Universidad Tecnológica de Querétaro

Universidad
Tecnológica de
Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad
Tecnológica de Querétaro
Nombre de reconocimiento (DN):
cn=Universidad Tecnológica de
Querétaro, o=UTEQ, ou=UTEQ,
email=admin@uteq.edu.mx, c=MX
Fecha: 2014.05.06 13:32:17 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QURÉTARO
Nombre del Proyecto:
“MANUAL DE COBRANZA DE VALEO SYLVANIA ILUMINACIÓN S. DE R.L.
DE C.V.”
Empresa:
VALEO SYLVANIA ILUMINACION S DE R.L. DE C.V.
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:
INGENIERO EN INNOVACION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
Presenta:
Pérez Garduño Katia Judith
Asesor de la UTEQ
Asesor de la Organización
M. A. Yarene Itzel Marin Jimeno
C.P. Elisa Gabriela Madrid Galícia
Santiago de Querétaro, Qro. abril de 2014
1
Resumen
En la Empresa Valeo Sylvania Iluminación, es importante contar con Manuales
que ayuden a mejorar los procesos que se brindan dentro del Departamento de
Cuentas por Cobrar esto para ser más eficientes en la cobranza de clientes
para no tener perdida en los tiempos y con esto la empresa siga creciendo.
Igual manera fue necesario definir correctamente los tiempos que se invierten
en cada uno de los procesos de cobranza en cada uno de los clientes, así
mismo se diseño una serie de actividades y la realización de diagramas de
flujo ayudando así paso a paso cada uno de los procesos.
Por esta y muchas razones el elaborar un Manual de Procedimientos del
Proceso de Cobranza de clientes que le facilita a esta empresa a llevar un
mejor control del as cuentas por cobrar y que cumpla con todas las necesidades
como agilizar de forma automatizada para un excelente organización al
momento de llevar los estados financieros.
El presente proyecto consta de varias secciones, en el cual observaremos los
aspectos generales de la empresa, y poco a poco iremos desarrollando hasta
lograr presentar cada uno de los procesos de cobranza de cada uno de los
clientes.
2
Summary
The Project was very important for the Valeo Sylvania Ilumination Company, it
consisted of the accomplishment of procedures of clients´ collect. An important
part is the performance in every process based on tables of well detailed
activities and with this; the impact of flow charts could help each of the
processes to be more effective and fast. It´s very important to be able to relate
like with people with whom there is always a different point of view, opinions and
favorable comments for the project accomplishments. I felt relax when I asked
my boss questions in order to do researching each client and with this to
elaborate each process of collection. The results were satisfactory showing a
good job for Accounts Receivable Department and I also learned to do the same
collection procedures.
Katia Judith Pérez Garduño
04/04/2014
3
Dedicatorias
Este trabajo está dedicado a C.P Elisa Gabriela Madrid, quien demostró que no
importa los obstáculos que la vida te ponga siendo fuertes y con dedicación
todo se puede, gracias mami por tus bellos consejos que me diste todo el
tiempo que estuve cursando la universidad, cada palabra, cada pensamiento
que me diste, también quiero dedicarte este trabajo a Gregorio Pérez Cano un
ejemplo de fortaleza y admiración que con su ayuda seguí superándome cada
vez más en el estudio, gracias por tus sabios consejos, a la memoria de Calixto
Garduño Osornio el ángel de mi guarda quien me enseño que no importa cómo,
ni que hacer, para poder lograr cada éxito de la vida y no darse por vencido a
pesar de todos los obstáculos que se pongan en la vida siempre hay que ser
fuertes siendo así un ejemplo a seguir por su fortaleza e inteligencia Gracias.
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Agradecimientos
En primera quiero agradecerle a la UTEQ por haberme formado no solo en
conocimientos y habilidades sino también en valores. Por otra parte quiero
agradécele también a las personas que me apoyaron a realizar este proyecto
C.P. Elisa Gabriela Madrid asesor de la Empresa Valeo Sylvania Iluminación,
M en A Yarene Itzel Marín Jimeno que me guiaron paso a paso a resolver cada
una de las dudas que tuvieron desde el inicio hasta el termino de dicho proyecto
y siempre estaban al pendiente de mi.
También quiero agradecerles a las personas que me han apoyado a lo largo de
mi vida, primeramente esta él Sr Gregorio Pérez Cano mi Papá quien es motivo
a seguir adelante y confió en mí a pesar de las caídas y tropiezos que he
sufrido por otra parte agradecerle a mi Mamá que con sus buenos consejos y
enseñanzas logre cada una de mis metas así como levantarme en cada
tropiezo que tuve siempre me dio la mano para levantarme gracias a todos
ustedes he llegado hasta aquí con su ejemplo y admiración que les tengo puedo
alimentar mis ganas de seguir adelante sin importar que me encuentre
obstáculos en mi vida.
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Índice
Página
Resumen ............................................................................................................. 2
Summary ............................................................................................................. 3
Dedicatorias ........................................................................................................ 4
Agradecimientos ................................................................................................. 5
Índice ...………………………………………………………………………………….6
I.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 8
II.
ANTECEDENTES ................................................................................... 10
III.
JUSTIFICACIÓN ..................................................................................... 16
IV.
OBJETIVOS ............................................................................................ 18
V.
ALCANCE ............................................................................................... 20
VI.
ANÁLISIS DE RIESGO ........................................................................... 21
VII.
FUNDAMENTACIÓN TEORICA.............................................................. 22
VIII. PLAN DE ACTIVIDADES ........................................................................ 34
IX.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS .............................................. 35
6
X.
DESARROLLO DEL PROYECTO ........................................................... 36
XI.
RESULTADOS OBTENIDOS .................................................................. 50
XII.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................... 51
XIII. BIBLIOGRAFÍA
7
I.
INTRODUCCIÓN
La memoria de Estadía es una investigación realizada en la operación de la
Empresa Valeo Sylvania S de RL de CV donde se hablara de la realización de
un Manual de Procedimientos del Proceso de Cobranza de clientes, en el que
se explicara de manera detallada el procedimiento que tiene para cada uno de
los clientes en el proceso de cobranza y así mismo la facturación de pagos
detallando de manera que se explique el soporte con el que cada pago cuenta.
Para esto se trabajara con el estado de cuenta de cada cliente para esto se
utiliza un programa que se llama SAP este software cuenta con funcionalidades
de seguimiento de los productos financieros, de materiales y suministros
industriales, mejorando la eficiencia operativa y generando una mayor
flexibilidad para poder afrontar los cambios de la empresa y para la elaboración
de las facturas utilizando el programa Sistema que provee comprobantes
fiscales electrónicos (COFIDI) permite intercambiar Comprobantes Fiscales
Digitales de una manera rápida y segura entre los integrantes de la red.
También es una opción para recibir y validar los Comprobantes Fiscales
Digitales (no importando su versión o procedencia) de todos aquellos Socios de
Negocio que deseen enviarle Comprobantes Fiscales Digitales. También se
hablara de manera detallada cada proceso de cómo entrar al portal de cada
cliente, y así mismo enviarle las facturas a las que corresponden sus pagos,
tener un control de envió de sus respectivas facturas. Se le llamara al cliente
8
para darle a conocer sobre el próximo vencimiento de sus facturas y no se
atrase con sus pagos.
9
II.
ANTECEDENTES
La Empresa Valeo se construyó en 1980 donde una Asamblea de accionistas
de empresas proveedoras para la industria automotriz en Francia formo el
grupo FERODO, grupo que en ese mismo año cambia su nombre a VALEO,
para lo cual en la fecha 1991 Grupo Valeo implementa los 5 ejes como base de
su cultura ya que para la empresa es muy importante contar con dichos ejes. En
el año 1997 Valeo Sistemas de Iluminación se da a conocer en Europa, Norte y
Sur América de igual manera en ese mismo año se firma un acuerdo de coversion con OSRAM SYLVANIA
convirtiéndose por sí sola el proveedor
independiente más grande de sistemas de Iluminación Automotrices en Norte
América.
En julio de 1999 Nace en Querétaro Valeo Sylvania Iluminación.
Los productos que se elaboran son Faros y calaveras para automóviles estos
funcionan para ser vistos mediante la Iluminación esta permite ver en la zona o
camino transitado, permitiendo una visión clara y la prevención de accidentes,
la señalización indica y/o señala movimientos a realizar durante el manejo así
como señalar la posición actual o cambio de esta a otros conductores. El uso de
los faros son en Iluminación frontal, faros anti niebla y para las calaveras cuenta
con luz antiniebla, luz de freno central, luz de stop y luz direccional.
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Misión
La misión de la Empresa Valeo Sylvania Iluminación es ser reconocidos por sus
clientes como el mejor proveedor de sistemas de iluminación automotriz. Para
lograr que sea esto indispensable la aplicación de los 5 ejes y sus herramientas
que llevaran a lograr una cultura de mejora continúa, lo cual es la base para
alcanzar el nivel de calidad que requieren para sus nuevos clientes.
Política de Calidad de la Empresa Valeo Sylvania Iluminación es satisfacer al
cliente, entregando productos de calidad, a tiempo y precios competitivos,
aplicando los 5 ejes VALEO, con una cultura de prevención y mejora continúa.
Visión
Ser una empresa líder, comprometida con el desarrollo de sus clientes a la
vanguardia en parámetros industriales y destacada por la excelencia de sus
recursos humanos, consolidada y de reconocido prestigio en la realización de
proyectos en el sector de generación industrial de iluminación de automóviles
contando así con un equipo humano técnicamente competente, capacitado y
motivado utilizando procesos y sistemas tecnológicamente avanzados
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La Empressa Valeo Sylvania Illumination cuenta con valores de excelencia
Operativa de valores los cuales son :
Ética: El valor ético de algo denota su grado de importancia, con el objetivo de
determinar que acción o vida es mejor realizar o vivir o por lo menos un intento
de describir el valor de distintas acciones.
Empowerment: Para la empresa Valeo esto quiere decir potenciación o
empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad a los
subordinados y de conferirles el sentimiento de que son de su propio trabajo,
dar o conceder poder; facultad, habilitar, capacitar, autorizar, dar poder de,
potenciar, permitir, empoderar, otorgar el derecho o la facultad de etc. Conferir
poderes; En el sentido comercial o legal apoderarse, comisionar.
Transparencia: Es el valor aplicado a la conducta humana, no significa otra
cosa que permitir que los demás entiendan claramente el mensaje que exprese
lo que realmente deseamos o sentimos. Ser transparente es ser claro, evidente
no expresarse con ambigüedad que permita la interpretación.
Profesionalismo: En la Empresa Valeo este valor es muy importante por lo que
es el valor que reúne el respeto y la humildad para actuar, es el que se
desempeña en algo, siendo consciente de que otros no tienen el mismo
conocimiento suyo y manteniéndose humilde ante ellos.
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Trabajo en Equipo: Para los empleados de la Empresa el trabajo en equipo,
consiste en realizar una tarea específica, por medio de un grado de personas,
que conforman, a su vez, un grupo de trabajo. Es primordial en el trabajo en
equipo, la unión y empatía entre los integrantes.
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La ubicación donde se encuentra la Empresa Valeo Sylvania Iluminación es en:
Av. de la Montaña 102, Parque Industrial Querétaro.
C.P. 76220 Santa Rosa Jáuregui, Querétaro Querétaro.
TEL: (442)2116600 Fax (442) 211 66 02/04
A continuación se presenta la Figura Nº 1 de la Fachada de la Empresa Valeo
Sylvania Iluminación.
Accesso principal de la Empresa Valeo Sylvania Iluminación , Parque Industrial
Querétaro.
Consultada: 01/01/2014
Fig. 1
Fuente: https://vega.appengine.valeo.com/#/
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15
III. JUSTIFICACIÓN
Al dar inicio al proceso de estadía en día 22 de enero de 2014 se procedió a
investigar todo lo relacionado con el departamento de Cuentas por Cobrar, con
lo cual se detecto que dicha área no cuenta con un procedimiento bien
establecido en el área de cuentas por cobrar sobre el proceso de cobranza para
cada uno de los clientes y se llego a la conclusión que era indispensable la
estructuración de un Manual de Procedimiento donde se especifique a detalle
cada envió de facturas, pagos realizados , facturaciones vencidas, estados de
cuenta, elaboración de integración de pagos para esto se manejan varios
programas contables como lo son COFIDI, Sistema diseñado para los procesos
financieros( SAP).
El Manual de Procedimientos será de mucha utilidad para conocer el orden
secuencial que lleva cada una de las actividades de los procedimientos de
cobranza, por lo que al departamento de Cuentas por Cobrar le servirá, desde
el cliente nos deposita el pago, el cómo entrar a cada uno de los portales, sacar
se estado de cuenta, desglosar en caso de que el pago se encuentre con algún
descuento sacar de su portal el detalle, obtener la validación de SAP esto con la
finalidad de que el importe del pago sea la misma en la integración de facturas y
validación de SAP finalmente serán aplicados.
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Para el departamento de Cuentas por Cobrar será de mucha utilidad para
conocer el orden secuencial de los procesos de cobranza de cada uno de los
clientes, así mismo permite aumentar la eficiencia de jefe encargado de cuentas
por cobrar indicando como se hace todo el proceso de cobranza, esto también
ayuda a la coordinación de actividades y así evitar duplicidades de las mismas.
Otra parte muy importante es que para alguna auditoria que se tenga en este
departamento, dicho documento se utiliza para verificar los procesos que se
realizan en el departamento ya mencionado y será de ayuda para la
certificación.
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IV.
OBJETIVOS
Los objetivos son metas importantes para llegar al termino de la estadía son
guías para saber cómo alcanzar el resultado final.
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual del Proceso de cobranza de clientes para el Área
de
Cuentas por Cobrar de la Empresa Valeo Sylvania Iluminación de Querétaro de
Arteaga con toda la información recopilada en el transcurso de la estadía.
Dicho documento contendrá los principales procedimientos donde se detallaran
paso por paso el proceso de cobranza, desde obtener los movimientos de
pagos del banco hasta elaborar el soporte.
OBJETIVOS METODOLÓGICOS
A continuación se presentan los objetivos particulares o metodológicos que se
llevaran a cabo para el desarrollo de este La memoria de estadía.
 Recabar toda la información necesaria que se tiene en el Departamento
de cuentas por cobrar.
 Acudir a la elaboración de un directorio de todos los clientes con los que
cuenta la Empresa.
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 Después de recabar la información empezar a definir para cada cliente
un proceso diferente.
 Elaboración de un manual del nombre del cliente, se pregunta al Jefe de
Cuentas por Cobrar.
 Se debe tener acceso al sitio de Recepción, abrir desde Internet Explorer
para cada uno de los clientes, la funcionalidad, y que se tengan
parámetros.
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V.
ALCANCE
Al final del proyecto de Estadía el departamento de Cuentas por Cobrar del
Parque Industrial Querétaro contara con un Manual de Procedimientos en el
proceso de cobranza de clientes elaborado con toda la información recopilada
en el proceso de Estadía.
En cuanto a la implementación de dicho proyecto, será a través de una reunión
donde se establecerá la bienvenida de un nuevo manual de Procedimiento en el
proceso de cobranza de clientes, se llevara a cabo mediante una presentación
de power point en el área ya mencionada.
El objetivo general de este proyecto, se realizara mediante la aplicación de un
formato para cada cliente desde como poder entrar a su portal, saber manejar
el programa SAP, COFIDI integración de sus facturar y validar los pagos
correspondientes.
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VI.
ANÁLISIS DE RIESGO
El manual de procedimientos del proceso de cobranza de clientes se realizarán
aproximadamente 10 clientes por lo que la falta de tiempo no es suficiente para
la realización de dicho proyecto, la empresa cuenta con más de 100 clientes
mismos que no alcanzaría el tiempo para terminar con cada proceso de cada
cliente, mas sin embargo solo se trabajaran con lo que son 10 clientes.
La fecha de termino de la memoria ya establecida para lo cual existe un
problema que por problemas de dirección se adelante la entrega, teniendo
como consecuencia no haber terminado el objetivo y entregar buenos
resultados.
Factor importante para el impedimento del atraso de cada uno de los talleres
es la falta de recursos económicos por lo que sería el no tener internet en casa,
impresiones entre otras cosas que no se llegaría al objetivo de acuerdo a la
grafica de Gantt, solo se cuenta con el tiempo que se trabaja en la empresa.
Punto que afectaría tanto a la persona que realizará
el proyecto seria los
problemas familiares o la muerte de algún familiar cercano, esto traería como
consecuencia el atraso y no poder alcanzar la meta establecida del proyecto.
21
VII.
FUNDAMENTACIÓN TEORICA
1.- Finanzas de Empresas
Como se puede ver en el Proceso de crédito y cobranza maneja (Page, 2010)
las siguientes herramientas, por lo que son muy útil para conocer al cliente a
quien se le otorga crédito y se reducen los riesgos de impago, el cual es un
dolor de cabeza para muchas empresas. El área de finanzas corporativas
estudia cómo le conviene más a un inversionista conseguir dinero, por ejemplo,
si vendiendo acciones, pidiendo prestado a un banco o vendiendo deuda en el
mercado.
2.- Reunión de Usuarios
El programa COFIDI para principiantes es muy importante aprender las
herramientas con las que dicho proceso cuenta.
CFD/CFDI
Es un Comprobante Fiscal Digital o Comprobante Fiscal Digital Internet que
utiliza estándares definidos por el SAT.
XML Formato digital para poder almacenar (Extensible Markup Language) . No
es como su nombre podría sugerir, un lenguaje de marcado XML es un meta
lenguaje que nos permite definir lenguajes de marcado adecuados a usos
determinados.
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Es el formato definido por el SAT para crear y almacenar los CF ADDENDA
apartado que contiene todos aquellos datos requeridos por la empresa o por
una industria, pero no por el SAT.
Es un espacio definido al final del XML en un modo llamado ADDENDA el cual
fue definido por el SAT.
Un Comprobante Fiscal Digital (CFD/CFDI) es: Un mecanismo alternativo para
comprobar ingresos, egresos y traslados con valor fiscal, tiene estándares de
seguridad internacionalmente, reconocidos, y definidos por el SAT.
COFIDI
Nos dice (Zuárez, 2008) que es un Sistema que provee comprobantes fiscales
electrónicos en Formatos XML y PDF, incluyendo la generación de Formatos
establecidos para diferente tipo de documento (ADDENDAS) en formatos XML,
EDI, archivos planos, entre otros.
Cuenta con utilerías de importación y exportación de documentos.
Permite el registro de folios, series, alta de certificados y creación del sello
firmar los documentos a generar.
Permite el registro de folios, series, alta certificación y creación altamente
certificados y creación del sello para firmar documentos electrónicos a generar.
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Cuenta con el manejo de alertas y modificaciones para los documentos
generados, o importados. Así mismo cuenta con una seguridad definida por
diferentes perfiles de usuarios. Permite la generación de reportes mensuales,
que cuentan con la información de todos aquellos folios y series que fueron
usados en el mes para los comprobantes generados, así como la información
de comprobantes cancelados. (Zuárez, 2008)
3.- Políticas de Crédito y Cobranza
Las condiciones económicas, los precios asignados a los productos y la calidad
de los mismos, además de las políticas de crédito de las empresas, son los
factores más importantes que influyen en las cuentas por cobrar de una
empresa.
Las políticas de calidad de crédito y cobranza se relacionan con las de
marketing en si ventas y servicio al cliente, por ejemplo comenta (Brown, 2002)
, si las ordenes de crédito se procesan son eficiencia, se mejoran las ventas y
los clientes e sienten satisfechos. De hecho, es conveniente considerar las
políticas de crédito y cobranza de una empresa como parte del producto o
servicio que estas venden. Por lo que tanto los directores de marketing y de
finanzas deben cooperar activamente en el desarrollo de las políticas de crédito
y cobranza. Por lo general los directores de finanzas son los responsables de
aplicar dichas políticas, No obstante, cada vez son más comunes los equipos
permanentes formados por individuos con diferentes funciones y que incluyen
24
personal de los departamentos de finanzas y de marketing, sobre todo cuando
se refiere a la implementación de las políticas de cobranza. (Brown, 2002)
3.1.- Políticas y Procedimientos de Cobro
Las empresas determinan sus políticas generales
de cobro mediante la
combinación de los procedimientos que llevan a cabo. Estos incluyen el envió
de cartas, llamadas telefónicas y sitas personales y demandas judiciales. Una
de las principales variables de las políticas es la cantidad de dinero dedicado a
los procedimientos de cobro. En cierta medida, cuanto mayor sea el monto
relativo gastado menor será la proporción de pérdidas derivadas de las cuentas
incobrables y más breves el periodo de cobranza promedio, siempre y cuando
todo lo demás se mantenga constante.
4.- Administración de las Cuentas por Cobrar del Inventario
Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito
a sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus clientes
habituales y atraer a nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras
consideran necesario ofrecer crédito.
El inventario es por su parte, como tiene establecido (Green, Abril 2005) que un
activo circulante necesario porque permite que el proceso de producción-ventas
funcione con un mínimo de obstáculos. Se requiere de un acervo de materias
primas y trabajo en proceso para asegurar la disponibilidad de los artículos
25
cuando se les demande. Debe contarse con inventarios de artículos terminados
para proporcionar un acervo de apoyo que permita a la empresa satisfacer sus
demandas a medida que surjan. Las cuentas por cobrar y el inventario están
íntimamente relacionados, ya que para los fabricantes, la cantidad adecuada
de inventario de artículos terminados se convierte realmente en una cuenta por
cobrar en el momento de realizar una venta.
Las cuentas por cobrar y el inventario son los activos circulantes más comunes
que mantienen las empresas. (Green, Abril 2005)
5.-Políticas de Crédito
Establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente
y por cuanto se le debe conceder. En muchas de las ocasiones se dice que en
cada Empresa no solo debe ocuparse con establecer las normas de crédito, si
no aplicar correctamente tales normas a tomar decisiones. Además la empresa
debe impulsar el desarrollo de las fuentes de información
de crédito y los
métodos de análisis de dicha información.
Cada uno de estos aspectos de la política crediticia es importante para la
administración eficaz de las cuentas por cobrar. (Montes, 2004)
26
6.- Tipos de Procedimientos de Cobranza
E n los tipos de Procedimiento de Cobranza menciona (Fernández, 2000) que
se emplean diversos procedimientos de cobranza. A medida que una deuda se
vence y envejece, la gestión de cobro se torna más personal y más exigente.

Notificación por escrito, después de cierto número de días posteriores al
vencimiento de una cuenta por cobrar, la empresa suele enviar una carta
en términos corteses recordando al cliente su adeudo. Las notificaciones
de cobranza por escrito son el primer paso en el proceso de cobro de
cuentas vencidas.

Llamadas telefónicas. Si las notificaciones por escrito no dan ningún
resultado, el gerente de crédito mismo de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato.

Visitas personales. Esta es una de las técnicas mucho más común a
nivel del crédito del consumidor, pero también pueden utilizarla los
proveedores industriales. El envió de un cobrador, o incluso del vendedor
encargado a requerir el pago al cliente puede ser un procedimiento de
cobro muy eficaz, ya que el pago podría realizarse en el acto.
27
7.- Computadorización
Se ha extendido mucho la utilización de computadoras en la facturación y
cobranza de cuentas por cobrar. Una computadora es útil para facturar a los
usuarios de crédito en el momento adecuado después de la compra. Conforme
se reciben los pagos, se registra en ella. La computadora puede programarse
para supervisar las cuentas por cobrar, implementa (González Juárez, 2004)
que después de la facturación, mediante verificaciones periódicas automáticas
a determinados intervalos, con el fin de comprobar si las cuentas han sido
pagadas. Si no se han recibido los pagos en lapsos preestablecidos, se envían
notificaciones de cobranza por escrito.
Si después de enviar varias de estas notificaciones no se recibe ninguna
respuesta, se envía entonces unas notificaciones especiales, la cual puede
formar parte del informe mensual del gerente de crédito. (González Juárez,
2004)
8.- Análisis de Cuentas por Cobrar
El monto de composición de las Cuentas por Cobrar constantemente durante
las operaciones de una empresa. Es importante contar con las palabras de
(Aznar Vázquez, 2005) por lo quepara la empresa cabe destacar que las ventas
a crédito aumentan las cuentas por cobrar, mientras que los cobros a clientes
las disminuyen. Las Empresas que conceden crédito a largo plazo
28
frecuentemente tienen saldos de Cuentas por Cobrar mayores que otras que
conceden crédito a corto plazo. El aumento o disminución del volúmen de
ventas también afectan el saldo de Cuentas por Cobrar.
9.- Para citar este libro puede utilizar el siguiente formato:
Hay pocos conceptos que hayan alcanzado una divulgación tan amplia entre los
analistas y directivos financieros como el Cash-Flow que marca (Domínguez,
2007) A pesar de ello, con frecuencia
se utiliza de forma imprecisa, con
interpretaciones diferentes o con un desconocimiento del verdadero alcance de
su significado.
Es necesario, por tanto, clarificar el término Cash-Flow y precisar la utilidad de
su aplicación en el análisis y la gestión financiera.
El término Cash-Flow equivale, en general, a la suma del beneficio más las
amortizaciones. Lo que nos mide los recursos generados durante un
determinado período de tiempo. ¿Cuál es el significado financiero de la cifra
que resulta al sumar las amortizaciones y el beneficio de un período?. Al
efectuar esta operación eliminamos de de la Cuenta de Resultados una partida
de gasto que no supone ningún desembolso. Ya es sabido que la amortización
es un asiento contable cuya finalidad es distribuir como gasto una determinada
inversión a lo largo de su vida útil, puesto que el desembolso tuvo lugar al
adquirir el activo fijo correspondiente. (Domínguez, 2007)
29
10.- Rotación de las Cuentas por Cobrar
Permite conocer el número de veces que se renueva el promedio de clientes
de la empresa, el número de veces que se completa el círculo comercial en el
período a que se refiere las ventas netas. Es necesario conocer el ciclo que
tiene la empresa para realizar el análisis.
Parte importante que dice (Hongren Coort, 2000) es que La Administración del
Efectivo es uno de los principales elementos
a considerar para la
administración del capital de trabajo. El término efectivo o caja se refiere a todo
el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización, que
genera o recibe durante un período determinado, que se distingue por no
producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del
dinero en las operaciones de la empresa. “La administración del efectivo tiene
como objetivo básico cumplir el programa de pagos para no entorpecer la
operatividad normal de la empresa y minimizar recursos de tal forma que eleve
el rendimiento sobre la inversión total.”
La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la
administración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más
líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las
erogaciones imprevistas y las obligaciones en la medida en que se van
venciendo, y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.
El
objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos
30
de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los
costos de la liquidez. (Hongren Coort, 2000)
11.- Finanzas Operativas
Así,mismo
nos
dice
(Kogan,
2000)
que
el
sistema
de
información
computarizado se convierte en una herramienta esencial para la gestión eficaz
de las finanzas operativas. No tener un sistema de acuerdo con las
necesidades actuales de cualquier empresa, en términos de tener información
precisa y oportuna a un costo adecuado a las posibilidades económicas de la
empresa es esencial. En el moderno concepto de negocio inmerso en la
filosofía de la actitud preventiva y proactiva la calidad total invalidar la prueba, e
incluso en este último caso debe actuar con la suficiente rapidez para evitar
daños y precisión y permitir que los mejores resultados posibles para el
funcionamiento de la corporación.
12.- SAP Administración Básica
La Gestión de Servicios de SAP Novis a disposición del cliente la práctica
operativa más avanzada y administración de soluciones SAP en México. Tiene
la importancia de que (León Bazares, 2009) en la Administracion Basica A
través de este servicio, los clientes son liberados de los costos asociados a la
aplicación de las normas de funcionamiento de SAP, y controlar los riesgos
para sí mismos, como una licencia no disponibilidad, de alquiler o de rotación.
31
El servicio incluye la infraestructura de autopista, dice Novis supervisión
especializada para los sistemas SAP, que cubre todos los aspectos operativos
de la aplicación, base de datos, la plataforma y las comunicaciones. Incluye la
operación de aplicaciones y soporte operativo interrumpido.
13.- Contabilidad Fundamental
La preparación de los estados financieros es una de las tareas más importantes
de la contabilidad cuenta el sabio (Bacerbita Chávez, 2010) que , todas las
cifras se deben revisar más de una vez para asegurarse de que son correctas.
Ellos también están muy interesados en los beneficios para la empresa y la
estructura de la participación y la propiedad de los acreedores, los posibles
inversores, empresarios que basan en informes financieros activa.
14.- Cuentas por Cobrar
Dos métodos utilizados para obtener financiación a corto plazo con las cuentas
por cobrar son cesión en garantía de cuentas por cobrar crea un préstamo a
corto plazo garantizado, en realidad Factoring implica la venta de cuentas por
cobrar con un descuento. Un persona importante (Grew Court, 2005)es marca
que realmente una forma de obtener los préstamos garantizados a corto plazo,
implica el uso de las cuentas por cobrar para obtener fondos a corto plazo
necesarias.
32
Cuentas por cobrar Factoring consiste en la venta directa de las Cuentas por
Cobrar, un descuento, a una institución financiera. Un factor es una institución
financiera que se especializa en la venta de cuentas por cobrar de la empresa.
Algunos bancos comerciales y las compañías comerciales que financian
también como factores de cobro son como conseguir cobrar préstamo de dinero
15.- Contabilidad
Durante más de 30 años (Cortéz, 2011) estable la Comisión de Principios de
Contabilidad (CPC) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos AC (IMPCP)
fue el responsable de la normatividad contable en nuestro país, en boletines y
circulares principios.
El INFORMCION contabilidad servirá un variado número de lectores con
diferentes intereses como propietarios, empleados, clientes, proveedores,
acreedores e inversores en general física
33
VIII.
PLAN DE ACTIVIDADES
Manual de Procedimientos del Proceso de Cobranza de Clientes.
PLAN DE ACTIVIDADES
ENERO – 2014
Actividad
6 al 10
13 al 17
20 al 24
FEBRERO-2014
27 al 31
3 al 7
MARZO - 2014
ABRIL- 2014
10 al 14 17 al 21 24 al 28 3 al 7 10 al 14 17 al 21 24 al 28 7 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 30
Antecedentes
Justificación
Objetivos
Alcances
Análisis de riesgo
Plan de actividades
Recursos Materiales
y Humanos
Fundamentación
Teórica
Description
/Summary
Desarrollo
del
proyecto
Resumen
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Bibliografía
Tabla Nº 1
Fuente: Elaboración Propia
34
IX.
RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS
A continuación se muestra los Recursos Humanos y Materiales que se llevaran a
cabo durante la memoria de Estadía
Recursos Materiales y Humanos.
RECURSOS
HUMANOS
MATERIALES
 Organización
 Impresiones
Establecer una organización por
 Lapiceros
parte de la Asesora y de la Alumna
 Computadora
ya que consiste en determinar las
 Borrador
actividades,
 Calculadora
tiempos,
días
para
definir las revisiones de cada taller.
 La asesora revisara a detalle cada
parte del proyecto y así mismo
aportara sus puntos de vista para la
mejora de la misma.
 Administrar cada tiempo del taller
para así mismo terminar en la fecha
establecida
Tabla Nº 2
Fuente: Elaboración Propia
35
 Escritorio
 Hojas blancas
X.
DESARROLLO DEL PROYECTO
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COBRANZA
DE CLIENTES”
36
1.- INTRODUCCIÓN
Actualmente el Departamento de Cuentas por Cobrar no ha tenido fijamente un
procedimiento en la cobranza de facturas para los distintos clientes.
Es Importante estar actualizando dichos procedimientos es cada uno de los
procesos de cada cliente.
Con el presente Manual se llevaran a cabo 3 procedimientos en la cobranza de
clientes.
2.- OBJETIVOS
Asegurar que los procedimientos estén disponibles cuando se necesiten y así ir
disminuyendo el tiempo entre los procesos.
Realizar una buena aplicación y control de los procedimientos
Impulsar la confiabilidad del Servicio y adecuado.
3.-POLÍTICAS
Si se llegase actualizar este Manual de procedimientos es necesario especificarse
la versión ya actualizada
Se cumplirán con las políticas que cada procedimiento establezca
37
PROCEDIMIENTO 1
Facturas al Portal del Cliente
Clientes:
GM, FORD, HONDA, GM SHANGHAI, V W
38
1.- INTRODUCCIÓN
Con la actualización de este procedimiento se logrará reducir el tiempo que se
invierte en realizar el proceso de cobranza para lo cual sea más clara la
información que se presenta a continuación.
2.- OBJETIVO
Realizar eficientemente el proceso de cobranza en cuanto a determinar las
facturas próximas de pago y no retrasar tiempos.
3.- APLICACIÓN
Este procedimiento está enfocado al procedimiento de cobranza de clientes ya sea
el subir las facturas a su respectivo portal, vía correo electrónico o en su caso
determinar propuestas de pago para que dicho cliente no se atrase.
4.- POLÍTICA
El tiempo de respuesta de pago y el cumplimiento de fechas establecidas.
39
DIAGRAMA DE FLUJO DE ENVÍO FACTURAS AL PORTAL
TIEMPO
SAP
COFIDI
PORTAL
INICIO
5min
1. Buscar el catalogo de cuentas.
Copiar las cuentas del cliente al que se
le enviaran facturas.
5min
2. Abrir el Programa SAP y extraer el Edo de
cuenta del Cliente en un documento de
Excel
5min
3. Ordenar la serie de facturas de manera
descendente en cuanto a la fecha y número
de factura.
5min
4.
Identificar
la
factura
enviada
anteriormente y escoger las que están
próximas de pago e imprimir.
5 min
5. Entrar al Programa COFICI y
exportar el XML de cada una de las
facturas excepto el cliente General
Motors este cliente se imprimirá cada
una de sus facturas.
A
Figura 1.
Fuente: Elaboración propia
40
B
6. Para los demás clientes, entrar a dicho
5 min
6. Subir al
portal
7. Enviar DHL
portal de cada cliente y subir factura por
factura
y al termino enviar, al finalizar
arrojara una pantalla de envió exitoso este
se imprimirá y tenerlo como
Control para nuestro próximo envió.
5min
7. Para el Cliente General Motors se
elaborara una carta de envió, una guía de
DHL y enviar el paquete posteriormente se
generara un Layout y enviar Vía correo
electrónico.
8. A los 3 días después de subir las facturas llega
un depósito al departamento de Tesorería y ahí se
aplicara el pago.
FIN
FIN
Continuidad de Figura 1
Fuente: Elaboración propia
41
Tiempo
Descripción de Actividades.
Responsable
5 min
Buscar el catalogo de cuentas. Copiar Cuentas por Cobrar
las cuentas del cliente al que se le
enviaran facturas.
5min
Abrir el Programa SAP y extraer el Edo Cuentas por Cobrar
de cuenta del Cliente en un documento
de Excel.
5min
Ordenar la serie de facturas de manera Cuentas por Cobrar
descendente en cuanto a la fecha y
número de factura.
5min
Identificar
la
factura
enviada Cuentas por Cobrar
anteriormente y escoger las que están
próximas de pago e imprimir.
10min
Entrar al Programa COFICI y exportar Cuentas por Cobrar
el XML de cada una de las facturas
excepto el cliente General Motors este
cliente se imprimirá cada una de sus
facturas.
5min
Para el Cliente General Motors se Cuentas por Cobrar
elaborara una carta de envió, una guía
de DHL y enviar el paquete
posteriormente se generara un Layout
y enviar Vía correo electrónico.
5min
Para los demás clientes, entrar a dicho Cuentas por Cobrar
portal de cada cliente y subir factura
por factura y al termino enviar, al
finalizar arrojara una pantalla de envió
exitoso este se imprimirá y tenerlo
como Control para nuestro próximo
envió.
5min
A los 3 días después de subir las
facturas llega un depósito al
departamento de Tesorería y ahí se
aplicara el pago.
Tabla 1.1 Lista de actividades Envió de Facturas al portal
Fuente: Elaboración propia
42
Cuentas por cobrar
PROCEDIMIENTO 2
Facturas Envió vía correo electrónico
Clientes:
NASCOTE, TEAM SYSTEMS, DE COSTAR INDUSTRIES.
43
DIAGRAMA DE FLUJO ENVÍO FACTURAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO
SAP
COFIDI
PORTAL
TIEMPO
INICIO
5min
1. Buscar el catalogo de cuentas.
Copiar las cuentas del cliente al que se
le enviaran facturas.
2. Abrir el Programa SAP y extraer el Edo de
cuenta del Cliente en un documento de
Excel
5min
5min
5min
3. Ordenar la serie de facturas de manera
descendente en cuanto a la fecha y número
de factura.
4.
Identificar
la
factura
enviada
anteriormente y escoger las que están
próximas de pago e imprimir.
5 min
5. Abrir el programa COFIDI y exportar
el PDF de cada una de las facturas y
guardarlas.
A
Figura: 2
Fuente: Elaboración propia
44
B
Ir al Directorio de Clientes y buscar el
Correo electrónico del cliente al cual se le
enviaran los PDF de las facturas.
5min
5min
Cargar el PDF de las facturas y enviar para
posteriormente a los 3 días del envió llegara
el depósito de las facturas, este llegara al
Departamento de Tesorería donde ahí se
aplicara el dicho depósito.
FIN
Continuidad figura 2
Fuente: Elaboración propia
45
A
Tiempo
Descripción de
Actividades.
Responsable
5min
Buscar el catálogo de
cuentas.
Copiar
las
cuentas del cliente al que
se le enviaran facturas.
Cuentas por cobrar
5min
Abrir el Programa SAP y
extraer el Edo de cuenta
del
Cliente
en
un
documento de Excel
Cuentas por cobrar
5min
Ordenar la serie de
facturas
de
manera
descendente en cuanto a
la fecha y número de
factura.
Cuentas por cobrar
5min
Identificar
la
factura
enviada anteriormente y
escoger las que están
próximas de pago e
imprimir.
C
T
I
V
I
D
A
D
Cuentas por cobrar
E
S
15min
Abrir
el
programa
COFIDI y exportar el
PDF de cada una de las
facturas y guardarlas.
Cuentas por cobrar
5min
Ir
al
Directorio
Clientes y buscar
Correo electrónico
cliente al cual se
enviaran los PDF de
facturas.
de
el
del
le
las
Cuentas por cobrar
5min
Cargar el PDF de las
facturas y enviar para
posteriormente a los 3
días del envió llegara el
depósito de las facturas,
llegara al Departamento
de Tesorería
Cuentas por cobrar
Tabla 2.2 Lista de actividades Envió facturas vía correo electrónico
46
PROCEDIMIENTO 3
Facturas Envío Propuesta para Pago
Clientes:
NISSAN, BMW
47
DIAGRAMA DE FLUJO PROPUESTA DE PAGO AL CLIENTE
TIEMPO
SAP
COFIDI
PORTAL
INICIO
5min
1semana
5min
1. El cliente manda
una propuesta de pago
una en USD y MXN
2. Ya cuando se llega la
propuesta validar en el
Programa SAP
3. Subir a su portal del
cliente
4. Mandar un contra recibo con el
numero de la propuesta de pago e
importe eso es al correo del cliente.
5min
Figura: 3
Fuente: Elaboración propia
48
Tiempo
Descripción de
Actividades.
Responsable
El cliente manda una
5min
propuesta de pago una
en USD y MXN
Cliente NISSAN y BMW
Ya cuando se llega la
1 Semana
propuesta validar en el
Programa Sap
Cuentas por cobrar
Subir a su portal del
cliente .
5min
Cuentas por cobrar
Mandar un contrarecibo
con el número de la
propuesta de pago e
5min
importe eso es al correo
del cliente.
Figura 3.1 Lista de actividades Envió propuesta de pago al cliente
49
Cuentas por cobrar
XI.
RESULTADOS OBTENIDOS
Con la realización de este Manual de Procedimientos del proceso de Cobranza
de Clientes se disminuyó el tiempo en el cual antes se perdía, para la
realización del proceso en cuanto a omitir tiempos, la comunicación con cada
uno de los clientes, para lo cual antes se tardaban semanas en llevarse a cabo
el procedimiento de cobranza.
Así mismo el Proceso es más corto y claro para que cualquier persona que
tenga el cargo de cobrar a cada uno de los clientes no le sea tediosa.
Existen tres procesos para los diferentes clientes para lo cual es identificable
como se debe realizar la cobranza y así mismo saber a cuál de los tres
procedimientos tomar y seguir con el proceso. Esto tiempo como resultado ser
más eficiente y no perder tiempos en la cobranza, esto beneficia tanto a la
Empresa para que el cliente no se atrase con cada uno de sus pagos.
50
XII.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Durante el tiempo en el que se realizó este proyecto se ayudó al Departamento
de Cuentas por cobrar a disminuir pasos y así mismo pérdida de tiempo, en el
proceso de cobranza de los clientes con los que la Empresa Valeo Sylvania
Iluminación cuenta, debido a que se realizó este Manual con un enfoque más
avanzado para que al momento que la persona encargada del departamento
pueda saber qué pasos son lo que se deben realizar en cualquiera de los
clientes, y sea más rápido tanto para no atrasarse en enviar las facturas que
están próximas a pago y recibir en tiempo y forma el pago de cada uno de los
clientes.
El objetivo del Manual de Procedimientos del proceso de Cobranza de clientes
fue alcanzado debido a que se trabajó en el Departamento de Cuentas por
Cobrar en la Empresa Valeo Sylvania Iluminación para que no hubiera algún
tipo de error y este pudiera ocasionar perdida en tiempos, retrasos y malos
entendidos a la hora de realizar los trámites de cobranza.
Parte importante es en algún futuro si llegase a tener nuevos clientes
determinar que procedimiento se debe llevar y así mismo identificar cuál de los
tres ya elaborados se utiliza y sino elaborar un nuevo proceso de cobranza.
51
XIII.
BIBLIOGRAFÍA
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52
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53