Trámite Horas Extras Código IGH-22 v.00 Página 1 de 5 1. Objetivo

Código
IGH-22 v.00
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Trámite Horas Extras
1. Objetivo y Alcance
Definir los lineamientos para la solicitud y autorización de horas extras para los
funcionarios administrativos de la Universidad de Pamplona.
Este instructivo aplica desde la planificación hasta la inclusión de las horas extras en la
Nómina.
2. Responsable
Los responsables de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
documento son: Ordenador del Gasto, Líder del Proceso de Planeación, Jefe inmediato
del trabajador que desarrolla las horas extras, Líder del Proceso de Gestión del Talento
Humano, Líder Proceso Gestión Presupuestal y Contable, Líder Proceso de Pagaduría y
Tesorería.
3. Definiciones
3.1 Hora Extra
Es aquella que se genera por necesidad, en horas distintas a las de la jornada ordinaria
laboral, por razones especiales del servicio, con previa autorización del ordenador del
gasto.
3.1.1 Hora Extra Diurna
Es la hora adicional que se labora antes o después de la jornada laboral ordinaria, entre
las 06:00 a.m. y las 6:00 p.m. El recargo de hora extra diurna es del 25%.
3.1.2 Hora Extra Nocturna
Es la hora adicional que se labora entre las 06:00 p.m. a las 06:00 a.m. del día siguiente.
El recargo de hora extra diurna es del 75%
3.1.2 Hora Extra Dominical y/o Festiva
Es la hora adicional que se labora en día domingo o festivo. El trabajo ocasional en días
dominicales o festivos se compensará con un día de descanso remunerado o con una
retribución en dinero la cual tendrá un recargo del 100%.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Paula Andrea Plata Duarte
Leidy Johana Araque Martínez
Firma
Avilio Villamizar Estrada
Firma
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
24 de febrero de 2014
Fecha
28 de febrero de 2014
Fecha
3 de marzo de 2014
Código
IGH-22 v.00
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3.2 Día Compensatorio
Es el día remunerado de descanso otorgado por cada ocho (8) horas extras laboradas
acumuladas y que no hayan sido pagadas.
3.3 Jornada Ordinaria Laboral
La jornada ordinaria laboral está establecida de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 12:00 m
y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. para el personal administrativo de la Sede principal de la
Universidad y la sede de Villa del Rosario.
La jornada ordinaria laboral para los CREAD está establecido de lunes a viernes, de 08:00
a.m. a 12:00 m y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. y el día sábado de 8:00 a.m. a 12:00 m.
Mensualmente los funcionarios administrativos podrán tener un máximo de 50 horas
extras, en el caso de que se exceda este tope, se reconocerá el beneficio en tiempo
compensatorios, a razón de un día (01) hábil por cada ocho (08) horas extras de trabajo.
Excepción: para el caso de los Conductores Mecánicos tendrán un máximo de 100 horas
extras mensuales. En el caso de que se exceda este tope, se reconocerá el beneficio en
tiempo compensatorios, a razón de un día (01) hábil por cada ocho (08) horas extras de
trabajo.
Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2009 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamento y Vocabulario.
4. Contenido
N°
ACTIVIDADES
1
SOLICITUD DE INCLUSIÓN DE LA
PROYECCIÓN DE COSTOS DE LAS HORAS
EXTRAS EN EL PRESUPUESTO DE LA
VIGENCIA
1.1
Mediante el formato de carta se solicita al
ordenador
del
gasto
la
disponibilidad
presupuestal para el pago de horas extras.
2
SOLICITUD AUTORIZACIÓN HORAS EXTRAS
2.1
Teniendo en cuenta que las horas extras
obedecen a una situación laboral temporal y a la
realización de trabajos extraordinarios y urgentes
que no están planificadas en la jornada ordinaria
de trabajo
TIEMPOS
RESPONSABLE
FORMATOS
FGT-14 “Carta”
1 día
N/A
Líder el Proceso de
Gestión del Talento
Humano
N/A
FGH-09 “Control
Salida de
Documentos”.
N/A
Código
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2.2
El Jefe inmediato solicita autorización escrita al
Ordenador del Gasto para que el funcionario a su
cargo labore horas extras.
1 día
Jefe inmediato del
trabajador
FGH-63 “Solicitud
de Horas Extras”
2.3
Visto bueno escrito por parte del (a) Vicerrector
(a) Administrativo, quien verifica la disponibilidad
presupuestal y determina la viabilidad del pago
de las horas extras o compensatorios.
1 día
Vicerrector
Administrativo
FGH-63 “Solicitud
de Horas Extras”
2.4
La oficina de gestión del talento humano verifica
las actividades a desarrollar por el trabajador.
1 día
Líder el Proceso de
Gestión del Talento
Humano
2.5
Autorización escrita por parte del ordenador del
gasto.
1 día
Ordenador del Gasto
FGH-63 “Solicitud
de Horas Extras”
3
PERSONAS COBIJADAS POR HORAS
EXTRAS
3.1
El pago de horas extras o el reconocimiento del
descanso compensatorio se le otorga a los
empleados que pertenecen al Nivel Operativo,
hasta el grado 17 del nivel administrativo y hasta
el grado 39 del Nivel técnico.
N/A
N/A
N/A
4
LEGALIZACIÓN HORAS EXTRAS Y DÍAS
COMPENSATORIOS
4.1
El reconocimiento del tiempo de trabajo
suplementario se hace por resolución motivada y
se liquida con el recargo correspondiente sobre la
remuneración básica fijada por la ley para el
respectivo empleo.
1 día
4.2
Legalización Acto Administrativo
1 día
Técnico
Administrativo
Proceso Gestión del
Talento Humano
Ordenador del Gasto
Plantilla establecida
para las
Resoluciones
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5
VIGILANCIA Y CONTROL
Es responsabilidad del Jefe inmediato vigilar y
controlar las labores realizadas durante el tiempo
de horas extras de los funcionarios a su cargo.
5.1
Como consecuencia, la falta de vigilancia de
control que dé lugar a mal uso del tiempo,
dedicación a labores diferentes a las autorizadas
o el registro de horas extras sin haber sido
laboradas, es puesto en conocimiento del
Proceso de Control Interno Disciplinario para que
actúe de acuerdo a la normatividad vigente.
6
CERTIFICACIÓN USO DE HORAS EXTRAS
6.1
El Jefe inmediato es el encargado de remitir a la
Oficina de Gestión del Talento Humano, la
constancia de cumplimiento de las horas extras
laboradas, de acuerdo a las fechas establecidas
por el proceso.
Jefe inmediato
FGH-03
“Constancia de
Cumplimiento”
Jefe inmediato
Las novedades que se generen después de las
fechas establecidas, se aplicarán para el mes
siguiente.
7
No aplica
FGH-58
“Planificación
Actividades del
Proceso Gestión del
Talento Humano”
INCLUSIÓN DE LAS HORAS EXTRAS EN LA
NÓMINA
FGH-01
“Novedades de
Nómina”
7.1
Esta actividad se lleva a cabo de acuerdo a lo
establecido en el PGH-02 “Elaboración de
Nómina”.
Técnico
Administrativo
responsable de la
Nómina
FGH-03
“Constancia de
Cumplimiento”
FGH-58
“Planificación
Actividades del
Proceso Gestión del
Talento Humano”
5. Documentos de Referencia





NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
MECI Modelo Estándar de Control Interno
Manual de Funciones
Ley 1042 de 1978
PGH-02 “Elaboración de Nómina”.
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IGH-22 v.00
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6. Historia de Modificaciones
Versión
7. Anexos.
“No aplica”.
Naturaleza del
Cambio
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación