Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección General de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos Clave: IT-05-07-01 Fecha de emisión: 25/11/2011 Versión N°. 0 Página: 1 de 6 Instructivo de llenado para la lista de verificación de expediente de obra Elaboró Revisó Ing. Rubén Tejeda Torres Ing. José Antonio Sánchez Ibarra Jefe del Departamento de control Administrativo, Estimaciones y Estadística Aprobó Arq. Oscar Alejandro Torres Contreras Secretario de Desarrollo Urbano Director de Caminos Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA Clave: IT-05-07-01 Emisión: 25/11/11 Versión: 0 Página 2 de 6 1. OBJETIVO Tiene como propósito detallar los pasos a seguir para el llenado de la lista de verificación de expediente de obra FO-05-07-01 que permitirá la correcta integración de la documentación requerida en un expediente de obra. 2. ALCANCE Aplica a la dirección de caminos para el departamento de control administrativo estimaciones y estadística. 3. CUERPO DEL DOCUMENTO El expediente de obra se integra con toda la documentación que se genera desde los procesos de planeación, programación y presupuestación de la obra hasta la conclusión de ésta, incluyendo su entrega. Los principales documentos que integran el expediente, dependen de las características de las obras y de acuerdo a la Ley de Obras Públicas del Estado, su Reglamento y otras disposiciones, las cuales se La conformación de expedientes será por cada obra, se hace con el objeto de analizar y evaluar las acciones desarrollas. Teniendo como registro de calidad y documento de apoyo la “Lista de Verificación para Expediente de Obra” FO-05-07-01 Encabezado Formato Contenido Firma del responsable Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA Categoría Clave: IT-05-07-01 Emisión: 25/11/11 Versión: 0 Página 3 de 6 Descripción del Documento Fecha de inicio: Fecha cuando la Empresa inicia la obra independientemente de haya recibido el Anticipo. Integración de expedientes Fecha de término: Fecha que debe ser de acuerdo al periodo de ejecución estipulado en el Contrato, tomando en cuenta la fecha de inicio. Código: Se deduce de acuerdo al nombre del Municipio, fuente de recursos, Expediente de Obra y número consecutivo de obra del municipio al que pertenece. Metas del proyecto: Son aquellas que se derivan una vez teniendo el levantamiento topográfico del Proyecto. Presupuesto base: Resulta de la cuantificación de conceptos del Proyecto. Factibilidad: De que exista el proyecto, que cuente con los recursos Financieros y cumpla con las necesidades de la Población beneficiada. Información general del proyecto: Documento que debe traer la información relativa a la ubicación, Descripción y alcances. Croquis de Localización: Documento donde se plasma la ubicación de la Obra. Planos de obra : Son los documentos que describen el proyecto de la obra. Expediente técnico Especificaciones Técnicas: Son las Normas que regirán la construcción del Proyecto que pueden ser Normativas o Particulares. Licencias: Son los permisos otorgados por los Organismos Municipales Beneficiados. Oficio de autorización Oficio de autorización: Oficio donde de autoriza con fundamentos legales ejercer del presupuesto de egresos los recursos para la obra. Oficio de aprobación: Oficio que se emite en base a previa autorización de los recursos con base al marco normativo legal, para ejercer la obra. Publicación de la convocatoria: Documento donde se estipula los generales de la obra que se Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA Clave: IT-05-07-01 Emisión: 25/11/11 Versión: 0 Página 4 de 6 pretende licitar, indicando Ubicación y fechas. Propuesta técnica de concurso, entregada por la unidad de licitación: Integrada por Documentos solicitados a las empresas participantes, contenidas en las bases de concurso. Propuesta económica de concurso entregada por la unidad de licitación: Integrada por Documentos solicitados a las empresas participantes, contenidas en las bases de concurso. Acta primera: Documento generado por la apertura de las proposiciones de las empresas participantes. Acta segunda: Documento relativo al fallo de la obra a la Empresa Ganadora que genere certidumbre en relación a Solvencia Económica, de equipo y de personal calificado. Reseña Cronológica: Documento donde se plasma el proceso de licitación de la obra y sus datos generales. Actas de concurso Cuadro comparativo de propuesta para emisión de fallo: Documento generado por la Dependencia con los montos propuestos por las empresas participantes. Oficio de Asignación de obra al supervisor: Documento generado por el Director del Área al supervisor designado para ejecutar la Obra. Contrato de obra : Documento Oficial donde se plasma los Derechos y Obligaciones que adquieren la Dependencia y la empresa para Realizar la Obra. Convenio adicional: Documento Legal que se elabora para pago de volúmenes excedentes y conceptos extraordinarios de obra que realiza la Empresa con autorización de la Dependencia. Fianza de anticipo: Documento Legal que garantiza el Reintegro del Anticipo a la Dependencia. Fianza de cumplimiento: Documento Legal que presenta la Empresa para garantizar el compromiso de ejecutar la Obra. Fianzas Fianza contra vicios ocultos: Documento Legal que se le exige a la Empresa al termino de la obra para garantizar la reparación de los vicios ocultos que pudieran surgir durante el periodo de un año al termino de la misma. Oficio de diferimiento de fecha de inicio de obra por pago de anticipo: Documento que presenta la Empresa acompañado por el Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA Clave: IT-05-07-01 Emisión: 25/11/11 Versión: 0 Página 5 de 6 programa de obra a partir del pago del anticipo. Oficio de la dependencia Vo.Bo. al diferimiento solicitado: Documento Oficial expedido por la Dependencia dando el Visto Bueno, siempre y cuando se apegue al plazo pactado en el contrato. Oficio de inicio de obra Oficio de inicio de obra de la empresa: Documento expedido por la Empresa informando el inicio de la Obra a la Dependencia. Oficio de inicio de obra a la contraloría: Documento generado por la Dependencia a la Contraloría general del estado para dar seguimiento a la Obra. Cuentas por liquidar certificadas o documentos similares(Facturas): Documento Legal que presenta la Empresa para el cobro de los trabajos realizados. Números generadores: Documentos que presenta la Empresa como soporte de la cantidad de obra ejecutada para su pago. Memoria fotográfica: Secuencia de fotografías tomadas a las principales etapas generadas de Obra. Estimaciones Bitácora de obra: Documento Legal que relata los Puntos importantes de la ejecución de la Obra. Prorrogas autorizadas: Documento autorizando por la Dependencia a solicitud de la Empresa de otorgamiento en tiempo para la conclusión de la Obra. Pagos de escalatorias: Documento generado para el pago de conceptos ya realizados por incremento de los insumos. Convenios modificatorios: Documento Legal que modifica el catalogo Original por variación de cantidades de obra y de conceptos extraordinarios. Oficio de termino por la empresa: Documento que expide la empresa notificando la conclusión de los trabajos contratados. Oficios de termino de obra Oficio de termino a la contraloría: Documento generado por la Dependencia informando del término de los trabajos a la Contraloría General del Estado. Concentrado de estimaciones: Documento generado por la Empresa de todas las estimaciones tramitadas y cobradas concentradas en un documento. Oficio solicitando la recepción de la obra: Documento que expide la empresa solicitando la recepción de Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección de Caminos INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA Clave: IT-05-07-01 Emisión: 25/11/11 Versión: 0 Página 6 de 6 la Obra. Oficio donde se informa fecha de visita de obra para su recepción: Documento generado por la Dependencia donde se le informa a la empresa el día y la hora para revisión física de la Obra para su posterior recepción. Acta de entrega recepción Documento Legal Protocolario donde se hace la entrega recepción de la Obra. Actas Acta finiquito de obra: Documento Legal donde se plasma el estado contractual entre la dependencia y la Empresa. 4. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización 0 N/A Descripción del cambio Inicia su uso Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”