Instructivo de Inscripción y Propuesta de Proyecto

Instructivo de
Inscripción y
Propuesta de Proyecto
Versión 2.0
(Agosto 2015)
Contenido
Parte 1 - Inscripción
Paso 1 - Preparativos
Paso 2 – Propuesta de proyecto y recaudos
Paso 3 – Envío al PPD
Preparación de recaudos
Sobre el formato y el escaneo de documentos
Parte 2 – Propuesta de Proyecto
Propuesta de Proyecto del PPD
¿Qué es un proyecto?
Etapas de un proyecto
Cómo formular con éxito una Propuesta de Proyecto del PPD
Cómo llenar el Formato de Propuesta de Proyecto del PPD
Parte 1
Inscripción
PASO 1 – Preparativos
Revisa la Estrategia de País PPD Venezuela, el resto de este instructivo
y la Lista de verificación de recaudos.
Reúnete con la comunidad para identificar el problema ambiental y su
posible solución por medio de un proyecto del PPD. Revisa Cómo
formular con éxito una propuesta de Proyecto del PPD.
Obtén la aceptación y compromiso de la organización y de la
comunidad para la realización de proyecto.
PASO 2 – Propuesta de proyecto y
recaudos
Llena el Formato de Propuesta de Proyecto según instrucciones de la
Parte 2 de este manual.
Llena la Planilla de Inscripción y reúne los recaudos según la Lista de
verificación.
PASO 3 – Envío al PPD
Envía tu Propuesta de Proyecto y recaudos de inscripción a nuestra
dirección de correo electrónico: donaciones.ppd.ve@undp.org.
Si los archivos son muy pesados (más de 10 MB en conjunto), puedes
enviarlos en varios correos (adecuadamente identificados). También
puedes usar un servicio de almacenamiento como Dropbox.com,
Google Drive, etc. y enviarnos el enlace de descarga a nuestro correo
electrónico.
Si no tienes acceso a Internet o si tu conexión a Internet es demasiado
lenta para enviar los archivos por correo electrónico, puedes enviarnos
o entregar tu propuesta de proyecto y documentos de inscripción
impresos y digitales en un CD o DVD en nuestra oficina en Caracas:
Programa de Pequeñas Donaciones del FMAM
Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)
Avenida Francisco de Miranda, Torre HP, Piso 6, Oficina 6-A.
Los Palos Grandes, Municipio Chacao.
Distrito Capital.
Zona Postal 1060.
Preparación de recaudos para la inscripción
El proceso de inscripción en nuestro Programa es totalmente digital. Esto
quiere decir que no es necesario que envíes tu propuesta y documentos
impresos.
Todos los documentos necesarios para la inscripción se envían al
Programa en formato DOC (Archivo de texto de Microsoft Office) y PDF.
Es importante que cada documento esté guardado como un archivo
separado. De esta forma habrá un archivo para cada documento.
Deberás enviar 10 documentos (1 DOC y 9 PDF) como se muestra a
continuación. (Puedes usar otros nombres para los archivos siempre y cuando
sean descriptivos del contenido):
1. Propuesta de Proyecto.doc
• Es el formato para elaborar tu propuesta de proyecto.
• El formato se encuentra en el archivo Formato de Propuesta de Proyecto
PPD.doc. Instrucciones para llenar el formato están en la Parte 2 de este
manual.
• Puedes abrir el archivo con software de oficina que soporte el formato
.doc. Los más comunes son
Microsoft Office (pago) y LibreOffice
(gratuito).
• Guardar el archivo en el mismo formato .doc (no convertir en PDF u otro
formato).
2. Planilla de inscripción.pdf
• Con ella proporcionas los datos administrativos y bancarios de tu
organización.
• La planilla se encuentra en el archivo Planilla de inscripción y carta de
compromiso.pdf
• Guardar el archivo en el mismo formato PDF (no convertir a imagen).
3. Carta de solicitud de apoyo al PPD.pdf
• Carta de solicitud de la organización dirigida al PPD, en original, indicando
por qué solicita apoyo por parte del PPD y resumen del proyecto.
• Debe presentarse un breve resumen acerca de la organización, indicando el
propósito y tiempo de estar operando.
• Debe incluir los datos de contacto de la persona de la Directiva que actúa
como Representante Legal.
• El resumen de la propuesta debe incluir los siguientes aspectos: nombre la
propuesta, ubicación, número aproximado de posibles beneficiarios y
cantidad y origen del cofinanciamiento.
• Imprimir, firmar, sellar y digitalizar (en formato PDF).
4. Carta de compromiso.pdf
• Carta de compromiso de la organización, de la comunidad y de los aliados
y aliadas del proyecto PPD.
• La carta se encuentra en el archivo Planilla de inscripción y carta de
compromiso.pdf.
• Se deberá presentar una carta de aceptación y compromiso con el
proyecto por parte de la comunidad ejecutora o beneficiaria del proyecto.
• No basta con la simple información a la comunidad sobre el proyecto. La
comunidad debe ser un actor activo del proyecto, partícipe en todas las
etapas del mismo: identificación del problema y su posible solución,
elaboración de propuesta, elaboración de documento de proyecto,
ejecución y evaluación.
• Se debe anexar copia de actas de asambleas con la comunidad y listas de
asistencias a las mismas (con nombre y apellido, cédula de identidad,
teléfono, correo electrónico y firma o huella).
•
Llenar formato de carta, imprimir, firmar, sellar y digitalizar (en formato PDF).
5. RIF.pdf
• Fotocopia del Registro de Información Fiscal (RIF).
• El RIF debe ser vigente.
• Digitalizar en formato PDF.
6. Documento constitutivo.pdf
• Fotocopia escaneada del documento constitutivo de la organización y sus
modificaciones, si las hay, debidamente registradas.
• La fotocopia del documento constitutivo debe contener todo el
documento.
• El nombre que aparece en el RIF debe ser idéntico al que aparece en el
documento.
• Las modificaciones se deben colocar en el orden en que se hayan
realizado, dejando al fondo el documento original.
• Digitalizar en formato PDF.
7. Credencial de representante legal.pdf
• Carta de la Directiva de la organización como credencial del/la
Representante Legal.
• El/la Representante Legal es quien aparece autorizado según los
documentos consignados para firmar el Memorándum de Acuerdo con el
PPD.
• Debe ser vigente.
• Debe estar certificada con firma y sello de la organización.
• Debe indicar el período de validez del Representante Legal.
• Imprimir, firmar, sellar y digitalizar (formato PDF).
8. Cédula de identidad de representante legal.pdf
• Copia escaneada de la cédula de identidad del/la Representante Legal de
la organización.
• La copia debe ser clara y legible.
• Digitalizar en formato PDF.
9. Referencia bancaria.pdf
• Consignar referencia bancaria original escaneada emitida por la institución
bancaria donde conste: nombre del titular de la cuenta, número de RIF y
número de cuenta. También puede usarse una copia legible un cheque
anulado.
• Digitalizar en formato PDF.
10. Recibo de depósito reciente.pdf
• Consignar una copia de recibo de depósito por cualquier monto en la
cuenta bancaria de la organización, con fecha no mayor a 1 semana antes
de la fecha de consignación de documentos (para constatar que la cuenta
está abierta y activa).
• Digitalizar en formato PDF.
Nota importante sobre el formato y el escaneo de documentos
Para el llenado nuestras planillas y formatos en DOC:
Los archivos de texto DOC pueden ser abiertos y editados con las
aplicaciones Microsoft Office Word (programa pago) y con el programa
LibreOffice
(descarga
gratuita
en
https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice-estable/).
Después
de
completar tu documento, guárdalo en el mismo formato DOC.
Para el llenado nuestras planillas y formatos en PDF:
Para llenar nuestras planillas y formatos en PDF puedes usar los programas
gratuitos
Adobe
Acrobat
Reader
https://get.adobe.com/es/reader/otherversions/)
(disponible
o
(https://www.foxitsoftware.com/spanish/downloads/).
Foxit
Estos
en
Reader
programas
permiten abrir el formulario y guardarlo una vez lleno.
También puedes usar cualquier otro programa que permita estas
funciones: por ejemplo, el explorador de Internet Chrome de Google permite
llenar y guardar formularios PDF.
Para guardar documentos escaneados:
Existen varios programas para la creación y edición de archivos PDF a
partir de archivos de imágenes escaneadas, por ejemplo, Adobe Acrobat Pro
(pago) y PDF24 (descarga gratuita en https://es.pdf24.org/pdf-editor.jsp). No
importa cuál elijas siempre y cuando el programa te permita guardar los
documentos escaneados como archivos PDF individuales.
Es muy importante que evites enviar los documentos en archivos de
imagen separados (jpeg, gif, png, etc.).
Esto complica el envío y el procesamiento de los documentos para la
inscripción.
Parte 2
Propuesta de Proyecto
Propuesta de Proyecto del PPD
La Propuesta de Proyecto es el documento con el cual se solicita apoyo al
Programa de Pequeñas Donaciones. En él se describe de manera resumida la
idea general de tu proyecto (actividades, objetivos, resultados, presupuesto,
etc.), así como las características de la organización solicitante y de la
comunidad que quiere ser beneficiada por el PPD.
El Comité Directivo Nacional (CDN) del Programa decide cuáles proyectos
financiar basándose en la evaluación de las Propuestas de Proyecto recibidas. Es
por esta razón que es muy importante que tu Propuesta de Proyecto esté bien
elaborada y que sea clara y concisa. Para esto es muy importante que tengas
muy claro qué es lo que quieres lograr con tu proyecto y cómo vas a lograrlo.
Si no tienes claro qué es un proyecto, puedes leer las secciones siguientes
tituladas ¿Qué es un proyecto? y Etapas de un proyecto.
Si ya tienes experiencia elaborando proyectos puedes ir directamente a la
sección Propuesta de Proyecto del PPD Venezuela para ver una explicación
sobre cómo elaborar este documento y sobre cómo llenar el Formato de
Propuesta de Proyecto del PPD Venezuela.doc.
¿Qué es un proyecto?
Un
proyecto
es
esencialmente
un
conjunto
de
actividades
interrelacionadas, con un inicio y un final definido, que utiliza recursos
limitados para lograr un objetivo deseado.
Se construye a partir de una necesidad o problema y refleja paso a paso
cómo se resolverá la situación. Sirve para organizar la acción, determinar las
situaciones a mejorar, describir los objetivos, actividades, metas y resultados
esperados con un presupuesto y en un periodo de tiempo establecido.
En el diseño y ejecución de un proyecto el trabajo en equipo juega un
papel muy importante para su éxito. El trabajo en equipo involucra el esfuerzo
conjunto de un grupo de personas que trabajan de manera coordinada por un fin
común. El resultado final se logra como equipo y cada uno de los miembros
responde de manera conjunta, no de manera individual.
Cada miembro se dedica a un área o actividad determinada del proyecto.
Por lo tanto, si cada miembro del equipo es responsable de una tarea y todos
cumplen con su función, será posible sacar el proyecto adelante. El trabajar en
equipo resulta productivo no sólo para una persona sino para todo el equipo
involucrado. El trabajar en equipo nos trae dicha y nos hace más sociables.
También nos enseña a respetar las ideas de los demás y a ayudar a los
compañeros y compañeras cuando lo necesiten.
Etapas de un proyecto
Un proyecto tiene cuatro etapas:
La idea de proyecto consiste en determinar la necesidad que se quiere
cubrir o situación que se quiere mejorar. Esta etapa depende de la
identificación de un problema al que se quiere encontrar una solución.
La idea de proyecto puede iniciarse debido a alguna de las siguientes
razones:
• Porque existen necesidades insatisfechas actuales o se prevé que existirán
en el futuro si no se toman medidas al respecto.
• Porque existen potencialidades o recursos mal aprovechados que pueden
optimizarse y mejorar las condiciones actuales.
• Porque es necesario complementar o reforzar otras actividades o
proyectos que se producen en el mismo lugar y con los mismos
participantes.
En la etapa de diseño se valoran las opciones, tácticas, estrategias y
recursos necesarios para hacer realidad la idea de proyecto.
El diseño del proyecto es un proceso de planificación que consiste en
considerar los diferentes recursos (humanos, naturales, financieros, etc.) y los
plazos de tiempo necesarios para alcanzar las metas deseadas. También
se
analiza y cuantifica la situación actual para establecer los indicadores de
referencia de avance del proyecto.
En la etapa de diseño de un proyecto comunitario es útil comenzar con
cuatro preguntas clave:
1. ¿Qué queremos hacer?: se identifica el deseo de superar un problema
en la comunidad, así como cuál es la posible solución al mismo. Se define
una meta con un conjunto limitado de objetivos para alcanzarla.
2. ¿Con qué contamos para hacerlo?: se identifican los recursos reales
con los que se cuenta, así como los posibles obstáculos para alcanzar la
meta propuesta. También se consideran
las fortalezas con las que se
cuenta.
3. ¿Cómo podemos hacerlo?: se genera un conjunto de estrategias o
pasos para utilizar los recursos con los que se cuenta, evitar los obstáculos
y alcanzar los objetivos. Se define la organización, quién hace qué, el
presupuesto, la agenda, etc.
4. ¿Qué pasará cuando logremos lo que queremos?:
algunos de los impactos y consecuencias de nuestro proyecto.
se predicen
La ejecución consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo
previamente. En esa etapa el seguimiento y la documentación son muy
importantes, ya que éstos nos permiten hacer correcciones donde sean
necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
La evaluación es la etapa final de un proyecto en la que éste es revisado y
se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado.
En otras palabras, en este punto se comparan los objetivos planteados con los
objetivos logrados para determinar el grado de éxito del proyecto.
Ya tienes una idea general sobre qué es un proyecto y cuáles
son sus etapas. Ahora puedes ver Cómo formular con éxito
una Propuesta de Proyecto para el PPD y Cómo llenar el
Formato de Propuesta de Proyecto para el Programa de
Pequeñas Donaciones del FMAM en Venezuela.
Cómo formular con éxito una Propuesta
de Proyecto para el PPD Venezuela
La formulación de un proyecto PPD parte de 3 preguntas fundamentales:
1. ¿Qué problema ambiental afecta a la comunidad?
2. ¿Qué podemos hacer en la comunidad para resolver el problema?
3. ¿Qué ganamos en la comunidad con este proyecto?
Cada una de estas preguntas corresponde a las etapas preliminares de la formulación de proyectos del PPD:
1. Diagnóstico comunitario: se parte de 3 preguntas: ¿cuál es el problema ambiental?, ¿cuáles son sus causas? y ¿cuáles son
sus consecuencias? En esta etapa la comunidad identifica el problema ambiental que le afecta, tomando en cuenta las
causas que lo originan y las consecuencias que acarrea para la comunidad.
2. Planificación: en esta etapa se parte de la pregunta ¿qué podemos hacer en la comunidad para solucionar el problema?.
A partir de ahí se identifica qué hacer y cómo hacerlo, lo que resulta en la identificación de los objetivos, resultados
esperados y actividades del proyecto.
3. Identificación de beneficios potenciales: se parte de la pregunta ¿qué ganamos en la comunidad con este proyecto?
Aquí es útil enfocarse en las capacidades fortalecidas (¿lo que se aprende con el proyecto?) y en las actividades
productivas (los medios de vida sustentables de la comunidad).
Se recomienda tener claro el problema ambiental en primer lugar, luego revisar si es
elegible según la estrategia Nacional del PPD y después pensar en las actividades que
generarán medios de vida en la comunidad.
Cómo llenar el Formato de Propuesta de
Proyecto del PPD Venezuela
La Propuesta de Proyecto del PPD se presenta mediante un formato
establecido por el Programa, el cual fue creado para facilitar la presentación de
ideas de proyecto. El archivo se llama Formato de Propuesta de Proyecto PPD
Venezuela.doc y se encuentra en nuestra página web www.ppd-venezuela.org,
en la sección Descargas.
A continuación se explica cómo llenar cada una de las secciones del
documento:
1. INFORMACIÓN GENERAL
• Fecha de presentación: colocar la fecha en la que se envía la propuesta al
PPD. Usar formato dia/mes/año (por ejemplo 20/04/2015).
• Título del proyecto: el nombre de tu propuesta de proyecto. Por lo
general se trata de un nombre descriptivo de lo que se quiere lograr.
Opcionalmente puedes incluir la ubicación del proyecto. No debe ser
demasiado largo ni demasiado corto.
Algunos buenos ejemplos:
➢ "Desarrollo de un sistema agroforestal sucesional que contribuya a la
conservación de la biodiversidad y a la tradición del uso sostenible
de
la
Sarrapia
en Aripao,
Municipio
Sucre,
Estado
Bolívar,
Venezuela”.
➢ “Biodiversidad y cultura: alternativa para el emprendimiento
sustentable de artesanas warao”.
➢ “Consolidación de la ruta turística del café "SHARAKOT APIRA", como
alternativa
de
desarrollo
endógeno
local
amigable
con
la
Biodiversidad”.
➢ “¡Quince mil plantas de merey! contribuyendo con la recuperación
de los bosques y manantiales para el desarrollo socio productivo de
la comunidad de Plan de la Mesa”.
• Nombre de la organización: el nombre del consejo comunal o fundación
(o asociación civil) que elabora y presenta la propuesta de proyecto.
• Ubicación del proyecto: el lugar en el que se encuentra la comunidad en
la que se ejecutará el proyecto. Incluir municipio, ciudad (o comunidad,
caserío ) y estado. Si el proyecto se encuentra dentro o alrededor de un
área protegida (parque nacional, reserva forestal o de fauna, monumento
natural, zona de conservación indígena o comunitaria, etc.), nombrarla en
el cuadro "Área protegida".
• 2 personas de contacto de la organización: nombre, teléfono y correo
electrónico de dos miembros de la organización (consejo comunal,
fundación, asociación civil, etc.) quienes estarán al tanto del desarrollo y
ejecución del proyecto desde el punto de vista técnico y financiero.
• 2 personas de contacto de la comunidad: nombre, teléfono y correo
electrónico de dos miembros de la comunidad beneficiada que estarán al
tanto del desarrollo y ejecución del proyecto desde el punto de vista
técnico, financiero y de contraloría.
• Área focal del proyecto: marcar con una "X" el área focal en la que se
desarrollará el proyecto (Biodiversidad, Cambio climático o Degradación
de tierras). Revisar la Estrategia de País del PPD Venezuela para ver más
detalles.
2. RESUMEN DE LA PROPUESTA (MÁXIMO 150 PALABRAS)
Descripción resumida del proyecto. Debe incluir lo que se quiere lograr, la
ubicación del proyecto, la duración del proyecto y la cantidad de beneficiarios
directos e indirectos (en número de familias). Es muy importante no sobrepasar
el límite de 150 palabras. Aquí no es necesario explicar cada detalle del
proyecto, sólo lo más importante.
3. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
3.1. Explicación del proyecto (máximo 2 páginas):
En esta sección se describe en detalle lo que se quiere lograr con el
proyecto. Se puede hacer una descripción más detallada de la situación o
problema que se quiere solucionar. Explicar cómo ayudaría un proyecto del PPD
a solucionar ese problema.
3.2. Información de la comunidad:
Describe brevemente la comunidad en la que se ejecutará el proyecto y
que se beneficiará de éste, indicando el número de habitantes (en individuos y
familias), actividades principales, servicios con que cuenta, ubicación, entre
otros.
3.3. Información de la organización:
Describe la organización, indicando cuál es su propósito, tiempo de estar
operando, número hombres y mujeres que la constituyen, cuáles son las fuentes
de financiamiento de la organización y su experiencia en otros proyectos
ejecutados.
3.4. Justificación del proyecto:
Describe los problemas ambientales existentes en la comunidad o región.
Describe la forma o la manera en que el proyecto va a enfocar la problemática
identificada y la forma en la que la comunidad apoyará el proyecto.
3.5. Objetivo general:
El objetivo general describe la meta central del proyecto, lo que se quiere
lograr (propósito). No señala los resultados concretos. El objetivo general se
alcanza a través de los objetivos específicos.
3.6. Objetivos específicos:
Son logros más concretos que, en conjunto, permiten alcanzar el objetivo
general. Se puede decir que los objetivos específicos son los pasos a seguir para
cumplir el objetivo general. Para los proyectos del PPD se requiere incluir un
máximo de tres objetivos específicos.
3.7. Resultados:
Describe los resultados que se esperan alcanzar con el proyecto. Están
relacionados con las actividades.
3.8. Actividades:
Identifica las principales actividades que se realizarán con el proyecto y
que en conjunto llevarán a alcanzar los resultados del proyecto.
4. PRESUPUESTO
4.1 FONDOS SOLICITADOS AL PPD Y COFINANCIAMIENTO:
• Cantidad solicitada al PPD: el monto en bolívares solicitado al Programa.
Sólo se puede llenar la casilla "Efectivo". El PPD no aporta fondos en
especie.
• Cofinanciamiento de la organización: el aporte en especie o efectivo de
la organización.
• Cofinanciamiento de otras fuentes: llena esta casilla con montos en
bolívares de cofinanciamiento conseguido de otras fuentes. Pueden ser
donaciones o proyectos financiados por otras instituiones públicas o
privadas.
4.2 PRESUPUESTO POR CATEGORÍAS
• A. Personal, mano de obra (sólo COFINANCIAMIENTO): esta catgoría sólo
puede cubrirse con fondos de cofinanciamiento. Se pueden incluir gastos
administrativos y operativos, salarios de miembros de la organización, etc.
• B. Equipos, materiales e insumos: todo el equipamiento necesario para la
realización del proyecto. Pueden ser implementos de trabajo, materiales
de construcción, combustibles, plantas, equipo de oficina, etc.
• C. Fortalecimiento de capacidades: capacitaciones, talleres, seminarios,
intercambio de experiencias, ferias de conocimiento, etc.
• D. Asistencia técnica específica: se puede adquirir servicios de
especialistas técnicos para el proyecto. Por ejemplo: biólogos, agrónomos,
antropólogos, técnicos, ingenieros, especialistas, etc.
• E. Promoción y divulgación: pago de servicios de divulgación del
proyecto, tales como panfletos, volantes, estampado de franelas y gorras,
pendones, anuncios de prensa, páginas web, impresión de revistas
divulgativas, fotocopias, producción de clips audiovisuales, etc.
• F. Seguimiento y evaluación: gastos relacionados con la movilización para
efectos de ejecución, seguimiento y evaluación, pago de viáticos para
comida y alojamiento de ejecutores del proyecto.
• G. Imprevistos: sólo puede cubrirse con cofinanciamiento. Se trata de una
partida para gastos no incluidos en el presupuesto regular.
Se pueden hacer descripciones adicionales sobre el presupuesto en la
sección "Notas:".
Una vez termines de llenar la Propuesta de Proyecto,
guarda el archivo en el mismo formato (.odt) y reúne el
resto de los documentos según las intstrucciones al
principio de esta guía (Parte 1).