Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE Página: 1 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA Página: 2 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA PROCESO: CONTABLE 1. INFORMACIÓN GENERAL OBJETIVO: Facilitar a los usuarios la ejecución de los procesos automáticos que se efectúan al cierre y al inicio de cada vigencia contable en cada una de las empresas de la Universidad Nacional de Colombia. ALCANCE: Inicia con la ejecución de procesos automáticos en el SGF – QUIPU y finaliza con la ejecución y verificación del proceso de traslado de las cuentas de patrimonio a capital fiscal. Aplica para las áreas de Contabilidad en el Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: N/A 1. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA 1. Ejecutar procesos automáticos en el SGF – QUIPU. Estos son procesos que generan traslados automáticos o cancelación de saldos contables de cuentas, de acuerdo con las normas vigentes. Se realizan anualmente de acuerdo con el período contable en que se encuentre la empresa (diciembre, mes 13 y enero) Los procesos automáticos son los siguientes: 1.1. Cierre de cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0) Se ejecuta en el período contable de diciembre para cancelar los saldos de reservas presupuestales y cuentas por pagar (grupo 08) correspondientes a cuentas de Presupuesto y Tesorería (clase 0). Se genera mediante comprobante genérico 912 y específico 188. Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE Página: 3 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante 2 – Cierre de cuentas cero: SGF – QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Automáticos>Genera cptes Automát. Generación de comprobantes automáticos 1.2. Ejecutar cierre anual de vigencia: Se realiza una vez se cierra definitivamente el mes de diciembre (12), se ejecuta en el período (13) del SGF – QUIPU de cada una de las empresas, con el fin de cancelar los saldos de cuentas de resultados (clase 4 - Ingresos, 5 - Gastos, 6 – Costos de Venta y 7 – Costos de Producción), saldos presupuestales de las cuentas de Presupuesto y Tesorería clase 0 así: Grupo 02 - Presupuesto de ingresos y tesorería; Grupo 03 - Presupuesto de gastos de funcionamiento, Grupo 04 - Presupuesto del servicio de la deuda pública; Grupo 05 - Presupuesto de gastos de inversión aprobados; Grupo 06 - Presupuesto de gastos de inversión ejecutados y 07 - Presupuesto de gastos de inversión pagados. Se genera mediante comprobante genérico 999 y específico 899. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante automático: Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE Página: 4 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA SGF – QUIPU: Contabilidad>Operativo>Cierre anual>Comprob. de Cierre Comprobante de cierre anual 1.3. Ejecutar proceso de traslado de Subcuentas de Patrimonio – Utilidad o pérdida del ejercicio, transferencias y patrimonio institucional incorporado a Capital Fiscal: Se ejecuta al inicio de cada vigencia mes de enero (01) en el SGF – QUIPU para realizar el traslado de saldos de algunas subcuentas del patrimonio (utilidad o pérdida del ejercicio, transferencias y bienes incorporados de la vigencia anterior) que deben acumularse en el capital fiscal en cumplimento de la norma contable. Se genera mediante comprobante genérico 922 y específico 222. Previamente se debe ejecutar el cierre anual de vigencia (mes 13) en el SGF – QUIPU. Deben seguirse los siguientes pasos: a) Utilidad o pérdida: Se deben trasladar los saldos de las subcuentas y cuentas auxiliares de utilidad o pérdida de la vigencia fiscal anterior (Utilidad o excedente del ejercicio - 32300101 ó Pérdida o déficit Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE Página: 5 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA del ejercicio 32300201) a Utilidad del ejercicio anterior (Excedentes o déficit de ejercicios anteriores32080103). b) Transferencias: Se deben trasladar los saldos de las cuentas auxiliares de transferencias así: Fondos transferidos – 32080130; Bienes transferidos – 32080131; Servicios transferidos -32080132; Obligaciones transferidas (CR) – 32080134: Fondos recibidos (CR) – 32080135; Bienes recibidos (CR) – 32080136; Servicios recibidos (CR) – 32080137; Obligaciones recibidas – 32080138; Derechos transferidos 32080139; Derechos recibidos (CR) – 32080140; Fondos transferidos extensión e investigación -32080141; Fondos recibidos extensión e investigación - 32080142 a la cuenta auxiliar 32080145 Principal y subalterna de vigencias anteriores. c) Bienes incorporados: Se deben trasladar los saldos de la cuenta auxiliar - Patrimonio Institucional incorporado- Bienes - 32552501 a la cuenta auxiliar Patrimonio Institucional incorporado - 32080102. La ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar el comprobante 3 - Traslado de utilidad: SGF – QUIPU: Contabilidad>Operativo>Automáticos>Automáticos> Genera cptes Automát. Generación de comprobantes automáticos Nota importante: Debido a que este proceso generalmente se ejecuta después de haber realizado varios movimientos de transferencias de la nueva vigencia (enero y febrero), se requiere ajustar manualmente el comprobante automático generado ya que en éste se trasladan los movimientos de la vigencia anterior y los de la nueva vigencia. Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA Página: 6 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA PROCESO: CONTABLE Por lo anterior es necesario: 1.3.1. Identificar valores que deben ser trasladados: Verificar que los saldos contables trasladados correspondan a la vigencia anterior, es decir los saldos finales del mes 12. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ejecutar identificar los saldos correctos a trasladar: SGF – QUIPU: Contabilidad>Reportes>Cierre>Balanc por Natura Unal Ejecución de Reportes Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE 1.3.2. Página: 7 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA Ingresar a comprobante de traslado de utilidad y eliminar movimientos de enero. En caso de que se hayan trasladado saldos de la nueva vigencia, éstos deben ser borrados junto con su contrapartida en el comprobante automático No. 3 - Traslado de utilidad, comprobante genérico 922 y específico 222. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para ajustar la información contable: SGF – QUIPU: Contabilidad>Operativo>Diarios>Graba comprobantes Grabación de comprobantes Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA PROCESO: CONTABLE Página: 8 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA Ejecutado y verificado el proceso de traslado de las cuentas de patrimonio (utilidad o pérdida, transferencias y patrimonio institucional incorporado) a capital fiscal, se da inicio a las actividades normales para el cierre contable a nivel de empresa del periodo de la nueva vigencia. Código: U-IN-12.005.004 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Versión:0.0 INSTRUCTIVO: EJECUTAR PROCESOS AUTOMÁTICOS DE CIERRE E INICIO DE VIGENCIA Página: 9 de 9 SUBPROCESO: GENERAR, CONSOLIDAR Y REPORTAR ESTADOS CONTABLES E INFORMACIÓN TRIBUTARIA PROCESO: CONTABLE ELABORÓ Luz Mery Clavijo Ibagón Leidy Dayana Morales Romero Juliana Garnica Reyes REVISÓ CARGO Jefe División Nacional de Contabilidad Profesional Universitario Contratista CARGO FECHA Octubre 4 de 2010 FECHA Áreas contables de las Sedes y Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefes de contabilidad y profesionales de las áreas contables, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Diciembre 15 de 2010 APROBÓ Ángela María González Lozada CARGO Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Marzo 02 de 2011