GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA PARA HOTELES, RESTAURANTES Y AGENCIAS DE VIAJES CONTROL INTERNO CONTABLE Necesidad de gestionar 60’s Administración por objetivos 90’s TQM – Total Quality Management Base para la gestión de calidad Información rápida y oportuna Sistemas de Medición Indicadores de gestión SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO DEL NEGOCIO CONTROL INTERNO CONTABLE GSI – Guest Satisfaction Index Índice de satisfacción del huésped Calidad en la operación Á R E A S MERCADO perfil de la demanda y penetración del mercado D E D E S A R R O L L O I N F O R M A T I C O Interna ÁREAS DE GESTIÓN Mercadeo RRHH RRHH Motivación y Clima organizacional Financiera FINANCIERO Y OPERACIONAL PROPERTY MANAGEMENT Control al activo Mantenimiento SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL OPERACIONAL Y GESTION FINANCIERA FUENTE DE RECOLECCION DE INFORMACION SUBSISTEMA DE CONTROL Y PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DE INFORMACION "SYSTEM FUNTIONS" RESULTADOS GESTION DIARIA CONTABLE Y FIN DEL PERIODO INFORMACION DIARIA CONTROL DE VENTAS CONTROL DE COMPRAS E INVENTARIO CONTROL CONSUMO SUMINISTROS Y ACTIVO DE OPERACION CONTROL DE PERSONAL Control de alojamiento Reservas Facturación teléfono Facturación A & B Facturación lavandería Facturación otros servicios Contabilidad de huésped Informe a Gerencia Informe de Costos A &B Consumo de Suministros CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Auditoria de ingresos Tesorería Créditos Auditoria de Egresos Nómina INFORMACION FIN DEL PERIODO Estado de Resultados Balance General Cambios en Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo Estado de Utilidades Retenidas Compras Recibo Control de Inventario Medición costo de venta A & B Gasto suministros INTERPRETACION Y ANALISIS Habitaciones Alimentos y bebidas Lavandería Mantenimiento OPERACIONAL Coeficientes operacionales Estructura de costos Costo-volumen-utilidad CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Vinculación Contratación Control de tiempo trabajado FINANCIERO Métodos comparativos Razones financieras Deflactación INFORME FINANCIERO ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD FINANCIERA INFORMACION PARA ELABORACION DE PRESUPUESTOS Pronóstico de ventas Análisis de tendencias Planificación de la utilidad ANALISIS OPERACIONAL Y EVALUACION DE LA UTILIDAD ESTRUCTURA DE INFORMACION PRESUPUESTAL CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA PROCESO PRESUPUESTAL Estado de Resultados Proforma Presupuesto de Efectivo Balance Proforma CONTABILIDAD FINANCIERA A N A L I S I S D E V A R I A C I O N E S CONTROL INTERNO CONTABLE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE COSTOS GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL INTERIOR DEL HOTEL PARA: GESTIÓN DE GENERAR INFORMACIÓN AL EXTERIOR DEL HOTEL PARA: PLANIFICA LA OPERACIÓN CONTROLA ACTIVIDADES TOMA DE DECISIONES INVERSIONISTAS ACREEDORES GOBIERNO - Costos Fijos - Costos Variables - Costos semi-variables CONFIGURA EL NEGOCIO - Costo de Ventas - Gastos DETERMINACIÓN DE PRECIOS ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS FUNDAMENTOS PARA LA MEDICION DE RESULTADOS MANIFESTACION DEL RECURSO Derecho de utilizar un activo Producto terminado ( Proceso de Producción) Facilitación del Servicio Inventario Disponible para la Venta ACTIVIDADES MEDICION Habitaciones Sauna y baños turcos Piscina Gimnasio Equipos deportivos Areas deportivas Ventas ( - ) Nómina ( - ) Otros Gastos Utilidad Alimentos y Bebidas Ventas ( - ) Costo de ventas ( - ) Nómina ( - ) Otros Gastos Utilidad Telecomunicaciones Lavandería Revistas Droguería Artesanías Ventas ( - ) Costo del servicio ( - ) Nómina ( - ) Otros Gastos Utilidad Ventas ( - ) Costo de mercancía vendida ( - ) Nómina ( - ) Otros Gastos Utilidad ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS M E D I C I Ó N D E L N E G O C I O H O T E L E R O Constitución de Centros de Responsabilidad UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS LODGING INDUSTRY USALI Asignación directa de costos ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS M E D I C I Ó N Constitución de Centros de Responsabilidad D E L N E G O C I O H O T E L E R O USALI Asignación directa de costos Habitaciones Alimentos & bebidas Telecomunicaciones Lavandería Recreación Administración Mercadeo Mantenimiento Agua luz y fuerza Sistemas RRHH Transporte 1986 Seguridad 1996 USALI Summary Operating Statement Format – – – – – © 2010 Educational Institute Revenues Departmental Expenses Total Departmental Income Undistributed Operating Expenses Gross Operating Profit Management Fees Income Before Fixed Charges Fixed Charges Net Operating Income Replacement Reserves Adjusted Net Operating Income CONCEPTOS DE COSTO Se define costo como la medición en términos monetarios de la utilización de recursos para un propósito determinado. En contabilidad administrativa el costo se condiciona a diferentes asociaciones de acuerdo con utilidades o usos específicos que permitan y faciliten la toma de decisiones en determinadas situaciones. La Contabilidad define un Costo como una reducción en el valor de un Activo, con el propósito de asegurar beneficio o ganancia En alimentos y bebidas, costo significa el precio para el establecimiento de la mercancía o servicio, cuando esas mercancías son consumidas o los servicios prestados. CONCEPTOS DE COSTO El Costo puede ser expresado de varias formas: Peso Volumen Valores CONCEPTOS DE COSTO Clasificación: Fijos Variables Semi-variables Por su relación con el volumen de producción o ventas Por la posibilidad de manipulación y control del Ador. Controlables No controlables CONCEPTOS DE COSTO Clasificación: Unitario Total Primo Otras formas de distinguir los Costos y que nos ayudan a profundizar en el entendimientos de ellos son las siguientes: Históricos Planeados, predeterminados o estándar EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS o Tarifa corporativa o comercial o Tarifas de grupo o Tarifas promocionales o Tarifas de incentivo o Tarifa familiar o Tarifas de plan o Tarifas de compromiso (complementary) EFECTOS E IMPORTANCIA DE LA DETERMINACIÓN DE PRECIOS La fijación de precios corresponda a: • Planificación de la utilidad y rendimientos requeridos • Percepción del servicio por parte del mercado y a los requisitos de calidad • Nivel de competencia de la oferta existente RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD “Esta relación es utilizada ampliamente para elaborar análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la planificación de la utilidad”. “Un diagnóstico basado en esta relación implica conocer la utilidad potencial y a la vez que tan cerca o distante se encuentra la utilidad actual del punto de equilibrio”. Actualmente son de gran utilidad las hojas electrónicas para la aplicación de esta metodología ya que producen resultados exactos. RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Elabora el análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la utilidad • Planificación de la utilidad • Elaboración de presupuestos • Cálculo del punto de equilibrio RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD • Volumen • Precio • Costo variable • Costo fijo • Margen de contribución MARGEN DE CONTRIBUCIÓN = TARIFA – COSTO VARIABLE RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD Punto de equilibrio Margen de contribución = costos fijos Si la utilidad es = a cero: Costo fijo Volumen = ----------------------------------Margen de contribución (tarifa – costo variable) RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + utilidad Tarifa = -------------------------- + costo variable volumen costos fijos + utilidad Volumen = ------------------------------tarifa – costo variable (margen de contribución) RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD costo fijo + utilidad Costo variable = tarifa - --------------------------------ocupación (volumen) Costo fijo = volumen*(tarifa – costo variable) - utilidad Utilidad = (Tarifa x volumen) – [(costo variable x volumen) + costo fijo] ASPECTOS TRIBUTARIOS BÁSICOS • IVA • Retención en la fuente • Registro nacional de Turismo (Pago parafiscal) • Exenciones de renta ANÁLISIS OPERACIONAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Porcentaje de ocupación Tarifa promedio ADR UACF – GOP REVPAR Porcentaje de costo de A y B Utilidad y su relación respecto la venta total Relación de gastos no distribuidos respecto venta total Relación de cargos fijos respecto la venta total Combinación de venta departamental Habitaciones disponibles Habitaciones vendidas Sillas disponibles Índice de rotación de sillas Consumo promedio Porcentaje de comisiones sobre facturación ANÁLISIS FINANCIERO 1. Razón corriente 2. Capital de trabajo 3. Solvencia inmediata 4. Rotación de cartera – periodo de recuperación 5. Rotación de inventarios – periodo de rotación 6. Rotación de capital de trabajo 7. Rotación activo fijo 8. Nivel de endeudamiento 9. Análisis vertical 10. Análisis horizontal