informe final de auditoria a la gestión del riesgo

INFORME FINAL DE AUDITORIA A LA
GESTIÓN DEL RIESGO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
I.
INTRODUCCIÓN
2
II.
OBJETIVO DEL INFORME
3
III.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
4
IV.
ALCANCE DEL INFORME
4
V.
TÉRMINOS DEL INFORME
4
VI.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
5-76
VII.
VIII.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
OPINION DE LA OCI
77-78
79
2
INTRODUCCION
En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE, se establecieron los lineamientos para la Administración del Riesgo
como una política de gestión por parte de la Alta Dirección, mediante la
cual se da a conocer la metodología con las etapas para la identificación,
el análisis, la valoración, el manejo y el seguimiento o monitoreo de los
riesgos. Así mismo, se dispuso del aplicativo SIGEPRE –módulo Gestión del
Riesgo, mediante el cual se comunican los riesgos asociados a los procesos
o dependencias.
La aplicación de la metodología más la evaluación de los riesgos, permite
a la Entidad fortalecer su proceso de planificación, porque podrá definir las
medidas de tratamiento más efectivas y determinar la forma más
adecuada para controlarlo, de modo que se logre disminuir el impacto y la
probabilidad de ocurrencia, para así alcanzar los objetivos Institucionales.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno en su rol de evaluador
independiente, adelantó evaluación al mapa de riesgos de la Entidad,
con el fin de verificar la efectividad de los controles así como de las
acciones encaminadas al fortalecimiento de los mismos, de manera que
se proporcioné información objetiva y razonable a la Alta Dirección,
acerca del control de todos aquellos factores que impidan el logro de la
misión institucional.
3
1. OBJETIVO
Evaluar la Eficacia de los Controles establecidos sobre los riesgos
identificados y valorados en el Mapa de Riesgos de la Entidad y hacer
seguimientos a los Riesgos que se hayan materializado.
1.1.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Realizar seguimiento y evaluación a las actividades de control,
acordadas para la consecución de los objetivos y metas
estratégicas.
 Evaluar la efectividad de la política de Administración del
Riesgo.
2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La Oficina de Control Interno determinó el alcance a la Gestión del Riesgo
del 1 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
1. TÉRMINOS DEL INFORME
La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos
y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales
deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior,
formulación de los planes de mejoramiento, a saber:
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico legal o
funcional. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del
incumplimiento.
Observación: Hecho o situación que podría generar el
incumplimiento de un requisito.
Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.
1. MARCO LEGAL
Decreto 943 de 2014
Ley 1474 de 2011 - D
Manual Técnico del MECI 2014
Resolución 575 de 2010
Lineamientos para la Administración del Riesgo 2014
Decreto 4485 de 2009
4
Manual de Buen Gobierno Presidencia de la República
Manual del Sistema Interno de Gestión de la Presidencia de la
República.
Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención
al
Ciudadano
Manual Técnico del MECI 2014.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA.
La evaluación, seguimiento y verificación fue realizada en forma general
a la Gestión de Riesgos de la Entidad, siguiendo los criterios y conceptos
formulados en la Guía o Lineamientos para la Administración del Riesgo
L-DE-01, así también se evaluó y verificó la eficacia de los controles que se
están aplicando en los riesgos identificados por dependencia, donde
cada uno de los miembros del equipo auditor evidenció lo encontrado.
3.1.
Administración del Riesgo
Una vez verificado el Componente Administración del Riesgo desde la
perspectiva del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, se observa
que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica –
DAPRE, ha implementado cada uno de los elementos de control que
conforman la Gestión del Riesgo como son: Contexto estratégico,
identificación de riesgos, análisis de riesgos valoración de riesgos, políticas
de administración de riesgos y se encuentra alineado con los insumos o
entradas de dicho componente, tales como: Diagnostico para la gestión
de la Entidad, planes y programas, modelo de operación y estructura
organizacional.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica
administra sus riesgos a través del Aplicativo SIGEPRE - Modulo Gestión del
Riesgo.
A continuación presentamos el Mapa de Riesgos Institucionales de la
Presidencia de la Republica que se encuentran en el aplicativo SIGEPRE.
5
3.2 Mapa de Riesgos Institucional:
No
Proceso
Dependencia
Clase
Institucional
Corrupción
Oficina de
Planeación
Operativo
Si
No
1
Direccionami
ento
Estratégico
2
Adquisición
de Bienes y
Servicios
Área de
Contratos
Operativo
Si
Si
3
Gestión
Documental
Archivo y
Correspondencia
Operativo
Si
No
4
Talento
Humano
Control Interno
Disciplinario
Cumplimiento
Si
Si
5
Adquisición
de Bienes y
Servicios
Área de
Contratos
Operativo
Si
No
6
Gestión
Administrativa
Área
Administrativa
Operativo
Si
Si
7
Gestión de:
Seguridad,
Apoyo
Logístico,
Comunicació
n y Prensa
Dirección para la
Relación con los
Medios
imagen
Si
No
8
Gestión
Financiera
Area Financiera
Financiero
Si
No
Matriz de
Calificación,
evaluación y
respuesta
12
Zona
de Riesgo Extremo
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
15
Zona de riesgo
extrema
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
9
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
6
9
Gestión
Financiera
Área Financiera
Financiero
Si
Si
10
Gestión de
Asuntos
Políticos
Secretaría de
Transparencia
Operativo
Si
No
11
Tecnología de
Información y
Comunicacio
nes
Área de Sistemas
Tecnología
Si
No
12
Tecnología de
Información y
Comunicacio
nes
Área de Sistemas
Tecnología
Si
Si
13
Talento
Humano
Área de Talento
Humano
Operativo
Si
No
14
Direccionami
ento
Estratégico
Oficina de
Planeación
Estratégico
Si
No
15
Atención al
Usuario
Atención al
Usuario
Operativo
Si
No
16
Gestión
Administrativa
Área
Administrativa
Operativo
Si
No
17
Direccionami
ento
Estratégico
Oficina de
Planeación
Estratégico
Si
No
18
Gestión de
Asuntos
Políticos
Secretaría de
Transparencia
Operativo
Si
No
10
Zona de riesgo
extrema
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
3
Zona de riesgo
moderada
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
6
Zona de riesgo
moderada
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
6
Zona de riesgo
moderada
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
6
Zona de riesgo
moderada
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
4
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
7
19
Gestión
Financiera
Área Financiera
Cumplimiento
Si
No
20
Evaluación
Control y
Mejoramiento
Oficina de
Control Interno
Cumplimiento
Si
No
21
Talento
Humano
Área de Talento
Humano
Cumplimiento
Si
No
22
Evaluación
Control y
Mejoramiento
Oficina de
Control Interno
Operativo
Si
No
23
Tecnología de
Información y
Comunicacio
nes
24
Adquisición
de Bienes y
Servicios
25
Área de Sistemas
Tecnología
Si
4
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
4
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
No
4
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
Operativo
Si
No
Direccionami
ento
Estratégico
Oficina de
planeación
Cumplimiento
Si
No
26
Gestión
Documental
Gestión
Documental
27
Gestión
Administrativa
Área
Administrativa
Operativo
Si
No
28
Gestión
Administrativa
Área
Administrativa
Operativo
Si
No
Si
4
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
Área de
Contratos
Operativo
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
No
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
12
Zona de riesgo
extrema
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
6
Zona de riesgo
moderada
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
9
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
8
29
Talento
Humano
30
Atención al
Usuario
Área de Talento
Humano
Atención al
Usuario
Operativo
Cumplimiento
Si
Si
Si
No
10
Zona de riesgo
extrema
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
8
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
Fuente: Aplicativo SIGEPRE
Como se observa en el cuadro anterior de los sesenta y seis (66) riesgos que
tiene identificados el Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República treinta (30) son Institucionales, el hecho de ser institucionales son
los que contienen a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está
expuesta la Entidad y son los que afectan el cumplimiento de la misión
institucional y objetivos del DAPRE de acuerdo a lo establecido en los
lineamientos. Sin embargo, en el análisis realizado se evidencia que los
riesgos que se tienen identificados como Institucionales son en su mayoría
los dependencias de apoyo y no de los procesos misionales, por lo cual se
Recomienda1 analizar y verificar el contexto estratégico a fin de lograr una
total identificación de los riesgos institucionales que pueden afectar el
cumplimiento de la misión de la Entidad.
Así mismo, se puede evidenciar que en el Departamento Administrativo de
la Presidencia de la Republica - DAPRE, se identificaron los riesgos teniendo
en cuenta el contexto estratégico como resultado del Análisis DOFA1,
registrado en la Guía para la planeación estratégica y operativa
institucional G-DE-02, En esta etapa se definen los tipos de riesgos,
clasificándolos como estratégicos, de imagen, operativos, financieros, de
cumplimiento y tecnológicos.
Los riesgos fueron identificados y valorados con base en factores internos y
externos que inciden en el desarrollo de la gestión institucional, aterrizadas
a las situaciones que tengan relación directa con el cumplimiento del Plan
Operativo Anual - POA de la dependencia, Proyectos de Inversión y
procesos, teniendo en cuenta la estructura organizacional del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE.
1
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
9
El DAPRE para la vigencia 2014, de los 66 riesgos identificado, se evidencia
que treinta (30) son de tipo operativo, los cuales equivalen a un 45% y
doce (12) riesgos son de tipo estratégico que equivalen al 18.5% del total
de los riesgos, y teniendo en cuenta que los riesgos de tipo estratégico son
los riesgos que se enfocan al cumplimiento del deber ser de la Entidad y al
cumplimiento de los objetivos institucionales; se observa un porcentaje muy
bajo de los riesgos estratégicos, teniendo en cuenta que en el Mapa de
Procesos se tienen tres procesos misionales, para lo cual se Recomienda2.,
hacer un análisis del tipo de riesgos con el fin de que la Entidad pueda
tener control de todos los objetivos estratégicos y metas SINERGIA a
alcanzar y que por ende afectan el cumplimiento de la misión y de la
visión.
Tipo de riesgo
No de Riesgos
Riesgo estratégico
12
Porcentaje del tipo de riesgo
respecto al total de riesgos
18.5%
Riesgos de imagen
Riesgos operativos
Riesgos financieros
Riesgos de cumplimiento
Riesgos tecnológicos
Total
4
30
4
12
4
66
6%
45%
6%
18.5%
6%
100%
Y teniendo en cuenta que en el Lineamiento para la Administración del
Riesgo una de las fuentes para identificación de riesgos son los proyectos
de inversión y en el aplicativo no se ve reflejado esta fuente, se
Recomienda3. Incorporar en la gestión del riesgo institucional en el
aplicativo SIGEPRE los proyectos de inversión.
En la etapa de Valoración del Riesgo es donde la Entidad, emprende
acciones inmediatas como la fijación de políticas para: evitar, compartir o
transferir el riesgo, reducir el riesgo o asumirlo.
10
Matriz de Riesgos
PROBABILIDAD
Raro (1)
I mprobable
(2)
Moderada (3)
Probable (4)
Casi certeza
(5)
I nsignificante (1)
Menor (2)
1
Zona de riesgo
baja
2
Zona de riesgo
baja
Asumir el riesgo
Asumir el riesgo
2
Zona de riesgo
baja
4
Zona de riesgo
baja
Asumir el riesgo
Asumir el riesgo
3
Zona de riesgo
baja
Asumir el riesgo
6
Zona de riesgo
moderada
IMPACTO
Moderado (3)
Mayor (4)
Catastrófico (5)
3
4
5
Zona de riesgo moderada
Zona de riesgo alta
Zona de riesgo alta
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Compartir o transferir
Compartir o transferir
6
8
10
Zona de riesgo moderada
Zona de riesgo alta
Zona de riesgo extrema
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
Compartir o transferir
9
12
15
Zona de riesgo alta
Zona de riesgo extrema
Zona de riesgo extrema
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
Compartir o transferir
Compartir o transferir
12
16
20
Zona de riesgo alta
Zona de riesgo extrema
Zona de riesgo extrema
4
Zona de riesgo
moderada
8
Zona de riesgo
alta
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
Compartir o transferir
Compartir o transferir
Compartir o transferir
5
Zona de riesgo
alta
10
Zona de riesgo
alta
15
20
25
Zona de riesgo extrema
Zona de riesgo extrema
Zona de riesgo extrema
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
Compartir o
transferir
Compartir o transferir
Compartir o transferir
Compartir o transferir
Los controles que se establecen en el Lineamiento, son de dos tipos:
preventivo, que son los que eliminan las causas y disminuyen la
probabilidad de ocurrencia y correctivo, que son los que permiten la
modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.
Así mismo, en el Lineamiento para la Administración del Riesgo L-DE-01 se
fijan tres criterios de evaluación:



¿Este control está documentado?
¿Este control se está aplicando en la actualidad?
¿Este control es efectivo para minimizar el riesgo?
Lo anterior, es sujeto de evaluación, verificación y comprobación en
cuanto a si los controles están documentados, son aplicados y efectivos, a
continuación se presenta el consolidado de la Matriz de Riesgos de la
Entidad después de controles,
11
Matriz de Riesgos después de controles (Residual)
PROBABILIDAD
Insignificante (1)
1
Menor (2)
2
(1)Riesgos Atención
al Usuario
IMPACTO
Moderado (3)
Mayor (4)
3
4
(4) Riesgos Gestión de Asuntos (2) Riesgos Gestión de Asuntos
Politicos
Politicos
(1)Riesgos Talento Humano
Raro (1)
(2)Riesgos Evaluación Control M
(1)Riesgos Talento Humano
Catastrófico (5)
5
(1)Riesgo Adquisición B S
(corrupción)
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo TICS (1 es de
corrupción)
(1)Riesgo Adquisición B S
2
4
(1)Riesgo Gestión
Administrativa
Improbable (2)
6
(8) Riesgos Gestión de Asuntos
Politicos
8
(9) Riesgo Gestión de Asuntos
Politicos
(1)Riesgos Dir. Estratégico
(1)Riesgo Atención al Usuario
(2)Riesgos Gestión
Administrativa
(1)Riesgos G. de Seguridad y
Apoyo Logís.
(1)Riesgos Atención al Usuario
(3)Riesgo G. de Seguridad y Apoyo
Logís.
6
4
8
12
5
10
15
Moderada (3)
(2)Riesgo Dir. Estratégico
(4)Riesgo Gestión Financiera
(1)Riesgo Gestión Jurídica
(1)Riesgo Gestión Documental
(3)Riesgo TICS
(1)Riesgo Adquisición B S
9
12
(2) Riesgo Gestión de Asuntos
(1)Riesgo Gestión Administrativa
Politicos
(2)Riesgo G. de Seguridad y
(1)Riesgo Dir. Estratégico
Apoyo Logís.
(1)Riesgo Gestión Documental
3
Probable (4)
10
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Financiera(corrupción)
15
(1)Riesgo Gestión
Administrativa(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Jurídica(corrupción)
16
(1) Riesgo Gestión de Asuntos
Politicos
20
20
25
Casi certeza (5)
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Gestión de Riesgo
Zona de Riesgos después de Controles
Probabilidad/Impacto
No
Opción de tratamiento
Riesgo por Proceso
Zona de riesgo baja
2
Asumir el Riesgo
(1)Riesgos Atención al Usuario
(1)Riesgo Gestión Administrativa
Zona de riesgo
moderada
18
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
Zona de riesgo alta
37
Reducir el riesgo
(4) Riesgos Gestión de Asuntos
Políticos
(1)Riesgos Talento Humano
(8) Riesgos Gestión de Asuntos
Políticos
(1)Riesgo Dir. Estratégico
(2)Riesgos Gestión Administrativa
(1)Riesgos G. de Seguridad y
Apoyo Logístico.
(1)Riesgos Atención al Usuario
(2) Riesgos Gestión de Asuntos
12
Evitar el riesgo
Compartir o transferir
Zona de riesgo extrema
9
Evitar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
Políticos
(2)Riesgos Evaluación Control M
(1)Riesgos Talento Humano
(1)Riesgo Adquisición B S
(9) Riesgo Gestión de Asuntos
Políticos
(1)Riesgo Atención al Usuario
(3)Riesgo G. de Seguridad y Apoyo
Logístico.
(2)Riesgo Dir. Estratégico
(4)Riesgo Gestión Financiera
(1)Riesgo Gestión Jurídica
(1)Riesgo Gestión Documental
(4)Riesgo TICS (1 es de corrupción)
(1)Riesgo Adquisición B S
(1)Riesgo Gestión Administrativa
(2)Riesgo G. de Seguridad y Apoyo
Logístico.
(1)Riesgo Adquisición B S
(corrupción)
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Financiera(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Administrativa(corrupción)
(4)Riesgo TICS (1 es de corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Jurídica(corrupción)
(2) Riesgo Gestión de Asuntos
Políticos
(1)Riesgo Dir. Estratégico
(1)Riesgo Gestión Documental
(1) Riesgo Gestión de Asuntos
Políticos
Consolidado riesgos después de controles
Probabilidad/Impacto
No Riesgos
Porcentaje respecto
al total de riesgos %
Zona de riesgo baja
Zona de riesgo
moderada
Zona de riesgo alta
Zona de riesgo extrema
2
18
3%
27%
36
10
56%
14%
Como se observa en el cuadro anterior el 56% de los riesgos de la
Presidencia se encuentran en zona de valoración del riesgo alta 37 riesgos
y en zona extrema 9 que representan el 14%, como vemos esto puede
afectar la consecución de las metas y objetivos institucionales y por ende
afecte el cumplimiento de la misión y la visión. Se Recomienda4 hacer un
análisis y verificación de los mismos.
13
De acuerdo a los Lineamientos para la Administración del Riesgo 8.2.1,
para la formulación de plan de contingencia y/o plan de corrección
cuando el riesgo se encuentra en zona de riesgo baja o su impacto es
catastrófico, la política de administración de riesgos será Asumir el riesgo,
en la Entidad los riesgos que se encuentran en esta zona son:
Riesgos en zona baja e Impacto
Catastrófico
(1)Riesgos Atención al Usuario
(1)Riesgo Gestión Administrativa
(1)Riesgo Adquisición B S
(corrupción)
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo Talento
Humano(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Financiera(corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Administrativa(corrupción)
1)Riesgo TICS ( es de corrupción)
(1)Riesgo Gestión
Jurídica(corrupción)
Plan de
contingencia
SI
SI
SI
Asumir el Riesgo
Asumir el Riesgo
Evitar el Riesgo
SI
Evitar el Riesgo
SI
Evitar el Riesgo
SI
Evitar el Riesgo, Compartir o
Transferir el Riesgo
Reducir el Riesgo
SI (el plan está en
rojo)
SI
SI
Tratamiento
Evitar el Riesgo
Reducir el Riesgo
Fuente: Aplicativo SIGEPRE
Teniendo en cuenta los Lineamientos para la Administración del Riesgo de
conformidad con el Numeral 8.2.1 Formulación del plan de contingencia
literal b) el cual establece (… “La política de administración de riesgos que se
escoja será “Asumir el riesgo” (Etapa de Manejo)” se observa que no está acorde
con el Numeral 9.1 Política de Administración del Riesgo literal d)(…” Asumir el riesgo:
Cuando el riesgo queda en zona de riesgo “baja” o “Moderada”) Se Recomienda5.
Realizar la verificación y análisis respectivos.
Una vez efectuada la evaluación y verificación de los controles por el
equipo auditor a través de entrevistas con los responsables asignados de
las dependencias, se pudo observar lo siguiente:
DEPENDENCIA: Oficina de Planeación
Nombre del
Controles
Riesgo
1.
Adquisición 1.
Comunicación
de bienes y/o informando
los
servicios
No lineamientos
para
la
Incluidos en el elaboración
del
Plan
Plan Anual de Anual de Adquisiciones
Adquisiciones
del DAPRE
¿Se ha materializado el
Riesgo?
Al 31 de diciembre de
2014, no se materializó
el riesgo, ya que los
controles
formulados
para el manejo de
éste se aplicaron de
manera eficaz.
observaciones
Los
controles
son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
Se Recomienda 1 asociar
el Soporte de valoración
de
controles
en
el
SIGEPRE.
14
2.
Revisión
de
las
necesidades y montos
solicitados por parte de
las dependencias
3.
Identificación
las
necesidades teniendo en
cuenta los gastos de
funcionamiento
y
de
inversión
4.
Revisión
y
retroalimentación de la
programación
y
ejecución del Plan Anual
de Adquisiciones
5. Comité de ordenación
del gasto
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
El control está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
El control está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
El control está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
6. Comités de seguimiento
a la Gestión de la
Subdirección
de
Operaciones
Si bien el Comité de
seguimiento
está
documentado a través
de las actas de las
reuniones, se Recomienda
2 revisar el Lineamiento
que establece:
“(…) Si el control está
documentado indique en
qué
documento
del
SIGEPRE se encuentra
documentado y asócielo
como concepto (…)”. Ya
que
se
observan
actividades de control
documentadas
con
documentos
no
controlados en el SIGEPRE,
como
actas,
correos,
comunicaciones, listados
de asistencia.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
7. Correos de seguimiento
a la ejecución del Plan
Anual de Adquisiciones
2.
Incumplimiento
de
los
1. Elaborar y comunicar
los lineamientos para la
formulación
de
la
Al 31 de diciembre de
2014, no se materializó
el riesgo, ya que los
Se
reitera
la
Recomendación 2.
De
los
8
controles
establecidos
para
la
mitigación del riesgo, 1 es
15
resultados
previstos en la
planeación
estratégica
y
operativa
planeación estratégica y
operativa
2. Actualizar y socializar los
procedimientos
y
herramientas
internas
aplicables
3. Comités
institucional
Sectorial
e
1.
Realizar ajustes a
la Planeación Institucional
y Sectorial de acuerdo con
los
cambios
en
los
lineamientos de la entidad
y del Gobierno.
Control Correctivo.
5.
Asesoría
en
la
formulación
metodológica
de
los
planes en cada una de
las dependencias
6. Revisión y aprobación
de la formulación de la
planeación
controles formulados
para el manejo de
éste se aplicaron de
manera eficaz.
correctivo y los 7 restantes
son preventivos. Los 8
afectan la probabilidad.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se
reitera
la
Recomendación 1.
Se Recomienda 3 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es la Guía para la
elaboración y control de
los documentos.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se
reitera
la
Recomendación 2.
Se Recomienda 4 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es los procedimientos de
formulación y seguimiento
a
la
planeación
Institucional y Sectorial.
La Oficina de Planeación
informó que este control
se fortalecerá para la
vigencia 2015, en cuanto
a que el lineamiento
establece que se recibirán
modificaciones de planes
y actividades hasta el mes
de
octubre
de
la
vigencia.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se
reitera
la
Recomendación 2.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
16
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
7.
Ejecución
de
los
Subcomités de Control
Interno
3. Perdida del
certificado de
calidad
por
incumplir
requisitos de la
NTCGP 1000
8. Correos preventivos
frente a la oportunidad y
calidad del registro de la
información
de
la
planeación estratégica y
operativa
1. Aplicativo SIGEPRE para
gestionar y controlar los
documentos,
riesgos,
mejoras,
planes
de
auditoria y reportes de
productos y/o servicios no
conformes
2. Revisión metodológica
y
técnica
de
los
documentos previo a su
aprobación y liberación
3. Capacitación sobre las
nuevas
funcionalidades
del aplicativo
4. Revisión y aprobación
técnica
de
los
documentos
en
las
dependencias
Se Recomienda 5 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es la Resolución 5239 del
20/10/2014.
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
Al 31 de diciembre de
2014, no se materializó
el riesgo, ya que los
controles
formulados
para el manejo de
éste se aplicaron de
manera eficaz.
Todos los controles son
preventivos y afectan la
probabilidad.
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
Se
reitera
la
Recomendación 1.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 6 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es la guía para la
elaboración y control de
documentos.
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
Se
reitera
la
Recomendación 2.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
17
5.
Nomograma
institucional y por proceso
documentado
en
el
aplicativo SIGEPRE
6. Procedimiento y guía
para la elaboración y
control de documentos
del SIGEPRE
7. Programa de auditorías
internas del DAPRE
8.
Formulación
y
seguimiento
a
planes
correctivos,
preventivos
y/o mejora
9.
Administración
de
riesgos
10. Reporte de productos
y/o
servicios
No
conformes
11. Tablas de retención
documental
para
el
control de registros
4.
Incumplimiento
de las Metas de
los proyectos de
inversión
del
DAPRE
1. Realizar capacitación al
enlace técnico sobre la
formulación de proyectos
cuando aplique
Materializado en el
monitoreo al 31 de
diciembre de 2014.
De los 18 proyectos
que
se
realiza
seguimiento en el SPI 4
quedaron con metas
rezagadas:
Programas Especiales;
Estrategia de Primera
Infancia;
Fondo paz;
Y Consejería de DD HH.
2. Realizar socialización de
los lineamientos, guías,
manuales
y/o
observaciones del DNP en
la
formulación
y
actualización
de
los
proyectos de inversión al
Gerente del Proyecto y
Se solicitó plan de
mejoramiento,
Para
cumplir con las metas
previstas del 2014, y
realizar acciones para
que esto no vuelva a
ocurrir.
Se
Recomienda
fortalecer los controles
Se
reitera
la
Recomendación 6
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 7 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es asociar las estrategias
del
Plan
Operativo
correspondiente.
Todos los controles son
preventivos y afectan la
probabilidad.
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se
reitera
Recomendación 7.
la
18
enlace técnico
establecidos y revisar
la formulación de un
control que involucre a
los enlaces técnicos en
el
seguimiento
al
cumplimiento de las
metas intermedias.
3.
Socializar
los
procedimientos
y
responsabilidades
que
tiene el Gerente del
proyecto
en
la
formulación
y
actualización
del
proyecto de inversión
4. Retroalimentación del
SPI frente cumplimiento
de las metas de los
proyectos de inversión
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 9 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es asociar el P-DE-07
GESTION DE PROYECTOS
DE INVERSIÓN.
El
control
está
documentado, se aplica
y
es
efectivo
para
minimizar el riesgo.
5. Reunión de seguimiento
de la Subdirección de
Operaciones a las Altas
Consejerías y Programas
Presidenciales ejecutores
de proyectos
Se
reitera
la
Recomendación 2.
Se Recomienda 10 asociar
como
concepto
el
documento
que
evidencia que el control
está documentado, esto
es asociar la Resolución
que reglamenta el Comité
Institucional en la Entidad.
6. Seguimiento trimestral a
los proyectos de inversión
en el Comité institucional
de
Desarrollo
Administrativo
DEPENDENCIA: Dirección para Asuntos Políticos
Nombre del Riesgo
Controles
Se ha
materializado el
Riesgo?
Observaciones
19
1.
Entregar información
errada
o
extemporánea
al
Presidente
de
la
República sobre el
trámite
de
la
agenda
legislativa
del Congreso de la
República
1.
Reuniones
y
mesas de trabajo
con Ministerios y
congresistas de la
Unidad Nacional
Al
31
de 
Los controles son
diciembre
de preventivos y afectan la
2014,
no
se escala de probabilidad.
materializó
el
riesgo, ya que El
control
está
los
controles documentado, se aplica y
formulados para es efectivo para minimizar el
el manejo de riesgo.
éste
se
aplicaron
de Se Recomienda 11 asociar el
manera eficaz.
Soporte de valoración de
controles en el SIGEPRE.
3.
Comunicación
efectiva con los
enlaces
de
los
Ministerios
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar el
riesgo.
4.
Consolidación
de información y
bases de datos del
trámite legislativo
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar el
riesgo.
DEPENDENCIA: Dirección para las Regiones
Nombre del Riesgo
1. Decisiones
erróneas durante la
planeación de
acciones para el
logro de las
prioridades de
gobierno - AC
Regiones.
Controles
Criterios de
Evaluación
Evidencia
¿Se ha
materializado
el Riesgo?
observaciones
No se observa la actualización u identificación de un riesgo asociado a la
prestación del servicio de la Dirección de acuerdo al nuevo enfoque
metodológico, como se observa en el riesgo “Decisiones erróneas durante
la planeación de acciones para el logro de las prioridades de gobierno” de
2013. Incumpliendo los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE01, versión 6 del 19 de mayo de 2014. No Conformidad Real.1
DEPENDENCIA: Área de Talento Humano
Nombre del Riesgo
Controles
1.
Inadecuada
identificación de las
actividades en el Plan
Institucional
de
Capacitación, Bienestar
y Salud Ocupacional
1 Aplicar encuesta
de necesidades de
capacitación,
bienestar social y
salud ocupacional.
2.Priorización
de
¿Se ha
materializado el
Riesgo?
Al
31
de
diciembre
de
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que los
controles
formulados para
el manejo de éste
se aplicaron de
manera eficaz.
observaciones
Los controles son preventivos y
afectan
la
escala
de
probabilidad
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 12 asociar el
Soporte de valoración de
controles en el SIGEPRE.
A su vez, el control se
20
las necesidades de
acuerdo con los
resultados de la
aplicación
del
formato
de
diagnóstico
de
necesidades
de
capacitación
2.
Incumplimientos
legales
en
la
liquidación
de
las
novedades laborales y
prestacionales
3. Revisión previa
por el comité de
capacitación
1. Utilización del
aplicativo
de
nómina
Al
31
de
diciembre
de
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que los
controles
formulados para
el manejo de éste
se aplicaron de
manera eficaz.
3.
Planilla
de
control de registro
de novedades
4. Cumplimiento
del procedimiento
y
lineamientos
establecidos
1. Solicitar a la
Secretaría
de
Seguridad realizar
el
respectivo
Se Recomienda 14 asociar el
Soporte de valoración de
controles en el SIGEPRE.
Los controles son preventivos y
afectan
la
escala
de
probabilidad.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
2. Revisión técnica
y normativa en la
pre nómina
3.
Tráfico
de
influencias durante la
selección de personal
encuentra documento en el
procedimiento Elaboración del
Plan
Institucional
de
Capacitación
y
Bienestar
Social e incentivos. Código: PTH-05.
El Área de
Talento Humano, informó que
para la vigencia 2015 se
fortalecerá
la
oferta
de
actividades de capacitación a
través de la estrategia del PAE
– Proyecto de Aprendizaje en
Equipo, con:
SIGEPRE,
Inducción
y
Reinducción, SIGOB, Políticas
de seguridad para las TICS,
Contratación Estatal y Manual
de Contratación y supervisión
de contratos.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 13 asociar
como concepto el documento
que evidencia que el control
está documentado, esto es
asociar el Procedimiento P-TH02.
Al 31 de
diciembre de
2014, no se
materializó el
Se reitera la Recomendación
13.
Se Recomienda 15 revisar el
mecanismo aplicado para el
control de las novedades
generadas y actualizarlo.
Se Recomienda 16 revisar la
formulación del control, ya que
el cumplimiento es el producto
de los controles contenidos en
el procedimiento.
Controles
Preventivos
que
afectan la probabilidad.
Se Recomienda 17 ajustar el
21
Riesgo de Corrupción.
estudio
de
seguridad
del
aspirante
a
ocupar el cargo.
2.
Aplicación
formato Control de
documentos para
la posesión legal
del cargo
2.
Verificar
la idoneidad del
personal
3.
Solicitud
de aplicación de
pruebas
de
meritocracia
4.
Revisión
jurídica
a
las
resoluciones
de
nombramiento
5.
Procedimi
ento
para
selección
y
vinculación
de
personal
riesgo, ya que los
controles
formulados para
el manejo de éste
se aplicaron de
manera eficaz.
control y formularlo en cuanto
al concepto del estudio de
seguridad, la actividad de
solicitar no es un control.
Se Recomienda 18 asociar
como concepto el documento
que evidencia que el control
está documentado, esto es
asociar el Procedimiento P-TH04 Vinculación personal de
planta.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Se reitera la Recomendación
12.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Se Recomienda 19 revisar la
conveniencia de controlar en
el
SIGEPRE,
el
formato
Idoneidad de personal, que
actualmente se aplica como
un control interno del Área.
Se Recomienda 20 eliminar
éste control y definirlo en
cuanto al análisis del concepto
de
las
pruebas
de
meritocracia.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Se reitera la Recomendación
18.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
22
Dependencia: Adquisición de Bienes y Servicios.
Nombre del Riesgo
Controles
Se
ha
materializado
el Riesgo?
Observaciones
1. Revisión previa por
parte
del
Abogado
responsable de elaborar
el contrato.
1. BENEFICIAR A UN
OFERENTE
POR
INCUMPLIMIENTOS
LEGALES
EN
LA 2. Revisión previa por
ELABORACIÓN
parte del Jefe del Área
ESTUDIOS
PREVIOS, de Contratos.
PLIEGOS
DE 3. Revisión previa de los
CONDICIONES
O estudios previos y pliego
INVITACIONES
A de condiciones por el
OFERTAR
DE
UN comité de ordenación
PROCESO
DE del gasto
SELECCIÓN
4.3.Observaciones
por
parte de los oferentes al
proyecto de pliegos de
condiciones,
Pliego
Definitivo o Invitación
Pública y a los informes
de
evaluación
y
verificación
NO
1. Revisión de todo proceso de
contratación por parte del
Comité de Ordenación del
Gasto
2. DECLARATORIA
DE DESIERTA DE UN
PROCESO DE
SELECCIÓN POR
DECISIONES
ERRÓNEAS EN LA
EVALUACIÓN.
2. Revisión del pliego de
condiciones o invitación a
ofertar por parte del Jefe Área
de Contratos.
3. Revisión previa por parte del
abogado a los estudios previos,
y elaboración de pliegos de
NO
El
control
está
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo.
Teniendo en cuenta que el
riesgo solo se circunscribe a la
declaratoria de desierto de un
proceso de selección por
decisión
errónea
en
la
evaluación se Recomienda21
reformular la redacción del
riesgo ya que el comité de
ordenación del gasto en esta
etapa solo revisaría la parte de
la evaluación jurídica.
No se encuentra
documentado.
El jefe del área de contratos
no es competente para revisar
las evaluaciones jurídicas, por
lo cual se Recomienda22
evaluar la conveniencia de
este control.
Teniendo en cuenta que el
jefe del área no es la
competente para revisar las
evaluaciones jurídicas este
control
no
tendría
que
aplicarse en la actualidad.
23
condiciones
ofertar
o
invitación
a
1. Llevar control de las carpetas
prestadas a los funcionarios
3. PERDIDA DE
CARPETAS DE LOS
PROCESOS
CONTRACTUALES
2. Escanear todos los
documentos de las carpetas
de los contratos
NO
De conformidad con lo
anterior se Recomienda
23evaluar la pertinencia y
redacción del riesgo, toda vez
que existen varios factores
dentro del proceso que
pueden determinar la de
declaratoria de desierta un
proceso de selección.
Se Recomienda24 tener en
cuenta que el mismo si se
encuentra documentado toda
vez que se lleva el formato FBD-39 Planilla de préstamo de
carpetas
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
3. Elaborar Inventario
documental
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
4. Solicitar original y copia de
las Ofertas presentadas en los
procesos de selección.
El control está documentado,
se aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Dependencia: Oficina de Control Interno Disciplinario.
Nombre del
Riesgo
1. Decisiones
erróneas en los
pronunciamient
os
ejecutoriados
de los procesos
disciplinarios
Controles
Se ha
materializado
el Riesgo?
1. Realizar reunión cuatrimestral
de retroalimentación de los
expedientes recibidos en la
dependencia.
2. Capacitar a los funcionarios
públicos de la entidad.
NO
3. Mantener actualizada la
normatividad disciplinaria y
procesal
Observaciones
Este control no se encuentra
documentado por lo que se
Recomienda25 documentar el
mismo.
Se Recomienda26 revisar la
caracterización del indicador
del riesgo toda vez que no
posee variables que permita la
medición del mismo.
Se Recomienda27 revisar la
definición del riesgo Decisiones
erróneas
en
los
pronunciamientos ejecutoriados
de los procesos disciplinarios ya
que se observa que no están
definidos
los
criterios
comparables para conceptuar
si la decisión es errónea o no.
24
Se
Recomienda
revisar la
conveniencia de definir un
nuevo riesgo para la caducidad
en los procesos disciplinarios.
4. Realizar seguimiento
permanente a los expedientes
Este control en la actualidad no
se encuentra documentado por
lo
que
se
Recomienda28
implementar herramientas que
permitan
documentar
el
seguimiento realizado a los
expedientes.
DEPENDENCIA: Secretaria Jurídica.
Nombre del Riesgo
1.
Deficiencia
en
el
momento de revisar y
aprobar
proyectos
de
actos normativos
Controles
Se
ha
materializ
ado
el
Riesgo?
1. Revisión con la
entidad competente y
al interior de la
Secretaría Jurídica.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
NO
2.Contratación
de
personal
calificado
con conocimientos en
derecho constitucional
y legislación vigente
3. Expedición de actos
normativos para
corrección de yerros
2.Incumplimientos legales
en la atención de los
procesos judiciales y
acciones judiciales
Observaciones
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
1. Estudio de la
normatividad de
acuerdo al tema
asignado
2. Vigilancia continua
de las actuaciones
dentro de los procesos
y acciones judiciales
3. SIGOB como
mecanismo de control
de fechas de
radicación
4. Verificación de los
reportes emitidos por el
organismo vigilante de
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
NO
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
25
los procesos judiciales
DEPENDENCIA: Dirección de seguridad
Nombre del Riesgo
Controles
1.
Incumplimiento
en
las
funciones
como
Secretaría
Técnica
del
Consejo
de
Seguridad
Nacional,
contempladas en el Decreto
4748/2010 Art.7.
1.
Establecimiento
de un tiempo
para la
elaboración,
recepción de
observaciones y
entrega para la
firma de forma
personal de las
actas del
Consejo.
Se
ha
materializado
el Riesgo?
NO
observaciones
Se observa que los controles
establecidos para evitar la
materialización del riesgo no
se están aplicando, como se
evidencio en la revisión de la
matriz de riego de la Dirección
incumpliendo lo dispuesto en
los
lineamientos
de
la
administración
del
riesgo
numeral 8.1., controles No
Conformidad Real 2.
Así mismo se Recomienda29
revisar y definir un riesgo
asociado a la prestación del
servicio de la Dirección de
acuerdo al nuevo enfoque
metodológico, toda vez que la
información que reposa en las
actas contiene información
reservada de conformidad
con el decreto 4748 de 2010.
2. Solicitud de
agenda
e
información
requerida para
el
correcto
desarrollo
del
CSN
3. Realizar
comunicacione
s oficiales a las
entidades para
realizar
seguimiento
semestral a los
acuerdos del
CSN.
DEPENDENCIA: Secretaria de Transparencia
Nombre del Riesgo
Controles
1. Protocolos para
el intercambio de
información con
las
entidades
fuentes.
Se
ha
materializa
do
el
Riesgo?
observaciones
Se Recomienda30 revisar el
Lineamiento que establece:
“(…)
Si
el
control
está
documentado indique en qué
documento del SIGEPRE se
encuentra
documentado
y
26
asócielo como concepto (…)”.
1. Falta de oportunidad en la
publicación de información
que produzca el observatorio
de
transparencia
y
anticorrupción
2. Mesas técnicas
del observatorio,
con
los
funcionarios
encargados
del
envío
de
la
información.
NO
3. Reuniones del
equipo
de
la
Secretaría
de
Transparencia y el
equipo del área
de sistemas el
DAPRE
2.Incumplimiento
en
las
actividades de coordinación,
monitoreo y seguimiento de la
Política
Pública
Integral
Anticorrupción
1. Liderar procesos
de socialización a
las entidades de
la importancia de
la política pública
integral
anticorrupción.
2.
Recurso
humano de la
Secretaría
de
Transparencia
capacitado.
3. Actividades de
seguimiento y
coordinación con
entidades
públicas
pertinentes para
la política pública
integral
anticorrupción, en
alianza con el
DNP.
Se Recomienda31 tener en
cuenta que el mismo si se
encuentra documentado en la
minuta del contrato número
297-13
clausula
9
“La
coordinación,
supervisión
y
control de ejecución de este
contrato estará a cargo para la
parte
administrativa
del
Secretario de Transparencia, y
para la parte técnica de la Jefe
del Área de Información y
Sistemas de la ENTIDAD.
Se Recomienda32 actualizar el
control denominado “Reuniones
del equipo de la Secretaría de
Transparencia y el equipo del
área de sistemas el DAPRE.”
Toda vez que el mismo se está
aplicando en la actualidad.
Es importante tener en cuenta
que el área de sistemas es la
encargada de velar por el
cumplimiento técnico de la
operación del observatorio.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
Este control no se encuentra
documentado por lo que se
Recomienda33 documentar el
mismo.
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para
minimizar el riesgo.
NO
27
4. Incorporación
de un tablero de
control
de
seguimiento a la
política
pública
dentro
del
observatorio
de
transparencia
para
hacer
públicos
los
retrasos
en
reporte,
actividades
y
metas
de
los
responsables en la
ejecución de la
política.
En la actualidad si se encuentra
documentada
en
el
link
http://www.anticorrupcion.gov.
co/Paginas/IndicadoresPPIA.aspx
por lo que se
Recomienda34 documentar el
mismo.
Al incorporar el tablero de
control
permite
mantener
vigilancia continua de la política
teniendo control de las metas y
de los responsables de las
mismas.
Se Recomienda35 actualizar el
control
denominado
“Incorporación de un tablero de
control de seguimiento a la
política pública dentro del
observatorio de transparencia
para hacer públicos los retrasos
en reporte, actividades y metas
de los responsables en la
ejecución de la política.” Toda
vez que el mismo se está
aplicando en la actualidad.
DEPENDENCIA: Atención al Usuario
Nombre del Riesgo
Controles
1.
Incumplimiento
de
compromisos en el reporte
de productos y/o servicios
no conformes por parte de
las oficinas que integran los
Procesos Misionales.
1.
Se
realizan
capacitaciones
sobre el control y
tratamiento
de
productos
y/o
servicios
no
conformes.
Se
ha
materializ
ado
el
Riesgo?
No
observaciones
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo.
2. Procedimiento PS
No Conforme.
28
3. Seguimiento a la
aplicación del
Manual de Servicios
Misionales
2. Incumplimiento de los
Acuerdos de Nivel de
Servicio
durante
la
prestación de los servicios
compartidos del DAPRE.
3. Vencimiento de los
términos legales en la
atención
(Respuesta,
Información del Trámite y
Notificación por Aviso) de
peticiones,
sugerencias,
quejas o reclamos
Se Recomienda36 implementar
mecanismos que permitan
mejores canales de comunicación
con los clientes poco satisfechos
con la prestación de los servicios.
1. Utilización del
aplicativo de
servicios compartidos
2. Reuniones con los
clientes beneficiados
de la prestación de
los servicios.
NO
3. Encuesta de
satisfacción
1. Generación de
reportes quincenales
por parte de las
dependencias
SI
2. Aplicativo SIGOB
para la atención de
las PSQR's
3.Capacitación
sobre PSQR's
Se Recomienda37 fortalecer los
controles así como formular
aquellos que estén orientados a
las causas que pueden generar la
materialización de responsabilidad
en las dependencias.
4. Generación de
reportes preventivos
semanales por parte
del Grupo de
Atención al Usuario y
Servicios
Compartidos
5. Interrupción de
términos para la
respuesta de las
PSQR
6. Información sobre
el estado del trámite
de PSQR
7. Aplicación del
procedimiento de
PSQR
DEPENDENCIA: Consejería Presidencial para la Primera Infancia
29
Nombre del
Riesgo
Controles
¿Se
materializado
el Riesgo?
1. Seguimiento
a cronograma
de obras.
1.
Incumplimiento
de
compromisos
en la
generación de
infraestructura
para fortalecer
la atención
integral a la
primera
infancia acorde
con las metas
del PND
2. Revisión de
informes de
seguimiento.
3. Seguimiento
acuerdos de
Cooperación.
SI, fecha de
materialización
23 de
diciembre del
2015
observaciones
Sí. Estrategia 2 del Plan Operativo 2014.
No. por la materialización. Sin embargo,
se evidencia en los informes de
seguimiento las visitas realizadas.
Sí. Se evidencia el cronograma de visitas
de Los arquitectos del programa Plan
Padrino que realizan visitas de
seguimiento y asistencia con el fin de
hacer seguimiento a las siguientes obras
en ejecución
Sí. En los OFI14-001125821 JMSC 120100 y
OF114-00085420 I JMSC 31100
No. por la materialización. Sin embargo,
se evidencia de la revisión informes de
seguimiento las visitas realizadas.
Si, Los ejecutores de las obras envían a
los suscriptores de los acuerdos de
cooperación informes de tipo semanal y
mensual donde se evidencian los
avances de las obras. El equipo
administrativo y de Plan Padrino realizó la
revisión de los siguientes informes con el
fin de solicitar ajustes y correctivos sobres
los temas que evidencien posibles
retrasos o problemas en las obras
Si, en las actas número 22, 23, 24 y una
última sin enumerar.
No. por la materialización. Sin embargo,
se evidencia en las actas el seguimiento
a los acuerdos de cooperación.
Sí. Por medio de la suscripción de actas
evidenciadas en el aplicativo SIGEPRE.
Se recomienda38 formular plan de
mejoramiento.
NOTA: A pesar de que se aplicaron los controles, no se entregaron las obras
de infraestructura al 31 de diciembre de 2014 en los municipios de San
Andres, Zona Bananera, Tumaco, Leticia, Puerto Gaitán, Chinu, Pivijay,
Agua de Dios, Bahía Solano, Los patios, Astrea, Mompox, Santa rosa de
Viterbo, Buenaventura, Ibagué. (Estrategia “4F. Hacer entrega de los
Centros de desarrollo infantil temprano construidos para atención integral
a la primera infancia (PPC)”. Adicionalmente en esta estrategia Tarea C.
Proveer elementos que permitan brindar atención integral de calidad
aportando a la promoción del desarrollo social, emocional y cognitivo de
los niños en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos establecidos
30
por la Estrategia de Cero a Siempre. Y Estrategia “2G.Hacer entrega de los
proyectos de infraestructura PPC)”). Se recomienda formular plan de
mejoramiento, es de resaltar que se tiene plenamente identificada la
situación y la formulación ha sido propuesta por los responsables de la
misma consejería. Se recomienda, revisar la pertinencia de los controles de
este riesgo y su posible reformulación.
Otro punto a tener en cuenta es la duplicidad de información en el riesgo
“Incumplimiento de compromisos en la generación de infraestructura para
fortalecer la atención integral a la primera infancia acorde con las metas
del PND”, se recomienda indagar sobre la causa realizar el ajuste.
DEPENDENCIA: Consejería Presidencial para la Primera Infancia
Nombre del
Riesgo
Controles
¿Se
materializado
el Riesgo?
1. Asistencia de
la persona con
facultad de
decisión
2. Incumplimiento de
compromisos
generados en las
reuniones de la
Comisión Intersectorial
2. Mecanismo
de seguimiento
desde la
coordinación
de la CIPI
3. Revisión en
Comité Técnico
Ampliado
No
observaciones
No.
Sí. Al asistir los funcionarios con
poder de decisión se pueden
realizar las actividades propuestas
en la agenda y revisar si se
efectuaron
conforme
los
lineamientos y directrices.
Sí, Al inicio de cada sesión se
verifica la conformación del
quorum por parte de la presidenta
de la Comisión Intersectorial para la
Primera Infancia. Se evidencia en
las Actas 35, 36 y 37.
Sí. Matriz de seguimiento cargada
en Aplicativo SIGEPRE.
Sí. La coordinación de la Comisión
Intersectorial para la Primera
Infancia con el fin de dinamizar el
seguimiento a los compromisos
determina el responsable, las
acciones para cumplir con los
objetivos en los tiempos
planificados.
Sí. A través del seguimiento a la
matriz.
No.
Si, se realizan (sesiones
preparatorias previas a la Comisión
Intersectorial para revisar los
compromisos y los mecanismos
31
para cumplir lo establecido, así
como los temas a tratar en
Comisión Intersectorial para la
Primera Infancia).
Se realizaron cuatro sesiones de
comité técnico ampliado. 8 de
septiembre, 15 de octubre, 18 de
noviembre y 1 de diciembre del
2014.
Sí.
No.
Sí, porque para evitar la duplicidad
en la asignación de
responsabilidades entre los sectores
para el cumplimiento de los
compromisos, se realiza
conjuntamente la asignación
adecuada de responsables, y se
verifica la competencia de las
entidades y la asignación del
responsable en la matriz de
seguimiento.
No. Observación: No se entiende
porque si se registra como efectivo
pero a la hora de la aplicación se
registra que no lo hacen, generan
confusión. Se presume que existe
imprecisión al momento de registrar
el análisis del riesgo. Se recomienda
ajustar el control.
No.
Si, se realiza mensualmente el
seguimiento de acuerdo con las
líneas de acción de la Estrategia
"De Cero a Siempre", se generan
actividades específicas para cada
uno de los sectores con el fin de
aportar al cumplimiento de la
meta.
4.Asignación
adecuada de
responsable
5. Seguimiento
al Plan de
Acción
Nacional
DEPENDENCIA: AREA ADMINISTRATIVA
Nombre del
Riesgo
Controles
¿Se
materializo
el Riesgo?
Observaciones
1. Demoras en la
elaboración del
documento de
análisis del sector y
de oferentes
1. Seguimiento al
cronograma
establecido en el
Plan Anual de
Adquisiciones.
NO
Sí, existen correos y pertenecen a la
herramienta
Outlook,
no
se
encuentran documentados en el
aplicativo SIGEPRE. Sin embargo, se
evidencian
correos
electrónicos
enviados por el coordinador a cada
uno de los responsables de realizar
32
los estudios al interior de la
coordinación. Se realiza por lo menos
2 veces al mes.
Sí, debido a que se han reducido las
devoluciones por débil elaboración
en Análisis del sector y estudio de
mercado. Sin embargo, el indicador
asociado
está
en
rojo.
Se
recomienda, revisar la pertinencia
del indicador asociado debido a que
se han realizado modificaciones
Sí, dado que el insumo (Estudio de
mercado y análisis del sector) es
entregado previamente al técnico
encargado del contrato para su
posterior solicitud de contratación.
No. Sin embargo, se realizó una
plantilla en Word en la cual se
registran
las
especificaciones
técnicas que se necesitan.
Sí, porque se investigan y conocen
los
precios
del
mercado.
Adicionalmente, se
conoce
la
información
técnica
de
las
necesidades reales para la entidad.
Si, cada vez que se requiere realizar
la invitación a los proveedores de
productos y servicios.
No. Sin embargo, se evidencia por
medio de correos electrónicos la
solicitud de ingreso a los proveedores
para realizar la respectiva visita y
determinación técnica.
2. Invitación para el
levantamiento de
Especificaciones
Técnicas
3. Visitas Técnicas
4. Base de Datos de
oferentes de bienes
y servicios
2. Demoras en la
prestación de
1. Sistema de
Servicios
NO
Si, debido a que en las visitas los
proveedores
como
expertos
conocen las situaciones reales
técnicas del producto o servicio a
contratar.
Si, cada vez que existe la necesidad
se realiza la invitación a los
proveedores y asisten a la entidad
para determinar técnicamente la
propuesta a contratar.
No, en Excel se encuentra la
información o base de datos para
solicitar las cotizaciones.
Sí, porque se conoce la información
de proveedores para solicitar las
cotizaciones.
Si, se aplica cada vez que se
requieren cotizaciones.
Sí, se encuentra en el aplicativo
SERVICIOS COMPARTIDOS.
33
servicio de aseo y
cafetería para la
atención de
reuniones
Compartidos para
las solicitudes de
servicios.
Sí, porque ayuda a determinar los
servicios solicitados que se atienden.
El registro es importante para realizar
el seguimiento.
Sí, se envía una encuesta al
funcionario que solicito el servicio ya
prestado con el ánimo de medir el
nivel de satisfacción del usuario.
No está documentado, porque este
se realiza por teléfono para conseguir
al personal y solucionar la situación.
Si es efectivo, porque tan pronto se
identifica la falta de personal de
cafetería, se comunica al
responsable de tal forma que este
mismo ubica a la coordinadora de
aseo para asignarla como auxiliar
de cafetería en los eventos.
Si, por llamadas telefónicas a celular.
No. Sin embargo, existen los
contratos y anexos técnicos que
demuestran la contratación de los
insumos tanto del TH como de los
bienes.
Si, debido a que se estipula en los
anexos técnicos que se va a
contratar técnicamente. Además
ayuda en gran medida el estudio del
mercado y análisis del sector.
Si se aplica. Está en la parte
contractual de los contratos de
suministros.
2. Prestación de
Servicio de
Cafetería alterno
con personal
contratista de Aseo
3. Suscripción de
Insumos Técnicos
para la
contratación de
aseo y cafetería.
DEPENDENCIA: AREA ADMINISTRATIVA
Nombre del Riesgo
Controles
3. Incumplimiento
de los requisitos
técnicos y legales
en el trámite de
legalización de
bienes entregados
a la Entidad, por
cualquier
modalidad.
1. Inspección
Física y
revisión de
Inventarios
observaciones
Sí. En carpeta “Inventario por Oficina” con
información y evidencia. Adicionalmente,
se encuentra alineada con la TRD.
Sí. Porque permite establecer y llevar el
registro de los inventarios para determinar
la responsabilidad y el cuidado. Esta
actividad se realiza físicamente y se
registra la descripción del ítem y su
respectiva
cantidad
para
cada
funcionario.
Si, por medio de un cronograma
establecido se realiza la revisión física en el
puesto de trabajo una vez finalizada la
revisión se firma el inventario por parte del
34
2.
Verificación
del Bien y
Registro de
Ingreso al
Almacén
DEPENDENCIA: AREA ADMINISTRATIVA
Nombre del Riesgo
Controles
funcionario, y en caso de encontrarse una
situación no deseada sobre el extravió se
afecta el seguro, para esto se establecen
responsabilidades ante OCID.
Si, En el aplicativo Aladino y soportados en
la carpeta “Entrada Almacén DAPRE
comprobante No. 0212 – 0315” se
evidencian los ingresos. Adicionalmente, el
ingreso se realiza previa revisión de los
bienes por parte de los responsables de la
adquisición y posterior a esto se ingresan a
los inventarios de la entidad con sus
respectivos
documentos
legales
de
soporte
Sí. Porque permite verificar el verdadero
estado de los bienes y sus respectivas
características técnicas, marca, cantidad,
etc. para su respectivo ingreso en el
inventario. Adicionalmente, sí son bienes
catalogados como devolutivos se realiza
la asignación de placas y su respectiva
asignación para mantener mayor control
sobre el bien.
¿Se materializado
el Riesgo?
1.
Mantenimiento
Correctivo y
Preventivo de los
equipos de
telecomunicaci
ones.
4. Programar y prestar o
suministrar los bienes y
servicios solicitados.
Suspensión
Masiva en la prestación
del servicio de
telecomunicaciones.
NO
observaciones
No.
Sin
embargo,
se
evidencia en la minuta del
contrato el contrato del
mantenimiento a realizar.
Con
respecto
a
lo
documentado,
se
tiene
pendiente incluirlo en el
manual de bienes muebles
e
inmuebles
en
los
concerniente
a
mantenimientos preventivo
y correctivo. Contrato NEC
214-14.
Sí. Debido a que como
supervisores del contrato
ellos no avalan el pago si
este cronograma no se
cumple de acuerdo a la
parte
contractual
del
contrato.
35
2.
Implementación
de Soporte
Técnico con los
Operadores
Comerciales
3. Pluralidad de
Operadores del
Servicios de
Telecomunicaci
ones
Si se aplica. Cumpliendo el
cronograma del contrato.
No.
Sí. Se realiza soporte técnico
con
los
operadores
comerciales y el DAPRE a las
tarjetas de los enlaces
digitales, esto permite la
recuperación del servicio
que caso de que 1 de ellos
falle, inmediatamente se
transfiere al otro.
Se registra que NO. Se
recomienda analizar
la
aplicación de este control
debido a que en el
aplicativo SIGEPRE modulo
Riesgos aparece que no se
aplica
y
según
la
coordinación si aplican el
control.
No.
Se cuenta con 4 operadores
de telefonía (3 fija y 1
celular) y en caso de que 1
de ellos falle, el software
permite
transferir
las
comunicaciones con los
otros operadores con el fin
de mantener la continuidad
del servicio de llamadas.
Sí.
Cuando
la
central
telefónica identifica que
existe falla la posible falla
en la ruta de llamada, esta
automáticamente conmuta
a una ruta con servicio.
En sistema NEC tiene una
CPU auxiliar para suplir el
posible daño en la CPU
principal,
esto
permite
mantener la continuidad.
También se cuenta con
doble banco de baterías.
Se cuenta con un inventario
de tarjetas para guardar la
información contenida.
Sí.
Como
proceso
automático controlado por
el software de la central,
cuando se identifica la falla
se
usan
los
equipos
auxiliares.
36
DEPENDENCIA: Dirección para la Estrategia de Comunicaciones
Nombre del
Riesgo
Controles
¿Se
materializ
ado el
Riesgo?
1. Matriz de control
de las solicitudes de
los Ministerios y
entidades adscritas
para brindar
asesoría
1.Inadecuada
asesoría a las
entidades de la
rama ejecutiva del
orden nacional
para transmitir el
mensaje de
gobierno por parte
de la Dirección
para la estrategia
de Comunicación
No
2. Directiva 07 de
2011
Observaciones
Sí. Se encuentran relacionadas en
tablas de TRD en las cuales se registran
los documentos donde se relacionan
las solicitudes de los ministerios y
entidades adscritas.
Porque permite registrar las asesorías
que se dictan para la correcta
transmisión de los mensajes del
gobierno. Permitiendo tener el control
de las actividades realizadas y las
planificadas para su ejecución.
Sí. En la página web de la presidencia.
Sin embargo, se Recomienda39 realizar
el ajuste con la nueva Directiva
Presidencial No. 05 del 24 de
noviembre del 2014 en el módulo de
riesgos.
Si, debido a que se siguen los
lineamientos
establecidos
en
la
directiva y entregar los mensajes con la
actual imagen del gobierno.
Si, y se evidencia la directiva. Pero
como ya lo hemos mencionado se
Recomienda40 realizar el ajuste en el
módulo de riesgos con la nueva
directiva.
Dependencia: Área Financiera
Presupuesto
Nombre del
Riesgo
Controles
1. Revisión de la solicitud
de CDP acorde con el
Plan Anual de
Adquisiciones
Se ha
materializa
do el
Riesgo?
Observaciones
Dónde:
En
el
Procedimiento P-GF-14
Versión
04.
Recomendación41.
Que
se
tenga
en
cuenta los procesos y/o
procedimientos
susceptibles de actos
de corrupción definidos
en
los
Lineamientos
para la Administración
37
1. Efectuar
certificados de
disponibilidad y
registros
presupuestales por un
rubro presupuestal
que no corresponda
en la ejecución de la
cadena presupuestal
No
2. Revisión de todos los
CDPs y Registros
Presupuestales
expedidos
del Riesgo Pag.8, y en el
documento Estrategias
para la construcción del
Plan Anticorrupción y de
atención al ciudadano
Pag.10., en donde a
menara de ejemplo se
muestran entre otras
situaciones no deseadas
que
pueden
estar
relacionadas con actos
de corrupción el de
Afectar rubros que no
correspondan
y
teniendo en cuenta que
se tiene identificado
este
riesgo
como
institucional y de tipo
Financiero,
se
hace
necesario que la se
analice si este es un
proceso que por su
quehacer
diario
se
encuentran propensos a
corrupción.
Porque: Al realizar la
revisión de la Solicitud y
cruzarla con el Plan
Anual de Adquisiciones,
se está garantizando
que éste fue un gastos
previamente planeado.
Como: Realizando la
revisión de cado uno de
las solicitudes de los
CDP, frente al Plan
Anual de Adquisiciones.
Dónde: P-GF-14 Versión
04.
Porque: Porque permite
que al revisarlo y en
caso de que haya
quedado
alguna
inconsistencia esta se
pueda
corregir,
evitando
de
esta
manera la ocurrencia
del riesgo.
Como: Una vez se
genera
el
CDP
o
Registro Presupuestal se
revisa contra la solicitud
y se aprueba mediante
firma del Coordinador
de Presupuesto.
38
3. Aplicativo SIIF Nación
Dónde: P-GF-14 Versión
04.
Porque: Porque una vez
se genere el CDP o el
Registro,
el
sistema
afecta
automáticamente
los
saldos.
Como: Realizando el
registro de todos y cada
uno de los CDPs y
Registros de manera
oportuna.
Dónde:
No
está
documentado.
Este
control no se encuentra
documentado, aunque
en el SIGEPRE, dice que
sí.
Se
Recomienda42 realizar
el Análisis y Verificación
Porque:
Permite
evidenciar que no se
encuentran diferencias.
4. Conciliación
entre los reportes
de ejecución
presupuestal del
SIIF con los
cuadros
consolidados del
Área Financiera y
FONDO PAZ
Como:
Realizando
cruces semanales que
permitan establecer si
hay o no diferencias.
Pagaduría
Nombre del Riesgo
Controles
Se
ha
materializado
el Riesgo?
observaciones
1. Revisión de los documentos
soportes de pago
2. Efectuar un pago a
una persona natural o
jurídica
que
no
corresponda
por
vacíos de información
en la ejecución de la
cadena presupuestal y
otros pagos
2.
Confrontación de la
información del sistema SIIF
contra documentos físicos
3. Cumplir con las medidas de
seguridad establecidas en el
sistema SIIF
No
Se
Recomienda43
Evidenciar
en
el
Monitoreo del riesgo el
número de
cuentas
revisadas y el número
de cuentas devueltas
por inconsistencias.
4. Amparar los recursos con
pólizas de seguros
39
5. Control y verificación de la
información ordenando la
transferencia de recursos a las
entidades financieras
Contabilidad
Nombre del Riesgo
Controles
Se
ha
materializado el
Riesgo?
1.
Definición
de
funciones para cada
uno de los funcionarios
responsables
en
las
actividades criticas de
control establecidas
observaciones
Dónde:
Manual
de
Funciones. Resolución 3830
de 2013
Porque: Los responsables
de las actividades son
personas capacitadas para
el desempeño de sus
funciones.
Como: Cumpliendo con las
funciones establecidas.
Dónde: Resolución 375
2007
emitida
por
Contaduría General
Nación. Decreto 4907
2011-DIAN. P - GF -08.
2. Socialización de las
fechas establecidas por
la Contaduría General
de la Nación, la DIAN y
la
Secretaría
de
Hacienda Distrital
3. Incumplimiento legal
en la presentación de la
Información Exógena,
las declaraciones de
retenciones
y
los
Estados Financieros.
Porque: Permite establecer
un cronograma interno,
que permita preparar con
tiempo la información.
No.
3.
Programación de
fechas para entregar la
información por parte
de los responsables para
su
elaboración
y
consolidación
de
la
de
de
Como: Con base en las
fechas establecidas por la
Contaduría General de la
Nación, la Coordinadora
del Grupo de Contabilidad,
establece fechas internas
de
cierre
las
cuales
socializa al interior del Area
y del Fondo Cuenta.
El
Coordinador de Pagaduría
envía comunicación a las
áreas
involucradas
informando las fechas.
Dónde: P-GF-07 y P-GF-08.
Porque: Permite tener a
tiempo la información para
su análisis y de esta manera
realizar
a
tiempo
las
correcciones a que haya
lugar.
40
Como: La Coordinadora
del Grupo de Contabilidad
estableces su fecha de
cierre, las cuales comunica
por correo a las áreas
involucradas.
Dónde: P-GF-14.
4.
Revisión de la
información entre lo
causado y lo pagado
Porque: Permite tener la
certeza, que todo se
encuentra registrado.
Como:
Verificando
los
soportes de las cuentas que
todas
se
encuentren
registradas en el SIIF.
Dónde: P-GF-07.
5.
Revisión de la
Información contable
Porque:
Evita
que
la
Información
contable
presente inconsistencias.
Como:
El Grupo de
contabilidad
recibe
la
información
de
las
diferentes dependencias, la
registra
oportunamente
con el fin de preparar y
revisar
los
estados
financieros,
para
ser
presentados
oportunamente
Cajas Menores
Nombre del Riesgo
Controles
Se ha
materializado el
Riesgo?
Observaciones
41
1. Definición del
responsable de la caja
menor
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Recomendación.44 Que se
tenga
en
cuenta
los
procesos y/o procedimientos
susceptibles de actos de
corrupción definidos en los
Lineamientos
para
la
Administración del Riesgo
Pag.8, y en el documento
Estrategias
para
la
construcción
del
Plan
Anticorrupción
y
de
atención
al
ciudadano
Pag.10., en donde a menara
de ejemplo se muestran
entre otras situaciones no
deseadas que pueden estar
relacionadas con actos de
corrupción el Hurto y el
Fraude
y
teniendo
en
cuenta
que
se
tiene
identificado
este
riesgo
como de tipo Financiero, se
hace necesario que la se
analice si este es un proceso
que por su quehacer diario
se encuentran propensos a
corrupción.
Porque:
Da
responsabilidades a una
persona la cual debe revisar
la
documentación
que
soporta
los
gastos.
Recomendación.45 Que los
responsables del manejo de
las cajas menores se reúnan
y replantee los riesgos
establecidos
en
la
actualidad.
Como:
Nombrando
mediante resolución a la
persona
encargada
el
manejo de cada una de las
caja
menores.
Recomendación.46
La
actividad critica a controlar
"ACC: Manejar los recursos
asignados a
las Cajas
Menores" se registra en la
caracterización del Área
Financiera y no en las áreas
de
Talento
Humano
y
Administrativa que ejecutan
42
la actividad, por lo que se
hace necesario replantear
esta situación.
4. Fraude en la
documentación soporte
de gastos por Caja
Menor
No
2. Aplicación de las
normas y lineamientos
establecidos para el
manejo de cajas
menores
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Recomendación.47
Establecer y documentar en
el Área Administrativa, el
Procedimiento
para
el
Manejo
de
las
Cajas
Menores de Administrativa y
del Despacho del Señor
Presidente.
Porque: Si porque asegura el
correcto manejo de las
cajas menores.
Como:
Cumpliendo
lo
establecido en el Decreto
2768/12 y en los lineamientos
para el manejo de las cajas
menores.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
3. Aplicación de los
controles de seguridad
informática establecidos
por las Entidades
financieras
4. Revisión de la
documentación para la
legalización de los gastos
efectuados por caja
menor
Porque: Cuando se realiza el
pago
por
transferencia
electrónica,
este
debe
cumplir con unos protocolos
como son: El número y tipo
de documento, el cual debe
pertenecer a la persona
dueña de la cuenta a la que
se hacer el giro.
Como: Realizando los pagos
a nombre de la persona que
nos factura.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Permite tener la
certeza que los soportes
cumplen con los requisitos
establecidos por la norma.
Como: Los responsables de
la caja menor revisan la
documentación
soporte
para la legalización de los
gastos. (que las facturas no
estén enmendadas, que
cumplan con las normas
establecidas por la DIAN)
43
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Ampara los recursos
en caso de la ocurrencia del
fraude.
Como: La Entidad cuenta
con pólizas de manejo que
amparan
los
recursos
asignados
a
las
cajas
menores contra fraude y
robo.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Permite establecer
que se esté dando el
adecuado manejo a los
recursos asignados a las
cajas menores.
5. Constitución de pólizas
de seguros
6. Arqueo de cajas
menores
Como: Tanto la Oficina de
Control Interno, como el
área
Financiera
realizan
arqueos sorpresivos a cada
una de las cajas menores
existentes.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores y Decreto 2768/12.
Porque:
7. Registro de
operaciones de la caja
menor
Nombre del Riesgo
Controles
1. Definición del
responsable de la caja
menor
Como:
Todas
las
operaciones realizadas por
las cajas menores
son
registradas en el SIIF II, que
es el sistema oficial para
hacerlo.
Se ha
materializado el
Riesgo?
observaciones
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Recomendación48. Que se
tenga
en
cuenta
los
procesos y/o procedimientos
susceptibles de actos de
corrupción definidos en los
Lineamientos
para
la
Administración del Riesgo
Pag.8, y en el documento
Estrategias
para
la
44
5. Hurto de dinero en
efectivo o cheques de
los recursos asignados a
las cajas menores
No.
2. Arqueos periódicos a
las cajas menores
construcción
del
Plan
Anticorrupción
y
de
atención
al
ciudadano
Pag.10., en donde a menara
de ejemplo se muestran
entre otras situaciones no
deseadas que pueden estar
relacionadas con actos de
corrupción el Hurto y el
Fraude
y
teniendo
en
cuenta
que
se
tiene
identificado
este
riesgo
como de tipo Financiero, se
hace necesario que la se
analice si este es un proceso
que por su quehacer diario
se encuentran propensos a
corrupción.
Porque:
Da
responsabilidades a una
persona la cual debe revisar
la
documentación
que
soporta
los
gastos.
Recomendación.49 Que los
responsables del manejo de
las cajas menores se reúnan
y replantee los riesgos
establecidos
en
la
actualidad.
Como:
Nombrando
mediante resolución a la
persona
encargada
el
manejo de cada una de las
caja
menores.
Recomendación.50
La
actividad critica a controlar
"ACC: Manejar los recursos
asignados a
las Cajas
Menores" se registra en la
caracterización del Área
Financiera y no en las áreas
de
Talento
Humano
y
Administrativa que ejecutan
la actividad, por lo que se
hace necesario replantear
esta situación.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Recomendación51.
Establecer y documentar en
el Área Administrativa, el
Procedimiento
para
el
Manejo
de
las
Cajas
Menores de Administrativa y
45
del Despacho
Presidente.
3. Asignación de Cajas
Fuertes con claves
personalizadas
4. Amparar los recursos
con pólizas de seguros
5. Transporte de valores
con las medidas de
seguridad exigidas por las
compañías de seguros
del
Señor
Porque: Permite establecer
que se esté dando el
adecuado manejo a los
recursos asignados a las
cajas menores.
Como: Tanto la Oficina de
Control Interno, como el
área
Financiera
realizan
arqueos sorpresivos a cada
una de las cajas menores
existentes.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Si se tiene los títulos
valor en lugar seguro, como
lo es la caja fuerte con
claves
personalizadas,
aseguramos que no todo el
mundo puede tener acceso
a estos recursos.
Como: Para cada una de las
caja menores que manejo
dinero en efectivo o
cheques, estos son
guardados en cajas fuertes
con claves personalizadas.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Ampara los recursos
en caso de la ocurrencia de
hurto.
Como: La Entidad cuenta
con pólizas de manejo que
amparan
los
recursos
asignados
a
las
cajas
menores en caso de hurto..
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque:
Protege
al
responsable de la caja
menor,
minimizando
la
ocurrencia de hurto.
46
Como:
Cuando
los
responsables del manejo de
las cajas menores retiran
efectivo de las entidades
financieras deben ir en
vehículo de la entidad y con
un acompañante si es del
caso.
Dónde: Lineamientos para la
administración de las Cajas
Menores.
Porque: Asegura que el
archivo de transferencia de
recursos corresponde a lo
soportado en documentos.
Como: Para el caso de la
caja menor de viáticos al
interior que efectúa pagos a
través de abono en cuenta,
el responsable del manejo
de la caja menor verifica la
información registrada en el
archivo
ordenando
la
transferencia de recursos.
6. Control y verificación
del archivo ordenando la
transferencia de recursos
a las entidades
financieras
DEPENDENCIA: Fondo de Programas Especiales para la Paz- Fondo Paz
Nombre del
Riesgo
1. Incumplimiento
en la generación
de
condiciones
para el logro y
mantenimiento
de la Paz en todo
el
territorio
nacional.
2. Incumplimiento
en la generación
de condiciones
para el logro y
mantenimiento
de la Paz a través
del mejoramiento
Controles
Se
materializado
Riesgo?
1. Programación
Presupuestal
NO
1. Interventorías
Administrativas,
Técnicas, Financieras y
Ambientales a los
proyectos de
Mejoramiento de Vías.
2. Solicitud de Planes
NO
ha
el
Observaciones
La Oficina de Control Interno,
luego de realizar seguimiento a
los Riesgos del Fondo de
Programas Especiales para la
Paz, evidenció que éstos no se
han materializado debido a la
aplicación y monitoreo
permanente de los controles
formulados por el Fondo.
En el segundo riesgo es
importante mencionar que
para el Fondo de Programas
Especiales para la Paz-Fondo
Paz no se materializó el riesgo,
sí bien es cierto no se cumplió
con la meta a 31 de diciembre
47
de Vías en Zonas
Afectadas por el
conflicto.
de
2014,
las
adiciones,
prorrogas a los contratos de
obra
se
hicieron
y
se
constituyeron Reservas, para
cumplir con la Generación de
Condiciones para el logro y
Mantenimiento de la Paz, para
el mejoramiento de las Vías, en
las zonas afectadas por el
Conflicto,
de Contingencia a los
Ejecutores de los
Proyectos de
Mejoramiento de Vías.
3. Modificaciones a
los convenios.
DEPENDENCIA: Fondo de Programas Especiales para la Paz- Fondo Paz – Caja Menor.
Nombre del Riesgo
Controles
1. Fraude en la
documentación soporte
de gastos por Caja
Menor.
1. Manejo y Revisión de
documentos
2. Hurto de dinero en
efectivo o cheques de
los recursos asignados a
las Cajas Menores.
2. Manejo de efectivo y
chequeras
Se
ha
materializ
ado
el
Riesgo?
NO
NO
3. Manejo eficiente y
oportuno de los recursos
NO
Observaciones
La Oficina de Control Interno
verificó los controles
establecidos para mitigar los
riesgos asociados para el
manejo de Caja Menor y
evidenció que ningún riesgo se
ha materializado, gracias a la
aplicación de los controles
existentes.
El Cuentadante de la Caja
Menor
del
Fondo
de
Programas Especiales para la
Paz- Fondo Paz,
envía al
Proceso de Gestión Financiera
(Contabilidad),
cuatrimestralmente un informe
detallado del seguimiento y
monitoreo
a
los
riegos
asociados al manejo de la
Caja Menor y los controles
establecidos para mitigar los
riesgos.
DEPENDENCIA: Fondo de Programas Especiales para la Paz- Fondo Paz- GrupoPresupuesto.
48
Nombre del
Riesgo
Controles
Se ha
materializado
el Riesgo?
1. Revisar que la solicitud de
la necesidad esté en el Plan
de Compras.
1.
Efectuar
Certificados
de
Disponibilidad
y
Registros
presupuestales
por
un
rubro
presupuestal que
no corresponda
en la ejecución
de la cadena
presupuestal.
2. Manejo de Planilla de
Control de Solicitudes de
Certificados Disponibilidad
Presupuestal
con
su
correspondiente
consecutivo
y
rubro
presupuestal; firmada y
autorizada
por
la
Ordenadora del Gasto.
NO.
3. Herramienta en Excel de
autocontrol
llamada
“cuadre diario Fondo Paz”
Observaciones
La Oficina de Control Interno,
recomienda
que
esta
herramienta
sea
documentada en el SIGEPRE
ya que se considera como un
control
efectivo
para
minimizar el riesgo.
Para efectos de mostrar los
saldos de disponibilidad de
apropiación presupuestal, se
realiza mes a mes mediante
oficio
firmado
por
la
Ordenadora
del
Gasto
liberación y/o Ajuste de
Saldos de CDP y Registros
Presupuestales.
El Grupo que maneja el
Presupuesto del Fondo de
Programas Especiales para la
Paz- Fondo Paz, elabora y
envía un informe mensual a
la Coordinadora del Grupo
de Presupuesto del DAPRE,
éste informe incluye CDPS y
Registros
Presupuestales
expedidos,
anulados,
y
reducidos por el Fondo.
DEPENDENCIA: Fondo de Programas Especiales para la Paz- Fondo PazGrupo Contabilidad.
Nombre del Riesgo
Controles
1. Incumplimiento legal
en la presentación de la
Información
Exógena,
las declaraciones de
retenciones y los Estados
Financieros.
1.Para
los
Estados
Financieros
Instructivo No. 3
de 2014 de la
CGN y Circular
Externa No. 061
de
noviembre
de 2014 – del
Min Hacienda
Se ha
materializado
el Riesgo?
NO
Observaciones
El riesgo a la fecha no se ha
materializado, debido a la
aplicación del control que
realiza Fondo Paz.
DEPENDENCIA: Fondo de Programas Especiales para la Paz- Fondo Paz Grupo-
49
Central de Cuentas
Nombre del
Riesgo
1. Efectuar un
pago a una
persona
natural o
jurídica que no
corresponda
por vacíos de
información
en la
ejecución de
la cadena
presupuestal y
otros pagos
Controles
1. Elaborar las cuentas de pago
teniendo en cuenta al revisar los
soportes de pago suministrado
por el contratista o servidor
público para cada caso, así:
a) Los soportes deben coincidir
con la información presentada
para el cobro sean honorarios o
pago a proveedores, teniendo
en
cuenta
que
dicha
información viene avalada por
la firma del supervisor del
contrato, su forma de pago ya
establecida y requisitos exigidos
para elaborar la
cuenta de
pago.
Se ha
materializad
o el
Riesgo?
Observaciones
La oficina de Control Interno
luego de revisar el presente
riesgo evidencio que no se ha
materializado debido a los
controles formulados y aplicados
por Fondo Paz.
Así mismo Recomienda52 que los
controles no documentados
sean tenidos en cuenta para
registrarlos en el sistema Sigepre.
NO
b) Viáticos y gastos de viaje: La
resolución de reconocimiento y
liquidación y/o formato de
viáticos y Gastos de viaje para
contratistas debe corresponder
a los parámetros establecidos en
la normatividad vigente.
c) Servicios Públicos: Las facturas
deben corresponder al periodo
y cumplir con los requisitos
técnicos y legales.
50
2. Una vez revisada la
documentación para elaborar
la cuenta de pago, se procede
a verificar la liquidación de
retenciones a practicar y
demás deducciones en la
cuenta de pago, en caso de
presentarse alguna
inconsistencia en los soportes y/o
información suministrada se
remite al servidor público para su
corrección, si esta información
Está correcta se elabora la
cuenta por pagar.
Adicionalmente se maneja por
autocontrol, una herramienta en
Excel la cual está compuesta
con los datos de las PN como de
las PJ, donde reposan sus datos,
información del contrato,
deducciones a tener en cuenta,
retenciones practicadas y
valores a pagar.
Dependencia: La Oficina del Alto Comisionado para la Paz
Nombre del Riesgo
Controles
1. Incumplimiento de
compromisos ante la
imposibilidad de
obtener la información
proveniente de otras
entidades requeridas
para la elaboración de
documentos técnicos
para la delegación del
Gobierno Nacional en la
mesa de
conversaciones
1. Cronograma de
trabajo
2,Comunicación
permanente con los
enlaces designados por
las Entidades
relacionadas con los
puntos de la agenda
3. Designación por
parte de las Entidades
involucradas de un
enlace para los temas
de la agenda
4. Metodología para la
elaboración de las
fichas de los
documentos técnicos
5. Aplicación de las
funciones de la Oficina
del alto comisionado
para la paz
Se
ha
materializado
el Riesgo?
NO
Observaciones
El riesgo no se ha
materializado debido a la
aplicación de los controles
definidos.
Este riesgo se mantiene
vigente ya que aún se
continua en la segunda fase
de la mesa de
conversaciones
51
DEPENDENCIA: Dirección para la Acción Contra Minas Antipersonales
Nombre del Riesgo
Controles
1.
Atraso
en
la
implementación de las
acciones previstas en
los Planes Locales en
AICMA
o
planes
derivados de la Ley
1448 de 2011 (Plan de
Acción Territorial, Plan
de Prevención, Plan
de Contingencia) a
nivel territorial
2. Ausencia, falta de
pertinencia
y
articulación
de
instrumentos
de
política pública que
permita dar cuenta de
planes
locales
de
educación en el riesgo
de minas antipersonal,
municiones
sin
explotar y artefactos
explosivos
improvisados en los
Departamentos
y
Municipios priorizados.
1. Relación de planes
existentes
por
municipio.
3.Demoras
en
la
implementación
de
acciones en temas de
Acción Integral contra
Minas Antipersonal en
los
departamentos
afectados
4.Desconocimiento en
la ubicación, lo que
imposibilita
la
caracterización
de
víctimas
Se
ha
materializado
el Riesgo?
No
Observaciones
Se Recomienda53 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
En el monitoreo se manifiesta
dos controles y sólo se tiene
identificado en el aplicativo uno.
1. Articulación con
actores que trabajen
el tema de ERM en
municipios priorizados
No
Se Recomienda54 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
2. Seguimiento a los
contratos
que
propenden
al
cumplimiento de la
meta.
1.
Definición
de
acciones en temas de
AICMA
en
los
departamentos
afectados por MAP,
MUSE y/o AEI
No
Se recomienda55 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda56 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
2. Seguimiento a las
acciones de AICMA
realizadas
en
los
departamentos
afectados por MAP,
MUSE y/o AEI
1.
Revisión de la
base de datos de
victimas a ubicar y
caracterizar
NO
NO
Se recomienda 57definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
NO
Se recomienda58 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
52
5.INADECUADA
PLANEACIÓN
DE
ACCIONES
DEL
PAICMA QUE PERMITA
DAR CUMPLIMIENTO A
SUS OBJETIVOS
6.
Inadecuada
realización de Estudios
no Técnicos en los
Municipios priorizados
7. Incumplimiento de
compromisos durante
el
desarrollo
del
proyecto
8.
Incumplimiento
legales y técnicos en
la
ejecución
del
Proyecto
2.
Seguimiento a
los contratos que
propenden
al
cumplimiento de la
meta.
1. Seguimiento a los
diferentes Sistemas de
Planeación.
NO
2. Ajustes en sistemas
de planeación (con su
respectiva
justificación)
No
Se recomienda 61definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
1. Conocimiento de la
situación
de
los
municipios a intervenir.
NO
2. Seguimiento a los
contratos
que
propenden
al
cumplimiento de la
meta.
1.Documentos
de
ajuste en el proyecto
de
Inversión
de
acuerdo a cambios en
tiempos
de
contratación
y/o
ejecución
de
actividades
(articulación
SUIFP,
PAA y Plan Operativo)
2. Documentos
de
seguimiento a metas
definidas
en
el
Proyecto.
NO
Se recomienda 62 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda63 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda 64definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
1. Revisiones de los
expedientes
de
licitación por parte de
los grupos técnicos del
PAICMA, el equipo de
gestión del proyecto
UE y de dependencias
del
DAPRE
involucradas
en
la
ejecución
del
Proyecto.
2.
Reuniones
de
seguimiento
al
NO
No
NO
No
SI
Se recomienda59 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda 60definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda 65 definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
Se recomienda 66definir en un
documento de control
para
registrarlo e identificarlo en el
SIGEPRE y poder verificar su
ejecución.
De acuerdo con lo establecido
en el convenio, no se cumplió
53
proyecto.
con
los
compromisos
contractuales ya que se tenía
plazo
hasta
el
mes
de
septiembre
de
2014
para
contratar todos los recursos del
proyecto y convenio con la
Unión Europea.
Documentar este control
3.
Seguimiento
a
cambios en la guía
Práctica de la UE y
articulación con la
normatividad
colombiana. 3.
DEPENDENCIA: Consejería Presidencial para los Derechos Humanos
Nombre del
Riesgo
1. Debilidad de
los procesos de
articulación
interinstitucional
en los ámbitos
nacional
y
territorial
Controles
Se
ha
materializ
ado
el
Riesgo?
1. Funcionarios
identificados y
encargados de los
temas y realizar la
confirmación de la
convocatoria con
tiempo.
2. Reuniones de
seguimiento
permanente a los
cronogramas
establecidos con las
instituciones
nacionales y
territoriales
3. Interlocución
permanente con las
autoridades locales y
departamentales
1. Verificar el
cumplimiento de los
compromisos con las
demás entidades, en
términos de calidad,
oportunidad y
pertinencia de la
información recibida.
Trazabilidad de los
observaciones
Se recomienda67 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda documentar
No
Se recomienda68 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda69 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda70 documentar
Se recomienda71definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda72 documentar
Se recomienda la revisión y
actualización del riesgo, de acuerdo
con la normatividad vigente y la
54
2. Desprotección
y pérdida de
consistencia e
integridad de la
información
contenida en las
bases de datos
del Observatorio.
3. DÉBIL
ARTICULACIÓN
DE LA POLÍTICA
DE PREVENCIÓN
DEL
RECLUTAMIENTO
procedimientos y
procesos
2. Aplicación de
sistemas informáticos
de protección de
datos y control de
accesos al sistema de
base de datos del
observatorio.
Trazabilidad de los
procedimientos y
procesos.
3 Aplicación de
mecanismos de
verificación de calidad
de datos, y
actualización de
técnicas de
procesamiento de
datos. Seguimiento al
procedimiento de
recolección y
sistematización de
datos. Trazabilidad de
los procedimientos y
procesos
1. Elaboración de
escenarios de
planeación y
articulación
planeación Institucional
NO
Se recomienda73 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda 74 documentar
Se recomienda75 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda76 documentar
Se recomienda77 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda78 documentar
Se recomienda definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
2. Reunión de
seguimiento
NO
3.
Revisión de las
prioridades misionales
y temáticas
Se recomienda79 documentar
Se recomienda80 definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda documentar
DEPENDENCIA: Dirección del Sistema nacional de Juventud Colombia Joven
Nombre del Riesgo
Controles
Se
ha
materializado
el Riesgo?
Observaciones
55
1. personal
capacitado
Inadecuado
funcionamiento de los
componentes y
módulos del Sistema
Nacional de
Información y Gestión
del Conocimiento en
adolescencia y
juventud.
Se recomienda definir un documento
de control para registrarlo e
identificarlo en el SIGEPRE y poder
verificar su ejecución.
Se recomienda81 documentar
NO
2. Guía de
operación del
sistema
Se recomienda82 revisar este control,
porque tan cómo está planeado no
es un control.
DEPENDENCIA: Consejería Presidencial para la Competitividad y la Innovación
Nombre
del Controles
Se
ha observaciones
Riesgo
materiali
zado el
Riesgo?
1. Incumplimiento Reuniones
de
comités
y
NO
No aplica desde septiembre
de Compromisos comisiones
establecidas
2014, las funciones de la
al
hacer formalmente para el seguimiento,
consejería son diferentes a las
seguimiento a la Asociado al % de Avance de
de la anterior Alta Consejería
gestión
de
la seguimiento a la estructuración y
Presidencial.
Agenda Nacional ejecución de PINES, al realizar la
de
verificación se estableció que este
Competitividad y control
no
aplica
desde
Proyectos
septiembre de 2014 debido a que
Estratégicos
no se encuentra dentro de las
nuevas funciones de la Consejería
para
la
Competitividad
e
Innovación.
Agenda de las reuniones de
comités y comisiones establecidas
formalmente para el seguimiento,
asociado al seguimiento a la
implementación de la Agenda
Nacional de Competitividad (P).
En la verificación se estableció
que solo aplica para la agenda
de Competitividad y no para
PINES, se asignó esta función a
otra
dependencia
de
la
Presidencia.
NO
Solo
aplica
para
competitividad, no para PINES,
aplica para la Agenda de
Conectividad.
Desarrollar
mecanismos
de
documentación del avance de
los proyectos revisados en los
comités establecidas formalmente
para el seguimiento, asociado al
POP-2014- AC Competitividad y PE
Estrategia 2. Igualmente este
control no aplica para PINES.
NO
No aplica para PINES, está
dentro de las funciones de la
Anterior
Alta
Consejería
Presidencial.
56
Auditoria Riesgos. Proceso Tecnologías de la Información y Comunicaciones TIC´s
DEPENDENCIA: Área de Información y Sistemas.
Nombre del Riesgo
Controles
Se
ha
Observaciones
materializado el
Riesgo?
1.
Capacitación
NO
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo.
El
riesgo
se
encuentra
1.
Falta
de
documentado, pero no cuenta
trazabilidad
con concepto asociado, se
en
las
Recomienda 83 asociarlo en lo
actuacione
pertinente.
s
de
El Área de Información y Sistemas
usuarios
utiliza un porcentaje importante
finales.
de los recursos destinados a la
capacitación en la Entidad.
Probable
En los monitoreos archivos anexos
Mayor
16
se
observan
capacitaciones
Extrema.
como: 1). Temas de Clasificación
CONTROLES
de la información por parte del
Improbable,
Ing.
Alfonso
Rojas.
2).
Mayor
8
Capacitación en aspirantes y
Alto.
comisiones entre otras.
2.
Controles
NO
El
riesgo
se
encuentra
No es riesgo Tecnológicos
documentado, se aplica y es
de
efectivo para minimizar el riesgo.
corrupción.
Pero no cuenta con concepto
asociado,
se
reitera
la
Recomienda 83 para asociarlo en
lo pertinente.
En seguimiento de realización e
implementación
de
Controles
tecnológicos, se implantó la
solución GTM, la cual permite
gestionar el DNS geográficamente
disperso.
Se
gestiona
la
contratación para actualizar la
plataforma de DLP y control de
navegación a usuarios finales. Se
implementa Firewall de acceso
para el CCTV y Casa de
Huéspedes
Ilustres.
Se presenta en actas con la
Secretaría de
Seguridad con
frecuencia mensual, se verifica los
servicios de internet, se realizan
pruebas de correo saliendo por el
centro alterno, con este control se
garantiza que el servicio se preste,
Control en funcionamiento.
57
2. Hurto, Perdida o
fuga de Información
pública reservada o
clasificada
en
la
gestión
de
la
plataforma: Es un
riesgo de corrupción
porque
existe
la
posibilidad
de
pérdida
de
información
por
manipulación
o
adulteración
en
3.
y Entrega de
roles.
NO
1. Ejecución de
procedimientos
Backus,
configuración
SAN y Servidor
Archivos.
NO
los
de
de
de
de
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Pero no cuenta con concepto
asociado,
se
reitera
la
Recomienda 83 para asociarlo.
Diseñaron un formato F-TI-13 en el
cual
se
determinan
responsabilidades, como ejemplo
se evidencia el diligenciamiento
físico de los formatos, que se
encuentran en Sigepre en la
mejora de creación de roles.
Se
Recomienda84 revisar
el
Lineamiento que establece:
“(…)
Si
el
control
está
documentado indique en qué
documento
del
SIGEPRE
se
encuentra
documentado
y
asócielo como concepto (…)”.
Los formatos de
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Las
medidas
tomadas
son
verificadas por auditorías internas
y externas, no se han determinado
observaciones o hallazgos con
relación a éste tema. Se realiza el
Monitoreo del Riesgo de la
Información pública reservada o
clasificada en la gestión de la
plataforma, por parte del Asesor
58
sistemas
información
de
2. Divulgación de
Políticas
de
Seguridad de la
Información.
NO
3. Capacitación al
personal en temas
de TIC’s
No
4. Seguimiento
Incidentes
a
No
5. Análisis de Logs
de Actividades de
los Archivos
No
6,
Herramienta
prevención
de
perdida
de
información (DLP)
No
para la seguridad informática de
la Secretaría para la Seguridad del
Presidente, se evidencia que no se
han
presentado
casos.
De igual forma se contrató
(123/14)
con
el
proveedor
Microsoft
la
realización
del
(servicio
de
detección
de
adversario persistente) "PAD"s el
cual realiza la revisión de la
plataforma.
Se realiza semana de la seguridad.
Se actualiza el Manual de Política
de Seguridad informática, el cual
se encuentra disponible en el
SIGEPRE.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
La entidad está constantemente
amenazada en ataques, se
previene desde los usuarios.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo,
pero no cuenta con concepto
asociado,
se
reitera
la
Recomienda 85.
Capacitación a personal TIC’s en
temas relacionados con desarrollo
seguro, semana de la seguridad,
capacitación de ITIL, cifrado de
información, otros.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo, el
seguimiento a Incidentes se realiza
en tiempo real a través de la
herramienta Altiris
En los archivos adjuntos de los
monitores
se
encuentran
documentos que indican los
seguimientos a la verificación de
Logs. El riesgo se encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
La aplicación de bloqueo de
puertos,
acompañada
de
instalación de software DLP que
59
permite controlar la salida de
información de la Entidad.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Autenticación de dos factores
(Contraseña y token), cuando se
utiliza el acceso a la red
inalámbrica o el acceso a la
plataforma desde un sitio externo.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Manual de políticas aprobado en
diciembre
De acuerdo a las políticas se
aplica Cifrado de Información a la
información reservada o privada.
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
7.
Autenticación
de dos factores
No
8.
Políticas
Seguridad
aprobada
de
No
9.
Cifrado
Información
de
No
10.
Estudios
Seguridad
de
No
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Pero no cuenta con concepto
asociado, Se Recomienda 86
asociar
como
concepto
el
documento que evidencia que el
control está documentado, esto es
asociar el Procedimiento P-TH-04
Vinculación personal de planta.
11. Verificación de
vulnerabilidades de
la plataforma TIC’s
No
12. Entrega de roles
No
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo.
Al revisar el Manual no se
encuentra específicamente el
tratamiento al tema de la
verificación de vulnerabilidades
de
la
plataforma
TIC’s,
(actualmente
se
realiza
por
contrato externo que dejan
documentos soportes).
Se reitera la recomendación 84
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
60
efectivo para minimizar el riesgo,
pero no cuenta con concepto
asociado,
se
reitera
la
Recomienda 83 para asociarlo. Se
reitera la recomendación 84
3. No disponibilidad
de los servicios de
Tics por cambios en
la plataforma
Aplicación
del
procedimiento de
control de cambios
No
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo,
En el documento se encuentran
lineamientos generales del sobre el
control
de
cambios,
se
recomienda 4 destinar un espacio
específico al tema, que permita
localizarlo fácilmente.
Realizar
Capacitación
en
temas de TIC´s,
No
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el
riesgo.
El Área de Información y Sistemas
utiliza un porcentaje importante
de los recursos destinados a la
capacitación en la Entidad.
EL plan de Capacitación con
relación
al
tema
de
la
clasificación de la información, se
realizaron varios eventos de
difusión.
Plan
Anual
Adquisiciones
4. Violación en la
integridad
de
la
información por falta
de controles
de
No
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo, en el SIGEPRE en el plan
de adquisiciones que establece la
entidad.
WSUS
No
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo, riesgo controlado por
medio de las actualizaciones de
Windows.
Implementación
de
controles
adecuados
No
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo, Principio del formulario
Seguimiento
de
tiempos
de
respuesta.
Son actividades para dar solución
a las necesidades en TIC’s de las
dependencias, sus actividades se
enmarcan en la gestión final del
formulario
61
Armonización
normativa
No
El control está documentado, se
aplica y es efectivo para minimizar
el riesgo. Análisis y factibilidad de
la necesidad a implementar, tiene
documento asociado
Manual de política
de seguridad de la
información
No
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo,
pero no cuenta con concepto
asociado,
se
reitera
la
Recomienda 83 para asociarlo.
Aplica para la redistribución de
recursos
humanos
de
los
proyectos.
Alertas
de
herramientas
y
contratos
de
mantenimiento,
referenciación
tecnológica
No
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo,
Capacitaciones
de
recurso
humano en TIC’s.
Referenciación de
tecnologías
No
Proyecto
Inversión
de
No
Supervisión
proveedores
de
No
Se Recomienda 87 verificar la
valides de este riesgo debido a
que
no
se
encuentra
documentado, no se considera
que el control es efectivo para
minimizar el riesgo y no se está
aplicando en la actualidad según
se informa en el SIGEPRE. Aunque
en reunión de verificación se
observó la referenciación de
tecnologías
con
asistencia,
atención y conocimiento de
proveedores en tecnologías de la
información NAC (Network Access
Control)
y
(ATP:
Advanced
Technology Program).
El
riesgo
se
encuentra
documentado, se aplica y es
efectivo para minimizar el riesgo,
Tercerizar
actividades
del
proyecto
Realizar en el último trimestre del
año en coordinación con los
responsables de las dependencias
la
identificación
de
las
necesidades TIC's
DEPENDENCIA: Gestión Documental
62
Nombre del Riesgo
Controles
Se ha
materializado el
Riesgo?
Observaciones
1.Registro erróneo en el
proceso de radicación
de las comunicaciones
oficiales
1.Aplicación de la
tabla
de
responsables
por
dependencias
para
el
direccionamiento
de
las
comunicaciones
oficiales
Al
31
de
diciembre
de
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que los
controles
formulados para
el manejo de éste
se aplicaron de
manera eficaz.
El riesgo se encuentra
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo Los controles son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
Al
31
de
diciembre
de
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que los
controles
formulados para
el manejo de éste
se aplicaron de
manera eficaz.
El riesgo se encuentra
documentado, se aplica y
es efectivo para minimizar
el riesgo, Los controles son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
2. Daño de activos de
durante
la
administración
documental
en
el
archivo central
2.
Revisión
y
clasificación previa
a la radicación de
las comunicaciones
oficiales.
Aplicación de los
criterios
establecidos en el
Manual del sistema
de
gestión
de
correspondencia y
archivos
oficiales
M-GD-01
Reporte
mensual
de
las
comunicaciones
oficiales registradas
erróneamente
Reporte
de
documentación
con
daños
o
deterioro
en
el
archivo central
Informe
cuatrimestral
y
visita de inspección
a las instalaciones
del archivo central
DAPRE,
DEPENDENCIA: Dirección para la Relación con los Medios
63
Nombre del Riesgo
1.
Divulgación
autorizada
información
carácter noticioso
Controles
no
de
de
2. Interrupción de la
Transmisión de video
y/o audio de los
eventos
del
Señor
Presidente
1.
Políticas
internas
establecidas
frente
a
la
publicación de
la información
Personal
capacitado en
redacción
y
edición
de
noticias.
Personal
competente
para el manejo
de los equipos
de video y/o
audio
Se ha materializado
el Riesgo?
Al 31 de diciembre
de
2014,
no
se
materializó el riesgo,
ya que los controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron de manera
eficaz.
Al 31 de diciembre
de
2014,
no
se
materializó el riesgo,
ya que los controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron de manera
eficaz.
Observaciones
Se
Recomienda88,
verificar y analizar la
escala afectada, como
se
observa
estos
controles no mitigan el
impacto en caso de
materializarse el riesgo.
También
se
Recomienda89: subir al
aplicativo el concepto
asociado a los controles
Se
Recomienda90,
verificar y analizar la
escala afectada, como
se
observa
estos
controles no mitigan el
impacto en caso de
materializarse el riesgo.
También
se
Recomienda91: subir al
aplicativo el concepto
asociado a los controles
Los
controles
son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
DEPENDENCIA: Casa Militar
Nombre del Riesgo
Controles
1.Inadecuada
aplicación
de
los
lineamientos
protocolarias
establecidos para la
preparación
y
ejecución
de
los
eventos
del
señor
presidente
y
vicepresidente
no
autorizada
de
información
de
carácter noticioso
1.
Tener
personal
disponible y debidamente
capacitado para cubrir
los eventos Presidenciales
y Vicepresidenciales
Asistir a las reuniones de
coordinación previa de
agenda del Sr. Presidente
y vicepresidente
Cuando se trate de
eventos fuera de la
ciudad
de
Bogotá,
coordinar con las partes
interesadas
la
organización
de
los
eventos.
Validar
listados
de
asistencia a los eventos
Se ha
materializado el
Riesgo?
Al 31 de diciembre
de 2014, no se
materializó
el
riesgo, ya que los
controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron
de
manera eficaz.
Observaciones
Los
controles
son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
Se
Recomienda92
documentar el control
Los
controles
son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad
64
Coordinación
con
organizadores del evento
para
establecer
los
pormenores de ejecución
del mismo
2. Inadecuada
coordinación con las
FFMM y/o policía para
el desplazamiento
nacional e
internacional del señor
presidente y
vicepresidente, sus
familias y comitivas
Según
el
lugar
de
ejecución del evento,
seguimiento puntual de
los formatos F-SA-40/41/50.
Reconocimiento
aéreo
del campo principal y
alterno
Elaboración
requerimientos aéreos
Planeamiento
de
Operación Aérea
la
Al 31 de diciembre
de 2014, no se
Los
controles
son
materializó el
preventivos y afectan la
riesgo, ya que los
escala de probabilidad.
controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron de
manera efectiva
Los
controles
son
preventivos y afectan la
escala de probabilidad.
Supervisión
de
desplazamiento
de
aeronaves solicitadas el
día de la Operación
Aérea
DEPENDENCIA: Secretaria Privada
Nombre del Riesgo
Controles
Incumplimiento
de
compromisos durante
la
prestación
del
servicio
de
coordinación de la
agenda
y
su
ejecución.
Registro
de
modificaciones
de agenda
Reunión
de
coordinación
donde
se
solicita
con
anticipación los
recursos
Protocolo anexo
para el ingreso
de
personas
que no están
incluidas en los
listados
de
asistentes
Se ha materializado
Observaciones
el Riesgo?
Al 31 de diciembre El
control
es
de
2014,
no
se preventivo y afectan
materializó el riesgo, la
escala
de
ya que los controles probabilidad.
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron de manera Se Recomienda 93
eficaz.
documentar el control
Se Recomienda94:
analizar éste control si
no es efectivo para
minimizar el riesgo
65
Protocolo anexo
para
los
invitados
especiales
Revisión de la
información
y
requerimientos
de soportes
Al 31 de diciembre
de
2014,
no
se
materializó el riesgo,
ya que los controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron de manera
efectiva
Requerir
conceptos sobre
temas
específicos
de
eventos del sr.
Presidente
Se
Recomienda95:
revisar y analizar éste
control si no está
siendo efectivo para
minimizar el riesgo.
El control es
preventivo y afectan
la escala de
probabilidad.
El
control
es
preventivo y afectan
la
escala
de
probabilidad.
DEPENDENCIA: Secretaria para la Seguridad Presidencial
Nombre del Riesgo
Incumplimiento
de
compromisos
durante
la
prestación
del
servicio de seguridad
presidencial.
Controles
Lista
de
chequeo
protocolo de avanzadas
Reunión de coordinación
donde se solicita con
anticipación los recursos
Solicitud de información
de
inteligencia
a
diferentes Organismos con
el fin de ser validada
Aplicación de pruebas de
confiabilidad del personal
de la Secretaría para la
Seguridad Presidencial
Aplicación
de
Procedimientos
de
Seguridad Protectiva y
Seguridad Instalaciones
Coordinación
y
desempeño
en
la
ejecución de avanzadas
en los eventos del Sr.
Presidente
Se ha materializado
el Riesgo?
Observaciones
Al 31 de diciembre
de 2014, no se
materializó el riesgo,
ya que los controles
formulados para el
manejo de éste se
aplicaron
de
manera eficaz.
anticipación
anticipación
Se
Recomienda96
documentar el control,
algunos
no
se
encuentran
documentados y subir al
aplicativo el concepto
asociado
DEPENDENCIA: Oficina de Control Interno
Nombre del Riesgo
Controles
Se ha
Observaciones
66
materializado
el Riesgo?
1.
Incumplimiento
legales
en
la
presentación
de
informes dentro de
las
fechas
establecidas por la
norma.
1.Elaboración del
cronograma
anual
de
los
informes
legales
que
debe
presentar
el
DAPRE
2. No Formular y
Ejecutar
correctamente
los
Planes
de
Mejoramiento
2.Seguimiento
trimestral
al
cronograma,
según
fecha
establecida para
la
presentación
de los informes
Actualización del
marco normativo
del proceso que
obligue
a
presentar informes
Revisión de la
mejora por parte
del
responsable
del proceso y/o
dependencia
Revisión
y
aprobación de la
mejora por parte
de la jefe de la
Oficina de Control
Interno
Evaluación de la
eficacia de los
planes
de
mejoramiento
Análisis trimestral
acerca
del
estado
de
los
planes
de
mejoramiento.
Al
31
de Se Recomienda97 documentar el
diciembre
de control y asociar el concepto
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que
los
controles
formulados para
el manejo de
éste
se
aplicaron
de
manera eficaz.
Al
31
de
diciembre
de
2014,
no
se
materializó
el
riesgo, ya que
los
controles
formulados para
el manejo de
éste
se
aplicaron
de
manera eficaz.
Los controles son preventivos y
afectan la escala de probabilidad.
Los controles son preventivos y
afectan la escala de probabilidad
Los controles son preventivos y
afectan la escala de probabilidad
Se Recomienda98 documentar el
control y asociar el concepto
3.3 Riesgos de Corrupción
67
No
Proceso
Dependencia
Clase
Institucional
Corrupción
1
Adquisición
de Bienes y
Serv icios
Área de
Contratos
Operativ o
Si
Si
2
Talento
Humano
Control
I nterno
Disiplinario
Cumplimiento
Si
Si
3
Gestión
Juridica
Secretaria
Juridica
Cumplimiento
No
Si
4
Gestión
Administrativ a
Área
Administrativ a
Operativ o
Si
Si
5
Gestión
Financiera
Area
Financiera
Financiero
Si
Si
6
Tecnología de
I nformación y
Comunicacio
nes
Área de
Sistemas
Tecnología
Si
Si
7
Talento
Humano
Área de
Talento
Humano
Operativ o
Si
Si
Matriz de
Calificación,
evaluación y
respuesta
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Compartir o transferir
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Compartir o transferir
15
Zona de riesgo
extrema
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
15
Zona de riesgo
extrema
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
10
Zona de riesgo
extrema
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
5
Zona de riesgo alta
Reducir el riesgo
Ev itar el riesgo
Compartir o transferir
10
Zona de riesgo
extrema
Ev itar el riesgo
Reducir el riesgo
Compartir o transferir
El Riesgo de Gestión Administrativa se tiene asociado un plan de
contingencia " Demoras en la elaboración del documento de análisis del
sector y de oferentes. El cual se encuentra en rojo.
En la etapa de análisis del riesgo, busca establecer la probabilidad de
ocurrencia del mismo así como el Impacto en función a las consecuencias
que puede ocasionar a la Entidad la materialización del riesgo, dándole
rangos de insignificante, menor, moderado, mayor y catastrófico.
La Probabilidad se entiende como la posibilidad de ocurrencia del riesgo y
se mide con criterios de frecuencia. Se utilizan rangos de raro (1),
improbable (2), posible (3), probable (4) y casi seguro (5), dichos valores
son multiplicados con los valores establecidos en los rangos del Impacto,
cuyos resultados se enmarcan en cuadrantes de zona de riesgo: baja,
moderada, alta y extrema.
68
Finalmente, la calificación del riesgo se logra a través de la estimación de
la probabilidad y el impacto, como se muestra a continuación:
4. Conclusiones de la Auditoria
4.1 Aspectos conformes:
Una vez evaluada la Gestión del Riesgo en la Entidad y teniendo en
cuenta los lineamientos para la administración del Riesgo L-DE- 01 y la
información disponible en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del
Riesgo, se pudo determinar que los controles aplicados a los riesgos
son preventivos y a la fecha de la presente Auditoría han sido
efectivos para minimizar la probabilidad de materialización de los
Riesgos de la Entidad.
4.2 Aspectos No conformes:
 No se observa la actualización u identificación de un riesgo
asociado a la prestación del servicio de la Dirección de acuerdo al
nuevo enfoque metodológico, como se observa en el riesgo
“Decisiones erróneas durante la planeación de acciones para el
logro de las prioridades de gobierno” de 2013. Incumpliendo los
Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01, versión 6 del
19 de mayo de 2014. No Conformidad Real.1
 Dirección para la Seguridad: Se observa que los controles
establecidos para evitar la materialización del riesgo no se están
aplicando, como se evidencio en la revisión de la matriz de riego de
la Dirección incumpliendo lo dispuesto en los lineamientos de la
administración del riesgo numeral 8.1., controles No Conformidad
Real.2
4.3 Riesgos Materializados
 Incumplimiento de las Metas de los proyectos de inversión del
DAPRE Direccionamiento Estratégico Materializado en el
monitoreo al 31 de diciembre de 2014.
69
 Primera Infancia: Incumplimiento de compromisos en la
generación de infraestructura para fortalecer la atención
integral a la primera infancia acorde con las metas del PND
Materializado en el monitoreo al 31 de diciembre de 2014 y se
encuentra duplicado en el SIGEPRE.
 Dirección para la Acción contra Minas Antipersonales: Atraso
en la implementación de las acciones previstas en los Planes
Locales en AICMA o planes derivados de la Ley 1448 de 2011
(Plan de Acción Territorial, Plan de Prevención, Plan de
Contingencia) a nivel territorial, en el último monitoreo
realizado, se manifiesta dos controles y se tiene identificado
en el aplicativo sólo uno.
 Atención al Usuario: Vencimiento de los términos legales en la
atención (Respuesta, Información del Trámite y Notificación
por Aviso) de peticiones, sugerencias, quejas o reclamos.
 Atención al Usuario: Incumplimiento de los Acuerdos de Nivel
de Servicio durante la prestación de los servicios compartidos
del DAPRE.
4.4 Recomendaciones Generales
 Recomienda1 analizar y verificar el contexto estratégico.
 Recomienda2., hacer un análisis del tipo de riesgos con el fin de que
la Entidad pueda tener control de todos los objetivos estratégicos y
metas SINERGIA a alcanzar y que por ende afectan el cumplimiento
de la misión y de la visión.
 Recomienda3. Incorporar en la gestión del riesgo institucional en el
aplicativo SIGEPRE los proyectos de inversión.
 9 riesgos se encuentran en zona extrema que representan el 14%,
como vemos esto puede afectar la consecución de las metas y
objetivos institucionales y por ende afecte el cumplimiento de la
misión y la visión. Se Recomienda4 hacer un análisis y verificación.
70
 Se Recomienda5. Teniendo en cuenta los Lineamientos para la
Administración del Riesgo de conformidad con el Numeral 8.2.1
Formulación del plan de contingencia literal b) el cual establece (…
“La política de administración de riesgos que se escoja será “Asumir el riesgo”
(Etapa de Manejo)” se observa que no está acorde con el Numeral 9.1
Política de Administración del Riesgo literal d)(…” Asumir el riesgo: Cuando el
riesgo queda en zona de riesgo “baja” o “Moderada”) Se Recomienda
realizar la verificación y análisis respectivos.
 Se Recomienda6: Actualizar el mapa de Riesgos de la Entidad de
acuerdo a los cambios estructurales de la Entidad.
 Se Recomienda7 tener en cuenta el "Manual para la identificación y
cobertura del riesgo" de la Agencia Colombia Compra Eficiente, en
los procesos de contratación y articularlo con la administración de
riesgos institucional.
 Se Recomienda8: Realizar una nueva valoración de controles donde
se revise la clasificación si son preventivos o correctivos y si la escala
afectada es la probabilidad o el impacto, también se debe revisar la
evaluación de los criterios de los controles ya que en algunos casos
como la Secretaria Privada y la Dirección para los Medios, TICs, se
dice que el control se está aplicando pero no está siendo efectivo, y
asegurase que las acciones descritas en el control este articuladas
con las causas que ocasionan el riesgo.
5. OPINION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno determina que, el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, cuenta con una
metodología de riesgos adecuada, la cual le permite realizar la
identificación, valoración, tratamiento y monitoreo de cada uno de los
eventos que puedan afectar el logro de los objetivos de la Entidad.
Sin embargo se establecen aspectos conformes y no conformes los cuales
se les debe dar el tratamiento correspondiente para poder tener así un
mejoramiento continuo.
71