PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN NT RO LA DA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO: Planeación Estratégica SUBPROCESO: N.A. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Oficina De Planeación Procurador General de la Nación Jefes de Dependencias PROCEDIMIENTO: - Elaboración y CODIGO: PRO-PE-00-04 Actualización de los manuales de funciones, VERSION: 1- RES. 041 2001 requisitos específicos y de procedimientos administrativos REVISO: JEFE DE OFICINA FECHA ACTA: 02 MARZO 2001 1. OBJETIVO Elaborar y actualizar los manuales de funciones y requisitos de la Procuraduría General de la Nación, a fin de que todo funcionario del Ministerio Público tenga funciones detalladas para que se logre cumplir con los objetivos institucionales, fijar deberes y responsabilidades, y establecer competencias. 2. USUARIOS Los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación. 4. • • Modelo de evaluación de las funciones Metodología de elaboración del manual de funciones y requisitos Formato de evaluación Aplicación de los índices de evaluación del manual. 8. CONDICIONES GENERALES El manual de funciones y requisitos de la Procuraduría General, es una herramienta administrativa que sirve para que todos los servidores tengan claro cuáles son sus funciones y/o competencias con respecto a los temas de la Entidad, y su finalidad es la de obtener resultados óptimos y establecer parámetros de rendimiento, definiendo normas de manejo o metas de resultados. CO 3. ALCANCE El procedimiento se aplica a todos los cargos y dependencias de la entidad. • • RESPONSABLES El Procurador General de la Nación, los jefes de cada dependencia e involucra directamente a la Oficina de Planeación. NO 5. REFERENCIAS • Constitución Política de Colombia • Ley 190 de 1995 • Decreto 262 de 2000. 6. DEFINICIONES PROCESO: Conjunto de actividades secuenciales que se desarrollan para obtener un producto o resultado satisfactorio para el usuario, a través del empleo de diferentes recursos y dentro de un tiempo predeterminado. El manual se inicia con el diseño y elaboración del proyecto o plan de trabajo y la adopción por parte de la dependencia y del Departamento Administrativo de la Función Pública, su aprobación. En el procedimiento se deben tener en cuenta dos fases: la elaboración y el trámite de expedición. En la etapa de elaboración, la identificación, objetivos, plan de acción, cronograma de actividades, responsables y recursos disponibles. Igualmente, el marco de referencia que consiste en la misión, los objetivos y funciones generales, así como las funciones de cada dependencia y la normatividad existente. En cuanto a su forma de presentación, ésta debe corresponder con la configuración de la organización. PROCEDIMIENTO: Manera específica de efectuar las actividades que componen un proceso y la secuencia que debe seguirse. Para la recopilación de la información se debe tener en cuenta: IA Actividad: Acciones necesarias para transformar determinados recursos en productos, en un período determinado. CO P Usuarios: Sujetos que reciben los resultados del proceso. Responsabilidades: Enuncia los cargos, entidades o dependencias, responsables de realizar las actividades. 7. FORMATOS A UTILIZAR • Modelo de elaboración de funciones Comunicación con todos los funcionarios y los jefes de la dependencia o área y explicarles la manera en que se va a proceder para obtener la información necesaria, las técnicas utilizadas (entrevistas, cuestionarios, etc.) y cuál es el grado de participación de los jefes y funcionarios. En la dependencia en que se levanta la información, debe establecerse un responsable del proyecto y Página 0 de 2 PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN NT RO LA DA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS entregarle tanto los materiales e instrucciones necesarias y los accesorios para resolver dudas o sugerencias que se tengan. Igualmente se deben tener en cuenta como mínimo estos principios o aspectos elementales para su elaboración: Identificación, nombre de la Entidad, título del manual y fecha de su elaboración. Descripción, escribir en este renglón muy brevemente la misión, objetivos y funciones generales de la entidad o de la dependencia analizada. Se debe establecer un cronograma para determinar las fechas de elaboración y entrega. Es necesario identificar a los servidores según lo establecido en la planta de personal a través de sus códigos, grado, salario, para establecer las funciones y los requisitos de los funcionarios de las dependencias. 9. SALIDAS • Los Manuales de Funciones y Requisitos mínimos y de procedimientos administrativos. 13.2 Elabora un plan de trabajo para establecer la metodología para el diseño del manual. Si es el de funciones y requisitos mínimos, determina los requisitos del cargo en términos de conocimiento, experiencia, habilidades y actitudes y los de la entidad, en términos de productividad y eficiencia. Si se trata del manual de procedimientos administrativos, determina los principales procesos y responsables de su ejecución. 13.3 Diseña los manuales, con la colaboración de los funcionarios de las dependencias y los presenta a los jefes para su aprobación y visto bueno. JEFES DEPENDENCIAS 13.4 Lo revisan con sus funcionarios, los aprueban y los devuelven a la Oficina de Planeación. JEFE OFICINA DE PLANEACION 13.5 Elabora el acto administrativo para la adopción del manual, por parte del Procurador General o su delegado. PROCURADOR GENERAL CO 10. REGISTROS • Formatos de Evaluación • Formatos de Aplicación • Metodología de Elaboración • Indicadores de Gestión • Guías Información de elaboración. Manuales de Funciones y Requisitos mínimos, como de los procedimientos administrativos de la Procuraduría. PROFESIONAL OFICINA DE PLANEACION 11. BASES DE AUTOCONTROL Los funcionarios y jefes de las Dependencias de la Procuraduría General de la Nación corregirán las distintas funciones y procedimientos e informarán a la Oficina de Planeación. NO La Oficina de Planeación elaborará un plan de seguimiento al manual. 12. ANEXOS Formatos: de Evaluación, Seguimiento, Inversión, Financiamiento, Responsables Programación, y actividades. 13. ACTIVIDADES JEFE OFICINA DE PLANEACION 13.6 Firma el acto administrativo o Resolución, por medio del cual se adopta el manual elaborado. 14. INDICADORES Los indicadores de gestión evaluarán si las funciones están siendo cumplidas por los servidores públicos IP : Indice de Proporcionalidad TEP: Total de empleos Permanentes TET: Total de empleos Transitorios IP: Total de empleos Permanentes X 100 Total de empleos Transitorios IRI: Indice de Rotación Interna TTA: Total de traslados o ascensos TC: Total de Cargos IRI: Total de funciones creadas X 100 Total de Cargos. CO P IA 13.1 Asigna a los profesionales de la Oficina de Planeación la tarea de elaboración de los Página 0 de 2