Manual de procedimientos

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA
OFICINAS Y CENTROS DE
CRUZ ROJA ESPAÑOLA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OFICINAS Y CENTROS DE CRUZ ROJA ESPAÑOLA
INDICE
Páginas
INTRODUCCIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
MANTENIMIENTO MANUAL ...................................................................
RECOMENDACIONES GENERALES ........................................................
INMOVILIZADO MATERIAL .....................................................................
INMOVILIZADO INMATERIAL ................................................................
EXISTENCIAS .................................................................................................
INMOVILIZADO FINANCIERO .................................................................
INGRESOS DIVERSOS ..................................................................................
TESORERIA: Caja, Bancos y Tesorería compartida ..................................
COMPRAS Y GASTOS ..................................................................................
PRESTAMOS ..................................................................................................
PROVISIONES, CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS ........................
FONDO SOCIAL, RESERVAS Y RESULTADOS
PENDIENTES DE APLICACIÓN.................................................................
CUENTAS CORRIENTES INTERNAS .......................................................
PERSONAL .....................................................................................................
ORGANISMOS PUBLICOS – HACIENDA PUBLICA
SEGURIDAD SOCIAL ...................................................................................
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES .......................................
SUBVENCIONES: ..........................................................................................
17.1 Subvención Programa Operativo Plurirregional. Red Interlabor@
17.2 Subvención con cargo al 0’52% de IRPF
DONACIONES ..............................................................................................
CUENTAS A COBRAR – OTROS DEUDORES ........................................
CUENTAS A PAGAR – OTROS ACREEDORES ......................................
AJUSTES POR PERIODIFICACION PASIVO ..........................................
CONSOLIDACIÓN .......................................................................................
OFICINAS LOCALES ...................................................................................
ASPECTOS A CONSIDERAR AL CIERRE DE CADA EJERCICIO ......
COOPERACIÓN INTERNACIONAL. CONTRIBUCIÓN
DE LA RED TERRITORIAL ........................................................................
RELAIÓN DE MODELOS Y ANEXOS INCLUIDOS
EN EL MANUAL .........................................................................................
1.1
2.1 – 2.5
3.1 – 3.3
4.1
5.1 – 5.3
6.1 – 6.2
7.1 – 7.7
8.1 – 8.4
9.1 – 9.3
10.1 – 10.2
11.1 – 11.2
12.1
13.1 – 13.2
14.1 – 14.3
15.1 – 15.2
16.1 – 16.2
17.1 – 17.16
18.1
19.1 – 19.2
20.1
21.1
22.1 – 22.2
23.1 – 23.2
24.1 – 24.4
25.1 – 25.3
26.1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INTRODUCCION
Una vez que todas las Oficinas y Centros de Cruz Roja Española han sido objeto
de auditoría y, en base a las deficiencias detectadas, se hace necesario el contar con
un Manual de Procedimientos en el que se incluyan los controles, procedimientos
y modelos que contribuyan a conseguir un ambiente de control adecuado,
logrando la unificación y homogeneización en todas las áreas funcionales de Cruz
Roja.
Sin duda, una correcta implantación de los procedimientos que en páginas
posteriores se relacionan, contribuirán a una mejora en la gestión y un refuerzo en
el control económico-financiero.
Por otro lado, se ha intentado incluir en este Manual todos aquellos
procedimientos que se consideran mínimos para conseguir un adecuado ambiente
de control interno. No obstante este Manual es abierto, por lo que en el futuro se
podrán incorporar nuevos procedimientos que puedan considerarse necesarios o
que puedan contribuir a mejorar los ya implantados.
Señalar, por otro lado, que tanto las características tan particulares de la
Institución como la relación que existe entre el coste de implantación de un
determinado procedimiento y el beneficio a obtener por ese procedimiento, hacen
que en determinados casos se haga necesario evaluar la implantación o no de uno
o varios de los procedimientos que en hojas posteriores se relacionan, si el coste de
su implantación supera al beneficio que se desea.
Igualmente, al tratarse de un Manual abierto, las sugerencias y comentarios que
deseen hacerse al mismo desde la red territorial serán tenidas en cuenta y, en su
caso, incorporadas al mismo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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1.1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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1. MANTENIMIENTO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El mantenimiento del Manual de Procedimientos será responsabilidad del
Servicio de Contabilidad (Jefe de servicio si lo hubiese) así como el control del
cumplimiento de las instrucciones que emanan del mismo.
El Jefe de contabilidad, si existe, o el Servicio de Contabilidad, en todo caso,
guardará las hojas sustituidas en una carpeta de modificaciones a fin de poder
volver sobre la información anterior ante cualquier eventualidad que se presente.
Toda modificación que pueda surgir, se remitirá para su inclusión en el Manual,
procediendo a sustituir la/s hoja/s modificada/s.
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2.1
2. RECOMENDACIONES GENERALES
Como paso previo a las especificaciones propias de cada área, enumeramos una serie de
recomendaciones generales, que podemos resumir en los siguientes puntos:
1.
La contabilidad deberá llevarse de acuerdo con el Plan General de Contabilidad de Cruz Roja
Española, adaptado para las Oficinas y Centros.
2.
Deberán prepararse estados financieros mensuales (Balances de Situación y Cuentas de
Pérdidas y Ganancias).
3.
Debería establecerse un organigrama funcional de cada Oficina/Centro, de tal forma que
quede claramente fijado el nivel de responsabilidades, la asignación de las funciones de
autorización, custodia y registro, estableciendo una adecuada segregación de funciones y
donde se muestre de forma clara y concisa las responsabilidades y las relaciones de los
distintos niveles de la Oficina/Centro.
El organigrama funcional nos ofrecerá una visión resumida e inmediata de la organización
establecida y, en fin, de la división del trabajo.
4.
Las funciones contables y de tesorería deberán estar separadas claramente, de tal forma que
la misma persona no ostente la responsabilidad de ambas funciones.
5.
Todas las Oficinas y Centros de Cruz Roja deberán proceder a la creación y puesta en
funcionamiento de aquellos comités y comisiones establecidos como obligatorios en los
Estatutos de Cruz Roja, Reglamento General Orgánico y Reglamento General de los
establecimientos sanitarios de Cruz Roja Española.
Igualmente, proceder a la constitución de otras comisiones que, no siendo obligatorias,
puedan contribuir a la mejora del control económico financiero y de la gestión.
En todos los casos habrá que tener en cuenta los siguientes extremos:
Hospitales y Centros Sanitarios:
JUNTA DE GOBIERNO
- Es el órgano colegiado de superior rango en la dirección del Centro.
- Se deberá reunir, con carácter ordinario, al menos cuatro veces al año y con carácter
extraordinario, cuando lo decide el Presidente por sí o a propuesta de un tercio de sus
miembros o del Director del Centro.
- El Secretario de la Junta será el encargado de redactar el acta de cada una de las sesiones,
debiendo custodiar el libro de actas.
- Una copia del acta de cada reunión será remitida por el Secretario de la Junta a la Oficina
Central.
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2.2
JUNTA TECNICO-SANITARIA
- Es el órgano consultivo de la Junta de Gobierno y del Director.
- Deberá reunirse al menos una vez al trimestre, una de ellas necesariamente para informar
del Plan Económico del Centro.
- Serán miembros natos el Director, el Subdirector y los responsables de Enfermería y
Administración.
- Los informes propuestos de esta Junta Técnico-Sanitaria serán trasladados a la Junta de
Gobierno.
Oficinas Territoriales:
- Las reuniones de los órganos colegiados de asesoramiento, órganos de gobierno y de los
órganos de control, deberán contar con el acta que deberá levantar el Secretario de la
misma. Estas actas deberán prepararse por triplicado, custodiando una en el libro de actas,
enviando otra al Presidente del órgano superior y por último, remitiendo otra a la Oficina
Central.
- Las reuniones de estos órganos serán, por analogía, las mismas que las reuniones que
deban celebrarse en cuantos órganos colegiados y comisiones puedan existir en la Oficina.
COMITES LOCALES, COMARCALES, PROVINCIALES Y AUTONOMICOS
- Se reunirán, con carácter ordinario, al menos dos veces al año y, con carácter
extraordinario, cuando lo convoque su Presidente por decisión propia o a solicitud, como
mínimo de un tercio de sus componentes.
COMISIÓN DE CONTROL PRESUPUESTARIO Y COMITÉ DE DIRECCION
- Aunque la creación y posteriores reuniones de estos órganos no es obligatoria, en el caso
de que fueran creados, deberá quedar constancia escrita en actas, tanto de su creación
como de las posteriores reuniones que puedan realizarse. Igualmente, deberá remitirse
copia a Oficina Central y custodiarse en la propia Oficina otra copia.
COMISIÓN DE FINANZAS
- La Comisión de Finanzas, que deberá estar constituida en los ámbitos autonómicos y
provincial, se ocupa de los presupuestos y de los aspectos financieros y contables, es un
órgano de asesoramiento y control.
- Del acta de su constitución así como de todas las reuniones que se produzcan deberá
quedar constancia escrita. Una copia se custodiará en la Oficina en el Libro de Actas
abierto al efecto y otra copia se remitirá a la Oficina Central.
- El acta de cada reunión será aprobada en la reunión posterior que se celebre.
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2.3
COMISIÓN DE GARANTÍAS DE DERECHOS Y DEBERES
- Se ocupa de la resolución de conflictos motivados por infracciones contra los Principios
Fundamentales de la Cruz Roja o por transgresiones de derechos y deberes en el ámbito
de la Institución por miembros de Cruz Roja Española o de los órganos de Gobierno de la
Institución en todos los ámbitos territoriales.
- En los ámbitos autonómicos y provinciales podrán constituirse estas Comisiones por
decisión de la Comisión Nacional.
- De cada reunión quedará constancia escrita en un acta. Esta acta será aprobada en la
reunión posterior que se celebre.
6.
Todas las Actas deberán estar debidamente firmadas por las personas que en cada caso
ostenten la necesaria representación de las mismas.
7.
La Comisión de Finanzas o el órgano colegiado de Gobierno correspondiente, serán los
encargados de fijar las normas y criterios en cuanto a nivel de autorizaciones, aprobaciones,
contratación de personal y, en general, todas aquellas que puedan influir sobre la gestión de
cada Oficina/Centro. Este nivel de autorizaciones y aprobaciones establecido deberá
respetarse escrupulosamente, quedando constancia escrita de los mismos.
8.
Implantación de los procedimientos, normas y formularios recogidos tanto en este Manual
como en el que emitió la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y que
obra en poder de todas las Oficinas Territoriales.
9.
Deberá establecerse un adecuado sistema de archivo de documentos y/o justificantes
económico-contables generados por la Oficina/Centro. Sería recomendable el establecimiento
de un sistema de archivo en el que todos los documentos y/o justificantes se numeren de
forma correlativa utilizando para ello cualquier criterio que facilite su localización. (Números
que automáticamente asigne el ordenar, número de asiento, etc.).
Todos estos documentos y/o justificantes así numerados se archivarán en carpetas A-Z
ordenados de menor a mayor, adjuntando a cada hoja de codificación todos los documentos
que soporten el/los asiento/s incluido/s en la misma, de tal forma que se facilite su
localización para consultas, modificaciones, etc.
10. Como regla general y para todo tipo de cuentas, se utilizará obligatoriamente el denominado
“Principio del devengo” como norma a seguir, es decir, contabilizar un ingreso o gasto en el
momento en que se produce y no cuando se produce la corriente financiera del cobro o pago.
11. Igualmente, todas las Oficinas/Centros, deberán aplicar de forma ineludible, los principios de
contabilidad generalmente aceptados:
Ø Principio de prudencia: Sólo se contabilizarán los beneficios realizados al cierre del
ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en
el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto sean conocidos,
distinguiendo entre los reversibles o potenciales de los irreversibles o realizados.
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2.4
Ø Principio del registro: Los hechos económicos deben registrarse cuando nazcan los
derechos u obligaciones que los mismos originen.
Ø Principio del precio de adquisición: Como norma general, todos los bienes y derechos se
contabilizarán por su precio de adquisición o coste de producción.
Ø Principio de correlación de ingresos y gastos: El resultado del ejercicio estará constituido
por los ingresos de dicho periodo menos los gastos del mismo realizados para la
obtención de aquellos, así como todos aquellos beneficios y/o pérdidas no relacionados
claramente con la actividad.
Ø Principio de no compensación: En ningún caso podrán compensarse las partidas del
activo y del pasivo del balance ni los gastos e ingresos que componen la cuenta de
resultados.
Ø Principio de uniformidad: Adoptado un criterio en la aplicación de los principios
contables, deberá mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos
patrimoniales que tengan las mismas características.
Ø Principio de importancia relativa: Podrá administrarse la no aplicación estricta de
algunos principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos
cuantitativos de la variación sea escasamente significativa.
Ø Principio de empresa en funcionamiento: La gestión de la Oficina/Centro, tiene
prácticamente una duración ilimitada.
12. La Comisión de Control Presupuestario, si está creada, deberá reunirse de forma periódica.
Debe ser la encargada de la autorización de las diferentes compras en base a presupuestos,
establecimiento de criterios contables, dietas, etc...
13. Las pólizas de seguros se deberán archivar y custodiar en un archivo abierto al efecto. En
caso de considerarse conveniente (turismos, ambulancias, vehículos adaptados, etc.)la
custodia en el vehículo para los casos de existencia de algún siniestro, se utilizarán fotocopias
de los documentos originales. De esta forma se evitarán pérdidas de documentación y
desconocimiento de importes pagados y riesgos cubiertos.
14. Todos los gastos e inversiones deberán acomodarse al presupuesto ordinario anual aprobado
al comienzo del ejercicio.
15. Las cuentas de “Partidas Pendientes de Aplicación” (Cta. 555 del PGC.-CRE.) deberá
utilizarse sólo de modo extraordinario, investigando la naturaleza de los conceptos incluidos
en la misma y traspasando, lo más rápidamente posible, esos importes a sus cuentas
correspondientes. Al cierre de cada ejercicio su saldo debe ser cero.
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2.5
16. Al cierre del ejercicio y en las fechas que se determine desde Oficina Central, deberá
procederse al cierre del ejercicio, obteniendo el Balance de Situación de la Oficina
(consolidado) y de cada Centro, así como las correspondientes cuentas de resultados.
17. En caso de existencia de gastos e ingresos de otros ejercicios y/o extraordinarios, deberá
establecerse un criterio que se aplicará de manera uniforme en sucesivos ejercicios, para su
contabilización en una u otra cuenta. Igualmente deberá dejarse constancia de su concepto,
tanto en el asiento contable como en el documento que soporte el mismo. De esta forma, su
agrupación por conceptos al cierre se facilitará notablemente.
18. Los asientos contables a introducir deberán estar firmados por la persona que los prepara y
autorizados por persona responsable. Antes de proceder a actualizar los asientos codificados
deberán ser revisados (en base al listado de diario) y autorizados, una vez verificada su
correcta grabación.
Se dejará evidencia escrita (mediante sello de caucho) de la fecha de grabación, persona que
lo graba y persona que lo autoriza.
19. Una vez obtenido el Balance definitivo, se procederá a su inclusión en la aplicación SICRE
(Sistema de Información de CRE). Una vez cumplimentado el manual SICRE, y en las fechas
que se determine desde Oficina Central, se remitirá a ésta en soporte magnético.
20. Igualmente, al cierre del ejercicio, en base a los controles presupuestarios que cada
Oficina/Centro debe obtener y analizar, se procederá a incluir en la aplicación SICRE o en
hojas separadas, las explicaciones a las desviaciones producidas en las diferentes cuentas de
resultados.
A la fecha de emisión de este Manual (Enero 1999), la desviación a explicar esta establecida
en aquellas que supere el 10%. No obstante este porcentaje podrá variar en ejercicios futuros
comunicándose oportunamente desde Oficina Central.
21. El acceso a los equipos informáticos deberá estar restringido exclusivamente a aquellas
personas para las que, en base a sus funciones, necesiten acceder a los mismos.
22. Señalar, por último, que cuando se habla de “Archivo individualizado preparado al efecto”,
se entiende que esto significa que la documentación objeto de archivo se encuentra en algún
tipo de carpeta, A-Z, memorando, etc. en el que la custodia es adecuada y es fácilmente
accesible, tanto para el propio personal del Departamento de Contabilidad como para la
Dirección/Gerencia de la Oficina/Centro como para terceras personas (auditoría externa,
interna, IGAE, etc.).
Por tanto cuando se cita esta denominación debe entenderse que se trata de cualquier tipo de
custodia de documentos que, según los casos, podría variar en base a espacio físico,
ubicación del Departamento de Contabilidad, etc., pero que, en definitiva, persigue el fin de
informar adecuadamente.
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3.1
3.
INMOVILIZADO MATERIAL Y AMORTIZACIONES
Descripción General del área
La característica esencial de este área es que su vida útil alcanzará un número determinado de
años; en consecuencia, su coste no se imputa como gasto del ejercicio en que se activa, sino que se
distribuye a lo largo de todo el periodo de su vida útil esperada.
La depreciación calculada sobre la base de coeficientes definidos para hacer efectiva su
distribución se cargará como gasto de cada periodo contable por ser la parte de coste necesario
para la obtención de los ingresos derivados del empleo del inmovilizado material.
Los gastos ocasionados por la adquisición o mejora de elementos de inmovilizado material son
una inversión capitalizable y no se cargan como gastos del ejercicio en que se producen, si no que
se reparten a lo largo del periodo de utilización, como se ha indicado anteriormente.
No obstante los gastos de mantenimiento de esos mismos bienes sí corresponden al ejercicio y
deben cargarse a resultados a medida que se van produciendo, en base al principio del devengo.
Procedimientos
1. La Oficina/Centro deberá confeccionar un inventario de todo el inmovilizado material
propiedad de la misma. Una vez elaborado este inventario, se debería abrir un archivo
mediante fichas individuales para cada uno de los elementos en el que se deberá especificar
claramente su descripción y ubicación, fecha de adquisición, valor de coste, coeficiente anual
de amortización, amortización acumulada, valor neto, etc. (Anexo 3.1)
En cualquier caso, la existencia de aplicaciones informáticas de inmovilizado y amortizaciones
podrán suplir la realización manual de estas fichas individualizadas. No obstante, cada
Oficina/Centro, en base a las herramientas informáticas de que disponga o pueda disponer en
un futuro, utilizará éstas para un efectivo control del inmovilizado.
2. Los elementos de inmovilizado deberán registrarse, siguiendo principios de contabilidad
generalmente aceptados, a su valor de coste o al valor de mercado, el menor de los dos.
3. Todos los elementos que componen el inmovilizado material deberán amortizarse en base a
los coeficientes legales que fijan las tablas de amortización, excepto los terrenos, que no se
amortizan. (Anexo 3.2)
4. Cualquier plan de amortización acelerada que suponga coeficientes de amortización
superiores a los legalmente establecidos en las tablas, deberá contar con la autorización de la
Oficina Central de Cruz Roja.
5. Igualmente, en el caso de pérdidas de valor del inmovilizado material, podrá procederse a
provisionar esa pérdida, independientemente de la amortización que corresponda en cada
ejercicio. Esta depreciación del inmovilizado material también se podrá dotar para los
Terrenos, en el caso de una pérdida significativa en su valor contabilizado.
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3.2
Estas pérdidas de valor deberán estar documentadas adecuadamente y se dotarán cuando
sean ciertas o probables, además de ser reversibles y susceptibles de valoración razonable.
En cualquier caso, la suma de las amortizaciones acumuladas más las provisiones dotadas,
nunca podrá ser superior al valor de coste (contabilizado) del elemento en cuestión.
6. Deberían realizarse inventarios periódicos como mínimo una vez al año, de todos los
elementos del inmovilizado material, para así detectar la falta de alguno de ellos o posibles
obsolescencias. Para facilitar ese inventario y la identificación de los distintos elementos, se
deberían numerar éstos de forma que se hiciera más sencilla su localización. (Anexo 3.3)
Igualmente y en base a las fichas individualizadas de cada elemento, deberán actualizarse
éstas en función de los resultados obtenidos del inventario.
7. Los elementos del inmovilizado totalmente amortizados deben estar incluidos en los
inventarios físicos que se realicen y, por tanto, en el inventario de inmovilizado que se
obtenga cada ejercicio.
A efectos de un mejor control sobre estos elementos de inmovilizado, deberá abrirse un
archivo individualizado en el que se incluyan todos los elementos en esta situación y los
documentos soporte correspondientes: copia de ficha de inmovilizado individualizada,
fotocopia de la factura, copia, en su caso, de la concesión de la subvención en capital que
financió su adquisición, copia de cualquier otro documento que justifique mejoras posteriores,
etc.
Este archivo de elementos totalmente amortizados se actualizará anualmente al cierre de cada
ejercicio, incorporando toda la documentación referida a los nuevos elementos que se
incorporen por estar amortizados en su totalidad.
Estos datos se incorporarán en la aplicación SICRE en el formulario habilitado para ello.
8. En el caso de que se produzcan bajas de elementos de inmovilizado, deberá darse también de
baja a la amortización acumulada de ese elemento y, en su caso, la posible provisión que
pudiera existir. Se abrirá un archivo de bajas, donde se incluyan las fichas individuales de los
elementos dados de baja y su documentación soporte.
9. Debería establecerse por parte de la Comisión/Junta correspondiente de la Oficina/Centro, el
criterio que establezca el importe mínimo a partir del cual se considerará como inmovilizado
y por debajo del cual se considerará gasto del ejercicio. Es importante que este criterio, una
vez establecido, se aplique de forma uniforme en los siguientes ejercicios.
10. Todas las compras y/o reposiciones de elementos de inmovilizado que sean de importes
elevados deberán estar autorizados por la Comisión de Control Presupuestario o Junta de
Gobierno, que someterá el tema, a su vez, a la aprobación de la Comisión de Control
Presupuestario de la Oficina Central, según las normas que en cada momento se puedan
establecer desde la misma.
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3.3
11. Todos los elementos del inmovilizado tales como solares, terrenos, locales, edificios, etc.,
deberán estar registrados a nombre de Cruz Roja Española, custodiando en archivos
individualizados los soportes documentales legales, tales como escrituras, inscripción en el
registro, escrituras de hipotecas, etc.
En el formulario correspondiente de la aplicación SICRE se tendrán que relacionar todos
aquellos bienes que estén sujetos a garantías, litigios y situaciones análogas.
12. Los criterios de valoración y amortización de cualquier elemento del inmovilizado, una vez
establecidos, se aplicarán de forma uniforme a lo largo de la vida útil del elemento.
13. En caso de que se produzcan donaciones de elementos de inmovilizado, se dará de alta
cargando en la cuenta de inmovilizado que corresponda, a su valor venal de mercado
estimado, abonando a una cuenta de ingresos diferidos o de subvenciones, según se dé todo
en el ejercicio como ingreso o se distribuya entre varios ejercicios. Anualmente, se considerará
como ingreso la parte que corresponda, según los criterios que se hayan fijado.
14. Es necesario establecer los procedimientos en cuanto a autorizaciones de adquisiciones y de
bajas que se produzcan en los elementos que configuran este área. Sería aconsejable que este
tema fuese abordado por el Comité de Dirección o Comisión de Control Presupuestario o la
Junta de Gobierno de cada Oficina/Centro definiendo las autorizaciones necesarias para cada
adición o retiro.
15. Si se produjera la cesión, para su uso, de algún elemento de inmovilizado material (edificio,
local, vehículo, etc.), se deberá considerar como elemento de inmovilizado en los inventarios
físicos, pero sin ningún tipo de valoración.
Si se aplican a esos elementos mejoras y/o incorporaciones que, por lo elevado de su importe,
se considere necesario periodificar e imputar como gasto en varios ejercicios, se adoptará el
criterio de amortizar esas adiciones en el mismo periodo de tiempo que dure la cesión del
elemento de inmovilizado.
Evidentemente, se aplicarán los mismos criterios de archivo, contabilización, etc., que para el
resto del inmovilizado material. No obstante, en este caso, deberá incluirse también la
escritura pública de cesión o copia compulsada del acuerdo del organismo que lo cede en uso.
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4.1
4.
INMOVILIZADO INMATERIAL
Descripción general
El inmovilizado inmaterial comprende conceptos tales como aplicaciones informáticas, patentes,
marcas comerciales, derechos de autor, franquicias y elementos adquiridos por arrendamiento
financiero, pero no los gastos amortizables.
Cuando se inmovilice un activo inmaterial para recuperarlo con una corriente de ingresos futuros
será necesario comprobar si es o no razonable que tales rendimientos vayan a obtenerse
efectivamente.
Procedimientos
1. La valoración de los activos que configuran el inmovilizado inmaterial se realizará al cierre
del ejercicio, en base a documentos soporte.
Igualmente deberá mantenerse un inventario actualizado de elementos del inmovilizado
inmaterial.
2. Para el cálculo de las amortizaciones, altas, bajas, etc., se seguirán los mismos criterios que los
establecidos para el Inmovilizado Material (punto 3 anterior).
3. El periodo máximo de amortización se establece en cinco (5) años.
4. Para cada elemento que se active, deberá llevarse ficha individualizada, en la que se incluyan
todos los movimientos que se produzcan en el periodo de vida útil. A esta ficha se adjuntará
el documento soporte de coste histórico y toda aquella documentación que justifique los
importes contabilizados.
5. Habitualmente, los activos integrantes del inmovilizado inmaterial se valorarán por su precio
de adquisición o coste de su obtención, debidamente justificada y soportada.
6. Igualmente, en el caso de pérdidas de valor del inmovilizado inmaterial, podrá procederse a
provisionar esa pérdida, independientemente de la amortización que corresponda en cada
ejercicio.
Estas pérdidas de valor deberán estar documentadas de manera adecuada y se dotarán
cuando sean ciertas o posibles, además de ser reversibles y susceptibles de una valoración
razonable.
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5.1
5.
EXISTENCIAS
Descripción general
Las existencias son el activo circulante por excelencia, estando sujetas, en general, a una gran
movilidad.
Se incluirán dentro de este concepto todos aquellos elementos que por su naturaleza sean
inventariables pero no supongan un inmovilizado, es decir, bienes que se poseen para su venta o
utilización en el curso ordinario de la explotación.
Procedimientos
1. Los bienes comprendidos dentro del epígrafe de existencias se valorarán a su precio de
adquisición (precio en factura más todos los gastos necesarios que se puedan devengar o se
hacen necesarios hasta su ubicación en el almacén). Los impuestos indirectos que graven las
existencias, al no ser recuperables, se incluirán como un mayor coste de adquisición. Si el
precio de adquisición es superior al de mercado, se valorará a este último, es decir, siempre la
valoración de realizará al menor precio.
2. Para un mejor control de estos materiales inventariables, sería conveniente llevar unas fichas
de control de inventarios individualizados para cada artículo o conjunto de artículos, en las
que se incluyan los movimientos producidos. Estas fichas individuales se cuadrarán,
periódicamente, con los inventarios físicos realizados y con las cuentas contables donde se
encuentren valoradas. (Anexo 5.1)
En cualquier caso, la existencia de aplicaciones informáticas de control de almacenes, podrá
suplir la realización manual de las fichas individualizadas así como las fichas de entradas y
salidas de productos en almacenes. No obstante, cada Oficina/Centro, en base a las
herramientas informáticas de que disponga o pueda disponer en un futuro, utilizará éstas
para un efectivo control de las existencias en almacenes, así como de las entradas y salidas
que se produzcan en los mismos.
3. Cuando el valor de mercado de un bien sea inferior a su precio de adquisición o a su coste de
producción, se procederá a efectuar las correcciones valorativas necesarias, dotando la
correspondiente provisión por depreciación de existencias. En el caso de que la depreciación
sea irreversible, se modificará el criterio de valoración de las existencias, procediendo a
valorarlas a ese menor valor (justificado de forma adecuada). Estas provisiones y/o
modificaciones a valores deberán estar debidamente autorizadas por persona responsable.
4. En el caso que los bienes comprendidos en las existencias no tengan un precio de adquisición
identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el precio medio o
coste medio ponderado. Los métodos de valoración FIFO (primera entrada, primera salida),
LIFO (última entrada, primera salida) u otros análogos son también aceptados.
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5.2
5. Periódicamente y en especial al cierre del ejercicio, deberán realizarse inventarios físicos de
todas las existencias de la Oficina/Centro, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones
para la toma de inventarios:
Ø Instrucciones detalladas, a ser posible por escrito, para una correcta realización del mismo
y su amplitud.
Ø Inventario físico realizado por personal distinto del encargado de su custodia y control.
Ø Se realizará un adecuado corte de operaciones, con instrucciones claras sobre el
tratamiento a dar a las distintas situaciones que se puedan producir. A saber:
a) Todo lo recibido antes del cierre del ejercicio se ha incluido en la cuenta de existencias
y se ha reconocido su pasivo
b) Todo lo expedido antes del cierre del ejercicio se ha dado de baja de la cuenta de
existencias, se ha contabilizado como ventas y como un derecho de cobro.
c) Todo lo recibido después del cierre no se ha incluido como existencias ni se ha
reconocido ningún pasivo.
d) Todo lo suministrado después del cierre, está incluido en inventarios y no se ha
contabilizado como ventas y deudores.
Deberá dejarse constancia escrita de los conteos de existencias realizados, custodiándose
éstos, junto con las directrices de la tarea de inventarios, las incidencias surgidas y los
inventarios definitivos valorados en un archivo abierto al efecto. (Anexo 5.2).
6. Las diferencias que puedan surgir entre los importes contabilizados y los obtenidos de los
inventarios físicos deberán ser analizados para su explicación y realización de los ajustes
necesarios, una vez autorizados por persona responsable
7. Para un mejor control, deberá existir un único almacén donde estén guardadas todas las
existencias colocadas de forma ordenada y por grupos homogéneos para facilitar así su
localización y conteo.
8. Deberá existir una adecuada segregación de funciones, de tal forma, que las funciones de
custodia, petición, autorización, recepción, expedición, y registro se hagan por personas
diferentes.
Por lo tanto se hace necesario el nombramiento de una persona encargada del almacén que se
responsabilice de una correcta ordenación y de las entradas y salidas de existencias. Esta
persona será distinta de la encargada de autorizar las compras y de realizar los inventarios
físicos.
9. Para los movimientos físicos de existencias que se produzcan, tanto de entradas como de
salidas, deberán utilizarse documentos prenumerados en los que deberán figurar, como
mínimo, la fecha del movimiento, referencia del producto y número de unidades que entran o
salen. Para las entradas, deberá obrar en poder de la persona que lo recibe, copia de la orden
de compra sin valorar, para comprobar la cantidad y calidad del material recibido.
Periódicamente se revisarán las secuencias numéricas para detectar saltos en la misma y
analizar éstas: anulaciones, errores, etc. Este documento deberá ir firmado por la persona que
recibe la mercancía y/o por el encargado del almacén.
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5.3
Para las salidas el documento de envío deberá estar aprobado por las personas autorizadas al
efecto. De la misma manera, deberá obtenerse copia firmada del documento de envío, como
acuse de recibo de los materiales entregados. Periódicamente se verificará la numeración
correlativa, para detectar posibles saltos en la secuencia y analizarlos: anulaciones, errores,
etc.
Igualmente sería conveniente el establecimiento de modelos normalizados para pedidos,
salidas de almacén y entradas en almacén. Estos documentos deberán ir prenumerados de
forma correlativa y deberán contar siempre con el visto bueno de persona responsable. (En
anexos 5.3, 5.4 y 5.5 se incluyen modelos de los documentos mencionados)
10. En el caso de que existan materiales en consignación, en poder de terceros, o guardados en
almacenes de otra Oficina (Central o Provincial) deben ser confirmados periódicamente por
los tenedores de la mercancía. Estas confirmaciones deberán ser realizadas mediante conteo
físico o a partir de adecuados registros de stocks, y deberán ser firmados por un encargado
responsable.
En el caso de existencias en poder de terceros, la confirmación por escrito, a una determinada
fecha, de las existencias en su poder, será absolutamente necesaria para proceder a su
valoración e inclusión como más importe de las existencias de la Oficina/ Centro.
11. Sería conveniente que las existencias, basándose en la utilización de las fichas citadas en los
puntos anteriores, se controlaran por el método del inventario permanente, es decir,
contabilizando con cargo a las existencias las entradas y con abono a las mismas las salidas de
existencias, de forma que la cuenta refleje constantemente el saldo de las existencias a una
determinada fecha.
12. Periódicamente deberá procederse a una revisión de todas aquellas partidas que estén
obsoletas o que puedan presentar un lento movimiento. En base a esta revisión deberá dotarse
la correspondiente provisión por depreciación de existencias.
13. Cualquier dotación que se pretenda realizar deberá contar con la autorización de persona
responsable. Como justificante del asiento contable de la dotación deberá quedar constancia la
autorización para la misma y los motivos que la producen, quedando archivados todos
aquellos documentos y/o justificantes de tal dotación.
14. Periódicamente deberán conciliarse los saldos contables con lo que reflejen los inventarios
físicos valorados, analizando las diferencias y procediendo a realizar las modificaciones
necesarias para cuadrar ambos.
15. Deberán establecerse por parte de la Dirección de cada Oficina/Centro, directrices estrictas
acerca de la tarea de inventarios, personas responsables, amplitud del conteo, etc.
16. Igualmente, los cargos / abonos que se realicen en las cuentas de variación de existencias,
deberán contar con todos aquellos documentos que se considere necesarios para entender y
comprobar la razonabilidad de esos cargos / abonos y su correcta realización. Igualmente
deberán custodiarse en archivos específicos abiertos al efecto y estar autorizados por persona
responsable.
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6.1
6.
INMOVILIZADO FINANCIERO
Descripción general
Este área tiene por objeto reflejar las inversiones que se realicen en Empresas o Sociedades fuera
del ámbito de CRE. En él se refleja el valor asignado a las participaciones que se posean en el
capital de otras compañías, así como de los títulos emitidos por Entidades Públicas o Privadas; de
igual forma se considerarán en este área los saldos correspondientes a préstamos concedidos con
vencimiento a largo plazo, a otras Oficinas y Centros de CRE.
Lo que se pretende, en términos generales es lo siguiente:
Ø Correcta valoración en base a su coste de adquisición (importe satisfecho al vendedor más
gastos inherentes a la compra). Este criterio tiene dos limitaciones:
¨ Si son títulos con cotización oficial, la valoración no podrá exceder del precio de mercado
(Ver normas de valoración del capítulo V del PCG.).
¨ Si no cotizan en bolsa, la valoración no podrá exceder de la que resulte de aplicar criterios
generalmente admitidos en la práctica.
A efectos de una correcta valoración, hay que tener en cuenta que la venta de derechos de
suscripción disminuye, por el valor teórico de los mismos, el importe de la inversión.
Ø Reflejo de la naturaleza e importe de las diferentes partidas comprendidas en el inmovilizado
financiero (acciones, bonos, préstamos, etc.).
Ø Clara reseña de las bases de valoración empleadas, con indicación, si procede, de los tipos de
cotización aplicados.
Ø Detalle, si procede, del importe de los ajustes por minusvalías efectuados; normalmente se
reflejará por separado en la cuenta “Provisión por depreciación de Inversiones Financieras”.
Ø Referencia si procede, de las cantidades pendientes de desembolsar sobre acciones y/o
participaciones suscritas.
Ø La inversión financiera estará en función de la intención y motivo por los que la misma se
lleva a cabo, bien con idea de permanencia o con idea temporal de materializar un excedente
de tesorería.
Por todo lo anteriormente comentado, lo que se pretende es una exposición clara y concisa de
todas las inversiones que posea la Oficina/Centro en sociedades ajenas a la actividad social de la
Cruz Roja Española, así como un reflejo objetivo del importe de las mismas, debidamente
documentados y archivado.
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6.2
Procedimientos
1. Descripción adecuada de las inversiones existentes con indicación expresa de las posibles
garantías, hipotecas u otros gravámenes, que las afecten.
2. La cartera de participaciones en otras sociedades aparecerá valorada al precio de adquisición
de los títulos representativos de tales participaciones, constituido por el importe satisfecho al
suscribir o comprar los títulos incluidos los derechos de suscripción más los gastos inherentes
de la operación.
3. Se dotarán las correspondientes provisiones en el supuesto de que se produzca alguna
minoración fehaciente del valor contabilizado, en cuyo caso se considerarán las siguientes
distinciones:
a. Títulos admitidos a cotización oficial en Bolsa, su valor no podrá superar el de la
cotización media del último trimestre del ejercicio económico, o el de la fecha de cierre si
éste fuera inferior al anterior.
b. Títulos sin cotización oficial en Bolsa, su valor se obtendrá anualmente aplicando criterios
de prudencia en base al valor teórico de la participación.
c. Cuando el valor de mercado o el valor económico sea inferior al valor de adquisición se
dotará una provisión con cargo a la Cta. “Provisión por depreciación de valores
mobiliarios a largo plazo”.
4. El tratamiento de las plusvalías será el siguiente:
No se harán figurar plusvalías de la cartera de participaciones como consecuencia de que la
cotización o el valor teórico o el valor de rentabilidad de los títulos supere el precio de
adquisición, salvo que procedan de regularizaciones o actualizaciones legalmente
autorizadas.
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7.1
7.
INGRESOS DIVERSOS
Descripción general
El área de ingresos diversos abarcará los canales habituales sobre los que confluyen la gran
mayoría de recursos procedentes de la puesta en marcha y realización de las actividades que
realiza Cruz Roja Española como Institución Social, afectando principalmente a las Oficinas
Territoriales.
Por ello incluiremos los procedimientos y técnicas aplicables que nos permiten una correcta
aplicación de los mismos en los resultados del ejercicio correspondiente.
Procedimientos
1. Se deberá contabilizar cada ingreso en la cuenta, que según su concepto, le corresponda,
abriendo tantas subcuentas como sean necesarias para una mejor identificación de los
diferentes ingresos.
Se deberá abrir una cuenta individualizada, desagregada, desagregada al máximo número de
dígitos, para cada tipo de ingreso existente, no debiéndose agrupar en una misma cuenta
ingresos con diferente concepto o procedencia.
2. Deberá utilizarse el principio del devengo, es decir, contabilizar los ingresos cuando existe
constancia de los mismos y no cuando se genere la corriente monetaria del cobro.
3. Deberá existir correlación entre ingresos y gastos, es decir, cualquier tipo de subvención
obtenida para la realización de actividades, cursos o programas, deberá considerarse como
ingreso a la vez que se consideran los gastos que generen esas actividades, cursos o
programas, independientemente de que la subvención sea concedida e incluso recibida con
antelación a la realización de cualquier gasto.
En caso de cobro anticipado, se utilizará una cuenta de ajuste por periodificación para
considerar ese cobro, dándose de baja de esta cuenta y llevándose a ingresos a medida que se
vayan produciendo los diferentes gastos imputables a la actividad, programa o curso.
4. Mantenimiento, si procede, de registros para el control de riesgo por deudor y detalle de la
antigüedad de la deuda. Apertura de archivos individualizados para cada deudor dudoso. De
esta forma, cualquier provisión a dotar contará en todo momento con la documentación que
la soporta.
5. Confirmación y conciliación, en los casos que así lo requieran, periódica de los saldos de
deudores junto con el análisis y explicación de las discrepancias que surjan de las mismas.
6. Conciliación periódica entre los saldos de las cuentas del mayor y los saldos de los registros
extracontables que se deben establecer a tal efecto para deudores.
7. Como regla general, los ingresos se contabilizarán por su importe bruto, llevando los gastos
imputables a los mismos a su correspondiente cuenta de gastos.
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7.2
8. Eficiente control de cobros en efectivo o por cheques, por parte del responsable de caja, hasta
que su ingreso en banco se produzca.
9. Establecimiento de métodos de control que nos permitan asegurar que se están presentando
adecuadamente los ingresos del periodo.
10. Adecuada y correcta clasificación y descripción de ingresos ajenos a la actividad de la
Oficina/Centro.
11. En caso de que el ingreso se realice directamente en los bancos, se mantendrá como
justificante del ingreso el justificante del banco, debidamente autentificado.
Otros procedimientos específicos
12. SORTEO DEL ORO
Instrucciones y Procedimientos
En el transcurso de los meses de Abril y Mayo las Oficinas irán recibiendo las papeletas
correspondientes al sorteo del año en curso. Para un mejor control de las mismas, deberán
implantarse los siguientes procedimientos mínimos:
Ø El total de papeletas recibidas deberán incluirse en la aplicación informática habilitada al
efecto “Aplicación de Gestión del Sorteo del Oro”, en adelante Aplicación. El fichero de
consignación de papeletas a cada Oficina se remite a través del correo electrónico,
importándose directamente desde la Aplicación.
Ø Se comprobará que todas las papeletas incluidas en el albarán de entrega coinciden con las
incluidas en la aplicación. Igualmente se verificará que las papeletas del albarán coinciden con
las recibidas físicamente en soporte papel.
Ø Todas las Oficinas se quedarán con una copia del “Albarán de entrega” en el que deberá
constar la conformidad a las papeletas recibidas o, en su caso, las anomalías y deficiencias
detectadas.
Ø
Todas las Oficinas Locales del ámbito territorial deberán remitir un certificado de ventas (se
puede utilizar el modelo de certificado de ventas de las provinciales).
Cada Oficina Provincial, en base a la experiencia acumulada y el grado de cumplimiento de
cada Oficina Local, fijará el calendario para remisión del certificado de ventas y de las
papeletas no vendidas (en un principio podría admitirse un listado de papeletas no vendidas;
no obstante, las papeletas no vendidas originales también deberán remitirse a la Oficina
Provincial para su revisión y posterior destrucción), de tal forma que, una vez agrupados
todos los certificados de Locales y añadido el de la propia Oficina Provincial, puede
obtenerse el “Certificado de Ventas” del ámbito y remitirse antes de la hora y fecha fijados al
Departamento de Gerencia de Oficina Central. Una copia de todos los certificados (total,
provincial y oficinas locales) deberá custodiarse en la Oficina para su posterior revisión.
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7.3
Destacar que las Oficinas (Provinciales y Locales) no podrán quedarse con papeletas para ser
jugadas por ellas mismas.
Ø Deberán arbitrarse los procedimientos que permitan saber en todo momento las papeletas
entregadas a voluntarios y vendedores, las vendidas e ingresado su importe, las vendidas y
pendientes de ingreso (deudores), las papeletas en situaciones especiales (robadas, perdidas,
deterioradas, etc.) y cualquier otra circunstancia que se pueda poner de manifiesto.
En cualquier caso, haciendo uso de forma adecuada y completa de la Aplicación, se pueden
obtener los datos anteriormente señalados de forma automática.
Ø Para facilitar el control de los ingresos es conveniente el habilitar una o varias cuentas
bancarias específicas para el ingreso de las ventas. Estas cuentas se cancelarían una vez
cerrado el Sorteo. Igualmente, la apertura de una caja para el ingreso de las ventas y pago de
gastos, sería conveniente. Esta caja desaparecería al finalizar el sorteo. Destacar aquí, que los
ingresos en metálico que se produzcan, deberán coincidir con el valor facial de las papeletas
vendidas. Es decir, los ingresos nunca deberán netearse, siempre lo serán por su importe
bruto.
En el caso de pagos por gastos imputables al sorteo del oro (comisiones, comidas, gasolina,
transporte, etc.) éstos se abonarán de forma independiente a la recaudación por ventas de
papeletas.
Ø Los pagos por comisiones, en el supuesto de que se realicen, deberán contar con un recibo,
firmado por el perceptor, en el que conste el número de papeletas vendidas, a ser posible
relacionadas todas ellas, el D.N.I. del vendedor y su dirección y la correspondiente retención
fiscal del 2 %. El importe neto del recibo coincidirá con el pago realizado por banco o caja.
Todos estos recibos serán custodiados como soporte del pago, para su posterior revisión.
Igualmente, para el pago de comisiones a vendedores, se podrán establecer relaciones
contractuales con los mismos, por el tiempo que dure la venta, o bien, si el vendedor se
encuentra dado de alta en el IAE (Impuesto sobre actividades económicas)será el propio
vendedor el que facture a Cruz Roja.
Ø En el caso de que el importe bruto de papeletas vendidas no sea coincidente con los ingresos
en metálico habidos, deberán explicarse esas diferencias con un certificado o documento,
firmado por persona responsable (Secretario/a, Presidente/a de Oficina Local, etc.) con el Vº
Bº del Presidente Provincial para, en su caso, exigir el reintegro del dinero no ingresado.
Dejar muy claro que, en el caso de que existan papeletas que en el certificado aparezcan como
vendidas pero, al cierre del sorteo, no exista ingreso en metálico de las mismas, al poder
existir multitud de situaciones que provoquen esa falta de ingreso (jugadas por la propia
Oficina, remanente para venta de últimos días, vendidas pero sin ingresar su importe,
vendidas pero utilizadas para satisfacer gastos imputables al sorteo, etc.) y ante la
imposibilidad de comprobar cual ha sido el motivo que ha provocado esa situación tan
irregular, serán los responsables del sorteo en cada Oficina los que, a título privado, ingresen
los importes faltantes cuando no puedan justificar fehacientemente el destino de esas
papeletas o no aporten un certificado en el que se responsabilicen de su destino o situación
final.
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7.4
No obstante, en el caso, poco probable, de que existan papeletas no vendidas, pero incluidas
en el certificado de ventas como vendidas, se deberán obtener y custodiar las mismas. Las
Provinciales las reclamarán a las Oficinas Locales y éstas las custodiarán para su posterior
revisión.
La devolución de esas papeletas por parte de las Oficinas Locales (o la propia Provincial)
deberán estar soportadas por un certificado debidamente sellado y firmado.
Igualmente, si se da la circunstancia de que existen papeletas devueltas fuera de plazo, éstas
deberán considerarse como gasto del sorteo. En cualquier caso, en estas situaciones, es
completamente necesario que se obtengan las papeletas originales y la confirmación, por
parte del deudor y siempre con anterioridad a la celebración del sorteo, de las papeletas en
esa situación, relacionando todas ellas (número y serie) en documento que se remitirá por
correo electrónico, fax, etc., de tal forma que se tenga conocimiento de las papeletas en esas
situaciones con anterioridad a la celebración del sorteo.
De no ser así se deberá exigir el ingreso en metálico a los responsables de la Oficina (nunca la
propia Oficina Local) e incluso podrán establecerse las acciones legales pertinentes.
Ø Por todo lo anterior es conveniente que las Oficinas sean conscientes de que, en caso de
diferencias entre ventas brutas e ingresos en metálico, y al poder demostrar tanto las
papeletas entregadas como los ingresos producidos, la Secretaría Provincial se reserva el
derecho de acudir a la justicia ordinaria para reclamar judicialmente los ingresos faltantes.
Ø Cuando se entreguen papeletas para su venta en entidades bancarias, empresas, etc., deberá
emitirse recibo en el que consten las papeletas que se entregan.
Deberá estar firmado por la persona responsable de la entidad receptora. Periódicamente, o
antes de la fecha de cierre del sorteo, se exigirá a la entidad vendedora certificado en el que
consten las papeletas entregadas, las vendidas y las devueltas (se comprobará que coinciden
con las papeletas físicas que devuelven) y el ingreso en metálico. Para verificar que el ingreso
en metálico coincide con el realmente habido, se llevará un control individualizado de los
ingresos que realicen estas entidades.
Ø
Para el control contable del sorteo del oro, se utilizará la cuenta 720: Ingresos sorteo del oro.
En esta cuenta se contabilizarán la totalidad de ingresos brutos y será coincidente con las
papeletas vendidas que aparecen en el certificado de ventas.
Ø Para un control más exhaustivo del Sorteo del Oro, se habilitará estructura contable específica
en la que se incluyan los ingresos (cuenta 720) y todos los gastos imputados al mismo:
comisiones, marketing telefónico, papeletas robadas, perdidas, deterioradas, gastos de
manutención, traslados, publicidad y propaganda, material diverso, papeletas regaladas, etc.
Los datos que se obtengan de esta estructura contable (individualizada para cada Oficina
Local y consolidada para el ámbito provincial) serán los que sirvan para preparar la
información que se solicita y que se debe remitir al Departamento de Auditoría Interna.
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7.5
Ø Es completamente necesario que, para poder obtener conclusiones lo más razonable posible
acerca del Sorteo del Oro, de su incidencia en los presupuestos locales y provinciales y, en fin,
el beneficio neto obtenido del mismo, se establezcan los controles y procedimientos que
garanticen que todos los gastos devengados por el Sorteo están incluidos en la estructura
contable del mismo.
Documentación a preparar
Como ya se ha comentado, toda la información referida al Sorteo del Oro de cada ejercicio, deberá
encontrarse debidamente archivada y custodiada en un archivo específico abierto al efecto en el
que se incluyan todos los certificados de ventas, los soportes de los ingresos en metálico
(extractos bancarios, diario de caja, etc.), los soportes de los gastos devengados y cualquier otro
documento que justifique las incidencias que puedan aparecer.
A efectos de cuadrar los ingresos contables con los ingresos en metálico y relacionar los gastos,
por conceptos, en los que se incurre, se han diseñado tres hojas de cálculo con los datos
requeridos y que se obtienen de la documentación archivada.
Para aclarar los conceptos a incluir en cada una de las hojas de cálculo, a continuación se detallan
éstas. Hay que tener en cuenta que se han incluido dos hojas para cada una de tal forma que, en
los casos que así puedan ocurrir, se incluyan tanto la Oficina Provincial como todas las Oficinas
Locales del ámbito territorial.
En Anexos 7.1 a 7.3 se incluyen modelos de las mismas.
HOJA – 1
Deberán relacionarse las papeletas recibidas en cada Oficina, las vendidas, las devueltas, las
anuladas y, en los espacios en blanco, las papeletas en otras situaciones. Todos los importes aquí
incluidos estarán soportados por los correspondientes certificados. El importe total de papeletas
recibidas, vendidas, devueltas y anuladas, sustraídas, etc. deberá coincidir con los importes
incluidos en el “Certificado de Ventas” remitido al Departamento de Gerencia de Oficina Central
y con el importe contabilizado en la cuenta 720.
HOJA – 2
En esta hoja se incluirán las papeletas vendidas por todas y cada una de las Oficinas del ámbito
territorial.
Este importe será coincidente con el que se haya tenido que contabilizar en la cuenta 720 de
“Ingresos por Sorteo del Oro”. Como se supone que estos ingresos brutos deben ser coincidentes
con los ingresos en metálico habidos, se cumplimentarán las columnas de ingresos en bancos e
ingresos en caja. Estos importes que se incluyan en estas columnas, deberán estar debidamente
soportados por los extractos bancarios y/o por los diarios de caja.
La diferencia entre los ingresos contabilizados en la cuenta 720 y los ingresos en metálico
realmente habidos aparecerá en la columna de “Diferencias a conciliar”.
Para incorporar esas diferencias, de tal forma que no aparezcan partidas sin conciliar, se han
habilitado seis columnas, en las que se deberá indicar claramente el concepto de la diferencia
(neteo de ingresos por pagos por comisiones, compensación de gastos, devolución de papeletas
fuera de plazo, deudores por ventas de papeletas, papeletas jugadas por la propia Oficina, etc.).
En cualquier caso esas diferencias deberán estar debidamente soportadas y explicadas.
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7.6
Por último hacer aquí dos aclaraciones:
1. Lo lógico es que, si se aplican los procedimientos aquí descritos, no existan partidas en
conciliación. Si excepcionalmente existen, se deberán cumplimentar las columnas
habilitadas.
2. De la misma forma, no es probable que la última columna de “Diferencias no conciliadas”
presente ningún importe. En el caso, también muy especial, de que si lo presentara, deberá
explicarse y, si ello es posible, soportarse adecuadamente.
HOJA – 3
Por último, deberá cumplimentarse esta hoja. Se trata de que se incluyan en la misma todos los
gastos que se han imputado al sorteo: comisiones, retenciones fiscales, marketing telefónico,
papeletas fuera de plazo, manutención, transporte, publicidad, relaciones públicas, etc.,
desagregándolos por Oficinas del ámbito.
En cualquier caso, los importes totales que aparezcan en cada una de las columnas (habrá que
escribir el concepto de cada gasto en cada una de las columnas) deberán coincidir con los
importes que aparezcan por los mismos conceptos en la estructura contable del sorteo del oro
abierta a efectos del mismo.
Las tres hojas comentadas anteriormente, se remitirán anualmente por correo electrónico.
Simplemente habrá que acceder a las mismas y proceder a su cumplimentación, relacionando
todas las Oficinas Locales del ámbito (si las hay), poniendo el nombre de la Oficina Territorial y
escribiendo los conceptos e importes que en cada caso apliquen.
A efectos de poder agrupar la totalidad de las hojas que se reciban, es muy importante que no se
modifiquen ni las formulas ni el diseño de la hoja.
Una vez cumplimentadas y cuadradas deberán remitirse, mediante correo electrónico, a la
dirección del Departamento Auditoria Interna.
Como se ha comentado anteriormente, los soportes documentales deberán custodiarse en la
propia Oficina Territorial en archivo abierto al efecto, para su posterior revisión y comprobación.
13. CURSOS
En caso de cursos impartidos por la Oficina/Centro, se tomará como criterio a seguir el que sólo
se formalizará la inscripción de un alumno cuando éste aporte el justificante de haber ingresado
el dinero del curso en la cuenta corriente establecida por la Oficina/Centro. (Anexo 7.4).
En el caso de que sea obligatorio, todos los alumnos deberán contar con el correspondiente
seguro que los ampare.
14.
RIFAS Y SORTEOS
Deberá contarse con la respectiva autorización gubernamental. Se establecerá un control de
papeletas entregadas, vendidas y devueltas.
Se seguirá el mismo criterio para su contabilización que el seguido en el sorteo del oro
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7.7
15. CUOTAS DE SOCIOS
Como regla general, se contabilizarán los ingresos por este motivo en su correspondiente cuenta.
En el caso de que existan devoluciones de cuotas, aparte de comunicar al Departamento de Socios
el hecho para proceder a su cobro por otras vías, se contabilizarán estas devoluciones como un
menor importe de la cuenta de ingresos.
En el caso de remesas de recibos que se envían a los bancos al cierre del ejercicio y, dado que no
existe una obligación de pago por parte del socio, en el caso de que el cierre definitivo no se
produzca el día 31 de diciembre, se deberán considerar las devoluciones que se produzcan de los
mismos hasta que se realice el cierre definitivo
De esta forma, cualquier devolución de un recibo posterior al 1 de enero del ejercicio siguiente
deberá regularizarse, cargando en la cuenta de ingresos y, por tanto, reconociendo un menor
ingreso por socios y un menor ingreso en las cuentas bancarias.
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8.1
8.
TESORERIA
Descripción general
Las cuentas financieras representan una parte muy importante del activo de la Oficina/Centro.
Los saldos incluidos en estas cuentas deberán incluir únicamente el efectivo en caja y los
depósitos disponibles en bancos, siendo estos depósitos inmediatamente líquidos y no estando
sujetos a restricciones internas o externas de ningún tipo. Todos los procedimientos estarán
enfocados a la salvaguarda física de los activos líquidos.
Para enumerar los distintos procedimientos que serían conveniente se aplicaran, los dividimos
entre Caja y Bancos.
CAJA
1. Es conveniente que las Oficina/Centros establezcan un Fondo Fijo de Caja. El importe del
mismo se determinará en función a las necesidades reales que la experiencia pueda aconsejar.
Este fondo fijo se establecerá con un cheque que, una vez cobrado, se ingresa en caja. Al
realizarse los diferentes pagos e ingresos por caja, se numeran y se guardan los recibos y
justificantes de los mismos.
Cuando el fondo está a punto de agotarse se expide un cheque por el importe exacto de los
justificantes satisfechos y cobrados, restaurando así el fondo a su importe inicial. Este asiento
se hará con un cargo / abono a cada una de las cuentas implicadas y un abono, por el importe
total (cobros menos pagos) a caja. (Anexo 8.1)
2. Diariamente deberá realizarse un “Parte de Caja” (Anexo 8.2) en el que partiendo del saldo
del día anterior, se añaden todos los cobros y pagos que se realicen, obteniendo así el saldo
final del día.
En este parte se incluirán los recibos que hayan sido anulados para así seguir la secuencia
numérica y poder detectar posibles faltas de alguno de ellos. Todos los justificantes y recibos
se archivarán cosidos al “Parte de Caja”, archivándose por orden cronológico en un archivo
de partes de caja.
3. Es necesaria la utilización de recibos prenumerados, tanto para pagos como para cobros.
(Anexo 8.3). Estos recibos constarán de original y dos copias, de tal forma que el original pase
a contabilidad, una copia se archive junto con el parte de caja y la otra copia sea para el
interesado.
4. Periódicamente y utilizando para ello el modelo incluido en el anexo 8.4, se deberá realizar un
arqueo de caja.
El importe obtenido de este arqueo deberá coincidir con los importes incluidos en el libro de
caja y en el parte diario de caja. Igualmente, este importe coincidirá con el importe del saldo
contable.
5. Deberá establecerse por parte de la Comisión de Control Presupuestario o Junta de Gobierno
el importe máximo a pagar por caja. Los pagos superiores a ese importe fijado, deberán
efectuarse mediante cheque bancario nominativo.
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8.2
6. Una vez que todos los justificantes han sido revisados, aprobados y firmado el cheque de
reposición de fondos, deberán ser cancelados con un sello de “pagado”.
7. Deberá existir una adecuada segregación de funciones, de tal forma que la persona encargada
de la caja, no contabilice ni realice los arqueos periódicos.
BANCOS
1. Mensualmente deberán realizarse conciliaciones de todos las cuentas bancarias que tenga la
Oficina/Centro. Para la realización de estas conciliaciones podría utilizarse el modelo que
incluimos en el anexo 8.5. A este impreso debidamente confeccionado se le unirá una copia
del extracto bancario en la que conste el saldo final de dicho mes, custodiándose en un
archivo abierto al efecto.
2. No deberán mantenerse abiertas muchas cuentas bancarias. Aquellas que no se utilicen
deberán cancelarse, dejando así solo efectivas aquellas con las que se opere de forma
permanente.
3. Todas las cuentas bancarias deberán estar abiertas mancomunadamente, de tal forma que al
menos tres personas tengan firma: Presidente/a, Secretario/a, Director/a Gerente,
Administrador/a, etc. La firma para la disposición e ingreso de fondos será conjunta de dos
cualesquiera de los titulares.
4. Cuando existan cheques que lleven en circulación un periodo grande de tiempo y que, por
tanto, sea una partida conciliatoria, se deberá dar entrada en el banco y crear, a su vez, una
cuenta suspensiva tal como “partidas pendientes de aplicación bancos”, para que así quede
constancia del mismo en la cuenta suspensiva.
5. Las conciliaciones bancarias deberán realizarse por personas ajenas a los movimientos de
fondos y a los registros de caja y bancos.
6. Deberán existir registros extracontables por cada una de las cuentas bancarias. Estos registros
deberán conciliarse con las cuentas de Mayor y con los extractos bancarios recibidos de los
bancos, de forma periódica y siempre al cierre del ejercicio.
7. Todos los cheques que se emitan, deberán ser nominativos, evitando en la medida de lo
posible la emisión de cheques al portador.
8. Los cheques que se reciban por cobros de servicios prestados (cursos, atención pacientes,
actividades, etc.), deberán estar siempre emitidos a favor de Cruz Roja, nunca al portador,
protegiéndose de forma inmediata mediante endoso a favor de la propia Oficina/Centro.
9. Los cheques extendidos erróneamente o estropeados, se cancelarán con la palabra
“ANULADO”, cosiéndose a la matriz del talonario, una vez destruida la parte que lleva la
firma.
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8.3
10. Al efectuarse la firma de los cheques, o en el momento de registro de los mismos, los
justificantes originales se cancelarán con el sello de pagado, indicando en el mismo la fecha,
número de cheque y banco pagador.
11. No deberán dejarse, en ningún caso, cheques firmados en blanco por alguna de las personas
con poder para ello.
12. En caso de que existan pólizas de crédito o descubiertos en cuenta corriente, autorizados por
el banco, aparte de la necesaria autorización de la Comisión de Control Presupuestario de la
Oficina Central (ver recomendaciones dictadas en préstamos a largo y corto plazo), deberán
considerarse en el pasivo del balance, nunca como menor importe de las cuentas financieras.
Tampoco deberá considerarse, en el caso de pólizas de crédito, como más importe de las
cuentas financieras la diferencia que exista entre el importe total disponible y el importe real
dispuesto. Exclusivamente se considerará en el pasivo del balance, en las cuentas existentes, el
importe real dispuesto, procediendo a realizar la correspondiente conciliación entre el saldo
dispuesto según el banco y según la contabilidad, dejando constancia escrita de la misma en
documento normalizado.
13. Todos los cheques emitidos deberán registrarse en el momento de su preparación,
procediéndose de forma inmediata a su contabilización. A efectos de llevar un mejor control
de estos cheques, debería llevarse un libro auxiliar de cheques emitidos, en donde se refleje su
número, banco pagador, fecha, importe y nombre de la persona, empresa o entidad que recibe
el pago.
14. Apertura de una ficha individual para cada uno de los préstamos concedidos a otras
Oficinas/Centros en las que se detalle la siguiente información: clase de préstamo, criterio de
valoración y efectos en resultados, importes pendientes de amortizar, tipo de interés (si
procede), vencimientos parciales y final, separando la parte a corto y a largo plazo, fecha de
vencimiento, intereses abonados a resultados, etc.
15. Se deberían cancelar o proceder al cambio de firmas, todas aquellas cuentas bancarias en las
que figuren como titulares personas ya desvinculadas de la Oficina/Centro o que no ocupen
puestos que requieran su firma.
TESORERIA COMPARTIDA: NORMAS PARA SU CONTABILIZACIÓN
La denominada “Tesorería Compartida” surgió como una necesidad y una forma de incrementar
los recursos para aquellos excesos de liquidez que permanecían ociosos en las Oficinas y Centros.
Poco a poco se ha ido implantando en toda la red territorial de tal forma que es muy posible que,
a finales del presente ejercicio y una vez solucionados los problemas que en determinadas Oficina
y Centros se han ido presentando, esté implantada en el 100 % de la red territorial de Cruz Roja
Española.
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8.4
Por este motivo que se hace necesario conocer (su filosofía parece que es clara y ha sido
comprendida por la red territorial) los criterios contables de contabilización, por su incidencia en
las transacciones y los saldos que las Oficinas y Centros mantienen, en el transcurso de cada
ejercicio, con la Oficina Central de Cruz Roja Española.
Las normas a seguir por todas las Oficinas y Centros son las siguientes:
Ø
Apertura de dos cuentas bancarias en la entidad financiera que facilita la tesorería
compartida (actualmente el BSCH); una cuenta bancaria de barrido (5519) y otra cuenta
bancaria operativa (572).
Ø
Cuando la Oficina Territorial transfiere los fondos a la cuenta de barrido, deberá cargar en
la cuenta de barrido (5519) abonando en la cuenta operativa (572).
Ø
En el caso de créditos, se cargará en la cuenta operativa (572) y se abonará a una cuenta de
“Crédito dispuesto a corto plazo de tesorería compartida” (5159)(siempre que existan las
correspondientes autorizaciones).
Ø
Al finalizar el periodo durante el cual se mantuvieron inmovilizados los fondos
depositados por la Oficina Territorial y, por tanto, éstos son transferidos por la entidad
financiera a la cuenta de barrido, se deberá cargar en la cuenta operativa (572) y abonar en
la cuenta interna con Oficina Central de tesorería compartida (5519).
Ø
Por último, cuando se procede a la liquidación de los rendimientos financieros obtenidos
en el periodo, el abono (cargo por gastos financieros devengados en el caso de créditos) se
realizará directamente en la cuenta bancaria operativa.
En el caso de ingresos, el asiento contable será el siguiente: cargo en cuenta operativa (572)
con abono a una cuenta de ingresos de créditos a corto plazo con Oficina Central (7630). Si
se trata de gastos financieros, el cargo será en una cuenta de intereses de deudas a corto
plazo con Oficina Central (6630) con abono a la cuenta corriente operativa (572).
Cualquier duda que pueda producirse en la contabilización de estas operaciones será
consultada con el Departamento Económico de la Oficina Central.
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9.1
9.
COMPRAS Y GASTOS
Descripción general
El área de compras y gastos nos debe reflejar la correcta identificación y tratamiento contable de
los recursos aplicados en la captación y adquisición de elementos y servicios necesarios para el
desarrollo de las actividades de la Oficina/Centro.
Se incluyen dentro de este epígrafe del balance las cuentas que suponen un pasivo a corto plazo
para la Oficina/Centro, así como las cuentas relacionadas con pérdidas y ganancias.
Procedimientos
1. En todos los casos deberá utilizarse el principio del devengo, es decir, se considerará el gasto
en el momento en que se produce y no cuando se produce la corriente financiera del pago.
2. Sería conveniente la apertura de una ficha individual por cada uno de los acreedores, en la
que se detallen todos los datos del mismo, es decir, nombre, dirección, CIF/DNI, número de
factura, importe, pedido, forma de pago, deuda pendiente y todos aquellos datos que
pudieran ser de interés.
Esta ficha individual servirá de base para la creación de un archivo de acreedores, donde se
incluirán todas las facturas, pedidos y cualquier tipo de documentación relacionada con cada
acreedor.
3. Es conveniente que en la contabilidad se lleve una subcuenta por cada acreedor, intentando
en la medida de lo posible, no agrupar todas estas cuentas en una cuenta genérica de
“Acreedores”.
4. Todas las facturas, recibos, etc., una vez que haya sido satisfecho su importe, deberán quedar
anulados con un sello, preparado al efecto, de “PAGADO”. De esta forma se evitarán
duplicidades en los pagos y se mejorará el control de la deuda pendiente de pago en cada
momento.
5. Para todos aquellos materiales para los que existan diversos acreedores, se deberán solicitar
varios presupuestos (tres es lo más adecuado), para elegir aquél que represente una mejor
relación calidad-precio.
6. Una vez seleccionado el acreedor con la oferta más interesante, se realizará la petición de
compra, según modelo de pedido normalizado (Anexo 5.6), que conste de original y dos
copias.
El original y una copia se enviará al acreedor para que devuelva la primera copia firmada
aceptando el pedido. Esta copia enviada por el acreedor se conservará en el archivo de
acreedores.
La segunda copia se conservará en un denominado “archivo de pedidos pendientes de
suministro”.
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9.2
Cuando se recibe la mercancía o servicio, se emitirá un albarán numerado correlativamente
que se coserá al albarán del acreedor, si existe, y al pedido aprobado conservado en el archivo
anterior, y se introduce en otro denominado “archivo de pedidos pendientes de recibir
factura”.
Una vez que se reciba la factura, que se solicitará por duplicado, la copia de la misma se unirá
a la documentación conservada en el anterior archivo, verificando cantidades, precios,
operaciones aritméticas, condiciones, etc., y dando su conformidad a la misma la persona
encargada de la revisión mediante su firma. Una vez verificada la exactitud de la factura, toda
la documentación anterior (pedido aprobado por acreedor, albarán y factura verificada) se
archivará en el archivo del acreedor correspondiente.
El original de la factura, una vez dada su conformidad por la persona responsable, pasará a
contabilidad para su contabilización y archivo por orden numérico en los archivadores A-Z
de la contabilidad. Esta factura se adjuntará como soporte del asiento contable realizado y
junto con la propuesta de gasto (Anexo 9.1).
7. Para aquellas adquisiciones que superen los límites máximos fijados por la Comisión de
Control Presupuestario o Junta de Gobierno, para autorizaciones y aprobaciones de compras,
deberá quedar constancia escrita en el acta de la reunión de la aprobación expresa de esa
adquisición.
8. Sería conveniente que anualmente se realizaran circularizaciones a todos los proveedores y
acreedores para confirmar los saldos que se mantienen con ellos y, en caso de diferencias,
regularizarlas. Esta regularización de saldos deberá estar autorizada por el
Secretario/Administrador, una vez verificada la razonabilidad de la misma.
9. Se deberá tener especial cuidado en el denominado “corte de operaciones” que se realiza al
cierre del ejercicio, de tal forma que todas las compras y gastos realizados hasta el día 31 de
diciembre, estén incluidos en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio, y en caso de
material inventariable, también esté considerado en las existencias finales.
10. Las funciones de compras, recepción de mercancías, registro de las cuentas a pagar y
realización de los pagos deberán realizarse por personas distintas, es decir, existirá una
adecuada segregación de funciones.
11. Debería establecerse, por parte de persona responsable o por la Comisión de Control
Presupuestario/ Junta de Gobierno, políticas definidas para la contabilización de los gastos y
la determinación de cuales son los importes que se consideran gastos y a partir de que nivel se
considera adquisición de inmovilizado, para evitar así la activación de importes poco
significativos que sólo impliquen una mayor dificultad a la hora del cálculo de las
amortizaciones anuales.
12. Sería conveniente también el establecimiento de un registro de control de los vencimientos de
pagos a realizar.
13. Cuando los pagos a realizar sean mediante efectos aceptados, deberían utilizarse las
correspondientes cuentas de “Efectos a pagar”, dándoles de baja de la cuenta de proveedores.
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9.3
14. Todos los gastos incluidos en la cuenta de pérdidas y ganancias deberán tener el soporte
documental que lo justifique, estando éste perfectamente accesible e identificable partiendo de
la cuenta de Mayor, (número de asiento, número de justificante, etc.).
15. Sería conveniente el establecimiento de una adecuada normativa de control interno en
materia de realización de gastos y compras, en la que se defina de forma clara y concisa quién
debe autorizar las compras y gastos, qué documentos hay que utilizar para efectuar los
mismos, quién debe dar el visto bueno a la compra o gasto, quién autoriza el pago, etc., y fijar
un día determinado para realizar los pagos a acreedores siempre con la orden firmada por
persona responsable autorizándolo (pueden ser dos días al mes) de forma que se puedan
llevar a cabo previsiones de tesorería a corto plazo.
16. Al cierre del ejercicio deberán efectuarse las oportunas provisiones de gastos, tales como
agua, luz, teléfono, pagas extraordinarias y otros gastos devengados para los que no se conoce
con exactitud su importe, que sean imputables al ejercicio pero que no se van a pagar hasta el
siguiente. Caso de no conocer los importes exactos se estimarán los mismos, ajustando las
diferencias cuando se conozca su importe.
17. Caso de que el personal de la Oficina/Centro tenga que realizar un viaje, se podría
cumplimentar algún documento normalizado de autorización de viaje.
Igualmente, una vez finalizado el viaje, en otro documento normalizado se debería proceder a
la liquidación de gastos incurridos en el mismo.
Ambos documentos deberían estar debidamente autorizados por persona responsable y así
contribuirían a mejorar el control interno existente
A título indicativo, en los Anexos 9.2 y 9.3 se incluyen dos modelos (de autorización de viaje y
liquidación de gastos de viaje) que podrían utilizarse en caso de considerarse necesario.
18. Existe una política de contratación de seguros por accidentes, responsabilidad civil e
incendios centralizado en la Oficina Central. Por tanto se recomienda que no se contrate por
parte de la Oficina/Centro seguros de este tipo. Cuando se reciba el cargo de la Oficina por
estos seguros, se contabilizará cargando a la cuenta de gastos y abonando a la cuenta corriente
con Oficina Central.
No obstante, existen otros tipos de pólizas, principalmente por responsabilidad civil,
vehículos, etc., que deberán ser contratados directamente por cada Oficina/Centro, de tal
forma que cualquier riesgo potencial quede cubierto por las mismas y se evite la realización
de pagos por siniestros, responsabilidades o reclamaciones (contagios de enfermedades,
errores médicos, etc.) que afecten de forma grave al patrimonio de Cruz Roja y puedan
suponer desembolsos muy significativos.
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10.1
10.
PRESTAMOS
Descripción general
En este capítulo se incluyen todos aquellos saldos a pagar derivados de la obtención de
financiación de terceros, que no corresponden a las operaciones normales de tráfico. Para la
clasificación de saldos a pagar por préstamos se debe tener en cuenta lo siguiente:
Ø Préstamos a corto plazo: cuyo vencimiento no sea superior a 12 meses
Ø Préstamos a largo plazo: cuyo vencimiento es superior a 12 meses
Procedimientos
1. Los préstamos y créditos figurarán en el pasivo del balance, clasificados en cuanto a sus
vencimientos (corto y largo plazo).
2. Los préstamos, créditos y empréstitos se contabilizarán en el momento de su formalización
por el valor de reembolso pactado o por el valor total del mismo. Si existe diferencia entre el
valor de reembolso y el importe recibido, esa diferencia se registrará en el activo del balance
dentro del capítulo de gastos amortizables, cargándose a gastos durante el periodo de vida
del préstamo o empréstito, generalmente en función del capital amortizado en cada periodo.
3. Si el préstamo se concede por un determinado importe que se recibe en su totalidad, este
importe total aparecerá reflejado en el pasivo del balance. Los intereses del mismo se
considerarán como gastos financieros del periodo y solo se disminuirá el valor del préstamo
por las amortizaciones que periódicamente se vayan haciendo del mismo, en base a las cuotas
que se vayan satisfaciendo.
4. Sería conveniente la apertura de una ficha individual por cada uno de los préstamos /
empréstitos en la que debería constar, como mínimo, la siguiente información: clase o tipo de
préstamo, criterios de valoración y efectos en resultados, importes pendientes de
amortización, tipos de interés, vencimientos parciales y final, separando la parte a corto de la
de largo plazo, fechas de vencimientos, intereses cargados en resultados, etc.
5. Sería recomendable, en todo caso, la obtención por parte de la entidad financiera que concede
el préstamo, de un cuadro de amortización de toda la vida del préstamo.
6. Es totalmente necesario que la obtención de esta financiación externa venga precedida de la
autorización expresa de la Comisión de Control Presupuestario de la Oficina Central, previa
solicitud de la Junta de Gobierno de la Oficina/Centro. Esto se hará para cualquier tipo de
préstamo, póliza de crédito o descubierto en cuenta corriente.
7. Para la obtención de estos préstamos, se deberá realizar una negociación tendente a obtener
las mejores condiciones financieras posibles, consultando el mayor abanico posible de
entidades financieras.
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10.2
8. Sería conveniente que al final del ejercicio se realizara una periodificación de los intereses que
aún no han sido cargados por la entidad financiera pero que corresponden al periodo que se
cierra. Si en el momento de realizar esta periodificación no se conoce el importe exacto de los
intereses devengados, se podrá hacer una estimación de los mismos, ajustando los importes
cuando se conozca el cargo real.
9. Mensualmente se deberán conciliar los saldos de las cuentas de Mayor con los saldos según
los registros individuales extracontables mantenidos, para comprobar si existen diferencias y
analizar el origen de éstas. Al cierre del ejercicio deberá prepararse una conciliación entre los
saldos contabilizados y los que aparecen en los extractos que emite el banco, analizando las
diferencias existentes. De esta conciliación de préstamos deberá quedar constancia escrita,
debidamente firmada por la persona que la prepara y con el visto bueno de persona
responsable.
10. Anualmente debería solicitarse confirmación de saldos y de intereses devengados a las
entidades financieras que otorgan los diferentes empréstitos, para verificar que coinciden con
las cuentas de Mayor y con las fichas individuales mantenidas. De esta conciliación deberá
quedar constancia escrita en documento normalizado.
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11.1
11.
PROVISIONES, CONTINGENCIAS Y COMPROMISOS
Descripción general
Las provisiones tienen como finalidad la rectificación de valores del balance, con vistas a que éste
sea fiel reflejo de la realidad económica de la Oficina/Centro.
Las provisiones son pérdidas ciertas no realizadas o de cobertura de gastos futuros necesarios; se
tiene certeza de que el hecho o riesgo que cubren se producirá, aunque se desconoce el momento
y su cuantía y siempre se dotarán con cargo a las cuentas de explotación y de resultados que
correspondan.
Procedimientos
1. Cualquier provisión que se dote deberá contar con los correspondientes documentos que
soporten ésta, conservando los mismos y la estimación realizada en archivos abiertos al
efecto.
2. Según la normativa actual vigente, cualquier saldo deudor, con una antigüedad superior a
seis meses se podrá provisionar en un 100%.
3. Entre las distintas provisiones que se pueden dotar tenemos las siguientes:
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Provisión por depreciación de inmovilizado: ver comentarios en puntos 5 y 8 de
Inmovilizado Material, páginas 3.1 y 3.2, y en punto 6 de Inmovilizado Inmaterial,
página 4.1.
Provisión por depreciación de existencias: ver comentarios en punto 3 de Existencias,
página 5.1.
Provisiones para riesgos y gastos: ver comentarios en punto 17 de Compras y Gastos,
página 9.3.
Provisiones para insolvencias: ver comentarios en punto 5 de Cuentas a Cobrar - Otros
Deudores, página 19.1.
Provisiones financieras: ver comentarios en punto 4 de Ingresos Diversos, página 7.1.
4. En cualquier caso, toda provisión que se dote deberá contar con la autorización de persona
responsable, de forma que quede constancia en el asiento de realización de la misma de la
persona que autorizó tal dotación.
5. Deberán realizarse análisis periódicos de la misma para detectar la posibilidad de aumentar
las dotaciones ya realizadas o proceder a su eliminación en el caso de desaparecer el motivo
que la originó.
6. Las provisiones para riesgos y gastos no podrán utilizarse para corregir el valor de los
elementos de activo. En consecuencia sólo recogerán gastos, pérdidas o deudas.
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11.2
No se permitirán dotaciones generales, es decir, deberán estar referidas a situaciones y
partidas concretas, debiendo ser ciertas o posibles, contabilizándose en el pasivo del balance
de forma desglosada, a saber:
Provisiones para pensiones y obligaciones similares,
Provisiones para impuestos y
Otras provisiones.
Si el grado de probabilidad de ocurrencia del hecho es cierto y se puede estimar de forma
razonable, se contabilizará en el balance y en la cuenta de resultados.
Si el grado de probabilidad de ocurrencia del hecho es incierto y se puede estimar de forma
razonable, se contabilizará en el balance y en la cuenta de resultados.
Si no se puede estimar se informará en la memoria. En el caso de que sea remoto y no se
pueda estimar no hará falta informar.
7. La valoración de las provisiones requiere recurrir a estimaciones razonables, no
considerándose adecuada la aproximación estadística. Por ejemplo, si la probabilidad de no
cobrar un saldo de 6.000 € es del 85%, se provisionará los 6.000 euros y no 5.107 €.
8. En el caso, excepcional y poco probable, de que una provisión no pueda ser valorada con un
mínimo de razonabilidad, la provisión se tratará como una contingencia.
Entre las contingencias más frecuentes podemos citar: fiscales, relacionadas con el personal,
insolvencias, etc.
9. En todos los casos, cualquier provisión que se desee dotar, por motivos distintos a los de
insolvencias, deberá contar con el visto bueno de la Oficina Central (Departamento de
Auditoria Interna). Una vez realizada la consulta y verificada su razonabilidad o no, será
comunicada por el Departamento la decisión tomada.
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12.1
12.
FONDO SOCIAL, RESERVAS Y RESULTADOS PENDIENTES DE APLICACIÓN
Descripción general
El Fondo Social y las Reservas representan el Neto Patrimonial de cada Oficina/Centro. El Fondo
Social se ha obtenido por diferencia entre el activo y el pasivo de la Oficina/Centro en la fecha en
que se comenzó a contabilizar por el principio de la Partida Doble.
Procedimientos
1. La cuenta del Fondo Social, una vez establecida, no deberá sufrir ningún tipo de
modificaciones.
2. Los beneficios o pérdidas que se produzcan anualmente se considerarán en cuentas
perfectamente identificadas (Resultados Ejercicios Anteriores), apareciendo por tanto el Neto
Patrimonial.
3. Deberá establecerse un registro individual para cada una de estas cuentas, en el que se detalle
de forma clara y concisa la composición del saldo y como se han obtenido los diferentes
importes que forman esos saldos.
4. Todos los ejercicios, en el momento de la apertura de cada uno de ellos, se procederá a
traspasar el resultado del ejercicio anterior a la cuenta de resultados que corresponda
(Remanente o Resultados Negativos). De esta forma deberán aparecer perfectamente
identificadas en el Patrimonio las pérdidas o beneficios de los cinco últimos ejercicios. Cada
ejercicio al incorporar los resultados del mismo, los resultados del ejercicio más antiguo se
incorporarán a una cuenta genérica de “Resultados Ejercicios Anteriores”, de tal forma que
siempre se puedan conocer los resultados de los cinco últimos ejercicios.
5. Todos los apuntes que se produzcan en estas cuentas, distintas del traspaso anual de los
resultados de cada ejercicio, deberán estar autorizados por la Comisión de Control
Presupuestario/ Junta de Gobierno y deberán contar con el Visto Bueno de la Oficina Central.
En principio, excepto las cuentas de Resultados de Ejercicios Anteriores, ninguna cuenta de
las aquí consideradas deberá sufrir modificaciones.
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13.1
13.
CUENTAS CORRIENTES INTERNAS
Descripción general
Dentro de estas cuentas se incluyen, tanto las Cuentas Corrientes Internas como la de Partidas
Pendientes de Aplicación. Las cuentas corrientes internas se utilizarán para incluir en ellas todos
los movimientos que existan entre Oficinas/Centros de CRE.
Procedimientos
1. Las P.P.A. son cuentas suspensivas que solo se utilizarán cuando existan partidas cuya
procedencia es desconocida o incierta.
Una vez aclarada esta procedencia, se deberá traspasar de esta cuenta a la que corresponda.
En cualquier caso, solo se utilizará el tiempo necesario para aclarar su procedencia y, por
tanto, proceder a su contabilización de forma adecuada.
2. Dependiendo del saldo que presente esta cuenta, deudor o acreedor, podrá contabilizarse en
el activo o en el pasivo, según corresponda.
3. En cuanto a las denominadas Cuentas Corrientes Internas se utilizarán para incluir todos los
movimientos que existan entre las distintas Oficinas y Centros de Cruz Roja. Deberá abrirse
una cuenta individualizada para cada saldo que se mantenga.
4. Estas cuentas, y según el signo que tengan, podrán considerarse en el activo o en el pasivo del
balance de situación.
5. No obstante, aparte de lo comentado en estos puntos, ver otros procedimientos comentados
en Compras y Gastos, páginas 9.1 a 9.3.
6. Anualmente deberán conciliarse estas cuentas con las que recíprocamente, y con signo
contrario, mantienen las Oficinas/Centros con los que se han realizado esas operaciones.
Para realizar esta conciliación, deberá obtenerse confirmación por escrito del saldo mantenido
por la otra Oficina/Centro. Por tanto, todos los ejercicios deberá prepararse, en documento
normalizado (Anexo 13.1), la relación de saldos y transacciones que se han mantenido o
mantienen con otras Oficinas/Centros de la Institución.
En base a estas contestaciones se analizarán y ajustarán las diferencias que puedan existir. En
caso de discrepancias, será la Oficina Central la que, en última instancia, determine el importe
definitivo a contabilizar.
Para los saldos y transacciones con la Oficina Central y el Fondo de Solidaridad, el importe
que siempre prevalecerá será el que tengan registrado estos dos Centros.
En caso de diferencias, serán las Oficinas/Centros, los que deberán ajustar sus importes
registrados para hacerlos coincidentes con los circularizados.
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13.2
7. En caso de que existan programas y/o servicios prestados que se subvencionen desde otra
Oficina/Centro como Refugiados, Toxicomanías, etc., se abrirán cuentas individuales para
cada uno de ellos. De esta forma, en caso de que existan cargos y/o abonos que no supongan
movimiento físico de dinero, estas cuentas servirán como puente para poder realizar el
asiento correspondiente.
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14.1
14.
PERSONAL
Descripción general
Registrará este epígrafe la carga total salarial del personal, cualquiera que sea el concepto por el
que se satisface, incluso la correspondiente a la regularización de empleo temporal a cargo de la
Seguridad Social.
Los gastos de personal se vinculan con tesorería por los pagos, representando los servicios
prestados por el personal en relación de dependencia con la Oficina/Centro.
Procedimientos
1. La contabilización de los gastos de personal se efectuará atendiendo el principio del devengo,
periodificando las pagas extras, vacaciones, etc., en base a lo que establezca el convenio
colectivo vigente.
2. Deben separarse, en la medida de lo posible, las funciones de contratación, confección de
nóminas, su pago y registro contable de la misma.
3. Es completamente necesario el establecimiento de un archivo extracontable individualizado
para cada trabajador, en el que debe constar, nombre del empleado, número de trabajador en
plantilla, número de cartilla de la seguridad social (copia de la cartilla), categoría inicial y
cambios posteriores, sueldo bruto inicial y aumentos posteriores (indicando la fecha en que se
producen) debidamente autorizados, declaración jurada firmada por el trabajador con su
situación familiar, tanto por ciento de retención por IRPF, y en general, todos aquellos datos
que puedan ser de especial interés. A este archivo individual se adjuntará el contrato firmado
por el trabajador, una vez diligenciado en la Oficina del INEM correspondiente.
4. El archivo anterior deberá actualizarse cada vez que se produzca una variación en cualquier
trabajador y/o cuando se registren altas o bajas de trabajadores.
5. Las modificaciones y cambios de estos archivos de personal así como la nómina a pagar, una
vez revisada, deberá estar aprobada y autorizada por persona responsable de la
Oficina/Centro.
6. El libro de matrícula deberá estar firmado por todos los trabajadores, tanto en el alta en la
empresa como en el caso de baja del trabajador.
7. Mensualmente se deberá verificar que el importe de la nómina coincide con los registros
contables y con los recibos de nómina
8. Todos los recibos de nómina deberán constar de original y copia, llevar el sello de la
Oficina/Centro y estar firmados por el Secretario/Director y por el trabajador, siendo el
original para el trabajador y la copia para la Oficina/Centro.
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14.2
9. Para facilitar la preparación de la nómina mensual en cuanto a gastos devengados,
retenciones, etc., se obtendrá (en el caso de preparación por una gestoría, se solicitará) un
resumen mensual de nómina, en el que aparezcan todos y cada uno de los trabajadores de la
Oficina/Centro, con sus nombres y apellidos, devengos brutos por los diferentes conceptos de
nómina, retenciones practicadas por IRPF y seguridad social, coste empresa de la misma y
neto a percibir.
Este resumen de nómina se utilizará para:
Ø Preparar el asiento de nómina y proceder a su contabilización. Una copia de este resumen
será el soporte documental del asiento.
Ø Preparar las transferencias y/o los cheques para el pago de la nómina.
Ø Verificación de la correcta imputación de los gastos en el momento de su devengo en la
cuenta adecuada.
10. Se abrirá un archivo específico en el que se custodien los resúmenes de nómina para cada uno
de los meses del ejercicio y el resumen anual.
Este resumen anual se utilizará para cuadrar los gastos devengados en el ejercicio por gastos
de personal con los realmente contabilizados. Las diferencias que entre unos y otros puedan
existir se analizarán y regularizarán al cierre de cada ejercicio.
Igualmente, este resumen anual se utilizará para comprobar el correcto pago de la retención
efectuada a cada trabajador por IRPF, su correcta contabilización y la adecuada imputación de
los mismos a cada trabajador en el certificado que se le extiende para su declaración.
De la misma manera, se utilizará para cuadrar las retenciones por seguridad social con los
importes contabilizados y los finalmente satisfechos.
11. Deberá controlarse de manera especial, tanto las faltas al trabajo cono las deducciones en
nómina de anticipos y préstamos al personal, los salarios no reclamados, cheques bancarios
para pago de nóminas no hechos efectivos durante mucho tiempo, etc.
12. Para proceder al pago de la nómina, se deberá utilizar la transferencia bancaria, evitando en la
medida de lo posible el pago mediante cheque bancario.
13. En base a lo anterior, el importe líquido total de la nómina se contabilizará en una cuenta de
pasivo denominada “Remuneraciones pendientes de pago”, de donde se descargará cuando
aparezca el cargo en el banco por las transferencias realizadas.
14. Es conveniente realizar conciliaciones mensuales entre las cuentas bancarias por donde se
pagan las nóminas y los pagos efectuados, para verificar si existen diferencias entre lo
contabilizado y el pago efectivamente realizado y, en su caso, corregir esas diferencias.
15. Los préstamos concedidos al personal figurarán en el activo del balance por el valor nominal
de la parte pendiente de devolución.
16. En caso de trabajadores fijos con remuneraciones complementarias variables, se tendrá en
cuenta lo previsible en el ejercicio, no pudiendo ser inferior a lo percibido en el año anterior (a
efectos de retención por IRPF).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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14.3
17. A los trabajadores con contratos inferiores a 1 año, se les retendrá un mínimo de un 2% y
como máximo lo que corresponda según las tablas salariales emitidas por el Ministerio de
Economía y Hacienda. Por los trabajadores de carácter profesional independientes, se aplicará
una retención del 20%.
Como regla general de actuación se podría establecer, para aquellas Oficinas/Centros en las
que sea necesaria la concurrencia de un profesional al que hay que aplicarle el IVA
(psicólogos de Centros de Reconocimiento, etc.), como obligatorio, el que sea el propio
profesional el que facture a la Oficina/Centro, haciendo constar en la factura su nombre,
dirección completa, número de CIF, número de factura, importe bruto de la factura, IVA
repercutido y firma del profesional.
18. Se verificará que todos los trabajadores de la Oficina/Centro están incluidos en los TC-1 y TC2 (en aquellos casos en que no esté implantado el “sistema red”), así como en el modelo 190
(Resumen anual de retenciones a trabajadores) para su presentación en el mes de enero de
cada año en los organismos correspondientes, Tesorería de la Seguridad Social y Delegación
de Hacienda, respectivamente.
La presentación ante estos organismos será:
Ø Hacienda Pública: Modelo 110. Antes del día 20 del mes siguiente al trimestre declarado.
También se presentará el Resumen Anual de retenciones Modelo 190, junto con el referido
al último trimestre del ejercicio.
Ø Seguridad Social: TC-1/TC-2. antes del último día del mes siguiente al que se declare.
19. En el caso de que así lo contemplen los distintos convenios colectivos aplicables en cada
Oficina/Centro, deberá procederse a realizar estudios actuariales que estimen los posibles
pasivos devengados por premios de jubilación, complementos de pensiones, etc., procediendo
a reconocer cada ejercicio los pasivos devengados, abriendo un archivo individualizado en el
que se incluya el estudio actuarial realizado. El asiento contable realizado deberá contar con la
correspondiente autorización de persona responsable.
20. Los pagos que se realicen a voluntarios como compensación de gastos lo serán siempre, en la
medida de lo posible, en base a recibos y/o facturas que soporten el gasto realizado.
En ningún caso será admisible la realización de pagos periódicos del mismo importe, como
compensación de gastos y sobre los que no se efectúe ningún tipo de retención fiscal.
21. En el caso de voluntarios que desarrollen trabajos para la Oficina/Centro de forma periódica
y para los que se haga complicada la obtención de justificantes de los gastos incurridos, se
procederá a realizar contratos laborales.
22. Las dietas y gastos de viaje que deban ser satisfechos por desplazamientos del personal de
cada Oficina/Centro, deberán estar aprobados por los órganos competentes. En ningún caso
estas dietas podrán ser superiores a los importes máximos establecidos por el Ministerio de
Hacienda. Si por el motivo que fuera, estas dietas y gastos de viaje satisfechos fueran
superiores a lo legalmente establecido, el exceso sobre los importes máximos fijados deberá
considerarse como más renta del que lo percibe, debiéndose efectuar la correspondiente
retención fiscal en la fuente.
En Anexo 14.1 se incluyen los importes máximos fijados a la fecha de preparación de este
Manual.
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A N E X O 14.1
REGLAMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FISICAS
(Real Decreto 214/1999 de 5 de Febrero (B.O.E. nº 43 de 9 de Febrero de 1999)
DIETAS POR DESPLAZAMIENTOS Y GASTOS DE VIAJE
Gastos de Locomoción
Ø
Ø
Cuando se utilicen medios de transporte públicos, el importe del gasto que se justifique
mediante factura o documento equivalente (billete de avión, tren, bus, etc.).
Cuando no se pueda justificar la cuantía del gasto pero si la realidad del desplazamiento, se
considerará como exento de tributación la cantidad que resulte de computar 0,17 € por
kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
Gastos de Manutención y Estancia
Se considerarán exceptuadas de gravamen las dietas y asignaciones para gastos de viaje que no
superen la cantidad fija de:
Ø
Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen de forma documental.
Ø
Por gastos de manutención:
v 52,29 € diarios en territorio nacional
v 91,35 € diarios en territorio extranjero
Ø
En el caso de que no se pernocte, las cantidades exceptuadas de gravamen serán:
v 26,14 € diarios en territorio nacional
v 48,08 € diarios en territorio extranjero
Otras consideraciones
Ø
Ø
Ø
Ø
En todos los casos deberá acreditarse por parte del pagador el/los día/s del desplazamiento
así como su razón o motivo. Los gastos deberán producirse en Municipio distinto a aquel en
el que está situado el centro de trabajo.
En el caso de que el desplazamiento y permanencia sea por un periodo continuado superior a
9 meses, no se considerarán exceptuadas de gravamen las dietas y asignaciones para gastos
de viaje correspondientes a gastos de manutención y estancia en el mismo.
En todos los casos, se hace necesario aportar documentación soporte del gasto devengado
(excepto en las dietas).
En caso de excederse de las cuantías máximas establecidas, se someterá a retención como
rendimientos del trabajo, el exceso sobre estas cuantías máximas.
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15.1
15.
ORGANISMOS PUBLICOS - HACIENDA PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL
Descripción general
Son las cuentas que reflejan los movimientos y situación de las entidades públicas titulares de
soberanía tributaria por conceptos fiscales, tanto provengan de retenciones impositivas como de
cualquier otra clase de relaciones que la Oficina/ Centro pudiera tener con éstas.
HACIENDA PUBLICA
Se incluirá en esta cuenta toda la deuda pendiente de pago con la Agencia Tributaria, retenciones
a cuenta de IRPF, IVA., etc.
Procedimientos
1. En todos los casos se deberá seguir el “principio del devengo”, es decir, reconocimiento de la
deuda contraída con la Agencia Tributaria cuando se realiza la transacción, cuando la entidad
sea contribuyente, cuando surja el derecho del acreedor a la remuneración de que se trate y,
por último, cuando la Oficina/ Centro tenga que liquidar el impuesto como obligación de
retención, así como los interesas devengados por responsabilidades fiscales no declaradas en
su momento.
2. Las declaraciones deberán prepararse con la documentación necesaria acreditativa de los
hechos imponibles, quedando evidencia de la autorización para el pago por persona
responsable.
Toda esta documentación que soporte un determinado pago de un impuesto, así como la carta
de pago del mismo, deberán adjuntarse a la hoja de codificación y archivarse en la secuencia
numérica que le corresponda (número que aparecerá en la cuenta de Mayor) de tal forma que
sea fácil su localización.
3. El pago a la Agencia Tributaria deberá estar autorizado por persona responsable y deberá
realizarse el día 20 de cada trimestre natural (en el caso de impuestos que tengan que ser
satisfechos en el momento de su devengo, deberán respetarse las fechas establecidas
legalmente).
4. Las retenciones que trimestralmente se pagan incluirán las realizadas a trabajadores según
tablas y las que obligatoriamente deban realizarse a colaboradores y profesionales
(establecida por ley en el 20%) por los trabajos realizados. En estos últimos se incluirán todas
las gratificaciones que satisfaga la Oficina/ Centro a todas las personas que no están
incluidas en nómina y que realizan algún trabajo o servicio para la misma.
5. Se dotarán las correspondientes provisiones por posibles contingencias incurridas, en base a
los pasivos estimados que puedan surgir.
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15.2
SEGURIDAD SOCIAL
Se incluirá en esta cuenta la deuda con la Seguridad Social por retenciones en nómina efectuadas
a los trabajadores, cuota empresarial e intereses derivados de la demora en el pago de la misma.
Procedimientos
1. Se preparará un resumen mensual de nómina de la Oficina/Centro, en la que se incluyan, el
importe bruto de la misma, coste empresa y las retenciones por seguridad social, retenciones
por IRPF, deducciones por anticipos, etc., y el neto a pagar, de tal forma que ese resumen sea
la base de la contabilización del asiento de nómina.
2. La cuota empresarial vendrá dada por la diferencia que existe entre la retenido a los
trabajadores y el pago total a la seguridad social, que se realiza el mes siguiente al del
devengado.
3. Dado que los seguros sociales, en cuanto a su importe exacto, pueden conocerse con
posterioridad al cierre contable del mes correspondiente, y con objeto de ajustar la
contabilización de los seguros sociales al principio del devengo, se procederá a realizar una
estimación del importe, ajustando las diferencias que puedan existir al mes siguiente o en el
momento en que se conozca el importe exacto.
4. Se contabilizará la cuota patronal, según las características y bonificaciones contractuales así
como las posibles bajas por enfermedad que hubiese o contingencias.
5. Seria conveniente que la Oficina/Centro abriera un archivo específico de seguridad social en
el que incluyeran todos los TC-1 y TC-2 que mensualmente se pagan, así como toda la
documentación que soporte el cálculo de la seguridad social a cargo de la empresa y del total
de la deuda.
6. El pago mensual de la seguridad social será autorizado por persona responsable y se realizará
el día 30 del mes siguiente al de su devengo, adjuntándose una fotocopia del TC-1 a la hoja de
codificación y archivándose en la secuencia numérica que le corresponda.
7. Se harán conciliaciones periódicas con las cuentas de Mayor, para verificar que no existen
diferencias y siempre sin pedir conciliaciones al organismo de la seguridad social, para evitar
cortar su periodo de prescripción.
8. No se admitirá, en ningún caso, que en las fechas correspondientes no se paguen los seguros
sociales por parte de cada Oficina/Centro.
Al existir un aplazamiento de la deuda histórica, cualquier incumplimiento de las
obligaciones con la Tesorería provocaría la ruptura del aplazamiento, con las graves
consecuencias que ello conllevaría.
Por otro lado, al haberse realizado la correspondiente retención a los trabajadores, este
impago supondría un apropiamiento indebido, con las consecuencias legales que establece la
Ley.
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16.1
16.
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES
Descripción general
Se considerarán dentro de este epígrafe las inversiones financieras temporales, aunque
perfectamente separadas de las cuentas bancarias y de caja. Las inversiones que se realicen de
este tipo se harán cuando existan excedentes de tesorería. Serán siempre a corto plazo o tendrán
la posibilidad de hacerse líquidos de forma inmediata, sin coste adicional alguno.
Se excluyen las inversiones que específicamente se han considerado como inversiones financieras
permanentes.
Procedimientos
1. Existirán por escrito, políticas claramente definidas sobre estas inversiones, siendo decididas
por la Comisión de Control Presupuestario o Junta de Gobierno.
2. Los títulos de estas inversiones estarán a nombre de C.R.E. de la Oficina/Centro
correspondiente.
3. Se intentará que todas las inversiones de este tipo se materialicen en activos financieros sobre
los que no se realicen retenciones por el impuesto sobre las rentas del capital (IRC)
4. La custodia de los activos estará en manos de las personas que autorizan el movimiento de las
inversiones, la que registra las operaciones y la que controla el cobro de los ingresos de tales
inversiones.
5. Debería establecerse un registro extracontable, con todas las inversiones financieras
temporales, haciendo constar el número de títulos o su concepto, fecha de adquisición, valor
nominal, importe total pagado, valor de realización (en su caso), lugar donde están
depositados y fotocopia del resguardo de los mismos. Periódicamente se actualizarán estos
archivos con la información que remiten las entidades financieras.
6. Los intereses y dividendos obtenidos se deberán contabilizar como ingresos financieros en el
momento de su devengo.
7. Aquellos intereses y dividendos que se obtengan y que perteneciendo a este ejercicio se
cobren en el siguiente o bien se cobren en este ejercicio perteneciendo al siguiente, se deberán
periodificar, utilizando para ello las cuentas existentes de ajustes por periodificación, de tal
forma, que los ingresos se consideren en el ejercicio en que verdaderamente se han
devengado.
8. Por último, hay que hacer hincapié en que estas inversiones financieras temporales se
realizarán en aquellos casos en que exista un exceso de liquidez grande y no se esperen
realizar pagos importantes con proximidad o se tengan que hacer en un periodo de tiempo
amplio, lo que permitirá mover esos excesos y sacarles una rentabilidad.
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16.2
9. No obstante, estas inversiones temporales deberán ser totalmente líquidas en un periodo muy
corto de tiempo y deberán contar con una correcta previsión de tesorería que permita verificar
la viabilidad de la misma.
10. En el caso de que se realicen inversiones en Fondos de Inversión de Activos del Mercado
Monetario (F.I.A.M.M.), el tratamiento contable a dar a las mismas será el siguiente:
Ø Se contabilizará por su precio de adquisición, es decir, el importe total pagado por la
apertura del Fondo.
Ø Periódicamente, en base al extracto remitido por el gestor del Fondo, se actualizará la
participación en el mismo, abonando (o cargando) el beneficio (o pérdida) a una cuenta de
ingresos financieros.
Ø Ineludiblemente, al cierre del ejercicio deberá actualizarse el valor de la participación,
reconociendo su correspondiente valor en el activo del balance y contabilizando en sus
cuentas correspondientes el beneficio o pérdida habidos.
Ø Cualquier tipo de modificación deberá contar como soporte documental con el extracto
que remite el gestor del fondo en el que comunica el valor de la participación.
Ø Se hace necesario la apertura de un archivo individualizado, en el que se custodien el
contrato, los extractos, las solicitudes de venta de participaciones debidamente
autorizadas, etc.
Ø Las cuentas que contempla el PCG. para la contabilización de estas inversiones financieras
temporales son las siguientes:
a. Para el registro contable de las participaciones en FIAMM: cuenta 2518:
Participaciones en Fondos de Inversión de Activos de Mercado Monetario a largo
plazo (en este caso tendrá la consideración de Inversión Financiera Permanente);
cuenta 5418: Participaciones en Fondos de Inversión de Activos de Mercado Monetario
a corto plazo.
b. Para el registro contable de los ingresos devengados, al aumentar el valor de la
participación: cuenta 7618: Ingresos de participaciones en Fondos de Inversión de
Activos de Mercado Monetario.
c. Para el registro contable de las pérdidas devengadas, al disminuir el valor de la
participación: cuenta 666: Pérdidas en valores negociables.
d. El aumento (disminución) del valor de la participación se registrará, en base a
documento soporte, cargando (abonando) en la cuenta de activo que corresponda,
según sea la inversión a largo o a corto plazo y abonando (cargando) en la cuenta de
ingreso (gasto) citada anteriormente.
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17.1
17.
SUBVENCIONES
Descripción general
Se pueden considerar dos tipos de subvenciones: Subvenciones en Capital y Subvenciones de
Explotación.
Las subvenciones en capital son las recibidas del estado y de otras entidades públicas o privadas
concedidas para el establecimiento o estructura fija de la Institución.
Las subvenciones de explotación son las recibidas directamente, y a fondo perdido, del Estado y
de otras entidades públicas o privadas, por lo general, para compensar déficits de explotación,
asegurar a ésta una rentabilidad mínima, o financiar la realización de determina-das actividades,
programas o la prestación de determinados servicios asistenciales o no.
Procedimientos
1. Se contabilizarán en el momento y con la fecha en que sean concedidas, a partir del escrito o
comunicación cierta de su concesión, siguiendo así el principio del devengo, adeudando a la
cuenta de activo que corresponda, la contrapartida será una cuenta acreedora bien de pasivo,
bien de pérdidas y ganancias.
2. Cuando se obtengan subvenciones condicionadas, se abrirá para cada subvención obtenida,
un centro de coste y una subcuenta dentro del grupo 14 “Subvenciones en Capital”.
3. Se crearán archivos individualizados para cada una de ellas, en los que se incluya toda la
documentación referente a la misma, así como el escrito de su concesión definitiva y el
resguardo de su cobro.
4. Los activos figurarán en el balance por su coste total, en tanto que el importe de las
subvenciones se incluirá en el pasivo como un crédito definido pendiente de ser abonado a
resultados a un ritmo conforme al del computo de las correspondientes amortizaciones del
activo.
En determinados casos, debido a sus características, cifra o inmovilizado comprado, se podrá
variar la periodificación de los ingresos producidos por esta subvención, pero siempre
aprobado previamente por la Comisión correspondiente.
5. Se comenzará a amortizar la subvención en el momento en que el bien financiado por la
misma entre en funcionamiento o esté preparado para su uso.
6. Las subvenciones gestionadas directamente por la Oficina Central, se incluirán en esta cuenta
como un cargo o un abono, según corresponda. Estas subvenciones que no suponen ni
ingresos ni gastos para la Oficina/Centro no se recogerán en los presupuestos de la misma, ni
se contabilizarán en cuentas de resultados.
En todo caso se observarán las instrucciones que se den sobre subvenciones por programas en
particular.
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17.2
7. Las subvenciones en capital de cualquier clase se valorarán por el importe concedido cuando
tengan carácter de no reintegrable. A estos efectos serán no reintegrables aquellas en las que
se hayan cumplido las condiciones establecidas para su concesión o en su caso, no existan
dudas razonables sobre su futuro incumplimiento.
8. Se abrirá un centro de coste para cada subvención a la explotación recibida, de tal forma que
al cierre del ejercicio se pueda periodificar la parte de la misma no gastada (gastos imputados
inferiores a la subvención). En el ejercicio siguiente, los gastos imputados a la citada
subvención compensarán el ingreso por la parte de subvención periodificada en el ejercicio
anterior.
9. Al final de año y en base a los criterios que establezcan los Órganos de Gobierno o las normas
que dicte la Oficina Central en cuanto a su consideración como ingreso, se dará la parte que
corresponda a ese año como ingreso, rebajando la cuenta de subvención en el mismo importe.
17.1 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA DEL PROGRAMA OPERATIVO PLURIRREGIONAL “LUCHA
CONTRA LA DISCRIMINACIÓN” (RED INTER-LABOR@).
Como es conocido de todas las Oficinas Territoriales, Cruz Roja Española es uno de los gestores
del Programa Operativo Plurirregional, aprobado en 2001 por la Comisión Europea.
Como gestor de este programa, Cruz Roja Española está llevando a cabo, en todo el territorio
nacional, la ejecución de determinados proyectos de empleo incluidos en el marco general del
trabajo de este programa; garantizando el sistema de cofinanciación a través de fondos propios u
otras entidades públicas y/o privadas según los tantos por ciento que, en cada caso, se hagan
necesarios.
Dado que tanto la normativa reguladora aplicable, como las diferentes fases de seguimiento,
evolución y modificaciones posteriores, no son objeto de este Manual, pasamos a exponer los
requerimientos mínimos para la adecuada justificación económica de las Oficina Territoriales ante
la Oficina Central, así como su adecuada contabilización.
Las justificaciones económicas deberán contar con las siguientes características:
Ø
Deberá presentarse desagregada para cada actuación.
Ø
Se tratará de gastos realizados y pagados.
Ø
Los gastos susceptibles de ser cargados en la justificación deberán distribuirse entre las
actuaciones “Itinerarios integrados de Inserción” y “Sensibilización y difusión”, en función
de su naturaleza y del presupuesto total aprobado.
Los gastos susceptibles de imputación son los que a continuación se relacionan:
1) PERSONAL
Gastos ocasionados por el pago de retribuciones al personal de la Oficina Territorial vinculada a
la Red Interlabor@, con contrato fijo o eventual. La documentación a aportar a la justificación será
la siguiente:
Ø Copia contrato laboral
Ø Recibos originales de nómina.
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17.3
Ø Para personal de la Oficina, certificado emitido por los servicios de personal, en el que se
especifique la adscripción al Programa Operativo, sus funciones y su duración.
Ø Boletines acreditativos de cotización a la Seguridad Social (TC’1 y TC’2). (Copias con el
compromiso de aportar los originales si así fuera requerido).
Ø Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones practicadas y resumen anual de las mismas.
(Copias con el compromiso de aportar los originales si así fuera requerido).
2) GASTOS DE ACTIVIDAD
Son los gastos derivados directamente de la ejecución del proyecto:
Ø Material de Oficina: factura original y recibo de pago.
Ø Material didáctico: factura original y recibo de pago.
Ø Gastos de publicidad y propaganda: factura original, recibo de pago y un ejemplar de la
publicación o material.
Ø Primas de seguros de responsabilidad civil, accidentes, etc., para las personas inmigrantes:
recibo de pago original.
Ø Gastos por ayudas a inmigrantes (becas y ayudas):
§ Gastos de transporte para asistencia a cursos de formación, sesiones de orientación y
entrevistas de trabajo.
§ Gastos por guarderías
§ Gastos por ayuda a la matriculación y pago de mensualidades en cursos muy específicos.
§ Materiales de formación.
§ Gastos para subsistencia por asistencia a acciones formativas
§ Gastos por alojamiento y manutención, (no se permitirá en ningún caso el pago directo al
beneficiario para el arrendamiento de un inmueble).
§ Otros gastos derivados de la incorporación del inmigrante a un empleo y hasta que perciba
su primer salario:
ü Gastos en autoempleo para la adquisición de materias primas, alquileres de locales, etc.
La documentación que se deberá aportar para estos gastos deberán contar con el modelo SEM005, debidamente firmado por el preceptor y el Secretario Territorial, y con el documento
soporte original del gasto devengado: billete de transporte, recibo de guardería, recibo de
matrícula, etc.
En el caso especifico de becas de alojamiento y manutención, copia del registro de entradas y
salidas del inmueble y facturas de los gastos ocasionados por el piso, incluyendo un certificado
del Secretario/a en el que se distribuya el gasto total por beneficiario.
Si se trata de ayudas iniciales para autoempleo, se deberá acreditar el inicio de la actividad
(alta en IAE, en Seguridad Social, etc.) y la factura/recibo del gasto que en cada caso se
subvencione.
Ø Gastos de profesorado especifico: contrato laboral, contrato de arrendamiento de servicios,
etc.
Ø Gastos de formación de personal asalariado y voluntario.
Ø Gastos de las pólizas de seguros del personal voluntario.
En cualquier caso, los gastos deberán justificarse mediante los correspondientes documentos
soporte, facturas/recibos originales.
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17.4
3) GASTOS DE MANTENIMIENTO
Ø Arrendamientos de inmuebles y bienes muebles, quipos informáticos y enseres: copia del
contrato y recibos de pago originales.
Ø Gastos derivados de reparaciones, conservación, suministros, mantenimiento de locales e
instalaciones, etc: facturas y recibos de pago originales.
En el caso de imputación de gastos generales compartidos con otros servicios, actividades y
programas, se emitirá certificado por parte del Secretario/a donde se especifique los criterios
de imputación y el porcentaje de aplicación al programa en cuestión.
En ningún caso serán subvencionables las multas, gastos de procedimientos legales, sanciones
y los gastos financieros.
4) DIETAS Y GASTOS DE VIAJE
Se admitirán en la justificación las dietas y gastos de viaje del personal laboral y voluntario
adscrito, así como de los colaboradores esporádicos. La documentación a aportar será:
Ø Modelo SEM-006, debidamente cumplimentado, especificando claramente el objeto del viaje.
Ø Gastos por estos conceptos sujetos al convenio colectivo de cada Oficina Territorial.
Ø Para desplazamientos, se aportarán como justificantes los recibos/facturas originales de:
§ Billete (avión, tren, bus, etc.)
§ Recibo de estación de servicio por adquisición de combustible (incompatible con el cobro de
kilometraje).
§ A razón de 0,17 € por kilómetro recorrido (incompatible con aporte de recibo por
adquisición de combustible).
Ø Para alojamiento: factura del establecimiento hotelero.
Ø No se consideran gastos justificables los de teléfono, minibar, limpieza de ropa, etc.
Ø En el caso de transporte en ciudades, se emitirá un certificado por parte del Secretario/a en el
que se haga constar los nombres de las personas que han utilizado el transporte colectivo y la
necesidad del desplazamiento. A este certificado se acompañarán los abonos o billetes del
transporte colectivo utilizado.
Ø No se admitirán como justificantes los gastos derivados del uso de taxis y aparcamientos.
5) AMORTIZACIONES
Se admitirán como gastos justificables, los costes de amortización de los locales y equipos que
tengan una relación directa con los programas desarrollados, siempre que:
Ø No se hayan adquirido con cargo a subvenciones nacionales o comunitarias.
Ø Amortización de acuerdo a tablas.
Ø Amortización en relación al periodo de utilización efectiva del bien en el transcurso de la
actuación.
Se admitirán como documentación justificables de la amortización, las facturas y recibos de pago
originales de adquisición del bien, fichas de amortización y apuntes contables de dotación a la
amortización en las correspondientes estructuras contables.
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17.5
6) ARRENDAMIENTO FINANCIERO
En el caso de adquisición de bienes por este método, sólo se admitirá como gasto justificable,
tanto la amortización financiera como su IVA. En ningún caso se admitirán en la justificación los
intereses financieros de la operación.
Requisitos formales de las facturas y su pago
Las facturas o recibos originales que se aporten con soporte documental de los gastos imputados,
deberán cumplir con los siguientes requisitos:
Ø Factura numerada
Ø Datos identificativos del proveedor (nombre, denominación, NIF, domicilio, etc.).
Ø Datos identificativos de la Oficina Territorial de Cruz Roja
Ø Descripción detallada del concepto, precio unitario y precio total. El IVA aparecerá de forma
separada. Cuando la cuota se repercuta en el precio, deberá expresarse “IVA incluido”.
Ø Lugar y fecha de emisión
Ø Forma de pago: metálico, transferencia o cheque (con su número). Deberá incluirse como
soporte recibo de cobro original emitido por el proveedor.
Ø En ningún caso se admitirán tickets, albaranes, notas de entrega y facturas pro-forma.
Ø En todos los casos deberá quedar acreditado de forma fehaciente el pago de las facturas y/o
recibos: se acompañará siempre de los justificantes de pago (transferencia, etc.), recibo de
cobro emitido por el proveedor y copia del extracto bancario donde figure el movimiento.
7) GASTOS DE PERSONAL VOLUNTARIO
En el caso de imputación de gastos devengados por personal voluntario, la documentación que se
aportará para soportar los gastos será:
Ø Certificado emitido por el Secretario/a Territorial (modelo SEM-009).
Ø Gastos por desplazamientos y estancia: tendrán el tratamiento de dietas y gastos de viaje,
justificándose lo mismo según lo comentado en el punto 4) anterior.
Ø Gastos por primas en pólizas de seguros de accidentes y enfermedad: tendrán la consideración
de gastos de mantenimiento y se justificarán mediante la aportación de facturas/recibos
acreditativos del pago de los pólizas, adjuntándose fotocopia de la póliza.
8) CONTRIBUCIONES EN ESPECIE
El reglamento de la Comisión Europea permite que se puedan justificar gastos o contribuciones
en especie. Los requisitos para que esas contribuciones tengan la consideración de justificables
son:
Ø Que consistan en el suministro de terrenos, locales, equipos, materiales o trabajo voluntario no
remunerado.
Ø Que su valor se pueda evaluar y acreditar.
Ø Para suministro de terrenos o locales, el valor sea certificado por un tasador.
Ø Para trabajo voluntario no remunerado, su valor se determine según el tiempo prestado y los
salarios normales.
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17.6
La documentación que justificará la acción voluntaria desarrollada será:
Ø Certificado emitido por el Secretario/a Territorial (modelo SEM-009), en el que se especifique
la participación del voluntario en el desarrollo de las actuaciones del Programa. Este
certificado se emitirá a Oficina Central, al finalizar el primer y el segundo semestre del año.
Ø Como soporte documental de este certificado se cumplimentará la ficha de funciones y
tiempos de acción voluntaria (modelo SEM-008). Deberá estar firmado por el voluntario y el
responsable del programa. Esta ficha se custodiará en la propia Oficina territorial, debiendo
estar siempre debidamente actualizada.
Para cualquier consulta, ampliación de lo aquí comentado, revisión, modelos de seguimiento
económico, etc, nos remitimos al Manual de Justificación del programa operativo plurirregional “lucha
contra la discriminación” cofinanciado por el Fondo Social Europeo y el Fondo Europeo de Desarrollo
Regional. red interlabor@ 2000/2003.
17.2
MANUAL DE JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN CONCEDIDA POR EL MINISTERIO DE
TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES CON CARGO A LA ASIGNACIÓN TRIBUTARIA DEL 0,52%
DEL IRPF
En él se recogen las reglas, procedimientos y plazos señalados por el Ministerio de Trabajo y
Asuntos Sociales y a ellos deben atenerse todas las Organizaciones y Entidades beneficiarias de su
apoyo económico. Desde la Oficina Central se elabora este documento con el fin de ordenar los
procedimientos de seguimiento de la actividad y de justificación económica; unificar criterios entre
los responsables de las áreas correspondientes e incorporar a las tareas de seguimiento a los equipos
de las Oficinas Territoriales; lo que permitirá a cada nivel responsabilizarse de su área de trabajo y
facilitará la coordinación de la tarea entre todos lo implicados (Of. Locales, Of. provinciales, Of.
Autonómicas y Of. Central). El Manual incluye aspectos referentes al marco jurídico en que se
desarrolla nuestra actividad, instrucciones para el seguimiento y evaluación de los programas e
instrucciones para la justificación económica, el calendario resumen del proceso, así como las
memorias adaptadas de los proyectos que se van a desarrollar en cada Provincia y/o Autonomía.
ESQUEMA Y ASPECTOS RELEVANTES DEL MANUAL DE JUSTIFICACIÓN
El Manual de Justificación quedará esquematizado de la siguiente forma:
NORMATIVA REGULADORA DE CARACTER GENERAL
NORMATIVA DE CARÁCTER ESPECIFICO
NORMATIVA CRUZ ROJA ESPAÑOLA
Reglamento General Orgánico de Cruz Roja Española
Manual de procedimientos para Oficinas y Centros de Cruz Roja Española.
La justificación de las subvenciones comprende dos obligaciones:
1.
2.
Seguimiento y evaluación del proyecto subvencionado.
Justificación económica.
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17.7
JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
Oficina Central.- Departamento económico
Se prestará apoyo a las Oficinas Provinciales asesorando a las mismas a la hora de realizar el gasto,
para su correcta justificación.
Oficina Provincial
Las Oficinas Provinciales, bien directamente, bien a través de las Oficinas Locales, serán
responsables directos de la justificación económica de los proyectos.
INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACION ECONOMICA DE LAS OFICINAS PROVINCIALES
ANTE LA OFICINA CENTRAL
Þ JUSTIFICACION ECONOMICA DE CONCEPTOS SUBVENCIONADOS. Comprende las bases
generales de justificación de gastos efectuados con cargo a la subvención concedida.
Los citados gastos deberán adaptarse a las reglas de realización de los programas, de acuerdo
con los conceptos y partidas presupuestarias concedidas en el Convenio-Programa.
Þ REQUISITOS FORMALES QUE DEBEN CONTENER LAS FACTURAS. A resaltar:
Lugar y fecha de emisión y pago (en este punto se exigirá que las fechas de emisión y pago estén
comprendidas dentro del plazo de ejecución (01/01 al 31/12) establecido en las normas reguladoras de la concesión.
Þ CONCEPTOS DE GASTO Y PARTIDAS PRESUPUESTARIAS
El cuadro resumen de conceptos de gastos y partidas presupuestarias quedaría establecido
así:
CONCEPTO
GASTOS CORRIENTES (GC)
CONCEPTO
GASTOS DE INVERSION (GI)
PARTIDAS GC
PARTIDAS GI
Personal
Adquisición de inmuebles
Mantenimiento y actividades
Obras
Dietas y gastos de viaje
Equipamiento
CONCEPTO
GASTOS DE GESTION Y
ADMINISTRACION (IRPF)
PARTIDA UNICA
Gastos de Gestión y Administración
Þ PRESENTACION DE LA DOCUMENTACION POR LAS OFICINAS PROVINCIALES ANTE
LA OFICINA CENTRAL.
La documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la Subvención 0'52% IRPF, se
presentará por cada uno de los programas subvencionados, por duplicado, aportando siempre
en uno de ellos originales y separado por juegos de original y copia para cada programa, partida
presupuestaria y mes en que se contabilice el gasto.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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17.8
Þ DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA A PRESENTAR MENSUALMENTE A LA OFICINA
CENTRAL:
- ANEXOS:
* MJE 00. Plantilla Resumen Cuentas por Partida Presupuestaria.
* MJE 01. Relación de documentos.
* CERTIFICADO DE APLICACIÓN GASTOS ACTIVIDAD Y MANTENIMIENTO.
* CERTIFICADO DE GASTOS DE DIFICIL JUSTIFICACION.
* MJE 02. Relación de personal por programa Subvencionado en la provincia.
* MJE 03. Relación de personal contratado.
* MJE 04. Relación de personal con contrato de arrendamiento de servicios.
* MJE 05. Liquidación de dietas y gastos de locomoción.
* CERTIFICADO DE TRANSPORTE EN OTRAS CIUDADES.
* DOCUMENTO ACREDITATIVO DE ALOJAMIENTO.
* MJE 06. Acta de recepción de bienes de inversiones
* MJE 07. Certificado de incorporación a inventario.
* MJE 12. Certificación de “no alta en el IAE.
* HOJA DE CÁLCULO CON DATOS DEL PERSONAL CONTRATADO PARA IRPF.
Þ DOCUMENTACION JUSTIFICATIVA A PRESENTAR AL FINAL DE LA SUBVENCION
(ANTES DEL 31 ENERO )
- ANEXOS:
* MJE 08. Certificación general de ingresos generados e intereses.
* MJE 09. Certificación general de otras subvenciones.
* MJE 10. Certificación general de aseguramiento de voluntarios.
* MJE 11. Certificación de aportar originales.
RESUMEN DEL CALENDARIO EN EL SEGUIMIENTO DEL IRPF
Þ MEMORIAS DE SEGUIMIENTO:
· Antes del 15.10. Información hasta el tercer trimestre inclusive.
Þ MEMORIA FINAL:
· Antes del 15 de Enero. Cierre de los programas al 31de diciembre de cada ejercicio
ASIGNACIÓN CONTABLE DE PROYECTOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN.
Utilizar únicamente las asignadas para el Ejercicio actual. Si se utilizaran otras fuentes de
Ejercicios anteriores, en la realización de las Memorias Finales, se consolidarían a los tres
primeros dígitos del programa y Fuente de Financiación, con EL RESTO DE MOVIMIENTOS del
Ejercicio actual.
PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION EN LAS OFICINAS PROVINCIALES.
En general, se seguirán las normas del “Manual de Procedimientos para Oficinas y Centros de CRE”.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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17.9
TRAMITACION DE LA DOCUMENTACION DE LA OFICINA CENTRAL.
La Oficina Provincial deberá enviar los documentos de justificación de cada proyecto, de acuerdo a
las Instrucciones y modelos establecidos en el Manual de Justificación de Subvenciones.
De manera simultánea a la confección de la documentación soporte que se envíe a la Oficina Central
mensualmente, la Oficina Provincial deberá contabilizar los justificantes según se explica en el
punto siguiente.
En todo caso, la documentación presentada deberá estar ordenada por cuentas de acuerdo a las
operaciones contabilizadas por la Oficina Provincial dentro de los meses contables que se justifiquen
en el envío.
ESQUEMA DE CONTABILIZACION OPERACIONES EN LAS OFICINAS PROVINCIALES
CONCEPTO
* Envío por la Oficina Central
anticipos Subvención
* Ejecución de la Subvención
CTAS. CARGO
* Reconocimiento ingresos Subvención
57
6
22
57
5513
CTAS. ABONO
5513
41
47
74000
13000
CONTABILIZACIÓN DE INMOVILIZADO QUE OFICINA CENTRAL REALIZA A CARGO DE
SU PROPIO PRESUPUESTO
No se utilizará EN NINGÚN CASO:
· Un código de proyecto coincidente con el de IRPF EN LOS TRES PRIMEROS DÍGITOS
· Un código de Fuente de Financiación coincidente con los de IRPF EN LOS TRES PRIMEROS
DÍGITOS (de E06? A E12?).
ENVÍOS POR LA OFICINA CENTRAL DE ANTICIPOS A CUENTA DEL PRESUPIUESTO DE
LOS PROGRAMAS SUBVENCIONADOS
Se transferirán fondos a cuenta del presupuesto de los programas, mensualmente por el importe
de justificantes recibidos y revisados a la fecha en que se realice la orden colectiva de envío.
REGISTRO Y TRANSMISION DE LA CONTABILIDAD
La Oficina Provincial utilizará para el registro contable, la estructura específica, de acuerdo con la
asignación contable de proyectos y fuentes de financiación.
La Oficina Provincial enviará a la Unidad de Gestión de Programas IRPF de la Oficina Central, los
documentos justificativos y sus modelos correspondientes hasta el mes/es contable/s cerrado/s, de
acuerdo a las normas establecidas en el Manual de Subvenciones del MTAS.
Con el fin de unificar criterios a nivel general (presentación de memorias, inspecciones oficiales, etc.),
los asientos introducidos quedarán en el estado de “asientos en compromiso” para que de esta
forma, una vez revisada la documentación desde la Oficina Central, sea posible cualquier
modificación: traspaso de cuenta, modificación del importe imputado, anulación de facturas que no
reúnan los requisitos de justificación,… y así evitar el que aparezcan excesivos apuntes y contra
apuntes contabilizados.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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17.10
Una vez dado el “Visto Bueno” desde la Oficina Central, estos asientos pasarán en la Oficina
Provincial al estado de asientos en borrador y posteriormente, formarán parte del histórico de la
Oficina Provincial (definitivo).
Cuando se realice esta tarea, se emitirá nuevamente el modelo de justificación definitivo MJE-01, una vez efectuadas todas las correcciones propuestas sobre el modelo inicial con el número de
justificante de referencia -, y se enviará a la Oficina Central para su archivo definitivo.
La Oficina Central, cuando reciba los Modelos de justificación definitivos, los contabilizará tras las
revisiones oportunas utilizando las cuentas internas, abiertas para este fin con la Oficina Provincial.
Se contabilizarán clasificadas por estructura contable, de acuerdo con los presupuestos concedidos
por el MTAS.
CONTABILIZACION DE GASTOS, INVERSIONES Y PAGOS
Se seguirán los principios generales de contabilidad y los criterios específicos aplicables por CRE de
acuerdo a las instrucciones de justificación emitidas por el MTAS.
En particular deberá aplicarse con exactitud, dentro de cada mes contable, el principio de devengo,
con el fin de que la información contable y presupuestaria refleje el estado real de ejecución de la
subvención. Para ello será necesario tener actualizada permanentemente la contabilidad de los
Centros de Coste, en consonancia con la asignación anual contable de proyectos y fuentes de
financiación.
CONTABILIZACIÓN INGRESOS. PREPARACIÓN CERTIFICACIONES GENERALES
El importe de los “Otros Ingresos” será el que figure en las cuentas del Grupo 70, en cualquier
proyecto coincidente en los tres primeros dígitos y con una Fuente de Financiación con los tres
primeros números distintos a las comprendidos entre E06? a E12?. Dicho importe es necesario
reinvertirlo en el /los mismo /s programa /s; la Oficina Provincial enviará a la Oficina Central los
justificantes de los importes reinvertidos, clasificados por cada programa y éste a su vez por capítulo
presupuestario del gasto realizado. Se deberán utilizar de la Aplicación informática de Contabilidad,
los diferentes Informes Programas IRPF explicados en el Manual.
Después de realizado lo anterior, hay que tener en cuenta que el importe de los ingresos por “Otras
Subvenciones” o “Subvenciones Concurrentes”, será el que resulte de los Grupos 740 + 741 para
cada Proyecto Subvencionado a nivel nacional, con cualquier Fuente de Financiación diferente a las
comprendidas entre la E06? y E12.? En relación con la obtención del Resultado económico contable
(No puede existir Remanente) para cumplimentar los Certificados Generales de “Subvenciones
concurrentes” al cierre de los programas (proyectos) de la Subvención, la Oficina Provincial tendrá
también cerrados todos los movimientos que se refieran a cualquier proyecto concurrente
subvencionado a nivel nacional, de los coincidentes con la asignación anual contable de proyectos. El
resultado se obtendrá restando los Ingresos (menos la Cta. 775), de las Inversiones y Gastos (menos
Grupo 68) con esa misma estructura contable. No puede existir Resultado positivo o negativo.
CIERRE DEFINITIVO
Después de anunciar la Oficina Central la fecha del cierre de los programas de la subvención
(subvención + concurrentes), es necesario que sea definitivo, es decir, no se puede volver a
contabilizar nada en esos programas cerrados o en sus concurrentes. La razón es porque cuando
hace falta obtener detalles de esta información ‘a posteriori’ para la IGAE, esta no puede ser
distinta de la originalmente enviada en las Memorias Finales.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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17.11
Cualquier duda, ampliación de la información aquí señalada, etc., podrá ser consultada en el
Manual de justificación económica de la subvención concedida por el Ministerio de Trabajo y
Asuntos Sociales con cargo a la Asignación Tributaria del 0,52% del IRPF, que se prepara desde el
Departamento Económico de la Oficina Central.
Los gastos devengados imputados a esta subvención se deberán adaptar a las siguientes normas
de justificación y a la documentación necesaria a aportar:
1) GASTOS DE PERSONAL
Ø Gastos por pago de retribuciones al personal de la Oficina Provincial vinculado al programa
mediante contrato laboral, fijo o eventual o mediante un contrato de arrendamiento de
servicios (sólo en casos excepcionales).
Ø Las retribuciones imputadas a la subvención no deberán exceder de los límites máximos
establecidos o que puedan establecerse por la Administración General del Estado.
Ø La categoría profesional que figure en la nómina deberá ser coincidente con la que establezca
el contrato de trabajo y la que figure en la hoja de cálculo de datos de Personal.
Ø No se incluirán en las nóminas de los trabajadores los complementos por gastos de transporte
y/o dietas, a no ser que se trate de una cuantía fija mensual y no supere el límite máximo de
retribuciones establecido para cada categoría laboral.
Ø No se podrán justificar con cargo a la subvención los gastos de formación de personal,
entendiendo por éstos los gastos de reciclaje y de formación.
La documentación soporte de los gastos que se deberá aportar será la siguiente:
Ø Copia del contrato laboral
Ø Recibos de nómina: nombre, apellidos y NIF del trabajador, categoría profesional, número de
afiliación a la seguridad social, antigüedad, conceptos retributivos, firma del trabajador y
firma y sello de la empresa, etc.
Ø Boletines acreditativos de cotización a la seguridad social (TC’1 y TC’2).
Ø Impresos modelos 110 y 190 de ingresos por retenciones por IRPF.
Ø Modelos justificativos MJE-00; MJE-01; MJE-02 y MJE-03.
Para el caso de arrendamientos de servicios, los documentos a aportar serán:
Ø Copia del contrato, en el que deberá reflejarse, entre otras, la categoría profesional, el periodo
de prestación del servicio y las horas de intervención en el programa.
Ø Recibo firmado por el preceptor que incluya:
§ Nombre, apellidos y NIF de la persona que presta el servicio, fecha y periodo de
liquidación.
§ Retención practicada por IRPF.
§ Pago por aplicación del IVA (cuando proceda).
§ En el caso de profesionales liberales colegiados, fotocopia de la “Tabla de minutas”
autorizada por el Colegio Profesional correspondiente.
§ Impresos 110 y 190 de ingresos por retenciones del IRPF.
§ Copia de alta de matrícula en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y recibo de la
cantidad devengada en el periodo.
§ Modelos MEJ-00; MEJ-01 y MEJ-04
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17.12
2) GASTOS POR ACTIVIDADES Y MANTENIMIENTO
Se incluyen en este concepto los gastos derivados directamente de la realización del programa
subvencionado, tanto los incluidos en el desarrollo de la actividad como el mantenimiento del
local dónde éste se realiza.
Los gastos de la propia Oficina Provincial se integrarán en el concepto de gestión y
administración.
Los gastos que se puedan justificar con cargo a estos dos conceptos son los siguientes:
Ø Arrendamiento de bienes inmuebles (solares, edificios, locales, etc.) y bienes muebles (equipos
informáticos, maquinaria, mobiliario, etc.).
Ø Obras de reparación simple, obras de equipamiento para adaptación, suministros (agua,
electricidad, gas, etc.), primas de seguros de edificios y otro inmovilizado, comunicaciones
(teléfono, telegramas, fax, correo y mensajería) y tributos municipales (tasas basura,
alcantarillado, etc.).
Ø Otros gastos de la actividad, como pueden ser:
§ Material de oficina: papel, impresos, bolígrafos, etc.
§ Material didáctico: manuales, libros y revistas especializadas, etc.
§ Materiales diversos: productos alimenticios, farmacéuticos, menaje, material de
manualidades y juegos, etc.
§ Gastos de publicidad y propaganda específicos del programa.
§ Transporte de mercancías e inmovilizado adscrito al programa.
§ Trabajos realizados por otras empresas que no sean inversión (estudios y trabajos técnicos,
limpieza, seguridad, catering, etc.).
§ Gastos por colaboraciones esporádicas que no se prolonguen en el tiempo ni siquiera con
carácter discontinuo. En caso contrario los citados gastos se imputarán al concepto de
gastos de personal.
§ Gastos de formación de los voluntarios que participan en el programa.
§ Gastos de las pólizas de seguro de personal voluntario.
§ Otros gastos específicos: transporte, alojamiento y manutención usuarios, becas, seguros
accidentes, etc.
Como documentación soporte a aportar en la justificación del programa se incluirán:
Ø Para colaboraciones esporádicas, lo requisitos exigidos son los mismo que los enumerados
para la justificación de los gastos de arrendamiento de servicios (excepto la presentación del
contrato y alta en IAE). En todo caso, el recibo deberá incluir la categoría profesional, el objeto
de la colaboración y el tiempo de intervención.
Ø Para reparación y conservación: presupuesto desglosado de las reparaciones y factura
acreditativa.
Ø Para gastos de publicidad: un ejemplar de la publicación, anuncio, material de difusión, etc.,
donde figure el logotipo del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.
Ø Para obra de adaptación: licencia municipal de obras (cuando sea necesaria), certificado del
Registro de la Propiedad (cuando se realicen en el domicilio del usuario) y contrato de alquiler
y autorización del propietario sobre la ejecución de las obras.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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17.13
Ø Para el resto de los gastos se presentarán las facturas y/o recibos que acrediten el gasto
realizado.
Ø En el caso de existencia de gastos de difícil justificación de gastos menores (compras en
supermercados, tiendas, transportes públicos urbanos, etc.), siempre que guarden relación con
el programa y no superen el 5% del importe autorizado para este concepto, se podrán justificar
los mismos mediante declaración del representante de la Oficina Provincial manifestando su
aplicación al programa de las distintas cantidades, aportando aquellos documentos
acreditativos del gasto que haya podido obtener.
Ø En el caso de dietas y gastos de viaje, los gastos de alojamiento y manutención se justificarán
mediante documento de liquidación de dietas, junto con la factura del establecimiento
hotelero. Los gastos de desplazamiento se justificarán mediante el documento anterior,
acompañado de los correspondientes billetes.
Ø Modelo de justificación económica MJE-00 y MJE- 01.
Ø Certificado de gastos de aplicación al programa de gastos de actividad y mantenimiento.
Ø Por lo que respecta a los gastos de gestión y administración, la Oficina Provincial los justificará
de la siguiente forma:
§ Se justificará globalmente la totalidad del importe concedido para estos gastos,
presentándose la documentación justificativa de todos ellos.
§ En cualquier caso, se considerarán gastos de gestión y administración los ocasionados con
motivo de la coordinación general de los distintos programas subvencionados, pudiendo
justificarse:
ü Material de oficina
ü Mantenimiento sede Oficina Provincial
ü Teléfono, etc.
ü Retribuciones ocasionadas por el personal administrativo y/o coordinador de
programas, incluidas sus cuotas sociales.
Ø Cuando se adquieran inmuebles y/o terrenos, destinados a la realización de la actividad
subvencionada, éstos se deberán dedicar a dicha actividad un mínimo de 30 años. En este caso,
la documentación justificativa será:
§ Escritura pública de compraventa o constitución del derecho real, donde se haga constar,
el precio y la cuantía procedente de la subvención, así como la forma de pago y en la que
figuren las siguientes cláusulas limitativas:
ü Obligatoriedad de mantener el inmueble 30 años destinado a la finalidad
subvencionada.
ü Obligación de solicitar autorización al Ministerio de Asuntos Sociales cualquier acto
de disposición o gravamen sobre el bien.
§ Certificación inscripción en el Registro de la Propiedad
§ Certificado del Secretario/a en el que conste su recepción, su conformidad y si inclusión
en el inventario de la Oficina Provincial.
§ Modelos de justificación: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07.
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17.14
3) GASTOS POR OBRAS
En este caso, se podrán imputar a la justificación, los gastos devengados con relación a los
inmuebles afectos al desarrollo de la actividad, como pueden ser: obras de primer
establecimiento, obras de reforma y obras de gran reparación.
La documentación a aportar en estos casos será:
Ø Certificado del Registro de la Propiedad (para inmuebles propiedad de la Oficina) o contrato
de alquiler y autorización del propietario para la ejecución de las obras (en caso de inmuebles
alquilados).
Ø Escritura pública de obra nueva.
Ø Proyecto de la obra visado por el Colegio Profesional.
Ø Licencia Municipal de Obras.
Ø Contrato de ejecución de obra con el contratista.
Ø Certificación de obra o factura detallada.
Ø Certificación final de obra.
Ø Certificación expedida por el/la representante de la Oficina Provincial en la que se haga
constar la realización de las obras, su conformidad con las mismas y su inclusión en el
inventario de la Oficina.
Ø Modelos de justificación: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07.
4) GASTOS DE EQUIPAMIENTO
En el caso de gastos en equipamiento, es decir, adquisición de elementos de inmovilizado
distintos a terrenos y edificios: maquinaria, mobiliarios, equipos informáticos, elementos de
transporte, etc. La documentación justificativa a aportar será:
Ø Facturas de las empresas suministradoras, indicando número de unidades, precio unitario e
importe total.
Ø Certificación del/de la representante de la Oficina Provincial en la que conste la recepción,
conformidad y su inclusión en el inventario de la Oficina.
Ø Modelos de justificación: MJE-00, MJE-01, MJE-06 y MJE-07.
Requisitos formales de las facturas
Las facturas deben cumplir los siguientes requisitos:
Ø Factura numerada.
Ø Datos identificativos del proveedor (nombre, denominación, NIF, domicilio, etc.).
Ø Datos identificativos completos de la Oficina Provincial de Cruz Roja.
Ø Descripción detallada del producto/servicio, coste unitario e importe total. El IVA aparecerá
de forma separada. Cuando la cuota se repercuta en el precio, deberá expresarse “IVA
incluido”.
Ø Lugar y fecha de emisión.
Ø En la factura deberá figurar el recibí (firma y sello del emisor).
Ø Forma de pago: metálico, transferencia o cheque (con su número).
Ø En ningún caso se admitirán tickets expedidos por la empresa suministradora, albaranes, notas
de entrega y facturas pro-forma.
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17.15
5) ACTIVIDADES SUBCONTRATADAS
Cuando las actividades principales del programa (superior al 10% del importe total
subvencionado para el programa) las ejecuten una o varias personas jurídicas distintas de la
subvencionada, se entenderá que hay subcontratación.
En general se necesitará autorización de la Oficina Central, aunque se entenderá implícita la
autorización cuando la subvención se concede para programas cuyo contenido principal consiste
en la realización de actividades propias de servicios de hostelería (comedores, catering,
alojamiento) y preparación para obtención del carné de conducir.
Estas actividades subcontratadas se justificarán mediante la presentación del documento suscrito
entre la entidad subvencionada y las entidades subcontratadas, donde deberán reflejarse las
actividades subcontratadas, su duración e importe, adjuntando las correspondientes facturas
soporte del gasto.
6) GASTOS DE PERSONAL VOLUNTARIO
En el caso de incorporación de personal voluntario a la ejecución de un determinado programa,
deberá suscribirse una póliza de seguro de accidentes, enfermedad y de responsabilidad civil.
Estos gastos podrán ser justificados en la subvención.
Igualmente se le deberán satisfacer todos aquellos gastos devengados por su actividad voluntaria,
que serán imputables a la subvención.
Si los gastos devengados por el voluntario lo han sido por estancia fuera de la residencia habitual,
o por la utilización de cualquier medio de transporte, estos gastos se imputarán al concepto de
Dietas y Gastos de viaje.
Si los gastos que se satisfacen al voluntario lo son por compra de material relacionado con el
programa subvencionado, se imputarán al concepto de Mantenimiento y Actividades, debiendo
aportar los siguientes documentos:
Ø Recibos firmados por el/la voluntario/a.
Ø Facturas acreditativas del gasto.
En el caso de pólizas de seguros de accidentes, enfermedad y responsabilidad civil, se imputarán
al concepto de Mantenimiento y Actividades y se justificarán mediante las facturas acreditativas
del pago de las primas, junto con una fotocopia compulsada de la póliza del seguro contratado.
7) INVENTARIOS
Las Oficinas Provinciales que realicen adquisiciones de elementos de inmovilizado
inventariables, deberán incorporar a sus inventarios las adquisiciones de elementos realizadas
con cargo a estas subvenciones.
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17.16
En la incorporación al inventario, deberá quedar claramente establecida la siguiente información:
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Número correlativo de inclusión en inventarios.
Descripción del elemento.
Fecha de adquisición.
Coste.
Código interno de localización del elemento en la Oficina adquiriente.
Señalar por último, que cualquier duda, ampliación de la información aquí señalada, etc., podrá
ser consultada en el Manual para la justificación de la subvención concedida por el Ministerio de
Trabajo y Asuntos Sociales con cargo a la asignación tributaria 0’52% IRPF que anualmente
prepara el Departamento Económico de la Oficina Central.
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18.1
18.
DONACIONES
Descripción general
Se considerarán aquí los aumentos de activos de inmovilizado material, inmaterial, financiero o
de existencias realizados a título gratuito, de procedencia exterior y sin contraprestación alguna.
Procedimientos
1. Se dará de alta cargando en la cuenta de balance que corresponda, a su valor real de mercado,
abonando a una cuenta de ingresos o de subvenciones en capital, según se de todo en el
ejercicio como ingreso o se distribuya en varios ejercicios, teniendo en cuenta la naturaleza del
bien donado y la aplicación que se vaya a hacer de él.
2. Si dado su pequeño valor o inmaterialidad no es necesario su inventario, se considerará el
valor mínimo para su contabilidad.
3. Se registrará en el Registro de Propiedad y se mantendrá el título de propiedad.
4. En caso de que exista dificultad en conocer el valor del bien, se recurrirá al precio de mercado,
a un tasador o se recurrirá al servicio de Estadística, según sus tablas publicadas.
5. Se amortizará el bien de inmovilizado, si procede, según su vida útil estimada a partir del
momento en que se recibe. Igualmente se considerará como ingreso de cada ejercicio la parte
correspondiente de subvención en capital.
6. En el caso de donaciones de existencias, se reconocerá un mayor importe de las mismas,
reconociendo una cuenta de pasivo de ingresos diferidos. Solo en el momento en que esas
existencias sean consumidas por la propia Oficina/Centro, o aplicadas a la finalidad para la
que fueron donadas, se dará de baja de la cuenta de existencias, cargando a la cuenta de
ingresos diferidos y reconociendo un ingreso por el mismo importe.
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19.1
19.
CUENTAS A COBRAR – OTROS DEUDORES
Descripción general
Este epígrafe del balance deberá recoger todos aquellos importes que supongan una deuda real
para con la Oficina/Centro y que, por tanto, estén confirmados fehacientemente, por lo que el
cobro se realizará a corto plazo. Dentro de este epígrafe podremos incluir las subvenciones
oficiales, prestación de servicios, matrículas y cuotas de cursos, subvenciones por diversos
programas que realiza la Oficina/Centro, prestación de asistencia sanitaria, deudas del Insalud y
otras entidades sanitarias, etc.
Hay que destacar aquí que, para que exista correlación entre ingresos y gastos, se considerará la
cuenta a cobrar y como contrapartida su ingreso, en el momento que se empiecen a producir los
gastos que hacen posible la realización de un determinado programa, curso, actividad.
En el caso de subvenciones no condicionadas, se dará como ingreso y se reconocerá al deudor, en
el momento en que se tenga constancia de la misma.
Procedimientos
1. Se deberá abrir una cuenta de Mayor por cada cuenta de deudores que exista, no siendo
recomendable la agrupación de todas ellas en una sola cuenta.
2. Adecuada segregación de funciones, es decir, que las funciones de cobro o recepción de
efectivo estén separadas de las funciones de contabilidad y de control de cuentas a cobrar.
3. La Oficina/Centro deberá considerar en todos los casos el principio del devengo, es decir,
considerar los ingresos y, por tanto la cuenta deudora, en el momento en que se tenga
confirmación de los mismos y no cuando se produzca la corriente financiera del cobro.
4. Confirmación periódica de saldos con deudores y análisis de las cuentas con saldos
demasiado antiguos para establecer las posibilidades de cobro y, en todo caso, poder dotar la
correspondiente provisión por deudores de dudoso cobro. Si esta deuda tiene una antigüedad
superior a seis meses se debe dotar el 100% como provisión.
5. Los anticipos que se concedan al personal, deberán verificarse periódicamente, comprobando
su antigüedad, su descuento adecuado en la nómina según las condiciones estipuladas, la no
concurrencia de varios anticipos en una misma persona, la continuidad en el puesto de
trabajo, la correcta contabilización en su cuenta correspondiente, etc. Para un mejor control de
estos anticipos es conveniente el establecimiento de un registro extracontable para cada
anticipo concedido.
6. En el caso de anticipos para viajes, se deberá utilizar un documento de autorización de viaje
(véase procedimiento 17 del punto 9 “Compras y Gastos”, página 9.3), que irá firmado por el
interesado, y la persona responsable de la Oficina/Centro. En base a las dietas establecidas,
que nunca podrán ser superiores a las que fije el Ministerio de Hacienda como importes
máximo a percibir diariamente sin que suponga renta para quien las percibe, se procederá al
pago del anticipo solicitado. (Ver en Anexo 14.1 las cuantías máximas establecidas).
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19.2
Una vez finalizado el viaje se efectuará la liquidación del mismo, que también deberá ir
firmado por la persona responsable que la autorizó.
7. En el caso de la existencia de cuentas a cobrar de cualquier otro tipo, se abrirá una cuenta
individual por cada entidad, persona o empresa deudora, soportando el asiento con todos los
documentos y justificantes que sean necesarios, para que sea fácilmente comprensible el
significado y la razonabilidad de esa cuenta a cobrar, se pueda comprobar su antigüedad y,
en su caso, realizar las gestiones oportunas para su cobro.
8. En el caso de existencia de fianzas, se deberá verificar que existe tal derecho (prescripción,
etc.). Si este derecho no existe, transcurridos cinco años se dará de baja del activo.
9. Se considerarán también dentro de estas cuentas a cobrar aquellos pagos que se realizan en el
ejercicio que se cierra y que por su naturaleza, corresponden al siguiente, en parte o en su
totalidad, “Gastos anticipados”. Para estas cuentas son aplicables los procedimientos descritos
anteriormente. El fin último de los procedimientos a aplicar radica en obtener una adecuada
visión de el/los asiento/s realizado/s con su soporte documental y su razonabilidad, para
poder realizar un adecuado seguimiento periódico.
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20.1
20.
CUENTAS A PAGAR – OTROS ACREEDORES
Descripción general
Se incluyen en este área todas aquellas cuentas que supongan una obligación de pago de la
Oficina/Centro y que no se encuentran incluidas en áreas tratadas con anterioridad.
Procedimientos
1. Cualquier movimiento que se produzca en cuentas de esta naturaleza deberá estar soportado
documentalmente de forma adecuada.
2. Se deberá abrir un archivo individual extracontable para todas estas cuentas a pagar. Los
saldos y movimientos que se produzcan deberán tener toda la documentación que los
soporte.
3. Las cuentas con saldos acreedores que se mantengan con Centros de C.R.E. se contabilizarán
en la cuenta específica que al efecto señala el PCG. de C.R.E. Estos saldos se deberán
confirmar periódicamente, efectuando la correspondiente conciliación.
4. Se deberán verificar con su correspondiente documentación soporte las fianzas depositadas.
Si éstas han prescrito o la obligación a desaparecido pero no existe documentación,
transcurridos cinco años se deberán dar de baja del pasivo del balance.
5. Consideración de la cuenta acreedora en el momento en que surge la obligación real o se
produce la acción que genera esa obligación, es decir, adecuada aplicación del principio del
devengo.
6. En caso de préstamos, aparte de las correspondientes conciliaciones, se deberá solicitar de la
entidad concedente un cuadro de amortización del mismo, para proceder a la periodificación
de los intereses que se devenguen e inclusión en un archivo individualizado donde se
custodie toda la documentación referida a los mismos.
7. Sería conveniente el establecimiento de un listado de cuentas a pagar por vencimientos que,
en un principio, podría ser manual, actualizándose mensualmente.
8. Análisis periódicos de todos los saldos incluidos en estas cuentas, revisándolos de forma
critica, verificando su razonabilidad, analizando su composición y procediendo a realizar las
modificaciones pertinentes, con el visto bueno de persona responsable o autorizada para ello.
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21.1
21.
AJUSTES POR PERIODIFICACIÓN PASIVO
Descripción general
Dentro de este epígrafe del balance se incluirán las siguientes cuentas:
Gastos anticipados
Intereses pagados por anticipado
Procedimientos
1. Elaboración por parte de persona responsable o autorizada para ello de una política definida
de corte de operaciones que permita la realización de las periodificaciones mensuales y al
cierre del ejercicio
2. De todas las periodificaciones se derivarán gastos que deberán estar debidamente
autorizados. Igualmente, los distintos asientos de periodificación deberán ser autorizados por
persona responsable.
3. Se deberán revisar periódicamente estas cuentas para así determinar que se han creado
provisiones adecuadas para todos los pasivos importantes contraídos y que se ha traspasado a
gastos del ejercicio la parte devengada en el mismo.
4. Sería también conveniente examinar los pagos que se han ido realizando durante los dos
primeros meses del ejercicio posterior para detectar posibles gastos no periodificados al 31 de
diciembre y que deberían haberlo estado.
5. Apertura de un archivo individualizado donde se custodie toda la documentación que
soporte los importes periodificados y su cálculo. Este archivo se actualizará periódicamente,
en el mismo momento que se proceda a realizar cualquier tipo de modificación a los pasivos
contabilizados.
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22.1
22.
CONSOLIDACION (Solo aplicable a Oficinas Territoriales)
Descripción general
A efectos de presentación de los estados financieros de Cruz Roja Española, éstos deben incluir
los correspondientes a la Oficina Central, así como los correspondientes a todas las
Oficinas/Centros. Estos estados financieros consolidados de Oficinas Provinciales deberán
incluir, a su vez, los de todas sus Oficinas Locales.
En cada ámbito territorial existen Oficinas Locales dependientes de la Oficina Provincial
(Autonómica en otros casos) que, a efectos de información económico-financiera deben de
integrarse en una única Oficina. A efectos de obtención de los estados financieros consolidados
(ver no obstante, lo comentado en Procedimientos en Oficinas Locales páginas 23.1 y 23.2),
deberán sumarse los distintos saldos y transacciones que presenta cada Oficina y proceder a
eliminar los saldos mantenidos y las transacciones realizadas entre ellas mismas.
Para realizar esta integración debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Procedimientos
1. Las Oficinas Locales llevarán una contabilidad separada de la de la Oficina Provincial, pero
también basada en el Plan General de Contabilidad de Cruz Roja Española.
2. Se deberá abrir, obligatoriamente, una cuenta corriente interna para cada Oficina Local, en la
que se deberán incluir todos los movimientos que se produzcan con cada una de ellas. Como
el saldo que presenta la cuenta de la Oficina Provincial deberá ser igual pero con signo
contrario, al consolidar, ambos saldos desaparecerán.
3. De la misma manera, los ingresos y gastos que se puedan producir entre Oficinas Locales y la
Provincial, al efectuar la consolidación deberán desaparecer. Por tanto estos importes deberán
estar perfectamente identificados, para proceder a su eliminación en la consolidación a nivel
provincial.
4. Periódicamente y, en todo caso, al cierre del ejercicio, deberán integrarse todas las Oficinas de
cada ámbito territorial para obtener el consolidado del ámbito.
5. A efectos de esta integración, deberá procederse ineludiblemente a eliminar tanto los saldos
mantenidos como las transacciones producidas entre las distintas Oficinas que componen el
ámbito territorial.
6. A efectos contables, se preparará un asiento en el que se proceda a incluir todos los saldos y
las transacciones habidas dentro del ámbito, teniendo en cuenta que tanto los saldos como las
transacciones deber ser coincidentes en el importe aunque con signo contrario.
7. En el caso de que existan programas y/o actividades financiadas por la Administración
Pública pero gestionadas desde la Oficina Central, es decir, que no sean gasto ni ingreso para
la Oficina Provincial, se deberán abrir cuentas corrientes individualizadas para cada uno de
estos programas/actividades. (Ver punto 7 de Cuentas Corrientes Internas, página 13.2).
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22.2
8. Todas las cuentas Inter.-Oficinas que existan deberán conciliarse periódicamente, dejando
constancia escrita de dicha conciliación, con el visto bueno de persona autorizada.
9. Las diferencias que puedan surgir se analizarán y ajustarán para que los saldos existentes
sean idénticos.
10. Elaboración de normas claras y concisas para las Oficinas Locales con la ayuda y supervisión
de las personas responsables de cada Oficina Provincial, para que se incluyan todos los
gastos e ingresos devengados en el ejercicio en cada Oficina Local.
11. Cada ejercicio se procederá a abrir un archivo individualizado en el que se incorporen una
copia del asiento contable realizado para la eliminación de los saldos y transacciones entre las
diferentes Oficinas del ámbito territorial, así como toda la documentación que soporte los
distintos importes eliminados, conciliaciones realizadas, ajustes realizados como consecuencia
de diferencias existentes, etc.
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23.1
23.
OFICINAS LOCALES (Solo aplicable a Oficinas Territoriales)
Descripción general
Se trata de definir en este punto las normas y procedimientos a poner en práctica por parte de las
Oficinas Territoriales para conseguir un adecuado control de las Oficinas Locales dependientes de
cada Territorial, con vistas a conseguir unos estados financieros consolidados representativos de
la realidad de cada Provincia y en los que se incluyan todos los activos y pasivos, ingresos y
gastos habidos en el periodo.
Procedimientos
1. Establecimiento obligatorio y explicación, por parte de la Oficina Territorial del Plan General
de Contabilidad de Cruz Roja Española.
2. Toda la información generada por cada Oficina Local deberá remitirse mensualmente a la
Oficina Territorial. Deberá, por tanto, fijarse desde cada Provincial/Autonómica un
calendario en el que se incluyan las fechas obligatorias de remisión de la documentación
referida a cada mes. Este calendario deberá estar autorizado por cada Presidente y Secretario
Provincial.
3. Para lograr la unificación de documentos de remisión de información, para todas las Oficinas
Territoriales, se establecen los siguientes tipos de documentos a utilizar:
Ø Parte de Tesorería:
Se incluirán todos los movimientos que se produzcan en el periodo (mes) tanto en caja
como en bancos, explicando claramente su concepto y especificando la cuenta de cargo o
abono a que corresponde esa salida o entrada (la contrapartida será siempre una cuenta
de caja (570) o una cuenta de bancos (572).
Ø Parte de cargos/abonos en cuenta:
Se incluirán aquí todos aquellos movimientos que no supongan una entrada/salida de
dinero en el momento de su contabilización (aplicación del principio del devengo). En
cuanto a cargos que se produzcan, se incluirán todas aquellas compras y gastos realizados,
adquisiciones de inmovilizado, periodificaciones, etc., que representan una contrapartida
en una cuenta de pasivo o acreedora. De la misma manera se incluirán todos aquellos
abonos por ingresos, subvenciones, deudas pendientes de pago que suponen una
contrapartida en cuentas de activo o deudores, etc.
Ø Arqueo de caja: Según modelo adjunto
Ø Conciliación bancaria: Según modelo adjunto
Ø Conciliación cuentas internas: Según modelo adjunto
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23.2
Todos los partes, tanto de tesorería como de cargos/abonos, arqueo de caja, conciliaciones,
etc., deberán llevar adjuntos los justificantes de los movimientos incluidos en el mismo, es
decir, extractos bancarios, facturas, recibos, hoja donde se realizan los cálculos en el caso de
amortizaciones, provisiones, subvenciones en capital, etc.
Toda esta documentación, original o copia, deberá custodiarse en la Oficina Territorial,
debidamente archivada en archivos individualizados abiertos al efecto para cada Oficina
Local.
4. Mensualmente y, sobre todo, al cierre del ejercicio, deberán prepararse por parte de cada
Oficina Local el correspondiente arqueo de caja, debidamente firmado por el cajero, la
persona que lo prepara y persona que lo presencia, utilizando para ello el modelo
normalizado que se incluye. Igualmente, deberán prepararse conciliaciones bancarias para
todas cuentas corrientes, de ahorro, inversiones, préstamos, etc., que figuran en los estados
contables de cada Oficina Local, independientemente de que el saldo contable coincida con el
bancario, dejando constancia escrita de las conciliaciones realizadas en documento
normalizado, debidamente firmado por la persona que lo prepara y con el visto bueno de
persona autorizada.
Estos documentos, original o copia se remitirán periódicamente a la Oficina Provincial/
Autonómica para su custodia en el archivo correspondiente
5. Mensualmente, una vez procesada la información recibida, se enviará a cada Oficina Local el
balance de situación, balance de sumas y saldos y la cuenta de resultados, acumulados al
último mes contabilizado.
6. La Oficina Territorial, en base a la información recibida, deberá analizar y verificar la
corrección de los datos suministrados, aclarando las dudas que pudieran surgir con la propia
Local.
7. Se deberá preparar un manual de Procedimientos para Oficinas Locales en el que, de forma
breve y concisa, se relacione toda la documentación a remitir a la Oficina
Provincial/Autonómica, los modelos de documentos a utilizar y, en fin, todo lo que se
considere necesario para tener toda la información de cada Oficinas Local en tiempo y forma.
8. En consecuencia con lo anterior, sería conveniente el establecimiento de un calendario de
visitas a Oficinas Locales para ayudar a éstas (sobre todo a fin de mes y de ejercicio), a
resolver problemas y dudas, y en fin, comprobar la veracidad y correcto tratamiento de los
distintos apuntes contables generados por cada Oficina.
9. Todas las Oficinas Locales remitirán, al menos una vez al año (al cierre del ejercicio) toda la
información referente a los programas y actividades desarrolladas durante el ejercicio,
número de socios y cuotas pagadas por los mismos, relación de su parque móvil (ambulancias
y otros vehículos) y situación de cada uno de ellos, etc., de tal forma que todos estos datos
sirvan a la Oficina Territorial para la realización de la “Memoria de fin de ejercicio”.
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24.1
24.
ASPECTOS A CONSIDERAR AL CIERRE DE CADA EJERCICIO
Todos los procedimientos enunciados en los puntos anteriores están encaminados a conseguir
una presentación fiel y razonable de la situación financiero-patrimonial y de los resultados de las
Oficinas/Centros.
Por otro lado y como norma a seguir al efectuar el cierre de cada ejercicio, habrá que considerar
las siguientes particularidades; realizando los trabajos y comprobaciones que a continuación se
señalan:
1. Todos los asientos contables realizados en el ejercicio así como los saldos finales que se
presenten en los estados financieros, deberán contar con su soporte documental, debidamente
archivado y custodiado.
2. Análisis crítico de todos los saldos que componen los estados financieros, verificando su
razonabilidad y, en su caso, realizando las modificaciones y correcciones que puedan hacerse
necesarias.
3. Conciliación de “todas” las cuentas corrientes, créditos, préstamos, pólizas, etc., mantenidas
con los bancos. Deberán estar autorizadas por persona responsable, quedando constancia de
las mismas en documento normalizado.
4. Conciliación de “todas” las cuentas corrientes internas, ya sean con Oficina Central, otras
Oficinas Territoriales u otros Centros de CRE. De estas conciliaciones deberá quedar siempre
constancia escrita. Deberán estar autorizadas por persona responsable.
5. El último día de cada ejercicio deberá realizarse un arqueo de caja. Deberá quedar constancia
escrita del mismo y será realizado por persona distinta al cajero, aunque en presencia de éste,
e irá firmado por el cajero, persona que realizó el conteo y por quién lo presenció.
El saldo que se obtenga deberá coincidir con el que aparece en el balance de situación y, si no
coincide, deberá conciliarse con el saldo que aparezca en el libro de caja.
6. A fin de ejercicio, deberá realizarse un inventario (conteo) físico de todas las existencias en los
almacenes. Para ello los almacenes deberán tener todos los elementos ordenados por grupos
homogéneos. Se contarán todas las existencias en poder de la Oficina/Centro, ya sean en
propiedad, ya sean en depósito.
Toda la documentación del conteo realizado y, en su caso, de los ajustes realizados, deberá
custodiarse en archivo abierto al efecto.
7. Para cada una de las cuentas de Proveedores/Acreedores, se verificará la correcta
composición de su saldo, analizándose aquellas menos usuales (antigüedad elevada, pagos
sin correspondencia con facturas, etc.).
8. De la misma manera, se deberán analizar exhaustivamente todos los saldos de deudores para
verificar su razonabilidad y su cobro, y en su caso, datar la correspondiente provisión para
insolvencias. (Superior a un año: provisión del 100% del saldo).
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24.2
Si para algún saldo deudor de cierta antigüedad se han realizado gestiones para el cobro,
deberá quedar constancia escrita de tal gestión. Este documento se custodiará junto con la
documentación relativa a las provisiones dotadas.
9. Hacienda Pública y Seguridad Social: a fin de ejercicio estas cuentas deberán presentar las
deudas con estos organismos por las retenciones practicadas a los trabajadores y/o
colaboradores. Para Hacienda Pública por IRPF el saldo a 31 de diciembre recogerá todas las
retenciones efectuadas durante el cuarto trimestre del año.
Por lo que a Seguridad Social se refiere, se incluirá el importe de las retenciones practicadas a
los trabajadores durante el mes de diciembre del ejercicio y la seguridad social cargo empresa
del mismo mes.
En el caso de que exista deuda atrasada con alguno de estos organismos, se incluirá, en una
relación por separado, la composición de la misma, haciendo referencia al nominal y a los
distintos recargos por sanciones, intereses de demora, etc.
En aquellos casos en los que sea de aplicación, podrán aparecer otros saldos acreedores con
Hacienda Pública, principalmente por retenciones practicadas a profesionales por IVA
repercutido y que la Oficina/Centro debe ingresar en la Agencia Tributaria.
10. Todos los ingresos, compras y gastos se deberán contabilizar en el momento de su devengo,
independientemente de su cobro o pago. Por este motivo, las Oficinas/Centros deberán
contabilizar al 31 de diciembre de cada ejercicio que se cierra todos los gatos imputables al
ejercicio. Entre estos gastos e ingresos a periodificar se pueden incluir a título meramente
indicativo los siguientes:
Gastos:
Ø Facturas pendientes de recibir por compras y gastos realizados con anterioridad al 31 de
diciembre.
Ø Pagas extras al personal, revisiones de convenio y otros gastos de personal devengados en
el ejercicio que se cierra y que se pagarán en el siguiente.
Ø Gastos de teléfono, luz agua, combustible, alquileres, intereses de préstamos y gastos en
general, devengados en el ejercicio que se cierra y que se pagan en el siguiente.
Ø Seguridad social cargo empresa.
Ingresos:
Ø Subvenciones e ingresos por actividades devengadas en el ejercicio que se cierra y que no
se cobrarán hasta el ejercicio siguiente.
Ø Intereses de cuentas bancarias y de inversiones financieras devengados a la fecha de cierre
y pendientes de cobro
Ø Ventas e ingresos por matrículas y cuotas, reconocimientos médicos, transporte sanitario,
etc., devengados y no cobrados al cierre del ejercicio.
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24.3
El cálculo de todas estas estimaciones se hará en base a importes reales devengados obtenidos
de los propios documentos originales. Si no es posible obtener este dato, se podrá hacer en
base a estimaciones lo más reales posibles (se deberá documentar suficientemente el cálculo
realizado y deberá ser supervisado y autorizado por persona responsable).
De la misma manera existirán pagos realizados en el año que se cierra que correspondan al
siguiente. Estos pagos realizados por anticipado deberán periodificarse en cuentas de activo e
imputarse a la cuenta de gastos de su ejercicio correspondiente. Entre estos gastos pagados
por anticipado se pueden incluir como ejemplo: las primas de seguros que abarcan dos
ejercicios, los alquileres, intereses pagados por anticipado, etc.
11. Obligatoriamente, al cierre del ejercicio, deberá realizarse un inventario físico de todos los
elementos de inmovilizado pertenecientes a cada Oficina/Centro.
Este inventario, del que deberá quedar constancia escrita, deberá realizarse en base al
inventario mecanizado de la Oficina/Centro, comprobando la existencia física de los distintos
elementos que se incluyen en el mismo, incorporando las nuevas adquisiciones y dando de
baja a las no existentes. Igualmente deberá verificarse la situación de cada uno de ellos para
que en caso de deterioro en obsolescencia se proceda a dotar la correspondiente provisión.
Este inventario físico obtenido deberá conciliarse y cuadrarse con las fichas individualizadas
custodiadas correspondientes a cada elemento de inmovilizado y con los saldos
contabilizados en cada cuenta de mayor.
Ver, no obstante, los procedimientos incluidos en Inmovilizado Material, páginas 3.1 a 3.3 de
este Manual.
12. Al cierre del ejercicio deberá procederse al cálculo de las amortizaciones del Inmovilizado
Material.
Estas amortizaciones se harán en base a las tablas establecidas por Cruz Roja, aplicando los
porcentajes que correspondan a cada uno de ellos, Como norma general, cuando el periodo
que haya transcurrido entre la fecha de adquisición o entrada en funcionamiento del bien y el
fin del ejercicio sea inferior al año, se amortizará solo por los meses que realmente se utilice,
teniendo en cuenta que hasta el día 15 de cada mes se considerará mes completo, del 16 en
adelante se considerará el mes siguiente.
De esta forma, el cargo en resultados por la depreciación de ese bien debida a su uso recogerá
exactamente el coste por su uso real.
Una vez realizada esta dotación se obtendrá la relación de elementos totalmente amortizados,
en la que se incluya el elemento, coste histórico y amortización acumulada.
13. Igualmente, al cierre del ejercicio deberá realizarse el correspondiente inventario de
existencias, según los procedimientos establecidos en Existencias, páginas 5.1 a 5.3 de este
Manual.
14. Una vez efectuado el cierre de todas las Oficinas Locales que forman parte del ámbito
territorial, los estados financieros individuales deberán consolidarse para obtener estados
financieros que representen la situación de toda la provincia de forma global.
Para llevar a efecto esta consolidación hay que tener en cuenta que se deberán eliminar todas
las operaciones y saldos entre Oficinas.
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24.4
De esta forma, los saldos de las cuentas corrientes internas entre Territorial y Locales deberán
ser idénticos pero con distinto signo. De igual forma, en las relaciones Inter.-Oficinas los
gastos de la Territorial serán ingresos en las Locales y viceversa. Por este motivo todos estos
importes deberán anularse al efectuar la consolidación.
Una vez obtenido y analizado este consolidado, se procederá a cumplimentar la denominada
Aplicación de Sistemas de Integración de Cruz Roja Española, (SICRE) cumplimentando
todos los formularios que apliquen. Una vez finalizado, se remitirá a Oficina Central, en las
fechas que cada ejercicio se determinen. Igualmente, para los casos en que la Oficina/Centro
sea objeto de auditoría externa, deberá estar dispuesto para su verificación por parte de los
auditores externos.
Esta Aplicación SICRE se remitirá siempre en soporte magnético, nunca en soporte papel.
No obstante, y antes de comenzar con la cumplimentación de los formularios de SICRE, es
necesario establecer una serie de pautas de obligado cumplimiento por todos los Centros de la
Institución para asegurar que el cierre del ejercicio se ha efectuado de forma adecuada.
En el Anexo 24.1 se detallan estas instrucciones de cierre contable. También habrá que tener en
cuenta los Anexos 24.2 « Instrucciones conciliación saldos y transacciones intercentros », 24.3
« Relación documentación a preparar para la visita de Auditoría Externa » y 24.4 « Instrucciones
para la cumplimentación Retenciones Rendimientos de Capital » .
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A N E X O 24.1
INSTRUCCIONES DE CIERRE CONTABLE PARA CENTROS DE CRUZ ROJA
INTRODUCCION
La formulación de las cuentas anuales de Cruz Roja Española se realiza mediante la integración
de la información económico-financiera que se obtiene de todos los Centros que conforman la
Institución. Para llevar a cabo el proceso de integración es necesario preparar dicha información
económico-financiera de una forma razonable y coherente que culmina en la adecuada
cumplimentación de los formularios de la aplicación SICRE de integración contable.
Para ello se exponen una serie de pautas de obligado cumplimiento por todas los Centros de la
Institución para asegurar que el cierre del ejercicio se ha efectuado de forma adecuada. Dichas
pautas se concretan en las siguientes instrucciones de cierre:
INSTRUCCIONES DE CIERRE
1. INMOVILIZACIONES MATERIALES
Todos los Centros deberán realizar al cierre del ejercicio, un inventario físico de todos los
elementos del inmovilizado, o, en su caso, inventarios físicos rotativos, de tal forma que en
periodo de 4 años se haya cubierto la totalidad del inventario (en el caso de Oficinas, también
se incluirán todas las Oficinas Locales del ámbito). Una vez valorado este inventario, se deberá
conciliar y cuadrar con los importes contabilizados, realizando los ajustes necesarios para que
el inventario físico coincida con los importes contables. Para las bajas que pudieran producirse
por esta conciliación, se considerará como una pérdida de inmovilizado, utilizando para ello
las columnas de los formularios B.3.1 y B.3.2 y llevando el resultado al formulario B.5.
1.a) Donaciones de inmovilizado material
Los activos del inmovilizado material recibidos sin contraprestación, se valorarán por su valor
venal registrándose la contrapartida dentro de "Ingresos a distribuir en varios ejercicios". Se
define el valor venal como el precio que se presume estaría dispuesto a pagar un adquiriente
eventual teniendo en cuenta el estado y el lugar en que se encuentra dicho bien. El valor venal
se establecerá por una valoración realizada por expertos independientes o en su defecto, por el
valor del bien a efectos fiscales.
A fin de ejercicio, cada Centro de Cruz Roja Española deberá detallar los elementos de
inmovilizado recibidos por donaciones con indicación del valor venal asignado mediante la
cumplimentación del formulario B.3.3, teniendo en cuenta que los importes incluidos como
valor venal deberán estar debidamente soportados y coincidirán con los incluidos en el
formulario B.11.1, entradas de Subvenciones en capital.
1.b) Inversiones realizadas sobre bienes cedidos en uso
Los bienes adquiridos con la finalidad de incorporarse en las edificaciones o solares que han
sido cedidos a los Centros por personas físicas o jurídicas privadas, organismos oficiales o
Entidades Públicas, se deberán contabilizar dentro de las cuentas de Inmovilizado Material
creadas para ello.
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2.
Para proceder a la contabilización de estas inversiones se seguirán los criterios contables y
normas de valoración establecidas en el Manual de Contabilidad de la Institución.
Al preparar el Manual de Integración correspondiente a cada ejercicio, se deberán incluir las
inversiones realizadas sobre bienes cedidos en uso en el formulario B.3.7.
1.c) Dotación a la amortización
Inmovilizado material
Al final de ejercicio cada Centro procederá al cálculo de la dotación a la amortización
correspondiente al ejercicio.
Recordar, por otro lado, que los Terrenos no se amortizan, por lo que no deberá efectuarse
ningún tipo de dotación por este concepto.
1.d) Correcciones de valores
Al final del ejercicio cada Centro de Cruz Roja Española obtendrá una relación de aquellos
elementos de inmovilizado, inservibles o fuera de uso. Dicha relación incluirá los valores
contables de coste y amortización acumulada al 31 de diciembre, indicando los motivos por los
que no resultan utilizables.
En base a esta relación cada Oficina determinará la pérdida por disminución del valor del bien
correspondiente, dotando la oportuna "provisión por depreciación de inmovilizado material".
De dicha provisión se informará en el formulario B.3.5.
1.e) Elementos totalmente amortizados
Al final del ejercicio cada Centro de Cruz Roja Española obtendrá la relación de todos los
elementos de inmovilizado material que se encuentren totalmente amortizados. El importe de
estos elementos, de los que deberá quedar constancia escrita, se incluirán en el formulario B.3.4.
De la misma manera, deberá obtenerse relación del inmovilizado material que siendo
propiedad de la Institución, no esté afecto a la actividad. Los importes así obtenidos se
incluirán en el formulario B.3.4, incorporando sus valores de coste, amortización acumulada,
posibles pasivos y valor neto.
2.
INMOVILIZACIONES INMATERALES
2.a) Dotación a la amortización
Al final de ejercicio cada Centro procederá al cálculo de la dotación a la amortización
correspondiente al ejercicio.
2.b) Correcciones de valor
En el caso de producirse una pérdida cierta e irreversible del valor neto contable de estos
activos al 31 de diciembre, cada Centro determinará dicha pérdida, dotando la oportuna
"provisión por depreciación de inmovilizado inmaterial".
De la misma forma, todas las correcciones de valor del inmovilizado inmaterial, se incluirán en
el formulario B.2.1 del Manual de Integración.
3.
INMOVILIZACIONES FINANCIERAS
3.a) Correcciones de valor
1.- De cartera de valores
Al final de ejercicio cada Centro deberá obtener para cada inversión en cartera de valores, en su
caso:
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3.
· Para aquellos valores que cotizan en bolsa, cotización oficial del último trimestre o del
último día del ejercicio.
· Para participaciones en capital que no cotizan en bolsa, últimos estados financieros
disponibles.
En base a dicha información, se determinará la posible sobre-valoración de este tipo de activos
de acuerdo con las normas de valoración establecidas en el Manual de Contabilidad de Cruz
Roja Española. De acuerdo con los resultados de dicha valoración se procederá a la dotación de
la "provisión por depreciación del inmovilizado financiero" si es aplicable.
·
Las participaciones en Fondos de Inversión en Activos del Mercado
Monetario,(F.I.A.M.M.) se valorarán por su precio de adquisición. El rendimiento
producido por las Participaciones en Fondos determinado por diferencia entre el valor
liquidativo en la fecha de cierre del ejercicio y el valor contable de la misma, se
contabilizará como ingreso financiero, incrementando el valor contable de la
participación. En el caso de rendimientos negativos, se registrará la pérdida
disminuyendo el valor contable de la participación. Para la contabilización de estas
inversiones se utilizarán las siguientes cuentas:
- 2518: Participaciones en FIAMM a largo plazo
- 5418: Participaciones en FIAMM a corto plazo
- 76: Ingresos de participaciones en FIAMM
- 66: Gastos financieros de participaciones en FIAMM
·
Las inversiones financieras temporales materializadas en Fondos de Inversión
Mobiliaria (F.I.M.) y en Sociedades de Inversión Mobiliaria, se registrarán a su coste de
adquisición, registrando los beneficios cuando se produzca la liquidación efectiva de las
inversiones. En el caso de minusvalías se deberá dotar la correspondiente provisión por
depreciación de inversiones financieras.
2.- De otros créditos
Para los préstamos y otros créditos no comerciales concedidos a terceros se procederá a la
clasificación de su saldo por antigüedad de la deuda. Para aquellos saldos cuyo vencimiento se
haya producido y aún permanezca sin cancelarse, se efectuará un estudio individualizado
sobre la posible insolvencia de dichos deudores.
En caso de estimarse necesario, y siempre sobre una base justificada, determinada a raíz del
estudio indicado arriba, se procederá a la dotación de la "provisión para insolvencias de
créditos y préstamos". Para determinar la dotación de dicha provisión prima el resultado que
se obtenga del análisis individualizado de cada saldo.
No obstante, siempre que no se disponga de información que permita profundizar en el
análisis individualizado de saldos, se procederá a dotar el 100% del saldo para aquellos cuya
antigüedad sea superior a un año .
3.b) Determinación de los intereses a cobrar devengados al cierre del ejercicio
Para los saldos de "Cartera de Valores", "Préstamos a Centros de Cruz Roja" y "Otros créditos"
se determinará el importe de aquellos resultados de la cartera o intereses de créditos que han
sido devengados al cierre del ejercicio pero que están pendientes de cobro. Dichos importes se
contabilizarán de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, incorporándose al principal del
crédito.
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4.
4.
EXISTENCIAS
4.a) Inventario físico de existencias
Al final del ejercicio todos los Centros de Cruz Roja deben realizar un recuento físico total de
sus existencias en almacenes.
Toda la documentación que soporte los inventarios físicos de existencias deberá conservarse,
así como los justificantes de los distintos movimientos que se produzcan en el ejercicio, para su
entrega a los auditores cuando lo soliciten.
4.b) Valoración de existencias
Una vez efectuado el recuento físico se procederá a su valoración. Para efectuar la valoración se
deben seguir las normas generales del Manual de Procedimientos. En general dichas
existencias se deben valorar al precio de adquisición o al coste de producción. Cuando se trate
de bienes cuyo precio de adquisición no sea identificable de modo individualizado, se adoptará
con carácter general el método del precio medio ponderado. El método FIFO, es aceptable y
puede utilizarse cuando se crea conveniente.
Cuando sea posible, por disponibilidad de un inventario permanente, se procederá al análisis
de las diferencias surgidas entre el inventario teórico y el inventario físico, y el efecto que
dichas diferencias tienen sobre la valoración de las existencias.
4.c) Correcciones del valor de las existencias
1.- Determinación de la provisión por depreciación de existencias.
Determinar al final de ejercicio los productos obsoletos y de lento movimiento.
Para ello debemos basarnos en:
· La identificación de dichos productos en la toma física del inventario
· Información disponible de los responsables de almacén.
· Listados o fichas de productos que permitan verificar las fechas de últimas salidas de
cada producto.
En base a dicha información el responsable de cada Centro determinará la pérdida producida
en existencias por productos obsoletos y productos sin salida. Se deberán indicar los criterios
utilizados para la determinación de dicha provisión, dejando constancia documental de los
cálculos realizados.
2.- Determinación del exceso del valor de coste sobre el valor de mercado.
Al final de ejercicio se deberán comprobar los valores de coste asignados a las existencias con
el valor de realización en el mercado. En caso de ser superior el valor de coste, el responsable
de cada Centro estimará la provisión necesaria para adecuar el valor de las existencias a los
criterios contables de la Institución.
Se deberán indicar los criterios utilizados para determinar dicha provisión.
3.- Donación de existencias.
En el caso de que se hayan producido donaciones de existencias durante el ejercicio, éstas se
valorarán según el valor venal, reconociendo el importe como ingresos diferidos hasta su
enajenación, momento en el que se reconocerán como ingresos del ejercicio.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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5.
5.
DEUDORES
Para los saldos de deudores por ventas y prestación de servicios se procederá a su clasificación
por antigüedad de la deuda. Para aquellos saldos cuyo vencimiento se haya producido y aún
permanezcan sin cancelarse, se efectuará un estudio individualizado sobre la posible
insolvencia de dichos deudores.
En caso de estimarse necesario, y siempre sobre una base justificada, determinada a raíz del
estudio anterior, se procederá a la dotación de la "provisión para insolvencias de tráfico". Para
determinar la dotación de dicha provisión prima el resultado que se obtenga del análisis
individualizado de cada saldo.
No obstante, siempre que no se disponga de información que permita profundizar en el
análisis individualizado de saldos, se procederá a dotar el 100% del saldo para aquellos cuya
antigüedad sea superior a un año.
Para el resto de los saldos deudores el responsable de cada Centro determinará la necesidad de
dotación de una provisión en base a criterios razonables de prudencia valorativa, y teniendo en
cuenta la información de que disponen. No obstante, se deberá indicar para cada dotación
efectuada el criterio utilizado para su determinación.
6.
INVERSIONES FINANCIERAS A CORTO PLAZO
Son aplicables las mismas instrucciones y normas que las detalladas en el apartado 3 sobre
inmovilizaciones financieras.
7.
CUENTAS DE TESORERIA
7.a) Caja
A fin de ejercicio se efectuará un arqueo de caja que deberá ser aprobado por el responsable de
Tesorería correspondiente. Dicho arqueo se conciliará con el saldo contable, analizando las
diferencias que pudieran producirse.
Deberá quedar constancia escrita del arqueo realizado para cada Centro, y en las Oficinas
Territoriales también en todas las Locales y Delegaciones de su ámbito. Este documento deberá
estar firmado y visado por las personas responsables en cada caso.
7.b) Bancos
Al cierre del ejercicio deberán realizarse conciliaciones de todas las cuentas bancarias que tenga
abiertas cada Centro, identificando todas las partidas de conciliación. A la conciliación
efectuada se unirá una copia del extracto bancario en el que conste el saldo de fin de ejercicio.
Se deberán analizar con cierto cuidado las partidas de conciliación de cierta antigüedad y en su
caso el responsable correspondiente decidirá su regularización. En cualquier caso se deberán
indicar las razones que han llevado a la regularización de dichas partidas de conciliación.
Las conciliaciones bancarias deberán realizarse por personas ajenas a las que realizan los
movimientos de fondos y a las que mantienen los registros de caja y bancos, y siempre deberá
quedar constancia escrita de las mismas, con sus correspondientes firmas y visas.
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6.
7.c) Ingresos financieros por rendimientos sujetos a retención
Como norma a seguir en sucesivos ejercicios, y aunque el criterio de contabilización de los
ingresos financieros siga siendo por el neto (importe bruto menos retención practicada), se
obtendrán de todas las entidades financieras de las que se hayan obtenido rendimientos sujetos
a retención, certificado original emitido por las mismas, en los que se detalla el importe bruto
de los intereses, la retención practicada y el líquido pagado. Estos certificados se remitirán a
Oficina Central.
7.d) Rendimientos procedentes de arrendamientos de inmuebles urbanos
Igualmente y debido a que los rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles
urbanos están sujetos a retención, esta retención practicada se considerará como menor importe
del ingreso por arrendamiento y de la misma forma, se deberá obtener el certificado original de
retenciones por este concepto, para su posterior remisión a la Oficina Central.
Estos certificados originales deberán remitirse a la Oficina Central – Departamento de
Auditoría Interna, en las fechas que oportunamente se establezcan en cada ejercicio.
Igualmente se enviará, por correo electrónico, archivo en el que se relacionen todas las
retenciones practicadas con derecho a devolución, haciendo constar el NIF, entidad bancaria
y/o arrendatario, concepto, importe del ingreso, importe de la retención e importe líquido.
Para contabilizar estos ingresos, se considerará la retención practicada como menor importe de
los mismos, no reconociéndose, en ningún caso, una cuenta de Hacienda Pública Deudora.
Según Resolución 1/98 de 12 de mayo de 1998, emitida por la Presidencia de la Institución, estas
retenciones, que se incluyen en la Declaración de Impuesto de Sociedades que anualmente se
presenta, una vez obtenida su devolución, pasarán a formar parte del Fondo de Solidaridad.
8.
CUENTAS CON CENTROS DE CRUZ ROJA ESPAÑOLA
A fin de ejercicio se solicitarán confirmaciones por escrito de saldos en todos los Centros de
Cruz Roja Española. (Se utilizará el formulario C.3 del Manual de Integración) excepto para las
que se puedan mantener con la Oficina Central.
Este formulario puede ser impreso y cumplimentado con los datos de las Oficinas/Centros
desde la aplicación SICRE.
Para aquellos saldos y transacciones mantenidas con la Oficina Central, será la propia Oficina
Central la que remita los mismos, por lo que una vez recibidos se conciliarán y, en su caso, se
ajustarán las posibles diferencias que puedan surgir.
En base a dichas confirmaciones se procederá a efectuar las oportunas conciliaciones de saldos.
A tal efecto se deberán seguir las normas específicas sobre conciliación de saldos que se
detallan en el Anexo 24.2 sobre "Instrucciones para la conciliación de saldos y transacciones
Inter.-Centros y contabilización de las diferencias", incluido en las páginas 24.14 a 24.16
9.
SUBVENCIONES
9.a) Subvenciones de capital procedentes de terceros
Se establecerá a fin de ejercicio la parte proporcional de dichas subvenciones que se debe
imputar al resultado del ejercicio. Este importe se determinará en la misma proporción que la
depreciación experimentada durante el período por los bienes financiados con dichas
subvenciones.
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7.
Señalar, por otro lado, que de común acuerdo con nuestros auditores externos, como ya ocurre
desde el cierre del ejercicio 1995, no se realizarán los traspasos a la cuenta de "Ajustes por
periodificación" de pasivo de aquellos importes con vencimiento a corto plazo, de tal forma
que los ingresos imputables a cada ejercicio se abonarán en resultados cargando directamente a
la cuenta de pasivo "Subvenciones en capital".
9.b) Subvenciones a la explotación procedente de terceros
A fin de ejercicio se deberá comprobar que todas las subvenciones recibidas en el periodo y que
corresponden a financiación de operaciones de explotación se han imputado al resultado del
ejercicio.
9.c) Subvenciones recibidas de Centros de Cruz Roja Española
1.- Subvenciones de Centros de CRE para financiación del inmovilizado
Todas aquellas subvenciones para la financiación de inmovilizado, que procedan de
asignaciones de otros Centros de Cruz Roja Española se considerarán, en todos los casos, como
subvenciones a la explotación, imputándose a resultados en el ejercicio en el que se obtienen,
utilizando para ello la cuenta 742:"Subvenciones obtenidas de Centros de CRE"
2.- Subvenciones de capital recibidas de terceros
En aquellos casos en que un Centro de Cruz Roja actúe como simple intermediario en la
asignación de subvenciones de capital, se aplicarán las normas del apartado 9.a) anterior.
Para determinar qué subvenciones se encuentran en esta situación especial, el Centro receptor
de la subvención solicitará antes del cierre del ejercicio al Centro que envió las subvenciones si
éstas constituyen financiación propia de Cruz Roja Española o si proceden de subvenciones
concedidas por terceros, procediendo a continuación a su adecuado tratamiento contable.
10. PROVISIONES PARA PENSIONES
Cuando lo determinen los convenios colectivos vigentes en cada momento, cada Centro
establecerá la dotación por obligaciones contraídas con el personal para pagar complementos
de jubilación u otras obligaciones contempladas en dichos convenios.
Todos los Centros que se encuentren en esta situación disponen de los datos obtenidos por el
estudio actuarial realizado al cierre del ejercicio 1997, por lo que contabilizarán los importes
señalados.
En los cierres de ejercicio que no se disponga de dichos estudios, se contabilizarán las
aportaciones realizadas al fondo de pensiones durante el ejercicio sobre la mejor estimación
posible, de acuerdo con el último cálculo actuarial disponible.
La constitución de dicho pasivo se efectuará aplicando las disposiciones del Plan General de
Contabilidad.
11. DEUDAS CON ENTIDADES DE CREDITO
11.a) Soporte documental de créditos y préstamos
Cada Centro deberá asegurarse de que dispone del documento justificativo de aquellas
operaciones que permanezcan vivas e independientemente de la existencia del saldo dispuesto
al 31 de diciembre del ejercicio. En caso contrario se debería solicitar una copia de dicho
documento a la entidad correspondiente.
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8.
11.b)
Conciliaciones bancarias
En los casos en que sea aplicable, (que fundamentalmente corresponderán a las pólizas de
crédito abiertas), se procederá a realizar conciliaciones bancarias al 31 de diciembre de cada
ejercicio.
Estas conciliaciones deben ser independientes de las que se realicen para cuentas corrientes en
aquellos casos en que se mantengan cuenta corriente y créditos en la misma entidad.
En cuanto al método, procedimiento y seguimiento de las conciliaciones de cuentas de crédito,
se seguirán las mismas instrucciones que las detalladas en el apartado 7.b) anterior referente a
conciliaciones de cuentas bancarias.
11.c) Determinación de los intereses a pagar devengados al cierre del ejercicio
Para los saldos de deudas con entidades de crédito, tanto a largo como a corto plazo, se
determinará al 31 de diciembre de cada ejercicio el importe de los intereses que han sido
devengados pero que están pendientes de pago. Dichos importes se contabilizarán de acuerdo
con lo establecido en el Manual de Contabilidad de Cruz Roja Española.
12. CLASIFICACION DE SALDOS DEUDORES Y ACREEDORES ENTRE LARGO Y CORTO
PLAZO
Con independencia de las instrucciones particulares detalladas anteriormente se deberá
efectuar un análisis de cada cuenta del balance determinando los vencimientos que se
produzcan durante el ejercicio siguiente y aquellos que se produzcan en ejercicios sucesivos,
clasificando dichos importes a corto y largo plazo respectivamente.
La deuda vencida a largo plazo con Administraciones Públicas (Seguridad Social y Hacienda)
se contabilizará en la cuenta 171 de pasivo, incorporándose a la misma los intereses
correspondientes, cuando éstos apliquen. Su composición se incluirá en el formulario B.14.3
Los importes con vencimiento en el ejercicio inmediatamente posterior, se contabilizarán en sus
correspondientes cuentas de corto plazo, incluyéndose en el formulario B.14.2 de la aplicación
SICRE.
13. FECHAS AUDITORIA Y ENVIO DISKETTE APLICACIÓN SICRE
Anualmente se comunicará a todos los Centros, con la debida antelación, las fechas previstas
para la realización de la auditoría (externa o interna, según los casos).
Para la fecha que se determine será necesario tener preparada toda la documentación que se
incluye como Anexo 24.3 de este Manual, así como el Manual de Integración de la Aplicación
SICRE. Recordar que el disquete (una vez cerrado) NO se remitirá a Oficina Central hasta que
los auditores externos no hayan dado su visto bueno.
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A N E X O 24.2
INSTRUCCIONES PARA CONCILIACION DE SALDOS Y TRANSACCIONES
INTERCENTROS Y CONTABILIZACION DE LAS DIFERENCIAS
La formulación de las cuentas anuales de Cruz Roja Española se realiza mediante la integración de
la información económico-financiera que se obtiene de todos los Centros que conforman la
Institución. Uno de los procesos para realizar la integración consiste en eliminar las transacciones
que se realizan entre distintos Centros y los saldos pendientes de cobro o pago a la fecha del
balance originados por dichas transacciones, ya que al haberse realizado dentro de la propia
Institución tienen un carácter interno y no pueden representar ingresos, gastos, activos o pasivos de
la Institución en sus cuentas anuales.
Para poder proceder a anular los saldos y transacciones es de vital importancia que previamente al
cierre de la contabilidad, cada uno de los Centros de la Institución, se haya asegurado que el
importe de las transacciones y de los saldos que existan con otros Centros de Cruz Roja en sus
registros contables coincidan con los registrados por dichos Centros. Para ello se ha establecido el
formulario C.3 para circularización de saldos y transacciones Inter.-Centros.
INSTRUCCIONES
Como parte de los procedimientos a seguir durante el cierre de la contabilidad y antes del cierre
definitivo, cada Centro que tenga saldos deudores (por cuentas a cobrar u otros conceptos) y/o
ingresos con otros Centros de la Institución deberá cumplimentar el modelo C.3 de la aplicación
SICRE, con los saldos y transacciones que tenga con cada uno de ellos e informarle de los mismos al
objeto de que los citados Centros puedan verificar que los comunicados coinciden con los
registrados en su propia contabilidad.
Para facilitar esta comprobación y si se considera necesario, al modelo puede adjuntarse una copia
del movimiento de las cuentas que soportan los saldos y transacciones.
Es muy importante señalar que, en ningún caso, se deberán compensar saldos deudores con
saldos acreedores cuando los conceptos de ambos son distintos (saldo deudor de cuenta interna y
préstamo recibido del mismo Centro, por ejemplo).
El Centro receptor de dicho modelo C.3, que deberá mantener la contrapartida de dichos saldos y
transacciones, procederá a conciliar dichos importes y a registrar las operaciones que den origen a
diferencias para llegar a que los importes sean iguales en ambos Centros. NO ES ACEPTABLE EN
NINGUN CASO LA EXISTENCIA DE DIFERENCIAS, por tanto, los responsables
administrativos tendrán que mantener los contactos necesarios para corregir los errores que puedan
existir en uno u otro Centro y llegar a hacer coincidir sus saldos.
Para la confirmación de ese hecho, el Centro receptor enviará una copia firmada por el responsable
administrativo del modelo C.3, al Centro emisor de la misma.
Como se señala en párrafos anteriores, se establece como criterio general que los Centros que deben
enviar los formularios C.3 serán aquellos que tengan saldos deudores (por cuentas a cobrar) e
independientemente de que puedan tener también saldos acreedores con el mismo Centro. En caso
de no existir saldos deudores y/o acreedores pero si haber existido transacciones (ingresos y
gastos) entre los Centros, será el Centro que haya tenido el "ingreso" el encargado de preparar y
enviar el formulario C.3.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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2.
En cualquier caso, si algún Centro no recibe el modelo C.3 de confirmación de saldos de otro Centro
con el que tiene un saldo acreedor o ha tenido gastos durante el ejercicio, deberá contactar con él
para que proceda a su preparación y envío. Esto es importante ya que cuando se proceda al cierre
definitivo para empezar la preparación del Manual de Integración, todos los saldos y transacciones
entre Centros deberán estar soportados, obligatoriamente, con el anexo C.3.
En el caso de confirmación de saldos y transacciones con la Oficina Central, será la propia Oficina
Central la que proceda a circularizar. Los Centros receptores verificarán la correspondencia de los
saldos y transacciones circularizadas con los suyos propios y remitirán copia firmada y sellada con
su conformidad. En este caso no será necesario remitir el formulario C.3. ya que en este caso, la
Oficina Central envía los formularios con los saldos y transacciones mantenidas, debiéndose remitir
éstas debidamente firmadas y selladas con la conformidad a los mismos.
NORMAS A SEGUIR EN CASO DE DIFERENCIAS
Dado que por la propia operativa de los Centros puede dar lugar a diferencias en saldos y
transacciones, se establece esta normativa para el ajuste de diferencias:
1. Diferencias originadas por envío de fondos
Puede plantearse que un Centro pague mediante transferencia o cheque a otro Centro parte o
la totalidad de un saldo y que el banco del "Centro pagador" contabilice la salida de efectivo a
la fecha del balance sin que el "Centro cobrador" haya recibido el dinero.
Consecuentemente el "Centro pagador" tendrá en libros un pasivo inferior al activo registrado
por el "Centro cobrador" en la cuantía del pago realizado. En estos casos el saldo que
prevalecerá será el del "Centro cobrador" y por tanto el "Centro pagador" deberá anular la
contabilización del pago realizado. Este apunte lógicamente será una partida de conciliación
del banco en cuestión a la fecha del balance.
2. Diferencias por cargos de suministros, revistas, gastos pagados por cuenta de..., etc.
Se puede plantear que el cargo se haya contabilizado por el emisor del mismo y no por el
destinatario por las razones siguientes:
a)
Envío realizado pendiente de recibir por el receptor.
b)
Disconformidad en el cargo por cualquier razón.
Los saldos mantenidos en cuentas internas que figuren en la Oficina Central prevalecerán sobre
los establecidos en el resto de los Centros.
Para el resto de los casos prevalecerá la siguiente norma: el receptor del cargo deberá registrar
el pasivo correspondiente para hacer coincidentes los saldos de ambos Centros, registrando el
gasto e inclusión en inventarios, si son existencias, aunque no se hubieran recibido los
materiales a la fecha del balance. La falta de conformidad con el cargo realizado por cualquier
causa NO EXIME LA OBLIGACION DE CONTABILIZAR EL CARGO, aunque con
posterioridad a la fecha del balance dicho cargo se anule total o parcialmente por acuerdo
entre ambos Centros.
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A N E X O 24.3
RELACION DE DOCUMENTACION A PREPARAR ANTES DE LA VISITA DE
AUDITORIA EXTERNA
I.
CAJA Y BANCOS
1. Conciliaciones bancarias de todas las cuentas con entidades de crédito, incluyendo las
cuentas de plazo fijo al 31 de diciembre y extractos bancarios de cierre.
2. Documentación soporte de todas las partidas conciliatorias superiores a 18.000 €.
3. Detalle de los avales o garantías recibidas y concedidas al 31 de diciembre. (Aportar copia
de los formularios S.I.C.R.E. del manual de integración).
4. Detalle de los saldos en moneda extranjera indicando el saldo en euros y en divisas.
5. Facilitar extractos bancarios de cierre y posteriores hasta la fecha de nuestra visita.
II.
INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES
1. Documentación soporte de todas las inversiones a corto plazo vigentes al 31 de diciembre.
III.
DEUDORES (PUBLICOS O PRIVADOS) POR SUBVENCIONES Y DEUDORES VARIOS
1. Listado de situación y composición de los saldos a cobrar al 31 de diciembre.
2. Detalle de los saldos deudores al 31 de diciembre a cobrar a largo plazo así como en
moneda extranjera indicando el saldo en euros y en divisa.
3. Condiciones de las subvenciones con saldos pendientes de cobro mayores a 90.000 €,
junto con la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos de las mismas.
4. Movimiento de las cuentas "Provisión para insolvencias" y "Deudores de dudoso cobro"
habidos desde enero a diciembre del año en curso.
5. Tarifario de precios y descuentos para el ejercicio siguiente.
IV.
EXISTENCIAS
1. Listado valorado de existencias al 31 de diciembre.
2. Detalle de las diferencias obtenidas entre el inventario físico y el inventario permanente al
31 de diciembre.
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2.
V.
INMOVILIZADO MATERIAL
1. Registro de inmovilizado material al 31 de diciembre, cuadrado con contabilidad.
2. Listado de amortizaciones al 31 de diciembre.
3. Detalle del movimiento de adiciones y retiros de inmovilizado material y de la
amortización acumulada desde enero a diciembre del ejercicio en curso. Aportar copia de
los formularios S.I.C.R.E. del manual de integración.
4. Documentación soporte de todas las adiciones y retiros individuales superiores a 30.000 €
habidas durante el ejercicio en curso.
5. Detalle por epígrafes de los activos totalmente amortizados al 31 de diciembre.
VII.
INMOVILIZADO INMATERIAL Y GASTOS DE ESTABLECIMIENTO
1. Detalle del movimiento del coste y amortización acumulada al 31 de diciembre siguiendo
el modelo S.I.C.R.E. utilizado para el inmovilizado material o similar.
2. Documentación soporte de las adiciones superiores a 30.000 € durante el ejercicio en curso.
VIII.
SEGUROS
1. Copia de todas las pólizas de seguros en vigor contratadas por la entidad (para el caso de
vehículos sólo fotocopia del recibo vigente).
IX.
IMPUESTOS
1. Fotocopia de todas las cartas de pago presentadas en el ejercicio en curso (declaraciones
mensuales y resumen anual):
IVA
IRPF
2. Cuadre de bases de IVA repercutido y soportado e IRPF. Sólo aplicable a Oficina Central.
3. Detalle de la evolución de la deuda aplazada por IRPF y Seguridad Social, especificando
pagos realizados en el ejercicio y carga financiera contabilizada en la cuenta de pérdidas y
ganancias en el ejercicio, así como los intereses diferidos pendientes al cierre.
X.
PROVEEDORES Y ACREEDORES
1. Detalle de los saldos a pagar a largo plazo al 31 de diciembre.
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3.
2. Detalle de los saldos en moneda extranjera al 31 de diciembre indicando el importe en
divisas y en euros.
3. Composición del saldo de la cuenta "Facturas pendientes de recibir" al 31 de diciembre.
XI.
CENTROS DE CRUZ ROJA
1. Detalle de todos los saldos y transacciones con Oficinas, Hospitales y Centros de Cruz Roja
al 31 de diciembre.
XII.
NOMINAS
1. Estadística mensual de nóminas comparativa entre el ejercicio en curso y el anterior. (Ver
ANEXO 24.3.A)
2. Cálculo de la provisión por pagas extras al 31 de diciembre.
3. Fotocopia del convenio colectivo.
XIII.
SUBVENCIONES
1. Relación de subvenciones concedidas en el ejercicio y detalle de las inversiones realizadas
en proyectos financiados con subvenciones.
2. Detalle por organismos de las subvenciones pendientes de cobro al cierre del ejercicio.
XIV.
CAPITAL Y RESERVAS
1. Libros de actas de todos los comités y comisiones habidas durante el ejercicio en curso.
XV.
GENERAL
1. Manual de integración.
2. Fotocopia de cualquier contrato relevante con terceros.
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A N E X O 24.4
INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACION DE HOJA RESUMEN Y ENVIO DE
CERTIFICADOS ORIGINALES DE RETENCIONES SOBRE RENDIMIENTOS DEL
CAPITAL MOBILIARIO Y SOBRE ARRENDAMIENTOS DE INMUEBLES URBANOS
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Para agilizar, en la medida de lo posible, la preparación de los resúmenes de ingresos brutos
recibidos por los saldos mantenidos en cuentas corrientes y/o de ahorro en entidades financieras,
se establece para el cierre de los sucesivos ejercicios , la siguiente forma de actuación:
1. En base al modelo de hoja de cálculo establecido, será la propia Oficina/Centro la que
proceda a cumplimentar la misma, en todos sus apartados: número de cuenta, entidad,
concepto, importe retribuido, retención practicada e importe líquido satisfecho.
Es conveniente respetar el formato de la misma, a efectos de presentación ante la Agencia
Tributaria. Una vez cumplimentado en todos sus extremos y cotejada la coincidencia con los
certificados originales, se deberá remitir al Departamento Auditoría Interna por correo
electrónico o bien por “e-mail”: auditoria@cruzroja.es.
2. Es muy importante destacar que SOLO se incluirán aquellos intereses que hayan sido objeto
de retención por IRC. Es decir, los fondos de inversión, letras del tesoro, etc., y cualquier otra
inversión realizada que no haya contado con retención fiscal, no deberá considerarse a la hora
de preparar este resumen. De la misma manera, estos importes se contabilizarán por su
importe neto (ingreso bruto menos retención practicada). De esta forma, esta retención
supondrá un menor ingreso, no pudiendo suponer en ningún caso, una cuenta deudora con la
Hacienda Pública.
3. Una vez cumplimentado en todos sus términos se remitirá a la Oficina Central (Departamento
de Auditoría Interna) una copia de la hoja acompañada de todos los certificados originales
de los importes que hayan sido incluidos en dicho resumen, emitidos por las entidades
financieras y que son los que componen el importe total por intereses brutos percibidos,
retenciones e importe líquido.
Es muy importante que todos los importes que se incluyan en la hoja resumen cuenten con su
correspondiente certificado original. Si no obran en poder de cada Oficina/Centro, deberán
solicitarse a las entidades financieras correspondientes.
4. Para que estos importes a devolver por la Hacienda Pública puedan ser incluidos en tiempo y
forma en la declaración anual del Impuesto de Sociedades, se establece como fecha límite para
recepción en Oficina Central de esta documentación original la que cada ejercicio se
determine
5. Recordar, por último, a todas las Oficinas y Centros, que en base a la Resolución de
Presidencia 1/98 de fecha 15.05.98, estas retenciones se dedicarán a dotar el Fondo de
Solidaridad de Cruz Roja, lo que en definitiva supone el incremento de los fondos disponibles
para la concesión de ayudas, subvenciones, préstamos, etc., y, por tanto, poder mantener e
incrementar los mismos, con el beneficio que ello puede suponer para toda la red territorial
de Cruz Roja Española
Se adjunta modelo de hoja resumen en Anexo 24.4.A.
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25.1
25.
COOPERACIÓN INTERNACIONAL. CONTRIBUCIONES DE LA RED TERRITORIAL
25.1 Con la finalidad de facilitar el intercambio de información y lograr una adecuada y
eficaz asignación de los recursos en las propuestas de contribución a campañas,
planes y/o proyectos de Cooperación Internacional que se gestionan a través de la red
territorial, se ha puesto en funcionamiento el siguiente procedimiento:
1)
Se establece como documento de comunicación de la existencia de una
contribución para la financiación de una determinada campaña, plan y/o
proyecto el documento denominado ACI (Anuncio de Contribución para
Cooperación Internacional). Este documento se incluye en Anexo adjunto.
2)
La Oficina Territorial cumplimentará el documento ACI en todos sus apartados
o, en su defecto, con los datos de que pueda disponer, teniendo en cuenta que los
apartados en negrita serán cumplimentados en Oficina Central.
3)
Una vez preparado y firmado por el Secretario Territorial, se remitirá el original
del documento ACI, junto con la documentación requerida (documento de
concesión, normativa aplicable, etc.) al Departamento de Cooperación
Internacional.
4)
El Departamento de Cooperación Internacional estudia el anuncio, propone los
cambios a realizar y acepta las condiciones de la contribución (o las deniega)
remitiendo a la Oficina Territorial copia del documento ACI, una vez validado
por el Responsable del Departamento de Cooperación Internacional,
incorporándolo a la Cartera de Proyectos.
5)
Una vez autorizado, el documento ACI se remitirá al Departamento Económico y
al Departamento Financiero para la adecuada asignación contable en Oficina
Central.
Cualquier modificación que se pueda producir relativa a la financiación, a lo
largo de la ejecución del proyecto, se comunicará, utilizando el documento ACI,
al Departamento de Cooperación quién a su vez lo comunicará al resto de partes
implicadas.
25.2 Las funciones y competencias de cada parte implicada serán las siguientes:
25.2.1 Oficinas Territoriales:
Solicitarán la subvención, identificando y comunicando el destino de los
fondos, los plazos y condiciones de justificación y la forma de transferencia de
los fondos a Oficina Central. Será el Secretario Territorial el responsable de la
actuación.
25.2.2 Departamento de Cooperación Internacional:
Identificar y en su caso asignar, modificar o rechazar las contribuciones,
facilitando la documentación necesaria, en tiempo y forma, para la justificación
en las condiciones establecidas por los financiadores y que han sido
debidamente comunicadas por las Oficinas Territoriales.
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25.2
Esta información se comunicará y compartirá con los Departamentos
Económico y Financiero de Oficina Central.
25.2.3 Departamento Económico:
Confirmar la asignación de estructura contable y la contabilización de los
ingresos y la justificación de las contribuciones asignadas, informando al
Departamento de Cooperación Internacional y al Departamento Financiero.
25.2.4 Departamento Financiero:
Confirmar el ingreso de la contribución y comunicarlo al Departamento de
Cooperación Internacional y al Departamento Económico.
25.3 Para la cumplimentación del documento ACI se seguirán las siguientes pautas:
25.3.1 Número de registro:
El Departamento de Cooperación asignará un número correlativo seguido del
año para su adecuada identificación, debiendo aperturar un registro en el que
se relacionen todos los documentos ACI abiertos. En el caso de modificaciones
durante la ejecución del proyecto, el número de registro se mantendrá
invariable, incorporando un nuevo documento al original.
25.3.2 Fecha:
Corresponderá a la fecha de emisión del documento y deberá ser
cumplimentada por la Oficina Territorial.
25.3.3 Código:
Será cumplimentado por la Oficina Territorial. Si estuviera contemplado en la
Cartera de Proyectos se especificará el número que corresponda. Si no se
encuentra en la Cartera, se le asignará un número por parte de Cooperación
Internacional, comunicándolo oportunamente a la Oficina Territorial.
25.3.4 Plan/ Campaña/ Programa/ Proyecto/ Título/ País de destino:
Todos estos datos serán cumplimentados por la Oficina Territorial. Cualquier
información acerca de estos datos será facilitada por el Departamento de
Cooperación Internacional.
25.3.5 Identificación de la financiación:
Para identificar de forma adecuada todos los datos referidos al financiador y al
origen de la financiación, se deberán cumplimentar necesariamente todos los
datos referidos a la misma. Esta cumplimentación se realizará por la propia
Oficina Territorial, contando con el visto bueno del Secretario Territorial.
Será necesario aportar información acerca del origen de la subvención, del
documento que la soporta (resolución, contrato, convenio, acuerdo, etc.), del
importe total de la contribución aprobada, de su fecha de aprobación, de la
fecha de ingreso de la contribución por parte del financiador y de las fechas de
inicio y finalización de la ejecución, indicando dónde se contabilizará la
contribución y su justificación.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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25.3
Igualmente se informará acerca del nombre completo del financiador y de la
necesidad o no de emisión de certificado de donación, así como de los tipos de
informes requeridos y su fecha de presentación ante el financiador, indicando
la periodicidad de los mismos (mensual, trimestral, etc.) en el caso de ser
necesarios informes intermedios. Por último se informará de la normativa
aplicable por el financiador.
A este documento cumplimentado se deberá adjuntar, necesariamente, copias
de la normativa aplicable y del documento de concesión de la contribución.
25.3.6 Identificación financiera de envío de fondos a la Oficina Central:
Se indicará si se enviará la totalidad de los fondos o se fraccionará el envío, en
cuyo caso se indicará el número de envíos a realizar, seleccionando la forma
de envío (cheque, transferencia, etc.) y procediendo a cumplimentar los datos
requeridos en las distintas casillas.
25.3.7 Identificación de la persona de contacto en Oficina Territorial:
Por último se cumplimentarán los espacios reservados para la identificación de
la persona de contacto responsable en la Oficina Territorial, de la gestión,
ejecución y justificación de la contribución. Esta persona será la que
comunicará las condiciones y modificaciones en la contribución, respondiendo
a las solicitudes de información e informes que se puedan solicitar.
Esta persona responsable será designada por el Secretario Territorial.
25.3.8 Identificación de la persona de contacto en Oficina Central:
Se identificará la persona responsable en el Departamento de Cooperación
Internacional de la Oficina Central, de la gestión, ejecución y justificación de la
contribución.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OCTUBRE 2002
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26.1
26.
RELACION DE MODELOS Y ANEXOS INCLUIDOS EN EL MANUAL
A continuación se relacionan todos los modelos y anexos que se incluyen en este Manual:
ANEXO 3.1
ANEXO 3.2
ANEXO 3.3
ANEXO 5.1
ANEXO 5.2
ANEXO 5.3
ANEXO 5.4
ANEXO 5.5
ANEXO 7.1
ANEXO 7.2
ANEXO 7.3
ANEXO 7.4
ANEXO 8.1
ANEXO 8.2
ANEXO 8.3
ANEXO 8.4
ANEXO 8.5
ANEXO 9.1
ANEXO 9.2
ANEXO 9.3
ANEXO 13.1
ANEXO 14.1
ANEXO 24.1
ANEXO 24.2
ANEXO 24.3
ANEXO 24.3.A
ANEXO 24.4
ANEXO 24.4.A
ANEXO 25.1
FICHA INDIVIDUALIZADA DE INMOVILIZADO
COEFICIENTES DE AMORTIZACIÓN DE LOS VALORES DE ACTIVO
INVENTARIO FISICO DE INMOVILIZADO
FICHA INDIVIDUAL DE MATERIAL INVENTARIABLE
INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
ENTRADAS EN ALMACEN
SALIDAS EN ALMACEN
HOJA DE PEDIDO
CUADRE PAPELETAS RECIBIDAS CON INGRESOS SORTEO DEL ORO
CUADRE INGRESOS CONTABILIZADOS CON INGRESOS EN METALICO
IMPUTADOS AL SORTEO DEL ORO
CONCEPTO DE GASTOS IMPUTADOS AL SORTEO DEL ORO
JUSTIFICANTE DE INGRESO POR CURSOS
REPOSICIÓN FINDO FIJO
PARTE DE CAJA
RECIBOS DE CAJA – PAGOS/COBROS
ARQUEO DE CAJA
CONCILIACIÓN BANCARIA
PROPUESTA DE GASTO
ORDEN DE VIAJE
INFORME DE GASTOS DE VIAJE
CONCILIACIÓN CUENTAS CORRIENTES INTERNAS
REGLAMENTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA DE LAS PERSONAS FÍSICAS
INSTRUCCIONES DE CIERRE CONTABLE PARA CENTROS DE CRUZ ROJA
INSTRUCCIONES PARA CONCILIACIÓN DE SALDOS Y TRANSACCIONES
INTERCENTROS Y CONTABILIZACIÓN DE LAS DIFERENCIAS
RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN A PREPARAR ANTES DE LA VISITA DE
AUDITORIA EXTERNA
ESTADÍSTICA DE NÓMINAS COMPARATIVA
INSTRUCCIONES PARA LA CUMPLIMENTACIÓN DE LA HOJA RESUMEN
DE RETENCIONES SOBRE RENDIMIENTOS DE CAPITAL MOBILIARIO
MODELO HOJA RESUMEN DE IRC
ANUNCIO DE CONTRIBUCIÓN PARA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (ACI)
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A N E X O 24.3.A
ESTADISTICA DE NOMINAS COMPARATIVA
(DATOS EN EUROS)
MES
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
Subtotal
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
----------------------------- Ejercicio Anterior ------------------------------TOTAL
SEGUIRDAD
TOTAL
NRO.
BRUTO
IRPF
SOCIAL
LIQUIDO
EMPLE.
------------------------------- Ejercicio en curso ----------------------------------TOTAL
SEGURIDAD
TOTAL
NRO.
BRUTO
IRPF
SOCIAL
LIQUIDO
EMPLE.