gestión de rrhh

Código: PR-07
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Fecha de actualización: 01/09/2014
GESTIÓN DE RRHH
CONTROL DE CAMBIOS
ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Nºedición
00
Fecha
Naturaleza de la Revisión
01/09/2014
Edición inicial
ELABORADO
Responsable de Calidad
Firmado: Laura Maseda
Fecha: 01/09/2014
REVISADO
Responsable de Calidad
Firmado: Laura Maseda
Fecha: 01/09/2014
APROBADO
Dirección
Firmado: Rafael Martínez
Fecha: 01/09/2014
ÍNDICE
1.
OBJETO .................................................................................................................................. 3
2.
ALCANCE ................................................................................................................................ 3
3.
REFERENCIAS ......................................................................................................................... 3
4.
RESPONSABILIDADES Y ACCESO ............................................................................................ 3
5.
DESARROLLO ......................................................................................................................... 3
5.1.
Selección del personal ................................................................................................... 3
5.1.1.
La misión del área de selección ................................................................................. 3
5.1.2.
Funciones de área de Selección ................................................................................ 4
5.1.3.
Proceso de Selección ................................................................................................. 5
5.1.4.
Reclutamiento 2.0 ..................................................................................................... 6
5.1.5.
SalesForce Selección ................................................................................................. 7
5.2.
Gestión Documental.................................................................................................... 15
5.2.1.
Gestión Documental Física ...................................................................................... 15
5.2.2.
Gestión Documental Digital .................................................................................... 16
5.3.
Plan de Bienvenida ...................................................................................................... 17
5.4.
Prevención de Riesgos Laborales ................................................................................ 17
5.5.
Plan de Carrera ............................................................................................................ 18
5.6.
Indicadores del Área de Selección ................................. ¡Error! Marcador no definido.
5.7.
Formación.................................................................................................................... 19
5.7.1.
Formación, Educación, Experiencia y Habilidades .................................................. 19
5.7.2.
Detección de Necesidades de Formación ............................................................... 20
5.7.3.
Formación................................................................................................................ 20
5.7.4.
Evaluación de la Eficacia.......................................................................................... 21
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1. OBJETO
Definir la metodología empleada por SAMELAN para la venta, planificación y realización de sus
proyectos
2. ALCANCE
A todos los procesos y actividades definidas en el Sistema de Gestión de Calidad.
3. REFERENCIAS

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos.

Manual de Calidad.
4. RESPONSABILIDADES Y ACCESO
PROPIETARIO DEL PROCESO
Selección del personal
Gestión del personal
Detección de necesidad de formación
Plan de formación
Gestión de la formación
Evaluación de la eficacia
DIRECCIÓN
RRHH
RRHH
Responsable de área
RRHH
RRHH
Responsable del formado
http://www.samelan.com/calidad/
5. DESARROLLO
5.1. Selección del personal
5.1.1. La misión del área de selección
La Misión del área de selección es proveer de profesionales en nuestros proyectos y a
nuestros clientes.
Nuestro objetivo en los procesos de selección es que nuestro cliente pueda incorporar un
profesional con la formación, experiencia y competencias profesionales más adecuadas a las
necesidades de la organización y a las funciones del puesto a cubrir, así como con las
competencias personales más acordes a la cultura de la compañía.
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Para ello se realiza un exhaustivo reclutamiento en nuestra base de datos, en diferentes
portales de empleo y a través de las redes sociales; análisis de currículos; filtrado telefónico de
candidatos, en base a los principales requisitos del perfil solicitado; y, entrevistas personales
en profundidad con los candidatos más centrados en el perfil, evaluando su trayectoria
profesional, logros, competencias personales y profesionales, así como valores añadidos que
pudieran ser beneficiosos para nuestros clientes. De esta manera presentamos a nuestros
clientes los candidatos finalistas más acorde al perfil necesitado.
5.1.2. Funciones de área de Selección
-
Función de Reclutamiento: en base de datos, webs de empleo y redes sociales,
publicación de ofertas en las webs de empleo y redes sociales…
-
Función de Selección: Entrevistas telefónicas, personales y online.
-
Función Administrativa: Recepción y análisis de las peticiones de personal de los
clientes, preparación de los CVs para envío al cliente, envío al cliente de las
candidaturas finalistas, preparación de los candidatos para las entrevistas en cliente,
administración de SalesForce/selección, planes de bienvenida, realización de informes
del área de selección, realización de Cuadros de Mando de selección, seguimiento de
los candidatos, seguimiento de profesionales recién incorporados, seguimiento
profesionales que abandonan SameLAN. análisis de las causas y posibles mejoras…
-
Función de Evaluación del desempeño
Función de Formación
Función de Planes de Carrera
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5.1.3. Proceso de Selección
PASOS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN
1º RECEPCIÓN DE LA
PETICIÓN
•Introducción de los datos en SalesForce (ver pág. 13)
•Envío mail orientativo a Administración
2º SELECCIÓN
•Publicación ofertas en webs y redes socialesBúsqueda directa
en webs de empleo, BBDD SF
3º LLAMADA
CANDIDATOS
•Introducción en SalesForceSolicitar CV por mail e
introducir en Sales Force
3º ENTREVISTAS
PRESENCIALES
•Creación ficha en papel (Anexos 1 y 2)
•Introducción feedback entrevista en SFSi es
reclutamiento para proyecto propio se realiza
también una entrevista técnica con un responsable
técnico para ver que el candidato cumple requisitos
técnicos (Anexo 4)
5º ENVIO
CANDIDATURA A
CLIENTE
•Envío candidatura con CV muestra
•Tarifa y disponibilidad incorporación
•Dejar constancia en Sales Force
6º SEGUIMIENTO
CANDIDATOS
•Llamadas/emails info de estado de la candidatura
•Actualización en Sales Force
7º CONTRATACIÓN
(ÁREA DE ADM)
•Pasar datos del candidato y todo lo necesario para
contratación
8º PLAN DE
BIENVENIDA
•Info contrato de trabajo, calendario laboral, presentación
SameLAN, guía de contactos...
Si el candidato no pasa filtro de entrevista personal hay que informar al candidato SIEMPRE así
resultará más fácil poder contar con él para futuros procesos.
Si el candidato no pasa el filtro del cliente hay que informar por TELEFÓNO de su descarte y los
motivos (siempre que se tengan).
Cuando el candidato estaba en proceso pero no hubo entrevista personal o hubo dinámica de
grupo el descarte se puede hacer por email.
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5.1.4. Reclutamiento 2.0
Como bien queda reflejado en las funciones del área de selección una parte mayoritaria del
proceso de reclutamiento es 2.0, es decir, se utilizan las diferentes herramientas que se nos
ofrecen en Internet.
Además del uso de las diferentes webs especializadas en empleo, como son infojobs.net,
workmunity.com o primerempleo.com, cada vez se utilizan más las redes sociales para la
captación de posibles candidatos.
Hay que cuidar la página de SameLAN en LinkedIn. Es importante actualizarla con noticias
destacables de la empresa y de las TICs en general además de incluir los procesos de selección
abiertos. Hay que actualizar de igual manera la página de la organización en Facebook.com y
en Twitter. Es importante transmitir la cultura de la empresa en estas redes sociales. Además,
el departamento debe estar pendiente de las tendencias y estar abierto a utilizar otras redes
sociales que puedan surgir o nuevas herramientas. Si SameLAN es una empresa puntera el área
de RRHH también.
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LinkedIn
SameLAN
Publicación
LinkedIn del
reclutador
LinkedIN
Reclutamiento
2.0
Envio
invitación a
conectar
Búsqueda
directa de
perfiles
Twitter
Grupos de
empleo y
tecnológicos
Búsqueda de
contacto en
Twitter
Publicación
de un Twitt
Envío de
Inmail
Para que el reclutamiento sea efectivo en las redes sociales es importantísimo cuidar la imagen
de SameLan en la red y la imagen que transmita en su página web. La reputación online de
SameLAN facilitará o entorpecerá los procesos de reclutamiento online.
La web debe ser atractiva, debe transmitir que somos punteros tecnológicamente y debe ser
práctica para la introducción de los Cvs para los candidatos interesados.
5.1.5. SalesForce Selección
SalesForce es la herramienta clave de selección. La base de datos de Cvs está en su biblioteca y
el seguimiento de todos los candidatos se realiza en este CRM. Todo debe quedar registrado
en esta herramienta. Además, los informes de seguimiento del departamento se realizan con
los datos introducidos y actualizados en SalesForce.
Tareas a realizar en SalesForce:
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Ficha candidatos:
-
Introducción de los datos de los candidatos contactados
o
Información adicional + Idiomas.
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-
Dejar constancia de los contactos realizados con el candidato
o
como completado)
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o
En historial de actividades quedará constancia de todos los contactos,
seguimientos y decisiones realizadas del candidato.
-
Adjuntar CV del candidato a su ficha
o
-
Hay que mantener actualizado el Estado del Candidato (en información de los
candidatos): Entrevistado telefónicamente, Entrevistado SameLAN, Candidato enviado,
Entrevistado en cliente, Rechazado cliente, Incorporado SameLAN.
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-
Cuando candidato Enviado a cliente hay que relacionar el candidato a la petición en:
Peticiones-Candidatos:
o
Nueva petición-
el número de
petición)
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-
-
Cuando el candidato es Entrevistado en cliente:
o
Actualizar el Estado del Candidato (en información de los candidatos)
o
Actualizar en Peticiones-
Cuando el cliente ofrece una respuesta sobre el candidato entrevistado:
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o
Actualizar el Estado del Candidato (en información de los candidatos)
o
Actualizar en Peticiones-
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Ficha Peticiones:
-
Introducción de las peticiones recibidas de los clientes y las internas:
o
Petición (Categoría del recurso a encontrar y característica
más destacable) + Cliente + Descripción (detalle de las necesidades técnicas
y/o de competencias necesarias para la posición a cubrir) + Fecha entrada
(apertura del proceso de selección).
-
Cierre de la petición:
o
Cuando el cliente ve cubierta la posición se cierra la petición: Número de
CVs:
-
Introducción Cvs: (los nombres de los archivos de Cvs han de ser apellidos, nombre)
o
-
Búsqueda de Cvs (reclutamiento):
o
palabra
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Ficha Informes:
-
Los informes de selección están en la carpeta de selección dentro de informes.
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5.2. Gestión Documental
5.2.1. Gestión Documental Física
5.2.1.1. De Selección
Todos los documentos con datos personales hay que DESTRUIRLOS en la trituradora de papel
cuando el proceso haya terminado. Si el candidato no ha firmado la hoja de LOPD no se
guardan CVs ni documento alguno en papel con datos personales.
Hay tres archivadores de selección:
Documentos Selección
Candidatos enviados a
cliente y que, por tanto,
están pendientes de
decisión.
Candidatos
Todas fichas de los
candidatos entrevistados
con sus Cvs y sus hojas de
LOPD firmadas.
Candidatos entrevistados
pendientes de decisión o
de envío a cliente
Becas
Convenios con las distintas
Ecuelas y Universidades
Anexos: becas con los
diferentes estudiantes
Manual de selección
5.2.1.2. De RRHH
Hay 3 archivadores para el área de RRHH:
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Documentos Personal PRL
Diplomas de la formación
obligatoria del personal
en PRL
Medicina del trabajo:
renuncias a las revisiones
médicas y certificados de
aptos médicos del
personal
Formación bonificada
Toda la documentación
de formaciones
realizadas: adhesión a los
convenios, participantes,
asistencia, pagos, etc.
Deben guardarse 5 años
por obligación.
Prevención de Riesgos
Laborales
Toda la documentación
que de forma anual es
entregada por Fremap.
Manual Recibís de los
manuales de seguridad y
salud y de emergencias
del personal
5.2.2. Gestión Documental Digital
Todos los CVs recibidos en formato digital se guardan en la biblioteca de SalesForce en la
carpeta de Cvs al igual que todos los documentos de RRHH que se guardan en Documentos
RRHH. De cada contacto que se realiza con un candidato se deja constancia en el apartado de
Candidatos en SalesForce rellenando la ficha y adjuntando su CV cuando se dispone de éste.
También se rellena una ficha en Peticiones de cada necesidad externa o interna que se tenga.
Periódicamente, mensual, trimestral y anualmente, se realizan informes para ver la evolución y
situación del área de RRHH en el apartado Informes que hay en SalesForce.
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Candidatos
Fichas de todos
los candidatos
contactados, con
característas
profesionales,
sus Cvs adjuntos,
seguimientos
realizados,
estados.
Biblioteca
Informes
CVs: BBDD
Curriculums
recibidos
Informes de
seguimiento del
área de RRHH
Documentos
RRHH: Todos los
documentos de
RRHH.
Peticiones
Toda petición
externa o interna se
incluye, rellenando
la ficha, en este
apartado de
salesForce.
5.3. Plan de Bienvenida
SameLAN busca con el Plan de Acogida aumentar la permanencia del nuevo empleado en la
organización y facilitar su rápida integración en su nuevo entorno.
El plan de Bienvenida se entrega a los profesionales recién incorporados el día que van a las
oficinas centrales de SameLAN a firmar el contrato.
El Plan incluye:
-
El contrato de trabajo
-
El calendario laboral del año actual
-
Presentación de SameLAN
-
Guía de contactos, teléfonos y emails que puede necesitar en su relación con SameLAN
-
Información sobre la realización de los partes de horas
-
Información y contactos de la Mutua de Accidentes
-
Información básica sobre Prevención de riesgos laborales
5.4. Prevención de Riesgos Laborales
La gestión del plan de prevención en riesgos laborales de Samelan está externalizada en
Fremap.
En enero de cada año se actualiza el plan de prevención. Nuestro contacto en fremap para los
planes
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y
encargada
de
esto
es
Vicenta
Pascual
(91.517.94.64
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vicenta_pascual@prevencionfremap.es). La persona encargada de nuestra cuenta con Fremap
y de la mutua de accidentes es David Díaz del Toro (91.572.60.04 david_diaz@fremap.es).
Temas de prevención de los que hay que estar pendientes:
o
Es obligatorio que todos los trabajadores de Samelan tengan el curso de seguridad y
salud en la oficina. Son 4 horas online. Cuando entra un trabajador nuevo se le debe
preguntar si tiene el diploma o si hizo el curso alguna vez en alguna empresa puesto
que este curso no caduca una vez hecho está vigente para el trabajador mientras
realice el mismo tipo de trabajo. Por ello existe un Plan de formación en prevención de
riesgos laborales.
o
Un trabajador de la oficina debe tener una formación más específica en emergencias.
o
Programa de control de periódico de las condiciones de trabajo: cada 4 meses se
comprueba que las condiciones no cambien y que este todo correcto.
o
Hay un control trimestral de la oficina: accesos y pasillos, señalizaciones, evacuaciones,
control del extintor, ventilación.
Plan de Formación en Prevención de riesgos Laborales
Para poder pasar la formación en PRL el costo de ésta tiene que ser de al menos 200 euros (sin
iva) si no, Fremap no hace la gestión, que es gratuita. Para poder bonificarla se debe empezar
la tramitación con 3 semanas de antelación (de inicio del curso).
Tras las incorporaciones se esperaría a tener un grupo de 7 trabajadores para realizar el curso.
Sin embargo, si en un tiempo de 1 año no se forma un grupo se realizaría igualmente con los
trabajadores que no lo tuvieran.
5.5. Plan de Carrera
El objetivo principal de un Plan de Carrera es el desarrollo profesional de las personas con alto
potencial. Este desarrollo se lleva a cabo a través de la gestión de personal, la formación, la
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rotación y la promoción de los profesionales que la organización decida aplicarles un Plan de
Carrera.
La Dirección junto con el responsable del área de RRHH decidirán qué profesionales tendrán
un Plan de Carrera y cuáles son los puestos claves o de Alto Riesgo, actualizándose esto
anualmente.
Durante la vida de los Planes de Carrera tendrán vital importancia las acciones de formación
planteadas según las exigencias del Plan, la rotación del profesional, pasando por distintas
áreas o funciones, la promoción, adquiriendo mayores responsabilidades y/o mejorando
salarialmente, y, el seguimiento periódico de los Planes observando los resultados que se van
obteniendo.
5.6. Formación
5.6.1. Formación, Educación, Experiencia y Habilidades
El Departamento de RR.HH. definirá, en coordinación con los responsables de los diferentes
Departamentos, el nivel de estudios, formación, habilidades y competencias para cada puesto
de trabajo que tengan repercusión en la prestación de servicio de SAMELAN. Dicha
información estará reflejada en los Perfiles de Puesto de Trabajo que elaborará el
Departamento de RR.HH.
Una vez aprobados los perfiles profesionales, los Responsables de los Departamentos
implicados analizarán al personal a su cargo teniendo como base las exigencias contenidas en
dichos perfiles, obteniendo así las carencias profesionales/formativas que en la medida de lo
posible deberán compensarse con formación interna.
 Es posible que haya personal que haya sido incorporado al equipo de SAMELAN antes
de la definición del “Perfiles de Puesto” y que no cumplan los requisitos de formación/
educación, experiencia y habilidades en este listado definidos. En estos casos su
experiencia previa en el desempeño de su puesto de trabajo en SAMELAN, será
automáticamente
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homologada
de
forma
interna
como
equivalente
a
la
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formación/educación, experiencia y habilidades exigidas y definidas en los Perfiles de
Puesto, para el puesto de trabajo que ha venido desempeñando en SAMELAN.
 En otros casos, se podrán incorporar profesionales que sin cumplir con las
especificaciones mínimas del “Perfil de Puesto” tenga una experiencia específica y
capacidad de interés por SAMELAN en cuyo caso también sucederá una convalidación
automática de su experiencia por los requisitos del Perfil de Puesto.
5.6.2. Detección de Necesidades de Formación
El personal de SAMELAN puede trasmitir a sus superiores jerárquicos o a la responsable de
RRHH, peticiones de formación relacionadas con las funciones que desarrollan o las futuras. La
responsable de RRHH comunica al responsable del formado la solicitud y éste decidirá la
conveniencia de su aprobación. Serán tomadas en consideración todas aquellas peticiones que
estén en línea con los objetivos y políticas de la empresa, teniendo menos peso todas las
peticiones que se desvíen de esa línea, prevaleciendo un criterio objetivo y no discriminatorio.
Todos los Departamentos con personal bajo su responsabilidad, en paralelo con el normal
desempeño de sus procesos, deberán detectar y transmitir las necesidades de formación del
personal a su cargo, la detección de las necesidades de formación pueden ser resultado de una
interactuación con otros departamentos para puede identificar las tendencias del mercado.
Detectada una necesidad de formación, el Responsable del formado comunicará al
departamento de RRHH la necesidad de formación que lo incluirá en el plan de formación.
Una vez comunicada la necesidad de formación el departamento de RRHH, estimará la
conveniencia de realizar o no la formación en función de disponibilidad presupuestaria y de su
convergencia con los objetivos y políticas de SAMELAN.
5.6.3. Formación
Una vez aprobada la realización de la formación propuesta, tras realizar las gestiones
oportunas y una vez confirmados todos los aspectos relacionados con el curso solicitado, el
Departamento de RR.HH. comunicará a los asistentes al curso, con antelación suficiente, todos
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los detalles relacionados con el mismo, e igualmente lo comunicará a los responsables del
personal implicado para la organización de los trabajos en las fechas de impartición.
Finalizado el curso que se había solicitado, quedará registrado en la base de datos utilizada por
RRHH o en CRM. En determinados cursos en que la organización sea impartida por una
organización externa a SAMELAN el certificado o título que genere será enviado a RRHH, o por
la misma organización o por el interesado, para su correspondiente registro en la carpeta física
de formación.
Todos los cursos, seminarios y entrenamientos serán debidamente registrados por el personal
del Departamento de RRHH en su programa de gestión.
5.6.4. Evaluación de la Eficacia
La evaluación de la eficacia de las acciones formativas realizadas por SAMELAN, se realiza a
través de un cuestionario de Evaluación de la Eficacia por parte del responsable del formado.
Esta evaluación quedará registrada junto con el registro de la acción formativa en el CRM.
6.










REGISTROS
Ficha candidato en entrevista personal
Autorización, tratamiento y cesión de datos personales
Entrevista telefónica
MOD-18 Ficha entrevista técnica
MOD-05 Fichas de perfiles
MOD-15 Ficha candidato entrevista personal
MOD-03 Plan de formación
Ficha de personal
F-14 Encuesta de evaluación de la formación
Evaluación de la eficacia
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