informe final 214-11 dirección general de movilización

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Direccion General de
Movilizacion Nacional
Niimero de Informe: 214/2011
10 de abril de 2012
www.contraloria.c1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DEAUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
DAA N° 2.711/2011
REMITE INFORME FINAL N° 214, DE 2011,
SOBRE AUDITORIA EN MATERIAS DE
PERSONAL Y REMUNERACIONES
EFECTUADA EN LA DIRECCION GENERAL
DE MOVILIZACION NACIONAL.
SANTIAGO,
1 0.
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Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 214, de 2011, con el
resultado de la auditoria practicada a la Direccion General de Movilizacion Nacional.
Saluda atentamente a Ud.,
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AL SENOR
MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL
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11 ABR 2012
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DEAUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
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DAA N° 2/12/2011
REMITE INFORME FINAL N° 214, DE 2011,
SOBRE AUDITORIA EN MATERIAS DE
PERSONAL Y REMUNERACIONES
EFECTUADA EN LA DIRECCION GENERAL
DE MOVILIZACION NACIONAL.
SANTIAGO,
0,ABR12*020230
Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 214, de 2011, con el
resultado de la auditoria practicada a la Direction General de Movilizacion Nacional.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos
que se verificaran en una pr6xima visita que practique en esa Entidad este
Organismo de Control.
Saluda atentamente a Ud.,
Por Orthm del Contralor General
MARIA
CARR CABALLERO
oapdo Ifs C3
Divit4ion
Auc;itaria Administrativa
AL SENOR
DIRECTOR DE LA
DIRECCION GENERAL DE
MOVILIZACION NACIONAL
PRES NTE
LCS/GU
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ANTECED
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Z EGELE KERBER
neral de Brigada
Director eeneral de Movilizacion Nacional
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA CONTROL DE PERSONAL
DAA N° 2.713/2011
REMITE INFORME FINAL N° 214, DE 2011,
SOBRE AUDITORIA EN MATERIAS DE
PERSONAL Y REMUNERACIONES
EFECTUADA EN LA DIRECCION GENERAL
DE MOVILIZACION NACIONAL.
SANTIAGO, 1 01 PSBR Z*0
2 0 23 7
Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 214, de 2011, con el
resultado de Ia auditoria practicada a Ia Direccion General de Movilizacion Nacional.
Saluda atentamente a Ud.,
;SO f.7:ortl.relor
General
CARRIL CABALLERO
P.:otpeto Jefa
avr 45n do Ataltoria Administradia
AL SENOR
AUDITOR INTERNO DE LA
DIRECCION GENERAL DE
MOVILI LION NACIONAL
PRES NTE
LCS/GUP
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ANTECED
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
III I IrTI
CHILE
PMET: 13332
REMITE INFORME FINAL N° 214, DE 2011,
SOBRE AUDITORIA EN MATERIAS DE
PERSONAL Y REMUNERACIONES
EFECTUADA A LA DIRECCION GENERAL
DE MOVILIZACION NACIONAL.
SANTIAGO,
1 0 ABR 2012
En cumplimiento del Plan Anual de
Fiscalizacion de esta Contraloria General para el ano 2011, se efectuo una auditoria
de personal y remuneraciones en la Direccion General de Movilizacian Nacional, por
el period() comprendido entre los meses de abril a junio del citado alio, examen que
en algunos procesos, abarco meses anteriores, en la medida que se consider6
necesario.
OBJETIVO
La auditoria tuvo por finalidad examinar los
actos administrativos exentos del tramite de toma de razon, emitidos por el Servicio
auditado, sobre derechos y obligaciones de los funcionarios y sus fuentes legales; Ia
procedencia de los pagos de beneficios remuneratorios, emolumentos anexos y su
procedimiento de calculo, verificando el cumplimiento de la normativa vigente sobre la
materia.
METODOLOGiA
El examen se practico de acuerdo con la
Metodologia de Auditoria de este Organismo Superior de Control, el analisis de
procesos y la identificaci6n de riesgos de Ia Entidad, determinandose la realizacion de
pruebas en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo con dicha evaluacion.
UNIVERSO
El presupuesto anual de la Direcci6n General
de Movilizacion Nacional por concepto de gastos en personal, "subtitulo 21", alcanzo a
la suma de $ 996.098.000, de los cuales se reviso el segundo trimestre de 2011.
A LA SENORA
JEFE pE LA DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
PRESENTE
LCS/GUP
1
.
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AREA CONTROL DE PERSONAL
MUESTRA
Con respecto a las resoluciones exentas, se
analizaron desde la N° 141 a la 318, emitidas en los meses mencionados
precedentemente, al igual que los otros procesos.
En relacion al rubro horas extraordinarias, se
examin6 Ia suma de $ 620.160.
Referente al proceso de remuneraciones, se
inspecciono un total de $ 16.004.086.
En cuanto a los contratos a honorarios, el
estudio ascendio a $ 5.715.755.
Por su parte, en materia de recuperaciOn de
subsidios por incapacidad laboral, se analizo el segundo semestre del precitado ario,
por un total de $ 6.696.333.
La auditoria de los viaticos, Ilevo a verificar
los arias 2010 y 2011, por un monto equivalente a $ 38.788.021.
En los procesos que comprenden las
obligaciones legales a fiscalizar, y que no son factibles de cuantificar, se Ilevo a cabo
el siguiente examen:
— Se consider6 el personal sujeto a rendicion de fianzas de fidelidad funcionaria y de
conduccion.
— Se verificaron las declaraciones de intereses y patrimonio de las personas que
deben efectuar estos tramites.
— Se evaluo la relacion de parentesco de consanguinidad y afinidad, entre superiores
y subalternos contemplada en el articulo 54 de la ley N° 18.575.
ANTECEDENTES GENERALES
La Direccion General de Movilizacion
Nacional, es un servicio centralizado del Estado, dependiente del Ministerio de
Defensa Nacional a traves de la Subsecretaria para las Fuerzas Armadas.
Su mision es desempenarse como
organismo asesor y de trabajo del Ministro de Defensa Nacional en todas las
actividades relacionadas con el decreto ley N° 2.306, de 1978, "Dicta normas sobre
reclutamiento y movilizacion de las Fuerzas Armadas"; la ley N° 18.953, que "Dicta
normas sobre movilizacion"; la ley N° 17.798, sobre "Control de armas y explosivos";
Ia ley N° 18.356, sobre "Control de artes marciales" y sus respectivos reglamentos
complementarios.
Tiene a su cargo, el reclutamiento del
contingente para las instituciones de las Fuerzas Armadas (FF.AA.), como asimismo,
la preparacion de Ia movilizacion del potencial humano, material e industrial nacional
para dar satisfaccion a los requerimientos de los Campos de Accion Belico,
Econornico, Externo e Interno.
2
9,
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AREA CONTROL DE PERSONAL
26 Ili 1927
CHILE
sP
Realiza el control de las sustancias quimicas
y otros elementos afines, conforme a las disposiciones del decreto supremo N° 1.764,
de 1996, del Ministerio de Relaciones Exteriores, que promulgo Ia "ConvenciOn sobre
la prohibici6n del desarrollo, produccion, el almacenamiento y el empleo de armas
quimicas y sobre su destruccion" (firmada por nuestro pals ante la Organizacion para
la Prohibici6n de Armas Quimicas con sede en La Haya, Holanda), y de acuerdo a lo
establecido en el decreto supremo N° 364, de 1997, del citado Ministerio, donde se
designa como Autoridad Nacional en cumplimiento de lo dispuesto en Ia citada
convencion, a Ia Direccion General de Movilizacion Nacional.
Asesora al Ministro de Defensa, en materias
correspondientes a Ia Defensa Civil, conforme este lo disponga y a lo que establece el
respectivo Reglamento Organico y de Funcionamiento de dicha reparticion, como
asimismo, en materias relacionadas con la supervigilancia y control del Tiro
ciudadano, en cumplimiento de la ley N° 18.770, que modifico el decreto ley N° 2.306,
de 1978.
CONSIDERACIONES SOBRE LA AUDITORIA
La ley N° 10.336, que fija la organizacion y
atribuciones de la Contraloria General de Ia Republica, ha facultado expresamente a
este Organismo de Control, para solicitar de la Administracion del Estado y sus
funcionarios, los datos e informaciones que necesite para el mejor desemperio de sus
labores.
De igual forma, el articulo 21 A de la norma
legal precitada, senala que se efectuaran auditorias con el objeto de velar por el
cumplimiento de las normas juridicas, el resguardo del patrimonio pUblico y la
probidad administrativa.
Ahora bien, en torno a la informacion y
antecedentes requeridos, en su mayoria, fueron entregados en forma oportuna por la
Entidad.
En lo relativo al espacio fisico, cabe serialar
que esa Direccion proporcion6 una oficina adecuada a la comisi6n fiscalizadora, todo
dentro del tiempo requerido.
TRANSPARENCIA ACTIVA
Respecto a este tema, cabe indicar que el
articulo 7 de la ley de Transparencia de la Funci6n PUblica y de Acceso a Ia
Informacion de Ia AdministraciOn del Estado aprobada por el articulo primero de la ley
N° 20.285, enumera los antecedentes que deben mantenerse a disposiciOn
permanente del pUblico, actualizados al menos, una vez al mes, a traves de sus sitios
electronicos.
Producto de Ia revision realizada, se observo
que dicha Institucion no incorpora tanto a los oficiales de reclutamiento y demas
empleados civiles, regidos por el decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, que fijO el
textoj refundido, coordinado y sistematizado de la ley N° 18.834, sobre Estatuto
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Administrativo, aduciendo que no se considera dicha informacion, de acuerdo al
articulo 436 del C6digo de Justicia Militar:
Al respecto, cabe serialar que el articulo
citado del Codigo de Justicia Militar, senala que se entiende por documentos secretos
aquellos cuyo contenido se relaciona directamente con Ia seguridad del Estado, Ia
Defensa Nacional, el orden piliblico interior o Ia seguridad de las personas y entre
otros:
1. "Los relativos a las Plantas o
dotaciones y a la seguridad de las instituciones de las Fuerzas Armadas o de
Carabineros de Chile y de su personal".
De lo anterior, se desprende que la
reserva de informaci6n tiene directa relacion con aquel personal que pertenece a las
plantas o dotaciones de las Fuerzas Armadas y de Carabineros de Chile. SegOn lo
previsto en Ia ley N° 18.948, Organica Constitucional de las Fuerzas Armadas y el
articulo 6 del decreto ley N° 2.306, de 1978, la Direccion General de Movilizacion
Nacional, como ya se indica, es un Servicio Centralizado, dependiente del Ministerio
de Defensa Nacional, que no forma pane de las Fuerzas Armadas, esto es, del
Ejercito, Ia Armada y la Fuerza Aerea de Chile, atendido lo cual, su personal civil no
reviste la calidad de miembro de las mismas, dicha situacion ha sido reconocida por
esta Contraloria General, a traves del dictamen N° 11.910, de 2011.
Por Ultimo, atendido lo indicado, resulta
necesario manifestar que el Consejo para la Transparencia, a traves del documento
denominado "Instruccion General N° 4 Sobre Transparencia Activa", publicado en el
diario oficial el 3 de febrero de 2010, a fin de precisar el alcance de lo dispuesto en los
articulos 6 y 7 de la citada ley N° 20.285, en su punto N° 3, seriala que los
antecedentes deberan incorporarse en los sitios electronicos en forma completa y
actualizada, y debera "efectuarse en forma mensual y dentro de los 10 primeros dias
habiles de cada mes", lo cual no se cumple en la especie.
En relacion con este tema, la Direccion
General de Movilizacion Nacional, en su oficio de respuesta seriala que acatara lo
observado por esta Contraloria General. Sin embargo, Ia observacion no sera
levantada hasta que se verifique su efectivo cumplimiento en el sitio web de esa
Institucion, conforme lo establece la ley mencionada, situacion que a la fecha no
acontece.
I. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
En la revision practicada, se confirmo la
existencia de deficiencias en el sistema de control interno de esa Institucion, referidas
a los diferentes procesos auditados, tales como, resoluciones exentas, contratos a
honorarios, obligaciones legales, hojas de vida, control de asistencia y recuperacion
de subsidios, manifestadas especialmente en la falta de politicas y directrices claras
que tienen relacion con lo siguiente:
a) Omision de respaldo documental o manuales que establezcan procedimientos
formales de requerimiento.
b) Deficiencias en Ia comunicacion y entrega de informaci6n entre la Unidad de
Recursos Humanos con los diferentes Departamentos del Servicio, referida por
ejemplo, a directrices de procedimientos, tales como los mencionados mas
adelante, en el punto sobre recuperacion de subsidios por incapacidad laboral,
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lo que conlleva a una descoordinacion y falta de conocimiento sobre las
materias que cada uno maneja y que se interrelacionan entre si.
c) En Ia definici6n de politicas de personal, si bien existe una conceptualizacion
de funciones por cada Departamento, materializada a traves del documento
denominado Reglamento Organico de Funcionamiento (ROF), emitido el ailo
2006, este no es conocido por todos los funcionarios ni tampoco se aplica a
cabalidad lo que en el se indica, como acontece con los perfiles de cargo, cuya
definicion explicita de los requisitos que se contempla no es verificada al
consultar las profesiones u oficios que se desempenan en una Unidad, como
por ejemplo, en el Departamento de Planificacion.
En su respuesta, esa Institucion indica que
se dispuso al Departamento de Recursos Humanos Ia elaboracion de un Manual de
Procedimientos, cuyo plazo se defini6 para marzo de 2012.
Se orden6 optimizar las comunicaciones
internas entre departamentos, dando directrices sobre los procedimientos a seguir por
parte del departamento de RR.HH.
La DGMN indica que, a objeto de avatar y
protocolizar el trabajo realizado, con fecha 21 de abril de 2011, se envio al Ministerio
de Defensa Nacional para su tramite legislativo un anteproyecto de Ley Organica
para la Direccion. Aprobado aquello, el reglamento trabajado en el ario 2006 pasaria a
constituirse en el marco complementario de ley, quedando legalizado este, como
segundo tramite a traves de un Decreto Supremo.
Finalmente, manifiesta que difundira las
descripciones de cargo del reglamento en construccion, y tomara un prudente
distanciamiento del actual reglamento, ya que se encuentra obsoleto, con el fin de
establecer un empalme eficiente y eficaz con la realidad existente actualmente en esa
Direcci6n.
Las acciones que esa institucion senala
seran verificadas y analizadas a futuro en el seguimiento respectivo.
1. Auditoria Interne
En relacion con esta materia, es preciso
senalar que se encuentra centralizada en el Departamento de Auditoria Interna de la
Direccion General de Movilizacion Nacional.
Sobre el particular, se hace presente que
producto de conversaciones sostenidas con el Jefe de dicho Departamento, y de
acuerdo a los informes proporcionado, se ha constatado que se han efectuado
revisiones respecto de materias de personal en los arms 2010 y 2011.
No obstante lo anterior, resulta necesario
serialar que al realizar un analisis de los informes entregados, se ha podido
determinar que existen materias que han sido observadas, tales como, sistema de
recuperacion de subsidios de salud y sistema de control de Ia jornada laboral, feriados
legales y permisos administrativos, que concuerdan plenamente con lo verificado por
esta Contraloria General en esta oportunidad, por lo que se hace necesario que se
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arbitren las medidas pertinentes, con el objeto de que sus observaciones sean
regularizadas y acatadas oportunamente.
Al respecto, cabe advertir la importancia de
que se efectClen analisis periodicos en el area de Recursos Humanos, por cuanto el
control interno es un instrumento de gesti6n que se utiliza para proporcionar una
garantia razonable del cumplimiento de los objetivos implementados por la Direccion
General, ya que sus observaciones deben considerarse como antecedentes en la
correcci6n de errores y en la optimizacion de los procesos institucionales.
En relacion a lo expresado, corresponde
destacar que la observacion realizada, en ningiin caso ha pretendido cuestionar el
trabajo o el plan de auditoria definido anualmente para ese servicio, sino que la falta
de acatamiento, por parte de la Institucion, a los hallazgos encontrados, de tal manera
que resulta indispensable que dicha Unidad adopte los mecanismos que
correspondan con el objeto de que las acciones indicadas no sean dilatadas a traves
del tiempo.
2. Informacion Administrativa
En lo que concierne a la informacion
administrativa con que cuenta la Instituci6n, esta se Ileva a traves de dos sistemas
informaticos denominados (SIAP) y Sistema de Personal, en los cuales se sustentan
los antecedentes administrativos y personales de todos los funcionarios que se
desempenan en esa Direccion General. Es pertinente hacer presente, que resulta
necesario que todos los datos sean registrados oportunamente, con el objeto de que
el funcionario no se yea afectado en lo personal y en lo economic°, por el retraso en el
reconocimiento de algunos derechos y por el pago de su remuneracion o en los
reintegros que pudiesen surgir.
En relacion a lo serialado, esa Entidad
manifiesta que en lo que respects al personal a contrata, la informacion se encontraria
actualizada, y en lo que concierne al personal de planta, esta es administrada por el
Comando del Personal del Ejercito, de tal manera que de el dependeria su
actualizacion. Al respecto, cabe destacar que ese Servicio es el responsable de la
totalidad del personal que labors en el mismo, independiente de los sistemas que
posea y los administradores de los mismos, debiendo asi, velar por la mantencion y el
control de la informaci6n registrada, lo que en la practica no se realiza en su totalidad,
de tal manera que la observacion se mantiene, ya que no se aportan nuevos
antecedentes que indiquen las medidas adoptadas para que la actualizacion de sus
registros.
3. Numeracion, Archivo y Formalidades Generales de los documentos emitidos
Sobre esta materia, cabe serialar que esa
Direccion General tiene como politica Institucional aprobar todas aquellas situaciones
de caracter personal y estatutaria de los funcionarios, mediante un documento
ejecutivo denominado "Orden del Dia", en circunstancias que lo que procede es emitir
el correspondiente acto administrativo.
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AREA CONTROL DE PERSONAL
.111 1927
CHILE.
En efecto, si bien esa Institucion, de acuerdo
a sus facultades puede hacer use de esa Orden, se debe tener presente que esta
debe servir y entenderse como una directriz de ordenamiento interno y que en ningOn
caso puede estar por sobre Ia correspondiente emision del acto administrativo que
reconoce o cesa un determinado beneficio, ya sea estatutario, legal o economic°.
En su oficio de respuesta, ese Servicio
senala que en la organizacion, la orden del dia es utilizada como medio informativo
para los funcionarios, sin embargo, se debe hacer presente que diversas situaciones
de caracter administrativo son autorizadas solamente a traves de dicha orden, en
circunstancias que debiese existir Ia resolucion exenta que lo autorice, dando como
ejemplo las ordenes del dia N° 52 y 181, ambas de 2011, que autorizan cursos de
capacitacion.
Ahora bien, al examinar una muestra de los
actos administrativos que se encuentran exentos del tramite de toma de razon de los
meses de abril a junio del citado ano, se pudo verificar que estos se canalizan a traves
del Centro de Mensaje, cuya funcion, entre otras, es Ia de estar encargado de la
Oficina de Partes, y cuenta con un libro de registro de dichas resoluciones, foliado y
fechado, existiendo un debido control sobre Ia materia.
Sin embargo, en lo que respecta a la
documentaciem en analisis, es dable senalar que estas, deben ser emitidas con
anterioridad a su ejecucion, situacion que no se refleja en los procesos respectivos,
puesto que en diversos casos los actos administrativos son dictados con
posterioridad, como sucede con los permisos administrativos, feriados legales y
comisiones de servicio, a modo de ejemplo se pueden citar las resoluciones exentas
NO S 27, 29, 30 y 230, todas de 2011.
Del mismo modo, cabe indicar que al revisar
los correlativos del libro de control para comisiones de servicio, se pudo verificar que
las resoluciones N' s 31 y 99, de 2011, se han dejado nulas en forma manual, sin que
a la fecha de Ia presente visita, estos sean ocupados o bien anulados mediante un
acto administrativo formal.
Ademas, se observo la existencia de
enmendadura en el numero de la resolucion N° 317, del precitado ano Ia cual debe
ser corregida y salvada con la firma de un Ministro de Fe.
,
Ahora bien, en relacion a las resoluciones
que se han dejado nulas, sin un documento administrativo que avale dicha situaci6n,
se informa que se adoptaran las medidas que correspondan para que sean
regularizadas a Ia brevedad.
Al respecto, se puede senalar que al no
detallar acciones concretas para que estas situaciones no ocurran a futuro, ni indicar
medidas que permitan solucionar enmendaduras encontradas, se mantiene Ia
observacion y lo cual sera objeto de revision en una proxima visita.
4. Permisos administrativos
En relacion con esta materia, corresponde
senalair que conforme a lo que establece Ia normativa legal vigente, esto es, Ia ley
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AREA CONTROL DE PERSONAL
7911119',
C H I I.
N° 18.834, los funcionarios podran solicitar permisos con goce de remuneraciones
para ausentarse de sus labores por motivos particulares, hasta por seis dias habiles
en el ano calendario, pudiendo fraccionarse por dias o medios dias. Sin embargo,
cabe advertir que aI momento de ser presentada la solicitud por medios dias, debe
dejarse establecido en ella, como asimismo, en la resolucion que lo autoriza, si dicho
permiso corresponde por Ia jornada de la manana o de la tarde, con el objeto de velar
por el correcto cumplimiento de su jornada laboral que le corresponde realizar, a modo
de ejemplo, se cita Ia resolucion exenta N° 298, de 2011.
En su oficio de respuesta, ese Servicio
manifiesta que contemplara indicar en los permisos de media jornada, si esta
corresponde a la manana o tarde, asi como dejarlo senalado en Ia resolucion
correspondiente.
Al respecto, por ser esta una accion que se
realizara a futuro se levantan parcialmente las observaciones, Ia que sera validada en
la visita de seguimiento que efectOe este Organismo de Control.
5. Feriado legal
Respecto a este rubro, se reitera en primer
termino lo senalado en el informe N° 52.098, de 2006, de esta Contraloria General, en
el sentido de que este beneficio corresponde a cada ano calendario y debe hacerse
efectivo dentro de Ia respectiva anualidad, razon por la cual, los funcionarios que no
hagan use de dicho beneficio en el periodo senalado, no podran gozar de aquel aI
siguiente
Ahora bien, revisados los antecedentes
sobre la materia, se pudo verificar que existen diversos actos administrativos que
autorizan el use de feriado legal, tales como los NO S 176, 179, 209, 230, 264 y 246,
todos de 2011, que otorgan dicho beneficio del periodo correspondiente al ano 2010,
para hacerlo efectivo en el ano 2011, sin que conste la existencia de la respectiva
solicitud de acumulacion producto de Ia anticipacion o postergacion de la fecha
solicitada, y aceptacion de parte de la autoridad respectiva, vulnerando de esta
manera lo senalado en el articulo 103 de la ley N° 18.834.
En efecto, corresponde manifestar que el
inciso segundo del articulo 104 del citado cuerpo legal, establece la posibilidad de que
este pueda ser acumulado, debiendo en primer lugar la autoridad Ilamada a
pronunciarse sobre este beneficio, resolver, que por razones de buen servicio, anticipa
o posterga la epoca de hacer use del beneficio y el empleado, ante esa decisi6n,
solicitar formalmente la acumulacion, tramite que ha de efectuarse dentro de la
respectiva anualidad en Ia cual, normalmente, deberia disfrutarse el feriado. Luego, si
la autoridad no ha conocido la solicitud de acumulacion durante el ano calendario, el
funcionario carece del derecho a reservar el feriado para el siguiente periodo
Por tal razon, se objeta en los casos que se
senalan a continuacion, debiendo dejar sin efecto la acumulacion de feriados
correspondiente al ano 2010 para el 2011, puesto que no existe de parte de los
funcionarios la solicitud expresa y formal en el sentido indicado:
Aguilera Castillo, Andres
Ballestejros Pena, Purisima
Moreno Espinoza, Elizabeth
Munoz Munoz, Oscar
8
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Bernal Serrano, Hector
Biaggini Carvajal, Jorge
Diaz Lopez, Bernardo
Egana Contreras, Ivan
Figueroa Fuenzalida, Susana
Figueroa Vera, Javier
Geldres Riffo, Gabriela
Huircapan Castillo, Audolia
Nunez Munoz, Jaime
Ortega Leiva, Doris
Perez Arenas, Rodrigo
Recabal Sanchez, Franz
Rojas Prado, Graciela
Seguel Ulloa, Rodrigo
Sierra Hormazabal, Maria
Soto Vergara, Marisol
Con respecto a este tema, esa Institucion
senala que el departamento de recursos humanos mediante orden del dia N° 207, de
2011, y mail interno de fecha 27 de octubre del citado ano, inform6 a todo el personal
que labora en la Direccion General, el procedimiento y la norma establecida para
acumular el feriado legal.
Sobre el particular, se hace presente que si
bien esa Direccion ha informado al personal del procedimiento que se debe aplicar a
futuro, nada dice de la medida adoptada para regularizar los casos observados, ya
que al no existir una solicitud expresa y formal carecen del derecho para gozar de este
al ano siguiente, de tal manera que se debera solicitar los reintegros por los dias no
trabajados, sin perjuicio de determinar la eventual responsabilidad administrativa de
aquellos que autorizaron esa anomalia, a pesar de que esta situacion ya habia sido
observada por esta Contraloria General en el ano 2006.
6. Capacitacion
De igual forma, se objeta el pago por
concepto de colacion por la cantidad de $ 3.000 diarios, a los funcionarios que
asistieron a la capacitaci6n para monitores del Sistema de Informacion para la Gesti6n
Financiera del Estado 2.0 (SIGFE 2.0), desde el 16 al 22 de marzo de 2011, por
cuanto la orden del dia N° 52, del precitado ano, seriala que el financiamiento de dicho
curso es sin costo para la Direccion General de Movilizacion Nacional, siendo el caso
de Baeza Zurita, Maria Isabel y Venegas Gatica, Jaime.
Finalmente, se reitera lo senalado con
anterioridad, en el sentido de que todo beneficio de caracter personal o economico
debe estar autorizado mediante la emision del correspondiente acto administrativo que
lo autorice.
En relacion con este tema, se manifiesta por
parte del Servicio auditado que se tomaron las medidas correspondientes, solicitando
los reintegros de los dineros por este concepto a los funcionarios afectados,
acompanando en tal sentido las fotocopias de los boletines de ingreso a caja N°
017276 y 017277, de 2011, el cual regulariza dicha situacion, de tal manera que esta
observacion se levanta.
7. Revision de controles de acceso al sistema de reclutamiento.
El sistema de reclutamiento (Sisrec) es
utilizado en todas las Oficinas Comunales. Al respecto, se visitaron 3 Cantones de
Reclutamiento, correspondientes a las comunas de La Reina, Providencia y Las
Condes, sobre lo cual se puede indicar primeramente, lo siguiente:
9
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
•
Los Oficiales de Reclutamiento estan autorizados mediante clave de acceso,
cuentan con diferentes perfiles, siendo el Jefe Zonal el administrador del
sistema, quien tendra Ia facultad de modificar datos y atender las consultas
realizadas por cada oficina de reclutamiento a su cargo. El Jefe de Canton,
tiene la facultad de ingresar informacion y crear el registro de personas que no
aparecen en el procedimiento, y ademas, actualizar los antecedentes, y el
Segundo Oficial de Reclutamiento, en aquellas oficinas que cuente con mas de
un funcionario, tiene el acceso restringido al modulo, emitiendo certificados y
actualizando los registros.
Respecto a lo mencionado anteriormente, es
dable indicar que, en raz6n de una mayor carga de trabajo, producto del period° u
hora de movimiento en cada oficina o de la ausencia del Jefe de Canton, la clave de
acceso al sistema es entregada por este a su subalterno, a fin de no entorpecer el
flujo normal de Ia oficina y lograr la atencion rapida y eficiente de los peticionarios de
la misma, lo cual, si bien es una practica habitual, no esta formalizada ni autorizada
por la jefatura, ello se observe) tanto en Ia oficina de Las Condes, como en la de
Providencia, en tanto, en La Reina, se serial° que de presentarse dichas
eventualidades, se le solicita el Jefe Zonal apoyar en este ambito a dicha sucursal.
Por otro lado, se detect° que respecto a las
claves de acceso al sistema, que:
•
•
•
•
No existe un registro historic° de aquellas.
No existe un procedimiento formal documentado de asignacion de claves.
No se aporto evidencia sobre Ia realizacion de monitoreo a la actividad de los
usuarios y administradores.
No existe bloqueo de cuenta de usuario, luego de que un funcionario deja de
cumplir efectivamente la funcion de oficial de reclutamiento.
Sobre estas situaciones, el Servicio seriala
que se adoptaran diversas medidas, tales como, la creaciem de procedimientos
administrativos, base de datos, perfiles y sistemas de control, con el objeto de
subsanar las deficiencias observadas, disponiendose de un plazo para ello, siendo
este el mes de marzo de 2012, de tal manera que estas soluciones seran validadas en
el seguimiento futuro que se realice sobre la materia a esa Entidad.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS
1. Remuneraciones
1.1. Descuentos por atrasos
En cuanto a esta materia, se comproba que
esa Direcciem General no efectba los descuentos por atraso a los funcionarios regidos
por Ia ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo. El hecho de no hacerlo, vulnera lo
establecido en el articulo 72 del citado cuerpo legal, que senala que, por el tiempo en
que no se hubiere efectivamente trabajado, no podra percibirse remuneraciones,
excepto en los casos de feriados, permisos con goce de remuneraciones, licencias
medicas, de Ia suspension preventiva contemplada en el articulo 136, y de caso
fortuito o de fuerza mayor, debiendo descontarse mensualmente, a peticion escrita del
jefe inmediato, el tiempo no trabajado. La infraccion reiterada a lo establecido
precedentemente, sin causa justificada, puede ser sancionada con Ia medida
disciphnaria de destitucion, previa instruccion de una investigacion sumaria.
10
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Sobre esta observacion, el Servicio senala
que si bien la organizacion no cuenta con un sistema de control, es responsabilidad
del jefe directo controlar el horario de trabajo y que este se cumpla, y en caso
contrario informar los atrasos al mando o a la superioridad para adoptar las medidas
correspondientes.
Al respecto, es dable indicar que mediante
comunicacion breve DGMN.SECC.SEG (P) N° 1020/6, el Jefe de la SecciOn
Seguridad (S), informal a esta comision fiscalizadora, de los controles aleatorios
realizados entre el 1 de agosto al 16 de septiembre de 2011, del personal que ha
ingresado despues de la hora de inicio de las actividades, la cual ha sido comunicada
al Subdirector General para los fines que estime conveniente, de tal manera que dicha
observacion no se levanta hasta verificar lo senalado por esa entidad, en el sentido de
que informado los atrasos a la autoridad, se adoptaran las medidas que correspondan.
1.2. Control de asistencia y cumplimiento de la jornada
Del analisis a este rubro, cabe precisar que
ese Servicio no cuenta con un sistema efectivo de control de asistencia, producto de
lo cual resulta complejo verificar el fiel y real cumplimiento del horario fijado por la
autoridad.
En el examen practicado, se estableci6 que
el personal que presta servicios en esa Institucion, no cumple la jornada obligada de
44 horas semanales, puesto que el horario fijado es de lunes a viernes de 8.30 a
17.00 hrs, en circunstancias que tanto el decreto con fuerza de ley N° 1, de 1997, (G),
Estatuto de personal de las Fuerzas Armadas, en su inciso segundo del articulo 139,
respecto del personal Institucional, senala que la jornada ordinaria de trabajo de los
empleados civiles y personal a contrata, tecnico o administrativo, de los profesionales
que perciban sobresueldo por titulo profesional universitario y del personal a jornal,
sera de cuarenta y cuatro horas semanales, de la misma manera que el articulo 65 de
la ley N° 18.834, que establece que la jornada de los funcionarios sera de 44 horas
semanales.
Del mismo modo, se determine que el
sistema utilizado por ese Servicio, se efectUa a traves de tarjetas magneticas para
todo el personal, sin embargo, se pudo establecer que dichas tarjetas solo funcionan
como control de acceso.
A mayor abundamiento, cabe hacer presente
que mediante informe N° 39, de 2010, del Departamento de Auditoria lnterna de esa
Direccion General, ha hecho ver las deficiencias y sus recomendaciones, con respecto
al sistema de control de cumplimiento de la jornada laboral, sin que a la fecha de la
presente visita, se hayan tomado medidas concretas y efectivas sobre la materia.
Sobre el particular, corresponde senalar que
el Estatuto Administrativo, establece en sus articulos 61 letra d) y 65 inciso tercero, la
obligacion de todo funcionario de cumplir con la jornada de trabajo y desempenar su
cargoy en forma permanente durante dicho period°.
11
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Enseguida, el articulo 72 del citado cuerpo
legal, se refiere a las consecuencias juridicas que genera para el empleado tanto la
inobservancia del cumplimiento efectivo de la jornada prevista para el ejercicio de sus
labores, como los atrasos y ausencias reiteradas, sin causa justificada.
Por su parte, la letra a) del articulo 64 del
senalado cuerpo legal, en armonia con lo dispuesto en el articulo 11 de la ley
N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de la Administraci6n del
Estado, establece como obligaciones especiales de las autoridades y jefaturas, el
ejercer un control jerarquico permanente del funcionamiento de los organos y de las
actuaciones del personal de su dependencia.
De igual forma, el Reglamento Interno de
Orden, Higiene y Seguridad de la Direccion General de Movilizacion Nacional, en el
capitulo III, letra A, "de las obligaciones", articulo 20 N° 6, senala que "todos los
funcionarios, deberan Ilegar puntualmente a su trabajo y registrar diaria y
personalmente sus horas de entrada y salida", situaci6n que no acontece en la
especie.
lo expresado en
las
referidas
De
disposiciones legales antes mencionadas, se desprende que todos los funcionarios,
sin distincion alguna, estan sujetos a la obligacion de cumplir con Ia jornada y el
horario establecido para el desempeno de su trabajo.
Con respecto al control de asistencia, esa
Entidad seriala que se esta realizando un estudio y analisis para la adquisicion de un
sistema de control de ingreso y salida de los funcionarios, con el objeto de que entre
en funcionamiento a partir del mes de mayo de 2012, situacion que sera verificada en
una visita futura.
Ahora bien, en relacion al cumplimiento de Ia
jornada laboral, se informa que mediante resolucion exenta DGMN.D.RR.HH
N° 1000481-000466, de 18 de agosto de 2011, la cual se acomparia, se dispone que a
partir de esa fecha, el cumplimiento de la jornada sera de 44 horas semanales,
quedando de la siguiente manera, de lunes a jueves de 8.30 a 17.30 y viernes de 8.30
a 16.30, razon por lo cual se levanta la observacion, pero sera verificado en el
seguimiento al presente informe su efectivo cumplimiento.
1.3. Asignacion por Perdida de Caja
En relacion con esta asignaci6n, regulada
por el articulo 98 letra a) de la ley N° 18.834, se ha podido verificar que se paga dicho
beneficio a don Victor Fuentealba Castro, cuando hace use de feriados, licencias,
permisos o comisiones de servicio, en circunstancias que se le debe suspender.
Por otra parte, cabe senalar que en el caso
de dorm Drina Carvajal Figueroa y Javier Flores Arce, quienes realizan la subrogancia
en aufsencia del cajero titular, se les debera pagar dicha asignaci6n, segim
corres, onda, en forma proporcional a los dias efectivamente desempenados.
12
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Con respecto a este beneficio la Institucion
comunica que mediante resolucion exenta DGMN.D.RR.HH. N° 10302/4-000449, de
2011, se ha procedido a designar en caso de ausencia del cajero titular, como
reemplazantes a dorm Drina Carvajal Figueroa y don Javier Flores Arce.
De igual forma, se ha dictado la resolucion
exenta DGMN.D.RR.HH. N° 1000/10302/5-000465, del precitado ano, con el objeto de
pagarle dicho beneficio en forma proporcional por los dias efectivamente
desemperiados entre el 8 y el 12 de agosto de 2011, a doria Drina Carvajal Figueroa.
Sobre el particular, se hace presente que
esta observacion se levanta parcialmente, por cuanto, si bien se han tenido a la vista
los actos administrativos que regularizan dicha situacion, no se ha acompailado una
liquidacion de sueldo de la senora Carvajal Figueroa, con el objeto de verificar su
pago, como tampoco nada se dice del reintegro que debe efectuar el cajero titular don
Victor Fuentealba Castro, por haberlo percibido en periodos que se le debi6
suspender el beneficio, por las causales antes descritas.
1.4. Sobresueldo por Titulo Profesional Universitario
Respecto a esta materia, cabe precisar que
se objeta el pago de los meses de abril a junio, de los funcionarios que se mencionan
a continuacion, por cuanto no cumplen con uno de los requisitos establecido en el
articulo 186 letra g) del decreto con fuerza de ley N° 1 (G), de 1997, Estatuto del
Personal de las Fuerzas Armadas, el cual es, el cumplimiento de una jornada de 44
horas semanales, por cuanto el horario de trabajo establecido en esa Direccion
General, es de lunes a viernes de 8.30 a 17.00 hrs, por lo que no se cumple con el
requisite para tener derecho a dicho sobresueldo, encontrandose en esta situacion:
Baeza Zurita, Maria
Canales Ruminot, Alejandro
Castro Segura, Luis E.
Cifuentes Benimelis, Miguel
Cordova Diaz, Cristian
Cuellar Araya, Enrique
Cruzat Corvera, Carlos
Espinoza Campos, Francisco
Figueroa Vera, Javier ,
Guzman Valenzuela, Alvaro
Ibarra Severino, Claudia
Kovacevic Madrid, Dragomir
Merino Fernandez, Arturo
Ojeda Bennett, Eduardo
Ormeno Soto, Lorena
Pradenas Penagos, Rodrigo
Soto Vergara, Marisol
Tapia Vera, Miguel
Trejo Tramon, Anibal
Uribe Jeria Luis Alberto
Urzila Quezada, Marisel
Valenzuela Samhaber, Enrique
Sobre esta situacion, resulta necesario
indicar que por no contar ese Servicio, con un sistema de control de asistencia
efectivo, se hace dificil determinar el real cumplimiento de Ia jornada de trabajo de 44
horas semanales.
En relacion con este sobresueldo, esa
Direccion senala, que si bien, no existe un sistema de control automatizado para el
ingreso y retirada del personal senalado en el informe, este si cumplia Ia jornada
laboral , de 44 horas semanales.
13
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Al respecto, se hace presente a esa
Institucion, que mediante el oficio DGMN.D.RR.HH. (P) N° 1000/503, se inform6 que
hasta el 18 de agosto de 2011, Ia jornada laboral de esa repartici6n era de lunes a
viernes de 8.30 a 17.00 hrs, y que mediante resolucion exenta N° 466, de igual fecha,
se modificaba la jornada quedando de lunes a jueves de 8.30 a 17.30 y viernes de
8.30 a 16.30, de tal manera que con anterioridad a la data de Ia modificacion solo se
cumplia una jornada de 42,5 horas semanales, por lo tanto, los funcionarios senalados
con anterioridad a esa fecha, no cumplian con el requisito habilitante que contempla la
normativa vigente, por lo que se deberan solicitar los reintegros percibidos por este
concepto.
1.5. Asignacion de Maquina
En lo que atane a esta asignacion, es del
caso hacer presente que del analisis practicado, se ha podido establecer que
funcionarios de esa Institucion perciben la asignacion de maquina, sin que a juicio de
esta Contraloria General, se cumplan con las exigencias que permitan su percepci6n,
puesto que en diversos casos, esta ha sido otorgada por una determinada funcion, la
cual con posterioridad al ser cambiada, se le ha seguido pagando dicho beneficio,
como es el caso de los Oficiales de Reclutamiento que han pasado a desempenar
otras funciones. De igual forma, en aquellos casos que teniendo el derecho a
percibirla, no se les paga, como seria la situacion, a modo de ejemplo, de aquellos
que se desemperien en el Centro de Mensaje, de tal manera, resulta necesario que
esa Direcci6n proceda a efectuar un exhaustivo analisis de todo el personal que la
percibe, determinando su procedencia con exactitud y cifiendose a la normativa que
regula el beneficio, todo ello conforme lo establece el decreto con fuerza de ley N° 1
(G), de 1997, Estatuto del Personal de las Fuerzas Armadas.
Sobre el particular, cabe serialar ademas,
que de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 185 letra d) del citado cuerpo legal, que
regula al Personal de las Fuerzas Armadas, y Ia reiterada jurisprudencia sobre la
materia de este Organismo de Control, se reconoce que la asignaci6n de maquina
debe otorgarse al personal, que en raz6n del desempeno de sus funciones propias,
deba operar un computador o un terminal computacional, los ingenieros especialistas
en informatica, analistas de sistemas, programadores o digitadores y los jefes y
subjefes de organizaciones, cuya funci6n principal, permanente, global y exclusiva,
sea el proceso de informacian computacional y que esas labores informaticas, no se
efectOen de una manera secundaria, complementaria de otra clase de tareas, y
poseer ademas la especialidad requerida para ello, debiendo tener presente el
caracter especifico y restrictivo de la franquicia, no encontrandose en esta situaci6n:
Alvarez Perea, Javier
Castro Mutioz, Jorge
Cofre Gonzalez, Sergio
Godoy Campusano, Pedro A
Morales Arriagada, Maria Angelica
Pailamilla Valdes, Maria Antonieta
Ramirez Zenteno, Jose Mario
Vasconcellos Troncoso, Jorge
Con respecto a esta asignaci6n, en el oficio
de respuesta se informa que se realizara un exhaustivo analisis a todo el personal que
Ia percibe, cifiendose a la normativa que regula el beneficio, y procediendo a cesar al
personal que corresponds, fijandose un plazo para dicha regularizacion el mes de
marzo del alio 2012.
14
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA CONTROL DE PERSONAL
u-n[1927:5`
CHILE
Sobre la medida adoptada, se hace presente
que esta observacion se levanta parcialmente, por cuanto nada se sefiala sobre los
casos observados, de tal manera que, independiente de dicho estudio, se debera
cesar su pago cuando procediere y efectuar los reintegros correspondientes.
1.6. Sobresueldo por Especialidades Peligrosas o Nocivas para la Salud.
Respecto de esta materia, es preciso sefialar
que para tener derecho al pago de estos beneficios, se requiere reunir los requisitos
mencionados en el decreto reglamentario N° 669, de 1997, de la Subsecretaria de
Guerra.
En efecto, mediante la circular DPE III/1
N° 10300/738/ SD, se dispone el procedimiento para otorgar el sobresueldo por
especialidad nociva para la salud, en ella se setiala que:
a) El beneficio se reconocera previa revision de los antecedentes reglamentarios, los
que deberan ser remitidos a Ia Direccion de Sanidad del Ejercito.
b) Esta Comision, emitira una opini6n tecnica en la que certificara que las labores
ejecutadas son habilitantes para percibir dicho beneficio.
c) La tramitacion de Ia documentacion reglamentaria sera de la siguiente manera:
1.- Solicitud del lnteresado
2.- Certificado de desempefio del solicitante firmado por el Oficial de Personal y
Comandante de la Unidad.
3.- Informe medico extendido y firmado por el Oficial de Sanidad, en el que se
detallaran las condiciones del puesto de trabajo del solicitante, horario o
periodicidad de la actividad, intensidad o dosis de exposicion, medidas de
proteccion utilizadas, especificando el grado de daiio que provocaria Ia exposicion
permanente al agente nocivo y si este es anulado o solo mitigado con las medidas
adoptadas.
De lo anterior, se desprende que uno de los
antecedentes claves para el reconocimiento del beneficio, es el informe medico
extendido y firmado por un Oficial de Sanidad, el cual debe contener un analisis
detallado sobre la materia, documento que no se adjunta dentro de los antecedentes
aportados, ya que el que se acompafia, es un certificado extendido por una
profesional funcionaria del escalafan de empleada civil de planta, dorm Maria Sabina
Inostroza Soto, la cual no tiene Ia calidad de Oficial de Sanidad.
Del mismo modo, se advierte que esa
Direccion General, con el objeto de certificar si el ambiente en el que se desempelia,
en el caso de dofia Patricia Del Campo Bilbao, es nocivo para Ia salud, solicito a Ia
Asociacian Chilena de Seguridad (ACHS), un informe respecto de esa situacion,
emitiendose en tal sentido los Informes Tecnicos N° 409 y 657, de 2007, en los
cuales, entre otras conclusiones, se establece que efectuado los analisis en el Centro
15
I: It
,
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA CONTROL DE PERSONAL
de Fotocopiado y Sala de Dibujo Tecnico, no se detecta presencia de solventes
organicos.
A mayor abundamiento, el Jefe de
Prevencion de Riesgos de la Direcci6n General de Movilizacion Nacional, informa que
efectuado los analisis de Iaboratorio, se concluye que los trabajadores que se
desempenan en las areas mencionadas con anterioridad, no se encuentran expuestos
a solventes organicos que pudieran afectar su salud o provocar enfermedades
profesionales.
mediante el memorandum
Por ultimo
N° 1000/824, de 2010, se seriala que como una forma de apoyar economicamente a
la funcionaria, el Director General don Sergio Gomez Bannura, resuelve, a pesar de
todos los documentos, otorgar el beneficio economic° de especialidad nociva.
,
Sobre el particular, de acuerdo a los
antecedentes aportados por el Departamento de Recursos Humanos, y producto de la
revision efectuada de aquellos, se ha podido verificar que existiria una situacion del
todo irregular en el otorgamiento del sobresueldo en estudio, a doila Patricia Del
Campo Bilbao, puesto que en diversos documentos tenidos a la vista por esa
Institucion, se reconoce que no se cumple con los requisitos para la percepcion del
beneficio en comento.
Con respecto a este tema, Ia Institucion
auditada informa que se ha procedido a cesar el pago de este sobresueldo, a la
funcionaria mencionada, mediante el Oficio DGMN.D.RR.HH. (P) N° 10302/3/9, de
2011, y que no obstante lo efectuado, se solicitara a los organismos de salud
pertinentes que realicen el estudio respectivo con la finalidad de determinar si el lugar
de trabajo de la funcionaria, le permite obtener el derecho al pago del beneficio en
cuestiOn.
Sobre el particular, cabe setialar que no
obstante la medida adoptada, se mantiene Ia observacion, por cuanto procede que se
investigue la situacion irregular del otorgamiento de dicho sobresueldo, a la luz de los
antecedentes que obran en esa Instituci6n, sin perjuicio de los reintegros que
correspondan.
1.7. Personal a Jornal
En relacion con este personal, regulado por
el articulo 23 del decreto con fuerza de ley (G) N° 1, de 1997, y el decreto
reglamentario N° 587, de 1972, del Ministerio de Defensa Nacional, se pudo detectar
el pago irregular en los meses de enero a mayo de 2011, de Ia bonificacion diaria
nocturna (10%) y las horas extraordinarias (45), por ser incompatibles entre si, ya que
para percibir una u otra, se requiere trabajar, ya sea en jornada normal diurna, o en el
regimen de turnos, siendo la autoridad de cada repartici6n la autorizada para fijar
mediante un documento formal la jornada laboral de uno u otro sistema, lo que no se
refleja en Ia especie, afectando dicha situacion al siguiente personal: Araya Valdes,
Francisco Javier; Amestica Quezada, Raul H.; Zurita Contreras, Angelo Freddy
En lo relativo a la observacion de este
personal, se informa que estos pertenecen al Ejercito de Chile y estan destinados a
prestar servicios en esa DirecciOn General de Movilizacion Nacional, de igual forma se
hace presente que mediante documento DPE III/1 N° 10000/1400, de 2011, esa
16
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA CONTROL DE PERSONAL
26 111 1527
CHILE:
Institucion dispuso que dichos funcionarios solo tendrian derecho a percibir horas
extraordinarias siempre y cuando fuesen reconocidas y controladas conforme a la
reglamentacion vigente. Ademas, el Comandante General de Personal del Ejercito
mediante documento CGP.COP. 1/1 (P) N° 1110/1724, del precitado afio, autorizO el
cambio de categoria de personal a jornal a personal a contrata adscrito a una
Administradora de Fondos de Pensiones.
No obstante lo anterior, esa Entidad nada
dice, respecto del pago incompatible entre los meses de enero a mayo de 2011, de Ia
bonificacion diaria nocturna, ya que at parecer solo tendrian derecho a percibir las
horas extraordinarias, por lo cual no es factible levantar dicha observacion.
2. Horas Extraordinarias
Acorde a lo dispuesto en los articulos 66 at
69 y 98 letra c) de la ley N° 18.834, y como lo ha senalado la jurisprudencia de esta
Entidad de Control, entre otros, en los dictamenes NOS 6.720, de 2005 y 51.747, de
2008, las horas extraordinarias deben ser autorizadas mediante actos administrativos
exentos del tramite de toma de raz6n, los que tienen que dictarse en forma previa a la
realizacion de aquellas, individualizando at personal que las desarrollara, el numero de
horas y el period° que comprenden estas, por lo que solo las aprobadas en las
condiciones referidas habilitan para obtener el descanso complementario o el
respectivo recargo en las remuneraciones.
En relacion a las horas extraordinarias, esa
Direccion General informa que ha remitido a traves de comunicacion breve
DGMN.D.RR.HH. N° 1000/645, de 2011, del Departamento de Recursos Humanos, a
todos los Departamentos que conforman esa Institucion, del procedimiento y de las
disposiciones reglamentarias, que se debe aplicar con el objeto de otorgar horas
extraordinarias y/o descanso complementario, situacion que sera verificada en el
seguimiento que se realice a futuro a esa Entidad.
3. Recuperacion de Subsidios por Incapacidad Laboral
Sobre esta materia, Gabe observar que esa
Institucion cuenta con un Manual de Licencias Medicas donde se establecen los
procedimientos a seguir respecto a la recuperacion de subsidios para el personal
regido por el decreto con fuerza de ley N° 1 (G) de 1997, Estatuto de Personal de las
Fuerzas Armadas y del personal civil de ese Servicio, regulado por la ley N° 18.834,
ya tantas veces citado, el cual no ha sido formalizado por esa InstituciOn.
Por otra parte, el personal responsable de
aplicar debidamente los procedimientos que en el se indican, no cuenta con la
capacitacion y experiencia necesaria para materializar eficientemente el proceso, mas
aim cuando constantemente se establece una rotaciOn en los cargos de jefatura como
del funcionario encargado de Ia cobranza y registro.
A mayor abundamiento, se debe hacer
presente que desde abril de 2006 a febrero de 2008, el Jefe de Departamento de
Recursos Humanos, fue don Francisco Espinoza, a quien se le solicita informacion
sobre7u gesti6n respecto al tema abordado. Este manifiesta que aplico la "Cartilla de
17
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Procedimientos" elaborada para unificar el proceso, quien edemas, nombro a un
funcionario para efectuar los tramites de cobro, el que Ilevaba el control de las
licencias medicas y el cobro de los subsidios por incapacidad laboral a traves de
planillas Excel.
Luego, entre marzo de 2008 hasta fines de
2009, se desemperio como Jefe de Departamento de Recursos Humanos don Rodolfo
Izurieta, quien senala dio cumplimiento a lo establecido en el manual de licencias
medicas vigente a esa fecha, con el personal del que disponia. Adernas, que se
hicieron los ajustes necesarios al manual, en relacion a compatibilizar los
procedimientos del personal afecto al decreto con fuerza de ley N° 1 (G), de 1997, los
empleados civiles de planta y a los funcionarios a contrata, regidos por la ley
N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo.
Cabe destacar que Ia Jefatura actual,
continua aplicando el procedimiento iniciado en el alio 2006, el cual de su analisis
mantiene las siguientes debilidades:
•
El encargado del proceso no cuenta con la
debida capacitacion ni con los conocimientos necesarios sobre la materia.
•
Se encontraron licencias sin el documento de
respaldo que permits verificar su efectiva tramitacion, como en el caso de la
licencia N° 32061747, de 2010, de Claudia Ibarra Severino. Ademas, se verifica
la falta de los actos administrativos que debe elaborar el Servicio, con el objeto
de justificar la ausencia del funcionario. A modo de ejemplo, se puede destacar
Ia licencia medica N° 247965, de 2010.
•
Se Ileva el control de Ia recuperacion de
subsidios, a traves de una planilla Excel, la cual solo es manejada por un
funcionario, de quien en definitive depende todo su registro. Cabe destacar lo
anterior, ya que en atios pasados, otros funcionarios realizaron esta labor,
perdiendose gran parte de la informed& sobre las licencias medicas, montos
recuperados de los subsidios, fechas de ingreso de la licencia al Departamento,
entre otros datos relevantes, tanto para mantener estadisticas de ausencia de
los empleados de ese Servicio, como un control efectivo de los montos
recuperados, licencias rechazadas o reducidas, resoluciones que aprueban la
ausencia del funcionario por este concepto, entre otros antecedentes.
•
Luego de registrar las licencias que Ilegan al
Departamento de Recursos Humanos y que son enviadas a cobro a las
instituciones de salud, esta informed& se deberia remitir al Departamento de
Finanzas. Sin embargo, por medio del estudio de la documented& aportada
por estas dos areas, y del cruce de informed& efectuado, se observe la falta de
coherencia entre los datos entregados sobre la recuperaci6n que debiese
obtenerse anualmente.
•
No se efectUan controles sobre los montos
que deben recuperarse por cads licencia, ya que el Departamento de Recursos
Humanos, solo cumple con recepcionar desde las distintas lnstituciones de
Salud y del Fondo Nacional de Salud, los montos que estas depositan, sin
verificar el analisis sobre los montos reales entregados. Se observo asimismo,
una notable descoordinacion en el envio de informed& sobre la recuperacion,
entre los diferentes actores involucrados en el proceso.
18
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Es dable senalar edemas, que las mismas
conclusiones fueron emitidas por la Auditoria Interne de esa Entidad, a traves del
Informe de Auditoria N° 39, de 2010, sobre Probidad Administrative, en base a la Guia
Tecnica N° 29 del Consejo de Auditoria Integral de Gobierno, las cuales vienen a
afianzar lo observado por esta comisi6n fiscalizadora. Este informe senala como parte
de sus conclusiones generales, que "el sistema de recuperacion de subsidios no es
eficiente, ya que este solo recepciona lo enviado por las instituciones de salud, pero
no se verifica si el monto corresponde a lo que realmente se debe percibir".
Ahora bien, como parte de los efectos que
ese informe define respecto al hallazgo nOmero 3, relacionado con la recuperacion de
subsidios y lo expuesto anteriormente, es que existe un riesgo de tipo "economico",
debido a que esta recuperacion significa menores ingresos por ese concepto, a su
vez, un riesgo de "procesos" ya que no estan formalmente establecidos por manuales
de procedimientos o procesos para recuperar esos subsidios.
Al respecto, corresponde manifestar la
importancia de efectuar el cobro de subsidios por incapacidad laboral y determinar
cuales son las lnstituciones deudoras y a cuanto asciende dicho monto, considerando
que las sumas recuperadas, constituyen ingresos propios para la Institucion, dineros
que pueden ser utilizados para la contratacion de funcionarios de reemplazo. Ademas,
cabe referirse especialmente a la ausencia de controles y errores en los registros,
como asimismo, en la contabilizaciOn de los recursos obtenidos.
Asimismo, debe puntualizarse que con las
aludidas recuperaciones solo se podran disponer reemplazos, de modo que las
modificaciones presupuestarias que se dispongan para incorporar tales recursos, por
regla general, solo podran considerar este destino, ello, de acuerdo con lo dispuesto
en el numero 7.2 del Oficio Circular N° 61, de 2010, de la Direccion de Presupuestos,
a traves del cual impartio instrucciones especificas sobre el Presupuesto del Sector
PUblico para el alio 2011.
Sobre lo mencionado, se realizaron las
consultas, mediante entrevista y posterior mail enviado a la jefa del Departamento de
Finanzas, a fin de que informara, a traves de un documento formal, sobre el use de los
recursos derivados de la recuperaci6n de subsidios por licencias medicas, el cual
hasta la fecha no ha sido aportado a esta comision inspectiva.
Finalmente, respecto al periodo revisado,
esto es, el primer semestre del ano 2010, se recuperb, de acuerdo al detalle
entregado por el encargado de Licencias Medicas del Departamento de Recursos
Humanos, la suma de $ 6.696.333 al mes de agosto de 2011. Sin embargo, dado que
el Servicio no efectua el calculo de lo que le corresponde percibir por ese concepto, se
desconoce el porcentaje que deja de obtener por tal rubro. Ahora bien, dado lo
mencionado, y el detalle aportado a continuacion, es factible sefialar que a juicio de
esta Contraloria General, no se aporto informaci6n suficiente y confiable que
permitiese verificar el monto, tanto de lo recuperado como lo adeudado por las
instituciones de salud, en el periodo en estudio como en arms anteriores, producto de
lo cual, la muestra debi6 ampliarse. Todo ello, debido a los riesgos detectados en esta
materio.
19
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
In 1927
HILE
Monto Recuperacion Subsidio
DGMN (**)
Datos finanzas/egresos
Datos depto. RR.HH.
Diferencias
Alio 2010
$ 17.910.669
$ 9.021.064 (*)
$ 8.889.605
Recuperaciones y Reembolsos por
Licencias Medicas (**)
$ 8.774.000
Puio 2009
Ario 2008
Alio 2007
Alio 2006
$ 13.555.812
$ 1.933.389
$ 4.599.480
$ 3.653.660
$ 6.151.157
$ 3.865.043
$ 3.369.064
$ 1.337.253
$ 7.404.655
$ -1.931.654
$ 1.230.416
$ 2.316.407
$ 10.616.000
$ 1.935.000
$ 3.784.000
$ 2.210.000
(*) Datos de informe 29/2010 auditoria, quien manifesto que montos se los aport6 depto. RR.HH.
(*") Ejecucion acumulada al cuarto trimestre 2010, informado por DIPRES.
En su respuesta, ese Servicio manifiesta
que:
1.
Se efectuo un curso de capacitacion sobre
licencias medicas, desarrollado entre el 8 al 17 de octubre de 2010, impartido
por la consultora Punto Superior con una duracion de 24 horas cronologicas, en
el cual participo personal del Departamento Juridico, Unidad de Auditoria
Interna, encargado de licencias medicas y personal del Departamento de
Recursos Humanos. Producto de lo cual, se confecciono una planilla Excel que
permitira mejorar los procedimientos y el control de los fondos recibidos,
optimizando Ia coordinaciOn con el Departamento de Finanzas en relacion a
este proceso.
2.
El personal de planta de esta Direccion, es
remunerado por el ejercito, por lo cual la recuperacion de los fondos es remitida
a esa Institucion. En tanto, las recaudaciones por tal concepto corresponden
solo al personal empleado a contrata, cuyo proceso de recuperacion son
ingresados a traves de un boletin donde se contabilizan en el item 08.01.001
"reembolsos de licencias medicas". Independiente de Ia normativa vigente del
2004, esta direccion general ha ingresado los recursos al item presupuestario
correspondiente.
3.
Conforme a la consulta sobre el use de
esos subsidios, se informa que se distribuyen conforme a las necesidades de
los gastos presupuestarios, en tanto, Ia medida a implementar sera la de
consultar, estudiar y evaluar en coordinacion con el Departamento de Finanzas,
el de Recursos Humanos y la DirecciOn de Presupuesto, sobre la
implementacion de Ia apertura y tratamiento del item de gastos 21.03.005
"Suplencias y reemplazos" considerando que lo estipulado en la ley de
presupuesto N° 20.481, de 2011, pagina N° 67 solo seriala al personal de
planta, y no al personal a contrata.
En relaciOn a la respuesta aportada, y
sobre la cual no se entregan antecedentes que permitan verificar lo citado por esa
Institucion es dable indicar lo siguiente:
•
Sobre Ia capacitacion realizada, si bien se
menciona la misma y sus participantes, no se detalla el programa, materias
impartidas, por lo cual se desconoce el alcance y aporte que este pueda tener
sobre el proceso.
20
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
lb HI 1927
CHILE
•
menciona
parte,
se
otra
Por
desconocimiento del tema, motivo por el cual no se habria podido verificar el
correcto monto de las sumas a recuperar. Al respecto, se debe indicar que ello
ya habia sido objeto de observacion en auditorias anteriores, sin que se hayan
tornado acciones o fijado responsables ni controles que hubiesen permitido
visualizar Ia optimizacion del proceso.
En relacion a Ia respuesta indicada en el
punto N° 2 de la pagina anterior, es dable serialar que lo que efectivamente fue
objetado, es el registro y control de los fondos, dado que de acuerdo a Ia
revision de los antecedentes aportados respecto a licencias medicas y los
montos recuperados, no se logrO verificar que la totalidad de los recursos
generados por ese concepto fuesen ingresados al item correspondiente.
Asimismo, cabe manifestar que el articulo
11 de la Ley de Presupuestos N° 20.481, senala: "Los organos y servicios publicos
podran contratar personal que reemplace a funcionarios contratados que, por
cualquier razor), se encuentren imposibilitados para desemperiar sus cargos por un
period° superior a 30 dias corridos. Dichas contrataciones no se imputaran a Ia
respectiva dotacion maxima de personal y solo podran efectuarse si Ia entidad cuenta
con disponibilidad de recursos para tal efecto, lo que debera ser certificado por Ia
autoridad superior de Ia institucion, sobre la base del informe de su unidad de
finanzas. Tal certificacion se acompanara al respectivo acto administrativo."
En consecuencia, sobre la base de las
consideraciones anteriores, se mantiene la observacion respecto del proceso, en el
sentido que el Servicio debe mantener un registro completo y actualizado de cada una
de las licencias medicas, que muestre claramente el monto obtenido por concepto de
subsidios producto de las mismas, Ia fecha de cobro, lo recepcionado por esos
conceptos, las licencias rechazadas o reducidas asi como efectuar el calculo de las
mismas, y cobrar las diferencias no entregadas, con los intereses que ello genere, y
realice los descuentos pertinentes en tanto las mismas sean rechazadas por las
instituciones de salud que correspondan.
Dicho registro debe ser coincidente y
comparable entre el Departamento de Recursos Humanos y Finanzas, lo que sera
verificado en una proxima auditoria de seguimiento que realice este Organismo de
Control en esa Institucion.
4. Contratos a Honorarios a Suma Alzada
En relacion con esta materia, se detecto la
existencia de dos personas contratadas bajo esta modalidad, con horario regular, una
desde el alio 1994 y otra desde 2006 a la fecha, de lo que fluye que su desarrollo esta
comprendido dentro de aquellas tareas permanentes y habituales de la Institucion, lo
que contraviene Ia normativa legal que la regula, esto es, el articulo 11 del decreto con
fuerza de ley N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido,
coordinado y sistematizado de la ley N° 18.834, y el decreto N° 98, de 1991, de la
misma reparticion. En dicha situacion se encuentran:
•
Basualdo Misto Mario, Arquitecto, RUN. N° 6.086,402-0, contratado actualmente
mediante resoluciOn exenta N° 956, de 2010, para "proyeccion, mantencion
arquitectonica y ambientacion de los elementos urbanos de edificios cantonales
de la GMN", quien debera desempenarse de lunes a viernes de 8:30 a 17:00 hrs.
21
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AREA CONTROL DE PERSONAL
con un minimo de 44 horas semanales, teniendo derecho a permiso, feriado y
viaticos, de acuerdo a lo consignado en la ley N° 18.834, sobre Estatuto
Administrativo.
•
Bittelman Saporta Maria, RUN. N° 9.580.767-4, contratada actualmente mediante
resolucion exenta N° 956, de 2010, como "Odontologa en la Clinica Dental de la
DGMN", quien debera desarrollar su funcion el dia lunes de 8:00 a 14:00 hrs.
Lo anterior, por cuanto tales contrataciones
solo proceden para realizar trabajos accidentales, es decir, circunstanciales y distintas
a las de caracter permanente que compete ejecutar al personal de planta o a contrata
del Servicio, o excepcionalmente habituales, pero especificas y limitadas en el tiempo,
sin que por esta via un servicio pCiblico pueda cumplir con sus labores a traves de esta
medida, tal como lo ha indicado Ia jurisprudencia administrativa de esta Entidad
Fiscalizadora contenida en los dictamenes N° 2.095 y 40.021, ambos de 1998.
Por otro lado, cabe sefialar que cuando el
contrato a honorarios impone al contratante la obligacion de cumplir una determinada
jornada de trabajo, el Servicio respectivo debe fijar un mecanismo de control de
asistencia, cuyo cumplimiento es obligatorio, pudiendo en caso de atrasos e
inasistencias injustificadas, practicar los descuentos correspondientes, segOn el
procedimiento establecido para ello.
En este sentido, es dable observar los actos
administrativos de los contratos establecidos bajo esta modalidad, en los casos de
don Mario Basualdo Misto y Nestor Soto Areyte, por mantener beneficios como
feriados, licencias medicas y permisos, sin que el Servicio realice un debido control
sobre el cumplimiento de sus jornadas a fin de determinar la factibilidad de otorgar
dichos beneficios (aplica dictamen N° 8.212, de 2005).
Finalmente, en el caso de la senora Rosa
Elizabeth Roa Vasquez, a traves de la revision de su contrato y entrevista realizada
sobre su funcion, se verifico que esta encargada de la Seccion de Bienestar Social,
funcion que, a pesar de lo que senala en su convenio, en el sentido que desarrollara
"labores accidentales y no habituales", las tareas desempenadas por ello son de
jefatura, permanentemente y habituales en la Institucion.
Cabe precisar adernas, que las personas
contratadas bajo dicha modalidad, al no poseer Ia calidad de funcionarios publicos,
carecen de responsabilidad administrativa, circunstancia que debe ser evaluada al
momento de desarrollar tareas de especial complejidad que Ilevan aparejado un alto
riesgo.
En su oficio de respuesta el Servicio
auditado senala lo siguiente:
•
Se dispuso el cambio de condici6n
funcionaria, a partir del ano 2012, como empleado a contrata, en el caso de don
Mario Basualdo Misto y de Ia Sra. Maria Bittelman Saporta.
•
En el caso del Sr. Basualdo Misto, cuenta
con beneficios de permisos, feriado, licencias medicas y otros. Lo anterior se
encuentra estipulado en su contrato de trabajo, para un control de actividades
lizadas en forma periodica, cuyas actividades se detallan en un informe
rd~ ensual.
22
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AREA CONTROL DE PERSONAL
•
En relacion al Sr. Soto Areyte, indica que en
el contrato de 2011, no cuenta con ningun beneficio de permiso, feriado,
licencias medicas, y otros, no obstante aquello, el servicio controla las
actividades realizadas por el suscrito, a traves de un informe mensual, los
cuales se encuentran archivados en el departamento de recursos humanos.
•
Respecto la situacion de la Sra. Rosa
Elizabeth Roa Vasquez, seriala que esta fue modificada, pasando a ser
empleada a contrata desde el primero de septiembre de 2011.
De lo anteriormente expuesto, es dable
indicar que:
situacion
observada
Respecto
a
la
inicialmente, sobre contratos a honorarios del Sr. Basualdo y la Sra. Bittelman, el
cambio de condicion funcionaria sera verificado en la visita de seguimiento.
En cuanto a Ia observacion dirigida a objetar
la falta de control sobre la jornada de los contratos que otorgan a empleados a
honorarios, cabe destacar dos aspectos:
•
El Servicio seriala, que en el caso de don
Nestor Soto, este no cuenta con ningun beneficio de permiso, feriado, licencias
medicas, u otros, a pesar de ello, la Institucion controla sus actividades realizadas
a traves de un informe mensual. Sin embargo, conviene aclarar que la resolucian
que contrata a honorarios a suma alzada N° 956, de 2010, senala en su punto 1."Contratase a contar del 2 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2011, entre
otros, a don Nestor Soto Areyte, quien tendra derecho a permiso y feriado de
acuerdo a lo establecido en el decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, del
Ministerio de Hacienda, y a licencias medicas". Finalmente, el empleado, en
entrevista realizada el 10 de agosto de 2011, manifiesta trabajar on-line, sin un
horario establecido, de lo cual se desprende el desconocimiento de la Institucion
sobre dicha situacion.
•
Asimismo, esa Institucion no se pronuncia
respecto del control que se realizara en el caso de don Mario Basualdo, a quien si
se le concede los beneficios estatutarios sobre el control efectivo de su jornada,
por lo cual se mantiene Ia observacion respecto a este punto.
Finalmente, en relacion a la Sra. Rosa Roa,
y la funci6n ejercida por dicha empleada, sobre Ia cual se observa la responsabilidad
del cargo que ejerce, esa Institucion declara que su situacion contractual fue
modificada en septiembre de 2011, sin embargo, no se aportan antecedentes que
permitan verificar las acciones descritas, razon por Ia cual se mantiene la observacion,
en tanto no se logre acreditar lo serialado, en el respectivo seguimiento.
5. Obligaciones legales
5.1. Declaracion de Intereses
De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 57
y siguientes de la ley N° 18.575, Organica Constitucional de Bases Generales de Ia
Administracion del Estado y el decreto supremo N° 99, de 2000, del Ministerio
Secre aria General de la Presidencia, procede manifestar a esa Direccion General que
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
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AREA CONTROL DE PERSONAL
Ia obligacion de presentar las declaraciones de intereses en esa Institucion, por una
parte recae en los Oficiales Generales y Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas,
del mismo modo se agrega que igual deber recaera sobre las demas autoridades y
funcionarios directivos, profesionales, tecnicos y fiscalizadores de la Administracion
del Estado que se desemperien hasta el nivel de Jefe de Departamento o su
equivalente, de tal manera que la aludida declaracion incumbe solamente a las
autoridades mencionadas, y en lo referente a los demas estamentos senalados, atatie
solamente a quienes ocupan un nivel jerarquico igual o superior al de jefe de
departamento o su equivalente, debiendo atenderse, cuando sea pertinente, al monto
de las respectivas remuneraciones, todo ello conforme a lo que senala el dictamen N°
33.220, de 2011, de esta Contraloria General.
5.2. Declaraciones de Patrimonio
Asimismo, en lo referente a la declaracion de
patrimonio, establecida en el articulo 60 A y articulo 60 D de la ley N° 18.575 y el
decreto N° 45, de 2006, del Ministerio Secretaria General de la Presidencia, tal como
se indico en el rubro anterior, procede manifestar que la obligacion de presentar las
declaraciones de patrimonio en esa Institucion, recae en los Oficiales Generales y
Oficiales Superiores de las Fuerzas Armadas, del mismo modo igual deber recaera
sobre las demas autoridades y funcionarios directivos, profesionales, tecnicos y
fiscalizadores de la Administracian del Estado que se desemperien hasta el nivel de
Jefe de Departamento o su equivalente, de tal manera que la aludida declaracion
incumbe solamente a las autoridades mencionadas y en lo referente a los demas
estamentos, atatie solamente a quienes ocupan un nivel jerarquico igual o superior al
de Jefe de Departamento o su equivalente, debiendo atenderse cuando sea
pertinente, en esos casos, al monto de las respectivas remuneraciones, todo ello
conforme a lo senalado por el dictamen N° 33.220, de 2011, de esta Contraloria
General.
Sobre Ia declaracion de intereses y de
patrimonio la Direccion objeto de la presente auditoria informa que se esta dando
cumplimiento a la normativa legal vigente, ahora bien, sin perjuicio a lo seilalado en su
oficio de respuesta, cabe hacer presente que por las caracteristicas especiales del
personal que se desempefia en esa Entidad, y los diversos regimenes juridicos que
los regulan, es que se hace necesario tener la claridad pertinente de aquellos que le
corresponde o no efectuar dichas declaraciones.
5.3. Fianzas
En lo que respects a esta materia, el articulo
68 de Ia ley N° 10.336, establece que "todo funcionario que tenga a su cargo la
recaudacion, administracion o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera
naturaleza, debera rendir caucion para asegurar el correcto cumplimiento de sus
deberes y obligaciones". Asimismo, el articulo 61 letra I) del decreto con fuerza de ley
N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fijo el texto refundido, coordinado y
sistematizado de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, indica que dentro
de las obligaciones funcionarias se encuentra Ia de rendir fianza cuando en raz6n de
su cargo tenga la administracion y custodia de fondos o bienes de conformidad con la
Ley cyrganica Constitucional de la Contraloria General de la Repbblica.
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AREA CONTROL DE PERSONAL
Sobre lo indicado, cabe hacer presente que
se detect6 que en el caso de doria Ksenia Campos Valencia, se le descuenta dicha
poliza, en circunstancias que a contar del mes de febrero de 2011, se le
encomendaron funciones distintas, las cuales no dan origen a la rendicion de fianza.
A su vez, y en el mismo orden de
consideraciones, en el caso de don Javier Alejandro Flores Arce, no se le realiza el
descuento por fianza, aim cuando a contar de la data indicada en el parrafo anterior,
realiza la funcion de cajero subrogante en ausencia del titular.
Finalmente, se debe observar la situacion
referida a los Oficiales de Reclutamiento que se desempefian en los Cantones de
Providencia, Las Condes y La Reina, a quienes no se les hace rendir fianza, en
circunstancias que producto de su funcion recaudan dinero en efectivo y al mismo
tiempo, en algunas oportunidades, deben efectuar los depositos de lo recolectado en
forma diaria.
En lo que se refiere a lo observado, y
conforme a los antecedentes aportados en el oficio de respuesta del Servicio
auditado, es que dicha observacion se levanta parcialmente, ya que en una prOxima
visita de seguimiento que realice este Organismo Superior de Control a esa Entidad,
se verificara el descuento por este concepto a don Javier Alejandro Flores Arce, y
respecto de Ia solicitud de rendici6n y posterior descuento de los Oficiales que se
desempenan en las oficinas cantonales de Providencia, Las Condes y La Reina.
6. Viaticos en Moneda Nacional
En relacion con este subsidio, se pudo
verificar que existe duplicidad en el contenido de la resolucion exenta N° 29, de
febrero de 2011, de la Direccion General de Movilizacion Nacional, ya que ambas
designan a don Gabriel Simunovic Gonzalez a la localidad de Papudo, a contar del 2
al 15 de enero de 2011, y la otra, a la misma localidad desde el 17 al 29 del mismo
mes y
Sobre esta situacion, la Direccion General
senala que la comision de don Gabriel Simunovic Gonzalez a Ia localidad de Papudo
se realizo en dos periodos dentro del mes de enero del 2011, los cuales fueron
considerados en la misma resolucion. En base a lo anterior y para que no se
malentienda ese acto administrativo se dieron las directrices con el fin de que a futuro
no se preste para confusiones.
Al respecto, se debe hacer presente que
este Organismo Fiscalizador entiende que son dos periodos dentro del mes, Ia
situacion radica en que por ser designaciones de cometidos en fechas distintas, debio
quedar mas claro, en el sentido que se pudiera discernir que se trataba de dos
medidas distintas.
Por otra parte, cabe senalar que respecto de
la comision de servicio a favor del Director General don Giinther Siebert Wendt, a la
localidad de Pichidangui, dispuesta mediante resolucion exenta N° 60, de 2011, no fue
factible verificar su correcto pago, por no contar con todos los antecedentes de
resp do sobre la materia.
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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
Del mismo modo, en relacion a lo observado
al Director General, es preciso indicar que los antecedentes acompanados en su oficio
de respuesta, ya fueron objeto de revision al momento de efectuar la visita, el tema
radica en que Ia resolucion exenta N° 3192/37, de mayo de 2011 de Ia Comandancia
en Jefe del Ejercito de Chile, seriala en su parte resolutiva la modificaciOn de la
resolucion que dispuso la comision de servicio del personal que participo en el primer
Consejo Militar del citado ano realizado en la localidad de Pichidangui, sin embargo,
no se adjunta el acto administrativo a fin de verificar las acciones descritas, de tal
forma que se mantiene dicha observacion.
,
6.1 Viaticos en Moneda Extranjera
Respecto del pago de viaticos al extranjero,
se puede serialar que en el caso de los funcionarios que se serialan a continuacion,
no fue factible verificar todos los antecedentes, con el objeto de validar su correcto
pago, por cuanto no se contaron con los actos administrativos que autorizan dichas
comisiones en el alio 2010.
Burle Delva, Ricardo
Burle Delva, Ricardo
Cruzat Corvera, Jaime
Cruzat Corvera, Jaime
Marcchessi Duran, Cristian
Osorio Gallegos Omar
Requena Berendique, Rogelio
Per6
Argentina
Argentina
Estados Unidos
Suiza
Brasil
Argentina
En su respuesta ese servicio manifiesta que
adjunta la documentacion de respaldo de dichas comisiones (actos administrativos
que las autorizan).
Producto de la revision de los documentos
que se acompailan, en esta oportunidad, es dable sefialar que en los casos del senor
Burle Delva Ricardo (Argentina) y Marcchessi Duran Cristian (Suiza), se levanta la
observacion, sin embargo en el caso de los otros cometidos se mantiene lo objetado,
por cuanto del analisis de los antecedentes aportados, no se tiene claridad en la
dictacion del correspondiente acto administrativo, de tal manera que estos seran
solicitados y verificados en el seguimiento que se desarrolle a futuro a esa Entidad.
CONCLUSIONES
De acuerdo a lo argumentado por la
Direccion General de Movilizacion Nacional, mediante el oficio N° 1000/190, de 2011,
ha dado respuesta y proporcionado los antecedentes y fundamentos que permiten
subsanar algunas de las observaciones planteadas en el Preinforme N° 214, de 2011.
Sin embargo, existen otras situaciones que
persisten de las cuales se deberan adoptar las medidas que contemplen las siguientes
acciones:
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AREA CONTROL DE PERSONAL
6 III 157]
CHILE
1. Corresponde disponer las medidas tendientes a establecer la eventual
responsabilidad administrativa de quienes afectaron el proceso de recuperacion
de subsidios por Ia perdida de la informacion sobre licencias medicas, montos
recuperados de subsidios, fechas de ingreso de Ia licencia al Departamento,
entre otros datos relevantes. Por otra parte, la InstituciOn debe Ilevar un control
efectivo de estos dineros, y optimizar a la brevedad los sistemas que permitan
obtener el total de las sumas adeudadas.
2.
Por Ultimo, se debera determinar a traves de las correspondientes
investigaciones sumarias, las presuntas responsabilidades administrativas que
correspondan, por la omision de acciones referidas tanto al reconocimiento y
posterior pago del sobresueldo por asignacion nociva para Ia salud como por
titulo profesional universitario por no cumplir Ia jornada de 44 horas semanales,
como asimismo, a las observaciones efectuadas en relaciOn a Ia acumulacion
de feriados. De todo ello, se deberA comunicar a esta Contraloria General, en
el termini° de 15 dias habiles contados desde la notificaci6n del presente
informe final, acerca de las decisiones adoptadas para iniciar tales
procedimientos.
3. Cumplir cabalmente con lo establecido en Ia ley N° 20.285, sobre transparencia
activa.
4. Elaborar un manual de procedimiento en temas de recursos humanos, de
acuerdo al compromiso serialado en su oficio de respuesta, con fecha limite,
marzo de 2012, y difundir tambien las descripciones de cargo del reglamento
vigente.
5. Completar y/o actualizacion de sus registros de personal.
6. Considerar las observaciones realizadas tanto de esta Contraloria General
como de su propio Departamento de Auditoria interna, a fin de que se cumplan
en forma oportuna.
7. Adoptar medidas pertinentes, a fin de dictar los actos administrativos que
correspondan, y no solo como un medio informativo, la "orden del dia".
8. Detallar en el documento que formaliza un medio dia de permiso administrativo,
la jornada para Ia cual se otorga, ya sea de matiana o de tarde.
9. En relacion a la acumulacion de feriados, difundir las instrucciones correctas
sobre el otorgamiento de los mismos, asi como de la facultad que tiene el Jefe
de Servicio de autorizarlo o denegarlo, y luego de ello, generar el acto que lo
formaliza.
10.Respecto a los controles de acceso al sistema de reclutamiento, generar el
procedimiento comprometido con fecha limite de marzo de 2012.
11.Controlar y verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la resolucion exenta que
dispone la jornada de trabajo de 44 horas semanales en esa DirecciOn, asi
como de adquirir un reloj de control de ingreso y salida, para entrar en vigencia
a mas tardar en mayo de 2012.
27
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA CONTROL DE PERSONAL
12. En el caso de los sobresueldos por titulo profesional universitario, se debera
efectuar los reintegros pertinentes, por parte de los funcionarios que la
percibieron, como asimismo determinar Ia eventual responsabilidad
administrativa de quien o quienes no advirtieron el no cumplimiento de la
jornada laboral de 44 horas semanales, la cual es requisito habilitante para
dicho pago.
13. Sobre la asignacion de maquina, si bien ese servicio se compromete a realizar
un estudio exhaustivo del personal que la percibe, nada indica de los
funcionarios individualizados en el presente informe, sobre los cuales se les
debera cesar el beneficio, asi como efectuar los reintegros pertinentes.
14. En lo que atane al personal a jornal observado en el presente informe, sobre Ia
bonificaci6n diaria nocturna y las horas extraordinarias, se deberan determinar
los reintegros pertinentes, producto de la incompatibilidad del pago de los
mismos.
La efectividad de las medidas adoptadas,
sera igualmente verificada en una proxima visita que se realice a esa Entidad,
conforme a las politicas de esta Contraloria General sobre seguimiento de los
programas de fiscalizacion
Saluda atentamente a Ud.
28
www.contraloria.c1