Requisitos para organizar Eventos Magnos

Requisitos para organizar Eventos Magnos
De acuerdo al reglamento de Grupos Estudiantiles, los Congresos como tal deben cumplir ciertas
especificaciones:
TÍTULO TERCERO. DE LAS ACTIVIDADES
CAPÍTULO PRIMERO. DE LOS CONGRESOS
OFICIALES
Congresos
Artículo 78. Son actividades que pretenden convocar a un número considerable de personas, a quienes se les
ofrece durante dos días o más, una agenda que incluye conferencias, talleres, mesas redondas o cualquier otra
actividad académica o recreativa.
La realización de congresos se divide en tres partes:
a.
Planeación: es la etapa donde los miembros definen los aspectos básicos relacionados con
el congreso.
b.
Desarrollo: es la etapa donde se buscan patrocinadores y que dura entre dos y cinco meses.
c.
Ejecución: es la etapa en donde se ejecuta el plan de ventas, publicidad y se realiza el
congreso.
Tipos de Congresos
Artículo 79. Los congresos pueden ser:
a. De un grupo estudiantil: son congresos donde la iniciativa y desarrollo sólo participan alumnos
de algún grupo estudiantil;
b. de la academia: son congresos donde la iniciativa, el desarrollo e incluso los recursos
provienen de alguna una dirección de carrera, departamento o Escuela del Campus, o
c. mixtos: son aquellos donde un grupo estudiantil tiene la iniciativa y la academia apoya con
recursos o consultoría respecto del contenido académico.
Congresos Mixtos o de Grupos
Artículo 80. Los congresos mixtos o de grupos estudiantiles, de manera obligatoria, se sujetarán a las reglas
establecidas en este documento.
Iniciativa
Artículo 81. Todo grupo estudiantil debe notificar a la Dirección del Departamento sobre la intención de realizar
un congreso y deberá dar de alta el proyecto durante las fechas establecidas.
Iniciativa en congresos mixtos
Artículo 82. Cuando se trate de congresos mixtos, la iniciativa deberá notificarse al Departamento acompañada
de una carta o correo firmada o con copia al el director o los directores de carrera involucrados donde expresarán
que apoyan el Congreso.
Junta de Aprobación
Artículo 83. Una vez notificada la iniciativa, el Departamento citará al grupo para explicar el procedimiento para
aprobar la realización del Congreso; impondrá un plazo no mayor a un mes para entregar la planeación y
establecerá la fecha y hora para la junta de aprobación del Congreso.
Información de la planeación.
Artículo 84. El grupo estudiantil deberá entregar y exponer en su planeación el día y la hora acordada con el
Departamento.
La planeación deberá contener:
a. Nombre del Congreso;
b. carta compromiso de los integrantes con el nombre, el puesto y la descripción de actividades;
c. contenido académico o técnico;
d. posibles conferencistas;
e. agenda;
f. posibles patrocinadores;
g. plan de ventas;
h. costo del boleto;
i. estrategia de comercialización del boleto;
j. logotipo, slogan e imagen, y
k. presupuesto.
Suspensión del proyecto o ampliación del plazo
Artículo 85. El Departamento podrá suspender o ampliar el periodo para entregar la planeación del proyecto,
el tiempo que considere necesario, si no se presenta la información enlistada en el artículo anterior o si se
entrega incompleta.
Cancelación
Artículo 86. Se podrá cancelar el evento si no existe evidencia del trabajo en equipo, fuentes de financiamiento
o por causas de fuerza mayor.
Desarrollo
Artículo 87. Durante el desarrollo, el grupo tiene permitido buscar patrocinadores, asegurar conferencistas,
repartir publicidad y comenzar la venta de boletos.
Ejecución
Artículo 88. Finalmente, la ejecución se refiere a los días en que los asistentes concurren al evento según la
planeación.
Lo más importante es que, una vez que se cubra la información para la planeación de un Congreso,
se acerquen con nosotros para que de viva voz se presenten los detalles de su plan de trabajo para
poder revisar disponibilidades de fechas, viabilidad de sus proyectos y demás procesos que hay que
tomar a consideración.
La planeación digamos “estándar” de un evento de esta magnitud organizado a través del
Departamento de Desarrollo Estudiantil lleva un mínimo de 8 meses para poder cubrir las etapas de
Planeación, Desarrollo y Ejecución. De esta manera, se contemplan aspectos fundamentales como
la reservación de espacios, elaboración de presupuestos, búsqueda de proveedores y
patrocinadores, confirmación de conferencistas, convocatoria de participantes, etc.