Contabilidad Electrónica

Contabilidad Electrónica:
Ahora las cuentas se hacen en línea
#CursosEnLinea
Contenido
Presentación ................................................................................................................................................................... 3
Contabilidad Electrónica: Ahora las cuentas se hacen en línea ................................................................................... 3
¿Qué es la Contabilidad Electrónica? ........................................................................................................................ 4
¿Quiénes están obligados a presentar una Contabilidad Electrónica? ..................................................................... 4
Los 5 archivos requeridos por el SAT ....................................................................................................................... 6
Fechas de Envío.............................................................................................................................................................. 8
Multas por no cumplir .................................................................................................................................................................... 9
Buzón Tributario ............................................................................................................................................. 10
¿Qué es el Buzón Tributario? .................................................................................................................................................... 10
¿Cuándo debo comenzar a utilizarlo? ................................................................................................................................... 10
Guía rápida para activar el Buzón Tributario ................................................................................................................... 11
Beneficios de la Contabilidad Electrónica ............................................................................................................. 14
Contalinea: Administra, Dirige y Crece tu negocio ............................................................................................. 15
Tips para administrar tu negocio ............................................................................................................................ 17
Glosario.......................................................................................................................................................................... 19
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Presentación
Contabilidad Electrónica: Ahora las cuentas se hacen en línea
Bienvenidos a la Guía sobre Contabilidad Electrónica, en ella encontrarás información actualizada y sencilla
sobre esta obligación: los contribuyentes que deben cumplir a partir de 2016, qué documentos deben
presentarse, cómo y por qué medio se envía la información, así como un manual rápido para activar el
Buzón Tributario.
Desde hace unos años, la tecnología ha marcado la forma de trabajo de todos, desde el soporte a las formas
de trabajo, hasta el comercio electrónico y el registro de la actividad diaria de las personas, las cuales no se
puede entender sin las aportaciones de la ciencia y la tecnología.
Para la autoridad, uno de los principales retos es aprovechar al máximo la tecnología, sus medios y las
nuevas prácticas que llegaron a nuestras vidas, con la intención de hacer nuestras labores más sencillas y
eficientes.
Por ello el SAT decidió generar información a través de archivos XML, un formato de archivo universal,
flexible y eficiente que se ha explotado para llevar todos los cálculos, registros y demás actividades de una
forma más eficaz, con mayor calidad y una seguridad única para la autoridad y las empresas.
¡Recuerda!
La Contabilidad
Electrónica más que
un requisito fiscal, es
una herramienta para
el buen manejo de tu
negocio.
De esta manera, el Servicio de Administración Tributaria resolvió que es un buen
paso comenzar a migrar todo a internet, para mantener un mejor control sobre
los contribuyentes, su situación económica e impulsar el cumplimiento de todos
a través de controles más estrictos.
Queremos que esta guía resuelva tus dudas respecto esta obligación y sobre
todo, que conozcas que es un proceso sencillo y rápido si cuentas con los
elementos necesarios.
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¿Qué es la
Contabilidad Electrónica?
Sin duda este término ha formado parte de las inquietudes de todos los contribuyentes desde el pasado 1°
de julio cuando, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución Miscelánea 2014, se determinó la obligación de
realizar los registros contables a través de un sistema electrónico y enviarlos al SAT vía internet.
La Contabilidad Electrónica es un requerimiento fiscal que, debido
convertido en un asunto que involucra por un lado a la
contabilidad, y por otro a los sistemas electrónicos diseñados para
cubrir las nuevas necesidades, tanto de contadores como de
empresarios. Actualizarte con el sistema adecuado te ayudará no
sólo a cumplir, sino a llevar una mejor administración de tu
negocio.
a las recientes disposiciones, se ha
La contabilidad electrónica es
la obligación fiscal de llevar los
registros
y/o
movimientos
contables a través de medios
electrónicos
¿Quiénes están obligados a presentar una Contabilidad Electrónica?
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación estableció que, a partir del 1° de julio de 2014, las personas
morales, incluidas aquellas con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial, están
obligadas a llevar su contabilidad en medios electrónicos.
Desde el 2015 es obligatoria para personas morales y físicas con ingresos a acumulables mayores a 4
millones de pesos en el ejercicio 2013.
Para las empresas o personas morales con fines no lucrativos, contribuyentes del sector primario, aquellos
contribuyentes que hayan tenido ingresos acumulables menores a 4 millones de pesos en el ejercicio 2013,
personas inscritas al RFC durante el 2014 y 2015, aquellos que se inscriban al RFC en el 2016, así como las
personas físicas arrendadoras y aquellas con actividad empresarial y profesional con ingresos de dos
millones de pesos o superiores, deberán entregarla a partir de 2016.
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¿Quiénes están obligados a presentarla?
Para saber si eres un contribuyente obligado a realizar una Contabilidad Electrónica, consulta nuestro
siguiente cuadro:
Las personas físicas con actividades empresariales y profesionales, que tengan ingresos menores a dos
millones de pesos, las que reciben ingresos por adquisición, intereses, premios, dividendos y las que
pertenecen al RIF están exentas de Contabilidad Electrónica, pero deberán llevar su contabilidad a través del
portal del SAT “Mis Cuentas”.
5
Los 5 archivos requeridos
por el SAT
Son cinco los elementos esenciales que se envía a la autoridad fiscal a través del Buzón Tributario para
cumplir con la Contabilidad Electrónica:
Balanza de Comprobación: Es el documento donde se muestran los cargos y abonos que
se hicieron en el mes, además contiene información como el saldo inicial y saldo final de tu
cuenta. Todos los movimientos financieros que se realizan en tu empresa, quedarán
registrados bajo el concepto de partida doble, es decir, cada vez que exista una operación
afecta a tus adeudos y abonos.
Catálogo de Cuentas: Es una lista clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo
y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica, generalmente
están ordenadas por niveles, es decir, existe una cuenta general y de ella se podrán
desprender los subniveles que la empresa o contador necesite.
Para cumplir con la Contabilidad Electrónica se deberá asociar al código agrupador
publicado por el SAT; esto significa que cuando generes el archivo en XML, deberás
relacionar el código del SAT con los códigos que manejas en tu catálogo de cuentas.
Pólizas Contables: En este documento se registra las operaciones o actividades que
modifiquen tus estados financieros día con día; existen tres tipos de pólizas, las de diario,
las de ingresos y las de egresos.
En la de diario se registran las salidas y entradas de efectivo; en la de ingresos se anotan
diariamente entradas de dinero en efectivo; y en las de egresos se registran las
operaciones que impliquen gastos de dinero para la empresa.
Auxiliares de Folios de Comprobantes Fiscales: En cada póliza se deben distinguir los
folios fiscales de los comprobantes como comprobante de la operación, con el objetivo de
identificar la forma de pago, las contribuciones, tasas y cuotas; cuando el contribuyente no
logre identificar el folio fiscal (Código UUID) asignado a los CFDI dentro de las pólizas
contables, podrá utilizar un reporte auxiliar para relacionar todos los folios, la clave en el
RFC y el monto que amparan dicha póliza.
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Los 5 archivos requeridos por el SAT
Auxiliares de Cuentas y Subcuentas: Este documento permite al contribuyente identificar
cada operación, acto o actividad económica, cuando se necesite.
Una vez generados estos archivos, deberás enviarlos mediante el Buzón Tributario o la página de internet
del SAT en la sección de trámites. Recuerda que es necesaria la firma electrónica vigente, además de que los
archivos se deberán comprimir en .ZIP con una nomenclatura específica para su entrega, como a
continuación se ve:
RFC
Ejercicio
Periodo
12 o 13
caracteres,
correspondient
es al RFC del
contribuyente,
ya sea persona
moral o
persona física.
4 caracteres
que
identifican el
año al que
corresponde
la información
que se envía.
2 caracteres
que identifican
el número de
mes al que
corresponde la
información
que se envía.
Clave
Caracteres CT que identifican el
Catálogo de cuentas.
Caracteres BN que identifican a las
balanzas de comprobación con
información normal;
Caracteres BC que identifican a las
balanzas de comprobación con
información complementaria.
Caracteres PL que identifican las
Pólizas del periodo.
Caracteres XC que identifican el
Auxiliar de cuenta o subcuenta.
Extensión
Formato
.ZIP, el cual
es un
archivo
comprimido.
Entonces si enviaras el catálogo de cuentas, el nombre del archivo quedaría de la siguiente forma:
MES EXTENSIÓN
ENL731212AB0201601CT.ZIP
RFC
AÑO
CLAVE
No olvides que al entregarla se deberán marcar uno de los siguientes motivos:
• Envío Mensual
• Acto de Fiscalización
• Fiscalización Compulsa
• Devolución
• Compensación
Es importante que como contribuyente revises la respuesta de la autoridad que puede ser: recepción,
aceptación o rechazo, para verificar si la información que ingresaste fue correcta y aceptada o rechazada y
debe corregirse.
En los acuses se incluirán el número de folio, el periodo, la fecha, hora, RFC del contribuyente, nombre del
archivo, tipo de archivo, estatus y motivo.
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Fechas de Envío
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Fechas de envío
Los meses de envío quedan de la siguiente manera:
Información de
Se entrega en
Enero
Marzo
Febrero
Abril
Marzo
Mayo
Abril
Junio
Mayo
Julio
Junio
Agosto
Julio
Septiembre
En el caso de las personas Morales tienen los primeros tres días hábiles para entregar
dicha información, las personas Físicas tienen los primeros cinco días hábiles para
entregar la información.
Recuerda que los sábados, domingos y días festivos no cuentan como días hábiles, por ejemplo, en
la entrega de marzo, las personas Morales deberán enviar su información a más tardar el jueves 3
de marzo; sin embargo, en el caso de las personas físicas tienen hasta el 7 de marzo ya que es el
quinto día hábil del mes.
Multas por no cumplir
Durante el 2015, no se había establecido multas por la no entrega de Contabilidad Electrónica, en gran parte
debido a que el SAT aún estaba en proceso de experimentar y conocer a detalle los procesos que envuelve a
los contribuyentes.
Pero a partir del 2016, la autoridad anunció que tendrá sanciones en caso de alguna omisión de envío de la
Contabilidad Electrónica, por errores, archivos dañados, con alteraciones que impiden su lectura o se ingrese
después del plazo establecido.
En los artículos 81 y 82 del Código Fiscal de la Federación se estipulan multas que van de los 5 mil pesos
hasta los 15 mil, aunque no han mencionado de qué forma otorgarán los castigos menores a los más altos,
se sabe que estas multas serán por cada mes que no se entregue o encuentren fallos antes mencionados.
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Buzón Tributario
¿Qué es el Buzón Tributario?
A partir de las nuevas disposiciones, el Servicio de Administración Tributaria creó un espacio para que todos
los contribuyentes estén en contacto directo con la autoridad fiscal. Este mecanismo es el último paso de la
Contabilidad Electrónica, ya que los documentos requeridos para su cumplimiento deben enviarse por este
medio, con la finalidad de que los procesos fiscales sean más simples, cómodos y seguros.
El Buzón Tributario es un servicio de información completamente en internet, para que la comunicación
entre autoridad y contribuyente sea más directa y sencilla. Con él, podrás realizar diversos trámites sin la
necesidad de acudir a las oficinas de las autoridades fiscales.
El Buzón Tributario se encuentra dentro de la página web del SAT, en la sección de Trámites. Cualquier
persona con un Registro Federal de Contribuyente puede utilizarlo; para ingresar sólo es necesario tu firma
electrónica (FIEL) o RFC y contraseña.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) detalló que esta herramienta puede verificar la información
que recibe, enviar información o consultar su situación fiscal.
En él puede recibir documentos de varias autoridades, como la Comisión Nacional del Agua, el Instituto
Mexicano del Seguro Social y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, entre
otras instituciones.
¿Cuándo debo comenzar a utilizarlo?
A partir del 30 de junio de 2014 entró en vigor para las personas morales, mientras que para las personas
físicas está disponible desde el 1° de enero de 2015, así que es necesario.
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Guía Rápida
Guía rápida para activar el Buzón Tributario
1.
Entra a http://www.sat.gob.mx y ubica en el menú principal la sección Trámites:
2.
Se abrirá una nueva ventana, ahí selecciona la opción de Buzón Tributario:
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Guía Rápida
3.
Puedes activar tu Buzón Tributario de dos formas:
a) Con RFC y contraseña: Ingresa tu Registro Federal de Contribuyente y contraseña, en caso de no
tener una podrás crear una ahí mismo, sólo recuerda contar con tu RFC y FIEL.
b) Con FIEL: Para acceder sólo necesitas tu certificado (.CER), la clave privada (.KEY), la contraseña de
la clave privada y tu RFC.
4.
Una vez dentro, debes registrar al menos un correo electrónico, en el cual
recibirás las notificaciones del SAT. Recuerda ingresar un e-mail que revises
periódicamente, pues el Código Fiscal de la Federación señala que, en caso
de alguna resolución, tendrás tres días para revisarlo y hasta cuatro
para resolver los posibles pendientes, si se trata de tu información
Ten en cuenta:
Se pueden agregar
hasta 5 cuentas de
correo y eliminarlas
si es necesario.
contable.
12
Guía Rápida
5.
Para finalizar la activación, debes firmar con tu FIEL:
6.
Minutos después recibirás un mensaje de confirmación al(los) correo(s) electrónico(s) que
proporcionaste.
¡Listo! ya tienes configurado tu Buzón Tributario, comienza a utilizarlo para cumplir y mantenerte siempre
informado. Recuerda que para volver a ingresar, deberás proporcionar tu RFC y contraseña o FIEL.
Si tienes problemas para visualizar este proceso en tu pantalla, te recomendamos volver a
abrir la página con otro explorador (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer) y
asegurarte de tener instalado Java
13
Beneficios de la
Contabilidad Electrónica
Para la autoridad fiscal y los contribuyentes existen beneficios al migrar sus procesos a través de internet.
Para la autoridad, realizar una revsión será más ágil y sencillo, ya que se automatiza el procesamiento,
validación de información y se reduce el tiempo requerido para concluir las auditorías y resolver
devoluciones.
Para los contribuyentes dejarán de acumular un gran número de papeles, al enviar pólizas y auxiliares en
archivo XML ya no habría necesidad de entregarlo físicamente, reduciendo costos de impresión y traslado.
Expertos recomiendan que el salto a la Contabilidad Electrónica debe ser visto como una posibilidad de las
empresas de mejorar procesos, hacerlos más eficientes y sobre todo productivos.
Recuerda que para cumplir esta obligación deberás contar con una herramienta tecnológica que te permita
no sólo crear estos archivos, sino que exprima al máximo estos datos para mantener tu negocio sano, te de
una guía para tomar las mejores decisiones y sobre todo impulsar la rentabilidad de tu empresa sin
desviarte de tus responsabilidades.
Uno de los retos más difíciles de enfrentar es el miedo y la falta de información en las tecnologías, pero
siempre debes tener en cuenta que puedes convertirla en tu aliada para realizar procesos más eficientes,
sencillos y de utilidad.
Además, enviar información de este tipo a través de internet es completamente seguro, ya que la nube
trabaja bajo los más altos estándares de seguridad para que nunca te veas comprometido, otro de los
beneficios es que te permite ingresar desde cualquier dispositivo conectado a internet y obtener toda la
información necesaria sin complicaciones.
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Contalinea: Administra,
Dirige y Crece tu negocio
Administrar la contabilidad de tus clientes, estés donde estés, nunca fue tan fácil, rápido y seguro. Sólo
necesitas la plataforma en internet más sencilla y accesible, creada con la filosofía EnLinea: manteniendo las
cosas simples. Cuenta con el respaldo de profesionales y con la seguridad de IBM Smart Cloud Enterprise.
Con Contalinea podrás llevar la contabilidad de todas tus empresas en menos tiempo y de forma sencilla,
ya que es un sistema multiempresa. Genera los archivos necesarios para la Contabilidad Electrónica,
tímbralos y cumple con esta obligación desde un solo lugar. Además, cuenta con un módulo especial de
facturación donde podrás generar facturas timbradas con el desglose de impuestos. Al importarlas se
agregarán tus empresas y también tu catálogo de proveedores, y, al emitirlas, el de tus clientes.
También obtén reportes de Auxiliares para revisar a detalle tus
cuentas, y agrega tu catálogo de cuentas a través de un sencillo
formato.
Si eres contador, podrás asignar un usuario a tus clientes y trabajar
de la mano con ellos para que importen sus facturas; si eres un
empresario, podrás asegurarte que tu contador trabaje en una
plataforma segura, a la cual podrás ingresar y consultar. Trabajar en
conjunto te permitirá crear un EasyFlow, es decir, un flujo de trabajo
directo y accesible, desde un solo lugar.
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Administra, dirige y crece tu negocio
Si eres usuario de Nomilinea y Contalinea podrás enviar
toda la información de tu nómina de forma rápida y
sencilla a tu sistema contable, con ambos podrás enviar:
Póliza de nómina. Genera tu póliza contable para cumplir
con la Contabilidad Electrónica, ya que con Nomilinea
podrás crear este documento listo para integrarse a
Contalinea, envíalas con pocos clics y navega de un
sistema a otro con tan sólo un clic.
Envía tus CFDI de nómina. Los comprobantes fiscales por
internet de nómina (CFDI) son un tipo de facturas que
deberás integrar a tu contabilidad y gracias a la conexión
entre ambos sistemas podrás enviar toda tu nómina a tu
contabilidad con pocos clics.
Nomilinea y Contalinea se conectan por lo que solo necesitas un nombre de usuario y
contraseña para acceder en ambos sistemas. Navega de un sistema a otro con tan solo
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16
Tips para administrar tu
negocio
17
Tips para administrar tu negocio
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Glosario
Actividad Empresarial: quienes realicen actividades comerciales, industriales, de autotransporte, agrícolas,
ganaderas, de pesca o silvícolas (para tributar en este régimen no se establece un límite de ingresos).
Arrendamiento de Inmuebles: las personas que obtengan ingresos por otorgar en renta o alquiler de
inmuebles como: casas; departamentos; edificios; locales, bodegas, entre otros.
Asalariados: las personas físicas que perciben salarios y demás prestaciones derivadas de un trabajo
personal subordinado a disposición de un empleador, incluyendo la participación de utilidades y las
indemnizaciones por separación de su empleo.
Honorarios (servicios profesionales): son todas aquellas personas que se desempeñan en actividades
profesionales de forma independiente para empresas, dependencias de gobierno o para personas físicas en
general y emiten recibos que entregan a sus clientes por el monto de lo que hayan cobrado.
Incorporación Fiscal: los contribuyentes que realicen actividades empresariales, que vendan bienes o
presten servicios por los que no se requiera para su realización título profesional, así como aquellos que
realicen las actividades señaladas y que además obtengan ingresos por sueldos o salarios, asimilados a
salarios o ingresos por intereses, siempre que el total de los ingresos obtenidos en el ejercicio inmediato
anterior por los conceptos mencionados, en su conjunto no hubiera excedido de la cantidad de dos millones
de pesos.
Personas Morales con fines no lucrativos: son aquellas personas morales cuya finalidad no es obtener una
ganancia económica o lucro, por ejemplo: sociedades de inversión, administradoras de fondos para el retiro,
sindicatos, cámaras de comercio e industria, colegios de profesionales, instituciones de asistencia o
beneficencia, asociaciones civiles sin fines de lucro.
Régimen General: si tienes una sociedad, sociedad mercantil, asociación civil, sociedad cooperativa de
producción, instituciones de crédito, de seguros y fianzas, almacenes generales de depósito, arrendadoras
financieras, uniones de crédito y sociedades de inversión de capitales, organismos descentralizados que
comercialicen bienes o servicios, y fideicomisos con actividades empresariales, entre otras, que realicen
actividades lucrativas.
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