LA FUNCIÓN DE DIRIGIR 1 Negocios y Dirección 1. DEFINICIÓN DE DIRIGIR Dirigir es lograr objetivos a través de otros. Por eso en todo proceso directivo hay tres elementos básicos fundamentales − El que dirige. El directivo − Los que realizan. Los colaboradores − La tarea o el objetivo a lograr Dirigir es hacer que otros coordinen sus esfuerzos, su inteligencia, y su voluntad para obtener resultados, que solos o con el esfuerzo aislado no serian posibles Dirigir es obtener el máximo aprovechamiento de los recursos (escasos) disponibles Dirigir es “hacer hacer” siendo responsables de lo que hagan otros. El hacer supone que cada colaborador sepa lo que tiene que hacer y que lo haga, y una vez que lo esta haciendo dejarle hacer, interfiriendo lo menos posible Dirigir es servir a los colaboradores para que logren unas metas previamente establecidas Dirigir es la acción de crear y ejecutar un cambio Negocios y Dirección 2 2 ERRORES BÁSICOS DE DIRECCIÓN Tenemos los siguientes: • La dirección por improvisaciones Cuando no se efectúa las debidas previsiones surgen múltiples imprevistos que nos obligan a actuar y a poner parches y remedios fuera de tiempo con unos costes y trastornos frecuentemente elevados • La dirección por ensayos No se sabe muy bien lo que se quiere y en lugar de detenerse a pensar que es lo más sensato realizar, se van efectuando pruebas y ensayos de acciones hasta lograr resultados positivos, hasta dar en la diana por casualidad • La dirección por urgencias El criterio de actuación es la urgencia, según se van presentando se actúa, o bien cuando hay una urgencia, según se van presentando se actúa, o bien cuando haya una urgencia se alternan los programas de actuación existentes y se pone a trabajar en ella. 3 Negocios y Dirección • La dirección por acontecimientos Lo que manda es el acontecimiento producido por un tercero que se presenta en un momento determinado y concentra la actuación de todo un equipo de personas 3. EL ARTE DE DIRIGIR Hay que poner en práctica habilidades personales como: 1. Saber que es lo que se quiere lograr 2. mostrar como hacerlo 3. dejar que lo intenten 4. observar el rendimiento 5. evaluar los progresos 4 LA DIRECCIÓN EN LA EMPRESA En toda organización las personas que dirigen equipos humanos desempeñan un papel fundamental, ya que de su actuación depende en gran parte los resultados finalmente alcanzados. El directivo debería ser capaz de formar buenos equipos, de inspirar y liderar a su personal mediante la consulta y la comunicación, de dar a conocer su opinión de forma convincente y de asegurarse que sus empleados comprendan y acepten su punto de vista. Tiene que poseer además cualidades como flexibilidad y adaptabilidad a los cambios continuos del entorno. Negocios y Dirección 4 4.1El mando intermedio en la organización Los mandos intermedios podrían ser difundidos entre el punto de contacto y los trabajadores, hecho este que los convierte en sujetos clanes de la organización. Debido a la posición intermedia reciben presiones por ambos lados, tienen que conseguir los objetivos que establecen sus superiores pero no a expensas de la necesidad de sus subordinados, además debe ser capaz de: -Administrar eficazmente las actividades de un equipo de personas. -Saber establecer prioridades en la realización de las tareas obligadas por un superior. -Coordinar su unidad de trabajo con otros departamentos de su organización. -Conocer a su equipo de trabajo e intentar ejercer las funciones de líder. Las dificultades con las que pueden encontrarse un mando intermedio se pueden resumir en: -Objetivos y tareas poco claras ya que los directivos no siempre comunican a los mandos intermedios lo que tienen que hacer ni cual es su función o si lo tienen que hacer ellos solos o si tienen que hacer que otros lo entiendan y lo lleven a cabo. -La ambigüedad en sus responsabilidades funcionales, el problema anterior puede provocar tensiones porque los mandos intermedios quieren seguir las instrucciones de los superiores y para ello las ejecutan ellos mismos haciendo el trabajo como lo harían los directivos. Consecuencia de ello es 5 Negocios y Dirección que sufren presiones de iguales e inferiores para que cambien de actitud y adopten roles de directores. -Confusión de los procedimientos de trabajo. Los problemas anteriores crean dudas sobre los procedimientos necesarios para informar, motivar y supervisar a los subordinados para afrontar conflictos, etc. -Promoción limitada. Los mandos intermedios ven limitada su capacidad de ascenso debido a la escasez de puestos superiores y a la competencia que existe para alcanzarlo. -Conflictos interpersonales producidos por el estrés y la ansiedad que generan los problemas antes citados. 4.2. Funciones de la dirección Para conducir a la organización hacia un objetivo propuesto la dirección pasa por varias fases. Existen muchas clasificaciones, según ALLEN estas incluirán: -Planificar: consiste en prefijar racionalmente el curso de una acción o de una ejecución. Actividades que se pueden realizar en la planificación: Hacer previsiones. Fijar objetivos. Establecer políticas. Determinar plazos. Negocios y Dirección 6 Asignar medios. Establecer métodos. -Organizar: se trata de fijar las estructuras del organigrama con sus niveles, especialidades y distancias. Actividades que se pueden realizar en la organización: Coordinar. Delegar. Establecer relaciones. -Mandar, ejecutar y coordinar: para llegar a la toma de decisiones es necesario seleccionar y motivar a la persona facilitándole la comunicación. Actividades que se pueden realizar en la organización: Tomar decisiones. Motivar. Comunicar. Seleccionar el personal. Perfeccionamiento del personal. -Controlar: consiste en valorar y corregir la situación. Actividades que se pueden realizar en la organización: 7 Negocios y Dirección Establecer criterios. Evaluar. Medir resultados. Corregir defectos. Estas funciones las realiza la dirección personalmente o delegándola en otros. 5 ESTILOS DE DIRECCIÓN Existen distintas clases de estilos de dirección. La mas extendida es la que se realiza en función del clima laboral que crea el jefe en la empresa. Los estilos son: El estilo autocrático. El estilo democrático. El estilo Laissez-Faire. El estilo paternalista. El estilo burocrático. Negocios y Dirección 8 5.1 El estilo autocrático El jefe determina todas las normas, impone sus criterios, establece estrategias, planifica, diseña el trabajo y decide quien debe hacerlo. Decide las fases de autoridad a corto plazo, mantiene un comportamiento enérgico y firma y exige disciplina y obediencia a los subordinados. El jefe se muestra amistoso pero impersonal creando ambientes de trabajo poco gratificantes. 5.2 El estilo democrático Las normas se discuten y se determina en grupos. El jefe solo oriente y apoya y plantea propuestas al grupo y crea un clima laboral de confianza. 5.3 El estilo Laissez Faire (dejar hacer) El grupo toma las decisiones libremente sin participación del jefe con lo que hay ausencia de liderazgo. El clima laboral es un tanto caótico y el jefe lo que hace es reunir toda la información y la mantiene disponible para su uso. 9 Negocios y Dirección 5.4 El estilo paternalista Se caracteriza por una actitud protectora del jefe con los subordinados, se interesa por sus problemas personales y profesionales y aunque les consulta es el quien toma las decisiones. 5.5 El estilo burocrático Es el que busca la eficacia y crea unas relaciones rígidas entre el dirigente y los trabajadores sin tener en cuenta el factor humano. la dirección consiste en planificar, dirigir, facilitar la actividad del personal y controlar a los subordinados mientras que el liderazgo trata de influir en el tratamiento de las personas con el fin de lograr determinados objetivos personales y de organización previamente definida. Hay dos maneras de designar a la dirección: -Líder formal: cuando el director es impuesto por la empresa. -Líder informal: si surge dentro de un grupo de personas en la empresa Negocios y Dirección 10 6 EL PROCESO DE DIRECCIÓN DE LA EMPRESA El proceso de dirección es el aspecto central de la empresa como organización. El sistema de dirección ha de estar en permanente contacto con los demás sistemas de la empresa. Definición de sistema de dirección: es el conjunto de funciones, actividades responsabilidades, reglas y, en definitiva, procesos que determinan la toma de decisiones en la empresa con el objetivo de lograr la eficacia y eficiencia de la misma. Lo que se le pide al sistema de dirección es que genere los procesos específicos para solucionar de forma eficiente los problemas empresariales de cualquier índole que puedan surgir en los diferentes sistemas de la organización, en otras palabras, dar las ordenes oportuna para solucionar de la mejor forma posible los problemas que se den en la empresa La estructura del sistema de dirección queda así 11 Negocios y Dirección Podemos ver como el sistema de dirección interactúa con los demás aspectos de la empresa. También hay una serie de relaciones con elementos que pertenecen al propio sistema de dirección. Estas relaciones pueden ser de carácter jerárquico o funcional y otras pueden ser de carácter informativo o de coordinación. • El sistema de decisión es el culpable de que se realicen unas tareas para lograr unos objetivos. • El sistema de información es fundamental para que las decisiones se puedan tomar de manera eficaz y eficiente. • El proceso de dirección en si mismo se representa en la base de la figura de manera secuencial. Negocios y Dirección 12 LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA en la direccion Ahora que conocemos que es y la estructura del sistema de dirección vamos a ver como funciona internamente. El liderazgo y la comunicación son equivalentes al sistema de decisión y al sistema de comunicación en la figura anterior. El proceso administrativo representa el conjunto que integran el sistema de planificación y control. Estos procesos son llevados a cabo por conjuntos de individuos que se relacionan formando grupos que obedecen a la función de liderazgo, teniendo en cuenta los procesos de comunicación que existen entre los mismos. 13 Negocios y Dirección Toda esta función se apoya en determinados aspectos funcionales y organizativos: • Las personas que integran la organización con sus conocimientos, sus actitudes individuales, sus habilidades, destrezas, experiencias y expectativas. • La cultura o conjunto de valores normas creencias, mitos, símbolos, etc. que son compartidos por los miembros de la organización y que son desarrollados por la dirección en una búsqueda de equilibrio interno y de una adaptación al medio en que actúa la organización. • El cambio organizativo o conjunto de factores que actúan como amenazas, riesgos y oportunidades para el sistema socioeconómico, procedentes tanto del entorno como de su seno, y que representan el reto actual de la organización para buscar su eficiencia y desarrollo futuro. 7 EL MANDO INTERMEDIO EN EL PROCESO DE DELEGACIÓN DE FUNCIONES EL proceso de integración es el tiempo desde que se firma el contrato hasta que se termina el seguimiento del nuevo trabajador y este se ha adecuado al perfil del puesto de trabajo. Hay que causar buena impresión el primer día y tenerlo todo perfectamente planeado para dar una sensación de seguridad al nuevo empleado. Negocios y Dirección 14 El periodo de integración y el Manual de Acogida persiguen: - Elevar la imagen de la empresa. - Hacer sentir al nuevo colaborador mas integrado en la empresa. - Conocer en profundidad las características legales y especiales de su relación con la empresa. - Favorecer la comunicación interna. - Favorecer la comunicación social del individuo en el entorno laboral. a) Bienvenida. La recepcionista como imagen de la empresa. Evitar comentarios con los demás compañeros. b) El primer día. Lo pasa siempre con el mando intermedio. Hay que hacer que se sienta cómodo. Seriedad ya que la empresa será como sea el mando intermedio. Charla sobre las funciones de su puesto de trabajo, así como la historia de la empresa, filosofía, estructura, etc. Se le dice si tiene alguna pregunta. Se formaliza el contrato de trabajo. Se le muestra es lugar de trabajo, se presentan los compañeros y se le dan la herramientas y manuales que necesite. 15 Negocios y Dirección c) El segundo día. El mando intermedio se presenta y le resuelve los problemas que encontrara en el trabajo del día anterior. Se realizará una visita a las instalaciones de la empresa. Durante el periodo de prueba es importante la figura del mando intermedio. Este debe de: Informar Instruir Ayudar Evaluar y comunicar el resultado de dicha evaluación. Hacer hincapié en la importancia de la delegación de funciones. Hay que tener en cuenta lo que cuesta delegar funciones y asumir los riesgos lógicos. Hay que tener cuidado con las trampas mentales QUÉ ESPERAN LOS COLABORADORES DE UN JEFE • LIDERAZGO • COMPETENCIA PROFESIONAL • ESTÍMULO Y APOYO • CONFIANZA EN SUS COLABORADORES Negocios y Dirección 16 • DELEGACIÓN Y AUTONOMÍA • INFORMACIÓN • EQUILIBRIO EMOCIONAL • COMUNICACIÓN CLARA • HONESTIDAD QUÉ ESPERA UN JEFE SE SUS COLABORADORES 17 • UN BUEN DESEMPEÑO DE LA TAREAS • INICIATIVA • COLABORACIÓN • RESPONSABILIDAD • PROFESIONALIDAD • EALTAD Y OBEDIENCIA • AFAN DE SUPERACIÓN Negocios y Dirección