Versión No. 3 - Abril de 2011 Sede principal Santa Marta Av. Libertador No. 13 94 Teléfonos: 4214821-4230828 Sede San Francisco Centro Comercial San Francisco Plaza Calle 13 No. 3-13 Locales 106-107 Teléfono: 4314990 Sede Ciénaga: Calle 8 A No. 10 B 21 Local 1 Plaza Centenario - Teléfono: 4240153 Sede Fundación: Calle 6 No. 8-57 Teléfono: 4142175 Sede El Banco: Calle 7 No. 3-26 Piso 2 - Teléfono: 4292398 Sede Plato: Carrera 15 No. 6 47 Teléfono: 4840927 Sede Virtual www.ccsm.org.co E-mail: camarasm@ccsm.org.co “Este documento contiene información y orientación de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripción en el registro mercantil. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma”. debe allegarse firmado por el representante legal de la entidad, donde se diligencien los datos obligatorios que permita la ubicación exacta de la misma, así como la identificación de su actividad. Si bien el formulario está compuesto de una Carátula Única Empresarial y un anexo de matrícula mercantil o renovación, en el registro de la constitución de la ESAL deben llenar únicamente la carátula única empresarial. O también, el representante legal de la entidad puede anexar una comunicación al momento de solicitar el registro en la Cámara de Comercio donde informe la dirección, teléfono, fax y demás datos que permita la ubicación exacta de la misma. El nombre de la ESAL debe ser diligenciado en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el nombre o razón social debe ser igual al del documento de constitución). Tenga en cuenta que el número de teléfono informado sea el mismo del formulario RUT. Así mismo, que los documentos allegados no contengan tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo). Formulario del PRERUT: De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitución de una ESAL deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario RUT. Que al imprimir el formulario aparezca la frase Para Trámite en Cámara . Si la entidad ya posee el número del NIT, el formulario saldrá con la leyenda CERTIFICADO. LU De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitución de una ESAL deberá inscribirse previamente en el Registro Único Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el formulario que encontrará en https//muisca.dian.gov.co, junto con la presentación personal del documento de acuerdo a lo establecido en el artículo 9 del decreto 2788 de 2004 y lo dispuesto por la resolución 1887 de la DIAN en su artículo 3. Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya (Fundación, Asociación, etc.)., para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen. Clase de persona jurídica: indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc. Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto social. Verifique que el domicilio social de la entidad a registrar corresponda a la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Santa Marta. (los municipios de Pedraza, Concordia, Cerro de San Antonio, Remolino y Sitio Nuevo son parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Barranquilla) Objeto social: enunciar en forma clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad. Patrimonio y forma de hacer los aportes. Forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los órganos de administración (asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración) y representación legal (presidente, vicepresidente, gerente, director y sus suplentes). No es obligatoria la composición del órgano de administración como junta directiva o consejo de administración, bastará con el representante legal. Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de los órganos de dirección y administración. Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por ejemplo: 20 años, En el caso de las fundaciones y las entidades del sector solidario, la vigencia es indefinida, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero del Artículo 1 del Decreto 427 de 1996. Causales de disolución: enunciar las causales de disolución anticipada de la entidad. Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la misma naturaleza). Por acta de constitución junto con los estatutos. De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina acta de la asamblea de constitución y debe contener: La aprobación de los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo. Los nombramientos de los órganos de administración, junto con su forma de aprobación. Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión. Por escritura pública. Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan. Por documento privado. Cuando se constituye por documento privado, debe presentarse con firma de todos los asociados o fundadores quienes deben firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante se señalan. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pública donde se haga referencia a ellos. Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla sus actividades) de los asociados o fundadores. Recomendaciones: 8) Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales y asociaciones de segundo y tercer grado. 9) Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas; 10) As o c i a c i o n e s, co r p o ra c i o n e s, f u n d a c i o n e s e instituciones de utilidad común, tales como: Gremiales. De beneficencia. Profesionales, juveniles, sociales. Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias. Promotoras de bienestar social. De egresados. De rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados que no estén exceptuados. Clubes sociales. 11) Entidades cuyo objeto sea el desarrollo de planes y programas de vivienda de interés social, excepto si se trata de entidades sin ánimo de lucro integradas por familias interesadas en la auto-construcción de sus viviendas. 12) Asociaciones de padres de familia de cualquier grado; 13) Asociaciones de instituciones educativas. 14) Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores. 15) Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción. Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse: Por acta de constitución junto con los estatutos. Por escritura pública. Por documento privado. septiembre de 2007 y número 8 del 11 de octubre de 2007, por medio del cual, el ente de control imparte a las cámaras instrucciones relacionadas con el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro a que hace referencia el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995. La circular 4 está relacionada con las entidades del régimen común sujetos a registro en las cámaras de comercio, mientras que la circular 8, establece las instrucciones para las entidades del sector solidarios sujetas a ese mismo registro (Artículo 143 del Decreto 2150 de 1995 Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo). La ley establece que están obligadas a efectuar su registro ante las cámaras de Comercio las siguientes entidades: 1) Cooperativas, federaciones, confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas, excepto cooperativas y precooperativas de trabajo asociado. 2) Fondos de empleados. 3) Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración. 4) Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas. 5) Entidades ambientalistas. 6) Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas. 7) Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por la ley 182 de 1.948, ley 16 de 1.985 y ley 675 de 2001. B. FUNDACIONES. Son entes jurídicos conformados por la voluntad de una sola o varias personas, quienes afectan parte de su patrimonio a la realización efectiva de un fin de beneficencia pública, de utilidad común o de interés social. No obstante la clasificación anterior, la doctrina, como consecuencia de la regulación especial de algunas entidades, así como también su inscripción o excepción del registro de las entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de comercio, clasifica a estas personas jurídicas de la siguiente manera: A. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO PERTENECIENTES AL RÉGIMEN COMÚN: Hacen parte de este grupo, las asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común, sujetas las normas generales del código civil y a sus propios estatutos. Estas entidades son objeto de inscripción en el registro de las entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de comercio. B. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO PERTENECIENTES AL RÉGIMEN ESPECIAL. Hacen parte de este grupo los entes jurídicos sujetos a normas especiales que regulan su creación, o su organización o su funcionamiento. Dentro de este grupo, se encuentran entidades sujetas a inscripción en el registro que llevan las cámaras de comercio, como es el caso de las entidades del sector solidario (cooperativas), las asociaciones agropecuarias y campesinas, asociaciones de padres de familia, etc). De igual forma, se encuentran dentro de las entidades pertenecientes al régimen especial, las personas jurídicas que están expresamente exceptuadas del registro de las entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de comercio, en virtud de lo establecido por el artículo 45 del decreto 2150 de 1995, el artículo 3 del decreto 427 de 2006, y de más normas que las modifican, adicionan o complementan. Con base en esta clasificación, la Superintendencia de Industria y Comercio expidió las circulares número. 4 del 3 de Que entidades están obligadas a inscribirse en el Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro que llevan las cámaras de comercio: Las Entidades Sin Ánimo de Lucro, son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades con fines altruistas, en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. Dada la personalidad jurídica otorgada por el legislador, se les concede la facultad para adquirir y ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente, con sujeción a la ley y a sus propios estatutos. Una de sus características especiales es la ausencia de lucro, lo que impide el reparto de utilidades o remanentes generados en desarrollo de sus actividades contempladas en sus objetivos, ni tampoco es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad. El código civil, de manera general clasifica a estas personas de derecho privado en dos categorías: A. CORPORACIONES O ASOCIACIONES. Son personas jurídicas que surgen del acuerdo de una pluralidad de individuos, las cuales se agrupan mediante el aporte de dinero, otro tipo de activos, o trabajo, con el fin de desarrollar actividades de tipo social, y en consecuencia lograr el bienestar de los asociados, sea físico, intelectual, moral, religioso, recreacional, etc. Dentro de este grupo podemos citar a las entidades de naturaleza cooperativa, las juntas de acción comunal, sindicatos, asociaciones de campesinos, clubes sociales, etc. Nombre e identificación de los administradores y representantes legales. (Si el cargo de revisor fiscal está creado en los estatutos, también debe exigirse el nombre y la identificación). Nombramientos de: Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración. Revisor fiscal. Representantes legales: presidente, vicepresidente, director, etc. Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales si estos se nombrasen. (Artículo 42 del Decreto-Ley 2150 de 1995). Cuando las personas designadas no suscriben el documento de constitución debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado y el número de identificación. Le recomendamos incluir, si el del caso las facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal). Este tema se revisará si el cargo está creado en los estatutos de cada entidad. Verifique previamente en la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio escogido como domicilio, si el nombre escogido para la entidad sin ánimo de lucro ya se encuentra inscrito (homonimia). Además de los requisitos generales señalados anteriormente, se requiere la presentación de una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, según el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida; y tener constancia de la aprobación de los estatutos de la empresa asociativa. (Artículo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995). Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura pública, o el documento privado, presente copia auténtica, según el caso, en cualquiera de nuestras sedes. Cancele el valor de los derechos de inscripción que le liquidará el cajero. La inscripción del acta de constitución de la escritura pública o el documento privado, causa adicionalmente un impuesto de registro a favor del departamento, en una tarifa del 0,7% con base en el monto del patrimonio inicial de la entidad; si no tiene monto de patrimonio inicial y si no señala un patrimonio, la tarifa será el equivalente a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales vigentes al momento de la inscripción. Se debe allegar certificado especial con destino a la Cámara de Comercio respectiva expedido por la entidad que le reconoció personería jurídica de la entidad sin ánimo de lucro. El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad. Presente el certificado en cualquiera de nuestras sedes. Cancele únicamente el valor de los derechos de inscripción. ANEXOS. La Cámara de Comercio verificará lo siguiente: Formulario de Carátula Única Empresarial: El formato se puede adquirir en cualquiera de las sedes de atención al público de la Cámara de comercio de Santa Marta,