ESTUDIO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL 1964 1972 POR RAUL LONDOÑO ANGEL ALCERA CABALLERO DE GÓMEZ ARTESANÍAS DE COLOMBIA S. A. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA DIRECCION FINANCIERA DIRECCION PLANEACION ARTESANÍAS DE COLOMBIA S. A. ESTUDIO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL (Sub-Gerencia Administrativa Dirección Financiera) INTRODUCCIÓN El presente documento fue realizado con el fin de tener una visión clara de la creación y desenvolvimiento administrativo de Artesanías de Colombia S.A. A t r a v é s d e es t e e st u d i o se h a c e u n a pr e s en t a c i ó n d e l t i p o d e Sociedad existente, del capital con que cuenta y de su crec imiento y desarrollo orgánico-administrativo. S e l l e v a a c a bo t a m b i é n , u n a n á l i si s so br e l a s v e n t a j a s q u e p o d r í a t r a e r e l c o n s t i t u i r a l a S o c i e d a d e n E m p r e s a O f i c i al del E st a do. La fuente de información para la realización del presente t r a b a j o f u e b a s t a n t e e s c a s a . S e r e c u r r i ó a a l g u n o s i n f o r m e s d e l a AID , a l a s E sc ri tu r as P ú bli ca s e x i st en t e s y a re c i en t e s or gan i z ac ion es A dm in i st ra t i va s. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL DE ARTESANÍAS DE COLOMBIA S. A. A- NACIMIENTO DE LA SOCIEDAD 1 A iniciativa de los almacenes SEARS y de la AID y mediante escritura pública No. 1998 del 6 de mayo de 1.964; La Empresa Col om biana de Turismo S.A., La Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero y l os S e ñ o r e s Fra nc is c o G a v ir ia R i nc ón , J a im e C a ld er ón G on zá l e z, J u a n Luis Berm údez 5., Eduardo Vega F., Enrique Aguirre L., Juan Ramón Ata-laya, Luis Toro E., y Alfonso Bermúdez P., constituyeron una Sociedad Comercial de Responsabilidad Lim itada, de nacionalidad Colom biana y dom icilio en la ciudad de Bogotá D . E., pudiendo establecer Sucursales en otra u otras Plazas del país o del exterior. La Sociedad tendrá por objeto la promoción, fomento y exportación de Artesanías Nacionales, la producción y distribución de artículos Típicos Colombianos; la compra y venta de estos; el montaje de talleres para mejorar sus calidades y en general, la ejecución d t o d o A c t o q u e s e relacione con ese ramo de negocios. 1 AID- Asociación Internacional de Desarrollo. Creada en 1960, ofrece asistencia a los países más desfavorecidos al proveerles con préstamos libres de interés (para la provisión de servicios sociales básicos y la dirección de apoyo a presupuestos), asistencia técnica y asesoría en políticas públicas. La AID es financiada por países ricos y los préstamos son realizados a aquellas naciones con un ingreso per cápita inferior a $1025 y sin habilidad financiera para solicitar préstamos a través del BIRD. En la actualidad, 81 países son elegibles para recibir fondos de la AID. Los préstamos a través de la AID durante el año fiscal de 2006 (hasta Junio, 2006), alcanzaron los $9.5 billones, que sumados a los préstamos realizados por el BIRD representan un total de $22.3 billones. Los donantes convienen en reabastecer los fondos de la AID cada tres años, estos fondos representan más de la mitad del total mientras que el resto proviene de pagos previos y del ingreso del BIRD. (El Banco Internacional para Reconstrucción y Desarrollo (BIRD) se creó en 1945 y cuenta hoy con 180 países miembros. Junto con la Asociación Internacional de Desarrollo (IDA), constituida en 1960 y destinada a promover asistencia concesional a los países con menor desarrollo relativo, el BIRD constituye el Banco Mundial, organización que tiene como principal objetivo la promoción del progreso económico y social de los países miembros, mediante la financiación de proyectos con el fin de mejorar la productividad y las condiciones de vida de dichos países. El BIRD utiliza recursos obtenidos principalmente en el mercado internacional de capitales, pero también posee recursos propios. Sólo los países miembros del Fondo Monetario Internacional (FMI) pueden formar parte del BIRD.) La compañía funcionaría con los siguientes Órganos Ad ministrativos: Asam blea G eneral de Socios, Junta Directiva, G erenc ia General. La Asamblea General de Socios se compondría de todos los socios inscritos en el libro denominado "Registro de Acciones"; La Junta Di r ec t i v a se c o m po n dr í a de c i n c o c o n sej er o s pr i n c i pa l e s c o n s u s r e s pe c t i v o s su p l e n t e s r e p r e s e n t a n t e L e g a l d e l a entidad. personales, y el Gerente Gen eral sería el B-PRIMERA ETAPA DE LA SOCIEDAD (6 de mayo de 1.964-17 de dic. de 1965) En la primera etapa de su funcionamiento Artesanías de Colom bia Lim itada contó con la total asesoría de la AID tanto en el cam po técnic o com o en el Adm inistrativo. La Organizac ión contó con el s ig uiente personal Asesor: Un Asesor de Cooperativas, un Especialista en Organización Cooperativa, un Especialista en Diseño, un Especialista en Producción y exportación, un Contador y doce Cuerpos de Paz Voluntarios. La Sociedad funcionó con la siguiente planta de perso nal y el or ganigr am a de la f igura No. 1: Planta de Personal G er en te G en er a l Asesor de Cooperativas Organizador de Cooperativas Dos Diseñadores Jefe de Producción Jefe de Exportaciones Auditor Cinco Oficinistas Tres Secretarias Tenedor de Libros Cuatro Empacadores El mayor movimiento Económico de la Empresa se real i za ba a t ra vés d e las ex po rtac io nes . Fu e ro n los Cue rpos d e Pa z qui en es promovieron las ventas en el Exterior, estableciendo centros principales de mercado, haciendo estudios sobre acogida de determinados productos y est ableciendo los contactos necesarios para e l f omento de las exportaciones. Fueron también los cuerpos de Paz quienes mediante un trabajo arduo entre nuestros campesinos artesanos descubrieron los centros c l a v e s p a ra f o me n t a r l o s p o l o s d e d e s a r ro l l o a rt e s a n a l . U n a ve z u b i c a d o s e s t o s c e n t r o s , l a m i s i ó n d e l a s o c i e d a d c o n s i s t i ó e n o ri e n t a r t é c n i c a m e n t e e l t ra b a jo a r t e s a n a l p a ra me j o ra r y a d a p t a r l o s p ro d u c t o s al me rc a d o . El capital con que inicialmente contó la Empresa para el d e s a rr o l l o d e p ro g r a ma s e n e s t e a s p e c t o f u e d e $ 2 5 0 . 1 0 0 . 0 0 m o n e d a l eg al c olo mbi an a, d i vidi do s en 25 ,0 10 acci on es d e $ 10 .0 0 c /u ; a p orta das por los socios en la siguiente forma: El capital inicial e incrementos Empresa (Base para el desarrollo de programas de fomento y operación). Escritura Pública de constitución Nº 1998 de mayo 6 de 1964. Accionistas (valor de la acción: $ 10,00) Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero Empresa Colombiana de Turismo Juan Luis Bermúdez Número de acciones Valor del aporte 5000 50.000,00 20000 200.000,00 3 30,00 Francisco Gaviria Rincón 1 10,00 Jaime Calderón G. Eduardo Vega F. Enrique Aguirre L, 1 1 1 10,00 10,00 10,00 Juan Ramón Atalaya Luis Toro Escobar Alfonso Bermúdez 1 1 1 Subtotal (Accionistas fundadores) $ 10,00 10,00 10,00 250.100,00 El 2 de Dic. de 1.964, m ediante escrituro pública No. 6074 La Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero aumentó su aporte en 5.000 acciones por un valor de $50.000.00; quedando un capital sociable de $300.000.00 M/cte. El 2 de marzo de 1.965, mediante escrituro pública No. 987 ingresa un nuevo socio, La Empresa Col ombiana de Petróleos con un aporte de 5.000 acciones por un v alor d e $5 0 .000.00 ; aum entado e l c apital a $3 50.10 0.00 M/cte. El último aumento de capital en esta primera etapa de la sociedad se llevó a cabo el 16 de junio de 1.965 por la Empresa Colombiana de Turismo quien aumentó su aporte en 12.000 acciones por un valor de $120.000.00.M/cte. quedando un capital sociable de $470.100.00 M/cte. En conclusión este fue un período de organización Administrativa y Funcional de la Empresa. C - SEGUNDA ETAPA DE LA SOCIEDAD. (17 de Dic. de 1965 - 3 de Dic. de 1968) L a E m p r es a C o l om b i a n a d e T u r i s m o S . A . , L a C a j a de Cr é d it o Ag r ar i o In d us tr i a l y M i n er o, La Em pres a C ol o m bia na de P etr ó le os y Fr anc isc o G avir ia Rinc ón c om o únic os Soc ios de la Soc iedad Lim itada, adm iten al Ins tituto de Fom ento Industrial c om o nuevo s oc io para c ons tituir a Artesanías de Colom bia en Soc iedad Anónim as. El 17 de diciem bre de 1965, m ediante Escritura Públ ic a N o. 5 2 3 2 , s e a do p tó p ar a l a Em pres a l a f orm a d e S oc i ed a d A nó n im a, com enzando desde es e m om ento la segunda etapa de s u funcionam iento. E l n ue v o t i po d e S oc i e da d t en dr ía por o bj et o : La Pr om oc ión, Fom ento y Ex por tac ión de Artes a nías Nac iona les ; l a pr oduc c ión y Dis tr i b u c i ó n d e a r t í c u l o s T í p i c o s C o l o m b i a n o s , a s í c o m o l a c o m p r a y v e n t a d e e l l os y e l m ont aj e de t a ll er es p ara m ej or ar s us c a l id a des ; e n d es ar ro ll o d e es te objeto la Sociedad podrá adquirir, conservar, gravar y enajenar toda clase de bienes que s ean nec es ar ios para el logro de sus f ines princ ipales ; girar, ac epta r , n e g o c i a r , d e s c o n t a r , e t c . , t o d a c l a s e d e i n s t r u m e n t o s n e g o c i a b l e s y d e m á s d o c u m e n t o s c i v i l e s y c o m e r c i a l e s , t o m a r interés como accionista fundador o no en otras Compañías, fusionarse con ellas o incorporarse en ellas, o absorberlas; tomar y dar dinero en mutuo con garantías reales o personales o sin ellas, y en general; llevar a cabo todo acto o contrato que se relacione directamente con el objeto principal de la Compañía. El Capital conque la Sociedad contaría para el desarrollo de sus programas sería de $1.280.100.00 aportados por los Socios en la siguiente forma: Empresa Colombiana de Turismo S.A. 32.000 acciones por un valor de .......................................... $ 320.000.00 Empresa Colombiana de Petróleos 32.000 acciones por un valor de ..........................................320.000.00 La Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero 32.000 acciones por un valor de ......................... 3 2 0 . 0 0 0 . 0 0 El Instituto de Fomento Industrial 32.000 acciones por un valor de ................................... 3 2 0 . 0 0 0 . 0 0 Francisco Gaviria Rincón lo acciones por un valor de ................................................................... 100.00 Total ................................................................................................................... $1.280.100.00 Los fines propuestos por Artesanías de Colombia S.A. en la segunda etapa de su funcionamiento son bastante definidos: 1- La integración económica y social de las Artesanías al desarrollo nacional. 2- El fomento de las exportaciones nacionales hasta una meta de US$ 6.500.000.00 anuales en el año de 1973. La organización administrativa propuesta en 1967 V er f i gu r a 2 ) s e h i zo t en i en do en c u en t a l o s o b j et i vo s qu e d e b e c u m p lir la empresa. De acuerdo a las actividades a desarrollar la Gerencia ejercerá la función de Dirección Ejecutiva asesorada de una línea "Staff"," la división de planeación, quién fija los programas para el cumpl i m i en to de lo s obj et i vo s soc io - econ ómi co s, t écn ico s y educ ac ion al es. L a l í n e a d e e j e c u c i ó n o r n a n d o t é c n i c o s e d i v i d i ó en t r e s r a m a s: La división administrativa que prestara servicios comunes a las otras dos; se encargará también de ejecutar y supervisar los s e r v i c i o s a d m i n i s t r a t i v o s n e c e s a r i o s p r o r a e l f u n c i o n a m i e n t o n o r m a l d e la empresa. La división de crédito supervisado se encarga de seleccionar los artesanos que requieren ayuda financiera y establecer las prioridades con el fin de canalizar producción que demande el mercado. el crédito hacia las líneas de La dimisión comercial se encarga de realizar las compras , ventas y promociones. E s t a o r g a n i z a c i ó n f u n c i o n ó c o n l a s i g u i e n t e p l a n ta d e p e rso nal: 1 Gerente 1 Secretaria Bilingüe 1 Se cre taria 1 Jefe de división de planeación 1 M e c a nó g r af a 1 Jefe de estudios técnicos 1 Asiste nte de e stud io s técnico s 1 Jefe de estudios socio-económicos 1 As i ste n te d e e st ud i o s s o c io - e co nó mi co s 1 Jefe de arte y capacitación. 1 Asistente de arte y capacitación 1 Jefe de división administrativa 1 Se cre taria 1 J e fe d e co n ta b il id ad 1 Tesorero 1 Cajero 1 Jefe de personal 1 Secretaria 1 Información 1 Mensajero 1 Chofer 1 A ux i l i ar d e Inf or m ac i ó n 1 Recepcionista 2 Aseadoras 2 Celadores 1 J ef e de cr édito s uper vis ado 1 Secretaria 1 Aux iliar de c r édito 2 Supervisores 2 Jefes de zonas 1 J ef e d e d i v is i ó n c om er c i al 1 J ef e de ventas 1 Publicista 1 Vendedor aux iliar 1 Despachador Jefe 2 Auxiliares d e B o d e g a 2 Empacadores 2 Vendedores Almacén 1 Au xi li a r Al m a cé n E l d e s a r r o l l o ad m i n i s t r a t i v o d e l a E m p r e s a e n esta segunda etapa tuvo gran importancia debido a la constitución de la Sociedad Anónima, d e s a r r o l l o propuestos. al crecimiento general de ella y a los programas de D - TERCERA ETAPA DE LA SOCIEDAD (3 de Diciembre de 1968 - 1971) El decre to No . 2 9 74 del 3 de D icie mb re de 1968, dictado por el Presidente de la República; que reorganiza al Minis terio de Fomento y que al mismo tiempo le da el nombre de Ministerio de Desa rrollo Económico; adscribe al mismo a Artesanías de Colombia S.A.; dándole el c a r á c t e r d e Se m io f i ci a l o de E mp re sa de Economía Mixta. A partir de este hecho la Empresa empie za una nueva etapa de su funcionamiento y su e volución orgánica y administrati va adquiere un gran avance; a medida que la organización crece los conceptos de los pape le s y lo que de e llos se e spe ra v a n q ue d a nd o m á s c la r a m e n t e d e fi n id o s y mejor comprendidos, se expresa una necesidad de poner por escrito estas definic io ne s de lo s p ape les p ara d arles categoría de oficiales y es así como en 1969 el I.F.I. elabora el primer manual administrativo general para Artesanías de Colom bia S.A.; e n e l c ual se e st able ce u n a n u e v a e s t ru c t u r a o rg á n i c a ( V e r f i g u r a 3 ) la descripción de funciones y un sistema de procedimientos administrativos. El nuevo organigrama establece tres gran des ramas administrativas bajo las órdenes d i r e c t a s d e l a G e r e n c i a G e n e r a l ; a s t a s son: 1 - La Gerencia Administrativa, quién es la q u e e s t a b le c e l a s p o lí t i c a s y p r o g r a m a s d e a d m i n i s t r a c i ó n y ma n e j o i n t e r no d e Arte sanías d e Colomb ia S.A. 2 - La Gerencia de Mercadeo quién realiza todo lo relacionado con comercialización y financiación de las artesanías de acuerdo con los programas y políticas establecidas. 3 - La Gerencia de Fomento Artesanal, quién asesora el Gerente General , y la elaboración, evaluación y control de los proyectos de la Empresa en los aspectos técnicos, socio -económicos y artísticos, con el fin de orientar la producción artesanal hacia el logro de las metas propuestas. L a p l a n t a d e p e r s o n a l c o n q u e f u n c i o n ó l a E m p re s a f ué l a s ig u ie n te : GERENCIA GENERAL 3 Gerente General Secretaria Chofer ASISTENCIA DE GERENCIA Asistente de Gerencia 4 Secretaria Recepcionista Mensajero DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 5 Contador Auxiliar de Contabilidad Secretaria Kardixta I Kardixta II DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN 2 Jefe de Promoción Secretaria DEPARTAMENTO DE DISEÑO 1 Jefe de Diseño DEPARTAMENTO DE EXPORTACIONES 2 Jefe de Exportaciones Secretaria GERENCIA DE MERCADEO Gerente de Mercadeo Secretaria Jefe de Ventas Aseadora 4 DEPARTAMENTO DE BODEGA 7 Jefe de Compras Jebe de Bodega Empacadores ( 4) Aseadora ALMACÉN DE BOGOTA 9 Administrador Cajero Vendedor Kardista Vendedoras ( 2 ) Vendedor as Bilingües ( 2) Auxiliar Almacén. Además de estos cargos existía un revisor fiscal nom brado por la Asam blea General de Accionistas. Mediante el Acta de Junta Directiva No. , XLIX del 4 de diciembre d e 1 9 6 8 , se a u me n t ó e l C a p i t a l P a g ad o a $ 6 . 68 0 . 1 0 0 . 0 0 d i s t r i b u id o e n l a s i g u i e n te forma: 40.000 acciones Corporación Nacional de Turismo $ 400.000. 00 por un (*altor de ..................... 32. 0 00 a c ci o ne s p o r 320.000.00 Empresa Colombiana de Turismo un valor de ......................... 32.000 acciones 320.000.00 accio ne s 1.000.000.00 13 20 00 a c ci o ne s p o r Caja de Crédito Agrario 132 .... 000 un 1.320.000.00 Empresa Colombiana de Petróleos por un ardor de ................... 100.000 Corporación Financiera Popular por un valor de .................... valor de ................................ 70.000 acciones 700.000.00 23 2. 00 0 p o r un v al o r 2.320.000.00 Federación Nacional de Cafeteros por un valor de .................... Instituto de Fomento Industrial de ................................................ 38. 0 00 a c ci o ne s p o r un 380.000.00 Cí a Ag rí c o l a d e I nve r si o ne s valor de .................................... a c cio ne s p o r u n v alo r 6.680.100.00 C a p i t a l P a g a d o . . 6 6 8 0 1 0 de C ap i t al A u to ri z ad o . . . . . . . . . . . . . To tal accio ne s p o r suscribir 10.000.000.00 3. 919. 000.00 E n 1 9 7 0 e l A s e so r A dm i n i st r a t i v o d e l a E n t i d a d D r . C a r l o s Eduardo Arias Bretón realizó una reorganización de la Empresa para ajustarla a su acelerado crecimiento. D e n t r o d e l o s p u n t o s t r a t a d o s e n l a r e o r g a n i z a c i ó n e n c o n t r a mos: 1- El establecimiento de un nuevo organigrama ( Ver figura 4) 2- La realización de un manual de descripción de funciones 3- Determinación de la Planta de Personal El organigrama determina además del Gerente General tres ramas de autoridad: La Subgerencia de Mercadeo, la Subgerencia Administrativa y Financiera y la Subge rencia de Fomento, a cuyas órdenes se encuentran las distintas unidades administrativas de acuerdo al objetivo de cada una de estas dentro de los programas generales de la Empresa. Establece además dos comités asesores para orientar las políticas de la Emp resa. La Planta de personal establecida fue la siguiente: GERENCIA GENERAL G e r en t e G e n er a l Secretaria Ejecutiva Conductor DIVISIÓ N DE DISEÑÓ Jefe División de Diseño Instructor de Fotografía Ins tr uc t or es de T a ll er ( 4) (TextilMaderas-Cerámica-Cueros) DIVISIÓN DE INVESTIGACIONES Antropólogo Sociólogo Mecanotaquígrafa DIVISIÓ N DE PRO DUCCIÓ N Jefe División de Producción Mecanotaquígrafa Cooperólogo Cooperólogo-Promotor Supervisor de Centros Artesanales Mecanógrafa Administradores de Centros Artesanales Instructores de Polos Analista de Costo de Producción Celadores ALMACÉN CARTAGENA 4 Administración Almacén Ve nd e d o r a B il ing üe Ve nded o ra Mo strad o r Auxiliar Almacén ALMACÉN MEDELLÍN 4 Ad mi ni s tr ad o r A l m acé n Ve nd e d o r a B il ing üe Ve nded o ra Mo strad o r Auxiliar Almacé n ALMACÉN CÚCUTA Administrador- 4 A lmacén Ve nd e d o r a B il ing üe Ve nded o ra Mo strad o r Auxiliar Almacé n SUGERENCIA DE FOMENTÓ 2 Subgerente de Fomento Secretaria Ejecutiva D IR E C C IÓ N A R T ES AN A L D ire cto r Arte sanal M e cano taq uíg rafa 2 SUGERENCIA DE MERCADEO 2 Subgerente de Mercadeo Secretaria Ejecutiva DIRECCIÓN COMERCIAL 2 Director Comercial Mecanotaquígrafa DIVISIÓN DE COMPRAS 2 Jefe División de Compras Mecanógrafa DIVISIÓN DE VENTAS 3 Jefe División de Ventas y Exportaciones Mecanotaquígrafa Coordinador de Almacenes CANALES DE DISTRIBUCIÓN ALMACÉN BOGOTÁ Administrador Almacén Cajero Recibidor Vendedoras Bilingües Vendedores Mostrador Aux iliar Alm ac én 8 Auxiliar de Costos Operador de Máquina Contable Mecanógrafa DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES 6 Jefe de División de Servicios Generales Cotizador - Ayudante Mensajeros Recepcionistas Conductores Aseadores DIVISIÓN DE PERSONAL Jefe 2 de División de Personal Mecanotaquígrafa 3 SECCIÓN DE TESORERÍA Tesorero - Pagador Mecanógrafa Mensajero de Manejo GRUPO DE DEPÓSITO Jefe de Depósito General Mecanógrafa Kar dix ta Aux iliar Empacadores - Despachadores 4 PROMOCIÓN 2 Di rector de Promoción Mecanotaquígrafa SECRETARIA GENERAL 3 Secretario General Mecanotaquígrafa Oficinista de Archivo Y correspondencia SUGERENCIA ADMINISTRATIVA 2 Subgerente Administrativo Secretaria Ejecutiva DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4 Director Administrativo y Financiero Mecanotaquígrafa Estadígrafo Auxiliar de Presupuesto- Tenedor de Libros DI VI S IÓ N DE C O NT A BI L ID A D Jefe División de Contabilidad Mecanotaquígrafa- Contadora Contador Aux iliar Auxiliar segundo de Contabilidad Aux iliar Kar dix ta 5 El 2 4 d e Ma rzo de 1 97 1 me di an te Esc ri tu ra P úblic a No . 11 24 se s ole mni za: 1- Qu e A rt e s a n í a s d e Co l o mb i a S . A . e s u n a 2- La modificación de los estatutos para atemperar e n t i d a d d e E c o n o mí a M i x t a . sus preceptos extraordi narios 1050 y 3130 de 1 968. Como toda Empresa en desarrollo requiere organizaciones nuevas para administrar programas nuevo s; pues las posibilidades de ajusta r e l c a rá c t e r de o rg a n i za c i o n es vi e ja s a n e c e si d a d es n u e va s s o n mu y re mo t a s ; a c o mi e n zo s d e 1 9 7 1 s e e m p i e z a u n a n u e v a o rg a n i za c i ó n c o n e l p ro p ó s i t o d e h a c e rl a m á s f u n c i o n a l . Después de un minuciosos y completo estudio p or parte de las distintas Directivas y los Técnicos en la materia se fueron estableciendo y perfeccionando las normas y procedimientos Administrativos de la Soci e d a d . Co n el P rop ósit o de es ta bl ece r un o rgan ig ra m a p rác tico y f uncional, se puso en p rueba durante siete meses un proyecto de organigra ma , ( V e r f i g u ra 5 ), y l u e g o d e h a c e rl e a l g u n a s m o d i f i c a c i o n e s s e p u s o e n p rá c t i c a e l d e f i n i t i v o ( V e r f i g u r a 6 ) . Entre los diferentes trabajos adelantados durante el el año en pro de la Organización encontramos: 1- Una realización técnica del manual de funciones 2- La elaboración de la Planta de Personal. 3- Elaboración de la escala de salarios .. 4- La elaboración del manual de procedimiento y fluj o d e do c u m e n t o s. 5- La elaboración del proyecto de reglamento de personal. 6- E s t u di o , el a bo r a c i ó n e i m p l a n t a c i ó n d e l a n u e v a estructura organizativa de la Empresa. La escala de salarios y la Planta de Personal implantada f u e I a si gui e nt e: ESCALA DE SALARIOS P a r a u n a c o r r e c t a i n t e r pr e t a c i ó n d e d i c h a e s c a l a e s n e c e s ario definir los siguientes términos: Número de Cargos: La cantidad de funcionarios que con idéntica denominación y funciones se desempeñan en cada unidad administrativa. Serie: La denominación de un cargo u oficio. C l a s e : L a c a t e g o r í a d e n t r o d e u n a m i s m a s e r i e c u a n do h a y p l u r a l i d a d d e c a r g o s , estando expresada por número s ro mano s, c uya unidad ( 1 ) indic a la c ategoría inic ial y de menor remuneración. C ó d i g o : La identificación numérica que se ha dado a cada clase de una serie, para su catalogación en kárdex . N i v e l : E l l u ga r de n t r o de l a e sc a l a de sa l a r i o s, i n di c a t i v o de l a c u a n t í a de l a remuneración que corresponda a determinada clase. La escala salarial se compone de los siguientes niveles y remuneraciones: NIVEL SUELDO CORRESPONDIENTE 1 $ 500.00 2 550.00 3 610.00 4 670.00 5 740.00 6 810.00 7 890.00 8 980.00 9 1.080.00 10 1.190.00 11 1.310.00 12 1.440.00 13 1.580.00 14 15 1.740.00 1.910.00 NIVEL 16 17 SUELDO CORRESPONDIENTE $ 2.100.00 2.310.00 18 2.540.00 19 2.790.00 20 3.070.00 21 3.380.00 22 3.720.00 23 4.090.00 24 4.500.00 25 4.950.00 26 5.450.00 27 6.000.00 28 6.600.00 29 7.150.00 30 7.870.00 31 8.660.00 32 33 34 35 9.530.00 10.500.00 11.550.00 12.700.00 GERENCIA GENERAL No. de cargos: Serie: Clase: Gerente General 1 Secretaria Ejecutiva 1 1 1 Código: Ni v e l: 1-000-01 1000 -02 20-22 Conductor Automotor 1-000-03 11-13 J ef e O f ic in a D i v ul g ac i ón 1-000-04 29-32 Asistente Divulgación 1-000-05 19-21 1-000-06 17-18 1-000-01 29-32 1-000-02 16-17 2-000-01 32-35 2-000-02 19-20 2-100-01 29-32 2-100-02 18-20 Secretaria Ejecutiva IV I OFICINA JURÍDICA 1 J ef e O f ic in a J ur íd ic a 1 Secretaria Mecanotaquígrafa IV SUGERENCIA ADMINISTRATIVA 1 1 Subgerente Administrativo Secretaria Ejecutiva III DIRECCIÓN FINANCIERA 1 Director Financiero 1 Secretaria Ejecutiva II DIVISIÓN DE RELACIONES INDUSTRIALES 1 1 Jefe División Relaciones Industriales Secretaria Ejecutiva 2-300-01 II 2-100-02 18-19 No. de Cargos: Serie: Clase: Código: Nivel: 2-200-01 22-24 DIVISIÓNDESERVICIOS GENERALES 1 1 Jefe División Servicios Generales Secretaria Mecanotaquígrafa IV 16-17 2-200-02 1 Recepcionista 2-200-03 14-16 1 Auxiliar de Suministros 2- 200- 04 15-17 2-400-01 25-27 Delineante de Arquitectura 2-400-02 20-22 Diseñador Gráfico 2-500-01 24-26 2-500-02 22-24 2-500-03 22-24 DIVISIÓNDECONSTRUCCIONES 1 1 Arquitecto DIVISIÓN DE ARTE Y PUBLICIDAD 1 1 Dibujante Publicitario Dibujante Didáctico 1 DIVISIÓNDECONTABILIDAD 1 Jefe División de Contabilidad 2-120-01 27-29 1 Asistente de Contabilidad 2-120-02 20-22 Operador de Máquina Contable I 2-120-03 18-20 II 2-120-04 18-20 1 Operador de Máquina Contable 1 1 Aux iliar de Contabilidad I 2-120-05 16-18 1 Aux iliar de Contabilidad II 2- 120- 06 14-16 1 Secretaria Ejecutiva I 2-120-07 17-18 No. de Cargos: Serie: Clase: Código: Nivel DIVISIÓN DE PRESUPUESTO 1 2-11-01 26-28 2-11-02 16-18 CORRESPONDENCI A 1 Técnico de Archivo y Correspondencia 2-210-01 13-15 1 2-210-02 10-12 1 Jefe División Presupuesto Auxiliar de Presupuesto SECCIÓN DE ARCHIVO Y Auxiliar de Archivo y Correspondencia SECCIÓN DE COSTOS 2-121-01 1 Técnico de Costos 1 Asistente de Costos 2-121-02 18-20 1 Auxiliar de Costos 2-121-03 14-16 2- 121- 04 13-14 2-130-01 24-26 2-130-02 22-24 Auxiliar de Tesorería 2-130-03 20-22 1 Técnico de Crédito 2-140-01 24-26 1 Auxiliar de Cobros 2-140-02 18-20 1 I 25-27 Secretaria Mecanotaquígrafa SECCIÓN DE TESORERÍA Y PAGADURÍA 1 1 1 Tesorero Cajero Pagador SECCIÓN DE CREDITO Y COBRANZAS Sede: Clase: 1 Conductor Automotor 1 Código: Nivel: II 2-230-01 12-14 Conductor Automotor II 2-230-02 12-14 1 Conductor Automotor I 2-230-03 10-11 1 Conductor Automotor I 2- 230- 04 10-11 Secretaria Mecanotaquígrafa IV 2-220-01 16-17 Secretaria Mecanotaquígrafa III 2-220-02 15-16 Secretaria Mecanotaquígrafa II 2-220-03 14 - 15 Secretaria Mecanotaquígrafa I 2- 220- 04 13-14 2-240-01 11-13 2-24-02 5-7 Aseador 2-240-03 5-7 Aseador 2- 240- 04 5-7 II 2-211-01 8-10 I 2-211-02 6-8 3-000-01 32-35 3- 0 0 0. 0 2 19-20 No. de Cargos: GRUPO DE TRANSPORTE GRUPO DE MECANOGRAFÍ A 1 1 1 I GRUPO DE MANTENIMIENTO 1 A ux i l i ar d e M an t en im i en t o 3 Aseador 2 GRUPO DE MANSAJEROS 1 Mensajero Mensajero SUGERENCIA DEFOMENTO FOMENTO 1 Subgerente de Fomento 1 Secretaria Ejecutiva I II No. de Cargos: Serie: Clase: Código Nivel: DIRECCIÓN OPERATIVA 1 1 Director Operativo Secretaria Ejecutiva I 3-200-01 29-32 3-200-02 17-18 1 Técnico de Adiestramiento 3-200-03 22-24 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES 1 Director de Planeación 3-100-01 29-32 1 Estadístico 3-100-02 24-26 1 Secretaria Ejecutiva 3-100-03 18-19 3-220-01 26-28 3-230-011 26-28 3-210-01 26-28 3-110-01 27-29 3-110-02 14-15 3-120-01 26-28 3-120-02 25-27 II DIVISIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA 1 Ingeniero Industrial DIVISIÓN DE PRODUCCIÓN 1 DIVISIÓN DE ASISTENCIA COMUNITARIA 1 DIVISIÓN DE DESARROLLO DE PROYECTOS 1 1 DIVISIÓN DE INFORMACIÓN ARTESANAL 1 1 Ingeniero Administrador Sociólogo Ingeniero Industrial Secretaria Mecanotaquígrafa Sociólogo Antropólogo II No. de Cargos: Serie: 1 Clase: Código: Nivel: Economista 3-120-03 25-27 1 Bibliote cólogo 3- 1 2 0 -0 4 25-27 1 Diseñador Industrial 3-221-01 27-29 1 Dibujante Industrial 3-221-02 20-22 1 Diseñador Modelista 3-221-03 22-24 3-231-01 22-24 4-6 SECCIONAL DE RÁQUIRA 1 Jefe Operativo Centro Artesanal Ráquira 1 Au xil ia r Ce la d or 3-231-02 1 Auxiliar de mantenimiento 3-231-03 4-6 SECCIONAL DE LA CHAMBA 1 Jefe Operativo Centro Artesanal La Chamba 3-232-01 22-24 3-232-02 4-6 4-6 1 Au xil ia r Ce la d or 1 Auxiliar Celador 3-232-03 1 Auxilia r de Ma ntenimiento 3-232-04 4-6 SECCIONAL DE PEREIRA 1 2 1 3-233-01 23-25 Au xil ia r Ce la d or 3-233-02 7-9 Au xil ia r Ce la d or 3-233-03 7-9 Auxilia r de Ma ntenimiento 3- 2 3 3 -0 4 Jefe O p erativo Centro Artesanal de Pereira SECCIONAL DE SANDONA 1 J e fe Op e ra t iv o Ce ntr o Arte - 7-9 Código: Ni v e l: sanal de Sandoná 3-234-01 22-24 1 Aux iliar Celador 3- 234- 02 4-6 1 Aux iliar de Mantenim iento 3-234-03 4-6 1 Instructor Maestro de Diseño 3-222-01 22-24 2 Instructor Asociado de Diseño 3- 222- 02 20-22 Instructor Asociado de Diseño 3- 222- 03 20-22 Instructor Asistente de Diseño 3- 222- 04 18-20 Instructor Asistente de Diseño 3-222-05 18-20 Instructor Asistente de Diseño 3- 2 2 2- 06 18-20 Instructor Maestro de Tecnología 3-223-01 22-24 Instructor Maestro de Tecnología 3- 223- 02 22-24 Instructor Maestro de Tecnología 3- 223- 03 22-24 3- 2 2 3- 04 20-22 Instructor Asociado de Tecnología 3- 223- 05 20-22 Instructor Asociado de Tecnología 3- 2 2 3- 06 20-22 Instructor Asistente de Tecnología 3- 2 2 3- 07 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 223- 08 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 2 2 3- 09 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 2 2 3- 10 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3-223-11 15-17 No. de Cargos: Serie: Clase: GRUPO DE DISEÑO DE PRODUCTOS 3 GRUPO DE TECNOLOGIA 3 Instructor Asociado de Tecnología 3 12 No. de Cargos: Serie: Código: Nivel Instructor Asistente de Tecnología 3- 223- 12 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 223- 13 '15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 2 2 3- 14 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 223- 15 15-17 Instructor Asistente de Tecnología 3- 2 2 3- 16 15-17 3- 2 2 3- 17 15-17 3- 223- 18 15-17 Clase; Instructor Asistente de Tecnología Instructor Asistente de Tecnología GRUPO DE ASESORÍA ADMINISTRATIVA 1 Instructor Asesor Administrativo III 3-211-01 23-25 2 Instructor Asesor Administrativo II 3- 211- 02 21-23 Instructor Asesor Administrativo II 3-211-03 21-23 I nstructor Asesor Administrativo I 3- 2 1 1- 04 '19-21 Instructor Asesor Administrativo I 3-211-05 19-21 Instructor Asesor Administrativo I 3- 2 1 1- 06 19-21 Promotor II 3-212-01 Promotor II 3- 212- 02 23-25 Promotor II 3- 212- 03 23-25 Promotor I 3- 2 1 2- 04 21-23 I 3-212-05 21-23 I 3- 2 1 2- 06 21-23 3 GRUPO DE ORGANIZACIÓN COMUNITARIA 3 3 Promotor 23-25 Promotor No. de Cargos: Serie: Clase; Código: Nivel SUGERENCIA DE MERCADEO 1 1 Subgerente de Mercadeo Secretaria Ejecutiva III 4-000-01 32-35 4- 000- 02 19-20 4-100-01 27-29 4- 100- 02 25-27 4- 100- 03 15-16 4-200-01 26-28 DIRECCIÓN DE VENTAS NACIONALES 1 1 1 Director de Ventas Nales. Supervisor de Ventas Almacenes Secretaria Mecanotaquígrafa III DIVISIÓN DE EXPORTACIONES 1 Jefe de Exportaciones 1 Aux iliar de Negoc iac iones 4- 200- 02 20-22 1 Auxiliar de Tram itación 4- 200- 03 19-20 4- 2 0 0- 04 19-20 4-300-01 26-28 4- 300- 02 20-22 III 4- 300- 03 15-16 II 4-310-01 Visitadores de Compras II 4- 310- 02 19-21 Visitadores de Compras I 4- 310- 03 17-19 Secretaria Ejecutiva 1 I II DIVISIÓN DE ADQUISICIONES 1 Jefe División Adquisiciones 1 Analista de Compras 1 Secretaria Mecanotaquígrafa — GRUPO DE VISITADORES DE COMPRAS 2 2 Visitadores de Compras 19-21 Clase: No. de Cargos: «Serie: Código: Nivel; DIVISIÓN CENTRAL DE MERCANCÍAS 1 Administrador 4-110-01 23-25 1 Kardixta 4-110-02 13-15 1 Auxiliar de Contabilidad 4-110-03 15-17 1 Secretaria Mecanotaquígrafa 4-110-04 14-15 1 Jefe de Recibos 4-110-05 12-14 1 Jefe de Despachos 4-110-06 12-14 1 Jefe de Bodega 4-110-07 12-14 3 Auxiliares de Bodega 4-110-08 9-11 Auxiliares de Bodega 4-110-09 9-11 Auxiliares de Bodega 4-110-10 9-11 4-110-11 6-8 4-110-12 10-12 4-121-01 16-24 4-121-02 17-19 4-121-03 14-20 1 Aseador (a) Celador II SECCIONAL DE BOGOTA a) 1 1 1 4 Local Calle 19 Administrador Vendedor Contador Kardixta Cajero Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe 4-121-04 4-121-05 10-16 4-121-06 10-16 4-121-07 Auxiliar Almacén 4-121-08 1 Aseador (a) 4-121-09 1 Celador 2 10-16 4-121-10 10-16 6-8 6-8 10-12 No. de Cargos: Código: Nivel 4-122-01 10-16 Cajero Vendedor Bilingüe 4-122-02 10-16 Vendedor Bilingüe 4-122-03 10-16 4-122-04 10-16 4-122-05 6-8 4-130-01 16-24 4-130-02 17-19 4-130-03 10-16 4-130-04 10-16 Sede: b)Local Aeropuerto El Dorado 2 2 Cajero Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe Clase: 1 SECCIONAL ALMACÉN MEDELLÍN Auxiliar Almacén 1 Administrador Vendedor 1 Contador Kardixta 1 Cajero Vendedor Bilingüe 1 Vendedor Bilingüe 1 Vendedor 4-130-05 10-16 1 Auxiliar Almacén 4-130-06 5-7 SECCIONAL ALMACÉN CARTAGENA a) Local Calle del Porvenir 1 Administrador Vendedor 1 Contador Kardixta 1 1 1 Cajero Vendedor Bilingüe Vendedor Bilingüe Auxiliar Almacén 4-140-01 16-24, 4-140-02 17-19 4-140-03 10-16 4-140-04 10-16 4-140-05 5-7 4-150-01 16-24 b) Local del Castillo 1 Cajero Vendedor Bilingüe No. de Cargos: Código: Serie: Case: Nivel: 1 Vendedor Bilingüe 4-150-02 10-16 1 Vendedor Cafetería 4-150-03 5-7 1 Administrador Vendedor 4-160-01 16-24 1 Contador Kardixta 4-160-02 16-18 4-160-03 10-16 Auxiliar Almacén 4-160-04 6-8 1 Administrador Vendedor 4-170-01 16-24 1 Contador Kardixta 4-170-02 17-19 1 Cajero Vendedor Bilingüe 4-170-03 10-18 1 Vendedor Bilingüe 4-170-04 10-18 1 Vendedor 4-170-05 10-18 1 Auxiliar Almacén 4-170-06 6-8 4-180-01 16-24 4-180-02 14-15 SECCIONAL ALMACÉN SAN ANDRES 1 1 Vendedor Bilingüe SECCIONAL ALMACÉN CÚCUTA SECCIONAL ALMACÉN GENERAL 1 Jefe Ventas al por Mayor 1 Secretaria Mecanotaquígrafa II En general la Empresa está dirigida por: - La Asamblea General de Accionistas, La Junta Directiva y - El Gerente General. Los deberes de cada uno de estos órganos con respecto a l a S o c i e d a d e s t á n c l a r a m e n t e d e t e r m i n a d o s e n l o s e s t a t u t o s g e n e r a l e s d e l a E m pr esa. Por otra parte en el organigrama o carta organizacion al en c o n tramo s qu e la s gr an de s lín eas d e au to rid ad se e sta blec e n de ac u erdo a los pr o gr a m a s ge n e r a l e s d e l a E m pr e s a ; a s í t en em o s : La Subgerencia Administrativa para establecer, dirigir y coordinar los programas relacionados con ese campo. - La Subgerencia de Mercadeo para el desarrollo gener al de los programas de mercadeo y L a S u b g er en c i a d e F o m e n t o p a r a t o do l o r e l a c i o n a d o con los programas de Fomento Artesanal en el país. Dentro de cada una de estas grandes líneas de Autorid ad encontramos distintas unidades organizacionales que colaboran en el desarrol lo del programa a que pertenecen. Entre las distintas perspectivas que se tuvieron en cuent a para la elaboración del organigrama General de la Empresa tenemos: la previsión de un futuro crecimiento de la Sociedad con el obj eto de hacer más duradera dicha Organización estructural. E - POSIBLE FUTURO DE LA EMPRESA El sector Artesanal Colombiano es bastante amplio sobre t o do e n l a po bl a c i ó n de ba j o s i n gr eso s; pu es l o s c o st o s de pr o du c c i ó n en l a E m pr esa industrial requieren altas inversiones. Así que este sector marginado dedicado ala Artesanía va necesitando cada día más el respaldo total del Gobierno Nacional para lograr un mayor bienestar e incremento de la producción Artesanal del país. L a f o r m a m á s ef i c a z pa r a l o gr a r es t o s pr o pó s i t o s s er í a l a conversión de Artesanías de Colombia S.A. en un Instituto de Fomento Artesanal o la reestructuración general de esta creación del Instituto de Fomento Artesanal beneficiaría un gran n úcleo de po blac ión qu e co n el inc remen to de la Artesanía lograría u n a m a yo r c a pi t a li z ac ión . Entre los diversos aspectos favorables y desfavorables tant o en la Sociedad existente como al Instituto Colombiano de Fomento Artesanal expuest os en un estudio del Doctor Cesar Hincapié S. sobre la posibilidad de crear un Institut o C o l o m b i a n o d e F o m e n t o A r t e s a n a l ' , ' e n c o n t r a m o s l o s si gu i en t es: Aspectos Favorables a la Sociedad a) I n d e p en de n c i a d e E m p r e s a C o m er c i a l , r e gi d a po r el b) Mejorar agilización del comercio de Exportaciones. d e r echo privado. c) M a s c o n f i a n z a d e l o s ó r g a n o s d e c r é d i t o p a r t i c u l a r es. d) Mayor seguridad y estímulo de inversionista privado. Aspectos Desfavorables a la Sociedad a) Restricción de su campo de acción, es ampliar s e c t o r e s po pu l a r e s . b ) P o c a a t r a c c i ó n de l a r t e s a n o p o r e s t e t i po de organizació n , qu e en t i e n den f u n da da c o n f in es exc lu si vo s de lu c r o y d o n de é l n o v a a o bt en er mayores beneficios, que la compra de sus productos a los precios más o menos similares a los del mayorista. c) I m pi de l a i n t e gr a c i ó n ge n er a l d e pr o gr a m a s a r t es a n a l es con la vinculación financiera y de agestión de los departamentos y municipios. d) Es difícil realizar la coordinación de los establecimien to s o f ic iales o semio f ic iales, qu e algo ten gan qu e ver c o n el sec to r. e ) S e r es t r i n ge n l o s p l a n e s d e c r é di t o su p er v i s a d o , c a p a citación, asesoría técnica, racionalización de mercado etc. A s p e c t o s f a v o r a b l e s al I ns t i tu to 1) Un mayor campo de acción e injerencia del estado. 2) Mayor financiación, a través de asignación de rec ursos, dentro del presupuesto y auxilios extraordinarios. 3) Fácil integración, con los organismos del Estado, a nivel nacional, departamental y municipal. 4) Coordinación de políticas y planeación general del movimiento artesanal del país. 5) Realización crédito artesanal, mercadeo y de capacitación planes de los de asesoría artesanos, técnica, acorde con directrices del programa económico del Gobierno. P a r a i n c r em en t a r e st a s p r o p o s i c i o n e s e l D o c t o r T o m á s Lucendo elaboró un proyecto para la creación de la Caja Nacional de Crédito Artesano, cuyo objetivo primordial sería la de fomentar el crédito población Artesana y los talleres que efectúen trabajos de tal índole. entre la FUENTES DE INFORMACIÓN Es c r it ur as P ú bl ic as N ú m er os : 1 12 4 - 19 9 8 - 60 7 4 - 9 8 4 - 24 2 6 - 6 9 00 - 5 23 2 894 - 4838. - Reporte anual de operaciones - A I D - 1965 Propuesta de desarrollo para Artesanías de Colombia ( Septiembre de 1967 ) por: Álvaro Iregui Borda Carlos Morales Hendry Gustavo Pérez Ángel Alf onso Aristizábal B. - Manua l Adm inis tr ati v o G ener al de Artes a ní as de Col om bia 1969 p or: El Ins t itut o de Fomento Industrial. Nómina de 1969 Pr o yec t o de or g a n i zac i ón p or e l D oc t or Ed u a rdo Ar ias Br et ó n. - 1 9 7 0 Estudio Jurídico de Artesanías de Colombia S.A. . - 1971 por : Jaime Vidal Perdono. Estudio sobre la posibilidad de crear el Instituto Colombiano de Fomento Artesanal por el Doctor César Hincapié.