7.1 Evaluación de la propuesta El tiempo máximo desde la presentación de la propuesta (deadline) hasta la firma con la Comisión será máximo de 8 meses. Desaparece la fase de negociación “Negotiation” reemplazada por “Grant Preparation” 5 meses para informar a todos los solicitantes sobre la evaluación científica 3 meses para la firma del contrato 7.1 Evaluación de la propuesta ¿Qué significa desde el punto de vista de la evaluación de la propuesta? • La propuesta se evalúa según se presentó y no en función de su potencial si se realizaran determinados cambios • No se recomendarán cambios sustanciales • Si se identifican deficiencias, estas se verán reflejadas con una puntuación más baja, y no en recomendaciones (FP7) Propuesta madura y completa ¿Hay margen para realizar recomendaciones? • Correcciones menores y muy concretas implementadas sin negociación • Errores administrativos obvios • No hay posibilidad para cambios significativos en: • el contenido • presupuesto • composición del consorcio 7.1 Evaluación de la propuesta Recepción de propuestas Evaluación individual Grupo de consenso Revisión del Panel Finalización Comprobación elegibilidad Asignación de las propuestas a los evaluadores Informes de evaluación individuales (normalmente en remoto) Informe de consenso Evaluation Summary Report Panel ranked list Lista final por orden de puntuación 7.1 Evaluación de la propuesta Evaluadores: Son expertos independientes Conocimiento técnico/científico • Experiencia y conocimiento en las áreas relevantes de la convocatoria Otras áreas de conocimiento • Como: gestión de proyectos, innovación, explotación de resultados, diseminación y comunicación Origen • Diversidad geográfica (UE y no UE) Género • Se potencia la presencia de la mujer Sector • Sectores públicos y privados 7.1 Evaluación de la propuesta Principios que deben guiar a los evaluadores en su tarea Independencia Imparcialidad Objetividad Precisión Consistencia • Se evalúa la propuesta basándose en la capacidad de la persona, no representando a ninguna entidad, ni al propio país • Se debe tratar a todas las propuestas por igual y de manera imparcial, teniendo en cuenta los méritos, independientemente de su origen o identidad de los proponentes • Se evalúa la propuesta tal cual se ha presentado, según sus méritos propios y no por su potencial si se realizaran determinados cambios • Se emite un juicio en función de los criterios oficiales de evaluación y los específicos del topic/convocatoria y nada más • Se aplicará en mismo estándar de juicio a todas las propuestas 7.1 Evaluación de la propuesta Normalmente, de 3 a 5 evaluadores / propuesta Rotación cada año Hay expertos específicos para los aspectos éticos. Además, puede haber uno o más “observadores independientes” que aseguran el correcto proceso de evaluación http://ec.europa.eu/research/p articipants/portal4/desktop/en /experts/index.html 7.1 Evaluación de la propuesta 7.1 Evaluación de la propuesta Conflictos de interés de los evaluadores (COI) (1) Se tiene un COI si se: ha estado involucrado en la elaboración de la propuesta obtiene algún beneficio directo o indirecto de la aprobación de la propuesta tiene un familiar cercano o una relación personal con alguien involucrado en la propuesta es director/administrador/consejero/socio de un proponente o se está involucrado en la gestión de la organización del proponente es miembro de Grupo Asesor del H2020 o de un Comité de Programa es un Punto Nacional de Contacto o ha trabajado directamente para el Enterprise Europe Network actúa como referee en el caso de las Acciones Marie Skłodowska Curie 7.1 Evaluación de la propuesta Conflictos de interés (COI) (2) Es empleado o contratado por el proponente o alguno de los subcontratistas. EXCEPTO: - Trabaja en departamento/laboratorio/instituto diferente - Trabajan con autonomía Los listados de los evaluadores son públicos 7.1 Evaluación de la propuesta Dónde? Y además Y… http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref /h2020/grants_manual/pse/h2020-guidepse_en.pdf 7.1 Evaluación de la propuesta Revisión de aspectos relativos a la admisibilidad y elegibilidad Admisibilidad de una propuesta - revisada por la Comisión/Agencia Elegibilidad de una propuesta comprobada por parte de la Comisión/Agencia: • Por EPSS, y antes de la fecha y hora de cierre • Legible, accesible e imprimible • Está completa y no le falta ninguno de los apartados • Contienen el borrador del plan de explotación y diseminación de los resultados (a menos que especifique lo contrario en el WP) • Número mínimo de socios es el requerido en las condiciones de la convocatoria • “Out of scope” – sólo se considerará no elegible una propuesta en casos muy claros • Otros criterios podrán ser tenidos en cuenta caso a caso y siempre que las condiciones se hayan recogido previamente en la convocatoria Si la propuesta es inadmisible o no elegible, el coordinador recibe una “applicant rejection letter “ 7.1 Evaluación de la propuesta NO APLICA A LOS ORGANISMOS PÚBLICOS LO HACEN LOS EVALUADORES 7.1 Evaluación de la propuesta Puntuación de las propuestas Se puntúa entre 0 y 5 para cada criterio basándose en los comentarios de la evaluación Se pueden usar medios puntos Se debe usar todo el rango de puntuaciones Las puntuaciones deben pasar los umbrales mínimos para ser consideradas elegibles para recibir financiación Se aplican umbrales a cada uno de los criterios de manera individual. Por regla general, será de 3 (a no ser que se especifique otra cosa en el WP) Se aplicará un umbral mínimo de 10, por regla general, para la suma de todos los criterios (a no ser que se especifique otra cosa en el WP) RIA/IA/SME instrument Excellence Impact • Clarity and pertinence of the objectives; • Soundness of the concept, and credibility of the proposed methodology; • Extent that the proposed work is beyond the state of the art, and demonstrates innovation potential (e.g. ground-breaking objectives, novel concepts and approaches, new products, services or business and organisational models) • Appropriate consideration of interdisciplinary approaches and, where relevant, use of stakeholder knowledge. • The extent to which the outputs of the project would contribute to each of the expected impacts mentioned in the work programme under the relevant topic; • Any substantial impacts not mentioned in the work programme, that would enhance innovation capacity, create new market opportunities, strengthen competitiveness and growth of companies, address issues related to climate change or the environment, or bring other important benefits for society; • Quality of the proposed measures to: (i) Exploit and disseminate the project results (including management of IPR), and to manage research data where relevant. (ii) Communicate the project activities to different target audiences (not applicable to SME Instrument, phase 1) • Quality and effectiveness of the work plan, including extent to which the resources assigned to work packages are in line with their objectives and deliverables; • Appropriateness of the management structures and procedures, including risk and Implementa innovation management; • Complementarity of the participants and extent to which the consortium as whole tion brings together the necessary expertise; • Appropriateness of the allocation of tasks, ensuring that all participants have a valid role and adequate resources in the project to fulfil that role. For the first stage of a two-stage procedure, only the aspects of the criteria in orange are evaluated Coordination & Support Actions Excellence Impact • Clarity and pertinence of the objectives; • Soundness of the concept, and credibility of the proposed methodology; • Quality of the proposed coordination and/or support measures. • The extent to which the outputs of the project would contribute to each of the expected impacts mentioned in the work programme under the relevant topic; • Quality of the proposed measures to: • (i) Exploit and disseminate the project results (including management of IPR), and to manage research data where relevant. • (ii) Communicate the project activities to different target • Quality and effectiveness of the work plan, including extent to which the resources assigned to work packages are in line with their objectives and deliverables; • Appropriateness of the management structures and procedures, including risk and Implementa innovation management; • Complementarity of the participants and extent to which the consortium as whole tion brings together the necessary expertise; • Appropriateness of the allocation of tasks, ensuring that all participants have a valid role and adequate resources in the project to fulfil that role. For the first stage of a two-stage procedure, only the aspects of the criteria in orange are evaluated 7.1 Evaluación de la propuesta Elementos que se deben reflejar en una evaluación Si el contenido de una propuesta es sólo marginalmente relevante en términos científicos, tecnológicos o de innovación en relación al topic, se deberá reflejar con una puntuación más baja en el criterio de Excelencia, independientemente de que la ciencia sea muy excelente No contribuye significativamente a los impactos esperados especificados en el WP para el topic, se deberá reflejar con una puntuación más baja en el criterio de Impacto Requiere modificaciones Si los aspectos significativas en horizontales se términos de mencionan de manera Las propuestas que implementación (por explícita en el alcance contengan aspectos ejemplo, cambio de del topic y no se han horizontales que no se socios, paquetes de desarrollado hayan mencionado de trabajo adicionales, convenientemente o su manera explícita en el recortes significativos relevancia no está alcance de la de presupuesto o justificada, se deberá convocatoria serán recursos, etc.), se reflejar con una evaluadas deberá reflejar con una puntuación más baja en positivamente puntuación más baja en el criterio que el criterio de “Calidad y corresponda eficiencia en la Implementación 7.1 Evaluación de la propuesta Puntuación de las propuestas Para la primera fase en convocatorias de dos fases, sólo se evalúan los criterios de Excelencia e Impacto Sólo los aspectos marcados en negrita Los umbrales individuales mínimos serán de 4 NEW El umbral del conjunto será 8 o de 8,5 dependiendo del volumen de propuestas recibidas. Ejemplo de diferentes condiciones de umbrales 7.1 Evaluación de la propuesta 7.1 Evaluación de la propuesta 7.1 Evaluación de la propuesta 7.1 Evaluación de la propuesta 7.1 Evaluación de la propuesta 7.2 Comunicación de la aprobación de la propuesta Information letter - El coordinador recibe un correo-e con información acerca de la evaluación de su propuesta Evaluation Summary Report (ESR) Invitación a preparar el Grant Agreement a las propuestas exitosas con fecha prevista de firma 7.2 Comunicación de la aprobación de la propuesta La carta de invitación (Invitation Letter) contiene los resultados de la evaluación. Va acompañada de un informe con las recomendaciones de un experto independiente, más conocido como Evaluation Summary Report (ESR). Los nombres y detalles de contacto del Project Officer (para hacerle llegar la documentación requerida). La carta de invitación contiene 3 fechas límite provisionales (deadlines). Primera presentación de la “Description of the Action” (3 semanas) Presentación de las declaraciones firmadas (Signed declaration forms) Finalización de la preparación del Grant Agreement (GAP). 7.2 Comunicación de la aprobación de la propuesta Sesiones (Sessions) Las comunicaciones entre el Project Officer (PO) y el Coordinador (COORD) tienen lugar a través de los servicios de gestión del contrato (Grant management Services) mediante sesiones (Sessions). El PO y el COORD pueden intercambiar y presentar la información o documentación necesaria a través de diferentes sesiones, con la ayuda de los otros beneficiarios del proyecto, si fuera necesario. El sistema se lo notifica al PO. Si la información recibida es insuficiente, cuestionable o errónea, el PO abrirá otra sesión solicitando más información o cambios en la misma. El COORD tendrá que responder de nuevo. Este proceso de tipo "ping-pong" continúa hasta que el PO considere que ha recibido toda la información que ha requerido y ésta está conforme. 7.2 Comunicación de la aprobación de la propuesta Session Workflow in Detail El Project Officer crea una sesión. El coordinador accede a la sesión e introduce los datos solicitados, con ayuda de los demás socios, si fuera necesario El coordinador cierra la sesión, informando al Project Officer El Project Officer revisa los datos y si fuera necesario cambiar algo o presentar algún dato adicional, abriría de nuevo una sesión Este proceso continúa hasta que el Project Officer da por válida la información suministrada El Project Officer cierra definitivamente la sesión y el ciclo 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA FSIGN PLSIGN 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.3 Proceso de firma del GA 7.4 Responsabilidades de los beneficiarios El Coordinador debe: i. ii. Vigilar que la acción se implemente de manera adecuada (Artículo 7); Actuar como intermediario de todas las comunicaciones entre los beneficiarios y la CE; iii. Recopilar y revisar cualquier documento o información solicitada por la CE y verificar que está completa y correcta antes de hacérsela llegar a la CE; iv. Presentar los entregables e informes a la CE (Artículos 19 y 20); v. Asegurar que todos los pagos se han realizado a los otros beneficiarios sin retrasos justificados (Artículo 21); vi. Informar a la CE de las cantidades satisfechas a cada beneficiario, cuando sea requerido según el Acuerdo (Artículos 44 y 50) o por la CE. 7.4 Responsabilidades de los beneficiarios Cada Beneficiario debe: i. ii. iii. Mantener almacenada y al día la información en el Registro del Beneficiario (systema de intercambio electrónico) (Artículo 17); Informar al coordinador inmediatamente de cualquier evento o circunstancia que pudiera afectar o retrasar la implementación de la acción significativamente (Artículo 17); Presentar a coordinador a tiempo: Sus Estados de costes y los de sus Terceras partes y, si fuera requerido, los certificados de los Estados de costes (Artículo 20); Los datos necesarios para elaborar los informes técnicos (Artículo 20); Las opiniones o notificaciones del comité de aspectos éticos o autorizaciones para actividades que se vean afectadas por los aspectos de carácter ético (Artículo 34); Cualquier otro documento o información requerida por la CE contemplado en el Acuerdo, a no ser que el Acuerdo requiera la presentación de dicha información directamente por parte del beneficiario a la CE. 7.5 Fondo de garantía Continuidad del Sistema aplicado en FP7 Se aplicará a todas las acciones en H2020 No se podrán imponer garantías adicionales a los participantes Pertenece colectivamente a los beneficiarios que han contribuido al mismo Gestionado por la CE Amortigua posibles pérdidas debidas a incumplimientos por parte de otros beneficiarios Devuelto al final de la acción 7.6 Pagos Una prefinanciación Periodo de pago Desde 30 días La más actual entre la fecha de comienzo y la de entrada en vigor → Retención del 5 % del presupuesto total para el Fondo de Garantía Pagos intermedios 90 días Recepción del periodo de reporte → En función de los Estados de costes (Contribución EU = costes elegibles aprobados * tasa de reembolso) → Límite = 90 % del presupuesto máximo (Retención 10%) Pago final 90 días Recepción del informe final