LORIA DINAMARCA CIRCULAR PARA: ALCALDES MUNICIPALES DE: CONTRALORíA ASUNTO: PROCEDIMIENTO FECHA: 9 DE MAYO DE 2011 DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA. DE CUNDINAMARCA PARA DECLARAR URGENCIAS MANIFIESTAS Respetados alcaldes: Dada la época invernal que afronta el país, varios municipios del departamento se han visto en la necesidad de acudir a la figura de la urgencia manifiesta para celebrar contratos que permitan desarrollar actividades tendientes a superar inundaciones y otras calamidades que por su gravedad, escapan de la órbita normal de la contratación. A raíz de lo anterior, la Contraloría de Cundinamarca se permite hacer las siguientes recomendaciones a la luz de lo contemplado en los artículos 42 y 43 de la ley 80 de 1993 que a la letra dicen: "Artículo 42. DE LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado. PARAGRAFO. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuesta les internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente". Con la gente, por la efectividad y transparencia Calle 49 NO.13- 33 Pbx 33944 60 W'NW.contraloriadecundinamarca.gov.co LORIA DINAMARCA Artículo 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATAClON DE URGENCIA. Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente, dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta. Lo previsto en este artículo se entenderá sin perjuicio de otros mecanismos de control que señale el reglamento para garantizar la adecuada y correcta utilización de la contratación de urgencia". Tal cual se desprende del texto, la Urgencia Manifiesta es una situación que puede decretar directamente cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización previa, a través de acto debidamente motivado. Dicha situación existe o se configura siguientes presupuestos: o cuando se acredite la existencia de uno de los 1. Cuando la continuidad del servicro exija el suministro servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro. de bienes, prestación de 2. Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. 3. Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, 4. En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten procedimientos de selección o concurso públicos. Atendiendo las normas antes transcritas, es necesario siguientes actuaciones para enviar posteriormente como mínimo a la Contraloría: Con la gente, por la efectividad y transparencia Calle 49 NO.13- 33 Pbx 339 44 60 www.contraloriadecundinamarca.gov.co ./ acudir a los adelantar las 1.- Identificar la necesidad de urgencia manifiesta. 2.- Recopilar los antecedentes CLOPAD, testimonios (registros de los habitantes evidencien los hechos, comunidad, recomendaciones 3.- Elaborar un documento petición de fotográficos, del sector, actas de reunión recortes los habitantes de periódico o representantes que de la de otras entidades u organismos de control.etc.}. donde se señale la causal que se invoca, determinación de los objetos de los contratos a suscribir, el presupuesto para la contratación condiciones del que se le exigirán al proponente o contratista, ejercerá la supervisión o interventoría de la contratación 4.- Elaborar de justificación el Acto Administrativo y las y el nombre de quien a celebrar. de la urgencia manifiesta (Resolución o Decreto). 5.- Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente. 6.- Adelantar el proceso para celebrar el contrato (solicitar ofertas o cotizaciones, evaluar que tanto que las ofertas o las cotizaciones cumplan con las necesidades requeridas por la administración). 7.- Elaborar el contrato. 8.-Legalizar el contrato. 9.-Expedir el registro presupuestal. 10.-lniciar la ejecución del contrato (elaborar y suscribir acta de inicio). Inmediatamente después de celebrados los contratos y firmada ejecución de los mismos, se debe elaborar un expediente copia de todos y cada uno de esos documentos el acta de inicio de debidamente a la Contraloría foliado y enviar de Cundinamarca, tal y como lo exige el artículo 43 de la Ley 80 de 1993 antes trascrito. Es de aclarar que la competencia que se celebra utilizando acto administrativo de este organismo de control recae sobre la contratación la figura de urgencia manifiesta, por lo que es necesario que el que declara la urgencia sea enviado con todos los documentos referidos y los CONTRATOS con las actas de inicio y los certificados registro presupuestal. Con la gente, por la efectividad y transparencia Calle 49 NO.13- 33 Pbx 339 44 60 wwvv.contraloriadecundinamarca.gov.co antes de disponibilidad y ALORIA DINAMARCA Sin estos documentos, no es posible efectuar pronunciamiento alguno, y dado que sólo se cuenta con dos (2) meses para emitir dicho pronunciamiento, es necesario que todas las entidades del orden departamental y municipal envíen los soportes antes relacionados, de disponibilidad que declaren incluyendo, se reitera, los contratos, certificados y registro presupuestal. También es de comentar que para remitir la documentación Contraloría, la Urgencia Manifiesta de la Urgencia Manifiesta a la no hay necesidad de esperar hasta que se ejecuten los contratos. Como se dijo antes, solo basta con celebrarlos y firmar el acta de inicio. Se recuerda también urgencia manifiesta forma inmediata que el envío a la Contraloría del acto administrativo sin los documentos antes relacionados, que declara la equivale a no enviarlos en al Órgano de Control, y, por tanto, dicha omisión da lugar a compulsar copias a la Procuraduría General de la Nación. Contralor de Cundinamarca JAGR/VGM Con la gente, por la efectividad y transparencia Calle 49 NO.13- 33 Pbx 339 44 60 wwvv.contraloriadecundinamarca.gov.co 4