manual seg pagos distribución y cta compensada

BMC Bolsa Mercantil de
Colombia S.A.
MANUAL
MÓDULO DE
SEGUIMIENTO EN PAGOS,
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y
CUENTA COMPENSADA
PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS
BMC
Septiembre 2016
1
MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS,
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA
PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC
CÓDIGO:
VIGENCIA DESDE:
12/09/2016
VERSIÓN: 3
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO.......................................................................................................................... 3
2.
DEFINICIONES. .................................................................................................................. 3
3.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE PAGOS ........................................................................... 3
4.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA........................................................................................... 4
4.1 Ingreso al sistema ......................................................................................................... 4
4.2 Menú principal ............................................................................................................. 5
5.
DETALLE UTILIZACION SEGUIMIENTO EN PAGOS. ................................................................ 6
5.1 Modulo Selección de pago Operación:........................................................................ 6
5.2 . Archivo plano para el cargue de pagos ...................................................................... 7
5.2 Descuentos en pago: .................................................................................................. 13
5.3 Pago de IVA ................................................................................................................. 16
5.4 Pago Anticipado: ......................................................................................................... 19
5.5 Prorroga de Operaciones............................................................................................ 23
5.6. Anticipos .................................................................................................................... 26
6.
7.
MÓDULO DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS: ........................................................................... 29
6.1.
CREACION INGRESOS DATOS FINANCIEROS MANDANTES .................................... 29
6.2.
DISTRIBUCION DE RECURSOS: ............................................................................... 31
6.3.
Reporte Histórico de Distribución: ........................................................................ 34
6.4.
Correos de Alerta Distribución de Recursos: ......................................................... 34
6.5.
Distribución a cuentas de BMC: ............................................................................. 34
MODULO CUENTA COMPENSADA: ................................................................................... 35
7.1
Menú “ingreso en cuenta compensada”: .............................................................. 35
7.2
Archivo Plano Ingreso en cuenta: .......................................................................... 40
7.3
Asignación Movimiento Ingreso en cuenta: .......................................................... 40
7.4
Usar Movimiento de Ingreso en cuenta: ............................................................... 42
ANEXO 1 ................................................................................................................................. 44
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MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS,
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA
PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC
CÓDIGO:
VIGENCIA DESDE:
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VERSIÓN: 3
1. OBJETIVO
Establecer un manual detallado para los profesionales encargados del proceso de pagos de cada
Sociedad Comisionista de Bolsa.
2. DEFINICIONES.
ANTICIPO EN PAGO: Corresponde a una forma de atender al pago antes de la fecha pactada al
inicio de la operación.
PRÓRROGAS: Se define como la ampliación del plazo de la fecha de pago en donde la solicitud la
realiza la Sociedad Comisionista Compradora y es aceptada por medio del sistema por la punta
vendedora.
DESCUENTOS: El descuento en una operación es una reducción o disminución del pago
previamente establecidos en la Ficha Técnica de Negociación. De este modo, los descuentos son
ingresados por la Sociedad Comisionista Compradora y deben ser aprobados por la SCB
vendedora.
SCB: Sociedad Comisionista de Bolsa.
SISTEMA DE INFORMACION DE LA BOLSA (SIB): Aplicativo Tecnológico que permite realizar el
registro y seguimiento a las operaciones celebradas en la BMC, así como el registro, modificación y
seguimiento a las obligaciones de entrega y pago.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE PAGOS
El sistema de Información de la Bolsa (SIB), actualmente cuenta con un modulo de pagos que
permitirá a las Sociedades Comisionistas tener acceso a funcionalidades del sistema tales como
anticipos, prorrogas, ingreso de descuentos, consulta de pagos futiros, consulta de pagos
realizados de una operación e historial general de las operaciones.
El presente documento presenta el funcionamiento del sistema realizando una descripción
completa y paso a paso de cada una de las pantallas que se muestran en cada opción del modulo.
Es importante mencionar que los pagos, aplicación de descuentos prorrogas y demás posibilidades
del sistema solo podrán aplicarse a operaciones que se encuentren debidamente acreditadas en
los tiempos establecidos en el sistema.
Los horarios parametrizados en el sistema no son objeto de modificación por lo tanto se requiere
cumplimiento absoluto por parte de las Sociedades Comisionistas.
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Nota: Los horarios definitivos serán los siguientes y empezaran a aplicarse una vez entre en
producción el presente requerimiento:



Plazo para ingreso de descuentos y autorización por ambas puntas (Compradora y
Vendedora) hasta las 11:00 am.
Plazo para el ingreso de anticipos por parte de la Sociedad Comisionista Compradora
hasta las 12:00 pm.
Plazo para el ingreso de prorrogas y autorización por ambas puntas (Compradora y
Vendedora) hasta las 12:00 pm.
4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
4.1 Ingreso al sistema
El funcionario en cargado debe ingresar al Link de la Pagina SIB y digitar la clave personal e
intransferible.
Posteriormente deben aceptar si están seguros que se ha ingresado la clave correcta:
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4.2 Menú principal
Una vez el usuario ingrese al SIB encontrara una opción que le permitirá ingresar al modulo de
pagos así:

Ingreso Dectos Pagos: Opción para que la Sociedad Comisionista Compradora Ingrese el
valor de los descuentos.

Selección pago Operación: Este modulo es nuevo y le permite a las Sociedades
Comisionistas consultar el numero de operación que desea cancelar. Es requisito que la
operación se encuentre acreditada tanto por compra como por venta y que las fechas de
pago no se encuentren vencidas.

Cargue Archivo Selección de Pagos: Este modulo es nuevo y le permite a las Sociedades
Comisionistas realizar pagos de varias operaciones cargadas desde un archivo de Excel.

Anticipo en Pagos: Este modulo permite que las Sociedades Comisionistas Compradoras
puedan ingresar pagos antes de la fecha pactada, solo el comprador ingresa el pago sin
aprobación del vendedor.

Prorroga en Pagos: Este modulo permite que las Sociedades Comisionistas Compradoras
ingresen una prorroga a las operaciones que se encuentran acreditadas por compra y
venta y que no tienen fechas de pago vencidas, para este modulo es necesario que la
sociedad Comisionista Vendedora de su aprobación dentro de los horarios establecidos.

Consulta de Pagos futuros y Pasados: Este modulo permitirá a la Sociedad Comisionista
consultar las compensaciones de cualquier día tanto a futuro, como de una fecha de
compensación que ya haya pasado. El histórico se encuentra a partir del 24 de marzo de
2015.
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
Consulta Costos Diarios: Este es un Nuevo Modulo, permite a las firmas poder visualizar el
pago de los Costos de las Operaciones cerradas en Rueda de Negocios, tanto a futuro
como una fecha pasada.

Consulta Seg Pagos: Aquí la Sociedad Comisionista podrá consultar todos los movimientos
que se relacionan al pago de la operación.
5. DETALLE UTILIZACION SEGUIMIENTO EN PAGOS.
Si usted desea realizar el pago de una operación debe realizar los siguientes pasos:
5.1 Modulo Selección de pago Operación:
En esta pantalla la Sociedad Comisionista podrá realizar la consulta de las operaciones que ya
fueron acreditadas por compra y venta y que a la fecha de la consulta tienen saldos pendientes
de pago.
En esta pantalla se permite al usuario realizar la búsqueda de las operaciones por medio de
cualquiera de los siguientes filtros:



Fecha de Pago Inicial: Se debe ingresar la fecha de pago inicial en formato YYYY/MM/DD.
Fecha de Pago Final: Se debe ingresar la fecha de pago final en formato YYYY/MM/DD. El
sistema validara que esta fecha no sea menor que la fecha de pago inicial.
Firma Comisionista: Esta será por defecto la que se encuentra realizando la consulta.
6
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

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Numero Operación: Se ingresa el número de la operación que se desea consultar.
Opción Excel: Permite visualizar la totalidad de las operaciones que tienen la posibilidad
de ser pagadas al momento de la consulta.
En este modulo adicionalmente, no se requiere de la aprobación de la Sociedad Comisionista
Vendedora cuando se ingresa el pago, en este modulo, el sistema tiene programado un valor (X) es
decir el valor que corresponde a la acreditación, de tal manera que permite hacer pagos parciales
de la línea hasta por el total del monto acreditado por línea ó pagos de menores valores, el
sistema ira creando sublineas por cada línea que se suba parcialmente, es decir:
Pago Línea 1
=
Pago parcial Línea 1
=
Crea una Sublinea 1-1 =
$100
$60
$40
El sistema creara tantas sublineas como se necesiten hasta completar el pago del 100% de cada
línea.
El orden del ingreso de cada pago:
1.- Se cambiar o no el valor del IVA
2.- Se ingresan los descuentos
5.2 . Archivo plano para el cargue de pagos
En el menú principal tal como se menciono en el numeral 4.2 se encuentra la opción “Cargue
Archivo Selección de Pagos”, este permitirá cargar la información de pagos y descuentos
mediante un archivo plano.
Se debe tener en cuenta que la utilización de este modulo a pesar de la facilidad del proceso
requiere de especial atención y cuidado por parte de los usuarios del sistema, dado que una vez se
ingresa la información no hay posibilidad de ajuste. Una vez tenidas en cuenta estas
recomendaciones la creación de los archivos se debe realizar de la siguiente manera:
1. Se creara un plano (Archivo de líneas de pago) con los números de operación, numero de
líneas, IVA y valor de los descuentos así:
NUMERO
OPERACIÓN
22268148
22268296
22268296
22268532
NUMERO
LINEA
1
1
3
1
VALOR
PRODUCTO
448400
1293600
1293600
637920
VALOR
IVA
0
0
0
0
VALOR TOTAL
DESCUENTOS
1000
2000
3000
4000
7
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Numero Operación
Numero Línea
Valor Producto
:
:
:
CÓDIGO:
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Operación que se va cancelar
Línea que se va a cancelar
El valor línea que se va a cancelar, coma o punto decimales
2. Se creara un segundo archivo (Descuentos por líneas de pago) Excel que además debe
contener el código del tipo de descuento que se desea aplicar:
NUMERO
OPERACIÓN
22268148
22268296
22268296
22268532
Numero Operación
:
Número de Línea
:
Código Tipo Descuento :
NUMERO
LINEA
CODIGO TIPO
DESCUENTO
1
1
3
1
VALOR
DESCUENTO
3
3
3
10
1000
2000
3000
4000
Operación que se va a cancelar (Igual al archivo anterior)
Línea que se va a cancelar (Igual al archivo anterior)
Se debe identificar que código está asociado al tipo de descuento
Los códigos se incluirán en el Anexo 1 del presente manual:
1
ID TASA
DESCRIPCIÓN
3
RETENCION FTE
8
DESCUENTO CREE
Una vez creados estos dos archivos se les debe borrar el encabezado y convertirlos a formato CSV,
ingresar al modulo “Cargue Archivo Selección Pagos” y proceder a cargarlos así:

Dar clic en examinar y se trae el primer archivo (Numeral 1) y de la misma manera con el
segundo (Numeral 2) por último se da clic en CARGUE SELECCIÓN PAGOS.
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La sociedad comisionista puede verificar que el pago quedo programado para agosto 30 con los
descuentos programados en el evento que se pretenda pagar en una fecha anterior a la pactada
la Sociedad Comisionista podrá anticipar el pago.
NOTA: Es posible que en el momento del cargue se genere error, esto podría ser el resultado de:


Existen errores en los datos, es decir que los datos de una tabla no son coherentes con los
datos de la otra.
Se colocan punto o comas en el valor del producto y el sistema solo permite separador
para los decimales punto o coma (Según configuración de cada computador).
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
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No se guardo de manera adecuada (CSV) el archivo para el cargue de las operaciones.
NOTA: Recordar que se debe grabar cada archivo con formato .CVS (delimitado por comas) y
quitar los titulos para poder cargarlos en el sistema, en los campos del IVA cuando no aplique se
debe digitar 0, igual para los campos de descuentos cuando no tenga se debe digitar 0.
.- Veremos a continuación un ejemplo de pago de una operación detalladamente.
Ejemplo:
La Sociedad Comisionista 34 pretende realizar un pago a la operación No.22300126, así las cosas
realiza la búsqueda de la misma por medio del filtro No. de Operación.
Como se puede ver, esta operación cuenta con dos líneas acreditadas en entrega las cuales si se
quiere pueden ser pagadas cada una hasta por un valor de $5.192.400.
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Al seleccionar la línea 3 de esta operación se puede observar que en la parte superior el sistema
muestra cual es el saldo de la operación, esto para que la SCB pueda controlar los valores que
desea pagar no sobre pasan los recursos que tiene disponibles.
La Sociedad Comisionista si así lo quisiera, y contara con los recursos podría pagar un porcentaje
de cada línea y en la parte superior se reflejaría la suma de estos dos valores.
Para el ejemplo vamos a suponer que se “Anticipara” de la línea tres (3), es decir se realizara un
pago por valor de $ 5.000.000 (Recordemos que el pago pendiente según la acreditación es de
($5.192.400).
Como se puede ver, el sistema en la parte superior indica el valor del pago y el valor del IVA que se
debe pagar de esta operación.
Se procede a dar click en Autorización Pago Si la información es correcta y no se requiere de algún
ajuste se procede a “Aceptar”, el sistema validara por segunda vez que el usuario este seguro de
que la información allí consignada es la correcta es por ello que debe estar seguro de aprobar.
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Una vez se ha realizado la aprobación esta información NO será susceptible de modificación del
valor del Pago.
El sistema nos debe mostrar la siguiente pantalla donde confirma que el ingreso del registro quedo
correcto.
Ahora bien, Si la Sociedad Comisionista consulta de nuevo la operación podrá visualizar que en la
Línea 3 de la operación No. 22300126, quedo el saldo para pagar es decir:
Valor Inicial: $5.192.400
Valor Anticipo o Pago. $5.000.000
Saldo pendiente de pago: $192.400 (Valor que nos muestra en la pantalla siguiente).
NOTA: Cuando el pago de la línea se realiza por el 100% esta línea desaparece del modulo.
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El siguiente paso es ingresar al Modulo de Descuentos y se ingresan en caso de que apliquen para
ello se debe tener en cuenta.
5.2 Descuentos en pago:
El sistema por defecto tendrá creados los tipos de descuentos más utilizados. Es importante que la
Sociedad Comisionista informe a la Dirección de C&L si requiere la creación de un nuevo concepto,
lo anterior, para que la información allí consignada corresponda a la realidad de la operación.
Actualmente los descuentos parametrizados son:
1
Retención en la Fuente
2
Rete IVA
3
Rete ICA
4
Descuento Calidad
5
Indemnización
6
Estampilla Pro adulto Mayor
7
Estampilla Pro cultura
8
Estampilla
9
Descuento por decimales
10
Industria y Comercio
11
Retención Servicios
12
estampilla pro desarrolló
13
estampilla pro univalle
13
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estampilla pro-hospitales
15
estampilla pro seguridad alimentaria
16
estampilla pro-uceva
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reteind. fabricación productos alimenticios
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NOTA: Es posible que en el sistema de pruebas no se encuentre la totalidad de los descuentos aquí
mencionados. Favor probar con los establecidos de manera temporal.
Es importante tener en cuenta que es en este modulo, donde la Sociedad Comisionista
Compradora ingresara todos los descuentos que desee de acuerdo a lo informado por su
mandante y acorde a lo establecido en la Ficha Técnica de Negociación a las Operaciones ya
acreditadas por compra y por venta.
Continuación Ejemplo:
Una vez la Sociedad Comisionista ha identificado los descuentos que desea aplicar a una
operación No. 22300126 debe realizar los siguientes pasos:
1. Ingresar al Modulo “Ingreso Dectos Pagos”
2. La pantalla que se habilitara una vez se ingresa al modulo “Ingreso Dectos Pagos” será la
siguiente:
3. En esta pantalla podrá buscar la operación a la que desee aplicar los descuentos, los filtros de
búsqueda con los que se puede realizar la consulta son Fecha de pago y No. de operación.
El sistema únicamente va a reflejar la información de las operaciones en las cuales su
Sociedad Comisionista participo por compra o venta.
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4. Una vez se identifica la operación se ingresa al Modulo “ Descuentos en Pago”, en este
momento habilitara la siguiente pantalla:
Aquí se ingresan los descuentos que se desean aplicar a la operación, para nuestro ejemplo se
ingresara un descuento por concepto de “RETE ICA” por valor de $50.000, se da clic en crear y
debe salir la siguiente pantalla:
Nota: En tipo de descuento se desplegaran los descuentos mencionados al inicio del numeral 5.2.
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5. Si se requiere ingresar otro descuento por ejemplo “RETE FUENTE” por valor de $100.000,
repetimos el proceso es decir se acepta.
De esta manera se puede
(50.000+100.000=150.000) así:
visualizar
que
el
sistema
suma
los
descuentos
6. Una vez se termine de ingresar los descuentos se debe dar click en Aprobación Descuentos es
necesario proceder con este paso para que el sistema proceda a grabar los descuentos y los
apruebe.
El sistema enviara a la contraparte un correo avisando el ingreso y aprobación o rechazo de los
descuentos de manera que la Sociedad Comisionista Vendedora ingrese al sistema los revise y los
apruebe o rechace .Esta aprobación se debe realizar antes de las 11:00 am.
Es importante resaltar que en caso de que la firma vendedora RECHACE el descuentos ingresado
por el comprador, en el momento de autorizar la compensación el valor queda sin la aplicación de
los mismos y podría ser objeto de incumplimiento
NOTA: Es aconsejable que las Sociedades Comisionistas Compradoras sin perjuicio del correo que
será enviado por el sistema antes de ingresar los descuentos, se comunique con la Sociedad
Comisionista Vendedora y le informe los descuentos que va a aplicar a cada línea.
5.3 Pago de IVA
Al respecto conviene señalar que solo se podrán modificar el IVA a aquellas operaciones que
correspondan a lotes de lo contrario el sistema calculara el valor del IVA de acuerdo al creado para
el subyacente, únicamente se podrá modificar este valor en el Modulo de Descuentos de Pago
Continuando con el ejemplo:
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1. Para el ejemplo de la operación 22300126, el sistema nos muestra valor IVA de $797.552,64.
2. Así las cosas, para el ejemplo modificamos el valor del IVA a $500.000:
3. Una vez se ajusta el valor de IVA y se “Actualiza IVA” el sistema mostrara la siguiente pantalla:
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4. Aquí nuevamente el sistema solicita la validación de la información con un mensaje el
siguiente mensaje “Esta seguro que desea actualizar el IVA” si se acepta este valor no será
sujeto a modificaciones.
5. Teniendo en cuenta que la operación del ejemplo no corresponde a un LOTE el sistema valido
la operación y dado que es por cantidad No permite cambiar el valor del IVA, por lo tanto la
Sociedad Comisionista debe cancelar la línea 3 con el IVA que el sistema trae por defecto.
6.
Validando la información del ejemplo la Sociedad Comisionista ingresa nuevamente por
DESCUENTOS PAGOS, consulta la operación 22300126, y puede ver que trae el valor de IVA que
inicialmente tenía el sistema es decir $ 797.552.64. Si la operación correspondiera a un lote
mostrara el valor de IVA ajustado.
En caso de ser Lote el sistema permitirá el cambio del Valor.
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Nota: Datos relevantes para tener en cuenta al realizar el ingreso del IVA:



Cuando la operación es por LOTE el sistema permite cambiar el valor del IVA.
Cuando la operaciones es por cantidad el sistema NO, permite cambiar el valor de IVA, es
sistema lo calcula proporcional de acuerdo al valor que se va a cancelar.
Si la Sociedad Comisionista quisiera cambiar el valor del IVA de una operación que no es
lote el sistema le muestra un aviso en el cual informa que no le permite hacer el cambio es
decir siempre tendrá la información.
5.4 Pago Anticipado:
Las sociedades comisionistas compradoras que realicen pagos anticipados de acuerdo a las
instrucciones de su comitente, deberán registrar en el “Módulo Anticipo de Pagos” del SIB, a más
tardar a las 12:00 P.M. del día en que éste se efectúe, el monto que debe ser acreditado por
ambas puntas y se descontara del valor total de la operación por este concepto.
En el evento que la firma Comisionista compradora ingrese al sistema un anticipo y por razones de
fuerza mayor o por equivocación ya no proceda el anticipo, la firma comisionista el día que vaya a
realizar de nuevo el movimiento del anticipo al sistema de la misma operación no lo podrá realizar
hasta tanto informe al departamento de Operaciones para que proceda a rechazar el movimiento
ingresado en días pasados, una vez el departamento de Operaciones rechace el movimiento la
firma podrá ingresar de nuevo el anticipo.
En el modulo de Anticipos el comprador ingresara la operación sin que se requiera aprobación de
la Sociedad Comisionista Vendedora, es aconsejable que se haga este movimiento al sistema una
sola vez, cuando se esté seguro que se va a realizar el pago.
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Los campos que se deben tener en cuenta para realizar el anticipo de una operación son los
siguientes:
Número de Operación
Consultar
Seleccionar
Causal Anticipo
Fecha Anticipo
Anticipar
:
:
:
:
:
:
Ingresa el número de la operación
Dar clic
Dar clic
Ingresar el motivo del anticipo (Ej: Recursos disponibles)
Se debe ingresar la fecha del Anticipo
Dar clic
NOTA: Recuerde No se podrán anticipar las operaciones con fechas de pago vencidas o que no
estén acreditadas por compra y venta.
Ejemplo de anticipo
1. Para el ejemplo podemos ver en el Modulo de “Ingreso Descuentos Pago” que el pago de
la operación está para el 16 de Julio, y la vamos a anticiparla para el 10 de julio.
2. Luego ingresamos al modulo de anticipos así:
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VERSIÓN: 3
3. Ingresamos el numero de la operación y consultamos:
4. Posteriormente ingresamos la causal del anticipo, se debe tener en cuenta que de no
existir la causal que se requiere se puede solicitar a la Departamento de Operaciones la
creación de la misma de manera que la información sea real.
5.
Se ingresa la nueva fecha de pago, para nuestro ejemplo 10 de Julio de 2015.
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VERSIÓN: 3
En resumen la Sociedad Comisionista Compradora debe validar: Numero de Operación, Fecha de
pago y Causal de Anticipo.
6. Posteriormente se da clic en anticipar para ello debe de salir la siguiente pantalla para
finalizar con la aceptación:
7. Finalmente si se quiere validar la información la Sociedad Comisionista puede irse con la
barra al final e ingresar en anticipos:
8. La sociedad comisionista podrá verificar que la fecha del anticipo quedo programada para
el 13 de Julio.
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El sistema enviara un correo electrónico a la Bolsa para que se proceda con la autorización
del anticipo.
Nota: Podrá comunicarse con el Departamento de Operaciones para validar la
autorización si lo considera.
5.5 Prorroga de Operaciones
Cuando la Sociedad Comisionista requiera realizar la prorroga de una operación debe tener en
cuenta que solo se podrán realizar a operaciones que se encuentran acreditadas en la compra y en
la venta y que no tienen fecha de pago vencida. Se debe tener en cuenta que las prorrogas
ingresadas por la Sociedad Comisionista Compradora deben ser aprobadas por la Sociedad
Comisionista Vendedora, es aconsejable ingresar la prorroga una única vez al sistema.
Los campos que se deben tener en cuenta el comprador para realizar la prorroga de una operación
son los siguientes:
Causal de Prorroga
Fecha pago Prorroga
Observación
Prorrogar
:
:
:
:
Se debe ingresar el motivo por el cual se va a ingresar prorroga
Se debe ingresar la nueva fecha de pago
Datos que debe ingresar comprador (Justificación)
Dar clic
NOTA: Recordar que de acuerdo a las normas vigentes el sistema solo permite hacer una UNICA
Prorroga de cada línea. Si el vendedor no autoriza la prorroga el pago queda en el sistema y
quedara como NO PAGA para iniciar el proceso de incumplimiento.
Ejemplo de Prorroga:

Ingresamos al modulo “Prorroga en Pagos”, dado que se requiere prorrogar la operación
No. 20936113 línea 10 cuya fecha de pago está definida para el 10 de Octubre de 2015.
23
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DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA
PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC

CÓDIGO:
VIGENCIA DESDE:
12/09/2016
VERSIÓN: 3
Se ingresa la causal de la prorroga (Si la SCB considera que debe existir otra causal favor
solicitar la creación en el Departamento de C&L), se da la autorización de la prorroga en
“Autoriza Prorroga” y finalmente se incluye la fecha a la que se desea prorrogar la
operación. Se da clic en prorrogar y se acepta.
Actualmente dentro de la regulación establecida por la BMC no hay límites de prórroga.
Si el usuario del sistema requiere confirmar que la prorroga se realizo, este puede ir al final de la
fila de operación ingresar en prorroga y verificar las fechas de la operación, es decir confirmar la
prorroga.
Una vez el comprador ha ingresado la prorroga, es importante tener en cuenta que el sistema
enviara un correo informando al vendedor y a la Bolsa la prorroga, el vendedor deberá ingresar al
sistema dentro de los horarios establecidos y aprobar o rechazar debe buscar por numero de
operación e ingresar a prorrogas para validar la fecha propuesta por la punta compradora.
Para el ejemplo vamos a suponer que Reyca es el vendedor.
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12/09/2016
VERSIÓN: 3
En la pantalla puede visualizar la fecha de prorroga que fue ingresada por la Sociedad Comisionista
Compradora (EJ. Es Bursagan) la firma vendedora va al final y da click en prorrogas para volver a
la pantalla anterior debe dar clic en REGRESAR y si está de acuerdo procede a autorizar o no en el
sistema,
El vendedor ingresara que SI autoriza la prorroga, incluye una observación y da click en ENVIA
INFORMACION VENTA. y por ultimo da aceptar.
Finalmente se debe reflejar en la pantalla un mensaje que informa que el registro quedo
procesado correctamente.
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12/09/2016
VERSIÓN: 3
El sistema enviara un mensaje a la Dirección de Operaciones para que se proceda a la aprobación
o rechazo de la prorroga.
Nota: Si lo considera para confirmar puede comunicarse con el Departamento de Operaciones, de
igual manera se aclara que la causal de prórroga por ACH es únicamente del perfil de la Bolsa.
5.6. Anticipos
Las sociedades comisionistas compradoras que de acuerdo a lo estipulado en la Ficha Técnica de
Negociación efectúen anticipos, deberán registrar el valor de éste y la fecha en que el mismo se
llevará a cabo, en el “Módulo Cargue ID Físicos” del SIB, luego de lo cual dicha información será
ingresada al sistema de compensación y liquidación de la Bolsa, el proceso para subir el pago es el
siguiente:
1.- La firma Comisionista debe crear el ID de la operación en donde debe quedar establecido:
.- Valor del anticipo
.-La fecha del anticipo de pago a la operación.
.- Marcar Anticipo = SI
Una vez creado el ID, publicado y cerrada la operación el anticipo programado crea una linea 98 en
el sistema de compensación y liquidación así:
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VERSIÓN: 3
Dentro del valor del anticipo de acuerdo a la Ficha Técnica están incluidos los valores de costos de
registro, en el momento de reflejarse el pago del anticipo de la operación en la compensación, los
valores no son acordes con lo ingresado en la creación del ID, de acuerdo a lo anterior la firma
debe enviar correo al Departamento de Operaciones informando el valor a cancelar con el valor
del IVA (el valor del IVA debe ser proporcional al valor que se va a cancelar, es decir si se paga $
100 y el IVA es 16%, el valor del IVA reportado a cancelar es de $16=, no puede ser un valor
inferior). El departamento de Operaciones validara la información y ajustara el pago de acuerdo a
lo solicitado por la firma compradora previa instrucción del comitente comprador.
Es importante resaltar que en el momento de la complementación de la operación por parte del
departamento de registro el sistema programara el pago de acuerdo a la fecha creada en el ID, al
igual que todas, estas operaciones se podrán prorrogar y anticipar.
El día de la compensación de este pago las firmas en sus pagos verán el pago de la línea 98, una
vez realizado este pago como no va condicionado a ninguna acreditación en la entrega, el sistema
va descontar el valor del pago del anticipo a medida que las firmas vayan creando acreditaciones
hasta completar el valor del anticipo de la operación es decir:
Ejemplo 1:
Una operación vale $ 100.000.000
Un anticipo de
$ 30.000.000
En el momento en que la firma empieza acreditar la operación lo que sucede es:
Acreditación Línea 1 por X% equivalente a $10.000.000 (No sale para pago porque se descuenta
del anticipo)
Acreditación Línea 2 por X% equivalente a $ 40.000.000
Así las cosas la operación quedaría:
Anticipo
$ 30.000.000
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(-) Acreditación Línea 1
Saldo
CÓDIGO:
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VERSIÓN: 3
$10.000.000
$20.000.000
Acreditación Line 2
$40.000.000
(-)Valor para completar valor anticipo $20.000.000
Valor a pagar de la línea 2
$20.000.000 Este valor sale para pago
En el sistema Seguimiento de Pagos, en la parte de Selección Pagos, mostrará para pago la línea 2
por un valor de $ 20.000.000 saldo que quedo de la línea descontando el valor que faltaba para
completar el valor del anticipo cancelado.
Ejemplo 2:
Una operación vale $ 100.000.000
Un anticipo de
$ 30.000.000
En el momento en que la firma empieza acreditar la operación lo que sucede es:
Acreditación Línea 1 por 100% equivalente a $100.000.000
Cuando se acredita el 100% el sistema descuenta $30.000.000 del anticipo y para pago en la línea
1 solo saldrá $70.000.000.
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6. MÓDULO DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS:
El módulo de Distribución de recursos es una hherramienta que permite a las SCB hacer
directamente en el sistema de información Bursátil “SIB” la distribución de Recursos bajo la
instrucción de sus comitentes, favoreciendo la agilidad y seguridad de la información.
6.1. CREACION INGRESOS DATOS FINANCIEROS MANDANTES
Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Ingreso datos Financieros Mandante
Corresponde al registro de las cuentas bancarias de los comitentes para la posterior distribución
de los recursos.
Digitar el NIT del mandante en el campo “tercero” y luego clic en la opción “nuevo”
Una vez se despliega la nueva pantalla, se debe proceder a digitar la información solicitada, para
finalmente dar clic en el Botón “Crear”
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Cuando sea un tercero diferente, se debe digitar en el campo “tercero” el NIT del tercero
autorizado y en el campo “Nit y Nombre Mandante” los datos del mandante al cual se le va a
asociar el tercero.
***Al crear la cuenta del mandante queda en estado C y solo hasta la aprobación por parte de la
BMC queda activa.
SE DEBE TENER EN CUENTA:
Solo se aprueban las cuentas que tengan todos los soportes respectivos, de acuerdo a la Circular
Única de Bolsa.
Cada vez que una SCB cree o modifique los datos financieros del mandante en el menú “ingreso
datos
financieros
mandante”,
llegará
un
correo
automático
a
compensacionyliq@bolsamercantil.com.co.
Texto mail a BMC: “ La SCB “XXX” creó una nueva cuenta del mandante “XXX”
tercero “XXXX”
Así mismo, cuando la BMC rechace o apruebe la creación de una cuenta, se generará un correo
automático para la SCB.
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VERSIÓN: 3
“Texto mail a SCB: “ La BMC ha aprobado la creación de la cuenta del mandante
“XXXXX” y tercero “XXXXX”
“Texto mail a SCB: “ La BMC ha rechazado la creación de la cuenta del mandante
“XXXXX” y tercero “XXXXX”
6.2. DISTRIBUCION DE RECURSOS:
Corresponde a la distribución de recursos a favor de los comitentes vendedores de acuerdo con las
cuentas bancarias previamente registradas.
Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Distribución Pago Recursos Compensación
 Distribución de recursos:
Se habilitó un filtro por fecha de compensación,


Recuerde marcar en el filtro “pagos anteriores”: SI, cuando se vaya a realizar
distribución de otros días.
Seleccione la “fecha de compensación” y posteriormente marque en
“consultar”.
 Cuando la Distribución es Total al mandante:
En la pantalla de distribución al dar clic en “aprobar” el sistema generará un
mensaje para la SCB que le indique “Esta seguro de la aprobación – Recuerde que
la totalidad del giro sale a la cuenta del mandante vendedor. De lo contrario realice
distribución masiva”
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 Distribución masiva o Distribución a Terceros:
Esta opción de distribución corresponde a aquella en la cual los recursos no se
giran en su totalidad al comitente vendedor.
Una vez se requiera realizar la distribución a terceros, se debe dar clic en el botón
Distribución masiva”, el cual habilitará la pantalla para seleccionar las cuentas a las
que se deberá girar
Una vez se tenga la certeza de la distribución, debe marcar “aprobar distribución”,
así las cosas, el proceso quedará en firme, sin necesidad de regresar a la pantalla
anterior.
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 Totales en Pantalla Distribución Masiva:
Se incluyó un campo para totalizar “el pago”, “valor GMF”, y “valor del Giro”,
adicionalmente se incluyó un campo que totaliza por tercero, ya sea por mandante
o por tercero autorizado.
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6.3. Reporte Histórico de Distribución:
Corresponde a un reporte donde las SCB pueden generar informe de distribución
filtrando por operación, fecha de compensación y/o mandante; en este
visualizarán el detalle de la distribución, fecha de pago, fecha de distribución y
aprobaciones por parte de la Bolsa.
Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Inf. Distribución Recursos SCB
6.4. Correos de Alerta Distribución de Recursos:
Cada vez que una SCB apruebe una distribución de recursos (ya sea de manera
directa o por distribución masiva) se generará un correo automático a
compensacionyliq@bolsamercantil.com.co.
“Se autorizó distribución SCB “XXX” de la compensación del día “XXXX”
correspondiente al mandante “XXXXX”
De igual manera se generará un correo automático que informe a la SCB cuando se
rechaza la distribución.
“Se rechazó distribución de la compensación del día “XXXX” correspondiente
al mandante “XXXXX”
6.5. Distribución a cuentas de BMC:
Las distribuciones a cuentas de la Bolsa (Cuenta de Garantías y Cuenta de Costos)
serán exentas de GMF.
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7. MODULO CUENTA COMPENSADA:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/
El objetivo de módulo es permitir de manera ordenada realizar el seguimiento de
los recursos que ingresan a la cuenta compensada, tanto para las SCB como para la
BMC, y en consecuencia, facilitar la aplicación de recursos.
La BMC cargará diariamente al sistema de información bursátil “SIB” los
movimientos de la cuenta compensada.
7.1 Menú “ingreso en cuenta compensada”:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/ Ingreso en Cuenta Compensada
La Sociedad Comisionista podrá ingresar al sistema y consultar por valor los
recursos que se encuentran disponibles de acuerdo a la información cargada por
BMC y extraídos del portal bancario.
De existir valores iguales en la consulta y en estado “disponibles”, el sistema los
mostrará todos con las respectivas fechas de ingreso y con la información del
campo transacción para que la SCB seleccione uno de ellos:
Para realizar la consulta, deberá dar Clic en el botón “Nuevo”
Posteriormente se habilitará la siguiente pantalla,

Si solo se requiere consultar un valor, la SCB solo deberá diligenciar el
campo “valor movimiento” para luego oprimir la tecla “tab”
;
35
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si el valor existe, el sistema habilitará el siguiente campo donde se visualiza
el detalle del movimiento bancario.
Ahora bien, si el movimiento no se encuentra en la cuenta compensada, el sistema
arrojará el siguiente mensaje.

En cambio, Si adicionalmente se requiere realizar el ingreso en cuenta,
deberá diligenciar toda la información requerida en la pantalla y la cual es
detallada en el ítem siguiente:
 Ingreso en cuenta Compensada:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Ingreso en Cuenta Compensada
En este menú la SCB podrá “identificar” el valor que le corresponde de acuerdo a
los soportes que le ha suministrado su mandante, para lo cual deberá seleccionar:
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CÓDIGO:
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VERSIÓN: 3
Tipo de Movimiento :
1. Ingreso en cuenta
Número de Cuenta :
080181647
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CÓDIGO:
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12/09/2016
VERSIÓN: 3
Mandante:
Identificación o nombre del mandante del cual
provienen los recursos.
1.
2.
3.
4.
5.
Origen de Recursos:
Corresponde a la fuente de los recursos, por
ejemplo:
SCB: El giro es realizado por la Comisionista
Entidades Estatales: El giro es realizado por una entidad del estado,
Ejm: (IDIPRON)
Mandantes: El Giro de recursos lo realiza un mandante participante de
alguna Operación diferente a una Entidad Estatal.
Cuenta de Garantias: Cuando los recursos provienen de Liberaciones de
Garantias.
Cuenta admitiva BMC: Cuando los recursos provienen de la cuenta de
recursos propios de la BMC
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1.
2.
3.
4.
CÓDIGO:
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VERSIÓN: 3
Tipo de Ingreso: Corresponde a la forma de pago mediante la cual el
mandante o SCB realiza el giro:
ACH
Cheque
Transferencia
Dispersión de fondos
Valor del Movimiento: Corresponde al valor consignado por los
mandantes o SCB para cubrir las obligaciones derivadas del sistema de
compensacion y liquidacion, este valor debe ser digitado y exacto.
Referencia Cuenta recaudadora: Numero de operación.
Observaciones: Corresponde a una breve descripción de los recursos;
para los casos en que, con un movimiento esten pagando varias
operaciones, se recomienda digitar el número de operación.
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Una vez haya diligenciado la información solicitada, se deberá hacer clic en el
botón “crear” de manera que el valor ya no podrá visualizarlo otra SCB una vez la
BMC apruebe.
Nota: una vez creado el movimiento, el sistema generará un consecutivo
automático (No. de garantía) con el cual la SCB podrá realizar consultas.
7.2 Archivo Plano Ingreso en cuenta:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Carga plano Ing Cuenta Compensada
Corresponde al archivo que se puede crear para subir al SIB varios movimientos,
debe estar en formato CSV; a continuación se detalla la estructura que debe tener:
Códigos Origen de
Recursos
1. SCB
2. Entidades Estatales
3. Mandantes
4. Cuenta de Garantias
5. Cuenta admitiva BMC
Códigos Tipo de Ingreso:
1. ACH
2. Cheque
3. Transferencia
4. Dispersión de fondos
Ejemplo:
1
1
1
1
1
080181647
080181647
080181647
080181647
080181647
899999162
899999061
899999061
899999034
899999034
2
2
2
2
2
6
6
6
6
6
90,768,981.00
77,327,200.00
49,449,787.00
26,847,694.00
10,000,000.00
ABC1
ABC2
ABC3
ABC4
ABC5
PRUEBA 02 06 2016
PRUEBA 02 06 2016
PRUEBA 02 06 2016
PRUEBA 02 06 2016
PRUEBA 02 06 2016
7.3 Asignación Movimiento Ingreso en cuenta:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Asignación movimiento Ing Cuenta
En esta pantalla se visualizan todos los movimientos de ingreso en cuenta que
estén aprobados por la SCB y la BMC, y que tengan saldo o no por asignar.
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Para la asignación, la SCB debe dar clic en el link “Asignación” del movimiento
requerido, esto con el fin de “usar” los recursos.
Seguidamente el sistema lo lleva a la pantalla de ingreso de datos de la asignación:
Todos los campos de la pantalla son obligatorios:
Se deben capturar los siguientes campos:
 Valor Asignación: corresponde al valor que se usará para la compensación
(puede corresponder al total de los recursos que ingresaron al banco, o
solo a un valor parcial del movimiento del banco).
 Observación Asignación: clave, digitar N° de operación, adicional a esto
puede ingresar más observaciones.
 Archivo PDF: corresponde al soporte que justifica la asignación de los
recursos (por ejemplo: SIIF, carta de aplicación, entre otros).
Luego de diligenciar todos los campos, es necesario dar clic en el botón “Asignar”,
si no se tiene la certeza de la información o está incompleta, podrá hacer clic en el
botón “Regresar”.
Nota: En la creación del movimiento, El sistema valida que el valor a asignar no
supere el Saldo del Movimiento seleccionado.
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Adicionalmente, en la opción “Det. Asignación”, la SCB podrá consultar las
asignaciones realizadas al movimiento.
La información también se puede exportar a Excel dando clic al botón
7.4 Usar Movimiento de Ingreso en cuenta:
Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Usar movimiento ingreso en cuenta
Esta opción corresponde a los Movimientos de ingreso en cuenta que realiza la
BMC, y los cuales no han sido identificados por las SCB; esto sucede
principalmente cuando hay cierre de mes y los recursos deben ser atados a un
comitente.
Así pues, si la SCB realiza la consulta en el menú “Ingreso en Cuenta Compensada”
y los recursos no se visualizan, deberá recurrir a este menú: “Usar movimiento
ingreso en cuenta”.
La SCB debe realizar la consulta por valor y cuenta compensada y dar clic en el
Botón “consultar”, si los recursos están disponibles, deberá dar clic en el botón
“Usar”
1
2
3
42
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Se informa a las SCB que los movientos de ingreso, asignacion y uso de recursos
quedarán pendientes de aprobacion por parte de la BMC.
A
I
R
Estados de los movimientos
Aprobado: ya fue autorizado
por BMC
Identificado : aún la BMC no lo
ha aprobado, pero la SCB lo
identificó
Rechazado: cuando la BMC
rechaza la identificación
Para la distribución a terceros se podrá editar el GMF de manera que se pueda aplicar a la
operación objeto del giro, sin que se promedie entre las demás.
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ANEXO 1
CODIGOS TIPOS DESCUENTO
Archivo plano - (Ambiente de pruebas)
Código
descuento
Descripción
3
RETENCION FTE
8
DESCUENTO CREE
9
Retencion Iva
10
RETE ICA
11
INDEMNIZACION
12
DESCUENTO POR TIMBRE
Para tener en cuenta al cargar archivos planos
ARCHIVO DESCUENTOS
CAMPO
NUMERO OPERACIÓN
NUMERO LINEA
CODIGO TIPO DESCUENTO
VALOR DESCUENTO
CAMPO
NUMERO OPERACIÓN
NUMERO LINEA
VALOR PRODUCTO
VALOR IVA
VALOR TOTAL DESCUENTOS
DESCRIPCION
Numero de la Operación
Numero de la Linea de Pago
Codigo del Tipo de Descuento de
acuerdo a los descuentos
parametrizados en el sistema.
Valor del Descuento
TIPO DE
DATO
NUMERICO
NUMERICO
LONGITUD
10
3
NUMERICO
NUMERICO
3
22
ARCHIVO LINEAS DE PAGO
TIPO DE
DESCRIPCION
DATO
Numero de la Operación
NUMERICO
Numero de la Linea de Pago
NUMERICO
Valor de Pago de la Linea antes de
descuentos
NUMERICO
Valor del Iva de la Linea. Solo se
permite para las operaciones de
lotes. De lo contrario debe ir en 0
NUMERICO
Valor Total de los descuentos de la
linea. Debe ser igual a la suma de
los descuentos del archivo de
descuentos para el mismo
consecutivo. Si no hay descuentos
NUMERICO
LONGITUD
10
3
VALOR POR
DEFECTO
VALOR POR
DEFECTO
22
22
0
22
0
44
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12/09/2016
VERSIÓN: 3
debe ir en 0
45