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Contraloría General de la República
Vicecontraloría
Informe
Implementación Política de Gobierno en Línea
en la Contraloría General de la República
SANDRA MORELLI RICO
Contralora General de la República
LIGIA HELENA BORRERO RESTREPO
Vicecontralora
Enlace CGR – GEL :
Lina María Arango Dávila
Asesora Contratista Despacho Vicecontralora
Bogotá, D. C., agosto de 2014
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IMPLEMENTACIÓN POLÍTICA GOBIERNO EN LÍNEA – GEL –
Contraloría General de la República
Con el propósito de implementar el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de
política pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y
participativo, y que a su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la
sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología, la Contraloría General de la
República ha asumido la política de Gobierno en Línea, como una herramienta que apoye
su misión constitucional y la acerque a la ciudadanía.
La política de Gobierno en Línea de la Contraloría General se institucionalizó mediante la
resolución 6055 de julio de 2009. Durante la administración de la Contralora Sandra
Morelli y desde el Despacho de la vicecontraloría se asumió el liderazgo en el seguimiento
a su implementación (Ver gráfica 1). Adicionalmente con el proceso de coordinación
asumido por la vicecontralora Ligia Helena Borrero, se logra medir los avances en
relación a sus respectivos componentes (Ver gráfica 2).
El avance en relación al cumplimiento esperado (100%) para 2014 pasó del 34.04%
(Principios 2013) al 88% (agosto 2014). En relación al cumplimiento a 2015, la CGR
pasó del 25% (Principios 2013) al 66%. Varios procesos están en diseño y a la espera de
ser aprobados para continuar con el aumento en este resultado.
Gráfica 1
Fuente: Sistema de autoevaluación Institucional, Gobierno en Línea www.entidades.gobiernoenlinea.gov.co, junio
2014
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Durante el año 2014 se presentó una leve reducción ocasionada por la ausencia de
seguimiento a la estrategia de rendición de cuentas y a la estrategia de datos abiertos.
Adicionalmente el proyecto de ventanilla única de denuncias no avanzó durante el
presente año dado que será la nueva administración quien decida si continúa o no con
dicha iniciativa. Por otro lado, en el componente transacción, la identificación de cadena
de trámites y sistematización de trámites y servicios tampoco presentó avances en el
primer semestre de 2014. .
1. Avances por componentes según modelo autoevaluación y manual 3.1:
Fuente: Sistema de autoevaluación Institucional, Gobierno en Línea www.entidades.gobiernoenlinea.gov.co, junio
2014
Comité técnico Gobierno en Línea
La implementación de la estrategia Gobierno en Línea ha sido posible gracias al
compromiso asumido por los funcionarios que hacen parte del comité técnico GEL. A
continuación se detalla los nombres y dependencias que hacen parte del comité:
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Funcionario
Deisy Alexandra Avila
Juan Carlos Ussa
Diana Y Gallego
Nancy Soracipa
Nelly Johanna Medina
Luis Alberto Torres
Yazmín Beltrán
Héctor Leonardo Reina
Lidia Barcelo
Diana Morales
Luis Alexander Peña
Jorge Alejandro Mendoza
Jaider Rincon
Pilar Andrade
Pedro Simón Rubiano
Gildardo Quintero
Lesvia Molina
Dependencia CGR
Comunicaciones
Página Web
Control Interno
Delegada para la Participación Ciudadana
Delegada para la Participación Ciudadana
Oficina de Planeación
Oficina de Planeación
USATI
Sistemas
Sistemas
USATI
Oficina de Capacitación
Delegada de Ambiente – Grupo IDE
Grupo IDE (Mapas)
Oficina Jurídica
Gerencia administrativa y financiera
DIAC
Componente 1 Elementos transversales
Comprende las actividades que se deben realizar para conocer el grupo de usuarios,
caracterización de la infraestructura tecnológica, política de seguridad e incorporación del
gobierno el línea como parte de la cultura organizacional de gobierno. Para alcanzar los
objetivos de este componente, la Contraloría institucionalizó la estrategia de gobierno en
línea en el Comité Directivo para que a través de este espacio se realice el seguimiento a
la misma. Adicionalmente, la política se incorporó dentro del plan estratégico de la entidad
y se diseñó el plan de acción GEL para el año 2013 Y 2014 (ver plan de acción GEL
2014).
Institucionalizar la estrategia
El Comité técnico GEL fue creado mediante resolución 6055 de julio de 2009. En el año
2013 el comité directivo de la entidad decide asumir las funciones del comité de gobierno
en linea. El seguimiento a los avances del plan de acción GEL se realiza cada dos meses
en dicho comité. Adicionalmente desde el Despacho de la Vicecontralora General se
asumió la coordinación del tema.
El plan de acción de Gobierno en Línea fue incluido dentro del Plan Estratégico de la
Entidad 2010 – 2014 dentro del objetivo corporativo No. 4 "Modernizar la estructura
tecnológica de la CGR, acorde con la política de Estado de Tics" y el numeral 4.2.2
"Articular los procesos Internos y desarrollo tecnológico con la política de Gobierno en
Línea".
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Capacitación.
En los Planes Plurianuales de Capacitación de los Servidores Públicos de la CGR el tema
de Gobierno en Línea se ha priorizado y definido como área de interés estratégico para la
Entidad (Capítulo 5. Áreas Estratégicas de Capacitación y Formación: Gobierno en línea,
cultura, apropiación y uso de las nuevas tecnologías en el control y la gestión pública).
Esto se desarrolla a través de los Programas Anuales de Capacitación. En el Programa
2013 y 2014 se encuentran incluidas las Actividades Gobierno en Línea y Ciudadanía
Digital.
Las temáticas de capactiación fueron. Estrategia de Gobierno en línea, Participación y
control ciudadano, Transparencia y publicidad de la información, Optimización de
procesos, Accesibilidad y usabilidad, Datos abiertos y servicios de valor agregado,
Seguridad informática y seguridad de la información, Interoperabilidad y colaboración
interinstitucional, Cultura del servicio, Medios electrónicos en el procedimiento
administrativo y Política de Cero Papel, Ciudadano digital.
Para el año 2014, el Ministerio TICS remitió a la Contraloría General la oferta virtual de
cursos en el marco de Gobierno en Línea. 31 funcionarios CGr se inscribieron: A
continuación se registra en detalle los nombre y cursos:
NOMBRE
Nelson Leonardo Sepulveda Florez
Elizabeth Avendaño Amezquita
Segundo Miguel Villota
Edgar Enrique Cely Silva
Ruth Diolima Diaz Sanchez
Williams Alfonso Villarruel Rincon
Pedro Montaño Castiblanco
Yulieth Viviana Amaya Echeverria
Jackeline Palacios Mosquera
Joaquin Enrique Leal Abril
Rafael Hugo Usuga Castaño
Lucy Mercedes Cuta Duque
Evelin María Soto Acosta
Lidia Judith Barceló Mendoza
Ricardo Páramo Tobar
Laura Jineth Velasco Romero
Ricardo Díaz Raigoso
Jose Luis Salcedo Gomez
Gina Zoreth Moreno Lemos
Alejandro Enrique Pearzon Torres
Oscar Hernando Ortiz Aldana
Sonia Novoa Novoa
Carlos Alberto Burbano Molano
Jose Luis Garcia Cortes
Johanna Carolina Tovar Silva
Rosa Ines Otalora Luna
Martha Rocio Vargas Navarrete
Genaro Romero Vaca
Erwin Rojas Duran
Pedro Arturo Gutierrez Hernandez
Consuelo Arias Pérez
CURSO
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
ACCESIBILIDAD
RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO
DEL ESTADO
RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO
DEL ESTADO
RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO
DEL ESTADO
RECURSOS TECNOLÓGICOS AL SERVICIO
DEL ESTADO
DE LA PARTICIPACIÓN A LA
COLABORACIÓN EN LA ERA DEL
GOBIERNO ABIERTO
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
INTEROPERABILIDAD
INTEROPERABILIDAD
INTEROPERABILIDAD
INTEROPERABILIDAD
INTEROPERABILIDAD
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Estrategias de monitoreo y evaluación.
Desde el despacho de la Vicecontralora se ha coordinado el seguimiento de los avances
de la estrategia. En un trabajo conjunto con la oficina de control interno y la oficina de
planeación, se realiza un seguimiento constante y detallado a cada dependencia para
verificar el cumplimiento o incumplimiento de las actividades y sus fechas en el plan de
acción.
Página web
Como resultado del traslado de sede de la CGR, el sitio web de la CGR fue migrado a la
nueva plataforma y en esa acción se realizó una mejora contemplada en las necesidades
de la entidad; por lo tanto a partir del 2012 inició una convalidación de los criterios
establecidos en el documento "Lineamientos y metodologías en Usabilidad para GEL"
para luego realizar un plan de trabajo y levantar la información pertinente.
La Contraloría General de la República cumple con los términos exigidos en la
estandarización gubernamental de imagen de sitios WEB definida por la Presidencia de la
República mediante la innovación y presentación de su portal evidenciando las
necesidades de cada unos de los actores activos de la entidad. Los estándares asumidos
en la página web son:
1. Escudo de Colombia
2. Imagen institucional
3. Dominio
4. Actualización
5. Mapa del sitio
6. Enlace a la página de inicio Motor de búsqueda
7. Enlace a preguntas y respuestas frecuentes
8. Enlace al Calendario de actividades
9. Enlace a un glosario o diccionario de términos usados en el sitio web y los documentos
publicados
10. Enlace a ayudas para navegar en el sitio
11. Enlace al sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias
12. Enlace a los servicios de atención en línea Enlace a la opción de suscripción a
servicios de información
13. Enlace a la oferta de empleos
14. Enlace a la oferta de trámites y servicios
15. Enlace a la opción de seguimiento a trámites y servicios
16. Enlace al espacio para notificaciones a terceros (referente a lo establecido en el
artículo 73 de la Ley 1437 de 2011) Participación ciudadana
Lenguaje
En cuanto a la implementación de la
"Guía de Lenguaje Ciudadano para la
Administración Pública Colombiana" del Departamento Administrativo de la Función
Pública, se estableció contacto con la oficina de Capacitación, producción de tecnología y
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cooperación técnica internacional para valorar e
introducir directamente o
transversalmente en el pensum de los programas, cursos, talleres, conferencias,
capacitaciones, etc., a los servidores públicos de la CGR; como avance de la CGR ha
venido incorporando muchos de los elementos contemplados en la guía en mención.
Sistemas de gestión de Tecnologías de Información
La Contraloría General de la República proyecta y planea las variables tecnológicas en el
corto, mediano y largo plazo para garantizar el soporte y prestación del servicio de control.
Estas variables estan definidas en el plan estrategico de la entidad 2010-2014.
Como política de seguridad de la Contraloría General de la República no tiene
contemplado implementar el ingreso de computación en la nube. Solamente se tiene la
información de correos electrónicos de los funcionarios.
En relación a acciones de ahorro de energía, se ha implementado y mejorado los centros
de datos como estrategia de ahorro de energía donde se ha tenido en cuenta la
adquisición de servidores eficientes, utilización de baterías centrales, concentración de
maquinas en gabinetes (optimización del espacio) flujos de aire, localización geográfica,
humedad, temperatura idónea.Adicionalmente, la Oficina de Sistemas e informática de la
Contraloría General de la Republica apoya el ahorro de energía mediante la exigencia de
ciertas características en la proyección de compra de sus equipos como son la duración
de las baterías de los computadores, la incorporación de pantallas tipo LED,
proporcionando una pantalla brillante de gran rendimiento permitiendo ahorrar hasta un 33
%de energía sobre una pantalla convencional, servidores eficientes en consumo de
energía, acceso remoto, reuniones virtuales, reemplazo de monitores de tubo de rayos
catódicos (CRT) a LCD, etc.,. Adicionalmente, en la gerencia administrativa y financiera
se efectúa un seguimiento mensual al consumo de energía de forma tal que cualquier
comportamiento anormal se verifica inmediatamente las causas del mismo, tanto en el
nivel central como en las gerencia departamentales. Además, en la nueva sede se ha
solicitado a la administración la racionalización de la energía con el establecimiento de
sensores y la suspensión de energía cuando se está en horarios no laborales.
Finalmente, , el Sistema de gestión de seguridad de la informaciónfue definida. El
alcance del SGSI en el Documento de Política de Seguridad la cual fue aprobada por el
comité directivo de la CGR el 29 de mayo de 2013. Durante el primer semestre del año
2014, la política de seguridad ha sido socializada en el interior de la entidad.
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Componente 2
Información en Línea
Comprende las actividades para que la entidad disponga a los diferentes tipos de
usuarios acceso electrónico a la información de la entidad relacionada con la misión,
planeación, trámites y servicios, espacios de interacción ejecución presupuestal,
funcionamiento, inversión, estructura, normatividad etc. Desde la CGR se ha avanzado
en la publicación de la información, a excepción de la publicación de datos abiertos1.
La Contraloría General de la Republica publica en su portal institucional
www.contraloria.gov.co la información requerida y básica establecida en el anexo del
Manual de Gobierno en Línea 3.1; superando ampliamente estos ítems en la calidad de la
información suministrada a los ciudadanos.
La entidad cuenta con su nuevo portal Web el cual puede ser accesado por los diferentes
dispositivos móviles (marcas reconocidas en el mercado Colombiano y definidos por el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en mayor porcentaje de
utilización) para conocer la información básica y secciones
de la entidad.URL
(www.contraloria.gov.co)
Datos abiertos:
El inventario de información fue publicado en la web, sección Atención al ciudadano en el
mes de septiembre de 2013. A septiembre de 2013 se cuenta con el inventario de
información publicado y un oficio al comité directivo para planificar el proceso de apertura
de datos. Durante el segundo semestre de 2013 se trabajó para comenzar a definir la
apertura de datos. SE cuetna con el inventario de información y un primer dataset de
datos abiertos publicados en diciembre realcionados con información básica de la entidad.
Durante el segundo semestre de 2013 se trabajó para comenzar a definir la apertura de
datos. SE cuetna con el inventario de información y un primer dataset de datos abiertos
publicados en diciembre realcionados con información básica de la entidad. Para el año
2014 no se ha avanzado en ésta actividad. Actualmente, se cuenta con el inventario de
información y un primer dataset de datos abiertos publicados en diciembre relacionados
con información básica de la entidad. Los datos de la información básica de la entidad
están publicados en la página www.datos.gov.co
1
Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios (Sin procesar) que se encuentran en formatos estándar e
interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades
públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin
de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
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Durante el primer semestre de 2014, la estrategia de apertura de datos no se implementó.
Es importante definir desde e l nivel directivo y l aoficina jurídica los datos que pueden ser
publicados para el uso de la ciudadanía en general.
Componente 3
Interacción en línea
Comprende las actividades para que la entidad habilite herramientas de comunicación de
doble vía, habilitación de servicios de consulta en línea. Para alcanzar el cumplimiento de
este componente, la CGR ha habilitado espacios para interponer peticiones, y ha
habilitado espacios de interacción. Desde la oficina de comunicaciones se definió la
política editorial de la entidad.
Información de interés para los ciudadanos: La Contraloría General de la República puso
a disposición del publico a partir del 29 de Marzo de 2012 el Sistema de Información del
Boletín de Responsabilidades Fiscales en tiempo real. Además cuenta con el Certificado
de Antecedentes Fiscales y Certificado de Ingresos Fiscales que es consultado en la
siguiente dirección: http://www.contraloria.gov.co/web/guest/certificado-antecedentesfiscalescedentes-fiscales)
La entidad implementa aplicativos interactivos para la consulta y gestión de la información
en un sistemas de georeferenciación que en el interior de la entidad se conoce como
Infraestructura de Datos Espaciales de la Contraloría General de la República. La CGR
actualmente posee un Sistema de Información Geográfico – SIG y una base de datos
cartográfica temática con 140 coberturas geográficas (puntos, líneas, polígonos),
instalada en servidores de la Oficina de Sistemas e Informática, información
potencialmente utilizable para la realización análisis espaciales.
Adicionalmente, para apoyar su misión la CGR cuenta con sistemas de datos internos los
cuales generan una serie de indicadores que le permiten evaluar su función entre ellos se
tiene: El Sistema de Almacenamiento Electrónico – SAE, Sistema de Información de
Participación Ciudadana – SIPAR, Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e
Informes – SIRECI, Sistema Integral de Información de la Gestión Pública – SIIGEP y el
Sistema Integrado de Control de Auditorias – SICA, estos sistemas contienen una serie de
atributos que permiten calcular indicadores los cuales han sido espacializados.
La espacialización o mapeo de estos indicadores requiere contar con una base de datos
geográfica que permita integrar tanto atributos gráficos como no gráficos. Dicha
información debe cumplir ciertos estándares, en cuanto a portabilidad, calidad, precisión,
interoperabilidad, temporalidad, entre otros, características que son del dominio de la
Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales promovidas por el Instituto Geográfico
Agustin Codazzi y que hoy viene siendo implementando en la CGR.
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Esta herramienta permite presentar y consultar los datos que arrojan los sistemas de
información de la CGR a través de mapas de las regiones del país. Un grupo de
funcionarios de las Contralorías Delegadas de Ambiente y Agropecuario, junto la Oficina
de Sistemas desarrollaron un proyecto basado en infraestructura de datos espaciales, que
consiste en articular las bases de datos de la Contraloría con un sistema de
posicionamiento espacial. Con esta tecnología se logra representar gráficamente en un
mapa el comportamiento de los indicadores y datos del SICA, SIRECI, SIPAR, SIREF y
SIIGEP. La integración de esta información cartográfica básica con las bases de datos
institucionales facilita el análisis y la toma de decisiones frente a las evaluaciones de
ejecuciones presupuestales, políticas públicas, atención de denuncias, ejecución de
auditorías a entes y proyectos de inversión entre otros que puede ser consultada en línea
por los funcionarios de la entidad.
Con el implementación del proyecto IDE – CGR y por solicitud de funcionarios de las
diferentes dependencias, se han realizado, entre otros, los siguientes análisis empleando
la geo-database y el software adquirido e implementado en la CGR.
Contraloría delegada para el Sector Social: Se realizó un esquema sobre los municipios
cuya población presentaba la mayor vulnerabilidad para el estudio desarrollado por la
Dirección de Estudios Sectoriales sobre Vulnerabilidad Social.
Contraloría Delegada de Regalías: Se han realizado mapas temáticos dirigidos a
fortalecer el análisis que presenta en los informes de seguimiento en tiempo real a la
inversión de recursos de regalías.
Contraloría Delegada para el Medio Ambiente: Análisis de títulos mineros otorgados
sobre áreas de zonas de páramos de Colombia, para el informe del Estado de los
Recursos Naturales y Ambiente 2012- 2013.
Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario: Análisis sobre las áreas de territorios
colectivos, resguardos indígenas y procesos de restitución de tierras para los informes de
seguimiento solicitados por la Corte Constitucional.
Además, se han realizado mapas con el fin de mejorar la información con que se cuenta
para la atención de denuncias, específicamente en la superposición de bloques de
exploración o explotación minera con áreas de protección, que están siendo estudiados
en la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente.
Visor Geografico en ArcGis Online y Silverlight: Con interacción de información temática y
de los sistemas de información internos del SICA, SIRECI, SIPAR, SIIGEP y SIREF, labor
que ha implicado el trabajo coordinado y colaborativo entre los diferentes administradores
de los sistemas y el grupo IDE – CGR, ya que la información se toma directamente de las
bases de datos y se actualiza diariamente.
Por otro lado, En la actualidad la Contraloría General de la República tiene habilitados los
siguientes medios sociales: Youtube, Linkedin, Twitter, Facebook y adicionalmente se
encuentra en desarrollo la herramienta de chat para el portal y su asignación de horario,
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recurso humano y su promoción ante los medios de comunicación. La Contraloría General
de la República visibiliza sus medios sociales en la página Web (Youtube, Linkedin,
Twitter, Facebook) además publica en la parte inferior el horario de atención y en caso de
requerir información de sus sedes nacionales la podrá encontrar en la siguiente dirección:
http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/sedes-nacionales.
Adicionalmente, la entidad cuenta con un servicio de registro unificado de correos
electrónicos de los usuarios en concordancia con lo establecido en el artículo 54 de la Ley
1437 de 2011 denominado SIPAR (Sistema de información de Participación Ciudadana)
por medio del cual unifica la información de sus usuarios en bases de datos y establece la
administración de la información de sus usuarios a través de los correos electrónicos de
los ciudadanos en doble vía permitiendo varios opciones de acceso como son PQRD y
registren lo pertinente. Para el ingreso a este sistema ver la dirección:
http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/denuncie
Criterios PQR: El SIPAR cuenta con a) El sistema cuenta con un responsable de su
administración, el cual debe está claramente identificado en el documento de Política
Editorial y de Ac b) El sistema maneja manejar una asignación de turnos. c) Existe un
espacio para que los usuarios del sistema envíen documentos o archivos que soporte de
sus actuaciones ante la entidad. d) Se cuenta con un mecanismo a través del cual el
ciudadano pueda hacer seguimiento al PQRD. e) Se puede realizar seguimiento a los
PQRD por diversos canales independiente del medio que utilizó. f) Se cuenta con
mecanismos de monitoreo para la recepción y respuesta oportuna de las peticiones,
quejas, reclamos y denuncias. g) La solicitud se realiza por medio de formularios
electrónicos que permiten identificar y seleccionar el tipo de solicitud. Los formularios
están h h) Los formularios de peticiones, quejas y reclamos hacen uso del lenguaje
común de intercambio de información. j) Los formularios no deberán establecer requisitos
adicionales a lo estipulado en la ley. k) Los formularios cuentan con una validación de
campos que indican al ciudadano si le hace falta incluir alguna información. Si el
ciudadano insiste l) Existe un enlace de ayuda en donde se detallen las características,
requisitos y plazos de respuesta de cada tipo de solicitud. m) Los formularios cuentan con
un demo o guía de diligenciamiento y permiten la verificación de los errores cometidos en
el proceso de diligenciamien n) Se indicar otros medios a través de los cuales se pueden
hacer solicitudes, los requisitos y condiciones para ello así como el funcionario respons o)
Se publica la dirección, los datos de contacto y el horario de atención de las oficinas o
dependencias en donde se pueda realizar la totalidad de p) Se genera un mensaje de
confirmación del recibido por parte de la entidad, indicando la fecha y hora de la recepción
así como el número de registr r) Se garantiza la protección de los datos personales de los
usuarios.
Acciones de mejora PQR: Desde la Dirección de Atención Ciudadana se están realizando
de forma permanente requerimientos funcionales al Sistema SIPAR (en su componente
PQRD) que se traduce en mejoramiento continuo. Se anexa última solicitud. En el último
semestre se han hecho tres. (nov 2012; feb 2013 y junio 2013)
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Componente 4
Transacción en línea
Comprende todas las actividades para que la entidad disponga sus trámites y servicios a
través de diferentes canales electrónicos. Desde la Contraloría se registra como avance
más importante en este componente es la expedición en línea del certificado de
antecedentes fiscales y el certificado de ingresos fiscales.
Trámites y servicios en línea:
Con corte a 30 de junio de 2014 un trámite se encuantra registrado en el SUIT y cuenta
con su respectivo formulario en línea. En el 2013, se adelantó el inventario de tramites y
servicios de la CGR. Actualmente, se tiene identificado 3 trámites: el Certificado de
Antecedentes Fiscales versión 3.0 en el Suit, el Certificado de Ingresos Corrientes de
Libre Destinación, certificación de registro de deuda pública atención a derechos de
petición. Adicional se identificaron 9 servicios: consulta de informes de auditoría,
prestamos de documentos, repografía documental, biblioteca, comercialización de
productos editoriales, conceptualización jurídica, boletín de responsables fiscales,
consulta de decisiones de fondo de procesos de responsabilidad fiscal, trabajo con
organizaciones sociales.
Esquema de atención al ciudadano por canales electrónicos:
la Contraloría General de la República ejecuta los tramites por el canal electrónico y físico
correspondiente a la atención del ciudadano a través de la Contraloría Delegada para la
Participación Ciudadana que es la dependencia responsable de la gestión, estándares,
lineamientos, procedimientos, actividades, etc.,. de los ciudadanos; una vez la Dirección
de Atención Ciudadana o los grupos de Atención Ciudadana (Nivel desconcentrado),
realizan el proceso de evaluación y determina que es una Denuncia de Competencia de la
Contraloría General de la República, la envía al Sector o Dependencia correspondiente,
para la comprobación de los hechos denunciados. Los esquemas de atención son.
Presencial - Oficinas de atención Telefónico - PBX Internet - Formularios WEB Internet Foros Internet - Facebook Internet - Twitter Internet - Pagina WEB Televisión Digital
Terrestre - Servicios informativos
Acciones de mejora: La Contraloría General de la República por intermedio de la
Contraloría Delegada Participación Ciudadana genera un documento denominado
"Informe de evaluación y seguimiento de las denuncias y otros derechos de petición,
análisis de satisfacción del cliente vigencia.." el cua´l permite indentificar los temas de
merjora.
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Componente 5
Transformación
Actividades para que la entidad realice cambios en la manera de operar para eliminar
límites entre sus dependencias. La CGR ha dispuesto de medios electrónicos en los
procesos y procedimientos internos.
Consumo de papel:
Se hizo entrega del instructivo para el servicio de impresión y fotocopiado con el fin de
optimizar los recursos del servicio de outsourcing de impresión y fotocopiado.
Adicionalmente se estableció la línea de base de consumo de papel y se hace
seguimiento permanente al mismo.
Desde la Dirección de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, DIAC, se incio la etapa de socialización y ambientación de los
lineamientos técnicos que rigen a nivel de las entidades el Modelo de Cero Papel Papel
en la Administración Pública, solicitando la publicación de las 6 guías y 3 Infoguías
emitidas de forma conjunta entre Mintic y el AGN. Con relacion a la oportunidades clave,
se viene fomentando la generacion estricta de copias necesaria en medios analogos,
usando para tal fin alternativas de envio de comunicaciones por medio Digital, opción que
contempla el SIGEDOC. Esta socializacion se hace en las sessiones y espacios de
capacitacion a las areas del Nivel Central y las Delegadas.
Se ha dado inicio al proceso de digitalización de documentos con el área de
investigaciones en la digitalización de documentos relacionados con procesos de
responsabilidad fiscal. La DIAC, ha iniciado un proceso de validacion de los desarrollos
normativos, desde el la Ley 1437 de 2011, Decreto 2609 de 2012, los Acuerdos 003, 004
y 005 del AGN de 2013, tendiente a determinar el tipo de acciones a implementar.
La entidad realizó la caracterización de Procesos Misionales, Procesos Estratégicos,
Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación identificando. Por parte de la Oficina de
Planeación se tiene establecido para la entidad el Sistema Integrado de Gestión y Control
de Calidad (SIGCC), que armoniza los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y el
Modelo Estándar de Control Interno (MECI) . Este sistema se encuentra en permanente
revisión. Frente al estado de automatización, puede ser consultado en la página web de
la CGR. El proceso de reemplazo de los documentos en papel por electrónicos se está
dando dando de manera gradual, atendiendo las políticas establecidas en la estrategia de
GEL. Aplicativos que están en pleno funcionamiento. Las Tablas de Retención
documental las mismas se encuentran aprobadas en su versión y pueden ser consultadas
a través del SIGEDOC.
Automatización: La Contraloría General de la República ha desarrollado procesos de
atención de cara al ciudadano o de relación con los sujetos de vigilancia y control, entre
los que encontramos: Certificado de Antecedentes Fiscales, SIPAR, SIRECI y en cuanto a
procesos administrativos sancionatorios, los desarrollados por la unidad anticorrupción,
entre otros. Tarifa de control fiscal, SIGEDOC, SAE, SICA, SIIGEP, SIREF, KATUS,
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SISED, SIBOR, SINOR. Adicionalmente, en la gerencia de administrativa y financiera se
está adelantando en conjunto con la oficina de sistemas e informática OSEI el desarrollo
de dos aplicativos. Uno de ellos correspondiente a viáticos, con el fin de agilizar este
proceso buscando confiabilidad y oportunidad de la información. El otro relacionado con
sistema de contratación SISCO el cual facilita la consulta de los diferentes procesos que
se están adelantando en contratación en todas sus fases- pre contractual y post
contractual-.
Intercambiar información entre entidades:
La Contraloría General de la República implementa un lenguaje común donde se
evidencia la forma de expresión clara, precisa, completa, confiable y afable en actitud
abierta y comprensiva, que es proyectada por los servidores públicos al informar y
dialogar con los ciudadanos para generar una comunicación fluida y cooperada con ellos;
adicional a esto y como una estrategia para fortalecer aun más estos elementos se
desarrollan capacitaciones lideradas por la Oficina de Capacitación, Producción de
Tecnología y Cooperación Técnica Internacional.
Canal de intercambio de información - Ravec:
La Contraloría General de la República hace uso de la Red de Alta Velocidad del Estado
Colombianos con el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF)
Componenete 6
Democracia en línea
Empoderar a los ciudadanos para que sean involucrados en el proceso de toma de
decisiones. En este sentido, desde la delegada de participación ciudadana se definió la
estrategia de participación en medios electrónicos. La misma se publicó en la web para
que los ciudadanos la alimentaran. Asimismo se dispuso de un canal de comunicación a
través d ela página web para democratizar el proceso de rendición de cuentas. A
septiembre 25 de 2013 el nivel de avance en el sistrema de autoevaluación en este
compoennte es de 25%.
Se elaboró la propuesta de la estrategia de participación por medios electrónicos, y validó
con las áreas respectivas de cada temática.
El proceso auditor que se define anualmente y se detalla en el PGA - Programa General
de Auditorías- , es alimentado entre otras por las denuncias ciudadanas realizadasantes
de ser programadas las auditorias. Adicionalmente, se están definiendo las temáticas y
lineamientos para construcción participativa por medios electrónicos de los procesos de
planeación de la entidad, acorde a la estrategia de participación. La Contraloría general
diseñó el sistema de información para la participación - SIPAR - el cual invita a los
ciudadanos a que sean partícipes del proceso auditor a través de las denuncias. El
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ciudadano puede participar activamente en el control y vigilancia fiscal de la entidad. Este
proceso permite generar lineas de auditoría de la entidad.
Control social :
Se creó un sitio web destinado al proceso de rendición de cuentas de la entidad, a través
del cual los ciudadanos pueden tener acceso a información que reporta los resultados de
la gestión,
Solución de problemas:
En el año 2014, desde la oficina de comunicaciones se buscó el apoyo de la ciudadanía
para recibir sus aportes y comentarios en relación al mejoramiento del portal institucional.
A continuación se muestran los resultados de la consulta virtual, los cuáles son insumo
para tomar decisiones en pro de una mejor interacción ciudadano entidad CGR a través
del portal.
1. ¿Cómo considera usted que se puede mejorar el Portal Institucional de la
Contraloría General de la República www.contraloria.gov.co?
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PRINCIPALES ACCIONES/ACTIVIDADES PARA AVANZAR EN LA IMPLEMENTACIÓN GEL –
CGR
A nivel general es importante mantener el seguimiento desde el nivel deirectivo,
fortalecer la estrategia de rendición de cuentas, reactivar el proyecto de ventanilla
única de denuncias, promover la apertura de datos, la interoperabilidad de los
sistemas de información y fortalecer la participación ciudadana en medios
electrónicos. A continuación se detalla las acciones que se deben fortalecer
componente por componente de la estrategia de Gobierno en Línea.
GEL
COMPONENTES
ELEMENTOS TRANSVERSALES
INFORMACION
INTERACCION
TRANSACCION
TRANSFORMACION
DEMOCRACIA
Principales acciones a realizar para avanzar
1. Capacitación funcionarios en GEL
2. Caracterización de usuarios
3. Aplicar criterios de AAA, AA, A para el desarrollo de la página web.
4. Aplicación lineamientos de arquitectura de la información y usabilidad.
1. Planeación de tratamiento de risgo de la información.
2. Información en inglés
3. Informaicón para comunidades étinicas.
3. Análisis jurídico del inventario
4. Apertura de datos
5. Ficha metadatos comunes
1. Acceso vía móbil o aplicación para dispositivos móviles con la
información de la entidad.
2. Información a través de televisión digital terrestre.
1. La entidad ofrece servicios de información web que permita acceso a
noticias, boletines etc.
2. Información en telefonía mobil.
3. Encuestas
4. Formularios demoguías para verificación de errores.
1. Caracterización, análisi y priorización de trámites y cadena de trámites.
1. Procesos susceptibles de ser automatizacidos se encuentran
racionalizados.
2. Intercambio de información con otras entidades.
3. Marco de interoperatividad.
1. Consulta de procesos normativos y de planeación.
2. Promoción de conjunto de datos.
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