESOS M EDIA NO P RUEB A S DEL NUEVO SISTEM A M INERO M EDIA NO CA P A CITA CIÓN A L P ERSONA L SOB RE EL NUEVO SISTEM A M INERO M EDIA NO ESTA B LECER NUM ERO DE P ERSONA S Y CA RGA LA B ORA L EN CA DA A REA M EDIA NO ESTUDIO DE DISTRIB UCIÓN DE ESP A CIOS FISICOS M EDIA NO TRA SLA DO Á REA TÉCNICA A ZA M ORA M EDIA NO PLAN DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y EQUIPOS DE COMPUTO TDR`S COM P RA DE A CTIVOS M EDIA NO PROGRAMA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Y FORTALECIMIENTO EN EL CONCURSO DE MÉRITOS Y OPOSICIÓN CONCURSO DE M ÉRITOS Y OP OSICIÓN M EDIA NO CONTRA TA CIÓN DE P ERSONA L M EDIA NO F E C H A IN IC IO 12/08/2014 F E C H A F IN A LIZ A C IÓ N 29/12/2014 FASE 2 PROCESOS CAPACITACIÓN DEL NUEVO SISTEMA OPTIMIZACIÓN FASE 3 TALENTO HUMANO PROYECTO DE DIMENSIONAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ESPACIOS FASE 4 FÍSICOS PLAN DE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS FISICOS Y TRASLADO DEL ÁREA TÉCNICA A ZAMORA RECURSOS MATERIALES (MUEBLES Y FASE 5 EQUIPOS DE OFICINA Y COMPUTO) FASE 6 RECURSOS HUMANOS FASE 7 MONITOREO MONITOREO, SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA CONTINUA EVA LUA CIÓN DEL M ODELO LA RGO Cronograma (hoja de ruta para implementación) 8 EN ER O FASES A C T IV ID A D E S R E S P O N S A B LE 1 2 3 F EB R ER O 4 1 2 3 M ARZO 4 1 2 3 A B R IL 4 1 2 3 M A YO 4 1 2 3 4 M A ILING (B OLETIN INSTITUCIONA L, REVISTA DIGITA L, B A NNERS) FASE 1 TA LLERES P A GINA WEB A UTOM A TIZA CIÓN DE P ROCESOS FASE 2 P RUEB A S DEL NUEVO SISTEM A M INERO FASE 3 CA P A CITA CIÓN A L P ERSONA L SOB RE EL NUEVO SISTEM A M INERO ESTA B LECER NUM ERO DE P ERSONA S Y CA RGA LA B ORA L EN CA DA A REA ESTUDIO DE DISTRIB UCIÓN DE ESP A CIOS FISICOS FASE 4 TRA SLA DO Á REA TÉCNICA A ZA M ORA FASE 5 TDR`S COM P RA DE A CTIVOS CONCURSO DE M ÉRITOS Y OP OSICIÓN FASE 6 CONTRA TA CIÓN DE P ERSONA L FASE 7 EVA LUA CIÓN DEL M ODELO 10. CONTROL Y SEGUIMIENTO Mecanismos de control y evaluación de la implementación del Modelo de Gestión, así como indicadores que evidencien su efectiva aplicación y un cronograma sobre implementación del modelo de gestión (actividades, responsables y plazos) Para el control y seguimiento del cumplimiento de la implementación de la nueva estructura del programa/proyecto/ estrategia según el modelo de gestión se tomará en cuenta el periodo ........ Para lo cual se han definido los siguientes indicadores: (EJEMPLO PARA SU CONSIDERACION) Plan o proyecto a implementar PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Indicador % del plan implementado Meta 100% Fórmula de cálculo Actividades ponderadas planificadas / total de actividades Frecuencia Mensual PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS AGREGADORES DE VALOR CAPACITACIÓN DEL NUEVO SISTEMA PROYECTO DE DIMENSIONAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PLAN DE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS FISICOS Y TRASLADO DEL ÁREA TÉCNICA A ZAMORA PLAN DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y EQUIPOS DE COMPUTO PROGRAMA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Y FORTALECIMIENTO EN EL CONCURSO DE MÉRITOS Y OPOSICIÓN MONITOREO, SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA CONTINUA EJEMPLO: El control y evaluación de la implementación del Modelo de Gestión estará a cargo del equipo interno de XXXXXXXX, el mismo que se valdrá de las siguientes estrategias de monitoreo y control: - Reuniones quincenales con los responsables directos de la implementación, con la finalidad de retroalimentar el proceso. - Control periódico de la hoja de ruta - Control y cumplimiento de atribuciones según matriz de competencias. - Control y evaluación de implementación de cambios organizacionales planteados. - Evaluación de los usuarios a través de estrategias de medición del portafolio de servicios implementado. 9 - Procesos de mejora continua. 10 11