ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN. (PRODUCTION

ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN.
(PRODUCTION MANAGEMENT). 1
La metodología de la Administración de Producción está cambiando
rápidamente, inserta en el las innovaciones tecnológicas. Este capítulo trata del
desarrollo histórico de la administración de operaciones a fin de dar a este
término una nueva definición conceptual, para clarificar que la Administración
de Producción se basa en conceptos de sistemas. La parte final del capítulo
analiza dos tipos de control, característicos de la Administración de Producción
moderna y su aplicación a la mejora de productividad.
En la Administración de Producción, Producción significa hacer bienes, cosas
de valor.2
Administración es un término difícil de definir 3 en un sentido tan amplio que
cubra todas sus posibles ramificaciones. No se limita en este caso a las
acciones de control.
Esto puede ejemplificarse con la gestión de la programación de producción.
Cualquier ejecución de un programa de producción equilibrado depende de una
correcta programación que se realiza de acuerdo a una serie de
procedimientos predeterminados. Sin embargo y para estar a la altura de un
mundo rápidamente cambiante, estos procedimientos deben cambiarse de
tanto en tanto, es decir la gestión de la programación no es estática. Las
empresas deben desarrollar métodos optimizados para formular y ejecutar sus
programas de acuerdo a los cambios del entorno. Antes que adherir a métodos
establecidos las empresas buscarán la forma de mejorar sus procedimientos de
modo de facilitar la obtención de los objetivos de la empresa.
El concepto de Administración se considera generalmente consistente en
1)planificar, 2)implementar, y 3) controlar. 4 Este “ciclo administrativo” no es
un concepto monolítico, sino más bien realizado en una variedad de modos,
dependiendo en este caso de los diferentes tipos y aspectos de la producción.
Como se hace la Administración de Producción.
¿Cuales son las características especificas de la administración de producción?
Considere por ejemplo la administración del trabajo de piso de planta en una
manufactura instalada con edificio, equipamiento y herramientas. La fase de
planificación cubriría los pasos del proceso de trabajo y su mejora; el plan es
luego ejecutado en la fase de implementación, seguido por la fase de control,
siendo la preocupación principal la obtención del resultado planificado.
Ahora considere el proyecto de construcción de la planta, incluyendo la
adquisición e instalación del equipo y las herramientas. Esto quizás ocurra una
vez cada cinco años en una empresa de manufactura típica. ¿Cómo se
gestiona una producción de este tipo? La fase de planificación comienza con
una decisión de la empresa de hacer una inversión de capital. Un proyecto de
1
Este apunte se basa en un texto del Prof. Eiji Ogawa de Nagoya University.
El término de Administración de Producción es sinónimo hoy en día de Administración de Operaciones,
aplicable del mismo modo a las operaciones de servicios como a las de manufactura de bienes.
3
La palabra inglesa “management” se traduce indistintamente al español como administración, gestión,
gerencia. Según los aspectos a acentuar se pueden encontrar programas de Gestión de Procesos de
contenido similar a éste.
4
El “ciclo” citado se deriva del Proceso Administrativo originado en Fayol, y reformulado entre otros por
P. Drucker en forma interesante.
2
construcción detallado incluye muchas etapas de planificación. Cuando
comienza la construcción de la planta se entra a las etapas de implementación.
En el curso de la implementación se toman medidas de control relativas a los
programas de ejecución diarios, a la calidad y a los costos, con relación a lo
planificado.
Entonces se ve que hay dos tipos de producción: la propia producción de
bienes (o servicios), y la producción de los equipos o las instalaciones que
serán el propio sistema de producción para lo anterior. Uno podría referirse a
ellos como la producción propiamente dicha y la preparación para la
producción.
Viendo el rápido cambio en las condiciones económicas y en la tecnología, los
sistemas de producción cambiarán continuamente.
Se podría definir la Administración de Producción como la planificación,
implementación y el control de actividades de producción, incluyendo el propio
sistema de producción de bienes o servicios, conducido por una unidad de
organización, con objetivos definidos de desempeño, los cuales a su vez se
encuentran sujetos a modificaciones de acuerdo a cambios en el entorno.
La preparación para la producción consiste en actividades de planificación del
proceso productivo, la programación del proyecto, la selección de equipos, la
construcción del edificio, la contratación del personal, compra de insumos, y
asignación de tareas.5 Esta fase de preparación para la producción es
precedida por la planificación y el diseño del producto, que a su vez deriva de
una actividad de investigación y desarrollo.
Los programas de Investigación y Desarrollo se basan en estudios de mercado,
estudios de control ambiental, y pronósticos de tecnologías futuras.
(Ver figura 1.).
Esto significa que la Administración de Producción de hoy día no se limita al
control de las actividades en la planta, sino que incluye múltiples actividades,
que deben tener en cuenta cambios en el ambiente socio-económico.
La Administración de Producción entonces no se reduce a optimizar cada paso
de la producción o del sistema productivo, sino que requiere una acción
integrada que cubre todo el espectro de las actividades citadas, que deben
responder a circunstancias cambiantes, y deben lograr una eficiencia global
creciente. Este enfoque es equivalente a la creación de sistemas de
producción capaces de responder rápidamente a nuevas necesidades de
mercado, reduciendo la demora entre desarrollo y manufactura de nuevos
productos, así como los períodos de arranque para pasar del producto
diseñado a su manufactura, esto es: está enfocado a vincular, establecer lazos,
entre el diseño y la manufactura. 6
Lo que sigue del curso más adelante se enfocará primordialmente en las
actividades de preparación de producción y a la administración de las
actividades de manufactura (u operación de sistemas de servicios),
propiamente dichas.
5
6
Estas actividades se cubren con lo que hoy se llama Gestión de Proyectos.
Hoy se habla de ingeniería concurrente, la clave se denomina “time to market”.
Pronóstico Tecnológico
Estudio de Mercado
Evaluación tecnológica
Investigación y Desarrollo
Planificación y
Diseño del Producto
Preparación de Producción
Manufactura
Venta
Fig. 1: Áreas de la Administración de Producción
Historia de la Administración de Producción.
Resumamos la definición del apartado anterior a los dos puntos que siguen:
1) El término Producción incluye no sólo las actividades de manufactura
propiamente dichas sino todas las fases que le preceden, desde el
pronóstico tecnológico.
2) Adminstración no quiere decir simplemente control y ajuste bajo un conjunto
de condiciones dadas, sino que implica también la creación de nuevos
sistemas de gestión capaces de responder a circunstancias cambiantes y la
selección de controles adecuados para lograr los objetivos de la empresa.
Hay una larga historia que ha llevado a esta definición.
i)
Etapa anterior a la segunda guerra mundial.
La administración de producción comenzó con el control de calidad. La
producción moderna no sería imaginable sin la capacidad de cumplir
estándares de conformidad que aseguren intercambiabilidad de partes y
componentes. Por ejemplo la tapa de un bolígrafo A encaja perfectamente en el
bolígrafo B de la misma marca. Esta característica fue pre-condición para la
producción masiva que empezó al inicio del siglo 19 en los Estados Unidos de
Norteamérica. Inicialmente se dependía para ello de la inspección de todos los
productos, y más tarde se desarrollaron sofisticadas técnicas de control,
usadas hoy día.
Entre el fin del siglo 19 y el inicio del 20, F. W. Taylor y otros muchos
desarrollaron técnicas y enfoques para la administración del trabajo. 7 El grado
de mecanización de las operaciones era todavía limitado y la eficiencia de
producción estaba muy influida por la capacidad del personal en la mejor y
más rápida operación de las máquinas, y ejecución de las tareas. Se empezó a
determinar científicamente la capacidad de producción diaria de distintos
puestos de trabajo y máquinas, (esto en sí no era una tarea fácil). A
consecuencia de ello era posible determinar con cierto grado de precisión el
programa de los trabajos a ejecutar, e incidir en las mejoras de eficiencia, del
trabajo y del sistema de administración del mismo.
La incipiente programación de la producción se vinculó con el control de los
inventarios, y se desarrolló el primer modelo de optimización del tamaño del
lote, de producción o de compra, en 1914. Durante mucho tiempo el control de
producción era sinónimo de Programación de Producción y Control de
inventarios.
En los años ´20, los competidores de Ford unieron fuerzas y formaron General
Motors. La administración integral de un gran número de plantas no era posible
con las herramientas usuales del control de calidad y de control de producción.
Fue el Control de Costos el que hizo posible esa gestión integral 8 y eficiente de
una cantidad de plantas con distintas formas de producción.
En la misma década tanto en Japón como en Europa se empiezan a introducir
los métodos americanos de controlar la calidad, las operaciones, la
programación, los inventarios y los costos. Sin embargo esto fue de poca
ayuda cuando muchas empresas quebraron durante la gran depresión. Los
empresarios entonces comprendieron la importancia de la utilidad, diferencia
entre los ingresos y los costos, incluidos los de producción.
La reducción de costos a través de control de calidad, la programación de
producción , el control de inventarios no es suficiente, para asegurar la utilidad
de la empresa. Los ingresos dependen de las ventas y de las actividades de
marketing, las cuales deben enfatizarse y tener en consideración, desde la
óptica de las operaciones, y no con independencia de éstas.
7
Peter Drucker se refiere a esta etapa como la Revolución de la Productividad, y asigna un papel clave en
ella a la figura de F.W. Taylor. En particular se le debe la vinculación entre la productividad de la hora
hombre y la capacidad de remunerar mejor el trabajo, como base para elevar el nivel de vida general.
8
La contabilidad de costos era anterior y originada en la administración de los ferrocarriles americanos,
con operaciones diseminadas a lo largo de muy extensos territorios. Es particularmente ineteresante el
análisis de la competitividad lograda por GM, através de una herramienta de gestión que parece muy
alejada de las tradicionales actividades de producción, y vinculada más bien con el sistema de tratamiento
de información.
ii)
Etapa posterior a la segunda guerra mundial.
La Administración de Operaciones orientada a la utilidad prevaleció durante
algún tiempo después de la segunda guerra tanto en Japón y en Europa como
en Estados Unidos. Pero en los ´60 se hizo relevante el término de estrategia
empresaria.
Este concepto de estrategia empresaria, que se derivaría directamente de la
filosofía de la administración de cada empresa, puede llegar a implicar un
cambio drástico en el sistema de producción, más allá de consideraciones de
ingresos, costos, o cualquier otra consideración de parámetros en uso hasta
esa fecha. En particular en la era de fusiones y alianzas empresarias, los
cambios sufridos por los sistemas de producción deben ser cubiertos por la
administración de producción.
Control de Calidad
Control del Trabajo
Programación de Producción
Control de Inventarios
Control de Costos
Control de Rentabilidad
Adm. de Producción incluye consideraciones de Marketing
Planificación Estratégica de la Empresa.
La Administración de Producción cambia para tener en cuenta
la Estrategia de la Empresa.
Gestión de Cambios.
Se incorporan continuamente nuevas ideas a la Adm. de Producción
Para incorporar sistematización, computarización, automatización,
Respeto por la persona humana, control ecológico, seguridad
y Calidad de vida en el tranajo.
Fig. 2 : Evolución de la Administración de la Producción.
Un fenómeno notable relacionado con la administración de producción en
Japón en su recuperación de posguerra fue el desarrollo y crecimiento de un
gran número de empresas más pequeñas que trabajan como proveedoras de
grandes corporaciones. La administración de producción de las empresas
grandes debió sincronizarse con la administración de producción de sus
proveedores más pequeños. Esto era particularmente relevante en Japón
donde las grandes empresas madres juegan un papel especial en la asistencia
de las proveedoras menores, como a sus hijos en una familia.
Un ejemplo significativo de la jerarquía de la administración de producción es la
construcción de naves espaciales en los Estados Unidos. El desarrollo de un
gigante sistema de control de producción se hizo posible gracias al uso
intensivo de computadoras. La metodología de programación y control de
proyectos, llamada PERT 9 es una aplicación típica para ello.
La década de los ´70 fue de énfasis en el respeto por la humanidad, con foco
en el control ambiental, el bienestar y la seguridad. Fue una década de grandes
cambios en los sistemas de producción y su administración. Aparecen nuevos
conceptos como la Administración por Objetivos y se hizo énfasis en la
autonomía en la administración (capacidad de delegar por resultados). Era
evidente que los ´80 verían progresar la automatización y la creciente
delegación de autoridad de gestión a los niveles operativos. Ya se encuentran
en operaciones líneas de producción totalmente automatizadas y flexibles. Esto
lleva a la necesidad de emplear fuerza de trabajo cada vez más calificada y
especializada en tareas altamente sofisticadas, lo cual significa otro cambio
drástico en las metodologías de la administración de operaciones. (Para
visualizar esta evolución véase la Fig. 2.)
LA ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN HOY –
UN ENFOQUE DE SISTEMAS.
La Administración de Producción, originalmente entendida como la
administración de líneas de producción, ha evolucionado a un concepto mucho
más abarcativo, directamente vinculado a la estrategia de la empresa. 10 El
proceso de evolución parece estar fuertemente vinculado a la aparición de
gigantes industriales , con complejos sistemas de producción.
Modelo del sistema de producción.
Un proceso productivo consiste de 1)objetivo, 2)insumos (inputs), 3)proceso
de transformación, 4)producto (output) y 5)control (inlcuyendo la acción
correctiva, o ajuste).
1). Para cualquier actividad de producción debe estar definido claramente un
objetivo. Deben definirse las características del producto y las tecnologías a
aplicar en su producción, así como los métodos para su control.
9
PERT: Program Evaluation and Review Technique, es una herramienta desarrollada unos años antes
por la marina de los Estados Unidos, para otro proyecto a la fecha muy complejo como era el lanzamiento
del Polaris. La introducción de aplicaciones computacionales a la Adminsitración de Producción no ha
cesado desde entonces.
10
La vinculación entre la estrategia y las operaciones fue redescubierta en principio por Wickham Skinner
en un artículo clásico: Manufactura, el eslabón perdido de la estrategia empresaria.
2). Los insumos son todos los recursos utilizados en la producción, tales como
las materias primas y otros materiales (embalaje por ejemplo), la mano de obra,
energía e información de diverso tipo.
3). El proceso de transformación incluye la planta y el equipamiento que
permite la transformación de los insumos en producto, así como el know how
incluido en el sistema..
4). El producto es la salida, el resultado, del sistema productivo.
5). El control se refiere al sistema utilizado para evaluar el producto con
referencia al objetivo del sistema y todos las acciones resultantes conducentes
a lograr la adecuación a ese objetivo.
Esta descripción de sistema es aplicable no sólo al proceso de manufactura
sino a todas las áreas de la administración de producción visualizadas en la
Fig. 1, llegando incluso al pronóstico tecnológico.
Esto es, se debe mantener una relación favorable entre los insumos y el
producto en la totalidad del proceso de producción, relación favorable que se
verifica mediante el logro de los objetivos planteados, con el uso del mínimo de
recursos. 11
INSUMOS (2)
PROCESO (3)
SALIDA (4)
Materias primas y Materiales
Mano de obra
Energía
Información
Planta con
equipamiento de
proceso o ensamble
Producto
Modificación de los insumos
o del Proceso
Evaluación
del Producto
Desempeño
Evaluación
OBJETIVO (1)
CONTROL (5)
Fig. 3 : Sistema de Producción (o manufactura).
11
A esta dupla de resultados la literatura se refiere frecuentemente como el logro de eficacia y eficiencia,
siendo eficacia sinónimo de logro de objetivos, y eficiencia sinónimo de mejor uso de los recursos
aplicados a ese logro.
DOS TIPOS DE CONTROL.
En cualquier caso de sistema insumo-proceso-producto el control es una parte
esencial de la administración del sistema.
Existen dos tipos de control: control por retro-alimentación (feedback control), y
control por adelantado (feedforward control). Ambos son complementarios y no
excluyentes. El control por retroalimentación es el indicado en la figura 3, y
existe siempre: la salida que se obtiene a partir de insumos y mediante el
proceso, es medida, es decir comparada con el resultado esperado, mediante
algún procedimiento, (y/o en algún caso instrumento de medida). La medida y
comparación con el objetivo puede conducir a acciones correctivas sobre los
insumos y/o el proceso. Si se trata de una medida física es fácil visualizar la
definición de un intervalo de tolerancia, que define el umbral a partir del cual se
debe tomar la acción correctiva. Este concepto se asocia en la administración
con el control por excepción.
El control por adelantado consiste en la verificación de insumos a fin de tomar
acciones adecuadas sobre el proceso en función de las características
controladas, también éstas contra estándares, normas o valores
preestablecidos. En este caso el control pretende adelantarse a efectos
indeseables en la salida. Un ejemplo de este tipo de control es el
mantenimiento preventivo.
LA MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD.
Los clientes, los mercados, son cada vez más exigentes en cuanto a las
características de desempeño de los productos –bienes o servicios-, y cada vez
más cuidadosos en apreciar las relaciones de costo-beneficio en cada
transacción. Por lo tanto las empresas se ven obligadas a cambiar sus
sistemas de producción, para poder sobrevivir en un mercado competitivo. La
industria japonesa en particular basa su competitividad internacional en los
cambios drásticos realizados en los sistemas de producción.
La productividad es la relación entre la salida y la entrada de un sistema de
producción. La productividad mejora si con los mismos insumos se obtiene más
producto, o cuando se obtiene la misma salida con menos insumos.
La productividad mejora con cualquier reducción o eliminación de desperdicio.
En este sentido se vuelve a ver la doble función de la Administración de
Operaciones: uno es conducir el sistema productivo de modo de alcanzar los
objetivos de desempeño establecidos, el otro es modificar los objetivos hacia
mayores desafíos, teniendo en cuenta el cambio en el entorno tecnológico y las
exigencias del mercado.
En la industria japonesa en particular se da un concertado esfuerzo desde el
nivel operario (muchas veces tomando la iniciativa), y de la dirección para
mejorar los objetivos de desempeño del sistema.
El mismo concepto de sistema y de mejora del desempeño del sistema se
aplica ampliamente a la administración de la producción de servicios, tales
como el comercio minorista, el transporte, los cuidados de la salud, y otros.