PLATAFORMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS-REDMINE: FUNCIONALIDADES Para: Plataforma SW Público . Emergya Ingeniería – Nuevo Tajámar, 555 – Piso 6 – Las Condes – Santiago – Chile. Tfno. : +562 4273917 www.emergya.com. negocio-chile@emergya.com Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine ÍNDICE DE CONTENIDO 1.- PLATAFORMA REDMINE..................................................................................................................................................... 4 1.1.- Cuadro resumen de requerimientos.............................................................................................................................................5 1.2.- Vistazo generales de la herramienta ...........................................................................................................................................7 1.3.- Características particulares y respuesta a requerimientos técnicos.....................................................................................................8 1.3.1 .Usuarios.................................................................................................................................................................................. 8 1.3.2 .Proyectos............................................................................................................................................................................... 10 1.3.3 .Informes................................................................................................................................................................................. 14 1.3.4 .Inicio..................................................................................................................................................................................... 17 1.3.5 .Horas y avance....................................................................................................................................................................... 18 1.3.6 .Buscador global...................................................................................................................................................................... 19 1.3.7 .Preferencias de usuario............................................................................................................................................................. 19 1.3.8 .Administración........................................................................................................................................................................ 20 1.3.9 .Calendario............................................................................................................................................................................. 21 2.- SEGURIDAD DE DATOS.................................................................................................................................................... 22 3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS.................................................................................................................... 23 3.1.- Funciones y obligaciones del personal ......................................................................................................................................23 3.2.- Registro de incidencias ..........................................................................................................................................................23 3.3.- Control de acceso ................................................................................................................................................................24 2 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 3.4.- Identificación y autenticación...................................................................................................................................................24 3.5.- Cifrado de comunicaciones.....................................................................................................................................................24 3.6.- Alta disponibilidad y tolerancia a fallos.....................................................................................................................................25 3 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.- PLATAFORMA REDMINE Emergya, desde su experiencia en la puesta en marcha de solucionespara sus clientes así como en el desarrollo diario de su actividad, confía en la solución para gestión de proyectos Redmine 1. Se trata de una solución de código abierto de extendido destinada a facilitar el control y seguimiento de proyectos, canalizando la comunicación entre los distintos actores participantes y ofreciendo además un ámplio abanico de posibilidades de personalización. Administración Usuarios Preferencias Inicio personalizado Flujos de trabajo Mis proyectos Tipos de tareas Roles/cargos Mis tareas Extensiones Noticias Actividad reciente Datos usuario Nombre completo Dirección de correo Contraseña Idioma Nivel de notificación Todos los proyectos Proyecto 1 Proyecto n Datos básicos Descripción Departamento Inicio/fin Presupuesto Participantes Roles → costo Tareas Tipo Descripción Esf. estimado Herramientas Mis proyectos Foros Sólo mis tareas Wiki Documentos Noticias Calendario Gantt 1 http://www.redmine.org 4 Generador Informes Equipo trabajo Registro actividad uso, tanto en el ámbito público como el privado, y Actividad Avance Costos Personalizable Cuadro de mando Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.1.- CUADRO RESUMEN DE REQUERIMIENTOS En la tabla siguiente se listan los requerimientos exigidos a la plataforma de gestión de proyecto. En la columna “Cumple” se observa que todos los requerimientos son cumplidos por la plataforma de gestión de proyectos que Emergya propone. La columna “Built in” indica si dicha funcionalidad se encuentra implementada por defecto en la plataforma. La columna “Ext” indica si dicha funcionalidad se implementa como una extensión (plugin). La columna “Config” indica si dicha funcionalidad es parametrizable mediante configuración en RedMIne. 1. Usuarios Cumple Built in Ext. Config. 3. Informes Cumple Built-in Ext. 1.1Administrador de Directores de Proyectos X X 3.1 Informe de Horas Ingresadas X 1.2 Administrador de proyectos X X 3.2 Informe Resumen y Detalle de Horas X 1.3 Usuarios X X 3.3 Informe de horas consolidadas X 1.4 Stakeholders X X 3.4 Informe de estado tareas y resp. X 2. Proyectos 3.5 Informe avance gral. y detallado X 2.1 Listado de proyecots (Activos/Inactivos/Plantillas) X 3.6 Informe costo por proyecto X 2.2 Detalle de proyecto X 3.7 Gráfico resumen proyecto X 2.3 Añadir Proyecto X 3.8 Gráfico curva avance X 2.4 Equipo del Proyecto X 3.9 Gráfico curva costos X 2.5 Tarea X 3.10 Gráfico disponibilidad Usuarios X 2.5.1 Subtarea X 4. Inicio 2.6 Documentos adjuntos X 4.1 Mis proyectos X 4.2 Mis tareas X 4.3 Mis comunicaciones X 2.7 Minutas de reunión 2.8 Comunicaciones X X 5 Confi. Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 2.9 Costos 5. Horas y avance X 4.4 Mis informes X 4.5 Mis notas X Cumple Built in Ext. Config. 7. Preferencias Cumple Built in Ext. 5.1 Horas y % de avance X 7.1 Cambiar contraseña X 5.2 Horas y minutos con % avance X 7.2 Notificaciones X 5.3 Tareas/subtareas asignadas, o por proyecto X 8. Administración 5.4 Filtros de despliegue Tareas/Subtareas X 8.1 Administración de usuarios X 8.2 Registro de acceso X 6. Buscador Global 6.1 Proyectos X 8.3 Administración de tipos de tareas X 6.2 Tareas X 8.4 Administración de cargos X 6.3 Usuarios X 9. Calendario 6.4 Documentos X 9.1 Calendario de compromisos X 6.5 Comunicaciones X 9.2 Vista Diarias, Semanal y Mensual X 9.3 Vista de Eventos de múltiples usuarios X 9.4 Manejo de eventos repetitivos 6 X Config Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.2.- VISTAZO GENERALES DE LA HERRAMIENTA La imagen a continuacion recoge un primer vistazo resumen de la herramienta propuesta con información sobre un proyecto real. Acceso a módulos funcionales Búsqueda y selector de proyecto Participantes y roles Vista rápida dedicación y acceso a informes Datos del proyecto Tareas por tipo A través de esta interfaz se dispone de acceso al resto de herramientas del sistema, así como a un resumen de la información más relevante del proyecto: miembros y cargos, datos de cliente/colaborador, presupuesto, etc. 7 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.- CARACTERÍSTICAS PARTICULARES Y RESPUESTA A REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 1.3.1 .USUARIOS Redmine permite asignar distintos miembros y cargos a un proyecto. Inicialmente se identifican 4 roles principales , sobre los que se modelará la política de permisos y restricciones de acceso, tanto a información como a herramientas (informes, dedicación, etc). A continuación se propone un escenario de capacidades que, en cualquier caso, será consensuado con la Dirección del Proyecto antes de su implantación. • Administrador de Directores de proyecto: dispone de todos los privilegios de gestión de la plataforma. ◦ Responsable de la administración general del sistema. ◦ Dispone de acceso a datos agregados sobre múltiples proyectos, como dedicación, avance, etc. así como cualquier otro indicador mediante el módulo de generación de informes. • ◦ Puede añadir nuevos proyectos y subproyectos (ilimitado) ◦ Puede gestionar (añadir, borrar, habilitar-deshabilitar) usuarios sin límite. ◦ Pleno acceso y gestión de parámetros de los proyectos. ◦ Pleno acceso a la gestión de actividades y subactividades de los proyectos. ◦ Pleno acceso a la gestión de privilegios y flujos de trabajo asociados a cada tipo de actividad. Administrador de proyectos: su ámbito de actuación queda reducido a un proyecto o conjunto de proyectos de los que es responsable. 8 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine • ◦ Puede asignar recursos (usuarios) ya existentes a un proyecto ◦ Establece el cargo ◦ Pleno acceso a la generación de informes sobre actividad en el ámbito de los proyectos que le están asignados. Usuarios: personal disponible que participa en proyectos con distintos niveles de responsabilidades. En función de las necesidades que se identifiquen, se modelaran distintos perfiles/cargos de usuario atendiendo al papel que desempeñan en los proyectos. • Stakeholders ◦ Participan de forma puntual en proyectos. ◦ Cuentan con acceso limitado a la información Los perfiles de usuario, permisos y flujos de trabajo definitivos se modelan durante la Implantación y pueden ser modificados en cualquier momento por el administrador 9 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.2 .PROYECTOS Buscador El módulo de administarción de Redmine permite gestionar fácilmente Alta proyecto Administrador múltiples proyectos. A través de una interfaz de usuario sencilla, el sistema permite archivar eliminar, archivar y realizar búsquedas sobre el listado de Proyectos anidados proyectos, así como dar de alta nuevos proyectos y subproyectos. El primer paso para la creación de un nuevo proyecto es la Datos básicos introducción de los detalles particulares del proyecto. Datos como Descripción Departamento Inicio/fin Presupuesto cliente/departamento, descripción, presupuesto y miembros que van a participar son algunos de los ejemplos más claros. Equipo trabajo Esta información es suministrada por el Administrador de proyecto Participantes Roles → costo al que a sido asignado y está disponible para su consulta y/o Herramientas Foros modificación posterior a través de la pestaña “configuración” (de Wiki acceso está restringido a los perfiles anteriores) Documentos Noticias Calendario El administrador del proyecto podrá seleccionar además entre el Gantt conjunto de disponibles en la plataforma de forma opcional para adecuarla a las necesidades del nuevo proyecto. 10 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine Entre estas herramientas se encuentran: • Tablón de noticias • Control de tiempo • Documentos • Ficheros • Cuadro de métricas El proyecto ya está registrado y dispone de un conjunto de herramientas. El siguiente paso será incorporar a las personas que participarán de forma directa en la realización de tareas. 1 Encuentra al usuario 2 11 Indica el cargo Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine Una vez formalizada la creación del nuevo proyecto y configurados los detalles sobre módulos, miembros, etc.se puede dar paso a la creación de tareas y subtareas que lo componen. Redmine permite establecer distintas categorías, facilitando así el seguimiento de actividaes al contar con mayor granularidad, además de permitir la personalización de atributos de inforamación asociados a cada tipo de actividad. A continuación se recoge la información básica a cada tarea. 12 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine El sistema permite además vincular dos o más tareas en base a distintos tipos de relación, concretamente: • Tarea A es duplicada de B • A bloquea B • A es subtarea de B • A es anterior a B Cada tarea registra el historial de trabajo a modo de “bitácora”, facilitando el seguimiento y la evaluación de acciones realizadas desde su creación hasta el cierre. Redmine ofrece la posibilidad de exportar esta información en formato imprimible (pdf) así como añadir la información a un canal de feeds. Tareas Tiempo dedicado Estado Notas Archivos adjuntos Fecha inicio/fin % ejecución Esfuerzo estimado Tipo actividad 13 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.3 .INFORMES Redmine con una potente herramienta de generación de informes que permitirá sacar el mayor partido a la información recogida en la plataforma. Distinguimos entre tres tipos de informes: • Informes de actividad y dedicación al proyecto: tienen como finalidad la de obtener información sobre tiempo dedicado a las distintas actividades del proyecto de forma sencilla y en base a distintos criterios fácilmente personalizables. La herramienta permite además exportar los resultados a formato de hoja de cálculo (CSV). 1 2 Selecciónb de periodo temporal Criterio de consulta 3 4 14 Resultados Exportable hoja de cálculo Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine • Informes de situación sobre tareas, estado y avance: permite generar informes personalizados en base a cualquier criterio o criterios de selección. El sistema permite además almacenar El resultado de estos informes puede exportarse 2 Indica criterio de selección 4 ¿Guardar consulta? 3 Resultados Exportable → 15 1 Selecciona filtro Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine • Cuadro de mando y gráfico resumen de proyecto: proporciona información a alto nivel y de forma gráfica sobre un conjunto de indicadores clave de proyecto de forma periódica, tales como: ◦ Esfuerzo incurrido ◦ Costos asociados ◦ Gastos ◦ % ejecución ◦ Desvíos con respecto a planificación inicial ◦ Riesgos e incidencias ◦ etc. El cuadro de mando se basa en un desarrollo realizado por Emergya y liberado como software libre a la comunidad Redmine http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi La extensión PluginCharts 1permite además contar con gráficos asociados a las principales actividades del proyecto, grado de avance y carga de trabajo. 1 http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts 16 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.4 .INICIO La página personal de cada usuario puede ser personalizada fácilmente, añadiendo nuevos bloques de información y organizándolos mediante “drag & drop”, accediendo a información sobre proyectos, tareas, noticias y comunicaciones, actividad reciente, informes y notas. 1 Acceso a “mi página” 3 Información de usuario 4 2 Actividad reciente Añade/elimina/mueve bloques 5 17 Proyectos en los que participo Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.5 .HORAS Y AVANCE Redmine permite conocer el avance del proyecto 1 tomando como punto de partida el esfuerzo estimado % avance tarea e incurrido a nivel de tarea. 3 Hito 2 Adicionalmente, gracias a la planificación de tareas Horas estimadas e incurridas en hitos, podemos acceder los datos agregados de avance a nivel de hito. Esta información está disponible a través de la vista de planificación del proyecto y 3 Información agregada en hitos de proyecto 4 Avance global por hito 6 18 5 Resumen tiempos Avance multicriterio Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.6 .BUSCADOR GLOBAL El motor de búsqueda facilita la localización de información relativa a proyectos, tareas, usuarios, noticias y documentos. 1.3.7 .PREFERENCIAS DE USUARIO Las preferencias de usuario (nombre, apellido, dirección de correo a efectos de notificación, nivel de notificación) son fácilmente configurables a través de “Mi cuenta”. 1 Las notificaciones llegan de forma automática a través de correo electrónico, indicando en el asunto el nombre de 2 proyecto, código de tarea e información sobre la notificación (cambio de estado, nueva tarea, nuevo comentario...) 19 Cambio de contraseña Personalizar notificaciones Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.8 .ADMINISTRACIÓN El usuario administrador dispone de un panel a través del cual gestionar los principales parámetros de la plataforma, como la gestión de usuarios, grupos y perfiles. Usuarios La gestión de usuarios se realiza a través de un cómodo listado a través del cual se puede buscar a un usuario a través del buscador, modificar sus preferencias, añadir o eliminar nuevos usuarios. Este mismo registro muestra la antigüedad de los usuarios, así como el registro Cargos de acceso a la plataforma. Un mismo usuario puede desempeñar distintas funciones dependiendo del proyecto. Para facilitar la gestión de cargos Una de las herramientas más versátiles proporcionadas es la de personalización de flujos de trabajo. A través de esta herramienta es posible modelar de forma sencilla el proceso de trabajo en el día a día de los proyectos. Para ello, Redmine permite asignar flujos de trabajo en base a cargo, tipo de actividad y estado de las peticiones/tareas. 20 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 1.3.9 .CALENDARIO El módulo de calenario permite consultar las actividades planificadas y asignadas a cada usuario, así como hitos relevantes del proyecto o cualquier otro tipo de evento, facilitando la tarea de planificación de tareas y reuniones, y la gestión más eficiente de los recursos disponibles. Mediante el uso de la extensión Periodic Tasks 1 se incluye la posibilidad de programar actividades periódicas (reuniones de seguimiento, auditorías, etc), 1 http://www.redmine.org/plugins/periodictasks 21 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 2.- SEGURIDAD DE DATOS Las copias de seguridad se realizarán con periodicidad semanal. Los mecanismos de recuperación de la información garantizan la reconstrucción del estado de los datos respecto a la última copia de respaldo realizada minimizando así cualquier pérdida que pudiera producirse. La copia manual de los datos sólo estará autorizada si hubiera problemas justificados o en los sistemas de información. Esto es, sistemas inestables, problemas eléctricos que afecten a las máquinas, problemas en la restauración de la copia de seguridad, etc. Por otra parte, el sistema de respaldo y recuperación será probado con una periodicidad máxima de 6 meses. Cada recuperación que tenga que darse, como medida de seguridad de nivel medio, supondrá que se dé de alta una incidencia en el registro de incidencias de soporte definido. Gracias a esto se mantendrá una herramienta centralizada de información que aglutine todo evento excepcional del sistema de información. 22 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS 3.1.- FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL Como primera medida básica, se propone realizar una relación de perfiles que por alguna razón justificada, necesiten acceso a los sistemas de información del proyecto. Es decir, se debe crear una relación de: Los perfiles o personas que requieran algún tipo de acceso. La relación de sistemas de información a los que tienen acceso. El nivel de acceso (acceso de lectura, acceso de modificación, etc.) 3.2.- REGISTRO DE INCIDENCIAS Se debe garantizar que toda incidencia relacionada con los datos o los sistemas de información que los alojan, tendrán un soporte canalizado por un registro de incidencias que documentará todo problema detectado. Toda incidencia deberá incluir el tipo de incidencia, el momento de la detección, la persona que realiza la notificación, las personas notificadas, los efectos que se hubieran derivado de la incidencia así como las medidas correctoras aplicadas. 23 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 3.3.- CONTROL DE ACCESO No sólo se deberá tener una relación de los accesos para que los perfiles adecuados tengan claros sus permisos, también se pondrán los los medios para que los usuarios sólo tengan acceso a los recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 3.4.- IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN El proceso de identificación deberá garantizar tener un nivel de seguridad óptimo. El mecanismo deberá permitir la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado. Las contraseñas de los sistemas de identificación deberán ser almacenadas, distribuidas y asignadas garantizando la confidencialidad e integridad. Para tal fin, se utilizarán sistemas de cifrado de contraseñas a la par de conexiones seguras en el proceso de identificación. Además, se introducirá una medida de nivel medio que limite el número de posibilidades de introducir la contraseña incorrecta. Gracias a esta medida se anulará el éxito de cualquier ataque por fuerza bruta. 3.5.- CIFRADO DE COMUNICACIONES La seguridad en las comunicaciones cliente servidor resulta imprescindible para evitar el robo de información por terceras personas no autorizadas. La plataforma de gestión de proyectos contará con un certificado en servidor que garantice el cifrado e integridad de la información. 24 Plataforma de Gestión de Proyectos - RedMine 3.6.- ALTA DISPONIBILIDAD Y TOLERANCIA A FALLOS Para garantizar la disponibilidad de la herramienta antes situaciones de (fallas hardware, comunicaciones, etc) se pone a disposición del servicio una arquitectura hardware redundante alojada en distintas ubicaciones geográficas. 25