Directrices a Docentes del Consultorio Jurídico

CIRCULAR INTERNA
MED - 141 - 01
Medellín, enero 29 de 2012
PARA: Docentes Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación
Asunto: Directrices
Debido a la gran importancia que representan cada una de las actividades
realizadas por ustedes, respetuosamente me permito recordarles algunos
aspectos de alta importancia y solicitarles su máxima colaboración a fin de:
 Informar por escrito a la mayor brevedad a la Dirección del Consultorio
Jurídico, toda situación que a bien consideren, relacionada con el
rendimiento académico de los estudiantes, que no atiendan con
diligencia y cuidado las diversas asignaciones encomendadas.
 Acompañar eficazmente a los estudiantes, mediante el dialogo, la
incentivación y la exigencia, en cada una de las tareas encomendadas.
 Acatar el Procedimiento e Instructivos de la Documentación en
Calidad del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación (Sistema de
Gestión Integral), atendiendo además, el correcto diligenciamiento de
formatos.
 Permanecer atentos a la efectiva Evaluación del Servicio, que
establece la Universidad, a fin de que con el apoyo de los estudiantes en
sus respectivos casos, los usuarios puedan efectivamente diligenciar el
formato evaluativo del servicio: asesoría jurídica, trámites procesales
y audiencias de conciliación.
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IBAGUÉ MEDELLÍN MONTERÍA NEIVA PASTO PEREIRA POPAYÁN QUIBDÓ SANTA MARTA VILLAVICENCIO
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 Respetuosamente les solicito una vez definidos los horarios en su calidad
de docentes de la dependencia, mantener los mismos en firme durante el
semestre e igualmente, permanecer atentos al cumplimiento de los
mismos.
 Incentivar en los estudiantes la Conciliación, como primera forma de
resolver los conflictos, siempre y cuando legalmente sea posible.
REPORTES DE CONSULTA
 Considerando el apoyo que los docentes de las diversas áreas de
Derecho, prestan a los estudiantes en los módulos de atención a los
usuarios, se deberá procurar al máximo que el usuario obtenga
respuesta en forma inmediata, en caso de no ser posible el docente
destinatario de carpeta, velará porque la respuesta sea informada dentro
de los cinco días hábiles siguientes a la consulta.
 Permanecer absolutamente atentos a los controles de los estudiantes,
en atención a la responsabilidad generada por la atención de
consultas, lo cual se realizará a través de entrega efectiva de
memorandos (llamada de atención) y avisos en cartelera, los cuales
tendrán fecha de fijación y desfijación; (la Secretaria del Consultorio
Jurídico, procederá a su archivo una vez desfijados).
 Insistir a los estudiantes en la construcción de Conceptos Jurídicos,
que conlleven el estudio de las instituciones jurídicas según el caso;
que la construcción no se convierta simplemente en un asunto de
competencia, es decir, es o no competencia del consultorio.
 En los casos que aplique, motivar la realización de Amparo de Pobreza.
 Deberá tenerse muy presente “se trata de asunto nuevo, en el Sistema
de Gestión Integral”, el seguimiento a las consultas que generen como
respuesta al usuario, la realización por parte del estudiante de
Acciones de Tutela y Derechos de Petición, determinada previamente
la viabilidad y revisión de escrito por parte del docente en la
respectiva área de Derecho.
El resultado de dicho seguimiento debe ser registrado con suma precisión,
en el Registro de Prestación del Servicio Consultorio Jurídico por parte de
nuestra secretaria; es por ello que solicito respetuosamente su máxima
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colaboración y compromiso en el control de seguimientos, apoyo oportuno
y efectivo a la secretaria, sólo de esta manera garantizaremos información
confiable y actualizada con destino a la Dirección de Proyección Social
Nacional.
CENTRO DE CONCILIACIÓN
 Realizar las respectivas programaciones en cartelera y llevar el
control de resultados de las mismas, dirigidas a los estudiantes
Conciliadores, para efectos de realizar conjuntamente con el docente en
Conciliación de la dependencia: El estudio concienzudo de Solicitud de
Conciliación, firma de citación a audiencia por parte del estudiante y
preparación de audiencia de conciliación, la cual deberá realizarse mínimo
con ocho días de antelación a la fecha de audiencia.
En caso de presentarse resultado diferente a Acta o Constancia de
No Acuerdo, deberá programarse nueva audiencia para el estudiante
Conciliador, hasta obtener alguno de los resultados anteriormente
referidos.
No olvidar el diligenciamiento de los respectivos registros de asistencia y
resultados obtenidos, el cual es diligenciado por el estudiante, bajo la
estricta supervisión del docente en Conciliación.
 Realizar las respectivas programaciones en cartelera y llevar el
control de resultados de las mismas, dirigidas a los estudiantes que
realizaran pasantía de audiencia asistida, audiencia que igualmente
debe ser preparada mínimo con ocho días de antelación a la fecha de
audiencia.
En caso de presentarse resultado diferente a Acta o Constancia de No
Acuerdo, deberá programarse nueva audiencia para el estudiante, hasta
obtener alguno de los resultados anteriormente referidos.
No olvidar el diligenciamiento de los respectivos registros de asistencia y
resultados obtenidos, el cual es diligenciado por el estudiante, bajo la
estricta supervisión del docente en Conciliación.
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 Apoyar a la Dirección del Consultorio Jurídico y Centro de
Conciliación, en la realización de Capacitaciones Continuas en
Conciliación, dirigidas a estudiantes, conciliadores y personal
administrativo.
 Observar el mayor cuidado, en lo referente a la construcción de
Actas de Conciliación, pues requerimos superar la exigencia del Control
de Legalidad, para efectos de realizar el registro en el SIC Ministerio
de Justicia y del Derecho y libros en forma oportuna (registro que aplica a
todos los resultados de los Procedimientos Conciliatorios).
 Realizar directa y oportunamente el registro de los resultados de los
Procedimientos Conciliatorios en el SIC: Sistema de Información de la
Conciliación del Ministerio y los respectivos libros del Centro de
Conciliación.
 Realizar directa y oportunamente los seguimientos y el respectivo
registro en el SIC, a las Actas (acuerdos conciliatorios). Asunto de alta
importancia además, considerando el Proyecto de Investigación que
actualmente lidera el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación.
 Apoyar a la Dirección del Consultorio Jurídico de conformidad a sus
solicitudes previas e indicaciones, con respecto a la consecución de
información y registro en el SECIV: Sistema Electrónico de Control,
Inspección y Vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.
 Las audiencias de Conciliación que no sean de competencia de los
estudiantes, serán realizadas por el docente en Conciliación del
Consultorio Jurídico, no obstante los docentes de la dependencia
apoyaran eventualmente la realización de las mismas.
 Llevar registro general de los Conciliadores adscritos al Centro de
Conciliación.
 Socializar y controlar funciones a los Monitores.
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CONVENIOS DE COLABORACIÓN INTERINSTITUCIONAL
 Servir como Coordinador de Práctica en las entidades donde el
Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación tenga convenio, con el
objeto de realizar el debido seguimiento y evaluación de la práctica desde
lo individual (estudiante), como institucional.
 Para la realización de efectivo seguimiento cada docente designado en el
apoyo al convenio, (comunicación de presentación del estudiante dirigida
a la entidad con copia al docente respectivo), deberá acordar con el
estudiante fecha y hora de reunión con una periodicidad de tres veces al
mes, a fin de retroalimentar las experiencias y conceptos jurídicos,
igualmente el docente coordinador, debe acordar fecha y hora de reunión
una vez al mes, con el responsable de la práctica en la entidad, a fin de
evaluarla, para ambas reuniones se deberán diligenciar los respectivos
registros de asistencia y acta de reunión.
 Apoyar a la Dirección del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación,
mediante información y sugerencias referentes a nuevos espacios de
práctica de carácter interinstitucional.
 TRÁMITE DE PROCESOS
 Informar a la Dirección del Consultorio Jurídico, toda situación que a bien
consideren, relacionada con el rendimiento académico de los estudiantes,
que no atiendan con diligencia y cuidado las asignaciones procesales y/o
trámites judiciales a ellos encomendados; de esta manera se contribuirá a
evitar distorsión de la imagen de nuestra Universidad y los servicios que
presta a través del Consultorio Jurídico, además, evitaremos al máximo
sanciones judiciales por ejemplo: declaratoria de Desistimiento Tácito,
que finalmente acarrearía responsabilidad a la Universidad.
 Solicitar nueva asignación de trámite procesal, para el estudiante en el
evento de que la asignación realizada por la Dirección del Consultorio
Jurídico inicialmente, no constituya práctica en el área, por ejemplo,
cuando el usuario hace nombramiento de apoderado contractual. Con ello
estaremos garantizando que el estudiante realice efectivamente su
práctica.
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 Solicitar inmediatamente las sustituciones de los estudiantes con
asignaciones o trámites procesales vigentes, cuando concluyen su
práctica de Consultorio Jurídico IV o cuando no matriculan la asignatura al
semestre siguiente, a fin de garantizar el Debido Proceso.
 Permanecer absolutamente atentos a los controles de los estudiantes,
a través de entrega efectiva de memorandos (llamada de atención) y
avisos en cartelera, los cuales tendrán fecha de fijación y desfijación; (la
Secretaría del Consultorio Jurídico, procederá a su archivo una vez
desfijados).
 Mantener comunicación oportuna y eficaz, en lo posible, con los
respectivos usuarios, asunto de alta importancia, es imprescindible que
nuestros usuarios sepan que cuentan también, con el respaldo de los
docentes para ser escuchados y poder resolver oportunamente sus
inquietudes.
 Remitir para archivo (entrega de expedientes se realiza a la secretaria
de la dependencia) en forma inmediata, los trámites procesales
debidamente terminados, mediante comunicación escrita explicando
la causal de terminación de conformidad a la documentación en calidad e
indicando, para efectos del trámite “rotulación” que debemos agotar con la
Coordinación de Gestión Documental de la Universidad, las fechas
extremas de inicio y terminación de la gestión, así:
Áreas Derecho Administrativo y Penal:
Fecha de inicio: corresponde a la fecha en que fue radicada en el
Consultorio Jurídico, la solicitud de servicio de la respectiva entidad por
ejemplo Contraloría o Fiscalía.
Fecha de terminación: corresponde por ejemplo a la fecha de ejecutoria
del respectivo acto administrativo, fecha del acta de acuerdo conciliatorio,
entre otros.
Áreas Derecho Civil y Laboral:
Fecha de inicio: corresponde a la fecha de consulta (Reporte de Consulta)
Fecha de terminación: corresponde por ejemplo a la fecha de ejecutoria
de la sentencia, fecha del acta (acuerdo conciliatorio), fecha de radicación
de petición del usuario de retiro del servicio de entre otros.
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 Programar y convocar oportunamente (informando objeto de la
reunión, fecha, hora y lugar a los practicantes), a fin de realizar
reuniones con los estudiantes responsables de asignaciones
procesales, con el fin de estudiar, discutir, controlar y orientar las
labores de los mismos, en los trámites procesales asignados.
A través de estos encuentros se pretende ejercer control,
acompañamiento y favorecer el intercambio de experiencias vividas,
en el ejercicio del litigio e interactuar con los usuarios.
 Programar, convocar y realizar seminarios, conferencias, talleres
sobre el área de Derecho específica, que permita a los estudiantes, la
actualización y adquisición de nuevos conocimientos.
 Asistir a los despachos judiciales y administrativos periódicamente,
con el objeto de verificar las actuaciones de los practicantes
 Socializar y controlar funciones a los Monitores.
Agradezco su amor y compromiso con nuestra misión de formación.
Siempre estaré atenta a sus inquietudes,
MAGDALENA TOBÓN OSSA
Directora Consultorio Jurídico y
Centro de Conciliación
Proyectó: Magdalena Tobón Ossa
Revisó: Magdalena Tobón Ossa
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