Reglamento Uso de Auditorios - Eventos Uniandes

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Dirección de Desarrollo
Abril de 2011
REGLAMENTO DE USO DE LOS AUDITORIOS DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
El presente reglamento reemplaza al aprobado por el Consejo Académico en la sesión 306-09
del 19 de febrero de 2009 y modificado en la sesión 316-09 del 2 de julio de 2009.
El reglamento establece las normas para la reservación y el uso de los auditorios de la
Universidad de los Andes, tales como Auditorio Mario Laserna A, Auditorio Mario Laserna B,
Auditorio Mario Laserna C, Auditorio Lleras, Auditorio SD 1003, Calle del Saber (segundo piso) del
Edificio Mario Laserna.
Se enmarca en los propósitos de mejorar la efectividad institucional, consignada en el PDI 20112015. Su objetivo es asegurar el uso adecuado de dichos espacios y ofrecer un servicio eficiente,
tanto a las unidades académicas y administrativas que los soliciten, como a la comunidad, los
invitados y visitantes que asistan a eventos en cualquiera de estos auditorios.
MANEJO Y RESERVAS:
1. Los espacios mencionados serán administrados por la Dirección de Desarrollo y la
Oficina de Seguridad y Servicios Generales, quienes velarán por su correcto uso y
manejo. Las reservas de los auditorios podrán hacerse a través de la página:
http://eventos.uniandes.edu.co.
2. Cada facultad, departamento académico y dirección administrativa de la Universidad,
deberá designar un responsable de realizar las reservas.
3. Los espacios se asignarán según la siguiente prioridad: a) Los eventos institucionales
definidos como “un acontecimiento importante programado de índole social,
académico o artístico, que por las características de sus invitados y de sus audiencias,
así como por su impacto nacional o internacional, comprometen el posicionamiento de
la Universidad. Estos eventos serán presididos por algún miembro directivo de la
Institución: Rector, Vicerrectores o Decanos”. Dichos eventos contarán con el
acompañamiento y asesoría de la Oficina de Relaciones Públicas, para lo cual es
necesario solicitar, con la suficiente anticipación, el apoyo de esta unidad. b) Eventos
académicos. c) Eventos culturales. d) Eventos de interés particular para las unidades.
(Aprobado por el Comité Directivo en la sesión N° 32-11, del 27 de abril de 2011)
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4. Las reservas podrán ser aceptadas transitoriamente, mientras ningún otro evento de
prioridad
superior
presente
el
mismo
requerimiento.
Las
reservas
quedarán
reconfirmadas automáticamente 60 días antes del inicio de cualquier evento.
5. Los auditorios se prestarán únicamente para la realización de eventos organizados por
unidades académicas y/o administrativas de la Universidad de los Andes. En dichos
espacios se podrán realizar eventos en asocio con entidades externas, siempre y
cuando el organizador principal sea la Universidad de los Andes. No se prestarán ni
alquilaran los auditorios para eventos de terceros.
6. El organizador del evento deberá ser un directivo de la Universidad, profesor de planta o
un empleado administrativo con contrato de planta de tiempo completo y contar con
el aval de una facultad, departamento o una dirección administrativa de la Universidad.
7. Las reservas se podrán cancelar con una anticipación mínima de 120 horas hábiles al
inicio del evento (5 días hábiles). Dicha cancelación deberá hacerse por escrito, a través
de un correo electrónico dirigido a dirdesarrollo@uniandes.edu.co. La Dirección de
Desarrollo responderá a los correos de cancelación de reservas, confirmando la
aceptación de la cancelación.
8. El aforo de silletería para el público en los auditorios de la Universidad es el siguiente:
•
Auditorio Mario Laserna A (parte de arriba): capacidad para 231 personas.
•
Auditorio Mario Laserna B (parte de abajo) con foso: capacidad para 354
personas. Sin foso la capacidad es de 312 personas.
•
Auditorios Mario Laserna A y B unidos: capacidad para 585 personas (con foso)
y 543 personas (sin foso).
•
Auditorio Mario Laserna C: capacidad para 70 personas.
•
Auditorio Lleras: capacidad 218 personas
•
Auditorio SD 1003: capacidad 120 personas
9. El horario de préstamo de los auditorios es de lunes a sábado, de 8:00 a.m. a 9:00 p.m.
USO:
1. Dentro de los auditorios de la Universidad no podrá haber sobrecupo.
2. Dentro de los auditorios de la Universidad no se podrá consumir ningún tipo de alimentos
ni de bebidas, exceptuando el Auditorio SD 1003. Los alimentos y bebidas deberán
consumirse fuera de los auditorios.
(Aprobado por el Comité Directivo en la sesión N° 32-11, del 27 de abril de 2011)
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3. Una vez termine el evento, los auditorios y la Calle del Saber deberán quedar en
perfectas condiciones de orden y aseo. Cuando se requiera, se puede solicitar el aseo a
Servicios Generales.
4. No se podrá obstaculizar ningún corredor de paso o salida de emergencia, dentro o
fuera de los auditorios.
5. La unidad académica o administrativa que realiza el evento, es responsable del registro
de ingreso y salida del público, manejo de puertas de acceso, y la acomodación de los
asistentes.
6. En los eventos con público externo, a los cuales asisten invitados diferentes a estudiantes,
profesores y empleados de la Universidad, deberá informársele a la Oficina de Seguridad
y Servicios Generales, una semana antes del inicio del evento. Se deberá contar con
personal de logística uniformado y debidamente supervisado, que se encargará de
manejar el registro, accesos y la acomodación del público asistente.
7. El responsable del evento y el personal de logística encargado del registro, ingreso y
acomodación, deberán llegar con una hora de anticipación al inicio del evento, con el
fin de estar preparados para recibir al público.
8. Para eventos que necesiten los servicios de traducción simultánea o servicios especiales,
se deberá consultar a la Oficina de Relaciones Públicas sobre el listado de proveedores
sugeridos.
9. Los servicios de alimentos y bebidas se deberán instalar en la parte de afuera de los
auditorios y el proveedor deberá estar autorizado por el Departamento Médico y de
Salud Ocupacional de la Universidad de los Andes.
10. No se podrán colgar pendones dentro de los auditorios.
11. Se podrán instalar pendones fuera de los auditorios, en soportes auto-portantes y cuya
dimensión no supere los 2 metros de alto por 2 metros de ancho. Los pendones no
deberán obstaculizar el paso de las personas o salidas de emergencia. Se podrá instalar
un máximo de 4 pendones.
MÓDULOS DE PATROCINADORES EN LA CALLE DEL SABER DEL EDIFICIO MARIO LASERNA:
Los eventos que se lleven a cabo en los auditorios del Mario Laserna, podrán tener módulos
(stands) de patrocinadores. Si el evento utiliza los dos auditorios del Mario Laserna (AyB), se
permite ubicar hasta seis (6) módulos de patrocinadores en la Calle del Saber. Si se utiliza
únicamente uno, se podrán colocar dos stands de patrocinadores. No se permite vender ningún
(Aprobado por el Comité Directivo en la sesión N° 32-11, del 27 de abril de 2011)
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producto diferente a aquellos ofrecidos por la Librería de la Universidad de los Andes. Las
empresas patrocinadoras deberán
seleccionarse
entre
empresas serias y legalmente
constituidas en Colombia. No se permite el patrocinio de empresas de licores ni de cigarrillos. El
espacio máximo que se le puede asignar a las empresas patrocinadoras es de 3 metros x 3
metros (por cada módulo/stand). Dichos módulos sólo se podrán ubicar contra las paredes
norte (tres módulos) y sur (tres módulos) de la Calle del Saber. El plano de ubicación de los
patrocinadores deberá ser aprobado por la Oficina de Relaciones Públicas, por lo menos con
dos semanas de anticipación al evento. En los stands se pueden colocar pendones de las
empresas patrocinadoras, y se podrá hacer promoción y divulgación de las mismas. No se
podrán utilizar amplificadores de sonido en la Calle del Saber.
COSTO POR NO CANCELACIÓN DE LAS RESERVAS DE LOS AUDITORIOS O POR SOBRECUPOS:
1. A partir de abril de 2011 se cobrará una multa de $500.000 (quinientos mil pesos) por NO
cancelar la reserva con la debida anticipación de cinco días hábiles (no show) o por
incurrir en sobrecupo.
2. El dinero recaudado por concepto de las multas, ingresará al Fondo Quiero Estudiar
(Centro de Costo 2350) y deberá ser pagado por la unidad responsable de la reserva, a
través de un traslado presupuestal, dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo del
correo que informa sobre la multa.
(Aprobado por el Comité Directivo en la sesión N° 32-11, del 27 de abril de 2011)
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