capítulo ii: marco teórico

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CA PÍT ULO II: MAR CO TE ÓRI CO
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El Marco Teórico está compuesto
por los antecedentes de la
investigación, las bases teóricas que toman en cuenta diferentes autores
para definir un sistema de información, las bases de datos, entre otros. Así
como la definición de términos básicos y el sistema de variables de la
investigación.
1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.
Muchas investigaciones se han realizado con el fin de proponer, diseñar
y desarrollar un sistema de información automatizado para el control
administrativo y cálculo de nómina, debido a que las organizaciones tienen la
necesidad de un instrumento o sistema basado en computadoras, donde
vean detalladamente plasmados todos los procesos involucrados en la vida
activa de la misma.
Las siguientes investigaciones han servido de consulta para la realización
final del diseño y desarrollo de un sistema de información automatizado para
el manejo de los procesos involucrados en la organización, ya que las
mismas presentan características similares a la variable de estudio y sirven
como fuente de apoyo a la investigación.
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Báez (2003), realizó un trabajo especial de grado para la Universidad Dr.
Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Sistema de Información para los
Procesos Administrativos del Departamento de Circulación del Diario
Panorama”, cuyo objetivo principal fue desarrollar un sistema de información
automatizado basado en la Metodología de James Senn (1992) para las
fases del ciclo de vida del sistema y MS Dextenty para la construcción del
mismo. La investigación fue de tipo aplicada, descriptiva de campo y
documental.
El presente estudio, aportó notables beneficios para la empresa entre
ellos: Aumentó la velocidad con que se realizan los procesos administrativos,
permitiendo así que las actividades diarias se efectuarán de una manera
segura y precisa, se alcanzó una mayor confiabilidad y exactitud de la
información entre otros.
Esta investigación, sirvió como base teórica al presente estudio sobre
todo para la parte correspondiente a términos básicos de Sistema de
Información y Procesos Administrativos.
Reverol y Salazar (2000), realizaron un trabajo especial de grado para la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Desarrollo de un
Sistema de Información Automatizado para el Control de los Procesos
Administrativos de la empresa FAROCA”. El propósito de este estudio fue,
desarrollar un sistema de información automatizado basado en la
metodología de James Senn (1992), con la finalidad de agilizar las
actividades diarias y los procesos administrativos que se realizan en la
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empresa mencionada con anterioridad, apoyando a la gerencia a tomar
decisiones adecuadas y oportunas. Siendo esta investigación de tipo
aplicada, descriptiva y factible. El resultado de este estudio pretende inferir
que la automatización de la organización se presenta como una alternativa
válida y confiable para apoyar la solución a los problemas básicos que
presenta actualmente la referida empresa, resaltando del mismo modo que la
utilización
de
este
sistema
de
información
proporciona
información
actualizada, agiliza tiempo de respuestas tanto a clientes como a
proveedores y realiza procesos, cálculos y reportes con óptima confiabilidad
y seguridad.
De esta investigación se utilizó como apoyo sus variables y otros puntos
importantes desarrollados en el marco teórico, específicamente los referentes
a los Sistemas de Información y los Procesos Administrativos.
Vergara (2000), elaboró su trabajo especial de grado para la Universidad
Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Sistema de Información para la
Automatización de las Actividades Académico Administrativas de la Unidad
Educativa Emilio Maldonado”, cuyo objetivo se fundamenta en desarrollar un
sistema de información para disminuir en gran medida los retrasos, errores y
pérdida de tiempo en la realización de las diferentes actividades académico
administrativas de la institución antes menc ionada. El tipo de investigación
fue aplicada, campo y descriptiva, utilizándose la metodología planteada por
Pressman R. (1997, p.28) basado en lo denominado el “Método en Espiral”.
Esta
investigación
señala
entre
sus
conclusiones
que
el
sistema
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automatiz ado brinda como beneficio la disponibilidad de integrar datos de la
institución, así como eliminar el proceso manual que se estaba realizando, el
cual consumía tiempo y recursos.
Este estudio resultó relevante, ya que trata sobre aspectos importantes
para la investigación, al mismo tiempo aporta una serie de conocimientos
referidos a los sistemas de información como la aplicación de los mismos
para el control y optimización de los diferentes procesos administrativos que
se realizan en una determinada empresa.
Baptista (1998), realizó su trabajo especial de grado para la Universidad
Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Implantar un Sistema de
Información Automatizado de los Procesos Administrativos del Departamento
de Compras de Obras Públicas del Estado Zulia”. Perteneciendo ésta
investigación del tipo campo, descriptiva y utilizando la metodología del
“Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas” por Kendall y Kendall (1993).
El resultado de este estudio pretende reseñar que solventó la
problemática por la cual antecede el departamento de compra, en cuanto a
los requerimientos laborales de información, despertando gran interés al
departamento por requerir mayor rapidez al momento de procesar, registrar,
realizar reportes, entre otros.
Parte de las bases teóricas que presenta la investigación anterior es
significativo para la elaboración del presente estudio, ya que las mismas
sirvieron de referencia.
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Paz y Rodríguez (1996) elaboró su trabajo especial de grado para la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE), titulado “Implantación de un
Sistema de información para el Control de Solicitud de Préstamos del
Personal de la empresa UPACA”, cuyo propósito fue implantar un sistema de
información de control de préstamos. La investigación fue descriptiva y la
metodología para su implantación fue la de James Senn (1992) para su
análisis, diseño e implantación. Los resultados obtenidos en el estudio
permitieron verificar que el desarrollo del sistema de información, bajo la
aplic ación ordenada de un conjunto de actividades, permitió obtener un
eficiente control de la información procesada.
A través de la revisión de fuentes bibliográficas utilizadas para el
desarrollo de la antes mencionada investigación, sirvieron para obtener parte
de las bases teóricas y así alcanzar objetivos planteados en este estudio de
investigación actual.
Granadillo (1994), realizó un trabajo de ascenso para Profesor Titular en
la Universidad del Zulia (LUZ), que llevaba por título “Des arrollo de un
Sistema de Información a la Gerencia para las Secretarias Docentes de la
Universidad del Zulia”, el cual tuvo como propósito analizar la Secretaria
Docente bajo la clasificación de Murdick (1988) y Ross (1987) a la luz del
enfoque de sistemas, como una organización con estructura propia y definida
y un proceso administrativo y de control necesario
y subyacente. En la
investigación se concluye proporcionando las diferentes herramientas tales
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como: la estructura del prototipo del sistema en función de subsistemas,
cadenas de flujo, bases de datos y sus relaciones, entre otros, para así
desarrollar e implantar un sistema de información integrado que pueda
facilitar las actividades que se realizan en la Secretaria Docente de la
Universidad del Zulia.
La relación de estos trabajos con este estudio, es el impacto de un
análisis detallado y exhaustivo en las funciones administrativas básicas de
planificación, organización y control, a la luz de la teoría de la administración.
2.- BASES TEÓRIC AS.
La fundamentación teórica sirve como los principios de los sustentos
teóricos, es por esto que a continuación se definen los enfoques, teorías y
conceptos que conforman el estudio de la investigación.
2.1.- Sistemas de Información.
Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en
otra área funcional de la empresa, tal como el departamento de contabilidad,
finanzas, mercadeo, recursos humanos, producción entre otros. En la
actualidad toda organización que ha logrado ser exitosa, ha debido
concientizarse sobre la importancia del manejo de las tecnologías de
información como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a
la competencia.
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Para Senn (1992), un sistema de información es una entidad abstracta,
por el cual los datos fluyen de una persona o departamentos hacia otros. De
igual forma el sistema de información debe lograr cubrir aspectos como la
calidad en sus atributos, la eficiente operación del sistema en un ambiente de
restricciones y el grado de satisfacción de los objetivos y necesidades que
pueda proporcionar el sistema.
Laudon y Laudon (1998, p.8) define a “un sistema de información
técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que
permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar
la toma de decisiones y el control en una institución”.
En conclusión, un sistema de información es un conjunto de elementos y/
o componentes (Usuarios , datos, procesos, actividades, departamentos,
herramientas de trabajo, entre otros) que interactúan entre sí, para lograr un
objetivo que es la disminución de procesos manuales a través de la
automatización de estos. Además tiene como finalidad capturar, procesar,
almacenar y distribuir la información para apoyar las actividades y toma de
decisiones de una organización o empresa.
En otro orden de ideas, las actividades básicas de los sistemas de
información como las de cualquier otro sistema dentro de una organización,
son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la
misma y producir información, reportes y otras salidas. A continuación se
describirán brevemente cada una de estas actividades.
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Ø Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el siste ma de información toma los datos que requiere para procesar la información.
Las entradas pueden ser manuales, proporcionadas en forma directa por el
usuario y las automáticas, las cuales son datos o información que provienen
de otros sistemas o módulos, ocasionándose así las interfases automáticas.
Entre los medios de entrada se encuentran: cintas magnéticas, disquetes ,
códigos de barras, scanner, la voz, monitores sensibles al tacto, teclado,
ratón entre otras.
Ø Almacenamiento de información: En esta
actividad
el sistema
puede recordar la información guardada en el proceso anterior y suele ser
almacenada en archivos por medio de discos magnéticos o discos duros,
disquetes, CD-ROM entre otros.
Ø Procesamiento de información: Es la capacidad para
efectuar
cálculos de acuerdo a una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos
cálculos pueden realizarse con datos recientes como datos almacenados. El
procesamiento de información permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Ø Salida: Es aquella capacidad que tiene el sistema para imprimir o
visualizar la información procesada a través de impresoras, terminales,
disquetes, graficadores, entre otros. Así mismo debemos acotar que la salida
de un sistema puede ser la entrada a otro sistema. Monografía.com
(24/11/03).
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2.1.1.- Características, Funciones y Objetivos.
Según Tony Hernández (2000):
a) Características:
Tecnológicas: Afectan al rendimiento y seguridad del sistema.
Funcionales y semánticas: Establecen si el sistema hace lo que
debe, de forma correcta y si es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.
Económicas: Establecen la relación entre el costo del sistem a y
sus objetivos.
Sociales: Impacto en el entorno social en que se desarrolla el sistema.
b) Funciones:
Recoger, procesar y almacenar datos procedentes de la organización
o de fuentes externas relacionadas. Facilitar la recuperación, elaboración y
repres entación de los datos.
c) Objetivos:
Ø Respaldar las operaciones empresariales.
Ø Respaldar la toma de decisiones gerenciales.
Ø Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las
empresas.
Ø Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instan–
cias de la empresa que así lo requieran.
Ø Proporcionar un diagnóstico y pronóstico de la empresa en un mo
-
26
mento dado. Unal. edu(12/12/03).
En otras palabras, un sistema de información tiene como objetivo
principal procesar entrada de datos, mantener archivos en relación con la
empresa y proporcionar información para la toma de decisiones y solución de
problemas.
2.1.2.- Estrategias para Desarrollar Sistemas de Información.
Para Senn (1992), los
sistemas
de
información
automatizados
o
basados en computadoras sirven para diferentes finalidades, los cuales van
desde el procesamiento de las transacciones de una empresa, hasta proveer
la información necesaria para decidir sobre situaciones que puedan ocurrir
frecuentemente, asistencia a los altos funcionarios con la formulación de
estrategias difíciles y la vinculación entre la información de las oficinas y los
datos de toda la corporación.
A medida que las computadoras son más requeridas por personas no
especializadas en computación e informática, el desarrollo de sistemas de
información adquiere una nueva magnitud. Muchas veces hasta los mismos
usuarios emprenden el desarrollo de algunos de los sistemas empleados por
ellos mismos .
Estas situaciones de acuerdo a este autor están representadas por tres
(03) métodos para desarrollar sistemas de información automatizados:
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A) Método de Análisis Estructurado: Tiene como finalidad; dividir al
sistema en componentes y construir un modelo del sistema. El método
incorpora elementos tanto de análisis como de diseño.
El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que
haga el sistema o la aplicación. Los elementos esenciales son símbolos
gráficos, diagramas de flujo de datos y el diccionario centralizado de datos.
B) Método del Prototipo: Este método hace que el usuario participe de
manera más directa en la experiencia de análisis y diseño, pero Qué es un
prototipo?, es un sistema que tiene como finalidad probar ideas y
suposiciones relacionadas con el nuevo sistema, es decir, es un modelo
piloto o de prueba.
Los prototipos permiten evaluar situaciones extraordinarias donde los
encargados de diseñar e implantar sistemas no tienen información ni
experiencia, como también pueden existir situaciones de riesgo y costo
elevados, y aquellas donde el diseño propuesto es novedoso y aún no ha
sido probado.
C) Método del Ciclo de Vida: El método del ciclo de vida para desarrollo
de sistemas (SDLC), es el método por el cual la investigación en desarrollo
se guiará para las fases de análisis, diseño, implantación y prueba del
sistema en cuestión, el cual se define como el conjunto de actividades que
los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un
sistema de información (Senn 1992). (Ver Figura 1, p.28)
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Los ciclos de vida de sistemas varían en gran manera en términos de
longitud, pero por lo regular el ciclo esta en el rango de 3 a 8 años.
Es útil mencionar brevemente cada una de las actividades o fases del
ciclo de vida para desarrollo de sistemas, ya que el p resente método es el
referido para el desarrollo de la presente investigación:
Inv Preliminar
Det de Requerimientos
Diseño del Sistema
Desarrollo del Sistema
Prueba del Sistema
Implantación
Figura 1. Actividades o fases del ciclo de vida clásico de sistemas.
Fuente: Senn (1992, p.33)
1) Investigación Preliminar: Esta fase permite descubrir a través de un
sistema de información existente un problema o una oportunidad de
desarrollar un nuevo sistema originado por la solicitud bien sea de un
administrador, usuario o especialista en sistemas, sin importar cuales son las
razones para dicha solicitud. La presente actividad se divide en tres (3)
partes:
a) Aclaración de la solicitud: Antes de considerar cualquier
investigación de sistemas, la solicitud para desarrollar un nuevo sistema o
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modificar uno existente, debe examinarse para determinar con exactitud lo
que el solicitante desea.
b) Estudio de factibilidad: En la investigación preliminar existen tres
aspectos relacionados con el estudio de factibilidad: L a factibilidad técnica,
que se encarga del estudio tecnológico, el cual determinará la tecnología
existente en el mercado
sobre
los
requerimientos del sistema; la
factibilidad económica, es el estudio que nos permite conocer el costo y
determinar si lo podemos efectuar o no en el tiempo requerido, el proyecto
solicitado; y la factibilidad operacional, que determina si hay recursos
humanos calificativos para que el proyecto trabaje en perfectas condiciones.
c) Aprobación de la solicitud: No todos los proyectos solicitados son
deseables o factibles, por lo tanto una vez aprobado la solicitud se estima su
costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades del personal,
con esta información se determina donde ubicarlo dentro de la lista existente
de proyectos.
2) Determinación de los Requerimientos del Sistema: Durante este
paso el grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con los usuarios
del nuevo sistema las salidas (listados, gráficos, etc), las entradas (para los
distintos tipos: su formato, su medio, su volumen estimado, etc), y las
estructuras de datos necesarias (los registros lógicos que se necesitan y sus
relaciones).
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3) Diseño del Sistema: El diseño de un sistema de información produce
los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados durante la fase anterior. Esta etapa es conocida
por los especialistas como diseño lógico mientras que la del desarrollo de
software se denomina diseño físic o.
El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que
serán calculados y los que deben ser almacenados. Así mismo, se escriben
con todo detalle los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los
diseñadores seleccionan las estructuras de archivo y los dispositivos de
almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos
en papel. Los procedimientos que se escriben indican cómo procesar datos y
producir las salidas.
La información detallada del dis eño se proporciona a los programadores
para comenzar la fase de desarrollo de software.
4) Desarrollo de Software: En esta fase los encargados del desarrollo
pueden instalar (o modificar e instalar) software comprado a terceros o
escriben programas diseñados a la medida del solicitante. La elección de
cada alternativa depende de su costo, tiempo para escribir el software y de la
disponibilidad de los programadores.
Los programadores, son los responsables de la documentación, la cual es
esencial para probar el programa en sí y llevar a efecto el mantenimiento una
vez instalada la alternativa seleccionada.
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5) Prueba del Sistema: La presente fase se emplea de manera mismo
debe funcionar de acuerdo con las especificaciones y en la forma como los
usuarios esperaban.
En algunas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas
ajenas al grupo de quienes escribieron los programas originales, permitiendo
así que las pruebas sean completas e imparciales y el software sea más
confiable.
Para Fábregas (1995), el sistema debe ser probado considerando los
siguientes puntos:
* Estrategias de Prueba: Existen dos estrategias para enfrentar las
pruebas del software:
La caja negra, la cual consiste en probar que se cumplan las
especificaciones sin prestar atención al código interno de los programas, y la
caja de cristal, donde se prueban cada rutina e instrucción sin tomar en
cuenta las especificaciones. Ambas estrategias son dos extremos opuestos
uno del otro, sin embargo la “caja negra” es la más idónea, ya que permite
que el programa, procedimiento o sistema sea probado a través de casos de
prueba que garanticen comparar el comportamiento del sistema con sus
requerimientos.
* Métodos de Prueba:
a) De abajo hacia arriba (Bottom-Up): El presente método prueba de
abajo hacia arriba cada módulo del nivel inferior (el cual no debe invocar otro
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módulo), una vez probados cada módulo, se añaden los módulos que los
invocan hasta incluir el módulo principal o de más alto nivel.
b) De Arriba hacia abajo (Top-Down): Es lo opuesto al anterior método,
debido a que el único módulo a ser probado individualmente es el principal y
se les añade los módulos que invoca uno por uno hasta completar todo el
programa.
c) Total (Big Bang): Este no es un mal método para aquellos programas
de poca complejidad.
* Tipos de Pruebas:
a) Dinámicas: La prueba dinámica puede adoptar cualquiera de los
métodos o estrategias descritos con anterioridad, tomando en cuenta los
casos de pruebas a elegir, la ejecución de la misma y el análisis de los
resultados obtenidos.
b) Estática: Analiza las características de un programa a través de
diversas técnicas, tales como el análisis de flujo de control, la cual permite
detectar código no estructurado o inalcanzable; el análisis del flujo de datos,
que determina anomalías en el uso de datos y variables y finalmente el
análisis de interfaces que determina las relaciones entre los módulos, para
visualizar la discrepancia entre los parámetros que se envían desde un
módulo y la forma como el módulo receptor las recibe.
La presente investigación en estudio llevará efecto las pruebas basadas
en la metodología de Fábregas (1995), así tenemos que: la estrategia para
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ser aplicada al estudio de investigación será la caja negra, el método a
utilizar será el Bottom-Up (De abajo hacia arriba), y el tipo será la dinámica
por las ventajas que presentan cada una de ellas
y
expuestas
con
anterioridad. Estas se efectuarán en los diferentes módulos que conforman
al sistema, base de datos para la optimización del mismo.
6) Implantación y Evaluación: La implantación es el proceso de verificar
e instalar nuevo equipo, entrenar
los usuarios, instalar la aplicación y
construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarlo. Por lo general
se realiza una prueba piloto del nuevo sistema junto al viejo para comparar
resultados, permitiendo así al nuevo sistema reemplazar al viejo un día
cualquiera. Constantemente los sistemas junto con el ambiente de las
empresas experimentan cambios continuamente, lo cual conlleva a los
sistemas de información mantenerse al día. En este sentido la implantación
es un proceso constante de evolución.
La evaluación se lleva a cabo para identificar las debilidades y fortalezas
del sistema. La evaluación ocurre a nivel operacional (valoración de la forma
en que funciona el sistema), organizacional (identificación y medición de los
beneficios para la organización en áreas como finanzas, eficiencia
operacional e impacto competitivo), opinión de los administradores (Evaluar
actitudes de directivos como de los usuarios) y el desempeño de desarrollo
(Evaluar tiempo, esfuerzo de desarrollo acorde con presupuestos y
estándares establecidos).
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2.1.3.- Herramientas para el Desarrollo de Sistemas de Información.
Según Senn (1992, p. 47), una herramienta “es cualquier dispositivo que
cuando se emplea en forma adecuada, mejora el desempeño de una tarea,
tal
como
el
desarrollo
de
sistemas
de
información
basados
en
computadoras”. Así mismo, estas herramientas se agrupan en: Análisis,
diseño y desarrollo propiamente dicho.
Para el análisis, las herramientas son:
* Recolección de datos: Estas capturan detalles de procedimientos y
sistemas en uso, y la misma es utilizada para apoyar la identificación de
requerimientos.
* Diagramación: Es la representación gráfica del sistema y sus
actividades.
Dentro de las herramientas a utilizar en el estudio de investigación,
encontramos:
* Diagramas de representación gráfica de procesos: Herramienta a
utilizar en lugar de los DFD`s, en estos se plasma la forma en la cual son
ejecutados los procesos manuales o semiautomatizados ( Word, Excel )
actualmente, para así tener una mejor visión de cómo se realizan las
actividades o tareas de las dos (02) empresas adscritas en la ciudad de
Maracaibo de la Organización Denu. (García y Parra, 1999)
* Diagramas HIPO ( entrada-proceso-salida-jerárquica): Método de
Herramienta que fue ideado por IBM. Estos diagramas son descripciones
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gráficas de la estructura y funcionamiento de un sistema, permitiendo así
cumplir con mayor precisión con las especificaciones de dicho sistema.
(Senn, 1992). (Ver Figura 2).
También podemos acotar que HIPO, es una técnica visual y su principal
beneficio se deriva de la facilidad de lectura de los símbolos estandarizados,
utilizados para mostrar los diferentes tipos de entrada, almacenamiento de
datos y dispositivos de salida.
En conclusión, la herramienta HIPO es una descripción de un sistema que
consta de tablas visuales de contenidos y de diagramas funcionales. Las
tablas de contenido, están formadas por un diagrama de jerarquía, que
identifica los módulos mediante un número, dando una descripción breve de
cada uno de ellos .
Por otra parte, este tipo de herramienta será utilizada en el estudio de
investigación para la representación del sistema a proponer por su sencillez y
comprensión para el usuario.
Entrada
Proceso
Salida
Tarjetas de Tiempo
Datos de Tasas de
Salarios
Datos de Impuestos
Validar Transacciones
Calcular Salarios
Producir Cheques de
Salarios
Producir Informe
Editar Transacciones
Cheques de Salarios
Informe de nómina
Figura 2. Modelo HIPO para el ejemplo de nómina. Fuente: Senn (1992,
p.644)
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Por otra parte, las herramientas para el diseño apoyan el proceso de
formular las características presentadas en el sistema para satisfacer los
requerimientos obtenidos del análisis, a través de la especificación de control
de entradas, salidas, procesos y control del sistema, igualmente se hace la
presentación de la posición de datos, mensajes, encabezados, reportes,
entre otros, los cuales se visualizarán en la pantalla, impresora.
Y finalmente encontramos las herramientas para el desarrollo, las mismas
ayudan al analista a trasladar los diseños en aplicaciones funcionales, como
los generadores de códigos que producen el código fuente y las aplicaciones,
las pruebas para ayudar a la evaluación del sistema o partes de este.
2.1.4.- Clasificación de los Sistemas de Información.
Los sistemas de información generalmente se clasifican en seis (6)
clases diferentes, los cuales se encuentran relacionados entre si:
Ø Los sistemas de información gerencial (SIG): Esta planeado para recolectar, almacenar y generar información a la gerencia de una empresa para
tomar decisiones y ocupa un lugar importante en tareas de planificación,
organización, dirección y control. Chiavenato (2001)
Ø Sistemas de procesamiento de transacciones ( operaciones ) (STP) :
Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadoras,
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dichos procesos están estructurados y utilizan aplicaciones para el
mantenimiento de registros. Senn (1992)
Ø Sistemas para
el
soporte
de
decisiones (SSD): Proporciona
información a los directivos en la toma de decisiones sobre situaciones
particulares y que no están bien estructuradas, es decir, no existen
procedimientos claros para tomarla y no es posible identificar, con
anticipación, todos los factores que deben tomarse en cuenta en la decisión.
Senn (1992).
Ø Sistemas para la administración de reportes (SAR): Proporciona
Información, utilizada en los procesos de decisión administrativos a través de
reportes basados en las actividades de nivel de transacción o cada vez que
se necesite alguna información, se preparará y presentará en una forma y
formato diseñados con anterioridad.
Ø Sistemas de información de oficina (SIO): Utilizan herramientas como
el procesador de palabras, correo electrónico, agendas digitales, hojas de
cálculo entre otros, para incrementar la productividad de los empleados de
una oficina y dirigidos hacia aquellas personas que emplean, manejan o
distribuyen información.
Ø Sistemas de información estratégico (SIE): Son aquellos sistemas
utilizados para conseguir y descubrir ventajas competitivas de una empresa
continuamente, donde se evalúan la disminución de costos, eliminación de
actividades que no generan valor hasta cambiando la forma de realizar
38
actividades para hacerlas cada vez más rápidas y eficientes con respecto a
la competencia. Unal.edu(20/01/04)
Cada modalidad de sistema desempeña un papel relevante en el control y
coordinación de las diferentes partes que conforman una organización o
empresa.
Para Senn (1992), el sistema basado en computadora más importante
dentro de una organización, está relacionado con el procesamiento de las
transacciones y los cuales tienen la finalidad de mejorar las actividades
rutinarias de una empresa y por las cuales depende toda una organización.
Sin embargo, para la Universidad Nacional de Colombia (UNCOL) en la
actualidad un sistema de información gerencial (SIG) es un concepto que
está evolucionando y el cual cubre una gran variedad de sistemas, entre
estos tenemos a: SPT, SAR, SSD, SIO, tal como se muestra en la Figura 3,
p.38.
Lo cual nos permite definir a un sistema de información gerencial como un
sistema integrado que aporta información y apoya a la planeación, control y
operaciones de una organización con el objeto de obtener información útil
para la administración y o gerencia de la misma.
Estos sistemas se distinguen de los demás sistemas de información,
porque destacan la toma de decisiones administrativas y/o gerenciales,
tomando en cuenta la información del pasado, presente y de proyección para
apoyar la solución de problemas y toma de decisiones.
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Sistema
de
Información
Sistemas de apoyo
a las operaciones
Sistemas de apoyo
a la gerencia
Otras
Categorías
Procesamiento
De Operaciones
Información
Gerencial
Sistemas
Expertos
Control de
Proceso
Apoyo a las
Decisiones
Gerencia de
Conocimiento
Colaboración
empresarial
Información
Ejecutiva
Sistemas de I.
Estratégicos
Figura 3. Clasificación de los Sistemas de Información. Fuente:
Unal.edu (12/12/03).
Por otra parte, lo relevante para un SIG es tener disponible la información
de forma oportuna y uniforme entre los usuarios, sin tomar en cuenta el
departamento donde laboren. Unal.edu (12/12/03)
Por lo expuesto anteriormente, el estudio de investigación estará dirigido
hacia los sistemas de información gerencial (SIG), ya que la organización
Denu requiere de un sistema integrado que le aporte información para la
toma de decisiones y a su vez le permita planear, organizar, dirigir y controlar
sus operaciones en forma eficiente y eficaz.
40
2.2.- Bases de Datos.
La información es recurso para el desarrollo de las actividades por esto
es necesario lograr una gestión de la misma a partir de la administración de
bases de datos para interpretarla y sacar provecho. Unal.edu (12/12/03)
El término de bases de datos fue adjudicado por primera vez en 1963, en
un simposio celebrado en California. Entendiendo a la base de datos como
una colección de datos inter relacionados almacenados en conjunto sin
redundancia perjudiciales innecesarias; su finalidad es la de servir a una
aplicación o más, de la mejor manera posible, los datos se almacenan de
modo independiente de los programas al momento de ser utilizados por
estos , Martín (1986).
De acuerdo a la UNCOL una base de datos es, ”un conjunto de datos
estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en
máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios que tienen
necesidades de información diferente” .Unal.edu (12/12/03).
Tomando en consideración, las dos percepciones citadas anteriormente
podría decirse que una base de datos es un conjunto de datos estructurados,
fiables, homogéneos, organizados, interrelacionados y almacenados sin
redundancias innecesarias en forma independiente de los programas que los
usan. Dicha base de datos es accesible y compartibles para diferentes
usuarios y/o departamentos de una organización.
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Por otra parte, según la UNCOL, las bases de datos cumplen las
siguientes propiedades:
Ø La colección de datos están estructurados independientemente de las
aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contengan,
permitiendo accesibilidad y menor tiempo para obtener información.
Ø Presentan la menor redundancia posible, es decir, la duplicidad de
datos se minimiza.
Ø Los datos son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.
Ø Hay integridad y seguridad de los datos.
2.2.1.- Componentes de las Bases de Datos.
De acuerdo con la UNCOL, en las bases de datos se tiene una jerarquía
de componentes que comienza por la unidad de mínimo tamaño:
* Carácter: Que representa la unidad mínima de almacenamiento
(símbolo alfabético).
* Campo: Constituye una agrupación de caracteres y consiste en una
cualidad, la cual describe un aspecto particular para la aclaración de la
información referida a los nombres del campo (Ej.: el nombre de una
persona).
* Registro: Conjunto de información referida a una persona u objeto.
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* Archivo (Tabla) : Es la reunión de varios registros que corresponde a
varias entidades.
* Base de Datos: Conformada por un conjunto de tablas que almacenan
información de los diferentes departamentos o actividades de una
organización (Ventas, Contabilidad, RRHH, entre otros), las bases de datos
de estos departamentos pueden conectarse unas a otras de manera
ocasional o periódica para compartir o complementar información. Unal.edu
(12/12/03).
2.2.2.- Objetivos de una Organización de Bases de Datos.
La organización de base de datos hace posible acceder a datos
integrados que atraviesan los límites operacionales y funcionales de una
empresa.
Por otra parte, los objetivos de una organización de base de datos son:
* Independencia de datos.
* Accesibilidad limitada (disponibilidad)
* Datos al día y sin redundancia.
* Consistencia ( oportunidad más disponibilidad ) como calidad de datos.
* Interfaz única.
* Entrada directa a los datos.
* Recuperación por diferentes accesos.
43
* Estandarización ( evolución para adaptarse al entorno ).
* Seguridad e integridad, en el nivel de los datos como del sistema.
* Bajo costo y capacidad de auditoria. Monografía.com (24/11/03)
2.2.3.- Principios de Diseño de Bases de Datos.
Según la UNCOL para el diseño de bases de datos debe tenerse en
cuenta:
v Desarrollo de bases de datos: Representa el software que facilita la
creación y administración de la base de datos.
v Consultas: Es la manera como se manipularán los datos y el tipo de
resultados que se esperan a través de la utilización de consultas.
v Mantenimiento: Se refiere a la actualización y revisión de los datos
periódicamente.
v Desarrollo de aplicaciones: Este principio consiste en desarrollar las
bases de datos como una aplicación compuesta por elementos manejables
para el usuario, que permite la introducción y consulta de los datos de una
manera óptima. Unal.edu (12/12/03)
44
2.2.4.- Ventajas de las Bases de Datos.
Murdick (1994, p. 188), expresa la tendencia de emigrar los procesos
realizados de forma manual hacia la automatización, constituyen el entorno
tecnológico necesario para el establecimiento de una base de datos
integrada, en la cual los niveles de información y los procesos se enlacen
conjuntamente para formar una composición consistente de la información,
es decir, el establecimiento de una base de datos en una organización va a
permitir que los datos sean procesados como un todo.
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de
sistemas de aplicación en las empresas se ha incrementado en los últimos
años y se debe a las ventajas que ofrece su uso, entre ellas tenemos:
v Globalización de la información: Permite a los usuarios enfocar a la
información como un recurso para cada uno de ellos corporativamente.
v Eliminación de información inconsistente: Si existen dos o más
archivos con la misma información, los cambios que se hagan se realizará
automáticamente a todas las copias del archivo, evitando la duplicidad de
datos.
v Compartir información: La información se comparte a tiempo real,
sin afectar a los usuarios.
v Integridad: Solo se almacena la información correcta y disminuye el
manejo de datos erróneos.
v Independencia
de
datos: Los programas y datos trabajan en
45
conjunto pero en forma separada a la hora de eliminar datos, modificar,
agregar, trasladar, entre otros.
v Velocidad: Sobre la consulta de información.
v Respaldo de información: Existe mayor seguridad.
v Manejo de reportes inmediatos: Se obtiene el número de copias
necesarias a corto plazo. Unal.edu (12/12/03)
2.2.5.- Bases de Datos Relacionales.
En una computadora existen diferentes formas de almacenar información.
Esto da lugar a distintos modelos de organización de las bases de datos:
jerárquicas, red, orientada a objeto y relacional.
Por otra parte, los sistemas relacionales son relevantes porque ofrecen
variedad de tipos de procesos de datos como: simplicidad y generalidad,
facilidad de uso para el usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las
consultas de información son especificadas de manera sencilla. Así mismo la
ventaja del modelo relacional según Kroenke (1996, p.17), los datos se
almacenan, al menos conceptualmente, de un modo en el cual los usuarios
entiendan con más facilidad. (Ver Figura 4, p.46).
46
NOMBRE
DIRECCIÓN
CIUDAD
NÚMERO
ROBERTO
BELLA VISTA
MARACAIBO
124566
JESÚS
HATICOS
MARACAIBO
257896
SONIA
SABANETA
CARACAS
356668
NÚMERO
SALDO
124566
125.000,00
356668
90.000,00
257896
279.899,45
Figura 4. Modelo de Base de Datos Relacional. Fuente: Korth y
Silberschartz (1989, p.8)
Los datos se almacenan como tablas y las relaciones entre filas y las
tablas son visibles en los datos, y los us uarios pueden consultar las tablas,
insertar nuevas, eliminar, modificar y actualizar.
Las bases de datos relacionales están constituidas por una o más tablas
que contiene la información ordenada de una manera organizada.
47
Por otra parte, las bas es de datos relacionales cumplen las siguientes
leyes básicas:
v Generalmente contendrán muchas tablas.
v Una tabla sólo contiene un número fijo de campos.
v El nombre de los campos de una tabla es distinto.
v Cada registro de la tabla es único.
v El orden de los registros y campos no está determinados. Monografía.
com (24/11/03)
Debido a las ventajas expuestas con anterioridad que presenta el modelo
de base de datos relacional, la investigación hará uso de este modelo de
base de datos para el diseño de la misma.
2.3.- Teoría de los Procesos Administrativos.
Esta teoría envuelve el conjunto de procesos, procedimientos y métodos
utilizados por la administración para el logro de sus fines y objetivos, a través
del
perfeccionamiento de los mismos para alcanzar un alto grado de
eficiencia, derivada de la utilización práctica que de ellos se haga. Melenkoff
(1990, p.19-20)
48
2.3.1.-Proceso Administrativo.
Según
Hampton
(1991,
p.22).
“la
perspectiva
tradicional
de
la
administración ve en ella un conjunto común de procesos que, cuando se
efectúan debidamente, favorecen la eficacia y eficiencia organizacional “.
En otras palabras, el proceso administrativo constituye las fases o
funciones de la administración (es el proceso de diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas, trabajando en grupo, alcanzan con
eficiencia las metas seleccionadas) e implica todo el ambiente en el cual se
desarrollan como: Cálculo de nómina, prestaciones sociales, vacaciones,
utilidades, liquidación final de prestaciones sociales, entre otros.
Por otra parte, el proceso administrativo involucra cuatro (04) funciones
específicas:
Ø Planificación: La planificación no tiene un principio ni un final; por el
contrario, se trata de un proceso continuo para establecer planes
(estrategias, metas, programas y políticas) a corto y largo plazo para lograr
los objetivos de la organización y establecer los procedimientos adecuados
para alcanzarlos.
Así mismo los planes son la guía de la organización para obtener y
comprometer los recursos requeridos para llevar a cabo los objetivos, los
miembros de la organización trabajarán en forma congruente con los
objetivos y procedimientos elegidos, y efectuar controles y mediciones a los
49
objetivos de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se hagan las
medidas correctivas.
Ø Organización: Para Thierauf (1991, p.21) “organizar significa desarrollar una estructura lógica para efectuar cambios”, y la cual consiste en
establecer una estructura organizacional una vez que los planes son
ejecutados se debe relacional al personal, funciones y tecnología con los
objetivos preestablecidos.
En otras palabras, es el proceso mediante el cual se ordena, distribuye el
trabajo, autoridad y recursos entre los miembros de la organización para que
trabajen juntas con la finalidad de alcanzar las metas de la misma. Stoner,
Freeman y Gilbert Jr. (1996)
Ø Dirección: Es el proceso por el cual se dirige, motiva y estimula al
personal de una empresa con respecto a una tarea o actividad para que
actúe de acuerdo con los planes preestablecidos.
Ø Control: Según Stoner y Wankel (1998), es imposible imaginar una
organización o empresa totalmente desprovista de control.
El control según Koontz (1998, p.654) “es la medición y corrección del
desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la
empresa y de los planes ideados para alcanzarlos”.
En conclusión, es el proceso mediante el cual se supervisa y se compara
los resultados obtenidos contra los esperados y en el cual se asegura que la
acción dirigida se éste llevando a cabo de acuerdo a los planes.
50
2.3.2.-Control Administrativo.
Para
Mockler R. (1990, p.213), el
control
administrativo
es:
…“un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con
objetivos de planificación, para comparar los resultados reales con las
normas previamente
preestablecidas, para
determinar
si
existen desviaciones y para medir su importancia, así como para
tomar aquellas medidas que se necesiten
para garantizar
que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más
eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa”.
Por otra parte, en el control administrativo deben considerarse cuatro (04)
pasos básicos a saber: (Ver Figura 5)
Establecer normas
y métodos para
medir el desempeño
Medir el
desempeño
El desempeño
Se cirñe
A las normas
Si
No
Tomar medidas
Correctivas y
volver a evaluar
las normas
No hacer
nada
Figura 5. Pasos básicos del proceso de control. Stoner y otros (1996,
p.612)
* Establecer las normas y métodos para medir el rendimiento de una
situación actual con respecto a las metas y objetivos establecidos en la
planificación.
51
* Medir los resultados, del desempeño y todos los procesos de control, en
una forma constante y repetitiva según la frecuencia del tipo de actividad que
se mida.
* Determinar si los resultados corresponde a los parámetros (estándares ),
si el desempeño concuerda con el estándar establecido, es decir, si el
desempeño
corresponde
con
los
estándares
establecidos,
los
administradores supondrán que todo esta bajo control y no tendrán que
intervenir. Stoner y Otros (1996)
* Tomar medidas correctivas, las variaciones, errores o desviaciones
deben corregirse para la normalización de los procesos, operaciones entre
otros sea alcanzada. La tom a de medidas correctivas busca lograr la
coherencia entre lo realizado y lo que se pretendía realizar. Chiavenato
(2001, p.624)
Para la presente investigación se debe llevar a cabo un buen control
administrativo en todo lo que involucre a los procesos administrativos
relacionados (Cálculo de Obligaciones Laborales, cálculo de nómina) y la
gerencia misma de la Organización Denu para la toma de decisiones.
2.4.- Nómina.
Definida como una lista de todos los empleados y obreros en la que se
muestran los detalles más impuestos referentes a su salario, especialmente
52
a su salario bruto, deducciones o descuentos y salario neto. ( Anthony R.,
1992, p.85).
Además, también se consideran un registro que muestra el salario
devengado a cada uno de los obreros o empleados, durante cierto período,
así como las diversas deducciones por retenciones de contratación laboral
(SSO, Ley de Política Habitacional, entre otros), préstamos personales y
asignaciones (Horas extras, Bono Nocturno, entre otros). En algunos casos,
la nómina también muestra la especialización de cada obrero o empleado y
la cantidad existente dentro de la empresa.
En este mismo orden de ideas, para Redondo (1992, p.432) la nómina es
una relación de pago de obreros y empleados correspond ientes a un período
determinado, el cual puede ser semanal, quincenal o mensual, dependiendo
de las costumbres y leyes vigentes en el país.
En conclusión, la nómina es el conjunto de asignaciones y deducciones
realizada a cada uno de los trabajadores de una empresa, sobre la base de
principios establecidos, tanto administrativos, legales como contractuales.
2.4.1.- Características de las Nóminas.
En criterio de Castellano (1997), las nóminas deben contener los datos
siguientes:
* Datos personales del empleado u obrero (Nombre completo, cédula de
identidad, dirección, teléfono, entre otros), además la ficha de Seguro.
53
* Fecha de Ingreso.
* Salario o sueldo.
* Asignaciones.
* Deducciones contractuales.
* Deducciones por Anticipos, préstamos o vales.
* Total a pagar.
* Fecha de Egreso (Retiro voluntario o Despido).
2.4.2.- Clasificación de la Nómina.
De acuerdo con Verges (2000, p.3), se tipifican en las siguientes
categorías:
a) De acuerdo al tiempo, en semanal, quincenal y mensual.
b) Según a la jerarquía, en diaria, quincenal, mensual y alta o ejecutiva.
c) De acuerdo al concepto a cancelar en salarios, vacaciones, utilidades y
otros.
Por otra parte Sánchez (1993, p.39) expresa que la nómina puede
clasificarse en:
a) Nómina Semanal, la cual está formada por los salarios pagados a los
obreros (trabajadores que ejecutan labores físicas o manuales) durante una
semana.
b) Nómina Quincenal, es el documento que encierra sueldos pagados a
empleados (trabajadores que ejecutan generalmente labores intelectuales) y
abarca quince (15) días.
54
c) Nómina Confidencial, conformada por sueldos pagados a altos
funcionarios de la empresa.
En el mismo orden de ideas, normalmente, según Redondo (1992, p.432),
el pago de los denominados obreros se conoce como salario o jornal y suele
pagarse semanalmente, mientras que el de los empleados se conoce como
sueldos y se acostumbra a pagar quincenal o en otros casos mensualmente,
otorgando un adelanto quincenal.
En conclusión, la nómina es un documento contable y de control que
muestra el pago neto de un trabajador de una empresa, junto con las
asignaciones y deducciones correspondientes en un período determinado.
2.4.3.- Procesos de Nómina.
Los procesos de nómina, de acuerdo con Catácora (1997, p.287), son
todas aquellas etapas en las cuales se divide las operaciones relacionadas
con el personal de una empresa u organización, las cuales incluyen:
reclutamiento y selección, ingreso de personal, entrenamiento y desarrollo,
control de asistencias y horas trabajadas, beneficios por vacaciones y otras
prestaciones, cumplimientos de obligaciones gubernamentales, planes de
pensión y jubilaciones, préstamos al personal, entre otros.
Asimismo, para realizar las diferentes funciones correspondientes al ciclo
de nómina se puede contar con los siguientes sistemas, entre otros:
o De nómina: Este
sistema es utilizado para realizar
los cálculos
55
necesarios de asignaciones y deducciones para cada empleado u obrero, al
cual se le efectúan pagos.
o De beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que
deben ser pagados a los empleados u obreros por efecto de contrato o de la
ley
laboral,
entre
estos
beneficios
encontramos
a
las
vacaciones,
prestaciones sociales, bonificaciones, entre otros.
o De préstamos a empleados: Sirve para c ontrolar la cantidad de prés
tamos y anticipos entregados a los empleados.
o De información sobre nómina: Tiene com o objetivo suministrar toda
la información requerida por la gerencia y administración, en cuanto a:
estadísticas del personal por departamento, rotación de personal, promedios
de sueldos, de préstamos, utilidades, entre otros.
En la Figura 6, se muestra un modelo de las operaciones relacionadas
con el ciclo de nómina y que generan registros administrativos para la toma
de decisiones.
Reclutamiento y
Selección
Recibo
de Pagos
Recibo de
Aportes
Evaluación
del
desempeño
Trabajador
Contrato de
Préstamo
Recibo
Facturas del
Proveedor
Planillas
de Pago
Figura 6. Operaciones que generan Registros en el Ciclo de Nómina.
Fuente: Catácora (1997, p.288)
56
En tal sentido, toda la información relacionada con los trabajadores de la
empresa se archiva en el maestro de empleados en el cual se registran
datos como: cédula del empleado, nombre, fecha de ingreso, cargo,
departamento, sueldo mensual o semanal, entre otros.
Por otra parte, Brito (1996, p.811) expone que el proceso de elaboración
de la nómina de pagos debe efectuarse cada vez que se inicia un período de
pago, los cuales están claramente definidos por la Ley Orgánica de Trabajo
(L.O.T)
Al mismo tiempo, continúa el autor, el diseño del formato en el cual se
elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y características de la
empresa, si es realizada manual o automatizada.
En consecuencia, prosigue el autor el formato puede estar conformado
por la identificación de cada trabajador (Nombre y cédula), días a pagar,
remuneración, ya sea fija o variable; deducciones legales y administrativas,
saldo de préstamos realizados a los empleados y el neto a pagar.
Igualmente Verges (2000, p.3) expresa que el formato denominado
comprobante de pago contendrá la información individualizada de lo que
cobrará y se le deducirá periódicamente a cada trabajador; al respeto el Art.
133 de la L.O.T parágrafo 5º establece que el patrono deberá informar a sus
trabajadores, por escrito detalladamente y al menos una vez al mes, las
asignaciones salariales y deducciones realizadas.
57
2.4.4.- Definición de Conceptos de Pago.
Estos , según Ayala (2000, pp.1-4) son las diferentes denominaciones
usadas en las nóminas de las empresas para la administración de los pagos
a los trabajadores.
De acuerdo a su operación, continúa el autor, éstos se clasifican en
asignaciones y deducciones, y dependiendo de su origen y fuente se pueden
dividir entre fijos o variables.
Según esta misma fuente, los conceptos de pago de nómina más utilizados
en Venezuela, son:
o Fijos: son aquellos conceptos de pago (asignaciones y deducciones)
los cuales son calculados regularmente de manera automática en cada
período de nómina, sean estas semanales, quincenales o mensuales, como
sueldo nominal, prima por profesionalización, seguro social obligatorio,
seguro de paro forzoso, política habitacional.
o Variables: pagos calculados dependiendo de una variación en su
condición normal de trabajo o por eventos ocurridos dentro de un período de
pago.
Por otra parte, para poder procesar su pago, estos conceptos deben ser
reportados a la persona encargada de la administración de la nómina con la
finalidad de registrarlos para el período correspondiente, ejemplo de estos
58
pagos variables se citan a: horas extras, feriados, bono nocturno y
bonificaciones especiales, entre otros.
a) Conceptos de Asignaciones.
Son aquellos conceptos de pago que se suman al salario del trabajador.
Estos conceptos de pago dependiendo de su naturaleza, se consideran:
o Salario Integral, para los efectos de acumulados (Ingresos y egresos
que se deberán abonar o cargar a los períodos en los cuales correspondan
sin tener presente el cobro o pago de los mismos) para el cálculo de
prestaciones sociales (antigüedad, vacaciones, utilidades, entre otros),
igualmente se consideran para el cálculo de retenciones oficiales (son todos
aquellos conceptos derivados de la seguridad social y el impuesto sobre la
renta a los empleados).
o Salario normal o fijo, el cual esta constituido por las remuneraciones
salariales devengadas por el trabajador en forma regular y permanente por la
prestación de sus servicios.
o Salario variable , en este salario se incluyen los incentivos que se
calculan en base a la productividad para un período determinado,
observándose que el trabajador no recibe la misma remuneración
periódicamente.
b) Conceptos de Deducciones.
Son aquellos conceptos deduc idos del salario del trabajador, por lo
general estos conceptos representan las retenciones efectuadas por las
59
empresas con carácter obligatorio para la seguridad social del trabajador,
según regulaciones oficiales de la ley (seguro social, paro forzoso, ley de
política habitacional, entre otros ).
También, existen conceptos de deducciones individuales que son
aplicados al trabajador, ya sean por aportes de este contemplado en la
contratación colectiva o por relaciones emanadas por tribunales de la
república.
Asimismo Verges (2000, p.6) clasifica las deducciones en dos grandes
grupos:
a) Voluntarias:
Cuotas: Son las contempladas en el parágrafo Único del Artículo 132 de
la L.O.T ., el cual establece: descuentos sindicales, caja de ahorros y
contribuciones para fines artísticos, culturales, deportivos y gremiales.
Préstamos: Son los créditos concedidos directamente por el patrono,
entre los cuales se encuentran: los vales de caja y los préstamos. Igualmente
se contemplan los avales que consisten en créditos otorgados por terceros
con garantía de pago por parte de la empresa. Los avales se conocen
también como créditos o descuentos comerciales.
Al mismo tiempo, la amortización de los préstamos y/o créditos según el
Artículo 165 de la L.O.T no podrá exc eder de un 33,33% del equivalente a lo
cobrado en una semana, quincena o mes de trabajo, y en caso de culminar
60
la relación laboral se podrá descontar del monto a pagar por cualquier
concepto de las prestaciones del servicio hasta un 50%.
b) Deduccione s impuestas : Son aquellas que escapan a la voluntad del
trabajador y por s er ajustadas a la norma legal, éste se obliga a cumplir con
ellas.
2.4.5.- Conceptos
que
se
aplican
en
una
Liquidación de
Prestaciones Sociales.
Son conceptos de asignaciones y deducciones que se aplican al finalizar
una relación laboral, estos conceptos están regulados por la L.O.T y son de
cumplimiento obligatorio por parte de las empresas, tales como: preaviso,
antigüedad, intereses sobre prestaciones, vacaciones fraccionadas y/o
vencidas, bono vacacional fraccionado y/o vencido, utilidades del ejercicio y
anticipos de prestaciones sociales.
a) Vacaciones y bono vacacional.
Consiste en remunerar al trabajador con ocasión de su descanso anual,
no obstante el dinero recibido por este concepto forma parte del salario que
recibe durante los 12 meses del año, normalmente estas cantidades están
comprendidas en el presupuesto personal o familiar, por lo cual la ley vigente
ha convenido un pago adicional que recibe el nombre de Bono Vacacional.
A este respecto, Alfonso y Guzmán (2000, pp.261-262) expresa que
además del salario normal correspondiente al período de las vacaciones
61
anuales, previene el Artículo 223 de la L.O.T el pago de un bono especial al
trabajador con el fin de incrementar la posibilidad del más intenso disfrute
personal y familiar del descanso. Este bono será equivalente a un mínimo de
siete (7) días de salario normal más un (1) día adicional por cada año de
servicios del trabajador desde la vigencia de la L.O.T (01 de Mayo de 1991),
hasta un máximo de veintiún días (21) de salario.
b) Participación en los beneficios (Utilidades).
Las utilidades son un derecho adquirido de los trabajadores consagrada
en los Artículos 174 al 184, inclusive de la L.O.T; en el Artículo 174 pauta
que las empresas estarán obligadas a distribuir entre sus trabajadores, por lo
menos el quince por ciento (15%) de los beneficios líquidos obtenidos si
fuese el caso al fin de su ejercicio anual.
c) Preaviso.
De acuerdo con Alfonso y Guzmán el preaviso (2000, p.341) es la
notificación que cada parte está en el deber de hacer a la otra, con la
anticipación prevista legal o convencionalmente de su voluntad de terminar el
contrato laboral a tiempo indeterminado por causas no justificadas según la
ley, y el cual tiene un mínimo de una semana a noventa (90) días de preaviso
según el tiempo laboral del trabajador, sí alguna de las dos partes dejaré de
cumplir dicho preaviso, se le descontará sí es el trabajador de su liquidación
final y si es por parte de la empresa se hará una indemnización según
Artículos 106 y 107 de la L.O.T., ejusdem.
62
d) La prestación de antigüedad e indemnización derivada de la
relación laboral.
Sobre este aspecto, Alfonso y Guzmán (2000, p.349-354) manifiesta: que
el derecho de antigüedad del trabajador tradicionalmente asentado en la
sencilla operación aritmética de multiplicar el último salario por sus años de
servicio, es tratado en cinco (5) formas distintas por la L.O.T reformada para
el 19 de Junio de 1997 y el cual contempla en los siguientes Artículos:
a) Como derecho a la suma de cinco (5) días de salario por mes
acreditada en la contabilidad del patrono, o depositada en fideicomiso o en
un fondo de prestaciones de antigüedad, a partir del cuarto mes de su primer
año de trabajo (Artículo 108).
Una vez que el trabajador tenga más de seis (6) meses de servicio para
la fecha de entrada en vigencia la Ley, la prestación de antigüedad se
abonará o depositará desde el primer mes (Artículo 665).
b) como derecho a la suma de dos (2) días de salarios por año, después
del primer año de servicios o fracción superior a seis (6) meses contados a
partir del 19 de Junio de 1997, acumulativos hasta treinta (30) días (Artículo
108) complementaria del punto anterior.
c) Como derecho a una cantidad exigible a la terminación del contrato por
cualquier causa (Artículo 108, parágrafo 1º), resultante de restar el total de lo
abonado o depositado mensualmente, según el literal “a”, superior de la
63
suma equivalente a quince (15) días de salario después de tres (3) meses y
menos de seis (6) meses de antigüedad; cuarenta y cinco (45) días de
salario, después de seis (6) meses y menos de un (1) año de antigüedad; y,
sesenta (60) días de salario, después de un (1) año, cuando en su último año
tenga más de seis (6) meses de servicio.
Adicionalmente, el trabajador recibirá una indemnización sustitutiva del
preaviso previsto en el Artículo 104 de la L.O.T, en los siguientes montos y
condiciones:
* Quince (15) días de salario, cuando la antigüedad fuere mayor de un
mes y no excediere de seis (6) meses; treinta (30) días de salario, cuando
fuere superior a seis (6) meses y menor a un (1) año; cuarenta y cinco (45)
días de salario, cuando fuere igual o superior a un (1) año; sesenta (60) de
salario, cuando fuere igual o superior a dos (2) años y no mayor de diez (10)
años; y noventa (90) días de salario, si excediere del límite anterior (Artículo
125).
d) Como derecho a una indemnización, efecto del corte de cuenta para
liquidar y cancelar la antigüedad anterior a la reforma (Artículo 666).
e) Como resultado, la prestación de antigüedad será calculada con base
en el salario devengado en el mes que corresponda lo acreditado o
depositado, incluyendo la cuota parte de lo percibido por concepto de
participación en los beneficios o utilidades de la empresa.
64
Por otra parte, el derecho de crédito por antigüedad tiene caracteres
complejos: es alienable, desde luego que puede ser transferido en
fideicomiso por el trabajador, pero no en relación con el patrono, a quien no
es transferible total ni parcialmente mediante actos voluntarios de disposición
durante la vigencia del respectivo contrato, por oponerse a ello la
irrenunciabilidad consagrada en los artículos 85 de la Constitución y 3 de la
L.O.T., es también transferible por herencia, e inclusive, por el derecho de
concurrencia reconocido a los parientes del trabajador, cuando la relación de
trabajo haya culminado por muerte del empleado u obrero.
Del mismo modo la prestación de antigüedad devengará intereses
(Artículo 108 de la L.O.T) según las siguientes opciones:
* Al rendimiento que produzcan los fideicomisos o los fondos de
prestación de antigüedad, según sea el caso y, en ausencia de éstos o hasta
que los mismo se crearen, a la tasa del mercado si fuese en una entidad
financiera.
* A la tasa activa determinada por el Banco Central de Venezuela,
tomando como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y
universales del país, sí el trabajador hubiere requerido de los depósitos se
efectuasen en un fideicomiso individual o en un fondo de prestaciones de
antigüedad o en una entidad financiera, y el patrono no cumpliera con lo
solicitado.
65
* A la tasa promedio entre la activa y la pasiva determinada por el BCV,
tomando como referencia los seis (6) principales bancos comerciales y
universales del país , si fuere en la contabilidad de la empresa.
Por otro lado, los intereses estarán exentos del Impuesto sobre la Renta
(ISLR); deben ser acreditados o depositados mensualmente y pagados al
cumplirse cada año de servicio, salvo que el trabajador expresamente
manifieste su voluntad de capitalizarlos.
Finalmente, el trabajador tendrá derecho al anticipo (de acuerdo al
Artículo 108, Parágrafo 2º, L.O.T) hasta un 75% de lo depositado o
acreditado por concepto de antigüedad, para satisfacer obligaciones
derivadas de:
* Construcción y mejora de la vivienda.
* Liberación de hipoteca u otro gravamen sobre la vivienda de su
propiedad.
* Pensiones escolares.
* Gastos por atención médica y hospitalaria.
2.4.6.- Conceptos de Aportes de Empresas.
Son aquellos conceptos aplicados a la empresa como patronos, estos
conceptos de acuerdo a su naturaleza deben ser enterados en las
Instituciones correspondientes ( S.S.O., INCE, entre otras ), existiendo
también conceptos de aportes de empresas derivados de los compromisos
66
en su contratación colectiva, convenidos con los trabajadores (seguro de
vida, hospitalización, maternidad y otros).
3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.
Automatización: Realiz ación de un
proceso
por
máquinas
sin
intervención humana. (Vaquero y Joyanes, 1985, p.19).
Atributo: Es una unidad básica e indivisible de información acerca de
una entidad o una relación y sirve para identificar y describir a las mismas
(Cárdenas, 2004, 10/06/04).
Datos: Hechos en bruto considerados de forma aislada. Materia prima de
la información o datos elaborados según las necesidades determinadas de
un usuario o grupo de ellos. Los datos se contiene, de forma no
necesariamente ordenada, en formularios impresos, archivos y similares.
(Plágaro, J. 1996, p.97)
Entidad: Es un objeto tangible (persona, cosa) o intangible (concepto,
lugar) que posee propiedades denominadas atributos, que lo identifica y lo
diferencia de otro similar o de igual naturaleza (Montilva, 1992, p.234)
Información: En
general, es
cualquier
mensaje
capaz
de
ser
representado y manipulado. Resultado del tratamiento de los datos
presentado en un formato determinado. (Vaquero y otros, 1985, p.107)
Menú: Lista de opciones y comandos disponibles, mostrados en pantalla,
los cuales ejecutan actividades relacionadas a un sistema específico.
(Freedman, 1993)
67
Módulo: Conjunto de instrucciones de programa que puede ser invocado
por medio de su nombre propio. (Montilva, 1992, p.C-7)
Relación: Asociación entre entidades. Por ejemplo, un "alumno" tiene
una "asignatura". (Cárdenas, 2004, 10/06/04).
Sueldo y salario: Son
todas
aquellas
retribuciones
que
percibe
una persona a cambio de un servicio prestado con un trabajo a otra persona,
para alguna actividad productiva o para la prestación de un servicio.(Ossorio,
p.655)
Usuarios: Toda persona que utiliza los servicios de un sistema de
computadoras. (Da Costa, 1988, p.301).
Vacaciones: Constituyen el derecho y la obligación que la ley reconoce e
impone a todos los trabajadores por cuenta ajena, de no trabajar durante un
número determinado de días cada año, menor o mayor según la antigüedad
en el empleo, y sin dejar de percibir su retribución íntegra durante el plazo de
descanso. (Ossorio, p.774)
4.- SISTEMAS DE VARIABLES.
El sistema de variables de la investigación está comprendido por:
a) Sistema de información automatizado.
Conceptualización es,
“un sistema hombre-máquina que procesa
datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que
ocurren y las entidades que forman una organización, y proporcionar
información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones
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en una organización”. Montilva (1995, pp.1-3)
Operacionalmente, consiste en mejorar un proceso que se realiza en
forma manual o semiautomatizado
mediante el uso del computador. Así
mismo, es un conjunto de elementos integrados para recolectar, procesar,
almacenar y divulgar información oportuna y eficaz para la toma de
decisiones de la gerencia, en cuanto sí se autoriza o no un préstamo para el
personal, cuándo y quienes saldrán de vacaciones según las necesidades de
la empresa, entre otras, y a su vez el sistema permitirá automatizar y
optimizar la integración del control administrativo y cálculo de nómina de las
dos (02) empresas adscritas en la ciudad de Maracaibo de la Organización
Denu.
b) Control Administrativo:
Conceptualmente es, “el control como función administrativa, que
forma parte del proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y
controlar. En este caso, es la función de acompañar y evaluar lo que fue
planeado, organizado y dirigido para detectar desviaciones o variaciones
presentadas y efectuar las correcciones necesarias”. Chiavenato (2001,
p.619)
Operacionalmente, se llevará efecto en los procesos administrativos,
tales
como: Cálculo de nómina, control y cálculo de asignaciones y
deducciones de obligaciones contractuales y/o laborales, ingreso y egreso
del personal entre otras, evitando así la duplicidad de datos e información,
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pérdida de tiempo en la búsqueda de datos personales del personal entre
otros, es decir, reorganizar los procesos para lograr los objetivos de la
organización.
c) Cálculo de nómina:
Conceptualmente es, el “pago de nómina significa naturalmente el
desembolso de cantidades en efectivo; por tanto, la decisión de los
procedimientos seguidos en el pago de nómina debe ocupar un lugar
importante”. Hormes, Arthur W. (1995, pp.107-110).
Operacionalmente, refleja el pago neto de cada trabajador, donde se
efectúan operaciones matemáticas de las asignaciones y deducciones
estipuladas en la ley de trabajo, que a su vez se relacionan con los procesos
administrativos que se desean integran para el control administrativo y de
esta manera generar información oportuna, clara y precisa para que la
gerencia o parte administrativa tome las decisiones que ellos crean
convenientes para la empresa, a saber, qué cantidad acumulada de
préstamos tiene un empleado, es posible otorgarle otro préstamo, sus
prestaciones sociales acumuladas cubre el 75% que la ley de trabajo
establece para el otorgamiento de préstamos, cuánto se canceló
utilidades, vacaciones entre otros.
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