Sistemas de Información

Sistemas de Información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases
automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las
unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el
mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras
de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD−ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la
salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En
este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
los movimientos procesales de los clientes.
los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
• Automatización de procesos operativos.
• Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
• Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización,
son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de
Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de
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Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con
el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:
• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organización.
• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones.
Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
• Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.
• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan
las grandes bases de información para su explotación posterior.
• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:
• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la
empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el
proceso de toma de decisiones.
• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un
modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información
como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos
sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y
visual, ya que están dirigidos al usuario final.
• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique
cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la
decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación
operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:
• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar
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información para apoyar la toma de decisiones.
• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando
nuevas funciones o procesos.
• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos
en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un
banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar
al de sus competidores.
• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y
procesos.
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