El asistente administrativo y/o gerente administrativo del Siglo
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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río Piedras Facultad de Administración de Empresas Departamento de Administración de Sistemas de Oficina Título del estudio realizado entre los meses de enero a diciembre de 2006 El asistente administrativo y/o gerente administrativo del Siglo 21 desde la perspectiva del patrono Realizado por: Dra. Myrna López de Pinto, Catedrática Auxiliar Informe sometido: 19 de septiembre de 2007 Tabla de Contenido UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ............................................................................. 1 Propuesta del Estudio ...................................................................................................... 3 I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 6 Justificación ............................................................................................................... 6 Preguntas de investigación ........................................................................................ 7 Método ....................................................................................................................... 8 Instrumentos de investigación ................................................................................... 8 Análisis ....................................................................................................................... 8 Procedimiento del estudio ......................................................................................... 9 II. REVISIÓN DE LITERATURA ............................................................................... 10 III. METODOLOGÍA................................................................................................... 20 1. Descripción de la muestra ................................................................................ 20 2. Instrumentos de investigación .......................................................................... 21 3. Procedimiento ................................................................................................... 21 IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS .......................................................... 23 V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN ........................ 49 Resumen ................................................................................................................... 49 HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO ................... 50 HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO ............... 55 ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 57 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................... 61 APÉNDICE A – CUESTIONARIO ............................................................................... 64 APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO ............................................ 73 APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO ................................... 74 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 2 Propuesta del Estudio 4 de octubre de 2005 Dra. Juanita Rodríguez Directora PROPUESTA DE INVESTIGACION SEGUNDO SEMESTRE ACADEMICO 2005-06 La investigación propuesta complementa la investigación presente sobre la trayectoria profesional de los egresados de Sistemas de Oficina durante el 1995-20005. En la misma se pretende investigar las competencias, requisitos de contratación y tareas que exige el patrono a los asistentes administrativos y/o gerentes administrativos. El asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la perspectiva del patrono. Además, se desea auscultar, desde la perspectiva de los patronos, cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional dentro de su organización que ellos vislumbran para el asistente administrativo. Se inquirirá específicamente, entre otras preguntas, cuántos asistentes se desempeñan al presente como administradores o gerentes administrativos, cuáles son las tareas que realizan y en qué nivel de la estructura de la organizacional se ubican. Justificación Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del programa de Sistemas de Oficina, resulta imperativo una vez analizados los resultados de la misma, obtener la perspectiva del patrono. El insumo que puedan proveer las organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es valioso y necesario para el mejoramiento de nuestro currículo. De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse, de manera que pueda responder adecuada e eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro administrador o gerente de oficina. La investigación propuesta, la perspectiva del patrono, unida a la información obtenida en cuanto a la trayectoria de los egresados, tiene la capacidad de proveer una visión amplia de cuál debe ser la estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 3 Pregunta de investigación La investigación se propone contestar las siguientes preguntas: a. b. c. d. e. f. g. h. ¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa? ¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes administrativos? ¿Qué tareas éstos realizan? ¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación? ¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos? ¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes administrativos? ¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los asistentes administrativos? ¿Cuál es la escala salarial del asistente administrativo? Método La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La muestra la constituirán aquéllos patronos que podamos contactar a través de un cuestionario. Los medios para reclutar la muestra serán ofertas de empleo publicadas en los periódicos, la lista de los veinte mejores patronos publicada en el periódico, se pedirá la ayuda de la Cámara de Comercio de Puerto Rico, al igual que otros contactos que sean provistos por nuestra Universidad. Instrumentos de investigación Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un cuestionario mayormente de preguntas cerradas que será desarrollado por la investigadora y un conversatorio con los patronos que provea la dimensión cualitativa de la investigación. Luego de validado el cuestionario, se enviará por correo. Análisis La información recopilada a través del cuestionario será clasificada y codificada utilizando estadísticas descriptivas. La información recopilada a través del conversatorio se codificará utilizando una matriz. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 4 Procedimiento del estudio Revisión de literatura Marco conceptual Identificar la población Identificar la muestra Diseñar los instrumentos de investigación Validar los instrumentos de investigación Comenzar el contacto con la muestra Enviar el cuestionario por correo Comenzar la recopilación de datos Planificar el Conversatorio Clasificar y codificar los datos recopilados Analizar los datos Hallazgos y conclusiones Informe final 2006 Enero Revisión de literatura y marco conceptual Febrero Identificar población y muestra Diseñar los instrumentos de investigación Marzo Validar los instrumentos de investigación Comenzar la preparación del “mailing” y contacto inicial con la muestra Abril Enviar el cuestionario por correo Planificar el Conversatorio Mayo Conversatorio con patronos Recibir y comenzar a codificar los cuestionarios devueltos Estoy a su disposición para cualquier otra información que estime necesaria. Myrna López de Pinto, Ed.D. Catedrática Auxiliar El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 5 I. INTRODUCCIÓN La presente investigación complementa la realizada en el 2005 sobre la trayectoria profesional de los egresados del programa de Administración de Sistemas de Oficina graduados desde el 1995 al 2005. En este segundo estudio se investigó lo mismo que en la primera investigación, pero desde la perspectiva del patrono. A través de un cuestionario los patronos indicaron las tareas que requieren de los asistentes administrativos y la preparación académica que ellos entienden debe poseer. Además, se auscultó, desde la perspectiva de los patronos, cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional que ellos vislumbran para el asistente administrativo. Se inquirió específicamente, entre otras preguntas, cuántos asistentes se desempeñan al presente como administradores o gerentes de oficina, cuáles son las tareas que realizan y en que nivel de la estructura de la organización se ubican. Justificación Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del programa de Sistemas de Oficina, resultó imperativo, una vez analizados los resultados de la misma, obtener la perspectiva del patrono. Se entiende que el insumo que puedan proveer las organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es valiosa y necesaria para el mejoramiento de nuestro currículo. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 6 De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse de manera que pueda responder adecuada y eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro administrador /gerente de oficina. El estudio realizado, la perspectiva del patrono, unido a la información obtenida en cuanto a la trayectoria de nuestros egresados, tiene la capacidad de proveer una visión amplia de cuál debe ser nuestra estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina. Preguntas de investigación En el presente estudio, se contestan las siguientes preguntas: i. ¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa? j. ¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes administrativos? k. ¿Qué tareas éstos realizan? l. ¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación? m. ¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos? n. ¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes administrativos? El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 7 o. ¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los asistentes administrativos? Método La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La muestra por disponibilidad la constituyeron aquéllos patronos que se pudieron contactar a través de un cuestionario y los asistentes al Conversatorio. Los medios para reclutar la muestra fueron ofertas de empleo publicadas en los periódicos, la lista de los veinte mejores patronos publicada en el periódico, la guía Business Register y otros contactos provistos por nuestra Universidad. Instrumentos de investigación Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un cuestionario, mayormente de preguntas cerradas, que fue desarrollado por la investigadora y un Conversatorio con los patronos que proveyó la dimensión cualitativa de la investigación. Análisis La información recopilada a través del cuestionario fue clasificada y codificada utilizando estadísticas descriptivas realizadas con el programa computarizado SPSS. La información recopilada a través del Conversatorio se analizó utilizando una matriz. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 8 Procedimiento del estudio Revisión de literatura Marco conceptual Identificar la población Identificar la muestra Diseñar los instrumentos de investigación Validar los instrumentos de investigación Comenzar el contacto con la muestra Enviar el cuestionario por correo Comenzar la recopilación de datos Planificar el grupo para el Conversatorio Clasificar y codificar los datos recopilados Analizar los datos Hallazgos y conclusiones Informe final El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 9 II. REVISIÓN DE LITERATURA La transformación de las organizaciones y de las oficinas en el Siglo 21 ha sido notable y vertiginosa en los pasados años. La tecnología ha impactado los procesos, los equipos, las tareas y las personas que laboran a todo nivel en las empresas. Esta trayectoria de cambio constante en la profesión del hoy asistente administrativo comenzó aproximadamente en la década de los mil novecientos ochenta. Esta trayectoria inexorable exige un profesional que responda a la globalización, al que se le provea una ventaja competitiva a través un programa de estudios que se reposicione y se atempere a las demandas educativas y empresariales del siglo 21. Friedman (2005) afirma que la globalización está encogiendo el mundo a un tamaño más pequeño y a su vez está aplanando la arena del juego. Esta aseveración se refiere a que la competencia laboral, según Friedman, es más equitativa con el desarrollo global, lo que disminuye la ventaja empresarial y laboral que en años pasados disfrutaba el mundo occidental. Señala también, que el éxito mayormente descansará en el apoderamiento de los individuos que puedan conectarse y competir con rapidez en este nuevo concepto. El desarrollo comprensivo e integral del profesional del siglo 21 debe incluir también actividades educativas que fomenten el desarrollo de una manera nueva de pensar. Pink, D. (2005) asegura que nos estamos moviendo de una sociedad y una economía cuyo cimiento ha estado basado mayormente en la lógica y en el movimiento linear y nos dirigimos hacia el desarrollo de una nueva manera de pensar. Señala que ya nos encontramos en la transición de la Era del Conocimiento a la Era Conceptual. Esta nueva Era Conceptual requiere aptitudes que él llama “high concept” y “high touch”. El El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 10 “high concept” fomenta la capacidad para detectar patrones y oportunidades, al igual que la creación artística, lo emocional, lo artístico y la habilidad de combinar ideas que no están relacionadas y convertirlo en algo nuevo. El “high touch” se concentra en la habilidad de relacionarse y demostrar empatía, entender las reacciones e interacciones humanas, encontrar satisfacción en uno mismo y demostrarlo a otros, al igual que reconocer más allá de lo cotidiano el propósito y el significado de las cosas. Ambas posturas, Friedman y Pink, nos describen a un profesional íntegro que está preparado para competir globalmente y que también pueda distinguirse por sus cualidades humanas. Cualidades que la literatura y los patronos reclaman y señalan está escasas en el profesional actual. Nos referimos a las destrezas suaves o esenciales “soft skills” que se irán mencionando más adelante. La siguiente revisión de literatura incluye las tendencias principales en los ámbitos social, organizacional y de educación superior que influyen en la formación de los egresados del Departamento de Administración de Sistemas de Oficina. OfficeTeam, una organización dedicada al reclutamiento de profesionales altamente competitivos y muy reconocida en los Estados Unidos, publicó en el 2006 un estudio llamado “Office of the Future: 2020”. En el mismo se hacen unas predicciones en cuanto a la tecnología, las tareas, los roles, las destrezas y la preparación académica necesaria para el profesional de oficina exitoso y necesario en ese ambiente futuro. Entre los hallazgos del mencionado estudio, las siguientes predicciones resultan importantes para el profesional egresado de nuestro Departamento de Administración de Sistemas de Oficina: La tecnología continuará impactando el ambiente laboral El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 11 La flexibilidad y la adaptabilidad serán atributos importantes en los empleados El lugar de empleo y las organizaciones se perfilan cada vez más móviles Las telecomunicaciones y las nuevas tecnologías inalámbricas le permitirán al empleado interactuar en cualquier momento y desde cualquier lugar Las oficinas instantáneas, espacios comerciales, “Plug and Play Business Centre” estarán equipados y permitirán estar comunicados en todo momento Como resultado de la portabilidad o movilidad, no todos los empleados estarán localizados en un mismo lugar y son los profesionales administrativos los que facilitarán la conexión de esa fuerza de trabajo dispersa Aún cuando los equipos de trabajo son una forma de organización común, la forma de estos interactuar está cambiando radicalmente, por ejemplo, la conferencia virtual, capacita o permite la colaboración efectiva en puntos distantes Los profesionales tendrán que ejecutar tareas múltiples para cumplir con todas sus obligaciones eficientemente Habrá mayor presión para que se adapten más rápidamente a los cambios, a que se trabaje más inteligentemente, se aumente la productividad y que se realicen trabajos que no estén contemplados en la descripción de tareas oficial OfficeTeam y los expertos de la industria consultados identifican seis destrezas medulares que todo profesional va a necesitar para tener éxito en este nuevo ambiente. Utilizan el acrónimo en inglés ACTION para señalarlas: El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 12 A (Analysis) Análisis – pensamiento creativo que se traduce en el desarrollo de soluciones innovadoras a los problemas y retos. C (Collaboration) Colaboración - capaces de establecer rápidamente la relación positiva entre los miembros de los equipos, responsivo y sensible a la diversidad T (Technical aptitude) Aptitud técnica – deseo de adoptar nuevas tecnologías y receptivo al cambio I (Intuition) Intuición – que pueda identificar las mejores formas de proveer apoyo basado en los objetivos y procesos de la empresa y las necesidades y estilos de trabajo de los colegas O (Ongoing education) Educación continua – que sea un eterno aprendiz N (Negotiation) Negociación – requiere utilizar el tacto, diplomacia y empatía para producir resultados positivos De acuerdo al mencionado estudio, se proyecta que las responsabilidades del administrador de oficinas, al igual que los roles serán de naturaleza más especializados y complejos. A continuación cinco roles destacados: Control del flujo de trabajo – facilitará el apoyo y recursos necesarios a colegas en localizaciones variadas, facilita la interacción entre equipos, coordina la transferencia y utilización de recursos de la compañía tales como, computadoras, equipo de comunicaciones y otras herramientas tecnológicas. Coordinar los recursos – maneja y administra los recursos para los diferentes proyectos de la organización. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 13 Enlazar las telecomunicaciones – facilita y sirve como enlace entre los colaboradores a distancia y la gerencia. Administrador del Conocimiento “Knowledge management” – controla los archivos, la información que garantiza la continuidad de la organización, la integridad de la información y la cultura organizacional. Organizar reuniones virtuales – planifica y provee el equipo técnico necesario. La American Management Association realizó una encuesta en el 2004 entre profesionales administrativos y este grupo señala que las cualidades de trabajo son más importantes para el éxito en su trabajo que las destrezas de trabajo. La siguiente lista de cualidades en orden de importancia fue generada como resultado del mencionado estudio Flexibilidad Proyección profesional Manejo del tiempo Comunicación oral y escrita Iniciativa Solución de problemas Planificación y administración de reuniones Asertividad Manejo de proyectos Habilidad para manejar presupuesto Planificación de viajes Diseño de informes y documentos El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 14 Destrezas de supervisión y gerencia La National Association of Colleges and Employers (NACE) en su informe “Job Outlook 2007” indica que a consecuencia del retiro de profesionales de la era de la Explosión de los Bebés (Baby Boomers), los patronos están en la búsqueda de muchos nuevos empleados. Idenfican que los bachilleratos de más demanda, en orden de importancia, son los siguientes, entre siete más: Contabilidad Negocios (Business) Administración/Gerencia (Administration/Management En el informe NACE se destacan las siguientes cualidades, en orden de importancia, que los patronos valoran más: Destrezas de comunicación Honestidad/integridad Relaciones interpersonales Motivación/iniciativa Ética profesional Destrezas de trabajo en equipo Destrezas de computadoras Destrezas analíticas Flexibilidad/adaptabilidad Orientado a detalles Destrezas organizacionales El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 15 Destrezas de liderazgo Confianza en sí mismo Amigable/personalidad agradable Tacto (tactfulness) Buenas maneras/cortés Creatividad Promedio general de 3.0 ó más Destrezas empresariales/tomar riesgo calculado Sentido del humor Bilingüe Brownfiel, S., (2004) entiende que la transformación tecnológica ha puesto un gran precio e importancia a las destrezas técnicas, pero igualmente ha puesto mayor importancia a las destrezas y cualidades personales. Lewis (2004) enfatiza que la creatividad dejó de ser algo deseable o recomendable, sino que resulta imperativo para la organización que desea mantener la ventaja competitiva. La literatura ofrece muchos ejemplos y predicciones para los negocios en el siglo 21. De acuerdo a Friedman, estamos entrando en una fase donde vamos a ver la digitalización, la virtualización o el mundo virtual y la automatización en casi todas las facetas. Este escenario ha creado retos importantes para la economía y para la fuerza trabajadora. Y dado este escenario, cada trabajo que se conoce actualmente será afectado. Timm, J. (2005) señala que las funciones gerenciales tradicionales de planificar, organizar, dirigir y controlar están siendo usurpadas por las nuevas funciones de creación El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 16 de visión, persuasión, coordinación y conectividad. Las funciones tradicionales las están llevando a cabo los administradores de oficina. El consultor Marc Rosenberg hace la distinción entre administrador y gerente refiriéndose a las ventajas que ofrece el que una organización cuente con un administrador de oficina. Según el Consultor, el gerente (management) se define como el que planifica e implanta; lidera y hace que las personas sigan; ayuda que las personas logren su potencial; afecta el comportamiento y la auditabilidad. La gerencia es referente a lo que es la organización, hacia dónde se dirige y cómo lo va a realizar. Crea el ambiente para el éxito y sabe delegar. En contraposición, el administrador (administrator) se enfoca en la vida de día a día de la organización. Sus funciones incluyen: monitorear e informar sobre los resultados, operaciones diarias, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas, hacer cumplir e interpretar la política de la organización y apoyar las estructuras del servicio al cliente para lograr mayor productividad. En otro estudio realizado por Rosenberg encuestando 72 oficinas de CPA en el 2003, el cual fue comisionado por la American Management Association, el consultor concluyó que un buen administrador de oficina posee las siguientes habilidades y destrezas: realiza tareas múltiples, es persuasivo, posee confianza en sí mismo, es asertivo, posee iniciativa, trabaja con poca supervisión, organiza, resuelve problemas y sabe delegar. Enfatiza que la característica más importante es que posee destrezas interpersonales (people skills). Indica además, que la organización debe ver al administrador como un jefe de operaciones, ya sea con este título o sin título, en lugar de verlo como una “secretaria glorificada” (glorified secretary). El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 17 Jo Stuteley, gerente regional a cargo del reclutamiento de asistentes administrativos de OfficeTeam, indica que la profesión no está recibiendo la mejor publicidad posible. Utiliza el ejemplo del famoso personaje para niños “Bob el constructor”, quien ha traído una nueva perspectiva sobre la construcción y hoy debido al auge del personaje y la publicidad, una nueva generación de niños desea ser como Bob el constructor. Opina Stuteley que debemos desarrollar nuestro propia personaje que brinde una nueva visión a la profesión del asistente administrativo. La revisión de literatura realizada nos lleva a concluir que nuestro programa de estudios y el currículo deben ser desarrollados tomando en consideración las siguientes categorías de competencias que se desean desarrollar: Destrezas básicas y medulares – tales como: cultura general, tecnología, procesos matemáticos básicos, administración, contabilidad, solución de problemas, comunicación, psicología general, mercadeo, gerencia, manejo de presupuesto y ética. Destrezas suaves (soft skills) – tales como: relaciones inter-personales, manejo del tiempo, iniciativa, liderazgo, creatividad, asertividad, integridad, honestidad, empatía, sentido de humor, responsabilidad, confiabilidad, pensamiento crítico y actitud positiva. Educación Continua (Lifelong learning) – desarrollar una cultura de mejoramiento continuo profesional y personal. En conclusión, la literatura revisada muestra una tendencia clara de cuál es futuro del profesional de oficina. Demuestra y valida que el asistente administrativo está dirigido a ser el Administrador e Oficina asumiendo los roles relacionados a la administración de las operaciones y procesos del día a día de la organización. Un administrador de oficina que posea múltiples y complejas competencias. De igual El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 18 manera, el desarrollo profesional de este egresado, demanda un cambio curricular y un cambio en estrategias y métodos de enseñanza. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 19 III. METODOLOGÍA En esta sección se describe la metodología utilizada en el presente estudio. Se divide en tres partes, la primera describe lo referente a los participantes, la segunda parte describe los instrumentos de investigación y la tercera parte detalla los procedimientos. La investigación realizada durante el período de mayo-agosto 2006 trata sobre El asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la perspectiva del patrono. A. Población Se diseño y preparó una base de datos con las direcciones de las empresas, nombre del presidente y/o ejecutivo a cargo de la empresa, dirección electrónica y otros datos pertinentes. Se enviaron por correo regular 425 cuestionarios a diferentes empresas públicas y privadas a través de la Isla. La población la componen los patronos que respondieron al cuestionario. Respondieron 69 empresas, lo que equivale a un 16%. A pesar de que estadísticamente la muestra no representa un por ciento significativo, la investigadora considera que 69 respuestas de diferentes organizaciones, públicas y privadas, señalan una tendencia en cuanto a destrezas, conocimientos y preparación académica que los patronos de hoy exigen. Es importante también destacar que el cuestionario era extenso y los participantes debían reaccionar a 66 reactores. 1. Descripción de la muestra Las 69 empresas que devolvieron el cuestionario se desglosa de la siguiente manera: 80% por ciento son privadas y 20% son públicas. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 20 Participantes en el conversatorio –Un total de 14 personas participaron 5 representantes de la UPR, RP 3 representantes de empresas públicas 6 representantes de empresas privadas 2. Instrumentos de investigación i. El cuestionario diseñado por la investigadora consta mayormente de preguntas cerradas con 66 reactores. Incluye también una pregunta abierta. (Apéndice___ cuestionario) ii. Conversatorio – la investigadora preparó, junto a otras profesoras, unas preguntas guía para llevar a cabo el mismo. (Apéndice____ preguntas guía) 3. Procedimiento i. El cuestionario fue diseñado por la investigadora y validado por un panel de expertos compuesto por profesoras del Departamento de Administración de Sistemas de Oficina. Se identificó la población y se preparó una carta de introducción para incluir la misma y se diseñaron bases de datos, ya que las cartas fueron personalizadas, al igual que los cuestionarios. Se enviaron 425 cartas y cuestionarios durante el mes de abril de 2006. En agosto de 2006 se revisaron y clasificaron los 69 cuestionarios recibidos y se procedió a entrar los datos utilizando los programas computarizados Excell y SPSS. Una vez los datos fueron entrados El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 21 se le aplicaron las estadísticas descriptivas para el análisis de los mismos. El Conversatorio – se preparó una carta personalizada invitando a participar en el mismo. Se seleccionaron una variedad de empresas públicas y privadas, un total de 65 empresas. La carta invitación fue enviada por correo regular y también a través del fax. El Conversatorio se llevó a cabo el 7 de abril de 2006. Fue grabado en audio con el consentimiento y conocimiento de los participantes (Apéndice con la transcripción del mismo) En el Apéndice B se incluyen las preguntas realizadas, al igual que la transcripción del Conversatorio. Apéndice C, incluye fotos del mismo. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 22 IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS A continuación los resultados obtenidos en el Conversatorio y a través del análisis de las preguntas del cuestionario. Se presentan gráficas que se explican por sí solas y muestran la pregunta y los por cientos obtenidos en cada una de las alternativas provistas en el cuestionario. Las dos preguntas abiertas fueron completadas por algunos de los participantes y se muestran sus resultados también. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 23 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 24 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 25 Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos en cuanto a las características personales que debe poseer un asistente administrativo y el nivel de importancia. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 26 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 27 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 28 En las siguientes gráficas se muestra el resultado de la opinión de los patronos en cuanto a las competencias tecnológicas que los asistentes administrativos deben poseer. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 29 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 30 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 31 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 32 Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos consultados en cuanto a las competencias generales de los asistentes administrativos. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 33 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 34 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 35 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 36 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 37 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 38 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 39 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 40 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 41 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 42 Las siguientes gráficas muestran la contestación de los patronos consultados en cuanto a las competencias de comunicación que deben poseer los asistentes administrativos El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 43 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 44 A continuación los resultados obtenidos en las dos preguntas abiertas en el cuestionario contestado por los 69 patronos participantes. La siguiente pregunta abierta fue contestada. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 45 Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren las empresas. Ética profesional, lealtad a la organización, etiqueta, proyección, dominiodel vocabulario Bilingüe, dispuesto a aprender Vestimenta apropiada, confidencialidad Tener calidad humana Enfocarse como empresario, que sea más práctica la educación, enfatizar valor de la fidelidad Bilingüe Fidelidad a la empresa Actitud hacia el trabajo, manejo de emociones Tener deseos de superarse y tener paciencia Servicio al cliente Dominio del ingles Mejorar el inglés, redacción en ambos idiomas, manejo de prioridades Dominio del inglés, y sistemas de información Dominio del ingles Ofrecer cursos de etiqueta y vestimenta, arte de hablar en público, manejo de relaciones interpersonales Prácticas en la industria, protocolo, etiqueta y ética Hacer de la "secretaria" indispensable Dominio del inglés, auto eficiencia, inteligencia emocional, construcción de relaciones armoniosas, capacidad para discernir El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 46 Enfatizar la capacidad de redacción y dominio del inglés Organización, dominio del inglés, vestimenta, etiqueta y protocolo Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al cliente Dominio del inglés Responsabilidad, Etiqueta y Protocolo, profesionalismo Servicio al cliente, Etiqueta y Protocolo Etiqueta y Protocolo, dispuesta a cambios Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al cliente Sugiera otras competencias esenciales: Apariencia física, cuidado personal Buena Presencia, integridad, honesta, discreta, confiable, puntual Consistencia en el trato, no preferencias, cumplir las metas y asumir retos, honestidad Confidencialidad y lealtad a la empresa Etiqueta Corporativa Capacidad de organizar archivos electrónicos Capaz de redactar de forma clara, rápida y organizado Puntualidad, compromiso con la empresa Conocimiento extenso de servicios del banco, puntualidad, pasión por la perfección Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles. Permisología y procedimientos en agencias Trabajo en equipo, confidencialidad, cooperación, esfuerzo El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 47 "Update" sobre aspectos generales de la industria Trabajo en equipo, discreto, demostrar iniciativa, establecer prioridades Dominio del ingles La transcripción del Conversatorio llevado a cabo el 7 de abril de 2006 se incluye como Apéndice C. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 48 V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN En este capítulo se presenta un resumen del estudio llevado a cabo, su literatura, su metodología, los procesos y una interpretación de los resultados. Utilizando dichos resultados, se ofrecen conclusiones y recomendaciones que apoyen el problema bajo estudio planteado. Se discuten, además, las implicaciones y recomendaciones por los resultados obtenidos. Se finaliza con sugerencias para futuras investigaciones relacionadas. Resumen El propósito del estudio fue investigar y auscultar la opinión de los patronos que emplean a los egresados del programa de Administración de Sistemas de Oficinas, Recinto de Río Piedras, en cuanto a la preparación académica que requieren, las destrezas y competencias que deben poseer, tareas que deben realizar y las actitudes y/o destrezas esenciales que deben exhibir. El estudio se dividió en dos áreas, la primera fase se realizó a través de un Conversatorio con patronos de empresas públicas y privadas. En esta fase se auscultó el sentir de los patronos utilizando unas preguntas guía. Se enviaron cartas de invitación para participar en el Conversatorio a 69 empresas públicas y privadas. Participaron en el mismo catorce personas incluyendo personal docente de la Universidad de Puerto Rico y patronos de empresas públicas y privadas. En la segunda fase del estudio, se diseñó un cuestionario. El mismo se envió por correo regular a diferentes empresas públicas y privadas a través de la Isla. El propósito El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 49 era recoger el sentir de los patronos a una serie de preguntas y determinar qué preparación académica, destrezas y competencias requieren del asistente administrativo. Esta fase midió la parte cuantitativa y una gama más amplia de preguntas. HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO Es importante destacar que el 86.5% de los participantes del cuestionario son empresas privadas y el 14.5% son empresas de gobierno. A continuación datos generales obtenidos a través del cuestionario a las 69 empresas, públicas y privadas, participantes. 39.10% su tipo de negocio es ofrecer servicios 21.70% emplea 501 personas o más 56.50% recluta sus empleados a través de un departamento de recursos humanos 56.50% emplea entre 1 a 3 secretarios/as y/o asistentes administrativos 36.20% indica que el título oficial en la empresa es – asistente administrativo 53.60% requiere como preparación académica mínima un bachillerato 29% ofrece como salario inicial entre $12,001 a $15,000 anuales 62.30% clasifica al asistente administrativo dentro de la estructura organizacional como – empleo general A continuación las características personales que deben exhibir los asistentes administrativos de acuerdo a los participantes: 88.40% considera muy importante demostrar iniciativa 92.80% considera muy importante exhibir una actitud ética 53.60% clasifica como muy importante demostrar capacidad de análisis El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 50 66.70% indica como muy importante demostrar capacidad para mantenerse al día 63.80% indica como muy importante demostrar aplomo 71% considera muy importante demostrar empatía con otras personas 62.30% considera muy importante actuar asertivamente 68.10% clasifica como muy importante saber tomar decisiones A continuación las competencias tecnológicas que más valoran los patronos encuestados: 89.90% considera muy importante que se domine el procesamiento de palabras electrónico 44.90% clasifica como importante el saber utilizar programas de publicaciones electrónicas 52.20% clasifica como muy importante el saber utilizar programas de hoja electrónica, ej. Excel 46.40% clasifica como importante el utilizar programas de base de datos, ej. Access 47.80% clasifica como muy importante el utilizar programas de presentación electrónica, ej. PowerPoint 82.60% clasifica como muy importante el utilizar la comunicación electrónica (e-mail) 56.50% clasifica como muy importante el utilizar el calendario electrónico, ej. Outlook 50.70% clasifica como muy importante utilizar la Internet El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 51 39.10% clasifica como poco importante el diseñar y mantener páginas para el Web Las siguientes competencias generales fueron evaluadas por los patronos con los siguientes resultados significativos: 68.10% clasifica como muy importante el dominar el idioma inglés oral y escrito 50.70% clasifica como poco importante el que pueda tomar dictado en taquigrafía 34.80% clasifica como importante el preparar actas o minutas de reuniones 56.50% clasifica como muy importante redactar documentos en español 55.10% clasifica como muy importante redactar documentos en inglés 43.50% considera como importante diseñar y preparar formularios 33.30% clasifica como no es importante reconciliar cuentas bancarias 37.70% clasifica como no es importante preparar nómina de empleados 31.90% clasifica como importante manejar el “petty cash” 39.19% clasifica el establecer procedimientos para el manejo y control de documentos como muy importante y un 40.60% lo considera importante. 36.20% clasifica como importante el saber preparar planes de trabajo 31.90% clasifica como poco importante el preparar informes financieros y un 31.90% lo clasifica como no es importante 36.20% clasifica como poco importante el supervisar empleados 39.10% clasifica como no es importante realizar entrevista a candidatos para puestos 50.70% clasifica como no es importante reclutar empleados El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 52 29% considera como importante orientar a empleados 33.30% indica como importante mantener inventario 42% clasifica como no es importante supervisar el mantenimiento de la planta física 42% clasifica como muy importante identificar, analizar y solucionar problemas 73.90% clasifica como muy importante el mantener el calendario del (de la) ejecutivo/a 43.50% considera no es importante diseñar adiestramientos 33.30% clasifica como no es importante organizar y administrar proyectos 42% considera como importante coordinar seminarios, conferencias y convenciones 39.10% clasifica como importante el que diseñe procedimientos de oficina 56.50% clasifica como muy importante el diseñar y mantener sistemas de archivo 69.60% clasifica como muy importante el manejar la correspondencia 40.60% clasifica como no es importante el realizar estudios de necesidades 46.40% clasifica como no es importante realizar estudios de viabilidad 39.10% clasifica como importante el que haga recomendaciones sobre la compra de equipos 92.80% clasifica como muy importante el mantener buenas relaciones interpersonales 94.20% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente la comunicación con clientes El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 53 95.70% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente las llamadas telefónicas 92.80% clasifica como muy importante el dominar la comunicación oral 91.30% clasifica como muy importante el dominar la comunicación escrita 92.80% clasifica como muy importante el poder interactuar con todo tipo de persona En el cuestionario enviado por correo se incluían dos preguntas abiertas, la primera: Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren las empresas. Las siguientes sugerencias fueron significativas, ya que no se contemplaron en las preguntas cerradas y aportaron otras cualidades: Protocolo y etiqueta Fidelidad a la empresa Deseos de superación Paciencia Inteligencia emocional La segunda pregunta abierta: Sugiera otras competencias esenciales. Las siguientes contestaciones resultaron significativas: Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles Permisología y procedimientos generales Buena presencia y cuidado personal Puntualidad El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 54 HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO En consenso todos los participantes señalaron como requisito mínimo el dominio del idioma inglés, la actitud, la disposición y preferiblemente un bachillerato. La participante que representó a la Universidad de Puerto Rico señala que el mínimo de preparación académica continua siendo graduación de escuela superior y cursos de mecanografía y taquigrafía. En la autoridad de Energía Eléctrica, dependiendo de la clasificación y la experiencia, puede ser un grado asociado. Igualmente, el Banco Popular y Procter & Gamble, mencionan que puede darse el caso de un grado asociado, sin embargo, prefieren un bachillerato. La mayoría de los participantes le otorga mucha importancia a las destrezas suaves “soft skills” y enfatizan las siguientes cualidades: servicio al cliente, trabajo en equipo, comunicación, iniciativa, organizado, relaciones interpersonales y actitudes. A través del diálogo en el conversatorio, se menciona que el puesto de asistente administrativo es de difícil reclutamiento por las muchas destrezas que se solicitan y la gran demanda que existe. Mencionan, también, que algunas de las tareas que realizan los asistentes administrativos de hoy son las que realizaban los “management trainees” de unos años atrás. Se percibe, además, que la posición es una en transición y cambio. En cuanto a sí los secretarios/as y/o asistentes administrativos pueden escalar a otros puestos en la organización, los participantes afirman que sí es posible, ya que dos de los participantes son ejemplo de eso. Comenzaron siendo secretarias y continuaron escalando puestos. Enfatizan que el continuar preparándose y adquiriendo experiencia, ayuda a lograrlo. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 55 Es importante destacar que al finalizar el Conversatorio se le preguntó a los participantes que si tuvieran que seleccionar una sola cualidad, destreza o competencia que determinara si el candidato era contratado o no, cuál sería – las contestaciones fueron: actitud – fue seleccionada por 5 participantes iniciativa cualificaciones profesionales Los participantes recomiendan también que los estudiantes se capaciten para trabajar en equipo, manejar conflictos y a salir de la teoría a la práctica. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 56 ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES Los resultados obtenidos confirman la tendencia señalada en la literatura revisada en cuanto a la importancia de las destrezas suaves “soft skills” en los empleados. El estudio de la NACE (National Association of Colleges & Employers) del 2007, reseña las 21 cualidades principales que los patronos buscan en sus posibles candidatos y de esas 21 cualidades 17 de ellas son destrezas suaves. Los patronos participantes igualmente señalan estas cualidades como determinantes al momento de reclutar empleados. El informe de la NACE destaca estas cualidades importantes para todos los tipos de trabajos. La tendencia informada en el informe se refleja también en el presente estudio y específicamente en la profesión de los asistentes administrativos. De igual manera, en cuanto a las competencias necesarias para el profesional de oficina y destacadas en el informe revisado y reseñado en la revisión de literatura, OfficeTeam 2006, identifica como destrezas medulares para el asistente administrativo el saber analizar y utilizar el pensamiento crítico, la colaboración y el trabajo en equipo con énfasis en la diversidad, aptitud técnica, intuición para identificar la mejor manera de proveer apoyo y cumplir con las metas de la organización, el aprendiz de por vida y técnicas de negociación utilizando la diplomacia y la empatía para producir resultados positivos. La American Management Association (2004) igualmente destaca cualidades y destrezas suaves como importantes para el éxito en el trabajo. Entre ellas, flexibilidad, proyección profesional, manejo del tiempo, comunicación oral y escrita, iniciativa y solución de problemas. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 57 El estudio realizado valida lo expuesto en la literatura revisada. Al analizar las particularidades de los hallazgos, se percibe que la profesión del asistente administrativo se encuentra en una etapa de cambio y transición. El impacto de los adelantos tecnológicos continúa afectando las tareas que se realizan a diario en las organizaciones y en particular en las oficinas. El secretario/a y/o asistente administrativo en algunas organizaciones y empresas más tradicionales está ejecutando tareas más afines con las que solía realizar hace veinte años atrás. En contraposición, en aquellas empresas más dinámicas y vanguardistas, las tareas que ejecutan los asistentes administrativos han cambiado mucho. Específicamente si tomamos como ejemplo las empresas multinacionales, podemos identificar que la estructura organizacional ha cambiado y el rol del asistente administrativo es mas bien como el de un administrador de oficina. Las tareas tradicionales de entrar datos utilizando la computadora, tomar dictado y contestar el teléfono, son asumidas por todos los que trabajan en la empresa. El ejecutivo/a utiliza la computadora, maneja su correspondencia y el correo electrónico y en muchas ocasiones contesta su teléfono. El perfil del asistente administrativo o mejor clasificado como Administrador de Oficina se puede resumir de la siguiente manera de acuerdo a los patronos y a los hallazgos de este estudio: Profesional con un grado académico mínimo de bachillerato, destrezas suaves “soft skills” bien desarrolladas, dominio de la comunicación oral y escrita en español e inglés, proficiencia en competencias tecnológicas, conocimiento general de todas las áreas de la organización y maneja las operaciones diarias de la empresa. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 58 Se pueden identificar las siguientes implicaciones para el programa de estudios y el currículo del Departamento de Administración y Sistemas de Oficina. Integrar más las destrezas suaves en el programa de estudios Desarrollar más las destrezas de comunicación oral y escrita en español e inglés Continuar desarrollando con mayor profundidad las competencias tecnológicas, incluyendo uso eficiente de programas especializados de computadoras, búsqueda en Internet, correo y calendario electrónico Integrar más conocimientos medulares de las operaciones empresariales que le permitan fungir como administrador de oficina, tales como: mercadeo, finanzas, estadísticas y otras Mayor énfasis en las destrezas de análisis y pensamiento crítico Continuar desarrollando las destrezas necesarias básicas, tales como: manejo de la correspondencia, diseñar y mantener sistemas de archivo, mantener y manejar el calendario del ejecutivo/a, manejo adecuado de las llamadas telefónicas, comunicación adecuada con los clientes A la luz de los hallazgos del presente estudio, se ofrecen las siguientes recomendaciones: 1. Revisión curricular que responda a las implicaciones para el programa de estudios antes mencionadas. 2. Encaminar el programa de Administración y Sistemas de Oficina para desarrollar un profesional que supla la necesidad de las empresas como Administrador de Oficina. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 59 3. Realizar más estudios sobre la administración de la oficina, ¿quién actualmente realiza las labores de administrador?, ¿quién es responsable de las operaciones empresariales? y ¿qué preparación académica ostentan? El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 60 BIBLIOGRAFÍA American Management Association, AMA 2004 Administrative professionals survey, 2004, New York. Bimberg, C, Nida, T., octubre 2005, Using the HPI model to improve skills for administrative assistants, Performance Improvement, Silver Spring. Brownfield, Sheila, abril 2004, Trends in administrative support, Office Solutions, Mt.Airy. Cudron, S., abril 1998, Be cool!, Workforce Magazine. Domeyer, Diane, septiembre 2005, The office of the future presents a world of opportunity for administrative professionals, OfficePro. Donnely, Scott, Office masters, abril 2005, Knight Ridder Tribunes Business News, Washington. Drucker, P., Senge, P., noviembre 2000, Meeting of the minds, Across the Board. Employers investing in training for administrative support staff, junio 2003, SuperVision, Burlington. Friedman, T.L., 2005, The world is flat, New York, Farrar, Strauss and Giroux. Friedman, T.L., junio 2005, New perception of America, Monterey County Herald. Garvey, Charlotte, junio 2004, HR’s pivotal multi-taskers, HR Management, Alexandria. Glossary of job descriptions, febrero 2004, Administrative Assistant’s Update, Toronto. 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Nuestro Departamento, en su compromiso de ofrecer siempre un programa académico de calidad, pertinente y atemperado a las demandas de las empresas a las que sirve, le solicita conteste el cuestionario adjunto. El propósito es auscultar las necesidades de usted como patrono y posible reclutador de nuestros egresados de cara a una revisión curricular que responda a las mismas. El insumo que provea será muy valioso para armonizar nuestro ofrecimiento académico con las competencias que las organizaciones de hoy requieren y necesitan. La Universidad de Puerto Rico, como primer Centro Docente, y ustedes, empresas aliadas comprometidas con una educación de vanguardia para un Puerto Rico mejor podemos desarrollar profesionales competentes y competitivos. Confiamos en que colaboren con nosotros en esta gestión educativa que redundará en crecimiento y renovación de nuestro programa de estudio. Agradecemos devuelva el cuestionario completado en el sobre predirigido adjunto antes del 1ro de junio de 2006. Si desea, lo puede enviar vía fax al 787-764-0260. Cordialmente, Juanita Rodríguez, Ed.D. Directora Myrna López de Pinto, Ed.D. Catedrática Auxiliar El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 64 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO Recinto de Río Piedras FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE OFICINA Solicitamos su cooperación en el estudio que estamos llevando a cabo en nuestro Departamento completando el siguiente cuestionario. El mismo tiene como propósito obtener datos que nos ayuden en la revisión curricular de nuestros programas. El Departamento de Administración de Sistemas de Oficina tiene como meta que sus egresados se destaquen como profesionales competitivos y que obtengan los conocimientos y destrezas requeridas en el mundo laboral. Preguntas o dudas sobre el Cuestionario puede comunicarse con la Dra. Myrna López de Pinto al 764-0000 Exts. 3408 ó 3412. 1. Tipo de empresa ______gobierno estatal _____gobierno federal _______empresa privada 2. Tipo de negocio ____ médico/hospitalario ____ legal ____ farmacéutica ______ banca _____ educativo _____ servicio _____manufactura El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto ____venta/mercadeo 65 3. Número de empleados en la empresa: _______0-20 ______ 21-50 _____ 51-100 _____ 101 – 200 ______201-300 ______301-400 ______401-500 _______501 ó más 4. El proceso de reclutamiento de empleados lo lleva a cabo _____Dept. de Recursos Humanos _____Oficial o persona a cargo _______ Agencia de empleo independiente ______Supervisor/a *Secretaria/o y/o asistente administrativo- para efectos de este estudio se define como el personal de apoyo que asiste al ejecutivo/a en todas las tareas administrativas. 5. Al presente, cuántas secretarias/os y/o asistentes administrativos laboran en la empresa. ______1-3 ______4-10 ______ 11-20 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto ______ 21-30 _____ 31 ó más 66 6. El título oficial utilizado en su empresa para la secretaria/o y/o asistente administrativo: _____secretaria _____secretaria ejecutiva _____asistente administrativo ______otro ______secretaria administrativa ¿Cuál? ________________ 7. ¿Cuál es la preparación académica que exige su organización al reclutar una (un) secretaria/o y/o asistente administrativo. ______ curso técnico/vocacional ______ grado asociado ______ dominio de las destrezas básicas ____otro ______ bachillerato ¿Cuál? _____________ 8. ¿Cuál es el salario básico anual en su empresa para una (un) secretaria/o y/o asistente administrativo sin experiencia? _____$12,000 ò menos _____$20,001 - $25,000 ______$12,001 - $15,000 _______$25,001 - $30,000 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto ______$15,001 - $20,000 _____$31,000 ò más 67 9. En la estructura organizacional de su empresa, las (los) secretarias/os y/o asistentes administrativos se consideran: _______en el nivel de la alta gerencia ______en el nivel de supervisor/a ______ en el nivel de la gerencia media ______en el nivel de la empleomanía general 10. ¿Con qué frecuencia en su empresa las (los) secretarias/os y/o asistentes administrativos son promovidas/os a otros puestos de mayor rango? ____continuamente ___en 3 ó 4 ocasiones ____ en 1 ó 2 ocasiones ____nunca 11. ¿Con qué frecuencia su empresa le provee a las (los) secretarias/os y/o asistentes administrativos adiestramientos y/o educación continua? ____cada seis meses ____una vez al año ____cada dos años ____nunca 12. ¿Provee estímulo su empresa a los empleados para continuar estudios formales a través de pago de matrícula o permitiendo tiempo durante horas laborales para dicho propósito? ______ siempre ______ en ocasiones ______ nunca El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 68 13. ¿Cuenta su empresa con un plan de desarrollo para el puesto de secretaria/o y/o asistente administrativo? ______ Sí ______No _____informalmente _______en un futuro 14. Evalúe las siguientes competencias y/o destrezas y señale con una marca de cotejo la importancia que tiene cada una al emplear secretarias/os y/o asistentes administrativos en su organización. CARACTERÍSTICAS PERSONALES: Reactivos Muy Importante Deseable No es Importante Importante Demuestra iniciativa Exhibe una actitud ética Demuestra capacidad de análisis Demuestra capacidad para mantenerse al día Demuestra aplomo Demuestra empatía Demuestra asertividad Sabe tomar decisiones El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 69 COMPETENCIAS TECNOLÓGICAS: Reactivos Muy Importante Deseable No es Importante Importante Domina el procesamiento de palabras electrónico Utiliza programas de publicaciones electrónicas (Ej. MS Publisher) Utiliza programas de presentaciones electrónicas (Ej. MS PowerPoint) Utiliza programas de hoja electrónica (Ej. MS Excel) Utiliza programas de base de datos (Ej. MS Access) Utiliza la comunicación electrónica Utiliza el calendario electrónico Utiliza la Internet Diseña y mantiene páginas para el “Web” COMPETENCIAS GENERALES: Reactivos Muy Importante Deseable No es Importante Importante Domina el idioma inglés Toma dictado en taquigrafía Prepara actas o minutas de reuniones Redacta documentos en español Redacta documentos en inglés Diseña y prepara formularios Reconcilia cuentas bancarias Prepara nómina de empleados Maneja el “petty cash” El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 70 Reactivos Muy Importante Deseable No es Importante Importante Establece procedimientos de manejo y control de documentos Prepara planes de trabajo Prepara informes financieros Prepara el presupuesto Supervisa empleados Entrevista candidatos para puestos Recluta empleados Orienta empleados Mantiene inventario Supervisa el mantenimiento de la planta física Identifica, analiza y soluciona problemas Mantiene el calendario de o de la ejecutiva Diseña adiestramientos Organiza y administra proyectos Coordina seminarios, conferencias y convenciones Diseña procedimientos de oficina Diseña y mantiene sistemas de archivo Maneja la correspondencia Realiza estudios de necesidades Realiza estudios de viabilidad Hace recomendaciones sobre la compra de equipos El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 71 COMPETENCIAS DE COMUNICACIÓN: Reactivos Muy Importante Deseable No es Importante Importante Mantiene buenas relaciones interpersonales Maneja adecuadamente la comunicación con clientes Maneja adecuadamente las llamadas telefónicas Dominio adecuado de la comunicación oral Dominio adecuado de la comunicación escrita Sabe mantener los canales de comunicación abiertos 15. Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren las empresas: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 72 APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO 7 DE ABRIL DE 2006 PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO ¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE DEBE POSEER UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO PARA SER CONSIDERADO EN SU EMPRESA? ¿QUE PREPARACIÓN ACADEMICA SE LE PIDE AL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE SU EMPRESA? ¿QUE CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS DEBE POSEER EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN SU ORGANIZACIÓN? ¿CUÁL ES LA CUALIDAD MÁS IMPORTANTE QUE DEBE POSEER UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO? ¿QUÉ OPORTUNIDADES DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO LE OFRECE LA ORGANIZACIÓN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS? ¿QUÉ RECOMENDACIÓN NOS PUEDEN OFRECER PARA MEJORAR Y/O ENRIQUECER NUESTRO PROGRAMA DE ESTUDIOS? El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 73 APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO CONVERSATORIO PATRONOS 7 DE ABRIL DE 2006 La Dra. Juanita Rodríguez, Directora del Departamento de Administración de Sistemas de Oficina, ofrece un saludo cordial a todos los presentes. Dra. Juanita Rodríguez: Señala la importancia del insumo que ellos como patronos provean, ya que nosotros en la academia investigamos la literatura y las tendencias, pero el insumo del que contrata a nuestros egresados es vital para el mejoramiento de nuestro programa académico. Añade también, que de acuerdo a la literatura podemos determinar algunas de las destrezas y conocimientos necesarios, sin embargo, son los patronos los que están en la posición día a día de saber cuáles son sus necesidades. Cita un artículo sobre la revolución en el mundo del empleo, donde se señala que el empleado de hoy debe ser una persona que utilice el pensamiento crítico, la creatividad y que se arriesgue a ayudar a la empresa a lograr sus metas. Que no sólo requieren de una persona que esté en una máquina. Es por esto que deseamos el insumo de qué competencias los patronos requieren. Dr. Paul Latortue: El Decano de la Facultad de Administración de Empresas da la bienvenida y señala sobre la participación de ADSO y la importancia que tienen en la Facultad. Indica que ha cambiado la forma de hacer los negocios en todas las empresas. Por tanto el El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 74 trabajo de la secretaria ha cambiado. Por consiguiente, las personas que preparan este personal, deben cambiar. Menciona el cambio curricular que estamos haciendo y necesita la opinión de los profesores, los patronos y los estudiantes. Juanita ha tomado la delantera en lograr esto versus otros departamentos. Felicita a la Dra. Juanita Rodríguez por esto, queremos ser responsables y responsivos. Así que gracias por lo que puedan aportar y sugiere a los participantes que se identifiquen. Gracias por ayudar a los estudiantes. La Dra. Pinto agradece al Decano, y señala que luego nos presentaremos. La Dra. Myriam Burgos lee una lectura reflexiva de Dr. Bernard Shaw. (Adjunto) Señala, la doctora Burgos que igualmente como el sastre de la lectura, en el Departamento de ADSO queremos ser sabios y buscar nuevas medidas para cumplir con lo razón de porqué estamos celebrando este Conversatorio. La Dra. Pinto añade que esta era la lectura más apropiada para nuestro propósito. Los participantes pasan a presentarse, y añade que estamos grabando la sesión para luego rescatar todo lo discutido. Gracias a Juanita, al Decano, a la Dra. Burgos y a los participantes. (ver lista de participantes) La Dra. Pinto luego de las presentaciones nuevamente establece el propósito del Conversatorio, 1saber cómo piensan en cuanto a unas preguntas guías. Deseamos que nuestro egresado continúe siendo competitivo. El grupo es pequeño pero la idea es que todos puedan participar. Estamos en un proceso de revisión curricular en toda la Facultad. En ADSO es una revisión profunda, ya que deseamos atemperar nuestro El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 75 ofrecimiento a lo que las empresas del siglo 21 requieren. Nuestro Departamento está encaminado a una reingeniería en cuanto a los ofrecimientos académicos. Relata el cambio dramático que ha ocurrido en nuestra profesión, el cambio vertiginoso en los últimos veinte años y con el advenimiento de la tecnología. Nuestra meta es posicionarnos de manera que nuestro egresado responda a los nuevos retos. Siéntanse libres de interrumpir, preguntar y aportar. Primera pregunta: ¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE USTED REQUIERE DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO AL MOMENTO DE LA CONTRATACIÓN? Señala la doctora Pinto que estamos encaminados a un cambio en el título hacia un gerente de sistemas de oficina, ya que nuestro currículo va encaminado hacia esa dirección y ver si esa dirección se valida con su insumo. Alejandra Shehadeh de Procter & Gamble, indispensable el dominio del inglés, aunque sabemos que la universidad no puede resolver todas las faltas en cuanto el idioma de años de estudios anteriores. Sin embargo en nuestra empresa, Procter & Gamble nos damos cuenta que lo pueden leer y escribir pero al hablarlo no. El inglés necesita mucha, mucha práctica. Al hablarlo tienen pánico total. Es indispensable este requisito y la iniciativa. El empleado tiene que saber cómo trabajar y el pensamiento crítico. También la actitud y la disposición que demuestra. Mariely Rolón de World Net, ya en el proceso de reclutamiento lo primero que vemos es la actitud y luego nos encaminamos a ver qué destrezas y conocimientos tienen. Primero es la actitud y si tienen el deseo de aprender. Es requisito un bachillerato, tener dominio de Word, Excel, vicio, project, depende de la posición. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 76 Cada departamento tiene diferencias depende si es ingeniería, ventas, la persona tienen que tener disposición de aprender. Importante actitud y bachillerato. Brenda Torres de Banco Popular - en el caso del banco nosotros medimos las cualificaciones. Nos interesa un bachillerato, pero no descartamos si tienen un grado asociado porque puede. Dominar office completo, Word, PPT, Excel. Aclara que buscan el bachillerato en sistemas de oficina o en administración de empresas, aunque han considerado en algunos casos bachilleratos en otras áreas. La entrevista tiene mucho peso y el inglés, al igual que han señalado otras compañeras. Es un banco internacional con sucursales en Estados Unidos y es necesario el dominio del inglés. El 99% de nuestros asistentes cuentan con bachillerato en administración de oficinas. En el aspecto de la entrevista se enfatiza el servicio al cliente, trabajar con otras personas, en equipo, comunicación, organizada, relaciones interpersonales. Aida Catinchi de Banco Popular - buscamos la educación que es muy importante, educación formal y los programas. Conocimientos básicos. Resumiendo como los demás compañeros las actitudes, iniciativa, el ejecutivo busca que esa persona le pueda resolver su vida. Alguien que tenga la iniciativa de leerle la menta y resuelva. Si la persona se retrae y hay que estarle diciendo qué hacer no es bueno. Deben también tener una cultura genera, que pasa en la economía, pues tienen que recibir gente y muchas veces no saben que pasa en el mundo. Deben saber de la economía global, saber comunicarse El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 77 Angel A. Muñiz de Energía Eléctrica. Dos áreas de empleados unionados y la gerencia, los unionados sólo se requiere cuarto año, pero dependiendo dónde se ubica, toman un examen y de acuerdo al resultado se ubica. Si va a una oficina de contabilidad debe saber sobre eso. Si va a la gerencia, requiere. Todavía en la autoridad las que van a la gerencia deben tomar examen de taquigrafía, mecanografía y dictado. Tienen todavía que saber esas destrezas, aunque no las usen. Muchas que toman el examen lo utilizan. Madeline Arocho, Departamento de Recursos Humanos, UPR, Rio Piedras, nosotros mas bien lo que consideramos es preparación y experiencia. Evaluamos el récord, hacen una puntuación, van a una entrevista. Veo en mi trabajo diario que cuando enviamos a entrevista, aún dentro del recinto el problema del dominio del inglés, hacen buen turno por preparación y experiencia pero no saben inglés. La convocatoria marca el nivel de inglés y cuando van a la entrevista no lo pueden. Se debe preparar bien en el inglés y las actitudes es importante, pero lo más importante que nos están pidiendo aquí en el recinto es el inglés. Carmen Zoé Ramirez de Agencia Estatal Aprobadora Dept. Educación - En el caso de nosotros revisamos los grados asociados en. Exigen en todos los programas Dept. De Educación. Los supervisores en los programas que se evalúan se requiere redacción. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 78 DRA. MYRNA PINTO - 2DA PREGUNTA- ¿LA POSICIÓN DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO REQUIERE UN BACHILLERATO O QUÉ COMPETENCIAS ESPECÍFICAS? Madeline Arocho de RH, Recinto de Río Piedras - En el recinto se requiere un mínimo de 4to año escuela superior, y cursos de mecanografía y taquigrafía. Una secretaria administrativa 3 o más se requiere bachillerato. Se requiere la taquigrafía aunque no lo vaya a utilizar. Pregunta la doctora Pinto si tienen información específica o estadísticas de cuántas personas utilizan la taquigrafía, ya que es un requisito de contratación. La representante señala que no, que no saben cuántas sí utilizan la taquigrafía. La doctora Pinto señala que sigue el requisito pero no saben si es necesario en verdad. Contesta la señora Arocho que es de lo que se quejan. En mi oficina y en otras oficinas no se utiliza la taquigrafía, pero lo siguen requiriendo. La doctora Pinto, pregunta si tienen programa alguna revisión en cuanto a los requisitos. Contesta que los requisitos vienen de Administración Central de recursos humanos y aunque ellos hagan señalamiento, ellos determinan cuáles son. En una convocatoria reciente vino un requisito que fuera un requisito de bachillerato y pedían la taquigrafía o la escritura rápida. Una vez se dialogó con ellos me permitieron contratar con bachillerato en administración de oficinas aunque no hubiera tomado la taquigrafía. Nosotros podemos hacer el señalamiento pero son ellos los que determinan cuáles son los requisitos. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 79 La doctora Pinto le pregunta al representante del Banco Popular y a otros de los participantes si utilizan la taquigrafía como un criterio de contratación. Responde - En el banco no, son muy pocas las veces que algún asistente administrativo está tomando un dictado. El Decano menciona los programas de naturales que en la sesión de verano los admitidos a su departamento son requeridos de participar en unos cursos de inmersión de matemáticas y ciencias para llevarlos a un grado óptimo antes de que empiecen el año académico regular. Hay que preparar el estudiante a un óptimo antes de empezar y quizás nosotros podamos hacer lo mismo con los cursos de inglés y español. Para eso hay que saber a qué nivel llega, de manera que un curso intensivo de verano lo lleve a lo que se requiere. Estos programas pueden ser exitosos. La doctora Pinto señala que en el Departamento de Administración de Sistemas de Oficina se ha considerado esta alternativa de un curso intenso. La doctora Pinto - En nuestro departamento hemos desarrollado una visión y una misión. La profesora Corujo lee la misma, ya que también está incluida en los documentos entregada en sus cartapacios. (documento incluido). La doctora Pinto señala, analizando nuestra misión, que ya hemos integrado muchos de los señalamientos que se han hecho en el Conversatorio. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 80 3RA PREGUNTA- QUE DESTREZA EN PARTICULAR NECESITAN AHORA O PARA EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN, ENCAMINADOS A SER GERENTE DE OFICINA. Aida, Banco Popular, además del inglés, dominio del procesamiento de palabras, “spreadsheet”, Word, Excell, cuando digo dominio es dominio verdadero. No sólo el básico pues ese conocimiento el gerente lo tendrá. El que tiene que tener el dominio es el asistente administrativo en el programa que sea. Aprender no sólo los Excel sino los macros, el verdadero asistente que sepa de todo, que podamos depender de ella. Capacidad analítica para analizar cómo ser más eficientes. No es una secretaria lo que hable, sino lo que es verdaderamente un asistente administrativo. En cuanto a actitudes, trabajo en equipo, la ética, los trabajos deben ser proyectos de trabajo de equipo que incluya presentaciones. Proyectos de trabajos que no sean individuales, pues un asistente administrativo debe ser una persona que integra. Mejorar las destrezas personales, actividades que incluyan actitudes. Señala y enfatiza las actitudes. La Dra. Pinto pregunta cuál es el título de este puesto en el banco. Responde, tenemos tres niveles. El primero se llama secretaria que es el más simple, normalmente a nivel de ingreso es mas oficinista que secretaria. Pero se llama secretaria. Secretaria administrativa que combina funciones administrativas y secretariales y el asistente administrativo. Este es un puesto de asistente verdadero es un asistente del jefe. Pregunta la Dra. Pinto, esos tres niveles requieren diferente requisitos. La secretaria podría ser un grado asociado. Cada vez nos inclinamos más a que sea bachillerato, pero se toma en cuenta la experiencia. La persona El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 81 viene más madura cuando ha experimentado sus cuatro años de universidad. El salario es diferente en los tres niveles. Antonio, Energía eléctrica, tenemos los dos, unionados son oficinistas, no secretario, y depende del departamento que le toque pueden ser oficinista de contabilidad, de servicio u otros. En lo gerencial, es una auxiliar de sistemas de oficina o asistente de sistemas de oficina. A los auxiliares se les pide un grado asociado y a los asistentes un bachillerato. Los salarios varían, a los gerenciales creo que hay un examen diferente para el asistente. La Dra. Pinto pregunta qué otra cualidad o requisito. Señala que la actitud y disponibilidad, ya que hay personas que piensan que trabajar en el gobierno es no trabajar mucho. Por lo que las actitudes considera son importantes. Alejandra, Procter & Gamble, debo decir que cuando son egresadas de aquí vienen con el paquete completo. El puesto se llama asistente administrativo, no existe secretaria. La experiencia lleva diferente escala salarial. Preferimos bachillerato pero hemos tenido casos de grado asociado con experiencia y otras cualidades, se consideran. World Net, en el caso de nosotros no hay secretarias, son asistentes administrativos. Hay una sola secretaria ejecutiva que trabaja con el presidente. Entre las características, capacidad analítica, ir más allá. El asistente debe ver el macro, ya que el ejecutivo está muy ocupado. La universidad puede ayudar trayendo proyectos verdaderos a las clases. Trabajo en equipo y que tengan menos miedo si lo aprenden y practican en el trabajo. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 82 Decano, pregunta que si esa persona que llaman asistente administrativo, debe tener algún tipo de “management training”, en otras palabras como me doy cuenta que hay como tres grupos representados aquí. Un grupo con destrezas internacionales, un grupo dentro del estado y un grupo intermedio como Banco Popular. Quizás estoy tratando de ver más en la entrelinea. En lo internacional veo que buscan lo que antes se conocía como “management training”, algo más cercano a lo que era un graduado de gerencia pero con las destrezas de ADSO. Tanta preparación de asunto gerencial pero con las destrezas tradicionales de ADSO. En el caso de la Autoridad no leo ese cambio y en el Popular veo la transición en un punto medio. En el caso de World Net, es más de la cultura de organizaciones, hasta ahora no se ha dado el caso de que un asistente se mueva a un nivel supervisión. No trabajamos con nivel jerárquico. El Decano comenta que no habla en tipo de puesto en específico sino más bien en las tareas que realiza un “job trainee”. Ve el trabajo más cerca de un graduado de gerencia mas cerca de un “management training”. Porque es verdaderamente un asistente al gerente. El gerente puede entrar datos pero en el teclado, pero el formateo necesita la secretaria. Hay que tomar en cuenta lo que necesita un pequeño comerciante, se acerca más a las competencias que usted menciona. Es el que va a hacer de todo. Trabaja nomina, recursos humanos, va al correo, al banco. Esas empresas buscan otro tipo de empleado. Competencias en áreas gerenciales. Que sepa de recursos humanos, contabilidad, que sea mi verdadera mano derecha. Esto lo piden más los pequeños empresarios que están comenzando. (Dept. Educación) El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 83 La Prof.Trini Ayoroa, pienso que queremos graduar gente pensante para la economía globalizada. Necesitarías el apoyo de la empresa para proveer adiestramiento en la empresa, pero que la universidad pudiera dedicarse a crear este ser pensante con economía, mercadeo, contabilidad, literatura, historia, sociología, administración, finanza, mercadeo en términos amplios y lo que pudiera ser el detalle fuera en la empresa. Hace unos años Harvard desarrolló un programa así donde el detalle administrativo lo ofrecía la empresa. Creo que estamos otra vez en ese ciclo. Podríamos decirle a la empresa, yo te preparo un ser pensante y aquí tu preparas el detalle. Pregunta al Banco Popular si tienen adiestramiento en servicio, le contestan que sí, tienen prácticas y otros, pero ahora el aspecto económico lo limita un poco más. Lo que limita es si hay presupuesto para pagar. Ahora mismo hay estudiantes haciendo proyectos en diferentes áreas. En algunos casos no se puede ofrecer paga. La Dra. Pinto señala que sí concurre con la representante del Dept. Educación que se desea suplir la demanda de todos, incluyendo la pequeña empresa. Queremos que nuestro egresado sepa de todo un poco. A pregunta de los participantes en cuanto al currículo actual, el cual fue incluido en su cartapacio, se aclara que nuestros egresados toman cursos medulares en Adm. De Empresas que incluye contabilidad, mercadeo, ética, sicología y otros. La representante del Banco Popular señala que utilizando esa descripción de los cursos que toman, podemos decir que el asistente administrativo de hoy era el “trainee” de antes, como igual señala el Decano. El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 84 Decano – se trata pues de cuan importante seria para ustedes, una clase de mercadeo pero con énfasis en servicio. Cuan importante seria que las clases que tomaran fueran orientadas al servicio, los cursos son los mismos pero enfocados al servicio. No es como en la manufactura. Han señalado mucho lo de la actitud, todo esto enfocado al servicio, pregunto sería importante para ustedes? Banco Popular– esa es una de las competencias que pedimos QUE PROYECCIÓN TIENE LA POSICIÓN ASISTENTE ADMINISTRATIVO, SON PROMOVIDOS A OTROS PUESTOS, ES PARA QUEDARSE EN ESA POSICIÓN O COMO DECÍA EL DECANO SI ES PARA ESCALAR A OTRA POSICIÓN GERENCIAL En el Banco Popular tienen la oportunidad que quieran para desarrollarse, depende con que preparación llegan, si siguen estudiando, tenemos programas de desarrollo interno y si quieren continuar estudios de maestría, mas aún si demuestran que tienen iniciativa y se involucran en otras actitividades, se desarrollan hasta donde quieran llegar pueden seguir. El Decano pregunta cuántos casos se dan en el banco de personas que comenzaron de secretaria y se mueven a oficiales de plataforma. Contesta la representante que esto se da. En las sucursales esto es algo muy común, la representante que está hablando señala que ella es egresada y continuó escalando. Está en la persona a dónde quiere llegar. Los El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 85 estudios no tienen que ser académicos, pero también pueden ser certificaciones. Yo me certifiqué y si muestran buena actitud y deseos de desarrollo el banco los apoya. En la Energía Eléctrica se le da mucho énfasis a la experiencia. No es necesario más estudios, más énfasis en la experiencia. El movimiento de plazas incluye otros aspectos. Alejandra en el caso de Procter tenemos la promoción desde adentro que significa que cuando hay un puesto primero se le da la oportunidad a los empleados de la compañía y para aquellos que reúnen los requisitos compitan por la plaza. Yo también soy egresada y he ocupado diferentes puestos. Tenemos muchos casos que comenzaron como asistentes administrativos y han escalado. En Procter & Gamble hay muchas posibilidades, dependiendo donde uno quiera llegar. Banco Popular– depende de la persona y a dónde quiere llegar. El balance educativo y el que atraer las personas a la facultad. Tenemos personas que no desean crecer y se queda en el mismo puesto toda la vida. En la UPR se ha visto movilidad, aquí siempre se respetan las uniones. En el área secretarial para otros puestos se toma en consideración la experiencia. En el Dept. de Educación se le da mucho peso a la preparación académica y a las certificaciones. Si un secretario quisiera un puesto de director u otro tipo, tiene que tener la preparación específica. En el Dept. como recursos humanos y otros, podría haber más El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 86 movilidad. Si es un puesto de recursos humano tienen que tener la preparación específica del puesto. En World Net depende de las aspiraciones de las personas. Cada cual se queda donde quiera llegar, y si le gusta. Los asistentes también tienen proyectos a cargo, además de asistir a un ejecutivo. LA DRA. PINTO -. PREGUNTA CÓMO VISLUMBRAN LA POSICIÓN DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO, HACIA DÓNDE SE ENCAMINA. CONTRATAN MUCHOS PARA ESTE PUESTO, U OTRAS PERSONAS ESTÁN HACIENDO ESTE TRABAJO. ESTÁ CRECIENTE. En la UPR – los asistentes es el más que se busca de puestos, a veces no hay sufientes y tenemos que recurrir a acervos, es el área donde más se contrata. En Energía Eléctrica, pasa lo mismo, se puede decir que hay más oficinistas y asistentes que ingenieros. Contratan mucho. En el Banco, se contrata en toda la isla y buscan mucho en el área metropolitana todos los años. Como tenemos movilidad interna a veces lo ocupan otras personas. La Dra. Pinto – pregunta, el reclutamiento se lleva a cabo a través de ofertas de empleo, periódicos o cómo, resumé? El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 87 Este puesto en el banco es de difícil reclutamiento, no tenemos un banco de solicitudes. No publicamos en el periódico, llamamos a la Dra. Juanita Rodríguez, o a través de Internet. No es fácil conseguir para este puesto. ULTIMA PREGUNTA, CUAL ES LA CUALIDAD DETERMINANTE PARA DESTREZA O COMPETENCIA AL TOMAR LA DECISIÓN DE RECLUTAR O CONTRATAR UN ASISTENTE Alejandra Shehadeh – Procter & Gamble. Actitud World net – actitud Dept. Educación – cualificaciones Banco Popular – actitud, iniciativa Energía Eléctrica – actitud UPR – actitud, cuando los enviamos a entrevista es el factor determinante Prof. Corujo señala que en todos nuestros prontuarios se incluye en los objetivos la actitud. La Dra. Pinto – alguna otra sugerencia que quieran añadir? Banco Popular – los trabajos en equipo ayudan a desarrollar actitud. World net- Hay que enseñar a trabajar en equipo El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 88 Como manejar conflicto, en forma respetuosa, sin chisme, se debe empezar en la universidad pues le va a ayudar luego, es fundamental para lograr los objetivos de la meta. Salir de la teoría a la práctica. La participante del Banco Popular pregunta qué otros nombres se han considerado en la revisión curricular, ya que entiende que la palabra gerente de oficina puede traer problemas en las estructuras organizacionales, en la clasificación de puestos y en la compensación y descripción de puesto. El título de administrador impacta más. Que sugiera mas bien el títulos administrador. La Dra. Juanita Rodríguez aclara que los títulos que hay en oficinas de gobierno y las clasificaciones. En el gobierno tienen 4 categorías ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE OFICINA, JUNIOR Y SENIOR Y EL EXAMEN de proficiencia para secretarias Certified Administrative Professional (CAP), administrador profesional, el nombre de la certificación ya cambió. Estamos evaluando diferentes nombres, un estudio entre 40,000 secretarias hace cinco años preferían secretaria ejecutiva. Hoy día se le llama más asistente administrativo o profesional administrativo. La Dra. Pinto añade que el Conversatorio que están llevando a cabo en ese momento es parte del estudio que lleva en la búsqueda del insumo de los patronos en cuanto a los conocimientos, destrezas y habilidades que ellos como reclutadores de nuestros egresados requieren. Menciona, también, que el estudio consta de dos instrumentos para la recopilación de los datos. La parte cualitativa del mismo, el Conversatorio, de manera que se pudiera dialogar y abarcar de primera mano los temas de interés. La parte cuantitativa de manera que se pudiera llegar a una población mayor, El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 89 se cubriría a través de un cuestionario que sería enviado por correo a las diferentes organizaciones públicas y privadas. La Dra. Rodríguez menciona a los presentes los planes de revisión curricular y el cambio de nombre de nuestro profesional. Señala la Dra. Pinto el propósito de las investigaciones llevadas a cabo en la búsqueda de insumo de los patronos en cuanto a las tareas que el asistente administrativo lleva a cabo hoy día en las empresas. Menciona, además, sobre el estudio llevado a cabo en el semestre anterior donde se recogió el insumo de los egresados del departamento graduados durante los años 1995-2005. En el mismo se buscaba identificar los conocimientos, destrezas y cualidades que entendían necesarios en sus empleos. La doctora Pinto agradece nuevamente la participación de las organizaciones, la presencia y el apoyo del Decano, Dr. Paul Latortue. La Dra. Juanita Rodríguez les recuerda que pueden acceder la página de Internet de nuestro Departamento “sistemasdeoficina.com” El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 90 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 91 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 92 El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006 Dra. Myrna Pinto 93
