comunicación, participación y consulta pg 03

 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
PG 03
ÍNDICE:
1.
DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO .......................................................... 2
2.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................... 4
3.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO .............................................................. 7
4.
INDICADORES ASOCIADOS ................................................................................ 8
5.
FORMATOS Y ANEXOS ASOCIADOS ................................................................. 8
6.
HISTORIAL DE REVISIONES: .............................................................................. 9
Fecha: 09/12/08 Página 1 de 9 Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
1. DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO
PROPÓSITO
ALCANCE
DEFINICIONES
Y
ACRÓNIMOS
Definir la sistemática a seguir para llevar a
cabo la comunicación interna entre los
distintos niveles y funciones de la UGR,
incluyendo la consulta a los Representantes
de los Trabajadores, y la comunicación
externa con proveedores de productos y
servicios, instituciones y visitas.
Es de aplicación tanto a UGR como a las
partes externas interesadas en relación con el
Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos
Laborales.
Comunicación: parte de la relación
interpersonal a través de la cual las personas
elaboran, transmiten, reciben y/o escuchan
mensajes, la información tanto verbal como no
verbal, procesando (compartiendo y
evaluando) dicha información y respondiendo
a la misma. Si no se da respuesta no se
desarrolla la comunicación.
Comunicación interna: Proceso que la
organización establece con respecto al
Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos
Laborales, a fin de asegurar la transmisión de
la información a/desde los distintos niveles y
funciones de la UGR. Puede ser de carácter
periódico o de carácter extraordinario cuando
se produce algún incidente o hecho relevante.
Comunicación externa: Proceso establecido
para recibir, documentar y responder a las
comunicaciones relevantes de partes
interesadas externas.
Consulta: Intercambio de opiniones y la
apertura de un diálogo entre los
representantes de los trabajadores y el
empresario, con el fin de asegurar el derecho
de participación de los trabajadores en las
actuaciones del Sistema de Gestión de
Prevención de Riesgos Laborales.
Fecha: 09/12/08 Página 2 de 9 Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
Delegado de Prevención: representantes de
los trabajadores con funciones específicas en
materia de prevención de riesgos en el
trabajo.
Comité de Seguridad y Salud: órgano
paritario y colegiado de participación
destinado a la consulta regular y periódica de
las actuaciones de la empresa en materia de
prevención de riesgos.
Servicio de Prevención (SPRL): Conjunto de
medios humanos y materiales necesarios para
realizar las actividades preventivas a fin de
garantizar la adecuada protección de la
seguridad y la salud de los empleados
públicos, asesorando y asistiendo para ello a
la Administración, a los empleados públicos y
a sus representantes y a los órganos de
representación especializados.
Usuario: Trabajador de la UGR
Responsable del Sistema de Gestión de
PRL: Vicerrector de Calidad Ambiental,
Bienestar y Deporte.
D.S.: Director del Servicio de Prevención.
UBS: Unidad básica de Salud, compuesta por
un médico del trabajo y un enfermero del
trabajo.
RGA: Responsable de Gestión Administrativa.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
Fecha: 09/12/08 Ley 31/1995
RD 39/1997
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de Carácter Personal.
OHSAS 18001:2007
Plan de Prevención
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SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Recepción y trámite de Comunicaciones en el SPRL
Registrar
entradas
Se registra la entrada de
comunicaciones, tanto
internas como externas, ya
sea por correo postal o
electrónico (spr@ugr.es), por
documento escrito o fax, se
hace una copia y se archiva
el original.
Personal
administrativo
Registro oficial de
entrada
Remitir al D.S.
El director del servicio recibirá
aviso de la comunicación
recibida.
Personal
administrativo
Registro de entrada
de comunicaciones
Responder a la
comunicación
recibida
Se remite un acuse de recibo.
Personal
administrativo
Acuse de recibo
Si se trata de una solicitud de
información sobre algún
servicio del SPRL se
responderá indicando el
trámite a seguir en cada caso.
Si se trata de una solicitud de
petición o demanda, tanto
interna como externa, se
asignará un responsable
dentro del SPRL para dar
respuesta a la demanda o
solicitud.
Si se trata de una solicitud de
reconocimiento médico se
actuará según lo indicado en
el procedimiento PG15
Vigilancia de la Salud.
Fecha: 09/12/08 Página 4 de 9 D.S.
Peticiones y
Demandas
Informes asociados
a cada respuesta
UBS
Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
ACTIVIDAD
Registrar salidas
Comunicar (sin
petición previa)
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se registrarán las salidas y
actuaciones en que ha
derivado la petición tanto
interna como externa.
RGA
Las comunicaciones
relevantes serán
comunicadas a los Delegados
de Prevención en el seno de
las reuniones del Comité de
Seguridad y Salud.
D.S.
Todas aquellas
comunicaciones de
información que salgan del
SPRL hacia los usuarios de la
UGR se harán de forma
masiva mediante la Web,
mediante los tablones o a
nivel individual por carta o
email.
REGISTROS
Registro de salida
de comunicaciones
Registro interno de
actuaciones
Acta reunión
Comité Seguridad y
Salud
RGA
Registro de salida
de comunicaciones
D.S.
Registro interno de
actuaciones
Comunicaciones
externas:
Aquellas personas que se
encuentren
en
las
instalaciones de UGR de
visita, les serán comunicadas
las normas básicas de
seguridad que han de adoptar
durante su estancia en las
instalaciones así como las
medidas a adoptar en caso
de que se produzca una
situación de emergencia.
Igualmente serán
comunicadas tanto las
normas básicas de seguridad,
exigencias de seguridad así
como las medidas a adoptar
en caso de que se produzca
una situación de emergencia
a las empresas
contratistas/subcontratistas
Fecha: 09/12/08 Página 5 de 9 Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Estudio de las
Comunicaciones
En la reunión de Revisión del
Sistema por la Dirección se
estudiarán las
Comunicaciones como uno
de los elementos de entrada.
RESPONSABLE
REGISTROS
Miembros de la
Reunión de
Revisión del
Sistema por la
Dirección
Acta de Reunión
Revisión del
Sistema por la
Dirección.
RGA
Registro de salida
de comunicaciones
Participación y Consulta
Consultar a los
trabajadores
Los trabajadores serán
consultados, con la debida
antelación, acerca de todas
aquellas cuestiones que
afecten a su seguridad y
salud en el trabajo, así mismo
tendrán derecho a efectuar
propuestas al empresario, así
como a los órganos de
participación y representación
previstos, dirigidas a la
mejora de los niveles de
protección de la seguridad y
la salud en la empresa. De
acuerdo a la Ley de
Prevención, la UGR canaliza
la consulta y la participación
de los trabajadores a través
de los Delegados de
Prevención.
D.S.
Acta reunión
Comité Seguridad y
Salud
Dicha consulta podrá ser
realizada en las reuniones del
Comité de Seguridad y Salud
o bien mediante las vías
establecidas para llevar a
cabo la comunicación interna
en la UGR.
3.
Fecha: 09/12/08 Página 6 de 9 Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
Entrada de comunicaciones
Registrar entrada de comunicaciones
Remitir al D.S.
Responder comunicación recibida
Registrar salidas
Salida de comunicaciones
Comunicar sin petición previa
Consultar a los trabajadores
Vías de Comunicación
Vías de comunicación
Publicación en la
WEB de la UGR
Telefónicamente
Correo
ordinario
Desde los
correos
electrónicos
oficiales:
sprl@ugr.es
Fecha: 09/12/08 Página 7 de 9 De forma
presencial:
mediante
reuniones,
conferencias,
etc.
Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
4. INDICADORES ASOCIADOS
9 Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes totales
5. FORMATOS Y ANEXOS ASOCIADOS
Nombre
Registro Oficial
de Entrada
Registro de
entrada de
Comunicaciones
Acuse de recibo
Informes
asociados a cada
respuesta
Registro interno
de actuaciones
Registro de
Salida de
Comunicaciones
Responsable
Archivo
RGA
Lugar
F/I
SPRL
Tiempo
Archivo
3 Años
RGA
F/I
SPRL
3 Años
RGA
F/I
SPRL
3 Años
F/I
SPRL
3 Años
F/I
SPRL
3 Años
D.S.
D.S.
RGA
Peticiones y
Demandas
RGA
Actas del Comité
de Seguridad y
Salud
D.S.
Fecha: 09/12/08 Forma
F/I
SPRL
3 Años
F/I
SPRL
3 Años
F/I
SPRL
3 Años
Página 8 de 9 Rev.2 COMUNICACIÓN PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PG 03
SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
ANEXOS:
F1-PG03 Peticiones y Demandas
6. HISTORIAL DE REVISIONES:
Nº REV.
FECHA
Motivo de la
Rev. 0
31/07/08
revisión
Borrador
Rev. 1
18/09/08
Revisión
Rev. 2
09/12/08
Adecuación a
OHSAS
18001:2007
Documento
elaborado por:
Documento aprobado por:
D.S.
Responsable del Sistema de
Gestión de PRL
Fecha: 09/12/08 Página 9 de 9 Rev.2