NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2012 Cifras en Pesos NOTAS DE CARÁCTER GENERAL: NOTA 1: NATURALEZA JURIDICA Y FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias es una entidad pública del Orden Nacional adscrita al Ministerio de Trabajo con domicilio en la ciudad de Bogotá, transformada mediante decreto 4122 de 2011 de Departamento Administrativo Nacional de Economía Solidaria a Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias. Como objetivo tiene el diseñar, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar los programas y proyectos para la promoción, planeación, protección, fortalecimiento y desarrollo de las organizaciones solidarias y para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Constitución Política. OBJETIVOS MISIONALES Cultura de la Asociatividad y de la solidaridad. Promover y fomentar la solidaridad y la asociatividad en la educación en los 32 departamentos, sectores económicos y grupos poblacionales del País. Empresarialidad solidaria y Generación de empleo. Fomentar y fortalecer la empresarialidad solidaria para el desarrollo sostenible de las organizaciones solidarias. Institucionalidad para la Asociatividad y la Solidaridad. Dinamizar el sector solidario y diseñar programas y proyectos para la implementación de la política pública del sector. MISION Promover, fomentar, fortalecer y desarrollar socio-empresarialmente las organizaciones solidarias para la prosperidad de los sectores y regiones del País, con una institucionalidad de sector fortalecida y transversal. VISION En el 2014, seremos reconocidos como la Unidad especialista en el fomento, fortalecimiento y desarrollo de la cultura de la solidaridad, la asociatividad y la empresarialidad solidaria, generando impacto en el crecimiento económico y el bienestar social integral del País. NOTA 2: POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias preparó su información contable con base en las políticas y prácticas establecidas por la Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 356 de 2007 por el cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad; así mismo da cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución 248 de julio 06 de 2007 y 375 de Septiembre de 2007, que establece la información a reportar, los requisitos y los plazos para la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación y a los diferentes conceptos e instructivos emitidos por la misma. De igual forma se dio cumplimiento a lo establecido en la resolución interna No. 752 de 2011 por medio de la cual se adopta el Manual de Políticas y Prácticas Contables de la Entidad. Para el proceso de preparación y registro de los estados contables, se aplicó el marco conceptual y la doctrina contable pública de conformidad con lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad Pública establecido mediante Resolución 354 de 2007. En lo relacionado con procedimientos se observaron las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, para el registro de libros oficiales y preparación de documentos soporte. Se dio cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación para la elaboración de los estados contables en lo concerniente a los criterios de valuación y actualización de activos y pasivos. Para el reconocimiento patrimonial mediante el registro de los hechos financieros, económicos y sociales se aplica el principio de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal a nivel general, se emplea la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos. En cumplimiento al decreto 2674 de 2012 por medio del cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, la Entidad utilizó los parámetros establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Contaduría General de la Nación para las entidades en línea. Por lo anterior se tuvieron en cuenta las tablas, instructivos, guías y manuales publicados por las mismas entidades. La Entidad no cuenta con sucursales o agencias que demanden agregación y/o consolidación de la información contable reportada. En la entidad se consideran como principales políticas contables propias: Propiedad, Planta y Equipo: El método de depreciación utilizado, es el de línea recta y se aplica de acuerdo con los índices de vida útil estimada del activo así: ACTIVO EDIFICIOS REDES, LINEAS Y CABLES MAQUINARIA Y EQUIPO MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE TRANSPORTE EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y ACCESORIOS EQUIPO DE COMPUTO Y ACCESORIOS VIDA UTIL 50 años 25 años 15 años 10 años 10 años 10 años 5 años Activos de menor Cuantía: Los bienes que se adquirieron durante el año 2012 por un valor superior a 0.5 salario mínimo mensual legal vigente ($283.350) y hasta 50 Unidades de Valor Tributario ($26.049 * 50 UVT = $1.302.450.oo) se depreciaron en el mismo año, sin considerar la vida útil anteriormente descrita, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 14 del Capítulo III del Manual de Procedimientos del Plan General de Contabilidad Pública, en lo relacionado con los Activos de Menor Cuantía así como a lo establecido en el instructivo No. 016 de Febrero 01 de 2012 emitido por la Contaduría General de la Nación. Bienes de Consumo: Se registraron directamente al gasto, los bienes adquiridos durante el año 2012, por un valor inferior o igual a 0.5 salario mínimo legal vigente ($283.350); conforme a los procedimientos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación. Actualización: Se registró la actualización de los bienes inmuebles con base en avalúo comercial realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi por la vigencia 2012, según Contrato Interadministrativo No. 061 de 2012. Otros Activos: Bienes y Servicios pagados por anticipado: Los pagos por anticipado se difieren bajo los siguientes parámetros: o Las pólizas de seguros se difieren durante el tiempo de vigencia de la póliza. o Las suscripciones y afiliaciones se difieren por el tiempo de duración de la misma. o Los Pagos anticipados correspondientes a los primeros desembolsos de los contratos (según estipulación del mismo) se amortizan con el trámite del segundo desembolso o según informe de avance del supervisor. Cargos Diferidos: Los materiales y suministros se registran en el Activo corriente como cargos diferidos y se van amortizando de acuerdo al consumo mensual reportado por el área de almacén. Bajo el contrato No. 021 de 2012 con Combustibles y Servicios S.A.S. se adquirieron vales de combustible, los cuales se amortizan de acuerdo a su consumo real. Bienes de arte y cultura: Los bienes de arte y cultura se reconocen por su costo histórico y no son susceptibles de actualización. En esta cuenta se registraran entre otros los libros de tipo especializado, que tienen el propósito de ser herramienta permanente de consulta y fomento de cultura. Si se trata de libros del tipo códigos, manuales, instructivos, revistas, cartillas, recopilación de normas o textos que correspondan a herramientas de trabajo o consulta cuya vigencia sea inferior a un año, se registran en la cuenta de Cargos Diferidos al ingreso del almacén y en el Gasto cuando se realice la respectiva salida del almacén. Pasivos laborales: Los pasivos laborales se contabilizan y provisionan mensualmente con base en la liquidación realizada por el Grupo de Gestión Humana, y se ajustan al final del ejercicio con base en las disposiciones legales vigentes. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS por ser una entidad de carácter público, mensualmente consigna las cesantías de sus empleados en el Fondo Nacional del Ahorro. Contingencias por litigios y demandas: Representa el valor de los procesos judiciales que cursan en contra de la Entidad, los cuales deben reconocerse por el valor de las pretensiones identificando su origen: Civil, penal, administrativa, fiscal, entre otras. La Oficina de Contabilidad realizó el registro de acuerdo al informe remitido por la Oficina Asesora Jurídica, quien mensualmente emitió el informe de cuantías procesales. De acuerdo a la calificación de los procesos vigentes informados por la Oficina Asesora Jurídica, por su probabilidad de condena se pueden realizar los siguientes registros contables: En cuentas de orden. La Entidad registra en cuentas de orden acreedoras contingentes, el valor de las pretensiones originadas en demandas de terceros contra el ente público, en el momento en el que le sea notificada la misma. La probabilidad de condena de acuerdo a la calificación emitida por la Oficina Asesora Jurídica, corresponderá a “baja”. Si el fallo en primera instancia es favorable para la Entidad, tanto la calificación en probabilidad baja como el registro en cuentas de orden permanece hasta que concluye el proceso. En pasivo estimado. Cuando el fallo en primera instancia es desfavorable y/o cuando el estudio y medición realizado por la Oficina Asesora Jurídica con base en la política sobre la administración del riesgo, la prevención del daño antijurídico y la defensa judicial de los intereses de la entidad, determina que la contingencia es probable o eventual, la probabilidad de condena, corresponderá a “media” o “alta” , reconociéndose el pasivo estimado con un débito a la subcuenta 531401litigios, previa cancelación de las cuentas de orden acreedoras constituidas. En pasivo real. Con la conciliación, el pronunciamiento judicial o la sentencia de los laudos arbitrales y las transacciones debidamente ejecutoriadas (en contra de la Entidad), se procede al registro del pasivo real contra el débito del pasivo estimado. En dicho caso no existirá calificación en probabilidad de condena, sino que se identifica como “cuenta por pagar” en el informe emitido por la Oficina Asesora Jurídica. Cuando exista diferencia en el monto de la provisión para contingencias producto de subestimaciones o sobreestimaciones, debe procederse a la contabilización del ajuste por la diferencia afectando las cuentas de actividad financiera, económica y social NOTA 3: LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS QUE INCIDEN EN EL PROCESO CONTABLE: Teniendo en cuenta el desarrollo permanente del aplicativo SIIF – Nación en su módulo de Gestión Contable, se presentaron en el transcurso del año 2012, fallas técnicas que retrasaron los cierres mensuales y el normal funcionamiento del sistema. Movimientos generados por la caja menor aún no realiza la traza contable correspondiente lo cual amerita registrar comprobantes manuales. Los reportes existentes y el acceso a los principales procesos del módulo de gestión contable presentan restricciones por periodos extensos. Cabe resaltar que durante el año 2012 se registraron comprobantes contables automáticos por dos Unidades Ejecutoras Presupuestales, debido a la ejecución del rezago presupuestal correspondientes la entidad que fue transformada en el año 2011. Lo anterior generó información contable de dos PCI, consolidadas únicamente a través del código asignado por la Contaduría General de la Nación. El inventario de los bienes muebles e inmuebles, se registra en una Hoja de cálculo de Excel y por medio de esta aplicación se realizan los cálculos correspondientes a Depreciaciones y Amortizaciones con corte a Diciembre 31 de 2012. El personal asignado al área contable no cubre con las necesidades actuales para registro y control de la información contable, de forma separada, generando reprocesos internos que afectan el cumplimiento de los informes contables. NOTA 4: EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIÓN CONTABLE 4.1. Reclasificaciones y Conciliaciones: Activos Bajas y reclasificaciones. Durante el año 2012 se dio de baja a 260 bienes mediante la resolución No. 674 de noviembre 26 de 2012 con un costo histórico de $70.731.889. Tomando como referencia lo dispuesto en el concepto No.201111-159090 emitido por la Contaduría General de la Nación con respecto al manejo de las adiciones y mejoras, se registraron como mayor valor de los inmuebles los pagos realizados por: obra de remodelación de pisos y baños, obra de cableado estructurado, independización e intervención de las cuentas de energía, compra e instalación de alfombras y las divisiones y puertas en aluminio, por un valor total de $325.770.927. Dando cumplimiento al artículo 238 de la ley 1450 de 2011 en lo concerniente a la movilización de activos inmuebles improductivos, la Entidad a través de la resolución 596 de 2012 transfirió a Central de Inversiones S.A. – CISA a título gratuito cinco oficinas que tenía en convenio con tres Entidades Estatales una Entidad Privada. Actualización de bienes. Con base en el Contrato Interadministrativo No. 061 de 2012, suscrito con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, se registró la actualización de los bienes inmuebles, generando un incremento de en la valorización inicial por valor de $972.480.857. Lo anterior con base en los numerales 18 “Actualización” y 20 “Frecuencia de las Actualizaciones” del Capítulo 3 “Procedimiento Contable para el Reconocimiento y Revelación de los Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo” del Manual de Procedimiento Contables emitido por la Contaduría General de la Nación. Pasivos Demandas y litigios. Teniendo en cuenta el concepto sobre el riesgo en los procesos judiciales emitido por la Oficina Asesora Jurídica mensualmente durante la vigencia 2012 y la constante depuración y actualización sobre los mismos, se refleja a continuación el movimiento de la provisión del contingente judicial (registrado en el pasivo contable): DEMANDANTE MUNICIPIO DE ARMENIA JACKELINE ARBELAEZ MONTES CARMEN JULIA LIZARAZO MOJICA ELIANA LEON VERGARA WILLIAM GRAJALES RIOS MIREYA BONILLA UROBIO LUCIO NAVARRO TRONCOSO A 31/12/2011 72.802.043 181.024.066 PROVISIÓN GASTO/12* 0 0 TOTAL 72.802.043 181.024.066 336.819.859 174.198.077 3.744.000 100.000.000 14.031.940 6.932.948 50.363.959 0 0 354.778.730 343.752.807 224.562.036 3.744.000 100.000.000 368.810.670 PAGOSSALIDAS SALDO (Pasivo) 0 181.024.066 72.802.043 0 343.752.807 223.748.841 3.744.000 0 813.195 ** 0 *** 100.000.000 365.465.871 3.344.799 JULIO ANTONIO GOMEZ VEGA SHIDHJMATNJ PARDO B. RUTH MURILLO SANCHEZ MAGDA PATRICIA ESTRADA GARZON HERNANDO ALCOCER TOLOZA TOTALES 600.000 20.875.940 18.059.296 0 0 46.683.515 600.000 20.875.940 64.742.811 41.545.395 42.102.932 1.005.803.547 66.328.296 0 525.087.448 107.873.691 42.102.932 1.530.890.996 64.742.811 600.000 20.875.940 0 107.292.091 581.600 42.102.932 1.289.770.487 241.120.508 * Cuantías informadas mediante informe mensual Oficina Asesora Jurídica ** El saldo está pendiente por reversar, ya que la última liquidación de rendimientos sobre aportes de pensión, salió menor (efecto reintegro) *** El saldo desaparece por efecto de la salida del proceso (sentencia a favor de la entidad) NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO NOTA 5: RELATIVAS A SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CLASES, GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS CUENTAS DEL ACTIVO La siguiente es la composición del Activo por valores en los años 2012 y 2011 y en porcentaje año 2012: COMPOSICIÓN DEL ACTIVO 3.500.000.000 3.000.000.000 2.500.000.000 2.000.000.000 V A L O R 2.012 2.011 1.500.000.000 1.000.000.000 500.000.000 0 0,09% 0,00% 21,33% 78,58% EFECTIVO DEUDORES OTROS ACTIVOS 2.664.951.482 2.012 3.754.798 0 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 936.130.322 2.011 50.142 70.159.077 359.037.782 RUBRO 3.448.373.046 Incluyendo la cuenta de valorizaciones en el rubro de Propiedad, Planta y Equipo (aplica directamente sobre bienes inmuebles de la Entidad) y separando la porción corriente y la no corriente de otros activos, se tiene la siguiente composición: COMPOSICIÓN DEL ACTIVO 4.500.000.000 4.000.000.000 3.500.000.000 3.000.000.000 2.500.000.000 V A L O R 2.012 2.011 2.000.000.000 1.500.000.000 1.000.000.000 500.000.000 0 0,09% 0,00% 6,09% 93,70% 0,12% EFECTIVO DEUDORES 2.012 3.754.798 0 OTROS ACTIVOS CORRIENTES 267.252.522 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 4.111.937.461 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES 5.313.385 2.011 50.142 70.159.077 250.586.888 2.768.053.591 5.348.785 RUBRO 5.1 GRUPO 11 EFECTIVO DESCRIPCION SALDO DIC DE 2012 SALDO DIC DE 2011 Cuenta Corriente Bancolombia – Serv. Personales Cuenta Corriente Bancolombia - Sentencias Total efectivo 0 50.142 3.754.798 3.754.798 0 50.142 . 5.3 GRUPO 16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO CUENTA DESCRIPCION 163503 Muebles, enseres y equipo de oficina 163504 Equipos de comunicación y computación 163707 Maquinaria y equipo 163709 A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 644.445 10.230.040 56.200.000 0 644.445 8.052.487 Muebles, enseres y equipos de oficina 11.870.083 32.230.740 163710 Equipos de comunicación y computación 23.220.760 22.377.852 164002 Oficinas (a) 572.129.959 288.212.940 164017 Parqueaderos y garajes (b) 34.087.194 34.087.194 165010 Líneas y cables de telecomunicaciones 530.550 530.550 165511 Herramientas y accesorios 691.500 691.500 165522 Equipo de ayuda audiovisual 56.332.306 41.373.280 166501 Muebles y enseres 352.294.617 271.802.283 166502 Equipo y máquina de oficina 167001 Equipo de comunicación 80.472.130 82.844.102 167002 Equipo de computación 556.440.403 524.131.510 167502 Terrestre 224.300.000 66.200.000 168002 Equipo de restaurante y cafetería 6.486.400 7.186.300 168501 Edificaciones -191.705.250 -194.586.943 168503 Redes, líneas y cables -530.550 -530.550 168504 Maquinaria y equipo -17.523.509 -17.256.248 168506 Muebles, enseres y equipos de oficina -282.867.850 -296.585.571 168507 Equipos de comunicación y computación -532.525.114 -508.157.856 168508 Equipos de transporte, tracción y elevación Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería Equipo de transporte, tracción y elevación -31.456.903 -23-519.399 -6.486.406 -7.186.306 -780.607 -780.607 168509 169512 23.661.719 17.690.484 (a) Valor discriminado de Oficinas Urbanas: CUENTA: CÓDIGO: UBICACIÓN: OFICINAS 164002 BOGOTÁ CRA 10 No. 15-22 UBICACIÓN / NOMENCLATURA 2 PISO OF 201 2 PISO OF 202 3 PISO OF 301 3 PISO OF 302 4 PISO OF 401 4 PISO OF 402 LOCAL 7 MEZANINNE 5 PISO OF 502 6 PISO OF 602 MATRICULA INMOBILIARIA 050C00457562 050C00456307 050C00456352 050C00457033 050C00457047 050C00457042 050C00457561 050C00456578 050C00456929 COSTO MÁS ADICIONES 2011 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 32.023.660 288.212.940 ADICIONES 2012 RETIROS 2012 0 59.966.411 59.966.411 46.578.150 46.578.150 32.644.409 32.644.409 47.392.987 0 325.770.927 1.228.781 1.228.781 1.228.781 1.228.781 1.228.781 1.228.781 1.228.781 1.228.781 32.023.660 41.853.908 SALDO FINAL 30.794.879 90.761.290 90.761.290 77.373.029 77.373.029 63.439.288 63.439.288 78.187.866 0 572.129.959 Las adiciones que se registraron en el año 2012 en los inmuebles, corresponden a: DESCRIPCION ALFOMBRAS ALA SUR 2 PISO Y BIBLIOTECA SUMINISTRO E INSTLACIÓN) INTERVENCIÓN E INDEPENDIZACIÓN CTA ENERGÍA REMODELACIÓN 4 BAÑOS Y REPARACIÓN TUBERÍA 2 PISO (3 PAGOS) 7 DIVISIONES Y PUERTA EN ALUMINIO (ANTIGUA OF. PROF. JURIDICOS) FECHA DE ADQUISICION* FECHA DE ADICIÓN VALOR CONT. 30/01/2012 29/02/2012 14.877.449 ADO 033/11 22/03/2012 30/04/2012 118.271.060 CPS 035/11 25/02/2012 31/03/2012 15.878.300 ADO 031/11 02/03/2012 31/03/2012 1.774.800 ADO 032/11 14 m2 DIVISIÓN EN ALUMINIO INCLUYE SUB Y CORRCIA OBRA DE REMODELACIÓN PISOS MEZANINE, 2, 3 Y 4TO PISO SUMINISTRO, INSTALACIÓN E IMPLEMENTACIÓN CABLEADO ESTRUC. * Fecha última factura 21/06/2012 30/06/2012 2.760.800 ADO 025/12 03/08/2012 31/08/2012 121.458.518 CO 017/2012 26/11/2012 30/11/2012 50.750.000 CO 050/2012 325.770.927 (b) Valor discriminado de los Parqueaderos ubicados en la Carrera 12 No 15-74: PARQUEADEROS TOTAL 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 616 617 618 636 637 638 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 1.893.733 34.087.194 Durante la vigencia 2012 se adquirió Propiedad, Planta y Equipo por concepto de muebles por valor de $378.805.719 discriminado así: 33 Computadores All in One HP 4300P BIT 20" Led * 3 Portátil 4440S ABME PANTALLA 14" * 4 Discos Duro Externa SEAGATE * 2 UPS de 15 KVA - Trifásica 1 Teléfono Celular GSM Samsung Galaxi 2 Sillas tipo gerente base cromada tapiz malla 1 Puesto tipo gerente 1,80x2 (superficie-cajonera 2x1) 1 Mesa enchapada en formica 4 Puestos 150x60 con cajoneras 4 Puestos 1,5x150 con cajoneras 2x1 2 Puestos 1,5x150 con cajoneras 2x1 y faldero 2 Puestos 1,5x150 con cajoneras 2x1 Sistema de Archivo rodante mecánico 49.179.000 4.937.640 2.083.360 54.995.600 948.950 1.276.000 986.000 371.200 1.995.200 2.691.200 1.415.200 1.276.000 77.265.280 11.408.600 1.971.919 1.933.335 5.971.235 158.100.000 1 Pizarra Interactiva Smart Board 680WITHV5 1 Mini proyector Benq Jobee GPS Batería GP2 3 Cámara DMC SZ1 Panasonic * 1 Fotocopiadora Toshiba E-Studio E205SE 2 Camioneta marca TOYOTA, Fortuner 4X2 *Bienes adquiridos al finalizar el año que no fueron puestos en servicio, debido a su alistamiento y configuración previa, y a la disponibilidad en la entrega hacia los funcionarios (personal en periodo de vacaciones) De igual forma se presentaron retiros de la Propiedad, Planta y Equipo por valor de $70.357.489 con depreciación de $56.003.984 y valor en libros de $14.353.505 según Resolución No. 674 del 26 de Noviembre de 2012. El total de bienes dados de baja registrados en la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo asciende a 255, de los cuales 214 se remataron en diciembre de 2012, quedando pendiente de rematar 41 bienes ubicados en la bodega de baja. Por lo anterior se determina registrar en cuentas de orden temporalmente los bienes dados de baja no rematados, por su valor en libros incluido en la resolución de baja citada. 5.4 GRUPO 19 OTROS ACTIVOS CUENTA 190501 DESCRIPCION 190514 (a) Seguros Impresos, publicaciones, (b) afiliaciones (c) Bienes y servicios 191001 (d) Materiales y suministros 190505 191022 196007 197005 199962 A DIC DE 2012 suscripciones 18.357.246 9.184.479 228.317 107.571 192.000.000 192.965.152 45.986.959 47.289.686 10.680.000 1.040.000 1.252.100 1.287.500 4.061.285 4.061.285 3.175.807.139 2.409.015.809 3.448.373.046 2.664.951.482 y Combustibles y lubricantes Libros y publicaciones de investigación y consulta Derechos (e) Edificaciones TOTALES A DIC DE 2011 (a) Corresponde al saldo de la renovación de las Pólizas de Seguros adquiridas con QBE SEGUROS S.A. en Marzo y Junio de 2012, con vigencia a Marzo y Junio de 2013. Cabe resaltar la adquisición de la Póliza de Responsabilidad Civil para Servidores Públicos en Octubre de 2012. El movimiento a 31 de diciembre de 2012, correspondiente a cada póliza es el siguiente: Concepto Póliza Responsabilidad Civil No. 701581458 Póliza Automóviles No. 701581438 Póliza Todo Riesgo No. 72100001802 Póliza Manejo No.701581459 Póliza Resp. Civil Serv.Públicos No.702550995 Póliza SOAT Costo 2.140.438 1.506.869 17.067.289 11.986.455 9.788.429 451.500 Amortización 1.365.622 1.180.377 10.889.082 7.647.464 3.249.101 252.088 Saldo 774.816 326.492 6.178.207 4.338.991 6.539.328 199.412 TOTALES 42.940.980 24.583.734 18.357.246 (b) Corresponde al saldo de la suscripción a los periódicos El Tiempo y Portafolio adquirido en Julio de 2012 por valor de $399.000 con vigencia de un (1) año. (c) Corresponde al valor de los primeros desembolsos realizados en calidad de Pagos Anticipados, según cláusula del Contrato y que a la fecha no se han legalizado. (d) El saldo de la cuenta lo compone: Concepto Bien adquirido por caja menor Microondas marca Whirpool silver S-11 Certificados digitales TOKEN (2) Bienes de consumo papelería y útiles (inventariados a 31 de diciembre/2012) Valor 246.000 433.840 45.307.119 (e) Corresponde a la actualización de los bienes inmuebles con base en avalúo comercial realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi por la vigencia 2012, según Contrato Interadministrativo No. 061 de 2012 CUENTAS DEL PASIVO: La siguiente es la composición del Pasivo por valores en los años 2012 y 2011 y en porcentaje año 2012: COMPOSICIÓN DEL PASIVO 7.000.000.000 6.000.000.000 5.000.000.000 4.000.000.000 V A L O R 2.012 2.011 3.000.000.000 2.000.000.000 1.000.000.000 0 95,35% 2,22% 2,43% CUENTAS POR PAGAR PASIVOS ESTIMADOS 240.959.503 2.012 6.438.041.145 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 149.803.463 2.011 910.611.263 102.931.289 RUBRO 5.5 GRUPO 24 CUENTAS POR PAGAR 164.392.067 CUENTA DESCRIPCION 240101 (a) Bienes y servicios 240102 (a) Proyectos de inversión 242504 (a) Servicios Públicos 242518 242519 A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 94.597.102 5.500.000 6.205.977.760 102.472.566 193.150 0 (b) Aportes a Fondos de Pensiones 2.506.700 0 (b) Aportes a Seguridad Social en Salud 2.126.300 0 242522 Cooperativas 0 300.000 242590 Otros acreedores 0 50.142 243601 Salarios y pagos laborales 11.979.000 9.409.000 243603 Honorarios 13.188.331 6.136.951 243605 Servicios 1.072.349 1.682.000 243606 Arrendamientos 35.994 59.000 4.120.009 2.110.000 19.045.482 14.892.000 6.470.527 3.155.560 76.728.441 764.844.044 6.438.041.145 910.611.263 243608 243625 243627 246002 Compras Impuesto a las ventas retenido por consignar Retención de impuesto de industria y comercio por compras (c) Sentencias TOTALES (a) Saldo de las cuentas por pagar para vigencia 2013 reconocidas presupuestalmente: Razón Social Total Factura * Retenciones Cta por pagar Oblig. Pontificia Universidad Católica del Perú 6.520.500 0 6.520.500 46912 Pontificia Universidad Católica del Perú 6.520.500 0 6.520.500 48112 Bárbara Vargas Pérez 3.500.000 77.759 3.422.241 48212 Érica Vanessa Díaz Marín 5.000.000 137.200 4.862.800 48312 Luis Fernando Márquez Alzate 8.000.000 708.800 7.291.200 48412 Yesit Jose Berdugo Ebratt 5.000.000 137.200 4.862.800 48512 Martin Augusto Duran Céspedes 5.000.000 137.200 4.862.800 48612 Denis Isabel Alberto Martínez 5.000.000 137.200 4.862.800 48712 Karen Lorena Sastoque 5.000.000 137.200 4.862.800 48812 Julio Roberto Chacón Lasso 5.000.000 137.200 4.862.800 48912 Felipe Andres Cantillo Tinoco 5.000.000 137.200 4.862.800 49012 Oscar Manuel Pérez Romero 5.000.000 137.200 4.862.800 49112 Diana Patricia Grueso Zúñiga 5.000.000 137.200 4.862.800 49212 Pilar Andrea Marín Arteaga 5.000.000 137.200 4.862.800 49312 Diego Fernando Marín Molina 5.000.000 137.200 4.862.800 49412 Representaciones e Inversiones Elite Ltda. 8.037.549 297.927 7.739.622 49512 Colombiana de Software y Hardware - Colsof S.A. 13.380.519 0 13.380.519 49612 5.000.000 137.200 4.862.800 49712 14.800.000 0 14.800.000 49812 Mónica Patricia Cárdenas Rueda 8.000.000 777.270 7.222.730 49912 Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP 1.142.100 0 1.142.100 50012 6.174.375.000 0 6.174.375.000 50112 6.304.276.168 3.508.156 6.300.768.012 Juan Manuel de Jesús Palacios Luna Unión Cooperativa de Caldas Fiduciaria Bogotá Totales * Valor equivalente al saldo de Cuentas por Pagar Presupuestales 2012 para pago en 2013 (b) Corresponde a los descuentos por seguridad social efectuados a los funcionarios de la Entidad, que disfrutaron vacaciones en el periodo comprendido entre diciembre de 2012 y enero de 2013, teniendo en cuenta que la proporción del descuento correspondiente al mes de diciembre fue cancelada en el mismo mes al operador de aportes en línea. (c) Corresponde al saldo de los procesos jurídicos en contra de la Entidad con sentencia, conciliación o pronunciamiento judicial debidamente ejecutoriados. A 31 de diciembre se tiene el siguiente detalle: TIPO DE PROCESO RAD-AÑO 0 Ejecutivo por jurisdicción coactiva DESPACHO DE CONOCIMIENTO Fondo Territorial Municipio de Pensiones de Armenia (Alcaldía de Armenia) ACTOR 11-001-33Nulidad y 31-028restablecimiento 2011del derecho 00077-00 Magda Patricia Estrada Garzón 11-001-33Nulidad y 31-013restablecimiento 2007del derecho 00080-00 Lucio Mariano Navarro Troncoso CONCEPTO CUANTÍA Pendiente de pago según Cuenta de Cobro 2011 (NOTA: se presentó demanda 72.802.042 penal en contra de los ejecutores porque no somos Entidad pensionadora). Sentencia de primera Instancia - Fallo en Juzgado 28° contra de Organizaciones Solidarias 2012 Administrativo del - Se decide el reintegro, pago de 581.600 Circuito de prestaciones y pago a terceros. Queda Bogotá pendiente saldo por pagar a ARP. Tribunal Sentencia de segunda Instancia - Fallo en Administrativo de contra de Organizaciones Solidarias 2012 Cundinamarca - Se decide el pago de prestaciones y 3.344.799 Sección Segunda pago a terceros. Queda pendiente saldo Subsección "c" por pagar a ARP y Salud. 76.728.441 TOTAL 5.6 GRUPO 25 OBLIGACIONES LABORALES CUENTA DESCRIPCION 250504 Vacaciones 51.463.516 33.423.207 250505 Prima de vacaciones 51.463.516 33.423.207 250506 Prima de servicios 40.987.616 32.275.362 250512 Bonificaciones 5.888.815 3.809.513 149.803.463 102.931.289 TOTALES A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 Estos valores corresponden a las sumas consolidadas a 31 de Diciembre de 2012 según informe de la Coordinación del Grupo de Gestión Humana, que representan las obligaciones laborales con los funcionarios de la Entidad, originados como consecuencia del derecho adquirido según las disposiciones legales vigentes. Se presenta un incremento representativo del 45,6% por el efecto del cambio del personal directivo en el año 2011, ya que a diciembre de 2012 cuenta con derechos prestacionales al 100%. 5.7 GRUPO 27 PASIVOS ESTIMADOS CUENTA DESCRIPCION 271005 Litigios A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 164.392.067 240.959.503 El saldo corresponde a la provisión de los siguientes procesos por nulidad y restablecimiento del derecho, reportados por la Oficina Asesora Jurídica mediante informe de cuantías procesales con corte a 31 de Diciembre de 2012, clasificados como contingencias probables con riesgo alto: RAD-AÑO TIPO DE PROCESO 00654-2007 DESPACHO DE CONOCIMIENTO Hernando Alcocer Tolosa Tribunal Administrativo De Cundinamarca-Sección 2A De Descongestión Nulidad y restablecimiento del derecho Shidhjmatnj Pardo B. Tribunal Administrativo De Cundinamarca Nulidad y restablecimiento del derecho Mireya Bonilla Urobio Consejo De Estado (Sección Segunda) Nulidad y restablecimiento del derecho Julio Antonio Gomez Vega Tribunal Contencioso Administrativo Del Huila Nulidad y restablecimiento del derecho Saldo pendiente de reverso -Eliana León Vergara Tribunal Administrativo de Cundinamarca Sección Segunda Subsección "a" 11001333101120 Nulidad y restablecimiento 110009801 del derecho 11-001-33-31017-2007-0043701 76-001-23-31000-2001-0064101 41-001-23-31000-2003-0115601 ACTOR TOTAL CUANTÍA 42.102.932 20.875.940 100.000.000 600.000 813.195 164.392.067 CUENTAS DEL PATRIMONIO: La siguiente es la composición del Patrimonio por valores en los años 2012 y 2011 y en porcentaje año 2012: COMPOSICIÓN DEL PATRIMONIOI 4.000.000.000 3.000.000.000 2.000.000.000 1.000.000.000 0 V A L O R -1.000.000.000 2.012 -2.000.000.000 2.011 -3.000.000.000 -4.000.000.000 -5.000.000.000 24,08% 206,39% -134,34% CAPITAL FISCAL RESULTADO DEL EJERCICIO 2.012 -569.319.381 -4.879.073.692 SUPERAVIT POR VALORIZACION 3.175.807.139 2.011 265.758.479 -742.793.010 2.409.015.809 RUBRO 0,00% 3,87% PATRIMONIO DEPRECIACION PUBLICO ES Y PROVISIÓN INCORPORADO (DB) 0 -91.392.574 2.044.822 -94.329.672 5.8 CLASE 3 PATRIMONIO Lo constituye el 100% de los recursos asignados por el Estado, la actualización de los bienes muebles e Inmuebles propiedad de ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, la depreciación de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran en uso y que son susceptibles de deterioro y la diferencia entre los Ingresos y Gastos causados durante el período (Déficit). CUENTA DESCRIPCION 320801 (a) Nación 323002 A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 -569.319.381 265.758.479 (b) Déficit del Ejercicio -4.879.073.692 -742.793.010 324062 Edificaciones 3.175.807.139 2.409.015.809 325525 0 2.044.822 327001 Bienes Provisiones equipo 0 -780.607 327003 Depreciación de propiedades, planta y equipo -91.392.574 -93.549.065 -2.363.978.508 1.839.696.428 para propiedades, planta y TOTALES (a) El capital fiscal disminuyó en $835.077.860 de acuerdo a las siguientes variables: Detalle Aumento por reclasificación incorporación de bienes 2011 Disminución Reclasificación déficit, depreciación y provisión 2011 Valor 2.044.822 -837.122.682 (b) Teniendo en cuenta el efecto de las cuentas por pagar presupuestales y por ende contables, se presenta un déficit debido principalmente a la obligación por 6.174 millones como resultado de la distribución presupuestal del DPS a la Entidad. CUENTAS DE RESULTADO: 5.9 CLASES 4 Y 5 INGRESOS Y GASTOS La siguiente es la composición del Ingreso por valores en los años 2012 y 2011 y en porcentaje año 2012: COMPOSICIÓN DEL INGRESO 12.000.000.000 10.000.000.000 8.000.000.000 6.000.000.000 2.012 V A L O R 2.011 4.000.000.000 2.000.000.000 0 -2.000.000.000 RUBRO 99,86% 0,11% FONDOS RECIBIDOS OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO 2.012 11.672.571.660 12.473.038 2.011 7.139.729.374 12.666.830 0,00% 0,03% 0,00% ORDINARIOS EXTRAORDINA RIOS 0 3.744.000 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 0 1.002.675 1.902.500 -17.016.245 5.9.1 Ingresos operacionales Los Ingresos contemplan el flujo de fondos recibidos del Tesoro Nacional, para el desarrollo del cometido estatal. CUENTA DESCRIPCION A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 470508 Funcionamiento 6.379.191.027 4.527.842.151 470510 Inversión 5.293.380.633 2.611.887.223 472203 Cuota de fiscalización y auditaje 12.473.038 12.666.830 5.9.2 Otros Ingresos CUENTA 480805 DESCRIPCION Utilidad en venta de activos A DIC DE 2012 0 A DIC DE 2011 1.002.675 (a) 481008 Recuperaciones 3.744.000 0 481049 Indemnizaciones 0 1.902.500 481559 Otros ingresos 0 -17.016.245 (a) El saldo corresponde a reverso de provisión sobre demanda en contra de la Entidad con calificación de probabilidad alta, que fue fallada a favor de Organizaciones Solidarias. El proceso corresponde a una acción de nulidad y restablecimiento del derecho No. 00347-2001 interpuesta por el señor William Grajales Ríos. La siguiente es la composición del Gasto por valores en los años 2012 y 2011 y en porcentaje año 2012: COMPOSICIÓN DEL GASTO 12.000.000.000 10.000.000.000 8.000.000.000 6.000.000.000 2.012 2.011 4.000.000.000 V A L O R 2.000.000.000 0 -2.000.000.000 RUBRO 31,77% 64,72% 0,07% 3,17% 0,27% DE DE OPERACIÓN OPERACIONES PROVISIONES, OTROS GASTOS ADMINISTRACION INTERINSTITUCIODEPRECIACIONES NALES Y AMORTIZACIONES 2.012 5.263.798.129 10.722.080.436 11.355.722 525.087.448 45.540.655 2.011 4.902.017.844 1.911.645.732 78.004.103 1.006.420.246 -17.009.781 5.9.3 Gastos de administración y operación Servicios Personales: Erogaciones generados por la planta de funcionarios de ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, discriminadas así: CUENTA DESCRIPCION 510101 Sueldos del personal 510103 Horas extras y festivos 510105 510113 510114 Prima de Navidad A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 1.770.577.061 1.663.259.194 4.635.013 4.442.357 Gastos de representación 71.142.465 113.741.624 Prima de vacaciones 95.990.923 95.627.958 191.161.863 184.701.138 510117 Vacaciones 141.926.498 168.104.554 510118 510119 Bonificación especial de recreación 10.777.269 10.309.271 Bonificaciones 39.465.128 84.776.893 510123 Auxilio de transporte 9.021.920 8.776.660 510124 Cesantías 201.221.793 185.035.184 510130 Capacitación, bienestar social y estímulos 256.330.350 36.333.966 510131 Dotación y Suministro a Trabajadores 13.298.000 12.200.000 510150 Bonificación por servicios prestados 51.944.435 47.384.990 510152 Prima de servicios 83.051.631 80.659.437 510160 Subsidio de alimentación 5.942.453 5.868.775 510164 Otras primas 251.329.598 230.056.750 510201 Incapacidades 7.413.898 9.666.327 510302 Aportes a cajas de compensación familiar 94.523.300 84.187.100 510303 Cotizaciones a seguridad social en salud 182.430.300 164.337.619 510305 10.662.264 10.177.800 117.943.600 88.442.900 139.174.300 151.358.600 510401 Cotizaciones a riesgos profesionales Cotizaciones a entidades administradoras del régimen de prima media Cotizaciones a entidades administradoras del régimen de ahorro individual Aportes al ICBF 70.888.500 63.138.200 510402 Aportes al SENA 11.818.600 10.528.200 510403 Aportes ESAP Aportes a escuelas industriales e institutos técnicos TOTALES 11.818.600 10.528.200 23.630.000 21.048.500 3.868.119.762 3.544.692.197 510306 510307 510404 Con la adición presupuestal otorgada a la Entidad en el mes de noviembre, mediante el decreto 2260 y la ley 1587 de 2012, se fortalece el rubro de Capacitación, bienestar social y estímulos y por ende el Programa Institucional de Capacitación de Organizaciones Solidarias. Lo anterior se evidencia en el crecimiento de los gastos por dicho concepto en un 605% con respecto al año 2011, bajo la inversión en los siguientes aspectos: Diplomado en Gerencia y Emprendimiento Solidario Universidad Cooperativa de Colombia - Convenio 054/2012 Incentivos Educativos Educación Formal Programa Calidad de Vida Laboral Once funcionarios de carrera administrativa Caja de Compensación Familiar CAFAM - Contrato 041/2012 Seminarios y Foros Cinco funcionarios - competencias laborales 171.000.000,00 53.109.150,00 30.000.000,00 2.221.200,00 A nivel general y exceptuando los gastos por Capacitación, bienestar social y estímulos, los gastos por servicios personales crecieron en un 2,95%, cifra que se encuentra por debajo del incremento salarial (5%) determinado en la escala de asignaciones salariales para los empleados públicos del orden nacional según decreto No. 0853 de 2012. Gastos Generales: CUENTA DESCRIPCION 511104 Loza y cristalería 511111 Comisiones, honorarios y servicios 511114 Materiales y suministros 511115 Mantenimiento 511117 Servicios públicos 511118 Arrendamiento 511119 A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 299.020 59.539 362.913.395 402.719.367 51.278.651 34.224.212 225.302.869 227.489.999 53.665.008 78.974.436 3.267.649 6.364.368 325.033.834 258.750.567 2.179.464 3.720.209 511122 Viáticos y gastos de viaje Impresos, publicaciones, suscripciones y afiliaciones Fotocopias 93.030 168.400 511123 Comunicaciones y transporte 118.127.235 109.806.895 511125 Seguros generales 33.768.213 38.586.097 511146 5.360.000 7.560.000 103.101.162 118.664.996 511155 Combustibles y lubricantes Servicios de aseo, cafetería, restaurante y lavandería Elementos de aseo, lavandería y cafetería 0 3.595.158 511156 Bodegaje 2.723.680 2.560.644 511164 Gastos legales 1.438.647 1.367.930 511165 Intangibles 80.607.472 35.000.000 511190 Otros Gastos Generales 0 384.000 1.369.159.329 1.329.996.817 511121 511149 TOTALES En términos generales el incremento de los gastos generales para el año 2012 con respectos al año 2011 es del 2,94%, lo cual evidencia un ahorro significativo y eficiencia administrativa. Como partidas representativas se tiene la disminución de los siguientes gastos: servicios públicos en un 32% tomando como referencia las obras ejecutadas para el sistema de cableado y energía, disminución en tarifas de acueducto y modificación en planes de servicio telefónico; así mismo el servicio de aseo y cafetería disminuyó en un 13%. Por otro lado se evidencian incrementos en gastos como Intangibles con un crecimiento del 130% debido a la adquisición de los programas de nómina y correspondencia, y en los gastos de viáticos en un 25% debido a la mayor presencia y cobertura institucional teniendo en cuenta la misión de la Entidad. Impuestos Contribuciones y Tasas CUENTA DESCRIPCION A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 512001 Impuesto predial unificado 13.584.000 13.753.000 512002 Cuota de Fiscalización y Auditaje 12.473.038 12.666.830 512011 Impuesto sobre vehículos automotores TOTALES 462.000 909.000 26.519.038 27.328.830 Gastos de Operación CUENTA DESCRIPCION A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 521106 Estudios y proyectos 234.136.000 103.651.977 521107 Gastos de desarrollo 9.737.449.975 1.611.780.275 521109 Comisiones, honorarios y servicios 419.903.250 25.500.000 521125 Promoción y divulgación 330.591.211 170.713.480 10.722.080.436 1.911.645.732 TOTALES Refleja la ejecución efectiva de recursos de inversión asignados a proyectos y programas del mismo ámbito en ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, tendientes a la consecución de metas institucionales. Evidencia un crecimiento del 461% generado por el trabajo efectivo y mayor cobertura que presento la Entidad en la vigencia 2012. Cabe resaltar que los recursos destinados para incrementar el gasto operativo o de inversión, se consiguieron bajo las figuras presupuestales de adición (decreto 2260 y ley 1587 de 2012) con un aumento de presupuesto por la suma de 1.584 millones de pesos y por efectos de distribución de presupuesto del Departamento para la Prosperidad Social hacia la Entidad por la suma de 6.174 millones de pesos mediante resolución 02073 de 2012. 5.9.4 Otros gastos no operacionales CUENTA 531401 DESCRIPCION (a) Litigios A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 525.087.448 1.006.420.246 570508 Funcionamiento 0 1.361.329 570510 Inversión 0 29.926.012 572080 Recaudos 11.355.722 46.716.762 580802 (b) Perdida en retiro de activos 36.126.932 5.886.374 581588 (c) Gastos de administración 19.405.892 7.029.857 581589 (c) Gastos de operación -9.992.169 -29.926.012 (a) Corresponde al valor provisionado a diciembre 31 de 2012 de los procesos que bajo el concepto de la Oficina Asesora Jurídica tenían probabilidad de ocurrencia en contra de la Entidad con un riesgo alto y de aquellos sobre los cuales ya se tenía sentencia, conciliación o pronunciamiento judicial debidamente ejecutoriados. (b) Registro de la diferencia entre el costo histórico y la depreciación acumulada de bienes dados de baja , en aplicación del numeral 23 del Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, del Régimen de Contabilidad Pública. (c) Corresponde al registro de hechos no reconocidos en vigencias anteriores discriminado a continuación: Reconocimiento deudas presuntas con Fondos de Pensiones vigencias anteriores Res.621 20.766.413 Recaudos 2012 por reintegros vigencias 2008, 2010 y 2011 sobre convenios de inversión y gastos de personal. Total -11.352.690 9.413.723 CUENTAS DE ORDEN 5.10 CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS CUENTA 812003 DESCRIPCION Penales A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 19.400.700 19.400.700 831510 (a) Propiedades, planta y equipo 14.002.734 0 834704 (b) Propiedades, planta y equipo 0 816.234.176 (a) Corresponde al valor en libros de 46 bienes muebles dados de baja en noviembre de 2012 mediante resolución No. 674, que a diciembre 31 de 2012 no se habían rematado. (b) Para el año 2011 se tenían cuatro oficinas dentro de los inmuebles a nombre de la Entidad, en convenio con otras entidades estatales. En noviembre de 2012 y mediante resolución No. 596 del mismo año, se transfieren dichos inmuebles a Central de Inversiones S.A. a título gratuito, en cumplimiento al artículo 238 de la ley 1450 de 2011 en lo concerniente a la movilización de activos inmuebles improductivos. 5.11 CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS CUENTA DESCRIPCION 912002 Laborales 912004 Administrativos Otros litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos 912090 A DIC DE 2012 A DIC DE 2011 27.845.000 27.845.000 14.041.942.419 14.481.698.527 366.153.977.560 366.153.977.560 Representa el valor de los procesos con corte a 31 de Diciembre de 2012 reportados con probabilidad de condena y riesgo bajo, según informe suministrado por la Oficina Asesora Jurídica. JOHN FREDDY CANGREJO BERMÚDEZ Coordinador Grupo Gestión Financiera TP. 106900-T