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LINEAMIENTOS Y LISTA DE CONTROL (CHECKLIST) PARA TENER EN CUENTA AL
ORGANIZAR COMPETENCIAS (EN EXTERIORES y EN INTERIORES –Indoor)
Incluye Copas Panamericanas (a menos que esté sujeto a contrato por separado), y M21,
Competencias de Jóvenes y Clubes
CONTENIDOS
1. Introducción
2. Autoridad y Contacto
3. Comité Organizador
a. Requerimientos Técnicos
b. Canchas de práctica y lugares de práctica
4. Alojamiento en hoteles
a. Habitaciones de hotel para Oficiales de Torneo
b. Hoteles para equipos
c. Otros requerimientos en hotel de oficiales
d. Coordinador de Hotel
5. Transporte
a. Para Oficiales
b. Para equipos
6. Medios/Acreditación de Prensa
a. Instalaciones y Equipamiento
b. Video
c. Servicio de resultados
7. Médicos
8. Publicidad y Programa
a. Derechos de publicidad
b. Programa
9. Finanzas y Auspicios
10. Comunicaciones
a. Con equipos que compiten
b. Con Oficiales y Árbitros
c. Con el correspondiente Secretario/a de Competencias PAHF
d. Visas
11. Documentos de partidos
12. Jueces locales
13. Acreditación
14. Ceremonias de Apertura y Cierre (premios)
Apéndices
A. Requerimientos Técnicos
B. Formulario tipo de acreditación de prensa
C. Lista de revisión para el estadio
D. Lista de revisión para contenidos de Comunicaciones
E. Lista para hotel de oficiales
F. Lista de acreditación
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1. INTRODUCCION
Estas notas son una guía para todos aquellos involucrados en la organización o anfitriones
de Competencias PAHF que no están sujetas a un contrato por separado con la PAHF.
Esto incluye Copas Panamericanas y las Copas Panamericanas Sub 21 para competencias
en exteriores e interiores (Indoor). También cubren Torneos de Clubes regulados por la
PAHF. Estas notas funcionarán tanto como enunciado de obligaciones del Comité
Organizador, como lista de tareas y recordatorios.
En caso de diferencias surgidas de estas notas, prevalecerán las Reglas de Torneos PAHF,
o cualquier otro contrato formal entre el Comité organizador y la PAHF.
2. AUTORIDAD Y CONTACTO
a. Las Asociaciones Nacionales y cualquier club designado para organizar un torneo lo
hace en nombre de la PAHF,
b. El contacto con la PAHF debe ser ordinariamente con el Presidente o Secretario/a, o con
quien fuera designado por el Comité de Competencias para tal fin,
c. Un Comité Organizador de un Club debe también estar en contacto con su Asociación
Nacional.
3. COMITE ORGANIZADOR
Para preparar y llevar a cabo un Torneo de la Federación Panamericana de Hockey un
Comité Organizador debe contar MÍNIMAMENTE con:
a. Presidente
b. Secretario/a
c. Tesorero/a
y Miembros de Comité responsables de:
d.
e.
f.
g.
h.
j.
Programación (edición, publicidad, venta de programas)
Publicidad/ Marketing
Medios/ Prensa
Hoteles
Transporte
• Estadio/Cancha e instalaciones (oficinas, vestuarios, comedores/restaurantes,
la cancha, equipo de ballboys/girls (si fuera necesario) etc.)
El Oficial Coordinador de Hotel (que trabajará a través del Oficial Coordinador o
Anfitrión designado para cada equipo, Árbitros (1), D.T.(Director de Torneo) y
Oficiales (1) y Medios/Prensa (1)).
Tan pronto como el Comité Organizador es designado, los detalles (teléfonos, números de
faxes y direcciones de correo electrónico del secretario/a o principal persona de contacto)
deberán ser enviados a la PAHF y al Presidente y Secretario/a del comité de Competencias
de la PAHF.
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4. REQUERIMIENTOS TECNICOS
Ver Apéndice A
Instalaciones para entrenamiento/ Canchas para prácticas
4.1 Dos (2) días antes del comienzo del torneo, cada equipo tendrá derecho a la práctica en
la cancha del torneo (para un torneo en exteriores) (1 día antes del comienzo de un
torneo indoor), por lo menos durante 1 hora por día. Los horarios de práctica deben ser
reservados "según orden de llegada". Además, para un torneo en exteriores, cada
equipo tiene derecho, con costo a cargo del Comité organizador ', a una hora más de
tiempo de practica/entrenamiento durante el torneo. Esto será en la cancha del torneo,
si está disponible y si el cronograma de partidos lo permite, o en una cancha de práctica
en el área. La cancha de práctica debe ser lo más similar posible a la cancha del torneo.
4.2 El Comité Organizador deberá hacer los arreglos para que la cancha esté disponible
exclusivamente durante el torneo.
4.3 Cuando un equipo solicita instalaciones de entrenamiento adicionales (sobre y por
encima de los tiempos especificados arriba) se espera que el comité organizador intente
siempre asistir al equipo. Si el Comité Organizador tiene que alquilar la cancha de
práctica, entonces ésta será a expensas del equipo que requiere las instalaciones
adicionales y dará derecho al Comité Organizador a cargar el costo al equipo.
5. ALOJAMIENTO EN HOTEL
5.1 Habitaciones de hotel para Oficiales de Torneo
Todos los oficiales técnicos y árbitros designados deben estar en el mismo hotel, a una
distancia cercana al lugar del torneo (si fuera posible a una distancia que permita
movilizarse a pie al lugar del torneo, esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero en
organización de transporte).
Las necesidades totales de alojamiento son:
a. Habitaciones individuales (single) para:
1. DT y todos los Oficiales Técnicos designados (Ver tabla Responsabilidad de
Anfitrión PAHF)
2. Todo oficial de la PAHF o representante de la FIH
3. Manager de Árbitros
b. Habitación doble para:
1. Árbitros
2. Jueces designados por PAHF (generalmente 2 o 3)
3. Oficial de medios designado por PAHF
4. Oficial Médico designado por PAHF
c. Si es posible también alojamiento para:
1. Medios/ Prensa
2. Acompañantes
3. Comité Organizador o Jueces locales que deseen hospedarse
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5.2 Hoteles para equipos
Los equipos participantes (o sus Asociaciones Nacionales) son responsables por la reserva
y pago de su alojamiento. A pesar de esto el Comité Organizador colaborará con los equipos
participantes recomendando/sugiriendo hoteles adecuados, preferentemente cerca del lugar
del torneo y con diferentes tarifas para poder satisfacer los distintos presupuestos de cada
equipo.
No es posible establecer una guía de tarifas. Los precios varían en cada país y en cada
ciudad. Los equipos que deben hacer frente a los gastos de transporte y alojamiento
buscarán los mejores precios posibles.- pero muchos equipos buscan un buen hotel y no
solo una “cama barata”. Otros pueden simplemente desear el alojamiento más barato
disponible. Será un placer para el Presidente y/o Secretario del Comité de Competencias
PAHF discutir con ustedes los hoteles que puedan estar considerando.
5.3 Otros requerimientos en el hotel de los Oficiales
a. Suficiente espacio para estacionamiento de vehículos.
b. Espacio para microbuses (minibuses) en la entrada para el ascenso y descenso,
y espera si fuera necesario.
c. Una sala con capacidad para 40- 45 personas sentadas, para las reuniones
Instructivas del Torneo (Tournament Briefing Meetings).
d. Arreglos adecuados de servicio – especialmente para desayunos cuando un
número de personas puedan solicitar (1) desayuno temprano, o (2) comer
simultáneamente, o (3) desayuno tardío, o (4) comidas envasadas---viandas.
e. Es bueno también contar con “bares” ("coffee shop") de tipo flexibles para otras
comidas.
f. Una pizarra informativa de “hockey” en la Recepción, donde se pueda desplegar
información, Planillas de designaciones y programación de transportes.
5.4 Coordinación de Hotel
a. Es esencial contar con un miembro del Comité Organizador responsable para el
trato con el Hotel y el Gerente del Hotel (y con los requerimientos del hotel para
los oficiales)
b. El manager de Árbitros debe ser consultado sobre la distribución de las
habitaciones de los Árbitros.
c. Es de mucha ayuda contar con un Mostrador para el Torneo en el lobby para dar
la bienvenida a Árbitros y Oficiales, trabajar con la asignación de habitaciones y
sus arreglos de check-in, distribuir los paquetes de información y manejar las
consultas.
d. El Oficial Coordinador de Hotel debe tener disponible un listado con el número de
habitaciones de Árbitros y Oficiales- para su distribución o exhibición en la
cartelera informativa del lobby.
e. Debe estar disponible el detalle de los arreglos de comidas en el hotel.
f. El Apéndice E enumera una lista de control sugerida para quienes estén
encargados del alojamiento en el hotel.
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6. TRANSPORTE
6.1 Transporte para Oficiales
Las Reglas requieren la provisión de transporte, con gastos a cargo del Comité Organizador,
de Árbitros y Oficiales, desde y hacia el aeropuerto acordado (que será el aeropuerto más
cercano con servicio para vuelos internacionales o principales vuelos internos) o estación
ferroviaria (si un árbitro u oficial elije viajar por tren) al Hotel del Torneo. También será
provisto por el Comité Organizador el transporte al lugar del torneo desde el hotel y el
regreso al mismo durante todo el Torneo.
6.2 Transporte para el DT y Representante(s) FIH/PAHF
El Comité Organizador proveerá al DT y representante(s) FIH/PAHF un automóvil o
automóviles con chofer.
6.3 Transporte para Árbitros
Para los Árbitros es ideal un minibús o minibuses provistos para ser conducido por el Oficial
Coordinador de Árbitros bajo la dirección del manager de Árbitros- de esta manera el
conjunto de Árbitros con su propio transporte, es enteramente independiente.
6.4 Transporte para Equipos
Se debe proveer transporte a todos los equipos participantes a su arribo y salida del
aeropuerto /estación ferroviaria acordada y su hotel elegido, y al lugar del torneo para los
partidos y prácticas oficiales.
Aquellos equipos participantes responsables de los arreglos y pago de costos de su propio
transporte interno (excluyendo llegada y partida), ya sea porque está así previsto en las
reglas o porque el equipo elije quedarse en un hotel distinto a los que fueran oficialmente
aprobados provistos por el Comité Organizador, pueden necesitar ayuda del Comité
Organizador para que les recomiende, por sus conocimientos locales:
a)
b)
c)
Una compañía de ómnibus/ transporte, que el equipo pueda contratar para el
transporte desde el hotel al lugar del torneo y de regreso al mismo.
Para quienes prefieran conducir el vehículo, una empresa de alquiler de automóviles,
con quienes puedan alquilar mini-buses o MPV “Mini transporte de Pasajeros”
Si hay hoteles a corta distancia del lugar del torneo (que se pueda llegar caminando),
aunque estos no sean los hoteles más baratos, el equipo podría entender que el
costo total es menor, porque necesitarán alquilar menos transporte, durante el
torneo.
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7. MEDIOS/PRENSA
Para la promoción del Torneo es esencial designar un buen oficial coordinador de medios
que trabajará con el Oficial de Medios designado por la PAHF.
7.1 Acreditación de Medios
a)
Qué gente de Medios, personal de prensa local o extranjera cree que podrá cubrir el
Torneo? No es un dato fácil de obtener. Para algunos Torneos especialmente si se
desarrollan juntos, Damas y Caballeros, puede haber hasta 100 personas de prensa.
Para otros torneos pueden solo haber 3 o 4 personas en total.
b)
Es conveniente que el Comité Organizador haga un contacto temprano con los
Medios Locales y medio nacional especializado en hockey para asegurarse la
máxima difusión del Torneo. También se le debería solicitar a cada equipo
participante (o su Asociación Nacional) que colaboren notificando a las personas
adecuadas de los medios.
c)
Es de ayuda, y esencial en cualquier Torneo mayor, tener un sistema de acreditación
de medios. Se adjunta en el Apéndice B un ejemplo de formulario para enviar a los
medios para el registro de Acreditaciones previo al Torneo.
7.2 Instalaciones y Equipamiento
a)
En el Estadio, debe estar disponible un Centro de Prensa u Oficina de Prensa, con
sillas, teléfonos y aparatos de fax(es) e instalaciones para que la gente se pueda
conectar con sus computadoras portátiles. Las mejores facilidades que se le puede
ofrecer a los Medios es una conexión inalámbrica a Internet de (54Mbs min) en el
lugar del Torneo. La cantidad de equipamiento dependerá del número de personas
de prensa, pero recuerde que será luego del último partido del día que todas las
personas de prensa presentes querrán comunicarse telefónicamente o por fax,
correo electrónico, para enviar su nota, en solo minutos para ajustarse al cierre de su
edición! Por este motivo se deben considerar cuidadosamente la cantidad de líneas
telefónicas que se deben tener disponibles. Para algunos Torneos, Copas PAHF
puede ser necesario contar con instalaciones del Centro de Prensa disponibles dos
días antes del Primer partido del torneo – los periodistas no sólo comienzan a
informar cuando comienzan los primeros partidos. Pueden querer las instalaciones
para enviar su copia pre torneo.
b)
El personal de Medios aprecia que le sirvan refrescos en la sala de Prensa—
mínimamente una máquina de café para grandes eventos o jarras térmicas de café
en eventos más pequeños, además de una selección de bebidas frescas.
c)
Asientos reservados para prensa junto a la cancha; para Torneos en Exteriores,
dichos asientos deben tener– alguna protección contra el clima.
d)
Se debe proveer al Centro de Prensa, por lo menos 15 minutos antes del comienzo
de cada partido, las planillas del partido con formaciones de cada equipo, así como
también una copia de la misma al finalizar el juego. Un buen Centro de Prensa
contará siempre con las estadísticas correspondientes, tablas actualizadas de cada
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grupo, que se deberán corregir después de cada partido, detalles de goleadores/
(as), etc.
7.3 Video
Además del interés de la TV local, la mayoría de los equipos graban sus partidos y aquellos
de los futuros rivales. Para esto necesitarán una buena posición en lo alto. Una plataforma
para video debe tener la capacidad para tres cámaras además de los operadores y sus
asistentes (quizás 6 personas en total). Muchos equipos prefieren ahora tener una ubicación
detrás de uno de los arcos. Para los torneos en exteriores la plataforma debe contar con
protección para el clima.
Si la demanda de lugares para video excede las disponibilidades entonces la prioridad de
uso de la plataforma de video deberá ser para los operadores de:
1. Los dos (2) equipos que disputan el partido,
2. los otros equipos de ese grupo (pool),
3. Otros equipos que participan en el torneo,
4. Otros observadores acreditados y agencias exteriores.
Las instalaciones para reproducir Videos en el hotel serán de utilidad para los
equipos, aunque muchas videocámaras actualmente pueden reproducir directamente
la grabación en un aparato de TV.
Si la TV local está cubriendo el torneo, el Comité Organizador deberá ocuparse que
todos los equipos que estén compitiendo puedan obtener una copia de los partidos
grabados.
7.4 Servicio de Resultados
Inmediatamente después de completados los partidos, cada día (y para algunos torneos
después de cada partido, dependiendo de las instrucciones de la PAHF) el Comité
Organizador DEBE organizar el envío por correo electrónico de una copia de la planilla del
partido a los Oficiales PAHF designados por el Director del Torneo o al punto que la PAHF
notificara (como ser a la oficina de otro torneo mayor). En algunos casos también se enviará
a las oficinas de la FIH). Los resultados pueden estar disponibles para:
1. Agentes de Prensa y miembros de organismos de prensa en diferentes países que
no estén presentes en el Torneo.
2. El Comité Organizador también debe estar listo para enviar los resultados
directamente al sitio web de la PAHF.
3. Algunos medios/ prensa pueden desear contactarse directamente al centro de
Prensa de otro Torneo. Debe haber un número telefónico disponible.
4. La PAHF pondrá a disposición su sitio web para una página web del Torneo y una
base de resultados. El Comité Organizador deberá considerar la producción de
información adicional para la página web del torneo.
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8. MEDICO
8.1
Es esencial que esté disponible el adecuado apoyo médico en caso de lesión.
Algunos equipos pueden tener un médico dentro de su plantel—pero ciertamente no
es el caso de todos. Debe haber un médico disponible en el lugar del torneo cada
vez que se juegue un partido. Debe haber un médico en la mesa para cada partido.
8.2
No todos los equipos tienen su propio fisioterapeuta. Es una buena precaución
contar con un fisioterapeuta designado localmente que pueda ser contactado
telefónicamente en caso de necesidad. Quien haga uso de los servicios del
fisioterapeuta deberá abonar los aranceles correspondientes
8.3
Debe haber una camilla disponible junto a la cancha en forma permanente.
8.4
No es necesario contar con una ambulancia en el estadio pero los oficiales locales
deben saber cuál es el hospital de emergencias más cercano, su número telefónico y
como llegar – en caso que un jugador deba ser llevado en automóvil con una lesión
menor (por ejemplo un dedo fracturado).
8.5
Los fisioterapeutas de los equipos estarán agradecidos si cuentan con una sala o por
lo menos una Camilla para fisioterapia para trabajar ya sea en el lugar del torneo o
en el hotel, aunque la mayoría está acostumbrada a improvisar y utilizar un cuarto de
hotel como centro de tratamiento.
8.6
Se debe contar con el número telefónico de un dentista.
9. PUBLICIDAD Y PROGRAMA
9.1 Derechos de Publicidad
La PAHF deberá tener derecho a publicidad sin costo alguno en:
• Uniformes de Árbitros
• Ballboys / girls
• Publicidad en campo de juego – 3 carteles perimetrales tamaño estándar (6m x 1m) en
el radio de visión de la TV + 2 carteles con el logo PAHF
• Frente de la mesa de Oficiales técnicos (nombre del evento y logo PAHF)
• Fondos en Conferencias de Prensa y entrevistas (diseño a ser aprobado por PAHF)
• Tablero de resultados de los partidos
• Sitio web del Torneo
• Afiches, acreditaciones, entradas, volantes
• Cualquier otra actividad a acordar entre el Comité Organizador y la PAHF.
9.2 Programa
El diseño y contenido del programa es de incumbencia del Comité Organizador PERO debe
cumplir con las regulaciones e incluir:
1. El mensaje del Presidente, que será provisto por la oficina de la PAHF.
2. La fotografía del Presidente de la PAHF y el logo de la PAHF y FIH.
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Esta, así como los logos de la PAHF/ FIH están a disposición en los respectivos
sitios web.
3. Libre de cargo, una página de avisos en cada programa a las cuales tengan derecho
cada uno de los Auspiciantes (partners) de la PAHF. Los detalles de estos avisos se
le pueden solicitar a la Secretaria Honoraria General de la PAHF.
4. Una lista de Oficiales Técnicos del Torneo, Miembros de la Junta Directiva de la
PAHF y el Comité involucrado. La PAHF proveerá estos detalles.
9.3
El Comité Organizador querrá contactar a los equipos para obtener detalles de sus
jugadores (y quizás alguna foto o fotos del equipo o historia del equipo). Es a veces
difícil obtener detalles exactos de qué jugadores conformarán el equipo. El Comité
Organizador generalmente necesitará la información – para imprimir el programa con
el tiempo necesario- antes del Torneo. Las Regulaciones indican que cada equipo
debe enviar la lista final de jugadores a la PAHF. Los arreglos para la impresión
serán los que regulen la fecha en que se necesite la información. Si un equipo
fracasara en enviar la foto del grupo, entonces se sugiere que la misma sea
reemplazada por una foto de hockey en “acción” (cualquier foto de hockey en acción)
para no dejar el espacio en blanco.
9.4
Los Programas deben estar disponibles (libres de cargo) para los Jefes de Equipos
Oficiales y Árbitros ya sea en las oficinas del torneo o en el hotel a su llegada o
durante la Reunión Instructiva del Torneo. (Briefing Meeting).
10. FINANZAS Y AUSPICIOS
10.1
las responsabilidades financieras del Comité Organizador se detallan en la Tabla
PAHF de Responsabilidades Financieras del Anfitrión de un Evento o en un contrato
específico para el evento.
10.2
Todos los equipos participantes pagarán un arancel de inscripción a la PAHF. No se
le permite al Comité Organizador cobrar por la participación de los equipos ningún
arancel adicional de inscripción para ayudar a financiar los costos del Torneo.
10.3
El Comité Organizador recibirá el dinero ingresado por:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Auspiciantes locales.
Venta de entradas a los espectadores.
Cualquier arancel de TV que puedan negociar.
Publicidad perimetral o cualquier otra publicidad en el estadio (excepto por los
carteles sin cargo para PAHF y sus auspiciantes).
Publicidad en programas y venta de programas.
Stands y venta de alimentos.
10.4
Todos los derechos de Difusión del Torneo le pertenecen a la PAHF. Esto incluye
televisión, “streaming” por internet, DVD, video y podcasting.
10.5
El nombre de un Auspiciante solamente se podrá usar delante del nombre de la
competencia o torneo si la aprobación específica de la PAHF se obtuvo previamente.
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10.6
Los detalles de las responsabilidades financieras hacia los Oficiales PAHF
designados se listan en la correspondiente Tabla PAHF de Responsabilidades
Financieras del Anfitrión de un Evento. Además del costo del transporte (ver punto 6
arriba), el Comité Organizador es responsable del alojamiento con régimen de
pensión completa para todos los oficiales designados por la PAHF.
10.7
Si el Comité Organizador tiene algún arreglo especial con agentes de viaje o
aerolíneas nacionales que le permitan obtener pasajes para el (DT u OT [si hubiera
designado] o Árbitros Neutrales o Manager de Árbitros) por una cifra inferior a la que
pudieran ellos obtener sus pasajes, entonces deberán ponerse en contacto con
dichos oficiales tan pronto como se comunique su designación. De otra manera los
Oficiales podrían haber comprado ya sus pasajes para asegurarse un lugar en un
vuelo conveniente. Entonces sería muy tarde. El Comité Organizador no debe
comprar nunca un pasaje para un oficial del que es responsable sin antes coordinar
con el oficial. Ocasionalmente, por ejemplo para un árbitro neutral que provenga de
un país con problemas de divisas, se le podría pedir al Comité Organizador que
compre el pasaje aéreo y se lo envíe al oficial. Es más usual que el DT, Árbitros
Neutrales y Manager de Árbitros hagan sus propios arreglos para obtener sus
pasajes que luego le reembolsará el Comité Organizador a su llegada al Torneo.
10.8
El Comité Organizador es responsable de entregar (a su propio costo) medallas a los
ganadores como se requiere en las Regulaciones de Torneos.
11. COMUNICACIONES
11.1 Con los equipos participantes
Tan pronto como sea designado el Comité Organizador y se conozcan los equipos
participantes del torneo, es importante que se mantenga una comunicación regular y se
produzca un intercambio de información entre ambas partes. Recuerde que los equipos se
apoyan en el Comité Organizador para obtener información sobre el Torneo. Los equipos no
recibirán información de la PAHF sobre el torneo, excepto por los detalles de contacto del
Comité Organizador. Para una guía acerca de las comunicaciones consultar el Apéndice D.
11.2 Con oficiales y árbitros
a. El Comité Organizador también necesitará comunicarse con los Oficiales del Torneo
(DT, OT [si se hubiera designado], Jueces, Manager de Árbitros y Árbitros). Los
detalles de estas designaciones se enviarán al Comité Organizador tan pronto se
conozcan y confirmen.
b. El Comité Organizador debe darle a los Oficiales los detalles de los arreglos y
obtener información de sus planes de viaje, hora de arribo propuesta etc. Los
Oficiales y Árbitros habrán confirmado previamente la aceptación de su designación
a la PAHF. El Comité Organizador debe tener en cuenta que los Oficiales luego de
haber confirmado su aceptación no recibirán más información de la PAHF. Necesitan
recibir información del Comité Organizador. Es importante que el Comité Organizador
y los Oficiales establezcan y mantengan una temprana comunicación.
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11.3 Con el Presidente del Comité de Competencias PAHF
Los siguientes temas deben ser acordados con el Presidente del Comité de Competencias
PAHF
a. El acuerdo de la Programación de Partidos. El Comité Organizador propondrá el horario
de cada partido sujeto a la aprobación de la PAHF, de acuerdo a las condiciones locales,
espectadores, TV, etc.
b. Los detalles de números telefónicos y fax para comunicarse con la PAHF antes, pero
particularmente durante el Torneo.
c. Propuestas de alojamiento para los equipos participantes y Oficiales.
d. Nombres de los Jueces, Oficial de Medios, y Oficial Médico locales propuestos (para la
aprobación de la PAHF)
e. Deberá enviarse copias de circulares, cartas o boletines enviados a todos los equipos
solicitando o enviando información (pero no cartas individuales a equipos u oficiales)
sobre sus arreglos particulares al Secretario/a del Comité de Competencias PAHF, para
que permanezca informado (a) acerca de las comunicaciones generales enviadas por el
Comité Organizador.
11.4 Visas
Los equipos de algunos países pueden necesitar visa de entrada. Generalmente necesitan
una carta formal de invitación del Comité Organizador del Torneo. A veces esas cartas
necesitan detallar las personas que viajan en el grupo. Donde está la embajada de su país
que está más cercana a los equipos que compiten y quienes necesitarán visas. Es deber del
Comité Organizador, comunicarse con estos equipos lo más pronto posible. También pude
ser de ayuda mantener un contacto directo con la embajada. Nunca se debe dejar el trámite
de las visas para la semana anterior al torneo. Es deber del Comité Organizador proveer la
información y asistencia necesaria a los equipos que viajen a su país para competir. Si
hubiera algún problema entonces contacte a la Secretaria (o) General de la PAHF o al
Presidente o Secretario (a) del Comité de Competencias PAHF.
12. DOCUMENTACION PARA PARTIDOS
12.1
En los sitios web de la FIH/PAHF se publican copias de los documentos estándares
para que el Comité Organizador pueda descargarlos.
12.2
Se deben utilizar los formularios estándares aunque el Comité Organizador podrá
agregar su logo mientras mantenga el contenido y presentación del documento como
fue diseñado por la FIH.
12.3
Los logos de la PAHF y FIH deben incluirse en toda la papelería del Torneo.
12.4
Es mucho más eficiente utilizar el software electrónico para confeccionar las Planillas
de Designaciones, Formularios de Formación inicial de los equipos, Planillas de
Juego, estadísticas, etc. El paquete de software recomendado será provisto por el
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Comité de Competencias PAHF sin costo. Se recomienda que las Planillas de Juego
se confeccionen “en vivo” en la mesa Técnica (para poder producir el informe final
para los medios y para subirla a internet enseguida después del partido).
13. JUECES LOCALES
13.1
La PAHF designa al Director del torneo, a los OTs requeridos de acuerdo a la Tabla
PAHF de Responsabilidades Financieras del Anfitrión de un Evento, y generalmente
un mínimo de 3 Jueces (de acuerdo al tamaño del Torneo). Adicionalmente se
pueden necesitar hasta 3 Jueces locales.
13.2
Los Oficiales de Clubes locales deben consultar a sus Asociaciones Nacionales para
ser candidatos a una designación. Es una buena oportunidad para introducir
promisorios nuevos jueces que pueden luego obtener un lugar en la lista de Jueces
PAHF.
La lista de nombres de los Jueces Locales propuestos debe enviarse al Presidente o
Secretario (a) del Comité de Competencias PAHF para que sea aprobada por la
PAHF. Junto con la propuesta se debe enviar un breve detalle acerca de la
experiencia de estos Jueces Locales. Es importante que los Jueces Locales:
- estén disponibles durante todo el torneo.
- no estén involucrados en otras tareas organizativas una vez comenzado el torneo
(a menos que actúe como Oficial Coordinador con el DT y los Jueces)
14. ACREDITACION
El Apéndice F lista quienes deben ser acreditados. Nunca es fácil para el Comité
Organizador saber quién debe ser acreditado o no. Por supuesto que para muchos torneos
muy pocos del listado VIP podrán asistir. La lista, intenta guiar al Comité Organizador a
quien deberá acreditar en caso que concurra. Ninguno de esos visitantes al torneo son a
cargo del Comité Organizador (solamente lo es el cargo por acreditación, al estadio/
partidos/ o cualquier evento social)
1. CEREMONIAS DE APERTURA Y CIERRE (ENTREGA DE PREMIOS)
Todas estas ceremonias serán organizadas por el Comité Organizador pero los detalles
deberán enviarse previamente a la PAHF para su aprobación.
La ceremonia de entrega de medallas y trofeo al finalizar el torneo debe ser organizada en
consulta con el Representante de la PAHF en el Torneo. En ausencia de un Representante
PAHF oficialmente designado, el DT será el Representante de la PAHF. El (Ella) tendrá la
autoridad final para decidir quien debe estar involucrado o quien entregará los premios y
medallas. Para un Campeonato hay un Trofeo PAHF para el ganador.
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APENDICE A
REQUERIMIENTOS TECNICOS
1. REQUERIMIENTOS DEL CAMPO
1.1 campo de juego de la competencia
1.1. A En exteriores
•
•
•
•
•
•
•
•
Un (1) campo de competencia para juego con superficie sintética aprobada por la FIH.
la superficie sintética del campo de juego debe continuar con la misma calidad de
materiales, la pendiente y la uniformidad por una distancia mínima de tres metros antes
que ocurra cualquier cambio en esa superficie y por una distancia mínima de dos
metros más en la superficie horizontal en cada extremo y un metro en cada lado antes
de encontrar cualquier obstrucción (a menos que posiblemente se encuentre la mesa de
oficiales técnicos). Estas áreas excedentes se pueden utilizar para publicidad conforme
con las especificaciones y condiciones vigentes de la FIH.
Tribuna con pendiente y capacidad apropiadas para una visión completa. Lo más cerca
posible del campo de juego (sin pista de atletismo)
Marcas de juego duraderas, de color blanco, embutidas en la superficie, claramente
visibles o pintura a prueba de agua, verificadas como adecuadas y que cumplan con las
Reglas del Hockey vigentes.
Arcos y banderines de acuerdo con las Reglas del Hockey vigentes, más un arco y dos
banderines de reserva. Los arcos no podrá tener publicidad, (excepto en la parte exterior
de las redes y en las tablas del fondo si están acordes a las especificaciones y
condiciones vigentes de la FIH).
Un cerco de contención de pelota o barrera circundando la parte excedente del campo
de juego y con mayor altura detrás del área de tiro de los arcos para protección de los
espectadores.
Si la cancha es de base de agua, entonces deberá contar con equipamiento capaz de
regar la totalidad de la cancha y sus excedentes en 8 minutos. Para asegurar la correcta
distribución del agua en todas las áreas del campo se recomienda contar con una
manguera de mano, además del sistema automático de riego.
Cuando el cronograma de partidos requiera que se juegue con luz artificial, la
iluminación debe cumplir con los estándares de la FIH de Requerimientos Mínimos para
Juego y Grabación para televisión. (ver Guía de Iluminación Artificial de Canchas de
Hockey): La iluminación mínima horizontal es de 500 lux.
1.1.B Interiores (Indoor)
•
•
•
•
•
Un campo de juego con superficie aprobada por la FIH.
Se recomienda un área mínima (de 3 metros) por detrás de la línea de fondo y (un
metro) de los laterales.
Las tablas laterales deben ser de madera o material de propiedades similares. No deben
tener anclajes o soportes que puedan ser peligrosos para jugadores o árbitros.
Tribuna con pendiente y capacidad apropiadas para una visión completa.
Marcación del campo duradera de acuerdo a las Reglas de Hockey Indoor vigentes.
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•
•
•
Si se jugara hockey Indoor en una superficie con marcas para otro deporte que no se
puedan remover con facilidad, las marcas de hockey deben ser de un color distinto.
Arcos de acuerdo a las Reglas vigentes de Hockey Indoor más un arco de reserva. Los
arcos no deben tener publicidad (excepto en el exterior de las redes de los arcos y en las
tablas de fondo si se rigen con las especificaciones y condiciones vigentes de la FIH)
Una red para contener pelotas detrás de los arcos y áreas de tiros, normalmente
bajando desde el cielorraso, para protección de los espectadores.
1.2 Entrada en calor (sólo exteriores) En ausencia de una cancha de juego para la entrada
en calor en el estadio del torneo, la programación de los partidos debe contemplar un
mínimo de 30 minutos para entrada en calor en el campo de juego.
1.3 Instalaciones para entrenamiento (solo exteriores) – ver Lineamientos punto 4.1
Si es posible se debe contar con un campo de juego para entrenamiento, fácilmente
accesible. Debe estar marcado adecuadamente, con arcos y banderines, riego adecuado
e instalación de luz artificial.
Debe haber disponibilidad de vestuarios.
1.4 Pelotas de hockey
•
•
Se deben utilizar Pelotas de un fabricante aprobado por la FIH.
La disponibilidad de pelotas para entrenamientos y la entrada en calor previa al partido
es responsabilidad de los equipos participantes.
1.5 Bancos para equipos (o sillas) y contenedor para palos:
•
•
•
A cada lado de la mesa de los oficiales técnicos, a una distancia no mayor de 10m,
(Indoor no mayor de 2 metros) debe haber un banco para cada equipo (o sillas), con
capacidad para 9 personas sentadas (Indoor 10 personas). La parte posterior de los
bancos debe estar a la misma distancia de la línea lateral del campo de juego que la
mesa de Oficiales Técnicos. Deben permitir una buena visión del campo de juego y para
torneos en exteriores, deben tener protección contra el sol, viento, lluvia y riego de la
cancha.
(Exteriores) Debe haber un contenedor para depositar los palos ubicado entre cada
banco de equipo (o sillas) y la mesa de Oficiales técnicos, con tapa removible para
protección contra lluvia y riego de la cancha y capacidad para 16 bolsas de palos,
Salidas de electricidad para dispositivos de calor o enfriamiento (si fuera apropiado).
2 MESA DE OFICIALES TECNICOS Y EQUIPAMIENTO
2.1 Mesa de oficiales técnicos
• La instalación debe tener lugar para 4 personas sentadas a la mesa, laterales abiertos,
preferentemente sobre una plataforma con una elevación mínima de 25 cm sobre el nivel
del campo de juego.
• Para un torneo en exteriores, el frente debe estar por lo menos 4 metros retirado de la
línea lateral del campo de juego. Para un torneo Indoor esta distancia se puede reducir a
2 metros.
• Para un torneo en exteriores la instalación debe contar con una cubierta protectora
(techo) contra la lluvia, viento, sol y riego de la cancha.
• Los laterales deben permitir fácil acceso al campo de juego.
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•
•
•
•
•
Por razones de seguridad no debe tener cubiertas de vidrio, ventanas, etc. que puedan
estar expuestas a un golpe accidental de una pelota del juego.
La instalación debe estar alineada con la línea central del campo de juego, del lado que
tenga menor interferencia de elementos y/o interfiera menos con la visibilidad del
espectador. La instalación incluirá:
Una mesa de trabajo apropiada. El frente y los laterales de la mesa deben estar
completamente cerrados desde el borde de la mesa hasta el piso.
Tres asientos para los Oficiales Técnicos de turno y un cuarto asiento para el Árbitro de
reserva. Asientos adicionales junto a la mesa de Oficiales Técnicos para quienes tengan
autoridad para estar allí (Representantes FIH/PAHF, Director del Torneo, Manager de
Árbitros, Oficial Médico Local, operador del reloj o tablero de resultados, si los hubiera)
Asientos para los jugadores suspendidos temporalmente a cada lado de la mesa de
Oficiales Técnicos.
2.2 Equipamiento de la mesa
• Elementos de escritorio
• Cualquier control remoto del tablero de resultados y reloj
• Sistema de comunicación (teléfono, radios) conectadas al Director del Torneo, Centro de
Prensa y Anunciador Público
• Dos cornetas potentes (bocinas)
• Tres cronómetros
• Dos juegos de tarjetas de advertencia (verde, amarilla y roja) como las que usan los
árbitros
• Dos silbatos de repuesto
• (Exteriores) Dos juegos de números para jugadores de sustitución- seguros para
manipular con velocidad, no sensibles a la temperatura y con números del 1 al 32
(aproximadamente de 30 cm x 40 cm de tamaño).
• Dos anillos para control de palos aprobados por la FIH.
• Cuatro bandas para capitanes o cintas de diferentes colores y alfileres de seguridad.
• Una botella conteniendo una solución de alcohol al 80% y tres paños, para limpiar
manchas de sangre en el campo de juego.
• Guantes plásticos y contenedor para disposición de elementos utilizados para quitar
manchas de sangre en el campo de juego.
• Papeles oficiales FIH/PAHF – Planilla de Juego y de tiros penales, Planillas de
designaciones, Formularios de Inscripción, lista de coordinadores de oficiales,
Reglamento del Juego, Reglas PAHF ( y si correspondiera a la competencia, Reglas de
Torneos FIH), Documentación de Política Antidoping FIH, formulario de informes de
lesiones, formulario de registro de tarjetas (todos estos documentos disponibles en los
sitios web de la FIH o PAHF)
3. REQUERIMIENTOS DEL LUGAR DEL TORNEO
3.1 Si fuera posible se requiere una tribuna cubierta (solo Exteriores) por lo menos para:
• Los medios
• Jugadores/Oficiales Técnicos que no estén de turno
• VIPs, auspiciantes e invitados
• Preferentemente también para espectadores que paguen su entrada.
3.2 Suficientes instalaciones sanitarias/ baños.
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3.3 Lugar de estacionamiento en el lugar o en inmediaciones, suficiente para ubicar el
transporte para equipos, Oficiales Técnicos, Invitados y Comité Organizador.
3.4 Estacionamiento adecuado para los espectadores en las inmediaciones del lugar.
3.5 Sistema de altavoces audibles para anuncios.
3.6 Un tablero para resultados (o un dispositivo electrónico) que permanentemente muestre
el programa, los resultados actualizados de cada partido y la tabla de posiciones,
ubicado de tal manera que pueda ser visto por la mayor cantidad de gente,
preferentemente en la entrada del lugar. Puede ser conveniente producir y fotocopiar
diariamente una hoja con los resultados y posiciones del día anterior para entregar a los
jugadores y espectadores.
3.7 Tablero y reloj (control del tiempo electrónico), que indiquen el resultado actualizado del
partido en curso y el tiempo de juego (o tiempo restante) que deberá instalarse en el
campo de juego de la competencia, y que pueda ser operado desde la mesa de Oficiales
Técnicos. El mismo debe ser visible desde la mesa de Oficiales Técnicos y desde el
campo de juego.
3.8. Se deben proveer instalaciones suficientes para la venta de comidas frías y bebidas
para jugadores y espectadores.
3.9(Exteriores) Cuando los vestuarios estén a una distancia de la cancha, que haga
impracticable la utilización de los mismos por parte de los jugadores durante el
entretiempo, y los jugadores deban retirarse para que se pueda efectuar el riego de la
cancha, considere que será necesario brindar otras posibilidades de resguardo (del sol o
lluvia) cercanos a la cancha.
4. VESTUARIOS
4.1 Equipos
Cuatro vestuarios separados para los equipos, con cerraduras, situados en el estadio. Cada
vestuario debe estar equipado con un número adecuado de duchas con agua fría y caliente,
mesa de tratamiento y baños.
4.2 Árbitros
Un vestuario separado con el mismo equipamiento que el vestuario para los equipos. (o 2 si
hubieran árbitros designados de ambos sexos). Cuando fuera posible el vestuario de los
árbitros debe estar alejado del vestuario de los equipos.
5. INSTALACIONES MEDICAS
5.1 Personal
•
•
•
Debe haber un medico de turno en el campo de juego durante todos los partidos.
Deben haber camilleros disponibles en el campo de juego durante todos los partidos.
Persona encargada de limpiar manchas de sangre en el campo de juego.
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5.2 Equipamiento
Se requiere el siguiente equipamiento al lado del campo de juego:
• camilla
• tabla espinal
• tablillas de madera, aluminio o aire para fracturas de miembros superiores e
inferiores.
5.3 Sala de Primeros Auxilios
Una sala de primeros auxilios (supervisada por un médico local de turno) equipada con:
•
•
•
•
•
•
•
mesa de tratamiento
iluminación adecuada
instalaciones para suturar cortes
vendas estériles y no estériles (ej. vendas elásticas), bandas protectoras, cinta
adhesiva
medicinas básicas
analgésicos (orales e inyectables), incluyendo morfina, medicinas para desórdenes
gastrointestinales
elementos para disposición del material utilizado: filos, equipamiento estéril y no
estéril.
5.4 Instalaciones para test de doping
Sala apropiada para el test de doping (preferentemente otra que la sala de primeros auxilios)
debe tener disponibilidad de refrescos (bebidas) así como el material requerido de acuerdo
al Documento de Política Anti Doping de la FIH vigente el día del torneo. Se puede obtener
una copia del documento vigente de Política Anti Doping de la FIH en el sitio web de la FIH.
•
•
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•
•
•
Refrigerador con cerradura
Formularios para notificar a los atletas
Formularios de recolección de muestras
Formularios de recolección de muestra de Laboratorio
Personal entrenado (incluyendo Oficial recolector de muestras) para monitorear y
acompañante que el atleta seleccionado para la prueba elija.
Suficientes envases para muestras/ kit
6. REFRESCOS
Los equipos y Oficiales técnicos deben contar con cantidad adecuada, constantemente, de
hielo para enfriar, y agua potable, ubicado cerca de los bancos de los equipos.
7. OFICINAS DEL TORNEO
7.1Si se designa un representante de la PAHF para el Torneo se le deberá proveer una
oficina privada.
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7.2 Se debe proveer una oficina privada para el Director del Torneo. Esta oficina debe tener
cerradura y estar ubicada en el estadio. Debe contar con el siguiente equipamiento:
•
•
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•
•
escritorio
elementos de escritorio
documentos oficiales para el torneo
teléfono para llamadas locales, nacionales e internacionales.
Disponibilidad de refrescos y bocadillos
7.3 Una oficina privada para el Manager de Árbitros. Debe contar con cerradura y estar
ubicada en el estadio. Debe contar con el siguiente equipamiento:
•
•
•
escritorio
elementos de escritorio
Disponibilidad de refrescos y bocadillos
7.4 Oficina de Secretaría del Comité Organizador
Esta oficina debe tener cerradura, estar en el estadio y de ser posible estar ubicada
cerca de la oficina del Director del Torneo. Debe estar equipada con:
•
•
•
•
•
•
•
•
Cantidad adecuada de escritorios y sillas
Elementos de escritorio
documentos oficiales para el torneo
teléfono y fax para llamadas locales, nacionales e internacionales y conexiones.
Sistema de procesamiento de datos con instalación de procesador de texto, una
dactilógrafa que hable y escriba inglés fluidamente.
Instalación para correo electrónico
máquina(s) fotocopiadora
pizarra de mensajes
8. SALAS DE REUNIONES
Se debe contar con un salón para la Reunión Instructiva previa al torneo (Briefing Meetings),
preferentemente ubicada en el lugar donde se va a desarrollar el torneo o en el hotel de los
Oficiales. La sala debe tener capacidad para un mínimo de 40 personas sentadas, con
mesas y sillas.
9. PERSONAL, OTROS EQUIPAMIENTOS Y ARREGLOS
9.1 Para exteriores se deberá proveer seis (6) a ocho (8) Ball Boys/Girls. Se debe entrenar
a todos los ballboys/girls antes del comienzo de la competencia
Nota: Se recomienda designar a una persona para que se encargue del grupo, que esté
atento a sus necesidades y los entrene, se ocupe del transporte, designaciones diarias,
comida, uniformes y procedimientos ceremoniales, etc. El color de su ropa debe ser
siempre distinto de los colores de jugadores y árbitros.
9.2 Banderas y mástiles, uno por cada país participante, uno para la PAHF y uno para la
FIH.
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9.3 Para competencias entre Naciones, los Himnos Nacionales de todos los países de los
equipos participantes
9.4 Instalaciones para alimentos en el estadio (comidas y bebidas).
9.5 Plataforma específica para operadores de video de equipos participantes, con capacidad
de visión completa del campo de juego directamente detrás de un arco (o ambos). Las
plataformas no deben ser accesibles al público general y debe estar separada de
transmisoras televisivas.
9.6 A cambio del uso de estas instalaciones, gratuitas, los equipos y sus agentes acuerdan
que los derechos de grabación de esos videos le pertenecen a la PAHF, y que deberán
poner a disposición de la PAHF de inmediato, el video o una copia del mismo, libre de
costo, si así les fuera requerido.
9.7 En el caso que la demanda de uso de la plataforma exceda el espacio disponible la
prioridad de los operadores debe dares de la siguiente manera:
a. los dos equipos que compiten en el partido
b. otros equipos en el grupo (pool)
c. equipos de otro grupo (pool)
d. cualquier otro observador acreditado o agencia externa
10. SEGURIDAD
La seguridad es importante para los jugadores, oficiales, medios, vendedores y
espectadores. También es importante la seguridad de los elementos que se dejan en el
estadio durante la noche.
10.1 Control de Acreditación – se necesita seguridad para ayudar en el control de
acreditaciones. Si una persona quisiera entrar a un lugar donde no le está permitido debe
haber disponible un oficial de seguridad para ayudar al personal.
10.2 Control de Multitud – debe haber disponibilidad de seguridad para ayudar con el tráfico,
estacionamiento, acceso al estadio y el acceso de la gente al estadio.
10.3 Preparación para Desastres – se debe tener un plan de desastres para poner en
marcha de inmediato en caso que ocurriera un incidente mayor durante el torneo. Los temas
de seguridad deberán tener un rol principal en este plan.
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APENDICE B
MUESTRA DE FORMULARIO PARA ACREDITACION DE PRENSA
Nombre:_________________________________________________________________
Domicilio particular_________________________________________________________
Ciudad/país:_____________________________________________________________
Teléfono:______________________________________________________________
Número Fax:_____________________________________________________________
Correo Electrónico: _________________________________________________________
Asistiré en representación de:*
o Nombre del Diario:____________________________________________
o Revista _________________________________________________________
o Agencia de Noticias ___________________________________________________
o Estación de radio_____________________________________________________
o Estación de televisión__________________________________________________
o Agencia
Fotográfica_____________________________________________________
o Sitio web:____________________________Dirección del sitioWeb _________
•
Deseo hacer reservaciones para hotel por________noches*
o Habitación individual, incluyendo desayuno
o Habitación Doble, incluyendo desayuno
El pago de todos los cargos se debe realizar inmediatamente a su llegada
Por favor especificar que transporte utilizará:*
Automóvil, tren, avión con equipo de_____________
Fecha de llegada_____________________ Fecha de salida_____________________
Utilizará el teléfono/fax en la Sala de Prensa?_________________________
Necesitará estar comunicado junto a la cancha (gastos a su cargo)? Si fuera afirmativo, por
favor dar detalles
__________________________________________________________________________
Cualquier otra necesidad especial
______________________________________________________
Deseo recibir más información a:*
o Dirección privada
o Dirección de la empresa
Firma:________________________ Fecha:_____________________________
* A completar donde corresponda
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APENDICE C
LISTA DE CONTROL PARA EL ESTADIO (CHECKLIST)
1. Arcos y redes.
2. Marcación de la cancha – están acorde a los requerimientos del Libro de Reglas?
Considerar también la posición de la cancha con respecto a cualquier requerimiento de
la TV. Es necesario volver a marcar las líneas durante el Torneo? Si así fuera, cuales
son los arreglos que hay que hacer?
3. Banderines de las esquinas (sólo exteriores)
4. Se necesita alguna protección para los bancos de los equipos/mesa de
oficiales/espectadores? Ej. Alguna red protectora detrás de los arcos.
5. Mesa de Oficiales – ver Apéndice A punto 2
6. Banco de equipos y suministros – ver Apéndice A punto 1.5
7. Tablero de resultados – para mostrar el resultado del partido en curso
8. Tablero de Resultados del Torneo
9. Vestuarios – incluyendo la distribución a los equipos y la limpieza (cuando lo usen
distintos equipos y al final del día) y seguridad.
10. Cualquier elemento o equipamiento depositado por los equipos en el estadio – asegurar
los bolsos cuando queden en los vestuarios.
11. Sólo para exteriores, - riego de la cancha, arreglos, preparación del personal/turnos –
será vital que el personal esté listo y en el lugar si la cancha necesita riego durante el
entretiempo. Será también necesario contar con una protección extra o cubierta para la
mesa de Oficiales técnicos y bancos de jugadores durante el riego?
12. Publicidad perimetral – incluyendo el posicionamiento de los carteles – son peligrosos
para los jugadores?
- hay algún cartel de publicidad permanente aceptable para (a) los auspiciantes del
torneo y (b) TV. Están colocados los carteles de publicidad de los auspiciantes de la
PAHF?
13. Sistema de altoparlantes
14. Posicionamiento e instalación de los stands de venta de mercadería o comidas.
15.Hay un servicio técnico mecánico o para fallas eléctricas o del equipamiento, falta de
suministro eléctrico, que pudieran ocurrir en el estadio o equipamiento, especialmente
en el equipo de riego, disponible las 24 horas durante el Torneo
16. Escritorio de venta de programas o vendedores de programas ambulantes.
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17. Oficina del Director del Torneo – ver Apéndice A punto 7.2
18. Servicio de catering en el estadio para
(a) Equipos
(b) DT y Oficiales
(c) público/espectadores
19. Son las instalaciones del centro de Prensa, en el estadio las adecuadas? están en el
lugar correspondiente? - ver Lineamientos 7.2 y coordine con el miembro del Comité
Organizador responsable por la Prensa
20. Hay lugares disponibles para los equipos o medios para montar cámaras de video y
necesitan estos lugares ser asignados o regulados?
21. Organice salas/equipamiento para las instalaciones médicas en el estadio – coordine
con el Médico del Torneo o el Organizador a cargo de las instalaciones médicas. (Ver
Lineamientos 8.)
22. Para el día final es necesario prever un área para los equipos que no están jugando para
que puedan ver el partido- para asegurarse que tengan un asiento si se espera gran
afluencia de público
23.Qué equipamiento – pedestales, sogas, etc.- se pueden necesitar para la entrega de
premios y la ceremonia de medallas?
24. Hay suficiente suministro de hielo para los equipos? Se puede fabricar o suministrar más
hielo durante cada día si fuera necesario?
25. Debe haber disponible una cantidad de agua embotellada para los equipos durante los
partidos. (Para exteriores se recomienda 18 botellas x 2 l. por equipo – para Indoor 12
botellas x 2 l. por equipo).
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APENDICE D
LISTA DE REVISION (CHECKLIST) PARA COMUNICACIONES E INFORMACION
Nota: En estas listas de revisión, PARTICIPANTES incluye a Directores de Torneo, todo
Oficial Técnico, Jueces, Oficiales; Árbitros; Manager de Árbitros, Equipos, Oficiales Locales,
Comité Organizador y ayudantes, Médico del Torneo, Staff Médico.
ANTES de emprender su viaje al torneo los participantes necesitan información sobre:
1. La programación de partidos, todos los horarios de los partidos y el formato del Torneo.
2. El Reglamento de Torneos está disponible para quien lo requiera en el sitio web de la
PAHF, pero si alguien solicitara una copia en papel será el Comité Organizador quien
deba enviarlo.
3. Recepción en el aeropuerto. Se debe designar una persona del Anfitrión o Comité
Organizador por equipo para recibirlo en el aeropuerto y acompañarlo hasta el hotel que
ha reservado
4. Instalaciones de entrenamiento. Los equipos necesitarán contar con un cronograma de
Prácticas una vez que esta se haya confeccionado. En particular necesitarán saber su
horario de práctica y de transporte a la práctica.
5. Instalaciones para reuniones de equipos.
6. Hora y lugar de la reunión Instructiva del DT (Briefing Meeting).
7. Se les debe explicar los arreglos de catering/comidas en el estadio.
8. Seguridad.
9. Arreglos financieros – informar por lo que deben pagar y que y cuales ítems son a cargo
del Anfitrión/ Comité Organizador. Sera muy útil también informar a los equipos si hay
entradas/ tickets disponibles, de que tipo y a qué precio, para sus acompañantes.
10. Si habrá procedimientos de Prueba de Drogas durante el Torneo.
11. Qué apoyo médico hay disponible – medico, fisioterapeuta, sala de tratamiento.
12. Qué eventos sociales, recepciones o cenas se han planeado y quiénes están invitados.
Qué vestimenta se requiere para los invitados?
13. Necesitará alguno de los equipos visa? Si así fuera, qué documento necesitan del
Comité Organizador para apoyar la solicitud de su visa? Es importante mantener una
fluida comunicación con éstos equipos para asegurarse que las solicitudes de visas se
hagan con la suficiente anticipación. Para evitar confusiones y malos entendidos se les
puede pedir a los participantes que acusen recibo de la información importante.
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Adicionalmente, a más tardar a su ARRIBO al hotel, los participantes deben recibir
también:
14. Una lista completa de los Oficiales del Torneo.
15. Una lista del Comité Organizador/ ayudantes y sus tareas o responsabilidades.
16. Plano, mapas y detalles de las instalaciones en el estadio o sus inmediaciones.
17. Detalles de los Procedimientos de Emergencias del Estadio (ej. para evacuación en caso
de incendio).
18. Detalles que le permitan comunicarse con la gente durante el Torneo– hotel y número de
habitaciones y otros números telefónicos – qué Comité Organizador tienen sistema de
radio, o teléfono celular dentro del estadio.
Las personas que no tienen derecho a transporte gratuito entre el hotel y el estadio
necesitarán de su consejo para hoteles convenientes, su ubicación y precios. También
necesitarán de su ayuda para arreglar su transporte interno (entre el hotel y el
estadio/cancha). Algunos pueden desear utilizar compañías de ómnibus/ minibús, y otros
pueden preferir contratar un transporte tipo minibús sin chofer. El Comité Organizador es
quién tiene el conocimiento local y puede ayudar en los arreglos, o por lo menos
recomendar compañías que puedan ser contactadas por correo electrónico para hacer
reservaciones.
El Comité Organizador debe ser informado POR los Participantes lo más temprano
posible de:
19. El número de jugadores y Oficiales del equipo, de cada equipo y detalles si
acompañarán esposos/esposas de oficiales.
20. La dirección y número de teléfono del hotel que han contratado (si no se tratara del
hotel(es) oficial) y el método de transporte que han reservado
21. Detalles del equipo y sus jugadores para el programa.
22. Horario de llegada y salida.
23. Querrán horarios de práctica en la cancha antes del comienzo del Torneo? Desearán
instalaciones de práctica después de comenzado el torneo?
Durante el Torneo
24. Preparar una lista de teléfonos celulares para el Comité Organizador clave y para cada
Oficial coordinador de equipos, árbitros y Coordinador de Oficiales.
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APENDICE E
LISTA DE REVISION (CHECKLIST) PARA HOTEL DE OFICIALES
1. Se han hecho los arreglos de reservaciones del hotel para árbitros y oficiales, tarifas de
habitación especiales (y tarifas de comidas)? Se han negociado y confirmado por
escrito? Es el hotel seleccionado lo suficientemente grande para alojar a todos los que
deseen hospedarse? Si no es así, se puede hacer arreglos con otros hoteles de similar
categoría y precios en las cercanías?
2. Distribución de habitaciones. (Ver Lineamientos punto 5.1, donde se especifica que
oficiales deben alojarse en habitaciones individuales y quienes pueden alojarse en
habitaciones dobles).
3. Arreglos para salón de reuniones – para reuniones del DT, reuniones instructivas del
Comité Organizador y ayudantes, para uso de los equipos para sus reuniones.
4. Montar un escritorio en el lobby del hotel y organizar turnos de ayudantes para que lo
atiendan (comenzando el día anterior al torneo, o hasta dos días antes dependiendo de
los horarios de llegada de equipos árbitros y oficiales).
5. Coordinar con el hotel los arreglos para el desayuno. Siempre funciona mejor el tipo
“buffet”. El personal del hotel necesitará saber cualquier necesidad de desayunos
tempranos o tarde con la suficiente antelación o cuando será el horario de desayunos
más concurrido, para poder organizar a su personal.
6. Arregle la colocación de una pizarra de anuncios del Torneo en el lobby del hotel.
7. Quien controlará que los equipos y espectadores que utilicen el hotel hayan abonado sus
cuentas antes de retirarse y para aquellos que el Comité Organizador abona sus
habitaciones si han cancelado sus cuentas extras al hacer el check out?
8. Quién proveerá una lista con los números de habitaciones de los oficiales (incluyendo los
árbitros) y número de habitaciones de los Jefes de equipo? Para el uso del Comité
Organizador y DT, etc.
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APENDICE F
ACREDITACION Y DETALLE DE TRANSPORTE
Note que es poco probable que todos los oficiales FIH/PAHF abajo listados estén presentes
en la mayoría de los torneos. En muchos torneos, es muy difícil que alguna de las siguientes
personas pueda concurrir, pero la siguiente guía de acreditación puede ser de utilidad para
el Comité Organizador.
ACREDITACION VIP (ACCESO A LA SALA VIP + AREA DE RECEPCION):
• MIEMBROS DEL EJECUTIVO PAHF + 1 ACOMPAÑANTE CADA UNO
• MIEMBROS DE HONOR PAHF + 1 ACOMPAÑANTE CADA UNO
• MIEMBROS DEL COMITE DE COMPETENCIAS PAHF + 1 ACOMPAÑANTE CADA
UNO
• INVITADOS VIP PAHF
• OFICIAL ADMINISTRATIVO PAHF
• MIEMBROS DEL COMITE EJECUTIVO FIH + 1 ACOMPAÑANTE CADA UNO
• PRESIDENTE, SECRETARIO GENERAL o JEFE DE MISION DE LOS EQUIPOS
PARTICIPANTES
•  PRESIDENTE, SECRETARIO GENERAL o EJECUTIVO DE LAS FEDERACIONES
NACIONALES DE LOS EQUIPOS QUE NO ESTAN PARTICIPANDO
• PRESIDENTES O SECRETARIOS DE LOS COMITES PAHF Y FIH
• DIRECTOR DEL TORNEO
ACREDITACION GENERAL (ACCESO A TRIBUNA GENERAL SOLAMENTE):
• INVITADOS PAHF
ACREDITACION OFICIAL (ACCESO GENERAL/TRIBUNA DE JUGADORES + AREA DE
JUEGO + VESTUARIOS + SALA DE ENTREVISTAS):
• OFICIALES PAHF (PRESIDENTE, VICE PRESIDENTES, SECRETARIOS
GENERALES, TESORERO)
• PRESIDENTE Y SECRETARIO(A) DEL COMITE DE COMPETENCIAS PAHF
• 8 EQUIPOS PARTICIPANTES (X 26 PERSONAS) [18 JUGADORES, JEFE DE
EQUIPO, ASISTENTE, COACH, ASISTENTE DEL COACH, MEDICO, 2
FISIOTERAPEUTAS, OPERADOR DE VIDEO - Total 26 POR EQUIPO]
• OFICIALES DEL TORNEO DESIGNADOS
ACREDITACION DE PRENSA (ACCESO A TRIBUNA DE PRENSA + CENTRO DE
PRENSA + SALA DE ENTREVISTAS)
NOTA- SIN ACCESO AL AREA DE JUEGO EXCEPTO LOS FOTOGRAFOS:
• OFICIALES PAHF (PRESIDENTE, VICE PRESIDENTES, SECRETARIO(A)
GENERAL, TESORERO)
• OFICIAL ADMINISTRATIVO PAHF
• PRESIDENTE Y SECRETARIO(A) DEL COMITE DE COMPETENCIAS PAHF
• ACREDITADOS DE PRENSA OFICIAL SOLAMENTE
NOTA:
LAS PERSONAS ARRIBA LISTADAS QUE NO TIENEN UN ACOMPAÑANTE ACREDITADO
PUEDEN COMPRAR LA CORRESPONDIENTE ACREDITACION.
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