Preguntas frecuentes Guía financiera del FP7

 Preguntas frecuentes Guía financiera del FP7 Cuestiones presupuestales Costos elegibles de un proyecto ¿Cuáles son los criterios para considerar que los costos de un proyecto son elegibles? Primeramente, los costos deben ser reales. En caso de elaborar un certificado de estados financieros y que en ese momento los gastos no se hayan realizado, se deben declarar los costos que se estimen lo más apegado a la realidad. Por lo que se refiere a los equipos, se debe calcular el porcentaje de depreciación de los mismos, correspondiente al periodo de utilización de dichos equipos durante la vigencia del proyecto. Los costos relacionados con la preparación y sumisión de la propuesta NO se pueden cargar a los costos del proyecto. Los costos de cada socio deben calcularse de acuerdo con las reglas contables de cada país, no se deben crear principios contables específicos para proyectos del FP7. Cuando un beneficiario opta por la opción para calcular costos indirectos usando la fórmula de “flat rate”, por definición, esta fórmula no requiere ser respaldada por documentos contables. Deben seguir los principios de “economía, eficiencia y efectividad” de acuerdo a la norma (standard) de buen manejo de los recursos públicos. Los costos correspondientes al personal, equipo durable, viajes y viáticos, subcontrataciones, consumibles, etc., pueden ser considerados elegibles según la definición de costos elegibles del G.A. y si han sido realizados en el contexto de las actividades permitidas por dicho instrumento. Artículo II.14 del G.A., p. 30 Identificación de costos directos e indirectos Dependiendo de las características de la operación en cuestión, algunos costos pueden ser considerados directos o indirectos, siempre y cuando no se consideren dos veces (una vez como directos y otra como indirectos). Costos directos 1
Los costos directos son aquellos que están directamente atribuidos al proyecto e identificados por el beneficiario como tales. •
El personal debe estar directamente contratado por el beneficiario de acuerdo con su legislación nacional •
El personal debe trabajar bajo la responsabilidad del beneficiario •
Los costos de personal deben reflejar la remuneración total: salarios, más seguridad social (pago de vacaciones, contribución para pensiones, seguro médico, etc.) u otros beneficios establecidos por la ley •
El personal debe ser remunerado de acuerdo con las prácticas normales del beneficiario Sólo los costos de las horas realmente laboradas por el personal directamente involucrado en el proyecto pueden ser cargados al proyecto. El tiempo laborado por el personal atribuido al proyecto debe registrarse por algún medio razonable; diario, semanal o mensualmente. El registro del tiempo laborado debe ser autorizado por el administrador del proyecto o algún otro superior. Cuando es una práctica usual del beneficiario considerar ciertos tipos de costos de personal (por ejemplo, soporte administrativo o de personal) como costos indirectos, los costos de este personal no pueden ser considerados como costos directos elegibles, sino solamente como costos indirectos. Art. II.15, p.42 ¿Cuándo se recurre a la subcontratación? Cuando alguna parte del trabajo no puede ser llevada a cabo por los socios o cuando es más eficiente contratar a un tercero para que lleve a cabo ciertas actividades específicas. De esta forma, se puede decir que la organización subcontratada no tiene un interés específico por el proyecto en su conjunto, por lo que no tendrá acceso a los resultados finales del mismo, así que no podrá participar de los derechos de propiedad intelectual que se generen con el proyecto. La relación de la empresa u organización subcontratada es directa con el socio que la subcontrate, quien es responsable de su actividad, asimismo, el socio que la subcontrata debe asegurarse que dicha empresa u organización pueda ser auditada por la Comisión o la Corte de auditores. La subcontratación entre beneficiarios no es aceptada, en el entendido que todos los socios por definición contribuyen y están interesados en el trabajo que producirá los resultados esperados del proyecto. Los criterios para seleccionar una organización o empresa a subcontratar deben privilegiar la “calidad” del trabajo que ésta desempeñará, sin menospreciar el costo que tendrá dicho trabajo. 2
Las entidades subcontratadas no tienen que estar identificadas, pero su contratación debe responder a las condiciones de transparencia e igual trato. Los costos de subcontratación se consideran costos directos elegibles. La subcontratación se manifiesta en el reporte del presupuesto (forma C del Anexo VI del GA). Artículo II. 7, p. 26 Consultores ¿Se pueden contratar consultores externos dentro de un proyecto? Los consultores son personas (físicas) que trabajan para uno o más beneficiarios en proyectos del FP7. Pueden ser autoempleados o trabajar para un tercero. Las condiciones para que trabajen los consultores deben estar de acuerdo con los principios del Artículo II.14 del G.A. (economía, eficiencia y efectividad, de acuerdo a los estandares de buen manejo de los fondos públicos). Los consultores pueden trabajar dentro o fuera de las instalaciones del beneficiario, mediante un contrato y bajo las instrucciones del beneficiario, los resultados de su trabajo pertenecen al beneficiario, sus costos deben ser similares a los del personal de su mismo nivel que trabaja para el beneficiario, los costos por concepto de viajes y viáticos de los consultores relacionados con el proyecto deben ser pagados directamente por el beneficiario para que sean elegibles. Compra de equipo durable ¿La compra de equipo se considera como un costo elegible? Sólo el equipo comprado específicamente para ser utilizado dentro del proyecto puede ser considerado como un costo directo. Para que este costo sea elegible, el costo debe ser determinado de acuerdo a las prácticas contables habituales del beneficiario y cada beneficiario debe usar su propio sistema de depreciación con relación al equipo duradero, sin que esto exceda el precio de compra del equipo. ¿Los costos de los certificados de estados financieros y de metodología son elegibles? Los costos por concepto de certificados de estados financieros y de metodología (contable) se consideran costos directos elegibles y se registran como costos de administración, formando parte de “otras actividades”. 3
¿Cuándo se reciben los apoyos de la Comisión una vez aceptada la propuesta? La Comisión Europea realiza un solo prefinanciamiento de su contribución, al inicio del proyecto, mismo que se recibe en un período máximo de 45 días a contar desde el momento en que entra en vigor el “Grant agreement”. Para el pago de la contribución a los socios, éstos deberán haber firmado y regresado la forma A al coordinador del proyecto. En promedio, el prefinanciamiento equivale al 160% de la contribución de la C.E. por cada período (en general, se trata de periodos anuales) a menos que se trate de un proyecto con características específicas, por ejemplo, que se requiera de un capital de inversión importante al inicio del proyecto. Los siguientes montos correspondientes a la contribución de la C.E. se reciben al aprobarse los reportes periódicos y la contribución final (10% del total) se recibe al quedar aprobado el reporte final de todo el proyecto. Para proyectos con uno o dos períodos de reporte el pre‐financiamiento de contribución de la CE va del 60 al 80% de la contribución total. Cualquier interés generado por el monto del prefinanciamiento en las cuentas del coordinador o de los socios es propiedad de la C.E. hasta que se realice el último pago. Artículo 6, p. 9, 10 En el caso de que el monto de prefinanciamiento sea menor de 50, 000 euros, no es necesario declarar los intereses generados por dicho prefinanciamiento. De esta forma, los intereses generados por la transferencia de las partes proporcionales del prefinanciamiento por parte del coordinador a los socios no tienen que ser reportados. De cualquier forma, el único obligado a declarar intereses generados por el prefinanciamiento es el coordinador del consorcio. Artículo II.19, p. 76, 77 ¿Cuál es el monto máximo de la contribución de la C.E. para un proyecto? Los proyectos pueden tener un costo mayor de lo que será la contribución del C .E. y el monto máximo de la contribución financiera de la C.E. está definido en cada convocatoria. Artículo 5, p. 7 ¿Se pueden hacer cambios a los rubros de gasto del proyecto? Como el Anexo I (descripción del trabajo) es un estimado de los montos por cada una de las actividades, la transferencia entre actividades y beneficiarios está permitida sin tener que recurrir a enmiendas del Grant Agreement, siempre y cuando no afecten el contenido técnico de la propuesta. De todas formas, el reembolso aplicará de la manera estipulada (100% para actividades de coordinación, 50% para actividades de investigación, o 75 % en caso de instituciones no lucrativas). 4
Artículo 5.2 del G.A., P.7 ¿Se debe abrir una cuenta para recibir los fondos de la contribución de la C.E.? Es recomendable que los fondos de la contribución de la C.E. se reciban en una cuenta exclusiva para el manejo de los mismos, esto hace más fácil identificar su manejo, identificar los intereses generados, además de que facilita las auditorias, esto se aplica principalmente para el coordinador del proyecto. Todos los gastos deben reportarse en euros; éstos se calculan con base en la fecha en que efectivamente incurrieron los gastos o a la tasa de cambio del primer día del mes siguiente al periodo reportado. En los dos casos, las tasas de cambio son las que fija el Banco Europeo Central y se pueden verificar en la siguiente dirección de Internet: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/ Artículo 5.3 del GA, p.9 ¿Cuál es el porcentaje que se retiene por concepto de fondo de garantía? Los socios del consorcio aportan entre todos, un 5% de la contribución de la C.E. al fondo de garantía, mismo que se retiene desde el momento que se hace el primer prefinanciamiento. Artículo 6, p.10 y II.20, p.78 Parte “B” disposiciones financieras Certificado de estados financieros ¿Para qué sirve el certificado de estados financieros? El certificado de estados financieros (CFS) se somete a la C.E. después de que se han realizado los gastos y solicitado su reembolso. Este certificado es obligatorio cuando la contribución de la C.E. es mayor a los 375 000 € Este certificado no es necesario para las acciones indirectas que se reembolsan totalmente bajo el sistema de lump sums o flat rates. El certificado debe incluir todos los costos elegibles, aún cuando haya habido otros costos que no se deriven de la contribución financiera de la C.E. Existe también la opción para que algunos beneficiarios sometan, antes de que se soliciten los reembolsos de los gastos realizados, un certificado de la metodología (contable) que se utilizará para identificar los costos de personal y los costos indirectos, que deberá ser autorizado por la Comisión, este certificado no es obligatorio, es opcional para el beneficiario. 5
Estos certificados (de estados financieros y de metodología deben ser sometidos llenando los formatos que se proveen en los anexos D & E del Grant Agreement y esto sólo puede hacer por vía electrónica en la siguiente dirección electrónica: RDT‐FP7‐Cost‐Methodology‐Certification@ec.europa.eu Los procedimientos para introducir una solicitud y someter un certificado de metodología se encuentran en: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines‐audit‐certification_en.pdf La Comisión tiene 30 días calendario para aceptar o rechazar la solicitud, pero si en esos 30 días no ha respondido, esto no puede tomarse como una aceptación. Una vez aceptada la solicitud, el certificado debe ser sometido en forma de reporte de “factual findings” preparado y certificado por un auditor externo o un organismo autorizado (o instituciones de educación superior o de investigación) el formato se encuentra en el anexo VII del G.A., forma E. Una vez que el certificado (CFS) es aceptado, será válido para todos los estados financieros subsecuentes sometidos por el mismo beneficiario bajo el FP7, a menos que la metodología del beneficiario cambie o en caso de que alguna auditoria o control por parte de los servicios de la Comisión o en su nombre, demuestre que la metodología certificada no puede seguir manteniéndose de la forma como se presentó. En este caso, el beneficiario tendrá que someter otro certificado de metodología. Existe otro tipo de certificado (de metodología contable) este se usa para declarar un promedio de costos de personal. Cuando un beneficiario opta por declarar un promedio de costos de personal, este certificado es obligatorio, a menos que ya exista un certificado de metodología contable. La información para someter un certificado de costos de personal se encuentra en: “ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/guidelines‐audit‐certification_en.pdf” El certificado debe ser sometido en forma de reporte de “factual findings” preparado y certificado por un auditor externo o un organismo autorizado (o instituciones de educación superior o de investigación). Los certificados de estados financieros deben someterse de acuerdo a los Anexos D & E del Grant Agreement obligatoriamente. Artículo II.4.4, p. 14‐23 Costos indirectos 6
¿Qué son los costos indirectos? Son los costos que no pueden ser identificados como costos directos del proyecto, pero que son necesarios y se justifican para llevarlo a cabo. También se conocen como “overheads” y se refieren a costos tales como los costos estructurales y de apoyo de naturaleza administrativa, técnica y logística que son cruciales para la operación de las actividades dentro de un proyecto. Los costos indirectos se calculan de acuerdo a las reglas contables comunes de cada institución. Los beneficiarios pueden optar por declarar sus costos directos, más un 20% como costos indirectos, excluyendo los montos por concepto de subcontrataciones. Métodos para calcular los costos indirectos Actual indirect cost (costos indirectos reales) Los beneficiarios que cuenten con un sistema contable analítico que pueda identificar y agrupar sus costos indirectos, de acuerdo con los criterios de elegibilidad (por ejemplo, excluyendo los costos no elegibles) deben reportar sus costos indirectos reales u optar por la opción de 20% flat rate. Simplified method Es una forma de calcular los costos indirectos para aquellas instituciones que calculan sus costos indirectos al nivel de toda la institución (sin detallar por centro o departamento), se usa cuando la institución no tiene un sistema contable detallado. Se usa de acuerdo al sistema común de contabilidad de la institución, no se requiere introducir un sistema contable específico para proyectos del FP7. En caso de auditoría habría que demostrar que los costos indirectos se han aplicado debidamente a las actividades de investigación del proyecto. Este método no requiere de un registro o certificación previa de la Comisión acerca del método usado por el beneficiario para el cálculo, en cambio, un certificado de metodología contable puede facilitar la comprensión por parte de la C.E. del método usado para calcular los costos indirectos. Artículo II.15, p. 52 Flat rate de 20% Esta opción está abierta a cualquier beneficiario sin importar el sistema contable que utilice, cuando se utiliza esta opción, no hay necesidad de obtener un certificado de los costos indirectos, (sólo de los costos directos). ¿Cómo se hace el cálculo para esta opción Flat rate de 20%? 7
La base del cálculo de los costos indirectos se hace tomando en cuenta el 20% de todos los costos directos elegibles del beneficiario, excluyendo los gastos de subcontratación y los costos de recursos puestos a disposición por terceros, que no se usan bajo las premisas del beneficiario. En el caso de las Acciones de Coordinación y Apoyo (CSA) la única tasa aplicable (flate rate) es la de 20% como cálculo de los costos indirectos, pero el reembolso de estos costos será de 7% en cualquier caso, aún cuando se declare el 20 o el 60%, siempre el reembolso para las Acciones de Coordinación y Apoyo será sólo del 7%. Lump sums para ICPC (países terceros) Esta forma de contabilizar acciones indirectas no requiere de justificantes de los costos erogados, se recomienda para los ICPC (países terceros) ya que es una cantidad global fija. Se utiliza sólo para la realización de actividades de investigación y desarrollo tecnológico dentro de un proyecto. Se trata de una contribución por parte de la C.E. que se maneja a manera de reembolso sobre la base de los costos elegibles. Esta fórmula se escoge al momento de firmar el Acuerdo de Subvención (Grant Agreement), por lo que opera durante todo el período de vigencia de dicho Acuerdo. Con base en la clasificación que hace la C.E. de los países según sus ingresos, tenemos la siguiente tabla: Lump sum (tasa fija) de contribución para participantes de países terceros (ICPC) por grupo de ingreso Economía del ICPC (país tercero)
Contribución de la euros/investigador/año Low‐income (ingreso bajo)
8, 000
Lower middle income (ingreso medio bajo)
9, 800
Upper middle income (ingreso medio alto)
20, 700
C.E. en Ejem.: México Estos tabuladores se aplican cuando el investigador se dedica de tiempo completo a las actividades del proyecto, en caso contrario, se aplica un porcentaje de acuerdo al tiempo que el investigador dedicará a las actividades del proyecto, de donde resultan cifras tales como: 0.5 persons/month, sólo como un ejemplo. 8
Estos lump sums suponen cubrir todos los costos de los participantes de países terceros, a saber, no sólo los costos de personal y viajes, sino también entre otros, equipo, consumibles, subcontrataciones y costos indirectos. En este caso, los beneficiarios no requieren presentar certificados de estados financieros, aún cuando la contribución de la C.E. rebase el tope de los 375, 000 euros. Artículo II.18, p. 70 Transitional flate rate Es una suma correspondiente al 60% del total de los costos directos (excluyendo gastos de subcontratación y los costos de los recursos puestos a disposición por las partes, que no son usados en el local del beneficiario), como costos indirectos. Aplica para las propuestas que cierran antes del 1º de enero de 2010. Costos de terceros ¿Qué es un tercero? Un tercero es una entidad que no figura en el Grant Agreemeent, es una especie de entidad subcontratada. Normalmente, los beneficiarios deben poder hacerse cargo de todas las actividades de un proyecto, pero en algunas circunstancias, se puede solicitar a una entidad que no forma parte del consorcio, que lleve a cabo ciertas actividades. Aunque esta entidad no forma parte del consorcio, sus actividades deben estipularse en el Anexo I. En el caso de que el proyecto ya esté en curso, la inclusión de un tercero tiene que ser aceptada por el oficial del proyecto por parte de la Comisión Europea. En cualquier caso, el beneficiario es el único responsable del trabajo que desempeñe el tercero, aunque puede ser que el tercero sólo ponga a disposición del beneficiario sus propios recursos y no lleve a cabo ninguna parte del proyecto. Art. II.14.2, p.34 ¿Cuánto tiempo hay que esperar para que se aprueben los reportes por parte de la Comisión? Después de que la Comisión recibe, evalúa y aprueba los reportes de los proyectos y sus entregables, el desembolso de los pagos correspondientes a los periodos reportados se hace en un lapso de 105 días. Posibles participantes ¿Quién es considerado un tercero? 9
Un tercero es por definición, una entidad legal que no forma parte del G.A. Una entidad que presta servicios mediante un subcontrato puede ser un tercero, por ejemplo. La responsabilidad del trabajo de una propuesta recae en los socios que han firmado el Acuerdo de subvención (G.A.), éstos deben tener la capacidad de llevar a cabo las actividades del proyecto por ellos mismos, sin embargo, en algunas circunstancias el Acuerdo de subvención acepta que se incluyan a terceros, cuyos gastos pueden ser considerados elegibles, si se identifican durante la fase de negociación y se mencionan en el Anexo I. La responsabilidad del trabajo que realiza el tercero es del que lo contrata (el beneficiario). No obstante si el proyecto ya está en curso y no se previó la participación de terceros, esto debe discutirse con el responsable del proyecto dentro de la Comisión. Casos especiales En algunos casos, se crea (o puede existir desde antes) una entidad legal controlada por el beneficiario, la cual se encarga de la administración financiera del beneficiario (comúnmente se hace por parte de organismos públicos tales como las universidades o los ministerios), que firman un acuerdo previamente para manejar todos los aspectos financieros y administrativos relacionados con su participación en proyectos de investigación, incluyendo todo lo relacionado con el empleo y pago de personal adicional, compras de equipo, consumibles, etc. El personal empleado para el proyecto por parte de la empresa (spin‐off o fundación) trabaja bajo las premisas de la universidad (en tanto que beneficiario) y bajo su responsabilidad. En este caso es la universidad la que debe aparecer como beneficiario y no la empresa o fundación, ya que esta última no tiene los recursos para llevar a cabo el trabajo. Como en otros casos acerca de contribuciones de terceras partes, las tareas y los que aparecen como terceros, tienen que estar identificados en el Anexo I del G.A. Artículo II.14.2 “Special cases”, p. 36 Costos no elegibles ¿Cuáles son los costos que no son elegibles? Impuestos indirectos que puedan ser identificados, normalmente el beneficiario debe cargar al proyecto sólo los costos netos de la factura. En caso de que el IVA esté bien identificado, éste no se considera un costo elegible. Los impuestos indirectos están permitidos cuando NO se les puede identificar, por ejemplo, cuando en una factura se marca el precio bruto, sin distinción del IVA. En cualquier caso, el beneficiario debe poder justificarlo en caso de que se realice alguna auditoria. 10
En el caso particular de los impuestos en los aeropuertos, como no son impuestos reales en el sentido de la ley de impuestos, sino el cobro de un servicio, el beneficiario deberá usar otros medios para probar que ese llamado “impuesto de aeropuerto” no es un impuesto. Otros costos no elegibles: •
Derechos de aduana •
Intereses adeudados •
Provisiones para futuras pérdidas o cargas •
Pérdidas por cambios de moneda, costos relacionados con retorno de capitales •
Costos declarados o incurridos con respecto a otro proyecto Comunitario (para evitar doble fondeo) •
Deuda o servicios de la deuda, gastos excesivos o descuidados. Artículo II.14.3, p. 41 Flat rates Transitional flat rate de 60% Esta fórmula es llamada transitoria porque aplica para los apoyos de las propuestas que cierran antes del 1º de enero de 2010. El objetivo es ayudar a las organizaciones durante su transición desde la fórmula de calcular los costos indirectos llamada flat rate, hacia una forma de calcular costos reales “actual cost calculation”. Después de esta fecha, la Comisión establecerá un nivel apropiado para esta “flate rate” que deberá ser una aproximación de los costos indirectos reales correspondientes, pero no menor del 40%. Esta opción es exclusiva para las siguientes instituciones: •
Entidades públicas sin fines de lucro •
Establecimientos de educación superior •
Instituciones de investigación •
Pymes La fórmula “flate rate” está prevista para aquellas instituciones que no pueden identificar o no usan de manera común los detalles de sus costos indirectos reales para el proyecto que desarrollan. 11
Este tipo de esquema de financiamiento “flat rate” está reservado a los esquemas de financiamiento que incluyen investigación, desarrollo tecnológico y actividades de demostración: Redes de excelencia y Proyectos de Colaboración (incluyendo investigación para beneficio de grupos específicos, pymes en particular,). La base del cálculo del flat rate no incluye los costos de subcontratación y los costos de recursos puestos a disposición por terceros. ¿Cómo se calculan los costos indirectos en el caso de las Acciones de Coordinación y Apoyo (CSA)? En el caso de las acciones de coordinación y apoyo, el máximo porcentaje de reembolso para los costos indirectos es de 7% de los costos directos elegibles, para cada beneficiario, excluyendo los costos por concepto de subcontratación y los costos de los recursos puestos a disposición por terceras partes. En este esquema de financiamiento, la contribución financiera de la C.E. podría alcanzar el 100% de los costos elegibles. ¿Qué tipo de actividades se financian al 100%? Actividades que pueden financiarse al 100%, son por ejemplo: difusión; website, presentación del proyecto en talleres o conferencias, pago por concepto de publicaciones; actividades para hacer o reforzar redes, por ejemplo, organización de un seminario a favor de una red; coordinación, por ejemplo, la organización de una reunión o un viaje de coordinación; propiedad intelectual, trámites de patentes; estudios de impacto socioeconómico; promoción de la explotación de los resultados del proyecto, por ejemplo, estudios de factibilidad para la creación de spin‐offs, siempre y cuando se cumplan los requerimientos de elegibilidad, reales, económicos para cumplir con los objetivos del proyecto (Artículo II.14 del G.A.). Se pueden pagar los salarios de los capacitadores (mas no de los capacitandos). Las Acciones de Coordinación y apoyo (CSA), son actividades enfocadas a coordinar y apoyar actividades de investigación, así como políticas de investigación. En este caso, no se cubren los gastos por concepto de investigación, desarrollo o actividades de demostración. En cambio, la contribución de la U.E. puede alcanzar el 100% del financiamiento de todos los costos directos elegibles. Para los costos indirectos, el monto de financiamiento puede llegar al 7% de los costos directos elegibles, excluyendo los gastos de subcontratación (y los costos de los recursos puestos a disposición por terceras partes que no son usados bajo las premisas del beneficiario). Ingresos del proyecto ¿Se pueden generar ganancias para el beneficiario de un proyecto FP7? 12
Los apoyos de la Comisión Europea no tienen como finalidad producir ganancias para los beneficiarios. Por esta razón, el total solicitado a la C.E. más los ingresos que se reciban del proyecto, no pueden exceder el total del monto de los costos elegibles. Se pueden considerar 3 clases de ingresos: •
Transferencias financieras o su equivalente por parte de terceros hacia el beneficiario •
Contribuciones en especie por parte de terceros •
Ingresos generados por el proyecto Los beneficiarios deben reportar los ingresos generados por un proyecto en sus estados financieros (Forma C). Estos serán tomados en cuenta por la Comisión Europa al calcular el pago final, lo que puede dar lugar a una reducción de la contribución de la C.E. Artículo II.17 ¿Qué son las “Lump sums para ICPC”? Estas Lump sums son tasas fijas para el reembolso de costos elegibles para países socios de cooperación internacional. Los límites de financiamiento que aplican a los distintos esquemas son los siguientes: Esquema de financiamiento Organismos no lucrativos, Todas las instituciones establecimientos de educación superior, organismos de investigación y pymes Proyectos colaborativos 75%
50% (1)
Redes de excelencia 75%
50% (1)
Acciones de coordinación y apoyo 100%
100%
Apoyo para investigaciones de 100%
“frontera” (ERC) 100%
Investigación para beneficio de 75%
grupos específicos 50% (1)
Apoyo para capacitación y No aplica
desarrollo de la carrera de los investigadores (Marie Curie) No aplica
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(1) Para actividades relacionadas con seguridad de la investigación y desarrollo tecnológico, puede llegar a un máximo de 75% en el caso de desarrollo de capacidades en campos con un mercado muy limitado y en riesgo y por un acelerado desarrollo de equipo en respuesta a nuevas amenazas. La fórmula “Lump sum” se estima que cubre todos los costos de un participante de un país tercero, incluyendo no sólo los costos de personal y viajes, sino también otros como equipo, consumibles, subcontratos y costos indirectos. El pago de esta contribución se hace con las mismas reglas del prefinanciamiento, es decir, normalmente, el 160% del promedio de financiamiento d la contribución de la C.E. por periodo reportado. Cuando los beneficiarios están pagados sobre la base de lump‐sums, no se requiere de certificados de estados financieros, aún cuando la contribución de la C.E. se superior a los 375, 000 euros. Art. 5.2, p.8 ¿Se puede preveer que se incluyan más socios? Se permite un incremento de socios, pero que no cambie el presupuesto original. ¿Puede haber modificaciones al trabajo planteado originalmente? Sí pueden hacerse actualizaciones anuales del trabajo. ¿Quién puede participar? Cualquier entidad legalmente establecida, ya sea de países miembros, asociados, ICPC, siempre que se ajuste con los criterios especificados en la convocatoria. ¿Pueden participar organismos internacionales? Sí pueden. Principios éticos ¿Se pueden utilizar tejidos humanos y animales para llevar a cabo una investigación? Existe la necesidad de asegurar la libertad de investigación, así como también la necesidad de proteger la integridad moral y física de los individuos y el bienestar de los animales. NO puede haber clonación humana para fines reproductivos, ni investigación que modifique la herencia genética de los seres humanos y que haga que esos cambios puedan ser heredados. NO puede haber investigación para crear embriones humanos con el único propósito de procurarse tejidos celulares. 14
Llenado de los formatos ¿Cómo se llenan los formatos? La Parte A contiene la información administrativa que identifica a los participantes. La Parte B se refiere al contenido técnico de la propuesta. Las instituciones que someten varias propuestas deben contar con un código de identificación (PIC), éste se obtiene al designar al “Representante legal” de la institución ante la Comisión Europea (LEAR). Las propuestas se llenan en línea, solamente mediante el uso de documentos en pdf, con una extensión máxima de 10Mbytes (para la parte B) y el tamaño de las hojas debe ser el A4. Controles y sanciones Auditorias financieras y controles ¿Cuándo se hacen las auditorias? En cualquier momento durante el desarrollo del proyecto, y hasta cinco años después de su finalización, la Comisión puede realizar auditorias financieras, que pueden revisar: •
Aspectos financieros •
Aspectos sistémicos •
Otros aspectos como los principios de contabilidad y administración Auditorias técnicas y revisiones ¿Cuál es el propósito de las auditorias técnicas? En cualquier momento durante el desarrollo del proyecto, y hasta cinco años después de su finalización, la Comisión puede realizar auditorias técnicas, que pueden cubrir: •
Aspectos científicos •
Aspectos tecnológicos •
Otros aspectos relacionados con la ejecución propia del proyecto y del acuerdo de subvención La auditoria técnica o revisión puede considerar: •
El grado de cumplimiento del plan de trabajo del proyecto para los entregables del periodo 15
•
La continua relevancia de los objetivos y el potencial de cumplimiento con respecto al estado del arte científico e industrial •
Los recursos planeados y utilizados con relación al progreso realizado, de acuerdo a los principios de economía, eficiencia y efectividad •
El manejo de los procedimientos y métodos del proyecto •
Las contribuciones de los beneficiarios y sus integración dentro del proyecto •
El potencial impacto económico, su competencia en términos sociales y el plan de los beneficiarios para el uso y explotación de los resultados del proyecto. Eventualmente pueden realizarse auditorias éticas, para verificar que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo a los principios de los fundamentos éticos. Artículo II.23, p.83 Reportes Los auditores elaborarán un reporte que enviarán al beneficiario. Este puede hacer observaciones a dicho reporte dentro del mes siguiente a su recibimiento, la Comisión podría no tomar en cuenta las observaciones o documentos que se le envíen después de esa fecha. Sobre la base de las recomendaciones de los expertos, la Comisión puede informar su decisión al coordinador: •
Para aceptar o refutar los entregables •
Permitir que el proyecto continúe sin modificaciones al Anexo I del Grant Agreement o con modificaciones mínimas •
Considerar que el proyecto sólo puede continuar con modificaciones mayores •
Iniciar la terminación del Grant Agreement o de la participación de cualquier beneficiario de acuerdo al Artículo II.38 del G.A. •
Emitir una orden de recuperación de todo o parte de los pagos realizados por la Comisión y aplicar cualquier sanción que sea necesaria. Artículo II.23, p.83 Fuente: Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions Version 02/04/2009 Ligas de utilidad: http://www.finance‐helpdesk.org/Front/ShowCategory.aspx?CatId=30 16