Personal con días no trabajados

Instrucciones para el envío de
Informe de Dotación de Personal:
Personal con días no
trabajados
2011
Período informado:
Personal que presenta días no trabajados por cualquier causal
entre el 1 de junio y el 30 de septiembre de 2011
Archivo A
Contenido
TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011 ..................................................... 3
1. Ingreso de informes.................................................................................................. 3
2. Actualizar Datos de contacto.................................................................................... 3
3. Consultas .................................................................................................................. 3
4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de 2011 ....... 3
4.1 Instrucciones generales ...................................................................................... 3
4.2 Personal con días no trabajados (archivo A) ...................................................... 5
4.2.1 Personal que debe ser informado ............................................................... 5
4.2.2 Nombre del archivo ..................................................................................... 6
4.2.3 Características del archivo ........................................................................... 6
4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices .......... 7
4.2.5 Definiciones ................................................................................................. 7
4.2.6 Tabla de Conversión .................................................................................. 13
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TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011
1. Ingreso de informes
Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección “Acceso
Restringido”, seleccionando el proceso “Envío informe Trimestral Dot. Personal” e ingresando el usuario
y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario –i). Por cada archivo
recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la
fecha de envío.
2. Actualizar Datos de contacto
Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de
informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación.
La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico
de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar
las correcciones que surjan durante la revisión de los informes.
Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del
PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran
directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set
de formularios publicados hasta el trimestre anterior.
Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección
sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta
Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información
de contacto o no la actualicen.
3. Consultas
Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo
estadisticas@dipres.cl, y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención
al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe,
ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta
a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes
del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe.
Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas
por correo electrónico en las siguientes fechas:
Primer grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el
día 7 de octubre de 2011.
Segundo grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar
el día 21 de octubre de 2011.
.
4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de
Septiembre de 2011
4.1 Instrucciones generales
A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices
con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal
como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará
mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones.
En este tercer informe se solicita la entrega de 10 matrices de datos y 1 formulario. Esta información se
solicitará en dos envíos diferidos, quedando el calendario del tercer trimestre como sigue:
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Calendario Proceso de Recepción Tercer Informe Trimestral 2011
Hito
Fecha
Publicación de Instrucciones
21 de septiembre
Apertura del proceso
26 de septiembre
Fecha de corte de la información
30 de septiembre
Recepción dentro del plazo, hasta:
Primer grupo de información: Antecedentes generales 11 de octubre
(Archivos D, S, H, R, C, V, Z)
Segundo grupo de información: Otras Características 24 de octubre
(Archivos F, L, E, A)
En el segundo envío se solicita la entrega de 4 matrices de datos, de acuerdo con lo siguiente:
1. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de enero y el 30 de septiembre. Se solicita informar la
situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la institución en el
período 1 de enero al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de
contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe:
a)
Función Crítica (archivo F): Personal que percibió asignación por función crítica durante el período
informado. Las características deben declararse según el cargo que desempeña la persona al 30 de
septiembre o que desempeñaba al momento del cese, e informando acumulativamente el monto
de la asignación percibida durante el período informado.
b)
Licencias médicas (archivo L): Licencias médicas presentadas por funcionarios de la institución
(dotación o fuera de dotación) durante el período informado. Se informan en el mes en que se
inicia la licencia.
En ambas matrices se solicita informar acumulativamente los casos presentados entre el 1 de enero y el
30 de septiembre, aún cuando se hayan declarado en informe anterior y no hayan sufrido
modificaciones.
Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en
blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique
claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el
período Enero-Septiembre 2011
2. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de junio y el 30 de septiembre. Con el fin de
complementar la información entregada en el proceso de elaboración presupuestaria, se solicita
informar la situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la
institución en el período 1 de junio al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o
tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe.
Se requiere remitir nuevamente la situación correspondiente al mes de Junio, aún cuando haya sido
informada en el proceso anterior.
c)
Horas Extraordinarias (archivo E): Personal que realizó horas extraordinarias en la institución
durante el período informado, entendiéndose como horas extraordinarias realizadas, aquellas
autorizadas por la autoridad competente y que derivan en un pago monetario o en descanso
complementario. Se informan en el mes en que fueron realizadas y no en el mes en que fueron
pagadas o derivadas a descanso complementario.
d)
Días no trabajados (archivo A): Personal que presentó días no trabajados por causales diferentes a
licencia médica, durante el período informado. Se informa el número de días utilizados por el
personal en el mes indicado.
En ambas matrices se requiere informar el número de horas extraordinarias o número de días no
trabajados según lo acumulado por el funcionario en cada uno de los meses del período informado.
Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en
blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique
4
claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el
período Junio-Septiembre 2011.
El detalle de los datos requeridos para este tercer trimestre, se entregan a continuación.
4.2 Personal con días no trabajados (archivo A)
4.2.1 Personal que debe ser informado
Se debe informar a TODO el personal que presentó días no trabajados por causales distintas a licencia
médica, aún cuando este personal ya no se encuentre en funciones, y aún cuando la persona se
desempeñe en un cargo no contabilizado en la dotación del servicio. En caso del tiempo de descanso
complementario utilizado, declarar cada minuto utilizado.
Se solicita informar nuevamente la situación al mes de junio, aún cuando no haya sufrido cambios en
relación con lo declarado en el informe enviado anteriormente.
IMPORTANTE:
Si el funcionario informado cesó en funciones, también debe ser declarado en la matriz sobre
personal con cese de funciones (archivo C). Si el funcionario se encuentra en funciones,
también debió ser declarado en la matriz sobre personal de la dotación (archivo D).
Para cada persona con días de ausentismo, y para cada mes del período, se deberá declarar lo siguiente:
RUN y DV del funcionario con días no trabajados
Mes en que se hizo uso de los días no trabajados.
Número de días no trabajados en el mes informado, por las siguientes causales: Días
administrativos, Permiso paternal, Permiso por Fallecimiento, Feriado Legal, Descanso
compensatorio (exclusivo personal servicios de salud), permiso sin goce de remuneraciones.
Número de horas de descanso complementario utilizados en el mes informado.
Si se contrató a un suplente o reemplazante durante el periodo en que el trabajador no presta sus
servicios, en el mes informado.
Para efectos de la información solicitada en este archivo, se entenderá como funcionario a todo el
personal que se desempeña o desempeñó en la institución durante el período informado, aún
cuando no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe, e independiente de su calidad
jurídica, tipo de contrato o si se contabiliza o no en la dotación de personal del servicio informante.
5
4.2.2 Nombre del archivo
El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura
APACA00TAA.xls, donde:
A: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que varía
según el tipo de información entregada, a saber: Matriz con el
personal que presentó días no trabajados durante el período
informado.
PACA:
Número de la Partida y Capítulo presupuestario
correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras.
00: Incluir dos ceros antes del número del período informado
T: Período que se informa, a saber:
Valor T
8
Período informado
1 de junio al 30 de septiembre
Informe al que corresponde
Tercer trimestre
AA: Año que se informa, expresado en dos cifras.
xls: Extensión del archivo, puede ser .txt, .xls, .xlsx.
En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario,
debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa
presupuestario del cual dependen.
Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el
programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del
nombre de sus archivos será la siguiente: DPACAPRTAA.ext
-
Los servicios en esta situación son:
Dirección General de Obras Públicas.
Dirección de Contabilidad y Finanzas.
Fiscalía.
Dirección de Arquitectura.
Dirección de Obras Hidráulicas.
Dirección de Vialidad.
Dirección de Obras Portuarias.
Dirección de Aeropuertos.
Administración sistema de concesiones.
Dirección de Planeamiento.
Agua Potable Rural.
4.2.3 Características del archivo
Archivo plano, en formato .txt, .xls o .xlsx.
Un registro por línea; cada registro debe identificar a una persona. En el caso del personal
afecto a las leyes 15.076 y 19.664, se debe informar un registro por cargo desempeñado.
Campos separados con signo "|" (pipe), sólo para el envío de archivos en formato .txt.
Largo de registro variable, de acuerdo con la definición de cada campo.
Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales, a menos que se indique lo
contrario, en cuyo caso use una coma para separar el número entero del decimal.
Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda.
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Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras
entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes.
Las fechas que no corresponda informar deben registrarse como 00-00-0000.
4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices
Además de lo señalado anteriormente, tenga en consideración lo siguiente:
Las matrices deben presentar información por funcionario (o por cargo, según corresponda) en
cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir las características que correspondan a cada
campo consultado, conforme a las definiciones y a la codificación establecida en este
documento.
Debe incluir el nombre del campo establecida en las definiciones de la matriz (columna
NOMBRE DEL CAMPO de las tablas presentadas en el punto 4.2.5 de este documento).
No agregue columnas entre los campos, al inicio o al final de la matriz.
Mantenga el orden señalado para los campos en las definiciones de la matriz (punto 4.2.5 de
este documento).
No agregue fila con el número de los campos.
Respete la codificación establecida en las tablas de conversión (punto 4.2.6 de este
documento). Al respecto, utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla.
Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado.
Cada matriz tiene sus propias tablas de conversión. Por tanto, utilice las tablas de conversión
que correspondan a cada una.
Si va a entregar su matriz en formato EXCEL, además de lo anterior, tenga en consideración lo
siguiente:
La matriz debe comenzar en la celda A1, sin incluir otro encabezado que el nombre
establecido para cada campo.
Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.
No utilice formatos de ningún tipo para las celdas, con excepción de lo siguiente:
 Para los campos numéricos donde se le solicite informar códigos que incluyan
ceros a la izquierda, ingréselos en formato de texto;
 Para los campos donde se solicita ingresar fechas, puede utilizar el formato
de fecha respetando el ingreso de datos en formato DD-MM-AAAA.
Si va a entregar la información en formato Excel incluya solo una hoja por archivo.
Nombre la hoja según la letra inicial del nombre del archivo (que en este caso
corresponde a la letra A).
4.2.5 Definiciones
Para cada persona que durante el período informado presentó días no trabajados, según lo señalado en
el punto 4.2.1 de este documento, se solicita entregar los datos presentados en las tablas a
continuación, las que contienen las definiciones principales para el envío de información, a saber:
-
El nombre que le debe entregar al campo (columna)
Largo máximo de la variable.
Descripción, formato y contenido de cada campo, que incluye el o los validadores técnico del
campo y/o el o los validadores de consistencia considerados.
Observaciones: donde se incluyen situaciones a considerar al momento de llenar cada campo.
7
Identificación del Archivo
N°
Nombre del campo
Largo
Descripción del formato o contenido
01
TIPO_INFO
1
Corresponde al tipo de información que solicita DIPRES, esto es:
Observación
J: Personal con días no trabajados.
Validador técnico del campo
Campo alfabético.
Valor posible: “J”.
Debe informarse siempre.
Identificación del Servicio
N°
Nombre del campo
Largo
Descripción del formato o contenido
Observación
02
ID_SERV
6
Identificación presupuestaria del servicio informante, conforme a la ley de presupuestos
vigente, que debe señalarse en formato PACAPR, donde:
PA: Corresponden a la partida presupuestaria;
CA: Corresponde al capítulo;
PR: Corresponde al programa presupuestario al cual se imputa la persona informada;
Partida: nivel superior de agrupación asignada a la
Presidencia de la República, al Congreso Nacional,
al Poder Judicial, a la Contraloría General de la
República, Ministerio Público y a cada uno de los
Ministerios.
Capítulo: Subdivisión de la Partida, que
corresponde a cada uno de los organismos que se
identifican con presupuestos aprobados en forma
indirecta en la Ley de Presupuestos.
Programa: División presupuestaria de los
Capítulos, en relación a funciones u objetivos
específicos
identificados
dentro
de
los
presupuestos de los organismos públicos.
Ingresar el valor de este campo en formato de texto.
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de cero.
Debe informarse siempre.
8
Identificación del funcionario
N°
Nombre del campo
Largo
Descripción del formato o contenido
Observación
03
RUN
8
Corresponde al número de RUN del funcionario informado, campo NO incluye dígito verificador y
debe informarse sin puntos.
En caso de extranjeros sin CI nacional, informar el número de TI o de pasaporte.
Manual de validación RUN
http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validaci
on_de_Run.pdf
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de cero (0).
Debe informarse siempre.
No debe ser menor a 1.000
Validador de consistencia con otros campos
Si el valor del campo DV es diferente a E, el valor de este campo debe ser validado con el
valor del campo DV, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil
04
DV
1
Corresponde al dígito verificador del RUN informado en el campo 03.
En caso de extranjeros sin CI nacional, señalar en este campo la letra E.
Manual de validación RUN
http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validaci
on_de_Run.pdf
Validador técnico del campo
Campo alfanumérico distinto de blanco.
Valores posibles 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, K, E.
Debe informarse siempre.
Validador de consistencia con otros campos
Si el valor de este campo es diferente a E, se debe verificar según el número declarado en el
campo RUN, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil.
9
Característica del Beneficio
N°
Nombre del campo
Largo
Descripción del campo Formato o contenido
Observación
05
MES
2
Código del mes informado.
Ingresar el valor de este campo en formato de texto.
Señalar conforme a la
codificación
establecida en la tabla
N°01.
06
07
DA
PP
3
1
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco o cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 06 al 09 (tabla de conversión N°01).
Señalar el número de días administrativos (días enteros o medios días) utilizados por el funcionario durante el mes
señalado en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Señalar con hasta un
decimal.
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 10.
Señalar el número de días de permiso paternal utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 5.
08
FA
2
Señalar el número de días de permiso por fallecimiento de hijo o cónyuge, de hijo en gestación y/o por fallecimiento del
padre o madre del funcionario, utilizados por éste durante el mes señalado en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 13.
10
Característica del Beneficio
N°
Nombre del campo
09
FL
Largo
2
Descripción del campo Formato o contenido
Observación
Señalar el número de días de feriado legal utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 49.
10
DC
5
Señalar el número de horas de descanso complementario utilizados por el funcionario durante el mes señalado en el
campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 200.
11
DCC
3
Señalar con hasta un
decimal.
En caso de utilizar un
número de minutos
inferior a una hora,
informar
como
N_minutos/60.
Exclusivo Servicios de Salud: Señalar el número de días de descanso compensatorio utilizados por el funcionario durante
el mes señalado en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Para el resto de las instituciones, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 31.
11
Característica del Beneficio
N°
Nombre del campo
12
PSR
Largo
3
Descripción del campo Formato o contenido
Observación
Señalar el número de días de permiso sin goce de remuneraciones utilizados por el funcionario durante el mes señalado
en el campo MES.
Si para el mes declarado no corresponde informar, señale cero (0).
Validador técnico del campo
Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).
Debe informarse siempre
Valores posibles: 0 al 31.
13
REEMPLAZO
1
Señalar si se contrató o no a un suplente o reemplazante durante el período en que el trabajador no prestó sus servicios.
Validador técnico del campo
Campo alfabético distinto de blanco.
Debe informarse siempre
Valores posibles: S, N.
12
4.2.6 Tabla de Conversión
TABLA N°01
Mes
Descripción
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Código
06
07
08
09
13