Sistemas de Información para Instituciones Públicas de

Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Edita:
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sede Madrid (sede social)
c/ Vizconde de Matamala, 15
28028 Madrid
Tlf: (+34) 91 590 01 90.
info@ongawa.org
Sede Perú
Av. La Paz, 356, Oficina 404.
Miraflores
Lima 18. Perú
Tlf: (+51) 1 4452193
Autores:
Shirley Kelly Pazos Bashualdo
Rolando Benjamín Pacheco Castañeda
Soluciones Prácticas
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Diseño y Diagramación:
Jose Alfredo Velarde Mariscal
saxracomunicaciónvisual
Ilustraciones:
Anngie Valerie Velasco González
Impresión:
Lima - Perú, 2013
Esta obra está sujeta a la licencia Atribución - No Comercial
- Sin Derivadas 2.5 Perú (CC BY-NC-ND 2.5 PE) de Creative
Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite:
www.creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pe/
La información contenida en esta cartilla puede ser reproducida
total y parcialmente, siempre y cuando se mencione la fuente
de origen y se envíe un ejemplar a ONGAWA Ingeniería para
el Desarrollo Humano, sede en Perú.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Introducción
El programa Willay, coordinado por ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano y en colaboración con
CEDEPAS Norte, Centro Guaman Poma de Ayala, Movimiento Manuela Ramos y Soluciones Prácticas, tiene
por objetivo mejorar la gobernabilidad democrática en
las zonas rurales del país, a través del uso apropiado
de las Tecnologías de la Información y Comunicación
(TIC) orientadas a mejorar la gestión pública; promover
la transparencia y rendición de cuentas; y fortalecer la
participación ciudadana.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
1
Las TIC permiten el tratamiento y la transmisión de la
información, tienen un rol importante, ya sea para la modernización del estado, el mejoramiento de servicios, la
toma de decisiones informadas; así como para garantizar los derechos humanos como el acceso a la información pública, la libertad de expresión, la participación y
la igualdad entre hombres y mujeres.
En este marco, presentamos una recopilación de sistemas de información y aplicativos, fruto del proceso de
identificación, implementación, transferencia y sostenibilidad de los sistemas de información gestionados en
las instituciones públicas rurales de las provincias de
Acomayo (Cusco) y San Pablo (Cajamarca) por parte de
Soluciones Prácticas como socio local del programa
Willay. Y el propósito de esta cartilla es facilitar a otras
entidades públicas especialmente del ámbito rural, el
conocimiento de los diversos sistemas de información
que pueden acceder para la mejora de su gestión.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
¿Qué es un sistema de información?
Un sistema de información es un conjunto de elementos (personas, datos, actividades, recursos informáticos y de comunicación, entre otros.) organizados para administrar y procesar
datos, generando un producto de información con valor añadido. Los sistemas de información
cumplen específicamente tres objetivos: (1) automatizar procesos operativos, (2) proporcionar
información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones, y (3) lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso
El programa Willay hasta el 2012 ha implementado los siguientes sistemas de información.
Sistemas de información por región y sector
Sector Educación
Sistema de
Registro Civil
(SIREC)
Registro Auxiliar
digital (RAD)
Cusco y
Cajamarca
Sistema de
información de
apoyo a la gestión
de la Institución
Educativa
Portal
Municipal
Sector Salud
Sector Seguridad
Sistema de
requisitorias
de personas
y vehículos
(DATAPOL)
2
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Gobiernos
Locales
Cusco
Región
/ Sector
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Cajamarca
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistema
de trámite
documentario
municipal
(SISTRADO)
Módulo de
administración
documentaria
(MAD)
Sistema de
registro y
control de
personal
(SIRECOPE)
Sistema integrado
de medicamentos
e insumos médicos
(SISMED)
Fuente: Elaboración propia
3
Es importante resaltar que ante un problema identificado y factible de solucionar con un “sistema de información” lo que el programa recomienda es:
1. Si existe una solución ya desarrollada y la podemos gestionar, se hace. Por ejemplo el
Módulo de Administración Documentaria - MAD
2. Si existen soluciones similares que podemos tomar de modelo para adaptarlas, se realiza. Por ejemplo el el Registro Auxiliar Digital - RAD
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
3. Si hay un problema para la cual no encontramos solución desarrollada , recién se realiza
una ad hoc. Por ejemplo el Servicio de Registro Civil SIREC
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
4
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Funcionariado de la Muncipalidad de Pomacanchi utilizan los sistemas de información
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
En la siguiente
descripción no
presentaremos al
Portal Municipal, ya
que esta información
completa se
encuentra en otra
cartilla.
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistemas de Información para Gobiernos Locales
Sistema de Registro Civil - SIREC
Este sistema ha sido desarrollado para implementarse en las oficinas de Registro Civil de municipalidades rurales y permite la captura, digitalización, almacenamiento e impresión de los
registros y actas de nacimiento, matrimonio y defunción.
Este sistema pretende reducir los tiempos de espera de la ciudadanía que solicita copias certificadas de actas; la de salvaguardar el material físico que está expuesto a pérdidas y deterioro
por su continua manipulación; y la de generar reportes que las personas registradoras deben
generar mensualmente para las oficinas del Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
(RENIEC).
5
Si bien el RENIEC está impulsando el uso de un sistema integrado nacional que registra las
actas a partir del día de su implementación, su uso en los distritos de las zonas rurales todavía
demorará, ya que requiere de niveles de conectividad que en muchos casos no existe.
En este sentido el SIREC es aún útil, especialmente para los registros de actas anteriores que
aún no serán ingresados al nuevo sistema.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Entre las ventajas de este sistema de información tenemos:
•
Permite la búsqueda, impresión y expedición de actas de hechos vitales de manera descentralizada
•
Permite la obtención de estadísticas en forma rápida y precisa
•
Reduce los tiempos de espera para la ciudadanía
•
Preservación de los documentos originales
•
Optimización de los tiempos y los costos de la emisión de copias certificadas
•
No necesita estar conectado a internet
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistema de Trámite Documentario Municipal SISTRADO
Este sistema de información es para el seguimiento de
los trámites en la atención a la ciudadanía. Este
sistema permite el registro, la búsqueda, la
derivación y el archivamiento de expedientes que ingresan a la municipalidad
o que se generan en sus diferentes
áreas.
Sistema de Registro y
Control de Personal SIRECOPE
Este sistema registra el ingreso
y salida del personal a través de la
captura o registro de la huella digital,
asimismo, permite gestionar los permisos
y vacaciones, muestra consultas y reportes de
las asistencias por cada empleado/a, y facilita la elaboración de las planillas de pago.
6
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
El sistema puede estar asociado
al portal municipal, facilitando el
seguimiento de los expedientes en línea (vía Web) por parte de la ciudadanía y obteniendo la impresión de reportes de
expedientes registrados.
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistemas de Información para el Sector
Educativo
Sistema de Información de Apoyo a la
Gestión de la Institución Educativa - SIAGIE
7
Este sistema del Ministerio de Educación permite
informatizar los procesos de matrícula asistencia y evaluación, así como simplificar la obtención de documentos oficiales como las
fichas únicas de matrícula, las nóminas
de matrícula, las actas de evaluación y
otros materiales de uso interno (listas
de estudiantes, consolidado de evaluaciones por periodo, boletas de notas por periodo y estadísticas, entre
otros).
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Entre las ventajas de este sistema
encontramos:
•
Contar con un marco normativo
estandarizado que, que regule, entre otros los procesos de matrícula,
evaluación de estudiantes, uso de formatos oficiales, así como reglas de promoción y repitencia
•
Generar indicadores de gestión para la toma de
decisiones
•
Mejorar el conocimiento informático de docentes,
padres y madres de familia
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Registro Auxiliar Digital - RAD
Este aplicativo es una plantilla Excel automatizada que se usa como herramienta interna que
puede ser utilizada por docentes y auxiliares de educación que trabajan los registros de notas.
Este aplicativo tiene el objetivo de proporcionar un formato institucional del registro auxiliar
de notas que sea digital; pues este registro se suele trabajar de manera manual para colocar
los datos en el SIAGIE, consumiendo mucho tiempo y produciendo errores en los cálculos de
promedios y en la obtención de los registros de notas finales por áreas y secciones de una
Institución Educativa.
Entre los beneficios de este aplicativo tenemos:
Permite trabajar con cualquier área y todo en un solo archivo utilizando un solo libro electrónico por área y sección
•
Permite digitar los indicadores con los cuales se vine trabajando
•
Permite ingresar las notas, calculando automáticamente los promedios por criterios y periodos lectivos, generando los promedios finales
•
Permite imprimir las plantillas por periodo lectivo en formato A4
•
Genera alertas de apoyo cuando se ingresa un grado y sección que no existe o cuando las
notas ingresadas no están en el rango entre 0 a 20
8
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
•
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistemas de Información para el Sector Salud
Módulo de Administración Documentaria – MAD
Este sistema de información ha sido desarrollado por el Gobierno Regional de Cajamarca y es
utilizado para la gestión documentaria de sus dependencias de los sectores de educación y
salud.
De modo similar al SISTRADO este sistema permite el control y seguimiento de los expedientes
ingresados a las instituciones en línea (vía Web), la administración automatizada para el ingreso, registro, clasificación, derivación, atención, seguimiento y archivamiento de los expedientes; además de la impresión de reportes.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
9
Vista del Módulo de Administración Documentaria - MAD
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
10
Sistema de Medicamentos e Insumos Médicos - SISMED
Este sistema de información ha sido desarrollado, normado y promovido por el Ministerio de
Salud con la finalidad de facilitar el trabajo de la persona responsable de farmacia y almacén
en los establecimientos de salud. El sistema genera automáticamente informes, muestra una
advertencia de los medicamentos por vencer y el stock de los medicamentos y genera los requerimientos mensuales de medicamentos que se necesitarán.
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de información que mejoran la gestión administrativa de la salud
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Sistemas de Información para el Sector Seguridad
DATAPOL
Es un sistema informático de la Policía Nacional del Perú que permite el acceso en línea de las
requisitorias de personas y vehículos en tiempo real. Este sistema requiere conectividad para
contar con comisarías interconectadas en las zonas rurales.
Para este sistema es importante la alianza con la Dirección de Tecnologías de la información
y Telecomunicaciones (DIRTEL) de la Policía Nacional del Perú y la Oficina General de Informática y Telecomunicaciones del Ministerio del Interior (OFITEL) para facilitar la gestión de los
permisos necesarios para que las comisarías.
Entre las ventajas de este sistema de información tenemos:
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
11
•
Información oportuna y en tiempo real para tomar decisiones
•
Disminución en tiempo y costo del proceso de averiguación de requisitorias de personas
y vehículos
•
Sistema con información de requisitorias de personas, vehículos y antecedentes policiales
a nivel nacional
Recomendaciones
Hay que tener en cuenta los tiempos y los recursos financieros para emprender sistemas de
información y aplicativos para la gestión en instituciones públicas rurales, pues esto implica
una inversión que requiere sostenibilidad y mantenimiento.
ONGAWA Ingeniería para el Desarrollo Humano
Sistemas de
Información para
Instituciones Públicas
de zonas rurales
en el Perú
Es importante profundizar en los estudios previos a
la implementación para que la solución trabajada
esté de acuerdo a las necesidades del sector y
a las capacidades de las personas. Es necesario además contextualizar apropiadamente los
sistemas a las disponibilidades reales de equipamiento y de conectividad; pues algunas soluciones que son de simple uso en la ciudad,
no tienen sentido en las zonas rurales.
Los sistemas de información que desarrolla el programa Willay deben ser respaldados mediante un
procedimiento ratificado por resolución municipal o su
incorporación en el MOF institucional.
Si bien las condiciones en las zonas rurales son todavía adversas para aprovechar las TIC, las
condiciones están cambiando favorablemente y se están presentando oportunidades como
la ampliación de la cobertura celular que posibilita la realización de sistemas y aplicativos a
través de este medio.
Recordemos que los componentes tecnológicos, siempre requieren de componentes sociales.
Por ello se considera con igual valor el desarrollo de soluciones tecnológicas y el fortalecimiento de capacidades para su utilización, especialmente cuando se trata de acortar las brechas
entre lo rural – urbano, mujer – hombre, juventud – adultez.
Sistema de Información para Instituciones Públicas de zonas rurales en el Perú
La validación de los sistemas de información,
la disposición institucional y las responsabilidades de las entidades públicas debe primar
como prioridad en las estrategias desarrolladas.
Willay es un trabajo conjunto de:
Financiado por: