Libro de clases electrónica

SENCE
Instrucciones para uso del Sistema LCE Versión 5.0 (28 de Febrero 2014)
Equipo LCE 28/02/2024
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Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la
capacitación
CONTENIDO
Introducción ...................................................................................................... 3
Cursos fuera del alcance del Sistema LCE .............................................................. 3
Cómo modificar datos directamente en el Sistema LCE ............................................ 3
Modificar relatores o alumnos ............................................................................ 4
Modificar horarios ............................................................................................ 4
Consolidar libros de clases (franquicia tributaria) ................................................. 4
Cómo actuar ante contingencias en el uso del LCE .................................................. 4
Para empezar, recuerde que: ............................................................................ 4
Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrónico ........................... 5
Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en éste o en la aplicación off
line ................................................................................................................ 5
Relatores extranjeros (sin rut) ........................................................................... 5
Alumno sin huella ............................................................................................ 6
Para no usar huellero en algunas instalaciones ....................................................... 6
Atrasos e inasistencias ........................................................................................ 6
Cómo calcular la asistencia total ........................................................................... 6
Cierre automático de cursos ................................................................................. 7
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Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitación
Introducción
Este documento tiene como propósito ilustrar la forma en que deberán operar los
profesionales de SENCE y de los OTEC, OTIC y empresas ante situaciones emergentes
del "Libro de Clases Electrónico" (LCE). No reemplaza sino que complementa las
instrucciones formales (Resoluciones) y los manuales del sistema.
Se ha actualizado al 28 de Febrero de 2014, una vez liberada la versión 5 del sistema.
Los profesionales señalados deben estudiar y discutir el material de capacitación
disponible en el sitio web del LCE, así como descargar, instalar y usar la aplicación. De
esta manera, estarán en condiciones de resolver la mayoría de las dudas sobre su uso.
Cursos fuera del alcance del Sistema LCE
La lista de cursos exentos de usar el sistema a esta fecha es:

Cursos a distancia

Cursos e-learning (tienen su propio sistema de control)

Cursos mixtos, en que la componente presencial (horas teóricas más horas
prácticas) tiene menos horas que la componente no presencial (horas a distancia
más horas e-learning). Los cursos mixtos en que la componente presencial
tiene las mismas o más horas que la componente no presencial se
controlan con el sistema LCE solo para su componente presencial.

Cursos "CFT" o "Nivelación de Estudios"

Cursos en recintos de Gendarmería
Cómo modificar datos directamente en el Sistema LCE
El Sistema LCE carga los nuevos cursos y actualiza los relatores, alumnos y fechas de
inicio y término cada 20 minutos con información proveniente de los demás sistemas
de SENCE, que a su vez se actualizan mediante los procesos habituales de cada
programa. Así, los libros de clases estarán disponibles para su descarga
permanentemente.
El Sistema LCE no cambia la forma de realizar actualizaciones en un curso, incluyendo
agregar o eliminar relatores y alumnos. Se debe proceder de la misma manera en que
hasta ahora se ha hecho, de acuerdo a las reglas de cada Programa.
Para hacer modificaciones se debe proceder como sigue:
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Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitación
Modificar relatores o alumnos
Se permite modificar relatores y alumnos directamente en el sistema LCE, sólo para
efectos de tomar asistencia usando el sistema. Esto NO exime al OTEC o empresa
de informar la contingencia a SENCE (ver sección "Contingencias en el uso del LCE") y
seguir los procedimientos estándar de actualización según sea el programa y la situación.
Modificar horarios
Desde la versión 4 el horario de los cursos no se registra en el sistema LCE, lo que
facilita tomar asistencia. El SENCE o el OTIC, en su caso, verificarán posteriormente si se
respetaron los horarios autorizados para cada curso.
Consolidar libros de clases (franquicia tributar ia)
Para facilitar la toma de asistencia de los cursos de Franquicia Tributaria, es posible
consolidar varios libros de clase en uno solo (deben tener el mismo Código Sence).
Desde la versión 3 existe la posibilidad de "des-consolidar" para corregir errores de
consolidación.
Cómo actuar ante contingencias en el uso del LCE
Para empezar, recuerde que:

La fecha y hora de los computadores en que toma asistencia debe ser la correcta.

El curso debe estar cargado en LCE y con sus datos correctos (Fechas, alumnos,
relatores). Se debe corregir si corresponde.

Debe descargar los cursos en el computador donde tomará asistencia.

Debe dar inicio al bloque de capacitación cuando sea la hora de inicio de la clase.
(Botón “Iniciar Bloque”)

Los alumnos y el relator deben marcar entrada y salida en cada bloque de
capacitación. Si alguien no marca salida, se usa la duración del bloque horario para
crear un registro automático, pero identificando "no marcó salida".

La persona a cargo de descargar el Libro de Clases y pasar lista debe estar creada
en el Sistema (lengüeta "Operadores" del Módulo de Configuración) y tener su
contraseña de contingencia.

La persona a cargo debe contar con permisos (botón “Descargar Personal
autorizado”).
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Mejorando el acceso y la calidad del empleo por medio de la capacitación

Debe descargar nuevamente el libro en la aplicación de “Toma de Asistencia” si se
quiere que las rectificaciones se actualicen.

Es útil subir las asistencias frecuentemente al servidor y verificar.
Una vez asegurado lo anterior,
Si no se cuenta oportunamente con el libro de clases electrónico
Crear una "Hoja de Asistencia en Contingencia" y pasar lista con ella. Este proceso no
requiere contactar a la mesa de ayuda. La creación de una "Hoja de Asistencia en
Contingencia" requiere llenar un encabezado para identificar el curso, registrar los RUT
de los asistentes y sus huellas (4 repeticiones de huella la primera vez) y en lo demás es
similar a la forma tradicional de pasar lista.
Una vez disponible el Libro de Clases Electrónico, el Otec debe informar las asistencias
tomadas con la "Hoja de Asistencia en Contingencia" y asociar esta Hoja a su
correspondiente Libro, disponible desde la versión 4.
Una vez que el curso está disponible en el LCE, se descarga a la aplicación off line de
“Toma de Asistencia” y se sigue tomando asistencia con el curso descargado.
Si no se cuenta con computador o se presenta una falla en éste o en la
aplicación off line
Contactar a la brevedad telefónicamente (o por otro medio disponible) a la Dirección
Regional de SENCE, explicar el caso y solicitar autorización para usar un libro de clases
en papel (firmas). Esto se debe realizar para cada bloque horario que deba dictarse bajo
esta condición excepcional.
En cada libro de firmas en papel deberá constar el nombre, cargo, teléfono y correo
electrónico de la persona en Sence que autorizó su uso y la fecha de la autorización.
Desde la liberación de la versión 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa
deberá transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro
retroactivo de asistencia) y conservar el libro de firmas en papel para posterior
fiscalización. Para ello, el funcionario de SENCE que autorizó, habilitará esta opción en
el sistema LCE para el curso y bloque horario correspondiente.
Relatores extranjeros (sin rut)
La persona a cargo de tomar asistencia deberá registrar los datos del pasaporte del
relator que no tenga RUT.
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Alumno sin huella
Si un alumno no tiene huella registrada, el sistema le pedirá "enrolarlo". Si el sistema
no logra leer correctamente su huella, se podrá registrar su asistencia de manera
excepcional usando la funcionalidad de "Autorización Especial".
PARA NO USAR HUELLERO EN ALGUNAS INSTALACIONES
Excepcionalmente, la institución que dicta cursos (Otec o empresa) podrá solicitar al
Director Regional de Sence que algunas instalaciones queden autorizadas para no usar
el huellero por razones fundadas 2 durante un período máximo de un año. Para ello
deben ingresar su solicitud con todos los documentos de respaldo que corresponda, a
Oficina de Partes de la Dirección Regional y obtener la autorización.
En estos casos, el Otec o empresa que dicta el curso deberá usar un libro de clases en papel
(firmas) para cada bloque horario. En cada libro de firmas en papel (uno por bloque horario)
deberá constar el nombre, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona en Sence que
autorizó su uso y la fecha de la autorización. El Otec (o empresa) debe conservar los libros
de firmas en papel para posterior fiscalización.
Desde la liberación de la versión 5 el Lunes 17 de Febrero de 2014, el OTEC o empresa
deberá transcribir estas asistencias al sistema LCE con posterioridad (registro
retroactivo de asistencia) y conservar los libros de firmas en papel para posterior
fiscalización. Para ello, el funcionario de SENCE que autorizó, habilitará esta opción en
el sistema LCE para el curso y todos los bloques horarios correspondientes.
Atrasos e inasistencias
El sistema LCE graba la hora efectiva (del computador) en que se registra la asistencia, sea con
huella o con autorización especial, sea que el alumno marcó a la hora o atrasado. Se considera
un “tiempo de cortesía” de 20 minutos en cada bloque horario. Esto es, si el atraso a un
bloque es menor a 20 minutos, no se descuenta ese tiempo al calcular la asistencia. Si es
mayor, se descuenta.
Para cumplir su propósito de garantizar el registro de asistencia fidedigno, desde la
versión 5 no es posible modificar en el sistema LCE los datos de asistencia grabados
en origen. Por lo tanto, no es posible corregir en este sistema atrasos o inasistencias
que el OTEC (o empresa) considera incorrectos. Para ello, se debe usar los
procedimientos que cada programa ha dispuesto para “justificaciones de atrasos e
inasistencias”, lo que NO es parte del sistema LCE.
Cómo calcular la asistencia total
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Para convertir la asistencia efectiva en asistencia definitiva a pagar o liquidar, el OTIC,
OTEC o empresa deberá proceder de la forma habitual, complementando la
información del Sistema LCE con la información adicional que cada Programa considere
(por ejemplo, atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si aplica).
El "Certificado de Asistencia" de LCE sólo registra la asistencia efectiva, pero el
certificado a pagar se debe confeccionar considerando éste insumo y además las reglas
de las respectivas bases de licitación o manuales que cada Programa considere (por
ejemplo, autorización de atrasos e inasistencias justificadas o declaraciones juradas, si
aplica). Desde la versión 5 el sistema LCE genera un certificado de asistencia efectiva
que no es posible editar.
Este es el certificado válido –junto a los señalados
documentos adicionales que cada programa considera- que se usa para el proceso de
liquidación o pago.
Desde el 10 de Marzo de 2014 se eliminará la posibilidad de editar los certificados de
asistencia, quedando sólo la registrada con huella o con los mecanismos excepcionales
dispuestos (registro especial o retroactivo).
También desde esa fecha, el certificado se deberá firmar electrónicamente. El
administrador global del OTEC o empresa definirá qué usuarios tienen derechos de
firma. La firma electrónica de los certificados será obligatoria desde esa fecha,
momento en el cual el sistema completo será “sin papeles”.
El sistema LCE no permite modificar los datos registrados en origen, no administra ni
registra justificaciones de atrasos ni de inasistencias ni modifica en nada la forma de
proceder para el pago o liquidación del curso, el pago de anticipos, los descuentos en
la liquidación final, el pago por intermediación laboral, el pago de subsidios (cálculo
semanal) ni ningún otro proceso.
Lo único que debe tenerse presente es que el soporte o respaldo de la información de
asistencia efectiva (que se usa como insumo en esos y otros procesos) ahora estará en el
sistema LCE y no en papel.
Cierre automático de cursos
El Sistema del Libro Electrónico cerrará automáticamente los cursos de Franquicia
Tributaria cuando se cumpla el plazo de 60 días corridos para pago o liquidación (el día
61 desde la fecha de término de la acción). Para los cursos correspondientes a
programas sociales y Formación en el Puesto de Trabajo, su cierre automático será
cuando cumpla 15 días corridos desde el término del curso. El sistema LCE mantiene
disponible una lista de los cursos que están por cerrar (siguientes diez días), para
asegurar que están con sus datos completos, pues una vez cerrados no es posible
enmendarlos.
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