anexo 10 manuales

ANEXO 10
ANEXO Nº 10
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Y ANEXOS DE INFORME
LICITACIÓN PÚBLICA
LP-54-2014
Los siguientes procedimientos tienen como objetivo que el proponente se haga
una idea del alcance del proyecto en cuanto a complejidad de procesos y tamaña
de la entidad, los mismos pueden ser actualizados y mejorados de acuerdo con la
herramienta suministrada por el contratista.
1. AB-ma-02 MANUAL DE USUARIO SIAF
INTRODUCCIÓN
Para facilitar el registro del movimiento de Activos Fijos, se desarrolló el Software llamado “Sistema
de Activos Fijos” (SIAF), el cual procesa automáticamente la información de activos fijos y bienes
del gasto.
El manual del sistema informático SIAF, es una herramienta útil para el control y evaluación de la
gestión de activos, que permite la toma de decisiones gerenciales tendientes a lograr las metas y
objetivos institucionales.
En el presente Manual del Usuario, se explican detalladamente los pasos y procedimientos para su
manejo, así como los reportes e información que proporciona.
1. OBJETIVOS Y ALCANCE
Este manual describe los procedimientos a seguir para el uso adecuado del sistema de activos fijos
SIAF, cuyos objetivos son:
1. Proporcionar la documentación necesaria para el manejo del sistema de activos fijos SIAF.
2. Registrar y controlar adecuadamente los cambios de activos fijos de la Entidad.
3. Mantener permanentemente actualizado el inventario de activos fijos del COPNIA, mediante la
descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación, así
como el registro del ingreso, transferencia y baja de los mismos.
4. Recibir, registrar, controlar y resguardar el mobiliario y equipos que ingresan al almacén
general, así como la entrega de los mismos según requerimientos de la Entidad.
5. Identificar y plaquetizar los activos fijos mediante código de barras.
6. Llevar el registro de la cuenta personal de activos fijos y elementos del gasto, por cada
funcionario que labora en la Entidad.
7. Identificar y llevar el control de los mantenimientos, de acuerdo con la clasificación de activos
establecida en el Manual de Manejo de Bienes (AB-mb-01)
1
ANEXO 10
8. Llevar el registro actualizado de proveedores del servicio de mantenimiento, con la información
básica de contacto.
9. Realizar la evaluación y selección de proveedores de acuerdo con los criterios establecidos, de
oportunidad, calidad, estabilidad y buen servicio.
10. Permitir la conciliación de los activos fijos del COPNIA.
11. Identificar de forma oportuna los bienes sujetos a baja contable, previa solicitud, a fin de darle
el trámite correspondiente con la instancia autorizada.
El alcance del sistema de activos fijos SIAF, y el presente manual de usuario, son aplicables para
la administración y el mantenimiento de activos fijos en todas las oficinas del COPNIA a nivel
nacional. Su uso es de carácter obligatorio por parte del responsable de la administración y
conservación de bienes del COPNIA, y de los servidores públicos que estén relacionados directa o
indirectamente con el manejo y administración de los bienes de la Entidad.
2. MARCO LEGAL
No aplica un marco legal específico.
3. DEFINICIONES
3.1 ACTIVO FIJO
Es la inversión en infraestructura realizada para el funcionamiento de la Entidad, constituida
generalmente por muebles, equipos, edificios, etc.
3.2 BIENES DE CONSUMO
Son los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Entidad, son
accesorios, periféricos o sirven de repuesto, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a
través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
3.3 CONTROL
Conjunto de políticas, procedimientos y prácticas concebidas para reducir el riesgo de pérdida y
deterioro de los bienes activos fijos de la Entidad.
3.4 DEPRECIACIÓN.
Reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no erogable, por lo
que no afecta el flujo de fondos.
3.5 INVENTARIO
Registro documental o listado que muestra el conjunto de bienes muebles que conforman el activo
fijo de un área de trabajo con su respectiva identificación.
3.6 MANTENIMIENTO
Trabajos de inspección, ajuste y reparación de equipos e inmuebles, que buscan mantener las
condiciones óptimas de funcionamiento evitando fallas futuras (preventivo) o reparando las fallas
que hayan ocurrido de forma imprevisible (correctivo).
3.7 PROVEEDOR
Personas naturales o jurídicas que suministran bienes (equipos, repuestos y suministros en
general), prestan servicios o ejecutan obras necesarias, para el funcionamiento adecuado de los
activos fijos de la Entidad.
3.8 SISTEMA DE INFORMACIÓN
Es el término empleado en el ambiente del procesamiento de datos para referirse al
almacenamiento de los datos de una organización y ponerlos a disposición de su personal.
3.9 SUPERVISOR
2
ANEXO 10
Funcionario del COPNIA, responsable del control y vigilancia sobre la prestación del servicio de
mantenimiento de los bienes del COPNIA.
4. CONTENIDO DEL MANUAL
El sistema SIAF, “Sistema de activos fijos del COPNIA” se instala de la siguiente forma:
4.1. INSTALACIÓN DEL SISTEMA
Debe instalarse en un computador que cumpla con las siguientes características:








Monitor Súper SVGA (Resolución Mínima 800x600 Pixeles)
Mínimo 500 MB libres de espacio en disco.
Procesador de 1.0 Ghz o superior
512 MB en memoria RAM o superior
Unidad de CD-RW o DVD-RW.
Mouse y Teclado en español compatible con Windows.
Sistema operativo Windows XP/Vista/7
Puerto USB 2.0
Luego de verificar los requisitos, se procede a cargar el programa de instalación, realizando los
siguientes pasos:
1. Espere unos minutos mientras se ejecuta el programa de instalación.
2. Una vez aparece el mensaje de bienvenida de la instalación de la aplicación SIAF, dar clic
en el botón siguiente para continuar.
3. A continuación se muestra la ventana donde se encuentra la información del contrato de
licencia y especificaciones de uso de software; dar clic en aceptar los términos del contrato
de licencia y luego dar clic en el botón siguiente para continuar.
4. La siguiente ventana presenta un resumen en el cual se especifica el directorio donde
quedará instalado el sistema SIAF con todos los archivos necesarios; dar clic en el botón
instalar para continuar.
5. A continuación se realizará la copia de archivos, se espera mientras se ejecuta este
proceso.
6. Si es necesario el programa de instalación solicita reiniciar el computador para actualizar el
sistema, dar clic en el botón finalizar.
7. Realizados los pasos anteriores se da por instalado el sistema SIAF en su computador.
4.2 OPERACIÓN DEL SISTEMA
Para operar el sistema SIAF de una manera adecuada, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el botón inicio de la barra de tareas de Windows, luego seleccionar Programas,
buscar la opción Sistemas COPNIA, y por último dar clic sobre el ícono Sistema de Activos SIAF.
2. A continuación sale un mensaje de bienvenida, y luego la siguiente pantalla de acceso:
3
ANEXO 10
En el cuadro de texto se digita el
correspondiente
usuario
y
password
suministrado; dar clic en el botón aceptar para
validar e ingresar al sistema.
El sistema sólo permite que se den tres (3)
intentos por si se cometen errores al digitar la
contraseña, al cuarto intento se cancelará el
ingreso.
3. Inmediatamente aparecerá una ventana con el siguiente menú:
4.3 BARRAS DE NAVEGACIÓN ESTÁNDAR DE LOS FORMULARIOS:
En la parte inferior se encentran diferentes tipos de botones, que sirven para manipular la
información del formulario:
Primero
Lo posiciona en el primer registro de la base de datos.
Anterior
Muestra el registro que se encuentra en la posición anterior del actual.
Siguiente
Muestra el registro que se encuentra en la posición siguiente del actual.
Último
Lo posiciona en el último registro de la base de datos.
Buscar
Muestra un formulario para buscar registros con diferentes condiciones.
Modificar
Eliminar
Imprimir
Agregar
Deshacer
Guardar
Salir
Habilita el formulario para modificar un registro existente de la base de datos.
Permite eliminar un registro de la base de datos. El sistema muestra un mensaje
de advertencia pidiendo confirmación de eliminación del registro.
Permite imprimir un reporte del registro, o muestra un formulario para imprimir
informes con diferentes criterios de búsqueda.
Habilita el formulario para ingresar un nuevo registro a la base de datos.
Se utiliza para cancelar los cambios cuando se está modificando o agregando un
nuevo registro.
Se utiliza para guardar los cambios de registro cuando se está agregando o
modificando.
Permite salir del módulo, para poder entrar a otros o salir del programa.
4.4 MÓDULOS DEL SISTEMA.
El sistema SIAF se encuentra constituido por los siguientes módulos:



Módulo de administración.
Módulo de activos fijos
Módulo de proveedores.
4
ANEXO 10



Módulo de informes.
Módulo para restaurar el sistema.
Módulo de copia de seguridad.
4.5 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL: Campos que registran la información general del activo fijo, con la siguiente
información:
1. PANTALLA DE INFORMACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
2. PANTALLA DE INFORMACIÓN DE ELEMENTOS LLEVADOS AL GASTO



Código de barras de identificación del activo fijo, según clasificación de grupos establecida en el
Manual de Manejo De Bienes (AB-mb-01). Si el activo es enviado al gasto no requiere éste código.
Ver imagen 2. PANTALLA DE INFORMACIÓN DE ELEMENTOS LLEVADOS AL GASTO.
Descripción general del activo fijo.
Cuadro que indica la cantidad de etiquetas para la marcación de los activos.
5
ANEXO 10



Botones para la impresión de las etiquetas. (Izquierda, derecha, y dos etiquetas)
Seccional donde se encuentra ubicado el activo.
Grupo al que pertenece el activo.
4.5.2 DESCRIPCIÓN DETALLADA: Campos que registra la información detallada del activo fijo, con la
siguiente información:





Descripción detallada del activo, incluyendo todos sus accesorios.
Marca del activo (campo obligatorio para equipos y opcional para los demás tipos)
Modelo del activo (campo obligatorio para equipos y opcional para los demás tipos)
Serial del activo (campo obligatorio para equipos y opcional para los demás tipos)
Observaciones generales sobre el activo fijo.
4.5.3 RESPONSABLE: Campos que registra la información del funcionario responsable y el estado del
activo fijo, con la siguiente información:
 Nombre del funcionario responsable del activo, con su respectivo número de identificación y cargo.
 Registro de movimiento del activo en caso de traslado o baja. (Campo opcional)
 Estado de uso del activo (Bueno, regular, malo)
4.5.4 OTRA INFORMACIÓN: Campos que registran otro tipo de información relacionada con el activo
fijo, como: información de mantenimiento, información de garantías, información contable, etc.
 Botón que indica que el activo
requiere mantenimiento.
 Al dar clic permite ingresar al
formulario de registro de
mantenimientos del activo fijo.
Ver numeral (4.6)
 En la parte inferior indica
cuantos mantenimientos tiene
registrados.
 Botón que indica
que el activo fijo
no requiere
mantenimiento.
Información complementaria de los activos fijos, como: el número de acta de baja, la fecha de inicio de
la garantía, la fecha de finalización de garantía, el tiempo de garantía en meses, el número de orden
de compra o contrato, la fecha de compra, el valor de la compra, el valor en libros, el número de la
factura y el número del comprobante de egreso.
 Cuadros de selección para identificar:
o Si el bien tiene póliza de seguro vigente.

6
ANEXO 10
o Si el bien es llevado al gasto. (Esta opción no exige etiqueta con código de barras)
o Si el bien está inactivo. (En caso de baja del activo)
o Si el bien requiere mantenimiento. (Esta opción permite llevar la hoja de vida de mantenimiento)
 Campo opcional que permite incluir una fotografía del activo fijo. (Opcional)
4.5.5 SUBFORMULARIO BUSCAR REGISTROS
Este formulario sólo se activa cuando se da
clic en el botón
formulario principal.
buscar
del
Su finalidad es seleccionar registros de
Activos Fijos de acuerdo a una o dos
condiciones dadas (Y – O).
Aquí se pueden realizar búsquedas con los siguientes campos:
CODCLASE
Código de grupo.
DETALLE
Descripción general de activo
NITRESPON
Cédula de ciudadanía del responsable
SECCIONAL
Código del seccional
NITPROVEED
NIT o C.C. del proveedor
Para buscar todos los activos asignados a un responsable:
1. Campo = NITRESPON
2. Operador = igual
3. Valor = 80062319
Para buscar los activos de un grupo específico (computadores) diligenciamos lo siguiente:
1. Campo = CODCLASE
2. Operador = igual
3. Valor = 1603
Para buscar los activos del Seccional Antioquia y el grupo sillas, diligenciamos lo siguiente:
1. Campo = CODCLASE
Operador
4. Campo = SECCIONAL
2. Operador = igual
Y
5. Operador = igual
3. Valor = 1322
6. Valor = 5
4.6 MÓDULO DE MANTENIMIENTOS
Este módulo permite llevar el registro de mantenimiento preventivo de los bienes de la Entidad, de
acuerdo con el plan de mantenimiento aprobado para la vigencia, así como los mantenimientos
correctivos y garantías realizadas ocasionalmente.
Para ingresar al módulo de mantenimiento, de debe ubicar el activo fijo al que se le
realizará el mantenimiento, luego dar clic al siguiente botón, el cual nos guiará al
formulario para ingresar y consultar los mantenimientos del activo fijo seleccionado.
El siguiente formulario permite consultar y registrar los mantenimientos por cada activo fijo que lo
requiera (
):
7
ANEXO 10
4.6.
1
4.6.
2
4.6.1 DESCRIPCIÓN GENERAL: Muestra la información básica del activo que registra mantenimientos, la cual
es sólo de consulta y no puede ser modificada por el usuario:



Fecha de auditoría en la que se registró el activo
Código único del sistema SIAF para el activo fijo.
Descripción general del activo fijo.
4.6.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MANTENIMIENTO: Muestra información relacionada sobre el
mantenimiento realizado a cada activo fijo, con la siguiente información:






Número de mantenimientos realizado al activo fijo
Fecha del mantenimiento.
Tipo de Mantenimiento (Preventivo – Correctivo)
Valor del mantenimiento incluido el IVA. Por garantía se debe registrar el valor cero.
Descripción general del mantenimiento realizado al activo fijo.
Nombre del proveedor que realizó el mantenimiento
8
ANEXO 10



Número de NIT del proveedor que realizó el mantenimiento
Nombre del funcionario del COPNIA que realizó la supervisión del servicio de mantenimiento.
Número de cédula de ciudadanía del funcionario del COPNIA que realizó la supervisión.
4.6.3 EVALUACIÓN DEL SERVICIO PRESTADO: Campos para registrar la evaluación del servicio de
mantenimiento prestado al activo fijo, por parte del supervisor o responsable:



Calificación del cumplimiento del servicio de mantenimiento (1. Malo - 2. Regular - 3.Bueno)
Calificación de la garantía y calidad del servicio de mantenimiento (1. Malo - 2. Regular - 3.Bueno)
Promedio de las dos calificaciones anteriores. (Valor calculado automáticamente por el sistema SIAF)

Botón imprimir
AB-fr-04.

Botón
que permite imprimir el informe con el consolidado de las evaluaciones de todos los
mantenimientos realizados por cada activo fijo en su vida útil por los diferentes proveedores. Ver anexo
6.2 AB-fr-06.
Barra de navegación con la funciones básicas. Ver numeral 4.4.

que permite elaborar la HOJA DE VIDA EQUIPOS O INMUEBLES. Ver anexo 6.1
4.7 MÓDULO GENERACIÓN DE INFORMES
El presente módulo permite generar informes de los activos fijos y proveedores registrados en el
sistema SIAF.
Para ingresar debe dar clic al botón imprimir
de activos fijos, el cual lo lleva a la siguiente pantalla:
del módulo
También se puede ingresar desde la opción Informes desde la barra
de menú:
El anterior formulario tiene diferentes criterios de selección para generar los informes de activos
fijos y proveedores, así:
El informe incluye la lista de activos fijos con:
 Bienes asegurables.
 Aquellos que requieren mantenimiento.
 Bienes inactivos (Por bajas)
 Asignados al gasto, aquellos bienes no plaquetizados.
 Lista de bienes relacionados con los sistema informáticos, que se encuentran
valorados con niveles de prioridad para evacuar en caso de contingencia. Ver anexo
9
ANEXO 10
6.3 (SI-fr-10)
El informe incluye la lista de activos fijos de los bienes por oficina o funcionario responsable:
 Todos los seccionales.
 Por seccional. Requiere seleccionar el Seccional.
 Por responsable. Requiere seleccionar el responsable.
 Informe especial para verificar activos fijos en auditoría. Requiere seleccionar el
Seccional. Ver anexo 6.4 (AB-fr-07)


Botón Generar Informe: Permite procesar la información para generar el informe de
con acuerdo a los criterios seleccionados anteriormente. Ver anexo 6.6 (AB-fr-09)
Botón Mantenimientos: Permite procesar la información para generar un informe
detallado de los mantenimientos realizados a los activos fijos, de acuerdo con los
criterios seleccionados anteriormente. Ver anexo 6.5 (AB-fr-08)
Botón Kárdex de proveedores: Permite procesar la información para generar un informe
detallado de la evaluación general de los proveedores que prestaron el servicio de
mantenimiento a los activos fijos de la Entidad. Ver anexo 6.2 (AB-fr-06)
Botón Salir: Permite salir del módulo informes.
4.8 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES
Este módulo fue diseñado con el objetivo de llevar el registro y evaluación de proveedores, que
suministran los activos y prestan el servicio de mantenimiento de los mismos, para ingresar debe
seleccionar en el menú la opción de Proveedores, la cual mostrará el siguiente formulario:
4.8.
1
4.8.
2
10
ANEXO 10
4.8.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROVEEDOR: Formulario de consulta y registro de inscripción de la
información básica del proveedor. Los campos con asterisco en color rojo indican que son de obligatorio
diligenciamiento.
4.8.2 INFORMACIÓN DE EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR: Campos que se diligencian automáticamente
sobre el histórico de mantenimientos realizados, al dar clic en el botón evaluar.
4.8.3 OBSERVACIONES Y CONCEPTO GENERAL: Campo opcional para diligenciar observaciones sobre
los resultados de la evaluación de cada proveedor.
4.8.4 BARRA DE NAVEGACIÓN: Incluye las funciones básicas (Ver numeral 4.4). También permite imprimir
el Kárdex de proveedores. Ver anexo 6.2 (AB-fr-06)
4.9 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE RESPONSABLES
Permite la consulta y el registro de los
funcionarios responsables de los
activos. Dentro de la información
requerida está: El nombre, la cédula de
ciudadanía, el cargo, el grupo y el
Seccional.
El registro del responsable en este
módulo es indispensable para la
asignación de un activo fijo a un nuevo
funcionario.
4.10 MÓDULO PARA GENERAR UNA COPIA DE SEGURIDAD.
Módulo diseñado para crear una copia de todas las tablas en donde está contenida la información
del sistema de activos fijos SIAF. Este módulo crea una carpeta denominada C:\BACKUP para el
almacenamiento de esta copia de seguridad. Es recomendable que cada año se realice una copia
de seguridad en un DVD-R de los archivos que se encuentran en este directorio C:\BACKUP, y se
envíen al área de Sistemas del COPNIA para la transferencia al archivo central de acuerdo con lo
establecido en la Tabla de Retención Documental.
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
5.1 APLICACIÓN DEL MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS.
Al ingresar a este módulo aparecerán todos los activos fijos del COPNIA a nivel nacional. El
procedimiento a seguir es el siguiente:
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Ingresar
activo
un
Descripción
Responsable
Tener disponible la documentación necesaria para el
registro de la información solicitada en el formulario de Técnico de Almacén y
nuevo activos fijos. Ver numeral 4.5
Servicios Generales
Realizar los siguientes pasos
1. Clic en el botón
nuevo.
11
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
2. Diligenciar los campos del formulario.
3. Si no se encuentra registrado el proveedor, debe
ingresarlo desde el módulo de proveedores. Ver Técnico de Almacén y
numeral 4.8
Servicios Generales
4. Si no se encuentra registrado el funcionario
responsable, debe ingresarlo desde el módulo de
responsables. Ver numeral 4.9
5. Clic en el botón
guardar.
6. Clic en el botón
generar el listado de activos
fijos, para firma del responsable.
Previa verificación de la ubicación y el responsable del
activo fijo, se realiza lo siguiente:
1. Clic en el botón
para buscar con el código
de barras del activo fijo u otro criterio de
búsqueda.
3
Actualizar responsable
un activo fijo.
2. Clic en el botón
modificar.
3. Cambiar el responsable en la lista que aparece en
Técnico de Almacén y
el formulario. Si no se encuentra en la lista debe
Servicios Generales
ingresarlos desde el módulo de responsables. Ver
numeral 4.9
4. Clic en el botón
guardar.
5. Clic en el botón
generar el listado de activos
fijos, para firma del responsable.
Este procedimiento también aplica para modificar y
actualizar todo tipo de información del activo fijo.
Para imprimir la placa con el código de barras de
identificación del activo fijo, se debe tener instalada una
impresora Intermec con etiquetas de 5.0cm x 2.5cm en
Imprimir plaqueta con poliéster plata y cinta de resina.
código de barras.
1. Clic en el botón
para buscar el activo, con el
código de barras u otro criterio de búsqueda.
Técnico de Almacén y
Servicios Generales
2. Clic en uno de los siguientes botones:
El primero genera dos etiquetas, el segundo una
etiqueta en la parte izquierda y el tercero una
etiqueta en la parte derecha.
Se debe garantizar que se realice la marcación del activo
de identificación de acuerdo con las instrucciones
contenidas en el “Manual de Manejo de Bienes AB-mb-01”
4
Previa verificación de la ubicación y el responsable del
activo fijo, se realiza lo siguiente:
5
Registro de
mantenimientos.
Técnico de Almacén y
1. Clic en el botón
para buscar con el código
de barras u otro criterio de búsqueda el activo fijo. Servicios Generales
2. Clic en el botón
Registro de mantenimientos
12
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
3. Clic en el botón
nuevo.
4. Diligenciar los campos del
Mantenimientos. Ver numeral 4.6
7. Clic en el botón
Responsable
formulario
de
guardar.
Técnico de Almacén y
Servicios Generales
5. Clic en el botón
para generar la “Hoja de
vida equipos o inmuebles AB-fr-04”
El registro de mantenimiento debe ser realizado de
acuerdo con las instrucciones contenidas en el
“Procedimiento de Mantenimiento AB-pr-01”
Fin del procedimiento
5.2 APLICACIÓN DEL MÓDULO PARA GENERAR UNA COPIA DE SEGURIDAD
Este módulo está relacionado directamente con la aplicación del manual de PLAN DE
CONTINGENCIA Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SI-mp-01)
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
Realizar copia de
seguridad
Se realizan los siguientes pasos para realizar una copia de
seguridad del sistema de activos fijos SIAF:
1. Dar clic en la opción de menú copia de seguridad.
2. El sistema crea automáticamente la siguiente carpeta
en el disco duro C:\BACKUP\ACTIVOS2data(Día-Mes).
3. Este proceso se realiza automáticamente cada vez que Técnico de Almacén y
se cierra el sistema, siempre y cuando el sistema se Servicios Generales
encuentre instalado en la carpeta C:\COPNIA.
4. El sistema se cierra automáticamente para que la copia
de seguridad se realice completa y correctamente.
5. Anualmente quemar un CD-R o DVD-R con el directorio
C:\BACKUP en donde se encuentran las copias de
seguridad realizadas del sistema de activos fijos SIAF.
3
Restaurar la copia de
seguridad
En caso de contingencia se procederá a restaurar el
sistema SIAF en el computador.
1. Disponer de un computador que funcione
adecuadamente.
2. Realizar el procedimiento de instalación del programa Técnico de Almacén y
SIAF, ver numeral 4.1.
Servicios Generales
3. Ubicar la copia de seguridad más reciente en
C:\BACKUP o en el medio CD o DVD que se disponga.
4. Copiar los archivos en la carpeta DATA del programa
SIAF, en la ruta C:\COPNIA\ACTIVOS2\DATA
4
Fin del procedimiento
2
6. ANEXOS
13
ANEXO 10
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
Hoja de vida equipos o inmuebles. (AB-fr-04)
Kardex de proveedores. (AB-fr-06)
Lista de activos de equipos de sistemas. (SI-fr-10)
Lista de activos para auditoría. (AB-fr-07)
Informe evaluación de mantenimientos. (AB-fr-08)
Informe de activos fijos. (AB-fr-09)
Informe general de mantenimientos. (AB-fr-10)
14
ANEXO 10
2. AB-mb-01 MANEJO DE BIENES
1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1 OBJETIVO
Dotar al personal de la entidad de una herramienta para el registro, manejo, custodia,
conservación, administración, protección, recibo, traslado y salida definitiva de los bienes e
inventarios de la Entidad, como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos.
1.2 ALCANCE
El presente manual aplica al COPNIA Nacional y todos los Seccionales.
2. MARCO LEGAL
Tipo
Número
Titulo
Ley
57
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Octubre 28
Contratación de la Administración Pública
de 1993
Ley
610
Por la cual se establece el trámite de los procesos de
Agosto 15
responsabilidad fiscal de competencia de las
de 2000
contralorías.
Ley
222
Por la cual se modifica el Libro II del Código de
Diciembre
Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos
20 de 1995
concursales y se dictan otras disposiciones.
Resolución
354
Por la cual se adopta al reglamento de contabilidad
Septiembre
pública, se establece su conformación y se define el
5 de 2007
ámbito de aplicación
Resolución
355
Por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Septiembre
Pública
5 de 2007
Resolución
356
Por el cual se adopta el manual de procedimientos del Septiembre
Régimen de Contabilidad Pública
5 de 2007
Por la cual se expide el Código Civil Colombiano
Fecha
Mayo 26
de 1873
3. DEFINICIONES
3.1 BIENES
Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Corporales son las que tiene un ser real
y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, una mesa o un libro. Incorporales, las
que consisten en simples derechos, como las líneas telefónicas, el software y las servidumbres
activas.
Las cosas corporales se dividen en muebles e inmuebles.
3.2 NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único soporte
administrativo para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad.
3.3 NOTA DE SALIDA DE ALMACÉN
15
ANEXO 10
Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del
almacén o bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso, conservación y
custodia del responsable de almacén e inventarios al funcionario que los recibe.
3.4 MUEBLES
Muebles son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos,
como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza
externa, como las cosas inanimadas.
Se exceptúan las que siendo muebles por su naturaleza se reputan inmuebles por su destino,
según el artículo 658 del Código Civil Colombiano.
4. CLASIFICACIÓN DE BIENES
Todos los bienes corporales muebles e inmuebles que la entidad adquiera para el desarrollo de su
cometido estatal, deberán clasificarse como bienes devolutivos o como bienes de consumo. Esta
clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada bien, guardando
consistencia con las normas de contabilidad pública vigentes para las entidades de naturaleza
pública.
Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la
clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con lo
establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en el
mismo.
4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO
Corresponden a todo aquellos bienes adquiridos o recibidos en donación que cumplen con
cualquiera de las condiciones a continuación expuestas:

Todos aquellos que se consumen o extinguen por el primer uso que se hace de ellos y van
contabilizados directamente contra cuentas del grupo de costos o gastos. Ej. Útiles de
papelería y oficina, papelería impresa o elementos de aseo y cafetería.

Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen y entran a
formar parte constitutiva de otros. (Ejemplo: Repuestos, mouse, teclado).

Todos aquellos bienes que se extinguen en el desarrollo de un proceso administrativo. Ej.
Matrices plásticas para la elaboración de tarjetas profesionales.

Todos aquellos bienes muebles o inmuebles cuya vida útil es menor a un año.

Todos aquellos adquiridos en procesos de remodelación de inmuebles que no incluyan
prolongaciones, ampliaciones y aumento en volumen de las antiguas unidades.

Materiales para la prestación de servicios son aquellos adquiridos a cualquier titulo por la
Entidad, que tiene la característica de ser temporales y cuya finalidad es ser consumidos
en forma directa por parte del ente público, en el desarrollo de su función administrativa o
cometido estatal
4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)
16
ANEXO 10
El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación,
construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o
suministro de otros bienes y servicios o utilizarlos en la administración del ente público y que no
estén destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año.
Estos bienes deben reconocerse por su costo histórico o de adquisición y reexpresarse aplicando
métodos de reconocido valor técnico.
El valor de los bienes recibidos en permuta, traspaso, cambio, o donación corresponderá al valor
convenido por las partes o en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten la vida útil del bien o amplíen la
capacidad constituye un mayor valor al activo. Las restantes erogaciones deberán ser reconocidas
contablemente como gastos.
 Activos fijos de menor cuantía
Son los bienes, que con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden ser depreciados
en el mismo año en que se adquiere o incorpora teniendo en cuenta los montos que anualmente
defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación total de estos bienes debe registrarse
en el mismo mes de la adquisición o incorporación del activo.
 Depreciaciones y amortizaciones
La depreciación o amortización debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática
del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin asociar la contribución de este
activo al desarrollo de las funciones de la entidad. Por regla general el reconocimiento de la
depreciación o amortización afecta el gasto o costo según corresponda, no obstante tratándose de
entidades contables públicas del gobierno general, como es el caso del COPNIA, dicho
reconocimiento afecta directamente el patrimonio (Ver Régimen de Contabilidad Pública).
Las propiedades planta y equipo son objeto de depreciación mientras que los derechos o
intangibles lo son de amortización. La depreciación o amortización deben siempre calcularse para
cada activo individualmente considerado.
El área Contable hará las depreciaciones o amortizaciones de los activos utilizando el método de
línea recta en forma coherente al uso o deterioro del activo, pero de manera uniforme y teniendo
en cuenta la vida útil de cada línea de activos tal como lo establecen las normas contables.
Al utilizar el método de línea recta se pueden considerar como referencia las siguientes vidas
útiles:
BIEN
VIDA ÚTIL
Edificaciones
50 años
Máquinas y equipos
15 años
Muebles, enseres y equipos de oficina
10 años
Equipo comedor cocina
10 años
Equipo comunicación
10 años
Equipo cómputo
5 años
17
ANEXO 10
Para el caso de derechos se deben tomar como referencia los siguientes periodos de amortización:
DERECHOS/INTANGIBLES
TIEMPO DE
EXTINCIÓN
Líneas telefónicas
25 años
Software
5 años
Seguros
Duración del
contrato
Los activos nuevos que se encuentren en bodega no son susceptibles de depreciación o
amortización hasta tanto no entren en operación.
En caso de adquirirse activos fijos usados, deberá calcularse la vida útil restante del bien teniendo
en cuenta la vida estimada y el tiempo que llevaba de uso el activo al momento de su adquisición.
 Valorizaciones
El valor de las propiedades, planta y equipos es objeto de actualizaciones periódicas mediante la
comparación entre el valor de mercado del bien y su valor registrado en libros. Las actualizaciones
de las propiedades, planta y equipo deben efectuarse con una periodicidad de tres años a partir de
la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el periodo contable respectivo. No
obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo, el valor en libros de las propiedades
planta y equipos presentan cambios representativos con respecto al costo de reposición o valor de
realización debe hacerse una actualización. Se exceptuaran de actualización los bienes muebles
cuyo costo histórico individualmente considerado sea inferior a 35 S.M.M. L.V. y de aquellos
ubicados en zona de alto riesgo.
 Bienes muebles en bodega
De acuerdo con el estado y características de los bienes, pueden ser susceptibles de afectarse las
siguientes cuentas

-
1620 Maquinaria, planta y equipos en montaje:
Para el registro de los bienes que requiere de una instalación previa para ponerlos
en condición de utilización.
-
1635 Bienes muebles en bodega:
En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a
cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es ser
utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por parte del
ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. En esta
cuenta no se deben registrar los bienes que se retiran del servicio, temporal o
definitivamente.
Bienes devolutivos en servicio
18
ANEXO 10
Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente
público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el desarrollo de
su función administrativa o cometido estatal.

1605 Terrenos
1640 Edificaciones
1655 Maquinaria y equipos
1665 Muebles y enseres y equipos de oficina
1670 Equipos de comunicación y computación
1680 Equipos de comedor, despensas y hotelería
Casos particulares - Propiedad, planta y equipo
-
Bienes inmuebles sin legalizar
Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia
documental que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto
de incorporación como el caso de los bienes o inmuebles o la existencia de derechos y
obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectación de la
situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación, deberán registrarse
en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que lo acrediten.
Una vez se tenga los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se
cancelarán las Cuentas de Orden, y se registrará el bien en el grupo de Propiedad,
Planta y Equipos.
-
El equipo completo como unidad contable
Se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos
indispensables para su funcionamiento, C.P.U, monitor, mouse, teclado, tarjetas de
memoria, unidad de cd room, fax, software OEM entre otros. Administrativamente y
para los registros de almacén se asignara un código o placa principal y en el
programa de control de bienes se relacionarán las series o códigos de
identificación de dichos componentes. Físicamente la placa se adhiere al equipo y
una copia en cada uno de sus componentes.
4.3 OTROS ACTIVOS
 Libros
Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones especializadas,
como enciclopedias, las cuales deben registrarse en la cuenta de BIENES DE ARTE Y CULTURA.
Si se trata de libros de tipo código de suscripción renovable anualmente, manuales, instructivos,
revistas y cartillas, estos se deben registrar en la cuenta del GASTO a que corresponda de acuerdo
con la materialidad del mismo.
 Software
Conjunto de programas de computador utilizados para el control, clasificación y manejo de datos
con propósito general o especifico, almacenados y distribuidos en cualquier medio físico. El
Régimen de Contabilidad Pública contempla la cuenta de intangibles y la sub cuenta SOFTWARE
para su registro contable. Este tipo de bien se amortiza de acuerdo con la tabla establecida en este
procedimiento.
19
ANEXO 10
 Líneas telefónicas
Representan los derechos adquiridos por la entidad para la utilización de un número telefónico
asignado por una empresa de telecomunicaciones prestadora del servicio.
5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE
CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
Los bienes de consumo y devolutivos como componentes de la posición financiera reflejada en los
Estados Financieros, requieren un manejo y control riguroso en forma permanente ya que
constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es sujeto de evaluación por
parte de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:







Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.
Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.
Que los activos asignados a cada seccional o área queden bajo la responsabilidad de los
funcionarios, no solo en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo y
conservación.
Que los aplicativos permanezcan conciliados mes a mes entre si, y con las existencias
físicas.
Que la codificación de control físico esté unificada, controlada permanentemente y
debidamente sistematizada.
Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro
y fuera de la entidad, en todos los seccionales que se encuentren funcionando.
Que los responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las
funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
Los conteos periódicos programados, en coordinación con las áreas responsables, deben
reportarse oportunamente a contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los
registros contables en el aplicativo contable.
6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES DEVOLUTIVOS Y
DE CONSUMO
La Entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las novedades,
movimientos y saldos de bienes en inventario, en bodega, servicio o en poder de terceros,
debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.
El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia,
manejo, conservación, administración y suministro de los bienes de propiedad a cargo de la
Entidad. Igualmente también será responsable de:

Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las
áreas de compras y de contabilidad.

Recibir, revisar, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa confrontación de
sus características, marcas, modelos, series tamaños y cantidades, contra los soportes
que ordenan o sustenta las operaciones de ingreso

Almacenar y embarcar o despachar bienes en forma técnica y oportuna, además de
proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.

Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias, de
acuerdo con los procedimientos y normas establecidas.

Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las
existencias de bienes en el almacén y bodegas.
20
ANEXO 10

Elaborar informes y rendir cuentas trimestralmente para Contabilidad o cuando lo
requieran los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los soportes
de los movimientos realizados durante el periodo.

Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los
saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del Almacén y
Bodega.

Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes
inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos señalados
en este manual.

Realizar conteos selectivos de autocontrol para confrontar las existencias físicas contra
los registros de los sistemas de kárdex y contables.

Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo fijado
por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables.

Informar de manera oportuna a la aseguradora sobre la entrada de nuevos bienes, los
movimientos que los mismos presentan al interior de la entidad y la baja de los mismos
para que sean descargados de las pólizas.
El manejo de los bienes del COPNIA esta centralizado en la Sede Nacional en el área
Administrativa, que responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades referentes
a las políticas adoptadas en este documento y demás procesos que se implementen referentes al
tema.
Así mismo, las diferentes áreas y Seccionales deben asumir la responsabilidad directa del manejo
y control físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Entidad en cuanto a
movimientos, transferencias, salidas, reingresos y demás situaciones que se puedan presentar.
Servicios Generales y Almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de bienes de
consumo y de bienes devolutivos, mediante la ejecución oportuna de las actividades de recepción,
registro, almacenaje y de despacho de dichos elementos, dentro de un marco de control que
garantice la debida custodia y conservación. La labor de Servicios Generales y Almacén se
apoyará con la utilización de los medios informáticos dispuestos por la Entidad, y así mismo, en las
recomendaciones que el área Contable llegare a proponer para mejorar la gestión administrativa o
disipar dudas acerca de procedimientos para la administración y control de bienes corporales
muebles e inmuebles.
7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS
El adecuado manejo de todos los bienes del COPNIA, sean estos de consumo o devolutivos, es
responsabilidad de todos los funcionarios de la Entidad en la medida en que los mismos hagan
parte de su cuenta personal o les hayan sido entregados como suministros de los procesos que
tiene a su cargo. En caso de establecerse responsabilidades por daño o pérdida, se procederá a
descontar por nómina el valor que contabilidad establezca para el activo afectado.
Cada funcionario conocerá la relación de activos que se encuentran a su cargo, la cual debe estar
registrada en los diferentes sistemas utilizados por la Entidad para el control y registro de bienes.
El funcionario al tomar posesión de su cargo recibe de parte del responsable del área
Administrativa, un listado con la relación de bienes que conforman su nuevo puesto de trabajo. Al
momento del retiro de la Entidad, el funcionario se pondrá en contacto con el encargado del área
Administrativa, a fin de legalizar la entrega de los bienes que estaban a su cargo. Verificada la
información por el encargado de Servicios Generales y Almacén y la conformidad con el inventario,
se entrega al funcionario su “Paz y salvo de inventarios” AB-fr-01 (ver anexo 13.1)
Cabe resaltar que el funcionario al que se entrega un determinado inventario de bienes, asume la
responsabilidad de su cuidado y por ello, se obliga a entregar el mismo al finalizar la relación
laboral con la Entidad. Si lo anterior no se cumple, el COPNIA suspenderá temporalmente el
21
ANEXO 10
proceso de pago de la liquidación de prestaciones sociales hasta tanto no haya constancia de que
esta situación ha sido subsanada por el funcionario que entrega el cargo. La expedición de dicha
constancia siempre estará en cabeza del funcionario encargado de almacén o quien cumpla sus
funciones.
8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES
Tanto los bienes de consumo como los bienes devolutivos, sean estos de mayor o menor cuantía,
deben tener asignado un código de identificación que permita ingresar la información sobre el
mismo en los diferentes programas para el registro y control de activos, y además, realizar un
seguimiento detallado en cuanto a su ubicación y funcionario responsable de su uso, custodia y
cuidado.
Este proceso de identificación permite además, para el caso de bienes devolutivos, abrir una ficha
de historial sistematizada de cada uno de los bienes en uso al interior de la Entidad, que permita
su plaquetización y seguimiento de actividades de mantenimiento realizadas en él.
8.1 PLAQUETEO
Es un procedimiento exclusivo de almacén y se realiza al recibir el bien o activo. Este
procedimiento debe realizarse antes de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas o
Seccionales responsables. Todos los activos fijos que ingresan deben tener su registro de
inventario (plaqueta) en un lugar visible. Es procedente que a partir de un inventario físico total,
plaquetear todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar la numeración.
8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS
Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código
conformado así:
Primera parte
Segunda parte
XXXX
XXXXX
(4 dígitos)
(5 dígitos)
de 9 posiciones numéricas
La primera parte del código corresponde al CÓDIGO DE GRUPO, o divisiones necesarias de los
activos fijos de acuerdo a sus características físicas. Se pueden crear hasta 9.999 grupos. Ejemplo:
muebles, vehículos, equipo de cómputo.
Cada grupo tiene asignadas todas
movimientos contables con el mismo.
las cuentas que el activo puede requerir para realizar
La segunda parte del código corresponde al consecutivo de elementos, en donde por cada grupo
se pueden crear hasta 99.999 activos.
CÓDIGO DE BARRAS: SIIGO permite ingresar dentro de la ficha de identificación del activo un
código de 20 posiciones numéricas para identificar mediante el sistema de barras cada uno de los
activos.
PRIMERA PARTE
CÓDIGO DE GRUPO
GRUPO
2 dígitos
XX
Equipo de comunicación
SEGUNDA PARTE
CONSECUTIVO
CLASE
2 dígitos
XX
Teléfono
CONSECUTIVO
5 dígitos
XXXXX
Teléfono No. Xx
22
ANEXO 10
PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO
Grupo: Código que indica el grupo de la Propiedad Planta y Equipo al cual se hace referencia. Ej.
Muebles, Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación, etc.
Clase: Código que agrupa elementos con características físicas similares, dentro de un grupo de
propiedad Planta y Equipo.
SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO
Consecutivo: Número consecutivo que identifica un elemento en particular dentro de cualquiera
de los grupos que componen la Propiedad Planta y Equipo.
DETALLE DE GRUPOS
Código
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Nombre
Oficinas
Parqueaderos
Muebles y Enseres
Equipo de Oficina
Equipo de Comunicación
Equipo de Cómputo
Equipo de Cafetería
Libros
Intangibles
DETALLE DE GRUPOS Y CLASES
Grupo
11
Clase
01
Nombre
Oficinas
Oficinas
Parqueaderos
Parqueaderos o garajes
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Muebles y Enseres
Silla giratoria - Profesionales
Silla giratoria - Auxiliares
Silla fija interlocutora
Silla tándem
Silla cafetería
Poltronas y sofás
Estantes
Archivadores rodantes y fijos
Bibliotecas
Mesa circular
Mesa sala de juntas
Mesa cafetería
01
12
13
23
ANEXO 10
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
99
Escritorios
Mueble para computador
Mesas auxiliares
Puesto de trabajo - Gerencial
Puesto de trabajo - Operativo con panel
Puesto de trabajo - Operativo sin panel
Puesto de trabajo - Profesionales
Puesto de trabajo - Secretarial
Cartelera
Cortinas y persiana
Cuadros y objetos decorativos (incluye lámparas)
Mueble de cocina, tipo C y cafetería
Mesón de atención al público
Percheros
Papeleras y basureras
Dispensadores de agua
Otros enseres
01
02
03
04
05
06
07
Equipo de Oficina
Maquinas de escribir
Calculadoras
Fotocopiadoras y accesorios
UPS, reguladores y estabilizadores
Aires acondicionado
Cajas de seguridad
Protectores y sellos de cheques
14
08
09
10
11
12
15
01
02
03
04
05
06
07
16
01
Equipo de archivos (Destructoras de papel - cosedoras
grandes y perforadoras industriales
Alarma
Extintores
Equipo de limpieza y aseo
Equipo audiovisual
Equipo de comunicación
Teléfono
Telefax
Planta telefónica
Correo de Voz
Auriculares y diademas
Citófonos
Equipo de comunicación para redes e Internet
(concentradores, switches, hubs)
Equipo de cómputo
Servidores
24
ANEXO 10
02
03
04
05
06
07
Computadores
Portátiles
Impresoras
Scanner
Lector de código de barras
Monitores
01
02
03
04
05
Equipo de cafetería
Hornos
Greca
Nevera
Cafeteras
Estufas
01
Libros
Libros generales
01
02
Intangibles
Líneas
Software y adiciones
17
18
19
8.2.1 Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes devolutivos:
1. Con la confirmación de la compra, el encargado de Servicios Generales y Almacén
verifica en el módulo de activos fijos del programa SIIGO la existencia de grupo y
clase para codificar el bien. En caso de no existir, solicita al administrador del sistema
en contabilidad la creación del grupo y/o clase a través de e-mail o memorando
interno.
2. Contabilidad responde al encargado de Servicios Generales y Almacén sobre la
creación del grupo y/o clase por medio de e- mail indicando la asignación
3. Si el tipo de bien se encuentra creado en el programa SIIGO, el encargado del
almacén procede a crear el elemento en el sistema siguiendo la numeración
consecutiva para elementos del mismo grupo y clase. Dado que la creación de bienes
en el programa SIIGO afectará directamente los procesos contables de depreciación,
el encargado de Servicios Generales y Almacén debe imprimir un pantallazo con los
datos de los bienes creados y anexarlo a la nota de entrada para posterior revisión
por parte del área Contable.
4. Cada elemento debe crearse de manera individual en el programa SIIGO
5. Paralelamente, el encargado de Servicios Generales y Almacén abre la hoja de vida
del elemento en el programa de control para mantenimiento, utilizando el código
consecutivo generado por el programa SIIGO.
6. Genera impresión de la plaqueta de identificación.
7. Coloca la placa de identificación sobre el elemento de acuerdo con las instrucciones
contenidas en este manual.
8. Para los elementos recibidos directamente en otros Seccionales, el encargado de
Servicios Generales y Almacén proyecta memorando dirigido al Secretario Seccional
con indicaciones precisas para plaquetizar y envía las placas de identificación que se
deben adherir a cada uno.
8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO
25
ANEXO 10
Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 13 posiciones numéricas
conformado así:
Primera parte
Segunda parte
Tercera parte
XXX
XXXX
XXXXXX
(3 dígitos)
(4 dígitos)
(6 dígitos)
PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO
Línea:
Conformado por tres dígitos, en los cuales se agrupan elementos de consumo con
características y usos relacionados.
SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO
Grupo:
Conformado por cuatro dígitos, especifica un grupo de productos con
características similares dentro de una misma línea.
TERCERA PARTE DEL CÓDIGO
Consecutivo:
particular.
Conformado por seis dígitos, consecutivo que identifica un elemento en
LÍNEAS Y GRUPOS
Línea:
011 Matrices PVC
Grupo:
0001 Tarjetas VIS
Línea:
012 Útiles y papelería
Grupo:
0001 Elementos de oficina
0002 Fólderes y carpetas
0003 Papelería sin membrete
0004 Cartuchos, cintas y toner
Línea:
013 Mantenimiento
Grupo:
0001 Tubos
Línea:
014 Aseo y cafetería
Grupo:
0001 Papel, paños toallas
0002 Limpiadores y jabones
0003 Escobas, traperos y otros
0004 Café, azúcar, sal, etc.
0005 Drogas botiquín
Línea:
015 Dotaciones
26
ANEXO 10
Grupo:
0001 Dotaciones
Línea:
016 Papelería impresa
Grupo:
0001Papelería impresa
8.3.1 Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo
1
Con la información de la compra, el encargado del almacén verifica en el módulo de
inventarios del programa SIIGO la existencia del código para el bien al que se pretende
dar entrada, y en caso de no existir solicita su creación al administrador del programa.
2
Contabilidad responde sobre creación del código para el bien por medio de correo
electrónico o memorando interno.
3
El encargado de Servicios Generales y Almacén procede al ingreso de los bienes por
código según producto.
4
Cada elemento de consumo debe crearse individualmente en el sistema SIIGO para
ingresar la información referente al bien.
9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN
9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
Como regla general esta función está centralizada en la Sede Nacional por lo que ninguna
dependencia o Seccional se encuentra autorizado para adquirir este tipo de bienes, a excepción
de los casos en que los directivos del COPNIA autoricen la adquisición particular de recursos de la
caja menor.
En el caso de la adquisición de bienes de consumo con recursos de Caja Menor,
correspondientes a papelería y elementos de aseo y cafetería, estos deben contar con la
correspondiente autorización por parte del COPNIA Nacional, si los mismos no se encuentran en el
listado de bienes de consumo aprobados para adquirir por caja menor.
9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN
El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones, donaciones,
bienes recibidos en comodato, leasing con opción de compra, reposición, recuperación, sentencias
y por traspaso entre entidades, entre otros.
El ingreso material y real de los bienes al almacén se considera perfeccionado cuando el
encargado de almacén recibe los bienes y firma la nota de entrada, documento oficial válido como
soporte para valorizar y legalizar los registros en el almacén y efectuar los registros en
contabilidad.
9.2.1 Procedimiento administrativo
La recepción de bienes es realizada por el funcionario responsable del manejo del almacén e
inventarios o por un funcionario debidamente autorizado, en el sitio en donde se haya pactado
la entrega según el contrato o la orden de compra.
1. Previa a la entrega del bien por parte del proveedor, el encargado de almacén e inventarios
recibe la orden de compra, copia del contrato y demás soportes necesarios de parte del
área de Compras y Presupuesto, para enterarse sobre el origen,
volúmenes,
27
ANEXO 10
especificaciones técnicas, plazos de entrega por parte del proveedor y otras
especificaciones a tener en cuenta durante la entrega de los bienes.
2. El Supervisor del Contrato o de la Adquisición y el encargado de Servicios Generales y
Almacén reciben físicamente los bienes de parte del proveedor, verifican contra lo
especificado en la orden de compra o contrato y comprueban que la calidad, cantidad,
estado, y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajusten
estrictamente a lo previsto en la negociación.
3. En el caso de necesitarse concepto de funcionarios de las áreas que tengan conocimiento
del uso y operación técnica específica del bien, el contrato lo establecerá, o con la debida
antelación el responsable del almacén los solicita por escrito a los funcionarios
competentes. La certificación o memorando por ellos expedida quedará anexa a la nota de
entrada.
4. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega, entre lo
físico y lo estipulado en el contrato que autoriza la transacción, se suspenderá
transitoriamente el proceso de recepción y el encargado del almacén e inventarios
informará del evento al área que generó el contrato u orden de compra, en procura de la
correspondiente solución; de no darse, el responsable del almacén no recibirá los bienes
hasta que se solucione la situación observada. En el caso de autorizarse recibir
parcialmente los bienes por parte de la administración del COPNIA, el responsable de
almacén e inventarios deja evidencia de los bienes que recibe y de cuales quedan
pendientes de entrega
5. El responsable del almacén e inventarios solicita al Profesional de Gestión de Compras y
Presupuesto una copia de la factura radicada por el proveedor y verifica el contenido de la
misma contra el contrato o la orden de compra, a fin de establecer que los valores
facturados y la descripción de los bienes corresponda con lo señalado en el contrato.
6. Una vez el responsable de almacén e inventarios recibe los bienes a satisfacción y firma la
factura de venta en señal de aceptación de los mismos, procede a ingresar al programa
SIIGO para iniciar los procesos de codificación y registro de los bienes adquiridos y de
esta forma poder elaborar la respectiva “Nota de entrada de almacén” (ver anexos 13.2 y
13.3), mediante la cual se entiende perfeccionado el ingreso de los productos a la bodega
o inventarios del COPNIA.
Nota: Facturas de venta que tengan fecha previa a la entrega de los bienes o servicios en
el COPNIA, no tienen ninguna validez fiscal de acuerdo con la legislación tributaria
vigente.
7. En el caso de los bienes de consumo, el responsable de almacén y de Inventarios debe
primero verificar la existencia del código del bien en el sistema contable del COPNIA, y de
ser necesario, solicitar al área de Contabilidad la creación de los códigos para los nuevos
productos. Tratándose de bienes devolutivos, el responsable del almacén aplica las
actividades del procedimiento de creación de activos descrito en el numeral 8.2 de este
manual, y asigna un código numérico secuencial y único para el bien que facilite el control
dentro y fuera de la Entidad. Dicho código debe ser impreso en una placa de identificación
y adherido al bien según las siguientes instrucciones:
Antes de fijar el rótulo se debe limpiar muy bien la superficie donde se va a pegar,
sin cubrir los números seriales de identificación del activo.
 Para muebles y enseres:
Escritorios, CPU, porta CPU, impresoras, hornos, gabinetes de cocina,
fotocopiadoras, neveras: Se fija en la pared lateral izquierda en la parte
superior.
Sillas, sillones o poltronas: Se fija en el espaldar centrado en la parte inferior.
Biblioteca: En la pared derecha parte superior.
28
ANEXO 10

Archivadores: En el lado derecho, parte superior.
Estantes, folderamas, armarios, carteleras: En el lado derecho, parte superior.
Para los muebles, enseres y demás elementos devolutivos diferentes de
los anteriores que se levanten fácilmente (mouse, teclado, porta teclado,
teléfono, diademas): El rótulo de identificación se fija en la base del elemento.
Diadema: En la parte inferior de la tapa.
Perchero: Parte inferior del tubo.
Cortinas: En la parte superior de la marca del proveedor
Mesas circulares y ovaladas, de junta: En la parte superior soporte central
Mesas Cuadradas y butacas: En la parte inferior de la base en el centro.
Cuadros: Al respaldo del cuadro ángulo inferior derecho.
Monitores: El rótulo se debe fijar en la parte trasera central.
La identificación de los equipos de cómputo se toma como una unidad, con las
partes que lo conforman, la CPU, monitor, teclado y mouse identificando cada
parte con su respectivo número serial.
Nota: Las tareas de codificación aplican tanto para bienes de consumo como devolutivos,
con la diferencia que los bienes de consumo no se les genera placa de identificación.
8. Codificados los bienes se procede a su organización dentro de las instalaciones del
almacén. Esta debe realizarse de acuerdo con la naturaleza y características de los
mismos, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o contaminación
además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre otros.
9. Creados los códigos e impresas las placas de identificación, el encargado de Servicios
Generales y Almacén elabora la nota de entrada de almacén, con lo cual los registros de
contabilidad se actualizan automáticamente. Para la entrada de elementos de consumo se
debe utilizar el documento E1-Nota de entrada de bienes de consumo y para el caso de
bienes devolutivos se debe utilizar el documento E-2 Nota de entrada bienes devolutivos.
Elaborada la nota de entrada, esta debe ser firmada por el responsable de almacén de
Inventarios. (ver manual de usuario de SIIGO, CB-ms-01)
10. Firmada la nota de entrada, esta es remitida en original y copia al área contable para la
aprobación de los registros financieros contenidos en ella y su posterior traslado para
pago. En el caso de bienes devolutivos se debe anexar una impresión de la hoja de
registro de los activos en SIIGO, a fin de comprobar que los mismos se crearon guardando
coherencia con las normas contables aplicables (depreciaciones, vidas útiles, cuentas
utilizadas), y el consecutivo de bienes ya cargado en el sistema.
11. Por último el encargado de Servicios Generales y Almacén prepara un oficio con destino al
Intermediario de seguros y anexa la relación completa de los nuevos bienes a asegurar
junto con copia de las notas de entrada y copia de las facturas de adquisición de los
elementos, para firma de la Subdirección Administrativa y Financiera.
12. Paralelamente al registro de los bienes en el programa SIIGO, el encargado de Servicios
Generales y Almacén debe hacer la apertura de la hoja de vida de la máquina o equipo en
el programa de control de mantenimiento de bienes.
Notas:
1. Cuando se trate de la recepción de bienes a titulo gratuito o permuta, el recibo se realizará
de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato, acuerdo entre las
partes, se dejará constancia expresa del estado en que son recibidos.
2. Para efectos de control en lo aplicable a contabilidad, independientemente de que el
recibo del bien se haga por parte del responsable del Almacén o por un funcionario
autorizado en un Seccional, la entrada del bien afectará en primera instancia las cuentas de
29
ANEXO 10
bienes muebles en bodega si se trata de bienes devolutivos, o las cuentas de inventarios en
el caso de bienes de consumo.
3. Los registros de bienes generados por almacén y contabilidad referentes a la adquisición
de bienes inmuebles se harán directamente en la cuenta de Propiedad planta y equipos 1640 - con cargo al funcionario de mayor jerarquía en el Seccional o en el COPNIA
Nacional.
9.3 CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN
 Compras generales
Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la Entidad adquiere bienes a
través de un contrato u orden de compras en el desarrollo de los planes, programas y
políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad; es decir, obedecen al
resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las
disposiciones vigentes por ley y procedimientos aplicables.
Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor en la
sede donde esté localizado el almacén del COPNIA o, en el lugar que estipule el contrato o
la orden de compra. En el evento de presentarse entregas parciales en razón de las
características del producto; especificaciones técnicas, entre otras; ello deberá quedar
estipulado en el contrato o la orden de compra.
El responsable del almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato
autorizado por la Entidad, el cual podrá consultar en la intranet o en el área de Compras y
Presupuesto para controlar fechas de entregas pactadas y acondicionar los espacios físicos
y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.
Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el
contrato de adquisición, el encargado de Servicios Generales y Almacén o personal
encargado firma la factura o documento equivalente presentado por el vendedor o su
representante, como constancia de haber recibido a satisfacción y de haber elaborado el
documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en el numeral anterior.
 Ingreso por recuperación de bienes
Se entiende por recuperación, la reaparición de bienes que han sido descargados de los
registros contables y de inventarios por pérdida.
A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al almacén. El responsable deberá
producir el nota de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones
completas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido
disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento de valor.
En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados para ello, de lo
cual se dejará constancia en la nota de entrada.
Solamente se le dará ingreso al Almacén a aquellos bienes recuperados que hayan sido
descargados de los registros de propiedad, planta y equipo, en bodega o servicio.
Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de la
depreciación), el ingreso al almacén se registrará con base en el acta que autoriza el hecho,
firmado por el responsable del Almacén, por la Subdirección Administrativa y Financiera y
por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e incorporando el bien por el valor
reconocido mediante avalúo comercial o técnico. Dicha acta formará parte de la
documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la terminación de
responsabilidad que hubiere originado la perdida del bien objeto de incorporación. Para el
efecto será el responsable del almacén de la Entidad quien informe la novedad a las
autoridades respectivas de acuerdo con el procedimiento seguido por responsabilidades.
30
ANEXO 10
 Ingreso por sobrantes
De determinarse a través del responsable del almacén o por información de un funcionario o
ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en almacén o en alguna
dependencia, identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o revisiones
periódicas, se procederá a levantar informe correspondiente como soporte para realizar el
registro de ingresos al almacén y a la contabilidad, el soporte será el acta respectiva:
Para este procedimiento el encargado de Servicios Generales y Almacén deberá:
-
-
-
Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos que están bajo
responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra oficina o
entidad.
Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega, áreas o Seccionales y se
determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada correspondiente a
cargo del responsable de la bodega; pero si dichos sobrantes se encuentran en
uso, simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las cuentas
propiedad, planta y equipo en bienes en servicio a cargo de quien lo está
utilizando.
Los sobrantes se valorizan teniendo en cuenta su estado, el valor del mercado, o
el que fije el funcionario designado para tal fin o por perito conocedor de la materia.
 Ingreso por reposición
Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes faltantes o
los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido
descargados de los registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los
tuviera a cargo.
Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en condiciones
de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que falten, se deberá dar
cumplimiento a los siguientes requisitos
- El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable del
almacén, a la Subdirección Administrativa y Finanaciera, o a quien ella delegue,
ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de estos.
- Mediante concepto técnico del responsable del almacén, de considerarse persona
idónea para llevar a cabo la evaluación, o de funcionario administrativo designado
por la administración, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, uso, estado y
conveniencia, acreditará que los bienes ofrecidos reúnen o no las mismas
características de los faltantes, y en consecuencia se acepta o se rechaza la
solicitud.
- Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable de almacén y quien
entrega, para proceder a dar ingreso al almacén, donde se dejará constancia del
valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido evalúo técnico.
El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso se deberán anexar a
la nota de entrada, simultáneamente se elaboran los registros contables y de
almacén correspondientes al bien.
El responsable del almacén de la Entidad informa de la novedad a las autoridades
disciplinarias o fiscales los efectos legales correspondientes.
 Ingreso a partir de contratos de comodato
31
ANEXO 10
Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en comodato a
entidades del sector público, éstos se ingresan al almacén registrándose en cuentas de
orden denominadas Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe o entrega el uso y
no la propiedad, especificando el término de duración del comodato
El nota de entrada deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato referente
a las especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y valores, entre
otras.
 Ingreso de bienes entregados en el lugar de utilización
Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidad de servicio
requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción podrá
realizarse directamente en el lugar a través del funcionario responsable de la dependencia o
de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien deberá contar de
manera anticipada con copia del contrato o documento donde se especifican los requisitos y
las características de los bienes adquiridos.
Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al almacén, en el lugar
donde sean colocados por el proveedor, deberá levantarse un acta de recibo firmada por el
proveedor y por el funcionario responsable del área o de quien tenga a cargo el control de
ejercicio del contrato. Si el representante del almacén o su delegado no puede estar
presente, quien recibe, al siguiente día hábil deberá enviar la documentación al responsable
del almacén para que se elabore y perfeccione de forma inmediata el ingreso en los registros
de la entidad.
Por efecto de control administrativo los registros de almacén y de contabilidad de los bienes
recibidos en el lugar de utilización en el momento de perfeccionar el ingreso a la Entidad se
harán directamente en la cuenta de bienes en bodega previa recepción del acto
administrativo donde el responsable de la recepción del bien indique el recibo a satisfacción.
Una vez recibida y verificada la información de recepción del bien, se elabora la nota de
entrada de manera individual e inmediatamente se procesa la nota de salida a cargo del
funcionario que corresponda o que recibió los bienes objeto de compra.
Para aceptar entregas parciales que haga el proveedor, estas deben estar expresamente
establecidas en el contrato que perfecciona el negocio.
Para el caso de los elementos de consumo inmediato – Inventario de suministros – como
son los útiles de oficina o elementos de cocina, etc., cuya compra sea realizada por caja
menor y que no van a formar parte del inventario del almacén de la Entidad, el registro se
podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes al gasto, sin que la
entrada de los mismos deba pasar por el almacén, en razón de la eficacia y productividad en
los procesos. El control estará a cargo de la oficina generadora del gasto y del responsable
de la caja menor.
Los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los
procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin, para
estos casos, el acto administrativo (nota de entrada o certificado de recibo) de recibo a
satisfacción que no sea emitido por el encargado del almacén , deberá ser expedido por la
oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo el control de ejecución
del contrato.
 Ingreso de software
La Entidad podrá obtener el software que requiere para el desarrollo de sus actividades,
mediante un proceso normal de compra o de adquisición a través de proveedores que lo
tenga desarrollado y pueda ser ajustado a las necesidades, contratando su desarrollo de
acuerdo con las necesidades y parámetros que la Entidad especifique, en cuyo caso
32
ANEXO 10
igualmente entregará las licencias correspondientes. La otra modalidad de adquisición será
desarrollándolo al interior de la Entidad con personas, insumos y logística propia.
-
Software adquirido:
El ingreso se registrará al interior del almacén atendiendo los pasos establecidos en el
presente documento para el ingreso de bienes; la clasificación se realizará de acuerdo
con lo establecido por el catálogo interno de clasificación (Software o intangibles).
Contablemente la entrada de software deberá registrarse directamente en el grupo
Otros Activos - Intangibles – software- y no en bodega, ya que se trata de un derecho
inmaterial. Para aquellas adquisiciones cuyo valor esté por debajo del valor
establecido como mínima cuantía, monto establecido anualmente por la Contaduría
General de la Nación, podrán ser diferidos en el mismo año en que se adquieran. Si el
valor es superior se difiere como regla general a cinco años.
10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD
El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida
definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la Entidad, sin que se modifique el título de
propiedad adquirido inicialmente.
Durante este tiempo los bienes pueden estar en la bodega de la Entidad bajo la custodia del
responsable de almacén e inventarios, o en servicio y en funcionamiento en una dependencia a
cargo de un funcionario quien debe aceptar su responsabilidad en aras del cumplimiento de sus
funciones.
Quien entrega los bienes para su uso debe aplicar un control administrativo que permita mantener
actualizada una base de datos orientada a la preservación y conservación de bienes, dicha base
está bajo la responsabilidad del encargado de Servicios Generales y Almacén.
10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE CONSUMO
Son egresos de bienes que salen de almacén o bodega con destino a las dependencias y
funcionarios de la Entidad para el desarrollo de sus funciones, estos bienes pueden ser nuevos o
usados, en el caso de bienes devolutivos que sean devueltos a bodega.
Egreso es la salida física de un bien del almacén acompañada con la expedición de la nota de
salida, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y
conservación por parte del responsable del almacén e inventarios y quedando bajo la
responsabilidad del jefe de la dependencia o funcionario a quien se entrega.
Toda salida o traslado de elementos de consumo o devolutivos, con destino a las dependencias o
funcionarios de la Entidad, se realiza a través del almacén, previo pedido por parte del funcionario
autorizado.
Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable del almacén expide la nota de salida
y exige la firma por parte de la persona que recibe los bienes, con lo que queda legalizada la
operación.
10.1.1 Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o inventarios
1.
El funcionario responsable del manejo del almacén e inventarios, recibe las solicitudes de
bienes de parte de los funcionarios autorizados en cada dependencia de la Entidad,
33
ANEXO 10
siguiendo para tal fin con los procedimientos de correspondencia que sean aplicables, y
atendiendo el hecho de que dichas solicitudes deben ser consistentes con la
programación establecida en el Plan Anual de Compras de la Entidad. En caso de
ingreso de nuevo personal, es el Profesional de Gestión Administrativa quien solicita al
responsable del almacén la dotación de elementos devolutivos y de consumo para el
nuevo funcionario.
Cuando se trate de solicitudes de elementos de consumo de parte de los funcionarios del
COPNIA Nacional, estos pueden ser tramitados por el responsable del almacén e
inventarios sin necesidad del envío de memorando escrito, pero en todo caso, llevando
el control de los elementos entregados a cada funcionario. Si es el responsable de
almacén e inventarios quien requiere para su labor bienes de consumo, este debe estar
siempre autorizado por el Profesional de Gestión Administrativa.
2.
Con las solicitudes recibidas, el encargado de Servicios Generales y Almacén verifica las
existencias en bodega y sistema, y programa la entrega de los bienes según su
disponibilidad, realizando un alistamiento que comprende: conteo, confrontación de las
denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y operaciones aritméticas,
entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes. Esta información debe ser igual a
la registrada en la nota de salida de almacén y en los movimientos contables que la
misma posea.
De no existir el elemento solicitado, se le comunica al solicitante mediante memorando
que no hay disponibilidad en el momento.
3.
Con base en las solicitudes de los funcionarios (ver anexo 13.8), el encargado de
Servicios Generales y Almacén elabora la “Nota de salida de bienes” (ver anexos 13.4 y
13.5), teniendo en cuenta que para el caso de bienes de consumo se utiliza el
comprobante H1 y para los bienes devolutivos el H2. En dichos comprobantes se
relaciona uno a uno los elementos que se entregan, registrando el código de inventario o
placa de identificación según el sistema adoptado y el tipo de bien. (ver manual de
usuario SIIGO CB-ms-01)
4. La nota de salida es registrada en el sistema SIIGO en la misma fecha de la entrega de
los bienes, con el fin de mantener actualizados los movimientos y saldos.
5. El responsable de almacén e inventarios efectúa la entrega de los elementos a los
respectivos funcionarios o a los responsables de área. Tratándose de elementos que son
enviados a un Seccional desde el COPNIA Nacional, el responsable de almacén organiza
el despacho de los mismos y del nota de salida respectivo.
6. Cuando por factores inherentes al proceso de compra, el COPNIA ordena a sus
proveedores entregar los bienes directamente en uno o varios de sus Seccionales, el
responsable de almacén e inventarios, una vez concluye el procedimiento de ingresos o
entrada de los mismos, procede a realizar la salida o egresos del bien teniendo como
soporte el memorando o acta enviada por parte del funcionario que recibió los bienes en
el Seccional, en donde este último manifiesta que los mismos fueron entregados e
instalados satisfactoriamente por el proveedor.
7.
A su recibo, el destinatario del bien, verifica las características y cantidades contra lo
contemplado en el nota de salida. Si lo encuentra conforme firma dicho comprobante y
registra el número de documento de identidad, como prueba de recibo a satisfacción. Una
vez firmado el comprobante es enviado de nuevo al COPNIA Nacional para su archivo
por parte del responsable de almacén e inventarios.
8. La requisición o solicitud de elementos se anexa a la nota de salida para cotejar y
verificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.
9. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, la nota
de salida se hace por los elementos efectivamente despachados. Se deja constancia del
motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud de la requisición.
10. El responsable del almacén e inventarios no tiene facultades para decidir el cambio de
destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos por
otros similares.
34
ANEXO 10
11. La entrega de los bienes a los funcionarios para el cumplimiento de sus funciones, se
hará directamente a la persona indicada en la nota de salida, quien con su firma y
número de identificación, se hace responsable y legaliza el recibo de los bienes o
elementos.
12. La entrega de los bienes con destino a la dependencia o Seccional, para el uso general
del equipo de trabajo, se hace directamente a la persona responsable de la dependencia
o área.
13. No es permitido a los responsables de almacén mantener en depósito, bienes o
elementos cuya salida ha sido perfeccionada
14. Copia de la nota de salida se le entrega al destinatario de los bienes. Para el caso de
elementos devolutivos, la nota de salida se constituye en el documento base para incluir
los bienes en los inventarios individuales.
15. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación, éstas
deben presentarse de manera inmediata y por escrito a fin de gestionar con prontitud la
legalización definitiva.
16. Legalizada la operación, la nota de salida debidamente firmada es señal de aceptación
de entrega y recibo.
17. La nota de salida es archivada consecutiva y cronológicamente en AZ, distinguiendo
entre salidas de consumo y salidas de bienes devolutivos.

Comprobante de traslado o salida de bienes del almacén al servicio
El nota de salida o traslado de almacén con destino a las dependencias, funcionario o a
terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la
salida física y real del bien del almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal
y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del almacén,
transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.
Los registros de control que permitan hacer seguimiento a los bienes propiedad de la
entidad y que suministren información en procura de la preservación, custodia y
coordinación de mantenimiento, entre otros, están a cargo del responsable del almacén y
del funcionario o área de control de inventarios
10.1.2 Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes Devolutivos)
Procedimiento mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable de su
uso o custodia, para lo cual se debe seguir según el procedimiento descrito a continuación:
1. El responsable del área o dependencia requiere a la Subdirección Administrativa y
Financiera del COPNIA, mediante memorando interno, el traslado del bien o elemento.
2. Recibida la solicitud la Subdirección Administrativa y Financiera procede a solicitar al
responsable de almacén e inventarios realizar un análisis en cuanto a la conveniencia de la
solicitud, la disponibilidad de bienes y la economía en los traslados, a fin de poder decidir
sobre la viabilidad o no de la misma.
3. Soportada la viabilidad del trámite la Secretaría General autoriza el traslado de los bienes
devolutivos e informa al responsable del almacén para que este último organice y ejecute
la transferencia de los mismos. En caso de que la solicitud de traslado no sea aprobada, el
responsable de almacén e inventarios proyecta un memorando para firma de la Secretaría
General en donde se informa al solicitante del traslado las razones por la cuales el mismo
no fue aprobado.
4.
Los traslados entre funcionarios y dependencias deben efectuarse a través del
responsable de almacén e inventarios, quien actualiza la información únicamente de los
registros de almacén, sobre responsables, centros de costo y cuentas personales, pues
los de contabilidad sobre costos históricos y depreciación seguirán figurando en las
cuentas correspondientes a bienes en servicio.
35
ANEXO 10
5. Con la autorización el encargado del almacén e inventarios procede a la elaboración de la
nota de salida o traslado actualizando el registro del responsable del bien y el
correspondiente despacho al responsable.
6. Remite nota de salida al funcionario para firma, al ser recibida la archiva en el AZ de notas
de salida correspondiente.
7. El almacén es el encargado de actualizar las novedades de traslados y los Auditores de
efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para el
debido control del inventario de los bienes de servicio; también verifica su estado de
conservación y mantenimiento
Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de
inventarios se reemplaza y actualiza la relación de los bienes a cargo del funcionario o
dependencia, incluyendo los nuevos movimientos.
 Casos especiales para el manejo de bienes en servicio
1. Por retiro del funcionario: Son las devoluciones al almacén realizadas por los funcionarios
de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos para los cuales
fueron destinados, por retiro del funcionario, por suspensión de la dependencia, o entre
otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre los cuales la
administración pueda optar por su reparación, redistribución o baja definida como destino
final especifico.
2. Reingreso al almacén por solicitud de Secretaría General: Son devoluciones ordenadas
perentoriamente por los directivos del COPNIA en virtud de labores de reorganización
administrativa.
10.1.3 Actualización de software
El software queda actualizado en la medida en que se desarrollen y apliquen nuevas
versiones que den mayor vida útil, contablemente este evento se registra como un mayor
valor al costo histórico que se trae en libros; el nuevo valor se amortiza durante el periodo
adicional de utilización.
10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO
Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén o bodega, dependencias, a
cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencia reales o físicas, contra los
saldos registrados en el almacén y cuentas contables.
Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar,
analizar y valorizar los bienes propiedad de la Entidad, en cumplimiento de lo establecido por
los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el
registro permanente y valorizado de los bienes devolutivos y de consumo, servibles o
inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el
patrimonio de la Entidad.
Adicionalmente al inventario anual obligatorio, la Entidad puede realizar inventarios rotativos
o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que
componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en
servicio.

Responsables:
Durante la realización de las auditarías programadas a los Seccionales del COPNIA, el o los
funcionario(s) designado(s) por la Secretaría General, realizan el inventario anual en cada
sede para lo cual se apoyan en los listados de inventario proporcionados por el responsable
del almacén e inventarios del COPNIA.
36
ANEXO 10
Para el caso de la sede Nacional, tanto el inventario de bienes de consumo como el de
bienes devolutivos es realizado conjuntamente entre el Encargado de Servicios Generales y
Almacén y un funcionario del área Contable o de la revisoría fiscal de la Entidad, quienes
avalan los conteos realizados y verifican que haya correspondencia entre los bienes
asignados y los registrados en el sistema.
En el evento que el COPNIA no pueda delegar un funcionario para llevar a cabo el
inventario en cualquiera de sus sedes Seccionales, la responsabilidad del mismo recaerá
sobre el Secretario Seccional responsable de la sede, quien adelantará la tarea de acuerdo
con las instrucciones y listados de verificación enviados por el responsable de almacén e
inventarios.

Fechas de realización
En el COPNIA como mínimo se realiza un inventario físico de bienes devolutivos en cada
una de sus sedes para presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada,
ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.
Adicional al inventario físico anual de bienes devolutivos, debe realizarse trimestralmente un
inventario físico de elementos de consumo en almacén y de las matrices de tarjetas que se
encuentren en custodia por parte del proveedor de las mismas. Tanto el inventario trimestral
de almacén como las visitas a la planta del proveedor para el conteo de matrices bajo su
custodia, deben ser programadas teniendo en cuenta las fechas de corte para reportes de
información a la Contaduría General de la Nación y demás entes de control. Dicha
programación debe ser concertada con el área de Contabilidad del COPNIA y
posteriormente oficializada.

Resultado de la toma física
El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos contable y
administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la Entidad, la ubicación,
el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición o su
determinación de no existir y las actualización y depreciación; base que será alimentada con
la información que arroje el proceso de toma física; estos informes deben contener y estar
clasificados como mínimo en los siguientes reportes:
-
Bienes de consumo en almacén,
-
Bienes devolutivos en bodega
-
Bienes devolutivos en servicio.
Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén la
elaboración de cada informe, especificando en cada uno por separado el estado de los
bienes. Dichos informes deben estar firmados por quienes participaron en el inventario.

Toma física o verificación
Una toma física es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que se
encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado para
realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una toma física real consiste en registrar
en los listados generados por el sistema de control de bienes devolutivos y de consumo, lo
que se constata físicamente, detallando en cada caso las diferencias que se puedan
presentar haciendo las observaciones necesarias y las diferentes variables que caracterizan
los elementos objeto del inventario.
10.2.1 Inventario de bienes devolutivos
Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las
diferentes áreas o dependencias de la Entidad y funcionarios que se desempeñan en ellas.
Incluye también el inventario de bienes registrados en las cuentas de la bodega a cargo del
37
ANEXO 10
encargado de Servicios Generales y Almacén, los cuales son nuevos y no han sido
asignados aún a ningún funcionario.
El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de las
dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo desarrollo
puede ser conjunto o por separado.
10.2.1.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos
1. El responsable del almacén prepara e imprime el listado a la fecha del inventario de los
bienes devolutivos a cargo de los funcionarios que laboran en el Seccional o el COPNIA
Nacional, a solicitud de la Secretaría General o del funcionario encargado de coordinar las
auditorías internas. Este listado debe contener como mínimo el código del bien,
descripción, valor, número de componentes y responsables.
2. Con los reportes generados por el sistema y estando en el sitio de ubicación física de los
bienes, el encargado del levantamiento de inventarios procede a efectuar la confrontación
del inventario individual registrado en el sistema contra cada uno de los bienes a cargo
que conforman el puesto o área de trabajo del funcionario. En caso de existir faltantes se
le requerirá al funcionario responsable de los bienes ubicarlos para realizar la
actualización correspondiente y poder así firmar el inventario individual asignado.
3. Durante el proceso de inventario debe verificarse la existencia real y material del bien, que
se encuentren las plaquetas de identificación, que el elemento este asignado al
responsable registrado y el estado del mismo para determinar cuales deben ser objeto de
mantenimiento o presentan estado de obsolescencia o deterioro.
También se verifica los bienes que tiene bajo su responsabilidad el almacén (nuevos que
no han sido puestos en servicio o que han reingresado al almacén).
4. Una vez confrontada la información del inventario individual se procede a la firma del
listado por parte del funcionario responsable de los bienes como del que levantó el
inventario, como forma de evidenciar la labor realizada.
5. El resultado del conteo realizado y las novedades encontradas se registran en el listado
entregado por el encargado del almacén e inventarios, el cual se anexa al informe
auditoría, señalando en dicho informe bienes inexistentes o que existen y no están
registrados.
6. Dicha información es entregada al encargado del almacén para su análisis, verificación y
ajustes, con el fin de consolidar el inventario general de bienes devolutivos de la Entidad.
7. El Encargado de Servicios Generales y Almacén entrega un informe para estudio de la
Secretaría General y Contabilidad, en donde se valoriza y especifica sobrantes o faltantes
detectados de bienes devolutivos y las sugerencias o recomendaciones de las acciones a
seguir con dichos elementos, en cuanto a la viabilidad de su incorporación, retiro o inicio
de los proceso de acción disciplinaria y de responsabilidad fiscal.
8. De acuerdo con las observaciones realizadas por la Secretaría General, el encargado de
Servicios Generales y Almacén procede a proyectar el acta de baja o el acto
administrativo de incorporación de bienes y a realizar en coordinación con el área de
Contabilidad, los ajustes necesarios en el programa SIIGO mediante notas de entradas o
salidas de los bienes
9. El responsable de almacén e inventarios genera el listado soporte que incluya los ajustes
realizados al cierre del periodo para evidenciar las modificaciones hechas por
incorporaciones, retiros o traslados de bienes consecuencia del levantamiento de
inventarios. Al final del año se listan los bienes devolutivos por Seccional cuyo valor debe
corresponder con el registro en el balance general a 31 de diciembre.
10. El responsable de almacén e inventarios genera los reportes de inventarios individuales
por triplicado y envía mediante memorando para que los reportes sean firmados por el
38
ANEXO 10
funcionario responsable de los bienes. Dos copias firmadas deben ser devueltas por el
funcionario al COPNIA Nacional, una para el folder de nómina y otra para el archivo
soporte del levantamiento anual del inventario físico. La tercera copia está destinada al
funcionario que tiene los bienes bajo su custodia y uso.
10.2.2 Inventario de bienes de consumo
Es la verificación cuantitativa de los bienes de consumo que se encuentran en el almacén de
la Entidad para ser utilizados en el futuro.
10.2.2.1
Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo
1. Finalizado el trimestre, Contabilidad imprime el listado general de saldos de elementos de
consumo en bodega para la realización del conteo físico.
2. Coordina con el Profesional de Gestión Administrativa para realizar el conteo de matrices
de tarjetas en las instalaciones del proveedor, quien las mantiene bajo su custodia.
3. Se procede a hacer el conteo y verificación física elemento a elemento de los que se
encuentran en la bodega conjuntamente entre el revisor fiscal, personal del área de
Contabilidad y encargado del almacén.
4. El conteo se registra con un visto bueno de aprobación en el listado de elementos, o
corrección al margen si hay diferencias entre las cantidades registradas y las reales.
Adicionalmente registra posibles sobrantes o faltantes.
5. Para las tarjetas, el responsable del almacén concilia la información generada por el
programa SIIGO, con las cantidades existentes en la bodega del proveedor y de existir
diferencias, informa a través de memorando al Profesional de Gestión Administrativa,
anexando inventario realizado en bodega del proveedor y las explicaciones y soportes
referentes a las diferencias que se presentaron.
6. Si las diferencias están debidamente soportadas, la Subdirección Administrativa y
Financiera del COPNIA autoriza la realización de ajustes al inventario de bienes en
almacén, mediante la elaboración de notas de entrada o salida de bienes de consumo por
ajustes, las cuales son elaboradas por el responsable de almacén e inventarios y firmadas
en señal de autorización por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera.
En caso de presentarse faltantes no justificados el responsable del levantamiento de
inventarios de bienes de consumo informa a la Subdirección Administrativa y Financiera a
fin de que se ordene la respectiva investigación administrativa.
7. El inventario realizado a bienes de consumo es firmado por las partes que intervinieron en
la actividad (almacén, contabilidad o revisoría fiscal), como evidencia de la realización del
mismo.
8. Trimestralmente se genera un listado de inventarios de bienes de consumo valorizado
que debe corresponder en cifras al balance general al cierre del trimestre.
10.2.3
Acta o informe final de la toma física en el almacén
En el desarrollo del proceso de inventarios se levanta un acta en la cual deben quedar
consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación dentro de los datos que
debe contener el acta están:
- Lugar y fecha
- Nombre de la Entidad
- Dependencia o lugar donde se encuentra el bien
- Datos del funcionario o responsable del uso o custodia
- Información de funcionarios que acompañan el proceso
39
ANEXO 10
Las relaciones (listados) que permiten el comparativo de los bienes verificados anexas al
acta, deben contener como mínimo:
- Descripción o nombre del bien
- Codificación o número de placa
- Unidad de medida
- Saldo según registros en kárdex o en el sistema
- Existencia física reales
- Diferencias faltantes
- Diferencias sobrantes
De existir diferencias, se consigna en el acta las razones expresadas por el responsable del
almacén o responsable de la administración de los bienes, sobre el particular.
En caso de autorizarse por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera ajustes al
inventario de bienes de consumo, se registran estas decisiones en el acta. Para los ajustes
al inventario de bienes devolutivos siempre se necesita la elaboración de actos
administrativos como resolución para la incorporación e ingreso de bienes o un acta de baja
para la salida de los mismos.
La diligencia de inventarios se aprovecha para analizar las condiciones físicas de los bienes
y de las instalaciones para el adecuado bodegaje de los mismos, y de ser relevantes las
conclusiones de esta revisión, estas se consignan igualmente en el acta.
El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.
10.2.4 Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad (bienes
devolutivos)
En los informes quedan relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos que se
tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo de la Entidad
con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de cada año como lo
contemplan las normas.
La relación debe estar ordenada por dependencia y responsables de su uso o custodia y
seguir los parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes, atendiendo la
clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y denominación.
-
Detalle por bien:
 Fecha y precio de adquisición o costo histórico; sino es posible, entonces
el valor de reposición técnicamente establecido
 Número de placa o código asignado
 Descripción o nombre del bien
 Fechas de activación o puesta en servicio
 Vida útil
 Costo ajustado
 Depreciación acumulada
 Valor actual
-
Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su
sumatoria

Valores actualizados a 31 de diciembre de cada año
-
Actualización de código de cada uno de los bienes que tienen existencias al
momento de la toma física, de acuerdo con el catálogo establecido por el Plan
General de Contabilidad Pública
40
ANEXO 10
-
Entre otros informe se presentan aquellos que permitan recoger transacciones,
datos y sucesos observados al momento de la realizar la toma física




Traslados realizados entre dependencias y funcionarios
Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables obsoletos y
de aquellos que requieren reparación
Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que la Secretaría General
ordene se inicie investigación administrativa o el proceso de responsabilidad
a que haya lugar, informe que debe pasar inmediatamente al responsable de
Contabilidad
Conciliación final, la que se realiza con el apoyo del área de Contabilidad, a
partir del resultado de la toma física y su confrontación con la información de
almacén y bodega (kardex, inventarios individuales) y los registros
contables.
10.2.5 Inventario para entrega de almacenes
Son aquellos inventarios físicos levantados con el propósito de entregar los bienes y
transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable
del manejo del almacén e inventarios.
Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de manejo
deba hacer entrega del almacén y bodega, que esté bajo su responsabilidad, deberá
hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes que tenga
para su uso como los que custodia.
Al momento de la entrega de su cargo, el funcionario responsable del manejo de almacén e
inventarios debe entregar toda la documentación a su cargo, relacionada con el control y
mantenimiento de los bienes de la Entidad, debidamente actualizada y clasificada por tipo de
comprobantes, dependencias y responsables.
En el evento de que este funcionario fuese el responsable de llevar la cuenta por valores de
los inmuebles, bastará con verificar los saldos que figuren en ella.
Si el empelado saliente, demora o dilata la entrega, el jefe o superior inmediato deberá
designar un funcionario administrativo que realice el inventario físico y entregue los bienes
existentes al nuevo empleado de manejo. Para este efecto notificará al funcionario saliente
del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar, fecha y hora de iniciación del
mismo.
De todo el proceso se dejará constancia en acta indicando las novedades que se presenten.
Como registro de este tipo de inventarios queda como constancia los listados de los bienes
de consumo y devolutivos en bodega a la fecha del inventario con la firma de quienes
participaron en el procedimiento de inventarios. Si en el proceso se llegan a presentar
inconsistencias entre lo registrado y lo real o faltantes en la documentación soporte de los
procesos de control y administración de bienes del COPNIA, se entenderá suspendido el
proceso de entrega hasta tanto el responsable no subsane dichas inconsistencias, sin
perjuicio de las acciones disciplinarias y administrativas a que hubiere lugar.
10.2.6 Control para el manejo de los bienes en servicio
El funcionario del almacén que debe ejercer el control de los bienes en servicio, llevará un
registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permitan determinar en
cualquier momento la relación de bienes a cargo de todos y cada una de las dependencias y
a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o custodien.
41
ANEXO 10
El responsable de almacén e inventarios envía a las dependencias y funcionarios de la
Entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que, previa
confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no mayor a
cinco días hábiles siguientes.
Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al confrontar la
relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado de los bienes
que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito dentro del plazo antes
estipulado, al funcionario de almacén sobre las diferencias detectadas (faltantes, sobrantes)
para que efectué las verificaciones y correcciones a que hubiere lugar.
Si se presenta pérdida o daño grave de los bienes, de los cuales se presume alguna
responsabilidad del funcionario, al recibirlos el responsable del almacén e inventarios los
clasificará físicamente en la bodega hasta que se resuelva la solicitud de investigación
disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor será cargado a la cuenta del responsable,
notificando al responsable de su inclusión con el fin que los restituya, repare o pague a la
mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la investigación. El valor que se
carga es el mismo que tenga el bien en el acta de avalúo.
Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos son cargados al jefe
respectivo y no a sus subalternos. Será a este a quien se le apoye con el respectivo control.
En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la Entidad, y con
el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, este debe presentarse ante el responsable
de almacén e inventarios o quien se haya delegado, para legalizar mediante un documento
previamente establecido, la entrega de los bienes que tenía a su cargo y así obtener la
autorización o el documento que de acuerdo con el procedimiento le permite quedar en paz y
salvo con el COPNIA. (Ver anexo 13.1)
Si el funcionario no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber del jefe
inmediato informar al responsable del almacén e inventarios. Con propósito de mantener los
registros actualizados en esta materia, el Profesional de Gestión Administrativa debe cruzar
información periódica con el almacén de las novedades de personal que se presenten.
10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES
10.3.1 Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros
Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén que todo
bien que adquiera el COPNIA para su operación, sea debidamente cubierto por las pólizas de
seguro que la Entidad tiene contratadas. Consistente con los reportes de nuevos bienes, el
funcionario tendrá a su cargo la labor de reportar cualquier novedad o siniestro que llegare a
afectar el patrimonio del COPNIA o la integridad física de un tercero.
Por lo anterior, el encargado de Servicios Generales y Almacén canaliza entre el Intermediario
de seguros todas las comunicaciones relacionadas exclusivamente con las siguientes pólizas:
1. Manejo global comercial
2. Responsabilidad civil extracontractual
3. Todo riesgo daño material que incluye

Sustracción

Incendio y terremoto

Corriente débil (equipos electrónicos)

Rotura de maquinaria y equipo
42
ANEXO 10

Equipos portátiles

Contenidos
Por regla general, la vigencia de las pólizas de seguro en el COPNIA es de un año y su
renovación se hace de acuerdo con los procedimientos de contratación aplicables. El
Encargado de Servicios Generales y Almacén debe informar a Presupuesto cuatro meses
antes de que se venzan las pólizas para iniciar el proceso de contratación correspondiente
10.3.2 Procedimiento para asegurar bienes devolutivos
1. Realizado el ingreso de bienes a la bodega del COPNIA, el responsable de almacén e
inventarios toma copia de la nota de entrada y de la factura de adquisición de los
bienes y proyecta una comunicación dirigida al Intermediario donde se relacionan los
nuevos bienes a incluir en las pólizas vigentes.
Igualmente, si se han tramitado bajas de bienes devolutivos que se encontraban
asegurados, estos también deben ser relacionados en la comunicación para que se
realicen los ajustes pertinentes en las pólizas del COPNIA.
La información mínima necesaria que debe ser reportada al Intermediario de Seguros
es: Descripción del activo, número de placa de inventario asignada, fecha de
adquisición, valor asegurado y valor de depreciación acumulada para el caso de
bienes dados de baja. Para que envíen la cotización correspondiente a la modificación
de la póliza base para obtener el certificado de disponibilidad presupuestal CDP.
2. El responsable de almacén e inventarios recibe del intermediario de seguros la
cotización correspondiente al aseguramiento de los nuevos bienes, y procede a
cotejarla en cuanto a montos asegurados, porcentaje de la prima cobrada y las
condiciones de aseguramiento frente a las contratadas en las pólizas existentes. En
caso de que la cotización se ajuste a lo requerido por el COPNIA, la misma se envía al
área de Compras y Presupuesto para iniciar el correspondiente proceso de
contratación.
Si por el contrario la cotización no se ajusta a las condiciones requeridas por el
COPNIA, el responsable de almacén e inventarios debe proyectar un oficio para
devolverla al Intermediario a fin de que corrija de acuerdo con las instrucciones dadas
en el oficio que se envía.
3. Una vez pagada la póliza y firmada por parte del Presidente del COPNIA, el
responsable de almacén e inventarios archiva el original de la misma en el folder
correspondiente.
10.3.3 Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de seguros

El funcionario que detecta el siniestro debe emplear todos los medios de que disponga
para evitar la propagación y extensión del mismo, salvar y conservar los bienes
asegurados.

Dicho funcionario deberá instaurar la denuncia penal ante la autoridad respectiva en
caso de pérdidas o daño debido a hurto o hurto calificado, según las definiciones del
código penal y la orientación del Intermediario de seguros.

El encargado del Seccional o del área afectada por el siniestro, debe comunicar
inmediatamente sobre el mismo al responsable de almacén e inventarios, y enviar a
más tardar al día siguiente de la fecha en que se haya conocido la ocurrencia del
43
ANEXO 10
siniestro, un memorando que contenga información detallada de los hechos sucedidos,
posibles causas y elementos afectados
Este informe debe contener como mínimo la siguiente información:
 Fecha y hora de ocurrencia de los hechos.
 Lugar donde se produjeron los hechos.
 Bienes o personal afectados
 Descripción detallada sobre la ocurrencia de los hechos
 Y debe contener copias de las denuncias e informes a que haya lugar
(bomberos, informe de expertos técnicos, de la oficina regional de la
aseguradora, etc.), así como pruebas fílmicas si las hubiere y testimonios de
testigos.

El responsable de almacén e inventarios junto con el Profesional de Gestión
Administrativa, analizan la información recibida, y si es el caso, solicitan la ampliación
de la misma para poder determinar el impacto y grado del siniestro.

El responsable de almacén e inventarios proyecta oficio para informar del siniestro a la
aseguradora y el Intermediario de seguros, máximo al día hábil siguiente a los hechos,
con lo cual se inicia la reclamación. (anexa pruebas y demás material fotos,
testimonios, material fílmico).

El responsable de almacén e inventarios efectúa el seguimiento al reclamo y atiende
de manera inmediata las solicitudes que el intermediario de seguros pueda realizar
sobre los hechos, con el fin de que la compañía de seguros envíe su personal
(ajustador) para que inspeccione el sitio del siniestro y genere su informe final.

El responsable de almacén e inventarios recibe el informe y analiza su consistencia y
ajuste a lo contratado en las pólizas del COPNIA, revisa la liquidación y proyecta el
oficio informando a la aseguradora y al Intermediario de seguros, si la Entidad está de
acuerdo o no con la misma.
 El encargado de Servicios Generales y Almacén recibe respuesta de la aseguradora y
la remite al Intermediario de seguros para calcular el valor estimado del bien afectado,
adicionalmente adjunta toda la información de reparaciones, impedimentos a la
propagación del siniestro, mantenimientos que se realizaron para determinar una cuenta
total del daño
 Con base en la liquidación del Intermediario de seguros Contabilidad genera la cuenta
de cobro para la aseguradora.
Notas
Adicional a las recomendaciones relacionadas en las instrucciones generales, el
responsable debe tener en cuenta algunos aspectos que son específicos para cada ramo
de seguros:

Detalle del ramo
o Póliza todo riesgo – Incendio y/o rayo

No remover u ordenar la remoción de los escombros que haya dejado
el siniestro, sin autorización escrita de la aseguradora.

Solicitar el informe a los bomberos o a la autoridad competente, en
donde se establezcan las posibles causas del incendio.

Elaboración de un inventario de los bienes afectados.
o Póliza todo riesgo – sustracción
44
ANEXO 10

Elaboración de un inventario de los bienes sustraídos.
o Póliza todo riesgo – rotura de maquinaria y corriente débil

Conservar las partes dañadas o defectuosas y tenerlas a disposición
de la aseguradora

Solicitar informe técnico por los daños y causas del siniestro, elaborado
por la firma encargada contratada para tal fin.
o Póliza responsabilidad civil extracontractual

Informar de manera inmediata al COPNIA Nacional sobre toda
reclamación, demanda, citación o notificación que le sea informada con
ocasión de la reclamación por accidente en los que se involucre a
terceros.

Informa detalladamente por escrito al COPNIA Nacional a más tardar el
día siguiente al hecho, sobre las causas, naturaleza y gravedad del
siniestro y la prueba de la pérdida.

No incurrir en gasto alguno, ni hacer pagos, ni celebrar arreglos,
aceptar responsabilidades, desistir, transigir, hacer cesión de derechos
hasta tanto el COPNIA Nacional, bajo la asesoría de su corredor de
seguros, lo autorice.
o Manejo global

Instaurar denuncia penal contra el empleado o empleador que haya
incurrido en el delito

Relación de los valores, dineros o mercancías afectados por el
siniestro.
Garantías a mantener por parte del asegurado
La aseguradora en cada una de las pólizas de seguros establece una serie de compromisos
(garantías) que debe cumplir la entidad, so pena de llegar a perder el derecho a la
indemnización y dar lugar a la nulidad o terminación del contrato de seguros en caso de
incumplir de alguna o algunas de tales garantías.
Para el caso, las garantías o compromisos que debe observar los funcionarios de la Entidad en
torno al tema de seguros son los siguientes:

Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a declarar sinceramente y de
manera exacta, los hechos o las circunstancias en torno a la ocurrencia de cualquier
siniestro.

Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a informar de hechos o
circunstancias que impliquen la agravación objetiva de un riesgo.

Ningún funcionario de la Entidad mantendrá en el sitio de trabajo elementos
azarosos, inflamables o explosivos, aparte de los que sean indispensables para el
correcto funcionamiento de los bienes.

Respecto a los equipos electrónicos, los mismos se deben mantener en buen estado
de conservación y funcionamiento.

No se deben sobrecargar los equipos electrónicos ni emplearlos en trabajos o bajo
condiciones para los cuales no fueron diseñados.

Se debe cumplir con los reglamentos administrativos, técnicos y de ingeniería, así
como las especificaciones de los fabricantes respecto de la instalación, operación,
funcionamiento y mantenimiento de equipos electrónicos.
45
ANEXO 10

Respecto a los equipos de climatización y aire acondicionado, se le debe hacer
revisión y mantenimiento regular, como máximo cada seis meses, el cual deberá
estar a cargo de personal calificado.
11. EGRESO O SALIDA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD
Se origina con el retiro físico definitivo del bien, el descargue del inventario y de los registros
contables, previo cumplimiento estricto de los requisitos establecidos para cada caso según
el hecho que le da origen
El responsable del almacén, elabora el correspondiente nota de salida, soportando con el
documento oficial que autoriza la salida definitiva de los bienes de la Entidad de acuerdo
con cada una de las situaciones que la originan.
11.1 SALIDA DE PRENDAS CORRESPONDIENTES A DOTACIONES O UNIFORMES
La salida de dotaciones o uniformes del almacén, se realiza de acuerdo a lo establecido en
un informe enviado al área por parte del Profesional de Gestión Administrativa, en donde se
relacionan el nombre de los funcionarios que se autorizan legalmente para hacer el retiro de
prendas, así como las asignaciones que por concepto de calzado les correspondan. Los
pasos mínimos a seguir son los siguientes:
1. El Profesional de Gestión Administrativa, emite la autorización con el objeto de que
el encargado de Servicios Generales y Almacén realice la entrega oficial de los
elementos de dotación.
2. Las camisas, vestidos, blusas, botas, calzados, etc., que por determinación de la
ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en forma definitiva de los
registros de existencias del almacén y de los registros contables, una vez sean
entregados a los funcionarios que tengan derecho.
En el caso del calzado, se debe registrar en el programa SIIGO una entrada por
dotación general al momento de realizarse la consignación en la cuenta de nómina
del funcionario, del dinero que el área Administrativa ha estimado requerirá para la
compra de su calzado de dotación. Una vez el funcionario adquiere el calzado y
presenta ante su jefe inmediato los bienes, las facturas de compra de los mismos y
el “Comprobante de entrega de dotación de calzado” AB-fr-02 (ver anexo 13.4), el
cual debe estar firmado por ambos funcionarios, el responsable de almacén e
inventarios podrá descargar el registro inicial de entrada realizado al momento de
la entrega del dinero.
3. El documento soporte para descargar las dotaciones o uniformes del almacén, es
el comprobante o nota de salida.
4. En las observaciones de dicho comprobante, deberá indicarse que el suministro
corresponde a dotaciones de ley, dejando constancia del periodo al cual
corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectué doble
entrega.
5. En el nota de salida se debe identificar el funcionario a quien se le hace entrega de
la dotación de quien se exigirá su firma con el número de identificación, como
constancia de recibido. En el caso de los comprobantes de salida que
correspondan a entrega de calzado, se debe anexar siempre una copia del
comprobante de entrega de dotación de calzado debidamente firmado por el jefe y
el funcionario que recibe. El original del comprobante de entrega de dotación de
calzado y las facturas soportes deberán ser enviadas a Contabilidad como soporte
de la trasferencia realizada a cada uno de los funcionarios por este concepto.
46
ANEXO 10
6. Por su parte el responsable de almacén e inventarios debe llevar control para que
las nuevas entregas correspondan al siguiente periodo legal.
Contablemente, las dotaciones, uniformes, deben contabilizarse a su salida como gastos.
11.2 SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en
servicio o en el almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su
recuperación, caso en el cual se debe gestionar los aspectos legales, administrativos y
contables a que haya lugar. En cualquiera de los casos comprobados de hurto, pérdida o
por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes
registros administrativos y contables.
Las siguientes personas tienen el deber de informar a las autoridades competentes los
hechos que dieron origen a la pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del
hecho, allegando los correspondientes documentos probatorios: Funcionarios o personas a
cuyo cargo figuren los bienes; Jefes de área, si no hubiere entregado a persona alguna o
hubiere omitido hacerle firmar el correspondiente inventario; Funcionario responsable del
área, si se trata de bienes en bodega; cualquier otra persona o funcionario que tenga
conocimiento de los hechos.
Dentro del procedimiento a seguir se tendrán en cuenta los siguientes pasos
1. En el caso de hurto, una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió
el evento o aquel a cuyo cargo estaban lo bienes, procederá a informar por escrito
al encargado de Servicios Generales y Almacén, anexando denuncia respectiva
elevada ante la autoridad competente para efectos de las investigaciones
pertinentes y reclamaciones ante las firmas aseguradoras.
2. Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien
tenía en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su
cargo, presenta por escrito informe pormenorizado al responsable del almacén e
inventarios quien procede de forma inmediata a tramitar la reclamación ante la
firma aseguradora e intermediario de seguros por el valor asegurado.
3. El responsable del almacén e inventarios elabora el documento o acta de pérdida o
daño de bienes y la respectiva acta de baja, donde se resuma la información
completa respecto al bien, entre otras: Costo histórico, valor neto en libros,
depreciación, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor de
reposición o asegurado, y concepto técnico o de experto si a ello hubiera lugar. El
documento es firmado previa conciliación con la información contable.
4. Con base en el acta de baja se elabora la Nota de Salida H-3 en donde se
evidencia el hecho, y se procede a descargar el valor de los bienes de los registros
de la cuenta contable correspondiente y se dará traslado a la cuenta de
responsabilidad en proceso interno, si el hecho no fue claramente esclarecido por
quien tenía bajo su responsabilidad los bienes.
5. En caso de que se hagan traslados a las cuentas de responsabilidades internas en
proceso, el responsable del almacén envía copias de los documentos al
funcionario competente, quien solicita al área Administrativa adelantar el proceso
correspondiente a la investigación interna relacionada con la responsabilidad
administrativa sobre los hechos ocurridos.
6. Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, el Profesional
de Gestión Administrativa informa el resultado a la Subdirección Administrativa y
Financiera, quien de acuerdo con el informe podrá autorizar el retiro de la
responsabilidad o el traslado del caso a la Subdirección Jurídica para las acciones
disciplinarias a que haya lugar.
47
ANEXO 10
7. Para el caso en que se identifique el funcionario responsable por daño, pérdida o
hurto, el registro será por el valor presente o de recuperación
8. Para efectos de los procesos internos o administrativos, la restitución o pago en
efectivo podrá ser efecto de una conciliación o el resultado del fallo definitivo
emitido por la oficina de investigaciones disciplinarias o quien haga sus veces.
9. Para el caso de las responsabilidades fiscales, de llegarse a un arreglo con el
responsable del bien a través de pago o reposición, tal hecho se informará al
organismo de control fiscal que adelante el proceso.
10. Si la pérdida ocurre estando los bienes en poder de transportadores o personas
particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se lleva a la cuenta de
otros deudores, Sub-cuenta otras reclamaciones, mientras se surten los trámites
de indemnización, para lo cual la Entidad a través de un funcionario autorizado
procede a las reclamaciones y demás acciones legales pertinentes.
11. Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de
Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en la Ley
610 del 2000, mientras que los registros y fundamentos contables para cada una
de las etapas del proceso, deben ajustarse a lo expuesto por la Contaduría
General de la Nación en el Régimen de Contabilidad Pública, Manual de
Procedimientos - Capitulo X (ver anexo 13.7)
-
Responsabilidades administrativas en proceso – Internas.
Reflejan el valor de los procesos de responsabilidad tipificadas de acuerdo con la Ley
610 de 2000 en la categoría de “En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro
de los bienes”, entendiéndose por esto casos en los cuales el bien público se pierde,
daña o deteriora, en cabeza de un servidor público cuyas funciones sean distintas a
las de manejo o administración de recursos o fondos públicos y a la recaudación,
manejo o inversión de las rentas del Estado.
Los hechos acaecidos y que se tipifiquen dentro de la categoría “En los demás
eventos”, no serán objeto de investigación y/o responsabilidad fiscal. No obstante,
debe informarse a la oficina encargada de investigaciones disciplinarias o a la que
haga sus veces en la Entidad, para que adelante la investigación administrativa o
disciplinaria a que haya lugar.
-
Responsabilidades en proceso – Autoridad competente
Refleja el valor de los procesos originados en la pérdida, daño o deterioro por causas
distintas al desgaste natural, cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de
actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables, los cuales
deben informarse de inmediato al Organismo de Control Fiscal, quien es el ente
competente para efectuar las investigaciones fiscales a que haya lugar.
La gestión fiscal está definida en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000, así (…) se
entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y
tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personal de derecho privado
que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y
correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación,
enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes
públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a
cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de legalidad,
48
ANEXO 10
eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia
publicidad y valoración de los costos.
11.3 EGRESO O SALIDA DEFINITIVA BIENES POR BAJA
Es el proceso mediante el cual la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto
físicamente, como de los registros contables y de inventarios que forman parte del
patrimonio de la Entidad, ya sea por hurto o pérdida del mismo debido a caso fortuito o
fuerza mayor, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno debido a su
obsolescencia tecnológica, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se
encuentra, o por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones
administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en
calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros, de acuerdo con la tipificación que se
le haya dado.
Razones como las anteriores determinan al interior de la Entidad, tres subtipos de
condiciones para dar salida por baja de los bienes de su propiedad, a saber:.
Baja de bienes servibles no utilizables
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la función principal
para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la Entidad, siendo susceptibles
de traspaso o traslado a otras entidades, aprovechamiento por desmantelamiento, venta,
permuta, dación en pago o destrucción.
Las razones por las cuales un bien se convierte en no útil para la Entidad, se originan en una
o varias de las siguientes circunstancias:

Bienes tipificados como no utilizados en condiciones de prestar un servicio: Bienes
que aún estando en buenas condiciones físicas y técnicas no son requeridos por la
Entidad para su funcionamiento

Inútiles por obsolescencia: Bienes que aún estando en buen estado físico,
mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y
tecnológicos. Además sus especificaciones técnicas son insuficientes para el
volumen, velocidad y complejidad que la labor exige.

No útiles por cambio o renovación de equipos: Elementos que ya no le son útiles a
la Entidad, en razón de la implementación de nuevas políticas en materia de
adquisiciones para renovación y cambio del equipo.

No útiles por cambios institucionales: Elementos que han quedado fuera de
servicio en razón de los cambios originados en el cometido estatal de la Entidad, o
porque se ha decretado la liquidación, fusión o transformación de entidades
originales por modificaciones en normas políticas, planes, programas, proyectos o
directrices generales de obligatorio cumplimiento.
Baja de bienes inservibles
En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o
mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico, mecánico o que esa inversión
resultaría ineficiente y antieconómica para la Entidad.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en una o varias de
las siguientes razones:

Inservibles por daño total o parcial: Elementos que ante su daño o destrucción
parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la
Entidad
49
ANEXO 10

Inservibles por deterioro histórico: Bienes que han cumplido su ciclo de vida útil, y
debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le
sirven a la Entidad.

Inservibles por salubridad; son aquellos bienes que deben destruirse por generar
riesgo para la salud humana.
Baja de bienes inmuebles
Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Representante legal
o del funcionario que se delegue para tal fin, debidamente sustentado por la Constitución
Política, la Ley y demás normas que rigen la materia. Igualmente debe estar motivado,
justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino
final.
11.3.1 Acta de baja
El acta de baja es el acto administrativo a través del cual se autoriza el descargue de
inventarios y de los registros contables del COPNIA, de aquellos bienes que han sido
hurtados, afectados por siniestros, servibles no utilizables o que se encuentran inservibles,
de acuerdo con la información recopilada en los levantamientos de inventarios físicos y en
los informes previos presentados por el responsable de almacén e inventarios.
En el acta se debe relacionar los bienes a dar de baja, los motivos y argumentos para dar
de baja los bienes, la información sobre el Seccional o Sede y funcionarios a quienes
estaban asignados los bienes, la fecha de adquisición, el valor en libros, así como el
destino sugerido para los mismos una vez sea aprobada la baja.
Todo retiro de activos de la operación normal del COPNIA debe estar plenamente
justificada y avalada mediante acta de baja suscrita por el Secretario General de acuerdo
con lo dispuesto por el Consejo en el Acta No. 4 de 2004.
Los siguientes son los conceptos válidos para dar autorización de baja de un bien.
Mal estado
Desuso
Obsolescencia
Pérdida o robo
11.3.2 Procedimiento para baja de bienes
En términos generales el procedimiento a seguir es el siguiente:
1. A partir del levantamiento de inventario físico y los reportes de diferente áreas o
Seccionales, se obtiene la información sobre aquellos elementos que podrían ser
susceptibles de baja.
2. El responsable de almacén e inventarios se encarga de consolidar la información
recibida y elabora un informe con destino a la Subdirección Administrativa y
Financiera del COPNIA, en donde relaciona los bienes susceptibles de ser dados
de baja. En esta relación detalla uno a uno los bienes que en su concepto o por
conceptos técnicos recibidos de otras fuentes, deben ser considerados para baja.
Sobre cada uno de los bienes se deberá detallar el Seccional y funcionario que lo
tiene asignado, el número de placa de identificación del bien, la descripción del
mismo, cantidad, valor neto unitario, valor total por grupo de inventarios cuando
50
ANEXO 10
sean varios bienes del mismo grupo, conceptos técnicos y posible destino final de
los bienes después de ser aprobada la baja.
3. La administración solicita a los funcionarios competentes los informes, denuncias,
conceptos adicionales o inspecciones oculares que requiere para soportar la baja.
4. Con base en los análisis y resultados, el encargado de Servicios Generales y
Almacén proyecta el acta de baja para revisión y aprobación de la Secretaría
General y Contabilidad del COPNIA.
5. El encargado de Servicios Generales y Almacén proyecta comunicación e informa
a los responsables de los bienes sobre la baja realizada para que procedan a
destruirlos, como es el caso de los bienes inservibles, o donarlos, traspasarlos o
venderlos en caso de que los mismos presten alguna funcionalidad y sean de
interés para otra entidad pública.
6. Si los bienes dados de baja son totalmente inservibles y obsoletos, se procede a
su destrucción, dejando constancia de la misma mediante la elaboración de un
acta de destrucción.
7. Una vez destruidos los bienes estos deben ser retirados de las instalaciones de la
Entidad. En caso de que la destrucción de los bienes sea realizada en un
Seccional, la responsabilidad sobre esta actividad recae sobre el Secretario
Seccional y en el COPNIA Nacional recaerá sobre el responsable de almacén e
inventarios.
8. Suscrita el acta de baja, el responsable de almacén procede a descargar el saldo
que corresponda al costo histórico y valor de depreciación acumulada mediante la
respectiva nota de salida de bienes. Igualmente verifica las hojas de vida de los
bienes que se encuentran creadas en los programas de control de inventarios, y
procede a inactivar dichos elementos en los dos sistemas.
Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados
con el acta respectiva, soportes técnicos del estado del activo y con el visto bueno
y aprobación de la Secretaría General y Contabilidad.
9. Contabilidad se encarga de verificar la correcta contabilización de los registros
correspondientes a la baja de acuerdo con la información soporte presentada.
11.4 DESTINO FINAL DE BIENES DADOS DE BAJA
Dentro de las modalidades para dar salida definitiva a los bienes que la Entidad ha
tipificado como bienes servibles no útiles u obsoletos o como bienes inservibles, se
encuentran:
11.4.1 Venta
La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o
transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o
jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.
Este procedimiento podrá ser aplicado siempre mediante la autorización de la Junta
de Consejeros y se sigue la normatividad vigente para este tipo de transacciones.
Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734 de 2002, en los
artículos 39 y 48, ningún funcionario público podrá intervenir directa o indirectamente
en remates o ventas de bienes que se efectúen en la Entidad donde labore o en
cualquier otra sobre la cual se ejerza control jerárquico o de tutela o funciones de
inspección, control y vigilancia. Esta prohibición se extiende aun encontrándose en uso
de licencia.
51
ANEXO 10
 Venta de bienes muebles
Ordenado y definido como destino final la venta, esta deberá efectuarse de
conformidad con la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, teniendo en
cuenta:
Venta mediante contratación directa: Se tipifica cuando el valor de los bienes
dados de baja, cuyo valor propuesto para la venta corresponden a valores
definidos como menor cuantía para la Entidad conforme al literal a) del artículo 24
de la Ley 80 de 1993.
Venta por mayor cuantía: Esta opción se realiza mediante la selección de
contratistas a través de oferta o remate; se realiza cuando la cuantía supere lo
establecido por la ley para contratación directa. Para la celebración del contrato
con formalidades plenas se considera lo establecido en el parágrafo del artículo
39 de la Ley 80 de 1993.
Cuando la venta de bienes se realice por el sistema martillo, mayor o menor
cuantía -, se hará a través del procedimiento de subasta que realice las entidades
financieras debidamente autorizadas para el efecto y vigiladas por la
Superintendencia Bancaria.
La selección de la entidad financiera la hará la respectiva Entidad, de acuerdo con
los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva y
teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad
financiera para realizar los remates.
El representante legal de la Entidad envía a dicha entidad financiera solicitud de
cotización de los servicios de martillo, anexando para ello una relación detallada
de los bienes a vender con su respectiva base de remate, que es inicialmente el
precio mínimo de venta aceptable por la Entidad, sitios de almacenamiento o
ubicación para su respetiva exhibición y copia del acto administrativo que hubiere
autorizado la baja para venta de los bienes.
Los precios fijados para la venta de este tipo de bienes es lo que determine la
Entidad según criterios objetivos respecto a su estado de conservación y demás
especificaciones técnicas.
Los programas de las visitas para la inspección de los elementos, la
determinación de los lotes, la eventual modificación del precio base de remate y
demás eventos necesarios para llevar a cabo el procedimiento, se establece
conjuntamente entre la Entidad y el organismo financiero.
 Venta de bienes inmuebles
El precio de venta de un bien inmueble es establecido mediante avalúo practicado
por el Instituto Agustín Codazzi y el procedimiento a seguir se determina de
acuerdo al artículo 15 del Decreto 855 de 1994, reglamentado por la Ley 80 de
1993
El procedimiento de venta será el que fije la Ley, los acuerdos y demás normas
vigentes que reglamentan la materia. Si el bien inmueble se vende por el sistema
de martillo debe dársele aplicación a los enunciados en el artículo 14 del Decreto
855 de 1994 y demás normas vigentes.
Registro contable de la venta
Si la venta corresponde a bienes servibles no útiles u obsoletos, el registro
contable afecta las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo inherentes al activo
52
ANEXO 10
objeto de la venta, el efectivo recibido y el ingreso o el gasto por venta de activos,
dependiendo si el valor de venta es mayor o menor al valor en libros.
Si por el contrario la venta corresponde a bienes inservibles, el registro afecta el
efectivo y el ingreso por recuperación y la reversión de las cuentas de orden
inicialmente registrada cuando se declaró y autorizó la baja y su destino final.
11.4.2 Donación
Surtido el proceso de baja de activos, estos pueden ser donados a una entidad pública,
entidad sin ánimo de lucro o entidades no gubernamentales de apoyo a programas
sociales, si los mismos son de interés para dichas entidades.
Para el caso, el procedimiento es el siguiente:
1. El COPNIA realiza un ofrecimiento mediante documento escrito a aquellas
entidades que de acuerdo con su conocimiento o base de datos, puedan estar
interesadas en los bienes previamente dados de baja. El ofrecimiento puede ser
realizado por los Secretarios Seccionales para los bienes que han sido dados de
baja y se encuentran aún bajo su custodia. Para bienes en custodia del
encargado de Servicios Generales y Almacén en el COPNIA Nacional, es esta
persona quien proyecta la comunicación de ofrecimiento para firma de la
Secretaría General.
2. El representante legal de la entidad interesada dirige una solicitud de donación al
COPNIA, en donde indica claramente el número y tipo de bienes en que está
interesado. Esta solicitud debe venir acompañada del RUT actualizado, copia de la
cédula del representante legal, copia del acto administrativo o Resolución del
nombramiento del mismo, copia del acta de posesión o de delegación y certificado
de existencia y representación legal para el caso de entidades sin ánimo de lucro o
entidades no gubernamentales (ONG’s).
3. Dependiendo de donde se reciba la solicitud, la Secretaría General o el Secretario
Seccional estudia la misma y la aprueba o la rechaza, respondiendo en
cualquiera de los dos casos a la entidad solicitante mediante oficio.
4. En el caso de ser aprobada la solicitud de donación por parte del COPNIA, se debe
coordinar la fecha, hora, lugar y responsables para la entrega y recibo de los
bienes. Los Secretarios Seccionales deben poner al tanto al responsable de
almacén e inventario en el COPNIA Nacional sobre dicha situación.
5. El Secretario Seccional o el responsable de almacén e inventarios, preparan el
acta que autoriza la donación de los bienes, dejando constancia en la misma sobre
la autorización de baja del bien o de los bienes, la solicitud de la entidad
beneficiaria y el listado pormenorizado de los bienes por grupos de inventarios,
con las indicaciones de descripción, cantidad, especificaciones y valores con que
figuraban en los registros contables de la Entidad hasta el momento de su baja.
6. Como constancia de la entrega de los bienes, se firma el acta de donación por los
representantes del COPNIA y de la entidad beneficiaria. Esta última puede ser
hecha directamente por el representante de la entidad beneficiaría o por el
responsable del almacén y/o bienes de dicha entidad, para lo cual se deben
solicitar los documentos que lo acrediten como tal y la autorización firmada por el
Representante Legal para que haga el retiro de los bienes en el COPNIA.
7. Surtida la entrega, el Secretario Seccional debe enviar a COPNIA Nacional el acta
de donación y todos los demás documentos que se solicitaron o generaron en
desarrollo del presente procedimiento.
53
ANEXO 10
8. El responsable de almacén e inventario archiva la documentación recibida y
actualiza los respectivos registros de bienes de la Entidad.
11.4.3 Destrucción
Este procedimiento es aplicado únicamente a los bienes devolutivos tipificados como
inservibles, obsoletos o en desuso, y los de consumo que deban destruirse por motivos de
vencimiento, desuso, por merma, rotura, etc. La destrucción se da en cumplimiento de lo
autorizado en el acta y resolución de baja de acuerdo con lo aquí estipulado.
1. Emitir el acto administrativo que autoriza la baja y el destino final, indicando las
causas que originan la destrucción del bien.
2. Elaborar el acta de destrucción en el momento de ejecutar la acción; en la cual se
indica la causa de la destrucción, fecha, disposición final de los desechos, personal
que participó, etc.
Esta acta es suscrita por los funcionarios que intervienen en la destrucción física
de los elementos.
Para aquellos bienes que requieran un procedimiento especial para su destrucción,
como la incineración, la Entidad debe gestionar la autorización ante las entidades
responsables para velar por la conservación del medio ambiente y la salubridad
pública.
11.4.4 Casos particulares – baja de bienes (Software tipificados como inservibles)
Este proceso surte los mismos pasos establecidos en el presente manual para la baja definitiva de
bienes
Se define inservible un software cuando posee características y especificaciones cuyo objeto fue
satisfacer necesidades propias de la Entidad, que previo análisis técnico se ha determinado que el
ente no lo utilizará en el futuro, ni podrá ser usado por otra entidad y/o existe reserva sobre el
mismo.
Definido lo anterior, se procede a la baja del mismo y posterior eliminación del original y de todas
sus copias, incluidas las licencias que acreditan su propiedad. Este procedimiento surte los pasos
definidos en el presente manual para la baja de inservibles.
Los registros de salida del almacén y la afectación contable se soportan con el acta de baja.
54
ANEXO 10
3. AB-pr-01 - PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento describe las actividades que se deben seguir con el fin de garantizar el
permanente funcionamiento y/o adecuado estado de los equipos e instalaciones locativas del
COPNIA. Incluye los pasos para programar, ejecutar, controlar y registrar los mantenimientos
preventivos o correctivos (identificación de daños o necesidad de reparación) su control y registro.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
N.A.
N.A.
Titulo
N.A.
Fecha
N.A.
3. DEFINICIONES
3.1 Mantenimiento preventivo
Actividades programadas que se realizan anticipadamente, para evitar que se presente deterioro o
daño en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo sugerido en las garantías de los
proveedores de equipos o contratistas de adecuaciones de oficinas.
3.2 Mantenimiento correctivo
Actividades de reparación, corrección o ajuste, realizadas en el momento de presentarse algún
daño en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.
3.3 Hoja de vida
Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida útil de los mismos por la
Entidad.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 El Técnico de Almacén y Servicios Generales, es el responsable de elaborar la hoja de vida
de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA según el formato “Hoja de vida
equipos o inmuebles” AB-fr-04 (ANEXO 6.1) del programa de activos.
4.2 El Técnico de Almacén y Servicios Generales, es el responsable de identificar las
necesidades de mantenimientos para realizar el requerimiento al Profesional de Gestión de
Contratación quien de acuerdo a los procedimientos aplicables tramitara contratos
requeridos.
4.3 El Profesional de Gestión de Sistemas dará su concepto al Técnico de Almacén y Servicios
Generales sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo,
impresoras y fotocopiadoras.
4.4 No se deben realizar mantenimientos preventivos por las cajas menores de los Seccionales
los correctivos deben ser informados al Director General para su respectiva aprobación. El
Secretario Seccional enviará copia de la factura del mantenimiento correctivo realizado al
Profesional de Gestión Administrativa para la actualización de las hojas de vida y si aplica, los
informes de mantenimiento u otros documentos para su archivo AB-fr-04 (ANEXO 6.1).
55
ANEXO 10
4.5 El Técnico de Almacén y Servicios Generales debe proyectar en septiembre la programación
de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para equipos e inmuebles del Copnia
en coordinación con los Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión.
4.6 El Técnico de Almacén y Servicios Generales debe realizar el seguimiento de los
mantenimientos solicitados o programados. .
4.7 El Técnico de Almacén y Servicios Generales debe elaborar el Kardex general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para los servicios
de mantenimiento y llevar el registro de calificación sobre los servicios prestados.
4.8 El manejo y conservación de los registros generados en la aplicación de este procedimiento
está dado en la Tabla de Retención Documental en el ítem “Hojas de Vida Equipos o
Inmuebles, Kardex de Proveedores y Programas de Mantenimiento”, el cual es
responsabilidad del Técnico de Almacén y Servicios Generales.
4.9 El Técnico de Almacén y Servicios Generales deberá tener actualizado los inventarios del
Copnia a nivel nacional por dependencia y funcionario, por lo tanto los traslados deberán
tramitarse con esa dependencia e informar las adquisiciones y destinaciones finales.
4.10 Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de mantenimiento preventivo
son:

1101: Inmuebles

1308: Archivadores rodantes

1403: Fotocopiadoras

1404: UPS de 1 KVA o más

1405: Aires acondicionados

1409: Alarmas

1412: Proyector de multimedia

1503: Plantas telefónicas

1504: Correo de voz

1601: Servidores

1602: Computadores

1603: Portátiles

1605: Escáners

1607: Monitores

1608: CPU
4.11 Los proveedores de mantenimiento se evaluarán en el programa de activos según los
siguientes criterios:
Cumplimiento: 3. Prestación del servicio en el tiempo establecido (Bueno)
2. Dos días después del plazo establecido (Regular)
1. Tres o más días después del plazo establecido (Malo)
Garantía y calidad del servicio
3. Si no se recurre a la garantía ofrecida por el proveedor (Bueno)
2. Si se recurre a la garantía y se resuelve el inconveniente de inmediato
(Regular)
56
ANEXO 10
1.Si se acude a la garantía por más de dos veces (Malo)
Los promedios en las calificaciones serán catalogados así:
Bueno:
≥ 2.5
Regular:
≥ 2 < 2.5
Deficiente:
<2
Cada servicio será calificado, el programa de activos llevará el acumulado por proveedor, el cual
será revisado semestralmente por el Técnico de Almacén y Servicios Generales y en el caso de
tener proveedores con promedio inferior a 2,5 deberá informar a Subdirectora Administrativa y
Financiera para analizar cada caso y tomar decisiones sobre estos.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Mantenimiento Preventivo
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
- En el mes de septiembre elabora el cronograma con las
actividades de mantenimiento preventivo para realizar en
el siguiente año, según el formato “Cronograma de
mantenimiento” AB-fr-05 (ANEXO 6.2). Para realizar esta
programación debe considerar:
 Existencia de contratos de mantenimiento preventivos.
2
Elaborar cronograma
de mantenimiento
 Necesidad de suscribir contratos de mantenimiento
preventivo.
 Existencia de garantías para equipos adquiridos que
involucren actividades de mantenimiento.
Técnico de
Almacén y
 Fechas de ejecución de últimos mantenimientos.
 Información general de equipos existentes en hojas Servicios
Generales
de vida y si aplica catálogos.
 Estado general de instalaciones locativas.
 Necesidades identificadas por los encargados de
equipos e instalaciones.
- Elabora y presenta informe general de mantenimiento
incluyendo las actividades a realizar en el “Cronograma
de mantenimiento” AB-fr-05 (ANEXO 6.2), y el
presupuesto necesario, para aprobación de la Dirección
General previamente analizado con el Profesional de
Gestión Administrativa
3
4
Revisar y aprobar el
cronograma de
mantenimiento
Programar actividades
Revisa informe incluyendo presupuesto y actividades de
mantenimiento a realizar, si es el caso solicita ajustes y
aprueba y entrega al Profesional de Gestión de Presupuesto Dirección General
para consolidación.
- Revisa la existencia de contratos de mantenimiento
Profesional de
preventivo vigente.
Gestión
- Informa a los responsables sobre la realización de Administrativa
actividades programadas de mantenimiento preventivo.
57
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
- Informa al Técnico de Almacén y Servicios Generales el
proveedor seleccionado para realizar el servicio,
Profesional de
- Envía contrato al Técnico de Almacén y Servicios Gestión
Generales.
Contratación
5
Contratar actividades
de mantenimiento
6
Hacer seguimiento al
servicio
Profesional de
Informa al Secretario Seccional el servicio contratado para
Gestión
su seguimiento y cumplimiento
Administrativa
Supervisar el servicio
Para los seccionales:
- Recibe informe, en caso de equipos y reparaciones
locativas mayores, y verifica el servicio realizado por el
proveedor
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
- Remite a COPNIA nacional factura e informe.
Para COPNIA Nacional:
- Recibe y verifica el servicio realizado por el proveedor
7
8
Recibir información del
servicio
Secretario
Seccional,
Profesional de
Gestión
Administrativa
Profesional
Recibe facturas o comprobantes de caja menor de Gestión
mantenimiento y renvía al Técnico de Almacén y Servicios Contratación,
Generales para verificación de aprobación.
Secretarios
Seccionales
9
Confirmar el servicio y
registrar
- Verifica Contratos Vs. facturas e informes recibidos.
- Actualiza “Hoja de vida equipos o Inmuebles” AB-fr-04
(ANEXO 6.1), y si aplica, archiva informes de
mantenimiento.
Profesional
- Actualiza “Cronograma de mantenimiento” AB-fr-05 Gestión
Administrativa
(ANEXO 6.2)
- El Profesional de Gestión Administrativa coloca VoBo. en
la factura o comprobantes de caja menor
para el
COPNIA Nacional para continuar proceso de pago
10
Calificar servicio
Evalúa servicio prestado por el proveedor en programa de Profesional
activos, de forma que se refleje en el “kardex de Gestión
proveedores” AB-fr-06 (ANEXO 6.3)
Administrativa
11
Fin del procedimiento
5.2 Mantenimiento Correctivo
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
58
de
de
de
de
ANEXO 10
No.
2
Nombre de la
actividad
Identificar necesidades
de actividades de
mantenimiento
Descripción
Responsable
Secretario
- Detecta daño, mal funcionamiento o deterioro en los Seccional (en
seccionales),
equipos o instalaciones locativas.
Profesional de
- Informa al a Profesional de Gestión Administrativa a Gestión
través de Email el Mantenimiento Correctivo requerido, Administrativa(en
en caso de los Seccionales.
COPNIA
Nacional),
- De acuerdo a los siguientes aspectos,
prepara
información para aprobación del mantenimiento por parte
del Director General:
 Últimos mantenimientos realizados.
 Costo del mantenimiento Vs. costo del equipo en libros
y costo en el mercado.
 Proyectos de actualización o cambio en equipos.
 Existencia de garantías sobre mantenimientos
realizados.
3
Programar actividades
 Valor aproximado del servicio de mantenimiento.
 Garantías de equipos
Verifica la existencia de contratos de mantenimiento
vigente o proveedores seleccionados para el servicio de
mantenimiento requerido. En caso de no tener una
preselección de un proveedor, define en coordinación con Profesional de
el Secretario Seccional el proveedor más idóneo para Gestión
Administrativa
atender la emergencia, NOTA:
1. Si la solicitud de mantenimiento es rechazada se
comunica al solicitante por e-mail
2. Mantenimientos correctivos aprobados por valores
menores al monto asignado en Caja Menor podrán
cancelarse con esos recursos.
- Para los mantenimientos correctivos que superen el
monto de las cajas menores se entregara la información
recolectada de los posibles proveedores y el
mantenimiento a realizar al Profesional de Gestión de
Contratación.
- Conserva copia del Email de solicitud para seguimiento y
control de ejecución.
4
Contratar actividades
de mantenimiento
- Verifica solicitud y documentación de posibles
proveedores.
Profesional de
- Informa al Profesional de Gestión Administrativa el Gestión de
proveedor seleccionado para realizar el servicio,
Contratación
- Envía El contrato Profesional de Gestión Administrativa
5
Hacer seguimiento al
servicio
Profesional de
Informa al Secretario Seccional el contrato para que
Gestión
supervise el mantenimiento contratado.
Administrativa
59
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Supervisar el servicio
Para los seccionales:
- Recibe informe, en caso de equipos y reparaciones
locativas mayores, y verifica el servicio realizado por el
proveedor
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
- Remite a COPNIA nacional factura e informe.
Para COPNIA Nacional:
- Recibe y verifica el servicio realizado por el proveedor
Recibir información del
servicio
Profesional
de
de
Recibe facturas o comprobantes de caja menor de Gestión
mantenimiento y renvía al Técnico de Almacén y Servicios Compras
y
Generales para verificación de aprobación.
Presupuesto
/
Auxiliar de Caja
Confirmar el servicio y
registrar
- Verifica el contrato pendiente Vs. facturas e informes
recibidos.
- Actualiza “Hoja de vida equipos o Inmuebles” AB-fr-04
(ANEXO 6.1), y si aplica, archiva informes de
mantenimiento.
- Registra el VoBo en la factura y Elabora el Formato de
Control y Supervisión de Pago y remite Profesional de
Gestión de Presupuesto para continuar con el proceso de
pago.
9
Calificar servicio
Técnico
Evalúa servicio prestado por el proveedor en programa de
Almacén
activos, de forma que se refleje en el “kardex de
Servicios
proveedores” AB-fr-06 (ANEXO 6.3)
Generales,
10
Fin del procedimiento
6
7
8
Secretario
Seccional,
Profesional de
Gestión
Administrativa
Técnico
Almacén
Servicios
Generales,
Profesional
Gestión
Administrativa
6. ANEXOS
6.1 Hoja de vida equipos o inmuebles AB-fr-04
6.2 Cronograma de mantenimiento AB-fr-05
6.3 Kardex de proveedores AB-fr-06
60
de
y
de
de
y
ANEXO 10
4. CT-pr-03 LICITACIÓN PÚBLICA
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento define las actividades y procedimientos internos a seguir durante la adquisición
de bienes, servicios y la ejecución de proyectos del COPNIA de acuerdo con el Plan de
Contratación de la vigencia fiscal correspondiente, excepto cuando procedan las modalidades de
selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.
Inicia con la identificación de necesidades, la invitación pública a presentar oferta acorde con lo
dispuesto en el Pliego de Condiciones, la evaluación y la selección de contratistas, hasta la
adquisición del bien o prestación del servicio.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación
Administración Pública.
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la
Julio 7 de 2003
contratación pública.
Ley
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del
Agosto
desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y se dictan
2004
otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la
República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Noviembre 24 de
Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 2005
02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.
Ley
Ley
1150
Resolución
357
Ley
1450
Ley
1474
Decreto Ley
4170
Decreto Ley
19
Decreto
734
Decreto
1397
Concepto
Fecha
de la Octubre 28
1993
2
de
de
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales
Julio 16 de 2007
sobre la contratación con Recursos Públicos.
Por la cual se conforma el Comité Asesor de Evaluación de Propuestas.
Mayo 13 2008
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Junio 16 de 2011
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad Julio 12 de 2011
del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Noviembre 3 de
Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.
2011
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto 734 de
2012.
Enero
2012
10
de
Abril 13 de 2012
Junio 29 de 2012
3. CAUSALES DE CONTRATACIÓN

LICITACIÓN PÚBLICA
61
ANEXO 10
Se entenderá por Licitación Pública, el proceso de selección que debe adelantarse como regla
general para la adquisición de bienes y servicios, excepto cuando procedan las modalidades de
selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.
4. GENERALIDADES
4.12 El proyecto de pliego de condiciones se publicará en el SECOP y en la página web del
COPNIA cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que
ordena su apertura.
4.13 Todos aquellos bienes o servicios a adquirir mediante un proceso que se adelante por
licitación pública deben estar en el Plan de Contratación.
4.14 Las propuestas de los interesados en participar en un proceso contractual deben ser
presentadas de manera escrita y contener como mínimo los criterios establecidos en el
Pliego de Condiciones.
4.15 El Profesional de Gestión de Contratación es el encargado de asignar el número consecutivo
a los procesos y contratos.
4.16 La supervisión de la ejecución del contrato, estará en cabeza de un funcionario del COPNIA
que delegue el Director General en su calidad de Ordenador del Gasto, a quién se le
notificará de forma escrita por parte del Profesional de Gestión de Contratación.
4.17 El COPNIA establecerá los riesgos del contrato y las pólizas de garantía de acuerdo a las
características del bien o servicio a adquirir.
4.18 Durante el lapso de tiempo transcurrido entre la publicación del proyecto de Pliego de
Condiciones y el acto administrativo de apertura, la entidad puede desistir de la contratación.
La publicación del proyecto de Pliego de Condiciones no genera obligación de la entidad de
dar apertura al proceso de selección.
4.19 Cuando una licitación pública sea declarada desierta el COPNIA podrá iniciar la selección
abreviada dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaración de desierta, siempre y
cuando no se modifique el objeto del proceso.
4.20 Se solicita al contratista la constitución de la Garantía de Responsabilidad Civil
Extracontractual y/o de la Garantía Única de Cumplimiento que ampare los riesgos que se
consideren necesarios para cada caso.
4.21 Una vez suscrito el contrato, el funcionario supervisor realizará el seguimiento sobre el
avance del mismo, acorde con las fechas y condiciones establecidas entre las partes para el
cumplimiento del objeto contractual.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
3
Realizar el estudio de
mercado.
Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para
Profesional de
el proceso de selección se solicitan varias cotizaciones y se
Gestión de
realiza el respectivo estudio de mercado de acuerdo al
Contratación
requerimiento
62
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
Proyecta el documento de estudios previos que permita
valorar adecuadamente la necesidad de la entidad y el
alcance del proceso, incluyendo la distribución de los
riesgos previsibles propuestos por el COPNIA, si se
requiere.
Como mínimo debe contener:
4
Realizar estudios
previos
- La descripción de la necesidad a satisfacer
- La descripción del objeto a contratar incluyendo Profesional de
Gestión de
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de Contratación
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
5
Solicitar certificado de
disponibilidad
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
6
Expedición del
certificado de
disponibilidad
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los Profesional de
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente Gestión de
para la expedición del CDP.
Presupuesto
Se debe elaborar el aviso inicial de convocatoria pública,
que contendrá la siguiente información:
7
Elaborar el aviso de
convocatoria
Objeto a contratar, Modalidad de selección, Presupuesto
oficial del contrato, lugar físico o electrónico donde puede Profesional de
consultarse el proyecto de pliego de condiciones.
Gestión de
Contratación
Estudios y documentos previos y la convocatoria limitada a
Mype (Requisitos del artículo 4.1.2 del Decreto 734 de
2012) o convocatoria limitada a Mipymes (Requisitos del
artículo 4.1.3 del Decreto 734 de 2012)
Se elabora el Proyecto de Pliego de Condiciones con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al
momento de presentar sus propuestas.
Deberá incluir la siguiente información:
8
Profesional de
Elaborar el Proyecto de - Justificación,
objeto,
modalidad
de
selección,
Gestión de
Pliego de Condiciones
participantes en el proceso, aviso de convocatoria, aviso
Contratación
de Licitación Pública, audiencia de aclaraciones al Pliego
de Condiciones y establecimiento de riesgos previsibles,
presupuesto, cronograma y plazos
del proceso de
contratación, requisitos habilitantes del proponente
(experiencia, capacidad de contratación, capacidad
63
ANEXO 10
No.
9
Nombre de la actividad
Aprobación y Firma
Descripción
Responsable
financiera, personal, etc.), acto de apertura del proceso,
respuesta a observaciones, audiencia de adjudicación,
invitación veedurías ciudadanas, procedimiento de
evaluación, ponderación y selección de propuestas,
requisitos mínimos de la oferta, anexos del proyecto del
pliego, causales de rechazo o declaratoria desierta.
Ver modelo Anexo 6.2
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Proyecto de Dirección General
Pliego de Condiciones
Se publica 1) El aviso de convocatoria, 2) Estudio previo y
3) El proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y en la
página web del COPNIA.
Esta publicación se realiza mínimo durante diez (10) días
hábiles anteriores al acto que ordena la apertura, para la
consulta de los posibles proponentes.
La publicación del proyecto de pliego de condiciones no
genera obligación de dar apertura al proceso de selección.
Las observaciones son presentadas por los interesados en
participar en el proceso durante el término de publicación
del proyecto de pliego de condiciones y/o de conformidad
con lo establecido en el cronograma, por medio de correo
electrónico o físicamente en la sede de la entidad.
Profesional de
Gestión de
Contratación
10
Publicar documentos
del proceso
11
Recibir las
observaciones
realizadas al proyecto
de pliego
12
Elaboración del
documento de
respuesta a las
observaciones
13
Elaboración del pliego
de condiciones
definitivo.
14
Se elabora el proyecto de resolución de conformidad con los Profesional de
Elaboración de la
Gestión de
Resolución de Apertura plazos publicados en el cronograma
Contratación
15
16
17
18
Aprobación y Firma
Publicar documentos
del proceso
Audiencia de
determinación de
riesgos previsibles.
(obligatoria en esta
modalidad de
selección)
Elaborar adendas y
respuesta a
observaciones
Profesional de
Gestión de
Contratación
Se analizan las observaciones recibidas al proyecto de
pliego y se proyecta respuesta de conformidad con los Comité Evaluador
plazos publicados en el cronograma.
Se elabora el Pliego de Condiciones Definitivo con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al Profesional de
momento de presentar sus propuestas, el cual contendrá las Gestión de
observaciones de los proponentes que hayan sido Contratación
aprobadas por la Entidad.
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Pliego de Dirección General
Condiciones y la Resolución de Apertura del Proceso
Publicación de la resolución de apertura del proceso de
selección de conformidad con el Artículo 2.2.2 y .2.2.5 del
Decreto 734 de 2012, publicación del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de pliego.
Se realizará dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio
del plazo para la presentación de propuestas.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación y
Comité Evaluador
En caso de ser necesario, se modificará el pliego de Profesional de
condiciones mediante adendas, según lo establecido en el Gestión de
artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Contratación
64
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de
oficio o a solicitud de un número plural de posibles
oferentes, podrá ampliar el plazo de la licitación antes de su
vencimiento, por un término no superior a la mitad del
inicialmente fijado. En todo caso no podrán expedirse
adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se
tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera
para extender el término del mismo.
La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en
días hábiles y horarios laborales de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4 del Decreto
734 de 2012 que reglamento el artículo 89 de la Ley 1474
de 2011.
19
Publicar documentos
Publicación de Adendas y Respuestas a Observaciones de Profesional de
conformidad con el Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012, Gestión de
en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Contratación
20
Recibir de Ofertas
De conformidad con los plazos publicados en el Profesional de
cronograma, se reciben las ofertas el día y hora prevista en Gestión de
el pliego de condiciones y se elabora el acta.
Contratación
21
22
23
24
El Comité evaluador realiza la verificación jurídica, técnica, y
Realizar verificación
ponderación de los factores de escogencia (Calidad y
jurídica, técnica, y
Precio), de las propuestas y remite las solicitudes de
ponderación de los
aclaración o subsanación de conformidad con el artículo
factores de escogencia
2.2.8 del decreto 734 de 2012
Dentro del término señalado los proponentes presentan sus
Subsanar o aclarar
aclaraciones o subsanan la propuesta, cuando hay lugar a
ello.
Realizar la evaluación motivada, jurídica, técnica,
Informe de evaluación
económica y financiera de las propuestas
Se publica el informe de verificación de requisitos
Publicar documentos habilitantes y evaluación en el SECOP y en la página web
del COPNIA.
25
Recibir observaciones
26
Publicar documentos
27
28
El Comité Asesor recibe y analiza las observaciones
presentadas por los oferentes al informe de evaluación.
Proyecta las respuestas correspondientes, de conformidad
con los plazos publicados en el cronograma.
Se publica el documento de respuesta a las observaciones
presentadas al informe de evaluación y el informe de
evaluación definitivo en el SECOP y en la página web del
COPNIA.
Se proyecta la resolución de adjudicación o declaratoria de
Proyectar resolución de
desierta para firma del ordenador del gasto, de conformidad
adjudicación
con los plazos publicados en el cronograma
Dando aplicación a lo previsto en el artículo 3.1.3 del
Decreto 734 de 2012, se levantará un acta en la que se
Audiencia de
dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que en
Adjudicación
el desarrollo de la misma se hubieren producido.
Comité Evaluador
Comité Evaluador
Comité Evaluador
Profesional de
Gestión de
Contratación
Comité Evaluador
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación
Dirección General,
Comité Evaluador
y Profesional de
Gestión de
Contratación
65
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
En caso de adjudicación, la misma se entenderá notificada
al proponente favorecido y comunicado a los demás
participantes en dicha audiencia, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.
Dentro del mismo término de adjudicación, podrá declararse
desierta la licitación.
Publicar documentos
Se procede a publicar acto de adjudicación o declaratoria de Profesional de
desierta, de conformidad con los plazos publicados en el Gestión de
cronograma en el SECOP y en la página web del COPNIA. Contratación
30
Elaborar minuta
Elabora la minuta del contrato con base en la propuesta, los
estudios previos y las necesidades de la entidad plasmados Profesional de
en el pliego de condiciones.
Gestión de
Contratación
Ver modelo Anexo 6.3
31
Firmar
29
32
33
34
El ordenador del gasto aprueba y suscribe el contrato
Dirección General
Profesional de
Solicitud de firma y de Se envía el contrato original para firma del contratista y se le Gestión de
solicita que allegue las garantías pactadas.
garantías
Contratación
Solicitar registro
presupuestal
Se solicita al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en el Gestión de
contrato suscrito.
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en el Profesional de
Expedición del registro contrato efectúa el trámite correspondiente para la Gestión de
presupuestal
expedición del Registro Presupuestal
Presupuesto
Recibe el original del contrato firmado por el contratista junto
con las garantías pactadas.
35
Revisar garantías
36
Aprobar garantías
37
Supervisión del
contrato
Profesional de
Gestión de
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del Contratación
riesgo según lo establecido en el contrato y proyecta
formato de aprobación de la garantía
Revisa pólizas en cuanto a riesgo, vigencia, valor del riesgo
Subdirección
según lo establecido en el contrato y suscribe el formato de
Jurídica
aprobación de la garantía
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Dirección General
COPNIA para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato.
38
Profesional de
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Gestión de
designado para ejercer la supervisión del contrato
del contrato
Contratación
39
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de inicio en los casos en que la minuta del
contrato lo establezca o las partes lo consideren Supervisor del
conveniente.
contrato
Ver modelo Anexo 6.4
40
Elaboración de Actas
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
66
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Parciales
Descripción
contrato en los casos que se requiera.
Responsable
contrato
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
42
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello se deberá tener en cuenta el tema presupuestal, la
viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad
43
Elaborar acta de
terminación
Se elabora acta de terminación de objeto contractual
verificando el cumplimiento de la totalidad de actividades Supervisor del
contrato
contratadas
Elaborar acta de
liquidación
El Supervisor del contrato elabora la respectiva acta de
liquidación del contrato, junto con todos los soportes que se Profesional de
requieran y gestionará la aprobación y suscripción del Gestión de
Contratación
ordenador del gasto
Archivar contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este
procedimiento deben ser archivados en A-Z o en la carpeta Profesional de
de cada contrato en orden cronológico y una vez terminado Gestión de
Contratación
y/o liquidado, se remite al archivo.
41
44
45
6. ANEXOS
6.1 Estudios previos y análisis de conveniencia
6.2 Proyecto de pliego de condiciones
6.4 Contrato
6.4 Acta de iniciación del contrato
6.5 Formato de Control de Supervisión y aprobación de pago – CT-pr-03
67
ANEXO 10
5. CT-ms-01 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE
CONTRATOS
INTRODUCCIÓN
El presente manual establece las generalidades de la supervisión e interventoría de los contratos
celebrados por el COPNIA, así como las funciones específicas en cada una de las etapas
contractuales, que deberán cumplir los funcionarios que sean designados para desempeñar estar
labor y los contratistas que se vinculen para desarrollar la interventoría o supervisores.
Por último se indica respecto a la responsabilidad civil, penal y disciplinaria, que asumen las
personas naturales o jurídicas designadas como supervisores o interventores.
1. OBJETIVO
Fijar las pautas y criterios de las funciones de supervisión e interventoría de los contratos y
convenios, suscritos por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA.
2. ALCANCE
Este manual deberá ser aplicado por los funcionarios del nivel profesional del COPNIA, que
sean designados como supervisores de contratos y por los contratistas que se desempeñen
como interventores o supervisores de contratos, durante toda la ejecución y vigencia de los
mismos.
3. NORMATIVIDAD APLICABLE
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de Octubre
la Administración Pública.
de 1993
28
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través Julio
de la contratación pública.
2003
de
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre
Agosto 2 de
promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana
2004
empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f)
Noviembre
de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo
24 de 2005
establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan
otras disposiciones.
Ley
Ley
Concepto
Fecha
7
Ley
1150
Ley
1450
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 20102014.
Ley
1474
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los Julio 12 de
Julio 16 de
2007
Junio 16 de
2011
68
ANEXO 10
Tipo
Número
Concepto
Fecha
Decreto
Ley
4170
Decreto
Ley
19
Decreto
734
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus
objetivos y estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
2011
Decreto
1397
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Junio 29 de
Decreto 734 de 2012.
2012
Noviembre 3
de 2011
Enero 10 de
2012
Abril 13 de
2012
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA SUPERVISIÓN
Teniendo en cuenta que la supervisión de los contratos es una actividad asociada
directamente al proceso de contratación, es necesario dar cumplimiento oportuno a lo
establecido en los manuales de contratación del COPNIA, que se relacionan a continuación:
4.1. CT-pr-01 - MÍNIMA CUANTÍA POR INVITACIÓN PÚBLICA
4.2. CT-pr-02 - SELECCIÓN ABREVIADA
4.3. CT-pr-03 - LICITACIÓN PÚBLICA
4.4. CT-pr-04 - CONCURSO DE MÉRITOS
4.5. CT-pr-05 - CONTRATACIÓN DIRECTA
5. MARCO PARA LA EJECUCIÓN DE LA SUPERVISIÓN
5.1. GENERALIDADES
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, prevenir la ocurrencia de actos de
corrupción y tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están
obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado.
El ordenador del Gasto como responsable de la ejecución presupuestal de la entidad tiene la
responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de cada contrato, lo cual
podrá hacer mediante la designación o delegación de supervisor o un interventor, según
corresponda, que recaerá en los funcionarios de nivel profesional de la entidad o de un tercero
que sea contratado para tal fin.
La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y
jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, se ejerce por la misma entidad
estatal cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad
estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios
que sean requeridos.
La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato
realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el
seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la
complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, cuando la entidad lo
encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el
seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable y jurídico del objeto o contrato dentro
69
ANEXO 10
de la interventoría. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad
estatal.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de
supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato
principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las
actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a
través de un supervisor. En contrato de interventoría será supervisado directamente por la
entidad a través de un supervisor.
En los casos en que el objeto del contrato así lo requiera, el Ordenador del Gasto designara
uno o varios Auxiliares de Supervisión, que tendrán como función prestar apoyo operativo a
las labores de supervisión del contrato a cargo del supervisor del mismo, tales como recepción
de bienes o servicios, verificación de las descripciones técnicas ofertadas por los contratistas
en los bienes suministrados o los servicios prestados, verificar el cumplimiento de las
obligaciones del contratista, entre otras. De igual forma deberá rendir informes cuantitativos y
cualitativos al supervisor del contrato, según este lo requiera.
No obstante lo anterior, el supervisor del contrato o interventor, será el único responsable de
la vigilancia sobre la adecuada ejecución de los contratos, y como tal será titular de las
atribuciones, deberes y responsabilidades establecidas en la Ley 1474 de 2011 y demás
normatividad.
5.2. DESIGNACIÓN DE LA SUPERVISIÓN E INICIO Y DURACIÓN DE LA FUNCIÓN
La designación de la supervisión le corresponde al Director General del COPNIA como
Ordenador del Gasto y se establecerá en el respectivo contrato. Únicamente serán delegados
como supervisores de contratos los funcionarios del COPNIA del nivel profesional o directivo.
El supervisor iniciará su labor una vez sea legalizado el contrato, esto es, perfeccionado con el
registro presupuestal y la aprobación de la garantía única, según el caso.
Una vez legalizado el contrato, se le informará mediante memorando proyectado por el
Profesional de Gestión de Contratación y firmado por la Dirección General, la delegación de la
supervisión del contrato, indicando la fecha de inicio del mismo, los plazos, las funciones
específicas a desempeñar en el contrato y los datos de contacto del contratista. Así mismo, en
los contratos en que se considere necesario, dentro del referido memorando, el Ordenador del
Gasto designará el auxiliar o los auxiliares de apoyo a la supervisión.
En los casos de ausencia del supervisor del contrato, por causa de vacaciones, permisos,
licencias, comisiones o por retiro; la supervisión recaerá automáticamente en el jefe inmediato
del supervisor, o en el funcionario que sea encargado de las funciones de su cargo.
El supervisor designado vigilará la ejecución y cumplimiento del contrato durante todo el
tiempo de su vigencia. La función finalizará una vez concluya la ejecución del contrato y se
realice la liquidación del mismo, donde se establezca la terminación total de las obligaciones
de las partes. Las obligaciones que continúen vigentes una vez liquidado el contrato, como
son las concernientes a las garantías de los bienes o servicios contratados y las pólizas que
amparan el contrato, serán de competencia del Profesional del Gestión del área que tenga la
responsabilidad directa del bien o servicio adquirido.
70
ANEXO 10
5.3.
ACTIVIDADES DE LA SUPERVISIÓN
5.3.1.
EN ETAPA CONTRACTUAL
La supervisión e interventoría contractual implica la coordinación, seguimiento vigilancia y
control de la ejecución de los contratos suscritos por parte del COPNIA, a fin de garantizar
el cumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del contratista.
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por
mantener informada a la Dirección General directamente o a través de las diferentes
subdirecciones, de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción
tipificados como conductas punibles, que puedan poner en riesgo el cumplimiento del
contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
5.3.1.1. Funciones relacionadas con la ejecución del contrato:
 Suscribir el acta de inicio de contrato, en los casos en que se haya establecido en el
mismo, al igual que las actas de recepción a satisfacción de bienes o de prestación de
servicios, dentro de los términos establecidos, cuando haya lugar a ello. Estas actas
deberán quedar archivadas en la respectiva carpeta del contrato.

En los contratos que requieran la realización de varias actividades durante su plazo de
ejecución, deberá aprobar o elaborar junto con el Contratista, los respectivos Cronogramas
de ejecución del objeto contractual, según lo establecido en el respectivo contrato. En los
casos en que no se puedan cumplir los plazos establecidos en el contrato, se deberá
modificar el respectivo cronograma de común acuerdo, dejando constancia por escrito de
la justificación de la modificación, sin que en ningún caso se modifique el plazo de
ejecución, en los casos en que se requiera modificar los plazos de ejecución se deberá
cumplir lo establecido en el numeral 5.3.1.6 del presente manual.

Citar a reuniones a los Contratistas, cuando se presenten dudas con respecto a los
términos de ejecución del contrato, o cuando lo considere necesario para garantizar la
normal ejecución del mismo. Para esta reunión podrá citar al Director General,
Subdirectores, al Profesional de Gestión de Contratación y al Profesional del área que
tenga responsabilidad directa en la ejecución del contrato. De estas reuniones se deberá
levantar un acta escrita, firmada por cada uno de los asistentes, que se deberá archivar en
la respectiva carpeta.

Cuando lo considere necesario o tenga dudas respecto al cumplimiento de las obligaciones
del contratista, el supervisor podrá solicitarle un informe de ejecución del contrato,
indicándole que como mínimo debe contener la siguiente información:
o
o
o
o
o
o
o

Nombre del contratista.
Numero del contrato.
Fecha de inicio y terminación del contrato. De acuerdo a lo establecido en la
minuta.
Objeto del contrato. Textualmente de acuerdo a la minuta.
Actividades y obligaciones contractuales. De acuerdo a lo establecido en la minuta.
Actividades desarrolladas hasta la fecha del informe. Anexando los respectivos
soportes que den aval al cumplimiento de cada una de las actividades.
Nombre y firma del Representante Legal del Contratista.
Informar al Contratista mediante comunicación externa, con copia a la Subdirectora
Administrativa y Financiera y a la Subdirección de donde dependa el contrato o a la misma
Dirección General, los desacuerdos que considere existan con respecto al cumplimiento de
las obligaciones contractuales; dichas comunicaciones deberán estar motivadas y
71
ANEXO 10
justificadas en hechos, circunstancias o soportadas en la normatividad vigente. De igual
forma debe realizar las recomendaciones que considere necesarias para lograr la
normalización de la ejecución del contrato.

Solicitar asesoría técnica, a los profesionales del COPNIA, respectivos que tengan el
conocimiento necesario, para resolver dudas con respecto al objeto contractual.

Cuando se observen graves irregularidades, que amenacen con el incumplimiento o
paralización del contrato, deberá informar mediante memorando interno al Ordenador del
Gasto del COPNIA con copia a la Subdirectora Administrativa y Financiera a la
Subdirección de donde dependa el contrato, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles
siguientes a la ocurrencia de los hechos. Lo anterior con el fin de que la entidad pueda
iniciar las acciones pertinentes para la normalización del contrato.

Cuando se generen discrepancias frente a la ejecución del contrato y al cumplimiento de
las obligaciones, deberá solicitar por escrito los conceptos respectivos al Profesional de
Gestión de Contratación, para que se solicite la asesoría de la Dirección Jurídica, con el fin
de dar un concepto unificado por parte de la entidad con respecto al tema respectivo. En
tal caso el supervisor del contrato únicamente podrá actuar en concordancia por el
concepto emitido por la entidad. Durante el tiempo que no se emita concepto por parte de
la entidad no se podrán dar autorizaciones a los pagos que se encuentren en trámite a
favor del contratista.

Constatar a la fecha de vencimiento del contrato, que este se cumplió en su totalidad, al
igual que las obligaciones del contratista. Si el supervisor no tiene certeza de su
cumplimiento no podrá dar trámite al pago de la última factura.
5.3.1.2. Funciones relacionadas con la imposición de sanciones por incumplimientos del
contratista:
En el caso de posibles incumplimientos, el supervisor deberá requerir mediante
comunicación externa al Contratista, para que de cumplimiento a las obligaciones
contractuales en los términos y condiciones pactadas, garantizándole el derecho al
debido proceso. Es decir, se debe dar oportunidad al Contratista para controvertir los
requerimientos que se formulen, de ser oído y de poner de manifiesto su punto de vista
sobre el particular.
Cuando el contratista no de respuesta a los requerimientos o el supervisor considere que
no es satisfactoria la misma, deberá realizar un informe de supervisión, en el que se
explique en detalle el incumplimiento, las observaciones pertinentes, la respuesta del
contratista y las posibles consecuencias de la persistencia del incumplimiento. Este
informe se deberá remitir mediante memorando interno al Ordenador del Gasto del
COPNIA con copia a la Subdirectora Administrativa y Financiera y al Subdirector Jurídico,
informando del incumplimiento presentado en la ejecución del contrato, con el fin de
evaluar la pertinencia de dar inicio al proceso de Imposición de multas, sanciones o
declaratorias de incumplimiento, el cual debe realizarse conforme a los establecido en el
artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
En caso de que se de inicio al procedimiento de Imposición de multas, sanciones o
declaratorias de incumplimiento, por parte del COPNIA, el supervisor deberá estar atento
a que el Contratista pueda llegar a subsanar el incumplimiento por el cual se procedió. En
tal caso deberá informar mediante memorando interno al Ordenador del Gasto del
COPNIA con copia a la Subdirectora Administrativa y Financiera y a la Subdirección de
donde dependa el contrato, para que se realice la terminación del proceso.
72
ANEXO 10
5.3.1.3. Funciones relacionadas con los aspectos presupuestales del contrato:
Debe verificar que se expidan los respectivos Registros Presupuestales de los contratos
adicionales, contratos modificatorios o cesiones. Para los contratos que se ejecuten en
diferentes vigencias amparados por vigencias futuras, deberá verificar que se expida en
Registro Presupuestal el primer día hábil de la vigencia respectiva, y que se suscriban
las respectivas pólizas si se requiere, así como su aprobación por parte de la
Subdirección Jurídica del COPNIA.
5.3.1.4. Funciones relacionadas con los bienes o servicios contratados:
En caso de que la naturaleza del contrato lo requiera y si así se estipule en el mismo,
deberá suscribir junto con el contratista las actas de recepción parcial o total de bienes,
de obra o de prestación de servicios. Estas actas deberán contener el detalle de los
bienes o servicios suministrados, especificando descripciones, cantidades, y valores
unitarios y totales.
Deberá verificar que las descripciones, cantidades, valores y sumatorias de los mismos
correspondan a las condiciones técnicas y económicas establecidas en el contrato. Para
tal fin deberá realizar las inspecciones y los controles necesarios, para constatar el
cumplimiento de las condiciones técnicas y de calidad de los bienes suministrados, de los
servicios prestados o de los trabajos ejecutados y materiales entregados, de acuerdo a lo
establecido en el contrato. En caso que se presente algún incumplimiento deberá
informar mediante memorando interno al Ordenador del Gasto con copia a la
Subdirectora Administrativa y Financiera y a la Subdirección de donde dependa el
contrato.
En caso de presentarse dudas respecto al cumplimiento de las condiciones técnicas y de
calidad, el supervisor deberá solicitar por escrito al Profesional de Gestión que requiere el
bien o servicio, la respectiva aclaración de manera escrita.
No se podrá dar recibo a satisfacción de los bienes, realizar entrada a almacén o dar
trámites a los pagos relacionados, en caso de que no se de cumplimiento a las
condiciones técnicas y de calidad de los bienes o servicios entregados.
5.3.1.5. Funciones relacionadas con los pagos al contratista:
El supervisor deberá:
 Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales establecidas,
requeridas para el pago correspondiente.
 Expedir el recibo a satisfacción de los bienes y servicios utilizando los formatos
definidos por el COPNIA.
 Verificar que se realicen las respectivas entradas a almacén, de los bienes
suministrados que así lo requieran.
 Recibir la factura presentada por el contratista, verificar que se encuentre acorde a las
condiciones del contrato y firmarla como aprobación de la misma, en caso de autorizar
el pago.
 Verificar que se anexe la certificación del pago de aportes parafiscales a los sistemas
de salud, riesgos profesionales, pensiones, aportes a las cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Esta certificación deberá corresponder al
período en el que se realiza el pago y en caso de no ser presentada no se podrá dar
trámite al pago. Para el caso de personas naturales que prestan sus servicios al
73
ANEXO 10
COPNIA como contratistas independientes, se debe constatar la afiliación al sistema
de seguridad social como aportante independiente desde el momento mismo de
suscripción del contrato y durante el todo el plazo de ejecución del mismo.
 Revisar y aprobar las respectivas facturas presentadas por el Contratista, de acuerdo
con la forma de pago establecida en la minuta del contrato, mediante el
diligenciamiento del formato "CONTROL DE SUPERVISIÓN Y APROBACIÓN DE
PAGO". El diligenciamiento de este formato en los contratos de mínima cuantía serán
tenidos en cuenta como informes de supervisión y el formato del último pago podrá
hacer las veces de acta de liquidación del contrato.
5.3.1.6. Funciones relacionadas con la modificación del contrato:
Si durante la ejecución del contrato se presentan circunstancias que afecten las
obligaciones inicialmente pactadas en los mismos, el supervisor deberá solicitar
oportunamente la adición, prórroga o modificación, mediante memorando escrito
motivado dirigido al Profesional de Gestión de Compras con copia al Ordenador del
Gasto del COPNIA.
Para requerir la modificación el supervisor debe tener en cuenta que no se podrá cambiar
sustancialmente el objeto inicial del contrato, ni se podrá adicionar el valor en más de un
cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del mismo. Esta solicitud se deberá realizar
con antelación mínima de ocho (8) días hábiles, para que se puedan realizar todos los
procedimientos administrativos necesarios, dentro de la vigencia del contrato, tales como
la proyección del documento y la ampliación de las pólizas, si se requieren, entre otros.
5.3.1.7. Funciones relacionadas con la suspensión del contrato:
En los casos en que la situación de la ejecución del contrato así lo requiera, el supervisor
podrá solicitar de manera motivada la suspensión temporal del contrato, mediante
memorando escrito dirigido al Ordenador del Gasto del COPNIA con copia a la
Subdirectora Administrativa y Financiera y al Subdirector Jurídico. La solicitud de
suspensión, se justifica en los casos en que durante la ejecución del contrato se
presenten circunstancias de fuerza mayor a caso fortuito, o por causas ajenas a las
partes, que impida temporalmente su normal ejecución.
En caso de que se realice la suspensión temporal del contrato, el supervisor deberá estar
pendiente de la suscripción del acta de suspensión entre las partes. De igual forma una
vez desaparezcan las causas que dieron origen a la suspensión del contrato deberá
solicitar mediante memorando escrito, la reanudación del contrato.
5.3.2.
EN ETAPA POSTCONTRACTUAL
El supervisor o interventor deberá suscribir el acta de terminación de la ejecución del
contrato, en el caso que sea necesario, una vez finalizado y recibidos a satisfacción la
totalidad de los bienes o la prestación de los servicios.
En los contratos de tracto sucesivo, en los que su ejecución o cumplimiento se prolongue
en el tiempo y los demás que lo requieran, deberán ser liquidados. Para lo cual el
supervisor deberá proyectar el acta de liquidación del contrato en la cual constarán los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las
divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo en las obligaciones.
La liquidación de los contratos no es obligatoria para los contratos de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
74
ANEXO 10
En el caso que se requiera solicitar aplicación de garantías por el mal funcionamiento o por
defectos en las condiciones de los bienes, el Supervisor deberá requerir al contratista
mediante comunicación escrita, para que cumpla con sus obligaciones.
5.4. SUPERVISION DE CONTRATOS DE OBRA
5.4.1.
ENTREGA DEL ANTICIPO EN CONTRATOS DE OBRA Y DISEÑO
5.4.1.1. EL COPNIA entregara anticipo únicamente para los contratos de obra y de diseño.
Los contratos de suministro y prestación de servicios, no contemplan esta
modalidad.
El anticipo sólo procederá previa legalización del contrato y aprobación de la garantía
única, que deberá contener el amparo por “Buen manejo del anticipo” del contratista a
favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA.
 La garantía única debe expedirse dentro de los términos estipulados en el pliego de
condiciones, términos de referencia y el contrato; por los valores y vigencias allí
estipuladas, y ser aprobada por el Director Jurídico, salvo delegación expresa en
contrario.
En términos generales, se entienden como requisitos para el perfeccionamiento de
contratos los siguientes:
 Aprobación de la garantía única contractual
 Existencia de la disponibilidad presupuestal
 Acreditación de afiliación a la seguridad social y del pago de aportes parafiscales.
 Suscripción por las partes del contrato
 Expedición del registro presupuestal.
5.4.1.2. El contratista deberá presentar al COPNIA un oficio con la solicitud del anticipo.
5.4.1.3. El contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable
para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de
garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del
respectivo contrato.
Para efectos de la apertura de fiducia, el contratista elevará la solicitud a la entidad
financiera de manera escrita.
Dicha fiducia operará bajo las siguientes condiciones:
- Todas las transacciones que impliquen retiros de la fiducia requerirán siempre de la
aprobación escrita por parte del supervisor o interventor del contrato.
- Con cargo a la fiducia del anticipo no se podrán autorizar traslados de suma alguna a
una cuenta, persona o entidad (notas debito) ni ingresos por ningún concepto (notas
crédito), además por la característica de fondos públicos que son inembargables.
- Los extractos financieros o informes que genere la fiduciaria serán enviados
directamente al supervisor o interventor del contrato en la ciudad donde se este
adelantando la contratación.
75
ANEXO 10
- Si la fiducia genera rendimientos financieros de algún tipo, estos serán de propiedad
del COPNIA.
- Una vez se agote el anticipo y se liquide el contrato, la fiducia deberá saldarse,
dejando como prueba dentro de los documentos que componen el fólder de la
contratación, el comprobante de cierre de la misma expedido por la entidad fiduciaria.
5.4.1.4. El contratista deberá presentar inscripción en el RUT para verificar cuales es su condición
frente a la administración de impuestos nacionales, según artículo 5º del Decreto
Reglamentario 2788 de 2004
5.4.1.5. El supervisor o interventor llevará un control sobre el anticipo entregado a la fiducia,
valiéndose para tal fin del formato diseñado para controlar los gastos que vayan siendo
cubiertos a cargo de dicho fin, y además, controlar el saldo disponible del mismo
conforme se vayan haciendo las legalizaciones parciales, a través de las actas
respectivas.
5.4.1.6. El supervisor o interventor deberá llevar un fólder con los soportes correspondientes a los
retiros con cargo a la fiducia. El supervisor deberá verificar que lo girado realmente se
esté aplicando a la ejecución del contrato y corresponda a un programa de inversión.
5.4.2.
INICIACIÓN DE CONTRATOS DE OBRA
El contrato se dará por iniciado con la suscripción del “Acta de Inicio de Obra”, la cual
deberá suscribirse al día siguiente de la consignación del valor correspondiente al anticipo
o al perfeccionamiento del contrato en caso de no pactar anticipo.
Para la firma del acta de inicio, el contratista deberá presentar al supervisor o interventor,
para su aprobación, un programa detallado de trabajo de acuerdo con las especificaciones
ya consagradas en los pliegos y contrato, donde consten el orden y método para llevar a
cabo el objeto del contrato. El cronograma debe ser avalado por el supervisor o interventor,
en la misma acta de inicio, en donde él supervisor o interventor expresa su conformidad
respecto de los documentos que le son entregados.
Con la suscripción del acta de inicio de obra, el supervisor o interventor de la misma,
deberá iniciar la conformación de un expediente en forma cronológica, debidamente foliado
de toda la documentación financiera y contractual que se produzca en desarrollo de la
ejecución del contrato, así como de la correspondencia realizada por el contratista, copia
de las respuestas dadas, copia de los oficios producidos por las oficinas centrales con
ocasión del contrato, al igual que las actuaciones que con respecto al mismo haya
adelantado o haya requerido cualquier órgano de control.
Estas actividades deben cumplirse, en primer lugar para asegurar el cumplimiento de los
principios de eficiencia, celeridad y publicidad en las actuaciones administrativas; así como,
lo preceptuado en el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, normas
concordantes de la Ley 80 de 1993 y de la Ley General de Archivos. De esta forma se
asegura un seguimiento más estricto de los acontecimientos propios de la ejecución del
contrato.
5.4.3.
RECIBO PARCIAL DE OBRA
5.4.3.1. Recepción
76
ANEXO 10
Los avances de obra que en desarrollo del objeto contractual realicé el contratista, serán
recibidos por parte del supervisor o interventor a través de la suscripción de una acta de
recibo parcial de obra.
Previa a la elaboración del acta de recibo parcial de obra, el supervisor o interventor se
asegurará de que el contratista está dando cumplimiento a los puntos que se exponen a
continuación:
 Vigilar que la ejecución integral del contrato se realice conforme a lo estipulado
Esta tarea se dirige a vigilar, según lo contratado, el cumplimiento integral del contrato en
el objeto, las condiciones y dentro de los plazos acordados.
La sujeción en la ejecución del contrato a lo estipulado en el documento contractual es la
principal manera de controlar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Pero, vale
aclarar, la función también se extiende a la vigilancia del cumplimiento de la entidad en las
obligaciones adquiridas por ella, pues parte de los requerimientos contractuales se
relacionan con sus deberes, que inciden en el progreso de la ejecución contractual.
Además, de él se desprenden las facultades con las que cuenta el supervisor o interventor
de hacer sugerencias en cuanto a los elementos del contrato, de manera justificada,
especialmente sobre la modificación de plazos y valores, suspensión o reanudación del
contrato, en el caso que las circunstancias obligaren a ello.
 Cumplimiento de los cronogramas de trabajo establecidos
El cronograma de ejecución del contrato concreta la adaptación de las actividades a
desarrollar en virtud del contrato al plazo que se ha estimado para su cumplimiento, y
constituyen el parámetro a seguir para su realización por las partes.
En cualquier tipo de contrato, tanto la administración como el contratista se supeditan al
plazo limitado que se fija de acuerdo con el objeto del mismo. Puede asumirse que el
contrato estatal origina una relación jurídica con plazo fijo, dentro del cual el contratista
debe satisfacer las obligaciones principales y accesorias, y la administración las que le
sean propias, con la importancia adicional de que es dentro del marco de los plazos que
del contrato se deriven y que se concretan en el cronograma, que la administración puede
ejercer sus potestades, especialmente sancionadoras, frente al incumplimiento del
contrato.
Ahora bien, no en todo caso el plazo contractual coincide con el de ejecución, ya que al
finalizar el plazo estimado para el cumplimiento de las obligaciones, las partes no quedan
liberadas, pues algunas obligaciones adquiridas se extinguen sólo al momento de la
liquidación contractual, en la que la administración puede valorar el cumplimento total de
las obligaciones y se pone término a la vinculación de las partes. Por esa razón, los
contratos de la administración pública tienen dos plazos: el plazo de ejecución (término que
se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes, derivadas del contrato) y el
plazo de vigencia del contrato (contado desde el perfeccionamiento del contrato hasta su
liquidación).
Siendo como es el plazo un elemento fundamental del contrato, y dado que sus efectos
inciden especialmente en el cumplimiento del mismo y delimitan temporalmente el ejercicio
de las facultades de la administración, el supervisor o interventor, como representante de la
Entidad, debe vigilar el oportuno cumplimiento de lo estipulado en materia de plazos en
conexidad con el control sobre el normal desarrollo de la ejecución integral del contrato.
77
ANEXO 10
Se estima que cuando el contratista no cumple dentro del plazo establecido, es
precisamente el vencimiento del plazo el momento en que se evidencian las características
de su incumplimiento y en ese instante la administración debe calificar la responsabilidad
que le incumbe al contratista y, si existen motivos razonables imputables a él que no
encuentran justificación, debe sancionar su incumplimiento.
No obstante, existen posibilidades en el manejo del plazo que facilitan una ejecución que
satisfaga a plenitud las expectativas de las partes, especialmente de la Entidad frente al
objeto requerido, cuando por situaciones razonables se vislumbra alguna situación
desfavorable para la ejecución. Por diversas circunstancias, que deben ser valoradas en
particular para cada caso y acompañarse del concepto técnico favorable del supervisor o
interventor, se puede alterar el plazo inicialmente pactado a través de su prórroga, su
modificación, la suspensión o adición.
La adecuación del cronograma a las nuevas condiciones temporales es efecto principal de
la alteración del plazo, como también lo es la incidencia directa en la garantía única de
cumplimiento, por cuanto ésta debe en todo momento extender su amparo al plazo que se
haya exigido en el contrato, por lo que, al suspender, prorrogar o adicionar este aspecto, la
póliza deberá adaptarse a las variaciones que al respecto se introduzcan, para contar con
una conveniente cobertura de los riesgos amparados, en caso de requerirse.
Es claro, en el sentido de que la vigilancia del supervisor o interventor se dirige a que sea
él, cuando lo considere conveniente, quien recomiende y solicite modificaciones a las
condiciones temporales del plazo, según su valoración del estado de la ejecución, de la
utilidad de tales cambios y de la necesidad que conllevan para la satisfacción del objeto,
para lo cual debe vigilar permanentemente el estado de la ejecución en comparación con el
cronograma adoptado para tal fin.
Igualmente, en caso de que sea el contratista quien lo solicite y lo sugiera, la modificación
sólo podrá adoptarse si está acompañada del análisis y concepto que sobre las
circunstancias aludidas y sobre la viabilidad de la modificación debe realizar el supervisor o
interventor, siempre con la aceptación y acuerdo de las partes. Estos eventos contractuales
se sujetan a una condición especial: el aval o concepto del supervisor o interventor que
debe ser emitido por lo menos con quince días de antelación al vencimiento del plazo de
ejecución acordado
Vale la pena recordar, que el supervisor o interventor tiene responsabilidad de tipo civil,
penal, administrativo y fiscal, cuando del desempeño de sus funciones se trata, éste haya
incidido en un perjuicio patrimonial para el COPNIA. Así mismo, que también es su
responsabilidad, solicitar al COPNIA, con la debida sustentación, la imposición al
contratista de las sanciones a que hubiere lugar por demoras o retrasos no justificados en
las obras. En todos los casos, las sanciones al contratista se impondrán previo concepto
de la oficina jurídica del COPNIA.
 Constancia e idoneidad en el desarrollo del proyecto
El supervisor o interventor, deberá exigir constantemente al contratista la dedicación y
permanencia del personal al frente de los trabajos o labores, así como de los servicios que
requiera para la ejecución del contrato. Igualmente, verificará la idoneidad del personal
contratado y solicitará con oportunidad los cambios que considere pertinentes en la nómina
de empleados que el contratista ha dispuesto para el desarrollo del contrato.
 Consistencia entre las cantidades de obra adelantadas y presupuestos de obra
ejecutados
78
ANEXO 10
Paralelamente al control sobre cumplimiento del cronograma de trabajo, el supervisor o
interventor, deberá ejercer uno adicional sobre la consistencia entre los trabajos
adelantados por el contratista, frente a los recursos ejecutados en cada una de las fases
del proyecto, a fin de constatar que el gasto se efectúe de manera ajustada a la
destinación y montos previstos en el contrato, y a conducir el correcto manejo de los
dineros públicos. Con los soportes y registros necesarios.
Así mismo, esta labor permite prever oportunamente desviaciones respecto del plan
inicialmente establecido, y evitar así el retraso de las obras contratadas.
Para el caso, el supervisor o interventor, aprobará y verificará conforme son realizados los
desembolsos de la fiduciaria de los dineros del anticipo, que los mismos estén siendo
aplicados al proyecto, por medio de la compra de material y ejecución de obra,
preestablecida para cada una de las fases del cronograma de trabajo. La anterior labor se
entenderá cumplida a través de la revisión y refrendación periódica de los gastos que se
ocasionen con objeto de la ejecución del contrato.
La refrendación de los gastos conllevará verificar que las cantidades relacionadas en los
informes del contratista, corresponden exactamente a las ejecutadas en la obra respectiva
y cumplen con las especificaciones técnicas y el control de calidad estipulado en los actos
contractuales, planes y cronogramas aprobados.
Si el supervisor o el interventor en algún momento de la inspección que realiza a la obra y
su ejecución, detecta que los materiales utilizados no cumplen con los requerimientos
técnicos y especificaciones, está en la obligación de rechazar los mismos y exigir al
contratista su reemplazo por materiales ajustados al especificaciones del proyecto.
 Soportes contables idóneos en las entregas parciales de obra
Ya en términos operativos y de manera más concreta, la vigilancia y el control presupuestal
y financiero durante la ejecución del contrato se materializa en la intervención en el
proceso de cobro y pago.
El supervisor o interventor deberá revisar y aprobar las actas de entrega parcial y las
facturas o cuentas de cobro correspondiente, presentada por el contratista a la Entidad, y
deberá registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato, con lo cual podrá
posteriormente ponderar el estado del mismo en cuanto a la ejecución del presupuesto.
Sobre la factura, a diferencia de la cuenta de cobro, deberá contener, además de la
mención del derecho que ahí se incorpora y la firma de quien lo crea, los requisitos que las
normas comerciales y tributarias exigen para ese documento, a saber:
-
El número, que deberá corresponder a un sistema de numeración consecutiva y venir
preimpreso por medios tipográficos, litográficos o similares.
-
La fecha, que deberá corresponder a la de realización de la operación facturada.
-
Tener preimpreso, por medios tipográficos, litográficos o similares, los apellidos y
nombre o razón social y NIT.
-
Nombre y NIT del Consejo cuando se trate de facturas expidas por talonario
79
ANEXO 10
-
Indicar si se tiene la calidad de agente retenedor del IVA, y discriminar el IVA
correspondiente.
-
La denominación y características que identifiquen los objetos de la transacción.
-
Precio unitario y valor total
-
La expresión en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de
cambio.
-
Igualmente debe indicarse en la factura, ya sea a través de medio mecánico, sello o
manual, o estar preimpreso en la factura de venta, el número y la fecha de la
Resolución de autorización de la DIAN, para el rango de la numeración habilitada
 Cumplimiento de normas técnicas y ambientales, así como de permisos
necesarios para realizar la obra
De acuerdo con la naturaleza del objeto que se ejecuta, deben seguirse las normas
técnicas asociadas al mismo. De esa manera, el supervisor o interventor debe atender las
condiciones técnicas que durante la ejecución del contrato puedan afectar su normal
desarrollo y conducir a resultados insatisfactorios o a comprometer la responsabilidad de la
Entidad, por lo que habrán de tenerse presentes las condiciones técnicas adecuadas frente
a todos los elementos relacionados en la ejecución: entorno medio ambiental, seguridad
industrial, protección del talento humano que interviene, prevención de accidentes y
manejo adecuado de riesgos, entre otros factores. Esta función, es complementaria a otra,
que está referida a aspectos propios de seguridad jurídica de la ejecución, por cuanto se
ocupa de vigilar la tenencia de los permisos, licencias y documentación necesaria para
llevar a cabo las tareas propias del objeto contratado. En efecto, otra de las funciones del
supervisor o interventor es:
Comprobar, de acuerdo a la naturaleza del contrato, la existencia de los permisos, licencias
y documentación exigida por las autoridades competentes antes de iniciar las obras y
durante la ejecución de las mismas.”
La reunión de toda clase de permisos, licencias y demás documentación asociada a la
naturaleza del objeto del contrato, es garantía del oportuno y adecuado cumplimiento de
las obligaciones derivadas de la relación contractual. La especificidad de estos requisitos
variará en virtud de las actividades que se desplieguen durante la ejecución.
 Cumplimiento de las obligaciones laborales y tributarias por parte del contratista
El supervisor o interventor debe controlar que el contratista efectúe los pagos que por
obligaciones laborales le correspondan, independientemente que en la contratación se
exija la póliza de cumplimiento de dichas obligaciones.
En cuanto a las obligaciones tributarias que se deriven del contrato, el supervisor o
interventor, controlará que el contratista cumpla sus obligaciones tributarias generadas en
virtud del contrato y su ejecución , esto es, el impuesto sobre las ventas - IVA y al impuesto
de timbre, cuando el valor del contrato lo justifique.
 Cumplimiento en el pago de aportes a la seguridad social
80
ANEXO 10
Esto se deriva de las obligaciones previstas en el articulo 50 de la Ley 789 de 2002, norma
de especial importancia para el control a la evasión de los recursos parafiscales.
El supervisor o interventor deben verificar y dejar constancia del cumplimiento de esa
obligación al momento de liquidar el contrato, con el consecuente compromiso de hacer las
retenciones necesarias, cuando compruebe que no se realizaron totalmente los aportes
correspondientes, y girar directamente esos recursos a los respectivos sistemas. Eso
implica que las entidades cumplan durante toda la vigencia del contrato el deber de
establecer la correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron
cotizarse, para que al momento de liquidar el contrato puedan hacerse las posibles
retenciones.
En ejercicio de esta función, se prevé que el supervisor o interventor informe a la
Subdirección Jurídica el incumplimiento de estas obligaciones, que se constituye en causal
para la imposición de multas, previa constatación de la mora mediante liquidación
efectuada por la entidad administradora.
En términos prácticos, el cumplimiento de la obligación del contratista frente a las normas
laborales y del sistema de seguridad social integral, se verifica mediante la revisión de
nóminas, de consignaciones de pagos por salud, pensiones, riesgos profesionales, y con
las constancias de pago de las restantes obligaciones generadas por el contrato en su
ejecución.
 Vigilar el cumplimiento de los plazos, la vigencia del contrato y de los riesgos
amparados de la garantía única
Debe tenerse en cuenta que los términos que se determinan en cada caso, para cada uno
de los amparos de la garantía única, son perentorios. Por lo anterior, del control que se
ejerza sobre el avance del cronograma de trabajo, dependerá en gran medida el
cumplimiento a cabalidad de todas las obligaciones emanadas del contrato.
Sin perjuicio de lo anterior, en el eventual caso de que se presente alguna observación o
reclamo de parte del contratista, el supervisor o interventor del proyecto deberá atender
dichas solicitudes, consultas o reclamaciones, para de allí hacer las observaciones al
COPNIA que él estime convenientes.
5.4.3.2. Pagos
Como mínimo, deberá realizarse un informe de cumplimiento de las obligaciones por
parte del supervisor o interventor, previo a cada pago pactado en el contrato,
especificando con claridad en que etapa de desarrollo va y si el avance esta acorde con
el cronograma de obra trazado y aprobado con anterioridad. Este documento es
indispensable para que se efectúe el pago correspondiente al contratista y en el se debe
indicar, el número de cuenta en la cual se depositarán los pagos que le corresponden al
contratista.
El anticipo se amortizará mediante deducciones proporcionales al mismo de las actas
parciales y su liquidación total deberá realizarse por lo menos, quince (15) días antes del
vencimiento del plazo contractual, situación que deberá ser controlada por el supervisor o
interventor.
Para el trámite de cualquier pago por parte del COPNIA, es indispensable que el
contratista, paralelamente a la suscripción del acta de entrega parcial de obra
debidamente refrendada por el supervisor o interventor; elaboré y envié anexo a dicha
acta, la respectiva factura de venta o cuenta de cobro, la cual deberá obligatoriamente
coincidir con el valor al cual se refiere el acta de entrega parcial. En caso de que los
81
ANEXO 10
documentos no coincidan, se realizara la devolución de los mismos para que entre el
supervisor y el contratista corrijan el problema.
Independientemente del sitio del país donde se desarrollen las contrataciones, los pagos
se efectuaran desde la ciudad de Bogotá, en las cuentas que para este efecto informe el
contratista.
Con la presentación de la factura o cuenta de cobro, el COPNIA efectuara las retenciones
tributarias a que haya lugar, y dará cumplimiento con ello a sus obligaciones como agente
retenedor.
En cada uno de los pago parciales que realice el COPNIA al contratista por las
ejecuciones parciales de obra, la entidad retendrá de acuerdo con lo dispuesto en el
contrato suscrito, el 10% del valor total del acta parcial, valor que será cancelado previa
suscripción del acta de recibo definitivo y liquidación final del contrato, avalada por el
supervisor o interventor de dicho contrato.
5.4.4.
RECIBO DEFINITIVO DEL CONTRATO Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA
Para hacer el recibo definitivo y liquidación del contrato se deberá anexar:
5.4.5.
-
Copia de la documentación que se genere con la ejecución del contrato como actas,
facturas, cuadros de control, etc, los cuales serán parte del archivo del contrato.
-
Los documentos originales correspondientes a pagos de anticipos, cuentas de cobro o
facturas correspondientes a avances de obra y el acta final correspondiente a la
liquidación del contrato harán parte del comprobante de pago de liquidación del
contrato.
-
Prueba de las instalaciones eléctricas, sanitarias, mobiliarias y demás, con la
correspondiente aprobación por parte del supervisor o interventor de la obra.
MAYORES CANTIDADES DE OBRA, OBRAS ADICIONALES Y OBRAS SUPRIMIDAS
O MENORES CANTIDADES DE OBRA
Cuando se establezcan durante la ejecución del Contrato, incrementos en las cantidades
de obra contratada, o surja la necesidad de obras no previstas pero necesarias para la
debida ejecución del objeto del contrato, las partes contratantes suscribirán un Contrato
Adicional en tal sentido. Dicho Contrato requerirá para su eficacia y ejecución, la
aprobación de la renovación y ampliación de la Garantía y disponibilidad presupuestal
correspondiente, previamente a su firma.
El Contrato no podrá adicionarse en una cuantía superior al CINCUENTA POR CIENTO
(50%) de su valor inicial. Cuando por circunstancias especiales distintas al interés público
haya necesidad de modificar el plazo del presente contrato, y fuere preciso prorrogar el
plazo del Contrato original, también se celebrará un Contrato Adicional, el cual requiere
para su eficacia de la aprobación de la renovación y ampliación de la Garantía.
Como MAYOR CANTIDAD DE OBRA se entiende aquella resultante de la diferencia entre
la cantidad ejecutada y medida y la cantidad de obra inicialmente contratada, para la cual
existe un precio unitario fijo en la propuesta del Contratista, el cual rige para la mayor
cantidad de obra contratada.
Como OBRA ADICIONAL, se entiende aquella no prevista pero cuya ejecución se hace
necesaria para la estabilidad de la obra, buen funcionamiento o adecuada terminación de
82
ANEXO 10
las obras contratadas. Las obras adicionales deberán tener un análisis de precios unitarios
de mercado con dos cotizaciones para ser aprobados por parte del Supervisor de la Obra.
Las obras adicionales no podrán iniciarse sin el respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal y la firma del contrato adicional.
Como OBRA SUPRIMIDA O MENORES CANTIDADES DE OBRA se entiende aquella
resultante de la diferencia entre las cantidades de obra ejecutadas y medidas, y las
cantidades de obra contratadas, inicialmente, cuyos precios unitarios aparecen en la
propuesta y causan reducción en el valor del contrato. Con los recursos provenientes de
estas obras suprimidas o menores cantidades de obra, se podrán compensar mayores
valores al contrato por costos resultantes de mayores cantidades de obra.
En caso de presentarse una OBRA MAL EJECUTADA, el Supervisor comunicará al
CONTRATISTA por escrito según las visitas a la obra que este practique, y fijará un plazo
para que reemplace o repare a su costa, los daños o defectos presentados en la obra.
El COPNIA no reconocerá ni pagará obras adicionales, ni mayores cantidades de obra, que
no cumplan con los requisitos legales y contractuales, ni son autorizadas por el supervisor
y El COPNIA
EL CONTRATISTA estará en obligación de ejecutar las mayores cantidades de obra o las
obras adicionales no previstas, cuando estas sean necesarias para el correcto desarrollo
de la obra. Las obras adicionales y las no previstas deberán someterse a evaluación
técnica y económica por parte del Supervisor de la Obra y a consideración final por parte
de la Dirección General del COPNIA, antes de llevarlas a cabo. El COPNIA no pagará
obras adicionales no autorizados por el Supervisor de la Obra. La obra adicional que sea
necesaria realizar debe tener el respectivo análisis de precio y su valor debe ser
establecido, por los análisis de mercado; que en todo caso debe aprobar el COPNIA de
acuerdo con las cotizaciones que el CONTRATISTA presente a la Entidad.
5.4.6.
CONTRATOS ADICIONALES:
Cuando se establezca durante la ejecución del Contrato, que hay incrementos en las
cantidades de obra contratada, que impliquen un mayor valor total del presente contrato y
que no puedan ser compensadas con los saldos de otros ítem por menores cantidades de
obra; o cuando surja la necesidad de obras no previstas pero necesarias para la ejecución
del objeto del Contrato, las partes contratantes suscribirán un Contrato Adicional en tal
sentido. Dicho Contrato requerirá para su eficacia y ejecución, la aprobación de la
renovación y ampliación de la Garantía y la Reserva Presupuestal correspondiente.
Además, el CONTRATISTA deberá publicar el Contrato adicional en el Diario único de
contratación, si a ello hubiere lugar, dentro de los OCHO (8) días hábiles siguientes a la
firma del Contrato Adicional, hasta el 30 de Mayo de 2012. El presente Contrato no podrá
adicionarse en una cuantía superior al CINCUENTA POR CIENTO (50%) de su valor
inicial. Cuando por circunstancias especiales distintas al interés público haya necesidad de
modificar el plazo del presente contrato, y fuere preciso prorrogar el plazo del Contrato
original, también se celebrará un Contrato Adicional, el cual requiere para su eficacia,
renovación y ampliación de la garantías debidamente aprobadas por el COPNIA.
5.4.7.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR ESTABLECIDA EN EL CONTRATO
Las funciones y atribuciones principales del Supervisor de la Obra, entre otras, son las
siguientes:
a) Revisar las actas mensuales de obras o servicios y ajustes, con base en la verificación
directa y la confrontación de las facturas para la aprobación respectiva.
83
ANEXO 10
b) Resolver las consultas que formule EL CONTRATISTA haciéndole las observaciones
que estime convenientes.
c) Velar por el cumplimiento del programa del trabajo ajustado siempre a las
especificaciones y planos del proyecto aprobado por EL COPNIA.
d) Practicar inspecciones completas a las obras. Realizar visitas técnicas al frente de los
proyectos y evaluar su desempeño. En caso de incumplimiento, solicitar oportunamente
a la instancia pertinente las medidas correspondientes.
e) Verificar que las cantidades relacionadas en los informes por el contratista
correspondan exactamente a las ejecutadas en la obra respectiva y que cumplan las
especificaciones técnicas y el control de calidad estipulado en los actos contractuales.
f) Realizar evaluaciones periódicas sobre el avance físico de la obra en relación con el
cronograma, con el fin de establecer posibles incumplimientos parciales o definitivos y
solicitar al ordenador del gasto, con la debida sustentación, la imposición al contratista
de las sanciones a que hubiere lugar. En todos los casos, las sanciones al contratista se
impondrán previo concepto de la Subdirección Jurídica.
g) Medir las cantidades de obra ejecutadas y aprobar las actas de recibo de obra, así
como, revisar el Acta Final de liquidación del contrato.
h) Aceptar o rechazar oportunamente la estimación de la obra realizada, que presente EL
CONTRATISTA.
i) Inspeccionar los materiales que se utilicen en la obra, con el fin de rechazar los que no
cumplan con las especificaciones que les corresponden;
j) Verificar que EL CONTRATISTA tenga en la obra el equipo necesario, en perfectas
condiciones de servicio.
k) Verificar el pago de los aportes de los empleados del CONTRATISTA a los sistemas de
salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje
cuando a ello legalmente haya lugar
l) Verificar que el CONTRATISTA constituya la Fiducia o el patrimonio autónomo
irrevocable, para el manejo del anticipo considerado en el respectivo contrato.
m) Controlar la inversión y la amortización oportuna del anticipo concedido al contratista de
conformidad con el plan aprobado.
n) El Supervisor de la Obra debe llevar un fólder con toda la documentación y
autorizaciones que se expidan en el desarrollo del contrato, el cual forma parte del
archivo del mismo.
o) Desarrollar el trabajo de asesoría y supervisión arquitectónica de acuerdo con el plan de
actividades propuesto por el CONTRATISTA.
84
ANEXO 10
p) Controlar y supervisar que los trabajos realizados por el ejecutor de la obra, cumplan
con las especificaciones técnicas y que la calidad y las cantidades de los materiales
utilizados sean los necesarios y convenientes para la ejecución del proyecto.
q) Garantizar que las obras estén supervisadas permanentemente por un Arquitecto o
Ingeniero Civil residente.
r) Vigilar que durante el desarrollo del contrato se elaboren gradualmente los documentos
que se deberán presentar en el momento del recibo definitivo.
s) Realizar el recibo parcial y definitivo de la obra y suscribir el acta correspondiente.
t) Elaborar el Acta de Liquidación del Contrato y presentar el proyecto a la Oficina de
Contabilidad para revisión y visto bueno de la ejecución y legalización de recursos,
como requisito para la suscripción por parte del ordenador del gasto.
u) Conceptuar, justificar y presentar a consideración del ordenar del gasto, los casos en
que sea necesario adicionar mayores cantidades de obra.
v) En general, hacer cumplir lo dispuesto en las cláusulas del respectivo contrato y en las
especificaciones técnicas exigidas para la obra.
w) Velar por el cumplimiento de las obligaciones del contratista establecidas en el
respectivo contrato.
En ningún caso el Supervisor podrá autorizar de manera directa, cambios en las
cantidades y /o especificaciones técnicas de la obra. Todas las modificaciones que puedan
requerirse para el logro integral del proyecto, deben estar previamente presupuestadas y
autorizadas por el Ordenador del Gasto del COPNIA.
5.5. PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR Y/O SUPERVISOR
El COPNIA se abstendrá de designar como Interventor o Supervisor a quien se encuentre
en situación de conflicto de interés definido, éticos y de conducta que pueden afectar el
servicio imparcial y objetivo de la Interventoría y/o Supervisión. A los Interventores y/o
supervisores les aplican las siguientes prohibiciones:
-
No podrá ser Interventor y/o Supervisor el servidor que se encuentre incurso en cualquiera
de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento respecto del Contratista.
Tener Parentesco, afecto o interés económico con el Contratista y en general, cualquier
clase de motivación que impida una intervención objetiva.
Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles, que
sean entregados en propiedad al COPNIA con ocasión del contrato.
Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de
dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato.
Permitir la iniciación del objeto materia del contrato con antelación a la fecha estipulada en
el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales para su ejecución.
Solicitar y/o recibir directa o indirectamente, para si o para un tercero, dádivas, favores o
cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.
Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los
particulares en relación con el contrato u orden contractual
Exonerar al contratista de sus obligaciones.
Autorizar la ejecución de objetos diferentes al estipulado en el contrato u orden contractual.
85
ANEXO 10
-
Conceder plazo adicional para la ejecución del contrato u orden contractual por fuera de
los plazos contractuales sin la previa autorización del COPNIA.
5.6. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E
INTERVENTORIA
Los interventores y supervisores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por
el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los
hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la entidad, derivados
de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan
las funciones de interventoría o supervisión.
5.6.1.
Responsabilidad Civil
Cuando el COPNIA sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o
de la ejecución indebida de las labores de supervisión e interventoría, quienes tenían a
cargo estas funciones responderán pecuniariamente por el daño ocasionado.
El supervisor o interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un
posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las
obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al
interventor.
5.6.2.
Responsabilidad Penal
Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya en delito, estos
podrán ser sancionados con penas que oscilan entre los cuatro (4) y doce (12) años de
prisión. En el caso, por ejemplo, del interés indebido en la celebración de contratos, o
cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos
legales.
5.6.3.
Responsabilidad Disciplinaria
Cuando el supervisor en cualquiera de las conductas o comportamientos incurra en los
comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 que impliquen el incumplimiento en los
deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones o violaciones
al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflictos de interés,
podrá dar lugar a la imposición de sanciones tales como: Destitución del cargo e
inhabilidad para desempeñar cargos públicos entre diez (10) y veinte (20) años,
suspensión en el ejercicio del cargo entre uno (1) y doce (12) meses, multa hasta de
noventa (90) días de salario o amonestación escrita con copia a la hoja de vida, previo
proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa.
Sera falta gravísima no exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y
servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas
técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido
ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad
contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción
tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 53 de la Ley 734 de 2002, modificado por el artículo
44 de la Ley 1474 de 2011, lo interventores o supervisores que sean contratistas particulares
de la entidad son sujetos disciplinables.
86
ANEXO 10
6. CT-pr-01 MÍNIMA CUANTÍA POR INVITACIÓN
PÚBLICA
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento define las actividades y procedimientos internos a seguir durante la adquisición
de bienes, servicios y la ejecución de proyectos del COPNIA de acuerdo con el Plan de
Contratación de la vigencia fiscal correspondiente, para aquellos casos en los que el valor del
presupuesto oficial no excede el 10% de la menor cuantía de la Entidad, independientemente de su
objeto.
Inicia con la identificación de necesidades, la invitación pública a presentar oferta, la evaluación y
la selección del contratista, hasta la adquisición del bien o prestación del servicio requerido por la
entidad.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación
Administración Pública.
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la
Julio 7 de 2003
contratación pública.
Ley
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción
del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana y Agosto 2 de 2004
se dictan otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la
República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Noviembre 24 de
Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en 2005
el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.
Ley
Ley
1150
Ley
1450
Ley
1474
Decreto
Ley
4170
Decreto
Ley
19
Decreto
734
Decreto
1397
Concepto
Fecha
de la Octubre
1993
28
de
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
Julio 16 de 2007
generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –
Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y
estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Decreto
734 de 2012.
Junio 16 de 2011
Julio 12 de 2011
Noviembre 3 de
2011
Enero 10 de 2012
Abril 13 de 2012
Junio 29 de 2012
3. CAUSALES DE CONTRATACIÓN
87
ANEXO 10
 MÍNIMA CUANTÍA
Se entenderá por mínima cuantía (28 S.M.L.M.V.) el valor del presupuesto oficial de un proceso
que no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad, para lo cual la entidad deberá formular
invitación pública a presentar ofertas, independientemente del objeto a contratar.
4. GENERALIDADES
4.1
Para efectos de la contratación pública se entenderá por menor cuantía los valores
determinados por el Gobierno Nacional en función de los presupuestos anuales de las
entidades públicas, expresados en salarios mínimos legales mensuales vigentes y con
base en los cuales la entidad define el tipo de contratación.
 Menor cuantía corresponde a 280 S.M.L.M.V.
 Mínima cuantía corresponde a 28 S.M.L.M.V.
4.2
Todos aquellos bienes o servicios a adquirir deben estar incluidos dentro del Plan de
Contratación del COPNIA para la vigencia respectiva.
4.3
EL COPNIA con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, formulará la invitación
pública de mínima cuantía, a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP y de la página web de la entidad.
4.4
La modalidad de selección de Mínima Cuantía, no será aplicable cuando la contratación se
deba adelantar en aplicación de una causal de contratación directa.
4.5
El COPNIA elaborará un estudio previo simplificado, avalado por el Profesional de Gestión
de Contratación.
4.6
El COPNIA formulará una invitación pública a participar por un término no inferior a un (1)
día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin,
así como las condiciones técnicas exigidas y el plazo para presentar oferta, el cual no
podrá ser inferior a un (1) día hábil.
4.7
Las propuestas de los interesados deben ser presentadas de acuerdo a las condiciones
establecidas en la invitación de mínima cuantía, cumpliendo con todos los requisitos en ella
exigidos.
4.8
El COPNIA establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes. Indicará la
manera en que el proponente acreditará la capacidad jurídica. Adicionalmente, se requerirá
de experiencia mínima en los casos de contratación de obra, de consultoría y de servicios
diferentes a los de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
4.9
Con la firma de la invitación pública de mínima cuantía por parte del Ordenador del Gasto,
se entenderá aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no requerirá de acto
adicional alguno.
88
ANEXO 10
4.10
Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del
contrato a celebrar, así como su forma de pago, el COPNIA también podrá exigir para la
habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No
se verificará en ningún caso, la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida
sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras.
4.11
Para los procesos de mínima cuantía el COPNIA no exigirá a los oferentes estar inscritos
en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta.
4.12
Se debe incluir en la invitación el Cronograma del proceso, así como las diferentes etapas
del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y
para extender las etapas previstas.
4.13
La verificación de los requisitos habilitantes se realizará exclusivamente respecto del
proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de
subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del decreto 734 de 2012. En caso que éste
no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación de requisitos habilitantes del
proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación
de alguno de los interesados, se declarará desierto el proceso, mediante comunicación
motivada que se publicará en el SECOP y en la página web de la entidad.
4.14
La verificación y evaluación de las ofertas será realizada por el Profesional de Gestión de
Contratación. Esta función se realiza de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las
reglas contenidas en la invitación pública. En caso que el Ordenador del gasto del
COPNIA, no acoja la recomendación efectuada por el evaluador, dicha decisión se justifica
mediante acto administrativo debidamente motivado.
4.15
Publicada la verificación de los requisitos habilitantes a la propuesta de menor precio, la
entidad otorgará un plazo único de un (1) día hábil para que los proponentes puedan
formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán
en el SECOP y en la página web de la entidad, simultáneamente con la comunicación de
aceptación de la oferta.
4.16
El COPNIA seleccionará mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta
con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas.
4.17
El COPNIA podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta,
siempre y cuando, ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los
requerimientos contenidos en la invitación pública.
4.18
En caso de empate a menor precio entre dos o más oferentes, se le adjudicará a quien
haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las
mismas evidenciado en el sticker de radicado.
89
ANEXO 10
4.19
La comunicación de aceptación de la oferta emitida por el COPNIA, junto con la oferta,
constituyen para todos los efectos el contrato de mínima cuantía, con base en el cual se
efectúa el registro presupuestal.
4.20
No se requiere la constitución de pólizas de calidad y cumplimiento teniendo en cuenta que
se trata de contratos menores o iguales al 10% de la menor cuantía, tal y como lo
establece el artículo 3.5.7 del Decreto 734 de 2012.
4.21
La supervisión de la ejecución del contrato, estará en cabeza de un funcionario del
COPNIA que delegue el Director General en su calidad de Ordenador del Gasto, a quién se
le notificará de forma escrita por parte del Profesional de Gestión de Contratación.
4.22
El Profesional de Gestión de Contratación es el encargado de la publicación de todos los
documentos y actos en el SECOP y en la página web de la entidad, incluyendo la
comunicación de aceptación de la oferta.
4.23 El supervisor realizará el seguimiento sobre el avance del contrato, acorde con las fechas y
condiciones establecidas entre las partes para el cumplimiento del objeto contractual.
5
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la
actividad
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
3
Realizar el estudio de
mercado.
Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para
Profesional de
el proceso de selección se solicitan varias cotizaciones y se
Gestión de
realiza el respectivo estudio de mercado de acuerdo al
Contratación
requerimiento
Descripción
Responsable
Se proyecta de manera sucinta el documento de estudios
previos que permita valorar adecuadamente la necesidad de
la
entidad y el alcance del proceso, incluyendo la
distribución de los riesgos previsibles propuestos por el
COPNIA, si se requiere.
Como mínimo debe contener:
4
Realizar estudios
previos
Profesional de
- La descripción de la necesidad a satisfacer
Gestión de
- La descripción del objeto a contratar incluyendo
Contratación
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Definición de los términos de selección bajo los cuales se
calificará la propuesta más favorable.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
90
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
5
Solicitar certificado de
disponibilidad
Se solicita al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
6
Expedición del
certificado de
disponibilidad
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los Profesional de
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente Gestión de
para la expedición del CDP.
Presupuesto
Se elabora el Pliego de la Invitación Pública con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al
momento de presentar sus propuestas.
Deberá incluir la siguiente información:
7
8
Elaborar la Invitación
Pública
Aprobación y Firma
9
Publicar documentos
del proceso
10
Recibir propuestas
11
Realizar el informe de
verificación de
requisitos habilitantes y
evaluación
 El objeto
Profesional de
 Plazo de ejecución
Gestión de
 Forma de pago
 Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o Contratación
la declaratoria de desierto del proceso.
 El cronograma del proceso.
 El lugar físico en que se llevará a cabo el recibo de las
ofertas.
 Requisitos habilitantes.
Ver modelo Anexo 6.2
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Pliego de la Dirección General
Invitación Pública
Se publica el estudio previo y el pliego de la Invitación
Pública de mínima cuantía en el SECOP y en la página web
del COPNIA. Esta publicación se realiza mínimo durante un Profesional de
(1) día hábil para la consulta de los posibles proponentes.
Gestión de
Durante este tiempo se recibe de parte de los interesados Contratación
las observaciones, comentarios y sugerencias de ajustes a
la información publicada.
Durante el plazo establecido en la invitación pública se
reciben las propuestas.
Profesional de
El plazo para presentación de ofertas debe ser razonable al Gestión de
objeto del contrato y puede ser prorrogada si se considera Contratación
conveniente o si las dos terceras partes de los interesados
lo solicitan. Este plazo no puede ser superior al 50% del
inicial.
La verificación de los requisitos habilitantes se realizará
exclusivamente en relación con el proponente con el precio
más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de
subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del decreto
Profesional de
Gestión de
Compras
91
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
734 de 2012.
En caso que éste no cumpla con los requisitos mínimos, se
procederá a la verificación del proponente ubicado en
segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la
habilitación, se declarará desierto el proceso, mediante
comunicación motivada que se publicará.
Se publica el informe de verificación de requisitos
habilitantes y evaluación en el SECOP y en la página web
del COPNIA.
12
13
14
Publicar el informe de
Profesional de
verificación de
Gestión de
requisitos habilitantes y
Esta publicación se realiza mínimo durante un (1) día hábil,
Compras
evaluación
para que los demás proponentes interesados en el proceso
presenten observaciones, si hay lugar a ello.
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Supervisión del
Dirección General
COPNIA, para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato
contrato.
Se elabora el documento de aceptación de la oferta, el cual
debe contener:
 Manifestación de la aceptación expresa e
incondicional de la misma.
Generar la
comunicación de
 Datos de contacto de la entidad.
aceptación de la oferta
 Nombre del supervisor designado por el Ordenador
del Gasto del COPNIA.
15
Firmar
16
Solicitar registro
presupuestal
17
18
19
Profesional de
Gestión de
Compras
Ver modelo Anexo 6.3
El ordenador del gasto aprueba y suscribe la comunicación Dirección General
de aceptación de la oferta.
Se solicita al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en la Gestión de
comunicación de aceptación de la oferta.
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en la
Profesional de
Expedición del registro comunicación de aceptación de la oferta, efectúa el trámite Gestión de
correspondiente para la expedición del Registro
presupuestal
Presupuesto
Presupuestal del contrato.
Se publica en la página web del SECOP y del COPNIA, la Profesional de
Publicar la
comunicación de aceptación de la oferta, acto con el cual se Gestión de
comunicación de
aceptación de la oferta entiende notificado al contratista.
Contratación
Profesional de
Se solicita al contratista que allegue las garantías, cuando a
Gestión de
Solicitud de garantías ello haya lugar
Contratación
20
Revisar garantías
Recibe las garantías pactadas, las revisa en cuanto a Profesional de
riesgo, vigencia, valor del riesgo según lo establecido en el Gestión de
contrato y proyecta formato de aprobación.
Contratación
21
Aprobar garantías
Revisa las garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del
Subdirección
riesgo según lo establecido en el contrato y suscribe el
Jurídica
formato de aprobación de la garantía.
22
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Profesional de
92
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
del contrato
Descripción
designado para ejercer la supervisión del contrato
Responsable
Gestión de
Contratación
23
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de iniciación en los casos en que la minuta
Supervisor del
del contrato lo establezca.
contrato
Anexo 6.4
24
Elaboración de Actas
Parciales
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
contrato en los casos que se requiera.
contrato
25
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello, se deberá tener en cuenta el tema presupuestal,
la viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad.
26
27
28
6
Generar documento de Para la finalización del contrato, el supervisor elabora el
terminación del
acta de terminación y/o liquidación, según el caso.
contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este
procedimiento, deben ser archivados en A-Z o en la carpeta
Archivar contrato
de cada contrato, en el orden cronológico de generación y
una vez terminado o liquidado, se remite al archivo.
Supervisor del
contrato
Profesional de
Gestión de
Contratación
ANEXOS
6.1
Modelo de estudio previo para proceso de invitación de mínima cuantía.
6.2
Modelos de Invitación Pública de Mínima Cuantía.
6.3
Modelo de Comunicación de aceptación de la oferta.
6.4
Modelo de acta de inicio.
6.5
Formato de Control de Supervisión y aprobación de pago – CT-fr-01
93
ANEXO 10
7. CT-pr-02 SELECCIÓN ABREVIADA
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento define las actividades y procedimientos internos a seguir durante la adquisición
de bienes, servicios y la ejecución de proyectos del COPNIA de acuerdo con el Plan de
Contratación para la vigencia fiscal correspondiente, esta modalidad de selección aplica cuando el
valor de las adquisiciones no supera los 280 SMLMV y de acuerdo con las características técnicas
del objeto a contratar.
Inicia con la identificación de necesidades, la invitación pública a presentar oferta acorde con lo
dispuesto en el Pliego de Condiciones, la evaluación y la selección de contratistas, hasta la
adquisición del bien o prestación del servicio.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de Octubre
la Administración Pública.
de 1993
28
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través Julio
de la contratación pública.
2003
de
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre
Agosto 2 de
promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana
2004
empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f)
Noviembre
de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo
24 de 2005
establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan
otras disposiciones.
Ley
Ley
Concepto
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 20102014.
Fecha
7
Julio 16 de
2007
Ley
1150
Ley
1450
Ley
1474
Decreto
Ley
4170
Decreto
Ley
19
Decreto
734
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus
objetivos y estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto
1397
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Junio 29 de
Decreto 734 de 2012.
2012
Junio 16 de
2011
Julio 12 de
2011
Noviembre 3
de 2011
Enero 10 de
2012
Abril 13 de
2012
94
ANEXO 10
3.
CAUSALES DE CONTRATACIÓN POR SELECCIÓN ABREVIADA
Conforme a lo señalado en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia
con la sección II del Título II del Decreto 734 de 2012, la entidad realizará la contratación mediante
la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:
3.1
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN
Sin consideración a la cuantía del contrato a celebrar, si el bien o servicio requerido por la entidad
es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso del
procedimiento de subasta inversa que se describe a continuación.
Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la
reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado y el criterio de evaluación es el
precio.
3.2
CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA
Se adelanta esta modalidad de selección, cuando el valor de las adquisiciones no supera los 280
SMLMV de acuerdo con la tabla de cuantías del COPNIA, que se actualizará anualmente o cuando
el monto del presupuesto sea modificado.
3.3
CUANDO UN PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA HAYA SIDO DECLARADO
DESIERTO.
En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y el
COPNIA no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada, aplicando las
reglas señaladas para el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía.
No se aplicará lo relacionado con, la publicación del proyecto del pliego de condiciones, la
manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes.
La entidad podrá modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la
contratación.
3.
GENERALIDADES
3.1.
La Ley establece los montos de la menor cuantía correspondiente a los rangos de
presupuestos anuales aprobados por las entidades estatales, aplicables a las contrataciones
públicas.
3.2.
Todos aquellos bienes o servicios a adquirir mediante un proceso de contratación deben
estar en el Plan de Contratación.
3.3.
Las propuestas de los interesados en participar en un proceso contractual deben ser
presentadas de manera escrita y contener como mínimo los criterios establecidas en el
Pliego de Condiciones.
3.4.
El Profesional de Gestión de Contratación es el encargado de asignar el número consecutivo
a los procesos y contratos.
95
ANEXO 10
3.5.
El COPNIA establecerá los riesgos del contrato y las pólizas de garantía de acuerdo a las
características del bien o servicio a adquirir.
3.6.
Una vez suscrito el contrato, el funcionario supervisor realizará el seguimiento sobre el
avance del mismo, acorde con las fechas y condiciones establecidas entre las partes para el
cumplimiento del objeto contractual.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Proceso de selección abreviada de menor cuantía
No.
Nombre de la
actividad
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
Realizar el estudio de
mercado.
Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para
Profesional de
el proceso de selección se solicitan varias cotizaciones y se
Gestión de
realiza el respectivo estudio de mercado de acuerdo al
Contratación
requerimiento
3
Descripción
Responsable
Proyecta el documento de estudios previos que permita
valorar adecuadamente la necesidad de la entidad y el
alcance del proceso, incluyendo la distribución de los
riesgos previsibles propuestos por el COPNIA, si se
requiere.
Como mínimo debe contener:
4
Realizar estudios
previos
- La descripción de la necesidad a satisfacer
- La descripción del objeto a contratar incluyendo Profesional de
Gestión de
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de Contratación
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
5
Solicitar certificado de
disponibilidad
6
Expedición del
certificado de
disponibilidad
7
Elaborar el aviso de
convocatoria
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente
para la expedición del CDP.
Se debe elaborar el aviso inicial de convocatoria pública,
que contendrá la siguiente información:
Profesional de
Gestión de
Presupuesto
Profesional de
Gestión de
96
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Contratación
Objeto a contratar, Modalidad de selección, Presupuesto
oficial del contrato, lugar físico o electrónico donde puede
consultarse el proyecto de pliego de condiciones.
Estudios y documentos previos y la convocatoria limitada a
Mype (Requisitos del artículo 4.1.2 del Decreto 734 de
2012) o convocatoria limitada a Mipymes (Requisitos del
artículo 4.1.3 del Decreto 734 de 2012)
Se elabora el Proyecto de Pliego de Condiciones con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al
momento de presentar sus propuestas.
Deberá incluir la siguiente información:
8
9
- Justificación,
objeto,
modalidad
de
selección,
participantes en el proceso, aviso de convocatoria, aviso
de Licitación Pública, audiencia de aclaraciones al Pliego
Elaborar el Proyecto de
de Condiciones y establecimiento de riesgos previsibles,
Pliego de Condiciones
presupuesto, cronograma y plazos
del proceso de
contratación, requisitos habilitantes del proponente
(experiencia, capacidad de contratación, capacidad
financiera, personal, etc.), acto de apertura del proceso,
respuesta a observaciones, audiencia de adjudicación,
invitación veedurías ciudadanas, procedimiento de
evaluación, ponderación y selección de propuestas,
requisitos mínimos de la oferta, anexos del proyecto del
pliego, causales de rechazo o declaratoria desierta.
Ver modelo Anexo 6.2
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Proyecto de
Aprobación y Firma
Pliego de Condiciones
Profesional de
Gestión de
Contratación
Dirección General
Se publica 1) El aviso de convocatoria, 2) Estudio previo y
3) El proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y en la
página web del COPNIA.
10
Publicar documentos
del proceso
Esta publicación se realiza mínimo durante cinco (5) días Profesional de
hábiles anteriores al acto que ordena la apertura, para la Gestión de
Contratación
consulta de los posibles proponentes.
La publicación del proyecto de pliego de condiciones no
genera obligación de dar apertura al proceso de selección.
11
Recibir las
observaciones
realizadas al proyecto
de pliego
12
Elaboración del
documento de
respuesta a las
Las observaciones se presentarán por los interesados en
participar en el proceso durante el término de publicación
del proyecto de pliego de condiciones, y/o de conformidad
con lo establecido en el cronograma, por medio de correo
electrónico o físicamente en la sede de la entidad.
Se analizan las observaciones recibidas al proyecto de
pliego y se proyecta respuesta de conformidad con los
plazos publicados en el cronograma.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Comité Evaluador
97
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
observaciones
Descripción
Responsable
Se elabora el Pliego de Condiciones Definitivo con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al Profesional de
momento de presentar sus propuestas, el cual contendrá las Gestión de
observaciones de los proponentes que hayan sido Contratación
aprobadas por la Entidad.
13
Elaboración del pliego
de condiciones
definitivo.
14
Se elabora el proyecto de resolución de conformidad con los Profesional de
Elaboración de la
Gestión de
Resolución de Apertura plazos publicados en el cronograma
Contratación
15
Aprobación y Firma
16
Publicar documentos
del proceso
17
Audiencia de
consolidación de
oferentes
18
Publicar documentos
del proceso
19
20
21
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Pliego de Dirección General
Condiciones y la Resolución de Apertura del Proceso
Publicación de la resolución de apertura del proceso de
selección de conformidad con el Artículo 2.2.2 y .2.2.5 del
Decreto 734 de 2012, publicación del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de pliego.
De conformidad con los plazos establecidos en el
cronograma del pliego de condiciones, se realizará
audiencia de consolidación de oferentes, cuando se reciban
más de diez (10) manifestaciones de interés, de
conformidad con el artículo 3.2.2.2 del Decreto 734 de 2012.
Publicación del resultado del sorteo o de la lista consolidada
de personas que manifestaron interés en participar en el
proceso.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación
Audiencia de
Aclaración al Pliego de
Condiciones y
Profesional de
Se realizará el día hábil siguiente al inicio del plazo para la
determinación de
Gestión de
presentación de propuestas.
riesgos previsibles.
Contratación y
(Acorde con la
Comité Evaluador
complejidad del
proceso)
En caso de ser necesario, se modificará el documento de
pliego de condiciones mediante adendas, según lo
establecido en el artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Elaborar adendas y
respuesta a
observaciones
Publicar documentos
Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de
oficio o a solicitud de un número plural de posibles
oferentes, podrá ampliar el plazo de la selección abreviada
antes de su vencimiento, por un término no superior a la
Profesional de
mitad del inicialmente fijado.
Gestión de
Contratación
En todo caso sólo se podrán expedir adendas hasta un (1)
día antes de la fecha prevista para el cierre del proceso de
selección, ni siquiera para extender el término del mismo.
La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en
días hábiles y horarios laborales de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4 del Decreto
734 de 2012.
Publicación de Adendas y Respuestas a Observaciones de
conformidad con el Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012, Profesional de
98
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
en el SECOP y en la página web del COPNIA.
22
23
24
25
26
Recibir de Ofertas
Responsable
Gestión de
Contratación
De conformidad con los plazos publicados en el Profesional de
cronograma, se reciben las ofertas el día y hora prevista en Gestión de
el pliego de condiciones y se elabora el acta.
Contratación
El Comité evaluador realiza la verificación jurídica, técnica, y
Realizar verificación
ponderación de los factores de escogencia (Calidad y
jurídica, técnica, y
Precio), de las propuestas y remite las solicitudes de Comité Evaluador
ponderación de los
aclaración o subsanación de conformidad con el artículo
factores de escogencia
2.2.8 del decreto 734 de 2012
Dentro del término señalado los proponentes presentan sus
Subsanar o aclarar
aclaraciones o subsanan la propuesta, cuando hay lugar a Comité Evaluador
ello.
Realizar la evaluación motivada, jurídica, técnica,
Informe de evaluación
Comité Evaluador
económica y financiera de las propuestas
Publicar documentos
Se publica el informe de verificación de requisitos Profesional de
habilitantes y evaluación en el SECOP y en la página web Gestión de
del COPNIA.
Contratación
El Comité Asesor recibe y analiza las observaciones
presentadas por los oferentes al informe de evaluación.
27
Recibir observaciones
28
Publicar documentos
29
Comité Evaluador
Proyecta las respuestas correspondientes, de conformidad
con los plazos publicados en el cronograma.
Se publica el documento de respuesta a las observaciones
Profesional de
presentadas al informe de evaluación y el informe de
Gestión de
evaluación definitivo en el SECOP y en la página web del
Contratación
COPNIA.
Se proyecta la resolución de adjudicación o declaratoria de Profesional de
Proyectar resolución de
desierta para firma del ordenador del gasto, de conformidad Gestión de
adjudicación
con los plazos publicados en el cronograma
Contratación
30
Publicar documentos
31
Elaborar minuta
Se procede a publicar acto de adjudicación o declaratoria de
desierta, de conformidad con los plazos publicados en el
cronograma en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Elabora la minuta del contrato con base en la propuesta, los
estudios previos y las necesidades de la entidad plasmados
en el pliego de condiciones.
Ver modelo Anexo 6.3
32
33
34
35
Firmar
El ordenador del gasto aprueba y suscribe el contrato
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación
Dirección General
Profesional de
Solicitud de firma y de Se envía el contrato original para firma del contratista y se le Gestión de
solicita que allegue las garantías pactadas.
garantías
Contratación
Solicitar registro
presupuestal
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en el Gestión de
contrato suscrito.
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en el Profesional de
Expedición del registro contrato efectúa el trámite correspondiente para la Gestión de
presupuestal
expedición del Registro Presupuestal
Presupuesto
99
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Recibe el original del contrato firmado por el contratista junto
con las garantías pactadas.
36
Revisar garantías
37
Aprobar garantías
38
Supervisión del
contrato
Profesional de
Gestión de
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del Contratación
riesgo según lo establecido en el contrato y proyecta
formato de aprobación de la garantía
Revisa pólizas en cuanto a riesgo, vigencia, valor del riesgo
Subdirección
según lo establecido en el contrato y suscribe el formato de
Jurídica
aprobación de la garantía
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Dirección General
COPNIA para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato.
39
Profesional de
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Gestión de
designado para ejercer la supervisión del contrato
del contrato
Contratación
40
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de inicio en los casos en que la minuta del
Supervisor del
contrato lo establezca.
contrato
Ver modelo Anexo 6.4
41
Elaboración de Actas
Parciales
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
contrato en los casos que se requiera.
contrato
42
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
43
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello se deberá tener en cuenta el tema presupuestal, la
viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad
44
Elaborar acta de
terminación
Se elabora acta de terminación de objeto contractual
verificando el cumplimiento de la totalidad de actividades Supervisor del
contrato
contratadas
Elaborar acta de
liquidación
El Supervisor del contrato elabora la respectiva acta de
liquidación del contrato, junto con todos los soportes que se Profesional de
requieran y gestionará la aprobación y suscripción del Gestión de
Contratación
ordenador del gasto
Archivar contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este
procedimiento deben ser archivados en A-Z o en la carpeta Profesional de
de cada contrato en orden cronológico y una vez terminado Gestión de
Contratación
y/o liquidado, se remite al archivo.
45
46
100
ANEXO 10
5.2 Subasta inversa para productos o servicios de características técnicas uniformes
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
3
Realizar el estudio de
mercado.
Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para
Profesional de
el proceso de selección se solicitan varias cotizaciones y se
Gestión de
realiza el respectivo estudio de mercado de acuerdo al
Contratación
requerimiento
Proyecta el documento de estudios previos que permita
valorar adecuadamente la necesidad de la entidad y el
alcance del proceso, incluyendo la distribución de los
riesgos previsibles propuestos por el COPNIA, si se
requiere.
Como mínimo debe contener:
4
Realizar estudios
previos
- La descripción de la necesidad a satisfacer
- La descripción del objeto a contratar incluyendo Profesional de
Gestión de
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de Contratación
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
5
Solicitar certificado de
disponibilidad
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
6
Expedición del
certificado de
disponibilidad
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los Profesional de
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente Gestión de
para la expedición del CDP.
Presupuesto
Se debe elaborar el aviso inicial de convocatoria pública,
que contendrá la siguiente información:
7
Elaborar el aviso de
convocatoria
Objeto a contratar, Modalidad de selección, Presupuesto Profesional de
oficial del contrato, lugar físico o electrónico donde puede Gestión de
Contratación
consultarse el proyecto de pliego de condiciones.
Estudios y documentos previos y la convocatoria limitada a
Mype (Requisitos del artículo 4.1.2 del Decreto 734 de
101
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
2012) o convocatoria limitada a Mipymes (Requisitos del
artículo 4.1.3 del Decreto 734 de 2012)
Se elabora el Proyecto de Pliego de Condiciones con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al
momento de presentar sus propuestas.
Deberá incluir la siguiente información:
8
9
- Justificación,
objeto,
modalidad
de
selección,
participantes en el proceso, aviso de convocatoria, aviso
de Licitación Pública, audiencia de aclaraciones al Pliego
Elaborar el Proyecto de
de Condiciones y establecimiento de riesgos previsibles,
Pliego de Condiciones
presupuesto, cronograma y plazos
del proceso de
contratación, requisitos habilitantes del proponente
(experiencia, capacidad de contratación, capacidad
financiera, personal, etc.), acto de apertura del proceso,
respuesta a observaciones, audiencia de adjudicación,
invitación veedurías ciudadanas, procedimiento de
evaluación, ponderación y selección de propuestas,
requisitos mínimos de la oferta, anexos del proyecto del
pliego, causales de rechazo o declaratoria desierta.
Ver modelo Anexo 6.2
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Proyecto de
Aprobación y Firma
Pliego de Condiciones
Profesional de
Gestión de
Contratación
Dirección General
Se publica 1) El aviso de convocatoria, 2) Estudio previo y
3) El proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y en la
página web del COPNIA.
10
Publicar documentos
del proceso
Esta publicación se realiza mínimo durante cinco (5) días Profesional de
hábiles anteriores al acto que ordena la apertura, para la Gestión de
Contratación
consulta de los posibles proponentes.
La publicación del proyecto de pliego de condiciones no
genera obligación de dar apertura al proceso de selección.
11
Recibir las
observaciones
realizadas al proyecto
de pliego
12
Elaboración del
documento de
respuesta a las
observaciones
13
Elaboración del pliego
de condiciones
definitivo.
Las observaciones se presentarán por los interesados en
participar en el proceso durante el término de publicación Profesional de
del proyecto de pliego de condiciones, y/o de conformidad Gestión de
con lo establecido en el cronograma, por medio de correo Contratación
electrónico o físicamente en la sede de la entidad.
Se analizan las observaciones recibidas al proyecto de
pliego y se proyecta respuesta de conformidad con los Comité Evaluador
plazos publicados en el cronograma.
Se elabora el Pliego de Condiciones Definitivo con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al Profesional de
momento de presentar sus propuestas, el cual contendrá las Gestión de
observaciones de los proponentes que hayan sido Contratación
aprobadas por la Entidad.
102
ANEXO 10
No.
14
15
16
17
18
19
20
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
Se elabora el proyecto de resolución de conformidad con los Profesional de
Elaboración de la
Gestión de
Resolución de Apertura plazos publicados en el cronograma
Contratación
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Pliego de Dirección General
Aprobación y Firma
Condiciones y la Resolución de Apertura del Proceso
Publicar documentos
del proceso
Elaborar adendas y
respuesta a
observaciones
Publicar documentos
Publicación de la resolución de apertura del proceso de
selección de conformidad con el Artículo 2.2.2 y .2.2.5 del
Decreto 734 de 2012, publicación del pliego de condiciones
definitivo y del documento de respuestas a las
observaciones presentadas al proyecto de pliego.
En caso de ser necesario, se modificará el documento de
pliego de condiciones mediante adendas, según lo
establecido en el artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de
oficio o a solicitud de un número plural de posibles
oferentes, podrá ampliar el plazo de la selección abreviada
antes de su vencimiento, por un término no superior a la
Profesional de
mitad del inicialmente fijado.
Gestión de
Contratación
En todo caso sólo se podrán expedir adendas hasta un (1)
día antes de la fecha prevista para el cierre del proceso de
selección, ni siquiera para extender el término del mismo.
La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en
días hábiles y horarios laborales de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4 del Decreto
734 de 2012.
Publicación de Adendas y Respuestas a Observaciones de Profesional de
conformidad con el Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012, Gestión de
en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Contratación
De conformidad con los plazos publicados en el
cronograma, se reciben las ofertas el día y hora prevista en
el pliego de condiciones y se elabora el acta.
 En el sobre cerrado Nº1, presenta la propuesta
completa que incluye información sobre requisitos
habilitantes, en original y copia.
 En el sobre cerrado Nº2 presenta la propuesta
económica con el precio inicial en original y copia. La
oferta contenida en el sobre No.2, será abierta sólo al
inicio de la puja.
El Comité de Evaluación organiza las propuestas en orden
de recepción (Sobre Nº1)
Se realiza el análisis de las propuestas en cuanto a los
Realizar verificación de requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de
los factores habilitantes condiciones y se verifica que el proponente cuente con el
certificado digital emitido por Certicámara.
Recibir de Ofertas
Profesional de
Gestión de
Contratación
Comité Evaluador
Si posterior al análisis se habilita un sólo oferente, se debe
103
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
21
Subsanar o aclarar
22
Informe de evaluación
23
Publicar documentos
24
Subsanar ausencia de
requisitos
25
26
27
Notificación individual
Capacitación sobre el
proceso de subasta
inversa
Descripción
Responsable
ampliar el plazo hasta un 50% más del inicialmente previsto.
Durante este tiempo si hay lugar a ello, cualquier interesado
podrá presentar su propuesta siempre y cuando cumpla con
los requisitos habilitantes establecidos en el pliego.
Se remiten las solicitudes de aclaración o subsanación de
conformidad con el artículo 2.2.8 del decreto 734 de 2012
Dentro del término señalado los proponentes presentan sus
aclaraciones o subsanan la propuesta, cuando hay lugar a Comité Evaluador
ello.
Se realiza el informe de verificación de requisitos
Comité Evaluador
habilitantes de los proponentes.
Profesional de
Se publica el informe de verificación de requisitos
Gestión de
habilitantes en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Contratación
Durante el tiempo establecido en el cronograma del pliego
de condiciones, los oferentes presentan los documentos o
aclaraciones solicitadas por la entidad según el informe de
verificación de requisitos habilitantes.
Comité Evaluador
El Comité Asesor de Evaluación revisa la documentación y
aclaraciones presentadas por los oferentes.
Mediante documento se notifica a los oferentes habilitados Profesional de
para participar en la subasta y a los oferentes cuya oferta Gestión de
fue rechazada.
Contratación
Previo al simulacro se realiza capacitación a los
proponentes habilitados sobre el manejo del proceso de
subasta inversa electrónica.
Proveedor de
plataforma
tecnológica
Esta capacitación es coordinada y realizada por el
proveedor de la plataforma tecnológica sobre la cual se
desarrollará el proceso.
Una vez definidos los proponentes habilitados se realiza la
apertura del sobre Nº2 para determinar el precio base, el
cual corresponde al menor valor de las ofertas habilitadas,
así mismo se verifica que el anexo correspondiente al
Apertura del sobre Nº2 cuadro valor de la propuesta no haya tenido modificación Comité Evaluación
alguna en cuanto a la descripción, cantidad y unidades
establecidos en el Pliego de Condiciones.
28
Realizar simulacro de
subasta
29
Realizar subasta
30
Entregar informe de
En caso de variación la propuesta será rechazada.
Realiza la simulación del proceso de subasta con la
participación de todos los proponentes habilitados, haciendo
uso de la certificación digital emitida por Certicámara.
La subasta inicia tomando como base el precio más bajo de
las propuestas y con la recepción de lances por parte de los
oferentes; si en el plazo de cierre establecido en el pliego se
recibe al menos un lance válido, la subasta se prolongará
en el tiempo de acuerdo a lo establecido en el Pliego de
Condiciones y así sucesivamente, hasta no recibir más
lances en los cinco minutos restantes al cierre.
El proveedor de la plataforma tecnológica genera informe
Proveedor de
plataforma
tecnológica
Proveedor de
plataforma
tecnológica
Proveedor de
104
ANEXO 10
No.
31
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
subasta
con los resultados de la subasta inversa electrónica donde
detalla el desarrollo de la subasta y confirma el proponente
seleccionado.
plataforma
tecnológica
Con base en el informe de la subasta, se proyecta la
Profesional de
Proyectar resolución de resolución de adjudicación o declaratoria de desierta para
Gestión de
adjudicación
firma del ordenador del gasto, de conformidad con los
Contratación
plazos publicados en el cronograma
32
Publicar documentos
Se procede a publicar acto de adjudicación o declaratoria de Profesional de
desierta, de conformidad con los plazos publicados en el Gestión de
cronograma en el SECOP y en la página web del COPNIA. Contratación
33
Notificar adjudicación
Profesional de
Por medio de comunicado escrito se informa al proponente
Gestión de
seleccionado.
Contratación
34
Elaborar minuta
Elabora la minuta del contrato con base en la propuesta, los
estudios previos y las necesidades de la entidad plasmados Profesional de
en el pliego de condiciones.
Gestión de
Contratación
Ver modelo Anexo 6.3
35
Firmar
36
37
38
El ordenador del gasto aprueba y suscribe el contrato
Dirección General
Profesional de
Solicitud de firma y de Se envía el contrato original para firma del contratista y se le Gestión de
solicita que allegue las garantías pactadas.
garantías
Contratación
Solicitar registro
presupuestal
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en el Gestión de
contrato suscrito.
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en el Profesional de
Expedición del registro contrato efectúa el trámite correspondiente para la Gestión de
presupuestal
expedición del Registro Presupuestal
Presupuesto
Recibe el original del contrato firmado por el contratista junto
con las garantías pactadas.
39
Revisar garantías
40
Aprobar garantías
41
Supervisión del
contrato
Profesional de
Gestión de
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del Contratación
riesgo según lo establecido en el contrato y proyecta
formato de aprobación de la garantía
Revisa pólizas en cuanto a riesgo, vigencia, valor del riesgo
Subdirección
según lo establecido en el contrato y suscribe el formato de
Jurídica
aprobación de la garantía
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Dirección General
COPNIA para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato.
42
Profesional de
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Gestión de
designado para ejercer la supervisión del contrato
del contrato
Contratación
43
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de inicio en los casos en que la minuta del Supervisor del
contrato lo establezca.
contrato
105
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
Ver modelo Anexo 6.4
44
Elaboración de Actas
Parciales
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
contrato en los casos que se requiera.
contrato
45
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
46
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello se deberá tener en cuenta el tema presupuestal, la
viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad
47
Elaborar acta de
terminación
Se elabora acta de terminación de objeto contractual
verificando el cumplimiento de la totalidad de actividades Supervisor del
contrato
contratadas
Elaborar acta de
liquidación
El Supervisor del contrato elabora la respectiva acta de
liquidación del contrato, junto con todos los soportes que se Profesional de
requieran y gestionará la aprobación y suscripción del Gestión de
Contratación
ordenador del gasto
Archivar contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este
procedimiento deben ser archivados en A-Z o en la carpeta Profesional de
de cada contrato en orden cronológico y una vez terminado Gestión de
Contratación
y/o liquidado, se remite al archivo.
48
49
6. ANEXOS
6.6
Estudios previos y análisis de conveniencia
6.7
Proyecto de pliego de condiciones
6.8
Contrato
6.9
Acta de inicio
6.10
Formato de Control de Supervisión y aprobación de pago CT-pr-02
106
ANEXO 10
8. CT-pr-02 CONCURSO DE MÉRITOS
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento define las actividades y procedimientos internos a seguir para la contratación
de servicios de consultoría a los que se refiere el numeral 2 artículo 32 de la Ley 80 de 1993,
numeral 3 artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 3.3.1.1 al 3.3.5.1 del Decreto 734 de
2012 y de acuerdo con el presupuesto aprobado en el Plan de Contratación de la vigencia fiscal
correspondiente.
Inicia con la identificación de necesidades, la invitación pública a presentar oferta acorde con lo
dispuesto en el Pliego de Condiciones, la evaluación y la selección del consultor.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de Octubre
la Administración Pública.
de 1993
28
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través Julio
de la contratación pública.
2003
de
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre
Agosto 2 de
promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana
2004
empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f)
Noviembre
de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo
24 de 2005
establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan
otras disposiciones.
Ley
Ley
Concepto
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 20102014.
Fecha
7
Julio 16 de
2007
Ley
1150
Ley
1450
Ley
1474
Decreto
Ley
4170
Decreto
Ley
19
Decreto
734
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus
objetivos y estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto
1397
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Junio 29 de
Decreto 734 de 2012.
2012
Junio 16 de
2011
Julio 12 de
2011
Noviembre 3
de 2011
Enero 10 de
2012
Abril 13 de
2012
107
ANEXO 10
3. DEFINICIONES
3.7.
Contrato de consultoría
Contratos que celebran las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la
ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad, para
programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión, incluyendo la interventoría, la asesoría, gerencia de obras o de proyectos, dirección,
programación y ejecución de diseños planos y anteproyectos de proyectos.
3.8.
Propuesta técnica simplificada (PTS).
Propuesta técnica presentada por los proponentes para los casos en que la entidad suministra en
los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría así como el
plan y cargas de trabajo.
3.9.
Propuesta técnica detallada (PTD).
Propuesta técnica presentada por los proponentes cuando los servicios de consultoría señalados
en los requerimientos técnicos definidos para el respectivo concurso puede desarrollarse con
diferentes enfoques o metodologías.
3.10.
Procedimiento de preclasificación
Consiste en la conformación de una lista limitada de oferentes para una o varios procesos de
concurso de méritos. La preclasificación que se hace para un sólo concurso de denomina Lista
Corta, cuando es conformidad para ser utilizada en varios concursos se denomina Lista Multiusos.
4.
GENERALIDADES
4.1.
Para la selección de consultores o proyectos, el COPNIA debe utilizar la modalidad de
contratación de Concurso de Méritos el cual podrá desarrollarse mediante el sistema de
concurso abierto o el sistema concurso con preclasificación (mediante conformación de
listas).
4.2.
Las listas multiusos resultantes de la preclasificación es conformada por los interesados en
participar en varios concursos de méritos que tengan un objetivo común o similar, debe
contener como mínimo 25 integrantes y su vigencia no puede exceder de seis meses
4.3.
Las listas corta resultante de la preclasificación se aplica a un sólo concurso, debe estar
integrada por un número plural de interesados que no podrá exceder de seis (6) en caso
que se deba presentar propuesta técnica detallada (PTD) ni de diez (10) en caso que se
deba presentar propuesta técnica simplificada (PTS).
4.4.
Cuando el presupuesto establecido por el COPNIA para el servicio de consultoría sea
inferior al 10% de su menor cuantía, la selección del consultor o del proyecto se hará de
conformidad con los criterios que se establezcan en la respectiva Invitación Pública, con
base en la experiencia del proponente o en el equipo de trabajo, según se satisfagan las
condiciones requeridas en la ejecución de la consultoría de que se trate. La invitación se
deberá formular a un mínimo de tres (3) personas, e incluirá los criterios de habilitación y
selección que el COPNIA considere necesarios.
4.5.
Para el proceso de selección por méritos en ningún caso se tendrá en cuenta el precio
como factor de escogencia o selección.
4.6.
Cuando del objeto de la consultoría a contratar se desprenda la necesidad de adquirir
bienes, servicios o accesorios, la selección se debe hacer de acuerdo a lo descrito en el
108
ANEXO 10
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
presente procedimiento, sin perjuicio de la evaluación que el COPNIA realice de las
condiciones de calidad y precio de los mismos, seleccionado la oferta más favorable.
La oferta más favorable es aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo a los criterios
señalados en el pliego de condiciones, con independencia del precio por no ser éste factor
de evaluación y selección.
Para Propuestas Técnicas Simplificadas (PTS) procede la selección por el sistema de
concurso abierto o mediante la preclasificación con lista corta o lista multiusos.
Para Propuestas Técnicas Detalladas (PTD) sólo procede la selección por el sistema de
preclasificación con lista corta.
Con base en los requerimientos técnicos, el COPNIA debe estimar el costo de los servicios
de consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como: los montos en personas,
tiempo, soporte logístico, insumos necesarios para la ejecución del servicio, los imprevistos
y la utilidad razonable del contratista.
Para procesos de selección que requieran propuesta técnicas detalladas (PTD), el
COPNIA, puede contar con una disponibilidad presupuestal mayor al valor estimado. En
tal caso las propuestas económicas de los proponentes podrán sobrepasar el costo
estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia supere la disponibilidad amparada
por el certificado emitido para tal proceso.
El COPNIA debe conformar un Comité Asesor para el desarrollo de los concursos de
méritos, el cual debe estar conformado por un número plural e impar de personas idóneas
para la valoración de las ofertas. En caso de no contar total o parcialmente con el mínimo
de integrantes, debe celebrar contratos de prestación de servicios profesionales.
5.
Las funciones del Comité Asesor son:
5.1.
Validar el contenido de los requerimientos técnicos
5.2.
Conformar las listas cortas o las listas multiusos
5.3.
Evaluar y calificar las ofertas técnicas
5.4.
Verificar la propuesta técnica del oferente ubicado en el primer lugar
5.5.
Para la evaluación de las propuestas técnicas el pliego de condiciones debe establecer la
valoración del contenido y las reglas de desempate claras y objetivas.
6.1 Los criterios para evaluar las propuestas técnicas son los siguientes:
6.1.1
Experiencia especifica del proponente en relación directa con los servicios previstos en los
requerimientos técnicos y proporcionalmente al alcance y tipo de los mismos cuya
exigencia se debe valorar en relación con la realización de proyectos de naturaleza o
impactos similares.
6.1.2
Propuesta metodológica y plan de trabajo para la ejecución de la consultoría.
6.1.3
Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
6.2
Los criterios para la evaluación de propuestas técnicas para intermediarios de seguros son
las siguientes:
6.2.1
Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios provistos en los
requerimientos técnicos y proporcionalmente al alcance y tipo de los mismos cuya
exigencia se debe valorar en relación con la realización de proyectos de naturaleza o
impactos similares, incluyendo el manejo de programas de seguros iguales o similares al
requerido por la entidad detallando los ramos y las primas.
6.2.2
Propuesta metodológica y plan de trabajo para la ejecución de la consultoría. Valorando
el plan de administración de riesgos, el cual comprenderá tanto el análisis de los riesgos
como la propuesta para el manejo de los mismos teniendo el cuenta los siguientes
factores:
109
ANEXO 10
6.2.2.1
Propuesta de cobertura y condiciones: Contempla el plan de trabajo a desarrollar para
estructurar el Pliego de Condiciones que dará lugar a la selección de la aseguradora
con la cual el COPNIA contratará su programa de seguros, incluyendo en éste los
criterios técnicos generales que se utilizarán para la estructuración del programa de
seguros. En ningún caso se solicitará dentro del pliego la descripción de la cobertura,
límites, deducciones, cláusulas adicionales, procedimientos para la atención de
siniestros, etc.
6.2.2.2
Programa de prevención de pérdidas: Permite disminuir los riesgos de la entidad,
entendiendo este como las actividades y recomendaciones tendientes a detectar,
prevenir, minimizar o eliminar todos aquellos riesgos potenciales que pueden
materializar los riesgos cubiertos por una póliza de seguros. Este programa
contemplara la propuesta para minimizar los factores de riesgo y el cronograma de
actividades.
6.2.3
Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo.
Incluyendo el tiempo y clase de dedicación del personal al servicio de la entidad estatal
expresada en horas, hombres, meses (permanente, compartida, exclusiva).
6.2.4
Oferta de soporte técnico: comprende el conjunto de recursos diferentes a los humanos
que el corredor ofrece tener al servicio de la entidad en función directa con el objeto del
contrato.
6.3 El COPNIA debe establecer la manera en que calificará las propuestas técnicas, para la
ponderación de las propuestas técnicas se deben seguir los siguientes parámetros:
6.3.1
Para propuestas técnicas detalladas: El COPNIA debe asignar un porcentaje no inferior al
51% del total del puntaje al criterio de formación y experiencia de los profesionales y
expertos del equipo de trabajo, los porcentajes restantes deben distribuirse en los otros
criterios sin que en ningún caso el puntaje asignado a la experiencia especifica sea
superior al de la propuesta metodológica, sin que en ningún caso el porcentaje asignado
a este último sea inferior al 10%.
6.3.2
Para propuestas técnicas simplificadas: Sólo se deben tener en cuenta los criterios de
experiencia específica, formación y experiencia de los profesionales y expertos del
equipo de trabajo que el porcentaje asignado a este último aspecto no sea inferior al
60% del puntaje total.
6.4
Las propuestas económicas deben incluir todos los conceptos asociados con las tareas a
contratar, que comprenden:
6.4.1
La remuneración del personal consultor, lo cual podrá incluir según el caso sueldos,
cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc
6.4.2
Gastos reembolsables indicados en el pliego de condiciones
6.4.3
Gastos generados por la adquisición de herramientas e insumos necesarios para la
prestación de la labor.
6.4.4
Gastos de administración
6.4.5
Utilidad del consultor
6.4.6
Gastos por contingencia
110
ANEXO 10
6.5
Los precios deben ser desglosados en la propuesta económica por actividad y de ser
necesario por gastos en moneda nacional o extranjera. Las actividades y productos
descritos en la propuesta técnica deben considerarse como incluidos dentro del precio,
actividad o producto costeado.
6.6
Para la contratación del Intermediario de Seguros por Invitación Pública de Consultoría, el
COPNIA adjudicará a un sólo intermediario de seguros el manejo integral del plan de
seguros, en el caso en que se requiera podrá adjudicar a otro intermediario un ramo o un
grupo de ramos de seguros. En ningún caso el COPNIA contará con más de dos
intermediarios de seguros.
6.7
La vinculación del intermediario de seguros con el COPNIA se prolongará hasta la fecha
del vencimiento de los seguros expedidos o renovados con su intervención siempre y
cuando corresponda a un mismo proceso de selección.
6.8
En el caso de declararse desierto un concurso, el COPNIA podrá iniciarlo de nuevo
prescindiendo de la publicación del proyecto de Pliego de Condiciones y de ser necesario
podrá modificar los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la
declaración de desierta sin que se cambie el objeto de la contratación, haciendo uso de la
misma lista corta.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Concurso de méritos con precalificación
No.
Nombre de la actividad
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
Realizar el estudio de
mercado.
Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial para
Profesional de
el proceso de selección se solicitan varias cotizaciones y se
Gestión de
realiza el respectivo estudio de mercado de acuerdo al
Contratación
requerimiento
3
Descripción
Responsable
Proyecta el documento de estudios previos que permita
valorar adecuadamente la necesidad de la entidad y el
alcance del proceso, incluyendo la distribución de los
riesgos previsibles propuestos por el COPNIA, si se
requiere.
Como mínimo debe contener:
4
Realizar estudios
previos
- La descripción de la necesidad a satisfacer
- La descripción del objeto a contratar incluyendo
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
Profesional de
Gestión de
Contratación
111
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
5
Solicitar certificado de
disponibilidad
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
6
Expedición del
certificado de
disponibilidad
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los Profesional de
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente Gestión de
para la expedición del CDP.
Presupuesto
7
8
Preparar proyecto de
comité asesor
Realiza la consecución de posibles candidatos que cumplan
con los requisitos necesarios (experiencia e idoneidad en el
Dirección General
tema a contratar) y prepara un proyecto con la lista de los
posibles integrantes del comité asesor.
Conformar comité
asesor
A través de acto administrativo integra al comité de
evaluación, asesor o técnico que apoyará el desarrollo del
Dirección General
concurso y quien tendrá a cargo la evaluación de las
propuestas.
Se debe elaborar el aviso inicial de convocatoria pública,
que contendrá la siguiente información:
Modalidad de selección y objeto a contratar
Definición del proceso de preclasificación
Fecha límite para presentar la expresión de interés.
Criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista
limitada de oferentes.
- Indicaciones de si se trata de una lista corta o una lista
multiusos
- Indicaciones de los requisitos habilitantes mínimos y
proporcionales que se exigen a lo interesados en Profesional de
conformar las listas (carta de interés en participar, Gestión de
certificados de experiencia, original de existencia y Contratación
representación legal, certificado de la superintendencia
financiera, certificado de revisor fiscal, fotocopia del RUT,
fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia póliza de
confidencialidad, certificado de la contraloría de la
república, certificaciones de clientes, requisitos de
infraestructura, organización y recursos ya sean técnicos,
humanos o físicos para la prestación del servicio)
- Especificación de la forma de valorar la información
allegada por los interesados.
- Lugar físico y electrónico para consulta del pliego de
condiciones, los estudios y documentos previos.
Ver modelo Anexo 6.1
-
9
10
Elaborar el aviso de
convocatoria
Se elabora el Proyecto de Pliego de Condiciones con los Profesional de
Elaborar el Proyecto de requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al
Gestión de
Pliego de Condiciones momento de presentar sus propuestas.
Contratación
112
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
Deberá incluir la siguiente información:
- Justificación,
objeto,
modalidad
de
selección,
participantes en el proceso, aviso de convocatoria, aviso
de Licitación Pública, audiencia de aclaraciones al Pliego
de Condiciones y establecimiento de riesgos previsibles,
presupuesto, cronograma y plazos
del proceso de
contratación, requisitos habilitantes del proponente
(experiencia, capacidad de contratación, capacidad
financiera, personal, etc.), acto de apertura del proceso,
respuesta a observaciones, audiencia de adjudicación,
invitación veedurías ciudadanas, procedimiento de
evaluación, ponderación y selección de propuestas,
requisitos mínimos de la oferta, anexos del proyecto del
pliego, causales de rechazo o declaratoria desierta.
Ver modelo Anexo 6.2
11
Consolidar anexo
técnico
12
Aprobación y Firma
13
Publicar documentos
del proceso
14
Recibir las
observaciones
realizadas al proyecto
de pliego
15
Elaboración del
documento de
respuesta a las
observaciones
16
17
Se consolida la información de acuerdo al objeto a contratar,
estructura el documento que contenga la descripción técnica Profesional de
detallada y completa del mismo ya sea como una ficha Gestión de
técnica o como informe de características técnicas Contratación
uniformes o compendio de requerimientos técnicos.
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Proyecto de Dirección General
Pliego de Condiciones
Se publica 1) El aviso de convocatoria, 2) Estudio previo y
3) El proyecto de pliego de condiciones en el SECOP y en la
página web del COPNIA.
Esta publicación se realiza mínimo durante diez (10) días
hábiles anteriores al acto que ordena la apertura, en el caso
de Propuesta Técnica Detallada y cinco (5) días hábiles
anteriores al acto que ordena la apertura, en el caso de
Propuesta Técnica Simplificada.
La publicación del proyecto de pliego de condiciones no
genera obligación de dar apertura al proceso de selección.
Las observaciones son presentadas por los interesados en
participar en el proceso durante el término de publicación
del proyecto de pliego de condiciones y/o de conformidad
con lo establecido en el cronograma, por medio de correo
electrónico o físicamente en la sede de la entidad.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación
Se analizan las observaciones recibidas al proyecto de
pliego y se proyecta respuesta de conformidad con los Comité Evaluador
plazos publicados en el cronograma.
Se reciben las expresiones de interés en participar y
conformar las listas, cumpliendo con los términos señalados
Recibir intensiones de
en el aviso de convocatoria y acompañado de la
participación
documentación que soporta el cumplimiento de los
requisitos habilitantes exigidos por la entidad.
El Comité evaluador realiza la verificación de los requisitos
Realizar verificación de habilitantes de quienes manifestaron interés y remite las
requisitos habilitantes solicitudes de aclaración o subsanación de conformidad con
el artículo 2.2.8 del decreto 734 de 2012
Profesional de
Gestión de
Contratación
Comité Evaluador
113
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
18
Subsanar o aclarar
19
Conformación de la
lista de precalificados
Descripción
Responsable
Dentro del término señalado los interesados presentan sus
Comité Evaluador
aclaraciones o subsanan, cuando hay lugar a ello.
Se consolida la evaluación de requisitos habilitantes y se
conforma la lista de precalificación y propuesta de
conformación de lista corta.
Si no se logra integrar la lista con al menos dos (2)
interesados, se revisarán las condiciones establecidas y se Comité Evaluador
harán los ajustes, para dar paso a una nueva convocatoria.
Si en la segunda oportunidad no se logra la conformación
de la lista y se presenta un sólo interesado, puede llevarse a
cabo el proceso, siempre que cumpla con lo dispuesto en el
artículo 8.1.12 del Decreto 734 de 2012.
Dirección General,
En Audiencia de conformación de lista corta o multiusos,
Comité Evaluador
una vez terminada las intervenciones a que haya lugar, la
y Profesional de
entidad adopta la decisión que corresponda y se notifica de
Gestión de
conformidad con el artículo 219 del Decreto-Ley 19 de 2012.
Contratación
20
Audiencia
21
Publicar documentos
22
Elaboración del pliego
de condiciones
definitivo.
23
Se elabora el proyecto de resolución de conformidad con los Profesional de
Elaboración de la
Gestión de
Resolución de Apertura plazos publicados en el cronograma
Contratación
24
Aprobación y Firma
25
Publicar documentos
del proceso
26
Audiencia de
determinación de
riesgos previsibles.
(obligatoria en esta
modalidad de
selección)
27
Elaborar adendas y
respuesta a
observaciones
Profesional de
Se publica la lista corta de precalificados en el SECOP y en
Gestión de
la página web del COPNIA.
Contratación
Se elabora el Pliego de Condiciones Definitivo con los
requisitos mínimos que deben cumplir los proponentes al Profesional de
momento de presentar sus propuestas, el cual contendrá las Gestión de
observaciones de los proponentes que hayan sido Contratación
aprobadas por la Entidad.
El Ordenador del Gasto aprueba y firma el Pliego de Dirección General
Condiciones y la Resolución de Apertura del Proceso
Publicación de 1) la resolución de apertura del proceso de
selección de conformidad con el Artículo 2.2.2 y .2.2.5 del
Decreto 734 de 2012, 2) el pliego de condiciones definitivo,
3) los anexos técnicos definitivos, 4) el documento de
respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de
pliego y 5) la invitación a presentar sus propuestas a los
integrantes de la lista corta o la lista multiusos.
Se realizará dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio
del plazo para la presentación de propuestas.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Contratación y
Comité Evaluador
En caso de ser necesario, se modificará el pliego de
condiciones mediante adendas, según lo establecido en el
artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Profesional de
Gestión de
Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de Contratación
oficio o a solicitud de un número plural de posibles
oferentes, podrá ampliar el plazo de la licitación antes de su
114
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
vencimiento, por un término no superior a la mitad del
inicialmente fijado.
La publicación de las adendas sólo se podrá realizar en días
hábiles y horarios laborales de conformidad con lo
establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4 del Decreto
734 de 2012 que reglamento el artículo 89 de la Ley 1474
de 2011.
28
Publicar documentos
Publicación de Adendas y Respuestas a Observaciones de Profesional de
conformidad con el Artículo 2.2.4 del Decreto 734 de 2012, Gestión de
en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Contratación
29
Recibir de Ofertas
De conformidad con los plazos publicados en el Profesional de
cronograma, se reciben las ofertas el día y hora prevista en Gestión de
el pliego de condiciones y se elabora el acta.
Contratación
30
31
32
33
34
35
El Comité evaluador realiza la verificación jurídica, técnica, y
Realizar verificación
ponderación de los factores de escogencia (Calidad y
jurídica, técnica, y
Precio), de las propuestas y remite las solicitudes de Comité Evaluador
ponderación de los
aclaración o subsanación de conformidad con el artículo
factores de escogencia
2.2.8 del decreto 734 de 2012
Dentro del término señalado los proponentes presentan sus
Subsanar o aclarar
aclaraciones o subsanan la propuesta, cuando hay lugar a Comité Evaluador
ello.
Realizar la evaluación motivada, jurídica, técnica,
Informe de evaluación
Comité Evaluador
económica y financiera de las propuestas
Publicar documentos
Audiencia
Profesional de
Se publica el informe de calificación de las propuestas
Gestión de
técnicas en el SECOP y en la página web del COPNIA.
Contratación
Dirección General,
En Audiencia pública se informa a los asistentes el orden de Comité Evaluador
calificación de las propuestas y se da apertura a las y Profesional de
propuestas económicas.
Gestión de
Contratación
Se proyecta la resolución de adjudicación o declaratoria de Profesional de
Proyectar resolución de
desierta para firma del ordenador del gasto, de conformidad Gestión de
adjudicación
con los plazos publicados en el cronograma
Contratación
Publicar documentos
Se procede a publicar acto de adjudicación o declaratoria de Profesional de
desierta, de conformidad con los plazos publicados en el Gestión de
cronograma en el SECOP y en la página web del COPNIA. Contratación
37
Elaborar minuta
Elabora la minuta del contrato con base en la propuesta, los
estudios previos y las necesidades de la entidad plasmados Profesional de
en el pliego de condiciones.
Gestión de
Contratación
Ver modelo Anexo 6.3
38
Firmar
36
39
40
El ordenador del gasto aprueba y suscribe el contrato
Dirección General
Profesional de
Solicitud de firma y de Se envía el contrato original para firma del contratista y se le Gestión de
solicita que allegue las garantías pactadas.
garantías
Contratación
Solicitar registro
presupuestal
Se solicita al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en el Gestión de
115
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
contrato suscrito.
41
Responsable
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en el Profesional de
Expedición del registro contrato efectúa el trámite correspondiente para la Gestión de
presupuestal
expedición del Registro Presupuestal
Presupuesto
Recibe el original del contrato firmado por el contratista junto
con las garantías pactadas.
42
Revisar garantías
43
Aprobar garantías
44
Supervisión del
contrato
Profesional de
Gestión de
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del Contratación
riesgo según lo establecido en el contrato y proyecta
formato de aprobación de la garantía
Revisa pólizas en cuanto a riesgo, vigencia, valor del riesgo
Subdirección
según lo establecido en el contrato y suscribe el formato de
Jurídica
aprobación de la garantía
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Dirección General
COPNIA para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato.
45
Profesional de
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Gestión de
designado para ejercer la supervisión del contrato
del contrato
Contratación
46
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de inicio en los casos en que la minuta del
contrato lo establezca o las partes lo consideren Supervisor del
conveniente.
contrato
Ver modelo Anexo 6.4
47
Elaboración de Actas
Parciales
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
contrato en los casos que se requiera.
contrato
48
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
49
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello se deberá tener en cuenta el tema presupuestal, la
viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad
50
Elaborar acta de
terminación
Se elabora acta de terminación de objeto contractual
verificando el cumplimiento de la totalidad de actividades Supervisor del
contrato
contratadas
51
Elaborar acta de
liquidación
El Supervisor del contrato elabora la respectiva acta de
liquidación del contrato, junto con todos los soportes que se Profesional de
requieran y gestionará la aprobación y suscripción del Gestión de
Contratación
ordenador del gasto
52
Archivar contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este Profesional de
116
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
procedimiento deben ser archivados en A-Z o en la carpeta Gestión de
de cada contrato en orden cronológico y una vez terminado Contratación
y/o liquidado, se remite al archivo.
6. ANEXOS
6.1 Estudios previos y análisis de conveniencia
6.2 Proyecto de pliego de condiciones
6.4 Contrato
6.4 Acta de iniciación del contrato
6.5 Formato de Control de Supervisión y aprobación de pago – CT-pr-04
117
ANEXO 10
9. CT-pr-05 CONTRATACION DIRECTA
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento define las actividades y procedimientos internos a seguir
durante la adquisición de bienes, servicios y la ejecución de proyectos del
COPNIA de acuerdo con el Plan de Contratación de la vigencia fiscal
correspondiente, teniendo en cuenta la naturaleza y urgencia del requerimiento
para adelantar el proceso de selección por la modalidad de Contratación Directa
acorde con lo establecido en la Ley.
Inicia con la identificación de necesidades, la evaluación y la selección de
contratistas, hasta la adquisición del bien o prestación del servicio.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de Octubre
la Administración Pública.
de 1993
28
Ley
816
Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través Julio
de la contratación pública.
2003
de
905
Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre
Agosto 2 de
promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana
2004
empresa colombiana y se dictan otras disposiciones.
996
Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente
de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f)
Noviembre
de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo
24 de 2005
establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan
otras disposiciones.
Ley
Ley
Ley
1150
Ley
1450
Ley
1474
Decreto
Ley
4170
Decreto
Ley
19
Decreto
734
Concepto
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 20102014.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos
de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación
Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus
objetivos y estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública.
Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación
Fecha
7
Julio 16 de
2007
Junio 16 de
2011
Julio 12 de
2011
Noviembre 3
de 2011
Enero 10 de
2012
Abril
13 de
118
ANEXO 10
Tipo
Número
Concepto
de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto
1397
Fecha
2012
Por el cual se modifica el numeral 1 del artículo 6.1.1.2 del Junio 29 de
Decreto 734 de 2012.
2012
3. CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA





Contratos interadministrativos, excepto el de seguros.
Cuando no exista pluralidad de oferentes.
Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Para el arrendamiento y adquisición de inmuebles.
Urgencia manifiesta.
3.1 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
Aquellos que se celebran directamente con cualquiera de las entidades señaladas
en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a
realizar tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
3.2 CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES
Se utiliza esta causal de contratación directa cuando se presta alguna de las
siguientes circunstancias, la cual debe estar debidamente justificada en el Acto
Administrativo.


Cuando no exista más de una persona inscrita en el RUP.
Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por
ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de
autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.
3.3 PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO
A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS
QUE SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS
NATURALES.
Corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría
que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los
relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales y se
encuentran regulados en Literal h, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007
y el Artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012.
119
ANEXO 10
Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a
determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el
respectivo contrato.
Podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea
necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador
del gasto deberá dejar constancia escrita.
3.4 PARA EL ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES.
Para la adquisición o arrendamiento de inmuebles, se dará aplicación a lo
establecido en el literal i, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150, el artículo
3.4.2.6.1 del Decreto 734 de 2012.
El estudio previo deberá contener el análisis de las diferentes alternativas en el
sector. Si se encuentran inmuebles de similares características, deberá efectuarse
comparación para elegir la de menor costo de acuerdo a las características
técnicas requeridas.
3.5 URGENCIA MANIFIESTA
Figura jurídica que permite a las entidades públicas un mecanismo de contratación
expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la
realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas vigentes
para la selección de contratistas. Se procederá conforme a lo establecido en los
artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, y demás normas que regulen la materia,
debiendo en todo caso, justificar la necesidad de acudir a este mecanismo.
4. GENERALIDADES
6.5
Todos aquellos bienes o servicios a adquirir mediante un contrato
directo deben estar en el Plan de Contratación.
6.6
Las propuestas de los interesados en participar en un proceso contractual
deben ser presentadas de manera escrita y contener como mínimo la
siguiente información:

Fecha

Nombre o razón social de la empresa o persona natural

Número de cédula de la persona natural o NIT de la persona jurídica

Dirección, ciudad, teléfono e-mail de la empresa o persona natural
120
ANEXO 10

Nombre del producto o servicio solicitado, indicando la descripción y/o
características técnicas mínimas.

Cantidades del producto o servicio ofertado.

Régimen al que pertenece (común o simplificado)

Valor unitario, valor del IVA, valor total y descuentos aplicables, si es el
caso.

Garantías especificando tipo y tiempo, si aplican.

Dirigidas al CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA –
COPNIA

Firma y nombre del proponente.
6.7
El Profesional de Gestión de Contratación es el encargado de
asignar el número consecutivo a los procesos y contratos.
6.8
La supervisión de la ejecución del contrato, estará en cabeza de un
funcionario del COPNIA que delegue el Director General en su calidad de
Ordenador del Gasto, a quién se le notificará de forma escrita por parte del
Profesional de Gestión de Contratación.
6.9
Se solicita al contratista la constitución de la Garantía de
Responsabilidad Civil Extracontractual y/o de la Garantía Única de
Cumplimiento que ampare los riesgos que se consideren necesarios para
cada caso.
6.10
El Profesional de Gestión de Contratación es el encargado de la
consolidación de los documentos soportes del contrato, la elaboración del
mismo y de la solicitud del registro presupuestal.
6.11
El supervisor realizará el seguimiento sobre el avance del contrato,
acorde con las fechas y condiciones establecidas entre las partes para el
cumplimiento del objeto contractual.
6.12
El avalúo requerido para adelantar el proceso de adquisición de un
inmueble puede ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
o por cualquier persona natural o jurídica con carácter privado que se
encuentre en el Registro Nacional de Avaluadores.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
121
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
1
Elaboración del
Requerimiento
El Área de Gestión o Seccional que requiere un proceso de Área de Gestión
la contratación, elabora el requerimiento con los que requiere la
documentos soporte y justificación correspondiente
contratación
2
Revisión del proyecto
en el Plan de
Contratación
Área de Gestión
Verificar la inclusión del requerimiento en el plan de
que requiere la
contratación
contratación
Constancia de
idoneidad
Para los contratos directos por prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, el ordenador del Área de Gestión
que requiere la
gasto certifica la idoneidad del contratista.
contratación
Ver modelo Anexo 6.2
3
4
Solicitar documentos
Descripción
Responsable
Se solicitan documentos al contratista potencial, verificando
el cumplimiento de requisitos y se elabora la constancia de
Profesional de
carencia de personal.
Gestión de
Para los contratos de compra de inmueble, se deberá
Contratación
solicitar avalúo comercial que sirva como base de la
negociación.
Proyecta el documento de estudios previos que permita
valorar adecuadamente la necesidad de la entidad y el
alcance del proceso, incluyendo la distribución de los
riesgos previsibles propuestos por el COPNIA, si se
requiere.
Como mínimo debe contener:
5
Realizar estudios
previos
- La descripción de la necesidad a satisfacer
- La descripción del objeto a contratar incluyendo Profesional de
Gestión de
especificación e identificación del contrato a celebrar.
- Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de Contratación
contratación.
- El análisis económico que soporte el valor estimado del
contrato.
- Definición de los términos selección bajo los cuales se
identificará la propuesta más favorable.
- Identificación de los riesgos previsibles con su
tipificación, estimación y asignación.
El análisis que sustenta la exigencia de garantías.
Ver modelo Anexo 6.1
6
Solicitar certificado de
disponibilidad
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Gestión de
Contratación
con base en el estudio previo
Expedición del
certificado de
disponibilidad
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en los Profesional de
documentos allegados efectúa el trámite correspondiente Gestión de
para la expedición del CDP.
Presupuesto
7
Elaborar acto
administrativo de
justificación
8
Elaborar contrato
Realiza el acto administrativo, de justificación del uso de la
modalidad de selección de contratación directa, señalando
la causal que se invoca
Elabora la minuta del contrato con base en la propuesta, los
estudios previos y las necesidades de la entidad.
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
122
ANEXO 10
No.
9
10
11
12
Nombre de la
actividad
Firmar
Descripción
Responsable
Ver modelo Anexo 6.3
Contratación
El ordenador del gasto aprueba y suscribe el contrato
Dirección General
Profesional de
Solicitud de firma y de Se envía el contrato original para firma del contratista y se le Gestión de
solicitan las garantías, cuando a ello haya lugar
garantías
Contratación
Solicitar registro
presupuestal
Solicitar al Profesional de Gestión de Presupuesto la Profesional de
expedición del Registro Presupuestal, con base en el Gestión de
contrato suscrito.
Contratación
El Profesional de Gestión de Presupuesto con base en el Profesional de
Expedición del registro contrato efectúa el trámite correspondiente para la Gestión de
presupuestal
expedición del Registro Presupuestal
Presupuesto
Recibe el original del contrato firmado por el contratista junto
con las garantías pactadas.
13
Revisar garantías
14
Aprobar garantías
15
Supervisión del
contrato
Profesional de
Gestión de
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del Contratación
riesgo según lo establecido en el contrato y proyecta
formato de aprobación de la garantía
Revisa garantías en cuanto a riesgo, vigencia, valor del
Subdirección
riesgo según lo establecido en el contrato y suscribe el
Jurídica
formato de aprobación de la garantía
De acuerdo al lugar o relación con el bien o servicio a
adquirir, el ordenador del gasto designa a un funcionario del
Dirección General
COPNIA para que realice la supervisión de la ejecución del
contrato.
16
Profesional de
Designación supervisor Mediante memorando se informa al funcionario que ha sido Gestión de
designado para ejercer la supervisión del contrato
del contrato
Contratación
17
Generar acta de inicio
del contrato
Suscribe el acta de inicio en los casos en que la minuta del
contrato lo establezca o las partes lo consideren Supervisor del
conveniente.
contrato
Ver modelo Anexo 6.4
18
Elaboración de Actas
Parciales
Elabora Actas Parciales dentro del término de ejecución de Supervisor del
contrato en los casos que se requiera.
contrato
19
Elaboración del
Requerimiento para
modificar el contrato
El Supervisor del contrato, elabora el requerimiento con los
documentos soporte y justificación técnica correspondiente Supervisor del
contrato
para que se tramite documento modificatorio al contrato.
Elaborar contratos
modificatorios
Con base en los documentos y la justificación técnica del
supervisor del contrato se elabora el documento
modificatorio a que haya lugar, para lograr el óptimo
Profesional de
cumplimiento del objeto contratado.
Gestión de
Contratación
Para ello se deberá tener en cuenta el tema presupuestal, la
viabilidad jurídica y la conveniencia para la Entidad
20
123
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
21
Elaborar acta de
terminación
Se elabora acta de terminación de objeto contractual
verificando el cumplimiento de la totalidad de actividades Supervisor del
contrato
contratadas
Elaborar acta de
liquidación
El Supervisor del contrato elabora la respectiva acta de
liquidación del contrato, junto con todos los soportes que se Supervisor del
requieran y gestionará la aprobación y suscripción del contrato
ordenador del gasto
Archivar contrato
Todos los registros generados de la aplicación de este
procedimiento deben ser archivados en A-Z o en la carpeta Profesional de
de cada contrato en orden cronológico y una vez terminado Gestión de
Contratación
y/o liquidado, se remite al archivo.
22
23
Descripción
Responsable
6. ANEXOS
6.11
Modelo de estudio previo para proceso por contratación directa
6.12
Modelo constancia de idoneidad
6.13
Modelo de contrato
6.14
Modelo acta de inicio
6.15
Formato de Control de Supervisión y aprobación de pago – CT-pr-05
124
ANEXO 10
10. CB-mc-02 MANUAL PARA EL MANEJO Y
CONTROL DE CAJA MENOR
1. INTRODUCCIÓN
El proceso de la contratación estatal en ejercicio de la función pública, exige por regla general,
que todas las entidades realicen una oportuna programación de los gastos necesarios para el
desarrollo de la labor misional que les ha sido encomendada. Esta programación permitirá a la
entidad controlar la correcta ejecución de su presupuesto y atender con oportunidad las solicitudes
que le presenten sus respectivos usuarios. A pesar de ello, dentro del giro ordinario de las
operaciones de la entidad, pueden también presentarse situaciones totalmente imprevistas que
conlleven a erogaciones de mínima cuantía las cuales por su urgencia requieren de un mecanismo
ágil y oportuno, que respondan a las mismas.
Para este efecto, la creación y adecuado uso de las CAJAS MENORES apunta al cumplimiento de
este objetivo con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las entidades.
El presente manual define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la creación,
operación, control y cancelación de una CAJA MENOR por parte del Consejo Profesional Nacional
de Ingeniería – COPNIA y sus Seccionales, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha
expedido.
La elaboración del presente manual, se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la
materia, y en especial la contenida en el Régimen de Contabilidad Pública, como herramienta
indispensable para la uniformidad de los registros contables.
2. MARCO LEGAL
La constitución, funcionamiento, manejo, legalización y reembolso de los gastos y legalización
definitiva de las Cajas Menores para cada vigencia fiscal, estarán sujetas al estricto cumplimiento
de las normas establecidas en el presente manual, y en especial:
a) La ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios. Contratación administrativa pública.
b) El Estatuto Tributario, en especial lo relacionado con la clasificación de los contribuyentes, sus
obligaciones tributarias, su responsabilidad sobre el impuesto al valor agregado IVA, la
aplicación del procedimiento de retención en la fuente y la obligación de exigir la inscripción
tributaria en el RUT.
c) Resolución anual del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería por la cual se realiza la
apertura de las cajas menores del COPNIA y sus Seccionales.
d) Las demás normas concordantes y complementarias de la materia, en especial las
relacionadas con la aplicación de los principios de eficiencia, economía y transparencia, y la
política de austeridad del gasto público.
3. DEFINICIÓN
Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos
de la Entidad, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de
situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la
administración del COPNIA.
4. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables al Consejo Profesional
Nacional de Ingeniería – COPNIA y sus Consejos Seccionales. Este procedimiento cubre el manejo
y administración de la caja menor – gastos generales – adquisición de bienes y servicios de menor
cuantía que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles en el COPNIA, los cuales en un
125
ANEXO 10
momento dado puedan ser cubiertos con recursos de los fondos fijos de caja menor que la
constituya.
5. CONSTITUCIÓN
La caja menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Director
General del Consejo, en la cual se indicará claramente su monto, la clase de gastos que se pueden
realizar, la cuantía asignada a cada uno de ellos y el responsable de su manejo durante toda la
vigencia.
6. ASPECTOS GENERALES
6.1 Destinación del dinero
El dinero que se entregue a cada funcionario responsable del manejo de una caja menor del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, podrá ser destinado única y exclusivamente
para sufragar gastos que tengan el carácter de “urgente” y que estén autorizados según lo
especificado en la Resolución de constitución de caja menores del Consejo para cada año y lo
contenido en este manual.
Se denominan gastos urgentes, aquellos que corresponden a la adquisición de bienes y servicios
que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que por lo tanto no son
susceptibles de programación. Los demás gastos deben tramitarse en el Consejo Nacional por
medio de un requerimiento de servicio o de suministro, según corresponda.
No podrán pagarse con cargo a una caja menor gastos suntuarios o correspondientes a conceptos
de adquisición de bienes ya definidos, erogaciones periódicas o permanentes.
6.2 Requisitos tributarios
Antes de adquirir un bien o servicio con cargo a las cajas menores, el funcionario responsable de
su manejo debe tener la certeza de que la persona natural o jurídica con quien va a establecer el
vinculo comercial, cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales- DIAN, como son estar inscrito en el Registro Único Tributario RUT y expedir
facturas o documento equivalente en caso pertenecer al Régimen Común del impuesto a las
ventas. Por lo anterior, el responsable de caja menor siempre deberá solicitar a cada nuevo
proveedor de bienes o servicios una copia del RUT, la cual se anexará al primer comprobante de
caja menor que se elabore a nombre de dicho proveedor. Las áreas de contabilidad y presupuesto
del Consejo se abstendrán de tramitar legalizaciones y reembolsos o legalizaciones definitivas de
los gastos de las cajas menores cuando se omita este procedimiento.
También es obligación de cada uno de los responsables de caja menor, el practicar los
descuentos tributarios (retención en la fuente, retención por ICA y retención de IVA) en la
adquisición de bienes y servicios cuando las normas fiscales así lo prevean. De no practicarse
dichos descuentos, será el funcionario responsable de la caja menor quien asuma el pago de
dichas retenciones además del monto de la sanción que ocasionaría la corrección de una
declaración tributaria.
Los descuentos tributarios siempre deberán quedar registrados en el respectivo comprobante de
caja menor. Para efectos de la retención en la fuente, todas las compras que se hagan a un mismo
proveedor durante un mismo mes, se sumaran a fin de determinar si hay lugar a deducción por
retención en la fuente. En caso de que aplique la retención, ésta se deberá realizar sobre todos y
cada uno de los pagos del mes, así estos individualmente no hayan estado inicialmente sujetos a
retención.
126
ANEXO 10
6.3 Clasificación tributaria y requisitos de facturación
Las personas naturales y jurídicas están clasificadas por la DIAN, para efectos del impuesto a las
ventas, en contribuyentes del Régimen Simplificado y contribuyentes del Régimen Común.
6.3.1 Régimen Simplificado
Las personas naturales o jurídicas clasificadas por la DIAN en el régimen simplificado, no son
responsables del IVA y no están obligadas a expedir factura.
Para soportar contablemente los gastos en que incurra el COPNIA, al adquirir con recursos de
caja menor, bienes o servicios de personas inscritas en el Régimen Simplificado, solo se
necesitará que el beneficiario del pago perteneciente al régimen simplificado firme el respectivo
comprobante de caja menor expedido por la entidad. ver (ANEXO 1) - Comprobante de caja
menor
En el caso de que los responsables del Régimen Simplificado decidan expedir una factura de venta
como documento soporte de las operaciones comerciales que realizan, esta deberá cumplir como
mínimo con los siguientes requisitos:
a. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios
c. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
d. Fecha de su expedición.
e. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
f. Valor total de la operación.
g. No incluir ningún valor por concepto de IVA
6.3.2 Régimen Común
Al Régimen Común pertenecen las persona naturales o jurídicas que son responsables del IVA y
obligadas a expedir factura conforme los requisitos mínimos indicados en el artículo 617 del
Estatuto Tributario y que se transcriben a continuación:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria o NIT del vendedor o de
quien presta su servicio;
c) Nombre y NIT del Consejo cuando se trate de facturas expidas por talonario;
d) Numeración consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedición;
f) Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados;
g) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura;
h) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas,
i) Discriminación del IVA cobrado
127
ANEXO 10
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o
maquina registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entiende cumplidos los
requisitos de impresión previa.
Igualmente debe indicarse en la factura, ya sea a través de medio mecánico, sello o manual, o
estar preimpreso en la factura de venta, el número y la fecha de la Resolución de autorización de la
DIAN, para el rango de la numeración habilitada.
7
PROCEDIMIENTO
7.1 Primer giro de caja menor: El giro que corresponde a la apertura de las cajas menores del
COPNIA, se realizará una vez el Director General del Consejo haya suscrito la Resolución de
Constitución de las Caja Menor del COPNIA y sus Seccionales, y que adicionalmente, el área
de presupuesto haya emitido el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal para las
cajas que se requiere abrir.
Ningún responsable del manejo de caja menor podrá efectuar gastos con cargo a dicho fondo
sin que antes se haya expedido la Resolución de cajas menores y se hayan girado por parte
del área de Tesorería del COPNIA el dinero asignado.
7.2 Apertura del libro de caja menor: Con la recepción del primer giro de caja menor del año, el
responsable del manejo de la caja menor deberá proceder a la apertura del libro y registrar
diariamente en él las operaciones realizadas durante cada vigencia. El libro de caja menor se
llevará utilizando el programa SICAME.
Cuando se efectué un gasto con cargo a la caja menor, se debe registrar en el libro:
 Fecha
 El numero de comprobante
 El beneficiario del pago
 Valor del gasto
 Valor de las deducciones
 Valor de los reembolsos (retiros efectivos de dinero)
 Saldo de la caja menor
El libro de caja menor se imprime conforme se cierran las operaciones de cada mes. Finalizado
el año este libro se remite el COPNIA Nacional junto con los documentos de legalización
definitiva del fondo de caja menor.
Con periodicidad mensual el responsable de caja menor debe hacer una copia de seguridad de
los archivos correspondientes al programa SICAME. Finalizado el año y legalizado el fondo de
caja menor, la última copia de seguridad deberá ser remitida al área de sistemas para custodia.
7.3 Destinación: El dinero asignado a las cajas menores debe destinarse para sufragar gastos
identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto del COPNIA, que tengan el carácter
de urgentes tal como quedo indicado en el numeral 6.1 de este manual y que además,
correspondan a los rubros presupuestales autorizados en la resolución de constitución.
7.4 Prohibiciones: No se podrán realizar con cargo a las cajas menores, las siguientes
operaciones:
128
ANEXO 10
1) Fraccionar compras de un mismo elemento;
2) Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes al COPNIA;
3) Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de
1993, deben constar por escrito;
4) Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que
establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones;
5) Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén de la entidad.
6) Cambiar cheques o efectuar prestamos,
7) Pagar gastos que no tengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales
como RUT, facturas, recibos de registradora, recibos de caja, etc.
8) Acumular reembolsos.
7.5 Monto de los gastos: Los gastos realizados no podrán superar los montos autorizados por
cada rubro en la Resolución de Constitución; esto significa que cada vez que se solicite
legalización y/o reembolso de los mismos, el valor máximo por cada rubro es el autorizado en
la Resolución de Constitución de la respectiva caja menor.
En caso de que las facturas de servicios públicos superen el monto establecido para su pago
por caja menor, deberán remitirse oportunamente al COPNIA para su correspondiente trámite
de pago a través del Nacional.
Mientras es recibido el dinero del reembolso de caja menor, sólo será posible ejecutar gastos
por el saldo que hubiere disponible en cada rubro al momento de generar la solicitud de
reembolso.
7.6 Autorización de los gastos: El responsable de caja menor autorizará los gastos a
efectuarse, para lo cual pondrá su visto bueno en cada uno de los comprobantes de caja
menor.
7.7 Los comprobantes: Los comprobantes de caja menor llevarán una numeración consecutiva y
serán consistentes con las fechas, valores, cuantías y objeto de las facturas o cuentas que
soporten el gasto. El modelo del comprobante a utilizar para efectos de soportar los gastos de
caja menor deberá siempre corresponder al establecido en el (ANEXO 1) de este manual
(Comprobante de caja menor).
En todos los casos, el comprobante de caja menor deberá elaborarse con el nombre, razón
social y NIT de la persona o establecimiento donde se hizo la compra o se adquirió el servicio.
Para compras realizadas a responsables del Régimen Común, el soporte idóneo lo constituirá
la factura de venta expedida por el vendedor mediante talonario, computador o máquina
registradora. El funcionario del COPNIA que realizó el gasto deberá firmar el comprobante y
anexar la factura correspondiente.
Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del régimen común, siempre deberá
detallarse en el comprobante de caja menor, el valor del IVA correspondiente a la compra. El
IVA que se registre en cada comprobante de caja menor deberá corresponder exactamente al
valor del impuesto que aparece liquidado en la factura de venta respectiva. No se podrán
aceptar facturas de venta de responsable del régimen común en donde no aparezca
discriminado el valor del IVA.
Los pagos de administración de propiedad horizontal que se realicen por caja menor, se
soportarán con el respectivo recibo de caja emitido por parte de la administración del edificio,
ya sea que el pago se realice en efectivo o a través de consignación en cuenta bancaria.
129
ANEXO 10
En el caso de los servicios públicos, se entenderá realizado el pago si en la factura
correspondiente aparece el sello o timbre de la entidad bancaria que recauda el valor del
servicio. En caso de que el pago sea realizado a través de canales de recaudo diferentes a los
bancos (puntos del Baloto, Supermercados, puntos de pago electrónico, etc,), siempre
necesario adjuntar al comprobante el recibo de pago expedido por dichos sistemas.
Para efectos de legalizar los gastos por servicio telefónico, es necesario siempre anexar al
comprobante de caja menor, además de la factura del teléfono, el formato de “Control de
Llamadas” (ANEXO 5) debidamente diligenciado, por medio del cual el responsable de caja
menor autoriza a los funcionarios del seccional la realización de llamadas de larga distancia y a
teléfonos celulares. Para el caso de la larga distancia las llamadas que requieren autorización
son aquellas que superen los 10 minutos de duración, inclusive si son a otras oficinas del
COPNIA a nivel nacional. Las llamadas a celular deben ser autorizadas en su totalidad.
Cuando se adquieran bienes o servicios de responsables del Régimen Simplificado o de
personas naturales no comerciantes, el comprobante de caja menor se asimilará a un
documento equivalente a una factura de venta y se convertirá en el soporte contable y
tributario valido para este tipo de transacciones. No será necesario adjuntar ningún otro
documento a este comprobante y bastará con que el mismo contenga la totalidad de la
información que describe la adquisición y se encuentre firmado con número de cédula por el
vendedor inscrito en el RUT, en señal de aceptación y como prueba del pago.
En caso de que el responsable del Régimen Simplificado emita factura por la venta de bienes o
servicios al COPNIA, esta deberá cumplir con todos los requisitos del numeral 6.3.1 de este
manual, anexándose al comprobante de caja menor del que sirva de soporte contable, siendo
necesario también en este caso que el vendedor firme dicho comprobante como prueba del
pago realizado por el COPNIA.
Los gastos de transporte reconocidos a funcionarios del COPNIA serán legalizados con la
firma del comprobante correspondiente por parte del mismo funcionario. El gasto en transporte
de taxi sólo está autorizado para personal del nivel profesional y excepcionalmente, del nivel
técnico, si este ha sido autorizado por el jefe inmediato. Los transportes correspondientes a
divulgación deben presentar el radicado del proceso en el sistema Work Flow (DI).
En el caso de las reuniones técnico administrativas sólo se legalizarán dichos gastos si están
soportados con factura de venta que cumpla los requisitos en este manual.
Cabe recordar que para cada transacción se debe utilizar un comprobante de caja menor, el
cual se diligenciará en su totalidad al momento de la compra o el gasto. Su numeración debe
iniciarse con el comienzo de cada vigencia y su corte deberá coincidir con el último gasto del
año. Cuando el comprobante de caja menor este soportado por factura o cuenta de cobro, se
deberá registrar siempre en el detalle del comprobante el número de la factura o cuenta de
cobro que se está pagando. Igualmente si el pago es de frecuencia periódica, ejemplo servicios
públicos o administración, se deberá registrar adicionalmente el mes al cual corresponde el
pago.
El diseño de los comprobantes de caja menor estará a cargo del COPNIA. Los comprobantes
de caja menor serán impresos de acuerdo con el modelo del programa SICAME, en original
que servirá de soporte a los reembolsos que se efectúen.
7.7.1
Comprobantes provisionales de caja menor: La entrega de adelantos en dinero a
funcionarios del Consejo, que tengan por objeto ejecutar compras o pagar servicios con
fondos de la caja menor, estará soportada por comprobantes provisionales de caja menor
hasta tanto no exista un comprobante definitivo que legalice la adquisición y cuente con
130
ANEXO 10
soporte idóneo. El comprobante deberá estar firmado por quienes entregan y reciben el
dinero, y podrá ser elaborado en computador o corresponder a una forma preimpresa.
7.8 Manejo de fondos: Los fondos de caja menor del COPNIA se manejaran en efectivo, a
excepción de los casos en los cuales el Consejo determine que por seguridad sea mejor
hacerlo a través de una cuenta corriente. Los responsables del manejo de cajas menores en el
COPNIA velaran por resguardar en forma segura los fondos y soportes de la caja menor.
7.9 Legalización y reembolso: Los reembolsos se tramitaran de acuerdo con la cuantía de los
gastos realizados, sin exceder el monto autorizado de cada rubro presupuestal y podrán
solicitarse al finalizar el respectivo mes o cuando se haya consumido como mínimo un 70%
de alguno o de todos los rubros presupuestales afectados, lo que ocurra primero. Se deberán
reportar todos los gastos realizados hasta el momento del reembolso, con el fin de efectuar un
corte de numeración y de fechas.
Todo reembolso deberá contener solamente recibos de caja menor del mismo mes en que es
generado. No podrán existir reembolsos que tengan recibos que cobijen compras o pagos de
dos meses diferentes.
Los reembolsos de cierre de mes deberán remitirse obligatoriamente al Consejo Nacional el
último día hábil del respectivo mes, para efectos de cumplir con los cronogramas de cierre de
los proceso presupuestal y contable del COPNIA. Los reembolsos de periodos intermedios del
mes se enviarán al Consejo Nacional al día hábil siguiente a la fecha de elaboración del último
comprobante de caja menor que esté relacionado, sin que dicha fecha de envío supere el día
23 de cada mes.
7.9.1
Para la legalización y reembolso se deben cumplir los siguientes requisitos:
1) Que los gastos relacionados con la caja menor hayan sido realizados después de haberse
constituido la caja menor según la vigencia de la Resolución de cajas menores firmada por
el Director General y, que el Consejo haya girado el valor correspondiente para iniciar
operaciones.
2) Que se haya elaborado un cuadro donde se relacionan los gastos de caja menor (Ver
aplicación SICAME) (ANEXO 2).
3) Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales y códigos contables de
acuerdo a los autorizados en la Resolución de constitución de cajas menores.
4) Que los documentos soportes presentados sean los originales y se encuentren firmados
por los beneficiarios del pago, con identificación del nombre o razón social y el número del
documento de identidad o NIT.
5) Que los comprobantes de caja menor estén diligenciados en su totalidad, de acuerdo con
el formato establecido en este manual.(ANEXO 1).
6) Que la fecha del comprobante de gastos corresponda a la vigencia fiscal que se esta
legalizando y al periodo del reembolso que se esta tramitando.
7.9.2
La legalización definitiva: La legalización definitiva de las cajas menores constituidas
para la vigencia fiscal, se hará antes de finalizar el respectivo año, cumpliendo
estrictamente con la fecha de cierre establecida por la Subdirección Administrativa y
Financiera para este efecto. También se deberá hacer legalización definitiva del fondo de
caja menor cuando el Consejo decida retirar dicho fondo de un seccional.
131
ANEXO 10
Cuando se vaya a legalizar definitivamente la caja menor, los responsables del manejo de
las mismas, deberán reintegrar el dinero no utilizado efectuando una consignación a favor
del COPNIA en la cuenta No. 171-571700-85 de Bancolombia- sucursal Chapinero- y
utilizar el (ANEXO 2) para reportar los gastos de la legalización definitiva, discriminados
estos por rubros presupuestales y códigos contables según corresponda. En este caso, los
rubros autorizados podrán reportarse por debajo del 70% de su consumo.
Adicionalmente, se deberá hacer un acta de cierre definitivo del fondo fijo de caja menor
para la vigencia correspondiente, siguiendo para tal fin el modelo de actas aprobado en el
Manual de Correspondencia y Archivo (ANEXO4).
Para poder dar trámite a la legalización definitiva, se adjuntara el original de las facturas
que soportan el gasto junto con sus respectivos comprobantes de caja menor, formatos
debidamente diligenciados y la respectiva consignación, si hubiera lugar a ello.
Adicionalmente, también se deberá adjuntar el listado del consumo anual de elementos y
útiles de papelería, así como el original de libro de caja menor. El libro de caja menor
reposará junto con los documentos correspondientes al cierre del fondo y el listado de
elementos será trasladado al Técnico de Almacén y Servicios Generales, para efectos de
consolidación de la información de los consumos del año de este tipo de elementos.
El funcionario encargado del manejo de la caja menor responderá fiscal y pecuniariamente
por el incumplimiento de la legalización oportuna y del manejo del dinero que se
encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.
7.10
Cambio de responsable: Cuando se cambie el responsable de una caja menor, deberá
hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la
fecha.
Cuando el responsable del manejo de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o
comisión, se encargará a otro funcionario temporalmente de su manejo, para lo cual solo se
requiere de la entrega de fondos y documentos mediante arqueo de fondos, el cual debe
quedar registrado en acta de acuerdo con el modelo establecido (ANEXO 3) y firmada por los
dos funcionarios que intervinieron en el recibo y la entrega de la misma.
Del buen manejo de la caja menor y del cumplimiento de las normas, depende la prontitud de los
diferentes trámites que tiene lugar para realizar los reembolsos correspondientes.
8
SOPORTE PRESUPUESTAL
8.1 Conceptos, rubros presupuestales y códigos contables a utilizar
Los rubros presupuestales autorizados para el manejo y funcionamiento de las cajas menores
autorizadas por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA para cada vigencia fiscal
se encuentran especificados en la resolución de constitución, tanto para el COPNIA, como para
sus seccionales.
A continuación se hace un desglose de los rubros autorizados para el manejo de las Cajas
Menores del Consejo:
Rubro Presupuestal: 2.1.02.01 Adquisición de Bienes
132
ANEXO 10
Corresponde a la compra de bienes muebles y servicios destinados a apoyar el desarrollo de la
actividad de la entidad. Por este concepto se incluyen:
Rubro Presupuestal: 2.1.02.01.01 Materiales y Suministros
Adquisición de bienes fungibles de consumo final que no se deben inventariar por las diferentes
dependencias y no son objeto de devolución.
Por este rubro se deben incluir repuestos y accesorios, elementos de aseo y cafetería, empaste de
libros, reuniones técnico administrativas, fotocopias y útiles y papelería de acuerdo con lo
especificado en la siguiente lista, siempre y cuando dichos elementos no se encuentre disponibles
en el almacén de la entidad.
CODIGO
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
-
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
DESCRIPCION
-
000001
000002
000003
000004
000005
000006
000007
000008
000009
000010
000011
CODIGO
ALMOHADILLA PARA SELLOS
BANDAS DE CAUCHO - CAJA
BISTURI
BLOCK CARTA
BOLIGRAFO TINTA NEGRA
BOLIGRAFO TINTA ROJA
BORRADOR DE NATA
BOXER - FRASCO
CASETTE GRABADORA PERIODISTA
CD 700 MB
CINTA ADHESIVA PARA CAJAS
DESCRIPCION
012
012
012
012
012
-
0001
0001
0001
0001
0001
-
000012
000013
000014
000015
000016
CINTA ADHESIVA TRANSPARENTE 12 mm
CLIPS PEQUEÑOS - CAJA
CLIPS TIPO MARIPOSA - CAJA
PEGANTE LIQUIDO COLBON
CORRECTOR LIQUIDO - FRASCO
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
-
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
-
000017
000019
000020
000021
000022
000025
000026
000027
000028
000030
000035
000039
CORRECTOR LIQUIDO - TIPO LAPIZ
CUADERNO ARGOLLADO CUADRICULADO
PEGANTE EN BARRA PEQUEÐO
GANCHO LEGAJADOR PLASTICO
REPUESTOS BISTURI
GANCHO LEGAJADOR - METALICO CAJA
GRAPAS PARA COSEDORA - GRANDES
GRAPAS PARA COSEDORA - PEQUEÑAS
LAPIZ NEGRO
MARCADOR GRUESO
PEGANTE EN BARRA GRANDE
REFUERZOS ADHESIVOS
133
ANEXO 10
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
-
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
0001
-
000040
000041
000042
000044
000045
000046
000047
000049
000050
000051
000052
000053
000054
000057
RESALTADOR - COLORES
ROLLO FOTOGRAFICO X 12
SACAGANCHOS
SEPARADOR EN POLIETILENNO - 5 COLORES
TACONOTAS POS-IT PEQUEÐO
TIJERAS
TINTA PARA SELLOS
SELLOS DE OFICINA
ACETATOS
HUMEDECEDOR DE DEDOS
PAPEL CARBON X HOJAS
BLOCK OFICIO
BOLSA PLASTICA CON CIERRE
ESFERO TIPO ROLLER -NEGRO
012 - 0001 - 000058 CARNETS FUNCIONARIOS
012 - 0001 - 000059 CAJA DE CARTON MEDIANA
012 - 0001 - 000060 TACO NOTAS - PAPEL
012 - 0001 - 000061 REGLA PLASTICA DE 30 CM
012 - 0001 - 000062 CHINCHES - CAJA
012 - 0001 - 000064 PAPEL PERIODICO X PLIEGOS
012 - 0001 - 000065 TAJALAPIZ PEQUEÑO
012 - 0001 - 000066 MICROPUNTA
012 - 0001 - 000068 HUELLERO
012 - 0001 - 000069 PILAS DOBLE A (AA)
012 - 0001 - 000070 BORRADOR TIPO LAPIZ
CODIGO
DESCRIPCION
012 - 0001 - 000072 CARTON CORRUGADO - PLIEGO
012 - 0001 - 000083 PILAS TRIPLE A (AAA)
012 - 0001 - 000091 LIMPIATIPOS - PASTA
012 - 0001 - 000093 HOJA PLASTICA PROTECTORA
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
012
014
014
-
0001
0001
0001
0002
0002
0002
0003
0003
0003
0003
0003
0001
0001
-
000098
000100
000104
000001
000002
000012
000009
000010
000012
000014
000015
000002
000003
SEPARADORES DE CARTULINA
BOLIGRAFO COLORES
GANCHOS PARA EXPEDIENTE DEMANDA
ARCHIVADOR A-Z CARTA
ARCHIVADOR A-Z OFICIO
CARATULAS - EXPEDIENTES DEMANDAS
PAPEL CARTA BLANCO 75GR - RESMA
PAPEL OFICIO BLANCO 75GR - RESMA
PAPEL TERMICO FAX - ROLLO 30 MT
SOBRE MANILA CARTA SIN/M
SOBRE MANILA OFICIO SIN/M
FIBRA LIMPIADORA- ESPONJA VERDE
LIMPION EN TOALLA
134
ANEXO 10
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
-
0001
0001
0001
0001
0002
0002
0002
0002
0002
0002
0002
0002
0002
-
000004
000005
000007
000009
000001
000002
000003
000004
000005
000006
000008
000009
000015
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
-
0002
0003
0003
0003
0003
0003
0003
0003
0003
0003
0003
0003
-
000017
000001
000002
000003
000004
000005
000007
000012
000013
000014
000016
000017
CODIGO
PAÑO ABSORVENTE DE MESA
PAÑO TELA LIMPIA PISO
PAPEL HIGIENICO -ROLLO
SERVILLETAS-CAFETERIA
AMBIENTADOR AEROSOL
HIPOCLORITO DESINFECTANTE (DECOL O CLOROX)
JABON LIQUIDO LOZA
DETERGENTE POLVO
JABON BARRA
JABON LIQUIDO PARA MANOS
LIMPIADOR DESINFECTANTE - FABULOSO
LIMPIAVIDRIOS
VARSOL GALON
CERA
EMULSIONADA
ESPECIAL
PARA
PISO
LAMINADO
BALDE PLASTICO
BOLSA PARA DESPERDICIO GRANDE
CHURRUSCO DE BAÑO
ESCOBA
GUANTES - BAÐO
MECHA PARA TRAPERO
CHUPA PARA BAÑO
RECOGEDOR DE BASURA
TRAPERO GUANTES - BLANCO - ARCHIVO
TAPABOCAS
DESCRIPCION
014 - 0003 - 000032 BOLSA PARA BASURERA
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
014
-
0003
0003
0004
0004
0004
0004
0004
0004
0005
0005
0005
0005
0005
0005
0005
-
000033
000034
000001
000002
000003
000010
000011
000014
000002
000003
000004
000005
000007
000012
000016
BOLSA PARA BAÐOS
BOLSA PARA COCINA
AROMATICAS EN CAJA
AZUCAR SOBRE
CAFE MOLIDO
GARRAFON DE AGUA
AZUCAR GRANNULADA
FILTRO PARA CAFE
ALCOHOL ANTISEPTICO 750CC
CURAS X CAJA 100 UNIDADES
GASA 3 X 3
ISODINE 120 CC
ESPARADRAPO - ROLLO
PARCHE OCULAR
SULFATO DE PLATA - CREMA 15 GRM
135
ANEXO 10
014 - 0005 - 000018 SOLUCION SALINA
014 - 0005 - 000019 BAJALENGUAS - PALETA
CODIGO
PRESUPUESTAL
CONCEPTO
CODIGO
CONTABLE
2.1.02.01.01
MATERIALES Y SUMINISTROS
51-11-14
2.1.02.01.01
UTILES Y PAPELERIA
51-11-14-02-01
2.1.02.01.01
EMPASTE DE LIBROS
51-11-14-02-02
2.1.02.01.01
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA
51-11-14-02-03
2.1.02.01.01
ELEMENTOS REUNIONES TECNICAS
51-11-14-02-04
2.1.02.01.01
REPUESTOS ACCESORIOS Y SIMILARES
51-11-14-05
2.1.02.01.01
FOTOCOPIAS
51-11-22-01
Rubro Presupuestal: 2.1.02.02. Adquisición de Servicios
Corresponde al pago que se hace a una persona natural o jurídica por la prestación de un servicio
que complementa el desarrollo de las funciones de la entidad y permiten mantener y proteger los
bienes que son de su propiedad o están a su cargo. Por este concepto se incluyen:
Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.07 Servicios Públicos
Corresponden a erogaciones por concepto de servicios de acueducto y alcantarillado, recolección
de basuras, energía, teléfonos y demás servicios públicos domiciliarios. También se pueden incluir
por este rubro su instalación y traslado.
CODIGO
PRESUPUESTAL
CONCEPTO
CODIGO
CONTABLE
2.1.02.02.07
SERVICIOS PÚBLICOS
51-11-17
2.1.02.02.07
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
51-11-17-01-01
2.1.02.02.07
ASEO
51-11-17-01-02
2.1.02.02.07
ENERGIA ELECTRICA
51-11-17-02
2.1.02.02.07
TELEFONO
51-11-17-03
Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.15 Mantenimiento
Los gastos tendientes a la conservación y reparación de bienes inmuebles, muebles y equipos.
136
ANEXO 10
En este rubro se debe incluir la reparación de equipos, mantenimiento de computadores y equipos
de oficina, mantenimientos o mejoras de las instalaciones u oficinas, además de las cuotas de
administración de las oficinas del COPNIA que se encuentran en Régimen de Propiedad
Horizontal.
CODIGO
PRESUPUESTAL
CONCEPTO
CODIGO
CONTABLE
2.1.02.02.15
ADMINISTRACIÓN
51-11-11-01
2.1.02.02.15
INMUEBLES
51-11-15-01
2.1.02.02.15
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
51-11-15-04
2.1.02.02.15
EQUIPOS
DE
COMPUTACIÓN
COMUNICACIÓN
Y 51-11-15-08
Rubro Presupuestal: 2.1.02.02.05 Comunicaciones y Transporte
Se cubren por este rubro los gastos tales como mensajería, correo, uso de cabina telefónica,
alquiler de servicios en café internet, compra de tarjetas prepago, alquiler de líneas, embalajes y
acarreo de elementos. Así mismo se incluyen los pagos correspondientes al servicio de Internet
que no se contrate directamente por parte del COPNIA Nacional.
CODIGO
PRESUPUESTAL
CONCEPTO
CODIGO
CONTABLE
2.1.02.02.05
COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
51-11-23-01
2.1.02.02.05
CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS
51-11-23-01-01
2.1.02.02.05
SERVICIO DE CABINA TELEFONICA FAX O 51-11-23-01-02
CAFÉ
2.1.02.02.05
TAXIS Y BUSES
51-11-23-01-03
2.1.02.02.05
TARJETAS PREPAGO
51-11-23-01-04
2.1.02.02.05
ACARREOS Y EMBALAJES
51-11-23-01-05
2.1.02.02.05
PARQUEADERO
51-11-23-01-06
2.1.02.02.05
SUSCRIPCIONES A INTERNET
51-11-23-02
9. SOPORTE CONTABLE
Para el manejo de la caja menor se deben tener en cuenta los Principios y Normas Contables, en
cuyos apartes establecen que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni
enmendaduras y que además deben estar tramitados con letra legible o a maquina, como tampoco
podrán alterarse los asientos en el libro de caja menor, ni el orden, ni la fecha de registro, ni
dejarse espacios en blanco que faciliten intercalaciones o adiciones, ni hacerse raspaduras; no
deben desprenderse hojas, alterarse el orden de las mismas o mutilarlas.
137
ANEXO 10
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
-
Salvaguardar en un lugar de acceso restringido los fondos destinados para caja menor y sus
comprobantes.
-
Utilizar los fondos destinados para los gastos por caja menor de acuerdo con las instrucciones
impartidas.
-
Contabilizar y registrar correctamente las operaciones presuspuestales y contables.
-
Dar cumplimiento a la Resolución de constitución y manejo.
-
Llevar el libro auxiliar de caja menor con las columnas necesarias para proveer la información
relacionada con la fecha de las operaciones, los giros recibidos, concepto de los egresos,
número de los comprobantes y saldos disponibles por cada rubro.
11. CONTROLES
En procura de un manejo eficiente de la caja menor, se establecen parámetros que permitan al
responsable de la misma y a la entidad proteger los recursos de la nación.
Estos controles son previos y posteriores, entre los que se encuentran:
-
Numeración de comprobantes y reembolsos en orden consecutivo
-
Control del libro de caja menor
-
Arqueos sorpresivos y periódicos, por algún delegado
-
Cada responsable deberá controlar los avances de efectivo, la legalización de los dineros y
responder por los fondos entregados
-
Control posterior de la Contraloría General de la República.
12. RECOMENDACIONES
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para el buen manejo de la caja menor:
-
Solicitar la asesoría necesaria al área de contabilidad del Consejo, cuando se presenten dudas
respecto del manejo de la caja menor para la adquisición de bienes o servicios.
-
Hacer uso de los reembolsos necesarios para cumplir con los límites establecidos.
-
Resguardar adecuadamente los fondos de la caja menor.
13. RESPONSABILIDADES
El mal manejo de la caja menor conlleva las siguientes responsabilidades:
-
Administrativa
Fiscal y pecuniaria, según sea el caso
En todo caso, cuando se presente una irregularidad en el manejo de la Caja Menor, el funcionario
conocedor de la misma, informará a la Dirección General siguiendo el conducto regular.
138
ANEXO 10
Cada responsable del manejo de caja menor deberá asegurar la calidad de la información que se
registra en los respectivos comprobantes de caja menor, tratándose de fechas, conceptos de
gasto, descripción de la operación, valor o monto de las mismas y/o valor o monto de los impuestos
y deducciones. Las sanciones o multas en las cuales pudiera incurrir el COPNIA por falta de
oportunidad en el envío de reembolsos, baja calidad en el registro de información en los
comprobantes o errores en la práctica de deducciones tributarias, corren bajo responsabilidad de
quien no asegura la calidad de los registros contables y/o presupuestales de la entidad desde el
mismo momento en que se reciben los documentos soportes y se elaboran comprobantes de
registro de operaciones.
14. ARQUEOS
Es una herramienta que permite controlar el manejo de los fondos autorizados para adquirir bienes
y servicios de carácter urgente.
Para el registro del arqueo se debe utilizar el formato de “Acta de Arqueo de Caja menor” (ANEXO
3).
Cada vez que se haga un reembolso o un arqueo sorpresivo se debe hacer el examen del libro de
caja menor, registros y soportes y del dinero en efectivo, con el fin de establecer el saldo real a la
fecha del procedimiento. Una vez efectuada la diligencia sorpresiva, se debe levantar un acta
firmada por las partes que intervinieron en ella.
La firma del reembolso de caja menor también se considera evidencia del arqueo.
15. CONTROL COMPRAS DE UTILES Y PAPELERÍA
Se efectuará a través del software elaborado por sistemas con el fin de llevar un control más
riguroso de las compras de útiles y papelería, que realice el COPNIA o cualquiera de sus
Seccionales. En adelante los responsables deberán registrar los elementos que se adquieran por
estos rubros.
En el caso de elementos no autorizados deberán solicitar telefónicamente el código a contabilidad
para su registro.
16. ANEXOS
ANEXO 1. Comprobante de caja menor
Este formato se diligencia en el momento de hacer la compra y el pago; su numeración se realiza
de acuerdo al orden de las compras. La imputación presupuestal consiste en registrar el rubro que
se esta afectando y debe estar soportado por el original de la factura, comprobante de compra del
bien o servicio aceptado por el vendedor, formato que debe ser visado por el responsable; así
mismo el beneficiario debe firmarlo en el momento de recibir el pago, cuando esta condición
aplique.
CASILLA 1. COMPROBANTE DE CAJA MENOR No____. En este campo debe aparecer el
número consecutivo a partir del número uno (1) en caso de iniciar el año o, el número consecutivo
que corresponda al implantar este procedimiento en cada seccional, y se irán utilizando de acuerdo
con el orden de las compras hasta su legalización definitiva; es decir, que si la primera solicitud de
reembolso termina por ejemplo en el número treinta (30), la siguiente solicitud debe iniciar con el
139
ANEXO 10
número treinta y uno (31). Cuando se inicie una nueva vigencia, la numeración debe comenzar
nuevamente desde el número uno (1)
CASILLA 2. FECHA. En este campo se registra la fecha de la compra del bien o servicio y debe
coincidir con la fecha de la factura en los casos de compras al Régimen Común o, con la fecha real
del gasto cuando se compre a responsables del Régimen Simplificado o la fecha del gasto de
transporte.
CASILLA 3. IDENTIFICACIÓN DEL CONSEJO Y EL SECCIONAL. Corresponde al nombre del
COPNIA y el del Seccional que genera el comprobante de caja menor.
CASILLA 4. PAGÓ A - NIT o C.C. Corresponde al nombre o razón social de la empresa o persona
natural proveedor de los bienes o servicios, al igual que el número de identificación. El nombre y
número de identificación debe coincidir con la factura en los casos en que esta sea expedida.
CASILLA 5. CÓDIGO. En esta casilla se debe anotar el código y/o cuenta del rubro al cual se
imputa el gasto, según lo autorizado en la Resolución de Constitución de cajas menores
correspondiente y lo descrito en el numeral 8.1 de este manual.
CASILLA 6. CANTIDAD. Esta casilla se refiere al volumen de bienes o servicios adquiridos en cada
transacción.
CASILLA 7. CONCEPTO. Descripción breve del bien o servicio adquirido. Lo anterior incluye
obligatoriamente el número de factura o cuenta de cobro que se paga y el periodo al que
corresponde el pago en el caso de servicios periódicos como los servicios públicos o la
administración.
CASILLA 8. VALOR. Se registra el valor total de la factura, en números, incluido IVA si se trata de
adquisiciones efectuadas a responsables del Régimen Común o, el valor total del gasto si se trata
de compras efectuadas a responsables del Régimen Simplificado. En caso de adquisiciones sobre
las cuales se deba practicar retenciones por impuestos este valor corresponderá al total menos el
valor de las retenciones.
CASILLA 9. TOTAL. Corresponde al total de la sumatoria de los ítems adquiridos y registrados en
el comprobante de caja menor, incluido el IVA.
CASILLA 10. VALOR ANTES DE IVA. En las adquisiciones de bienes y servicios a responsables
del Régimen Común, se refiere al valor bruto compra antes de adicionar el IVA.
CASILLA 11. IVA. Impuesto al Valor Agregado (IVA) que aparece registrado en las respectivas
facturas de venta expedidas por los responsables del Régimen Común.
CASILLA 12. TOTAL IVA INCLUIDO. Sumatoria total de las casillas 10 y 11.
140
ANEXO 10
CASILLA 13. RETEFUENTE. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del
impuesto de renta en los casos que aplique.
CASILLA 14. RETEICA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de
industria y comercio en los casos que aplique.
CASILLA 15. RETEIVA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto al
valor agregado (IVA) los casos que aplique.
CASILLA 16. NETO. Valor neto pagado al vendedor una vez descontadas las retenciones de
impuestos.
CASILLA 17. SON. Se registra el valor de los ítems, en letras, incluido IVA si se trata de
adquisiciones efectuadas a responsables del Régimen Común o, el valor total del gasto si se trata
de compras efectuadas a Responsables del Régimen Simplificado.
CASILLA 18. FIRMA O Vo. Bo. DEL RESPONSABLE DE CAJA MENOR. Debe estar firmado por la
persona que tiene a cargo el manejo de la caja menor de conformidad con la Resolución de
constitución o su respectiva modificatoria, si existiese.
CASILLA 19. FIRMA O SELLO DEL BENEFICIARIO. Cuando se trate de Responsables del
Régimen Simplificado, debe firmar la persona que recibió el pago por la transacción comercial,
indicando en la parte inferior del recuadro el número de su documento de identidad. En los casos
que se adquieran bienes o servicios de personas pertenecientes al Régimen Común, el
comprobante deberá llevar anexa la factura que identifica plenamente el gasto y deberá estar
firmado por el funcionario que lo realizó.
ANEXO 2. Relación de comprobantes de caja menor
Los datos que deben ser registrados en este formato y que se explican a continuación, deben
coincidir exactamente con los datos anotados en los comprobantes de caja menor.
CASILLA 1. SECCIONAL. Se debe indicar el nombre del Seccional que esta ejecutando los gastos
de caja menor.
CASILLA 2. CIUDAD. Se debe indicar cual es la ciudad donde se ubica el Seccional que ejecuta
los gastos de caja menor.
CASILLA 3. REEMBOLSO DE GASTOS O LEGALIZACIÓN DEFINITIVA. Se debe marcar con una
equis (x) según corresponda a un reembolso ordinario o a la legalización definitiva de gastos.
CASILLA 4. NUMERO. Si se trata de un reembolso de gastos, se debe llenar la casilla con el
número consecutivo de reembolso que corresponda.
141
ANEXO 10
CASILLA 5. COMPROBANTES. Relacionar de que número a qué número de comprobante están
incluidos en el reembolso.
CASILLA 6. PERIODO A LEGALIZAR. Se debe indicar la fecha del primero y ultimo comprobante
de caja menor, que harán parte del reembolso o la legalización a tramitar.
CASILLA 7. PRESUPUESTO. Corresponde al monto total autorizado en la Resolución de apertura
de caja menor, distribuido por rubros presupuestales.
CASILLA 8. EJECUTADO. A esta columna se debe trasladar el valor total ejecutado por rubro que
se desprenda de la relación de gastos de caja menor del periodo, sin incluir retenciones tributarias.
CASILLA 9. TOTAL. Se debe totalizar en esta fila la columna 8.
CASILLA 10. TOTAL CON RETENCIONES. Valor neto de los gastos una vez se han restado las
retenciones tributarias.
CASILLA 11. EFECTIVO EN CAJA. Se debe indicar el monto de efectivo que quedo disponible al
momento de realizar el reembolso.
CASILLA 12. RUBRO Y DESCRIPCCIÓN. Se debe anotar el rubro presupuestal al cual
corresponde el gasto, de acuerdo con la codificación contenida en este manual y su descripción.
CASILLA 13. CUENTA Y DECRIPCCIÓN. Número y descripción de la cuenta relacionada con los
comprobantes.
CASILLA 14. NUMERO DE RECIBO. En este campo se debe indicar el número del comprobante
de caja menor y su relación se hará en forma consecutiva pero en todo caso, teniendo en cuenta el
rubro presupuestal al que corresponda
CASILLA 15. FECHA. En este campo se registra la fecha de la compra del bien o servicio, la cual
debe coincidir con la fecha de la factura en los casos que la negociación se haga con responsables
del régimen común o, la fecha del gasto cuando se trate de operaciones realizadas con el
responsables del Régimen Simplificado.
CASILLA 16. BENEFICIARIO. Corresponde al nombre del beneficiario del pago de acuerdo con la
información del RUT.
CASILLA 17. C.C. o N.I.T. Corresponde al número de identificación del beneficiario del pago de
acuerdo con la información del RUT.
142
ANEXO 10
CASILLA 18. BASE. Corresponde al valor de la compra antes de IVA.
CASILLA 19. IVA. Corresponde al valor del IVA facturado por los responsables del Régimen
Común y que aparece registrado en la respectiva factura de venta.
CASILLA 20. VALOR. Corresponde al monto total del gasto efectuado.
CASILLA 21. RETEIVA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto al
valor agregado (IVA) los casos que aplique.
CASILLA 22. RETEFUENTE. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del
impuesto de renta en los casos que aplique.
CASILLA 23. RETEICA. Valor de la deducción realizada al vendedor como anticipo del impuesto de
industria y comercio en los casos que aplique.
CASILLA 24. VR.(-)RET. Valor neto pagado al vendedor una vez descontadas las retenciones de
impuestos.
CASILLA 25. TOTAL CUENTA. Corresponde a la suma de todos los comprobantes que integran
una misma cuenta.
CASILLA 26. TOTAL RUBRO. Corresponde a la sumatoria de todos las cuentas que componen un
mismo rubro presupuestal.
CASILLA 27. CANTIDAD DE COMPROBANTES. Se debe indicar el número de comprobantes que
se relacionan en el reembolso.
CASILLA 28. TOTAL GASTO. Corresponde a la sumatoria total de los rubros que componen la
relación de gastos y que en definitiva indica el monto total a rembolsar desde el punto de vista
presupuestal.
CASILLA 29. TOTAL NETO. . Corresponde a la sumatoria total de los rubros que componen la
relación de gastos, descontadas las retenciones tributarias.
CASILLA 30. ELABORÓ. Debe indicar el nombre completo y la firma de quien elaboró la relación.
Se debe indicar también, la fecha en que se elaboró el reembolso.
CASILLA 31. APROBÓ. Debe indicar el nombre completo y la firma del responsable de la caja
menor. Se debe indicar también, la fecha en que se aprobó el reembolso.
143
ANEXO 10
CASILLA 32. REVISÓ. Esta casilla la diligencia el revisor del COPNIA en las oficinas de Bogotá y
pone la fecha en que se efectúa dicha revisión.
ANEXO 3. Acta de arqueo de caja menor
El acta de arqueo de caja menor se debe elaborar como soporte documental del control que
ejecuta la administración sobre los fondos entregados a cada uno de los responsables de caja
menor. En ella debe registrarse el valor del fondo entregado, el valor los gastos debidamente
amparados por soportes validos, el valor del dinero en caja y el monto de los sobrantes o faltantes
de dinero, si estos existieran.
ANEXO 4. Acta de cierre de caja menor
El acta de cierre de caja menor se debe elaborar conjuntamente con la legalización definitiva de
gastos y en ella debe aparecer el valor de la legalización de gastos de caja menor, cuidando que
los rubros utilizados no superen el máximo asignado en la Resolución de constitución o en las
modificatorias si estas existiesen. También debe contener el valor y el soporte de la consignación
del dinero sobrante en el fondo, al corte de la numeración.
ANEXO 5. Control de llamadas
144
ANEXO 10
11. CB-mc-02 MANUAL DE PAGOS A TERCEROS
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Realizar en forma oportuna los desembolsos de dinero a proveedores de bienes o servicios,
funcionarios y contratistas, por concepto de nómina, honorarios, servicios públicos, viáticos,
reembolsos de caja menor y otros necesarios para el adecuado funcionamiento del Consejo, una
vez cumplidas las condiciones establecidas.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Título
Ley
57
Sobre adopción de códigos y unificación de legislación Abril 15 de
nacional (Código Civil)
1887
1042
Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y
clasificación de los empleos de los ministerios,
departamentos administrativos, superintendencias,
Junio 7 de
establecimientos públicos y unidades administrativas
1978
especiales del orden nacional, se fijan las escalas de
remuneración correspondientes a dichos empleos y se
dictan otras disposiciones
1045
Por el cual se fijan las reglas generales para la
aplicación de las normas sobre prestaciones sociales Junio 7 de
de los empleados públicos y trabajadores oficiales del 1978
sector nacional
Decreto
3135
Por el cual se prevé la integración de la seguridad
social entre el sector público y el privado, y se regula el Diciembre
régimen prestacional de los empleados públicos y 26 de 1968
trabajadores oficiales.
Decreto
410
Ley
222
Por la cual se modifica el Libro II del Código de
Diciembre
Comercio, se expide un nuevo régimen de procesos
20 de 1995
concursales y se dictan otras disposiciones.
Ley
100
Por la cual se crea el sistema de seguridad social Diciembre
integral y se dictan otras disposiciones
23 de 1993
21
Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y
Recursos de Capital y la Ley de Apropiaciones para la Noviembre
vigencia fiscal del 1o. de Enero al 31 de Diciembre de 8 de 1982
1993
Ley
797
Por la cual se reforman algunas disposiciones del
sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 Enero 29
de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los de 2003
Regímenes Pensionales exceptuados y especiales.
Decreto
624
Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los
Diciembre
impuestos administrados por la Dirección General de
29 de 1989
Impuesto Nacionales
Decreto
Decreto
Ley
Por el cual se expide el Código de Comercio,
Fecha
Marzo 23
de 1971
145
ANEXO 10
Tipo
Número
Decreto
Distrital
352
Ley
1421
Ley
418
Ley
1106
Título
Por el cual se compila y actualiza la normativa
sustantiva
tributaria
vigente,
incluyendo
las
modificaciones generadas por la aplicación de nuevas
normas nacionales que se deban aplicar a los tributos
del Distrito Capital, y las generadas por acuerdos del
orden distrital (Estatuto Tributario distrital)
Por medio de la cual se prorroga la Ley 418 de 1997,
prorrogada y modificada por las Leyes 548 de 1999,
782 de 2002 y 1106 de 2006
Por la cual se consagran unos instrumentos para la
búsqueda de la convivencia, la
eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones
Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley
418 de 1997, prorrogada y modificada por las Leyes
548 de 1999 y 782 de 2002 y se modifican algunas de
sus disposiciones
Fecha
Agosto 15
de 2002
Diciembre
21 de 2010
Diciembre
26 de 1997
Diciembre
22 de 2006
3. DEFINICIONES
3.1 Egreso
Pago realizado de acuerdo a las obligaciones contraídas por la entidad al desarrollar actividades
propias de su funcionamiento, ejecutando el presupuesto asignado para la vigencia
3.2 FNA
Fondo nacional del ahorro
3.3 PILA
Planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social: Incluye pago a fondos de
pensiones, EPS, riesgos profesionales, caja de compensación familiar y aportes parafiscales como
el SENA y el ICBF.
3.4 Cuenta AFC
Cuentas de ahorro para el fomento de la construcción
3.5 SICAME
Sistema de caja menor.
3.6 EPS
Entidad promotora de salud.
3.7 AFP
Administradora de fondos de pensiones.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Previo al trámite de un pago, el tercero debe estar creado en los sistemas contable,
presupuestal y de proveedores, según corresponda. El COPNIA solo podrá adquirir bienes y
servicios de personas naturales o jurídicas debidamente inscritas en el RUT.
4.2 El Auxiliar Operativo de Tesorería debe incluir el valor de todos los pagos a realizar en un
listado acumulativo de pagos con el fin de determinar y controlar el monto a transferir de las
cuentas de ahorro a la cuenta corriente para cubrir dichas obligaciones. (ANEXO 6.7)
146
ANEXO 10
4.3 Una vez finalizado el proceso de pago, todos los registros generados y la información soporte
debe ser archivada con el sello de pagado.
4.4 La creación y administración de los terceros correspondientes a funcionarios de la entidad en
el sistema contable, está a cargo del Profesional de Gestión Administrativa, quien debe
actualizar la información existente en el caso de presentarse situaciones administrativas como
ascensos, encargos, modificaciones temporales al sueldo, cambios de EPS, AFP o Caja de
compensación familiar, libranzas, embargos, etc.
4.5 Los funcionarios del área contable son los encargados de crear en el sistema contable los
terceros correspondientes a proveedores de bienes o servicios, de acuerdo a la información
suministrada por el Profesional de Gestión de Contratación o por los responsables de caja
menor cuando realicen por primera vez pagos a nuevos proveedores del Consejo, con la
información que está registrada el RUT correspondiente.
4.6 Todo pago con cargo al presupuesto de la Entidad debe contar con la expedición previa de la
obligación presupuestal.
4.7 En todo pago el Auxiliar Operativo de Tesorería debe verificar que los números de cuenta
donde se va a realizar la consignación correspondan con la información suministrada por el
usuario o proveedor.
4.8 Cuando se realice un pago con cheque, el Auxiliar Operativo de Tesorería debe asegurarse
de que el beneficiario del mismo firma el comprobante de egreso con el número de cédula y
la fecha en la que está recibiendo el cheque.
4.9 Los comprobantes de egreso, de transferencia o de giro, que soportan el pago de una
obligación, deben ir siempre acompañados de la factura en original, así como de cualquier
otro documento soporte que corresponda.
4.10 Los comprobantes de causación de obligaciones se archivan con una copia de la factura,
cuenta de cobro, liquidación de nómina original o soporte equivalente.
4.11 Todos los pagos que realice el COPNIA
BANCOLOMBIA número 17452877794.
se hacen con cargo a la cuenta corriente de
4.12 Los pagos de salarios, prestaciones sociales, seguridad social y reembolsos de caja menor de
los seccionales del COPNIA se realizan a través del Portal Empresarial de Bancolombia,
inscribiendo previamente en dicho sistema las cuentas de los beneficiarios en los casos
donde ello aplique. Los pagos a proveedores y las devoluciones de dinero se efectúan por
cheque.
4.13 Anualmente el Consejo expide una Resolución especificando el monto de caja menor
asignado a cada Seccional y al COPNIA Nacional, y con base en ésta se realiza el primer giro
y posteriores reembolsos mensuales de caja menor.
4.14 Una vez autorizados los cheques, las transferencias y las solicitudes de giros por los
funcionarios responsables, el Auxiliar Operativo de Tesorería separa de manera inmediata
todos los documentos presupuestales (CDP, RP y OP) y los de contratación (contratos y
soportes) y entrega al área de Compras y al área de Presupuesto para su respectivo y
oportuno archivo.
4.15 Los registros generados con la ejecución de este procedimiento son conservados según lo
establecido en la TRD.
147
ANEXO 10
4.16 La causación de prestaciones sociales se hace bajo el Nit del COPNIA.
4.17 El Auxiliar Operativo de Tesorería debe verificar dentro de los primeros 10 días calendario,
siguientes al cierre de mes, que el archivo de comprobantes y soportes contables de pago se
encuentra completo y ordenado en forma cronológica.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 PAGO DE NÓMINA
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Recibe del profesional de gestión de talento humano las
planillas de liquidación de nómina de sueldos, cuadro
detallado del cálculo presupuestal de nómina e “Informe
novedades del personal” Anexo 6.1.
Verificar
y
causar
- Verifica la nómina liquidada frente a las novedades
nómina
reportadas y solicita ajustes de ser necesario.
- Procede con la causación automática de la nómina
aprobada y graba los comprobantes contables
correspondientes.
Recibe nómina y cuadro detallado del cálculo presupuestal
Generar
registros de la nómina, y genera el certificado de disponibilidad
presupuestales
presupuestal (CDP), registro presupuestal (RG), obligación
presupuestal(OP)
-
2
3
4
Aprobar gasto
-
5
Contabilizar el pago de
la nómina
-
6
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
7
Revisar transferencias
y cheques
-
Revisa la liquidación de nómina con soportes y aprueba
documentos presupuestales.
Pagos con cheque:
 Recibe
de
presupuesto
la
obligación
presupuestal(OP) y los soportes de nómina.
 Identifica el código de imputación presupuestal.
 Contabiliza el pago girando un cheque contra la
cuenta por pagar y registra el número de obligación
presupuestal(OP) en el comprobante de egreso.
 Adjunta copia de la liquidación de nómina al cheque.
Pagos por transferencia electrónica:
 Recibe
de
presupuesto
la
obligación
presupuestal(OP) y los soportes de nómina.
 Identifica el código de imputación presupuestal.
 Contabiliza el pago y registra el número de
obligación presupuestal(OP) en el comprobante
contable de transferencia electrónica de nómina.
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
de nómina en comprobantes y cheques sea la correcta,
incluyendo el número de OP.
Responsable
Profesional
Gestión
Contabilidad
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Ordenador
Gasto
del
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
148
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
8
Pagar nómina, firmar
cheques y aplicar pago
electrónico (1ra. Clave)
-
-
10
11
12
13
14
15
Verifica que el valor de la nómina haya sido incluido en
la “Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7
Cargar pago de nómina Genera desde el aplicativo de recursos humanos el archivo Profesional
en
el
portal plano para el pago de la nómina y carga el mismo en el Gestión
empresarial del banco portal empresarial del banco.
Contabilidad
-
9
Responsable
Firmar
cheques
y
confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
-
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago de nómina.
Confronta la liquidación de nómina y la “Relación de
pagos y traslados de fondos por portal empresarial”
ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Confronta la liquidación de nómina y la “Relación de
pagos y traslados de fondos por portal empresarial”
ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas..
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Imprimir comprobantes
Imprime comprobantes de causación de nómina para firma
da
causación
de
del profesional de gestión contable y posterior archivo.
nómina
- Recibe liquidación de nómina, comprobantes, cheques y
“Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7 firmados.
- Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
Recibir comprobantes y
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
soportes
CDP, RG, OP) para archivo.
- Recibe comprobantes de causación y los archiva en el
AZ de nómina con los soportes de la liquidación
correspondiente.
- Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
Revisar el pago en el - Verifica que todos los abonos hayan quedado en el
portal del banco
estado “OK”
- Anexa el soporte de pago a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
- Entrega el cheque al funcionario autenticando su
identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante
de egreso con número de cédula y fecha de recibo o,
Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se
Entregar el cheques
anexa el recibo de consignación con sello del banco al
comprobante de egreso.
- Pone sello de pagado a los documentos soportes de la
obligación.
- Para pagos por transferencia:
Archivar documentos
Archivar en AZ de transferencias de nómina la
documentación generada en el siguiente orden:
de
de
Profesional
de
Tesorería/Profesio
nal de Gestión de
Presupuesto
Director
/
Subdirector
(a)
Administrativo(a)
Financiero
(a)/
Profesional
de
Gestión
de
Presupuesto
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de
Tesorería
/Profesional
de
Gestión
de
Contabilidad
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
149
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
16
Responsable
comprobante contable de transferencia de nómina,
soporte impreso del pago electrónico realizado, cuadro
detallado del cálculo presupuestal de la nómina, listados
de liquidación de nómina y los comprobante de
causación de nómina.
Para pagos con cheque:
Entregado o consignado el cheque procede a realizar el
archivo inmediato de los siguientes documentos en el
orden establecido: Comprobante de egreso firmado por
el funcionario, copia del listado de nómina y, si aplica, la
copia carbón de consignación con sello del banco en el
AZ de consecutivo comprobantes de egreso a cargo del
Auxiliar Operativo de Tesorería
Fin del procedimiento
5.2 PAGO DE DEDUCCIONES LABORALES
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
-
2
Recibir planillas de
deducción
y
girar
cheque
-
3
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
-
4
Revisar cheques
-
-
5
Firmar
cheques
y
aprobar
traslado
electrónico (1ra. Clave) -
6
Firmar
cheques
y -
Al cierre de nómina recibe del profesional de gestión de
talento humano las planillas o formularios con el valor a
pagar por deducciones de nómina del mes según el
origen de las mismas (“Relación de deducciones por
concepto (libranzas/ seguro exequial /embargos)”
(ANEXO 6.2), formularios de aportes a fondos
voluntarios de pensión y a cuentas AFC.
Contabiliza contra la cuenta de deducciones según
concepto y gira cheque.
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del
cheque coincida con el valor de las planillas o
formularios correspondientes a deducciones de nómina.
Verifica que los cheques girados para el pago de
deducciones laborales hayan sido incluidos en la
“Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7
Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y
beneficiario coincide con la información de los soportes
contables y verifica que los mismos hayan sido incluidos
en la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con la operación
cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la
transacción electrónica
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
Responsable
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
Director
150
de
de
/
ANEXO 10
No.
7
8
9
10
Nombre
de
la
Descripción
actividad
confirmar
traslado
los cheques.
electrónico (2da. Clave) - Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con la operación
cargada en el portal empresarial del banco, aprueba la
transacción electrónica y firma la relación.
- Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
- Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y anexa
el recibo de consignación con sello del banco al
Pagar obligaciones
comprobante de egreso.
- Pone sello de pagado a los documentos soportes de la
obligación.
- Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
Revisar el traslado en - Verifica que la operación haya quedado en el estado
el portal del banco
“OK”
- Anexa el soporte de transacción a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
- Consignado el cheque procede a realizar el archivo
inmediato de los siguientes documentos en el orden
establecido: Comprobante de egreso, la planilla o
formulario para pago de deducciones y el recibo de
consignación con sello del banco en el AZ de
Archivar documentos
comprobantes de egreso a cargo del Auxiliar Operativo
de Tesorería.
- Para embargos; entrega al profesional de gestión
administrativa copia del recibo de pago o consignación
correspondiente a la cuenta del embargo.
Responsable
Subdirector(a)
Administrativo(a) y
Financiero (a)
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Fin del procedimiento
5.3 PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
-
2
Revisar liquidación
-
3
Causar prestaciones
-
Recibe del profesional de gestión de talento humano las
planillas de liquidación de la nómina de prestaciones
sociales y si aplica, el cuadro de liquidación según
concepto:
Cuadro de liquidación de vacaciones.
(ANEXO 6.3); Cuadro de liquidación definitiva de
prestaciones sociales y salarios (ANEXO 6.4); Cuadro
de liquidación anual y mensual de cesantías (ANEXO
6.5).
Revisa las planillas y/o cuadros de liquidación de
prestaciones sociales y solicita ajustes de ser necesario.
Corre el proceso automático de pago de la nómina de
prestaciones
aprobada y graba los comprobantes
contables correspondientes (transferencias y cheques).
Remite al Auxiliar de Contabilidad soportes para la
causación.
Causa en el sistema contable las prestaciones sociales
Responsable
Profesional
Gestión
Contabilidad
de
de
Auxiliar
de
151
ANEXO 10
No.
4
Nombre
actividad
de
la
Descripción
afectando las cuentas de pasivos estimados y
prestaciones por pagar.
- Imprime y firma comprobantes de causación de
prestaciones sociales y anexa copia del soporte de
liquidación de prestaciones sociales.
Recibe de la Auxiliar Operativo de Tesorería la nómina y/o
cuadro de liquidación de prestaciones sociales y genera el
Generar
registros
certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro
presupuestales
presupuestal (RG) y la obligaciòn presupuestal(OP).
-
5
Aprobar gasto
-
6
Contabilizar el pago de
las prestaciones
-
7
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
-
8
9
10
Revisar transferencias
y cheques
-
Revisa la liquidación de nómina de prestaciones
sociales con soportes y aprueba documentos
presupuestales.
Pagos con cheque:
 Recibe de presupuesto la obligación presupuestal
(OP) y los soportes de la nómina de prestaciones.
 Identifica el código de imputación presupuestal.
 Imprime por documento previo el comprobante de
egreso y el cheque que corresponde al pago de la
prestación social, el cual previamente generó el
profesional de gestión contable, y registra el número de
obligación presupuestal (OP) en el comprobante de
egreso.
 Adjunta copia de la liquidación de nómina del
funcionario al cheque.
Pagos por transferencia electrónica:
 Recibe de presupuesto la obligación presupuestal
(OP) y los soportes de la liquidación de nómina de de
prestaciones.
 Imprime los comprobantes de pago de prestaciones
sociales por transferencia que previamente generó el
profesional de gestión contable, y digita el número de
obligación presupuestal (OP) en los mismos.
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
de nómina de prestaciones sociales en comprobantes y
cheques sea la correcta, incluyendo el número de OP.
Verifica que el valor de la nómina de prestaciones
sociales haya sido incluido en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
Cargar pago de nómina Genera desde el aplicativo de recursos humanos el archivo
en
el
portal plano para el pago de la nómina de prestaciones y carga el
empresarial del banco mismo en el portal empresarial del banco.
- Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y
beneficiario coincide con la información de los soportes
Firmar
cheques
y
contables y aprobación presupuestal
aplicar pago electrónico
- Confronta la liquidación de nómina y la “Relación de
(1ra. Clave)
pagos y traslados de fondos por portal empresarial”
ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas en el portal
Responsable
Contabilidad
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Ordenador
Gasto
del
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Gestión
Contabilidad
de
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
152
de
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
-
11
Firmar
cheques
y
confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
-
-
-
12
-
Recibir comprobantes y
soportes
-
13
Revisar el pago en el
portal del banco
-
14
Entregar el cheque
-
-
15
Archivar documentos
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago de la nómina de prestaciones sociales.
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques y transferencias.
Confronta la liquidación de la nómina de prestaciones y
la “Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7 con las operaciones cargadas
en el portal empresarial del banco y aprueba las
transacciones electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Recibe liquidación de nómina, comprobantes, cheques y
“Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7 firmados.
Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
CDP, RG, OP) para archivo.
Recibe comprobantes de causación y los archiva en el
AZ con los soportes correspondientes (cuadros de
liquidación de prestaciones y/o Resolución)
Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
Verifica que todos los abonos hayan quedado en el
estado “OK”
Anexa el soporte de pago a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
Pone sello de pagado a las planillas que acompañan el
comprobante de transferencia.
Entrega el cheque al funcionario autenticando su
identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante
de egreso con número de cédula y fecha de recibo o,
Consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se
anexa el recibo de consignación con sello del banco al
comprobante de egreso.
Pone sello de pagado a los documentos soportes de la
obligación.
Para pagos con cheque:
Entregado o consignado el cheque procede a realizar el
archivo inmediato de los siguientes documentos en el
orden establecido: comprobante de egreso firmado por
el funcionario, copia del listado de nómina, cuadro de
liquidación de prestaciones, copia de la Resolución de
aprobación de vacaciones; y si aplica, la copia carbón
de la consignación con sello del banco en la carpeta de
consecutivo comprobantes de egreso a cargo del
auxiliar de caja.
NOTA: Para pagos de FNA enviar copia del pago al
Profesional de Gestión de Talento Humano.
Responsable
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a) y
Financiero (a)
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de
Tesorería
/Profesional
de
Gestión
de
Contabilidad
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
153
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
16
Responsable
Para pagos por transferencia:
Archivar en AZ de transferencias de prestaciones la
documentación generada en el siguiente orden:
Comprobante
contable
de
transferencia
de
prestaciones, soporte impreso del pago electrónico
realizado, cuadro o listado de liquidación de
prestaciones, según aplique, y copia de la Resolución
de aprobación de vacaciones.
Fin del procedimiento
5.4 PAGO DE PARAFISCALES Y APORTES A SEGURIDAD SOCIAL
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Elabora planilla de liquidación de aportes a seguridad
social y el cuadro de liquidación mensual de cesantías,
e informa a contabilidad el número de planilla para
realizar el pago y entrega el cuadro de liquidación
mensual de cesantías.
- Calcula aportes del Consejo por seguridad social y
parafiscales del mes
- Recibe del profesional de gestión de talento humano la
liquidación de aportes mensuales a seguridad social y
cesantías
- Imprime el resumen de pagos de seguridad social
correspondiente a la planilla liquidada.
- Verifica los valores liquidados
- Contabiliza causación de aportes del Consejo por
seguridad social y parafiscales del mes.
Recibe del profesional de gestión administrativa la
información correspondiente a la liquidación de aportes
mensuales a seguridad social y cesantías y genera el
certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), registro
presupuestal (RG), obligaciòn presupuestal(OP).
- Revisa la liquidación de nómina de prestaciones
sociales con soportes y aprueba documentos
presupuestales.
- Recibe de presupuesto las planillas de liquidación o el
cuadro consolidado de pago por seguridad social del
mes y la obligación presupuestal(OP).
- Identifica el código de imputación presupuestal.
- Contabiliza el pago contra la cuenta de deducciones
según concepto, y digita el número de obligación
presupuestal(OP) en el comprobante de transferencia
electrónica por seguridad social.
- En caso de pagos por cheque al FNA, genera cheque,
diligencia el formulario de pago definido por el FNA y
digita el número de obligación presupuestal en el
comprobante de egreso.
- Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
Responsable
2
Liquidar
aportes
seguridad social
3
Revisar liquidación y
causar gasto
4
Generar
registros
presupuestales
5
Aprobar gasto
6
Contabilizar el pago de
la seguridad social
7
Relacionar
pagos
a
y
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
Profesional
Gestión
Contabilidad
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Ordenador
Gasto
del
Auxiliar
Operativo
Tesorería
Auxiliar
154
de
ANEXO 10
No.
8
9
10
11
12
Nombre
de
la
Descripción
actividad
cargar transferencia de
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
fondos en el
portal - Carga en el portal empresarial del banco la
empresarial del banco
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
- Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
de seguridad social en comprobantes y cheques sea la
Revisar transferencia y
correcta incluyendo el número de OP.
cheques
- Verifica que el valor de los pagos por seguridad social
del mes hayan sido incluidos en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
- Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y
beneficiario coincide con la información de los soportes
contables y aprobación presupuestal
- Confronta la liquidación aportes a seguridad social y
parafiscales del mes y la “Relación de pagos y traslados
Firmar
cheques
y
de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7 con las
aplicar pago electrónico
operaciones cargadas en el portal empresarial del
(1ra. Clave)
banco y en el portal del operador de PILA, y aprueba
las transacciones electrónicas
- Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
- Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago de seguridad social.
- Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques.
- Confronta la liquidación de seguridad social y
parafiscales del mes y la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
Firmar
cheques
y
con las operaciones cargadas en el portal empresarial
confirmar
pago
del banco y en el portal del operador de PILA, y
electrónico (2da. Clave)
aprueba las transacciones electrónicas.
- Imprime comprobante de pago de la página del
operador PILA y de la página de pagos electrónicos del
FNA.
- Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
- Recibe liquidación de seguridad social, comprobantes,
cheques y “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 firmados.
- Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
Recibir comprobantes y
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
soportes,
y
pagar
CDP, RG, OP) para archivo.
obligaciones
con
- Envía a consignar cheque a la cuenta indicada por el
cheque
FNA y anexa el recibo de consignación con sello del
banco al comprobante de egreso.
- Pone sello de pagado a los documentos soporte de la
obligación.
Para pagos con transferencia:
- Archivar en AZ de transferencias de pago de seguridad
Archivar
documentos
social la documentación generada en el siguiente orden:
de pago
comprobante contable de transferencia de seguridad
social, soporte impreso del pago electrónico realizado,
Responsable
Operativo
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
de
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a) y
Financiero (a)
Auxiliar
Operativo
Tesorería
de
Auxiliar
Operativo
Tesorería
de
155
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
Responsable
planillas de liquidación de seguridad social con la
leyenda preimpresa de “pagado”.
Para pagos con cheque:
- Consignado el cheque procede a realizar el archivo
inmediato de los siguientes documentos en el orden
establecido: Comprobante de egreso, copia de recibo de
consignación con sello del banco y cuadro de
liquidación de cesantías mensual en el AZ respectivo.
- Envía copia del recibo de pago de cesantías al
Profesional de Gestión Administrativa para su respectivo
envío al FNA
13
Fin del procedimiento
5.5 PAGO DE COMISIONES DE SERVICIO
No.
Nombre
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Elabora Resolución de comisión de servicios y remite a
Profesional
de
Elaborar Resolución de presupuesto una vez esta es aprobada.
Gestión de Talento
comisión de servicios
Humano
3
4
de
la
Descripción
Recibe del profesional de gestión administrativa la
Generar
registros Resolución de aprobación de la comisión de servicios y
presupuestales
genera el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP),
registro presupuestal (RG) y la obligación presupuestal(OP).
- Recibe de presupuesto la copia de la Resolución de
comisión de servicios y la obligación presupuestal (OP).
- Identifica el código de imputación presupuestal.
Causar Obligación
- Procede con la causación del anticipo por comisión de
servicios y graba los comprobantes contables
correspondientes para aprobación por parte del
Profesional de Gestión de Contabilidad.
5
Aprobar gasto
6
Contabilizar el pago de
comisiones de servicio
-
-
Revisa la Resolución de comisión de servicios y
aprueba documentos presupuestales.
 Pago con Cheque:
 Contabiliza el pago girando un cheque por el
anticipo correspondiente a la comisión de servicios y
registra el número de obligación presupuestal (OP) en el
comprobante de egreso.
 Adjunta copia de la Resolución al cheque.
Pagos por transferencia electrónica:
 Recibe de presupuesto la obligación presupuestal
(OP) y la copia de la Resolución de comisión de
servicios.
 Identifica el código de imputación presupuestal.
 Contabiliza el pago y digita el número de obligación
presupuestal (OP) en el comprobante contable de
transferencia electrónica por comisión de servicios.
Responsable
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Auxiliar
Contabilidad
de
Ordenador
gasto
del
Auxiliar Operativo
de Tesorería
156
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
7
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
-
8
Revisar transferencias
y cheques
-
-
9
Firmar
cheques
y
aplicar pago electrónico
(1ra. Clave)
-
-
10
Firmar
cheques
y confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
-
-
11
Recibir comprobantes y
soportes, y entregar
información
presupuestal y contable
-
-
12
Revisión del pago en el
portal del banco
-
13
Entrega de cheques
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco los pagos para
los beneficiarios de las comisiones de servicio
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
por comisión de servicios en comprobantes y cheques
sea la correcta, incluyendo el número de OP.
Verifica que el valor de la comisión por servicios haya
sido incluido en la “Relación de pagos y traslados de
fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y
beneficiario coincide con la información de los soportes
contables y aprobación presupuestal
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con las operaciones
cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba
las transacciones electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago de comisión de servicio.
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con las operaciones
cargadas en el portal empresarial del banco y aprueba
las transacciones electrónicas..
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
Recibe comprobantes, cheques y “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
firmados.
Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
CDP, RG, OP) para archivo.
Retira comprobantes y soportes de causación y envía al
auxiliar de contabilidad para archivo
Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
Verifica que todos los abonos hayan quedado en el
estado “OK”
Anexa el soporte de pago a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
Pone sello de pagado a la Resolución y anexa al
comprobante de transferencia.
Entrega el cheque al funcionario autenticando su
identidad y solicitándole al mismo firmar el comprobante
de egreso con número de cédula y fecha de recibo, o,
Responsable
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
de
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a)
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
157
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
-
14
-
Archivar documentos
-
15
16
-
Legalizar viáticos
Se consigna el cheque a la cuenta del beneficiario y se
anexa el recibo de consignación con sello del banco al
comprobante de egreso.
Pone sello de pagado a los documentos soporte de la
obligación
Para pagos por transferencia:
Archivar en AZ de transferencias de prestaciones y
viáticos la documentación generada en el siguiente
orden: Comprobante contable de la transferencia por la
comisión de servicios, soporte impreso del pago
electrónico realizado y copia de la Resolución.
Para pagos con cheque:
Entregado o consignado el cheque procede a realizar el
archivo inmediato de los siguientes documentos en el
orden establecido: Comprobante del egreso firmado por
el funcionario, copia de Resolución y copia carbón de la
consignación con sello del banco en el AZ de
consecutivo comprobantes de egreso a cargo del
Auxiliar Operativo de Tesorería.
Finalizada la comisión, el comisionado entrega un
informe anexando soportes de pasabordos aéreos o
tiquetes terrestres (cuando aplique) y del certificado de
permanencia en el lugar de comisión.
Con la información recibida de la secretaria de la
Dirección General sobre el cumplimiento de comisiones
de servicio, genera comprobante de legalización de
viáticos de manera posterior a la finalización de la
comisión, al cual se anexa copia de la Resolución que
se archiva en el fólder de legalización de viáticos.
Responsable
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Funcionario
comisión
en
Auxiliar
Contabilidad
de
Fin del procedimiento
5.6 PAGOS A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DESDE EL NACIONAL
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
2
Radicar documentos
Descripción
Radica en el Sistema Workflow las facturas que soportan los Recepcionista,
cobros de proveedores por concepto venta de bienes y/o Secretarias
Auxiliares
servicios al COPNIA.
-
3
Genera
registros
presupuestales
Responsable
-
-
-
Recibe de parte de los Seccionales, recepcionista y/o
técnico al almacén y servicios generales, entradas de
bienes, facturas, actas y demás soportes de las cuentas
por pagar del Consejo .
En caso de no corresponder con lo contratado o Profesional
aprobado, realiza la devolución de la cuenta o factura al Gestión
proveedor para cambio.
Presupuesto
Solicita de los supervisores de contrato el informe de
supervisión que autoriza el pago de la cuenta, en los
casos que aplique.
Genera el certificado de disponibilidad presupuestal
158
de
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
4
Causar obligación
5
Aprobación pago
-
-
-
6
Elaborar
Cheques,
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
-
7
Revisar transferencias
y cheques, Aprobar,
firmar
cheques
y aprobar
pago
electrónico (1ra. Clave)
-
8
Firmar
cheques
y
confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
-
9
Recibir comprobantes y
soportes,
pagar
obligaciones
-
-
(CDP), registro presupuestal (RG) y la obligación
presupuestal (OP).
Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP)
junto con las facturas, documentos de cobro y demás
soportes para realizar el pago.
Identifica el código de imputación presupuestal.
Procede con la causación de la obligación y graba los
comprobantes
contables
correspondientes
para
aprobación por parte del Profesional de Gestión de
Contabilidad, teniendo en cuenta los descuentos
exigidos por la ley.
Revisa facturas, documentos de cobro y soportes que
garantizan la recepción del bien y/o servicio, y aprueba
documentos presupuestales.
Contabiliza el pago girando un cheque contra la cuenta
por pagar y registra el número de obligación
presupuestal (OP) en el comprobante de egreso.
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago al proveedor.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
con cheque coincida con el valor de las facturas y la
causación de la cuenta por pagar.
Confronta los cheques girados y la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
con la operación cargada en el portal empresarial del
banco y aprueba la transacción electrónica.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago al proveedor.
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques.
Confronta los cheques girados y la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
con la operación cargada en el portal empresarial del
banco y aprueba la transacción electrónica.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques.
Recibe cheques y “Relación de pagos y traslados de
fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7 firmados.
Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
CDP, RG, OP) para archivo.
Separa el comprobante de causación de gastos por
servicios y/u honorarios y envía al auxiliar de
contabilidad, junto con la copia de la factura, cuenta de
cobro o documento equivalente.
Entrega el cheque al titular o persona autorizada y se
Responsable
Auxiliar
contabilidad
de
Ordenador
gasto
del
Auxiliar
Operativo
Tesorería
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
de
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a)
Auxiliar
Operativo
Tesorería
159
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
10
Archivar documentos
11
Fin del procedimiento
la
Descripción
Responsable
solicita la firma del comprobante de egreso con número
de cédula y fecha de recibo.
- Consigna a la cuenta indicada previamente por el
proveedor y se anexa el recibo de consignación con
sello del banco al comprobante de egreso.
- Pone sello de pagado a la factura o documento
equivalente soporte de la obligación.
Entregado o consignado el cheque procede a realizar el
archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden
establecido, así:
- Pagos con cheque:
Comprobante de egreso, copia de la nota de entrada al
almacén, original de factura o cuenta de cobro, copia de
pólizas de seguro, copia de consignación con sello del
banco, recibo de caja, autorización de recibo de Auxiliar
cheques, original de recibos públicos con sello de Operativo
cancelados, en el AZ de consecutivo de comprobantes Tesorería
de egreso a cargo del Auxiliar Operativo de Tesorería .
- Pagos por transferencia:
Comprobante contable de transferencia, soporte
impreso del pago electrónico realizado, nota de entrada
al almacén, original de facturas o cuenta de cobro, en el
AZ de consecutivo de transferencias a cargo del Auxiliar
Operativo de Tesorería .
de
5.7 PAGO DE IMPUESTOS
No.
Nombre
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
de
la
Radicar documentos
Descripción
Radica en el Sistema Workflow los recibos de cobro de
Recepcionista,
impuestos.
Secretarias
Auxiliares
-
3
Verificar y liquidar,
obligaciones tributarias
impuestos
4
Revisar
Responsable
-
Verifica el calendario tributario para identificar
obligaciones tributarias a nivel nacional, municipal o
distrital:
 Liquida el valor de las obligaciones tributarias por
retenciones, de acuerdo con la información que existe
en el sistema contable, verificando novedades como
comprobantes anulados, pendientes de grabación o por
Auxiliar
modificar.
contabilidad
 Revisa los formularios de liquidación de impuestos
expedido por la autoridad competente de nivel municipal
y nacional.
 Genera formularios borrador de liquidación de
obligaciones tributarias (incluye los generados por el
sistema virtual de la DIAN) para revisión del Profesional
de Gestión Contable.
Verifica que los valores liquidados en el borrador Profesional
160
de
de
ANEXO 10
No.
Nombre
de
actividad
preliquidaciones
la
Descripción
correspondan al valor retenido o liquidado, solicita gestión
correcciones o ajustes si es necesario.
contabilidad
Verifica la existencia de sanciones e intereses
moratorios, si es el caso.
de
-
Elabora formularios definitivos para pagos tributarios
Imprime los recibos para pago
Auxiliar
contabilidad
de
-
Recibe liquidaciones y formularios de impuestos
verificados.
Genera el certificado de disponibilidad presupuestal
(CDP), registro presupuestal (RG) y la obligación
presupuestal(OP).
Revisa formularios de impuestos y aprueba documentos
presupuestales. Firma formularios según aplique.
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Ordenador
Gasto
del
Auxiliar
contabilidad
de
5
Elaborar
definitivo
formulario
7
Generar
registros
presupuestales
8
Aprobar gasto
-
-
9
-
Causar Obligación
-
11
-
Elaborar y contabilizar
el pago
-
12
Relacionar pagos y cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco -
-
13
Revisar cheques
-
14
Aprobar,
firmar
cheques y aprobar
pago electrónico (1ra.
Clave)
Responsable
Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP)
junto con los formularios de liquidación de impuestos.
Identifica el código de imputación presupuestal.
Procede con la causación de la obligación y graba los
comprobantes
contables
correspondientes
para
aprobación por parte del Profesional de Gestión de
Contabilidad.
Contabiliza el pago y gira un cheque contra la cuenta
por pagar y digita el número de (OP) en el comprobante
de egreso.
Si no es posible realizar el pago del impuesto con
cheque desde Bogotá, se debe contabilizar un giro a
favor del Secretario Seccional para que pague el
impuesto directamente en la tesorería Departamental o
Municipal. En el comprobante contable de giro se debe
registrar el número de obligación presupuestal(OP).
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco por medio de
archivo plano, las operaciones para el pago de
impuestos, cuando ello aplique.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del pago
en comprobantes y cheques coincida con el valor de los
formularios y la causación de la cuenta por pagar,
incluyendo el número de OP.
Verifica que los comprobantes o cheques girados para
el pago de impuestos hayan sido incluidos en la
“Relación de pagos y traslados de fondos por portal
empresarial” ANEXO 6.7.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago al proveedor.
Revisa formularios
y soportes de liquidación de
impuestos y aprueba documentos presupuestales.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con los cheques
girados y las operaciones cargadas en el portal
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
161
de
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
-
Responsable
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques.
-
15
Firmar
cheques
y
confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
16
Recibir comprobantes y
soportes,
archivar
comprobante
de
causación y entregar
información
presupuestal
17
Revisar del pago en el
portal del banco
18
Pagos con cheque
19
Archivar documentos
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago del impuesto.
- Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques.
- Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con los cheques
girados y las operaciones cargadas en el portal
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas.
- Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
- Recibe comprobantes, cheques y “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
firmados.
- Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
CDP, RG, OP) para archivo.
- Separa inmediatamente soportes y comprobante de
causación y envía al auxiliar de contabilidad para
archivo.
- Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
- Verifica que todos los abonos hayan quedado en el
estado “OK”
- Anexa el soporte de pago a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
- Recibe los formularios de impuesto de parte de los
Secretarios Seccionales, y verifica que hayan sido
pagados en el banco o las cajas de la tesorería
municipal.
- Pone sello de pagado a los formularios de impuestos
que acompañan el comprobante de transferencia.
- Envía los cheques a consignar a las cuentas
correspondientes y verifica que el recibo de pago del
impuesto contenga el sello del banco.
- Pone sello de pagado a los formularios de impuestos
que acompañan el comprobante de egreso.
Realizado el reembolso se procede al archivo inmediato de
los documentos así:
- En el AZ de comprobantes de egreso archiva el
comprobante de egreso, y una copia del recibo de pago
de impuestos.
- El original del formato de pago de impuestos en la
carpeta correspondiente a cada tipo de impuesto o del
inmueble para el caso del predial o valorización.
Actualiza el archivo de giros cuando recibe del
seccional el formulario de impuestos con sello de banco
o de la tesorería municipal.
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a)
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
162
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
20
Fin del procedimiento
Descripción
Responsable
5.8 PAGOS POR DEVOLUCIONES
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
2
Radicar documentos
Descripción
Responsable
Radica en el Sistema Workflow las solicitudes de devolución Recepcionista,
que se encuentren debidamente diligenciadas y con la Secretarias
totalidad de los documentos soportes
Auxiliares
Recibe solicitudes de devolución en el formato de
“Solicitud de devolución de dinero” (ANEXO 6.6) junto
con los soportes requeridos.
- Verifica que el abono del dinero se haya realizado en
una de las cuentas del COPNIA y coloca Vo.Bo. en la
revisar
consignación o comprobante de pago certificando la
existencia del registro.
- Verifica que los anexos requeridos se encuentren
completos.
- Envía al Auxiliar Operativo de Tesorería solicitud y
soportes o devuelve al interesado si la solicitud está
incompleta.
Contabiliza en el sistema contable las devoluciones y gira
cheque contra la cuenta de acreedores.
-
3
Recibir
y
solicitudes
4
Contabilizar
devoluciones
5
Relacionar pagos y
cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco
-
6
Revisar cheques
-
-
7
Firmar
cheques
y
aprobar
traslado
electrónico (1ra. Clave) -
8
Firmar
cheques
y confirmar
traslado
electrónico (2da. Clave) -
Incluye los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Carga en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica soportes y revisa que la contabilización del
cheque coincida con el valor de la solicitud de
devolución.
Verifica que el cheque girado para el pago de la
devolución haya sido incluido en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
Revisa los cheques girados, firma aquellos cuyo valor y
beneficiario coincide con la información de los soportes
contables y verifica que los mismos hayan sido incluidos
en la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con la operación
cargada en el portal empresarial del banco, aprueba la
transacción electrónica y firma la relación.
Profesional
Tesorería
de
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
de
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
de
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado Director
/
los cheques.
Subdirector(a)
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos Administrativo(a)
163
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
9
Pagar obligaciones
10
Archivar documentos
11
Fin del procedimiento
Descripción
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con la operación
cargada en el portal empresarial del banco y aprueba la
transacción electrónica.
- Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques.
- Recibe cheques y “Relación de pagos y traslados de
fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7 firmados.
- Consigna el cheque en la cuenta del beneficiario y se
anexa el recibo de consignación con sello del banco al
comprobante de egreso o,
- Entrega al titular o persona autorizada, autenticando su
identidad
y solicitándole al mismo firmar el
comprobante de egreso con número de cédula y fecha
de recibo.
- Pone sello de pagado a los documentos soporte de la
devolución.
Entregado o consignado el cheque procede a realizar el
archivo inmediato de los siguientes documentos en el orden
establecido: Comprobante de egreso, la solicitud de
devolución con anexos, copia carbón de la consignación
realizada por el COPNIA, en el AZ de comprobante de
egreso a cargo del Auxiliar Operativo de Tesorería.
Responsable
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
5.9 PAGOS POR APERTURA Y REEMBOLSO DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
No.
Nombre
actividad
de
la
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
2
3
Realizar apertura
caja menor
Radicar documentos
de
-
Revisar reembolsos
5
Causar Obligación
Proyecta la Resolución de apertura de cajas menores
de la vigencia para firma del Presidente, en donde se
discrimina la asignación del monto de caja menor para Profesional
cada Seccional y del COPNIA Nacional.
Gestión
Envía a presupuesto copia de la Resolución para la Contabilidad
expedición de los documentos presupuestales para la
apertura de las cajas menores.
de
de
Recepcionista,
Ingresa al Sistema Workflow, radica el reembolso de caja
Secretarias
menor y lo envía al Consejo Nacional para pago.
Auxiliares
-
4
Responsable
-
Recibe de los Secretarios Seccionales o responsables
de caja menor, el cuadro de reembolso de caja menor
junto con los comprobantes y soportes adjuntos.
Verifica valores, conceptos, comprobantes, soportes
presentados y controla especialmente, consumos de
Auxiliar
servicios públicos, autorización de mantenimientos,
contabilidad
recargas de cartuchos y descuentos tributarios. De ser
necesario devuelve al responsable para cambio o
solicita correcciones u otros documentos soporte.
Envía al área de presupuesto las solicitudes de
reembolso con los soportes.
Recibe de presupuesto la obligación presupuestal (OP).
Auxiliar
Identifica los códigos de imputación presupuestal.
164
de
de
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
6
Generar
registros
presupuestales
7
Aprobar el gasto
8
Elaborar cheque o giro
y pagar
Descripción
-
Causa el reembolso de la caja menor para aprobación contabilidad
por parte del Profesional de Gestión de Contabilidad,
teniendo en cuenta la correcta aplicación de las
retenciones.
-
Recibe reembolso de caja menor y genera el certificado Profesional
de disponibilidad presupuestal (CDP), registro Gestión
presupuestal (RG) y la obligaciòn presupuestal(OP).
Presupuesto
de
de
-
Revisa los reembolsos de caja menor y aprueba Ordenador
documentos presupuestales.
Gasto
del
-
Pago con cheque (COPNIA Nacional y Seccional
Cundinamarca):
 gira un cheque registrando el número de obligación
presupuestal(OP) en el comprobante de egreso.
 Levanta el sello restrictivo del cheque para cobro por
ventanilla por parte del beneficiario.
Pagos por transferencia electrónica
 Recibe
de
presupuesto
la
obligación
presupuestal(OP).
 Identifica los códigos de imputación presupuestal.
 Contabiliza el pago por apertura o reembolso de la
caja menor en el comprobante contable de giro
registrando el número de obligación presupuestal(OP).
NOTA: En la contabilización se discrimina por cuenta los
terceros a los cuales se les pagó.
Incluir los pagos a realizar en la “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7.
Cargar en el portal empresarial del banco por medio de
archivo plano, los pagos para la apertura o reembolso
de cajas menores.
Cargar en el portal empresarial del banco la
transferencia de fondos para cubrir los pagos
relacionados en el ANEXO 6.7.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado la
apertura o el pago del reembolso de caja menor.
Revisa la Resolución o el reembolso y los soportes de
caja menor y aprueba documentos presupuestales.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con los cheques
girados y las operaciones cargadas en el portal
empresarial del banco y aprueba las transacciones
electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques.
Verifica que el Ordenador del Gasto haya aprobado el
pago de la apertura o reembolso de caja menor.
Verifica que el Profesional de Tesorería haya firmado
los cheques.
Confronta la “Relación de pagos y traslados de fondos
por portal empresarial” ANEXO 6.7 con los cheques
girados y las operaciones cargadas en el portal
empresarial del banco y aprueba las transacciones
-
-
9
Relacionar pagos y cargar transferencia de
fondos en el
portal
empresarial del banco -
10
Aprobar pago, firmar cheques y aplicar pago
electrónico (1ra. Clave)
-
11
Responsable
Firmar
cheques
y
confirmar
pago
electrónico (2da. Clave)
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Profesional
Tesorería
/Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Director
/
Subdirector(a)
Administrativo(a)
165
ANEXO 10
No.
Nombre
actividad
de
la
Descripción
electrónicas.
Firma la “Relación de pagos y traslados de fondos por
portal empresarial” ANEXO 6.7 y los cheques en caso
de que aplique.
- Recibe comprobantes, cheques y “Relación de pagos y
traslados de fondos por portal empresarial” ANEXO 6.7
firmados.
- Retira inmediatamente soportes presupuestales y envía
al Profesional de Gestión de Presupuesto (incluyendo
CDP, RG, OP) para archivo.
- Para reembolsos con cheque
 Se
entrega
personalmente
al
beneficiario
autenticando su identidad, solicitándole al mismo la
firma del comprobante de egreso con número de cédula
y fecha de recibo.
 Pone sello de pagado al cuadro de reembolso.
- Ingresa al portal empresarial del banco e imprime
soportes de la transacción electrónica.
- Verifica que todos los abonos hayan quedado en el
estado “OK”
- Anexa el soporte de pago a los comprobantes de
contabilidad respectivos.
- Pone sello de pagado a la Resolución o cuadros de
reembolso que acompañan el comprobante de
transferencia.
Una vez realizado el reembolso se procede al archivo
inmediato de los documentos así:
- Para reembolsos con cheque: Comprobante de egreso,
cuadro de reembolso de caja menor, comprobantes y
soportes en el AZ de comprobantes de egreso.
- Para reembolsos por pago electrónico: comprobante
contable de giro, soporte impreso del pago electrónico
realizado, cuadro de reembolso de caja menor,
comprobantes y soportes en el AZ de comprobantes de
giro
Responsable
-
12
Recibir comprobantes y
soportes,
entregar
información
presupuestal y pagar
con cheque
13
Revisión del pago en el
portal del banco
14
Archivar documentos
15
Fin del procedimiento
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
Auxiliar Operativo
de Tesorería
5.10 PAGOS POR CAJA MENOR
No. Nombre de la actividad
1
2
3
Descripción
Responsable
Inicio del Procedimiento
Solicita al responsable de caja menor los recursos
requeridos de caja menor para la compra de bienes y
Solicitar gastos por caja servicios destinados al COPNIA que tengan el carácter de
menor
urgentes e imprescindibles, con sujeción a los parámetros
establecidos en la Resolución de constitución de la caja
menor y el manual correspondiente.
Elaborar comprobantes - Elabora los comprobantes provisionales de caja menor y
provisionales de caja
entrega el dinero a los solicitantes para la compra de
menor
bienes y/o el pago de servicios destinados al COPNIA.
Funcionarios
COPNIA/
Responsable
caja menor
Responsable
caja menor
166
de
de
ANEXO 10
No. Nombre de la actividad
Descripción
-
4
Registrar
gasto
y
actualizar el libro de
caja menor
-
-
5
Legalizar gastos
-
-
6
Elaborar el reembolso
de gastos para envío
al nacional
-
7
Hace firmar el comprobante provisional en señal de la
entrega del dinero.
Recibe del funcionario que ejecuta el gasto o
directamente del proveedor del bien y/o servicio la
factura o comprobante valido de la compra. En caso de
requerirse también solicita recibo de caja o comprobante
de ingreso expedido por el proveedor o beneficiario del
pago.
Revisa la legalidad de los documentos y practica las
deducciones tributarias establecidas en la Ley a que
haya lugar.
Registra individualmente en el programa SICAME cada
gasto en orden cronológico actualizando el libro de caja
menor.
Imprime desde SICAME el comprobante de caja menor
definitivo.
El responsable de caja menor autoriza el comprobante
de caja menor definitivo con su firma y toma la firma del
beneficiario del pago en los casos que ello aplique.
Anexa todos los soportes correspondientes a la compra
junto con los cálculos de los descuentos tributarios
cuando hubiere lugar a ellos.
Archiva temporalmente los comprobantes junto con
soportes en orden consecutivo y cronológico.
Finalizado el mes o Ejecutado el 70% o más de
cualquiera de los rubros del fondo de caja menor, se
genera a través de SICAME el cuadro de reembolso de
caja menor y se adjuntan al mismo, los comprobantes
de caja menor ya legalizados junto con sus soportes
contables.
Revisa el consecutivo de comprobantes y firma el
formato de reembolso de gastos.
Traslada el COPNIA nacional el reembolso de gastos en
la fecha que corresponda al último comprobante de caja
menor o como máximo al siguiente día hábil.
Responsable
Responsable
caja menor
de
Responsable
caja menor
de
Responsable
caja menor
de
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Informe novedades del personal
6.2 Resumen de deducciones por concepto
6.3 Cuadro de liquidación de vacaciones.
6.4 Cuadro de liquidación definitiva de prestaciones sociales y salarios.
6.5 Cuadro de liquidación mensual de cesantías
6.6 Solicitud de devolución de dineros
6.7 Relación de pagos y traslados de fondos por portal empresarial
6.8 Clasificación de contribuyentes y retenciones tributarias
6.9
Certificado de permanencia
167
ANEXO 10
12. CB-mc-02 MANUAL DE USUARIO SICAME
INTRODUCCIÓN
Este proyecto hace parte del Manual de Procedimientos de Caja Menor, el cual se diseño con el
objetivo de llevar un control sistematizado de los gastos realizados con la caja menor autorizada
a cada seccional.
El mencionado software tiene como objetivo principal llevar el registro de la información
relacionada con los gastos de caja menor, en especial los gastos de útiles y papelería, y los topes
autorizados para cada código de gasto de xx con al resolución de apertura de Caja Menor.
El Software del Sistema de Información de Caja Menor SICAME, tiene su manual, con el
propósito de ofrecer al usuario del mismo, una completa información guía para su ejecución.
Las instrucciones que se describen a continuación, para la operación del software, son
esenciales para su aplicación por parte de los usuarios, para obtener el cumplimiento de los
siguientes objetivos:
•
•
•
•
•
•
•
Ser una herramienta de control de los gastos de caja menor.
Controlar el registro de los gastos de caja menor de acuerdo con los valores autorizados
por cada código.
Mantener la numeración consecutiva de los comprobantes de caja menor.
Registrar todos los elementos adquiridos por útiles, papelería, aseo y cafetería, con el
objetivo de controlar el gasto no autorizado en la caja menor.
Utilizar el software como herramienta de auditoría y control interno de la caja menor del
COPNIA.
Registrar los reembolsos de las cajas menores, para programar y definir los montos para
las próximas vigencias.
Determinar los saldos disponibles por cada código, versus el efectivo real de la caja
menor, en caso de arqueo.
1. MÓDULOS DEL SISTEMA.
El Software SICAME, lo conforma cinco módulos principales: archivo, administración,
menor, informes, y copia de seguridad.
caja
Módulo Archivo.
Tiene como opción iniciar la sesión de usuario o salir del sistema. Módulo Administración.
Este módulo se diseño para consultar la información básica del sistema, esta información no la
puede ingresar el usuario, se encuentra predeterminada por el sistema.
Módulo Reembolsos
168
ANEXO 10
Se diseño para la elaboración del reembolso de caja menor, a este módulo se encuentra
integrado el submódulo para el registro e impresión de comprobantes de caja menor.
Módulo Informes
Elabora e imprime el libro de caja menor, de acuerdo con las especificaciones del manual de caja
menor.
Imprime informes detallados de gastos de caja menor por cada uno de los códigos de gasto
autorizados, en especial los útiles y papelería adquiridos, de acuerdo con la tabla de productos
del numeral 5.2 del Manual de Caja menor.
La información registrada en estos reportes será auditada por el COPNIA, con el objeto de
controlar el movimiento de caja menor y la adquisición de útiles y papelería.
Módulo de Copias de Seguridad
Para realizar el proceso de copia de seguridad, se diseño este módulo que duplica los archivos
importantes de la base de datos en el disco duro del computador.
1. Clic en el botón inicio de la barra de tareas de
Windows.
2. Luego seleccione Programas.
3. Busque la opción COPNIA.
4. Haga clic sobre el icono SICAME 2.0.
5.
Seguido saldrá un mensaje de bienvenida.
6.
Inmediatamente después aparecerá la siguiente
ventana que le solicitará el nombre de usuario y la
contraseña de seguridad para ingresar al sistema.
En el cuadro de texto digite su correspondiente usuario y password, el cual se le suministrará
posteriormente, haga clic en el botón aceptar para validar e ingresar al sistema.
El programa permite tres (3) intentos para ingresar, por si comete errores al digitar la
contraseña, al cuarto intento el software terminará automáticamente la ejecución del
programa.
Es importante que se ingrese al sistema con el password autorizado para ese Seccional,
debido a que éste incluye la identificación del mismo, variable importante para la elaboración
de cualquier tipo de registro o documento.
Este módulo cuenta con la información inicial de configuración del programa, estos parámetros
iniciales, son fundamentales para el funcionamiento básico del aplicativo, para la consulta de esta
información tenemos los siguientes submódulos:
169
ANEXO 10
2. SUB-MÓDULO CÓDIGOS PRINCIPALES:
En este submódulo se puede consultar e imprimir los códigos principales de gasto autorizados
en la Caja Menor
La información suministrada en este submódulo viene predeterminada por el programa, y el
usuario solo podrá consultar e imprimirla.
3. SUB-MODULO CÓDIGOS SECUNDARIOS:
En este submódulo se puede consultar e imprimir los códigos secundarios de gasto autorizados
en la Caja Menor:
4. SUB-MODULO MONTOS AUTORIZADOS:
En este submódulo se puede consultar o imprimir los montos de gasto de cada una de los códigos
autorizados en la resolución de apertura de caja menor para la vigencia actual:
170
ANEXO 10
Al inicio de cada vigencia, el COPNIA enviará la actualización del programa que permitirá registrar
los nuevos valores autorizados, si no se encuentran registrados los montos autorizados de la Caja
La información que cuenta este modulo es la siguiente:
Seccional
Corresponde al código y nombre seccional al que se autorizo la apertura de la
caja menor.
Vigencia
Corresponde al año de la vigencia de la caja menor.
Resolución
Fecha
Numero de Resolución Nacional con el que se autoriza la apertura de la caja
menor.
Fecha de la Resolución Nacional con el que se autoriza la apertura de la caja
menor
Código
Código y nombre de gasto autorizado.
Monto
Valor aprobado en la resolución de caja menor.
Menor, no es posible realizar el primer reembolso de Caja Menor.
El usuario solo podrá consultar e imprimir la lista de productos autorizados para adquirir en la Caja
Menor.
Esta información se estará actualizando en el programa, una vez sea analizada por el comité las
necesidades frecuentes del Seccional.
5. SUB-MODULO TERCEROS:
Este submódulo se diseño con el objetivo de registrar la información de los terceros, que son
personas o empresas proveedoras de bienes o servicios, cuyos pagos se realicen con cargo a la
caja menor de cada Seccional, aquí se consulta, crea, modifica y elimina la información de
terceros, además de imprimir la lista de los mismos por orden alfabético.
Este submódulo también forma parte del submódulo Comprobantes, debido a que se consulta la
información para la elaboración del Comprobante de Caja Menor.
171
ANEXO 10
La información que cuenta este modulo es la siguiente:
Seccional
Nombre
TIPO ID
NIT o C.C.
Dirección
Teléfono
Ciudad
Corresponde al código y nombre seccional al que se autorizo la apertura de la
caja menor.
Corresponde al nombre o razón social del tercero, quien es el beneficiario del
pago.
Cuadro de opciones, que muestra el tipo de identificación, C.C. Cédula de
Ciudadanía y NIT, Numero de Identificación Tributaria.
Corresponde al numero de NIT o C.C. del tercero seleccionado.
Dirección de ubicación del Tercero.
Número telefónico del tercero.
Ciudad de ubicación de Tercero.
3.7 SUB-MÓDULO SECCIONALES:
Registra los Consejo Seccionales o Regionales que operan el sistema SICAME, contiene la
información básica de cada uno de los Seccionales, respecto de su ubicación y funcionarios
responsables.
La información presentada por este Submódulo es:
172
ANEXO 10
Seccional
Responsable
Cargo
Dirección
Ciudad
Código asignado al Seccional, el nombre del Seccional y la sigla de
identificación de su sede.
Nombre del funcionario responsable de la Caja Menor.
Cargo del funcionario responsable de la Caja Menor.
Dirección de la oficina del COPNIA Seccional.
Ciudad donde se encuentra la oficina del COPNIA Seccional
Los usuarios no están autorizados para crear o eliminar información en este registro de la base de
datos, sólo pueden modificar la información básica de la ubicación del Seccional e información del
Secretario Seccional.
6. SUB-MÓDULO TIPO DE COMPROBANTE
En el siguiente modulo se puede consultar e imprimir los items de útiles y papelería, autorizado
para adquirir con el código de gasto 51-11-14 Materiales y Suministros:
7. MÓDULO CAJA MENOR
Este módulo es el más importante, aquí se centra la mayor parte de los procesos que intervienen
en el manejo de la Caja Menor, es de vital importancia que la información inscrita en este módulo
este actualizada y registrada en forma correcta.
7.1 SUB-MÓDULO DE COMPROBANTES DE CAJA MENOR.
A través de este módulo se elaboran los comprobantes de caja menor soporte de la caja menor
que esta ejecutando.
Al dar clic sobre el botón Comprobantes del módulo Caja Menor, se visualiza el siguiente
pantallazo que se explica detalladamente a continuación:
173
ANEXO 10
Comprobante No.
Fecha
Botón Anulado Vigente
Seccional
Caja Menor No.
Año
Código Principal
Código
Secundario
Botón Detalle
Beneficiario
N° Identificación
Valor Total
Número consecutivo del comprobante de caja menor de la vigencia.
Fecha de elaboración del comprobante de caja menor.
Botón que muestra si el comprobante de caja menor se
encuentra anulado o vigente.
Código y nombre del Seccional.
Numero de la caja menor al que le corresponde el comprobante.
Año al que corresponde la vigencia de la caja menor.
Códigos y nombre de las cuentas principales de gasto de comprobante de
caja menor seleccionado.
Códigos y nombre de las cuentas especificos de gasto, del
comprobante de caja menor seleccionado.
Botón para listar los conceptos de gasto de cada comprobante, solo se activa
después de guardar el comprobante.
Nombre del beneficiario de pago del comprobante de caja menor.
Número de identificación del beneficiario de pago del
comprobante de caja menor.
Valor pagado al beneficiario del comprobante de caja menor seleccionado.
Este modulo contiene información indispensable para elaborar y consultar un comprobante de caja
menor.
Reglas de Validación


La información de este módulo no se guardará hasta que no se diligencie la totalidad de los
campos.
El contador de comprobantes no permite duplicar la numeración de comprobantes.
174
ANEXO 10







Aceptando el siguiente mensaje del módulo se controla que no se sobrepase el valor total
del monto autorizado en la resolución de caja menor por cada uno los códigos de gastos.
Si el acumulado de cada uno de los códigos principales llega al 70%, el módulo presenta el
siguiente mensaje.
El comprobante de caja menor no podrá imprimir hasta que no se diligencie la lista de los
elementos comprados.
Al dar clic en el botón anulado del Comprobante, el sistema anula todos los conceptos y
vuelve a cero el valor del comprobante para no afectar los totales de los informes.
Verifica que la fecha del comprobante corresponda a la vigencia actual.
Verifica que el valor del comprobante corresponda al total de los conceptos.
El libro de caja menor no podrá imprimirse, si no se encuentran registrados todos los
comprobantes en orden consecutivo.
7.2 SUB-MÓDULO DETALLES.
A través de este submódulo se ingresan los conceptos específicos de gasto de cada
comprobante de Caja Menor.
Una vez registrado y seleccionado el comprobante de caja menor se activa el botón Detalles, y
al dar Clic sobre el se visualiza el submódulo de Detalles que explicaremos a continuación:
Seccional
Comprobante
Caja
Código y nombre del Seccional que le corresponde a los
conceptos del Comprobante de Caja Menor.
Número de Comprobante de Caja menor que le corresponde a los conceptos
mostrados.
Número de Caja Menor que le corresponde a los conceptos
mostrados.
175
ANEXO 10
8. MÓDULO DE LIBRO DE CAJA MENOR.
Este módulo se diseño para generar el reporte impreso del libro de caja menor por Cada uno
de los códigos de gasto autorizados, y así asegurar el control de acuerdo con el numeral ocho
del manual para el Manejo y Control de Caja Menor.
La información con que cuenta este módulo es la siguiente:
Seccional
Vigencia
Código
Principal
Botón
Imprimir
Botón Salir
Corresponde al código del seccional al que pertenece el usuario del sistema.
Corresponde a la vigencia del libro de caja menor a imprimir.
Corresponde al código principal y nombre del gasto, que se desea imprimir en el
libro.
Botón para generar la impresión del libro de Caja menor, de acuerdo con la
información diligenciada
Botón que permite salir del módulo
9. MÓDULO DE INFORME AUDITORIA CONTROL DE GASTOS.
Este módulo se diseño para generar un informe con los conceptos de los diferentes códigos
secundarios, el objetivo es llevar el control de gastos no autorizados en especial de los
elementos de útiles y papelería.
176
ANEXO 10
13. GH-pr-01 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Asegurar que el personal requerido por el COPNIA, se seleccione cumpliendo con los requisitos
(competencias y habilidades) exigidos para el cargo. Inicia con la identificación de necesidades de
personal, el reclutamiento, evaluación de candidatos hasta la vinculación del funcionario.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
Ley
842
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
2003
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
Resolución
078
Por la cual se establece el proceso de selección del
Director General del Consejo Profesional Nacional de 2012
Ingeniería — COPNIA
Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos del
Decreto Ley 2400 de 1968, la Ley 190 de 1995 (Art. 5 y 15), Decreto 1950 de 1973 (Art. 22, 23, 54,
56, 58 y 59), Decreto 2232 de 1995, Decreto 736 de 1996, Decreto 4567 de diciembre de 2011, en
lo referente a empleos de libre nombramiento y remoción.
3. DEFINICIONES
3.1. SELECCIÓN DE PERSONAL:
Conjunto de pasos o actividades mediante los cuales se escoge e incorpora un aspirante que
cumple los requisitos especificados por el COPNIA en el manual de funciones y requisitos para el
desempeño de un determinado empleo de su planta de personal.
3.2 DECLARACION DE BIENES Y RENTAS:
Declaración juramentada de los bienes y rentas, así como la información de la actividad económica
privada de todos los funcionarios de la entidad.
4. CONDICIONES GENERALES
4.18 Todas las necesidades de personal diferentes a las de la Planta de Personal detectadas en la
Dirección General, las Subdirecciones y los Seccionales, deben ser informadas a la
Subdirección Administrativa y Financiera para su correspondiente estudio.
4.19 Dentro del perfil, se encuentran definidas las competencias exigidas para cada empleo en
cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades apropiadas.
4.20 El Profesional de Gestión de Talento Humano proyecta la descripción y el perfil de los
empleos, bajo los lineamientos establecidos en el Manual de Funciones, Requisitos y de
Competencias Laborales para los empleos del COPNIA.
177
ANEXO 10
4.21 Para proveer un empleo de planta en caso de vacancia definitiva la vinculación del personal,
posterior a su selección, se realiza con nombramiento ordinario a través de resolución
proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el Subdirector
Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del COPNIA.
4.22 Las vacancias temporales, excepto las comisiones de servicio, se proveerán de la siguiente
manera:
 Para el empleo de Director General, por encargo que realice la Junta Nacional de
Consejeros, que recaerá únicamente en alguno de los empleos del nivel Directivo.
 Para los empleos de Subdirectores de cada una de las Subdirecciones, por encargo que
realice el Director General, dentro de los profesionales de mayor clasificación de cada una
de las Subdirecciones.
 Para los empleos del nivel Profesional, por encargo que realice el Director General en otros
profesionales coordinado con los Subdirectores de área respectiva.
 Para los empleos del nivel técnico auxiliar, el Director o Subdirector debe informar por
escrito a la Subdirección Administrativa y Financiera para que determine quién será la
persona que reemplace las vacaciones del titular, ya sea un funcionario de planta o un
supernumerario.
4.23 Para suplir necesidades por carga de trabajo se realizará con la vinculación del personal
supernumerario; posterior a su selección, se realiza el nombramiento a través de resolución
proyectada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, revisada por el Subdirector
Administrativo y Financiero y aprobada y suscrita por el Director General del COPNIA.
4.24 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara oficio para la firma del Subdirector
Administrativo y Financiero en el que se informe al interesado el nombramiento en el empleo.
Contiene como mínimo el nombre de la persona seleccionada, nombre del empleo, número y
fecha de resolución de nombramiento, relación de los documentos y requisitos para
posesionarse en el empleo; según modelo, comunicado de nombramiento (ANEXO 6.4). En el
caso de los nombramientos supernumerarios se informa sobre la fecha de finalización de
labor.
4.25 El Profesional de Gestión de Talento Humano prepara el acta de posesión. Esta acta es
firmada como acto de posesión, por el funcionario competente para tal efecto y la persona
nombrada en el empleo.
4.26 Las personas designadas por el Director General del COPNIA para realizar las posesiones de
personal son:
 El Presidente del COPNIA para el empleo de Director General.
 El Director General para los empleos de Subdirectores y Secretarios Seccionales.
 Los Subdirectores, para los empleos de sus respectivas áreas.
 Los Secretarios Seccionales para los empleos de planta correspondientes a su Seccional.
4.27 La declaración de bienes y rentas debe contener como mínimo:
 Nombre completo, documento de identidad y dirección de domicilio permanente.
 Nombre y documento de identidad del cónyuge o compañero permanente y parientes en
primer grado de consanguinidad.
 Relación de ingresos del último año.
178
ANEXO 10






Identificación de las cuentas corrientes y de ahorros en Colombia y en el extranjero, si la
hubiera.
Relación detallada de las acreencias y obligaciones vigentes.
Calidad de miembro de juntas o consejos directivos.
Mención sobre su carácter de socio en corporaciones, o sociedades o asociaciones.
Información sobre existencia de sociedad conyugal vigente o de sociedad de hecho entre
compañeros permanentes.
Relación de bienes patrimoniales actualizada, de acuerdo al formato “Declaración de
bienes y renta” GH-fr-03 (ANEXO 6.6). Este documento debe actualizarse cada año y es el
Profesional de Gestión de Talento Humano el encargado de solicitar al personal el
cumplimiento de esta política.
4.28 Todo funcionario debe suministrar la información requerida en el formato “Hoja de VidaCOPNIA” GH-fr-02 (ANEXO 6.5), el cual es archivado en la historia laboral correspondiente en
el momento de la apertura de la misma.
4.29 Para las inscripciones a seguridad social, el funcionario escoge las empresas que le prestarán
los servicios de salud y pensión, para cesantías se realiza la afiliación con el Fondo Nacional
del Ahorro, para riesgos profesionales y caja de compensación familiar la afiliación se realiza
con la empresa seleccionada por el COPNIA.
4.30 Los Secretarios Seccionales son los responsables de verificar y gestionar las inscripciones a
salud, pensión, Fondo Nacional del Ahorro y Caja de Compensación de sus colaboradores en
la ciudad donde funciona el Seccional, en coordinación con el Profesional de Gestión de
Talento Humano. Cuando sea necesario el Subdirector Administrativo y Financiero delegará
en los Secretarios Seccionales la firma de dichas afiliaciones.
4.31 El Profesional de Gestión de Talento Humano conserva en su archivo de manera organizada,
la evidencia de los procesos de selección realizados y las hojas de vida de acuerdo con el
procedimiento establecido.
4.32 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son parte de la historia laboral
y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención
documental para archivo de Historias laborales.
4.33 El Profesional de Gestión de Contabilidad debe mantener actualizado al Profesional de
Gestión de Talento Humano, en lo relacionado con el Banco y sucursales para apertura de
cuentas de nómina.
4.34 Para la selección del personal del nivel técnico, el Profesional de Gestión de Talento Humano
presentará a la Subdirección Administrativa y Financiera, preferiblemente una terna por cada
empleo vacante definitivo, con el fin de que el Subdirector Administrativo y Financiero junto
con el Subdirector correspondiente seleccionen el candidato que debe ser vinculado. El
Director General firmará el acto administrativo correspondiente. En el caso de los
supernumerarios para el cubrimiento de vacaciones, si la persona ha hecho reemplazos
antes, se tendrá en cuenta el concepto de los Secretarios Seccionales y Profesionales de
Gestión según el caso.
179
ANEXO 10
4.35 Para la selección del personal de los empleos de Subdirector es el Director del Consejo quien
decide la vinculación previo proceso de selección apoyado en empresas especializadas de
selección de Directivos. Se debe presentar preferiblemente una terna habilitada.
4.36 Para la selección del personal del nivel Profesional es el Subdirector de cada dependencia
quien decide la vinculación previa entrevista, según sea el caso. Se debe presentar
preferiblemente una terna habilitada. El Director General decidirá si realiza entrevista o no,
complementando las ya realizadas.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
3
Analizar necesidades
de personal
Determinar necesidad
de proveer empleos
vacantes definitivas
Descripción
Revisa la planta de personal, para verificar los empleos que
están vacantes por alguna de las siguientes causas:
VACANCIA DEFINITIVA
- Vacancia no suministrada de acuerdo con el
organigrama.
- Declaratoria de insubsistencia.
- Renuncia regularmente aceptada.
- Invalidez absoluta.
- Revocatoria del nombramiento
- Declaratoria de nulidad de nombramiento
- Traslado o ascenso
- Mandato de la ley.
- Destitución.
- Declaratoria de vacante en los casos de abandono del
cargo.
- Por retiro con derecho a pensión de jubilación.
- Por edad
- Por muerte del empleado
- Por supresión del empleo.
- Por declaratoria de insubsistencia.
- Las demás que determine la ley o la Constitución
Nacional.
VACANCIA TEMPORAL
- Vacaciones, licencia, servicio militar
- En comisión, salvo en la de servicio.
- Cuando se encarga al funcionario de otro empleo
desligándolo de las funciones que ejerce
- En los casos de suspensión en el ejercicio del empleo
- Las demás que determine la ley o la Constitución
Nacional.
Determina si:
- Es viable distribuir las cargas de trabajo dentro del
personal existente;
- Es posible proveer el cargo vacante con personal
existente en la entidad, según lo establecido en el
procedimiento de “Situaciones Administrativas” (GH-pr04); ó
- Es necesario proveer el empleo vacante con personas
Responsable
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
planeación y
Comunicaciones.
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
180
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
externas.
4
5
Solicitar disponibilidad
presupuestal
Realizar reclutamiento
de hojas de vida
-
-
6
Preseleccionar
candidatos.
-
7
Coordinar entrevistas
-
-
-
8
Entrevistar y
seleccionar.
-
Responsable
planeación y
Comunicaciones
Solicita al área respectiva la expedición del certificado Profesional de
de disponibilidad presupuestal, según sea el caso, Gestión de Talento
(considerando salario base y tiempo) para iniciar el Humano
proceso de selección y contratación.
Profesional de
Compila hojas de vida para la selección de personal. Gestión de Talento
Las hojas de vida reunidas por los Secretarios Humano
Seccionales, para los supernumerarios son enviadas al
Secretario
Nacional para el estudio correspondiente.
Seccional
Preselecciona candidatos que cumplan con requisitos
del perfil.
Informa a la Subdirección Administrativa y Financiera
los resultados de la preselección donde se evidencie el
cumplimiento del perfil exigido anexando los
documentos que así lo acredita.
El Subdirector Administrativo y Financiero presenta a los
Subdirectores y Secretarios Seccionales las hojas de
vida de los candidatos preseleccionados para su estudio
y aprobación.
Coordina con el (los) responsable(s) la realización de
la(s) entrevista(s).
Prepara y envía al (los) responsable(s) de realizar la(s)
entrevista(s) la documentación necesaria: formato de
“Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1), listado de
personal preseleccionado y hoja de vida, según aplique.
Cita a los candidatos seleccionados para entrevista(s).
En el caso de los Seccionales, las citaciones las realiza
el Secretario Seccional o la Subdirección Administrativa
y Financiera si el empleo a proveer es el de Secretario
Seccional.
Basados en los conocimientos propios del empleo,
prepara cuestionario para la entrevista en el formato
“Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1)
Realiza entrevista, da concepto sobre el candidato en el
formato “Informe entrevista” GH-fr-01 (ANEXO 6.1) y
entrega los resultados al Profesional de Gestión de
Talento Humano
Para las ternas de los empleos de Director General y
Subdirectores se realizarán las entrevistas conforme lo
establecido en la Resolución 78 de 2012 y este
procedimiento, respectivamente.
Para los empleos supernumerarios y de planta del nivel
técnico, el Profesional de Gestión de Talento Humano
entrega al Subdirector Administrativo y Financiero las
hojas de vida con los informes de entrevista,
preferiblemente de tres candidatos preseleccionados,
con el fin de que se seleccione uno (ver numeral 4.17 de
las generalidades). Para los empleos del nivel
Profesional y Directivo es discrecional del nominador
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Profesional de
Gestión de Talento
Humano,
Presidente
Director General
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Subdirector
Jurídico
Subdirector de
Planeación y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales,
Profesionales de
Gestión
181
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
-
-
9
Proyectar y comunicar
la designación
-
-
-
-
10
Verificar la designación
-
-
11
Realizar inscripciones a
seguridad social
junto con el Directivo que corresponda, indicar la
persona seleccionada para vinculación.
Proyecta y gestiona la resolución de nombramiento de
la persona seleccionada, según modelo (ANEXOS 6.2 y
6.3).
Proyecta y gestiona el oficio informando a la persona
seleccionada su nombramiento en el empleo, según
modelo (ANEXO 6.4); en el caso de un empleo de
planta el nombrado tendrá un plazo máximo de 10 días
hábiles a partir del comunicado para confirmar de
manera escrita su aceptación.
Informa a la persona que ha sido escogida para el
desempeño del empleo.
Solicita examen médico ocupacional de ingreso.
Verifica la existencia de causas para revocar, modificar,
aclarar, sustituir o derogar el nombramiento:
 Cuando el nombrado no manifestó su aceptación o
no se posesionó dentro del plazo establecido.
 Cuando el nombrado manifiesta no aceptar.
 O las demás que la Ley determine
Verifica existencia de causas para que no se de la
posesión:
 La persona nombrada desempeña otro empleo
público del cual se ha separado en virtud de licencia.
 Tiene vigente auto de detención preventiva.
 El nombramiento haya sido realizado por personal no
competente.
 Están vencidos los términos para aceptar el
nombramiento
Solicita carta de aceptación del nombramiento, la cual
debe indicar la aceptación al empleo y la denominación
del empleo en el cual fue nombrado y los demás
documentos necesarios para la posesión
Revisa los documentos exigidos para la posesión.
Deja evidencia en el formato de hoja de vida (ANEXO
6.5), de la verificación de las competencias de personal
a vincular, donde se observe el cumplimiento del perfil
en cuanto a educación y experiencia, una vez la
persona se haya posesionado y antes de los 4 próximos
meses de su vinculación.
Coordina con el designado la fecha de llegada para
posesión (la cual debe ser máximo dentro de los 10 días
siguientes a la aceptación)
Prepara acta de posesión, según modelo, (ANEXO 6.7),
El acta de posesión debe ser firmada por el Director
General o Subdirector Administrativo y Financiero o
Subdirector Jurídico o Subdirector de Planeación y
Comunicaciones o Presidente o Secretario Seccional.
Para salud, pensión, cesantías y caja de compensación
familiar el funcionario diligencia el formato de la entidad
escogida o la que corresponda, los entrega al Secretario
Seccional o al Profesional de Gestión de Talento
Humano, según corresponda para que se diligencie la
información del empleador y firma del Subdirector
Responsable
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Secretarios
Seccionales
Funcionario,
Subdirector
Administrativo y
Financiero
Profesional de
182
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
12
Posesionar
13
Solicitar apertura
cuenta bancaria para
nómina
-
-
14
Realizar apertura de
historia laboral
15
Carnetizar
-
16
Comunicar vinculación
-
17
Realizar inducción y
entrenamiento en el
-
Administrativo y Financiero o Secretario Seccional;
radica con la documentación exigida y entrega copia al
Profesional de Gestión de Talento Humano para
actualización del expediente, “Historia Laboral” GH-fr05 (ANEXO 6.8).
Para ARP, el Auxiliar de Talento Humano realiza la
afiliación, actualiza expediente, “Historia Laboral” GHfr-05 (ANEXO 6.8) y prepara el envío de la copia de
afiliación al funcionario. (la afiliación a la ARP debe ser
el día anterior al inicio de labores o fecha de posesión)
Responsable
Gestión de Talento
Humano,
Secretario
Seccional
Presidente del
COPNIA,
Director General
Subdirector
Administrativo y
Toma el juramento, las dos partes firman el acta de Financiero
posesión y entrega copia de las funciones del empleo al Subdirector
nuevo funcionario
Jurídico
Subdirector de
Planeación y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales
Proyecta para firma del funcionario competente la carta
de solicitud de apertura de cuenta bancaria para el pago
de nómina y prestaciones sociales,
Informa al funcionario en qué sucursal y banco debe
abrir la cuenta de nómina y le solicita informar el
número de cuenta para grabarlo en el programa de
nómina.
Con la documentación entregada por el nuevo
funcionario recolectada durante el proceso de
nombramiento y posesión el Auxiliar Operativo de
Talento Humano abre y organiza el expediente,
diligencia el formato “Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO
6.8), para posterior verificación y firma por parte del
Profesional de Gestión de Talento Humano.
Incluye al nuevo funcionario en el aplicativo de nómina.
Tramita la elaboración del carné, suministrando
información de nombre, cédula, cargo y anexando foto.
Prepara la entrega al funcionario o envía para entrega
en seccionales.
Comunica a todas las sedes del COPNIA, a través de la
intranet, sobre la vinculación del nuevo funcionario.
Informa a las entidades con las que puede tener
contacto el nuevo funcionario, según su cargo, de la
vinculación (cuando sea aplicable).
Informa al área de sistemas para que actualice roles en
los aplicativos donde este involucrado el cargo.
Se realiza de acuerdo a lo descrito en el procedimiento
de “Inducción, Capacitación y Desarrollo del personal”
Auxiliar Operativo
de Talento
Humano
Auxiliar Operativo
de talento Humano
Profesional de
Gestión de talento
Humano
Auxiliar Operativo
de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional de
183
ANEXO 10
No.
18
Nombre de la
actividad
cargo
Descripción
GH-pr-02
Responsable
Gestión de Talento
Humano
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Informe entrevista (GH-fr-01)
6.2 Modelo, Resolución de nombramiento
6.3 Modelo, Resolución nombramiento supernumerario
6.4 Modelo, Comunicado de nombramiento y posesión
6.5 Hoja de vida – COPNIA (GH-fr-02)
6.6 Declaración de bienes y renta (GH-fr-03 )
6.7 Modelo, Acta de posesión
6.8 Historia Laboral (GH-fr-05)
184
ANEXO 10
14. GH-pr-02
INDUCCIÓN,
DESARROLLO PERSONAL
CAPACITACIÓN
Y
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos a seguir para detectar las necesidades de
capacitación de los funcionarios del COPNIA, incluyendo la planificación, organización, ejecución,
evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación con el fin de proporcionar formación a
los funcionarios que permita mejorar su desarrollo y desempeño laboral, y su calidad de vida.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Titulo
Fecha
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines
2003
y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de
Ética Profesional y se dictan otras disposiciones
Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos de los
Decretos 1950 de 1973 (Art. 54, 56), 1567 de 1998,
3. DEFINICIONES
3.1 INDUCCION
Proceso de conocimiento y socialización del nuevo funcionario en la entidad, sea de planta o
supernumerario, que inicia preferiblemente el día de su vinculación al COPNIA y da respuesta en
cuanto a
 A dónde llegó,
 Qué valores existen,
 Cómo opera la entidad.
3.2 ENTRENAMIENTO
Proceso que le permite al funcionario conocer las responsabilidades que asumirá en su nuevo
cargo, cómo las desempeñará (quehacer diario), qué resultados se esperan de él.
3.3 CAPACITACION
Proceso que suministra conocimientos complementarios que contribuyen a mejorar el desempeño
en el empleo. Incluye todos los aspectos técnicos asociados con el cargo que se está
desempeñando
4. CONDICIONES GENERALES
4.1
Todas las actividades de entrenamiento y capacitación deben contar con una verificación de
su eficacia a través de la evaluación de desempeño.
4.2
Toda necesidad de capacitación identificada con posterioridad a la elaboración del plan
anual de formación debe ser informada al Profesional de Gestión de Talento Humano para
su análisis y presentación a la Subdirección Administrativa y Financiera para su
consideración y aprobación; la realización será coordinada por el Profesional de Gestión de
185
ANEXO 10
Talento Humano, según lo definido en este procedimiento y supervisada por el Jefe
Inmediato.
4.3
En los casos en que se realicen actividades de capacitaciones externas, el funcionario
capacitado debe enviar al Profesional de Gestión de Talento Humano copia del certificado
de asistencia, emitido por la empresa proveedora del servicio, dentro del mes siguiente a la
terminación de la actividad, para incluirla en su hoja de vida.
4.4
Todas las contrataciones de actividades de capacitación deben ser informadas por el
Profesional de Gestión de Talento Humano al Profesional de Gestión de Contratación para
lo de sus funciones, de acuerdo con el programa anual de ejecución presupuestal.
4.5
Anualmente, en la primera quincena del mes de Septiembre, los funcionarios con personal a
cargo informan al Profesional de Gestión de Talento Humano las necesidades de
capacitación de su área. Esta información se reporta en el formato ANEXO 6.2., la cual es
consolidada y valorada por el Profesional de Gestión de Talento Humano, analizada
conjuntamente con el Subdirector Administrativo y Financiero y una vez concertada se
entrega al área de presupuesto para su inclusión en el anteproyecto presupuestal. Así
mismo, deben considerarse las planteadas en las evaluaciones de desempeño.
4.6
Dentro del plan anual de capacitación se tienen en cuenta las reuniones de funcionarios
auxiliares la cual se realiza cada dos años, de Secretarios Seccionales y la jornada jurídica
que se realiza anualmente.
4.7
La capacitación a la que se refiere el procedimiento es la relacionada con las funciones del
empleo.
4.8
Es responsabilidad de los Secretarios Seccionales, planear y realizar la inducción del
personal de planta y del personal supernumerario del Seccional, diligenciando el formato
establecido para tal fin, en coordinación con el Profesional de Gestión de Talento Humano.
4.9
Cuando se produce un traslado en la planta de la entidad, el Profesional de Gestión de
Talento Humano es el encargado de coordinar la reinducción al funcionario trasladado
según sus nuevas funciones y responsabilidades.
4.10
Los registros generados en este procedimiento son parte del archivo de capacitación y su
manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención documental.
4.11
Los Secretarios Seccionales son los responsables de dar la inducción a los Consejeros
cuando se presenten cambios por terminación del periodo correspondiente y como
constancia de ello se deben diligenciar y firmar el formato del anexo 6.1 (GH-fr-06). Los
temas de la inducción deben ser coordinados con el Subdirector Administrativo y Financiero.
4.12
Los certificados personalizados de asistencia a la actividad de capacitación hacen parte de
la historia laboral y su conservación y manejo está dado según lo establecido en la tabla de
retención documental para Historias Laborales.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Detectar necesidades
de formación
Descripción
Identifica las necesidades de inducción, capacitación,
entrenamiento y actividades inherentes al desarrollo
organizacional para los funcionarios a partir de:
- El ingreso de personal nuevo a la Entidad,
- Evaluación de los perfiles del empleo.
- Análisis de
resultados de la Evaluación del
Desempeño.
Responsable
Director General
Subdirectores
Secretarios
Seccionales,
Profesionales de
Gestión.
186
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
Descripción
-
3
Clasificar las
necesidades de
formación
-
4
Realizar inducción
-
5
Dar entrenamiento
inicial del cargo
-
6
Finalizar inducción
7
Actualizar historia
laboral
-
8
9
Conformar Plan de
Capacitación
Aprobar Plan de
-
Detección de las necesidades por Directivos,
Secretarios Seccionales o Profesionales de Gestión
sobre el personal a cargo.
Creación o actualización de documentos como
procedimientos, instructivos, formatos, etc.
Introducción de nuevas tecnologías,
Cambios estructurales dentro de la organización que
impliquen rotación de puestos o cambio en las
funciones.
Si la necesidad de capacitación se origina por el
ingreso de nuevo personal a la entidad se continua con
las actividades 4 a 7
Para las otras necesidades, se continua desde la
actividad 8
Define en coordinación con el Profesional de Gestión de
Talento Humano, los temas que se deben dar a conocer
al nuevo funcionario y los responsables.
Elabora y programa las actividades de inducción en el
formato “Plan de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
Realiza inducción en cuanto a lineamientos
estratégicos,
función de la entidad, organigrama,
ubicación jerárquica del cargo, reconocimiento de las
instalaciones y la presentación de cada uno de los
funcionarios de la sede del Consejo donde el funcionario
trabajará, deja evidencia de las actividades en el “Plan
de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
Responsable
Profesional de
Gestión de Talento
Humano.
Profesional de
Gestión de Talento
Humano,
Director General
Subdirectores
Secretarios
Seccionales
Profesionales de
Gestión
Jefe inmediato:
Realiza el entrenamiento, explicando al funcionario los Director General
procedimientos específicos y las funciones que le Subdirectores
competen.
Secretarios
Deja evidencia de las actividades en el “Plan de Seccionales
inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1).
Profesionales de
Gestión
Nuevo funcionario
Finalizadas las actividades de inducción programadas,
si es en el
entrega al Profesional de Gestión de Talento Humano el
Nacional o
“Plan de inducción” GH-fr-06 (ANEXO 6.1),
Secretario
debidamente diligenciado y firmado.
Seccional
Auxiliar Operativo
Relaciona el registro de la inducción y actualiza el
de Talento
expediente del funcionario.
Humano
Anualmente, considerando las necesidades enunciadas
en el numeral 2, además del plan de desarrollo
institucional, las metas y planes de cada dependencia,
consolida la información y conforma el “Plan anual de Profesional de
capacitación” GH-fr-07 (ANEXO 6.2)
Gestión de Talento
Valoriza el plan de capacitación y lo presenta a la Humano
Subdirección Administrativa y Financiera para su
aprobación.
Revisa y aprueba el “Plan anual de capacitación” GH-fr-07 Subdirector
187
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
capacitación
10
Programar actividades
de capacitación
11
Ejecutar actividad de
capacitación
12
Hacer seguimiento a la
actividad de
capacitación
13
Actualizar historia
laboral
14
Fin del procedimiento
Descripción
Responsable
(ANEXO 6.2) y remite al área de Presupuesto para que lo
consolide dentro del presupuesto anual del COPNIA, de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento GP-pr-01
preparación, presentación y aprobación del presupuesto
general.
Administrativo y
Financiero
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Si la actividad va a ser realizada con personal de planta:
- Contacta y coordina con el funcionario interno la
realización de la capacitación
- Solicita al funcionario el desarrollo de los temas sobre
los cuales se realizará la actividad de capacitación para
verificar que esté acorde con los objetivos propuestos y
la necesidad.
- Define los aspectos logísticos necesarios.
- Define la necesidad de entrega de material de soporte.
Si la actividad va a ser realizada con personal externo:
- Solicita propuestas de las personas o empresas idóneas
para ofrecer los programas demandados.
- Recibe las propuestas, analiza y coordina con el
Profesional de Gestión de Contratación para
recomendar a la Subdirección Administrativa y
Financiera la decisión de contratación.
- Confirma con el Profesional de Gestión de Presupuesto
la disponibilidad presupuestal.
- Confirma a la empresa o persona seleccionada la
ejecución de la actividad.
- Coordina con la empresa o persona seleccionada los
aspectos logísticos requeridos
- Prepara para firma del Subdirector Administrativo y
Financiero el memorando interno informando sobre la
actividad de formación y citando al personal involucrado.
- Elabora “Listado de Asistentes” GH-fr-11 (ANEXO 6.3)
y lo entrega al facilitador para ser diligenciado durante
las actividades de formación interna.
- Si aplica, entrega material de apoyo a los participantes
- Con la información anterior, analiza los resultados de la
actividad y calcula los indicadores del proceso
- Archiva la información y registros generados de la
realización de la actividad.
-
Profesional de
Gestión de Talento
Humano en
coordinación con
el Jefe inmediato
del funcionario a
capacitar
Profesional de
Gestión de
Contratación
Profesional de
Gestión de
Presupuesto
Profesional de
Gestión de Talento
Humano con el
apoyo del Auxiliar
Operativo de
Talento Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Archiva certificado de asistencia a la actividad de Auxiliar Operativo
capacitación, lo relaciona en el consecutivo de foliación de Talento
de la historia laboral.
Humano
6. ANEXOS
6.1 Plan de inducción (GH-fr-06)
6.2 Plan anual de capacitación (GH-fr-07)
Listado de Asistentes (GH-fr-11)
188
ANEXO 10
15. GH-pr-03 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos necesarios para evaluar la gestión de los
funcionarios del COPNIA en el cumplimiento de las funciones a su cargo, incluyendo desde la
elaboración de la herramienta a utilizar para la evaluación hasta la definición u otorgamiento de
incentivos.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Título
Fecha
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines
2003
y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de
Ética Profesional y se dictan otras disposiciones
3. DEFINICIONES
3.1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, el desarrollo de las
competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los
funcionarios en el ejercicio de sus respectivos cargos, de manera eficaz y eficiente, busca valorar
el mérito como principio sobre el cual se fundamentan las acciones de capacitación y desarrollo del
personal, así como el diseño de planes de bienestar e incentivos.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1
La evaluación del desempeño está dirigida a medir en un lapso determinado los niveles de
cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los funcionarios del COPNIA, para
fortalecer el desarrollo de la función del COPNIA, incentivar mejoras en la eficiencia y
eficacia y orientar su actuación hacia las prioridades misionales que aporta el cargo a la
entidad.
4.2
De acuerdo a su objetivo y frecuencia existen los siguientes tipos de evaluación de
desempeño:

Anual: por el lapso comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre

Por cambio de jefe
4.3
Las normas base contenidas en la Ley no cambian la naturaleza de los empleos de libre
nombramiento y remoción, por lo tanto los procedimientos de selección que se establezcan
para la vinculación no le atribuyen al funcionario ningún derecho de permanencia, como
tampoco la evaluación de desempeño será criterio para decidir sobre su permanencia en el
servicio o retiro del mismo.
4.4
Por lo anterior, en el caso de la evaluación anual o por cambio de jefe, un desempeño
inferior al esperado en la evaluación del desempeño no trae como consecuencia directa el
retiro del funcionario, pero es indudable que resultados negativos en las metas establecidas
189
ANEXO 10
podrían inducir al nominador a ejercer su facultad discrecional para el retiro del funcionario
de libre nombramiento y remoción.
4.5
La evaluación del desempeño como instrumento de medición de la gestión en el
cumplimiento de las funciones del cargo, tiene los siguientes objetivos:

Como criterio para conceder estímulos a los empleados, por nivel de excelencia.

Como criterio para promover a los funcionarios.

Como criterio para definir necesidades de bienestar, capacitación, formación y actividades
de desarrollo del personal.

Evaluar el impacto que tiene sobre las competencias de los funcionarios
4.6
Las evaluaciones del desempeño deben ser:

Imparciales y fundamentadas en principios de equidad.

Justas, para lo cual deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las
negativas.

Objetivas, respecto a condiciones demostrables por el evaluado y el evaluador, durante un
lapso que abarca la evaluación o calificación, apreciados dentro de las circunstancias en
las que desempeña sus funciones.
4.7
La evaluación de desempeño de los funcionarios del COPNIA, del nivel Profesional y
Técnico se realiza de manera anual, entre los meses de julio y agosto. El personal del nivel
Directivo no se evalúa con los formatos establecidos en el presente manual ya que su
gestión se ve reflejada en los resultados de los planes y programas institucionales.
4.8
Para realizar la evaluación de desempeño en el COPNIA, se ha distribuido el personal de
acuerdo a su grado de responsabilidad y autoridad, en personal directivo y no directivo.
Dentro del personal no directivo se ha distribuido como Profesional con personal a cargo,
Profesional sin personal a cargo, Técnico auxiliar.
4.9
Tienen competencia para hacer la evaluación de desempeño, los siguientes funcionarios:

El inmediato superior, como norma general

Los Subdirectores, cuando el Director General le asigne por escrito dicha función.

Cuando el evaluador se retira de la entidad, sin dejar evaluados a sus funcionarios, ésta
se realiza por el inmediato superior del evaluador que se retiró, o por quien designe el
Director General.
4.10
El Jefe inmediato y el Profesional de Gestión de Talento Humano, deben hacer seguimiento
a los compromisos de mejora adquiridos por el personal en la evaluación de desempeño del
año anterior.
4.11
Con los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeño, el Profesional de Gestión
de Talento Humano debe analizar, definir y proponer las necesidades de capacitación de
acuerdo con el procedimiento ”Inducción, Capacitación y Desarrollo del Personal” (GH-pr02), así como los funcionarios con el puntaje necesario para otorgar los incentivos.
4.12
Para las evaluaciones de desempeño las calificaciones obtenidas en los formatos de
evaluación establecidos en los Anexos 6.1, 6.2 y 6.3, equivalen al 60% de la evaluación
final. El 40% restante se calculará de la calificación obtenida en las auditorias, la cual será
registrada en el formato del Anexo 6.4.
4.13
Con base en los resultados de la evaluación de desempeño, los incentivos otorgados por el
COPNIA son estímulos pecuniarios que consisten en compensaciones económicas, las
cuales son asignadas por la entidad dentro del presupuesto y otorgadas según el nivel
190
ANEXO 10
jerárquico del personal (3 funcionarios de nivel profesional y 3 funcionarios de nivel técnico y
asistencial) y reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de
trabajo o individuales en caso de que la entidad lance proyectos de trabajo específicos los
cuales serán presupuestados por el Profesional de Gestión de Talento Humano para
aprobación del Director General. La Dirección General y la Subdirección Administrativa y
Financiera concertarán los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos para
la selección y la premiación de los equipos de trabajo.
4.14
Si el interesado no estuviere de acuerdo con el resultado final de la evaluación de
desempeño, tendrá derecho a interponer los siguientes recursos de ley.

De Reposición: Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación, ante el
jefe, que haya tomado la decisión para que la aclare, modifique o mantenga.

De Apelación: Podrá interponerse como subsidiario al de reposición ante el superior
inmediato del evaluador.
4.15
El registro de evaluación de desempeño, debe archivarse en la hoja de vida de cada
funcionario y los resultados deben actualizarse en el Excel para la consolidación. Los
expedientes de recursos de reposición y/o apelación se archivarán en folder independiente.
4.16
La correspondencia entre los factores de evaluación del desempeño y las competencias de
los niveles de empleos, está dada según el anexo 6.5.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Nombre de la
No.
actividad
1
Descripción
Responsable
Inicio del Procedimiento
De acuerdo al periodo establecido para la evaluación de
Profesional
de
desempeño, realiza un cuadro en Excel de control del
Gestión de Talento
personal que debe ser evaluado con las fechas específicas
Humano
del periodo a evaluar.
2
Planificar
3
Define la conveniencia de los aspectos bajo los cuales se
evaluó el desempeño de los funcionarios en el año anterior,
Ajustar los formatos e
y si es necesario, realiza los ajustes pertinentes. Para los
instrumentos
de
funcionarios del nivel profesional revisa y ajusta los logros
evaluación.
específicos de acuerdo a lo establecido en los planes de
trabajo anual con el Subdirector Administrativo y Financiero
4
Enviar información
Envía vía e-mail o a través de memorando al personal que Profesional
de
tenga funcionarios a su cargo, los formatos de evaluación Gestión de Talento
Humano
indicando el personal y el periodo a calificar.
Aplicar evaluación por
jefes inmediatos
Director General
Subdirector
Administrativo
y
Financiero,
Se aplica el formato de evaluación en conjunto con el Subdirector
funcionario; anexos 6.1 o 6.2 o 6.3, según sea el caso. Esta Jurídico,
evaluación corresponde al 60% de la calificación final.
Subdirector
de
Planeación
y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales
5
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
con
apoyo
del
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
191
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Profesionales
Gestión
-
6
Notificar
-
7
8
El responsable de la evaluación retroalimenta y notifica
a cada funcionario a su cargo, los resultados de la
evaluación.
El responsable de la evaluación y el funcionario firman
el registro de evaluación como evidencia de la
notificación, adicionalmente se entrega una copia de la
misma al funcionario.
El responsable de la evaluación envía al Profesional de
Gestión de Talento Humano el registro original de la
evaluación de los funcionarios que no manifestaron
intención de interponer recurso de reposición o
apelación.
Si el funcionario evaluado presenta recurso de reposición
y/o apelación sobre la calificación de desempeño, se debe
proceder de la siguiente manera:
RECURSO DE REPOSICIÓN:
- El responsable de la evaluación deja evidencia de la
interposición de recurso en el formulario de evaluación y
responde el recurso dentro de los términos de Ley.
- El responsable de la evaluación estudia el caso,
concluye y comunica al funcionario, máximo dentro de
los cinco (5) días hábiles, su decisión de aclarar,
modificar o mantener el resultado de la evaluación.
- El responsable de la evaluación registra en el formato
de evaluación la solución dada, la aceptación o rechazo
del funcionario, y si aplica la interposición de recurso de
apelación.
- Envía al Profesional de Gestión de Talento Humano la
Dar solución de recurso
evaluación de desempeño con los soportes del proceso.
de reposición y
RECURSO DE APELACIÓN:
apelación
- El responsable de la evaluación registra la interposición
del recurso de apelación en el formato de evaluación y
lo envían al Profesional de Gestión de Talento Humano.
- El Profesional de Gestión de Talento Humano coordina
que dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes, se de
una respuesta a la apelación.
- El Profesional de Gestión de Talento Humano registra
en el formato de evaluación la solución dada por la
segunda instancia y prepara comunicación para firma de
Director General o Subdirectores, según el caso, con
destino al funcionario y el jefe inmediato, dentro del
término establecido.
- El Profesional de Gestión de Talento Humano archiva la
evaluación de desempeño, las solicitudes de recurso
interpuestas por el funcionario y las decisiones al
respecto del tema.
Aplicar evaluación de
Se aplica el formato de evaluación de gestión auditoria en el
gestión
COPNIA Nacional y en cada uno de los Seccionales.
de
Director General
Subdirector
Administrativo
y
Financiero,
Subdirector
Jurídico,
Subdirector
de
Planeación
y
Comunicaciones
Secretarios
Seccionales
Profesionales de
Gestión
Evaluador
Jefe Inmediato del
evaluador
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
Subdirector
Planeación
192
de
y
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
(ANEXO 6.4). Esta evaluación corresponde al 40% de la Comunicaciones
calificación final.
9
Analizar resultados
10
Fin del procedimiento
De acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación
del desempeño, el Profesional de Gestión de Talento
Humano coordina con el Subdirector Administrativo y
Financiero la asignación de los incentivos.
PECUNIARIOS
- El Profesional de Gestión de Talento Humano,
selecciona por cada uno de los niveles Profesional y
Técnico, los funcionarios con calificaciones mayores o
iguales al 90% para entrega de incentivos pecuniarios,
y hace entrega de la información al Subdirector
Administrativo y Financiero.
- El Director General y el Subdirector Administrativo y Profesional
de
Financiero asignan estímulos a tres (3) funcionarios de Gestión de Talento
cada nivel, directamente, o por sorteo en el caso de que Humano
el número de funcionarios evaluados con un porcentaje
igual o mayor que el 90% sea mayor a tres (3) en cada
nivel (profesional y técnico auxiliar) y teniendo en cuenta
que no hayan recibido ya un incentivo anterior.
- Elabora proyecto de Resolución para asignación de
incentivos, previa verificación de disponibilidad
presupuestal, el cual debe pasar a visto bueno del
Subdirector Administrativo y Financiero, y posterior
aprobación del Director General del COPNIA.
- Informa a los funcionarios la asignación del incentivo
pecuniario por desempeño y comunica a contabilidad y
tesorería para la realización del pago
6. ANEXOS
6.1 Evaluación del desempeño laboral, de Profesionales con personal a cargo
6.2 Evaluación del desempeño laboral, de Profesionales sin personal a cargo
6.3 Evaluación del desempeño laboral, de Técnico
6.4 Evaluación de gestión auditoría COPNIA Nacional o Seccional
6.5 Matriz de equivalencia entre las competencias y factores de la evaluación de desempeño
193
ANEXO 10
16. GH-pr-04 SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Determinar las actividades necesarias para el manejo de las situaciones administrativas que se
presenten con los funcionarios del COPNIA. Inicia con la identificación de alguna situación
administrativa, su manejo interno, comunicación y finalización de la misma.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Titulo
Fecha
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines
2003
y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código
de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones
Nota: Como referencia para la definición del procedimiento se tomaron algunos artículos del
Decreto ley 3135 de 1968, Decreto ley 1045 de 1978, Decreto 2400 de 1968 y Decreto 1950 de
1973, Ley 909 de 2004, en lo referente a empleos de libre nombramiento y remoción.
3. DEFINICIONES
3.1 ENCARGO
Designación temporal de un funcionario para asumir total o parcialmente las funciones de otro
cargo vacante por falta temporal o definitiva de su titular con o sin desvinculación de las funciones
propias de su cargo. Esta situación administrativa debe emplearse como regla general, siempre
que se presenten los hechos descritos.
3.2 COMISIÓN
Designación de un funcionario, por disposición de la autoridad competente, para ejercer
temporalmente funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su cargo
o para atender transitoriamente actividades oficiales diferentes a las inherentes al cargo del cual es
titular.
3.3 PERMISO
Ausencia temporal, excepcional, motivada y de corta duración, a que tiene derecho un funcionario,
hasta por tres (3) días hábiles máximo con goce de sueldo.
3.4 INCAPACIDADES, LICENCIAS POR MATERNIDAD O PATERNIDAD
Separación transitoria de un funcionario de las actividades de su cargo por enfermedad general o
accidente de trabajo, por maternidad o por paternidad.
3.5 LICENCIA ORDINARIA
Separación transitoria de un funcionario de las actividades de su cargo, por solicitud propia, sin
sueldo, hasta por sesenta (60) días al año continuo o discontinuo, prorrogable hasta por treinta (30)
días más, si a juicio del nominador concurre en justa causa.
3.6 VACACIONES
194
ANEXO 10
Descanso remunerado al que tiene derecho todo funcionario por haber trabajado durante un (1)
año continuo, correspondiente a 15 días hábiles.
4. CONDICIONES GENERALES
4.37 En el COPNIA la vacancia en los cargos se presenta por alguna de las siguientes causas:
VACANCIA DEFINITIVA
 Vacancia no suministrada de acuerdo con el organigrama
 Declaratoria de insubsistencia.
 Renuncia regularmente aceptada.
 Invalidez absoluta.
 Revocación de nombramiento
 Nulidad de nombramiento
 Mandato de la ley.
 Destitución, desvinculación o remoción.
 Declaratoria de vacancia en el caso de abandono del mismo.
 Por retiro con derecho a jubilación.
 Por muerte del empleado
 Reestructuración
 Por edad de retiro forzoso
 Las demás que determine la ley o la Constitución Nacional.
VACANCIA TEMPORAL
 Vacaciones, licencia, servicio militar
 En comisión, salvo en la de servicio militar
 Cuando se encarga al funcionario de otro empleo desligándolo de las funciones que ejerce
 Suspensión en el ejercicio del cargo
4.38 El Profesional de Gestión de Talento Humano es el encargado de mantener actualizada la
carpeta de historia laboral de los funcionarios del COPNIA, con los registros de los actos
administrativos u otros que señalen situaciones administrativas del funcionario como
vacaciones, licencias, comisiones, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de
prestaciones, capacitaciones, resoluciones de procesos disciplinarios, reconocimientos,
evaluaciones de desempeño.
4.39 Los encargos pueden hacerse por el tiempo que dure la vacancia temporal de un empleo, y
en caso de vacancia definitiva pueden hacerse por tres (3) meses, prorrogable por tres (3)
meses más, teniendo que evaluar el desempeño del encargo, donde se definirá si el cargo se
convoca externamente o si se realiza el nombramiento ordinario a quien esta encargado
4.40 Los requisitos mínimos para conferir permiso de estudio son:
 Que el estudio esté directamente relacionado con las funciones propias del cargo.
 Que el tiempo requerido no afecte el normal funcionamiento de la entidad.
 Se pactaran con el funcionario las actividades que mitiguen los efectos en virtud de la
ausencia.
4.41 En todos los casos, para los permisos de estudio, el nominador determinará la conveniencia
de otorgarlos.
4.42 Los permisos remunerados autorizados en el COPNIA son:

Para el ejercicio del sufragio
195
ANEXO 10






En caso de grave calamidad doméstica o caso de fuerza mayor, es decir, grave enfermedad de
Padre, Madre, Cónyuge, Hijos; incendio, escape de gas o inundaciones del lugar donde habita
el empleado, para colocar denuncios en caso de robo.
En caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar
hasta el grado segundo de consanguinidad (padres, abuelos, hijos, nietos, hermanos,
sobrinos), primero de afinidad (suegros, hijastros) y primero civil (hijos adoptados directamente
por el funcionario).
Para asistir a citas médicas o terapias ordenadas por el medico tratante para el empleado o
sus hijos.
Para asistir a reuniones o matriculas en el Colegio donde estudian sus hijos.
Por el nacimiento de un hijo, siempre y cuando no haga uso o no tenga derecho a la licencia de
paternidad.
Para ser jurado de votación cuando ha sido designado por la autoridad competente.
Los permisos deberán ser soportados ante el jefe inmediato con el documento correspondiente
tales como certificado de votación, certificado de enfermedad expedido por la EPS, copia del
registro de defunción del familiar fallecido, copia del registro civil de nacido vivo, comprobante que
ha sido elegido jurado de votación, certificación de la entidad educativa donde conste el semestre
que cursa, periodo de estudio y horario. Dichos soportes deben ser remitidos al Profesional de
Gestión de Talento Humano, para el control y archivo correspondiente.
4.43 Existirán permisos excepcionales remunerados por horas para los Profesionales y
Secretarios Seccionales para dictar clases, siempre y cuando, el nominador las apruebe.
4.44 Los permisos inferiores a un día serán otorgados por el jefe inmediato, para lo cual deberá
dejarse registro en memorando interno o correo electrónico y debe ser informado de
inmediato al Profesional de Gestión de Talento Humano para lo pertinente.
4.45 Durante el tiempo de licencia ordinaria el funcionario no puede desempeñar otro cargo dentro
de la administración pública.
4.46 Cuando el Profesional de Gestión de Talento Humano analiza el tiempo de trabajo del
funcionario para determinar su derecho a prima de servicios y bonificación por servicios
prestados, debe considerar si el funcionario se ha desempeñado en otra entidad pública y
tiene tiempo acumulado de trabajo (soportada por certificados de trabajo) y si presenta
continuidad en el servicio público (que es el tiempo trascurrido entre la finalización e inicio
del servicio en la nueva entidad, el cual no debe superar los quince (15) días hábiles).
4.47 Las licencias no remuneradas modifican y desplazan el periodo de causación de vacaciones,
primas, pensión y todo lo relacionado con el tiempo de servicio
4.48 Las causas para compensar en dinero las vacaciones son:
 Cuando el Director General, lo considere necesario para evitar perjuicios en el servicio
público, evento en el cual solo se puede solicitar la compensación de vacaciones a un (1)
año; situación que debe ser soportada por un acto administrativo según modelo de
Resolución para indemnización de vacaciones (ANEXO 6.1)
 Cuando el empleado quede retirado del servicio sin haber gozado de las vacaciones
causadas, caso en el cual éstas hacen parte de la liquidación final de las prestaciones
sociales del funcionario. (ANEXO 6.1)
4.49
El Profesional de Gestión de Talento Humano analiza el tiempo de servicio acumulado de
los funcionarios sin goce de vacaciones y presenta cada cuatro meses el libro de
vacaciones a la Subdirección Administrativa y Financiera para que determine las acciones
a seguir y programar las vacaciones de los funcionarios que tengan más de un periodo
vencido.
196
ANEXO 10
4.50 Las vacaciones que sean concedidas podrán ser interrumpidas por:
 Las necesidades del servicio.
 La incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo acreditado con
certificado médico expedido por la EPS.
 La incapacidad ocasionada por maternidad o aborto acreditado con certificado médico
expedido por la EPS.
 El otorgamiento de una comisión
 El llamamiento a filas
Estas situaciones son expresadas por la Administración o el funcionario y soportadas por
un acto administrativo según modelo de Resolución para interrupción de vacaciones
(ANEXO 6.2) y deben ser informadas por el Profesional de Gestión de Talento Humano a
las áreas que se vean afectadas para el trámite correspondiente.
4.51
Si por interrupción del periodo de vacaciones, queda pendiente tiempo para el año
siguiente, el funcionario tiene derecho a que se reajuste proporcionalmente el tiempo de
disfrute pendiente de acuerdo al salario correspondiente al momento del disfrute de las
mismas.
4.52
Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son parte de la historia
laboral y su manejo y conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención
documental para archivo de Historias laborales
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 ENCARGO
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Identificar necesidad de
proveer cargos
vacantes
Descripción
Responsable
Identifica necesidad de encargar temporalmente a un
funcionario interno del COPNIA, las funciones de un
determinado cargo vacante de manera temporal o definitiva
y comunicarlo al responsable.
Director General
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
-
3
Verificar disponibilidad
presupuestal
-
4
Determinar personal a
proveer en el cargo
-
5
Proyectar resolución e
-
Determina si el encargo va a suplir una vacante
definitiva que no cuenta con titular o cubre la ausencia
temporal de un funcionario nombrado en titularidad
(debe considerar el grado salarial)
Si se trata del primer caso, solicita al Profesional de
Gestión de Presupuesto la verificación de la
disponibilidad presupuestal de recursos económicos
(considerando salario base y tiempo) para continuar
con el proceso.
Revisa el manual de funciones del COPNIA, e identifica
el perfil del cargo requerido.
Verifica la existencia del funcionario que cumpla los
requisitos mínimos exigidos para el cargo, verifica su
desempeño durante el tiempo de servicio y determina si
el funcionario debe ser encargado o nombrado.
En caso de no existir funcionarios competentes para el
cargo, inicia las actividades descritas en el
procedimiento de “Selección y vinculación de
funcionarios” GH-pr-01
Proyecta la resolución de encargo según modelo
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Director General
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
Profesional
197
de
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Informar la
designación temporal
en el cargo.
Descripción
Responsable
(ANEXO 6.3) para encargo de funciones cuando es
vacante temporal y (ANEXO 6.4) para encargo cuando
es vacante definitiva, la cual debe ser revisada por el
Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada por
el Director General.
- Envía memorando interno al funcionario comunicando el
contenido de la Resolución; anexando copia de las
funciones del cargo.
- Actualiza la historia laboral del funcionario (Anexo 6.5)
- Coordina las actividades de entrega de cargo entre el
funcionario entrante y el saliente, si se trata de un
encargo en vacante temporal.
- Coordina con el jefe inmediato las actividades de
entrenamiento para el funcionario encargado en una
vacante definitiva, de acuerdo a lo descrito en el
procedimiento de “Inducción, Capacitación y Desarrollo
del personal” GH-pr-02
Informa las actividades a desarrollar durante el tiempo que
dura el encargo, revisa con el funcionario encargado los
procedimientos a desarrollar y elabora un acta de
pendientes si es del caso.
Gestión de Talento
Humano
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
Auxiliar de Gestión
de
Talento
Humano
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
6
Coordinar el
entrenamiento y
entrega del cargo.
7
Entregar el cargo
8
Actualizar la historia
laboral del funcionario
Relaciona los documentos generados del
acto Auxiliar de Gestión
Talento
administrativo en el formato de “Historia laboral” GH-fr-05 de
Humano
(ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario.
9
Registrar Novedad
Registrar novedad en el documento soporte de liquidación Profesional
de
de nómina, cuando el encargo conlleva pago por diferencia Gestión de Talento
de sueldo
Humano
10
Verificar el encargo en
el puesto de trabajo
-
-
11
Finalizar el encargo
-
12
Confirmar, comunicar y
verificar la
designación.
-
Jefe Inmediato o
funcionario que
deja el empleo
Subdirector
Administrativo
Financiero,
Para vacantes definitivas, el jefe inmediato da su Subdirector
concepto a la Dirección General sobre nombrar en el Jurídico,
cargo al funcionario o mantenerlo en el cargo anterior.
Secretario
Seccional,
Profesionales
Gestión
y
de
Si es un encargo en una vacante temporal, el encargado
y el titular del cargo hacen el empalme correspondiente
y si es el caso lo hacen conocer a la Dirección General.
Si es un encargo en una vacante definitiva y el concepto
del jefe inmediato no fue favorable, se debe iniciar el
proceso de selección según lo definido en el
procedimiento de “Selección y vinculación de
funcionarios” GH-pr-01.
Encargado,
Subdirector
Administrativo
Financiero,
Subdirector
Jurídico,
Profesionales
Gestión,
Secretario
Seccional.
Proyecta la resolución de nombramiento según modelo
(ANEXO 6.6), la cual debe ser revisada por el
Subdirector Administrativo y Financiero y aprobada por
el Director General.
Envía comunicación firmada por el Subdirector
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano con el
apoyo del Auxiliar
de Gestión de
198
y
de
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
13
Posesionar
14
Actualizar la historia
laboral del funcionario
Descripción
Administrativo y Financiero al funcionario seleccionado, Talento Humano
informándole sobre la designación.
- Prepara acta de posesión, según modelo (ANEXO 6.7),
como evidencia de que el funcionario cumple con los
requisitos especificados en la descripción y perfil del
cargo correspondiente.
- Informa al personal en general sobre la novedad a
través de Intranet.
Director General
Subdirectores
Procede a la toma de juramento para la posesión.
Secretarios
Seccionales
Relaciona los documentos generados del
acto
Auxiliar de Gestión
administrativo en el formato de “Historia Laboral” GH-fr-05
de
Talento
(ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario.
Humano
-
15
Actualizar
Carnetización
16
Fin del procedimiento
Responsable
-
Tramita la elaboración del carné, suministrando
información de nombre, cédula, cargo y anexando foto,
Auxiliar de Gestión
a la entidad encargada.
de Talento
Recibe carné, lo entrega al funcionario o lo envía para
Humano
entrega en los seccionales, mediante memorando
interno.
5.2 COMISIÓN DE SERVICIO:
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
Responsable
Presentar para firma del Director General los planes anuales
de comisiones de servicios relacionados con:
2
Identificar la necesidad
de comisionar
funcionarios del
COPNIA.
3
Aprobar conveniencia
de comisión.
Charlas interinstitucionales
Asesorías jurídicas.
Planes de divulgación
Auditorías internas de calidad y control interno
COPASO
(FORMATOS)
Nota: Los desplazamientos no programados pero que se
requieran de manera excepcional deberán ser solicitados
por escrito, previa justificación del caso, a la Subdirección
Administrativa y Financiera, para efectos de gestionar los
actos administrativos y la programación de viáticos, con una
antelación de cinco (5) días hábiles como mínimo.
Aprobar los planes anuales de comisiones de servicios
relacionados con las charlas interinstitucionales, planes de
divulgación, auditorías internas de calidad y control interno y
asesorías jurídicas.
Subdirector
Jurídico
Subdirector
de
Planeación
y
Comunicaciones
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
Director General
Aprobar las solicitudes de comisiones no programadas pero
que por excepción son requeridas para atender la función
199
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
de la entidad.
4
5
6
Solicitar comisión no
programada
Verificar disponibilidad
presupuestal
Cotizar y confirmar
tiquetes aéreos
Si la comisión es programada sigue en la actividad 5, si no
es programada sigue en la actividad 4
En los casos de comisiones no programadas, la solicitud de
comisión debe venir acompañada del documento soporte
(invitaciones,
solicitudes
de
gremios,
entidades,
describiendo el fin de la misma, actividades a desarrollar y
número de días, indicando las fechas exactas de inicio y
terminación de la comisión.
Con la información de la solicitud de la comisión y su
duración, se liquida el valor vigente de los viáticos y gastos
de viaje considerando la Resolución Nacional para el
reconocimiento y pago de viáticos del COPNIA, solicitar por
escrito al Profesional de Gestión de Presupuesto, la
expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
para las comisiones programadas y solicitadas.
Si existe la disponibilidad el Profesional de Gestión de
Presupuesto expide y firma el CDP, de lo contrario debe
gestionar los traslados o adiciones presupuestales
correspondientes.
Coordina con el Profesional de Gestión de Talento Humano
el medio de transporte y si es aéreo realiza la cotización y
confirmación de los tiquetes aéreos emitiendo el soporte
con los datos del vuelo, para el control de la factura del
contrato de tiquetes aéreos por parte del Supervisor.
-
7
Emitir acto
administrativo
-
Subdirectores
Secretarios
Seccionales
Profesional de
Gestión de Talento
Humano con el
apoyo del Auxiliar
de Gestión de
Talento Humano
Profesional de
Gestión de
Presupuesto
Secretaria de la
Dirección General.
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano con el
Liquidar y proyectar resolución según tipo de comisión: apoyo del Auxiliar
modelo, comisión en servicio al interior del país (ANEXO de Gestión de
6.8) modelo, comisión en servicio al exterior (ANEXO Talento Humano
6.9) y pasa a revisión de la Subdirección Administrativa
y Financiera y posterior aprobación y firma del Director
Profesional
de
General del COPNIA.
Gestión
de
Entregar las copias de las Resoluciones firmadas por la
Presupuesto
Dirección General al Profesional de Gestión de
Presupuesto para la generación de registros
presupuestales, quien a su vez debe entregar al Profesional
de
Profesional de Gestión de Contabilidad y Profesional de Gestión
de
Tesorería los documentos completos para el trámite de Contabilidad
pago.
Profesional
Tesorería.
8
Comunicar la situación
administrativa.
de
Auxiliar de Gestión
de
Talento
Proyectar el memorando interno firmado por el Subdirector Humano.
Administrativo y Financiero donde se le informa al
funcionario de la comisión para la cual fue designada.
Secretaria de la
Dirección General.
200
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
9
Finalizar la comisión
10
Registrar Informes de
Comisión
11
Actualizar la historia
laboral del funcionario
12
Fin del procedimiento
Descripción
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de
la comisión, prepara y entrega a Dirección General, un
informe de las actividades realizadas y resultados de la
comisión (solo para comisiones de servicio), anexa
soportes y pasabordos.
Archivar cronológicamente los informes enviados por los
Comisionados en la carpeta de informes de comisión y
registrar en el cuadro de informes de comisión.
Relaciona los documentos generados del
acto
administrativo en el formato de “Historia Laboral” GH-fr-05
(ANEXO 6.5), actualiza el expediente del funcionario.
Responsable
Funcionario
comisionado
Secretaria de la
Dirección General
Auxiliar de Gestión
de
Talento
Humano
5.3 PERMISOS:
No.
Nombre de la actividad
1
Inicio del Procedimiento
Descripción
-
2
Solicitar el permiso
-
-
Autorizar el permiso
4
Finalizar el permiso
5
Fin del procedimiento
Funcionario
solicitante
Director General
Subdirectores,
Secretarios
Seccionales.
NOTA: El permiso diferente a estudio otorgado por los Profesionales de
Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión es Gestión
máximo por 1 día. Los permisos de 2 días son otorgados
por el Subdirector correspondiente y los permisos de 3 días
son otorgados por la el Director General
Presentarse ante el jefe inmediato, informando la
Funcionario
reincorporación a su cargo, con los soportes idóneos que
solicitante
justifiquen su ausencia.
-
3
Si el permiso obedece a situaciones planeadas, el
funcionario debe informar al jefe inmediato con 3 días
de anticipación para coordinar lo pertinente. En el caso
de los Secretarios Seccionales deben informar a través
de memorando interno y en el caso de los Profesionales
de Gestión deben informar a través del correo
electrónico al Profesional de Gestión de Talento
Humano sobre el permiso otorgado, con el fin de llevar
el control de nómina correspondiente.
Si el permiso obedece a situaciones de fuerza mayor o
grave calamidad domestica, el funcionario debe informar
inmediatamente por teléfono al jefe inmediato, quien
informará al Profesional de Gestión de Talento Humano
por medio escrito (memorando o correo electrónico)
para el control de nómina correspondiente.
Analiza causas expuestas por el funcionario y confirma
o niega el permiso en coordinación con el Jefe
Inmediato.
Envía al Profesional de Gestión de Talento Humano,
copia del memorando o correo electrónico con la
decisión sobre otorgamiento o negación del permiso.
Responsable
201
ANEXO 10
5.4 LICENCIAS:
5.4.1 Licencias ordinarias no remuneradas
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Solicitar la licencia
ordinaria no
remunerada
Descripción
Responsable
Solicita por medio escrito la licencia ordinaria no
remunerada al Director General con visto bueno del jefe
inmediato, indicando las razones, el tiempo requerido y la
fecha de inicio de la misma, anexando, si es el caso, los
documentos que la justifiquen.
Funcionario
solicitante
NOTA: Las licencias ordinarias no remuneradas deben ser
solicitadas con un mes de anticipación para la
reprogramación interna (encargos, supernumerarios, etc.).
El Jefe inmediato considerando las razones expuestas
por el funcionario, recomienda al Director General el
otorgamiento de la licencia ordinaria no remunerada en
los casos en que obedezca a caso fortuito o fuerza
mayor (asuntos personales urgentes, emergencias
familiares); en el caso que la solicitud no obedezca a las
razones anteriores, se considerara la oportunidad de
concederlas teniendo en cuenta la necesidad del
servicio.
- Con base en las razones del funcionario solicitante y
recomendaciones del Jefe Inmediato, niega o confirma
la licencia ordinaria no remunerada
- En caso de negarse la licencia ordinaria no remunerada,
proyecta para firma del Director General con visto bueno
del Subdirector Administrativo y Financiero la
comunicación informando las causas que motivaron la
decisión (necesidades del servicio)
- En caso de otorgarse la licencia ordinaria no
remunerada, proyecta la resolución de licencia ordinaria
no remunerada según modelo (ANEXO 6.10), la cual
debe ser revisada por el Subdirector Administrativo y
Financiero y firmada por el Director General
- Proyecta para firma del Subdirector Administrativo y
Financiero el memorando interno al funcionario,
informándole el periodo otorgado.
- Si la licencia es mayor a treinta (30) días, el jefe
inmediato coordina y le solicita al funcionario la
presentación del PAZ Y SALVO del almacén y acta de
entrega del cargo, asuntos pendientes.
Relaciona los documentos generados en el formato de
“Historia laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.6), actualiza el
expediente del funcionario.
- Registra la novedad en la autoliquidación de aportes
sobre el otorgamiento de la licencia ordinaria no
remunerada.
- Informa al personal en general sobre la novedad a
través de Intranet e indica quien asume sus funciones.
-
3
4
Confirmar conveniencia
de la licencia ordinariano remunerada
Emitir acto
administrativo
5
Actualizar la historia
laboral del funcionario
6
Informar situación
administrativa.
Director General
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Auxiliar de Gestión
de Talento
Humano
Auxiliar de Gestión
de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
202
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
7
Solicitar ampliación del
tiempo de la licencia
8
Supervisar
cumplimiento de la
licencia
9
Finalizar la licencia
ordinaria
10
Actualizar la historia
laboral del funcionario
11
Fin del procedimiento
Descripción
Se siguen pasos del 2 al 6.
Supervisa la fecha de finalización de la licencia y la
reincorporación del funcionario. En caso de que el
funcionario no se presente el jefe inmediato debe informar
de inmediato a la Dirección General para lo de su
competencia
- Se presenta ante el jefe inmediato, informando la
reincorporación a su cargo.
- En el caso de renuncia, inicia con las actividades
descritas en el procedimiento de “Desvinculación de
funcionarios” GH-pr-05.
Relaciona los documentos generados en el formato de
“Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el
expediente del funcionario.
Responsable
Funcionario
Solicitante
Jefe inmediato
Funcionario
solicitante
Auxiliar de Gestión
de Talento
Humano
5.4.2 Licencias o incapacidades por enfermedad general o accidente de trabajo, maternidad
o paternidad
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Informar incapacidad
3
Enviar Incapacidad
4
Revisar y clasificar la
incapacidad
5
Actualizar la historia
laboral del funcionario
6
Fin del procedimiento
Descripción
Radica ante el COPNIA la incapacidad emitida por la EPS.
Responsable
Funcionario
incapacitado
Subdirección
y
Dar traslado al Profesional de Gestión de Talento Humano Administrativa
Financiera
de la incapacidad radicada, como parte de las novedades
de nómina.
Secretario
Seccional
- Recibe el original de la incapacidad expedida por la EPS
respectiva y relaciona en el Excel de incapacidades
para el informe de ausentismo
- Verifica la duración de la incapacidad y proyecta
necesidades, si es necesario, para generar encargos,
contrataciones.
Profesional
de
 Si es menor a tres días el Jefe inmediato se encarga Gestión de Talento
de cubrir internamente las actividades del Seccional Humano
o Área y se registra la novedad en nómina.
 Si es mayor a tres días se coordina con el
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
el
cubrimiento y se continúa con el procedimiento de
cobro de incapacidad.
Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión
Talento
“Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el de
Humano
expediente del funcionario.
203
ANEXO 10
5.5 VACACIONES:
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
3
Programar vacaciones
Solicitar vacaciones
4
Verificar derecho de
vacaciones
5
Proyectar acto
administrativo
6
Pagar las vacaciones
Descripción
Responsable
Jefe de Control
Interno
Presentar a la Dirección General en el mes de octubre de
Subdirectores
cada año el plan de vacaciones por Dependencia de la
vigencia siguiente, con el fin de poder planear las Secretario
Seccional o
actividades de la entidad (Ver Anexo 6.12).
Profesionales de
Gestión
Para hacer efectiva la programación de las vacaciones, el
funcionario debe solicitarlas por escrito, con visto bueno del
jefe inmediato, la cual será radicada con un CR dirigido al Funcionario
Director General. Dicha solicitud debe ser radicada con un solicitante
mes de antelación, indicando el periodo solicitado y la
fecha de inicio de las mismas.
NOTA: El jefe inmediato debe informar a al Subdirector
Administrativo y Financiero quien será la persona que
reemplace las vacaciones del titular, ya sea con un
funcionario de planta o con un supernumerario.
- Verifica el tiempo trabajado y el tiempo de vacaciones
concedidas.
- Verifica si el funcionario tiene o no derecho a las
vacaciones solicitadas y al tiempo total que tiene por
disfrutar.
- Solicita aprobación de la Dirección General para
continuar proceso.
- Si se niegan las vacaciones, el Profesional de Gestión
de Talento Humano proyecta la comunicación para firma
del Director donde se informa la decisión y las causas
de la misma.
- Si se conceden las vacaciones, el Auxiliar de Gestión de
Talento Humano liquida las vacaciones, proyecta la
resolución de Vacaciones según modelo (ANEXO 6.11),
la cual debe ser revisada por el Profesional de Gestión
de Talento Humano, junto con documentos de solicitud
y liquidación, para ser inicializada por el Subdirector
Administrativo y Financiero y firma del Director General.
Director General
Subdirectores
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
de
Elabora la nómina de vacaciones y hace entrega de la Profesional
de
misma con una copia del acto administrativo al Profesional Gestión
de Gestión de Presupuesto, para que realice el trámite Presupuesto
presupuestal y posterior pago.
Profesional
de
Gestión
de
Contabilidad
Profesional
de
Tesorería
204
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
A través de memorando interno informa al funcionario el
otorgamiento de vacaciones.
El Profesional de Gestión de Talento Humano, informa
al Profesional de Gestión de Sistemas sobre la novedad
de vacaciones y quien es el reemplazo, para el cambio
de nombres en los sistemas correspondientes.
Responsable
Subdirector
Administrativo
y
Financiero
Profesional
de
Gestión de Talento
Humano
7
Comunicar vacaciones
8
Actualizar la historia
laboral del funcionario
Relaciona los documentos generados en el formato de Auxiliar de Gestión
“Historia Laboral” GH-fr-05 (ANEXO 6.5), actualiza el de Talento
expediente del funcionario.
Humano
9
Finalizar las vacaciones
Se presenta ante el jefe inmediato, informando la Funcionario
reincorporación a su cargo.
solicitante
10
Confirmar
reincorporación del
funcionario
Director General
Subdirectores
Informa mediante comunicación telefónica al Profesional de
Gestión de Talento Humano la fecha en que se reincorporó Secretarios
Seccionales.
el funcionario a su cargo.
Profesionales de
Gestión
11
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Modelo, Resolución para compensación en dinero de vacaciones por necesidades del servicio
o por retiro
6.2 Modelo, Resolución para interrupción de vacaciones
6.3 Modelo, Resolución de encargo de funciones
6.4 Modelo, Resolución de encargo con sueldo en vacante definitiva
6.5 Historia Laboral
6.6 Modelo, Resolución de nombramiento
6.7 Modelo, Acta de posesión
6.8 Modelo, Resolución para comisión en servicio al interior del país
6.9 Modelo, Resolución para comisión en servicio al exterior
6.10 Modelo, Resolución de licencia ordinaria-no remunerada
6.11 Modelo, Resolución de vacaciones
6.12 Programación anual de vacaciones
205
ANEXO 10
17. GH-pr-05
FUNCIONARIOS
DESVINCULACIÓN
DE
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades que se deben seguir para la
desvinculación de los funcionarios del COPNIA, que incluye la identificación de las causas y pasos
para hacerla efectiva.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Decreto Ley
2400
(Como
referencia)
Por el cual se modifica las normas que regulan la
Septiembre
administración del personal civil y se dictan otras
19 de 1968
disposiciones.
3074
(Como
referencia)
1950
(Como
referencia)
Por el cual se modifica y adiciona el Decreto número Enero 16
2400 de 1968
de 1968
Decreto Ley
Decreto
reglamentario
Ley
734
Titulo
Fecha
Por el cual se reglamentan los decretos leyes 2400
Septiembre.
y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración
24 de 1973
del personal civil.
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único
Febrero 5
de 2002
3. DEFINICIONES
Para la aplicación de este procedimiento no se requiere definición de términos.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1
Cuando un funcionario presente por escrito y de manera voluntaria su renuncia, la
notificación de la aceptación de la misma por parte de la entidad, no debe superar los treinta
(30) días; plazo a partir del cual, el funcionario se puede separar de sus funciones sin que
ello se considere como abandono del cargo.
4.2
Se considera abandono del cargo cuando el empleado, sin ninguna causa, no se reincorpora
al vencimiento de sus vacaciones individuales, al cabo de una licencia, permiso, comisión,
deje de concurrir al trabajo por tres (3) o más días consecutivos, al vencimiento de los treinta
(30) días siguientes a la prestación del servicio militar, antes de que se le conceda
autorización para separarse del servicio, o en caso de renuncia, cuando el funcionario se
separe del cargo antes de que la entidad le notifique la aceptación de la misma.
4.3
El proceso de desvinculación de funcionarios, se debe aplicar sí se impone como sanción
después de un proceso disciplinario y por insubsistencia del nombramiento.
4.4
Con relación a la desvinculación de funcionarios a causa de la supresión del empleo, de
acuerdo con lo establecido en el artículo 28 del Decreto-Ley 2400 de 1968, dicha situación
coloca automáticamente en situación de retiro a la persona que lo desempeña, es decir, que
solo basta con la Resolución que suprime el empleo y la notificación de dicha situación.
206
ANEXO 10
4.5
Los funcionarios que han adquirido el derecho a la pensión de jubilación, no pueden ser
retirados u obligados a retirarse del servicio; en principio sólo se debe retirar si ha llegado a
la edad de retiro forzoso.
4.6
Los registros generados en este procedimiento son parte de la historia laboral y su manejo y
conservación está dada según lo establecido en la tabla de retención documental.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
3
Identificar la causa de
la finalización de
relación laboral
Proyectar el acto
administrativo de
desvinculación
Descripción
Las causas para determinar la finalización de la vinculación
laboral son:
- Declaración de insubsistencia del nombramiento,
expresada libremente por el nominador mediante
resolución.
- Renuncia voluntaria, regularmente aceptada.
- Supresión del empleo a raíz de la modificación de la
estructura de la planta de personal
- Por retiro en virtud de la adquisición del derecho a
pensión
- Por invalidez absoluta, declarada por la EPS o ARP a
causa de disminución en mas de un 50% de la capacidad
laboral del funcionario.
- Por edad de retiro forzoso, a los 65 años de edad.
- Por destitución, en virtud del desarrollo de una
investigación por faltas al Código Único Disciplinario.
- Por abandono de cargo
- Por muerte.
- Proyecta la resolución según la causa de la
desvinculación:
 Por declaración de insubsistencia. Según modelo
(ANEXO 6.1)
 Por renuncia voluntaria. Según modelo (ANEXO
6.2)
 Por sanción disciplinaria. Según modelo (ANEXO
6.3)
 Por muerte. Según modelo (ANEXO 6.4)
 Por invalidez absoluta. Según modelo (ANEXO 6.5)
 Por edad de retiro forzoso. Según modelo (ANEXO
6.6)
 Por abandono del empleo. Según modelo (ANEXO
6.7)
- Liquida las prestaciones del funcionario e informa a los
Profesionales de Gestión de Presupuesto y de
Contabilidad para la generación de los registros
presupuestales y la realización del pago respectivo, así
mismo coordina con el Profesional de Gestión
Administrativa lo correspondiente al paz y salvo y entrega
de activos.
- En todos los casos de desvinculación, excepto en las
Renuncias Voluntarias se entrega el proyecto de
resolución para revisión de la Subdirección Jurídica.
- Posteriormente hace entrega del proyecto de resolución
Responsable
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Apoya:
Subdirección
Jurídica y
Subdirector
Administrativo y
Financiero
207
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
-
4
Comunicar la
desvinculación
-
-
5
Entregar el cargo
6
Actualizar la historia
laboral del funcionario
7
Fin del procedimiento
-
con documentos soportes para verificación por la
Subdirección Administrativa y Financiera y firma del
Director General del COPNIA
La Secretaria de la Subdirección Administrativa y
Financiera entrega una copia de la Resolución de
desvinculación a la Profesional de Gestión de Talento
Humano, para el trámite correspondiente.
Proyecta oficio dirigido al funcionario, informándole la
decisión, número de la resolución y fecha a partir de la
cual se hace efectiva la desvinculación.
Informa al personal en general sobre la desvinculación
del funcionario a través de Intranet, así como a las
entidades con las que tuviere relación según su cargo.
Relaciona las actividades pendientes en un acta y realiza
la entrega del mismo al jefe inmediato o la persona que
se designe.
Entrega el carné de identificación de la entidad y los
elementos de inventario que se encuentren a su cargo y
solicita PAZ Y SALVO (ANEXO 6.8), de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento de manejos de bienes
AB-mb-01
Relaciona
la
documentación
pertinente
con
la
desvinculación en el formato de “Historia laboral” GH-fr-05
(ANEXO 6.9), la incorpora al expediente del funcionario y
actualiza el aplicativo de Gestión Humana del COPNIA
Responsable
Profesional de
Gestión de Talento
Humano
Funcionario que se
retira.
Profesional de
Gestión Talento
Humano con el
apoyo del Auxiliar
Operativo de
Talento Humano.
6. ANEXOS
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
Modelo, Resolución por declaración de insubsistencia.
Modelo, Resolución por renuncia voluntaria.
Modelo, Resolución por medio de la cual se ejecuta una sanción disciplinaria.
Modelo, Resolución por muerte.
Modelo, Resolución por invalidez absoluta.
Modelo, Resolución por edad de retiro forzoso.
Modelo, Resolución por abandono del empleo
Modelo, formato de Paz y Salvo (AB-fr-01)
Historia laboral (GH-fr-05)
208
ANEXO 10
18. GH-pr-06 INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Llevar a cabo las investigaciones a los funcionarios del COPNIA por presuntas faltas disciplinarias,
con el fin de determinar la imposición o no de alguna sanción disciplinaria aplicable para preservar
la correcta y debida ejecución de la función encomendada a los servidores públicos y preservar el
orden al interior de la entidad.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
734
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único
Ley
1010
Por la cual se adopta medios para prevenir y sancionar 23 de enero de
el acoso laboral
2006
1474
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de 12 de julio de
actos de corrupción y la efectividad del control de la
2011
gestión pública
Ley
Titulo
Fecha
5 de febrero de
2002
3. DEFINICIONES
3.1 Amonestación escrita
Implica un llamado de atención formal, por escrito, que debe registrarse en la hoja de vida.
3.2 Destitución
Terminación de la relación del servidor público con la administración.
3.3 Inhabilidad especial
Imposibilidad de ejercer la función pública, en cualquier cargo distinto de aquel, por el término
señalado en el fallo.
3.4 Inhabilidad general
Imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función pública, por el término
señalado en el fallo.
3.5 Falta disciplinaria
Incumplimiento a los deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, violación a
prohibiciones y al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos y conflicto de
intereses, descritas en la Ley 734 de 2002 y en otra normatividad aplicable.
3.6 Multa
Sanción de carácter pecuniario
3.7 Poder disciplinario preferente
Posibilidad que tiene la Procuraduría General de la Nación de investigar a cualquiera de los
servidores públicos, desplazando la función disciplinaria al interior de la entidad
3.8 Suspensión
Separación del ejercicio del cargo en cuyo desempeño se originó la falta disciplinaria.
209
ANEXO 10
4. CONDICIONES GENERALES
6.5 Legalmente se han determinado cinco clases de sanciones a imponer según el resultado de
investigaciones disciplinarias:

Destitución e inhabilidad general para el caso de faltas gravísimas, dolosas o
realizadas con culpa gravísima.

Suspensión e inhabilidad especial para las faltas graves, dolosas o gravísimas
culposas.

Suspensión para las faltas graves culposas

Multas para las faltas leves dolosas

Amonestaciones escritas para faltas leves culposas
6.6 Cuando se trate de hechos que contraríen en menor grado el orden interno de la entidad sin
afectar sustancialmente los deberes funcionales, el jefe inmediato llamará la atención al autor
del hecho sin necesidad de acudir a formalismo procesal alguno. El llamado de atención no
genera antecedente disciplinario alguno y no será anotado en la hoja de vida.
6.7 Las faltas gravísimas se encuentran especificadas en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y
demás normatividad aplicable.
6.8 Se determinará si la falta es grave o leve de conformidad con los siguientes criterios:

El grado de culpabilidad.

La naturaleza esencial del servicio.

El grado de perturbación del servicio.

La jerarquía y mando que el servidor público tenga en la respectiva institución.

La trascendencia social de la falta o el perjuicio causado.

Las modalidades y circunstancias en que se cometió la falta, que se apreciarán
teniendo en cuenta el cuidado empleado en su preparación; el nivel de
aprovechamiento de la confianza depositada en el investigado o de la que se derive
de la naturaleza del cargo o función; el grado de participación en la comisión de la
falta; si fue inducido por un superior a cometerla, o si la cometió en estado de
ofuscación originado en circunstancias o condiciones de difícil prevención y gravedad
extrema, debidamente comprobadas.

Los motivos determinantes del comportamiento.

Cuando la falta se realice con la intervención de varias personas, sean particulares o
servidores públicos.

La realización típica de una falta objetivamente gravísima cometida con culpa grave,
será considerada falta grave.
6.9 Para la investigación y fallo de procesos disciplinarios a funcionarios del COPNIA, la
competencia en la primera instancia estará en cabeza del Subdirector Jurídico y en la Segunda
instancia en el Director General del Consejo.
6.10
Para investigaciones disciplinarias que se deban adelantar al Subdirector Administrativo y
Financiero, al Subdirector Jurídico y al Subdirector de Planeación y Comunicaciones, la
primera instancia la ejerce el Director General del Consejo y la segunda instancia estará en
cabeza de la Presidencia del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, quien a su vez ejerce
la primera instancia de las investigaciones al Director General.
210
ANEXO 10
6.11
El Director Jurídico es el competente para adelantar la investigación disciplinaria a los
servidores públicos del COPNIA ubicados en cualquiera de los seccionales, para lo cual, según
el caso, asignará al abogado regional o abogado adjunto a la Dirección Jurídica que le prestará
el apoyo en la sustanciación y desarrollo de la investigación disciplinaria, dentro de los
principios de imparcialidad, transparencia, economía, eficacia, eficiencia, efectividad y
considerando las causales de impedimento y recusación a que haya lugar en la asignación del
abogado y durante la realización de la investigación.
6.12
En todo caso, el funcionario competente (Director General o el Subdirector Jurídico), según
el caso, podrá asignar a uno o a varios abogados de la planta de personal del COPNIA para
que le presten apoyo en la sustanciación, desarrollo y práctica de pruebas en cada uno de los
procesos disciplinarios laborales que se adelanten.
6.13
La actuación disciplinaria puede ser archivada en cualquier etapa, cuando:

Se demuestre que los hechos atribuidos no existieron

Cuando la conducta no este prevista en la ley como falta disciplinaria

Cuando el investigado no haya cometido la falta disciplinaria

Cuando exista una causal de exclusión de responsabilidad (Art.28, Ley 734)

Cuando la actuación no pudiese iniciarse o proseguirse.
6.14
En cualquier etapa del proceso se podrá declarar la nulidad de la actuación, con base en
las causales establecidas en el artículo 143 de la Ley 734 de 2002; la nulidad podrá ser
solicitada por los sujetos procesales y deberá ser resuelta por el funcionario que conozca el
asunto disciplinario (Art. 144, Ley 734) dentro de los cinco días siguientes a la fecha de recibo
de la solicitud
6.15
Prescripción: El COPNIA no podrá adelantar investigación disciplinaria si desde la
realización de la falta han transcurrido más de cinco años, salvo el caso de las faltas
contempladas en los numerales 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 del art. 48, Ley 734 cuyo término de
prescripción es de doce años.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Procedimiento Ordinario
5.1.1 Inicio investigación disciplinaria:
Todo proceso disciplinario iniciará:




De oficio,
Por el funcionario competente,
Por información proveniente de otro servidor público u otro medio,
Por queja
Sólo se permiten anónimos si estos van acompañados de medios probatorios que permitan
adelantar la actuación disciplinaria de oficio
En todo caso, y cualquiera fuere el sujeto disciplinable, si al momento de valorar sobre la decisión
de apertura de investigación estuvieren dados los requisitos sustanciales para proferir pliego de
cargos se citará a audiencia, para continuar la investigación a través del procedimiento verbal.
5.1.2 Investigación preliminar
Cuando el investigador al analizar la información que obra en el expediente y, solamente si existe
duda sobre la procedencia de la investigación, dará inicio a la investigación preliminar a través de
auto de apertura de investigación preliminar, que será notificado personalmente al investigado,
211
ANEXO 10
para lo cual se enviará una comunicación citándolo; transcurridos más de ocho días sin que
comparezca, se fijará edicto por el término de tres días para darlo por notificado.
La investigación preliminar se realizará con las siguientes finalidades únicamente:




Para verificar la ocurrencia de la conducta.
Para determinar si la conducta es constitutiva de falta disciplinaria.
Para determinar si se ha actuado al amparo de una causal de exclusión de
responsabilidad.
O, en caso de duda sobre la identificación o individualidad del autor de la falta disciplinaria.
Cuando la queja sea manifiestamente temeraria, se refiera a hechos irrelevantes o de imposible
ocurrencia, o que se presenten de manera incorrecta y confusa, el investigador se inhibirá de iniciar
actuación alguna. Si el investigador advierte que la queja es falsa o temeraria podrá imponer una
multa de hasta 180 S.M.M.L.V a quien haya interpuesto la solicitud de investigación.
Durante la investigación preliminar el investigador podrá:


Decretar las pruebas legalmente conducentes y pertinentes
Oír en declaración libre al investigado
El término para adelantar la investigación preliminar es de 6 meses y debe culminar con el archivo
definitivo del expediente o con el auto de apertura de investigación disciplinaria.
5.1.3 Investigación disciplinaria
Cuando con fundamento en la queja, en la información recibida o en la investigación, se identifique
al posible autor o autores de la falta disciplinaria, el funcionario iniciara la investigación disciplinaria.
El auto de apertura de investigación disciplinaria debe contener:







La identificación del posible autor o autores.
La relación de la pruebas cuya práctica se ordenó
La orden de incorporar los antecedentes disciplinarios del investigado
La certificación de la vinculación del funcionario investigado expedida por la Secretaría
General
La constancia de sueldo devengado para la fecha de los hechos.
La última dirección conocida del investigado.
La orden de informar y comunicar la decisión personalmente al investigado.
Elaborado el auto, este debe ser notificado personalmente al investigado, para lo cual se enviará
una comunicación citándolo, pero transcurridos más de ocho días sin que comparezca, se fijará
edicto por el término de tres días para notificarlo. En dicha comunicación se debe informar al
investigado que tiene derecho a designar un defensor.
Adicionalmente, se debe dar aviso inmediato a la Oficina de Registro y Control de la Procuraduría
General de la Nación y al funcionario competente de esa entidad para que decida sobre el ejercicio
del Poder Disciplinario Preferente.
El término de la investigación disciplinaria es de seis meses contados a partir de la decisión de
apertura de investigación formal; durante este tiempo el investigador recolectará las pruebas que
soporten la formulación de cargos y analizará la información existente en el expediente.
Si se determina que faltan pruebas que soporten el caso, los términos de la investigación se
pueden ampliar hasta máximo 6 meses más. Vencida ésta prórroga sin que hayan surgido las
pruebas, se archivará definitivamente la actuación.
212
ANEXO 10
El investigador en caso de faltas calificadas como gravísimas o graves podrá ordenar la
suspensión temporal del funcionario público investigado, sin remuneración alguna, por un término
de tres meses, prorrogables a otros tres meses y susceptibles de otros tres meses más; esto último
sólo si se ha proferido fallo de primera instancia.
Vencido el término de la investigación y dentro de los quince días siguientes, el funcionario de
conocimiento evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y si se reúnen los requisitos legales
para ello formulará pliego de cargos al investigado, en caso contrario, archivará la diligencia.
El auto de pliego de cargos debe contener:









La identificación del posible autor o autores.
La denominación del cargo y función desempeñada por el funcionario investigado en la
época de los hechos
La descripción y determinación de la conducta investigada con indicación de las
circunstancias de tiempo, medio y lugar en que se realizaron
Las normas presuntamente violadas
El concepto de la violación y grado de culpabilidad
El análisis de las pruebas que fundamentan cada uno de los cargos
La forma de la culpabilidad
El análisis de la gravedad o levedad de la falta
El análisis de los argumentos expuestos por los sujetos procesales
Elaborado el pliego de cargos, se debe comunicar al investigado para que se presente dentro de
los cinco días siguientes, con el fin de notificarse personalmente de dicha decisión. En caso de que
no se presente se procederá a designar un defensor de oficio con quien se surtirá la notificación
personal.
El nombramiento del defensor de oficio se cumplirá de conformidad con lo establecido en el
estatuto del ejercicio de la abogacía.
Notificado el pliego de cargos, el expediente se dejará por el término de diez días en el despacho
del investigador a disposición de los sujetos procesales para que puedan presentar sus descargos
y aportar y/o solicitar pruebas.
Vencidos los diez días, el funcionario investigador ordenará, mediante auto de apertura a pruebas,
la práctica de las pruebas que fueron solicitadas por los sujetos procesales y las de oficio que él
considere pertinentes, todo según los criterios de conducencia, pertinencia y necesidad.
Las pruebas decretadas deben ser practicadas en un término no mayor a 90 días; pero se podrán
practicar o aportar al proceso las siguientes pruebas más allá del término establecido: las
solicitadas por el investigado o su apoderado siempre que la demora no sea atribuida ellos o
cuando a juicio del investigador sean fundamentales para la determinación de la responsabilidad
del investigado o el esclarecimiento de los hechos.
Con todo, si no existen pruebas que decretar o habiéndose practicado las señaladas en la etapa de
juicio disciplinario, mediante auto de sustanciación notificable, se ordenará traslado común de diez
(10) días para que los sujetos procesales puedan presentar alegatos de conclusión.
Vencido el término para presentar alegatos de conclusión, el investigador proferirá fallo dentro de
los veinte días siguientes al vencimiento de dicho plazo.
El fallo debe contener:
213
ANEXO 10








La identificación del investigado
El resumen de los hechos
El análisis de las pruebas en que se basa
El análisis y valoración jurídica de los cargos, descargos, y alegaciones que se hubiesen
presentado
La fundamentación de la calificación de la falta
El análisis de la culpabilidad
Las razones de la sanción o absolución
La exposición fundamentada de los criterios tenidos en cuenta para la graduación de la
sanción y la decisión de la parte resolutiva
Proferido el fallo de la primera instancia, este debe ser notificado personalmente al investigado,
para lo cual se enviará una comunicación citándolo, pero si transcurren más de ocho días sin que
comparezca, se fijará un edicto por un término de tres días para notificarlo. En la notificación o en
el edicto se hará saber los recursos que proceden.
Si el fallo es de primera instancia procederá el recurso de apelación. Dichos recursos podrán
interponerse desde la fecha de expedición del fallo hasta el vencimiento de los tres días siguientes
a la última notificación. En caso de apelación el investigador enviará el expediente al trámite en la
segunda instancia.
5.1.4 Trámite en la segunda instancia
El propósito de la segunda instancia es confirmar, revocar o reformar el fallo de la primera
instancia; la segunda instancia cuenta con un máximo de cuarenta y cinco días contados a partir de
la fecha del recibo del expediente para emitir resolución de fallo.
Si lo considera necesario, la segunda instancia podrá decretar pruebas de oficio en cuyo caso el
término inicial se ampliará hasta en 45 días adicionales.
La sanción impuesta será cumplida y ejecutada por el Director General del COPNIA y debe ser
comunicada a la Procuraduría General de la Nación para efectos de la expedición del Certificado
de antecedentes una vez quede en firme la providencia.
5.1.5 Archivo de expediente y fallo
Una copia de la resolución de fallo debe ser archivada en la hoja de vida del funcionario. El
expediente debe ser conservado y archivado en el archivo de acuerdo con la tabla de retención
documental.
5.2 Procedimiento especial
5.2.1 Procedimiento verbal
Se adelantará éste proceso cuando:





El servidor público sea sorprendido en el momento de la comisión de la falta o con
elementos, efectos o instrumentos que provengan de la ejecución de la conducta.
Cuando haya confesión.
Cuando la falta sea leve.
Cuando la falta sea de las contempladas en los numerales 2, 4, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,
32, 33, 35, 36, 39, 46, 47, 48, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 59 y 62 del artículo 48 de la Ley 734
de 2002.
Cuando, independientemente del sujeto disciplinable, al momento de valorar la decisión de
apertura de investigación, están dados los requisitos sustanciales para proferir pliego de
cargos se citará a audiencia.
214
ANEXO 10
Si se aplica este procedimiento, el funcionario competente debe informar de manera inmediata y
por el medio más eficaz al funcionario competente de la Procuraduría General de la Nación.
En el auto que ordena adelantar proceso verbal, debe consignarse la identificación del funcionario
cuestionado, el cargo o empleo desempeñado, una relación sucinta de los hechos reputados
irregulares y de las normas que los tipifican, la relación de las pruebas tomadas en cuenta y de las
que se van a ordenar, lo mismo que la responsabilidad que se estima puede caber al funcionario
cuestionado.
La audiencia debe iniciar no antes de cinco (5) ni después de quince (15) días de la fecha del auto
que la ordena. Contra esta decisión no procede recurso alguno.
Al inicio de la audiencia, a la que el investigado puede asistir solo o asistido de abogado, podrá dar
su propia versión de los hechos y aportar y solicitar pruebas, las cuales serán practicadas en la
misma diligencia, dentro del término improrrogable de tres (3) días. Si no fuere posible hacerlo se
suspenderá la audiencia por el término máximo de cinco (5) días y se señalará fecha para la
práctica de la prueba o pruebas pendientes.
Las pruebas se practicarán conforme se regulan para el proceso ordinario, haciéndolas
compatibles con las formas propias del proceso verbal.
Podrá ordenarse la práctica de pruebas por comisionado, cuando sea necesario y procedente. La
negativa a decretar y practicar pruebas, por inconducentes, impertinentes o superfluas, debe ser
motivada.
El director del proceso podrá ordenar un receso, por el tiempo que estime indispensable, para que
las partes presenten los alegatos de conclusión, el cual será de mínimo tres (3) días y máximo de
diez (10) días. De la misma manera podrá proceder en aquellos eventos que no estén previstos y
que hagan necesaria tal medida. Contra esta decisión no cabe ningún recurso.
De la audiencia se levantará acta en la que se consignará sucintamente lo ocurrido en ella. Todas
las decisiones se notifican en estrados. auto que orden adelantar el proceso verbal se debe
consignar: identificación de
La decisión final se entenderá notificada en estrados y quedará ejecutoriada a la terminación de la
audiencia, salvo que sea apelada en cuyo caso se seguirá lo dispuesto en el artículo 180 de la Ley
734, modificado por la Ley 1474 de 2011.
7. ANEXOS
Este procedimiento no requiere anexos
215
ANEXO 10
19. GH-mf-01 MANUAL DE FUNCIONES
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
1.1
1.2.
Objeto
Alcance
2. MARCO INSTITUCIONAL
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Naturaleza del COPNIA
Principios
Misión del COPNIA
Visión del COPNIA
Funciones del COPNIA
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL COPNIA
3.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
Organigrama
Aspectos organizacionales
Estructura de la descripción de funciones y perfiles
Identificación del empleo
Propósito principal
Descripción de funciones
Conocimientos básicos esenciales
Requisitos
4. FUNCIONES Y PERFILES
4.1.
4.2.
Habilidades
Cargos
4.2.1. Jefe de Oficina de Control Interno
4.2.2. Director General
4.2.3. Subdirector Administrativo y Financiero
4.2.4. Subdirector Jurídico
4.2.5. Profesional de Gestión Administrativa
4.2.6. Profesional de Gestión de Talento Humano
4.2.7. Profesional de Gestión de Contratación
4.2.8. Profesional de Gestión de Contabilidad
4.2.9. Profesional de Gestión de Presupuesto
4.2.10. Profesional de Gestión de Tesorería
4.2.11. Profesional de Gestión de Calidad
4.2.12. Profesional de Gestión de Sistemas
4.2.13. Profesional de Gestión de Planeación y Comunicaciones
4.2.14. Profesional de Gestión de Registro
4.2.15. Secretario Seccional
4.2.16. Abogado Asistente de la Subdirección Jurídica
4.2.17. Abogado de la Subdirección Jurídica
4.2.18. Abogado de la Subdirección Jurídica
4.2.19. Abogado Regional
4.2.20. Profesional de Atención al Usuario
4.2.21. Ingeniero de Sistemas
4.2.22. Profesional de Apoyo de Contratación
4.2.23. Profesional de Apoyo
4.2.24. Técnico Auxiliar de Control Interno
216
ANEXO 10
4.2.25.
4.2.26.
4.2.27.
4.2.28.
4.2.29.
4.2.30.
4.2.31.
4.2.32.
4.2.33.
4.2.34.
4.2.35.
4.2.36.
4.2.37.
4.2.38.
4.2.39.
4.2.40.
4.2.41.
4.2.42.
4.2.43.
4.2.44.
4.2.45.
4.2.46.
Técnico Auxiliar de la Subdirección Jurídica
Técnico de Almacén y Servicios Generales
Técnico de Archivo y Correspondencia
Técnico de Planeación y Comunicaciones
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Técnico de Archivo y Correspondencia
Técnico Administrativo de la Subdirección Jurídica
Auxiliar de Contabilidad
Auxiliar Operativo de Registro
Auxiliar de Archivo y Correspondencia
Auxiliar de Archivo y Correspondencia
Auxiliar Operativo de Talento Humano
Recepcionista
Auxiliar Operativo de Tesorería
Auxiliar Operativo de Presupuesto
Auxiliar Operativo de Contratación
Auxiliar Operativo Seccional
Mensajero
Auxiliar de Aseo y Cafetería
5. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
5.1
5.2
Modificaciones al Manual de Funciones
Consulta y aplicación
6. ANEXOS
Planta orgánica
Distribución de empleos en COPNIA Central
Distribución de empleos en COPNIA Seccional
Resolución Nacional de modificación de la Estructura del COPNIA No 1897 del 29 de octubre de
2012
Resolución Nacional de adopción de la Planta de Personal No 1898 del 29 de octubre de 2012
Resolución Nacional que adopta el Manual específico de funciones, requisitos y de competencias
laborales para los empleos de la planta de personal del COPNIA, No. 1899 del 29 de octubre de
2012
7. CONTROL DE CAMBIOS
217
ANEXO 10
1.
INTRODUCCIÓN
El Manual de Funciones es el instrumento de administración del talento humano, a través del cual
se establecen los deberes de los funcionarios que conforman la planta de personal del COPNIA y
los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Es el soporte técnico que justifica y
da sentido a la existencia de los empleos en la entidad.
1.1. OBJETO
El presente manual formaliza la actualización de las responsabilidades de los funcionarios del
COPNIA bajo el modelo de gestión por competencias.
El manual tiene los siguientes objetivos:
- Establecer de manera clara la razón de ser de cada empleo y determinar sus funciones,
responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
- Especificar los requerimientos de cada cargo en términos de conocimientos, experiencia,
habilidades y aptitudes, como un medio para orientar los procesos de selección, vinculación,
inducción, capacitación, evaluación de desempeño y retroalimentación de la gestión.
- Proporcionar información de soporte para la planeación e implantación de medidas de
mejoramiento y modernización administrativas.
- Coadyuvar en el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol.
1.2. ALCANCE
El manual de funciones del COPNIA bajo el modelo de gestión por competencias es aplicable a
todos los niveles jerárquicos en que se agrupan los empleos administrativos.
2.
MARCO INSTITUCIONAL
2.1
Naturaleza del COPNIA
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería –COPNIA es una entidad sui generis de creación
legal con fundamento en el Artículo 26 de la Constitución Política y particularmente regida y
organizada de conformidad con lo dispuesto en la Ley 842 de 2003, la Ley 435 de 1998 y el
Artículo 163 del Decreto 2171 de 1992, con patrimonio propio y autonomía administrativa.
2.2
Principios
Adicional a los principios que rigen la función pública, definidos en la Constitución Política y
legislación aplicable, el COPNIA se identifica con los siguientes principios:
 Compromiso
 Respeto
 Transparencia
 Servicio al usuario
2.3
Misión del COPNIA
218
ANEXO 10
El COPNIA, es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal
de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del
riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas.
2.4 Visión del COPNIA
El COPNIA será reconocido en Colombia como una entidad pública modelo y líder en sus procesos
de inspección, control y vigilancia, de acuerdo con las funciones establecidas en la Constitución y
la ley, fortaleciendo su presencia a nivel nacional, mejorando la calidad del servicio brindado a las
diferentes partes interesadas (usuarios, entidades de control y sociedad) y optimizando la
utilización de los recursos en la labor encomendada.
2.5
Funciones del COPNIA
 Controlar e inspeccionar el ejercicio profesional de los ingenieros, profesionales afines y
auxiliares en Colombia.
 Actuar como Tribunal de Ética.
 Expedir los permisos a los ingenieros, profesionales afines y profesionales auxiliares extranjeros
autorizándoles el ejercicio temporal de la profesión en Colombia.
 Expedir las Matrículas Profesionales para ingenieros, los certificados de inscripción profesional
para profesionales afines y auxiliares de la ingeniería, los certificados de matrícula a los
maestros de obra y los certificados de vigencia.
3.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL COPNIA
3.1 Organigrama:
La estructura organizacional del COPNIA se define de acuerdo a los grados de responsabilidad y
autoridad existentes y se distribuye en niveles jerárquicos: directivos, profesional y técnico.
En los anexos 1, 2 y 3 se presentan el organigrama general y específico a nivel nacional y por
seccionales según su ámbito de competencia.
3.2. Aspectos organizacionales
Los funcionarios del COPNIA son de libre nombramiento y remoción.
La actualización de la estructura orgánica y la planta de personal del COPNIA fue aprobada por la
Presidente del COPNIA en virtud de la facultades concedidas mediante la Resolución 0836 de
mayo de 2012 y contenida en las Resoluciones Nos. 1897 y 1898 del 29 de octubre de 2012.
El nuevo manual de funciones (7ª versión) fue adoptado por medio de la Resolución No. 1899 del
29 de octubre de 2012.
3.3.
3.3.1
Estructura para la descripción de funciones y perfiles
Identificación del empleo
Nivel: Nivel jerárquico dado de acuerdo con los niveles de responsabilidad, complejidad
y naturaleza propias del empleo como referencia.
 Denominación del empleo: Identificación interna dada por la entidad de acuerdo con
las funciones.
 Código: Identificación del nivel jerárquico en el que se encuentra ubicado el empleo.

219
ANEXO 10




Grado: Es el número de orden que indica la asignación mensual del empleo dentro de
una escala, según la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus
funciones.
Número de cargos: La cantidad de empleos que existan dentro de la entidad con la
misma clasificación para diferentes funciones equivalentes y responsabilidades similares.
Cargo del jefe Inmediato: quien ejerce la función de supervisión directa del empleo.
Dependencia: Nombre del área donde está asignado el empleo de acuerdo con el
organigrama.
3.3.2 Propósito principal. Describe el propósito principal del empleo que explica la razón
de ser del mismo dentro de la estructura organizacional y la misión encomendada
dentro del área a la cual pertenece.
3.3.3 Descripción de Funciones: Describe las funciones esenciales del empleo con las
cuales se garantiza el cumplimiento del propósito principal o razón de ser del mismo.
3.3.4 Conocimientos básicos esenciales: Según el área de desempeño y los procesos y
procedimientos que correspondan al empleo, son los conocimientos básicos que debe
tener la persona que ocupe el empleo, enmarcados como educación no formal
orientados a garantizar el desempeño.
3.3.5
Requisitos




Estudios: Se consignan aquí el nivel de escolaridad, profesiones, títulos,
certificados mínimos que se exigen para el desempeño del empleo.
Experiencia: Se consignan los requisitos de conocimientos desarrollados en
ejercicio de una profesión, ocupación u oficio.
Equivalencias: Es la experiencia en tiempo que puede reemplazar un requisito de
estudio exigido para el desempeño del empleo y viceversa.
Habilidades: Cualidades, destrezas, actitudes, aptitudes que dan cuenta de la
calidad que exige el buen ejercicio de las funciones.
4.
FUNCIONES Y PERFILES
4.1
HABILIDADES COMUNES
4.1.1 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL DIRECTIVO DEL COPNIA
Competencia
Orientación a resultados
Definición de la competencia
Conductas asociadas
Realizar las funciones y cumplir  Cumple con oportunidad en función
los
compromisos
de estándares, objetivos y metas
organizacionales con eficacia y
establecidas por la entidad, las
calidad
funciones que le son asignadas.
 Asume la responsabilidad por sus
resultados.
 Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
 Realiza
todas
las
acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando
los obstáculos que se presentan.
220
ANEXO 10
Orientación al usuario y al Dirigir las decisiones y acciones  Atiende y valora las necesidades
ciudadano
a la satisfacción de las
de los usuarios y de ciudadanos en
necesidades e intereses de los
general.
usuarios internos y externos, de  Considera las necesidades de los
conformidad
con
las
usuarios al diseñar proyectos o
responsabilidades
públicas
servicios.
asignadas a la entidad.
 Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
ofrece la entidad.
 Establece diferentes canales de
comunicación con el usuario para
conocer
sus
necesidades
y
propuestas y responde a las
mismas.
 Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro  Proporciona información veraz,
de los recursos públicos,
objetiva basada en hechos.
eliminando
cualquier  Facilita el acceso a la información
discrecionalidad indebida en su
relacionada
con
sus
utilización y garantizar el
responsabilidades y con el servicio
acceso
a
la
información
a cargo de la entidad en que
gubernamental.
labora.
 Demuestra imparcialidad en sus
decisiones.
 Ejecuta sus funciones con base en
las normas y criterios aplicables.
 Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestación del servicio.
Compromiso con la
Alinear
el
propio  Promueve las metas de la
Organización
comportamiento
a
las
organización y respeta sus normas.
necesidades, prioridades y  Antepone las necesidades de la
metas organizacionales
organización
a
sus
propias
necesidades.
 Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
 Demuestra sentido de pertenencia
en todas sus actuaciones.
Liderazgo
Guiar y dirigir grupos y  Mantiene a sus colaboradores
establecer y mantener la
motivados.
cohesión del grupo necesaria  Fomenta la comunicación clara,
para alcanzar los objetivos
directa y concreta.
organizacionales.
 Constituye y mantiene grupos de
trabajo
con
un
desempeño
conforme a los estándares.
 Promueve la eficacia del grupo.
 Genera un clima positivo y de
seguridad en sus colaboradores
 Fomenta la participación de todos
en los procesos de reflexión y de
toma de decisiones.
 Unifica esfuerzos hacia objetivos y
metas institucionales.
Planeación
Determinar eficazmente las  Anticipa situaciones y escenarios
221
ANEXO 10
Toma de decisiones
Dirección y desarrollo de
personal
Conocimiento del entorno
metas
y
prioridades
futuros con acierto.
institucionales, identificando las  Establece
objetivos
claros
y
acciones responsables, los
concisos,
estructurados
y
plazos
y
los
recursos
coherentes
con
las
metas
requeridos para alcanzarlas.
organizacionales.
 Traduce los objetivos estratégicos
en planes prácticos y factibles.
 Busca soluciones a los problemas.
 Distribuye el tiempo con eficiencia.
 Establece planes alternativos de
acción.
Elegir entre una o varias  Elige con oportunidad, entre
alternativas para solucionar un
muchas alternativas, los proyectos
problema o atender una
a realizar.
situación,
comprometiéndose  Efectúa cambios complejos y
con acciones concretas y
comprometidos en sus actividades
consecuentes con la decisión.
o en las funciones que tiene
asignadas
cuando
detecta
problemas o dificultades para su
realización.
 Decide bajo presión.
 Decide en situaciones de alta
complejidad e incertidumbre.
Favorecer el aprendizaje y  Identifica necesidades de formación
desarrollo
de
sus
y capacitación y propone acciones
colaboradores, articulando las
para satisfacerlas.
potencialidades y necesidades  Permite niveles de autonomía con
individuales con las de la
el fin de estimular el desarrollo
organización para optimizar la
integral del empleado.
calidad de las contribuciones de  Delega
de
manera
efectiva
los equipos de trabajo y de las
sabiendo cuándo intervenir y
personas, en el cumplimiento
cuándo no hacerlo.
de los objetivos y metas  Hace uso de las habilidades y
organizacionales presentes y
recursos de su grupo de trabajo
futuras.
para alcanzar las metas y los
estándares de productividad.
 Establece espacios regulares de
retroalimentación y reconocimiento
del desempeño y sabe manejar
hábilmente el bajo desempeño.
 Tiene en cuenta las opiniones de
sus colaboradores.
 Mantiene con sus colaboradores
relaciones de respeto.
Estar
al
tanto
de
las  Es consciente de las condiciones
circunstancias y las relaciones
específicas
del
entorno
de poder que influyen en el
organizacional.
entorno organizacional.
 Está al día en los acontecimientos
claves del sector y del Estado.
 Conoce y hace seguimiento a las
políticas gubernamentales.
 Identifica las fuerzas políticas que
afectan la organización y las
posibles alianzas para cumplir con
los propósitos organizacionales.
222
ANEXO 10
4.1.2 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL PROFESIONAL CON PERSONAL A
CARGO
Competencia
Orientación a resultados
Definición de la competencia
Conductas asociadas
Realizar las funciones y cumplir  Cumple con oportunidad en función
los
compromisos
de estándares, objetivos y metas
organizacionales con eficacia y
establecidas por la entidad, las
calidad
funciones que le son asignadas.
 Asume la responsabilidad por sus
resultados.
 Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
 Realiza
todas
las
acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando
los obstáculos que se presentan.
Orientación al usuario y al Dirigir las decisiones y acciones  Atiende y valora las necesidades
ciudadano
a la satisfacción de las
de los usuarios y de ciudadanos en
necesidades e intereses de los
general.
usuarios internos y externos, de  Considera las necesidades de los
conformidad
con
las
usuarios al diseñar proyectos o
responsabilidades
públicas
servicios.
asignadas a la entidad.
 Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
ofrece la entidad.
 Establece diferentes canales de
comunicación con el usuario para
conocer
sus
necesidades
y
propuestas y responde a las
mismas.
 Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro  Proporciona información veraz,
de los recursos públicos,
objetiva basada en hechos.
eliminando
cualquier  Facilita el acceso a la información
discrecionalidad indebida en su
relacionada
con
sus
utilización y garantizar el
responsabilidades y con el servicio
acceso
a
la
información
a cargo de la entidad en que
gubernamental.
labora.
 Demuestra imparcialidad en sus
decisiones.
 Ejecuta sus funciones con base en
las normas y criterios aplicables.
 Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestación del servicio.
Compromiso con la
Alinear
el
propio  Promueve las metas de la
Organización
comportamiento
a
las
organización y respeta sus normas.
necesidades, prioridades y  Antepone las necesidades de la
metas organizacionales
organización
a
sus
propias
necesidades.
223
ANEXO 10
Aprendizaje continuo
Adquirir
y
desarrollar
permanentemente
conocimientos, destrezas y
habilidades, con el fin de
mantener altos estándares de
eficacia organizacional.
Experticia profesional
Aplicar
el
conocimiento
profesional en la resolución de
problemas y transferirlo a su
entorno laboral.
Trabajo en equipo y
colaboración.
Trabajar con otros de forma
conjunta
y
de
manera
participativa,
integrando
esfuerzos para la consecución
de
metas
institucionales
comunes.
Creatividad e innovación
Generar y desarrollar nuevas
ideas, conceptos, métodos y
soluciones
 Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
 Demuestra sentido de pertenencia
en todas sus actuaciones.
 Aprende de la experiencia de otros
y de la propia.
 Se adapta y aplica nuevas
tecnologías que se implanten en la
organización.
 Aplica los conocimientos adquiridos
a los desafíos que se presentan en
el desarrollo del trabajo.
 Investiga, indaga y profundiza en
los temas de su entorno o área de
desempeño.
 Reconoce las propias limitaciones y
las necesidades de mejorar su
preparación.
 Asimila nueva información y la
aplica correctamente.
 Analiza de un modo sistemático y
racional los aspectos del trabajo,
basándose en la información
relevante.
 Aplica reglas básicas y conceptos
complejos aprendidos.
 Identifica y reconoce con facilidad
las causas de los problemas y sus
posibles soluciones.
 Clarifica datos o
situaciones
complejas.
 Planea, organiza y ejecuta múltiples
tareas tendientes a alcanzar
resultados institucionales.
 Coopera en distintas situaciones y
comparte información.
 Aporta
sugerencia,
ideas
y
opiniones.
 Expresa expectativas positivas del
equipo o de los miembros del
mismo.
 Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la repercusión
de las mismas para la consecución
de los objetivos grupales.
 Establece diálogo directo con los
miembros del equipo que permita
compartir información e ideas en
condiciones
de
respeto
y
cordialidad.
 Respeta
criterios
dispares
y
distintas opiniones del equipo.
 Ofrece respuestas alternativas
 Aprovecha las oportunidades y
problemas para dar soluciones
novedosas.
224
ANEXO 10
 Desarrolla nuevas formas de hacer
y tecnologías.
 Busca nuevas alternativas de
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
 Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
específicas.
Liderazgo de grupos de
trabajo
Toma de decisiones
Asumir el rol de orientador y  Establece los objetivos del grupo de
guía de un grupo o equipo de
forma clara y equilibrada.
trabajo, utilizando la autoridad  Asegura que los integrantes del
con arreglo a las normas y
grupo
compartan
planes,
promoviendo la efectividad en
programas
y
proyectos
la consecución de objetivos y
institucionales.
metas institucionales.
 Orienta y coordina el trabajo del
grupo para la identificación de
planes y actividades a seguir.
 Facilita la colaboración con otras
áreas y dependencias.
 Escucha y tiene en cuenta las
opiniones de los integrantes del
grupo.
 Gestiona los recursos necesarios
para poder cumplir con las metas
propuestas.
 Garantiza que el grupo tenga la
información necesaria.
 Explica las razones de las
decisiones.

Elegir entre una o varias Elige alternativas de soluciones
alternativas para solucionar un efectivas y suficientes para atender
problema y tomar las acciones los asuntos encomendados.
concretas y consecuentes con Decide y establece prioridades para
la elección realizada.
el trabajo del grupo.
Asume posiciones concretas para el
manejo de temas o situaciones que
demandan su atención.
Efectúa cambios en las actividades o
en la manera de desarrollar sus
responsabilidades cuando detecta
dificultades para su realización o
mejores prácticas que pueden
optimizar el desempeño.
Asume las consecuencias de las
decisiones adoptadas.
Fomenta la participación en toma de
decisiones.
4.1.3 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL PROFESIONAL SIN PERSONAL A
CARGO
225
ANEXO 10
Competencia
Orientación a resultados
Definición de la competencia
Conductas asociadas
Realizar las funciones y cumplir  Cumple con oportunidad en función
los
compromisos
de estándares, objetivos y metas
organizacionales con eficacia y
establecidas por la entidad, las
calidad
funciones que le son asignadas.
 Asume la responsabilidad por sus
resultados.
 Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
 Realiza
todas
las
acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando
los obstáculos que se presentan.
Orientación al usuario y al Dirigir las decisiones y acciones  Atiende y valora las necesidades
ciudadano
a la satisfacción de las
de los usuarios y de ciudadanos en
necesidades e intereses de los
general.
usuarios internos y externos, de  Considera las necesidades de los
conformidad
con
las
usuarios al diseñar proyectos o
responsabilidades
públicas
servicios.
asignadas a la entidad.
 Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
ofrece la entidad.
 Establece diferentes canales de
comunicación con el usuario para
conocer
sus
necesidades
y
propuestas y responde a las
mismas.
 Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro  Proporciona información veraz,
de los recursos públicos,
objetiva basada en hechos.
eliminando
cualquier  Facilita el acceso a la información
discrecionalidad indebida en su
relacionada
con
sus
utilización y garantizar el
responsabilidades y con el servicio
acceso
a
la
información
a cargo de la entidad en que
gubernamental.
labora.
 Demuestra imparcialidad en sus
decisiones.
 Ejecuta sus funciones con base en
las normas y criterios aplicables.
 Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestación del servicio.
Compromiso con la
Alinear
el
propio  Promueve las metas de la
Organización
comportamiento
a
las
organización y respeta sus normas.
necesidades, prioridades y  Antepone las necesidades de la
metas organizacionales
organización
a
sus
propias
necesidades.
 Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
 Demuestra sentido de pertenencia
226
ANEXO 10
Aprendizaje Continuo
Experticia profesional
Trabajo en Equipo y
Colaboración
Creatividad e
Innovación
en todas sus actuaciones.
Adquirir
y
desarrollar -Aprende de la experiencia de otros y
permanentemente
de la propia.
conocimientos, destrezas y -Se adapta y aplica nuevas
habilidades, con el fin de
tecnologías que se implanten en la
mantener altos estándares de
organización.
eficacia organizacional
-Aplica los conocimientos adquiridos
a los desafíos que se presentan en
el desarrollo del trabajo.
-Investiga, indaga y profundiza en los
temas de su entorno o área de
desempeño.
-Reconoce las propias limitaciones y
las necesidades de mejorar su
preparación.
- Asimila nueva información y la
aplica correctamente
Aplicar
el
conocimiento • Analiza de un modo sistemático y
profesional en la resolución de
racional los aspectos del trabajo,
problemas y transferirlo a su
basándose en la información
entorno laboral.
relevante.
• Aplica reglas básicas y conceptos
complejos aprendidos.
• Identifica y reconoce con facilidad
las causas de los problemas y sus
posibles soluciones.
• Clarifica datos o situaciones
complejas.
• Planea, organiza y ejecuta múltiples
tareas tendientes a alcanzar
resultados institucionales.
Trabajar con otros de forma • Coopera en distintas situaciones y
conjunta
y
de
manera
comparte información.
participativa,
integrando • Aporta sugerencias, ideas y
esfuerzos para la consecución
opiniones.
de
metas
institucionales • Expresa expectativas positivas del
comunes
equipo o de los miembros del
mismo.
• Planifica las propias acciones
teniendo en cuenta la repercusión
de las mismas para la consecución
de los objetivos grupales.
• Establece diálogo directo con los
miembros del equipo que permita
compartir información e ideas en
condiciones
de
respeto
y
cordialidad.
• Respeta criterios dispares y
distintas opiniones del equipo.
Generar y desarrollar nuevas • Ofrece respuestas alternativas.
ideas, conceptos, métodos y • Aprovecha las oportunidades y
soluciones.
problemas para dar soluciones
novedosas.
• Desarrolla nuevas formas de hacer
y tecnologías.
• Busca nuevas alternativas de
227
ANEXO 10
solución y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
• Inicia acciones para superar los
obstáculos y alcanzar metas
específicas.
4.1.4 COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES NIVEL TÉCNICO
Competencia
Orientación a resultados
Definición de la competencia
Conductas asociadas
Realizar las funciones y cumplir  Cumple con oportunidad en función
los
compromisos
de estándares, objetivos y metas
organizacionales con eficacia y
establecidas por la entidad, las
calidad
funciones que le son asignadas.
 Asume la responsabilidad por sus
resultados.
 Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
 Realiza
todas
las
acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos propuestos enfrentando
los obstáculos que se presentan.
Orientación al usuario y al Dirigir las decisiones y acciones  Atiende y valora las necesidades
ciudadano
a la satisfacción de las
de los usuarios y de ciudadanos en
necesidades e intereses de los
general.
usuarios internos y externos, de  Considera las necesidades de los
conformidad
con
las
usuarios al diseñar proyectos o
responsabilidades
públicas
servicios.
asignadas a la entidad.
 Da respuesta oportuna a las
necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que
ofrece la entidad.
 Establece diferentes canales de
comunicación con el usuario para
conocer
sus
necesidades
y
propuestas y responde a las
mismas.
 Reconoce la interdependencia
entre su trabajo y el de otros.
Transparencia
Hacer uso responsable y claro  Proporciona información veraz,
de los recursos públicos,
objetiva basada en hechos.
eliminando
cualquier  Facilita el acceso a la información
discrecionalidad indebida en su
relacionada
con
sus
utilización y garantizar el
responsabilidades y con el servicio
acceso
a
la
información
a cargo de la entidad en que
gubernamental.
labora.
 Demuestra imparcialidad en sus
decisiones.
 Ejecuta sus funciones con base en
las normas y criterios aplicables.
 Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestación del servicio.
228
ANEXO 10
Compromiso con la
Organización
Experticia Técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
Alinear
el
propio  Promueve las metas de la
comportamiento
a
las
organización y respeta sus normas.
necesidades, prioridades y  Antepone las necesidades de la
metas organizacionales
organización
a
sus
propias
necesidades.
 Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
 Demuestra sentido de pertenencia
en todas sus actuaciones.
Entender
y
aplicar
los • Capta y asimila con facilidad
conocimientos técnicos
del conceptos e información.
área
de
desempeño
y • Aplica el conocimiento técnico a las
mantenerlos
actividades cotidianas.
actualizados
• Analiza la información de acuerdo
con
las
necesidades
de
la
organización.
• Comprende los aspectos técnicos y
los aplica al desarrollo de procesos y
procedimientos en los que está
involucrado.
• Resuelve problemas utilizando sus
conocimientos técnicos de su
especialidad
y
garantizando
indicadores
y
estándares
establecidos.
Trabajar
con
otros
para • Identifica claramente los objetivos
conseguir metas comunes.
del grupo y orienta su trabajo a la
consecución de los mismos.
• Colabora con otros para la
realización de actividades y metas
grupales
Presentar ideas y métodos • Propone y encuentra formas
novedosos y concretarlos en nuevas y eficaces de hacer las
acciones.
cosas.
• Es recursivo.
• Es práctico.
• Busca nuevas alternativas de
solución.
• Revisa permanentemente los
procesos y procedimientos para
optimizar los resultados.
4.2. CARGOS
4.2.1.
JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
I.
Nivel
Denominación del empleo
Código
Grado
No. de Cargos
Dependencia
Cargo del Jefe Inmediato
IDENTIFICACION
Directivo
Jefe de Oficina de Control Interno
0137
21
1
Oficina de Control Interno
Junta Nacional de Consejeros
II. PROPOSITO PRINCIPAL
229
ANEXO 10
Medir, evaluar y velar por el cumplimiento de las normas del sistema de control interno diseñado
por la entidad, asesorando a la Junta Nacional de Consejeros y a la Dirección General en la
continuidad de los procesos de dirección, evaluación, misionales y de apoyo; la evaluación de los
planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos institucionales
III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES
1. Asesorar y acompañar a la Junta Nacional de Consejeros y a la Dirección General del
COPNIA en la definición de las políticas referidas al diseño e implantación de los sistemas
de control interno, en el modelo de gestión, autocontrol de las operaciones y riesgos
vulnerables de corrupción, que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia en las
diferentes dependencias del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, así como
garantizar la calidad en la prestación de los servicios a cargo del COPNIA.
2. Diseñar y establecer, en coordinación con las diferentes dependencias del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería, los criterios, métodos, procesos, procedimientos e
indicadores de eficiencia y productividad para evaluar la gestión; formular, proyectar,
actualizar y hacer seguimiento al mapa de riesgos, puntos de control y a las medidas
preventivas y correctivas del caso.
3. Realizar evaluaciones periódicas sobre la ejecución del plan de acción, el cumplimiento de
las actividades propias de cada dependencia del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería y proponer las medidas preventivas y correctivas necesarias.
4. Verificar que los controles asociados con las actividades del Consejo Profesional Nacional
de Ingeniería se hallen adecuadamente definidos, sean apropiados y se actualicen de
manera permanente, de acuerdo con los cambios que se presenten en el COPNIA y que
los controles definidos para los procesos se cumplan por parte de los responsables de su
ejecución y, en especial, para que la oficina de Control Interno Disciplinario ejerza
adecuadamente esta función.
5. Fomentar en todos los niveles y dependencias del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería la cultura del autocontrol y que ello contribuya al mejoramiento continuo y al
cumplimiento de la misión institucional del COPNIA.
6. Elaborar los reportes que deberá presentar al Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, al Departamento Administrativo de la Función Pública y a los
entes de control que así lo soliciten.
7. Las dispuestas por los artículos 8 y 9 de la Ley 1474 de 2011 y demás disposiciones
legales vigentes.
8. Las demás que le asignen las disposiciones legales y las directrices administrativas
emanadas de la Junta Nacional de Consejeros y que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
IV. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES
- Constitución Política
- Normatividad sobre presupuesto público
- Planeación estratégica
- Control Interno y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público
- Contratación Estatal
- Administración del recurso humano
- Administración de bienes y servicios de ámbito estatal
- Manejo de Word, Excel, PowerPoint, Internet
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios
Experiencia
1. Título profesional en ingeniería o en alguna 68 meses de experiencia profesional relacionada.
de sus profesiones afines, en cualquiera de las
ramas vigiladas por el COPNIA, o en
administración pública, ó en administración de
empresas, ó en economía, ó en contaduría ó
en derecho y tarjeta profesional, según el caso
y
230
ANEXO 10
2. Título de postgrado en la modalidad de
especialización en áreas relacionadas con el
empleo.
VI. EQUIVALENCIAS
Requisito
Equivalencia
Título de postgrado en la modalidad de
2 años de experiencia profesional relacionada
especialización en áreas afines al empleo.
adicionales a los requeridos para el empleo.
4.2.2.
DIRECTOR GENERAL
I.
IDENTIFICACION
Directivo
Director General
0015
24
1
Dirección General
Junta Nacional de Consejeros
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales, dirigir y ejecutar los planes,
programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo del COPNIA en
cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales
III. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES
1. Apoyar a la Junta Nacional de Consejeros del COPNIA en la definición de las políticas,
objetivos y estrategias relacionadas con el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería.
Nivel
Denominación del empleo
Código
Grado
No. de Cargos
Dependencia
Cargo del Jefe Inmediato
2. Confirmar, aclarar, derogar o revocar las resoluciones de aprobación o denegación de
expedición de Matrículas Profesionales, de Certificados de Inscripción Profesional y de
Certificados de Matrícula Profesional, a profesionales de la ingeniería, de sus profesionales
afines y de sus profesionales auxiliares, respectivamente, expedidas por los Consejos
Seccionales.
3. Preparar, para la aprobación de la Junta Nacional de Consejeros, los conceptos que se
deban emitir en ejercicio de la función de cuerpo consultivo del Gobierno cuando sea del
caso.
4. Dirigir la expedición de las Tarjetas de Matrícula, de Certificados de Inscripción Profesional
y de Certificado de Matrícula a los ingenieros, profesionales afines y profesionales
auxiliares de la ingeniería, respectivamente.
5. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas
administrativos a cargo del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería.
6. Rendir informes periódicos, generales y particulares a la Junta Nacional de Consejeros,
sobre las actividades desarrolladas, la situación general del COPNIA, y las medidas
adoptadas en desarrollo de sus funciones administrativas.
7. Ordenar el gasto y suscribir como representante del COPNIA, los actos, contratos y
convenios, para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Consejo Profesional
Nacional de Ingeniería.
8. Obtener la autorización de la Junta Nacional para adelantar procesos de selección de
contratistas cualquiera sea su modalidad cuando la cuantía sea igual o superior a los 350
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
231
ANEXO 10
9. Representar legalmente al COPNIA en todos los asuntos judiciales y extrajudiciales y
designar los mandatarios y apoderados que se requieran para la defensa de los intereses
del COPNIA.
10. Estudiar, aprobar y realizar el seguimiento de los planes de trabajo que presenten los
Directivos y los Secretarios Seccionales de la entidad para el cumplimiento de las políticas
de funcionamiento del COPNIA.
11. Ejercer la función nominadora de los empleos de la planta de personal, con excepción de
las asignadas a la Junta Nacional de Consejeros.
12. Conocer en primera instancia las investigaciones de carácter disciplinario que se adelanten
en contra los funcionarios de nivel directivo del COPNIA y en segunda instancia las de los
demás servidores del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, realizadas por la
Subdirección Jurídica.
13. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo, atender los asuntos
relacionados con las reuniones del Consejo y ejercer la Secretaría del mismo, dando a
conocer las decisiones que adopte la Junta Nacional.
14. Ordenar la ejecución del presupuesto del COPNIA y velar por su adecuado cumplimiento.
15. Establecer los mecanismos de control y evaluación de la gestión del COPNIA.
16. Presentar a la Junta Nacional de Consejeros los asuntos que considere sean de la
competencia de éste.
17. Presentar ante la Junta Nacional de Consejeros, mensualmente los informes de ejecución
presupuestal, de gestión y los demás que le sean requeridos por el Consejo.
18. Aprobar las incorporaciones, bajas o transferencias de bienes de acuerdo con el informe
del estado de bienes presentado por la Subdirección Administrativa y Financiera.
19. Presentar para aprobación de la Junta Nacional el proyecto de presupuesto anual del
COPNIA.
20. Presentar oportunamente los informes requeridos por los organismos de control del Estado
preparados por las diferentes Subdirecciones.
21. Promover relaciones interinstitucionales que propendan por el fortalecimiento de las
funciones de control, inspección y vigilancia asignadas por la ley al COPNIA y por el
conocimiento de los postulados éticos que se aplican en el ejercicio de la ingeniería, sus
profesiones afines y sus profesiones auxiliares.
22. Ejercer como Representante de la alta dirección dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
23. Formular planes, proyectos y programas que deba desarrollar el Organismo para el
cumplimiento de sus funciones en general.
24. Planificar, organizar, coordinar y ejecutar los programas de desarrollo institucional
orientados al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a cargo del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería.
25. Establecer las estrategias de divulgación para dar a conocer las funciones y actividades del
232
ANEXO 10
COPNIA en el sector universitario, privado y público, así como determinar y desarrollar el
plan de comunicaciones internas y externas de la entidad.
26. Administrar el Registro Profesional Nacional de Ingenieros, Profesionales Afines y de
Profesionales Auxiliares y certificar dicha información.
27. Coordinar el servicio de atención al ciudadano y de quejas y reclamos que se presenten
sobre el desempeño de las dependencias o servidores del Consejo Profesional Nacional
de Ingeniería.
28. Dar cumplimiento a los procesos y procedimientos internos de la entidad, de acuerdo a su
competencia
29. Las demás que le sean asignadas por la Junta Nacional de Consejeros y que
correspondan a la naturaleza del empleo
IV. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES
- Constitución Política
- Normatividad sobre presupuesto público
- Planeación estratégica
- Control interno y Sistemas de Gestión de Calidad para el Sector Público
- Contratación Estatal
- Administración de recurso humano
- Administración de bienes y servicios de ámbito estatal
- Manejo de Word, Excel, PowerPoint, Internet
V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios
Experiencia
1. Título profesional en ingeniería en 80 meses de experiencia profesional relacionada.
cualquiera de las ramas vigiladas por el
COPNIA, y
2. Título de postgrado en la modalidad de
especialización en áreas relacionadas con el
empleo.
VI. EQUIVALENCIAS
Requisito
Equivalencia
Título de postgrado en la modalidad de
24 meses de experiencia profesional relacionada
especialización en áreas afines al empleo.
adicionales a los requeridos para el empleo.
233
ANEXO 10
20. GH-pso-01
OCUPACIONAL
PROGRAMA
DE
SALUD
INTRODUCCIÓN
El trabajo es el medio que proporciona al hombre la posibilidad de interacción con la sociedad y
realización personal. El CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
desarrolla su misión con un compromiso de permanencia y mejoramiento continuo, para lo cual
mantiene políticas y programas que garantizan el bienestar y la salud de sus empleados a través
del desarrollo del Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud En El Trabajo - SG-SST.
Cada uno de los funcionarios, así como los contratistas, son parte de nuestro Sistema De Gestión
De La Seguridad Y Salud En El Trabajo - SG-SST y Medio Ambiente. La prevención de
enfermedades profesionales, accidentes y de las lesiones resultantes de los mismos requiere el
esfuerzo conjunto de cada uno de nosotros.
El conocer totalmente y observar cuidadosamente y en todo momento el contenido de este
documento, nos garantizará una operación segura y eficiente, así como el bienestar de todos
quienes participamos en ella.
1. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
- SG-SST
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, una vez aprobado por la
Dirección General será coordinado por el Profesional de Gestión de Talento Humano, y su
ejecución se realizará con el apoyo de los miembros del COPASO y servicios especializados según
requerimientos del programa.
1.1 OBJETIVO GENERAL DEL SG-SST
Promover, preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores del
COPNIA, en el desarrollo de sus funciones, mediante el control de los riesgos que atenten contra la
salud de los mismos y contra los recursos materiales y financieros de la entidad, poniendo en
practica las medidas necesarias que contribuyan a mantener y mejorar los niveles de eficiencia en
las operaciones de la entidad y brindar un medio laboral seguro.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SG-SST
• Disminuir los riesgos laborales y de accidentalidad derivados de condiciones peligrosas y actos
inseguros.
• Prevenir todo daño para la salud evitando enfermedades profesionales y comunes que puedan
interrumpir el libre desempeño de las labores.
• Mejorar la calidad de vida de los trabajadores por conducto del medio ambiente, protegiéndolo y
conservándolo en todo su contexto, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Manejo
Ambiental.
• Prevenir todo daño en relación con los contratos vigentes, máquinas, equipos, e instalaciones.
1.3 POLITICA DEL SG-SST
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA – declara su decisión prioritaria de
mantener en los mejores niveles las condiciones de salud y trabajo de sus empleados y de las
personas, que por la naturaleza de sus labores, se vean expuestos a los diferentes riesgos
característicos de su operación.
234
ANEXO 10
En el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA –, la prevención de accidentes de
trabajo y las enfermedades de origen profesional, tienen tanta importancia como la productividad
económica, la protección del medio ambiente, la calidad de los servicios y el control de los costos.
En el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA –, se considera que todo accidente de
trabajo y enfermedad profesional pueden ser prevenidos. En este orden de ideas, el área
coordinadora del Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud en el Trabajo - SG-SST será
responsable por la identificación de los riesgos, la cuantificación y su control respectivo y el
Subdirector Administrativo y Financiero, con base en los informes y recomendaciones del área
coordinadora, establecerá como actividad prioritaria la implementación del control más adecuado
para proteger la integridad, tanto física como fisiológica, de los trabajadores ocupacionalmente
expuestos.
En el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA –, los procedimientos de higiene y
seguridad laboral se deben implementar paso a paso en todos los procesos de trabajo en todas las
áreas. El Subdirector Administrativo y Financiero, con el apoyo del Profesional de Gestión de
Talento Humano y el Comité Paritario de Salud Ocupacional-COPASO, velará porque estos se
estén implementando, de acuerdo con la programación generada a partir de la asignación de
prioridades de los factores de riesgo ocupacionales identificados en el Panorama General de
Factores de Riesgos, para lo cual se destinarán recursos humanos, técnicos y financieros para
llevar a cabo este compromiso.
Para cumplir con dichos principios El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA – se
compromete a:
• Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales vigentes en Colombia y a las normas y
procedimientos técnicos en Medicina Preventiva y Medicina de Trabajo, Higiene y Seguridad
Ocupacional que se adopten, tendientes a promover la salud de los trabajadores y de las personas
y a contribuir a que ellas puedan, por lo tanto, desarrollar su plan de vida.
• Asegurar la asistencia de los trabajadores a capacitaciones y programas educativos enfocados a la
prevención y control de riesgos laborales y a la conservación y mantenimiento de estilos de vida y
trabajos saludables.
• Destinar los recursos adecuados para el buen funcionamiento del Comité Paritario de Salud
Ocupacional –COPASO–, y la ejecución de las actividades de Salud Ocupacional de la Entidad.
• Contribuir en la protección y mantenimiento del mayor nivel de bienestar, tanto físico como mental y
social de todos los trabajadores, disminuyendo al máximo la generación de accidentes de trabajo y
enfermedades de origen profesional, a través del control de los factores de riesgo.
• Asignar responsabilidades a los Directivos, Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión para
proveer un ambiente de trabajo sano y seguro, mediante la utilización adecuada de equipos, y la
aplicación de procedimientos y programas.
Asegurar que toda empresa contratista independiente, al presentar propuestas se comprometa a:
• Cumplir con los requerimientos legales vigentes de Seguridad Industrial y pago de parafiscales
• Coordinar con el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA –, las actividades de
capacitación que se pueden desarrollar en forma conjunta, en especial las relacionadas con la
inducción y capacitación del trabajador respecto a las operaciones que deberá desarrollar en ella.
• Dotar a sus trabajadores con los elementos de protección personal acordes con los riesgos presentes
en el área de trabajo donde desempeñará sus funciones y tareas. Esta dotación será de naturaleza
periódica en función de las características del elemento protector, el ambiente de trabajo y de las
características fisiológicas del trabajador.
235
ANEXO 10
1.4. PRINCIPIOS DEL SG-SST
• El factor Humano prevalece por encima de cualquier otro recurso de la entidad.
• Prevenir antes que curar.
• Desarrollar una cultura empresarial de prevención y conservación de la salud.
1.5 ESTRATEGIAS DEL SG-SST
EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA asigna los recursos
necesarios, tanto técnicos como humanos, para cumplir con los objetivos del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST y Seguridad Industrial.
Para el desarrollo de dicha estrategia se requiere:
• Establecer conciencia en todo el personal interno de la entidad, sobre la importancia de la aplicación
de los procedimientos para el desarrollo de cada una de las actividades a realizar.
• Establecer obligaciones y responsabilidades en cada uno de los funcionarios, para implementar,
desarrollar y controlar las actividades que a bien se establezcan en el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST dentro de la entidad.
• El COPASO debe realizar por zonas, auditorías internas sobre el diseño e implementación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
• Prestar atención, entender y aplicar todo lo aprendido en capacitaciones e inducciones y sobre todo lo
referente a normas y procedimientos seguros y saludables, lo cual debe ser verificado por parte de
los Directivos, Secretarios Seccionales y Profesionales de Gestión.
• Tomar conciencia de la importancia de reportar los incidentes y accidentes ocurridos en el lugar de
trabajo, en tiempo oportuno.
1.6 NIVELES DE RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO - SG-SST
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST operará dentro del marco
organizacional de la entidad, acogiéndose tanto a los lineamientos generales de este, como a las
normas de ley existentes.
En orden a lograr un compromiso de todos los niveles de la entidad en la implementación del
Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud En El Trabajo - SG-SST, se establecen las
siguientes funciones:
1.6.1 Dirección General:
• Establecer los objetivos y las políticas relacionadas con Salud Ocupacional.
• Liderar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST
• Asegurar el cumplimiento de las actividades del programa, apoyando cuando se requiera, con la
contratación de especialistas en el área.
• Comprometerse con el desarrollo óptimo de las actividades programadas en relación con Salud
Ocupacional.
• Asignar responsabilidades.
• Tomar decisiones, especialmente en lo concerniente a los recursos y presupuesto designados.
• Vigilar y respetar el cumplimiento de la legislación existente, representando a la entidad ante las
autoridades competentes en la materia (Ministerio de la Protección Social).
1.6.2 Subdirección Administrativa y Financiera
• Asumir la dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST
asesorando a la Dirección General para la formulación de reglas, procedimientos administrativos,
236
ANEXO 10
objetivos y en la solución de problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y
Seguridad Industrial.
• Informar a la Dirección General sobre actividades y situaciones que se presenten con la aplicación del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
• Supervisar el cumplimiento de la Política de Salud Ocupacional, por parte de todos los funcionarios del
COPNIA.
• Promocionar los beneficios del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST
en todos los niveles de la entidad, comenzando con su ejemplo y actitudes favorables al mismo.
• Mantener un programa educativo y promocional de Salud Ocupacional para los funcionarios.
• Mantener comunicación permanente con el Comité Paritario y asesorarlo si es necesario.
• Evaluar periódicamente la marcha del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
• Aquellas que le sean asignadas por la Dirección General, tendientes al logro de los objetivos
propuestos.
1.6.3 Profesional de Gestión de Talento Humano:
• Coordinar y ejecutar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST
• Suministrar mensualmente a la Presidencia del COPASO, informes sobre accidentalidad,
ausentismo y enfermedades profesionales.
• Analizar y difundir información sobre cada subprograma y experiencias adquiridas a través de
lesiones, daños o pérdidas, con el fin de que se tomen las medidas de prevención y control
respectivas.
• Proponer mecanismos de evaluación para verificar el cumplimiento de las actividades de Salud
Ocupacional.
• Participar activamente en las reuniones donde se traten temas de Salud Ocupacional.
• Investigar problemas especiales de Salud Ocupacional e informar del resultado a la Subdirección
Administrativa y Financiera
• Mantener constante comunicación con entidades asesoras en el tema y tomar parte activa en las
actividades programadas por dichas organizaciones.
1.6.4 Comité Paritario de Salud Ocupacional - COPASO
De acuerdo con lo establecido en el artículo 26 del Decreto 614 de 1984 y el artículo 11 de la
Resolución 2013 del 6 de junio de 1986, son funciones del Comité Paritario de Salud Ocupacional:
• Participar de las actividades de promoción, divulgación e información, sobre medicina, higiene y
seguridad industrial entre Directivos y Empleados, para obtener su participación activa en el
desarrollo de los programas y actividades de Salud Ocupacional de la entidad.
• Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los programas de Salud Ocupacional
en los lugares de trabajo de la entidad e informar sobre el estado de ejecución de los mismos a las
autoridades de Salud Ocupacional cuando haya deficiencias en su desarrollo.
• Recibir copias, por derecho propio, de las conclusiones sobre inspecciones e investigaciones que
realicen las autoridades de Salud Ocupacional en los sitios de trabajo.
• Proponer a la administración de la entidad la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que
procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
• Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a empleados y
directivos de la entidad.
• Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades
que éstos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
• Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe
realizar la entidad de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas
vigentes; promover su divulgación y observancia.
• Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y
proponer al empleador las medidas correctivas que haya lugar para evitar su ocurrencia. Evaluar
los programas que se hayan realizado.
237
ANEXO 10
• Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, equipos, aparatos y las
operaciones realizadas por el personal en cada área o sede de la entidad e informar al empleador
sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
• Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los funcionarios en materia de medicina, higiene
y seguridad industrial.
• Servir como organismo de coordinación entre los directivos y los empleados en la solución de los
problemas relativos a la salud ocupacional. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados
con la salud ocupacional.
• Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales
con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 2013 de 1986.
• Elegir al Secretario del Comité.
• Designar de entre sus miembros dos (2) integrantes para los comités de conciliación de situaciones de
convivencia entre funcionarios cuando la Dirección General se los solicite.
• Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen a
disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.
• Las demás funciones que le señalen las normas sobre salud ocupacional.
• Realizar a través del BOLETÍN DEL COPASO campañas de motivación y divulgación de normas y
conocimientos técnicos tendientes a mantener un interés activo por la Salud Ocupacional en todo
el personal, las cuales deben ser comunicadas y socializadas a todo el personal del COPNIA
bimensualmente, por medio electrónico y publicados en la cartelera de cada oficina del COPNIA.
Adicional a las funciones del Comité Paritario de Salud Ocupacional como instancia de control,
tanto el Presidente como el Secretario del Comité deberán cumplir las funciones establecidas en
los artículos 12 y 13 de la Resolución 2013 de 1986.
Reuniones del Comité Paritario de Salud Ocupacional.
El Comité de Salud Ocupacional sesionará una vez al mes de manera virtual o presencial según
programa aprobado, dentro de la jornada de trabajo. Su quórum es de la mitad más uno de sus
integrantes y pasada media hora de la convocatoria tendrán plena validez las decisiones de los
integrantes presentes, las cuales se consagrarán mediante acta.
Siempre se reunirán e investigarán de manera extraordinaria con los responsables del área
respectiva, cuando ocurra un accidente mortal o severo o se detecte un riesgo inminente.
1.6.5 Funcionarios:
• Conocer y ejecutar, todo lo concerniente a procedimientos y formas para el buen funcionamiento de la
Programación de Salud Ocupacional.
• Colaborar con sugerencias e inquietudes, para mejorar las condiciones existentes de trabajo y de
calidad dentro de la entidad.
• Facilitar el trabajo del Área de Gestión de Talento Humano y del COPASO, cuando se le requiera.
• Evitar acciones inseguras o propiciar condiciones peligrosas en los sitios de trabajo, lo mismo que
informar de cualquier tipo de incidente y accidente presentado en el desarrollo de su trabajo.
• Utilizar adecuadamente los recursos que brinda la ARL y cumplir con el procedimiento que se
establezca para el reporte de accidentes de trabajo.
• Usar y mantener en buen estado los elementos de protección, equipos, herramientas e instalaciones
que proporcione la entidad.
• Cumplir estrictamente con las normas establecidas y vigilar su cumplimiento por parte de los
compañeros de trabajo.
• Ser impulsores activos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST,
dentro y fuera de la entidad.
1.6.6 Equipo investigador de incidentes y accidentes de trabajo:
238
ANEXO 10
En cumplimiento de lo establecido en el numeral 1 del artículo 4 de la Resolución 1401 de 2007, el
equipo investigador de incidentes y accidentes de trabajo estará conformado por los Secretarios
Seccionales en cada una de las Sedes del Consejo y por los Profesionales de Gestión en el Copnia
Nacional con el apoyo del Profesional de Gestión de Talento Humano, quienes deberán reportar
oportunamente, así como investigar los incidentes y accidentes de trabajo según la metodología y
formato que se establezca para tal fin, dentro de la competencia que dispone la Resolución 1401
de 2007 y demás normas que la modifiquen, adicione o sustituya.
1.6.7 Procedimiento para reportar incidentes y accidentes de trabajo:
En el momento de sufrir un incidente y/o accidente de trabajo el funcionario debe realizar el
siguiente proceso:
1. En el caso que se produzca un accidente y el paciente este inconsciente, llamar al personal
capacitado como Brigadistas.
2. Informar inmediatamente al jefe acerca de lo ocurrido
3. Informar al Área de Gestión de Talento Humano
4. Se debe realizar el reporte de incidente y/o Accidente de trabajo virtual o en formulario
debidamente diligenciado por el empleador.
1.7. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO - SG-SST
1.7.1. COPNIA Nacional:
A nivel del COPNIA Nacional se cuenta con el Profesional de Gestión de Talento Humano que
organiza y administra el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST y
propone directrices para ser aplicadas a nivel nacional.
1.7.2. Seccionales:
De acuerdo a la conformación del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería se han dispuesto en
el territorio nacional 17 Seccionales con sede en las capitales de los departamentos. Los
Seccionales dependen técnica y administrativamente de la Dirección General.
Las acciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, serán desarrolladas en los Seccionales bajo la
responsabilidad de los Secretarios Seccionales, quienes serán el canal de comunicación con el
Profesional de Gestión de Talento Humano, siendo éstos los encargados de dar cumplimiento a
todas las actividades que se contemplen en dicho Programa y las siguientes funciones:
•
•
•
•
•
•

Seguir las directrices del COPNIA Nacional sobre aplicación y desarrollo del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST.
Promover la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional
Adelantar y participar en actividades de promoción y prevención en Riesgos Laborales,
dirigidas a los funcionarios de los Seccionales.
Promover el funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral, creado mediante Resolución
210 del 13 de marzo de 2008 y demás normatividad vigente.
Emitir concepto sobre instalaciones, equipos, condiciones de trabajo y sobre estrategias para el
control de factores de riesgo, para la salud y el bienestar de los funcionarios a su cargo.
Informar sobre accidentes de trabajo, enfermedad profesional, ausentismo por causa médica al
Profesional del Gestión de Talento Humano oportunamente, con el fin de llevar los registros y
el seguimiento estadístico del ausentismo.
Adelantar las investigaciones de los incidentes y accidentes de trabajo dentro del plazo
establecido en el numeral 2 de la Resolución 1401 de 2007 y presentar informes a la
239
ANEXO 10


•
Subdirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con la metodología y el formato que
adopte el COPNIA para tal fin.
Participar activamente en el plan de emergencias, conformación y organización de las brigadas
de emergencias de los edificios donde se encuentran ubicados las oficinas de los Seccionales
o Sede Nacional.
Coordinar que se realicen los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso a los funcionarios
de los Seccionales de acuerdo con las instrucciones que imparta el COPNIA Nacional.
Presentar al Profesional de Gestión de Talento Humano, informes periódicos de acuerdo con
los requerimientos institucionales e informes específicos de acuerdo con los objetivos,
funciones y actividades de Salud Ocupacional.
2. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD
2.1. FUNCION ASIGNADA POR LA LEY
EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA creado mediante la Ley 94
de 1937, es la entidad pública que tiene la función de inspeccionar y vigilar el ejercicio de la
ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares en general, en el territorio
nacional; de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 26 de la Constitución Política y en la Ley 842
de 2003 y demás normas complementarias y suplementarias, autorizando a nombre del Estado el
ejercicio de una profesión que implica riesgo social, o suspendiendo del ejercicio profesional, previo
la aplicación del debido proceso, a quienes se les compruebe la violación del Código de Ética o del
correcto ejercicio de la profesión autorizada; esto último en su calidad de Tribunal de Ética de las
profesiones tuteladas, por quejas interpuestas por la ciudadanía.
En razón de lo anterior, el COPNIA desarrolla su función mediante la expedición de cuatro
herramientas legales a saber: Matrícula y Tarjeta Profesional para los ingenieros; Certificado de
Inscripción Profesional para profesionales afines, Certificado de Inscripción para profesionales
auxiliares; Certificado de Matrícula para maestros de obra; Permisos Temporales para
profesionales graduados y domiciliados en el exterior que pretendan ejercer temporalmente en
Colombia, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 842 de 2003. Adicionalmente
expide: Duplicados o Reposiciones de la Tarjeta Profesional; Certificado de vigencia o de conducta
a solicitud de los interesados y tramita quejas por violación al código de ética o por incorrecto
ejercicio de la ingeniería, de una profesión afín o auxiliar a la ingeniería, que instaure la ciudadanía
en general.
2.2. MISIÓN
El COPNIA, es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que actúa como tribunal
de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del
riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas.
2.3. VISION
El COPNIA será reconocido en Colombia como una entidad pública modelo y líder en sus procesos
de inspección, control y vigilancia, de acuerdo con las funciones establecidas en la constitución y la
ley, fortaleciendo su presencia a nivel nacional, mejorando la calidad del servicio brindado a las
diferentes partes interesadas (usuarios, entidades de control y sociedad) y optimizando la
utilización de los recursos en la labor encomendada.
240
ANEXO 10
2.4 DESCRIPCION DE LA ENTIDAD
Nombre:
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE
INGENIERIA - COPNIA
NIT:
800214417-9
Director General:
Ing. Carlos Alberto Jaramillo Jaramillo
Domicilio:
Bogotá D.C.
Dirección:
Calle 78 No 9-57 Piso 13
Teléfono:
3220102
E-mail:
info@copnia.gov.co
Actividad económica
Entidad dedicada a actividades auxiliares de
servicios para la administración pública en general
Código actividad económica:
1751501 según Decreto 1607 de 2002.
Clase de riesgo asignado por la ARL:
1
Tasa de Cotización:
0.522%
Administradora de Riesgos Laborales: SURA
Tipo de sector económico:
Público
X
Privado:
Mixto:
Seccionales
Clase de riesgo:
Tasa de cotización:
Numero de Seccionales:
SECCIONAL
1
0.522%
17 y 1 Sede Nacional
CIUDAD
ANTIOQUIA
Medellín
ATLANTICO
Barranquilla
BOLIVAR
BOYACA
CALDAS
Cartagena
Tunja
Manizales
CAUCA
Popayán
CESAR
CORDOBA
CUNDINAMARCA
Valledupar
Montería
Bogotá
GUAJIRA
Riohacha
DIRECCION
Calle 49 B Nº 64B-54, Oficina 302, Edificio San Pablo Medellín
Carrera 52 Nº 74-56 Oficina 404, Edificio Banco de
Occidente
Calle 32 Nº 8ª - 50 OF. 603 Edificio Concasa, La Matuna
Calle 20 Nº. 13-10 oficina 211 Centro Comercial Plaza Real
Calle 20 Nº 22 -27 Oficina 1001 Edificio Cumanday
Carrera 7 No. 1N-28 Edificio Edgar Negret Dueñas oficina
608
Calle 16 Nº 9-30 Oficina 702 Edificio Caja Agraria
Carrera 3 Nº 28-38 Oficina 403 Edificio Torre Malena
Calle 93 No. 11ª-28 oficinas 404 y 401. Edificio Capital Park
Calle 2 N° 6-43 Edificio Juancho Christoffel Piso 3 Oficinas
302 y 304 -
241
ANEXO 10
NARIÑO
Pasto
NORTE DE SANTANDER
Cúcuta
QUINDIO
Armenia
RISARALDA
Pereira
SANTANDER
Bucaramanga
TOLIMA
VALLE DEL CAUCA
COPNIA NACIONAL
Ibagué
Cali
Bogotá
Calle 18 Nº 28-62 Edificio Centro Administrativo Cámara de
Comercio Oficina 503
Avenida Cero Nº 11 - 30 Oficina 606-B Centro Comercial
Gran Bulevar
Calle 21 Nº. 16 - 46 Oficina 801 Edificio Torre Colseguros
Carrera 7 Nº 18 - 80 Oficina 604 Edificio Centro Financiero
- Pereira
Carrera 29 Nº 45 - 94 Oficina 203 Centro Empresarial
Seguros Atlas
Carrera 4 Nº 12 - 47/49 Oficina 507, Edificio América
Carrera 4 Nº 12 - 41 Oficina 504, Edificio Seguros Bolívar
Calle 78 No 9-57 Piso 13
2.5 POBLACION OBJETO DEL PROGRAMA
El programa está dirigido a todos los funcionarios al Servicio del CONSEJO PROFESIONAL
NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA, cuya vinculación es legal y reglamentaria y su planta de
personal se distribuye de la siguiente manera:
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA
PLANTA DE PERSONAL
NUMERO DE
CARGOS
APROBADOS
NUMERO DE
CARGOS
PROVISTOS
COPNIA NACIONAL
48
47
26
21
Dirección General
2
2
1
1
Control Interno
2
2
Subdirección Jurídica
Subdirección Administrativa y
Financiera
Área de Atención al Usuario
11
11
7
4
2
2
0
2
1
1
1
Área de Gestión Administrativa
8
8
5
Área de Gestión de Calidad
1
1
2
2
1
1
3
3
1
2
2
1
2
2
2
Área de Gestión de Registro
6
6
6
Área de Gestión de Sistemas
2
2
2
Área de Gestión de Talento Humano
2
2
2
Área de Gestión de Tesorería
2
2
2
DEPENDENCIA
Área de Gestión de Contabilidad
Área de Gestión de Contratación
Área de Gestión de Planeación y
Comunicaciones
Área de Gestión de Presupuesto
DEPENDENCIA
SECCIONALES
NUMERO DE NUMERO DE
HOMBRES
MUJERES
2
3
1
1
NUMERO DE
CARGOS
APROBADOS
NUMERO DE
CARGOS PROVISTOS
NUMERO DE
HOMBRES
NUMERO DE
MUJERES
65
63
23
40
242
ANEXO 10
Antioquia
6
6
3
3
Atlántico
3
3
2
1
Bolívar
3
3
2
1
Boyacá
3
2
Cundinamarca
15
14
Caldas
3
3
Cauca
2
2
Cesar
2
2
Córdoba
3
3
Guajira
2
2
Nariño
3
3
Norte Santander
2
2
2
Quindío
2
2
2
Risaralda
3
3
1
2
Santander
5
5
1
4
Tolima
3
3
1
2
Valle
5
5
1
4
113
110
49
61
TOTAL GENERAL
2
8
6
3
1
1
2
2
1
2
1
2
2.6 HORARIO DE TRABAJO:
Nombre del centro de trabajo
Horario de trabajo
COPNIA Nacional
Seccional Antioquia
Seccional Atlántico
Seccional Bolívar
7:30 am a 12:00 m - 1:00 pm a 4:30 pm
Seccional Caldas
Seccional Cauca
Lunes a Viernes
1 hora de almuerzo de 12:00 m a 1:00 pm
Seccional Cundinamarca
Seccional Santander
Seccional Tolima
Seccional Valle
Seccional Boyacá
Seccional Cesar
Seccional Córdoba
Seccional Guajira
Seccional Nariño
8:00 am a 12:30 m - 2:00 pm a 5:30 pm
Lunes a Viernes
1 hora y 30 minutos de almuerzo de 12:30 m a 2:00 pm
Seccional Norte de Santander
Seccional Quindío
Seccional Risaralda
243
ANEXO 10
2.7 ELEMENTOS DE TRABAJO DE SU ACTIVIDAD
Durante la actividad se utilizan los equipos y elementos de trabajo BÁSICOS que se enumeran a
continuación:
Listado de insumos utilizados en el proceso:






Solicitudes de usuarios externos e internos (Correspondencia recibida)
Conocimiento de la tarea-procesos y procedimientos
Base de datos de ingenieros, profesionales afines, profesionales auxiliares, maestros de obra y
extranjeros.
Papelería de oficina (papel, AZ, carpetas, ganchos, bolsas, sobres de manila)
Papelería de seguridad
Formatos establecidos
Equipos o herramientas utilizadas en el proceso











Computadores
Impresoras de stikers
Impresoras normales
Fotocopiadoras
Fax
Planta telefónica
Teléfono
Internet
Software: WorkFlow, AACOS, SICAME, SIPRES, SIIGO, Office, página WEB, Depura, Activos
inventarios. Logmei, COPNIA
Guillotina y máquina destructora de papel en el nivel Nacional
Servidor
3. RECURSOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO - SG-SST
3.1 RECURSO HUMANO
Los recursos humanos que garantizarán el adelanto de las actividades del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST estarán ubicados en la entidad directamente y se
contará con la asesoría técnica especializada que se requiera para el desarrollo de las actividades
correspondientes, de acuerdo con los riesgos a que se encuentren expuestos los funcionarios y las
actividades específicas a desarrollar.
Por parte de la Entidad, se designó como encargados de la ejecución del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST a la Subdirectora Administrativa y Financiera y al
Profesional de Gestión de Talento Humano, con el apoyo del asesor que la ARL designe para tal
fin.
3.2 RECURSO FISICO
La entidad dispone de los recursos necesarios para contratar los servicios de empresas con el
espacio físico que permita la realización de los exámenes médicos y de laboratorio de Ley.
3.3 RECURSO FINANCIERO
EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA – COPNIA –. Dentro de su
presupuesto mantendrá un rubro para el desarrollo de los programas de prevención de
enfermedades, accidentes de trabajo. Adicionalmente se coordinará el desarrollo de actividades del
244
ANEXO 10
programa con la Administradora de Riesgos Laborales, a través del Profesional de Gestión de
Talento Humano junto con la asesoría del Presidente del COPASO.
4. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD
El diagnóstico de las condiciones de trabajo hace referencia a un Panorama General de Riesgos, el
cual fue diseñado con base en la descripción de las operaciones, lugares equipos, materiales y
sustancias empleadas por los empleados en desarrollo de las diferentes actividades y que analiza
los principales riesgos ocupacionales presentes en ella. Este Panorama de acuerdo a la
metodología suministrada por la ARL, la cual debe contener como mínimo:
• Area, sección y/o puesto de trabajo u oficio.
• Clase de Riesgo
• Factor de riesgo o condición de trabajo.
• Número de funcionarios expuestos.
• Tiempo de exposición.
• Factores condicionantes o Fuente generadora.
• Efectos posibles
• Valoración del Riesgo (Consecuencia, Probabilidad, exposición)
• Controles existentes (Calidad y Nivel)
• Recomendaciones.
El diagnóstico de las condiciones de salud será determinado durante el desarrollo del presente
programa a través de los exámenes médicos ocupacionales y se tendrá en cuenta para ello lo
siguiente:
• Variables demográficas de la población. (Hombre o mujer)
• Variables ocupacionales. (Funciones o perfil del cargo)
• Hallazgos de morbilidad. (Enfermedades)
4.1. METODOLOGIA UTILIZADA PARA EL PANORAMA DE RIESGOS
El Panorama General de Factores de Riesgos fue hecho conforme a la metodología propuesta por
ARL SURA, a continuación se explica la metodología usada.
Metodología Matriz de Riesgos
Probabilidad: En función de la frecuencia de exposición, la intensidad de la exposición, el número
de expuestos y la sensibilidad especial de algunas de las personas al factor de riesgo, falta de
procedimientos, falta de controles en la fuente, en el medio y en el trabajador entre otras. Se
clasifica en:
Baja: El daño ocurrirá raras veces
Media: El daño ocurrirá en algunas ocasiones
Alta: El daño ocurrirá siempre
Consecuencias: Se estiman según el potencial de gravedad de las lesiones y se clasifican en:
Ligeramente dañino: Lesiones superficiales, de poca gravedad, usualmente no incapacitantes o con
incapacidades menores.
Dañino: Todas las EP (enfermedades profesionales) no mortales, esguinces, torceduras, quemaduras
de segundo o tercer grado, golpes severos, fracturas menores (costilla, dedo, mano no dominante,
etc.)
245
ANEXO 10
Extremadamente dañino: Lesiones graves: EP graves, progresivas y eventualmente mortales,
fracturas de huesos grandes o de cráneo o múltiples, trauma encéfalo craneal, amputaciones, etc.
Matriz de Riesgos:
PROBABILIDAD
CONSECUENCIAS
LIGERAMENTE DAÑINO
DAÑINO
EXTREMADAMENTE
DAÑINO
ALTA
RIESGO MODERADO
RIESGO
IMPORTANTE
RIESGO
INTOLERABLE
MEDIA
RIESGO TOLERABLE
RIESGO
MODERADO
RIESGO IMPORTANTE
BAJA
RIESGO TRIVIAL
RIESGO
TOLERABLE
RIESGO
MODERADO
Las recomendaciones para la intervención se establecen de acuerdo con el grado de riesgo
identificado en la empresa.
RIESGO
INTOLERABLE
IMPORTANTE
MODERADO
RECOMENDACIONES
Si no es posible controlar este riesgo debe suspenderse cualquier operación
o debe prohibirse su iniciación.
En presencia de un riesgo así no debe realizarse ningún trabajo. Este es un
riesgo en el que se deben establecer estándares de seguridad o listas de
verificación para asegurarse que el riesgo está bajo control antes de iniciar
cualquier tarea. Si la tarea o la labor ya se ha iniciado el control o reducción
del riesgo debe hacerse cuanto antes.
Se deben hacer esfuerzos por reducir el riesgo y en consecuencia debe
diseñarse un proyecto de mitigación o control. Como está asociado a
lesiones muy graves debe revisarse la probabilidad y debe ser de mayor
prioridad que el moderado con menores consecuencias.
TOLERABLE
No se necesita mejorar las medidas de control pero deben considerarse
soluciones o mejoras de bajo costo y se deben hacer comprobaciones
periódicas para asegurar que el riesgo aún es tolerable.
TRIVIAL
No se requiere acción específica si hay riesgos mayores.
4.2. CONDICIONES DE TRABAJO – PANORAMA DE RIESGOS
246
ANEXO 10
EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA – COPNIA, debe realizar el
levantamiento del Panorama General de Factores de Riesgo de las Sedes de trabajo, los cuales se
deben plasmar en los Anexos del presente programa con el cronograma de trabajo anual para la
actividad.
5. DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
- SG-SST
5.1 SUBPROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO
5.1.1 OBJETIVO GENERAL
Prevenir todo daño causado a la salud de los trabajadores por las condiciones de su trabajo.
Protegerlos en su empleo contra riesgos resultantes de la presencia de agentes perjudiciales.
5.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Determinar los requisitos de salud necesarios previos al empleo, con el fin de ubicar al trabajador en
un puesto de trabajo acorde con sus condiciones psico-fisiológicas.
• Identificar las causas de morbilidad por patologías propias del trabajo.
• Conocer las causas de ausentismo por enfermedad común.
• Hacer seguimientos periódicos a los trabajadores lo cual permite la identificación, vigilancia y
reubicación de los trabajadores expuestos a riesgos específicos y con patologías especiales.
• Establecer canales de comunicación de doble flujo con los otros sub-programas con el fin implementar
medidas preventivas.
• Establecer un sistema de información y vigilancia epidemiológica que permita el seguimiento y control
de los factores de riesgo del trabajo sobre la salud física y psico-social.
• Diseñar, divulgar y poner en marcha un plan de acción para la atención de emergencias médicas.
• Desarrollar actividades de vigilancia epidemiológica de acuerdo con los factores de riesgo
predominantes en la Entidad.
5.1.3 ACTIVIDADES DEL SUB-PROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO
5.1.3.1. Prevención Primaria
Son todas aquellas actividades sobre el trabajador sano para evitar los efectos de los factores de
riesgo, condicionantes de enfermedad y accidentes. Comprende actividades sobre el ambiente y
actividades que rodea o ejecuta el trabajador.
Actividades de Promoción del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST (son capacitaciones)
• Motivar e incentivar a todas las personas implicadas
• Buscar un nivel adecuado de nutrición adaptado a las condiciones laborales, sugeridos a través del
BOLETÍN DEL COPASO
• Fomentar la educación sanitaria a los trabajadores y eventualmente hacerse extensiva a la familia.
Actividades de Educación del Programa
La educación en Salud Ocupacional deberá estar enmarcada bajo las premisas de un previo
diagnóstico de las necesidades de educación en salud de la comunidad a atender, se debe establecer
un programa que integre toda la temática de salud ocupacional, de manera que este tenga el enfoque
del manejo integral de los riesgos.
247
ANEXO 10
Una vez elaborado dicho diagnóstico, se deberá programar esta actividad cubriendo las necesidades
básicas así:
• Cultura de la Salud Ocupacional, a través de programas educativos que cobijen toda la población de la
Entidad.
• Educación sobre los factores de riesgo laboral a los cuales están potencialmente expuestos los
empleados.
• Educar sobre la forma de proteger la salud, de acuerdo con los factores de riesgo a los que se
encuentren expuestos laboralmente y a las estadísticas de morbimortalidad de la región.
• Capacitación de un funcionario en cada uno de los Seccionales y Copnia Nacional sobre atención de
primeros auxilios.
• Concientización sobre la responsabilidad de la salud.
Algunos de los temas recomendados para ser tratados con éste personal son:
• Conservación Auditiva
• Conservación Respiratoria (E.P.P.)
• Conservación Visual
• Higiene de Columna
• Prevención de Riesgos en trabajos con Video terminales
• Relaciones Humanas
• Prevención de enfermedades infectocontagiosas
• Prevención de enfermedades cardiovasculares
• Primeros auxilios
Este componente ocupará un lugar prioritario dentro del conjunto de actividades y técnicas de
comunicación y educación en salud no solo destinadas a la adquisición de conocimientos sobre
agentes de riesgo y prevención, sino también orientará un cambio favorable de actitudes y prácticas
para lograr una participación activa y consciente del empleado en el mejoramiento de su propia salud y
la generación de una cultura de prevención.
Los procedimientos de dinámicas de grupos y de participación colectiva serán aplicados para lograr
que los empleados se sientan responsables de su salud, bienestar y productividad.
Examen pre-ocupacional (de ingreso)
Se practicará con el objeto de determinar las condiciones de salud del trabajador previamente al
ingreso a partir de su implementación, de manera que se determine que está en capacidad de
desarrollar las funciones propias de la labor contratada, que no presenta patologías que puedan verse
incrementadas por la exposición a los factores de riesgo del oficio o que puedan afectar a los demás
trabajadores (enfermedades infectocontagiosas).
5.1.3.2. Prevención Secundaria
La prevención secundaria se aplica cuando han fallado las medidas preventivas primarias y el efecto
de los agentes causales y condicionantes se ha ejercido.
En esta fase el objetivo es el diagnóstico precoz de la enfermedad en sus etapas sub-clínicas o
clínicas incipientes para aplicar los métodos de control ambiental y médico que eviten la progresión
hacia la incapacidad, la cronicidad y la accidentalidad.
Exámenes Periódicos Ocupacionales
Objetivos:
• Determinar precozmente en los trabajadores alteraciones de salud relacionadas con los agentes de
248
ANEXO 10
riesgo y factores condicionantes propios de su ocupación u oficio.
• Comprobar la efectividad y el impacto de las medidas de control ambiental, identificación de
condiciones o lugares de riesgo para orientar las acciones preventivas evitando la ocurrencia de
nuevos casos.
• Identificar susceptibles de acuerdo a los riesgos inherentes al proceso productivo.
Actividades:
Realizar un examen médico general a todo el personal de la Entidad que tenga más de seis (6) meses
de vinculación con el fin de identificar la problemática de salud programas de detección precoz de
enfermedades profesionales y comunes.
A partir del examen médico general realizado al personal de la Entidad que tenga más de seis (6)
meses de vinculado, se debe realizar a todo el personal de la Entidad un examen médico ocupacional
anual, relacionado con las funciones del empleo que desempeñe, con el fin de hacer seguimiento a la
problemática de salud que se presente.

Examen de retiro
Con el fin de determinar el estado de salud del trabajador al retirarse de sus actividades habituales de
la Entidad y de acuerdo con las normas legales vigentes.

Atención médica de Emergencias
Las emergencias y los primeros auxilios deberán ser ofrecidos al empleado lesionado dentro de las
instalaciones de la Entidad antes de remitir al afectado a las instituciones de seguridad del estado
previa coordinación. Para tal fin, se instruirá a la Brigada de Emergencias en Primeros auxilios y en
aquellos Seccionales donde no hay brigadistas los funcionarios deberán llamar a las líneas de
atención gratuita que ofrezca cada ciudad en materia de servicio de ambulancia y primeros auxilios.

Elaboración de Registros y Archivos
Establecer un sistema de registro y archivo desarrollado conjuntamente, que sirva de retroalimentación
a los subprogramas de Higiene y Seguridad Industrial.
5.1.3.3. Prevención Terciaria
Funciones de rehabilitación en salud ocupacional
Se logra mediante la prestación de una asistencia médica oportuna y de buena calidad que usando los
recursos modernos de tratamiento evite la implantación de secuelas definitivas o que, en caso de
producirse estas con incapacidad para el trabajador, se orientan a obtener una rehabilitación física,
síquica que le permita al afectado reintegrarse al proceso de trabajo y llevar una vida activa en su
medio social. Esta etapa en la prevención coincide con la asistencia médica general y especializada
suministrada por ARL SURA.
• Coordinación con las Unidades periféricas de la EPS y ARL SURA. la atención de las personas con
incapacidades permanente con el fin de reincorporarlos a la sociedad y lograr el máximo uso de
sus capacidades remanentes.
• Reinducción y orientación al trabajador lesionado para lograr un mejor desempeño laboral en su
reincorporación al trabajo y seguimiento de los trabajadores reubicados.
5.2 SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL
5.2.1 OBJETIVO GENERAL
249
ANEXO 10
Disminuir o minimizar el riesgo de Enfermedad Profesional mediante la identificación, evaluación y
control de los factores de riesgo que se originan en los lugares de trabajo.
5.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Identificar y evaluar en los lugares de trabajo los factores de riesgo físicos, químicos, biológicos,
ergonómicos y psicolaborales, de reconocida o presunta nocividad.
• Contribuir al mejoramiento de las condiciones de trabajo, mediante la aplicación de medidas
preventivas en la fuente, en el medio y las personas.
• Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos existentes en su ámbito laboral y la aplicación de
normas de seguridad.
5.2.3 ACTIVIDADES DEL SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL
5.2.3.1 Riesgos Físicos
• Iluminación: Evaluar los puestos de trabajo y/o operaciones de mayor exposición, establecer los
niveles de exposición y el grado de peligrosidad en cada puesto.
• Radiaciones: Identificar las labores que generan exposición a radiaciones, establecer el tipo e
intensidad de las radiaciones, sus posibles efectos en las personas expuestas y establecer las
medidas de prevención y control posibles.
5.2.3.2. Riesgos Químicos
• Sólidos: Identificar las labores que generan exposición a material particulado, realizar las mediciones
que permitan identificar los contaminantes específicos, el tamaño de las partículas y su
concentración. Establecer medidas de prevención y control para disminuir el riesgo de
enfermedades por esta causa.
• Químicos: Detergentes y demás de las personas de aseo y cafetería
5.2.3.3. Riesgos Biológicos
• Bacterias y hongos: A este respecto, se planearán programas de orden y aseo, se dotará de bolsas
plásticas a las canecas de los servicios sanitarios, se dotarán los servicios sanitarios con toallas de
papel, se establecerán normas y se dictarán charlas educativas al respecto.
5.2.3.4. Riesgos Ergonómicos
• Carga Estática y Dinámica: Con el propósito de minimizar los efectos generados por la adopción de
posturas inadecuadas, corregir deficiencias en cuanto a la forma de movilización de cargas por
parte de los empleados y diseño del puesto de trabajo, se dictarán charlas educativas, se
efectuarán análisis de puestos si se requiere, se establecerán normas y llevarán a cabo
inspecciones específicas.
Para todos los factores de riesgo enunciados se desarrollarán actividades de capacitación que brinden
a los empleados la información necesaria para la concientización sobre el riesgo a que se encuentran
expuestos y los mecanismos de control que se implementan, por parte de la Entidad.
5.2.3.5. Actividades a desarrollar
• Estudios preliminares de cada uno de los agentes contaminantes ambientales, de acuerdo al
panorama de riesgos.
• En coordinación con ARL se realiza mediciones de ruido e iluminación.
250
ANEXO 10
• Aplicar correctivos en el siguiente orden de actuación: en la fuente, en el medio y de no ser posible
eliminarlos en los anteriores se hará en el individuo.
• Estudios cada dos años de seguimiento a fin de conocer la predominación y evolución de los agentes
contaminantes.
5.3 SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
5.3.1 OBJETIVO GENERAL
Disminuir o minimizar el riesgo de Accidente de Trabajo mediante la identificación, evaluación y control
de los factores de riesgo que se originan en los lugares de trabajo.
5.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Identificar y evaluar en los lugares de trabajo los factores de riesgo mecánicos, eléctricos, físicos,
químicos y locativos que puedan generar accidentes de trabajo.
• Contribuir al mejoramiento de las condiciones de seguridad en el trabajo, mediante la aplicación de
medidas preventivas y correctivas según los riesgos identificados.
• Capacitar a los empleados sobre los riesgos existentes en su área de trabajo, el desarrollo y la
aplicación de normas de seguridad para las diferentes actividades de la empresa.
5.3.3 ACTIVIDADES DEL SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
5.3.3.1 Factores de Riesgo Mecánicos
• Identificar las condiciones de tipo mecánico que puedan generar accidentes de trabajo, lesiones
personales y/o daño a equipos o instalaciones y establecer medidas de prevención y control.
• Capacitaciones de sensibilización para el uso adecuado de los elementos de trabajo y mobiliario de
oficina.
5.3.3.2 Factores de Riesgo Eléctricos
• Brindar un ambiente laboral seguro respecto a los riesgos por contacto directo o indirecto con equipos
e instalaciones eléctricas en general, las cuales pueden causar lesiones personales o situaciones
de emergencia como incendios o explosiones.
• Inspección a instalaciones eléctricas para asegurar un buen funcionamiento
5.3.3.3. Condiciones Locativas
• Se mantendrán y adecuarán las instalaciones locativas para brindar un ambiente confortable de
trabajo y minimizando la probabilidad de ocurrencia de accidentes como caídas, golpes con
objetos, caída de objetos, etc.
• Implantación de programas de orden y aseo en cada una de la obras subscritas a la Entidad.
• Diseño de programa de reporte de condiciones inseguras
5.3.3.4 Factores de Riesgo Físico y Químico
Buscando salvaguardar la integridad física de personas, equipo e instalaciones se trabajará
permanentemente en la identificación y control de situaciones de riesgo que involucren equipos o
sustancias que puedan causar lesiones por calor, quemaduras, corrosión, incendio, explosión o
intoxicaciones y estableciendo las medidas de prevención o control que sean necesarias.
251
ANEXO 10
• Capacitación de primeros auxilios
• Capacitación de control de fuego
• Diseño plan de evacuación
• Conformación de brigada de emergencias
• Simulacro de evacuación
5.3.4. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
5.3.4.1. Capacitación en Salud Ocupacional
La inducción y la capacitación permanente es una herramienta fundamental que contribuye a la
prevención de los accidentes, incidentes y enfermedades profesionales que se presentan por falta de
conocimientos mínimos sobre la materia, por lo tanto, se desarrollará un programa de capacitación en
Salud Ocupacional para los empleados, dentro del cual habrá un capítulo dedicado a la temática de
Seguridad Industrial de acuerdo a los factores de riesgo a los cuales están expuestos, tales como:
• Higiene y Seguridad Industrial para COPASO
• Actitudes de prevención
• Higiene de Columna
• Rescate Básico
5.3.4.2. Sistema de Inspecciones de Seguridad.
Se establece un programa de inspecciones de seguridad a las instalaciones de la empresa
periódicamente con el objeto de identificar, localizar y valorar los riesgos y prevenir la ocurrencia de
accidentes de trabajo, incidentes, enfermedades profesionales y/o daño a la propiedad.
5.3.4.3. Programa de Mantenimiento
Se llevará y mantendrá un registro de mantenimiento estableciendo periodicidad y resultados del
mismo, en donde se contemplen los siguientes aspectos:
• Instalaciones Eléctricas.
• Instalaciones Locativas
• Mantenimiento a equipos y herramientas (preventivo y correctivo).
• Elementos y Equipos para atención de emergencias
5.3.4.4 Señalización de Áreas.
Como medida complementaria de prevención se adelantarán programas de señalización de áreas,
instalaciones, equipos contra incendio, vías de evacuación, etc.
Dentro del plan de señalización se contemplará el de alertar e indicar los riesgos presentes en el
trabajo a través de los avisos de seguridad con el fin de prevenir los accidentes laborales, las
enfermedades profesionales, los daños a la propiedad y brindar información a la comunidad.
5.3.4.5 Orden y Limpieza.
Se adelantará permanentemente un protocolo de orden y limpieza a fin de minimizar los riesgos de
caídas, golpes, cortes, incendio, etc.
5.3.4.6 Investigación de Accidentes e Incidentes.
Esta es una técnica utilizada para el análisis en profundidad de un accidente laboral, con el fin de
conocer el desarrollo de los acontecimientos y determinar el porqué ha sucedido para establecer las
252
ANEXO 10
medidas de prevención y control necesarias. La Entidad para el efecto adoptará el formato establecido
por la ARL para tal fin, el cual se diligenciará de acuerdo a las necesidades.
5.3.4.7 Estadísticas e indicadores de Salud Ocupacional.
EL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA. Lleva las estadísticas de
Accidentes de Trabajo mediante un sistema permanentemente de información y registro que
contempla las estadísticas de accidentes, con base en los índices de Frecuencia, Severidad,
Lesiones incapacitantes, Tasa de Incidencia y ausentismo de la siguiente manera:
# TOTAL DE ACCIDENTES * 1.000.000
INDICE DE FRECUENCIA = -------------------------------------------------------# TOTAL HORAS HOMBRE TRABAJADAS
# DIAS PERDIDOS* 1.000.000
INDICE DE SEVERIDAD = --------------------------------------------------------# TOTAL HORAS HOMBRE TRABAJADAS
# HORAS PERDIDAS * 100
TASA DE AUSENTISMO MES = ------------------------------------------------------------------# HORAS HOMBRE TRABAJADAS (No funcionarios *240)
# FUNCIONARIOS INCAPACITADOS * 100
TASA DE AUSENTISMO MES = ------------------------------------------------------------------# TOTAL FUNCIONARIOS DE NOMINA
INDICE DE LESIONES =
INDICE DE FRECUENCIA * I. SEVERIDAD
-------------------------------------------------------1000
INDICE DE CAPACITACIONES=
GRADO DEL CUMPLIMIENTO DEL =
PROGRAMA
CAPACITACIONES PLANEADAS * 100
CAPACITACIONES EJECUTADAS
ACTIVIDADES EJECUTADAS
* 100
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
5.3.4.8 Normas de Seguridad
Se elaborarán normas de seguridad de puestos de trabajo y/o actividades de acuerdo con las
operaciones o puestos de trabajo.
5.3.4.9. Saneamiento Básico.
La empresa cuenta con sanitarios suficientes en sus instalaciones de acuerdo con el número de
trabajadores, de igual manera se compromete a proporcionar las condiciones sanitarias requeridas en
253
ANEXO 10
el desarrollo de las obras, mediante la adecuación de instalaciones suficientes y adecuadas al número
de trabajadores dispuestos para cada proyecto.
5.4 SUBPROGRAMA DE ADMINISTRACIÒN AMBIENTAL
5.4.1 OBJETIVO GENERAL
Definir actuaciones que conlleven a una reducción del impacto ambiental provocado por el desarrollo
propio de las funciones de la Entidad.
5.4.2
OBJETIVO ESPECIFICO
Retroalimentar a los empleados de la Entidad a través de los Secretarios Seccionales y Profesionales
de Gestión en cuanto al buen uso de los recursos de la entidad, frente al medio ambiente.
5.4.3
ACTIVIDADES DEL SUBPROGRAMA DE ADMINISTRACION AMBIENTAL
Implementar en el corto plazo lo establecido en el procedimiento de Manejo Ambiental GC-pr-04,
vigente desde junio de 2009, en el cual se relacionan una serie de actividades que deben realizarse en
el desarrollo de las funciones del COPNIA para disminuir el impacto ambiental.
y
6 CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO - SG-SST
El profesional de Gestión Talento Humano en coordinación con el Subdirector Administrativo y
Financiero, una vez aprobado el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST, elaborará el cronograma de trabajo con el respectivo presupuesto y fechas de realización, el
cual será vigilado por el COPASO.
254
ANEXO 10
21. GP-pr-01 PREPARACION, PRESENTACION Y
APROBACIÓN DE PRESUPUESTO
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento establece la forma como se programan anticipadamente los recursos que
requiere el COPNIA y los gastos a apropiar y ejecutar durante la vigencia fiscal siguiente, con el fin
de garantizar el cumplimiento de su misión institucional y el desarrollo del Plan Estratégico y los
planes de mejoramiento. Inicia con el envío de la información referente a programas de trabajo y
requerimientos de recursos por parte de las diferentes áreas de gestión del COPNIA; incluye la
consolidación y análisis de dicha información, generación del anteproyecto de presupuesto, con el
programa de gastos. Finaliza con la presentación, aprobación del proyecto de presupuesto y
asignación del PAC general para la vigencia respectiva.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Decreto
111
Resolución
036
Titulo
Fecha
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la Octubre 9 de 2003
ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones
auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan
otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 Enero 15 de 1996
y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del
Presupuesto.
(Este Decreto se toma como referencia)
Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos Mayo 7 de 1998
sobre registros presupuestales, suministro de información y su
sistematización del Presupuesto General de la Nacional.
(Esta Resolución se toma como referencia)
Decreto
4970
Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación 30 de diciembre de
para la vigencia fiscal del 2012, se detallan las apropiaciones y 2011.
se definen los gastos.
Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
3. DEFINICIONES
5.6. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Etapa previa al proyecto de presupuesto que consolida a través de un trabajo preliminar la
información necesaria sobre las necesidades de recursos de la entidad a nivel nacional, antes de la
aprobación definitiva por parte de la Junta Nacional de Consejeros.
5.7. ÍNDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR
El índice de precios al consumidor, es un instrumento estadístico que permite medir la evolución a
través del tiempo, de los precios de un conjunto de bienes y servicios representativo del consumo
final de los hogares del país, relacionando siempre el precio del mes actual con respecto al mes
anterior.
5.8. EXCEDENTES
Recursos de caja generados en vigencias anteriores que podrán ser utilizados para la adquisición
de activos, nuevos proyectos o gastos de funcionamiento.
3.4 EXCEDENTES FINANCIEROS
255
ANEXO 10
Disponibilidad de recursos generados como resultado del ejercicio presupuestal de vigencias
anteriores.
3.5 FONDOS ESPECIALES
Constituyen fondos especiales en el orden nacional los ingresos creados y definidos en la ley para
la presentación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a fondos sin
personería jurídica creados por el legislador.
5.9. GASTOS
Recursos empleados para cubrir las necesidades generadas con las operaciones propias de la
entidad, en cumplimiento de su misión institucional y el desarrollo de sus objetivos estratégicos.
5.10. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Incluyen los sueldos y salarios, los gastos generales, las transferencias corrientes y en general
aquellas compras de bienes y servicios que debe realizar la entidad para el desarrollo de sus
actividades.
5.11. GASTOS DE PERSONAL
Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado como contraprestación de los servicios
que recibe sea por una relación laboral o a través de contratos.
5.12. GASTOS GENERALES
Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para el
cumplimiento de las funciones asignadas a la entidad por la Constitución Política y la ley; incluso el
pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.
5.13. TRANSFERENCIAS CORRIENTES
Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, públicas o
privadas, con fundamento en un mandato legal. De igual forma involucra las apropiaciones
destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la atención de
la misma.
5.14. GASTOS DE INVERSIÓN
Los gastos de inversión, corresponde a aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de
ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización
perdurable llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento. Así mismo son
gastos destinados a crear infraestructura social (adquisición y adecuación de sedes, equipos y
programas especiales)
5.15. INGRESOS
Entradas de dinero (tasas) procedentes de los trámites que atiende la entidad y que permiten
obtener los recursos necesarios para soportar los gastos y constituir el PAC de la vigencia
siguiente.
5.16. INGRESOS CORRIENTES
Son los recursos que percibe la Nación en desarrollo de lo establecido en las normas legales por
concepto de la aplicación de impuestos, tasas, multas contribuciones o por celebración de
contratos o convenios siempre que no sean ocasionales.
5.17. PAC
Programa Anual de Caja constituido contra los ingresos y excedentes para la vigencia siguiente.
5.18. PROYECTO DE PRESUPUESTO
256
ANEXO 10
Plan detallado de los ingresos que se proyectan recibir y los gastos que se esperan realizar
durante la vigencia presupuestal siguiente, para el funcionamiento de la entidad y el cumplimiento
del Plan Estratégico aprobado previamente por el Consejo Nacional.
5.19. RECURSOS PROPIOS
Son los generados y administrados por los establecimientos públicos y destinados al cumplimiento
de la función encomendada de acuerdo a la ley.
5.20. RECURSOS DE CAPITAL
Son ingresos extraordinarios que percibe la Nación provenientes de distintas fuentes y que tienen
una relación directa con los activos y el patrimonio.
4. CONDICIONES GENERALES
6.16
El anteproyecto del presupuesto inicia su elaboración a partir de septiembre y debe ser
aprobado por la Junta Nacional de Consejeros antes de finalizar el mes de diciembre de cada
año previo, al inicio de la siguiente vigencia.
6.17
El anteproyecto de presupuesto se convertirá en el proyecto y al iniciar la vigencia
siguiente en el presupuesto general de la entidad, una vez sea aprobado por la Junta
Nacional de Consejeros y suscrito el acto administrativo correspondiente.
6.18
El procedimiento de: “Preparación, presentación y aprobación del presupuesto” ha tomado
como referencia y de forma parcial en lo que le es aplicable, aspectos de las normas
relacionadas en el numeral 2 de este procedimiento.
6.19
La proyección de los gastos de personal, se realizará con base en el incremento del índice
de precios al consumidor proyectado para el final del periodo de la vigencia actual aplicado a
los montos de cada uno de de los factores prestacionales, del número de personas que
conforman la planta de personal y de la proyección de las necesidades de personal para la
vigencia siguiente.
6.20
La programación de los ingresos se calculará utilizando el modelo de simulación
económica para determinar las tasas que cobrará el COPNIA, considerando las variables
como la inflación histórica y proyectada, la cantidad de trámites históricos registrados por el
COPNIA, algunas estadísticas de entes externos si se requieren, valor de los trámites
históricos y proyectados y proyectos de inversión.
6.21
La programación de los gastos se calculan a partir de datos existentes y sobre la
información histórica de gastos realizados; aplicando índices macroeconómicos,
comportamientos del mercado. Se utilizarán variables relacionadas con cantidades y factores
de crecimiento.
6.22
Los presupuestos de las cajas menores están incluidos dentro de los gastos programados
en el proyecto de presupuesto.
6.23
El presupuesto de ingresos del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería está
constituidos por las tasas que recibe y administra por concepto de:





Matrículas profesionales para ingenieros
Certificados de inscripción profesional para profesionales afines y auxiliares
Certificados de matrícula de maestros de obra
Duplicados y reposiciones de tarjetas profesionales
Certificados de vigencia o conducta
257
ANEXO 10
 Permisos otorgados a extranjeros
 Rendimientos financieros
6.24
El presupuesto de gastos del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería se distribuye en
los siguientes conceptos:











Gastos de Funcionamiento
Gastos de Personal
Servicios personales asociados a la nómina
Contribuciones inherentes a la nómina
Gastos generales
Adquisición de bienes
Adquisición de servicios
Impuestos tasas y multas
Transferencias corrientes
Otras transferencias
Gastos de inversión
6.25 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento se conservan y archivan de
acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Nombre de la
No.
actividad
1
2
Descripción
Responsable
Inicio del Procedimiento
Proyectar necesidades - Recolecta información y proyecta las necesidades
de gastos
básicas de la dependencia.
- Prioriza necesidades identificadas (mensualmente para
gastos repetitivos o establece el mes de ejecución para
los que obedecen a un programa)
- Valoriza las necesidades, según aplique.
- Diligencia formatos de información anexos al manual a
partir del de septiembre de la vigencia.
- Revisa que la información condensada en los formatos
diligenciados corresponda a los lineamientos y directrices
establecidas.
- Envía formatos diligenciados al área de Presupuesto,
según responsabilidad:
 Director General:
Necesidades de inversión según el plan estratégico de
la entidad y planes de mejoramiento (ver modelo
anexo 6.11)
Director General,
Subdirectores,
Secretarios
Seccionales
Profesionales
Gestión
Subdirectora Administrativa y Financiera:
Ingresos por expedición de matrículas ingenieros,
certificados de inscripción profesional de profesionales
afines, técnicos y maestros, permisos temporales (ver
modelo anexo 6.2)
Programa de asesoría de abogados regionales.
 Subdirector Jurídico:
Actividades de divulgación (Cuadro de programa).
Sentencias y
memorando)
conciliaciones
(solicitud
mediante
258
y
de
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
 Secretarios Seccionales:
Necesidades de servicio de aseo y cafetería, impresos
y publicaciones, muebles y enseres, equipos de
oficina, programas de actividades de divulgación
(charlas institucionales, foros, comisiones), servicios
de administración, servicios públicos, peritazgos,
mantenimientos,
arrendamiento,
publicidad,
comunicaciones y transporte, impresos, suscripciones
y publicaciones, fotocopias, comunicaciones y
transporte ,impuestos (Extracto del anexo 6.3).
Esta información se recibe mediante memorando.
 Profesional de Gestión Contable:
Impuestos (inmuebles a nivel nacional) (ver modelo
anexo 6.8), cuota de auditaje, programas contables y
revisoría fiscal (ver modelo anexo 6.3).
 Profesional de Gestión Administrativa y Talento
Humano:
Gastos de personal (sueldos, aportes y prestaciones),
funcionarios
supernumerarios,
actividades
de
bienestar social, salud ocupacional, dotaciones,
capacitación y las demás que puedan causarse.
Pólizas de seguros, necesidades de aseo y cafetería,
mantenimiento de sedes y equipos, útiles y papelería,
papelería impresa y tarjetas a nivel nacional (ver
modelo anexos 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.9, 6.10 y 6.17).
 Profesional de Gestión de Presupuesto:
Arrendamientos, gastos de administración, bodegaje,
servicios públicos, impresos, suscripciones y
publicaciones en oficina Nacional; adecuaciones,
viáticos y gastos de viaje, y equipos de oficina a nivel
nacional. Presupuesto consolidado de gastos.
(Ver modelo anexos 6.3 y 6.12).
- Analizar y depurar con el Profesional de Gestión de
Compras o de contratación.
 Profesional de Gestión de Calidad:
Necesidades para la realización de las actividades de
auditoría y asesorías de calidad (ver modelo anexo
6.16).
 Profesional de Gestión de Sistemas:
Actualización y adquisición de software y hardware,
programas especiales y asesorías en sistemas.
(ver modelo anexo 6.14)
3
Asesorar en el proceso - Asesora y acompaña a los responsables en caso de que
de programación
se lo requieran.
4
Proyectar ingresos
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
- Calcula los Ingresos Corrientes
(no tributarios) de Director General y
acuerdo con el modelo económico matrículas ingenieros, Profesional
de
profesionales afines, técnicos, maestros de obra, y Gestión
de
259
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
permisos temporales y así mismo el cálculo del valor de Presupuesto
los ingresos de recursos de capital (intereses por depósito
en cuenta).
- El modelo económico considera variables como: la
inflación histórica y proyectada, la cantidad de trámites
históricos registrados por el COPNIA, el valor de los
trámites históricos y proyectados e inversiones.
(ver modelo anexo 6.2)
5
6
Consolidar borrador del - Revisa y ajusta la información recibida, si es necesario,
anteproyecto de
pide aclaraciones e información adicional a los
presupuesto
responsables de cada área.
- Consolida la información y prepara el documento borrador
del anteproyecto de presupuesto, incluyendo:
 Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos GP-fr01 (ver modelo anexo 6.1)
 Presupuesto de ingresos: Matrículas ingenieros,
afines, técnicos y maestros, permisos temporales e
ingresos financieros en el formato “Consolidado de
ingresos” (Ver modelo anexo 6.2)
 Presupuesto consolidado de gastos: Gastos de
funcionamiento, gastos de personal, gastos generales,
transferencias corrientes, gastos inversión, entres
otros (Ver modelo anexo 6.3).
 Soportes y detalles de gastos de personal, seguros,
impuestos, adquisición de bienes y servicios; gastos
de inversión, programación (ver modelo Anexos 6.4 al
6.15 y 6.16).
 Anexos de la información fuente para el cálculo del
presupuesto.
 Disposiciones generales (normas que rigen la
elaboración del presupuesto durante la respectiva
vigencia, indicadores económicos, proyecciones, IPC
(inflación), planes estratégicos y planes de acción.
Revisar
y
aclarar - Revisa y analiza con el Profesional de Gestión de
anteproyecto
de
Presupuesto el anteproyecto. Si es necesario pide
presupuesto
aclaraciones a los responsables de generar la información
presupuestal
- Recomienda ajustes al anteproyecto.
Profesional
Gestión
Presupuesto
Subdirectora
Administrativa
Financiera
7
Ajustar
y
elaborar - Efectúa los ajustes solicitados de
acuerdo a las Profesional
documento definitivo
observaciones presentadas.
Gestión
- Emite el documento definitivo del anteproyecto de Presupuesto
presupuesto.
8
Presentar anteproyecto - Presenta el anteproyecto de presupuesto al Director Subdirectora
de presupuesto
General para su revisión y Vo. Bo.
Administrativa y
Financiera
9
Presentar al Consejo
10
Revisar anteproyecto
de presupuesto
de
de
y
de
de
Presenta el proyecto de presupuesto a la Junta Nacional Director General
de Consejeros para su aprobación
- Revisa el anteproyecto de presupuesto, solicita ajustes si Junta Nacional de
es necesario, aprueba y autoriza al Presidente a firmar la Consejeros
del
Resolución correspondiente con los ajustes que se
260
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
soliciten, si es del caso.
11
12
13
14
15
Realizar
ajustes
y - Efectúa los ajustes solicitados de acuerdo a lo requerido
elaborar el proyecto de
por el Consejo Nacional del COPNIA.
presupuesto.
- Emite el documento definitivo del presupuesto (proyecto
de presupuesto de la vigencia correspondiente).
- Emite proyecto de resolución de aprobación de
presupuesto con vigencia del 1 de enero a 31 de
diciembre del año aprobado y con el PAC anual
correspondiente.
Revisar Proyecto de - Revisa que los cambios requeridos por el Consejo
Presupuesto
y
Nacional del COPNIA se hayan incluido en el informe final
documentos
de
e inicializa el presupuesto aprobado.
aprobación
- Revisa proyecto de resolución de aprobación de
presupuesto y PAC anual correspondiente.
- Envía documentos para firma del Presidente del COPNIA
Suscribir Resolución
- Firma Resolución de aprobación y liquidación del
presupuesto.
Reportar
el - Ingresa información del presupuesto aprobado al
presupuesto
programa SIPRES (Sistema Integrado de Presupuesto).
Genera el documento anexo a la Resolución de
aprobación del Presupuesto.
Responsable
COPNIA
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Director General
Presidente
Profesional
Gestión
Presupuesto
Fin del procedimiento
6. ANEXOS (MODELOS)
6.1
Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos GP-fr-01
6.2
Presupuesto de Ingresos - GP-fr-02
6.3
Presupuesto Consolidado de Gastos -GP-fr-03
6.4
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Gastos de Personal – vigencia siguiente-GPfr-04
6.5
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento -Gastos de Capacitación y Bienestar - GP-fr-05
6.6
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento-Gastos de Personal-vigencia siguienteServicios Personales Indirectos – Personal Supernumerario -GP-fr-06
6.7
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento –Gastos Generales – vigencia siguiente Adquisición de Servicios- Base para seguros GP-fr-07
6.7 A. Presupuesto de Gastos de Funcionamiento –Gastos Generales – vigencia siguiente Adquisición de Servicios -Cálculo Pólizas-GP-fr-08.
6.8
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento –Gastos Generales – vigencia siguiente Impuestos Tasas y Multas - Impuesto Predial GP-fr-09.
6.9
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Gastos Generales – vigencia siguiente Adquisición de Bienes y Servicios – Materiales y Suministros, impresos, suscripciones y
publicaciones-GP-fr-10.
6.10
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Gastos Generales – vigencia siguiente Adquisición de Bienes-Dotación de Personal -GP-fr-11
6.11
Presupuesto de Gastos de Inversión - Gastos Generales – vigencia siguiente - Edificios
Públicos – vigencia siguiente - Adquisición de Sedes -GP-fr-12
6.12
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión – vigencia siguiente -Dotación de
Sedes -GP-fr-13
6.13
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Gastos Generales - Vigencia Siguiente Adquisición de Servicios - Necesidades del Programa de Salud Ocupacional - GP-fr-14
6.14
Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión - vigencia siguiente Presupuesto de
Gastos de Intangibles - GP-fr-15
261
de
de
ANEXO 10
6.15 Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Programa de Calidad –GP-fr-25
6.16 Presupuesto de Gastos de Funcionamiento - Plan de Capacitación - GH-fr-07
262
ANEXO 10
22. GP-pr-02 EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO
PRESUPUESTAL, REGISTRO Y OBLIGACIÓN.
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento documenta las actividades aplicables a la ejecución del presupuesto del
COPNIA que implica el desarrollo del objeto de la apropiación aprobada en cada vigencia fiscal,
con el fin de llevar un registro de los gastos de funcionamiento e inversión de la Entidad. Considera
la afectación de la apropiación presupuestal, la generación de los compromisos presupuéstales y el
trámite de la obligación presupuestal.
2.
NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Decreto *
111
Resolución
*
036
Titulo
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Por la cual se determinan algunas normas y
procedimientos sobre registros presupuestales,
suministro de información y su sistematización del
Presupuesto General de la Nacional.
Fecha
Octubre 9
de 2003
Enero 15
de 1996
Mayo 7 de
1998
* Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
3. DEFINICIONES
3.1 APROPIACIÓN
Es la autorización máxima del cupo de gasto que la junta Nacional de Consejeros, aprueba para
ser afectada preliminarmente y en definitiva ser comprometida durante la vigencia fiscal
respectiva, con el propósito de que la entidad desarrolle sus funciones. Después del 31 de
Diciembre de cada año, estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán
comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
3.2
APROPIACIÓN SIN SITUACIÓN DE FONDOS
Una apropiación sin situación de fondos, implica que no requiere para su ejecución desembolsos
directos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Esto puede suceder principalmente porque la entidad ejecutora recauda directamente los recursos.
3.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)
Es un documento de gestión financiera y presupuestal expedido previamente a cualquier acto
administrativo que involucre el presupuesto de la entidad, que permite dar certeza sobre la
existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso
afectando provisionalmente la apropiación existente.
Este documento tendrá una vigencia equivalente al término del proceso de asunción del
respectivo compromiso.
3.4. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (RP)
Es un documento de gestión financiera y presupuestal por medio del cual se garantiza que se han
comprometido los recursos, previamente afectados con el Certificado de Disponibilidad
263
ANEXO 10
presupuestal, una vez haya sido suscrito el acto administrativo que lo soporta, generando la
imputación presupuestal y afectando de manera definitiva la apropiación existente.
Los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el
registro se debe indicar claramente el valor y el plazo que haya lugar. Esta operación constituye un
requisito de ejecución de los actos administrativos.
3.5 COMPROMISO
Es el acto realizado por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de
comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren
en proceso de llevar a cabo el objeto establecido en el mismo. Dicho acto desarrollará el objeto de
la apropiación presupuestal.
3.6 OBLIGACIÓN
Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor
equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago.
3.7 OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL (OP)
Es un documento de gestión financiera y presupuestal, por medio del cual se autoriza el pago de
una obligación y afecta el Registro Presupuestal correspondiente a un compromiso con un tercero.
Se expide posterior a la ejecución del servicio y/o entrega del producto a entera satisfacción,
estableciendo el plazo máximo en el que debe atenderse su pago.
3.8 PAGO
Corresponde al monto o valor a pagar previa autorización impartida por el ordenador del gasto a
través de la obligación presupuestal que lo origina. El registro se realiza en el SIPRES.
4.
CONDICIONES GENERALES
4.1 Los documentos de gestión financiera generados en aplicación de éste procedimiento serán
producto de la operación realizada a través del Sistema Integrado de Presupuesto (SIPRES) y por
lo tanto los registros generados en la creación de los mismos alimentaran la base de datos del
sistema y facilitará el desarrollo de la contabilidad presupuestal de la entidad expresada en sus
libros.
4.2 La información registrada en cada uno de los documentos de gestión financiera se realizará
de conformidad con los conceptos del clasificador presupuestal contenido en los parámetros de la
Categoría Presupuestal de la plataforma CHIP.
4.3 No se podrán adquirir compromisos, ni dictar actos con cargo al presupuesto sin estar
soportados previamente con un Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente expedido
por el responsable de presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones.
4.4
La expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuyo propósito sea la
adquisición de un bien o la prestación de un servicio adquirido a través de un proceso de
contratación contendrá los Estudios Previos respectivos, y provendrá de una solicitud del área de
Gestión de Contratación.
4.5 Para atender compromisos con cargo al presupuesto, se debe contar con el Registro
Presupuestal de Compromiso correspondiente, en el que se indicará claramente el valor y el plazo
de las prestaciones a que haya lugar.
4.6
Si durante el proceso contractual, se observa que se requieren mayores recursos, se
expedirá un nuevo Certificado de Disponibilidad que aumente la cuantía inicialmente certificada.
Igualmente ocurre cuando se tramite una adición al acto legal inicial.
4.7
Con cargo a las apropiaciones de cada rubros presupuestal que sean afectadas con los
compromisos iniciales, se atenderán las obligaciones derivadas de estos, tales como los costos
imprevistos, ajustes y revisión de valores e intereses moratorios, entre otros.
264
ANEXO 10
4.8 Para proveer empleos vacantes considerados en la planta de personal aprobada y de personal
supernumerario se requiere el Certificado de Disponibilidad Presupuestal por la vigencia fiscal
correspondiente, con el que el responsable de presupuesto garantizará la existencia de los
recursos por todo concepto en la cuenta de Gastos de Personal.
4.9 Para expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuyo propósito sea la
aprobación de viáticos, gastos de viaje y movilización será necesario solicitud por parte del área de
Gestión de Talento Humano.
4.10 La expedición del Certificado de Disponibilidad para el pago de la nómina de los funcionarios
de planta se realizará previo al trámite de Registro Presupuestal de Compromiso y Obligación
Presupuestal, en que se realice el trámite respectivo, en algunos casos podrá ser global y cubrir la
vigencia en su totalidad.
4.11 La confirmación del respaldo presupuestal que garantiza el compromiso de la entidad con el
proveedor de un bien o prestador de servicio, se efectuará con la expedición del Registro
Presupuestal por parte del responsable de presupuesto, previa generación de un acto
administrativo o contrato suscrito por el Ordenador del Gasto.
4.12. La Obligación de Pago se tramitará una vez exista la confirmación de la entrega de los bienes
o la prestación del servicio por parte del Supervisor del Contrato, previa presentación de la factura
o cuanta de cobro. La Obligación será expedida por el responsable de presupuesto y aprobada por
el Ordenador del Gasto.
4.13 Para el trámite de pago de de los servicios públicos, impuestos y cuotas de administración y
reembolso de cajas menores se expedirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el
Registro Presupuestal y la Obligación Presupuestal, tomando como base las cuentas de cobro,
facturas, cuadros de reembolso, comprobantes o formatos de de cobro radicados en el COPNIA.
Como no se suscribe contrato o acto administrativo para estos casos, se considerará la Obligación
Presupuestal como el documento único que aprobará la ordenación del gasto suscrita por el
ordenador.
4.14 Los registros generados con la aplicación de este procedimiento se archivan de acuerdo a lo
establecido en las Tablas de Retención Documental.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Solicitud de
Disponibilidad
Presupuestal
3
Verificar los saldos de
apropiación
4
Recibir la solicitud de  Recibe la solicitud para la expedición del Certificado de Auxiliar Operativo
de
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal a través de un memorando de Presupuesto
Disponibilidad
correo electrónico y/o documentos que establezcan el
Descripción
 Solicitan disponibilidad presupuestal a través de
memorando, correo electrónico o documentos soporte. En
el caso que sea un trámite de gestión presupuestal
directo, no aplica.
- Verifica disponibilidad de la apropiación en el sistema de
presupuestos SIPRES (Presupuesto y plan de compras) y
asigna al auxiliar operativo de presupuesto.
Nota: En el caso de no contar con apropiación suficiente
presupuestal se sigue lo descrito en el procedimiento
Modificación presupuestal GP-pr-03.
Responsable
Profesionales
Gestión
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
265
ANEXO 10
No.
5
Nombre de la
actividad
Presupuestal
Descripción
Responsable
objeto, el destino y el valor del gasto requerido por parte
del área de gestión en el caso de que la contratación sea
a través de proceso de selección.
 Recibe la solicitud de disponibilidad a través del formato
de caja menor para los reembolsos a aperturas de caja
menor, facturas o comprobantes para el trámite de pago
de impuestos, servicios públicos, servicios de
administración y servicio de correspondencia y
verbalmente por el Profesional de Gestión de
Presupuesto para soportar saldos de apropiación en
modificaciones presupuestales.
Registrar el movimiento - Ingresa la información requerida por el Sistema de Auxiliar Operativo
en SIPRES y expedir el
Información Presupuestal (SIPRES) para que genere el de Presupuesto
Certificado
de
documento
CDP
(Certificado
de
disponibilidad
Disponibilidad
presupuestal), asigne consecutivo y actualice saldos en el
Presupuestal
sistema, ver anexo 6.2.
- Registra:
fecha,
dependencia,
vigencia,
rubro
presupuestal, documentos soporte (cuando existe y
aplica), valor y objeto.
- Imprime
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(CDP).
6
Firmar el Certificado de - Verifica información contenida en el CDP y documentos
Disponibilidad
soporte.
Presupuestal
- Firma el CDP
7
Ajustar
el
apropiado
8
Informar
solicitante.
9
Fin del procedimiento
al
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
valor  A partir del seguimiento a la ejecución presupuestal, Auxiliar Operativo
según lo descrito en el procedimiento GP-pr-04 de Presupuesto
“Seguimiento y control a la ejecución presupuestal” y con
base en los CDP generados, los saldos no
comprometidos (sin registro presupuestal) se incorporan
al presupuesto a través de una liberación expidiendo un
CDP, que debe estar avalado por el profesional de
Gestión de Presupuesto.
área  Informa al área solicitante.
Profesional
de
Gestión
de
Presupuesto
5.2 Expedición Registro Presupuestal de Compromiso (RP)
No.
Nombre de la
actividad
1
2
Inicio del Procedimiento
Recibir documentos
3
Revisar documentos y
Descripción
Responsable
 Recibe los documentos que
requieren Registro Profesional de
de
Presupuestal: Resoluciones, contratos, facturas, nominas, Gestión
Presupuesto
comprobantes, formatos de caja menor.
 Revisar que los documentos que requieran de Registro Auxiliar
266
ANEXO 10
No.
4
5
6
Nombre de la
actividad
disponibilidad
presupuestal
registro
de
7
Responsable
Presupuestal, estén soportados por un Certificado de Operativo
de
Disponibilidad Presupuestal y que correspondan al objeto y Presupuesto
a la cuenta del gasto del mismo.
Profesional de
Gestión
de
Presupuesto
Ingresar el movimiento - Ingresa la información requerida
por el sistema de
y expedir el Registro
Información Presupuestal (SIPRES) para generar el
Presupuestal
documento RP (Registro Presupuestal de Compromiso) y
asigne consecutivo, ver anexo 6.3.
- Registra: fecha, dependencia, vigencia, a favor de.., NIT,
número de CDP, valor, documento soporte, plazo de
ejecución.
- Imprime Registro Presupuestal de Compromiso (RP).
Firmar
el
Registro - Verifica información contenida en el RP vs. CDP y
Presupuestal
de
documentos soporte.
Compromiso
- Firma el RP
Ajustar
el
presupuestal
compromiso.
8
Descripción
Auxiliar
Operativo
de
Presupuesto
Profesional de
Gestión
de
Presupuesto
 A partir del seguimiento a la ejecución presupuestal, según lo
escrito en el procedimiento GP-pr-04 “Seguimiento y control
a la ejecución presupuestal”, cuando un pago a realizar es
menor al registro, por ajustes en la ejecución de la prestación
del servicio o el suministro de bienes, se debe generar un
Registro Presupuestal de Compromiso negativo que ajuste el
RP correspondiente al valor real o comprometido y afecte el
presupuesto. El cual debe ser firmado por el Profesional de
Gestión de Presupuesto.
 Realiza liberación de saldos presupuestales al CDP que
soporta al Registro Presupuestal.
 Informar al área solicitante.
Fin del procedimiento
5.3 Expedición de La Obligación Presupuestal (OP)
No.
Nombre de la
actividad
1
2
Inicio del Procedimiento
Recibir documentos
3
Verificar radicación
Descripción
Responsable
 Recibe documentos que dan soporte para la generación de
Obligación Presupuestal: Resoluciones (Viáticos, que
amparan sentencias), sentencias, nóminas, comprobantes
de pago, cuentas de cobro, formatos de caja menor, facturas
(pago de contratos, servicios públicos, administraciones).
 Comprueba que las facturas, comprobantes de pago, y
cuentas de cobro estén registrados en el sistema de
administración de documentos y procesos. Asigna el trámite
al Auxiliar operativo de presupuesto para la expedición de la
obligación.
 Comprueba que las nóminas y resoluciones que no
requieren registro en el sistema de administración de
documentos y procesos correspondan al gasto que se va a
Profesional de
Gestión
de
Presupuesto
Profesional de
Gestión
de
Presupuesto
267
ANEXO 10
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
realizar. Las entrega al Auxiliar operativo de presupuesto
para la expedición de la obligación.
4
5
6
7
Revisar documentos y
Registro
de
Compromiso
Presupuestal
 Revisa que los documentos que van para trámite de
obligación presupuestal, estén debidamente soportados por
un Registro de Compromiso Presupuestal, que correspondan
al objeto y a la cuenta del gasto del mismo y que en los
casos que exista un contrato contenga el formato de
supervisión (Solo contratos provenientes de un proceso de
selección).
Ingresar el movimiento - Ingresa la información solicitada por el sistema SIPRES para
y expedir la Obligación
que genere la Obligación Presupuestal (OP) y asigna
Presupuestal
consecutivo.
- Registra: fecha, vigencia, a favor de, número registro
presupuestal, valor, tipo de documento soporte, plazo y valor
cancelado en.
- Imprime genere la Obligación Presupuestal, ver anexo 6.4.
- Imprime Obligación Presupuestal (OP)
Auxiliar
Operativo
de
Presupuesto
Firmar la Obligación  Verifica información contenida en la OP vs. RP y
Presupuestal
documentos soporte.
 Firma la OP.
Enviar al proceso de  Remite la OP con soportes a contabilidad para su causación
causación
Profesional de
Gestión
de
Presupuesto
Auxiliar
Operativo
de
Presupuesto
Auxiliar
operativo de
presupuesto
8
Aprobar
Obligación - Firma como ordenador del gasto aprobando el trámite de la Director
Presupuestal
General
OP.
9
Registrar trámite
10
Tramitar para pago
11
12
 Finaliza la etapa en el sistema de administración de Auxiliar
operativo
de
documentos y procesos.
presupuesto
- Envía a Tesorería la Obligación de Pago con los respectivos Auxiliar
soportes para el trámite de pago (Procedimiento pagos a operativo
de
tercero cb-pr-02)
presupuesto
Ajustar el registro de - Realiza ajuste en el SIPRES a través de otra Obligación Auxiliar
Obligación
Presupuestal, cuando por un acto administrativo, el operativo
de
Presupuestal.
Ordenador del Gasto, ordena que se ajuste el valor a pagar. presupuesto
- Como existe acto administrativo, el documento de ajuste no
requiere sino simplemente la firma del Profesional de
Gestión de Presupuesto.
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (GP-fr-18)
6.2 Registro Presupuestal de Compromiso (GP-fr-19)
6.3 Obligación Presupuestal (GP-fr-20)
268
ANEXO 10
23. GP-pr-03 MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento documenta las actividades definidas por el COPNIA para realizar las
modificaciones al presupuesto aprobado para la vigencia, ya sean traslados, adiciones o
reducciones, cuando los recursos sean insuficientes para adquirir los compromisos necesarios ,
para el funcionamiento normal de la entidad o cuando los recursos asignados a la vigencia
exceden los requeridos en la misma.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
* Decreto
111
*
Resolución
036
Titulo
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Por la cual se determinan algunas normas y
procedimientos sobre registros presupuestales,
suministro de información y su sistematización del
Presupuesto General de la Nacional.
Fecha
Octubre 9
de 2003
Enero 15
de 1996
Mayo 7 de
1998
Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
6.
DEFINICIONES
6.1. APROPIACIÓN
Es la autorización máxima del cupo de gasto que la junta Nacional de Consejeros aprueba, para
ser afectada preliminarmente, y en definitiva ser comprometida durante la vigencia fiscal
respectiva, con el propósito de que la entidad desarrolle sus funciones. Después del 31 de
Diciembre de cada año, estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán
comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
6.2.
ADICION PRESUPUESTAL
Es la incorporación al presupuesto de recursos, con el fin de aumentar la apropiación global para
atender gastos no programados inicialmente, y que son requeridos para un mejor funcionamiento
de la entidad, los cuales deben estar respaldados con los ingresos de la vigencia o con excedentes
financieros de vigencias anteriores.
6.3.
REDUCCION PRESUPUESTAL
Disminución de apropiación cuando se estime que los recaudos del año son inferiores al total de
las obligaciones o por situaciones de fuerza mayor del entorno económico que no permitan la
ejecución de los gastos programados.
6.4.
TRASLADO PRESUPUESTAL
Modificación al presupuesto que se hace indispensable para orientar los recursos disponibles con
destino a algunas cuentas y rubros del presupuesto de la entidad, aumentando la cuantía de
algunas apropiaciones inicialmente autorizadas y que requieren mayores recursos y disminuyendo
el valor de otras cuentas y rubros del presupuesto que tienen saldo de apropiación disponible, sin
269
ANEXO 10
que dichos movimientos alteren la apropiación global inicial; dicha modificación afecta la
apropiación por rubros
6.5.
CUENTA CONTRACREDITO
Es la cuenta y rubro de origen de los recursos que tienen saldo de apropiación disponible, para ser
trasladados a otras cuentas y rubros del presupuesto, que lo requieran
6.6.
CUENTA CRÉDITO
Es la cuenta y rubro de destino de los recursos que requieren apropiación para el cumplimiento de
los objetivos propuestos.
4. CONDICIONES GENERALES
6.26
A partir del resultado de la ejecución presupuestal, y del establecimiento de necesidades
de recursos en algunas cuentas y rubros del presupuesto aprobado para la vigencia, en
atención al desarrollo de las funciones de la entidad y al cumplimiento de los objetivos, surge la
necesidad de realizar las respectivas modificaciones presupuestales.
6.27
Los proyectos de modificaciones presupuestales con las consideraciones respectivas
deben ser aprobadas por la Junta Nacional de Consejeros en quienes autorizan al Presidente
del COPNIA a firmar el acto administrativo correspondiente.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Traslado presupuestal
No.
1
2
3
4
Nombre de la actividad
Descripción
Inicio del Procedimiento
Determinar necesidad
- A partir de la aplicación del procedimiento CP-pr-04
de realizar un traslado
“Seguimiento y control a la ejecución presupuestal”,
analiza cada uno de los rubros del presupuesto.
- Determina faltantes y sobrantes en los rubros del
presupuesto
- Identifica necesidad de realizar un traslado presupuestal
- Genera Certificado de disponibilidad presupuestal, según
el procedimiento, CP-pr-02 “Generación de certificados de
disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y orden
de pago”, certificando que existe la disponibilidad de
recursos en el rubro que se va a contracreditar.
- Elabora proyecto de resolución para solicitar la
aprobación del traslado. Dentro del proyecto de
resolución incluye la justificación, valor a trasladar, rubro
presupuestal que se contracredita, rubro presupuestal
que se acredita, grupo al que pertenecen los rubros
involucrados y unidad ejecutora.
Revisar solicitud de
- Verifica solicitud del traslado, justificación, valor a
traslado
trasladar, rubro presupuestal que se contracredita, rubro
presupuestal que acredita.
- Revisa proyecto de resolución.
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA
traslado
la solicitud de traslado presupuestal para su aprobación.
Responsable
Profesional
Gestión
Presupuesto
Subdirectora
Administrativa
Financiera
Director General
270
de
de
y
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
5
Revisar y aprobar el traslado
6
Firmar Resolución
7
8
Descripción
Responsable
Revisan la conveniencia de la solicitud del traslado Junta Nacional de
presupuestal y aprueban.
Consejeros
del
COPNIA
- Firma Resolución del traslado presupuestal aprobado por
el Consejo.
Registrar el movimiento - Genera Certificado de disponibilidad presupuestal, de
incorporación al presupuesto, según el procedimiento,
CP-pr-02 “Generación de certificados de disponibilidad
presupuestal, registro presupuestal y orden de pago”.
- Ingresa en el sistema SIPRES y realiza el traslado de
recursos, según información de la Resolución de
aprobación del traslado, acreditando la cuenta a
adicionar, contracreditando la cuenta de donde salen los
recursos y modificando la apropiación.
Fin del procedimiento
Presidente
COPNIA
del
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
5.2 Adición presupuestal
No.
Nombre de la actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Identificar la necesidad - Detecta necesidades prioritarias para el funcionamiento
de realizar una adición
de la entidad, que involucren recursos económicos no
considerados inicialmente en el presupuesto o
considerados pero que requieren un incremento en los
valores inicialmente presupuestados.
- Verifica la disponibilidad de recursos adicionales en la
proyección de ingresos vs. la apropiación vigente.
- Verifica que los ingresos adicionales soporten la solicitud
de la adición presupuestal.
- Elabora proyecto de resolución para solicitar la
aprobación de adición presupuestal. Dentro del proyecto
de resolución incluye la justificación, cantidad a adicionar
rubro presupuestal que se adiciona, grupo al cual
pertenece y la respectiva unidad ejecutora.
Solicitar
concepto - Solicita al área jurídica su concepto sobre el cumplimiento
jurídico
de requisitos legales aplicables a la solicitud de adición de
presupuesto a presentar.
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Revisar
adición
Subdirectora
Administrativa
Financiera
3
4
5
solicitud
Descripción
de - Revisa solicitud de la adición, justificación, valor a
adicionar y el rubro presupuestal que se adiciona.
- Revisa proyecto de resolución.
Responsable
y
6
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA Director General
adición
la solicitud de adición presupuestal para su aprobación.
Revisar
y
aprobar - Revisan conveniencia de la solicitud de adición Junta Nacional de
adición
presupuestal y aprueban.
Consejeros
del
COPNIA
7
Confirmar adición
- Firma resolución de adición presupuestal.
Presidente
COPNIA
del
8
Registrar el movimiento
- Aplica en el programa SIPRES el aumento de los Profesional
de
271
ANEXO 10
No.
Nombre de la actividad
en SIPRE
9
Descripción
Responsable
recursos en
rubro donde fue aprobado, según Gestión
información de la resolución de adición presupuestal.
Presupuesto
de
Fin del procedimiento
5.3 Reducción presupuestal
No.
Nombre de la actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Identificar necesidad de - Detecta los recursos no necesarios, que pueden ser
realizar una reducción
reducidos en el presupuesto.
- Elabora proyecto de Resolución para solicitar la
aprobación de reducción presupuestal. Dentro del
proyecto de resolución incluye la justificación, valor a
reducir, rubro presupuestal que se reduce, grupo al cual
pertenece y la respectiva unidad ejecutora.
Revisar solicitud de - Revisa solicitud de la reducción presupuestal,
reducción.
justificación, valor a reducir, rubro presupuestal que se
reduce.
- Revisa que los documentos soporte cumplan con las
normas fiscales y administrativas vigentes para este tipo
de actos administrativos
- Revisa proyecto de resolución.
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA
reducción
la solicitud de reducción presupuestal para su aprobación.
3
4
Descripción
Responsable
Profesional
Gestión
Presupuesto
Subdirectora
Administrativa
Financiera
de
de
y
Director General
5
Revisar
y
reducción
aprobar - Revisan conveniencia de la solicitud de reducción Junta Nacional de
presupuestal y aprueban.
Consejeros
del
COPNIA
6
Confirmar la reducción - Firma resolución de reducción presupuestal.
7
Registrar el movimiento - Realiza en el programa SIPRES la reducción de los Profesional
en SIPRES
recursos en el rubro donde fue aprobado, según Gestión
información de la Resolución de reducción presupuestal. Presupuesto
8
Fin del procedimiento
Presidente
COPNIA
6. ANEXOS
6.1 Modelo de Resolución de Traslado Presupuestal
272
de
de
ANEXO 10
24. GP-pr-04 SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento documenta las actividades que se realizan en el COPNIA para controlar la
ejecución del presupuesto de gastos y de ingresos aprobado para la vigencia. Inicia con la
generación de informes periódicos incluyendo, cuando se requiera su análisis respectivo, y cuando
apliquen, las modificaciones al presupuesto.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
Decreto
111
Resolución 036
Titulo
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
(Este Ley se toma como referencia)
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de
1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto
Orgánico del Presupuesto.
(Este Decreto se toma como referencia)
Por la cual se determinan algunas normas y
procedimientos
sobre
registros
presupuestales,
suministro de información y su sistematización del
Presupuesto General de la Nacional.
Fecha
Octubre
2003
Enero
1996
9
de
15
de
Mayo 7 de 1998
(Esta Resolución se toma como referencia)
Resolución 5544
orgánica
Reglamenta la rendición de cuentas, su revisión y se 17 de diciembre
definen las pautas para unificar y centralizar los flujos de de 2003.
información requeridos para la elaboración de las
cuentas y estadísticas fiscales del Estado.
Resolución 5993
Modifica el Título VIII de la Resolución Orgánica número 17
de
orgánica
5544 del 17 de diciembre de 2003; y los artículos 2o, 3o, septiembre
de
4o, 5o, 7o y 8o de la Resolución Orgánica número 5799 2008
del 15 de diciembre de 2006.
Decreto
4970
Por el cual se liquida el Presupuesto General de la 30 de diciembre
Nación para la vigencia fiscal del 2012, se detallan las de 2011.
apropiaciones y se definen los gastos.
Resolución 6224
Modifica el artículo 64 de de la Resolución Orgánica 4 de noviembre
orgánica
5544 del 17 de diciembre 2003, modificado por el de 2010.
artículo 2º de la Resolución Orgánica número 5393 del
17 de septiembre de 2008 en materia de definiciones,
procedimientos para la afectación, el registro
presupuestal y estructuración de libros de Contabilidad
Presupuestal.
Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
3. DEFINICIONES
3.1 EJECUCION PRESUPUESTAL
273
ANEXO 10
Es la información relacionada con el avance logrado en el desarrollo de actividades, programas u
obras, contempladas en el presupuesto aprobado para la vigencia, tal y como se había planeado,
en procura de lograr el cumplimiento de la misión y el alcance de la visión institucional del COPNIA.
3.2 SIPRES
Sistema Integrado de Presupuesto. Es un aplicativo desarrollado por el COPNIA para llevar el
control de la ejecución presupuestal.
3.3 APROPIACIÓN
Es la autorización máxima del cupo de gasto que la junta Nacional de Consejeros, aprueba para
ser afectada preliminarmente y en definitiva ser comprometida durante la vigencia fiscal respectiva
con el propósito de que la entidad desarrolle sus funciones. Después del 31 de Diciembre de cada
año, estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse,
transferirse ni contracreditarse.
3.4 APROPIACIÓN INICIAL
Monto máximo inicial autorizado para adquirir compromisos con un objetivo determinado durante la
vigencia fiscal.
3.5 APROPIACIÓN DEFINITIVA
Monto máximo autorizado para asumir compromisos, con el que termina la vigencia fiscal
respectiva, posterior a las modificaciones que se presenten durante la misma.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 El análisis de los reportes e informes de ejecución presupuestal debe ser realizado sobre los
valores acumulados.
4.2 El Informe de Apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos, debe reflejar la apropiación
vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los certificados de disponibilidad
expedidos, los compromisos contraídos, los certificados de disponibilidad pendientes de
comprometer; el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar; el
total de pagos realizados y las obligaciones por pagar.
4.3 El informe de ejecución mensual se debe generar dentro del mes siguiente al periodo a
reportar.
4.4 La cifra final de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, en cada periodo informado,
debe ser menor o igual a la apropiación definitiva.
4.5 La cifra final de los Registros Presupuestales, en cada periodo informado, debe ser menor o
igual a la cifra de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal en el mismo periodo.
4.6 La cifra final de las Obligaciones Presupuestales, en cada periodo informado, debe ser menor
o igual a la cifra de los Registros Presupuestales de Compromiso en el mismo periodo.
4.7 Al final de la vigencia fiscal, la cifra los Registros Presupuestales de Compromiso deben ser
iguales a la cifra de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal emitidos.
4.8 EL informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos, refleja el resultado de a la gestión de los
ingresos recibidos por la entidad, con relación a lo programado para la vigencia, lo recaudado
por concepto de Ingresos Corrientes (Tasas y Recursos de Capital).
274
ANEXO 10
4.9 La importancia en el desarrollo de la ejecución del presupuesto, está relacionado con el hecho
de que la entidad logre realizar aquellas actividades que le permitan cumplir con su misión
institucional en favor de la ciudadanía. El no ejecutar el presupuesto en su totalidad no
significa el éxito sino no está enfocada bajo esta premisa.
4.10 Los registros generados con la aplicación de este procedimiento se archivan de acuerdo a lo
establecido en la Tabla de Retención Documental.
4.11 Se deben reportar al Consolidador de Hacienda e Información Pública (Chip) el resultado de
la ejecución presupuestal acumulada en periodos trimestrales dentro de los 15 días hábiles
siguientes a la terminación del periodo a reportar y a más tardar el 15 de febrero de la
vigencia siguiente, la información correspondiente al último trimestre del año.
4.12 Los informes especiales o adicionales que se requieran por la Subdirección Administrativa y
Financiera, Dirección General o entes de control, se realizaran con base en los datos tomados
de los informes de ejecución generados por este procedimiento.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
No.
1
2
3
4
5
6
Nombre de la
actividad
Inicio del Procedimiento
Descripción
Generar
mensuales
Responsable
reportes - Genera mensualmente del SIPRES los reportes del
Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registros
presupuestales, Obligaciones Presupuestales, emitidos en
el periodo anterior.
Verificar los listados del - Compara que los documentos físicos de los Certificados de
SIPRES
Disponibilidad Presupuestal, Registros Presupuestales y
Obligaciones Presupuestales, correspondan en cantidad e
información al listado del SIPRES.
Generar informe
- Alimenta y genera el “Informe de ejecución presupuestal”
GP-fr-21 (ver modelo anexo 6.1)
Auxiliar Operativo
de Presupuesto
Profesional
Gestión de P.
de
Analizar información
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
- En el “Informe de ejecución presupuestal” GP-fr-21 (ver
modelo anexo 6.1) verifica:
 La proporción de la apropiación afectada por los
certificados de disponibilidad presupuestal en el mes
reportado, así como el valor acumulado.
 La ejecución de compromisos realmente realizados en el
mes reportado, así como el valor, acumulado.
 El promedio de obligaciones presupuestales y de pagos
realizados en el mes reportado, así como el valor
acumulado de los mismos.
 Compromisos pendientes por pagar.
 Saldos disponibles de apropiación.
 Identifica necesidades de modificaciones y ajustes
presupuestales.
 Cumplimiento del programa de compras.
 Identifica necesidades de modificaciones presupuestales.
- Firma el “Informe de ejecución presupuestal” GP-fr-21 (ver
anexo 6.1)
Presentar
informe - Presenta a la Subdirectora Administrativa y Financiera , el
sobre
ejecución
“Informe de ejecución presupuestal” GP-fr-21 (ver anexo
presupuestal mensual
6.1).
- Comenta y sustenta a la Secretaria General los informes
Auxiliar Operativo
de Presupuesto
275
ANEXO 10
No.
7
8
9
10
11
12
13
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
presentados.
Revisar
ejecución - Verifica la información presentada en el “Informe de Subdirectora
presupuestal mensual
ejecución presupuestal”, comenta con el Profesional de Administrativa
Gestión Presupuestal, solicita aclaraciones si se requieren Financiera
y firma.
Preparar
ingresos.
informe
y
de - Recibe la información del número de trámites, duplicados y
permisos temporales por parte de Sistemas y genera un
reporte previo de ingresos de acuerdo a la estructura
presupuestal (ver anexo 6.4).
Consolidar el informe - Consolida la información de los ingresos con Contabilidad y
de Ingresos
si es necesario realiza un nuevo informe de Consolidación
de Ingresos.
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
Preparar el informe
- Organiza la información generada en los reportes mensual
trimestral para reportar
y genera un reporte trimestral acumulado desde el inicio del
en el CHIP.
año hasta el periodo en que se debe genera el reporte
trimestral, con valores acumulados y con cifras
redondeadas (ver modelo anexo 6.2).
Generar los archivos - Toma la información generada en el reporte trimestral
Planos
acumulado y genera archivos planos e incluye el dato de
ingresos.
Reportar la información - Actualiza la versión del programa del Chip e importa los
en el Chip,
archivos planos. El sistema valida y confirma que el informe
fue aceptado.
Presentar informes de - Presenta y sustenta al Presidente y al Consejo del COPNIA
ejecución presupuestal
informe de ejecución presupuestal o entes de control,
cuando sea requerido.
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
14
Proyectar modificación
15
Modificar
presupuesto
16
Fin del procedimiento
el
Subdirectora
Administrativa
Financiera
y
- Proyecta solicitud de modificación del presupuesto cuando Profesional de
sea necesario el fortalecer el desarrollo de algún objetivo Gestión de
propuesto por la entidad a través de la Dirección General.
Presupuesto
- Aplica según el caso, las actividades definidas en el Profesional
procedimiento de GP-pr-03 “Modificación presupuestal” y Gestión
se incorporan los saldos disponibles del presupuesto (ver Presupuesto
modelo anexo 6.3)
6. ANEXOS
6.1 Informe de ejecución presupuestal de gastos (GP-fr-21)
6.2 Informe de ejecución presupuestal de gastos- Reporte Chip (GP-fr-22)
6.3 Incorporación de saldos disponibles del presupuesto (GP-fr-23)
6.4 Informe de ejecución presupuestal de ingresos (GP-fr-26)
276
de
de
ANEXO 10
25. GP-pr-05 CONSTITUCION Y RESERVA
1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento documenta las actividades que realiza el COPNIA para establecer el valor de
los compromisos adquiridos y que por alguna razón no se ejecutaron dentro de vigencia fiscal en
las que son generados, con el fin de garantizar su ejecución y pago en la vigencia siguiente. Inicia
con el análisis de los compromisos pendientes por pagar una vez finalizada la vigencia fiscal y
concluya con la ejecución de las obligaciones
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
* Decreto
111
*
Resolución
036
Titulo
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio
de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus
profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética
Profesional y se dictan otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Por la cual se determinan algunas normas y
procedimientos sobre registros presupuestales,
suministro de información y su sistematización del
Presupuesto General de la Nacional.
Fecha
Octubre 9
de 2003
Enero 15
de 1996
Mayo 7 de
1998
Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
3. DEFINICIONES
6.7.
CUENTA POR PAGAR
Son aquellos compromisos generados, cuando un bien o servicio se ha recibido a satisfacción
antes del 31 de diciembre de cada vigencia, pero que no se han pagado al contratista o proveedor,
o cuando durante el desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido
pagados en la vigencia.
6.8.
RESERVA PRESUPUESTAL
Compromisos legalmente constituidos, y cuyo objeto no pudo ser cumplido dentro del año fiscal en
que fue asumido o su ejecución exceda la vigencia, el cual se pagará en la vigencia siguiente con
cargo a la Reserva Presupuestal que se constituya. Se precisa que las reservas presupuestales
constituidas, que no se ejecuten durante el año de la vigencia siguiente a su constitución
fenecerán.
4. CONDICIONES GENERALES
6.28
Las cuentas por pagar serán constituidas por el Profesional de Gestión Contable y solo
afectan la vigencia en la cual se constituyen de acuerdo con las Órdenes de Pago provenientes
de presupuesto.
6.29
Es responsabilidad del Auxiliar de Caja debe realizar el pago de las cuentas por pagar,
siempre y cuando. el área de Gestión de Presupuesto, haya generado las Obligaciones
Presupuestales, durante la vigencia anterior.
6.30
La Reserva Presupuestal afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida.
277
ANEXO 10
6.31
La Reserva Presupuestal, será constituida por el Ordenador del Gasto, el Profesional
encargado de compras o contratación y el Profesional de Gestión de Presupuesto.
6.32
La Constitución de la Reserva Presupuestal, involucra la información de los compromisos
adquiridos con cargo al presupuesto aprobado en la vigencia anterior y que su ejecución
termina en la presente vigencia. No se puede constituir como Reserva Presupuestal,
compromiso que no este amparado con un Registro Presupuestal de Compromiso.
6.33 EL informe de Ejecución de Reserva Presupuestal, presenta el estado del trámite de pago de
la Reserva Presupuestal constituida de la vigencia anterior, en donde se detalla el valor
acumulado de las obligaciones aprobadas y de los pagos realizados en la presente vigencia.
6.34
Al final de la vigencia fiscal, la cifra de los pagos realizados de las Reservas
Presupuestales y/o Cuentas por Pagar debe ser igual o menor a la cifra de compromisos
presupuestales aprobados en las mismas.
4.9 Los recursos financieros con que se realizará el pago de los compromisos que han cumplido su
objeto y conforman la Reserva Presupuestal,
automáticamente cuentan con el PAC
aprobado de la vigencia con la que fueron imputados.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Constitución de la Reserva Presupuestal
No. Nombre de la actividad
Descripción
Responsable
1
Inicio del Procedimiento
2
Identificar
necesidad - Revisa a partir de los informes de ejecución presupuestal
para constituir reservas
correspondiente al último periodo de la vigencia,
presupuestales
generados
según
el
procedimientos
CP-pr-05
“Seguimiento y control a la ejecución presupuestal” los
saldos por cada rubro presupuestal, analiza el detalle de
las cuentas por pagar y establece la condición de las
mismas (cuentas por pagar o reserva presupuestal).
Elaborar el informe de - Elabora, revisa y con el Profesional de Gestión de
constitución
de
la
Contratación y firman el informe de “Constitución y
Reserva Presupuestal
ejecución de Reserva Presupuestal“ GP-fr-24 (Anexo 2)
Revisar las Reservas - Presenta a la Subdirectora Administrativa y Financiera el
presupuestales
a
informe de “Constitución y ejecución de Reserva
constituir.
Presupuestal “GP-fr-24 (Anexo 2), y si aplica, documentos
soporte.
- Revisa y comenta con el Profesional de gestión de
compras o de contratación y de presupuesto el informe,
si es necesario de las aclaraciones pertinentes y
recomienda ajustes cuando sea necesario.
Ajustar
y
elaborar - Efectúa los ajustes solicitados de
acuerdo a las
documento definitivo
observaciones presentadas
- Emite el documento definitivo.
3
4
5
6
Aprobar y firmar la - Firman el informe
Reserva Presupuestal
Presupuestal.
de
Constitución
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Reserva Director General
278
ANEXO 10
No. Nombre de la actividad
7
constituida
Informar al Consejo
8
Fin del procedimiento
Descripción
Responsable
- Anualmente se presenta junto con el informe de Ejecución Director General
Presupuestal.
5.2 Ejecución de Reserva Presupuestal
1
Inicio del Procedimiento
2
Recibir documentos
3
Ejecutar la
Presupuestal
4
5
6
7
Recibe documentos que dan soporte para la generación de Profesional
la
Obligación
Presupuestal:
sentencias,
nóminas, Gestión
comprobantes de pago, cuentas de cobro o facturas.
Presupuesto
Reserva - Emite las Obligaciones Presupuestales de los
compromisos establecidos en la Reserva Presupuestal,
periodo y actualiza el informe de “Ejecución de Reservas
Presupuestales “GP-fr-24 (Anexo 1).
Ingresar el movimiento - Ingresa la información solicitada por el sistema SIPRES
y expedir la Obligación
para que genere la Obligación Presupuestal (OP) y
Presupuestal
asigna consecutivo.
- Registra: fecha, vigencia, a favor de, número registro
presupuestal, valor, tipo de documento soporte, plazo y
valor
- Imprime genere la Obligación Presupuestal
- Imprime Obligación Presupuestal (OP)
Firmar la Obligación  Verifica información contenida en la OP vs. RP y
Presupuestal
documentos soporte.
 Firma la OP.
Enviar al proceso de  Remite la OP con soportes a contabilidad para su
causación
causación
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
de
de
Auxiliar operativo
de presupuesto
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Auxiliar operativo
de presupuesto
8
Obligación
Presupuestal
Registrar trámite
- Firma como ordenador del gasto aprobando el trámite de Director General
la OP
de
 Finaliza la etapa en el sistema de administración de Profesional
Gestión
de
documentos y procesos.
Presupuesto
9
Tramitar para pago
10
Generar informe
- Envía a Tesorería la Obligación de Pago con los
respectivos soportes para el trámite de pago
(Procedimiento pagos a tercero cb-pr-02)
- Actualiza el informe de “Constitución y ejecución de
reservas presupuestales “GP-fr-24 (Anexo 1).
11
Controlar la ejecución - Revisa y comenta con el Profesional de gestión de Subdirectora
de
la
Reserva
compras y presupuesto el informe, si es necesario pide Administrativa
Presupuestal
Financiera
aclaraciones, de lo contrario firma
12
Auxiliar operativo
de presupuesto
Profesional
Gestión
Presupuesto
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
6.1 Ejecución de Reservas Presupuestales (GP-fr-24)
6.2 Constitución de Reservas Presupuestales (GP-fr-27)
279
de
de
y
ANEXO 10
26. WEB SERVICE FUNCIONAL GEL-XML IECISA
Servicio Ofrecidos
Consultar Tramite
Permite la consulta del estado de un trámite en el sistema Invesflow
Parámetros de consulta
Nombre
Descripción
Radicado
Numero de radicado con el que se dio
inicio al tramite
Identificación
Interesado
Principal
Expediente
Datos de identificación del interesado
principal
Numero del Expediente
Tipo
ALFANU
MÉRICO
(30)
COMPUE
STO
NombreGELXML1
numRadicadoEntidad
ALFANU
MÉRICO(
20)
numExpediente
Información de respuesta
Esta respuesta se repite por cada uno de los expedientes encontrados
Nombre
Descripción
Tipo
Expediente
Numero del Expediente
ALFANUM
ÉRICO(20)
Información
Información del tramite (código del COMPUES
Tramite
tramite (pec), nombre del tramite)
TO
Radicado
Numero de radicado con el que se dio ALFANUM
inicio al tramite - Registro de ÉRICO
correspondencia
(30)
Interesado
Datos del interesado principal (solicitante COMPUES
Principal
del tramite)
TO
EstadoTramite
InformacionAdici
onal
DocumentosTra
mite
Información del estado del tramite
NombreGELXML
numExpediente
informacionGeneralTra
mite
numRadicadoEntidad
informacionPersonaJuri
dica
/
informacionPersonaNat
ural
COMPUES
TO
Fecha Estado
Código del Estado
Descripción del Estado
Observaciones
Tabla con determinados valores
Documentos asociados al tramite
identificacionNacionalPe
rsona
fecha
Cadena8
Cadena128
Cadena1024
COMPUES
TO
Parametrizar
cuales
tipos documentales se
pueden enviar por el
webservice
1
Nombre que se usa actualmente en GELXML, puede consultarse en:
http://201.234.78.145/gelxml/pages/consulta/consultarElementosDato.seam
280
ANEXO 10
Consultar Matricula
Permite realizar la consulta de una matrícula en la base de datos de registro.
Parametros de consulta
Nombre
Descripción
Identificación
Datos de identificación del interesado
Interesado
principal
Principal
No Matricula
Número de Matricula
Información de respuesta
Esta respuesta se repetiría por cada matricula
Nombre
Descripción
Matricula
Numero de la Matricula
Fecha
Expedición
Fecha de Expedición Matricula
Universidad
Universidad registrada en la matricula.
Profesión
Profesión registrada en la matricula
Estado
(SANCIONADO, CON
ANTECEDENTES, DADO DE BAJA)
Tipo
COMPUE
STO
NombreGELXML
identificacionNacionalPe
rsona
ALFANU
MÉRICO(
20)
Tipo
ALFANUM
ÉRICO(20)
DATE
(YYYYMM-DD)
ALFANUM
ÉRICO(255
)
ALFANUM
ÉRICO(255
)
ALFANUM
ÉRICO(20)
NombreGELXML
fecha
Transacción de pago (Servicio Web)
Paso 1 cuando el cliente hace clic en el botón "Pagar". Desde la aplicación web de MyShop
deben enviarse toda la información necesaria para la identificación y solicitud de pago en el
proceso de la Institución Financiera.
createTransactionPayment Request
Name
EntityCode
Type
String
SrvCode
Integer1to10
TransValue
TransVatValue
SrvCurrency
Decimal
Decimal
String1to3
URLResponse
URLRedirect
String1to500
String1to500
Description
Internal entity code given by Avisor
Technologies
Service code identifies the kind concept
customer is going to pay.
Value to pay without Taxes
Total Taxes.
Corresponding country currency code
as TransValue and TransVatValue are
represented in. ISO 4217
Sent in blank
Specifies the URL where customers must
be sent when authorization process has
finished. Is recommended to include
Required
Yes
Yes
No
No
No
No
No
281
ANEXO 10
Sign
String1to500
SignFields
String1to500
Reference1
String1to20
your internal transaction id as a GET
parameter at the end of the URL
It’s a stream data signed with a MD5
algorithm. It’s useful to identify the
source of this request.
It’s a stream of a list of field’s names
including in the sing.
Identify the buyer.
No
No
Yes
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