INVITACION PÚBLICA N. 041 MODALIDAD MENOR CUANTÍA 1. EL OBJETO: Contratar los servicios de Auditoria Medica Concurrente y Retrospectiva en las IPS y la validación y auditoria de RIPS correspondientes a los servicios prestados a sus afiliados, para Evaluar integral y sistemáticamente las características de Calidad, Oportunidad, Pertinencia y Seguridad de los servicios médicos prestados a los afiliados de la EPS´S CONVIDA, garantizado la cobertura indicada y administración de una manera eficiente y eficaz de los recursos asignados para su atención y su uso racional. 2. PLAZO DE EJECUCIÓN: La duración del contrato se extenderá desde la fecha de suscripción del mismo por el término de dos (2) meses y/o hasta agotar el presupuesto. FORMA DE PAGO: 3.1. La EPS´S CONVIDA reconocerá como máxima los siguientes conceptos, para auditoria retrospectiva el 1.53%, Auditoria de concurrencia el 1.8%, validación de rips 0.036%. A través de facturas mensuales que el contratista seleccionado presente para su cancelación dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la presentación correcta de la factura, junto con: a) Certificación de cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato expedida por el supervisor del mismo; b) Certificado de estar al día en el pago de aportes parafiscales; c) Fotocopia de los siguientes documentos: contrato, registros presupuestales, póliza aprobada, recibo de pago de los derechos de publicación del contrato (solo para el primer pago). La certificación de cumplimiento del contrato se expedirá por parte de EPS´S CONVIDA teniendo en cuenta el cumplimiento de la totalidad de obligaciones pactadas. Disponibilidad presupuestal N. 220.04.5368. Por valor de TRESCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE. ($340.000.000). 3. LAS CAUSALES QUE GENERARÍAN EL RECHAZO DE LAS OFERTAS O LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO. La propuesta será rechazada en los siguientes casos: a. Cuando el interesado se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley. b. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de la presente invitación. c. Cuando el valor de la propuesta exceda el presupuesto oficial estimado, indicado en esta invitación. d. Cuando la propuesta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos exigidos en la invitación o cuando contengan defectos insubsanables. e. Cuando no se presente o no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona o por el Representante Legal de la Sociedad. debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales. Cuando la propuesta no cumpla con la integridad del objeto de la presente Convocatoria, es decir, se presente en forma parcial u omita uno o más ítems. f. Cuando no subsane correctamente y dentro del término fijado, la información o Documentación solicitada por la EPS´S g. Cuando la EPS´S verifique la información y encuentre inexactitudes en la propuesta. h. La EPS´S a su juicio, podrá descartar propuestas, si durante el periodo de la invitación se presentan circunstancias que alteren substancialmente la capacidad financiera u operativa del interesado. i. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos falsos, tergiversados, alterados, inexactos o tendientes a inducir a error a la EPS´S. j. Cuando no se anexen los documentos objeto de verificación y evaluación o no se presenten las aclaraciones solicitadas por la EPS´S dentro del término establecido para tal efecto. k. Cuando los documentos necesarios para la comparación de propuestas tengan tachones, enmendaduras o correcciones que no estén salvadas con la firma del interesado. l. Cuando existan dos o más ofertas hechas por el mismo interesado bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. 4. EL CRONOGRAMA DEL PROCESO ESPECIFICANDO LA VALIDEZ MÍNIMA DE LAS OFERTAS QUE SE SOLICITAN, ASÍ COMO LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR, INCLUYENDO LAS REGLAS PARA EXPEDIR ADENDAS A LA INVITACIÓN Y PARA EXTENDER LAS ETAPAS PREVISTAS. a. EL CRONOGRAMA DEL PROCESO ES: i. Publicación de Invitación el día 9 y 13 de noviembre de 2012. ii. Preparación de la propuesta el día 14 de noviembre de 2012. iii. Entrega de propuestas, el día 15 de noviembre de 2012 a las 9:00 a.m. iv. Evaluación de las propuestas, el día 15 de noviembre de 2012. v. Traslado de la evaluación (publicación de calificación), el día 16 de noviembre de 2012 vi. Suscripción del Contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguiente al traslado. b. LA VALIDEZ MÍNIMA DE LAS OFERTAS QUE SE SOLICITAN: La propuesta deberá tener una validez mínima de noventa (90) días c. LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO A SEGUIR SON: i. Términos: La Entidad con el presente escrito formula invitación pública a participar. ii. Selección: Para la preparación de la oferta, los oferentes contaran por lo menos con (1) día hábil, La EPS-S convida, efectuará la respectiva evaluación de la cual dará traslado por (1) día hábil a los proponentes. iii. Adjudicación: La adjudicación recaerá en el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o interés y en general cualquier clase de motivación subjetiva. La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en invitación pública. iv. Suscripción: La suscripción del contrato se realizara dentro del plazo establecido en el cronograma previsto en los términos de referencia. d. REGLAS PARA EXPEDIR ADENDAS A LA INVITACIÓN Y PARA EXTENDER LAS ETAPAS PREVISTAS: Las adendas podrán ser expedidas en cualquier momento de proceso, las cuales se darán a conocer a los participantes, mediante envió al correo electrónico registrado y publicación en el portal de la entidad; siendo este ultimo el obligatorio. 5. EL LUGAR FÍSICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS: Las propuestas deberán ser presentadas en Original en sobre cerrado debidamente rotulado indicación: nombre y número del proceso, proponente, en la oficina Jurídica de Convida EPS.S, ubicada en la Calle 26 No 51 – 53 Torre Salud, Piso Tercero. 6. REQUISITOS HABILITANTES, SE INDICA LA MANERA EN QUE SE ACREDITARÁ: 7.1 CAPACIDAD JURÍDICA a. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o Entidad responsable de este requisito según la naturaleza del proponente, no mayor a treinta días. b. Certificado de Antecedentes Fiscales: Del proponente persona natural o del representante legal en caso de ser persona jurídica. El certificado debe estar vigente. c. Fotocopia cedula de ciudadanía del Representante Legal d. Certificado de antecedentes Disciplinarios: Del proponente persona natural o del representante legal en el caso de persona jurídica o de establecimiento de comercio. El certificado debe estar vigente. e. Formato de Registro Único Tributario (RUT): Acreditar cuál es el régimen tributario al cual se encuentra sometido el proponente. f. Garantía de Seriedad de la Propuesta. Para garantizar la seriedad de la oferta cada proponente deberá constituir a favor de la EPS-S Convida una póliza expedida por una Compañía de seguros, legalmente autorizada en Colombia, por un valor equivalente al 10% del Presupuesto Oficial y por una vigencia que se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. g. Certificación que acredite el cumplimiento de obligaciones parafiscales. 7.2 EXPERIENCIA DE LOS INTERESADOS: El proponente deberá tener experiencia específica no menor a 5 AÑOS o igual a 5 AÑOS. La experiencia se acreditara mediante cualquiera de los siguientes documentos: i. Certificaciones o constancias expedidas por el contratante o por quien éste o la ley hubieren facultado para ello, cuando el contrato se encuentre en ejecución o ya haya finalizado su ejecución. ii. En caso de que el contrato este en ejecución, se requiere certificación por parte de la entidad contratante de que el contrato se encuentra en ejecución y el porcentaje de ejecución del mismo. iii. Las certificaciones de experiencia deberán contener como mínimo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Entidad Contratante. Objeto del Contrato. Tiempo de Ejecución. Calificación de la calidad de la ejecución del contrato. Valor del Contrato. Porcentaje de Ejecución Porcentaje de Participación en caso de actuar dentro de consorcio o unión temporal. Suscripción por el contratante o por quien éste o la ley hubiere facultado para ello. Nota: No se aceptan UNIONES TEMPORALES O CONSORCIOS, toda vez que es una figura del derecho público, el régimen de contratación de la EPS-S CONVIDA, es derecho privado, Las uniones Temporales no son persona jurídica. El NO cumplimiento de estos requisitos, será causal de Rechazo. 7.3 CAPACIDAD FINANCIERA DEL PROPONENTE Para la Evaluación financiera se debe anexar: a. Estados Financieros con corte a treinta de junio de 2012, copia de la declaración de renta y la conciliación contable y fiscal del año 2011. Serán declarados NO ADMISIBLES FINANCIERAMENTE las propuestas que no cumplan con los porcentajes mínimos de los indicadores financieros que adelante se mencionan: Capacidad Financiera: Esta se evaluara teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Capital de trabajo: Activo Corriente – Pasivo Corriente El resultado debe ser mayor o igual a 25% del valor ofertado, para ésta INVITACIÓN PUBLICA. Capacidad de Pago: Activo Corriente / Pasivo Corriente El resultado debe ser mayor o igual a 1.5 Capacidad de Endeudamiento: Pasivo Total/ Activo total El resultado debe ser menor o igual a 0,60 La EPS-S CONVIDA, no tendrá en cuenta la oferta ni aceptará que se subsanen las inconsistencias. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE. El NO cumplimiento de estos requisitos, será causal de Rechazo. 7.4 CONDICIONES TÉCNICAS El proponente deberá aportar los programas y procedimientos siguientes: a. Recurso Tecnológico. El objeto del contrato incluye la obligación por parte del CONTRATISTA de contar con los equipos necesarios para la correcta ejecución del mismo, incluido el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. Igualmente el proponente debe ofertar y garantizar como mínimo una infraestructura técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser compatible con el lenguaje de programación y los sistemas de información de la entidad, además de permitir el cargue de la información generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base en los formatos, indicadores, hallazgos, planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA para tal fin. El proponente debe contar con una herramienta que permita evidenciar el cumplimiento de los cronogramas establecidos, la realización efectiva de las visitas, la información de los auditores que participaron, la utilización de los formatos de captura, los hallazgos, indicadores, el seguimiento al cargue de la información en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA, los planes de mejora, los análisis y conclusiones así como la generación de los informes requeridos por la EPS´S CONVIDA o por otras entidades con respecto al objeto contractual. De igual forma el proponente debe poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las herramientas informáticas que utilice para el cumplimiento del objeto del contrato. Con el fin de hacer análisis de la gestión realizada en todos los procesos, en caso de falla de los aplicativos de la EPS´S CONVIDA o cuando sea requerida por el supervisor del contrato, al igual estas herramientas deben permitir la confrontación del medio magnético frente al físico, conforme a los lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA. El proponente deberá garantizar toda la seguridad informática de los procesos generados como resultado de la ejecución del objeto contractual, al igual que la honestidad e integridad de la información registrada en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA. De igual forma los usuarios de los equipos que utilice el proponente para el cumplimiento del objeto contractual deben seguir y cumplir la normatividad vigente en la EPS´S CONVIDA para el uso de los equipos, la red de datos y sus servicios. El proponente deberá garantizar la total seguridad física y lógica de la información que reciba, procese, genere y almacene como resultado de los procesos propios para el desarrollo del objeto contractual, al igual que la integridad y consistencia de los datos almacenados en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA y en sus sistemas de información propios. A continuación se enumeran los requisitos tecnológicos mínimo a cumplir por parte del oferente: Requisitos mínimos en Servidor de Base de Datos Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz Memoria RAM de 32 GB Fuente de poder redundantes N+1 Ventiladores redundantes Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits Antivirus Requisitos mínimos en Servidor WEB. Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz Memoria RAM de 16 GB Fuente de poder redundantes N+1 Ventiladores redundantes Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits Antivirus Requisitos mínimos en Comunicaciones e Infraestructura Enlace de Internet de 8 mg dedicado tasa de reuso 1:1. Servicio de Back up de respaldo con las siguientes características: Incremental diario, full semanal, retención por un mes y 1 recuperación mensual no acumulable 1:1 sin reusó En todo caso el contratista se compromete a que los equipos cumplirán todas las normas de uso de los mismos, así como los procesos y procedimientos de la EPS´S CONVIDA, como por ejemplo, la creación de usuarios. La EPS´S CONVIDA no asume tareas de mantenimiento de estos equipos, solo la vigilancia del cumplimiento de usos. MODULOS MINIMOS DEL APLICATIVO DE AUDITORIA DE SERVICIOS DE SALUD QUE DEBERA TENER EL SOFTWARE DEL PROPONENTE Módulo de Auditoría de Cuentas Medicas Módulo de Auditoria de Concurrencia Módulo de Informes de Auditoria Médica Módulo de Control de Gestión de Auditoria de Cliente Interno Módulo de Control de Gestión de Auditoria para el Cliente Externo Módulo de Control de Aseguramiento desde la perspectiva de la Auditoria de Servicios de Salud b. Recurso Humano El contratista, en caso de resultar favorecido con la adjudicación, deberá garantizar mínimo la siguiente estructura organizativa que se encargará de las comunicaciones con la EPS´S CONVIDA y de responder los requerimientos que se generen, sin perjuicio de los profesionales que designe para la realización de los procesos de auditoría. PERFIL DIRECTOR PROYECTO CRITERIO Formación profesional en áreas de salud con especialización y/o maestría en Auditoria y/o Administración en Salud y/o Gerencia en salud. Experiencia específica en auditoria en salud y/o en Gerencia de Calidad en Salud y/o afines, no menor a ocho (8) años dentro del SGSSS.. Formación profesional en áreas de salud y COORDINADOR especialización en Auditoria y/o Administración en Salud y/o Gerencia en salud. CUENTAS MÉDICAS Experiencia relacionada en auditoría de cuentas médicas no menor a ocho (8) años dentro del SGSSS.. INGENIERO DE Formación profesional como ingeniero de sistemas con SISTEMAS experiencia de 5 años en SGSSS MÉDICOS Formación profesional como médico, con experiencia CONCURRENTES mínima de 5 años, como auditor médico. REVISORES DE Revisores de cuentas con experiencia certificada CUENTAS mínimo de 5 años en revisión de cuentas médicas. Formación profesional como ingeniero en cualquier INGENIERO DE área, con experiencia mínima de 2 años en procesos PROCESOS del SGSSS. NOTA: Para verificar esta información, el proponente deberá adjuntar las respectivas hojas de vida diligenciada en el formato del Departamento Administrativo de la Función Pública, con copias de Cedula, tarjeta profesional, títulos, certificaciones laborales y cartas de compromiso firmadas y con huella para cada cargo. Especificaciones Recurso Humano a. El proponente deberá garantizar el recurso humano necesario para el cumplimiento de las obligaciones de Auditoria conformado por profesionales en medicina, enfermería, con especialización en auditoria y experiencia acreditada mínimo de tres (3) años en el SGSSS. b. Igualmente garantizara mínimo: un medico para auditoria clínica concurrente del paciente hospitalizado y un medico para auditoría de cuentas medicas, el perfil deberá ser: Profesional con título de Médico General, Especialista en auditoría médica, administración en salud o auditoria de calidad, con experiencia mínima acreditada de dos (2) años en auditoria concurrente y cuentas de acuerdo a la actividad que vaya a desempeñar. c. d. e. f. Por las características de algunos municipios se considerará la posibilidad de utilizar el recurso de Enfermera Profesional con Especialización en auditoría en salud y con experiencia en actividades de concurrencia y cuentas, siempre y cuando el proponente garantice el apoyo de un médico; situación que deberá ser concertada y avalada por la Subgerencia Técnica de la EPS´S CONVIDA. Debe contar con la asesoría de un (1) Ingeniero de sistemas con experiencia mínima de 5 años en el SGSSS. El proponente deberá anexar las hojas de vida con los soportes que acrediten la capacidad profesional así como la experiencia de todo el equipo de trabajo, para la habilitación técnica de la propuesta. Dichos profesionales deberán permanecer durante el plazo del contrato. De no ser posible esta permanencia durante la ejecución del contrato o en caso de requerir ampliación del recurso humano, el proponente que resulte seleccionado se compromete a asignar recurso humano que ostente las mismas o mejores calidades que las acreditadas en la propuesta. La experiencia y perfil profesional serán objeto de verificación para la habilitación técnica de la propuesta. En los casos que se encuentre legislado todos los profesionales deben acreditar la tarjeta del ejercicio profesional. El NO cumplimiento de estos requisitos, será causal de Rechazo. 7. FACTORES DE CALIFICACIÓN: Los factores de calificación de la oferta son: La calificación de las propuestas se realizará teniendo en cuenta el ofrecimiento más favorable para la EPS´S CONVIDA y para los fines que ésta busca. El contrato se adjudicará a la propuesta mejor calificada y que por ello resulte ser la más favorable para la entidad y para los fines que ella busca con esta contratación. La adjudicación de este proceso se determinará por el orden de elegibilidad de las ofertas, sobre una asignación máxima de 500 puntos, otorgados según la evaluación de los siguientes factores: FACTORES DE CALIFICACION PRECIO PUNTOS 250 RECURSO TECNOLOGICO EXPERIENCIA ESPECIFICA TOTAL 200 50 500 8.1 Precio: Criterio a) Auditoría de cuentas medicas Retrospectiva b) Auditoría medica concurrente y/o cuentas generadas de dicha auditoria dentro de las IPS respectivas c) Procesamiento de RIPS y generación de reportes Total Máximo precio Puntos 1.7% 2.0% 0.04% 100 100 50 250 Auditoría de cuentas medicas Retrospectiva (100 Puntos) Porcentaje sobre el valor de la facturación correspondiente a Auditoría de cuentas medicas Retrospectiva con un techo máximo del 1.7%, se asignarán cien (100) puntos sobre la menor tarifa ofertada; a los demás proponentes se les calculará el puntaje, inversamente proporcional. Auditoría médica concurrente y/o cuentas generadas de dicha auditoria dentro de las IPS respectivas (100 Puntos) Porcentaje sobre el valor de la facturación por Auditoría médica concurrente y/o cuentas generadas de dicha auditoria dentro de las IPS respectivas con un techo máximo del 2.0%, se asignarán cien (100) puntos sobre la menor tarifa ofertada; a los demás proponentes se les asignarán los puntajes por cálculo inversamente proporcional. Procesamiento de RIPS y generación de reportes (50 Puntos) Porcentaje sobre la facturación del Procesamiento de RIPS con un techo máximo del 0.04%, se asignarán cincuenta (50) puntos sobre la menor tarifa ofertada; a los demás proponentes se les asignarán los puntajes por cálculo inversamente proporcional. 8.2 Recurso Tecnológico: Criterio Puntos Sistema de información (software) para auditoria de servicios de salud de cuentas y auditoría concurrente Cargue y Validación de RIPS en línea Total 150 50 200 Sistema de información para auditoría de servicios de salud, de cuentas y concurrente (200 Puntos) Obtendrá ciento cincuenta (150) puntos el proponente que compruebe a través de una certificación de disponer de un sistema (software y hardware) como plataforma tecnológica que cumpla con las exigencias descritas en los presentes pliegos de referencia, el oferente que no lo tenga o no esté completo, no obtendrá puntos. El grupo evaluador en visita de inspección corroborará en las instalaciones del concursante las condiciones descritas en estos términos de referencia, donde el participante deberá demostrar que dicho sistema de información cumple con todos los requisitos, en caso de ausencia de alguno de los requisitos descritos en estos términos de referencia será título suficiente para el incumplimiento de este requisito. Obtendrá cincuenta (50) puntos el proponente que compruebe que tiene la plataforma para el cargue y validación de RIPS a través de la pagina WEB. Como plataforma tecnológica que cumpla con las exigencias descritas en los presentes pliegos de referencia, el oferente que no lo tenga o no esté completo, no obtendrá puntos. El proponente debe contar con una plataforma que permita el cargue y la validación de los RIPS a los prestadores de salud y la consulta y generación de informes por parte de la EPS-S Convida, se verificara a través de una certificación y el grupo evaluador revisara dicho proceso, creando un link a través de la pagina de Convida y realizándole las respectivas pruebas. 8.3 Experiencia Especifica: Criterio Valor mínimo Cuantía contratada en 40.000 auditoría/interventoria de servicios de SMMLV salud Total Puntos 50 50 Obtendrá cincuenta (50) puntos el proponente que presente la mayor cuantía acumulada de contratos expresado en SMMLV, Los participantes deberán demostrar por certificaciones o contratos, una contratación acumulada en Auditoria/interventoria en salud, en un valor no menor a 40.000 CUARENTA MIL SMMLV, a la fecha de la presentación de la propuesta. 9. CRITERIOS DE DESEMPATE. - En caso de presentarse empate entre alguna de las propuestas, estas se resolverán por el sistema de sorteo en presencia de los Empatados. 10. LAS CONDICIONES DEL CONTRATO. 1. El contratista debe garantizar que cuenta con una oficina con la logística y para la radicación de cuentas medicas, el desarrollo del proceso de auditoría de forma centralizada, con capacidad decisoria, con la logística para la autonomía administrativa y garantizar la provisión de equipos, elementos de oficina e insumos requeridos para el desarrollo del contrato en calidad y cantidad requerida, situación que será verificada por la EPS´S CONVIDA en las visitas que cualquiera de los funcionarios autorizados llegare a realizar. 2. De conformidad con el modelo de auditoría concurrente el contratista informará a la subgerencia técnica de la EPS`S y a la IPS sobre las no pertinencias, la no oportunidad o dilación en la atención; y orientará hacia la red contratada la hospitalización de pacientes. 3. Los pacientes objeto de la auditoria concurrente serán: Los hospitalizados en instituciones de segundo y tercer nivel de complejidad, dando prioridad a las IPS con mayor demanda de servicios (alta facturación), los pacientes de UCI, patología cardiovascular, VIH, cáncer, atención de gestantes de alto riesgo, cirugías programadas que terminan en internación, todos los casos de estancia prolongada. 4. El contratista no podrá excluir de la auditoria concurrente a ningún paciente; de igual manera cuando se requiera deberá previa solicitud de la EPS´S CONVIDA, realizar visitas a pacientes hospitalizados en instituciones fuera de la Red. 5. El Contratista deberá garantizar la entrega mensual del informe general de gestión, que contenga información sobre las instituciones visitadas, levantamiento de indicadores y el análisis técnico y de costos evitados de las IPS objeto de auditoría concurrente. 6. El Contratista deberá garantizar la presentación del ANEXO 26, Reporte de Actividades de Concurrencia, el cual debe ser enviado semanalmente al correo electrónico automedicashospitalarias@convida.com.co. 7. El Contratista deberá garantizar que el personal utilizado para el desarrollo del presente contrato no está vinculado laboralmente o no se encuentra realizando ni realizará actividades de auditoría en ninguna de las IPS de la red contratada por la EPS´S CONVIDA. 8. Gestionar ante la IPS las objeciones realizadas y entregar a convida las actas de conciliación con la IPS. Aquellas objeciones que no sean resueltas en primera instancia, se deberán conciliar con presencia de un representante de la EPS´S. 9. Identificar y reportar a la Central de Autorizaciones Médicas los hallazgos de servicios no autorizados con oportunidad y pertinencia. 10. Informar al área de cuentas médicas las objeciones realizadas al prestador y notificárselas al prestador dentro de los términos establecidos por normatividad, dejando evidencia de recibido. 11. Detección y reporte de eventos adversos y casos centinela, los eventos adversos deben gestionarse para establecer de común acuerdo con la IPS la responsabilidad del evento. 12. Aportar la documentación necesaria y los soportes de la gestión realizada en relación con el estudio de los casos para los Comités de Vigilancia Epidemiológica. 13. El Contratista debe establecer en conjunto con la información de la auditoría concurrente presencial a nivel general los valores a aprobar en la facturación, basados en la normatividad vigente, y en el conocimiento médico- científico, con el fin de a corto plazo reconocer a las IPS los valores pertinentes desde el punto de vista médico, normativo y financiero, y establecer el proceso de contención de costos en cada una de las IPS. 14. El Contratista deberá presentar como mínimo esquemas de auditoría médica documental en forma centralizada, con sede en la ciudad de Bogotá, siguiendo los siguientes parámetros: Realizar y administrar auditoría con y sin RIPS; Validar la información entregada contra la de los documentos físicos de la reclamación, e informar a la EPS´S CONVIDA periódicamente los errores por IPS y factura; Validar las tarifas aplicadas a los servicios facturados de acuerdo con las normas vigentes durante la ejecución del contrato y las matrices de contratación entregadas por la EPS´S CONVIDA; Recibir la información de la Auditoría Presencial, para la respectiva toma de decisiones; Evaluar la pertinencia médica y administrativa, para reconocerla, evitando desviaciones frente a los protocolos y guías de manejo de la IPS respectiva, o en su defecto a protocolos aceptados por las sociedades científicas, así como de acuerdo con las reglas de la profesión (profesional de la salud), aplicando para cada amparo siempre la sana lógica, teniendo como punto de referencia las reglas o normas médicas aplicables; Evaluar la pertinencia financiera, mediante el cumplimiento de las normas de tarifación aplicables a cada amparo; Efectuar auditoría al 100% de las facturas nuevas y reconsideraciones presentadas tanto por las IPS como por personas naturales; Aprobar u objetar parcial o totalmente las reclamaciones, en caso de ser necesario, proyectando la correspondiente comunicación, especificando las normas que sirven de fundamento para ello, mediante la elaboración de cartas de objeción, las cuales deben contener la IPS, número de factura(s), la fecha efectiva de la auditoria, nombre y apellidos del paciente, número de la historia clínica, el código del procedimiento, valor de la objeción por ítem, Concepto de objeción y las observaciones a que haya a lugar junto con las normas legales que las soporten (Resolución 3047 de 2008), valor de la objeción glosa total, (Como mínimo.); Anexar al resultado de la auditoría documental (sea aprobado 100% u objeción), la evidencia de la auditoría presencial, en caso de que esta se haya realizado, con las conclusiones de la misma, para ser archivado en cada expediente de la EPS´S CONVIDA; Verificar la correlación entre la factura enviada (facturación) y la auditoria presencial realizada (si cuenta con ésta); Coordinar el manejo de los documentos físicos (Cuentas Medicas) con el fin de que se garantice el adecuado flujo de los mismos y no permita su extravío, y recibir las facturas a auditar sin limitar su cantidad; 15. Devolver las facturas que soportan las cuentas medicas (auditadas) a la EPS´S, a más tardar seis días hábiles después de su recibo y tres días hábiles para las reconsideradas, junto con las cartas que consignen las objeciones respectivas con los datos que la EPS´S solicita en el formato definido en el ANEXO 27 y un archivo plano con los requerimientos de la EPS-S CONVIDA, de acuerdo las normas legales que las soporten, identificándolas por IPS y en cajas cumpliendo con la ley general de archivo. 16. Atender los reclamos anteriores a la fecha de celebración del presente contrato, realizar soporte médico para casos especiales; realizar la auditoria de las cuentas médicas recibidas en los tiempos estipulados en la normatividad legal vigente (Decreto 4747 de 2007, Resolución 3047 de 2008). 17. Para dar apertura al presente contrato se tomara como punto de partida el acta de inicio, de mutuo acuerdo entre las partes (Contratante y Contratista). JAVIER FERNANDO MANCERA GARCIA Gerente General