MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERÍA FUNDACIÓN JULIO RICALDONI Desarrollo de Prototipos TIC en el Interior del país FJR-MIEM - 2014 Instructivo de Adquisiciones Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy Índice 1. Generalidades ....................................................................................................................... 2 2. Responsables ......................................................................................................................... 2 3. Desembolsos ......................................................................................................................... 2 4. Definiciones ........................................................................................................................... 2 5. 6. 4.1. Clasificación ................................................................................................................... 2 4.2. Comprobantes ............................................................................................................... 3 Descripción de los procedimientos de compra ..................................................................... 3 5.1. Compra directa .............................................................................................................. 3 5.2. Comparación de Precios................................................................................................ 3 ANEXOS ................................................................................................................................. 5 6.1. Especificaciones Técnicas .............................................................................................. 5 6.2. Cuadro Comparativo ..................................................................................................... 6 Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy 1. Generalidades El presente Instructivo busca ser una guía y definir el sistema utilizado por la Fundación Julio Ricaldoni para coordinar, controlar y ejecutar las adquisiciones para los proyectos financiados en el marco de la convocatoria 2014 para Desarrollos de Prototipos TIC en el Interior del país. El objetivo del mismo es contar con una amplia participación del mercado y prestar especial atención a los aspectos económicos, eficiencia de los productos y razonabilidad de precios. Toda situación que no se encuentre comprendida en el presente instructivo, deberá ser consultada a la FJR que definirá el procedimiento a seguir. 2. Responsables Los responsables vinculados a las adquisiciones serán en forma directa el Asistente de Adquisiciones (AA), el Emprendedor1 (EM), el Ejecutivo de Proyecto (EP) designado por la Fundación. 3. Desembolsos Debido a la radicación del emprendimiento en el interior del país, se coordinara con el emprendedor responsable, la creación y/o uso de una cuenta bancaria (cuenta del proyecto), en la cual se realizaran las transferencias asociadas a los gastos generados y acordados en el proyecto, a lo largo de la duración del mismo. Se destaca que los costos de transferencias correrán por cuenta del proyecto. 4. Definiciones Dependiendo del monto de la compra, este documento establece una clasificación de la misma y los pasos a seguir. 4.1. Clasificación Monto de la compra Menor a USD 500.Mayor a USD 500.- 1 Método a utilizar Compra Directa Comparación de Precios Siempre que se menciona al Emprendedor puede ser él o una persona designada en su lugar. Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy 4.2. Comprobantes En todos los casos los comprobantes de gastos deberán tener el siguiente detalle2: Nombre: FJR – MIEM PROTOTIPOS - TIC [Código del Proyecto] RUT: 21 491309 0010 Dirección: Benito Nardone 2310 (Montevideo – Uruguay) 5. Descripción de los procedimientos de compra 5.1. Compra directa Para realizar la solicitud de una transferencia el emprendedor envía un email al AA con copia al EP, solicitando una transferencia de fondos del proyecto, indicando: a) Bienes o servicios a adquirir b) Monto estimado 5.2. Comparación de Precios Para realizar una compra por montos mayores a USD 500 el emprendedor responsable debe solicitar vía mail o fax, cotizaciones a proveedores calificados para la adquisición del bien o la contratación del servicio necesario, adjuntando las Especificaciones Técnicas (ver en anexos) Obtenidas al menos 3 (tres) cotizaciones comparables se debe conformar el Cuadro Comparativo (ver en anexos) y remitir al AA con copia al EP un mail conteniendo: a) b) c) d) Solicitudes de cotización Especificaciones Técnicas Presupuestos recibidos Cuadro comparativo (será elegida la oferta de menor costo que cumpla las Especificaciones Técnicas). 2 Si alguno de los comprobantes presentados no cumple con los requisitos formales impositivos o específicos del proyecto, la Fundación se reserva el derecho de no abonar dicho comprobante. Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy Tanto para compra directa como comparación de precios, se verificaran los datos y se notificará al emprendedor responsable que el dinero ha sido transferido en la cuenta del proyecto. Efectuada la compra, y dentro de las primeras 48 hs, se debe remitir vía mail al AA con copia al EP, una copia digital de los comprobantes. Dentro de los 7 primeros días de realizada la compra, el emprendedor responsable deberá enviar a la FJR los comprobantes originales. Nota: i) ii) 5.3. Todos los comprobantes deberán cumplir con las formalidades citadas en 3.2. Para solicitar una nueva transferencia deberá haber rendido la anterior. Excepciones Cualquier excepción al procedimiento establecido (menos de 3 precios, único proveedor, necesidad de insumos de una marca determinada, compatibilidad de componentes, etc) debe ser previamente aprobada por el ejecutivo asignado y el asistente de adquisiciones. Si una compra o contratación supera el monto previsto en el Plan de Adquisiciones, previo a la ejecución de la compra, se deberá solicitar al EP una modificación al Plan de Ejecución y al Plan de Adquisiciones. Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy 6. ANEXOS 6.1. Especificaciones Técnicas El documento de Especificaciones Técnicas puede ser un mail o un documento en .pdf adjunto conteniendo los siguientes datos: Nota aclaratoria que todos los productos (equipos y materiales) ofertados deberán ser nuevos y con una garantía mínima, a sugerir por el emprendedor responsable. Mantenimiento de la oferta: [se sugiere un mínimo de 30 días] Plazo para presentar ofertas: [se sugiere entre 5 y 10 días] Forma de pago: Cheque al día Moneda: Preferentemente pesos uruguayos [podrá ser en dólares americanos pero se debe aclarar por el proveedor el TC deseado, sino será tomado el Interbancario, del banco central, vendedor del día previo a la oferta] Un esquema conteniendo: Item 1 2 Cantidad x y Descripción Características técnicas del equipamiento ITEM #1 [Lista de todas las características técnicas que deberá cumplir el equipo/bien] ITEM #2 [Lista de todas las características técnicas que deberá cumplir el equipo/bien] Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy 6.2. Cuadro Comparativo Fundación Julio Ricaldoni (Facultad de Ingeniería – UdelaR) – Ministerio de Industria, Energía y Minería www.ricaldoni.org.uy - www.miem.gub.uy