UNIDAD II METODOS Y DIAGRAMAS PARA PROGRAMACIÓN Los métodos de programación son herramientas, que permiten mejorar la eficiencia y la eficacia administrativa de un conjunto de actividades o procesos, necesarios para la elaboración de un producto cualquiera. Dentro de la administración de obras de construcción se aplican de manera que logran mejores tiempos de rendimiento, mayor interacción entre las actividades, menor pérdida en mano de obra y materiales y economía de recursos monetarios, entre otros. Desde mediados del siglo XX y como aporte a la época de la industrialización, en que se inicia la implantación de estandarización de procesos, que se generaron con la aplicación de las diversas teorías de la administración de empresas, se ha analizado que uno de los factores que mayor importancia tiene para su funcionamiento, hace referencia a la programación de procesos ó actividades. GENERALIDADES Desde mediados del siglo XX y como aporte a la época de la industrialización, en que se inicia la implantación de estandarización de procesos, que se generaron con la aplicación de las diversas teorías de la administración de empresas, se ha analizado que uno de los factores que mayor importancia tiene para su funcionamiento, hace referencia a la programación de procesos ó actividades. Las condiciones financieras, es otro de los factores que inciden como un factor externo que determina la distribución equitativa a lo largo de la construcción, determinando los aportes, como inyección de capital, por cualquier medio existente, al igual que los pagos a proveedores, a la mano de obra y a diferentes contratistas, de manera que se cumplan coordinada y organizadamente todos los eventos planeados para llevar la obra a su culminación total. En la industria de la construcción, se han aplicado algunos de éstos métodos, de manera que los procesos se ajusten a una programación en la que se ajustan tiempos y movimientos de cada actividad, para lo que se hace necesario desagregar cada proceso constructivo en actividades, como se ha visto en los ejemplos anteriores de diagramas lineales o de flujo, en la cual se describe determinado proceso o actividad de obra, de acuerdo con el objetivo que se pretende al planear y programar una obra. Antiguamente, una construcción adolecía de una gestión administrativa adecuada, se realizaba sin un diseño, sin estudios y con mayor razón sin una programaciónadecuada; sencillamente se conocía la fecha de iniciación, mediante un constructor que determinaba una distribución de acuerdo con unas necesidades, sin prever los costos, el recurso humano, la tecnificación de procesos, los estudios de suelos, resistencias o de afectación al medio ambiente, etc. Poco a poco se han venido cualificando diferentes profesionales, que trabajan interdisciplinariamente, permitiendo una planeación, organización, ejecución y control de cada uno de los procesos que la construcción debe tener para su consolidación total. Es así como intervienen en profesionales de planeación y programación; la administración la arquitectos e ingenieros de varias especializaciones, de acuerdo con la jerarquía y magnitud de la construcción, que realizan estudios que prevén un proceso lógico y programado, de acuerdo con las características de cada proyecto a ejecutar. Para el sector de la construcción, se han venido estandarizando y normalizando cada proceso, de manera que se consolide la industrialización de la misma. Por lo tanto, para iniciar una construcción se deben solicitar pólizas de cumplimiento y de seguridad, se han normado de acuerdo con los sectores y condiciones contextuales, las determinantes físicas que deben ser acatadas por los constructores, al igual que las ambientales, de manera que se proteja el medio ambiente y los materiales que de él provienen y que no son renovables pero si de uso primordial para la construcción. Aun se cuenta con constructores particulares que trabajan independientemente al un proyecto, igual que empresas constructoras consolidadas, que trabajan con unos recursos privados y/o utilizan los créditos de instituciones financieras que ofrecen diferentes alternativas para el sector de la construcción; pero que exigen un riguroso cumplimiento, lo cual genera un manejo estricto de los recursos financieros, humanos, técnicos, etc., demostrando el debido cumplimiento con las condiciones constructivas y con mayor razón sobre la programación de la obra. Es tan importante realizar una adecuada para prever, por ejemplo en caso del aumento de costos, de mano de obra ò de alquiler de equipos que puedan ser necesarios en caso de acelerar la fecha de entrega de la obra ó por cambios obligatorios en diseño, etc. Por todo lo anteriormente analizado, se halla la importancia de realizar una excelente programación, y dado que se han estudiado y adoptado diferentes métodos de programación, que se consideran muy confiables en el área de la construcción y administración de obras, por lo cual las desarrollaremos con mayor detalle en las lecciones siguientes. CAPITULO 4 PROGRAMACIÓN DE OBRA El concepto de programación en general, se puede definir como el desarrollo anticipado de una actividad, es decir, elaborar los pasos para ejecutar un proceso. La programación es una metodología que tiene por objeto determinar cualitativamente el proceso de ejecución de una obra en razón a las actividades que deben desarrollarse cuantitativamente en términos de los costos, tiempos y demás recursos que implica construirla. La versión más difundida, en eso entonces, fue la grafica o barras Gantt que llegó a convertirse en una herramienta auxiliar fundamental de la administración, con el objetivo de programar, planear y controlar el desarrollo de cualquier clase de proyecto, como lo veremos más adelante, en esta misma unidad del modulo. Como se mencionó antes, estos sistemas son relativamente nuevos en el sector de la construcción, en ese sentido es importante reconocer que en el sector de la construcción, en especial de obras civiles, se generan conflictos y cuellos de botella en el transcurso del desarrollo de sus actividades, esto debido a la ausencia de una planeación y una programación y un control adecuado, puesto que el tiempo que se le dedica a la planear el proyecto constructivo es mínimo o inadecuado. Los ejemplos son muchos, de obras que se planean a un determinado tiempo, pero el resultado es distinto, unos elevados costos y retardos en la terminación del proyecto, esto obras públicas. sucede muy a menudo en contratos de En un mundo globalizado y desarrollo tecnológico, hoy se requiere de profesionales que desarrollen habilidades en el manejo de herramientas informáticas, que le permitan facilitar y determinar con exactitud manejo de recursos, costos y duración de la obra, entre otros. La indudable necesidad de sistematizar los trabajos frente a los requerimientos cada vez más exigentes en términos de costos y tiempos, demandan nuevas técnicas de racionalización y optimización de los procesos productivos, lo cual permitió y estimuló la investigación y el desarrollo de metodologías más eficientes. El objetivo de la programación de obra radica básicamente en el apoyo al adelanto de las actividades. Lleva el control del proceso constructivo y recolecta datos para nuevas programaciones. La importancia de elaborar la programación de obra es que permite definir claramente la fecha de iniciación de una actividad, establece el tiempo de duración y por consiguiente la fecha de terminación. Dentro de la programación de obra es necesario de antemano conocer la fecha en que los materiales deben llegar al sitio en el cual se va a desarrollar la construcción, teniendo en cuenta los márgenes de demora que se puedan presentar, es decir evaluar los imprevistos que dependan en la producción, los despachos, el transporte, etc. Para el caso de la maquinaria y equipos, al igual que sucede con los materiales, es preciso prever los tiempos de demora en el caso de que esos equipos sean alquilados por la empresa, con el fin de disminuir costos. Lección 16. Antecedentes del Desarrollo de las Ciencias Administrativas Aplicados a la Programación de Obras Se hace importante analizar el desarrollo de las teorías administrativas de manera que se pueda crear el marco de referencia de los sistemas aplicables a la programación de las construcciones, dado que éste módulo hace referencia a la Administración de las mismas. Si se hace referencia a los comienzos de la vida del hombre, cuando el ser humano descubre que vivir en comunidad, genera muchos beneficios para su desarrollo, se resalta la importancia desde la organización familiar hasta la conformación de una sociedad que requiere ciertas condiciones de jerarquía, que permitan su adecuado funcionamiento y comportamiento frente a otras sociedades. De tal manera, nace la organización de las actividades diarias dentro del círculo familiar y consecuentemente en la comunidad de la cual se hace parte. El hombre siempre necesito de un medio que protegiera su humanidad frente a las condiciones climáticas, de medio natural como los animales feroces, etc. Por tal razón, inicia la búsqueda de lugares adecuados que lo aíslen del medio inhóspito y le ofrezcan una mejor calidad de vida. Por lo tanto, se inicia la búsqueda de técnicas que permitan la construcción de un lugar que le brinde las condiciones necesarias para la subsistencia. Se generan diferentes formas constructivas que van evolucionando en la técnica, los materiales, los procesos y en fin cada actividad que permita la construcción de una vivienda o una infraestructura de mayor magnitud, que ofrezca la prestación de un servicio común a la sociedad. Inicialmente no se encuentran registros de la previsión de problemas sistemáticos tan específicos como lo son la planeación, la programación y el control, podemos identificar a partir del estudio pero de las grandes obras que encontramos a lo largo de la historia, que las diferentes civilizaciones lograron una adecuada y profunda organización constructiva. 100 Existen ejemplos magníficos de arquitectura e ingeniería, que permiten analizar el avance de ésta área del conocimiento, en la cual la evolución esta marcada por las épocas y las civilizaciones a las que han pertenecido cada una de ellas, llegando a consolidarse en nuestra época entre las “Maravillas del Mundo” y otros ejemplos de arquitectura e ingeniería monumental, en el siguiente cuadro se puede analizar, unos pocos ejemplos, con mayor claridad: Nombre Y Lugar de la Obra Pirámide Gizeh – Egipto. La muralla China El Templo de Artemisa / Grecia clásica El Taj – Majal / India Época ó año a la que se adjudica. 2750 años A. C. Mano de Obra que la ejecuto 350.000 hombres Tiempo Duración 30 años Siglo III A-C- Varias dinastías 2000 años Siglo IV A. C. No Existe dato 120 años 1.648 20.000 Obreros 22 años Otros ejemplos se pueden encontrar en la Pagina: http://html.rincondelvago.com/antecedentes-arquitectonicos.html Para la ejecución de éste tipo de construcciones, se ha necesitado la inversión de muchos recursos humanos, materiales, técnicos, financieros, etc. algunos de los cuales no sería posible reunir, por ejemplo para la Mano de Obra, porque seria demasiado complejo reunir, manejar y dirigir a por lo menos 200.000 hombres para ejecutar un proyecto; el tiempo de ejecución, pues fueron proyectos a largo tiempo, que no tendrían una planeación por falta de un seguimiento al mismo, etc.; ó la cantidad de materiales, ya que en la actualidad existen limitaciones en el uso de materiales naturales no renovables, lo que ha generado un daño en el equilibrio ecológico del planeta. Por lo tanto, necesitamos generar un cambio de conciencia en los seres humanos, propietarios de las industrias que innovan, producen y excavan 101 los materiales, para que se pueda generar un cambio estructural en los materiales utilizados y reutilizables que puede tener la construcción. Con el avance del mundo, se ha intensificado el uso de nuevas tecnologías ha permitido la sistematización de algunos procesos administrativos, agilizándolos y haciendo más eficientes las labores y procesos requeridos para la administración de las diferentes construcciones. Por tal razón, se crean día a día, algunos programas especializados en cada una de las áreas tanto administrativas como técnicas que se requieren en la construcción. Lo cual ha generado una evolución en ésta área laboral, desde el punto de vista de lo técnico, administrativo, tecnológico, financiero, etc. Toda la información se consolida experiencia tras experiencia y a través del tiempo, generan la aplicación de teorías que permiten la aplicación a los diferentes campos del desempeño laboral, tanto en el sector de la construcción, como en el área administrativa, por lo que se han aplicado las teorías administrativas que nacieron en los inicios de la época de la industrialización y que han avanzado hasta nuestros dais, en busca de la adaptación de mejores técnicas administrativas aplicables al sector de la construcción, las que deben tener un mayor conocimiento por parte del lector estudiante del sector administrativo de las obras civiles, a continuación se presentan algunas de ellas, para conocer su énfasis en nuestra área de estudio: 102 TEORIA O DOCTRINA ADMINISTRATIVA FUNDAMENTO TEÓRICO PRINCIPIOS PRINCIPAL APORTE AÑO Todo sistema por perfecto ADMINISTRACIÓN que sea, puede CIENTIFICA ser mejorado (FREDERICK TAYLOR) EEUU. DOCTRINA ADMINISTRATIVA ( HENRY FAYOL) EUROPA CICLO DE DESARROLLO (VAN ETTINGER) HOLANDA RELACIONES HUMANAS (ELTON MAYO) EEUU El estudio de Nacen las técnicas de 1896 las tareas estudio de Tiempos y manuales Movimientos, puede aplicados como conducir al herramienta diseño de fundamental en el mejores área de la ingeniería herramientas industrial y el campo y mejor de la producción. disposición del sitio de trabajo. El Demostrar que es 1. Pronóstico administrador 2.Planteamien posible descubrir y 1902 to se hace, no enseñar los principios nace. administrativos y que 3, Organización la administración no 4. Dirección depende exclusivamente de 5. Coordinación “genios innatos”. 6. Control Rediseña el Permite Descubrir el error para modelo de evaluar las mejorar no solo por 1943 Fayol, propone experiencias y conocer el error hacer un ciclo conocerlas, cometido, siempre se donde se para aplicar reevalúa para un evalué cada los mejoramiento paso para conocimientos continuo. a futuros mejorarlo. proceso. La El hombre como Estudios de importancia actor investigación sobre 1923 mejoramiento fundamental del el mejoramiento de ambiental proceso la calidad del medio 1937 para la administrativo. ambiente del producción, el trabajador. hombre trabaja mas, cuando cuenta con un espacio de trabajo adecuado. 103 TEORIA O DOCTRINA ADMINISTRATI VA TEORIA X - Y (DOUGLAS Mc GREGOR) 1950 EEUU FUNDAMENT O TEÓRICO PRINCIPIOS Distinguir las diferentes actitudes que puede adoptar el hombre frente a su trabajo. De acuerdo con la motivación que tenga, el ser humano puede desarrollar diferentes conductas frente a su trabajo. Posición X Posición Y PRINCIPAL APORTE AÑO El hombre va al trabajo como castigo 1950 o como un proceso implícito de la naturaleza. El hombre requiere o no, presión para hacer el trabajo. Puede tener o no metas frente al trabajo que tiene. Responsabilidad. Aporta a la Si las metas son ADMINISTRACI Definir claras, el hombre se administración ÓN POR claramente 1951 moderna, sus puntos OBJETIVOS los objetivos identifica fácilmente de vista en reglas (PETER y metas de la con ellas y ejerce fáciles de difundir y autocontrol para DRUCKER) empresa, de adoptar, es el cumplirlas. EEUU. éste es el autor mas leído. norte de toda acción. Justificación de las Necesidades “Toda TEORIA motivaciones para la 1952 MOTIVACIONAL necesidad no Fisiológicas. satisfacción de las satisfecha es de Seguridad (ABRAHAM necesidades del ser Sociales una MASLOW) humano. Del YO motivación” EEUU Autorrealización. 1. “Producir o Morir” Cada posición es MALLA La fundamental GERENCIAL preocupación 2. “Todos somos 1953 identificarla, muy (BLAKE – por las hermanos” importante para el MOUTON) personas y 3. “Todo se área de producción. soluciona solo” por la 4. “Estamos en la producción. cuerda floja” 5. “La empresa somos todos” DESARROLLO Movimiento 1. Estrategias para el La aplicación de cambio. estas características, 1958 ORGANIZACIO creado por 2. Modificaciones en buscan la efectividad 1962 NAL (LIPPIT, varios la actitud y de la empresa. TENENBAU, teóricos, comportamiento del ARGYRIS, caracterizada BENNIS, individuo por buscar 3. Teorías del DAVIS, mejorar la comportamiento. BERNE). efectividad 4. Requiere apoyo de de la alta dirección. empresa. 104 TEORIA O DOCTRINA ADMINISTRATIVA FUNDAMENTO TEÓRICO TEORIA DE LAS Proceso sobre DECISIONES. toma de (HERBERT SIMON) decisiones. PRINCIPIOS PRINCIPAL APORTE 1. Definición del problema. 2. Análisis del problema. 3. Estudio de alternativas. 4. Elección mejor alternativa. 5. Acción. Evaluación. Manejo de manuales de organización y métodos. Programación lineal, programación dinámica, teoría de colas, de inventarios, de probabilidad, investigación de operaciones. Todas ellas como herramientas, son modelos matemáticos para el proceso de toma de decisiones. AÑO 1960 Para ampliar el tema pueden consultarse las diferentes teorías en google o en la dirección: http://orbita.starmedia.com/~martzsolis/TEORIAS%20ADMINISTRATIVAS%20Y%20SU%20APLICACI ON%20A%20LAS%20OBRAS.htm Con éste resumen de las teorías, podemos determinar que el primer estudio científico sobre el concepto de planeación se realizó hasta finales del siglo XIX, por autores desconocidos, que trataron de analizar las relaciones del trabajo contra el tiempo. Durante la primera guerra, se aplicaron muchos métodos de éstos, que pretendían mejorar sus actividades bélicas y sus estrategias administrativas. El jefe de ordenanzas de la Secretaría de Defensa de los E. U., General William Crozier, dispuso en su departamento, la práctica del control estricto, para que cada subalterno cumpliera con el deber asignado, lo cual se conoció como el “gráfico del progreso”. Posteriormente, el decano de la Universidad de Cincinatti, Hernán Scheider, elaboró un estudio sobre las labores del Departamento de Defensa, en la que se elogiaba el estudio del General Crozier, dicho estudio fue analizado por Henry Gantt, Taylor y Wallace Clark, que iniciaron las aplicaciones civiles de dicho grafico, al sistema civil. 105 Éstos teóricos administrativos civiles, realizaron algunas modificaciones y realizaron su introducción al sistema de producción industrial, llegando a popularizarse su uso y aplicación a lo largo de los Estados Unidos, llamándolo Gráfico de Barras ó simplemente Gráfico de Gantt. 106 Lección 17 Conceptos Generales sobre Programación El término de “programación”, que mejor se puede definir y adoptar para el sector de la construcción es:”el desarrollo teórico anticipado de cualquier actividad supuesta en una obra”. De tal manera que éste concepto se encuentran involucrados tres conceptos importantes, que a continuación podemos analizar más profundamente: El desarrollo teórico de una actividad, hace referencia a prever la forma en que se debe desarrollar una actividad constructiva. Es por ello, que en esta fase se elaboran los pasos o procesos que posee una actividad cotidiana que se efectúa dentro de una actividad determinada, para lograr el objetivo propuesto. Igualmente, es aplicable a cualquier ejemplo de una actividad que en la vida diaria se ejecuta normalmente, describiendo y ordenando de acuerdo con el tiempo de ejecución de la misma y que para los efectos de programación, se ofrece una continuidad de acciones que permiten el desarrollo normal de las actividades. Anticipado: lo cual determina el componente de programación, ya que el anticiparse a una acción, es la característica exclusiva de ella. Programar es el desarrollo “teórico”, puesto que no se ha ejecutado, se hace una programación sobre una actividad no ejecutada en el tiempo. Por tanto, se hace una suposición de una acción a realizarse. Actividad Supuesta: dado que se esta previendo que una actividad se realice, no esta aun ejecutada. Por tal razón la programación se realiza sobre un proceso previo a la actividad misma, lo cual motiva ejecutar una programación de la ejecución de una actividad, de manera que se logre el objetivo de una forma organizada, evitando riesgos y pasos inadecuados. Englobando y contextualizando, cada una de estos términos dentro de una programación de actividades, hace falta involucrar el tiempo, ya que es una variable determinante, para la ejecución de una actividad, adecuada, confiable y lógica. Ya que ésta última, determina que ninguna acción que 107 se realice en un contexto, puede estar aislada de la determinación de un tiempo de ejecución. Es por ello, que la determinación de las diversas actividades, dependiendo del nivel de dificultad de las acciones que involucre, pueden ir desde una programación sencilla hasta las muy complejas. Dentro de una programación, puede parecer superfluo el análisis de situaciones o acciones muy sencillas, dado que se realizan desprevenidamente, sin analizar e inconscientemente. Sin embargo puede encontrarse que la no prevención de alguna acción por sencilla que parezca, puede desencadenar conflictos o inconsistencias que una adecuada programación puede subsanar. Es importante, la generación de una adecuada programación de actividades, para evitar los imprevistos, puesto que ellos se traducen en aumento de tiempo, costo, material, mano de obra, etc. De tal manera que siempre debe realizarse un adecuado y ordenado plan de actividades, de manera que la programación de actividades sea fácilmente ajustable y previsible a nuevas condiciones antes de ejecutar en la realidad una actividad cualquiera. 17.1. Objetivos de la Programación Se han definido tres objetivos claves dentro de la programación aplicada a un proceso constructivo: Apoyo a la prevención de riesgos en las actividades parciales y totales de una construcción. Control sobre el proceso constructivo. Recolección, análisis y resumen de datos para nuevas Programaciones de obra. 108 Estos tres objetivos mencionados reúnen los datos mas sobresalientes que pueden obtenerse de una programación adecuada, sin embargo esto se determina por la cantidad de datos que se incluyan en ella. Sin embargo se puede hacer la pregunta de cual es el aporte de la programación al desarrollo de una actividad constructiva. A lo cual se puede inducir que además de la fecha de iniciación de una actividad, se puede determinar la duración y por supuesto la fecha de finalización; además que se ha tenido previamente en cuenta el cálculo de cantidades de obra, con lo cual se pueden obtener otros datos, que se analizan a continuación: 17.1.1. Pedidos de Materiales Los materiales deben estar listos en el sitio, cuando la actividad se va a llevar a cabo, para que no ocurran imprevistos de retrasos o incumplimientos. Uno de los retos de la programación, es determinar las fechas limites para realizar cada acción en dicha programación, de tal manera que conociendo la fecha en que se van a utilizar; y teniendo previsto el tiempo en que los proveedor tardan en entregar cada material a la obra, se puede determinar y programar adecuadamente las solicitudes de pedidos a los diversos proveedores. Es importante conocer el tiempo que pueden estar almacenados cada uno de los materiales, sin perder sus condiciones y características, de manera que no se anticipe demasiado en la llegada a la obra y la utilización que puede tener cada uno de ellos en las diferentes actividades, además que se incrementa el costo de la seguridad de los mismos. De ésta manera, se realizan mas ahorro de los desperdicios, los traslados en almacén y disminuyen las perdidas ó daños de material, por maltrato ó malas condiciones climáticas. Alquiler y Arrendamiento de Equipos Al conocer previamente el tiempo, las necesidades y las condiciones que requiere cada actividad, se puede tener previsto la necesidad de contratación de alquiler de equipos y maquinaras especiales que requieren la ejecución de ciertas actividades constructivas; ya que es 109 muy costoso que cada empresa constructora cuente con un equipo tan costoso y de uso esporádico, es por ello, mucho mas rentable su arrendamiento, el cual debe ser aprovechado en su totalidad de tiempo alquilado, para evitar perdida de tiempo, en mano de obra y en alquiler. Al medir tiempos y rendimientos, puede adoptarse la idea de suprimir el alquiler y dar prioridad a la compra de un equipo o una maquinaria, dado el alto rendimiento de utilización en una obra ó en varias simultanea o consecutivamente, bajando el nivel de pago de arrendamientos continuos que puede presentarse. De tal manera que una programación debidamente realizada, puede ayudar a la toma de decisiones que pueden ser importantes para la empresa o para la obra. 17.1.2. Pagos En éste punto se enlaza la programación con el presupuesto general para determinar cual va a ser el “flujo de fondos” que se va a ejecutar durante la construcción que se adelanta. Éste flujo, de acuerdo con la programación en tiempo que se haya efectuado, puede darse semanal, mensual, quincenal, etc. para determinar la forma en que se van a ejecutar dichos recursos económicos, tales como los pagos a proveedores y/o contratistas, los anticipos, nóminas, pólizas, etc. Otro factor importante básico para la ejecución de la obra, en la programación, es la mano de obra, rigurosa de cada actividad, se determina la cantidad de recurso humano necesario y el tipo de cualificación que debe tener esa mano de obra. Por tanto, se determina cuantas cuadrillas, la distribución en la obra, etc. para que pueda lograrse un “equilibrio de recurso humano”, de manera que no haya demasiadas cuadrillas en un mismo lugar y compitan por el espacio de trabajo. No es una buena estrategia, el contratar mucho personal, para que no puedan trabajar todos a la vez, en la misma obra, si ésta no es de 110 gran tamaño, puede existir el conflicto. Sin embargo, no debe pensarse en contratar y cancelarlos al siguiente mes, pues genera un alto nivel de costos y el personal puede rechazar nuevos contratos, por falta de confiabilidad en la empresa constructora. 17.1.3. Programación de la Actividad Para la elaboración de una programación, los datos mas importantes están en definir las fechas y los tiempos de ejecución de cada actividad, ya que se debe tener claro el objetivo de la programación y es su cumplimiento completo y fielmente, ya que no se debe tomar como un elemento de decoración, cuando se presenta en carteleras, con la simbología bien explícita, para que todos los empleados tengan bien presente el cumplimiento de las fechas límites y de los tiempos de ejecución de cada actividad. 17.1.4. Coordinación de Actividades El arte de elaborar adecuadamente una programación esta en realizar la perfecta coordinación entre las actividades, la secuencia de las mismas, determinar fechas criticas en las que se deben solucionar los inconvenientes que pueden estar previstos dentro de una actividad o en la confluencia de varias de ellas. Para lo cual existen programas más especializados, que permiten la coordinación entre muchas actividades, lo cual se analizará en el siguiente capitulo. Cabe concluir que en ésta actividad recaen todos los objetivos de una programación, dado que se integran en ella el desarrollo concreto de la actividad, el control sobre ella y la totalidad, y el consolidar los datos que permiten conocer diversos problemas presentados en una construcción y que se convierte en una herramienta para la adecuada toma de decisiones en diferentes construcciones en las que se pueden aplicar las experiencias previas, con el correctivo apropiado para que cada vez sea una programación mucho mas adecuada a la realidad contextual. 111 Aunque cada obra es para la empresa ó para el constructor particular, ésta es una experiencia innovadora y enriquecedora por si misma, por lo que se concluye que se debe ser muy estricto con las mediciones de tiempos y rendimientos, ya que el factor humano incide en la variabilidad de los mismos, de acuerdo con las condiciones climáticas, del contexto, previos, los materiales, etc. reducir desperdicios, Se pueden resolver imprevistos mejorar rendimientos, etc. En conclusión, toda experiencia constructiva, es una base de datos que brinda información útil para nuevas obras. Las primeras técnicas de programación se aplicaron a los finales del siglo diecinueve, cuando se efectuaron los primeros intentos para analizar y correlacionar en forma sistemática los trabajos y tiempos de determinadas actividades en ciertos procesos Durante el siglo XX se desarrollaron de manera progresiva los sistemas de planeación, programación y control que inicialmente se aplicaron en el campo militar donde se originaron, después son adaptados a los procesos de producción y recientemente en el sector de la construcción. 17.1.5. Control de Obra El programa general coordinador, así como los programas detallados, son instrumentos dinámicos de trabajo, no pueden concebirse como documentos invariables, puesto modificaciones, ya que se que son estructuran susceptibles en base a de sufrir hipótesis (rendimientos, costos, recursos) que la realidad irá demostrando si fueron correctas o no, o si aún siendo acertadas se cumplen efectivamente en la obra. Por las anteriores razones una programación eficiente no consiste en elaborar un buen plan de trabajo en el tiempo, aunque este es un instrumento básico, constituye apenas el primer paso de la labor que debe complementarse con el indispensable control, con el fin de: 112 Verificar que los trabajos se desarrollen según el programa previsto. Detectar las eventuales fallas tanto de la programación como de la organización y desarrollo de los trabajos, así como el suministro de los recursos. Prever las modificaciones inminentes que hayan de ocurrir y establecer los medios para controlar tales efectos. Corregir las alteraciones en el cumplimiento del programa, con miras a reducir al mínimo las consecuencias, a fin de conservar en lo posible el término de ejecución previsto. Formular recomendaciones sobre las medidas que deban tomarse, a fin de que la obra se adelante en forma óptima, realizando cuando fuese necesario, las actualizaciones del programa original, para tener una visión realista del desarrollo y la conclusión de los trabajos. El control detallado de la programación en la obra implica las siguientes labores: 17.1.6. Toma de Datos Cuando las características de la obra lo justifican, mediante un personal auxiliar se lleva el record diario de su desarrollo en cuanto a: Obra ejecutada por día de trabajo Personal de trabajadores Equipo utilizado Novedades que incidan en el avance previsto de los trabajos 113 Cuadros de control para sistematizar esta labor y facilitar el consecuente procesamiento de los datos obtenidos, en los cuales se van haciendo las anotaciones correspondientes, a saber: 17.1.7. Fuente de trabajo Actividades que se cumplen en los diferentes frentes de avance de obra. Cantidades de obra. Cómputos de los trabajos ejecutados durante el día. Computo de las horas/hombre. Trabajadores empleados en la ejecución de cada uno de los anteriores ítems, discriminando el tipo de personal, como maestros, contramaestros, oficiales, ayudantes. 17.1.8. Procesamiento de Datos Después de haber clasificado y analizado, según los grupos de actividades afines de la obra, los datos se presentan resumidos en cuadros para un posterior análisis, con miras a detectar y resolver las causas que están incidiendo negativamente en los resultados. 17.1.9. Estudio de Rendimientos La correlación sistemática de las cantidades de obra ejecutadas, con las del personal empleado en aquellas, determina la respectiva tasa de rendimiento. Los rendimientos – promedio constituyen una de las hipótesis sobre las cuales se desarrolla la programación, ya que con referencia a ellos se hacen las estimaciones de los recursos necesarios; cuadrillas de trabajadores, equipos y herramientas para adelantar durante determinado tiempo, es decir, a cierto ritmo, los diferentes frentes de 114 obra. Este tema de rendimientos será ampliado más adelante en la unidad III de mano de obra. 17.1.10. Visitas e Informes de Obra Por lo general en todos los casos un asesor de programación con experticia, puede cumplir estas funciones, de ayudar al personal especializado. 17.1.11. Estado General Realizar una síntesis del estado en que se encuentra la obra, con relación al programa, puede ser que este se esté cumpliendo, o que haya un adelanto o un atraso. Personal y Rendimientos Verificaciones sobre el tipo, cantidad de personal de trabajadores, según los rendimientos obtenidos frente a los previstos 17.1.12. Suministros Situación del suministro de materiales y equipos Se dan las siguientes recomendaciones: Cuando se trata de retrasos ya acumulados y/o de los que han de presentarse de forma inevitable, deben dar lugar a actualizaciones del programa. Un programa de obra se hace para cumplirlo, no se puede considerar como un documento estático, que una vez elaborado, permanece invariable. Las múltiples circunstancias que cotidianamente se presentan en las obras de construcción, pueden alterar el desarrollo previsto, imponen la necesidad de de un constante control para detectar los problemas, identificar las alternativas de solución y hacer los correspondientes ajustes del programa, buscando minimizar los efectos de los cambios, siempre con el criterio de optimizar los recursos. 115 En la actualidad se han creado nuevos sistemas de programación que hacen más fácil la tarea de Programar, planear y controlar las obras de construcción, dentro de estos sistemas de programación se puede mencionar una herramienta muy importante hoy en día en la industria de la construcción, el software MS Project, diseñado para trabajar y administrar cualquier clase de proyectos, este es uno de los que más se adapta al desarrollo de programas constructivos. Es importante que el estudiante de la gestión de Administración de Obras Civiles herramienta. y Hoy Construcciones en día las conozca empresas la aplicación requieren de de esta personal capacitado en el manejo de la tecnología de y la informática, puesto que les permite aumentar la producción y a la misma vez bajar sus costos de operaciones Se realizarán algunos ejercicios de la forma tradicional, aplicando los diagramas de programación de Gantt, métodos de la ruta critica, como el CPM/PERT, el sistema de programación LPU. Una vez desarrollados estos ejercicios mediante los anteriores métodos de programación, se aplicarán en el software MS Project. Lo que se busca básicamente es hacer una relación y diferencias entre los distintos sistemas de programación, llevando la aplicación y utilizando el software MS Project, herramienta muy poco conocida, pero que es necesaria para la eficacia y eficiencia en el desarrollo de cualquier clase de proyectos. Cabe mencionar que no se pretende enseñar a elaborar proyectos de manera general, específicamente se quiere mostrar sus características básicas en la aplicación en la construcción de una casa de tres pisos, en materiales tradicionales, como son ladrillo, bloque, arena cemento, hierro, en algunas de sus partes mas relevantes del software MS 116 Project, es decir el objetivo de mostrar esta herramienta es que el estudiante se familiarice un poco con ella. Microsoft Project es muy similar y funciona en forma singular a otras aplicaciones que tiene Microsoft. Las barras de herramientas, las barras de menús, los comandos, y los cuadros de diálogo son similares con Microsoft Word, Microsoft Excel, y Microsoft PowerPoint que permiten adaptarse muy fácilmente por su similitud. Uno de los mayores problemas que se presentan con MS Project es el costo de su licencia, por esa razón muchas de las pequeñas y medianas empresas constructoras en Colombia no lo utilizan todavía, sin embargo esto no impide que un tecnólogo en la Administración de obras civiles y construcciones conozca su aplicación. Por eso es necesario que hoy el constructor tenga contemplado dentro de sus costos la inclusión de personas expertas en el manejo de estas tecnologías, dado que con el tiempo esto le permitirá mayores rendimientos, tanto de obra, como económicos. En la medida que se vayan desarrollando los diferentes temas de programación, se van incluyendo ejemplos de aplicación de esta herramienta tan importante en la industria de la construcción. 117 Lección 18 Diagrama o Gráficos de gantt (1861-1919) Ingeniero industrial mecánico norteamericano, nació en Calvert Country (Md.), en Pine Island (N.Y.). Discípulo de F. W. Taylor, fue colaborador de éste en el estudio de una mejor organización del trabajo industrial. Sus investigaciones más importantes se centraron en el control y planificación de las operaciones productivas mediante el uso de técnicas gráficas, entre ellas el llamado diagrama de Gantt, popular en toda actividad que indique planificación en el tiempo. Su obra principal, publicada en 1913, se titula Work, Wages and Profits (Trabajo, salarios y beneficios). Útil para coordinar y programar, la grafica Gantt era un desarrollo revolucionario y estaba basada en tiempo más bien que la cantidad, el volumen o el peso. Henry Gantt también jugó un papel significativo en la historia de dirección moderna y uno de los pocos que para esa época reconocieron la importancia de la motivación, un fenómeno psicológico, en el lugar de trabajo. Él enfocó sistemas de recompensa, donde él reforzaría el trabajo bueno en vez de castigar el trabajo pobre. Un pionero para este acercamiento de dirección, Gantt inició un nuevo modo de relacionar con trabajadores y acentuó el mando bueno de parte de la dirección. Gantt reconoció la importancia de tratar al empleado bien, e instituyó salarios mínimos e incentivos de paga para sus empleados. La contribución de Henry Gantt al proceso de dirección tiene el honor hoy por Henry Laurence Gantt Medal. Establecido en 1929, dan al premio para el logro distinguido en la dirección y para el servicio a la comunidad1. En el eje Horizontal del Diagrama se determina el calendario o escala de tiempo que se va a utilizar, se selecciona el más adecuado, según el tipo de trabajo que se piensa ejecutar y pueden estar expresados en días, semanas meses, etc. 1 www.biografiasyvidas.com 118 En el eje Vertical se describen las actividades, que son el trabajo que se va a ejecutar y se representan en orden descendente, es decir la actividad que empieza primero se encuentra localizada en la parte superior del diagrama, las siguientes actividades se colocan de manera consecutiva hacia abajo del eje vertical. Cada actividad esta separada por una línea de forma horizontal de izquierda a derecha. La importancia del Diagrama de Gantt es que le permite al programador, coordinador o director del proyecto ver cuales son actividades que van adelantadas o retrasadas de acuerdo a la programación establecida inicialmente. Es muy útil, puesto que el diagrama muestra cual es la actividad inicial y cual es la actividad final. El objetivo del Diagrama de Gantt es el de mostrar el tiempo de dedicación previsto a las actividades o tareas a lo largo del proyecto para determinarlo con el tiempo total programado. Los diagramas de Gantt son herramientas muy utilizadas para la administración de proyectos, por varias razones, entre ellas, son muy prácticas, fáciles de aplicar y muy económicas. En la actualidad, se puede expresar el gráfico dentro de cualquier sistema tecnológico de uso común, pero existen igualmente programas especializados, que requieren conocimientos más adecuados para su manejo y su aplicación en la programación de una obra constructiva. Los diagramas de Gantt presentan innumerables ventajas para proyectos de gran magnitud, dado que representa las diversas tareas y da una idea bien amplia del proyecto, sin embargo cabe anotar que el diagrama de Gantt tiene varias desventajas que se pueden observar una vez se desarrolle el ejercicio aplicado de algunas de las actividades que se realizan para una edificación de tres pisos. Una obra de construcción son muchas las actividades que desarrolla desde su inicio hasta su final, sería muy dispendioso si se las enumeran todas, por esa razón para hacer más fácil y entendible el ejercicio, solo se van a tratar algunas de ellas. 119 Lección 19. Grafico de Barras o Grafico de Gantt de planeación y ejecución. Estos tipos de gráficos de barras son los que se han determinado como gráficos de Gantt, de manera que se pueda obtener una visión general sobre todo el proceso administrativo de una actividad que se va a realizar. Por tanto, vamos a analizar cada uno de ellos, para conocer su incidencia y su aplicación en una construcción. Grafico de Barras o Grafico de Gantt de Planeación, como es obvio, se realiza con anticipación a la ejecución de una actividad determinada o del conjunto de ellas que conllevan a la entrega de un producto final. De tal manera que se plasma en el gráfico el plan de actividades que se propone lograr en un determinado tiempo En donde una cuadrilla se propone ejecutar el campamento, el replanteo, la excavación, la cimentación, la ejecución de la estructura y la construcción de muros en obra negra. En primer lugar debe realizar la lista de las actividades a realizar y determinar el tiempo que gasta en su ejecución Pasos para elaborar Grafico de Barras o Grafico de Gantt Elaborar una lista de actividades Ordenar las actividades de acuerdo a los de ejecución Elaborar el gráfico tipo cartesiano donde se represente en el eje horizontal los tiempos que se expresan en días, semanas, quincenas, meses. Establecer el tiempo de duración de cada actividad. Dibujar con barras en la gráfica las actividades según el tiempo establecido para su ejecución El primer paso es elaborar la lista de actividades, que para el caso siguiente, es la construcción de una edificación de tres plantas, donde solamente se describen las actividades desde su inicio, pasando por la 120 estructura hasta los muros, puesto que seria muy dispendioso, como se dijo antes, detallar todas las actividades de la obra, debido a que son muchas y lo que se trata es de entender como se construye y se interpreta Grafico de Barras o Grafico de Gantt y además porque el proceso es el mismo para las actividades restantes. En este caso donde se plantea la construcción de una edificación de tres plantas, solamente la parte estructural de la obra, se puede observar que realmente es una obra pequeña, que no sería necesaria la primera actividad campamento, pero lo que trata es que el estudiante se familiarice con todo el proceso de un proyecto constructivo. El objetivo de elaborar esta lista es que no se quede ninguna actividad sin programar, por eso en este primer paso no importa que las actividades no estén ordenadas, lo importante es incluirlas todas, que después se le dan el orden correspondiente de acuerdo al proceso de ejecución, entonces el borrador de las actividades serían: Campamento Descapote Excavación manual Replanteo Estructura Mampostería Cimentación Después de hacer la lista de las actividades que se van a desarrollar, sin importar el orden o secuencia, se elabora el Grafico de Barras o Grafico de Gantt, donde se ha establecido que la unidad de tiempo es por semanas, donde la semana uno empieza en la semana 1 y termina en la semana 6, fecha en que se debe terminar parte de la obra. 121 Gráfica1. Grafico de Barras o Grafico de Gantt de Planeación Cada actividad esta representada por una barra que indica a cuanto tiempo esta planeada El segundo paso es ordenar las actividades de acuerdo a su ejecución. Este proceso lo debe realizar una persona experta en construcción de edificaciones, quien establece cuales son las actividades que se ejecutan primero y cuales le siguen, actividades que se describen en el eje vertical. Luego de ordenar las actividades se enumeran consecutivamente en el diagrama, estableciendo tiempos para cada una de las actividades, días, semanas, quincenas o meses, para nuestro caso se ha seleccionado la unidad de tiempo por semanas, las cuales van localizados en el eje horizontal, una vez ordenadas las actividades se llevan al Grafico de Barras o Grafico de Gantt, quedaría de la siguiente manera: 122 Grafica 2. Grafico de Barras o Grafico de Gantt Ejecución En el anterior Grafico de Barras o Grafico de Gantt se desarrollan las actividades programadas, donde las barras de color gris nos indica lo planeado, pero una vez terminadas las actividades programadas que no todas terminaron en la fecha prevista, nos indica que hubo unos atrasos y adelantos de lo planeado con lo ejecutado, como lo muestra las barras de color negro. En el caso de la construcción del campamento, se planeó iniciar al comienzo de la primera semana, pero no fue así, se arrancó con esta actividad como el día martes a mediados del día, pero que se terminó como se había previsto la primera semana, de acuerdo a como lo muestra la barra de color negro. Para la segunda actividad de replanteo se inició en lo planeado, pero no se terminó como se había previsto, tiene una demora de mas o menos un día. El descapote se comienza como dos días después de lo planeado y termina en la misma proporción, cuando se tenía que acabar esa actividad al final de 123 la semana, pero la demora fue de dos días, no se cumplió lo planeado con lo ejecutado. Con respecto a la excavación manual comienza y termina con lo planeado, es decir se ejecuta la obra en el tiempo previsto, sin adelantos, ni atrasos. La actividad más afectada, en especial la iniciación y terminación es la cimentación, con una semana tarde al empezar y ese mismo tiempo de demora para su terminación. La estructura de la obra estaba prevista para comenzar pasada la mitad de la semana y se cumplió con la meta, pero hubo un atraso para finalizarla, puesto que se terminó un día y medio después. Por último, la mampostería también presenta una iniciación tarde de lo planeado, pero finalizar esta actividad presentó más atraso, puesto que se terminó una semana después de lo planeado. La fecha de corte coincide con la terminación parcial de los muros, cuando aún no se ha terminado la quinta semana, sin embargo cabe anotar que solo se ejecutó el 30% de lo programado inicialmente. observar estos diagramas muestran Como se puede a través de las barras lo planeado, como lo ejecutado, pero no se establecen las razones del porque de los adelantos o los atrasos, esa en una de las desventajas de las barras Gantt Figura 25. Este Diagrama de Gantt visto en Microsoft Project: 124 Tabla 2. Ventajas y Desventajas de los Diagramas de Gantt VENTAJAS Es fácil para su elaboración interpretación DESVENTAJAS e No se sabe con exactitud cuando una actividad depende de otra. Se pueden comprobar muy fácilmente Debido a que la las barras se desarrollan los tiempos de programación y separadamente, no se puede saber como ejecución una actividad influye sobre la otra, con relación a los adelantos o atrasos que se Se puede comprobar lo planeado con lo pueden presentar. ejecutado Si dos actividades son simultáneas no se Permite racionalizar el trabajo y una sabe si son secuenciales. mejor utilización de los recursos La longitud de las barras no permite Es sencillo visualizar las fechas de conocer que se desarrolla y en que fecha. corte. En todo proyecto se presentan Se pueden determinar las causas del actividades que son susceptibles de porque la ejecución es mayor o menor variar con respecto a su iniciación o a lo planeado. terminación, en el diagrama no es claro, esto es muy importante saberlo, puesto El Diagrama de Gantt tiene muchas que en algún momento en el desarrollo ventajas, sin embargo presenta del proyecto se requiere aginar algunos importante desventajas, debido a su recursos. simplicidad y sencillez, básicamente en lo que respecta a la planeación y el Los proyectos de gran magnitud se componen de un gran número de control. actividades, que sería muy difícil desarrollarlos en el diagrama de Gantt. Las anteriores desventajas dieron origen a nuevos sistemas de programación, sistemas que tienen características muy complejas y que eliminan esas desventajas de las barras de Gantt, pero es necesario reconocer que las barras de Gantt fueron y siguen siendo aún herramientas muy importantes. A raíz de las desventajas que se anotaron anteriormente se crearon los siguientes sistemas de programación, que hoy facilitan el trabajo, entre otros. 125 CAPITULO 5. MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN CPM Y PERT Los métodos de programación se comienzan a utilizar cuando se inicia la industrialización en el mundo, es decir que gracias a Fayol, a Taylor y a todos los investigadores y trabajadores de los principios de la administración que nacen en las industrias nacientes a finales del siglo XVIII y comienzos del siglo XIX. El concepto de la aplicación de un método de programación a cualquier proceso de producción es sencillamente hacerlo mas eficiente de manera que se puedan reducir tiempos, costos, mano de obra; sin demeritar la calidad que debe ser siempre optima. De tal manera que en el presente capitulo nos detendremos a analizar los métodos aplicados al sector de la construcción específicamente. 126 Lección 20. Método de la Ruta Crítica www.aldeaeducativa.com El éxito de un proyecto consiste en combinar elementos como mano de obra, materiales maquinaria y equipo de forma adecuada, el proceso constructivo debe estructurarse de manera que permita el orden en la disposición de los recursos de la construcción. Para determinar el uso de los recursos económicos disponibles dentro de la programación de obra se pueden aplicar modelos lógico- matemáticos como son el Método del camino crítico, entre los que se destacan el CPM y el PERT. El conjunto de actividades que no poseen márgenes y que definen la duración total del proyecto, se denomina camino critico. CPM: Método del Camino critico PERT: Evaluación de Programas y Revisión Técnica 20.1. Método CPM (Método de la ruta crítica) Generalidades El método CPM (Critical Path Method), fue desarrollado en 1957 en los Estados Unidos de América por un centro de investigación de operaciones 127 para la firma Dupont y Rémington Rand, buscando el control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación adecuada de las actividades integrantes del proyecto. El CPM fue diseñado para proporcionar diferentes elementos útiles de información para los administradores del proyecto. El CPM expone la "ruta critica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. Esto quiere decir que, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta critica deben realizarse pronto. Por otra lado, si una actividad de la ruta critica se retarda el proyecto como un todo se retrasa en la misma cantidad. Las actividades que no están en la ruta critica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es pueden empezarse mas tarde y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retrasos. La Compañía DuPont (E. I. du Pont de Nemours and Co.) en asocio con la División UNIVAC de la Rémington Rand, desarrollaron el Método de la Ruta Critica (CPM), método para controlar el mantenimiento de proyectos de plantas químicas DuPont. Este método (CPM) esta diseñado para programar grandes números de actividades que no pueden ser representadas en las graficas de Gantt. Los técnicos de la Du Pont, entre ellos los ingenieros Kelley Walker y con y técnicos por parte de la Rémington Rand crearon el sistema que se denomina CPM (Critical Path Method), el cual traduce 20.2. Método del Camino Crítico El problema de la Administración de Proyectos surgió con el proyecto de armamentos del sistema balistico para submarinos Polaris en 1958. Con tantos componentes y subcomponentes juntos producidos por diversos fabricantes, se necesitaba una nueva herramienta para programar y controlar el proyecto. El PERT (Evaluación de Programas y Revisión Técnica) fue desarrollado por científicos de la Oficina Naval de Proyectos Especiales, Booz Allen y Hamilton además la División de Sistemas de 128 Armamentos de la Corporación Lockheed Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad que ha ganado amplia aceptación universal2. Tabla 4. Sistemas CPM y PERT CPM Los tiempos de las determinísticos actividades son PERT Los tiempos de las actividades son probabilísticos. Esta basado en actividades Esta basado en eventos Orientado a quien ejecuta Orientado a quien lo controla Se utiliza para cualquier tipo de proyecto Se utiliza investigación en proyectos de Comúnmente el CPM que es un concepto deterministico El CPM es idéntico al PERT en concepto y metodología La diferencia principal entre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto. Por otra parte, el CPM se desarrolló para manejar proyectos repetitivos o similares (ej., mantenimiento de plantas químicas). Obviamente, se gana gran cantidad de experiencia con el tiempo en tales circunstancias, aun cuando dos proyectos puede que no sean iguales. Esta experiencia llevó al análisis de técnicas de colisión utilizadas en las redes CPM. La planeacion, programación, ejecución y control debe ser un proceso que incluya el Método de la Ruta Crítica en cada una de las actividades del proyecto que se vaya a realizar, para obtener buenos resultados, el cual debe desarrollarse en un tiempo y un costo mínimo3. 20.3. Método PERT El método del camino crítico: el método PERT (Program Evaluation and Review Technique), que traduce Evaluación de Programas y Revisión 2 Edelstein, Isaac. Programación de obras: técnicas Gantt, CPM, PERT aplicada a la construcción. Editorial Mitre. Argentina. 1972. 1 3 Rivera Igor, Universidad Privada Domingo Savio, Santa Cruz – Bolivia, 2005 129 Técnica, que fue desarrollado por la Armada de los Estados Unidos de América, en 1957 para controlar los tiempos de ejecución de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales, por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos de tiempo disponibles. Fue utilizado originalmente por el control de tiempos del proyecto Polaris y actualmente se utiliza en todo el programa espacial. PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total. Este modelo de proyecto fue el primero de su tipo, un reanimo para la administración científica, fundada por el fordismo y el taylorismo. A pesar de que cada compañía tiene su propio modelo de proyectos, todos se basan en PERT de algún modo. Solo el método de la ruta crítica (CPM) de la Corporación DuPont fue inventado en casi el mismo momento que PERT. La parte más conocida de PERT son las Redes PERT, diagramas de líneas de tiempo que se interconectan. El PERT está diseñado para proyectos de gran escala, que se ejecutan de una vez, complejos y no rutinarios. El PERT tiene en cuenta los recursos necesarios para completar las actividades. Muchas veces los proyectos presentan limitaciones de mano de obra y equipos, haciendo que la programación sea difícil. El PERT identifica los momentos del proyecto en que estas restricciones causaran problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no criticas, permite que el encargado del proyecto manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas. Las actividades de la ruta crítica, permiten recibir la mayor parte de la atención, debido a que la terminación del proyecto dependerá fuertemente de ellas. Las actividades no críticas se manipularan y remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos. 130 Ambos métodos aportaron los elementos administrativos necesarios para formar el .método del camino crítico actual, utilizando el control de los tiempos de ejecución y los costos de operación, para buscar que el proyecto total sea ejecutado en el menor tiempo y al menor costo posible. Por último, el PERT es una herramienta que sirve para monitorear y controlar el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel y su importancia en la terminación del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. La distribución de tiempo que supone el PERT para una actividad es una distribución beta. La distribución para cualquier actividad se define por tres estimados: El estimado de tiempo mas optimista, a. El estimado de tiempo mas probable, m. El estimado de tiempo mas pesimista, b. TIEMPO OPTIMISTA: Es el menor tiempo posible en el cual puede ejecutarse la actividad, utilizando los recursos normales, dicho de otra forma, es el tiempo necesario para terminar el trabajo en caso que todo ocurra mejor de lo que se espera. TIEMPO MAS PROBABLE: Es la estimación de tiempo más exacta posible. Es decir es aquella duración de actividad que se adoptará si se imagina que todo sucede satisfactoriamente. TIEMPO PESIMISTA: Es el máximo tiempo necesario para la ejecución de la actividad. En otras palabras: es la estimación de tiempo que sería adoptada considerándose todos los factores adversos, excluyéndose, sin embargo, una catástrofe que no está prevista en el diagrama. La forma de la distribución Beta se muestra en la siguiente figura No. El tiempo más probable es el tiempo requerido para completar la actividad bajo condiciones normales. 131 Los tiempos optimistas y pesimistas proporcionan una medida de la incertidumbre inherente en la actividad incluyendo desperfectos en el equipo, disponibilidad de mano de obra, retardo en los materiales y otros factores. Distribución Beta con tres estimaciones de tiempo Figura 26. Una vez que se realicen estas tres estimaciones de tiempo, son reducidas por métodos estadísticos a un solo estimativo de tiempo, llamado (Te) Tiempo esperado, y a otros términos o conceptos estadísticos como la Desviación estándar y la varianza, que no son materia de trabajo en el presente modulo, por considerar que estas herramientas son más utilizadas para otro tipo de proyectos distintos al de la construcción. Para el cálculo del (Te) seria el siguiente: La distribución Beta es utilizada para prever las posibles desviaciones que puede tomar el tiempo estimado, hacia la izquierda o hacia la derecha del tiempo más probable. Para ilustrar mejor la distribución Beta se analiza el siguiente caso: 132 Tiempo Optimista (a) = 4 Unidades de tiempo (Horas, días, semanas meses) Tiempo Probable (m) = 7 Unidades de tiempo (7 días) Tiempo Pesimista (b) = 10 Unidades de tiempo (10 días) Aplicando la formula del Tiempo esperado se tiene: Esto quiere decir que cuando la distancia (a – m) es = a la distancia (m – b), el Te es igual al tiempo probable (m). Para este caso como resultado se da una curva de distribución normal: Curva Normal Figura 27. Tabla 4. Ventajas y Desventajas del PERT Ventajas El PERT es proporciona útil la Desventajas porque información Los siguientes son algunas de las debilidades del PERT: siguiente: Las estimaciones del tiempo de Tiempo previsto de terminación del proyecto. la la actividad son algo subjetivas y dependen del juicio. 133 Probabilidad de la terminación En antes experiencia en la ejecución de de una fecha especificada. una casos actividad, pueden Las actividades de donde ser hay los poca números solamente una la conjetura. En otros casos, si la trayectoria crítica que afectan persona o el grupo que realiza directamente el tiempo de la la actividad estiman el tiempo terminación. puede haber diagonal en la estimación. Las actividades tiempo prestar flojo y que que recursos actividadesde la tienen pueden a las trayectoria crítica. Incluso si bien se estiman los tiempos de la actividad, el PERT asume una distribución beta para éstos las estimaciones del tiempo, pero Fechas del comienzo y del extremo de la actividad. A diferencia de la la distribución real puede ser diferente. Evaluación de Programas y Revisión Técnica (Sin embargo, si la asunción beta de la distribución sostiene, el PERT asume que la distribución de la probabilidad del tiempo de la terminación del proyecto es igual que el de la trayectoria crítica. Cabe anotar que la elaboración de un proyecto en base a redes CPM y PERT son similares y consisten en: Identificar todas las actividades que involucra el proyecto, lo que significa, determinar relaciones de precedencia, tiempos técnicos para cada una de las actividades. Construir una red con base en nodos y actividades (o arcos, según el método más usado), que implican el proyecto. Analizar los cálculos específicos, identificando las rutas críticas y las holguras de los proyectos. 134 Lección 21. Ruta Crítica Se denomina ruta crítica a los caminos continuos entre el evento de inicio y el evento de término del proyecto, cuyos arcos componentes son todas actividades críticas. Las rutas críticas se nombran por la secuencia de actividades críticas que la componen o bien por la secuencia de los eventos o nodos por los que atraviesa. Nótese que un proyecto puede tener más de una ruta crítica pero al menos siempre tendrá una. Existen actividades que, si se retrasan, provocan un retraso de todo el proyecto; y si se adelantan, provocan un adelanto en la conclusión del proyecto, como se dijo anteriormente. Este tipo de actividades reciben el nombre de Actividades Críticas, las que integradas conforman la Ruta Crítica (Camino Crítico), por lo que deben ser vigiladas con mayor cuidado por los profesionales que administran el proyecto. 21.1. Actividades no Críticas Son las actividades que no forman parte de la Ruta Crítica y se caracterizan porque pueden admitir un cierto retraso máximo sin afectar al tiempo total de ejecución del proyecto o el tiempo de ejecución de otras actividades. La presencia de un número suficiente de actividades no críticas durante el desarrollo de los proyectos, permite superar limitaciones temporales de recursos económicos, físicos y humanos, sin afectar a la fecha de terminación de los proyectos, a través de la asignación prioritaria de tales recursos a las actividades críticas, y una asignación limitada a las actividades no críticas. En términos prácticos, la ruta crítica se interpreta como la dimensión máxima que puede durar el proyecto y las diferencias con las otras rutas que no sean la crítica, se denominan tiempos de holgura. 135 21.2. Holgura. Se denomina holgura de una actividad, al tiempo que tiene ésta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto, es decir es el retraso o adelanto máximo que se puede permitir en una actividad. es.wikipedia.org/wiki/Técnica_de_revisión_y_evaluación_de_programas - 33k La Holgura se calcula con la diferencia entre sus tiempos más lejanos de iniciación y más próximos de iniciación, o entre su tiempo más lejano de terminación y el tiempo más próximo de terminación. Se debe cumplir con la siguiente condición: tiempo de inicio+duración = tiempo de terminación Figura 28. Concepto de Holgura y fechas significativas de una actividad Cualquier demora adicional a la holgura total de la actividad afectará a todo el proyecto, pues una vez consumido este tiempo de reserva, la actividad pasa a convertirse en actividad crítica. En estos casos es muy frecuente que exista más de una ruta crítica en el proyecto. Este tema de Holgura se ampliará mas adelante mediante la aplicación de un ejercicio Durante cualquier tiempo del desarrollo de un proyecto siempre existirá al menos una actividad que sea crítica, como se mencionó anteriormente. No resulta conveniente tener demasiadas actividades críticas en un momento dado, pues el control total del proyecto se vuelve más difícil, y la 136 probabilidad de que se incumpla con los plazos de ejecución del proyecto se vuelve más alta. 21. 3. Diferencias entre CPM/PERT Como se indico antes, la principal diferencia entre PERT y CPM es la manera en que se realizan los estimados de tiempo. PERT supone que el tiempo para realizar cada actividad es una variable aleatoria descrita por una distribución de probabilidad. CPM por otra parte, infiere que los tiempos de las actividades se conocen en forma determinísticas y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados. En el caso del CPM solamente se requiere un estimado de tiempo. Todos los cálculos se hacen con la suposición de que los tiempos de actividad se conocen. A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retraso, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos4. 21. 4. Usos de los métodos CPM / PERT Por su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño, el campo de acción de este método es muy amplio. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes características: Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico. Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible 4 Salas, José Luís, Escuela de Ingeniería Civil, Construcción II IC-804 Grupo 02, Universidad de Costa Rica 137 21.5. Ventajas del Sistema CPM/PERT Es importante mencionar las ventajas de los sistemas de trayectoria crítica (PERT / CPM, con relación al sistema tradicional de barras (Gráfica de Gantt): Se puede conocer exactamente la secuencia de las actividades. Es posible analizar el efecto de cualquier adelanto o atraso de una actividad con relación al proyecto. Se pueden estudiar rápidamente diferentes alternativas. Se determinan y se analizan todas las variables tiempo, costos, recursos. Se pueden conocer cuáles son las actividades que sufriendo retrasos no afectan o modifican el proyecto. La efectividad del sistema es directamente proporcional al número de actividades, esto indica que entre más actividades existan, más detalles, más conocimientos se tienen del proyecto. Se pueden visualizar todos los problemas y situaciones sobre el papel, antes que ellos ocurran en la realidad. Identifica los elementos (segmentos) más críticos del plan, en que problemas potenciales puedan perjudicar el cumplimiento del programa propuesto. Ofrece la posibilidad de simular los efectos de las decisiones alternativas o situaciones imprevistas y una oportunidad para estudiar sus consecuencias en relación a los plazos de cumplimiento de los programas. Con la aplicación del método CPM/PERT existe la posibilidad de cumplir exitosamente los plazos propuestos. 138 Lección 22. Pasos para elaborar una red CPM/PERT Los pasos comunes son seis, para elaborar una red CPM/ PERT: Definir el proyecto y todas las actividades o tareas importantes. Determinar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividades deben preceder a otras y cuáles deben seguir a otras. Esbozar una red que conecte todas las actividades. Asignar tiempo y/o costos estimados a cada actividad. Calcular el tiempo requerido para completar las actividades en cada trayecto de la red. Emplear la red para que sirva de soporte al plan, el programa, el monitoreo y el control del proyecto. Para la elaboración de un Modelo de Red CPM/PERT es necesario previamente conocer la lista de actividades, se considera que un proyecto esta terminado cuando todas sus actividades hayan sido completadas. En una actividad puede haber varias actividades que son predecesoras que deben ser terminadas antes de empezar la nueva actividad. En estos sistemas de Red se manejan dos conceptos, los cuales son importantes definirlos. NOMBRE Tabla 5. Actividades y Eventos SIMBOLO DESCRIPCION Hace referencia a todo aquello que consume tiempo y recursos, tiene un comienzo y un final. Por ejemplo, empezar la construcción de un muro o pared, se dice que es el evento, construir el muro es la actividad y terminar de construir el muro es el evento 139 Actividad En el sistema CPM/PERT, las actividades son representadas gráficamente por una flecha y sobre ella va un nombre o símbolo, que normalmente es una letra, este modelo se denomina diagrama de flechas, mallas o redes. Entre el comienzo de la flecha y el final de la misma, se desarrolla la actividad y que a la vez se pueden presentar actividades simultáneas. Las flechas construyen el modelo de red, pera determinar que actividades preceden, que actividades siguen y cuales actividades son simultaneas, como se verá más adelante en la tabla de secuencias. Las flechas siempre van de izquierda hacia la derecha, nunca lo contrario, sería incorrecto, se representan de forma horizontal, vertical, curvas, rectas, como las quiera elaborar el autor del proyecto Evento Hace referencia la comienzo y el final de una actividad, no consume tiempo ni recursos, se puede decir que son puntos de control durante el proyecto, Por ejemplo, empezar la construcción de un muro o pared, se dice que es el evento, construir el muro es la actividad y terminar de construir el muro es el evento Los Eventos están representados gráficamente por unos círculos, denominados puntos o nudos, dentro de él va el número, según la ubicación en la malla o red, pero siempre será de forma consecutiva. No sería posible que una actividad comience por una actividad y termine mediante otra actividad 140 22.1. Normas o Reglas para elaborar un Modelo CPM/PERT Tabla 6. Las siguientes son reglas o normas para construir la malla o red de programación: A) INICIO Y FIN B) Evento de Paso o Dependencia C) Evento de Dispersión Toda actividad parte de un evento y termina en un evento, en la parte de interior del evento debe llevar un numero consecutivo de acuerdo a las actividades a desarrollar Una actividad no puede iniciarse hasta tanto la actividad anterior no se haya terminado De un evento o nodo pueden partir dos o más flechas de actividades. Lo cual indica que tanto la actividad B, como la C dependen de la actividad A A un evento pueden llegar dos o más flechas o actividades. D) Evento de Convergencia Esta grafica se interpreta diciendo que la actividad C depende de la actividad A y B, que C no puede iniciar hasta que las actividades A y B se hayan concluido en su totalidad La actividad B es numerada como 2 – 3, pero al mismo tiempo la actividad C esta numerada también como 2 – 3, lo que indica una doble identificación. 141 Figura 29 . Para corregir el error, se crea un nuevo evento que permita identificar las actividades de manera separada, como lo muestra la figura. Figura 30 Después de crear en nuevo evento que para el caso que nos compete la actividad B = 2 – 3 y la actividad C = 2 – 4 y se ha solucionado la doble identificación. Se puede observar que la actividad D ya no depende de la actividad B, pero la actividad B a quedado suelta y no se cumpliría la condición de construcción de malla o red. Figura 31 Ninguno de los eventos o nodos de la red pueden estar conectadas por más de una flecha, como se muestra en la gráfica: 142 Figura 32. Nótese la flecha punteada, indicando una actividad virtual o ficticia Formas correcta e incorrecta de un diagrama de flechas Otro error que no se debe cometer en la construcción de una malla o red CPM/ PERT, es que no deben existir retornos, como se muestra, que la flecha actividad se encuentra hacia atrás. Puesto que las flechas siempre van en sentido izquierda a derecha, de arriba abajo. Figura 33 22.2. Actividades Virtuales o ficticias. Estas se representan con una flecha punteada que se utiliza para mostrar relaciones entre actividades y para evitar conectar en forma directa dos 143 eventos o nodos a través de más de una flecha. No consumen tiempo ni recursos y en algunos casos indica un tiempo de espera para iniciar la siguiente actividad. Cabe recordar que en la mayoría de redes o mallas siempre debe haber por lo menos una Actividad Ficticia o Virtual, claro esta que entre menos actividades ficticias o virtuales se presenten en una red o malla, esta será más fácil de interpretarla. Figura 34 Una vez que aplicadas todas las reglas anteriores, se puede entonces, construir una malla o red CPM PERT 144 Lección 23. Lista de actividades Las actividades son una serie operaciones de forma ordenada que se ejecuta, en el caso del la construcción, por ejemplo, elaborar planos, levantar muros, pañetar, pintar, entre otros. Estas actividades son realizadas por una persona o un grupo de personas, donde se establecen tiempos para su ejecución, tanto como para su iniciación, como para la finalización de dicha actividad. La elaboración de la lista de actividades permite asignar o nombrar personas que se responsabilizan en cada proceso que se va a desarrollar, en condiciones óptimas para su ejecución. Llevar a cabo la lista de actividades es asegurar que ninguna actividad quede por fuera al momento de elaborar el esquema. En este primer paso la lista de actividades se puede hacer de forma desordenada, por ahora no importa el arden, que ya en la segunda fase se ordenan de tal forma que nos permita visualizar el diagrama de precedencias. Para ordenar las actividades es observar cual actividad es antes o después del proceso que se vaya a desarrollar. Una vez ordenadas las actividades, como se dijo anteriormente, se le antepone una letra mayúscula a cada actividad en orden alfabético. Para la ilustración de la lista de actividades, al igual que en los ejercicios anteriores es el de mencionar algunas de las actividades de una edificación de tres plantas, puesto que describir todas sería muy dispendioso y lo importante aquí es que se entienda de manera fácil el ejercicio, que una vez en el trabajo el profesional tendrá la oportunidad de elaborar una lista completa en el desarrollo de su proyecto En cualquier esquema de programación, la base fundamental son las secuencia de actividades para la elaboración de la malla o red. 145 23.1 Tabla de secuencias de actividades Para elaborar una tabla de secuencias de actividades, lo primero es hacer una tabla con tres columnas, en la columna de la mitad se coloca la Actividad, en la columna izquierda se escribe la actividad predecesora, o sea, la actividad que esta antes y en la columna derecha esta la actividad que sigue, es decir la secuencia, inicialmente los datos de las actividades no están de forma ordenada por ahora, en el siguiente proceso se le da el orden consecutivo. Tabla 7. Secuencia de actividades PRECEDE ACTIVIDAD SECUENCIA -----------Cimentación Replanteo Mampostería Pañetes. Cubierta Replanteo Mampostería Cimentación Cubierta Acabados Pañetes. Cimentación Cubierta Mampostería Pañetes. ---------Acabados La tabla anterior de secuencias de actividades se interpreta así: La primera actividad es el Replanteo, esta actividad es la inicial, por tal razón no tiene ninguna que la preceda. La actividad Mampostería la precede a actividad Cimentación, es decir, hasta tanto no se haya concluido la actividad Mampostería no se puede realizar la actividad Cimentación y a esta le sigue la actividad Cubierta, que siguiendo con el mismo proceso, esta actividad de Cubierta se debe realizar una vez se haya terminado la actividad Mampostería La actividad Acabados no se puede iniciar hasta tanto se termine la actividad Pañetes y esta es la ultima actividad, o sea que es la actividad final del proceso. 146 Para la elaboración de la lista de tareas o actividades, así como también el orden consecutivo de ejecución debe ser elaborada por una persona experta que conoce del tema de construcción de edificaciones, como se dijo anteriormente, para este caso. Al igual que la elaboración de las actividades en el grafico de Gantt, para la tabla de secuencias se ordenan de la misma manera: A. Replanteo B. Cimentación C. Mampostería D. Cubierta E. Pañetes F. Acabados Relativamente en estas pocas actividades es sencillo elaborar la tabla de secuencias, sin embargo para elaborar la lista de todas las actividades de la edificación de tres plantas es un poco más compleja. Para ilustrar mejor la tabla de secuencias del ejercicio anterior, quedaría representado de la siguiente manera: Tabla 8. Secuencias ordenadas PRECEDE ACTIVIDAD SECUENCIA ----- A B A B C B C D C D E D E F E F ------ Para construir la malla o red CPM/PERT es necesario ordenar las actividades como se dijo anteriormente. 147 Una de las razones para ilustrar mejor la elaboración de la red o malla CPM/PERT de la edificación de tres plantas, se debe a que una construcción de edificación de menos plantas no se podría analizar con mayor objetividad la construcción de la malla o red (ejercicio que se desarrolla más adelante en Microsoft Project), sin embargo hay que anotar que en este ejercicio no se van a describir todas las actividades porque quedaría una programación muy extensa, solamente se hará la programación de lo que respecta a la estructura de la obra, dicho de otras maneras hasta parte de la obra negra. Entonces, quedarían por fuera de esta programación las actividades de Instalaciones domiciliarias y acabados, etc. 148 Lección 24. Sistema LPU (Líneas y puntos de unión). Es la representación de un programa por medio de líneas y círculos (puntos). Este sistema es muy parecido al sistema CPM/PERT, sin embargo presenta algunas diferencias bien notorias, que hace que sea un sistema con algunas ventajas. Las características importantes que contiene el sistema LPU, son las siguientes: En el sistema CPM/PERT los círculos representan un evento o nudo, mientras que en el sistema LPU representan una actividad. Las actividades como se dijo antes, se representan con un circulo y se unen mediante líneas, que de denominan líneas de secuencia o relación. Las actividades (círculos) se ordenan en un sentido posicional en la grafica, donde se necesita definir las posiciones de una actividad con las demás. Las posiciones son atrás - adelante, arriba - abajo. Las posiciones atrás adelante se encuentran sobre el mismo eje, en el caso de arriba abajo, se localizan en el mismo vertical. Las actividades en este sistema ya no se representan por medio de flechas, como en el sistema CPM/PERT, sino por medio de líneas, ya que funciona la grafica en sentido posicional, es decir que la posición es relativa a las actividades, tal como se muestra en la siguiente grafica: Figura 35. 149 En los círculos que se representan las actividades con su respectivo nombre, el número de secuencia y los tiempos de iniciación, duración y terminación, por ahora en la grafica anterior solo esta representada la actividad, mas adelante establecemos la duración, la iniciación y terminación. En la grafica anterior las actividades B y C dependen de A, son simultáneas puesto que se encuentran en el mismo sitio vertical sin estar unidas por líneas de relación que causarían dependencia, D depende a B, E depende de C y F depende de D y E. Entonces, para que una actividad sea simultánea no debe estar unida por ninguna línea de secuencia En el sistema LPU los círculos se descomponen en varias partes, en los cuales se indican el nombre de la actividad, los tiempos y su secuencia, así: Figura 36. La lectura de la grafica es la siguiente: A: Nombre de la Actividad IP: Iniciación primera IU: Iniciación ultima D: Tiempo de Duración de la actividad TP: Terminación primera TU: Terminación ultima En programación algunas actividades tienen un margen de tiempo para iniciarse sin afectar lo programado, puesto que su terminación no necesita terminarse en determinada fecha. La iniciación primera IP es la fecha en que se podría iniciar las actividades, puesto que las actividades precedentes 150 están ya están terminadas, luego viene la iniciación ultima IU, que es la ultima fecha en se podría iniciar esta actividad sin afectar otras actividades, en esa misma medida asignando tiempos de duración las fechas para la terminación primera TP y terminación ultima TU. En el sistema LPU se considera al igual que en el CPM/PERT el concepto de Holgura, el cual es la diferencia entre la Iniciación Primera y la Iniciación última, se coloca sobre la línea de relación de la siguiente manera: Figura 37. En la grafica aparece la actividad A que tiene 7 unidades de duración, que pueden ser, días, semanas, meses, esta actividad se puede iniciar, según la unidad de tiempo que se establezca, (día, semana, mes) 15 y se podrá demorar en iniciarse hasta el día, mes, semana18, con un margen de 3 unidades de tiempo que se escribe en la línea de relación de secuencia y se encierra mediante un triangulo. El mismo ejercicio CPM/PERT que se realizó anteriormente de la construcción de una estructura de tres plantas, se elabora en el sistema LPU para comparar y observar que son muy similares. Como se puede ver en la grafica, aquí no hay actividades virtuales o ficticias, puesto que no existen problemas de la doble identificación HACER GRAFICA 24.1. Ventajas del sistema LPU Son sistemas muy simples, no hay problemas de doble identificación, las actividades se desarrollan en los círculos o puntos y las relaciones entre las actividades son solo líneas de secuencia. 151 En el sistema CPM/PERT cualquier cambio, implica un sin numero de pasos que complica la construcción de una nueva malla o red. Por ejemplo en un proyecto que tiene tres actividades A, B, C desarrollo de este aparece una actividad inicialmente, pero que en el D, que depende de B y no de A, entonces quedaría como se muestra en la figura No Figura 38 Para crear una malla o red se necesitan realizar los siguientes pasos: Crear un nuevo evento Quitar la actividad B y crear un nuevo evento que en orden de secuencia seria el 3. Entre los eventos 3 y 4 desarrollar una actividad virtual o ficticia. Se necesita crear la actividad D. Para realizar la terminación del evento es necesario crear la actividad D. Numerar nuevamente la malla o red. La nueva malla o red quedaría elaborada así: Figura 39. 152 24.2. El calculo de tiempos en la programación de los sistemas CPM/PERM y LPU En el siguiente paso se calcula los tiempos de duración en la elaboración de una programación de redes o mallas como las del tipo CPM/ PERT Y LPU. Para la elaboración de la tabla de secuencias se ha asumido un criterio solamente técnico. Esto es, que se determina que actividad es inicial, que actividad es final, cual antecede o cual precede a otra, cuales son simultaneas, etc. De acuerdo a la lógica del proceso constructivo, cada sistema constructivo tiene sus propias normas y particularidades y las secuencias o procedencias no son necesariamente las mismas de un sistema. Teniendo ya definida la tabla de secuencias, o cuadro de precedencias llamado malla o red, definidos y calculados los tiempos de duración específicos de cada actividad, solo queda ahora trasladar estos últimos al esquema grafico o red para determinar la duración de todo el programa. Para tal efecto se toman los dos tipos de esquemas gráficos que se han visto, por un lado, el CPM/PERT y por el otro, LPU. En el primero de ellos, el CPM/PERT los tiempos los se anotan sobre o debajo de la flecha que representa a cada actividad. En el diagrama tipo LUP, los anotaremos dentro del circulo que representa a la actividad. Veamos el ejemplo. Se toma el caso de un programa de siete actividades que se identifican de la A la G. A precede a B y C. B precede a D. C precede a E y F D precede a G 153 E precede a G F precede a G G actividad final. Para clarificar estas relaciones se dibuja la tabla de secuencias como sigue: Tabla 9. Secuencia de Actividades CPM/PERT-LPU PRECEDENCIA ACTIVIDAD SECUENCIA ---- A B.C A B D A C E.F B D G C E G C F G D.E.F G ----- Con estos datos, se construyen los diagramas para el caso CPM-PERT y por otro lado el sistema LPU, serán como se aprecia en la figura 40: RED TIPO CPM PERT RED TIPO LPU Figura 40 En este ejemplo de aplicación, hay diferencias entre los dos sistemas. A pesar que son dos sistemas que son muy semejantes, existen dos diferencias bien notorias, por un lado el sistema CPM-PERT presenta 154 actividades virtuales o ficticias (actividades 5 y 6), mientras que en el sistema LPU solamente la relación se hace mediante una línea y se realiza de manera más sencilla. Siguiendo con el cálculo de tiempos de programa, se pasa ahora a definir el tiempo de cada una de las actividades. Empleando el método determinístico. Para este caso, simplemente se asume así: Tabla 10. Tiempos de Programa PRECEDENCIA ACTIVIDAD SECUENCIA DURACION ---- A B.C 3 Semanas A B D 2 Semanas A C E.F 3 Semanas B D G 2 Semanas C E G 2 Semanas C F G 3 Semanas D. E. F G ----- 2 Semanas Estos datos de tiempo serán los que se colocan en las redes. En el caso del sistema CPM-PERT, debajo de la flecha y en el caso del sistema LPU dentro del circulo, al mismo tiempo se calcula la fecha de la iniciación de cada actividad, que en el caso de la actividad inicial, será la flecha 0 y para el resto será la fecha de terminación de la actividad anterior. Esta fecha de terminación, será simplemente la suma de la fecha inicial, mas la duración que nos ha sido dada en semanas. 155 Tabla 11. Duración de Actividades A: Nombre de la actividad I: Iniciación. D: Duración T: Terminación En ambos casos, se esta diciendo que la actividad A se inicia el día cero, por ser la actividad inicial; que su duración es de 3 semanas, numero colocado en la parte central y por lo tanto la flecha de terminación será la 3ra semana, es decir , la suma de la fecha de iniciación (cero), mas la duración (tres). Esta fecha de terminación se coloca en ambos casos en el extremo derecho. En todos los casos, la fecha de iniciación sumada a la duración de la actividad, dará la fecha de terminación. La fecha de iniciación de todo el programa es el día 0. La fecha de terminación de la ultima actividad, en este caso la actividad G, será la fecha de terminación de todo el programa, es decir la semana 11. En los dos programas, el de tipo CPM-PERT y en el LPU las fechas de iniciación y terminas son las mismas, pues son los mismos datos de secuencias y duración de actividades. En los dos programas, el de tipo CPM-PERT la actividad virtual o ficticia 5-6 (línea punteada), tiene por duración cero, ya que por definición no consume 156 tiempo ni recursos. Por lo tanto sus fechas de iniciación y terminación, son las mismas: la 9ª. Para el caso de la actividad G, se presenta el siguiente problema; se debe determinar su fecha de iniciación; ella será la misma fecha de terminación de la actividad anterior. Pero en este caso, hay tres actividades precedentes, la D, la E y la F, en el caso de la red tipo LPU, en el caso de la red tipo CPM/PERT, serán la D, la E, y la actividad 5, 6. RED TIPO CPM/PERT RED TIPO LPU Figura 41. En cualquiera de los dos casos las fechas de terminación de las tres actividades no coinciden. Son las número 7, 8 y 9 respectivamente. Para estos casos, debe tomarse la fecha mayor, que en nuestro ejemplo es la 9ª. Esta será la fecha de iniciación de la actividad G. Lo anterior debido a que, una actividad no puede iniciarse hasta tanto que se hayan terminado sus actividades precedentes; por lo tanto, así se hayan terminado algunas actividades en tiempos anteriores, si una actividad precedente demoró uno o varios periodos de tiempo mas en terminarse, la actividad siguiente tendrá que esperar a su terminación para iniciarse. Como consecuencia de lo anterior, se presenta el siguiente hecho para las actividades D y E: En caso de la actividad D, su fecha de finalización Será la 157 semana 7, pero la actividad siguiente, o sea la G, solo se comienza hasta la semana 9, ó sea que hay un margen de dos semanas. Quiere decir que la actividad D, se podría terminar la semana 9., y no se atrasaría, la programación a este margen de tiempo se llama holgura o fluctuación. Lo mismo sucede para la actividad E. Su fecha de terminación es la semana 8a., pero la actividad siguiente, la actividad G. solo comienza hasta la 9a semana. Se tiene, pues un margen de tiempo de una semana, en el que se podría demorar la actividad E, sin atrasar el programa total. Entonces se puede decir que se tiene una holgura o fluctuación, de cada semana. Se puede definir la holgura o fluctuación, como el margen o diferencia de tiempo entre la ficha de terminación de una actividad y la fecha de iniciación de la siguiente. Con respecto a la definición de holgura, se puede deducir otros dos conceptos; el de iniciación primera IP, y el de iniciación ultima, IU, y las correspondientes terminación primera TP, y terminación última, TU. Esto se debe a que si una actividad que tiene holgura, debido a esta ultima precisamente, se podría terminar en una fecha de acuerdo con su iniciación y duración, pero se podría demorar dicha terminación hasta copar la holgura respectiva para hacer coincidir exactamente la terminación con el inicio de la actividad siguiente, se tendría entonces dos fechas de terminación posible. La terminación primera, TP y la terminación ultima TU, y correspondientes con estas al restarles la duración de la actividad, tendríamos la iniciación primera IP, y la iniciación de la ultima IU. Se pueden analizar estas cuatro fechas en el ejemplo que se ha puesto en la Figura 41. En la actividad D hay una holgura de dos semanas, ya que pudiéndola terminar la semana 7, se tiene entonces que la fecha de iniciación primera, 158 Ip para la actividad D es la 5a semana y su terminación primera, TP la semana 7, tal como se calculo inicialmente para la red. La fecha de iniciación ultima IU, será la semana 7 utilizando toda la holgura de que disponemos, y sumado con la duración de la actividad, en este caso tenemos 2, tenemos la primera ultima TU en la semana 9 coincidiendo con la iniciación de la actividad G y sin atrasar el programa gráficamente estas cuatro fechas se anotaran como se puede ver en la figura 42 La única diferencia entre los dos sistemas, es la representación grafica; en el sistema CMP-PERT estas fechas, así como la duración, las escribiremos sobre o debajo de las anotaciones dentro de os círculos o nudos que en este sistema representan ahora la actividad. ACTIVIDA TIPO CPM-PERT ACTIVIDAD TIPO LPU A= Nombre de la actividad D= Duración IP= Iniciación primera TP= Terminación primera IU= Iniciación ultima TU= Terminación ultima Figura 42 Se puede resumir los anteriores conceptos, a través de las siguientes formulas que expresan las relaciones entre los mismos. IP + D = TP IU + D = TU IP + H = IU TP + H = TU. Donde H significa Holgura 159 Holgura, como se dijo anteriormente se define como el margen o diferencia de tiempo entre la fecha de terminación de una actividad y la fecha de iniciación, el concepto de holgura es, básicamente el concepto de elasticidad para el manejo de redes. En las redes de tipo CPM-PERT debido a que los tiempos o fechas se colocan sobre o debajo de las flechas, en la mayoría de los casos no se grafica, con el fin de simplificar el dibujo, cuando se hace, se coloca alrededor de la flecha, al igual que los tiempos. La holgura, gráficamente se expresa en las redes tipo LPU, en la línea que dos nudos o actividades. Con los anteriores elementos, se reforma el ejemplo de La figura 41 y en el en el cual se ponen los cuatro tiempos que hemos definido. Como se puede ver en el figura 43 RED TIPO CPM-PERT RED TIPO LPU Figura 43 La manera de calcular las dos últimas fechas que se han explicado, es decir, la iniciación ultima IU y la terminación Ultima TU, es procediendo de adelante hacia atrás, es decir empezando por la ultima actividad y llegando a la primera pues se trata de copar las holguras que han resultado en la red en calcular los primeros tiempos, pero sin variar el tiempo final del programa. 160 Al regresar calculando estas dos fechas, se encuentra con que algunas actividades pueden tener dos o más fechas últimas de terminación diferentes. En estos casos se toma la menor, pues de lo contrario se podría atrasar el programa. Si para el cálculo inicial de tiempos se procedió del comienzo al final, de izquierda a derecha y en el caso de haber dos fechas posibles de iniciación de una actividad, de acuerdo con sus precedentes, se toma la mayor en el caso de del presente ejercicio, calculo de fechas tardías, se procede del final hacia el comienzo, es decir de adelante hacia atrás de derecha a izquierda y en el caso de existir dos fechas posibles, para una actividad se toma la menor. En este ejemplo, esta ha sucedido para las actividades C y A. En el primer caso actividad C, se tiene dos fechas posibles de terminación ultima, la numero 7, procedente de la actividad E y la numero 6 procedente de la actividad F; como se ha mencionado, se tomo la menor. En el caso de la actividad A, las dos fechas son la 5, proveniente de la actividad B y la 3 la actividad C, también aquí se toma la menor. Para todo el proceso del cálculo de los tiempos de una red o malla, de la actividad inicial a la actividad final, se tienen varios caminos o rutas, que son los que van a través de las líneas de unión de las actividades en el caso de LPU o las fechas en el caso CPM-PERT. En el ejemplo que se ha venido analizando, se tienen varias rutas o caminos. Las que enlazan las actividades. A, B, D, G A, C, E, G A, C, F, G Todo el desarrollo que se ha explicado, recorre estas rutas hacia delante o viceversa según el calculo que se esté adelantando. 161 Lección 25. Aplicación de la ruta critica en los Sistemas CPM/PERT y LPU Es uno de los conceptos más importantes en las redes que se han analizado. Se trata de la ruta crítica, que da el nombre genérico a estas programaciones. La ruta crítica, como también se dijo anteriormente, se define como el camino de una malla, en la cual no se encuentra ninguna holgura. Es el camino mas largo a todo el programa, al tiempo de hacer la suma de las duraciones de las actividades que lo componen. Si cualquiera de estas actividades integradas de la ruta crítica se atrasa, con ella se atrasará todo el programa. De allí su nombre. Debido a su importancia, el momento de hacer el seguimiento o control del programa, gráficamente esta ruta se indica colocando líneas o flechas de color rojo o de cualquier otro color. Será pues en la ruta critica donde se debe poner todo el énfasis y a donde se deben dirigir los principales recursos humanos y materiales disponibles en un momento. Si se gana tiempo en la ruta critica, se adelantara todo el programa. Si se pierde tiempo en ella, igualmente se atrasara todo el programa. Se debe decir también que en toda programación habrá siempre por lo menos una ruta crítica, ya mencionado anteriormente; puede haber varias o descomponerse esta en un trayecto para luego reintegrarte en una sola o pueden ser todas las actividades críticas en este último caso, estaremos en la presencia de un programa hipercrítico. La ruta crítica va siempre del comienzo al final de una programación y es continua. 162 Para ampliar mejor la ilustración de lo anterior, la ruta critica en ejemplo analizando la figura 43 y se obtienen los esquemas que se pueden ver en la figura 44. En esta figura se observa lo siguiente. La ruta crítica enlaza las actividades A, C, F, y G. La suma de duraciones de estas actividades, integrantes de la ruta critica, es mayor pues su resultado es 11. La suma de las cadenas integradas por A, B, D y , es 9 y la suma de la cadena A, C, E y G, es 10, esta es la manera mas sencilla de determinar la ruta critica. En la cadena de la ruta critica, no tenemos ninguna holgura, la fecha de terminación de cada actividad es la misma del inicio de la siguiente. No hay márgenes de tiempo o intervalos. La ruta crítica es continua desde la actividad A (inicial) hasta la actividad final como lo indican las líneas y flechas de color rojo. Ruta Critica CPM/PERT Ruta Critica LPU Figura 44 Se puede concluir que estos sistemas de programación permiten hacer una representación grafica de un proyecto de actividades y considerar las diferentes relaciones entre ellas. Al mismo tiempo, permiten calcular duraciones parciales y totales de un programa y ver su incidencia en el desarrollo general del mismo. 163 Debido a la magnitud de las construcciones y al gran numero de factores que en ellas intervienen, hoy por hoy no es posible adelantar sin la ayuda de una programación cualquiera que ella sea. Los avances y aplicaciones cada vez más extensos de la ciencia de los computadores, hoy brinda también su aplicación en la construcción. Como es el caso del sistema de MS Project, en el cual a continuación se desarrollan los anteriores ejercicios. 164 CAPITULO 6. MICROSOFT PROJECT Generalidades Trabajar sobre los sistemas expuestos anteriormente, como los gráficos o Diagramas de Gantt y los sistemas del CPM/ PERT Y LPU, antes de la aparición de las tecnologías informáticas, como la computadora, era una tarea engorrosa, puesto que cualquier cambio en la programación inicial, obligaba un cambio a todo el proyecto. Se debe tener en cuenta que realizar este trabajo en forma manual requiere de mucho tiempo. En este sentido, hoy en día existen programas diseñados para facilitar estas tareas, como es el caso de Microsoft Project, que aunque, como se dijo al comienzo de la presente unidad, todavía en Colombia es una herramienta que hasta ahora se esta utilizando en la programación de obras de construcción, y que vale la pena que los estudiantes de la Unad de la Gestión en Administración de Obras Civiles y Construcciones conozcan su importancia a la hora de elaborar proyectos constructivos. 165 Microsoft Project es un programa para realizar la gestión de proyectos. Esta herramienta permite organizar la información, con relación a la asignación de tiempos a las tareas, los costos y los recursos, tanto de trabajo como materiales, respetando los plazos en la programación inicial, sin exceder el presupuesto y conseguir las metas y objetivos planeados. Microsoft Project es una herramienta que permite una eficiencia y una eficacia en la administración de proyectos, que sirve para controlar proyectos simples o complejos. Necesaria para programar y realizar un seguimiento de todas las actividades, indispensable para controlar y supervisar el desarrollo del proyecto. 166 Lección 26. Herramientas de Microsoft Project Triangulo del proyecto Tiempo $ Costo Ámbito Figura 45 Tiempo: Es la duración prevista de las tareas individuales y del proyecto total, es lo que se conoce como programación. Costo: Son los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, en el cual se incluyen personas y equipamiento que completarán los procesos y trabajos para llegar al producto. Ámbito: Es el entorno que rodea al producto, y se encuentran dos tipos de ámbitos, el que rodea al producto y el que rodea al proyecto. El ámbito del producto describe las características de calidad y funciones del producto. Igualmente describe el proceso o trabajo requerido para lograr el objetivo, el cual es el producto, bien o servicio. 26.1. Partes de un proyecto Después de la definición de un proyecto, el paso a seguir es la pregunta de cómo y cuando se alcanzará el objetivo. Un proyecto consta de tres partes: 26.1.1. Tareas: Son los pasos que se requieren para completar un proyecto, definiendo el ámbito del objetivo mismo. Al identificar las tareas hay que tener en cuenta que se deben organizar genéricamente o en un esquema de trabajo, en sus partes pequeñas y en su estructura. 167 Algunas tareas suelen ser de forma secuencial, mientras que otras se realizan de forma simultanea. El plan del proyecto es una lista de tareas y el tiempo necesario para su realización. 26.1.2. Hitos: Es un acontecimiento o suceso que demarca la finalización de un grupo de tareas que están relacionadas entre sí, permite organizar las tareas en grupos lógicos o secuenciales y se puede usar para seguir el procesos del proyecto. Recursos: Incluyen personas, equipos e instalaciones especiales, necesarios para realizar una tarea y para hacer uso de ellos, teniendo en cuenta su disponibilidad. Definición de tareas e Hitos: Se deben identificar las tareas clave y los hitos, incluso antes de comenzar a introducir la información, para tal fin se sigue el siguiente procedimiento: Listado de tareas; Determinar que tareas dependen de otras Considerar si las tareas están relacionadas Identificar los puntos del proyecto que representan los hitos. 26.1.3. Identificación de los Recursos: Para identificar los recursos de deben seguir tres pasos, a saber: Identificar las personas o grupos de personas que se necesitan para realizar el proyecto. Identificar los equipos necesarios para llevar a cabo las tareas. Identificar el lugar donde se va a realizar las tareas 168 26.2. MANEJO PRACTICO DEL PROGRAMA PROJECT 2003 Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Para iniciar Microsoft Project los siguientes pasos: Seleccione en la barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft Project y aparece la siguiente imagen: Opciones de menú Barra de titulo Vistas de Project Herramientas estándar Guía de proyectos Área de tareas Barra de estado Área de grafico de Gantt Figura 46. 169 26.2.1. Escala Temporal: consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria pueden ajustarse de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado. Figura 47 26.2.2. Tabla de Tareas: son las tareas que se realizan en el proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y cuando finalizan, su longitud en el tiempo y los recursos asignados para cada una. Cada columna tiene una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. Se denomina Campo a la intersección de una fila con una columna. Figura 48 26.3. Ajuste del tiempo del Proyecto. Los calendarios definen el tiempo tanto para los recursos individuales, como para las tareas. Existen dos clases de calendarios: 26.3.1. Calendarios Base, El cual suministra la información del proyecto completo y se denomina calendario del proyecto, que define el periodo laborable y no laborable de aquellas tareas a las que no se han asignado recursos y para las tareas de duración fija. 26.3.2. Calendarios de recursos, Suministran la información de una determinada tarea y se denomina calendario de tareas, define el periodo laborable y no laborable para una determinada tarea, independientemente del calendario del proyecto. 170 26.3.3. Cambiar Calendario laboral: Se ingresa por la barra de Menú herramientas y selecciona la opción Cambiar calendario, para establecer los periodos laborables, en Colombia para el sector de la construcción son 48 horas, 6 días a la semana, de 7 a.m. a 12 m, y de 1 p.m. a 5 p.m. de lunes a viernes y los sábados de 7 a.m. a 12 m. Figura 48 26.4. Crear un proyecto nuevo Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Solamente se debe especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto, Microsoft Project calcula la fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Es recomendable programar los proyectos de esta forma. Al ingresar la información relacionada con al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha más temprana de fin del proyecto. 171 Si el proyecto se debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. La acción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde posible sin retrasar la fecha de fin. Para iniciar, haga clic en Nuevo documento: , en la barra de herramientas estándar En la barra de menú Proyecto, aparece el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de comienzo o fecha de fin para el proyecto: Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto: Figura 49 172 Lección 27. Introducción de tareas Las tareas se introducen en la parte izquierda de la tabla y al lado derecho aparece la vista del diagrama de Gantt. En el presente ejercicio de la edificación de tres plantas, donde se van ingresar las tareas de una parte de la estructura de la obra, muros y pañetes, solamente, sin tener en cuenta las instalaciones hidráulicas, eléctricas, acabados, etc., como se mencionó al comienzo en la programación de la unidad II. Entonces, las primeras tareas o actividades se ingresan así: Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna “Nombre de la tarea de entrada” Escriba la Actividad o tarea Descapote y pulse la tecla Intro y luego introduzca las siguientes actividades, que son las mismas del ejercicio que se viene trabajando: 1. Descapote 2. Replanteo 3. Excavación manual 4. Cimentación 5. Vigas de cimentación 6. Placa contrapiso 7. Estructura 8. Columnas Primer Piso 9. Placa entrepiso 1er a 2do piso 10. Columnas segundo nível 11. Placa entrepiso segundo a tercer piso 12. Columnas 3er piso 13. Vigas de cubierta 14. Fragüe y descimbrado de placa 1er a 2do piso 173 15. Muros primer piso 16. Fragüe y descimbrado de placa segundo a tercer piso 17. Muros segundo piso 18. Fragüe y descimbrado de vigas de cubierta 19. Muros tercer piso 20. Pañete ó repello de techos primer piso 21. Pañete muros primer piso 22. Pañete techos segundo piso 23. Pañete muros segundo piso 24. Pañetes muros Tercer piso Las tareas deben aparecer en la pantalla como lo muestra la siguiente ilustración, aunque hay que aclarar que no todas actividades arriba descritas aparecen aquí, debido a que son varias actividades y en la pantalla del computador no se pueden visualizar todas. Figura 50. Nótese que todas las actividades de manera predeterminada poseen un día de duración. 174 La duración de una tarea es la cantidad de tiempo que empleará para completar la tarea. La duración total de un proyecto se calcula mediante la diferencia entre la primera fecha de comienzo y la última fecha de fin de las tareas que lo componen. La duración de las tareas en Microsoft Project se establece entre minutos y meses, dependiendo del alcance del proyecto. Las tareas de acuerdo a su duración, pueden estar expresadas en horas, días, semanas, como lo indican las siguientes abreviaturas: Abreviatura como aparece Significado m mins minuto h hrs hora d días día s sems semana ms mss mes mt Minsk minuto transcurrido ht hrs. Hora transcurrida dt díast día transcurrido st semst semana transcurrida mst mest mes transcurrido Para definir la duración de las tareas o actividades en días, semanas, meses, en el menú herramientas elija Opciones y seleccione la ficha Calendario, tal como aparece en la ilustración. La fecha que aparece de 8 horas, 48 horas y 24 días son fechas predeterminadas que se debe ajustar por quien realiza el proyecto. 175 Figura 51 27.1. Duración de las tareas: se introducen la duración de cada una de las tareas del ejercicio que se esta desarrollando: Hacer clic en la columna Duración en la tabla de Entrada, en la tarea 1 Descapote, escriba 2d ID Nombre de Tarea Duración 1. Descapote 2. Replanteo 3. Excavación manual 4. Cimentación 5. Vigas de cimentación 6. Placa contrapiso 7. Estructura 8. Columnas Primer Piso 9. Placa entre piso 1er a 2do piso 10. Columnas segundo nível 11. Placa entre piso segundo a tercer piso 12. Columnas 3er piso 13. Vigas de cubierta 14. Fragüado y descimbrado de placa 1er a 2do piso 15. Muros primer piso 16. Fragüado y descimbrado de placa segundo de tercer piso 17. Muros segundo piso 18. Fragüado y descimbrado de vigas de cubierta 2d 1d 2d 1d 4d 2d 1d 4d 5d 4d 5d 4d 4d 1d 5d 1d 5d 1d 176 19. 20. 21. 22. 23. 24. Muros tercer piso Peñete de techos primer piso Pañete muros primer piso Pañete techos segundo piso Pañete muros segundo piso Pañetes muros Tercer piso 5d 4d 4d 4d 4d 4d Figura 52 Cuando se quiere ingresar alguna tarea que no se introdujo en cualquiera de las actividades o tareas, se coloca el cursor en la tarea deseada y se va al Menú Insertar y se selecciona Nueva tarea. 27.2. Vincular tareas Las tareas deben se llevadas de manera ordenada, por ejemplo, antes que se realice la actividad Replanteo debe haber sido ejecutada la actividad Descapote, estas dos tareas tienen una relación fin a comienzo, es decir la segunda tarea debe realizarse después de la primera tarea, lo que se denomina secuencia. La segunda tarea solo se podrá ejecutar cuando la primera haya sido concluida, esto es una relación de Dependencia. Pañetar muros en una actividad de la construcción, que sería la primera tarea, denominada predecesora, puesto que precede a las demás tareas 177 que dependan de ella, la segunda tarea estucar muros que sería la sucesora, ya que sucede a las demás tareas que esta depende. Existen cuatro tipos de relación o vinculación de tareas, las cuales son: 27.1.1. Fin a comienzo: Es cuando la fecha de finalización de la actividad predecesora determina la fecha la fecha de comienzo de la sucesora. 27.1.2. Comienzo a comienzo: La fecha de comienzo de la actividad predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. 27.1.3. Fin a Fin: La fecha de fin de la actividad predecesora determina la fecha fin de la tarea 27.1.4. Comienzo a Fin: La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. 178 27.2. Método para vincular tareas. Para la vinculación de las tareas existen varios métodos, que se describen a continuación: El lugar donde aparecen y se pueden visualizar las relaciones entre tareas, se encuentra en las vistas Diagramas de Gantt y Diagrama de red, las relaciones aparecen como líneas de vínculo entre las tareas En la tabla Entrada los números del idenficador de las tareas predecesoras aparecen en los campos predecesora de las tareas sucesoras. Para crear relaciones de tareas, establezca vínculos entre las tareas, creando relaciones fin a comienzo. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 2, Replanteo, en la tabla de Entrada, luego arrastre el cursor hasta la tarea 3 Excavación. La tareas 2 y 3 serán seleccionadas 2. Pulse en la barra de Herramientas Estándar el botón Vincular Las tareas 2 y 3 son vinculadas de esta manera de comienzo a fin Figura 53. 179 Para la vinculación de tareas se pueden otros métodos, como por ejemplo: Seleccione el nombre de la tarea 4 Excavación manual, en la barra de herramientas Estándar, pulse el botón Información de la tarea, en ese cuadro de dialogo seleccione la ficha Predecesoras, haga clic en la celda que se encuentra en blanco debajo del encabezado, luego despliegue con el puntero en el icono de la parte derecha y aparece así: Figura 54. Luego pulse el botón aceptar en la parte inferior para cerrar el cuadro de dialogo Información de la tarea. Las tareas 3 y 4 serán vinculadas con una relación fin a comienzo. Observemos como se visualiza Predecesora. Arrastre el la columna cuadro de desplazamiento hacia la derecha y aparece la columna predecesora: 180 Figura 55. Seleccione la tarea 2 y arrastre hasta la columna 23 y en la barra de herramientas Estándar aplique la opción vincular tareas y se observará de la siguiente forma: Figura 56. Para desvincular una tarea, seleccione la tarea que desea desvincular y pulse el botón desvincular tareas en la barra de herramientas Estándar, solo se desvincula la tarea seleccionada, Project restablece la cadena de vínculos entre las demás tareas restantes. 181 Lección 28. Comprobación de la Duración del Proyecto En este momento del proceso se puede determinar la duración del proyecto, el sistema calcula basándose en la duración de las tareas individuales. Es muy fácil saber cuanto tiempo dura el proyecto. En la barra de Menú Proyecto elija la opción Información del proyecto y en la parte inferior aparece un cuadro que dice Estadísticas y en él, nos indica el total de la duración del proyecto: (55d) Figura 57. No es tan importante poner mucha atención a estos números, pero la fecha de fin y comienzo son las más significativas y se podrán comprobar si son correctas en el Diagrama de Gantt. Cierre el cuadro de dialogo de Estadísticas y ubíquese en el Diagrama de Gantt, elija en el en Menú Ver la Opción Zoom en la parte inferior, seleccione Proyecto completo y dé aceptar y aparece una imagen del proyecto completo como se muestra a continuación: También se puede ver la pantalla del proyecto completo en el Diagrama de Gantt, haciendo clic en los iconos que aparecen en la barra Estándar 182 Figura 58 Para insertar una nueva tarea basta solamente con seleccionar donde quiere insertar y ubica el cursor en esa tarea y se va al Menú Insertar, y con la opción Insertar tarea aparece la fila donde se introduce la información necesaria. En este ejercicio no vamos a introducir más tareas, puesto que las que aparecen en el Nombre de la tarea, son las que se necesitan para desarrollar nuestro proyecto. Para ampliar mejor la explicación recordamos que se nos olvido incorporar una tarea, Cimentación, ubica el cursor sobre las Vigas de cimentación inserta la información, tal como aparece: Figura 59 183 Para desvincular una tarea, se selecciona en la barra de Menú Edición y se le ordena Eliminar tarea. Se puede anotar que a la hora de vincular o desvincular tareas, el sistema por defecto deja las tareas restantes con su tipo de vinculación que tenía inicialmente. 28.1. Organización de las tareas en fases (Capítulos) En el lenguaje técnico de la construcción las tareas son las mismas actividades que venimos desarrollando desde el comienzo del ejercicio, ahora, las fases son los mismos capítulos en que esta dividido el proyecto. Es necesario para la organización del proyecto, agrupar las tareas (actividades), en tareas que estén relacionadas, para tal objetivo las organizamos en tareas resumen, es decir en capítulos. La tarea de un capitulo es distinta a las demás tareas de otros capítulos. Las tareas ordenadas por capítulos son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. En el ejercicio que se está desarrollando, las tareas resumen o capítulos están ya incluidos desde el comienzo, para nuestro caso el primer capítulo aparece como Preliminares, luego el capítulo de Cimentación, Estructura y por ultimo aparece el capítulo de Muros y pañetes. Para crear cada uno de los capítulos, en el caso de preliminares se selecciona la tarea Descapote y se destaca o se ranguea (arrastrar el cursor sobre los rangos elegidos para la selección) hasta la tarea Excavación manual, en la barra de Estado con la opción Aplicar Sangría , como se observa a continuación: 184 Figura 60 Una vez creado el primer capitulo preliminares se sigue de la misma forma, se destaca o selecciona la tarea Vigas de cimentación, creando el capitulo Cimentación. Para crear el capitulo Estructura, se ranguea o se destaca desde la actividad Columnas primer piso hasta la actividad Fragüe y descimbrado placa primer piso. Por ultimo se selecciona la actividad Muros primer piso hasta pañetes tercer piso creando de esta manera el capitulo Muros y pañetes. Figura 61 185 La actividad pañetes tercer piso no se alcanzan a ver, puesto que son varias actividades y la pantalla del computador no las muestra todas, para verlas es necesario desplazarla con hacia arriba o hacia abajo el botón hacia arriba o hacia abajo hacia arriba o hacia abajo derecho 186 Lección 29. Configuración de los Recursos Se trabajan con tres clases de recursos, a saber: Recurso de Trabajo, que son las personas Equipamiento, con lo que se realiza el proyecto Materiales, son los insumos para llevar a cabo el proyecto de construcción 29.1. Recursos de trabajo Se identifica la persona por el nombre: En este caso Carlos Sánchez. - Persona individual identificada por función o titulo de trabajo, por ejemplo Operador de la Mezcladora. - Grupo de personas con un objetivo común: Pañetadores, estucadores. 29.1.1. Equipamiento: Son las herramientas y equipos, por ejemplo, las palas, picas, boquilleras, pluma, mezcladora etc. Estas herramientas y equipos en este ejercicio aparecen como Herramientas de Columnas, Herramientas de Placa Contrapiso, etc. 29.1.2. Materiales: Arena, cemento bloque, hierro, madera. Es preciso aclarar que este tipo de materiales no va aparecer de esta forma en nuestro ejercicio de Project, puesto que los datos se están ingresando como Materiales de Cimentación, Materiales de Mampostería etc, donde ya se han incluido, para hacer del ejercicio más fácil de entender. 187 29.2. Aplicación: En la Barra de Vistas, haga clic en la Hoja de recursos y escriba los nombres de las personas que van a desarrollar el proyecto, debajo de Nombre del recurso. En la columna Tipo cerciórese que diga Trabajo. En la columna Etiqueta por ahora no colocar nada. En la columna Iniciales debe colocar las letras de las iniciales de cada persona. En la columna Grupo no escribir nada. Con respecto a la columna de Capacidad Máxima es capacidad máxima necesaria de un recurso para la ejecución de alguna tarea, en la pantalla se debe ver de la siguiente forma: Figura 62 También se puede disponer de un recurso que este representado por varias personas, el cual se configura así: Figura 63 En la columna de Capacidad máxima se describe las posibilidades del recurso para realizar una tarea, 100% indica que el recurso humano trabaja tiempo completo, es decir las ocho horas al día, si colocará 50%, estaría diciendo que solo se trabaja medio tiempo. 188 Si se ingresa el recurso humano como Pañetadores, se puede disponer del 400% de capacidad máxima, lo que quiere decir que tendríamos cuatro pañetadores, pero en este caso sería más recomendable que se diferenciará cada uno, por ejemplo Pañetador 1, Pañetador 2, etc. Figura 64 29.3. Configuración de los Recursos de Equipamiento La configuración de los recursos humanos y de equipamiento se realiza de la misma forma, sin embargo se presentan algunas diferencias del modo como se pueden programar estos dos tipos de recursos. Por ejemplo, los recursos humanos no pasan de trabajar 12 horas al día, mientras que los recursos de equipamiento podrían funcionar el tiempo completo. Haga clic en la siguiente celda de la columna vacía en la Hoja de recursos, escriba los recursos de equipamiento necesarios para ejecutar la obra, luego pulse el botón en Información del recurso en la barra Estándar Proyecto. Aparecerá el cuadro de dialogo Información del recurso. Seleccione la opción General. Escriba el nombre del recurso, Herramientas y equipo, seleccione Trabajo en el campo de recurso y debe aparecer de esta forma: 189 Figura 65 29.4. Configuración de los Recursos de Materiales Los materiales son los elementos que se consumen en el desarrollo del proyecto, para nuestro ejemplo, se consideran la arena, cemento, ladrillos, hierro, agua, etc. La información de los materiales se introduce de la siguiente forma: - En el Menú Ver, en la Hoja de recursos, columna Nombre del recurso, haga clic en la celda que se encuentra en blanco. - Nuevamente se recuerda que para este ejercicio tenga éxito, los materiales se ingresaron de manera integral, por ejemplo, para el caso del material necesario para la cimentación, ya esta incluido, que sería, arena, grava, cemento, hierro y agua - Escriba Material de Cimentación y enter. - En la columna Tipo, seleccione Material y enter Figura 66 190 Lección 30. Asignación de los recursos La asignación de un recurso a una tarea permite hacer un seguimiento del progreso del trabajo en la tarea. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el campo de Capacidad máxima. En este ejercicio se asignan recursos individuales a cada tarea. En el Diagrama de Gantt, en la barra de Vistas Pulse el botón asignar recursos en la barra de herramientas estándar Figura 67 Seleccione la tarea 3 Replanteo en la columna de Entrada de la tarea y luego elija la opción Asignar recursos. Seleccione Alberto Granados y Pedro Santamaría y Asignar recursos Figura 68 191 30.1. Formula de Programación Microsoft Project calcula el trabajo utilizando la formula: Duración X Unidades = Trabajo Si hay una persona trabajando tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada como trabajo será la misma que la cantidad expresada como duración. En el caso de nuestro ejercicio una actividad 2 Descapote que su duración es de dos días, es decir 16 horas, puesto que el día laboral es de 8 horas. Para el caso de la actividad 2 Descapote, quienes la realizan son Henry López y Juan Pérez y que la asignación el del 100%. La formula de la programación será: - 16 horas de duración de la tarea x 100% de unidades de recurso = 16 horas de trabajo para cada uno de los trabajadores. Es decir, cuando se asigna a Henry López Y Juan Pérez la Tarea 2 al 100%, la tarea debería requerir 16 horas de trabajo para cada uno, para comprobarlo se siga el siguiente proceso: Ubique el cursor en la tarea 2 Descapote, Entrada de tarea, en el Diagrama de Gantt. Haga clic En la barra de Menú Ver, Ventana, seleccione la opción Dividir y aparace el formulario de tareas en la parte inferior de la pantalla: 192 Figura 69 30.2. Asignación de costos del Recurso y tareas En los proyectos de construcción los recursos de materiales y de mano de obra cubren la mayor parte de los costos. En el Menú Ver, Hoja de recursos, en la columna de Tasa estándar se ingresan los datos del costo que consume cada recurso, en este caso el de mano de obra. Se pueden ingresar los costos de la semana, el día o la hora de trabajo, de acuerdo a su valor. En el ejercicio se establece el día de trabajo, tanto de los oficiales, como de los ayudantes. El valor que se ingresa de cada uno ya tiene incluidas las prestaciones sociales. Para el caso de los ayudantes el valor correspondiente, es el salario mínimo que equivale a $ 461.500 para el año de 2008, más el 73.51% de prestaciones sociales, haciendo la multiplicación da como resultado $808.748 mensual, dividiendo esta cantidad en 30 días del mes, es igual a $ 26.692, que es lo que se gana en un día de trabajo. 193 El calculo de ingreso del oficial de construcción es el 50% más de lo que se gana un ayudante, entonces $ 461.500 X 50% = 692.250 X 73.51% = $1.201.053, dividido en 30 días = $ 40.035 En el Menú Ver, Hoja de recursos, columna Tasa estándar, escriba el valor, por ejemplo $26.692/d, y $40.035/d que corresponde a cada uno de los recursos, como se observa en la siguiente imagen: Figura 70 De igual manera se estudia como asignar costos a los recursos para analizar la forma más adecuada para el proyecto. En la barra de Menú Ver seleccione la opción Tabla de entrada y luego Costo Figura 71 194 Se ha calculado el costo de cada proyecto, en función de las tareas a las que ha sido asignado, teniendo en cuenta el costo ingresado anteriormente. 30.3. Detalle de tareas En los detalles de las tareas se encuentras las distintas alternativas de evaluación del proyecto, las cuales deben ser materia de análisis de cada una de ellas. Seleccione “Informes” en el Menú “Ver”. Informes. Figura 72 Haga clic en la opción Generales y debe aparecer el cuadro siguiente. Figura 73 195 Elija la opción Resumen del proyecto, en el cual se encuentra de forma resumida la fecha de comienzo y fin del proyecto, con el total de las tareas que se deben realizar Figura 74 30.4. Informe presupuestario En el Menú Ver, seleccione la opción Informes, luego elige “Costos”, donde aparecen todos los costos directos que se incurren durante la realización del proyecto, se hace referencia a los costos directos, puesto que en el ejercicio en Microsoft Project no se incluyeron los costos indirectos, cosa contraria sucede en los Análisis de Precios Unitarios, tema que se analizará en el siguiente capitulo 196 Diagrama o gráfico de Gantt Figura 75 30.5. Costo de la tarea En la barra de Vistas, seleccione la opción “Uso de tareas”, tal como se puede observar en la siguiente figura, que nos muestra el capitulo de Cimentación. Solamente aparece Vigas de cimentación, como se mencionó anteriormente, no se observa todo el capitulo, debido a que es grande la imagen y no cabe en el pantallaza, por esa razón no se visualiza todo el ejercicio. El total de duración de este capitulo es de 160 días, 96 horas para la actividad Vigas de cimentación y 64 horas para la actividad Contrapiso. Nótese como se distribuyen los recursos. El día sábado se trabajan 15 horas, que son sumadas entre los tres trabajadores, que nos indica que cada uno trabajó cinco horas, por ser día sábado, que solo es hasta el 197 medio día. El día domingo no se trabaja y el día lunes aparecen 24 horas de labor, las cuales se suman entre los tres. Los costos del día sábado son muy distintos a del día lunes Figura 76 30.6. Seguimiento del progreso del proyecto En el menú Herramientas, seleccione “Seguimiento” y luego pulse “Actualizar proyecto”. La barra negra que esta dentro de la barra Azul indica el avance que lleva cada tarea Figura 77 198 30.7. Diagrama de Gantt de Seguimiento Este diagrama no permite ver de una manera rápida el estado actual del proyecto. También indica el porcentaje del avance de las tareas. Las tareas que conforman el “camino crítico”, se presentan de color rojo. Por esta razón hay que prestarle atención a estas actividades durante el desarrollo del proyecto y efectuar cambios si es necesario: En el menú “Ver”, seleccione la opción “Gantt de seguimiento” Figura 78. 199