TEMA 16 PLAN DE ACOGIDA DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO 1 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida CONSIDERACIONES DE CARÁCTER PRELIMINAR El Plan de Acogida debe tener por finalidad facilitar la integración del Personal de Nuevo Ingreso, informándole y orientándole acerca de aspectos propios de la Organización que precisa conocer con carácter previo a su incorporación a dicha Organización. Por ello, es preciso contar con un Sistema de Acogida organizado y estructurado que permita conceder una sistemática y homogeneidad al proceso, de forma que la adecuada transmisión de los valores culturales a los nuevos empleados facilite la rápida integración de los mismos. En definitiva, se trata de formalizar la entrada de los nuevos empleados en la Empresa, tratando de evitar en todo momento aquellas situaciones derivadas de la ausencia de un seguimiento y una planificación adecuada con respecto a los recién incorporados. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS ¿Cuántos de nosotros, al incorporarnos por primera vez a una organización, nos hemos sentido solos durante un plazo más o menos corto? Recursos Humanos 2 Aunque parezca innecesario, porque a fin de cuentas todos acabamos adaptándonos al medio en el que nos movemos, la organización no puede perder la oportunidad de ofrecer al recién incorporado una sensación de recibimiento cálido, de acogida, es el primer paso para hacerle sentir parte de nuestro equipo, uno más entre nosotros, recordemos que nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión y ésta debe ser positiva. Volviendo al punto de vista del nuevo empleado, son muchas las cuestiones que se plantea al ingresar a su nuevo empleo y no podemos olvidar que esas simples preguntas pueden ser aportaciones o sugerencias desde un punto de vista aún objetivo, dado que por su corta experiencia, carece de la formación informal que impregna la organización cuando ya se lleva algún tiempo de permanencia, es decir, saber quienes son los líderes informales, qué departamentos tienen mayor peso, e incluso a qué restaurante vale la pena ir para recuperar fuerzas sin dañar el bolsillo en exceso. En definitiva, tras este preámbulo, podemos definir el plan de acogida, como aquella estrategia que debe impulsar la organización para adaptar e integrar al nuevo colaborador en su nuevo hábitat laboral. Acomodar y facilitar todo aquello que pueda ser necesario y útil, tanto en el ámbito personal como en el profesional, para hacer llevadera su estancia en la empresa desde el primer día. El concepto de empatía será clave para pensar como se puede sentir, desde el inicio, el nuevo colaborador, nos servirá también la propia experiencia personal vivida, así entenderemos un poco más las necesidades y las mejoras que podemos aportar a uno más de los nuestros. 3 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida Deberemos ser conscientes de las diferencias de caracteres y de la importancia de la convivencia para alcanzar objetivos comunes y generar el bien colectivo. ASPECTOS BÁSICOS DEL PLAN Los responsables: El orientador y el tutor No hay un número de responsables preestablecido, irá en función de la envergadura de la organización, se puede recomendar que sean dos en función de la demanda que se trate, si es una cuestión puramente formal o informal. Es decir, proponemos que uno de ellos sea el orientador, para tratar cuestiones puras de su relación laboral como el contrato de trabajo, la retribución, el cómputo de las vacaciones o explicaciones de sus funciones. Esta competencia suele y debe ser compartida por todos los miembros del departamento de recursos humanos, encargándose cada uno de su área. La figura de este orientador puede ser retomada por el responsable del departamento del propio colaborador en ausencia de departamento de recursos humanos, aunque no se recomienda por el respeto y recelo inicial que se existe hacia el nuevo superior jerárquico. Recursos Humanos 4 Es aconsejable que el departamento de recursos humanos genere un manual actualizable de bienvenida al empleado, que recoja estos aspectos legales y formales, se puede proponer una lectura en conjunto de aquellos puntos de alto interés, que tanto preocupan al empleado y que es necesario para la organización que sean conocidos para un mejor desarrollo inicial. El segundo responsable puede pertenecer al departamento que acoge al nuevo colaborador, siempre surge la duda de a quién dirigirse si no funciona la impresora, dónde voy a almorzar o dónde puedo aparcar con facilidad por la mañana, estas y otras cuestiones deben ser resueltas por el tutor, se encargará de las cuestiones informales, esta figura juega un papel realmente integrador. Se recomienda que el cargo de tutor sea rotativo entre todo el personal. Su duración La exposición de la normativa interna por parte de recursos humanos podrá durar alrededor de una hora, si bien este departamento estará a disposición del nuevo colaborador toda la duración de la relación laboral como una función propia, inherente a ese departamento. La tutoría informal, pero personalizada, durará lo que se prevea en cada organización, aunque se recomienda que no sea inferior a 15 días, ni superior al mes, no todas las personas somos iguales, ni nos adaptamos a las novedades con la misma rapidez, 5 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida tampoco se trata de que el tutor informal se convierta en la sombra del nuevo colaborador, pero si de que esté a su disposición para atenderle como es debido. Posibles resistencias Posiblemente, la resistencia más importante para el éxito de un plan de acogida, sea el carácter humano de los personajes puestos a escena, nuevo colaborador y tutor. Dejamos de lado al orientador, debido a que su cometido está más relacionado con sus funciones profesionales, como decíamos el orientador pertenece al departamento de recursos humanos y, por lo tanto, explicar al nuevo colaborador los puntos de su relación laboral formal son de su competencia. No cabe duda que para el éxito del plan, debemos contar con el interés y la buena predisposición de colaborador y tutor, si no es así, el fracaso está garantizado. El hecho de ser tutor, en principio, debe ser voluntario, la persona que muestra desinterés no puede ser propuesta, no ayudaría a conseguir nuestro objetivo. El perfil ideal de tutor es aquel de talante comprensivo, amable, un tanto empático y paciente, por lo cual las personas que no cumplan en grado mínimo estos requisitos se deberían descartar, con ellas sería mejor obviar todo tipo de plan de bienvenida. Recursos Humanos 6 También es evidente que el tutor debe tener una cierta antigüedad en la organización, al menos, unos seis meses, periodo que consideramos prudente para conocer lo formal y lo informal. Se puede contemplar la posibilidad de compensar al tutor económicamente con un pequeño incentivo o un regalo a posteriori para premiar y agradecer su dedicación una vez evaluada, es importante evitar la idea de que ser tutor nos permite ganar más dinero. Es más fácil desarrollar el papel del nuevo colaborador por varias razones, la principal es que, como recién llegado, le preocupe el funcionamiento de la organización en todos sus niveles, su posible “primer aliado” en esa conquista será el tutor, no tienen la obligación de establecer una relación de amistad, pero si de ser cómplices en sus objetivos, iniciar y ser iniciado. Otra resistencia importante es el tiempo, la figura del tutor como tal debe caducar, debemos recordar que el tutor también es colaborador y tiene sus funciones como tal, como orientación se puede fijar el plazo de un mes para que haya presentado al nuevo colaborador a todos los departamentos y le haya explicado los principales entresijos de la organización. Después informalmente, el nuevo empleado solicitará aquella información que precise a la persona que él mismo considere, pero la figura del tutor ya estará extinguida y su 7 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida periodo de adaptación lanzado, la ruptura del hielo, se hará desde fuera, pero se facilitará desde dentro. Recursos Humanos 8 PLAN DE ACOGIDA Y SEGUIMIENTO EL EJEMPLO DEL HUEVO FRITO ¿Cómo podemos entender qué es un programa de acogida a trabajadores que se inician en un nuevo puesto de trabajo? Pongamos como ejemplo, fuera del mundo del trabajo, un joven que se inicia en prepararse un huevo frito para su cena. La instrucción y preparación para ello por parte de sus padres, puede hacerse de dos formas. ASÍ NO “Mira, es fácil. Enciendes el fuego, pones en una sartén un dedo de aceite, esperas a que se caliente, viertes el huevo, cuando esté hecho lo retiras y apagas el fuego.” Y ese mismo día, su padres se van al cine porque entienden que es un trabajo fácil y que su hijo no tendrá ninguna dificultad en realizarlo. Y desde luego, que no corre ningún riesgo. ASÍ SÍ 9 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida 1º. Además de la instrucción anterior los padres le indican que hay algunos accidentes con lesiones graves en los trabajos de cocina, le indican que al hacerse el huevo frito coloque el mango de la sartén hacia adentro ya que si no podría tropezar y derramársele encima el aceite caliente. 2º. Le advierten también que nunca ponga bajo el grifo de agua una sartén con aceite caliente. 3º. Sus padres están presentes durante los primeros días en que se hace el huevo frito, atentos a cualquier recomendación sobre el desarrollo correcto de dicha operación. 4º. En pocos días su padres comprueban que su hijo sabe hacer unos huevos fritos ricos, ricos, pero ante todo seguro, seguro. PLAN DE ACOGIDA DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO En la actualidad, la mayoría de las organizaciones adolecen de un Plan de Acogida estructurado y organizado, de suerte que el personal accede a la Organización para ocupar un puesto predeterminado, esto es, la cobertura de vacantes, se viene realizando en ausencia de una línea estructurada y claramente definida al respecto. Proponemos la aplicación de un Plan de Acogida organizado en cuatro grandes fases, que permita minimizar las lagunas que hasta ahora viene padeciendo la Organización a este Recursos Humanos 10 respecto, y logre proporcionar adecuada información en relación al personal de Nuevo Ingreso a través de la atención y el seguimiento permanente de este colectivo. Acogida del personal Experiencias en servicios centrales Experiencias en red Formación especializada en gestión comercial Asignación efectiva 11 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida Etapa A: Acogida del personal Esta fase constituye la jornada inicial o bienvenida a la Entidad, en la que tras un contacto inicial con la Dirección General, se procede a la realización de charlas monográficas con cada uno de los Responsables de las grandes Áreas en las que se estructura la Organización. La información otorgada en esta fase inicial tiene carácter general, ya que se busca una mera toma de contacto con la realidad de cada una de las Áreas representadas, a fin de que los recién incorporados tengan un conocimiento previo de la estructura, organización y principales funciones desarrolladas en la Organización. En nuestra opinión sería conveniente entregar a los recién llegados soporte documental escrito instrumentado en una carpeta o dossier en la que aparezca contenida la información de interés general siguiente: Convenio Colectivo de la Organización. Estatutos de la Organización. Organigrama. Documentación relativa al Modelo de Gestión de Recursos Humanos. Documentación relativa a todos aquellos temas que revistan un especial interés. Recursos Humanos 12 Etapa B: Experiencias en servicios centrales Esta fase tiene por objeto mostrar a los recién incorporados el funcionamiento y los principales aspectos que deben conocer acerca de los Servicios Centrales de la Organización. La duración de la rotación se estima no superior a 5/7 días, durante los cuales los recién llegados acceden a cada una de las Áreas principales que conforman la estructura base de la Organización. La Formación que se obtiene durante la estancia en Servicios Centrales es una Formación puramente teórica, basada en metodología impartida por los Responsables de las principales Áreas. Etapa C: Experiencias en red En esta fase las recientes incorporaciones acceden a la Red, siendo objeto de la inmersión y toma de contacto con todos los puestos de trabajo. La duración de la fase es de 8/10 días, en los que irán rotando por Oficinas de distinto tamaño, con el fin de obtener un conocimiento claro de la operativa en Red. 13 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida Etapa D: Formación especializada Esta fase consiste, por ejemplo, en un curso de Ventas o un curso de Liderazgo o un curso de Comunicación, etc. impartido a favor de los recién llegados, cuya duración estimada es de 2 días. La realización de un curso monográfico supone un auténtico valor añadido en el marco del Plan de Acogida, ya que desde el inicio en la prestación de servicios de los recién llegados, se trata de orientar su esfuerzo y conocimiento hacia el ámbito que deben desarrollar con mayor profusión: el ámbito comercial, el ejercicio del mando, la función de soporte técnico, etc. Este curso de Formación está dotado de una estructura teórico / práctica, siendo objeto del mismo la realización de simulaciones y talleres, con el fin de ensayar el comportamiento de los futuros Comerciales, Mandos, Técnicos, etc. Etapa E: asignación efectiva Constituye la fase final del Plan de Acogida de la Organización, en la que se otorga un destino efectivo a cada uno de los recién incorporados y se le correspondientes responsabilidades inherentes a su nuevo puesto de trabajo. Recursos Humanos 14 asignan las Esta fase de puesta en marcha se inicia con una jornada informativa en Servicios Centrales en la que se convoca a los recién llegados con el fin de comunicar su nuevo destino y la asignación de objetivos concretos. Posteriormente se procede a efectuar su nombramiento y se da por concluido el Plan de Acogida. PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO Introducción y objetivos Es necesario disponer de un Programa de Seguimiento dirigido al Personal de Nuevo Ingreso, con los siguientes fines: Contrastar y validar los Procesos de Selección llevados a cabo externamente. Ayudar en la integración del Personal de Nueva Incorporación, a través de la disposición de un Programa de Seguimiento que permita dilucidar una visión de futuro de forma individual. La duración del Programa de Seguimiento del Personal de Nuevo Ingreso es de seis meses, de forma que una vez transcurrido dicho periodo, estemos en disposición de establecer la conveniencia o no de prolongar la relación laboral con el empleado en cuestión. 15 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida Por el contrario, si una vez finalizado el programa el empleado demostrase un Alto Rendimiento en el desempeño de las funciones que le han sido encomendadas, debería ser incorporado a un Programa de Desarrollo de Competencias de Gestión que permita interrelacionar los objetivos y necesidades del personal incorporado con la Estrategia de Negocio de la Organización, asegurando por tanto, la cobertura futura de puestos clave en la Organización. Desarrollo del programa El Programa de Seguimiento del Personal de Nuevo Ingreso se desarrollará siguiendo los siguientes pasos: Plan de Acogida (anteriormente mencionado), que posibilite la integración en el menor tiempo posible, comenzando con la transmisión de un mensaje de carácter institucional por parte de la Dirección General, como apoyo a la Dirección de Recursos Humanos de la Organización. Tutorías Asignación de Tutor, como representante de la Caja y responsable del apoyo y del logro de los propósitos establecidos. Nombramiento del Responsable del empleado de nueva incorporación, establecido en función del área / puesto de rotación del programa. Recursos Humanos 16 RR.HH como gestor, supervisor y último responsable del programa. Nota: Se recomienda que tanto el Tutor, como el Responsable asignados, mantengan una primera reunión formal con los empleados asignados pertenecientes al Programa, con el fin de tomar contacto y explicar el objetivo y características del mismo, así como acordar la dinámica y periodicidad de los encuentros a mantener durante la vigencia del Programa. Rotación por las diferentes unidades organizativas Servicios Centrales, con el fin de adquirir conocimientos operativos en las distintas unidades organizativas. Red Comercial, con el fin de adquirir el conocimiento necesario acerca de la operativa de la Organización. Formación que permita facilitar los conocimientos necesarios para el correcto desempeño del trabajo a desarrollar por el empleado, profundizando en áreas de mejora. La duración del programa estará establecida en 6 meses, durante los cuales será necesario, al menos, realizar tres Evaluaciones de las Responsabilidades Asignadas. Dichas evaluaciones serán llevadas a cabo por el Tutor y el Responsable y se entregarán al Departamento de Recursos Humanos, quien valorará las capacidades de gestión y el rendimiento efectuado para cada uno de los empleados participantes en el programa. 17 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida La Evaluación de las Responsabilidades asignadas es el instrumento que permite dilucidar las capacidades del Personal de Nuevo Ingreso y determinar el rendimiento alcanzado por cada empleado. Es requisito indispensable que se realice de forma sistemática, periódica y objetiva. Dicha evaluación se configura como el núcleo del Programa y puede representar un criterio discriminatorio que decide la continuidad del Personal de Nuevo Ingreso en la Organización. Asimismo, nos permitirá validar la efectividad de los Procesos de Selección llevados a cabo en la Organización. Una vez finalizado el periodo de seguimiento y teniendo en consideración el perfil de los empleados en cuestión, el Departamento de Recursos Humanos, tomando en consideración el resultado de las evaluaciones provenientes tanto del Tutor como del Responsable, procederá o bien a la ubicación y nombramiento de cada uno de los empleados pertenecientes al programa incorporándolos a un Programa de Desarrollo de Competencias de Gestión o bien procederá a la extinción de la relación laboral. Recursos Humanos 18 FICHA VALORACIÓN DEL PERIODO DE PRUEBA FECHA DE ENTRADA: FECHA DE FIN DE PERIODO DEPRUEBA: DON/A______________________________________________PUESTO_____________________ ASPECTOS A VALORAR T A CONOCIMIENTO DEL TRABAJO ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO B CALIDAD DEL TRABAJO R A J EFICACIA DE SU TRABAJO P INTEGRACIÓN O F DEFIC NORMAL BUENO ESCEL. OBSERVACIONES CANTIDAD DE TRABAJO O R MALO INICIATIVA RESPONSABILIDAD E AFAN DE SUPERACION S DISCIPLINA I COMPORTAMIENTO O EQUILIBRIO MADUREZ N A REPRESENTACION L CLASIFICACION GLOBAL CUALIDADES DESTACADAS: DEFICIENCIAS OBSERVADAS: DE ACUERDO CON ESTA VALORACIÓN, EL EMPLEADO DEBERÁ SER: CONFIRMADO EN SU PUESTO ACTUAL NO CONFIRMADO EN SU EMPLEO ACTUAL MOTIVO: POSIBILIDADES FUTURAS: FORMACIÓN NECESARIA: JEFE INMEDIATO DIRECTOR Dº/ª_______________________________ Dº/ª_________________________________ FIRMA: FIRMA: 19 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida ESPECIFICACIONES SOBRE EL PROCESO DE ACOGIDA DEL PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN “XX-YY” PASOS SOPORTE 01.- DEFINICIÓN: Es el proceso de incorporación de las personas en XXYY, una vez que se les ha comunicado la confirmación de su elección, hasta el momento en que se considera superado el "periodo de adaptación". 02.- OBJETIVO: Lograr una rápida y eficaz integración en XXYY de los nuevos ingresados, reduciendo tiempos y problemas que suelen darse a la hora de la incorporación y creando una imagen acogedora de la Organización. 03.- TUTORÍA: El Responsable del Departamento al que se incorporará el nuevo empleado nombrará un Tutor para que acompañe a la persona de reciente ingreso durante el tiempo de acogida con la colaboración de RR.HH. 04.- MEDIOS PARA LA ACOGIDA: El Responsable del Departamento deberá proveer de la documentación adecuada, que se entregará al nuevo empleado (Manual de Funciones, Desarrollo del Plan de Calidad de XXYY, Plan Estratégico, DOSSIER DE ACOGIDA. OTROS DOCUMENTOS. Reglamento de Régimen Interior, Manual de Prevención de riesgos, etc.) y concretará el Plan de Acogida. 05.- INFORMACIÓN DEL PROCESO: El Departamento de RR.HH. confirmará al interesado la incorporación a XXYY del nuevo empleado. 06.- RECURSOS: Simultáneamente, el Responsable del Departamento o el Tutor, si así se decidiera, se preocupará de los medios materiales que pueda requerir la persona recién seleccionada, según la Ficha de Medios, con el fin de que cuando se incorpore al puesto de trabajo esté todo preparado. Recursos Humanos 20 FICHA DE MEDIOS. 07.- RECEPCIÓN: El responsable de coordinar este proceso por parte de RR.HH., recibirá al nuevo empleado y le acompañará a la Sala o Despacho donde se desarrollará la primera parte del Plan de Acogida. Saludarle expresándole, como compañero, su alegría. Revisar los aspectos del Plan de Acogida, con el fin de aclararlos. Ayudarle a rellenar los datos necesarios para la Administración de Personal y formalización del Contrato. Explicarle someramente el contenido de la documentación entregada. 08.- PRESENTACIÓN: El Responsable del Departamento se encargará de saludarle personalmente. Con el fin de que no queden aspectos sin considerar se seguirá la Guía de GUÍA DE INTRODUCCIÓN DEL NUEVO EMPLEADO Introducción del Anexo. 09.- ACTIVIDADES INICIALES: La reunión formal del Tutor con el nuevo compañero tendrá en cuenta los siguientes puntos. 09.01.- Cumplimentación de la FICHA DE CURRICULUM FAMILIAR por parte del empleado. FICHA DE CURRICULUM FAMILIAR 09.02.- Cumplimentación del Inventario de RR.HH., proporcionado por Personal, conteniendo los datos personales y profesionales necesarios para administración de personal y desarrollo profesional del candidato. 09.03.- Se repasará con el nuevo empleado el material que se FICHA DE MEDIOS ha solicitado, y el estado en que está la gestión. 09.04.- En el momento de la Acogida, se redactará una pequeña nota para ser colocada en el tablón de Anuncios y en el Boletín de Empresa, (si existiera) junto con la fotografía NOTA PARA EL TABLÓN DE ANUNCIOS BOLETÍN aportada por el candidato. Ambas se harán llegar junto con el Inventario de RR.HH. al Dpto. de RR.HH. 21 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida 09.05.-El Dossier sobre XXYY se entregará al recién ingresado, siendo comentado por el Tutor, respondiendo a las dudas que DOSSIER DE ACOGIDA. el nuevo empleado pudiera tener. 09.06.- Se suministrará copia del Calendario Laboral, explicando los principales aspectos a tener en cuenta. 09.07.- Conviene explicar al comentar los canales y medios de Información de la Organización la existencia del Boletín (si CALENDARIO LABORAL BOLETÍN O PERIÓDICO DE EMPRESA existiera), entregando al recién ingresado varios ejemplares. 10.- REVISIÓN DE LA ACOGIDA: Con el fin de comprobar, rectificar o mejorar el proceso de Acogida se realizará una CUESTIONARIO DE OPINION SOBRE LA ACOGIDA evaluación del mismo a las cuatro semanas del ingreso del nuevo empleado, la persona recién ingresada cumplimentará una ficha, conteniendo sus opiniones y sugerencias sobre la Acogida que se ha realizado. Este documento se le entregará junto con la documentación inicial, el primer día. El Tutor la entregará a RR.HH. para que la incorpore a su expediente. 11.- SEGUIMIENTO: Conviene que se realice, por parte de la Organización, una acción de seguimiento en dos fases. 11.01.- A la semana aproximadamente de estar el nuevo empleado en el Departamento correspondiente, por parte del FICHA DE OBSERVACIÓN Responsable de la Acogida y el Tutor. 11.02.- Tras el primer semestre de incorporación en el Puesto de Trabajo se realizará un seguimiento por parte del Responsable del Departamento en que se integre el nuevo empleado. Recursos Humanos 22 CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO 11.03.- El resultado de este seguimiento conviene comunicárselo al interesado, tanto lo que se refiere a la información sobre los puntos fuertes observados, como sobre los aspectos mejorables. 12.- La documentación generada en el proceso de Acogida se archivará y formará parte del expediente del empleado. 23 www.escuela-esae.com Reclutamiento, selección y acogida Recursos Humanos 24