procedimiento baja de bienes muebles

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CÓDIGO: PRO-GB-001
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PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES MUEBLES
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para la baja de los bienes muebles propiedad de la Universidad del
Atlántico.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la Universidad del Atlántico, desde la solicitud de baja de un bien
hasta la entrega final del mismo para su destrucción, donación o venta.
3. RESPONSABLES
3.1.
OFICINAS SOLICITANTES
Son todas aquellas oficinas de la Universidad del Atlántico que requieren la baja de un bien mueble
por cualquier motivo.
3.2.
OFICINA DE GESTIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS
Es la dependencia encargada de recibir las solicitudes de las diferentes áreas que desean dar de
baja un bien y llevarlas al comité de baja de bienes para su pertinente trámite.
3.3.
COMITÉ DE BAJA DE BIENES
Son los responsables de dar de baja un bien cada vez que sea solicitado por la dependencia
propietaria, cuando estos se encuentren afectados por factores como deterioro, pérdida, inutilidad y
obsolescencia. Se encuentra conformado según lo descrito en la Resolución No 001062 “Por
medio de la cual se reglamenta el procedimiento para la baja de los Bienes Muebles propiedad de
la Universidad del Atlántico”.
3.4.
OFICINA FINANCIERA
Es la dependencia encargada de registrar contablemente en el inventario de la universidad la baja
de los bienes autorizada.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento es necesario definir los siguientes términos:
•
BIENES NO UTILIZABLES: Son bienes que no obstante estar en buen estado, la entidad
no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades, por caer en desuso a causa
del avance tecnológico resultando antieconómica su utilización.
Revisado por: Angel Britton Howard
Cargo: Representante de la Dirección
Firma:
Aprobado por: Freddy Diaz Mendoza
Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero
Firma:
Fecha: Noviembre 25 de 2009
Fecha: Noviembre 25 de 2009
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•
BIENES INSERVIBLES: Son bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física,
no son útiles para el servicio al cual se encuentran destinados y no ofrecen posibilidad
alguna de uso o aprovechamiento de su parte.
•
BIENES MUEBLES PERDIDOS: Son bienes que debido a su falta absoluta o desaparición,
su ubicación no es posible dentro o fuera de las instalaciones de la Universidad.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
•
Los fondos provenientes de la baja de bienes en caso de baja por venta, serán destinados
a la financiación de programas de bienestar universitario, reparación, compra o
mejoramiento de equipos, a juicios del rector.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción
Responsables
Documento/
Registros
1
Enviar a Bienes y Suministros solicitud de baja justificada
del bien que se requiere retirar de la dependencia.
Dependencia
solicitante
Solicitud de
baja de bienes
2
Realizar inspección al bien que se pretende dar de baja, y
realizar acta que contenga las características más
notables del bien y remitir al rector o su delegado.
Jefe de Gestión
de Bienes
Informe técnico
de baja de
bienes
3
Solicitar al departamento de Gestión Financiera el valor
contable de los bienes a dar de baja, de acuerdo a lo
establecido en el Balance General de la Universidad.
Jefe de Gestión
de Bienes
4
Emitir informe sobre valor contable de los bienes
solicitados.
Jefe de Gestión
Financiera
Informe de
valor contable
de bienes.
5
Convocar a reunión al comité de baja de bienes y los
invitados que sean necesarios.
Rector o su
delegado
Citación a
comité de baja
de bienes
6
Solicitar la evaluación de un perito especializado en el tipo
Miembros del
de bien que se pretende dar de baja (en el caso de que se comité de baja de
considere necesario)
bienes
7
Realizar acta donde se deje constancia de la decisión
favorable o desfavorable sobre la baja del bien
Secretario
General
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Informe del
Perito
Acta de
Reunión de
Comité de Baja
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de Bienes
8
En caso de ser aprobada la baja del bien, se deberá
suscribir la resolución que determinará el destino del bien
de conformidad al procedimiento establecido en la
resolución 001062
Rector o
delegado
Resolución de
baja de bienes
9
Actualizar el inventario con la novedad y remitir copia al
departamento de gestión financiera para los asientos y
registros contables y copia a la oficina de control interno
Jefe de Gestión
de Bienes
Inventario
10
Actualizar en el balance general la baja de los bienes
autorizada.
Oficina de
Gestión
Financiera
Asientos
contables
En caso de ser negada la baja del bien en el acta se
especificarán los motivos y la misma será remitida al
11
rector quien responderá al Peticionario con copia al
departamento de gestión de bienes
Rector o
delegado
Realizar la baja del bien, sea por venta, donación o
destrucción, según lo determinado por el comité de baja
12
de bienes y realizando lo estipulado en la resolución
001062.
Jefe de Gestión
de Bienes
Acta de entrega
de bienes
dados de baja
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
•
•
Norma NTC GP 1000:2004
Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos PRO-GC-001
Resolución de baja de bienes No. 001062
Guía para solución de problemas
8. REGISTROS
•
•
•
•
•
•
•
•
Solicitud de baja de bienes
Informe técnico de baja de bienes
Informe de valor contable de bienes
Citación al comité de baja de bienes
Informe del perito
Acta de reunión de comité de baja
Resolución de baja de bienes
Acta de entrega de bienes donados
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9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 de
2009
Ing. Maryorie
Mantilla
VERSIÓN ORIGINAL
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