LOTERÍA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD CÓDIGO: RGA- 10 FECHA: 20-11-2009 ADMINISTRACION ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 3 REGISTRO PÁGINA 3 DE 5 ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIOS PREVIOS PARA LA REALIZACIÓN DEL CONTRATO INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTÍA DE LA LOTERÍA DE BOYACÁ, AÑO _2013 Fecha: 06/02/2013 CONTRATO _____X____ Ciudad TUNJA CONVENIO _________ OTROSI _________ DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: La Lotería de Boyacá en busca de facilitar y colaborar con los funcionarios y sus familias, requiere contratar el servicio de plan exequial que cubra sus necesidades ante la pérdida de sus seres queridos, garantizando el cumplimiento total de los servicios ofrecidos con sentido humano, ético y social. La Lotería de Boyacá coadyuva a que el funcionario tenga la asistencia y acompañamiento necesario en esos momentos tan importantes de duelo y dolor para que el funcionario supere y asimile más fácilmente la situación a la cual se enfrenta. De acuerdo a lo estipulado en la Cláusula 13ª de la Convención Colectiva de Trabajo vigente para el año 2013, “La Lotería de Boyacá subsidiará el 50% del costo de afiliación de sus trabajadores afiliados a una funeraria o empresa que se escoja para el efecto, que tenga cobertura nacional en su plan más económico….. El 50% correspondiente a los trabajadores oficiales, será descontado en cuotas mensuales y/o prestaciones sociales. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON ESPECIFICACIONES ESPECIALES : CODIGO CUBS 2.18.3 Objeto DESCRIPCIÓN ELEMENTO El tipo de servicio requerido debe contener lo siguiente: 1. Prestación del servicio a nivel nacional. 2. Atención inmediata en las funerarias autorizadas por el contratista. 3. Traslado del cuerpo de la residencia, morgue o clínica a la funeraria y a nivel nacional 4. Preparación del cuerpo (TANATOPLAXIA) para 24 horas. 5. Mortaja o habito. 6. Cofre o ataúd. 7. Velación las 24 horas en funeraria o en la residencia si así se desea. 8. Honras fúnebres, ceremonias religiosa o exequias. 9. Carteles murales 1 serie (10 avisos) 10. Cuñas radiales, 3 cuñas en horario normal. UNIDAD CANTIDAD 36 V/R.UNIT. V/R TOTAL $4.000.000 LOTERÍA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD CÓDIGO: RGA- 10 FECHA: 20-11-2009 ADMINISTRACION ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 3 REGISTRO ESTUDIOS PREVIOS 11. Trámites legales para la inhumación, una vez sea presentado el certificado medico por parte de los familiares. 12. Servicio de coche fúnebre. 13. Servicio de un bus para acompañantes dentro del área urbana. 14. Servicio telefónico local. 15. Servicio de cafetería ( Tinto, aromática y agua cristal) 16. Un arreglo floral. 17. Registro de asistentes. 18. Cinta membrete con el nombre del fallecido. 19. Que tenga infraestructura propia y parque cementerio propio. Se Requieren los siguientes servicios, según los siguientes planes: Plan B: Servicio básico Exequial, traslado a nivel nacional de la persona fallecida, destino final: derecho a bóveda en Alquiler ( según tiempo establecido por el cementerio), o servicio de cremación, La Empresa Lotería de Boyacá pagara el 50% de este plan, precio máximo para este plan de $12.500 Plan c: Servicio básico exequial, traslado a nivel nacional de la persona fallecida, destino final: derecho a bóveda o lote en alquiler (según tiempo establecido por el cementerio ) o servicio de cremación. La Empresa Lotería de Boyacá pagara el 50% de este plan, precio máximo para este plan de $17.500. El servicio Básico exequial :se requiere para vincular al esposo, (a), compañero permanente, hijos, padres o suegros (Sin límite en número) o libre elección de afiliados por designación: esposo (a) o compañero (a) permanente, hijos, hijas, hijastros, padres, hermanos, suegros, nueras, yernos, abuelos, nietos, tíos, sobrinos, primos, cuñados. La Empresa contratante requiere la prestación del servicio en forma PÁGINA 3 DE 5 LOTERÍA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD CÓDIGO: RGA- 10 FECHA: 20-11-2009 ADMINISTRACION ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 3 REGISTRO PÁGINA 3 DE 5 ESTUDIOS PREVIOS oportuna e inmediata, una vez legalizado el contrato, sin tener en cuenta la antigüedad de los afiliados. Subtotal IVA No aplica Total Forma pago $4.000.000 No aplica $4.000.000 de 50% una vez perfeccionado el contrato, el 50% restante a la terminación del mismo una vez cumpla con el objeto contratado previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Plazo de Del 1 de marzo de 2013 al 28 de febrero de 2014. ejecución Publicación: No aplica Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subgerente Financiero y Administrativo. Perfecciona miento: El contrato se perfecciona con la firma del ordenador del gasto y la aprobación del registro presupuestal. Inhabilidade Enviar oficio manifestando no encontrarse incursos en causal de inhabilidad e s e incompatibilidad para contratar con el estado. incompatibil idades: 3.Fundamentos Jurídicos que soportan la modalidad Esta contratación se realizará de acuerdo a las normas generales de la Ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012. Para el cumplimiento del objeto derivado del presente proceso de contratación se Justificación expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Económica. No. __________ de fecha _______________- Rubro __21020201______. 4.Factores de Selección: Aspectos Jurídicos: Esta contratación se realizará de acuerdo a las normas generales de la Ley 80 de 1993 , Decreto 734 de 2012. Aspectos Técnicos: La afiliación de los funcionarios y sus beneficiarios permiten dar cumplimiento a la convención colectiva de trabajo en la clausula treceava. LOTERÍA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD CÓDIGO: RGA- 10 FECHA: 20-11-2009 ADMINISTRACION ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 3 REGISTRO PÁGINA 3 DE 5 ESTUDIOS PREVIOS Precio: La Empresa Lotería de Boyacá, pagara el 50% , equivalente $4.000.000 pesos, el 50% correspondiente a los trabajadores oficiales será descontado en cuotas mensuales de su salario y/o prestaciones sociales. Para un total de $4.000.000 5.Estimación tipificación y asignación de riesgos A partir de la fecha de suscripción del contrato y en todas las etapas del mismo, sume los efectos derivados de todos y cada uno de los riesgos asociados a este contrato, al igual a los que se logre determinar. El contratista deberá ejecutar el objeto del contrato por su cuenta y riesgo, asumir los gastos por todo concepto incluyendo estudios, garantías, impuestos, tramites, seguros y todos los demás gastos necesarios para la plena ejecución de las obligaciones que se derivan en el objeto contractual , igualmente la inversión y financiación de las obligaciones a su cargo. Los riesgos y contingencias financieras, comerciales, operativas, ambientales, económicas, situaciones climatológicas, normativas y técnicas de las obligaciones a su cargo que se derivan del contrato son responsabilidad del contratista. TIPO DE RIESGO ESTIMACION ASIGNACION Magnitud Probabilidad de Contratista Contratante Ocurrencia Se consideran riesgos inherentes a la etapa precontractual los siguientes: Declaratoria de desierto del proceso de Medio Ocasional 100% 0% selección del contratista. Cuándo, por motivo que impida la selección objetiva del contratista, la Lotería de Boyacá no pueden adjudicar el proceso y deberá declararse desierto. Cuándo la declaratoria de desierta se produzca porque ninguna de las ofertas presentadas cumplen con las exigencias del Pliego de Condiciones, la entidad no será responsable de ninguna manera ni responderá de forma alguna por los gastos en que hayan incurrido los oferentes, RIESGOS ETAPA CONTRACTUAL: Riesgos de suspensión del contrato: Medio Ocasional 50% 50% Tipificación: Cuando el contrato deba ser suspendido por causas ajenas a la voluntad de la Lotería de Boyacá, se informará al contratista y se le notificará el acto administrativo que suspende el contrato, el cual deberá indicar con claridad las causales exógenas y la fecha de reanudación del mismo. Asignación: La Lotería de Boyacá no asumirá la responsabilidad de los perjuicios que se puedan causar al contratista por la suspensión del contrato si median causas justas para ello. LOTERÍA DE BOYACÁ SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD CÓDIGO: RGA- 10 FECHA: 20-11-2009 ADMINISTRACION ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 3 REGISTRO PÁGINA 3 DE 5 ESTUDIOS PREVIOS Por incumplimiento de las obligaciones del contrato. Tipificación: Cuando el contratista incumpla las obligaciones suscritas en el contrato Asignación: Será responsabilidad del contratista cumplir con las obligaciones a su cargo suscritas en el contrato, con excepción de situaciones de fuerza mayor y/o caso fortuito a tal fin, deberá suscribir y comprometerse a mantener vigentes las pólizas que establezca el contrato. Riesgos de orden público que interrumpan las actividades o impidan la ejecución del contrato. Riesgo legal: Cambios tributarios (modificación o tarifas de nuevos impuestos), cargas parafiscales, actos de autoridad, embargos o demandas. Asume el riesgo por incendio causado en la empresa del contratista Asume el riesgo de accidentes que se generen por la movilización o empleo de implementos necesarios para le prestación del servicio. Riesgo Laboral: Relaciones laborales. Como accidentes de personal, enfermedad profesional Medio Fortuito 100% 0% Menor Fortuito 50% 50% Medio Ocasional 50% 50% Menor Fortuito 100% 0% Menor Fortuito 100% 0% Medio Ocasional 100% 0% GARANTÍAS: UNA VEZ ADJUDICADO EL CONTRATO Y PERFECCIONADO, EL CONTRATISTA SE OBLIGARÁ A CONSTITUIR A FAVOR DE LA LOTERÍA DE BOYACÁ, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL NUMERAL 19 DEL ARTÍCULO 25 DE LA LEY 80 DE 1993, Y EL ARTÍCULO 4 DE LA LEY 1150 DE 2007 Y DEMÁS NORMAS LEGALES QUE RIGEN LA MATERIA, GARANTÍA ÚNICA DEBIDAMENTE FIRMADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL, EXPEDIDA POR UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS CONSTITUIDA EN EL PAÍS O ENTIDAD BANCARIA, EN FORMATO PARA ENTIDADES ESTATALES, CON EL OBJETO DE RESPALDAR EL CUMPLIMIENTO DE TODAS Y CADA UNA DE LAS OBLIGACIONES QUE SURJAN DEL MISMO, QUE INCLUYA LOS SIGUIENTES AMPAROS: CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: EQUIVALENTE AL VEINTE POR CIENTO (20%) DEL VALOR TOTAL DEL PRESENTE CONTRATO, VIGENTE POR EL TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL MISMO Y CUATRO (4) MESES MÁS. POR EL EQUIVALENTE AL 100% DADO EN TAL CALIDAD POR EL TERMINO DEL CONTRATO Y 4 MESES MAS. EL OFERENTE FAVORECIDO DEBERÁ PRESENTAR LA CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE LA PRIMA DE LA PÓLIZA QUE AMPARA LO ANTERIOR, PARA QUE SE PROCEDA A LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. Cordialmente, JOSÉ HILDEBRANDO ROJAS JIMÉNEZ Subgerente Financiero y Administrativo. Elaboró: Adeyla U. Proyectó: Adeyla U. Reviso: Jose R. Archivar:125.13.01