Procedimiento para la evaluación de funcionarios duarante

Procedimiento para evaluación de
funcionarios durante período de prueba
PRH
07-01
1. Propósito y alcance
Establecer la forma específica en que se debe evaluar a los funcionarios durante el periodo de
prueba, con la finalidad de garantizar objetividad, oportunidad y disponibilidad del talento humano
para la organización. El procedimiento aplica para toda contratación de funcionarios por tiempo
definido o indefinido, para asensos y permutas.
2. Documentos relacionados
Reglamento Autónomo de las Relaciones de Servicio entre la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos, sus Órganos Desconcentrados y sus Funcionarios (RAS)
3. Responsabilidades
Verificación de cumplimiento: Jefe de Recursos Humanos.
Aprobación: Director General del Centro de Desarrollo de la Regulación.
Desarrollo y actualización del procedimiento: Jefe de Recursos Humanos.
4. Términos
Ascenso: Paso de una plaza a otra de categoría superior.
Incidentes críticos del desempeño del funcionario: Todo aquel evento o situación que es
significativa en los resultados brindados por el funcionario y que son de interés para la evaluación
del rendimiento en el periodo de prueba. Los incidentes pueden ser tanto positivos como
negativos.
Período de prueba: Lapso de hasta seis meses que aplica al inicio de ascensos, permutas y
contrataciones de funcionarios por tiempo definido o indefinido. De acuerdo con el desempeño,
durante este lapso cualquiera de las partes puede dar por terminada la relación de servicio sin
responsabilidad, en el caso de nuevas contrataciones; ó bien, regresar al estado anterior, en el
caso de ascensos y permutas.
Permuta: Cambio de puestos entre dos funcionarios, sin menoscabo de sus condiciones
laborales.
Versión 1: 05 de junio de 2012 │ p.1/4
PRH-07-01 Procedimiento para evaluación de funcionarios durante periodo de prueba
5. Descripción del procedimiento
1.
El profesional de Recursos Humanos a cargo del movimiento (contratación, ascenso o
permuta) realiza la apertura o actualización del expediente, según corresponda. Asimismo,
envía por correo-e a la jefatura inmediata el “Formulario de evaluación del período de prueba”
(FRH-07-01) incluyendo una instrucción como tarea en el sistema “Outlook” con el rango de
fechas en el que puede aplicarse.
2.
La jefatura inmediata explica al funcionario los aspectos que le serán evaluados durante el
periodo de prueba, le explica los resultados que debe alcanzar y le entrega una descripción
general de las funciones que debe desempeñar.
3.
Durante el periodo de prueba, la jefatura inmediata es responsable de registrar los incidentes
críticos del desempeño del nuevo funcionario en el Formulario FRH-07-01. Según sea la
naturaleza de las situaciones presentadas podrá solicitarse apoyo técnico al profesional de
Recursos Humanos.
4.
Antes de que transcurran cinco meses, la jefatura inmediata completa el Formulario FRH-0701 incluyendo su recomendación sobre la continuidad de la contratación en el puesto
evaluado y lo remite por correo-e al profesional de Recursos Humanos responsable.
5.
El funcionario de Recursos Humanos procesa la información de la evaluación, la analiza y la
sintetiza en el apartado correspondiente del Formulario FRH-07-01 incluyendo la
recomendación de Recursos Humanos. Seguidamente reenvia el FRH-07-01 por correo-e al
jefe inmediato y a la jefatura superior.
6.
La jefatura inmediata coordina con su jefatura superior una reunión para el análisis del
rendimiento del funcionario evaluado y ambos incluyen su criterio en el Formulario FRH-07-01,
haciéndolo constar mediante firma en el apartado correspondiente.
7.
La jefatura inmediata retroalimenta al funcionario sobre la evaluación de su rendimiento en el
puesto que está siendo calificado, lo cual deberá quedar evidenciado con la firma del
funcionario en el apartado correspondiente del formulario. Seguidamente, el Formulario FRH07-01 será remitido impreso y debidamente firmado por todas las partes a Recursos
Humanos. Esto debe realizarse al menos con quince días de anticipación del vencimiento de
periodo de prueba.
8.
El profesional de Recursos Humanos organiza la información, verifica que esté completa y la
remite físicamente el Formulario FRH-07-01 al Regulador General para que, según
corresponda, avale el nombramiento, el cese de funciones o el retorno al estado anterior.
9.
El Regulador General resuelve de manera definitiva y firma el Formulario FRH-07-01
indicando la decisión final sobre el nombramiento, contratación, separación ó retorno del
funcionario al puesto anterior, según corresponda. Una vez firmado el FRH-07-01 será
devuelto a Recursos Humanos.
10.
El funcionario de Recursos Humanos comunica por correo-e a la jefatura inmediata y a la
jefatura superior, la decisión del Regulador General.
Versión 1: 05 de junio de 2012 │ p.2/4
PRH-07-01 Procedimiento para evaluación de funcionarios durante periodo de prueba
11.
El profesional de Recursos Humanos actualiza el expediente del funcionario y envía al
“encargado de acciones de personal” de la Dirección Administrativo Financiera una copia de la
decisión tomada por el Regulador General sobre la contratación para que elabore la
respectiva acción de personal.
12.
La Jefatura inmediata del funcionario le informa la decisión final que se tomó. En caso de
continuidad del nombramiento, se deberá establecer los planes respectivos para la mejora
continua de resultados y crecimiento personal del personal.
6. Diagrama
Jefatura inmediata
Recursos Humanos
Regulador General
EVALUACIÓN DE FUNCIONARIOS DURANTE PERIODO DE PRUEBA
Resolver el
nombramiento o
separación del
funcionario
Inicio
Organizar información
y remitirla al Regulador
General
Procesar y analizar info
en FHR-07-01
Abrir o actualizar
expediente y enviar
formulario FHR-07-01
Explicar evaluación y
resultados esperados
Registrar incidentes
críticos del desempeño
del funcionario
Comunicar la decisión
final a las jefaturas
Actualizar expediente y
solicitar acción de
personal
Completar formulario
FHR-07-01
Retroalimentar al
funcionario evaluado
Informar al funcionario
la decisión final de
nombramiento o
separación
Coordinar con jefatura
superior análisis de
rendimiento y firmar
FHR-07-01
Versión 1: 05 de junio de 2012 │ p.3/4
PRH-07-01 Procedimiento para evaluación de funcionarios durante periodo de prueba
7. Control de registros
Nombre del
registro
Responsable de
conservación
Modo de Archivo
Política de acceso
y consulta
Tiempo de
conservación
Funcionario evaluado y
Recursos Humanos
Formulario de
evaluación del
período de prueba
(FRH-07-01)
Personal de Recursos
Humanos
Físico en expediente
del funcionario
Expediente del
funcionario
Personal de Recursos
Humanos
Físico en
Departamento de
Recursos Humanos
Info específica: Auditoría
interna, jefe inmediato,
jefe superior y
Regulador General
Funcionario dueño del
expediente y Recursos
Humanos
Indefinido
Indefinido
8. Aprobaciones
Preparado por:
Revisado por:
Aprobado por:
[Original firmado]
Patricia Ulloa
Recursos Humanos
(20 de abril 2012)
[Original firmado]
Norma Cruz
Jefe de Recursos Humanos
(23 de abril de 2012)
[Original firmado]
Guillermo Monge
Director General del Centro de
Desarrollo de la Regulación
(23 de abril de 2012)
[Original firmado]
Enrique Muñoz
Director General de Estrategia y Evaluación
(30 de mayo de 2012)
[Original firmado]
Kenneth López
Especialista en Estrategia y Evaluación
(30 de mayo de 2012)
Versión 1: 05 de junio de 2012 │ p.4/4
PRH-07-01 Procedimiento para evaluación de funcionarios durante periodo de prueba