certificados médico legales

00/00/2013
Día/Mes/Año
DOCUMENTO DE SEGURIDAD SECRETARIA DE SALUD DEL DISTRITO FEDERAL
Nombre del Sistema de
Datos Personales:
Nivel de seguridad:
"CERTIFICADOS MÉDICO LEGALES"
ALTO
Responsable del Sistema de Datos Personales
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Responsable de Seguridad
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Encargado de Sistema
Área de Adscripción:
Nombre:
Cargo:
Ámbito de
aplicación
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal (GODF: 20 de
septiembre de 2012), Artículos 101, 107, 121, 122, 123 y 124 Código de
Procedimientos Penales del Distrito Federal (GODF: 26 de noviembre de 2011),
Artículos 109, 110, 125 al 128, 162, 171, 175, 177, 180, 181 y 271; Ley de
Protección de Datos Personales para el Distrito Federal (GODF: 03 de octubre de
2008), Artículos 7, 8, 9, 13, 14, 15 y 18; Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal (GODF: 29 de agosto de 2011), Artículos 4
fracción II, 8 segundo párrafo, 10, 36 primer párrafo, 38 fracciones I y IV y 43; Ley
de Archivos del Distrito Federal (GODF: 08 de octubre de 2008), Artículos 3 fracción
IX, 30 fracciones VI y VII, 31, 32, 33, 34, 35 fracciones VII y VIII; Reglamento de La
Ley Orgánica de la Procuraduría General de Justicia del Distrito Federal (GODF: 24
de octubre de 2011), Artículos 7 Fracción I, 21 fracción IV; Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (GODF: el 25
de noviembre 2011), Artículos 30 y 31; Lineamientos para la Protección de Datos
Personales en el Distrito Federal (GODF: el 22 de marzo 2010), Numerales 5, 10, 11
y 12; Manual de Procedimientos del Médico Legista en Coordinaciones
Territoriales, Ministerios Públicos y Juzgados Cívicos (septiembre de 2011);
Protocolo de Exploración Médico Legal en los Exámenes de Integridad Física o Edad
Clínica Probable (GODF: 24 de febrero de 2009).
Descripción del
sistema:
Estructura del sistema.
Especificación detallada de la categoría de datos personales contenidos en el Sistema.
Categoría
Datos
Identificativos
Datos sobre la
salud de las
personas
Tipo de
datos
Origen
Colectivo de personas
de las que se obtienen
los datos
Forma de
recolección
Medio de
actualización
Tratamiento
Presuntos
Denunciantes
Físico
(Formatos)
5 años
Confidencial
Identificativos
Datos
Relacionados
con la salud
Funciones
y
obligaciones
del
personal que intervenga
en el tratamiento de los
sistemas
de
datos
personales
Función del Responsable del Sistema: El servidor público adscrito al
__________________________________ al que pertenece el sistema de
datos personales, tomando en consideración que este fue designado por
el-------------------------------, quien tiene la capacidad y competencia para
decidir sobre el tratamiento de datos personales, así como el contenido y
finalidad del Sistema de Datos Personales denominado"
__________________________________________".
Función del Responsable de Seguridad: es el Encargado del Archivo
_______________________________________, ésta deberá de tener el
cuidado
necesario
para
el
óptimo
resguardo
de
los
"_____________________" que conforman el Sistema, siguiendo un
procedimiento de control de préstamo y reguardo el cual sólo puede ser
consultado
por
____________________________________________________________
y en su caso por autoridad competente.
Medidas,
normas,
procedimientos
y
criterios enfocados a
garantizar el nivel de
seguridad exigido por el
artículo 14 de la Ley y
en el numeral 16 de los
Lineamientos.
Tipos de seguridad:
Física: Se refiere a toda medida orientada a la protección de instalaciones,
equipos, soportes o sistemas de datos para la prevención de riesgos por caso
fortuito, o causas de fuerza mayor.
Los _______________________ son reguardados en la Unidad Administrativa
de
_______________________________________, siendo un espacio
restringido al cual sólo tiene acceso el personal que labora en dicha área.
Éstos son ordenados ______________________________.
Los procedimientos de notificación gestión y respuesta ante incidencias
contarán necesariamente con un registro en el que se haga constar el tipo
de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza
la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran
derivado de la misma y las acciones implementadas.
Procedimientos
de
registro,
notificación,
gestión y respuesta
ante incidencias
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas
de
datos
personales
automatizados
Se realizará acta administrativa y/o ante Ministerio Público, con la
finalidad de dejar constancia de los hechos ocurridos y delegar
responsabilidades ante el Órgano de Control Interno o bien Autoridad
Jurisdiccional competente; el responsable de notificar el siniestro es el
_________________________________________. La medidas que se
toman ante cualquier incidencia (inundaciones, incendios, sismos,
derrumbes, roedores, sustracción): se cuenta con un Programa de
Mantenimiento preventivo, fumigación y desratización; extintores;
supervisión interna de las área físicas; consignas de vigilancia para el
aseguramiento de la restricción del área al público y personal no
autorizado.
1. Al almacenar los soportes físicos y electrónicos que contengan datos de carácter
personal se deberá cuidar que estén etiquetados para permitir identificar el tipo de
información que contienen, ser inventariados y sólo podrán ser accesibles por el
personal autorizado para ello en el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR,
COMO SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS, DE QUE MANERA SE LLEVA EL CONTROL DE
LOS EXPEDIENTES Y COMO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS PARA SU DISTINCION
DICHOS EXPEDIENTES)
2. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal,
fuera de las instalaciones u oficinas bajo el control del responsable, deberá ser
autorizada por éste, o encontrarse debidamente autorizada en el documento de
seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR MEDIANTE QUE DOCUMENTO O QUE TIPO DE
CONTROL SE LLEVA CUANDO ES SACADO UN EXPEDIENTE DEL ARCHIVO DONDE
SE ENCUENTRA)
3. En el traslado de soportes físicos y electrónicos se adoptarán medidas dirigidas
a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su
transporte. (CUANDO EL EXPEDIENTE CUMPLE LA VIGENCIA DE CONFORMIDAD
CON LA NOM-004-SSA3-2012
“Del Expediente Clínico”, CUAL ES EL
PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA SU TRASLADO AL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN)
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas de datos
personales
automatizados
• Se solicita a la Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de
Información Pública el procedimiento de transferencia secundaria y/o baja
documental, una vez realizado se procede a transferir las cajas que contiene los
expedientes clínicos al archivo de concentración.
4. Siempre que vaya a desecharse cualquier soporte que contenga datos de
carácter personal, se deberá proceder a su destrucción o borrado, mediante la
adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el
mismo o su recuperación posterior. (SE ESPECIFIQUE CUAL ES EL
PROCEDEIMIENTO QUE SE SIGUE UNA VEZ QUE CONCLUYE LA VIDA UTIL DEL
EXPEDIENTE Y SE SOLICITA SU DESTRUCCIÓN)
• Se deberá realizar la solicitud correspondiente ante el Comité Técnico Interno
de Administración de Documentos de la Secretaría de Salud del Distrito Federal
con la finalidad integrar la documentación correspondiente a efecto de autorizar
la baja documental de la información.
5. Deberán establecerse procedimientos para la realización de copias de respaldo
y su periodicidad. En caso de que los datos personales se encuentren en soporte
físico, se procurará que el respaldo se efectúe mediante la digitalización de los
documentos. (QUE MEDIDAS SE ADOPTAN PARA EMITIR UNA COPIA DE
RESPALDO, SI ES QUE SE LLEVAN A CABO)
6. Asimismo, para soportes electrónicos se establecerán procedimientos para la
recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en
el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida involuntaria
o destrucción accidental.
Procedimientos para la
realización de auditorías
Este es realizado por el Órgano de Control Interno de la Dependencia.
Procedimientos para la
realización de
Supervisión
Distribución de soportes
Registro de acceso
Telecomunicaciones
La distribución de los soportes que contengan datos de carácter personal se
realizará cifrando dichos datos, o bien utilizando cualquier otro mecanismo que
garantice que dicha información no sea inteligible ni manipulada durante su
traslado o transmisión.
El acceso a los sistemas de datos personales se limitará exclusivamente al
personal autorizado, estableciendo mecanismos que permitan identificar los
accesos realizados en el caso en que los sistemas puedan ser utilizados por
múltiples autorizados.
Los mecanismos que permiten el registro de accesos estarán bajo el control
La transmisión de datos de carácter personal a través de redes públicas o redes
directo del responsable de seguridad correspondiente, sin que se permita la
inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos,
desactivación o manipulación de los mismos.
o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información
no cada
sea inteligible
manipulable
por terceros.
De
acceso seniguardarán,
al menos,
la identificación del usuario, la fecha y
hora en que se realizó, el sistema accedido, el tipo de acceso y si éste fue
autorizado o denegado.
Se utilizan en los Expedientes Clínicos en estado Físicos:
• Vale múltiple de expediente clínico (sale para otorgar consulta externa,
Comités, sálida a las áreas Jurídicas y Servicios Médicos y Urgencias cuando son
solicitados);
• Vale Individual (paciente hospitalizado, requerido por autoridad competente,
revisión de caso clínico)
Se utilizan en los Expedientes Clínicos soporte electrónico: Historia Clínica,
Notas Médicas; no se incluyen los examénes de laboratorio, patología e
imagenología.
_________________
Responsable del Sistema
de Datos Personales
____________________
_________________
Responsable de Seguridad
Encargado de Sistema