Manual de Procedimientos - Inicio

Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Agosto 2010
Elaborado por:
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional
-Área de Calidad y Mejoramiento-
Versión:
MP-08-07-02
2.0
Página:
1 de 1
Título:
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Aprobado por:
Jefe de la Sección de Gestión
Documental
Aprobado por:
Vicerrector Administrativo
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO............................................................................................................ 3
2.
ALCANCE ............................................................................................................ 3
3.
DEFINICIONES .................................................................................................... 3
3.1.
Documentos de Carácter Oficial ........................................................................... 3
3.2.
SABS .................................................................................................................... 3
3.3.
Sección de Gestión Documental........................................................................... 3
3.4.
Sistema de Registro de Correo............................................................................. 4
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ...................................................... 4
4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de
Correspondencia. ............................................................................................................ 4
5.
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ..................................................................... 5
6.
PROCEDIMIENTOS ............................................................................................. 6
6.1.
Radicación de Correspondencia ........................................................................... 6
6.2.
Distribución de Correspondencia .......................................................................... 9
6.3.
Distribución de Correspondencia a Entes Externos............................................ 10
7.
PROCESOS RELACIONADOS.......................................................................... 12
DEFINITIVO
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Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Agosto 2010
Versión:
MP-08-07-02
2.0
Página:
2 de 2
Título:
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
8.
FORMATOS ....................................................................................................... 12
9.
DOCUMENTOS EXTERNOS ............................................................................. 12
10.
ANEXOS............................................................................................................. 12
DEFINITIVO
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Manual de
Procedimientos
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Agosto 2010
Versión:
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3 de 3
Título:
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de
correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del
Valle.
2. ALCANCE
Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de
documentos y correspondencia de la Universidad del Valle.
Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondencia pasando
cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de mensajería.
3. DEFINICIONES
3.1. Documentos de Carácter Oficial
Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la
Universidad por parte de sus clientes de procesos y/o por la misma, a través de sus
diferentes Dependencias en sus actividades misionales.
3.2. SABS
Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben
para distribuir interna y externamente.
3.3. Sección de Gestión Documental
Dependencia adscrita a la División de Administración de Bienes y Servicios de la
Vicerrectoría Administrativa, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de
correo.
DEFINITIVO
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4 de 4
Título:
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
3.4. Sistema de Registro de Correo
Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben
para distribuir interna y externamente.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de
Correspondencia.

En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada
por el responsable de la misma, encargada de entregar los documentos a distribuir
en el horario estipulado para la recolección de los mismos por parte de un Auxiliar
de oficina.

El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se
relaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cada Dependencia
como corroboración del recibido.

En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona
encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe
comunicarse con la Sección de Gestión Documental.

Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el numero que lo identifique, el
nombre de la dependencia remitente; así como su centro de costo y el nombre del
destinatario y su dependencia, con el fin de evitar trastornos en los envíos pues se
consideran que no cumplen con la información básica para tramitarlos y se podrán
devolver el en siguiente recorrido a la dependencia.
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
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Título:
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para
la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los
envíos de documentos.

Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de
oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados por estos
inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina central de
correo. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta, será, llevados a la oficina
y entregados en el siguiente recorrido.

Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las de
suscripción se seleccionarán para su registro.

Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación, muestras
de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correo ordinario, así
sean recibidos por la ventanilla.

La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios, de
cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otros pagos etc.;
no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa de mensajería
especializada que transporta el documento.
5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
NO APLICA
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RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
6. PROCEDIMIENTOS
6.1. Radicación de Correspondencia
▲: Actividad de Control
ETAPA
1. Radicación de
Correspondencia
interna
ACTIVIDAD
A- Recoger correspondencia en la
Dependencia.
RESPONSABLE
REGISTROS
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
B- Confirmar que el documento tenga el
Auxiliar de Oficina de la
número consecutivo para poder
Sección de Gestión
ingresarla al sistema. ▲
Documental
C- Ingresar el documento al sistema
SABS.
D- Colocar el número de radicación
generado por el sistema a la
correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
E- Sellar la correspondencia .
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
F- Seleccionar la correspondencia
teniendo en cuenta su tipo: interno,
ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
G- Colocar los documentos en el
casillero separándolos por su respectiva Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
ruta según criterio de la radicación.
Documental
2. Radicación de
Correspondencia
Recomendada
externa
A- Recibir la correspondencia en la
ventanilla que traen las diferentes
mensajerías especializadas externas.
DEFINITIVO
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
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ETAPA
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MP-08-07-02
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B- Verificar que la correspondencia
contenga las direcciones de la
Auxiliar de Oficina de la
Universidad del Valle; y/o nombre de la
Sección de Gestión
dependencia, y/o nombre del
Documental
funcionario. ▲
C- Revisar la información del remitente
que debe traer la correspondencia para Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
poder ser recibida. ▲
Documental
REGISTROS
D- Confirmar que el documento tenga
especificado el destinatario; si no llamar Auxiliar de Oficina de la
a la empresa o persona que la envía
Sección de Gestión
para saber a quien va dirigida la
Documental
correspondencia. ▲
E- Sellar documento y guía y entregar
Auxiliar de Oficina de la
desprendible de la guía a mensajero.
Sección de Gestión Desprendible de Guía
Documental
F- Confirmar que el documento tenga el
numero consecutivo o numero de guía Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
para poder ingresarla al sistema.
Documental
G- Ingresar la correspondencia al
sistema (SABS) especificando si es un
correo recomendado, ordinario o
personal.
H- Colocar el numero de radicación
generado por el sistema a la
correspondencia
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
I- Sellar la correspondencia
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
J- Seleccionar la correspondencia
teniendo en cuenta su tipo;
recomendado, ordinario o personal.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
K- Colocar los documentos en el
Auxiliar de Oficina de la
casillero separándolos por su respectiva
Sección de Gestión
ruta según criterio de la radicación
Documental
DEFINITIVO
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RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.Oficios de Entes de A- Leer el contenido del texto (teniendo
Auxiliar de Oficina de la
Control o de la Rama en cuenta el Art. 15 de la Constitución)
Sección de Gestión
Judicial
Documental
REGISTROS
B- Entregar a la dependencia encargada
Auxiliar de Oficina de la
o a la Oficina Jurídica
Sección de Gestión
Documental
4. Correspondencia
Aparatados Aéreos
2.0
C- Radicar en SABS con el número de
guía (Adpostal), en asunto digitar
Auxiliar de Oficina de la
Número de radicación del expediente,
Sección de Gestión
demandante y tipo de demanda (tutela,
Documental
ejecutivo, administrativo, etc.)
A- Visitar los Apartados Aéreos ubicados
Auxiliar de Oficina de la
en Unicentro y paseo Bolívar.
Sección de Gestión
Documental
B- Demostrar ante el funcionario de
Funcionario del Apartado
ADPOSTAL que se es funcionario de la
Aéreo
Sección de Gestión Documental.
C- Recibir la correspondencia y verificar Auxiliar de Oficina de la
planilla cuando es recomendado.
Sección de Gestión
Documental
D- Sellar la correspondencia y digitar en
el sistema como correo recomendado. Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
E- Distribuir en el casillero.
5. Recibos telefónicos A- Recibir facturas telefónicas y de
y de servicios.
servicios.
B- Sellar en la parte posterior superior
derecha del recibo con la fecha del día.
C- Organizar y separar los recibos
telefónicos y de servicios por las rutas
de cada auxiliar.
DEFINITIVO
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
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2.0
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9 de 9
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ETAPA
Versión:
MP-08-07-02
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ACTIVIDAD
D- Organizar los recibos telefónicos
dentro de los documentos que debe
entregar en la ruta.
E- Entregar la correspondencia a cada
Dependencia y hacer firmar la planilla.
RESPONSABLE
REGISTROS
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Formato Hoja de
Ruta
F-01-MP-08-07-02
6.2. Distribución de Correspondencia
ETAPA
1. Distribución de
Correspondencia
ACTIVIDAD
A- Imprimir listado de ruta interna
designada.
RESPONSABLE
REGISTROS
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Listado de Ruta
Interna
B- Colocar un número a la hoja de ruta Auxiliar de Oficina de la
para establecer el orden de visitas
Sección de Gestión
Documental
C- Recoger correspondencia del casillero Auxiliar de Oficina de la
correspondiente a su ruta designada
Sección de Gestión
Documental
D- Confrontar el documento físico con el Auxiliar de Oficina de la
listado impreso. ▲
Sección de Gestión
Documental
E- Organizar la correspondencia según el
orden de visita en su ruta e iniciar el Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
recorrido
Documental
F- Visitar las dependencias y entregar la
Auxiliar de Oficina de la
correspondencia
Sección de Gestión
Documental
G Firmar la planilla de entrega
H- Recoger la correspondencia que
tenga la Dependencia
DEFINITIVO
Secretaria de la
Dependencia
Formato Hoja de
Ruta
F-01-MP-08-07-02
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
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MP-08-07-02
2.0
Página:
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Título:
Agosto 2010
ETAPA
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ACTIVIDAD
I- Si se recoge correspondencia para
entregar dentro de la misma ruta,
entregar en la Dependencia respectiva
sin necesidad de registrarla.
J- Terminar recorrido y regresar a la
Oficina Central de Gestión Documental
RESPONSABLE
REGISTROS
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
K - Clasificar la correspondencia recibida Auxiliar de Oficina de la
para registrarla.
Sección de Gestión
Documental
L- Digitar en el sistema y sellar la
Auxiliar de Oficina de la
correspondencia con la fecha del día
Sección de Gestión
recibido
Documental
M- Distribuir en los casilleros la
correspondencia recibida y registrada.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
N- Revisar planilla de entrega de
recorrido.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
O- Archivar las planillas
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
6.3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Distribución de
A- Contratar empresa de mensajería
correspondencia
para entrega de correspondencia (ver
externa que no hace procedimiento de contratación por
parte del edificio de prestación de servicios)
administración central
B- Recibir correspondencia de las
dependencias que no hacen parte del
edificio de administración central.
DEFINITIVO
RESPONSABLE
REGISTROS
Persona encargada de la
Dependencia Remitente
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
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2.0
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ETAPA
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ACTIVIDAD
C- Confirmar que la correspondencia
tenga el número consecutivo del
documento para poder ingresarla al
sistema.
RESPONSABLE
REGISTROS
Persona encargada de la
Dependencia Remitente
D- Radicar la correspondencia en el
sistema (SABS) en el modulo de Gestión
Persona encargada de la
Documental - correspondencia
especificando el tipo de origen de envío Dependencia Remitente
como DIRECTO.
E- Entregar correspondencia a la
coordinación administrativa de la
Facultad.
F- Recoger correspondencia en la
coordinación administrativa de la
Facultad.
G- Distribuir correspondencia de las
dependencias.
H- Hacer firmar la colilla (desprendible)
de entrega de la empresa de mensajería
contratada por la dependencia.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
Mensajeria Especializada
Mensajeria Especializada
Destinatario del Envío
2. Distribución de
A- Registrar la correspondencia en el
Operario de la
correspondencia de sistema (SABS) en el modulo de
las oficinas que hacen correspondencia de Gestión Documental. Dependencia Remitente
parte del edificio de
Recoger
los
documentos
o
administración central Bcorrespondencia disponible de las Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
oficinas del Edificio Central.
Documental
C- Sellar correspondencia.
Auxiliar de Oficina de la
Sección de Gestión
Documental
D- Si la correspondencia va dirigida a
entes externos por fuera de la ciudad ver
las actividades E a la G de la etapa 1 de
este mismo procedimiento. De lo
contrario continuar con la actividad D.
D- Distribuir correspondencia en la ruta Auxiliar de Oficina de la
establecida por fuera de la Universidad.
Sección de Gestión
Documental
DEFINITIVO
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Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Versión:
MP-08-07-02
2.0
Página:
12 de 12
Título:
Agosto 2010
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Destinatario del Envío
Formato de Hoja de
Ruta
F-01-MP-08-07-02
E-Hacer firmar la planilla de entrega.
7. PROCESOS RELACIONADOS
Todos los procesos de la Universidad
8. FORMATOS
No.
CODIGO
DESCRIPCIÓN
1
F-01-MP-08-07-02
Formato Hoja de Ruta para Entrega de
Correspondencia
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
No.
DOCUMENTO
Expedido por
10. ANEXOS
DEFINITIVO
FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL
Código:
Manual de
Procedimientos
Fecha de Emisión:
Versión:
MP-08-07-02
2.0
Página:
13 de 13
Título:
Agosto 2010
RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
FECHA
1.0
Versión Inicial del Manual
Julio-2008
2.0
Cambio de codificación y actualización de Procedimientos
Junio- 2010
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
F-04-MP-12-01-02
V-01-2008
DEFINITIVO
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
FAVOR DEVOLVER UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL