Manual de Protocolo y Ceremonial Universitario

UNIVERSIDAD DE
EL SALVADOR
Manual Práctico de
Protocolo y
Ceremonial de la
Universidad de El Salvador
Ciudad Universitaria, mayo de 2015
Aprobado mediante el Acuerdo No. 013-2013-2015- E (IV-1.3)
del Consejo Superior Universitario
en Sesión Extraordinaria del 30 de octubre de 2014
Manual Práctico de Protocolo y Ceremonial
de la Universidad de El Salvador
1ª Edición
Mayo, 2015
Diseño e impresión: Imprenta Universitaria - UES
Fotografías: Secretaría de Comunicaciones
Autoridades
Universitarias
Ingeniero Mario Roberto Nieto Lovo
Rector
Ingeniero Agrónomo Nelson Bernabé Granados Alvarado
Presidente de la AGU
Maestra Ana María Glower de Alvarado
Vicerrectora Académica
Maestro Óscar Noé Navarrete
Vicerrector Administrativo
Doctora Ana Leticia de Amaya
Secretaria General
Licenciado Francisco Cruz Letona
Fiscal
Licenciada Claudia María Melgar de Zambrana
Defensora de los Derechos Universitarios
Contenido
Presentación del manual............................................................................7
1. Reseña de la Universidad de El Salvador..............................................9
2. Actos solemnes, académicos y precedencias universitarias................10
3. Conceptos básicos.............................................................................11
4. Legislación sobre protocolo................................................................12
5. Precedencia y presidencia..................................................................17
Reglas de la precedencia....................................................................18
Criterios para establecer la precedencia.............................................19
La precedencia y jerarquía de las autoridades universitarias................20
Establecimiento de precedencias en actos universitarios....................23
6. Tipos de ceremonias y actos universitarios.........................................26
7. Tratamiento y uso de himnos, banderas, escudos y estandartes........32
8. Comunicación escrita. Las relaciones interinstitucionales e
internacionales....................................................................................34
Tipos de correspondencia en el campo de las relaciones
Nacionales e Internacionales...............................................................35
Recomendaciones para la comunicación oficial..................................37
9. Organización de los Actos Universitarios.............................................38
Actividades claves para eventos con resultados exitosos:...................39
Recomendaciones para Coordinadores de eventos:...........................41
10. Etiqueta y buenas costumbres..........................................................45
Reglas de uso común como anfitrión..................................................45
Reglas de uso común como invitado..................................................47
La importancia de los buenos modales...............................................48
El vestuario, la presentación personal.................................................48
Etiqueta en la mesa, comidas y reuniones de cortesía........................50
Glosario
...........................................................................................56
Bibliografía consultada.............................................................................58
Anexos
...........................................................................................62
Anexo nº 1. Resumen de vocativos/tratamientos internacionales........62
Anexo n° 2. Consejos útiles para un orador........................................63
Anexo nº 3. Juramento de nuevos profesionales.................................64
Anexo nº 4. Utensilios en la mesa y maneras
de asir los cubiertos............................................................................65
Anexo nº 5. Tipos de copas................................................................66
Presentación
del manual
La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, presenta este
“Manual Práctico de Protocolo y Ceremonial de la Universidad de
El Salvador”, elaborado con el objetivo de proporcionar una guía práctica
y asesoría idónea a funcionarios que participan en ceremonias públicas,
responsables de coordinar, dirigir y planificar eventos y ceremonias de
carácter solemne, oficial o académico.
Esta primera publicación, realizada después 174 años de vida de la única
y primera universidad estatal de El Salvador ha sido el esfuerzo de varios
años por recopilar respuestas a consultas permanentes que esta Unidad
recibe de parte de Facultades, Unidades de Oficinas Centrales.
El documento fue elaborado en el 2011 por Ana Sagrario Rosales y Karla
Marina Velázquez, estudiantes en servicio social de la Licenciatura en
Relaciones Internacionales; supervisadas por la maestra Nelly Yohana
Cuellar de Yamagiwa; Gestora de Cooperación Internacional. La primera
revisión se realizó en el 2014 por la maestra Janete Bulnes, Coordinadora
de Cooperación Internacional y Proyectos, quién dirigió el servicio social
de las estudiantes María Elena Montano y Karen Denisse López, de
la Licenciatura en Relaciones Internacionales. La publicación de este
documento fue solicitada por la Señora Vicerrectora Académica, maestra
Ana María Glower de Alvarado.
Con este esfuerzo se intenta introducir una práctica continua con elementos
al alcance de toda la comunidad universitaria.
Su ámbito de aplicación se extiende a todas las personas de Órganos de
gobierno, autoridades, jefaturas y funcionarios; docentes, investigadores,
estudiantes, incluyendo personal administrativo y de servicio.
7
Principios que se reconocen en el marco del protocolo universitario:
•Igualdad,
• Respeto a la jerarquía,
• Universalidad de la cortesía, buenas costumbres y trato,
• Uniformidad y solemnidad,
•Calidad.
La importancia de este Manual para la vida institucional se ve desde varias
perspectivas: la primera DOCTRINARIA, brindando cohesión, comprensión
y solemnidad a los actos académicos y no académicos como: graduación,
juramentación y toma de posesión de sus autoridades, reconocimientos
honoríficos, foros, talleres, recepciones con Cuerpo diplomático entre
otros. ORGANIZACIONAL, fijando pautas para un orden que disminuya
dudas y conflictos en materia de precedencia de acuerdo a los criterios de
rango y cargos. En definitiva, no discrimina persona, hace merito a logros,
rango y cargo que se ostenta.
Este manual, parte de la observancia de la Ley de Ceremonial Diplomático
de la República de El Salvador, por el que se aprueba el Reglamento
General de Precedencias del Estado, texto básico de aplicación a los actos
oficiales organizados por las Administraciones públicas; acata la Ley de
Símbolos Patrios, la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador relativa
a nombramientos de autoridades, su función, estructura y organigrama.
Por otra parte retoma aportes del protocolo universitario en España, Chile,
Perú, Argentina.
8
1.
Reseña de la
Universidad de
El Salvador1
La Universidad de El Salvador fue fundada el 16 de febrero de 1841. La
UES inició sus actividades hasta 1843. Su Campus central, está ubicado
en la ciudad de San Salvador; hasta el 2014 cuenta con tres sedes, con
proyección de crecimiento en otras sedes.
La Universidad de El Salvador se articuló bajo conductas estandarizadas,
roles y normas acorde con su naturaleza y fines. De tal manera, que en las
manifestaciones y en su simbología se emblema con su forma particular de
ser y existir, es ahí donde se encuentra el origen del protocolo y ceremonial
universitario.
Misión, institución en nuestro país eminentemente académica, rectora de la
Educación Superior, formadora de profesionales con valores éticos firmes,
garante del desarrollo, de la ciencia, el arte, la cultura y el deporte. Crítica
de la realidad, con capacidad de proponer soluciones a los problemas
nacionales a través de la investigación filosófica, científica artística y
tecnológica; de carácter universal.
Visión, ser una universidad transformadora de la Educación Superior y
desempeñar un papel protagónico relevante, en la transformación de la
conciencia crítica y propositiva de la sociedad salvadoreña, con liderazgo en
la innovación educativa y excelencia académica, a través de la integración
de las funciones básicas de la universidad: docencia, investigación y la
proyección social.
1 Página Oficial de la Universidad de El Salvador: http://www.ues.edu.sv/.
9
2.
Actos solemnes,
académicos y
precedencias
universitarias
El desarrollo de las buenas prácticas y modales define el contacto entre las
personas a lo largo del tiempo. El protocolo es la combinación de buenos
modales y la utilización del sentido común en el trato, este solamente
puede desarrollarse entre personas, que a su vez establecen según sus
costumbres y tradiciones la esencia y riqueza de las relaciones humanas.
El protocolo con su capacidad para renovarse, mejorarse e instaurarse en
cualquier contexto no es estático y se ve enriquecida por el origen de las
personas. Aun así antiquísimas pautas de cortesía, buen trato y decoro
en ceremonias nos han permitido, como instituciones y organizaciones;
posicionar nuestra imagen de prestigio, rectitud y calidad.
La Universidad de El Salvador (UES) es una institución de educación
superior de prestigio nacional e internacional, de carácter autónoma se
involucra en numerosas relaciones con otras entidades. Actualmente,
la Universidad no cuenta con una regulación de sus actos académicos
solemnes, así como otros actos, también de naturaleza académica, la
Universidad en la celebración de sus actos invita a distintas personalidades
y recibe autoridades nacionales e internacionales que merecen respeto
y dignidad y que debe expresarse en pautas de protocolo y ceremonial
universitario.
10
3.
Conceptos
básicos
PROTOCOLO:
El protocolo es un reglamento o una serie de instrucciones
que se fijan por tradición o por convenio que establece
como se debe actuar en ciertos procedimientos. Es decir, el
Protocolo establece las normas, decretos y reglamentaciones
que deberán observarse en el ceremonial.
CEREMONIAL:
Es el conjunto de reglas que se establecen para determinar
el modus-operandi de actos públicos y solemnes que
hayan sido previamente normados. La finalidad de esta
ceremonia lleva siempre una honda significación en el campo
institucional y amerita la aplicación de reglas fijas, lo que evita
confusión y disgusto, favoreciendo el ahorro de tiempo y la
eficiencia, ayudando a mantener la imagen de la Institución
ante la sociedad. (Cita: Gómez y Visla, 1989: Pág. 217)
ETIQUETA:
Es el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben
observarse en todos los actos y ceremonias públicas y
solemnes, como así también en las manifestaciones externas
de la vida social. Por ello, la etiqueta está relacionada con el
saber ser, el saber estar en cualquier situación.
11
4.
Legislación
sobre protocolo
Convención de Viena sobre las Relaciones Diplomáticas
La diplomacia moderna, se inicia con la Convención de Viena de 1961, sobre
las Relaciones Diplomáticas, que a su vez es un resultado de diferentes
eventos históricos en la diplomacia. Es la base que rige las relaciones
diplomáticas y “uno de los documentos más importantes del Derecho
diplomático actual” (Cita: Lescure y Vizor: op. Cit., pág. 27) En síntesis, el
conocimiento de la misma describe la dinámica de las relaciones entre los
Estados y explicación de la estructura de las misiones diplomáticas, las
funciones, los rangos de sus funcionarios, las inmunidades, el manejo de
los archivos, inmunidades y privilegios de los funcionarios diplomáticos,
entre otros.
Ley del Ceremonial Diplomático de la República de
El Salvador
La Ley del Ceremonial Diplomático, en la cual se recogen un conjunto de
normas que deben tomarse como referencia en las relaciones diplomáticas
de la República de El Salvador. En ella se plantean los criterios y precedencias
generales que han de seguirse en la realización de actos de carácter oficial,
enfatizando lo gubernamental, de conformidad con lo establecido en su
artículo 1 que dice:
“Art. 1.- La Dirección General de Protocolo y Ordenes del Ministerio
de Relaciones Exteriores es la instancia de enlace y comunicación
entre el Cuerpo Diplomático acreditado en el país y el Gobierno
12
de la República. Es la fuente de información para los Diplomáticos
y Autoridades Nacionales y a él se comunicarán Embajadas,
Consulados, Organismos Internacionales y los distintos Órganos
del Estado e Instituciones de Gobierno, en todo lo relativo a
consultas sobre Ceremonial, Protocolo y Etiqueta. Asimismo es
la entidad gubernamental encargada del Protocolo de Estado
para lo cual planificará, coordinará, ejecutará y supervisará el
buen desarrollo de los actos públicos oficiales donde participe
el Presidente Constitucional de la República, el Ministro de
Relaciones Exteriores y el Cuerpo Diplomático acreditado.
Esta Dirección General llevará un listado detallado del Cuerpo
Diplomático y Consular acreditados y de las dependencias
gubernamentales, y anotará todos los cambios que ocurran
dentro de los mismos, emitiendo la respectiva Guía Diplomática
y Consular debiendo distribuirla a las Instancias correspondientes
en forma periódica. Asimismo, velará que las Autoridades
Nacionales presten las debidas cortesías a los Diplomáticos
durante su gestión en el país y observen en todos los casos
las normas elementales de cortesía y ceremonial incluidas en la
presente Ley”.
Jerarquías a nivel Nacional
La Ley del Ceremonial Diplomático de la República El Salvador, en su
capítulo XII establece el orden de las precedencias para funcionarios
nacionales, tanto civiles como militares, en las ceremonias y fiestas
públicas como es en caso de tomas de posesión de cargos (como por
ejemplo, la toma de posesión de la presidencia de un país, nombramientos
de diplomáticos, etc.), y cualquier otro tipo de relaciones oficiales entre los
funcionarios, como por ejemplo visitas a otros países, entregas de premios,
inauguración de obras, visitas de embajadores, etc.
13
El orden de las precedencias de carácter Nacional, según el artículo
62 de la Ley del Ceremonial Diplomático es:
Presidente Constitucional de la República;
Presidente de la Asamblea Legislativa;
Presidente de la Corte Suprema de Justicia;
Vicepresidente de la República;
Directivos y Diputados de la Asamblea Legislativa;
Diputados de la República de El Salvador al Parlamento
Centroamericano;
Designados a la Presidencia de la República;
Magistrados de la Cortes Suprema de Justicia;
Presidente de la Corte de Cuentas de la República;
Presidente del Tribunal Supremo Electoral;
Fiscal General de la República;
Procurador General de la República;
Procurador para la Defensa de los Derechos Humanos;
Presidente del Consejo Nacional de la Judicatura;
Magistrados del Tribunal Supremo Electoral;
Magistrados de la Corte de Cuentas de la República;
Miembros del Consejo Nacional de la Judicatura;
Alcalde Municipal de San Salvador;
Ministros y Viceministros de Estado;
Secretarios de la Presidencia de la República;
Ex-Presidentes de los tres Órganos del Estado;
Presidente del Banco Central de Reserva de El Salvador;
Gobernador Político Departamental de San Salvador;
Jefe del Estado Mayor Conjunto de la Fuerza Armada;
Director General de la Policía Nacional Civil;
Director General de Protocolo y Órdenes;
Presidentes de Instituciones Oficiales Autónomas;
Embajadores del Servicio Exterior Salvadoreño.
14
Universidad de
El Salvador
Precedencias en las Carteras de Estado
De acuerdo al Reglamento Interno del Órgano Legislativo según el Art. 14.
Los Ministros son independientes en el desempeño de sus funciones y
cuando se encontraren reunidos, tendrán la precedencia a que se refieren
los Arts. 28 y 29 de ese Reglamento:
Art. 28. Para la gestión de los negocios públicos habrá las siguientes
Secretarías de Estado o Ministerios:
MINISTERIOS
Ministerio de Relaciones Exteriores;
Ministerio de Gobernación;
Ministerio de Justicia y Seguridad Pública;
Ministerio de Hacienda;
Ministerio de Economía;
Ministerio de Educación;
Ministerio de la Defensa Nacional;
Ministerio de Trabajo y Previsión Social;
Ministerio de Agricultura y Ganadería;
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social;
Ministerio de Obras Públicas;
Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano;
Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales;
Ministerio de Turismo.
Art. 29. El orden señalado en el artículo anterior establece la precedencia
de Ministros y Viceministros de Estado.
Tratamiento internacional de funcionarios:
Art. 109. Los Agentes Diplomáticos acreditados ante el Gobierno de
El Salvador, al dirigirse a los funcionarios salvadoreños les darán el
ordenamiento siguiente:
•A los Presidentes de los Órganos del Estado, Vicepresidente de la
República y a los Ministros de Estado, el de Excelencia.
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•A los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, el que les
corresponda según la equivalencia especificada en el Artículo 43 de la
Ley de Ceremonial.
• A los Embajadores, Enviados Extraordinarios y Ministros Plenipotenciarios, el de Excelencia.
• A los Ministros Consejeros, Consejeros, Secretarios y Agregados, el de
Señoría.
• Las denominaciones de Excelentísimo y Honorable son equivalentes a
los anteriores, en su orden.
Será de absoluto rigor este tratamiento en la correspondencia oficial
intercambiada entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y las Misiones
Diplomáticas.
Para dirigirse en la Universidad de El Salvador a funcionarios con
reconocimientos internacionales y/o doctorados de honor, se dará créditos
de honorable, respetable, según convenga. Se Usarán tratamientos
internacionales en ceremonias, reuniones y visitas de gran trascendencia
institucional, siempre acordando dichos tratamientos con su entidad de
origen.
Ley de Símbolos Patrios
La Ley de Símbolos Patrios realza la importancia de nuestros símbolos
patrios. Para que el respeto a los mismos se perpetué a través de las
generaciones presentes y futuras se exalten los valores nacionales y con
orgullo, se dé a demostrar en las naciones del mundo nuestra identidad y
la historia de la República de El Salvador.
16
5.
Precedencia
y Presidencia2
Presidencia:
Mayor honor en un acto. Indica quién ha de dirigir ese acto a lo largo de
su desarrollo. Las presidencias son unipersonales y siempre son impares.
Aquí también se admite la cesión a favor de quien ostente el mayor cargo.
Precedencia:
La regla de precedencia es aquella por la cual se reconoce y asigna a una
jerarquía la primacía sobre otra. Es sin duda, la más antigua de las normas
que rigen el Ceremonial. De tal manera que se trata de la preeminencia o
preferencia en el lugar y asiento, y en los actos honoríficos, determinando
el orden o jerarquía de una persona y/o Estado sobre otra.
“El anfitrión no sede la presidencia, salvo excepción en el protocolo.”
“La precedencia se establece por el cargo que la persona ostenta,
jamás se delega.”
2 Pedrotti, Guillermo José: Apuntes Ceremonial y Protocolo. Doc.pdf, pág.6.
17
REGLAS DE LA PRECEDENCIA
Regla del centro métrico o punto cero
Supone que el anfitrión, o quien ocupe
su lugar, debe ser ubicado siempre en el
centro métrico del lugar (muro, palco, mesa,
estrado, etc.), que presida cualquier tipo
de ceremonia. Se establece nombrándolo
como “0” ya que a partir de él se comenzará
a aplicar la precedencia. La regla reconoce
una sola excepción: cuando el acto es
presidido por el Presidente de la Nación, el
anfitrión debe ceder a éste el punto métrico,
es por deferencia o cortesía, sus asesores
de protocolo deben conocer la excepción.
Regla de la derecha
En base al orden de precedencia se
establece que el lugar de honor es el de
la derecha del anfitrión, es decir, el centro
métrico de un lugar. Será necesario aclarar
que se considera derecha ceremonial, a
la derecha del punto métrico, es decir, a
la izquierda del espectador. Según este
principio, si el sitio de honor está situado
en el sitio central, respetando este principio,
el sitio de más jerarquía debe situarse a su
izquierda (para que quede a su derecha el
sitio de Honor)”3. Se debe considerar que el
foco de atención y “el lugar más importante”
es el centro, el segundo es la derecha de
éste (izquierda del espectador)4
3 Principio de la derecha. La norma de la derecha. Sitio de honor.
http://www.protocolo.org/ceremonial/presidencias_y_precedencias/principio_de_la_
derecha_la_norma_de_la_derecha_sitio_de_honor.html.
4 Explica la ubicación de una mesa para seis personas (los expertos recomiendan que
más de siete miembros hace perder la elegancia en una mesa de honor), siguiendo la
ley de la derecha y alternando los números según precedencia.
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Regla de la izquierda o proximidad
Ésta es la última regla que complementa a la
del centro métrico. Dispone que la persona
que ocupe el tercer lugar de importancia,
esto es, después del anfitrión y del invitado
de honor, se ubique a la izquierda del centro
métrico. El valor de la izquierda o proximidad
está dado por la posibilidad de ubicar a las
autoridades sucesivamente de derecha a
izquierda del anfitrión.
CRITERIOS PARA ESTABLECER LA PRECEDENCIA
ORDEN
LATERAL
Cuando varias personas están sentadas,
paradas o caminando en la misma línea,
el lugar de preferencia es el de la extrema
derecha.
ORDEN
LINEAL
Se da cuando las personas caminan una
detrás de la otra, la de mayor jerarquía
encabezará la línea, seguida por las otras,
que lo harán en el orden de precedencia que
les corresponda. La excepción se produce
en las procesiones religiosas en las que el
lugar de honor es el último.
ORDEN
ALFABÉTICO
Según nombre o institución/ministerio
de acuerdo al tipo de evento. Se aplica
como método de precedencia cuando se
encuentren presentes un grupo de personas
de igual rango o posición.
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ORDEN DE
ANTIGÜEDAD
Se utiliza en las universidades según su
fecha de fundación; en mismo trato es para
las escuelas o disciplinas. Con diplomáticos,
según fecha en que presentaron cartas;
rangos militares, dignatarios eclesiásticos al
país en donde se realiza el acto.
ORDEN
NUMERAL
Se utiliza para determinar precedencias
de bloques legislativos; en caso de igual
número de miembros, se aplica el criterio de
antigüedad en el cuerpo legislativo.
ANALOGÍA DE
FUNCIONES
Cuando no se puede determinar la
precedencia de una persona, se le otorga
una ubicación por analogías de funciones,
tomando como indicativo el orden de
precedencia nacional o institucional.
LA PRECEDENCIA Y JERARQUÍA
DE LAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS.
En el marco del respeto a la norma internacional y jurisprudencia
salvadoreña, la Universidad de El Salvador se ceñirá a la norma diplomática
y reglas de protocolo y etiqueta en eventos públicos. En eventos
académicos dentro de la Universidad de El Salvador se establecerá el
ordenamiento legal universitario.
Atendiendo a lo establecido en la Ley Orgánica, Reglamento General de la
Ley Orgánica, las máximas autoridades en la Universidad de El Salvador
sería el orden siguiente:
El Rector (Art. 11 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Universidad de
El Salvador: “El Rector, es el máximo funcionario ejecutivo y Representante
Legal de la Universidad. El personal administrativo de las Oficinas Centrales
estará bajo su dependencia jerárquica, y funcionalmente dependerá del jefe
20
inmediato respectivo. Como máximo funcionario ejecutivo de la Universidad,
será el responsable de la conducción unificada de la Institución, integrando
y coordinando a los Vicerrectores Académico y Administrativo en un equipo
de dirección”.
El Reglamento General de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador,
en su Sección Séptima titulada “Estructura Ejecutiva y Evaluación”,
establece en el Art. 30: “La estructura ejecutiva a nivel central estará
conformada por:
a)La Rectoría;
b)Las Vicerrectorías; y
c)
Las Secretarías, Gerencia y subgerencias, la Unidad Financiera
Institucional, Direcciones y Departamentos”.
Al momento de establecer precedencias en actos o ceremonias realizadas
al interior de Facultades, la precedencia es la del Art. 34 del Reglamento
General de la Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador, (Cap. IV del
Gobierno de las Facultades):
Son órganos de las Facultades:
1. Órganos de gobierno:
a) La Junta Directiva; y
b) El Decano;
2- Funcionarios ejecutivos:
a) El Vice Decano.
3- Organismos asesores:
a) La Asamblea del Personal Académico;
b) El Comité Técnico Asesor; y
c) Los contemplados en el Reglamento de la Facultad.
4- Funcionarios auxiliares:
a) El Secretario de la Facultad
En el Gobierno de las Facultades, los Directores de Escuelas y
Departamentos, constituyen al Comité Técnico Asesor de la Junta Directiva
(Art. 29, Ley Orgánica de la Universidad de El Salvador.
21
En la Universidad de El Salvador, para determinar la precedencia de las
autoridades hay que citar el Art. 12 de la Ley, establece que: “El gobierno
de la Universidad, dentro de los límites de su respectiva competencia,
será ejercido por la Asamblea General Universitaria, El Consejo Superior
Universitario y el Rector. El gobierno de las Facultades será ejercido,
dentro de los límites de su respectiva competencia, por la Junta Directiva
y el Decano”.
Retomando el Reglamento General de la Ley Orgánica de la Universidad
de El Salvador y para efectos de este Manual, se considera autoridad
de primera categoría a los funcionarios según el siguiente orden. Rector,
según art. 30 literal, a); el funcionario que preside la Asamblea General
Universitaria, como Órgano de Gobierno según su art. 12; los vicerrectores
según art. 30 literal b) y Secretario General, según art. 24.
Se considera autoridad de segunda categoría a funcionarios según el
siguiente orden: Fiscal General Universitario, según art. 36; Defensoría de
Derechos Universitarios según art. 62, Decanos y Vicedecanos según art.
31 de la misma ley. Se considera autoridad de tercera categoría a demás
miembros del CSU, AGU y por otra parte; las Secretarías, Unidad Financiera
Institucional jefaturas y, finalmente, Juntas Directivas de facultades, Comités
Técnicos asesores y los funcionarios con el cargo de Secretario de facultad.
22
Fac. de Jurisprudencia y Ciencias Sociales (1841)
Fac. de Medicina (1847)
PRECEDENCIAS DE FACULTADES
(orden de antigüedad)
Fac. Química y Farmacia (1850)
Fac. de Odontología (1899)
Fac. de Ciencias Económicas (1946)
Fac. de Ciencias y Humanidades (1948)
Fac. de Ciencias Agronómicas (1964)
Fac. Multidisciplinaria de Occidente (1965)
Fac. Ingeniería y Arquitectura (1966)
Fac. Multidisciplinaria Oriental (1966)
Fac. Multidisciplinaria Paracentral (1989)
Fac. Ciencias Naturales y Matemática (1991)
Precendencia de Secretarías
(analogía de funciones)
23
ESTABLECIMIENTO DE PRECEDENCIAS
EN ACTOS UNIVERSITARIOS
•Las precedencias se organizan según tipo de ceremonia, objetivo e
invitado. Para evitar conflictos y disgustos, el criterio establecido debe
quedar escrito previamente como prueba de dicha organización. Dicho
criterio debe ser institucional y no personal.
• En un evento público organizado fuera de las instalaciones universitarias
en donde participe el rector de la Universidad de El Salvador y funcionarios
de alto rango según la Ley del Ceremonial Diplomático de la República de
El Salvador, un funcionario de menor categoría no tendrá precedencia.
• En un evento público de índole institucional, dentro de las instalaciones
universitarias, organizado por mandato del rector de la Universidad y con
incidencia en Oficinas de Unidades Centrales, Facultades u Organismos
de Gobierno; un funcionario de menor categoría podrá tener precedencia
en la mesa de honor, siempre por mandato del rector.
• En un evento de impacto nacional, dentro de las instalaciones universitarias
y organizadas en coordinación con otras entidades públicas, privadas
o de la sociedad nacional o internacional, un funcionario de menor
categoría podría tener precedencia en la mesa de honor; a menos que
haya un funcionario público de alto rango, según lo establecido en la
legislación nacional.
•En un evento universitario en donde participe una personalidad
internacional tendrá precedencia únicamente la persona con el más
alto cargo de una misma embajada, organismo, misión, cooperante o
universidad extranjera.
• Los miembros de honor no podrán exceder el número de 5-7 personas,
en caso otras personalidades asistan se posicionarán a los funcionarios
de más alto nivel vinculados al evento o temática.
• En caso de facultades, el orden de precedencia será la de su fecha oficial
de fundación.
•En un evento de facultad, dentro de la Universidad de El Salvador
el Decano tendrá la segunda precedencia a menos que haya un
funcionario público de alto rango, según lo establecido en legislación
nacional. En caso el rector no esté presente, el Decano ostentará la
primera precedencia. El acto académico no requiere un protocolo igual
al evento público.
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• En un evento en la Universidad de El Salvador, toda autoridad de primera
categoría tendrá mención honorífica aunque no siempre forme parte de
la mesa de honor.
• A fin de resguardar el orden y respeto a jerarquía de invitados, en eventos
públicos con participación de la comunidad universitaria, se aplicará
principios de precedencia en la mesa de honor y lugar privilegiado a
invitados de honor.
•Privilegio a la puntualidad, las reglas y criterios de precedencia, no se
aplicarán con invitados después de 30 minutos de la hora de llamada.
•Por respeto a la autoridad, durante reuniones con funcionarios de
gobierno y misiones diplomáticas, el anfitrión será quien seda la palabra.
• En eventos con funcionarios internacionales y de Gobierno de alto nivel,
se solicitará asesoría a la Dirección de Protocolo y Órdenes, Ministerio
de Relaciones Exteriores, en caso ausencia lo hará la Secretaría de
Relaciones Nacionales e Internacionales preparando e informando sobre
precedencias.
25
6.
Tipos de
ceremonias y
actos universitarios
Todo acto o ceremonia, transmite un mensaje académico, científico,
tecnológico, cultural o deportivo, cuyos rasgos conforman la imagen
institucional, su visión, misión, valores, filosofía, política y objetivos.
Asimismo, requiere de ciertas formalidades para su organización y
desarrollo, a fin de otorgarle la solemnidad inherente a su propio carácter
y naturaleza.
La esencia de una ceremonia estará determinada por el motivo que la
origina, evento que se celebra y jerarquía de las personas concurrentes.
Son actos de gran formalidad, los presididos por el Rector y presidente de
la Asamblea General Universitaria.
Diferencias entre acto, evento y ceremonia:
ACTO
Una clase en la Universidad es un acto, no
un evento.
EVENTO
No siempre requiere protocolo. Solamente sí
es público.
La presentación de un libro no ordena a los
asistentes. Es un evento.
CEREMONIA
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No es un espectáculo, es un acontecimiento
solemne y especial.
UN
ESPECTÁCULO
o evento cultural no implica normas de
protocolo.
La diferencia se establece por su objetivo. En cada acto, evento o ceremonia
será importante el apoyo de un maestro o guía de la ceremonia, con
elocuencia y oratoria. Se destaca además por capacidad de improvisación
con el único objetivo de realzar la imagen de la institución. Su principal
objetivo será coordinar el programa; dando paso a intervención temáticas
de los oradores.
En relación a discursos es prudente guardar los siguientes aspectos:
•Saludar en orden de precedencia a todos los miembros de honor,
(mientras más personas saluda más excluyente se manifiesta, debe
haber un saludo para todos).
•La participación deberá estar centrada en los objetivos y tipo de
evento.
• La intervención no podrá ser mayor a siete minutos, a menos, que se
trate de una ponencia.
• El lenguaje debe ser respetuoso de grupos de interés, vulnerables y/o
sociales.
• Ningún invitado de honor deberá intervenir más tiempo que el anfitrión.
•Se recomiendan 5 personas en mesa de honor, en caso siete, se
recomienda no más de tres intervenciones (anfitrión, homenajeado,
invitado de honor).
• Es osado traer al caso, comentarios fuera de lugar o que haga parecer
falta de preparación en su intervención.
•Limitar interrupciones de toda índole en la mesa de honor, desde el
inicio al final de la ceremonia.
Las ceremonias más destacadas en la Universidad de El Salvador son:
las Ceremonias solemnes y académicas, ceremonias interinstitucionales,
ceremonias institucionales, según el siguiente cuadro:
27
28
DESCRIPCION5
Es el acto mediante el cual se conmemora la fundación de La establecida por la
la Universidad. Se recomienda la realización de actividades Secretaría General y
culturales, deportivas por separado, luego del acto principal. Rector.
La Asamblea General
Universitaria,
establece las
precedencias de
invitados.
RECOMENDACIONES
DE PRECEDENCIA
Entrega del Título “Doctor Regulado por Artículo 53 inciso 2 de la Ley Orgánica Rector
Honoris Causa”
de la Universidad. La investidura se recibe por méritos Doctorante
excepcionales en el ámbito de sus investigaciones o campos
(Este Manual reconoce la costumbre de graduaciones en la
UES, sin embargo, recomienda entregas de títulos al estilo
americano o hacer entrega formal solamente a alumnos
destacados. El objetivo es limitar el tiempo del programa).
Ceremonia de Graduación El objetivo principal de la ceremonia de Graduación es hacer La establecida por la
público un reconocimiento por la terminación de estudios. Secretaría General
Celebración de
Aniversario de la
Universidad
Asunción y nombramiento Acto de toma de posesión de cargos por autoridades electas
de autoridades (Rector y al interior de la Universidad. En dicho acto son juramentados
Vicerrectores, Decano y por parte de Asamblea General Universitaria (AGU).
Vice-decano y Secretarios
y jefaturas.
CEREMONIAS
5 Todo programa o agenda de evento, será elaborado de acuerdo al lugar, tipo y objetivo acto por la Unidad o Facultad anfitrión o responsable del
acto; brindando especificaciones claras a los invitados en materia de vestimenta, participaciones de honor y tiempo dispuesto.
Para actos de graduación se solicita vestimenta formal, decoro. Se sugiere birrete y toga.
Son aquellas que
se celebran en un
contexto de gran
formalidad y con una
rigurosa planificación.
ACADÉMICAS
CEREMONIAS
SOLEMNES/
TIPOS DE
CEREMONIA
29
Son ceremonias
Institucionales
aquellos eventos que
involucran a toda la
comunidad universitaria o a una o más de
sus unidades,
CEREMONIAS INSTITUCIONALES
TIPOS DE
CEREMONIA
de la actividad humana: académicos, científicos, culturales,
artísticos, sociales, políticos, económicos y es una autoridad
en su campo.
DESCRIPCION5
RECOMENDACIONES
DE PRECEDENCIA
Inauguración de
Edificios e Instalacionesequipamientos
Ceremonias de
inauguración o clausura
de actividades de
extensión académica
(Seminarios, congresos,
etc.)
Celebraciones
académicas de facultad
Se realizan de pie, en el lugar de la inauguración, previo a un Rector
evento formal de entrega. Se recomienda la participación de Donante
los más altos funcionarios de las entidades.
Beneficiado / Decano
Se sugiere no más
de 5 personas que
representen sectores
o autoridades.
Este tipo de ceremonias quedará a discreción de máximas De acuerdo al tipo de
autoridades o Decano de la facultad responsable del mismo. evento.
Objetivo establecido sobre la base de desarrollo Según precedencia
eminentemente académico por dichas unidades.
de facultad
Distinciones académicas La entrega de estas distinciones, generalmente, se realizan Rector, en su caso Vi(Maestro Emérito)
en el contexto de otro acto, lo cual no obsta para la cerrector Académico
Entrega de becas
realización de un acto específico para tal otorgamiento.
Homenajeado
CEREMONIAS
30
Son aquellas que
involucran a dos o
más instituciones con
el propósito de
CEREMONIAS INTERINSTITUCIONALES
con instituciones
externas, y que
requieren de ciertas
formalidades
TIPOS DE
CEREMONIA
RECOMENDACIONES
DE PRECEDENCIA
Se recomienda una intervención de un funcionario en Vicerrector
el ámbito académico en la presentación del invitado. Un Académico
conversatorio sobre el libro siempre es acompañado.
Autor – ponente
DESCRIPCION5
La declaración de duelo universitario quedará discreción
de las máximas autoridades. Durante dos días no se
podrá realizar festividad alguna, salvo actos estrictamente
académicos y actividades de docencia, investigación y
extensión regulares de la institución. Se realizará un acto
para entregas florales.
Rector
Presidente - AGU
Miembro de la familia
en duelo.
Visitas protocolares
En este tipo de visitas no existe un programa de ceremonia
específica, la regla de oro es que todo visitante debe ser
recibido, acompañado y despedido por el anfitrión. Las
visitas más trascendentales son:
Rector
Vicerrector
Secretario de
Relaciones
Internacionales
Firmas de acuerdos de El ceremonial en estos actos es muy sencillo, si bien se Firmantes del
cooperación
puede disponer el escenario con una presidencia sentada o acuerdo/convenio
con una presidencia de pie.
documento formal
Honras fúnebres
Reconocimientos y home- Discreción de autoridades superiores, organismos de Homenajeado
najes
decisión o facultades
Quien rinde homenaje
Presentación de libros,
conversatorios, foros
temáticos
CEREMONIAS
31
crear, mantener o estrechar vínculos entre
sí. Estas ceremonias
serán responsabilidad
de la Unidad directamente beneficiada
con la vinculación,
y las invitaciones
serán cursadas por
las máximas autoridades de las entidades
involucradas.
TIPOS DE
CEREMONIA
CEREMONIAS
Las visitas a la Institución/misiones académicas. Estas visitas
habrán sido concertadas con anterioridad con Vicerrectores,
Secretarios o Decanos quienes harán de anfitrión.
Las visitas al Rector. Esta visita habrá sido concertada
previamente por lo que el invitado será recibido por
personalidad en función del rango que posea (por analogía,
el Secretario de Relaciones Internacionales).
Visitas institucionales. Son realizadas por distinguidas
autoridades y personalidades con motivo de una invitación
previa para acudir a algún acto promovido por la Institución.
La nota de invitación se gira con veinte días de antelación.
DESCRIPCION5
RECOMENDACIONES
DE PRECEDENCIA
7.
Tratamiento
y uso de himnos,
banderas, escudos
y estandartes
La práctica consuetudinaria ha determinado que el lugar de honor de la
bandera de país, estará dado por su ubicación a la derecha del palco,
escritorio o estrado principal. La bandera de la Universidad de El Salvador,
siempre estará al lado izquierdo del estrado. Los Símbolos Patrios son: El
Escudo de Armas, el Pabellón o Bandera y el Himno de la República, este
último compuesto por. José Cañas y el músico italiano Juan Aberle. Los
símbolos patrios estarán presentes en todo acto público.
En todo acto público es imprescindible las consideraciones siguientes:
1. El pabellón nacional debe ubicarse en el lado derecho del escenario.
2. En el caso la colocación de más pabellones nacionales, éstos se
colocan según el orden alfabético del idioma nacional del país anfitrión
y dando siempre la prevalencia al pabellón nacional; según cómo se
dispongan, este orden será lineal o intercalado.
3. En el caso de que el número de banderas sea impar, se coloca en el
centro la bandera salvadoreña, y a continuación el resto (partiendo de
su derecha) en orden alfabético.
4. Si el número de banderas es par, entonces la de mayor importancia se
coloca en el centro y empezando por su izquierda, por orden alfabético
de país y de forma alternante a izquierda y derecha de la bandera
nacional.
5. En cualquier lugar que luzca la bandera nacional, se debe tomar en
cuenta que no podrá haber otras de mayor tamaño. Por lo tanto todas
las banderas deberán guardar el mismo tamaño.
32
6. La bandera institucional de la Universidad de El Salvador estará
presente en todos los actos y ceremonias de la Universidad, dentro y
fuera del Campus, siempre que se encuentre una autoridad presente.
7. En el caso de banderas institucionales, éstas nunca se mezclan con los
pabellones nacionales y se ubican de preferencia en el lado izquierdo
del salón de honor; en caso el número de banderas exceda el espacio
físico del escenario y menoscabe los pabellones, se colocarán a los
extremos del salón. Banners y stands nunca se mezclarán o podrán
cerca de pabellones nacionales.
8. En eventos en donde participen graduandos internacionales, se
recomienda colocar banderas de los países respectivos.
9. El Himno Nacional de El Salvador debe entonarse siempre de pie,
erguido, con la mano en el pecho y deberá cantarse el coro y finalizar
con la primera estrofa.6 El himno de un país extranjero siempre se
entonará después del país sede en orden alfabético. En caso más de
tres países, únicamente se entonará el del país sede.
10.Las delegaciones oficiales para representar al país en el extranjero,
cuando por razón de su misión tengan que portar bandera, ésta será
la de uso en edificios y oficinas públicos, con el Escudo de Armas y la
bandera institucional.
11.El Escudo de armas debe estar presente en toda oficina de funcionarios
y en tarjetas de presentación al lado derecho del lector y el logo de la
Minerva al lado izquierda y en papeles de correspondencia.
6 Decreto Legislativo No. 342, del 7 de octubre de 1992, publicado en el Diario Oficial
No. 223, Tomo No. 317, del 3 de diciembre de 1992
33
8.
Comunicación
escrita.
Las relaciones
interinstitucionales
e internacionales
En el ámbito diplomático existen medios formales de comunicación oficial,
las embajadas y organismos acreditados son altamente respetuosos de
formatos y niveles gerenciales para la comunicación en cada país, el
cual es establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Un error
en la comunicación, un compromiso sin consulta previa, un desaire a un
funcionario o una conversación inapropiada; tienen impacto en relaciones
de países.
Importancia de la Comunicación Escrita
La Universidad de El Salvador, por su historia en el desarrollo científico
y académico, trayectoria como la primera y única institución pública de
educación superior y su carácter autónomo; tiene una experiencia y
reconocimiento internacional, como una institución autónoma mantiene
una dinámica de gestión de fondos externos que impactan positivamente
en el desarrollo de la ciencia y tecnología.
Para la Universidad de El Salvador son fundamentales las buenas relaciones
a nivel diplomático. Como consecuencia se deben cuidar todos los detalles
para no dañar la imagen de la institución. Se debe tener especial cuidado al
establecer la correspondencia sobre el rango o cargo que esté adecuado
del remitente al destinatario, por citar el caso; si una actividad requiere
la presencia del Presidente de la República, Ministros, Embajadores,
Representantes de Organismos Internacionales, entre otros; lo más
indicado sería que sea desde la Rectoría se gire dicha correspondencia.
34
La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, Unidad
competente en dicho ámbito realiza gestión directa a nivel internacional
con todo tipo de entidades públicas y privadas, siempre usando canales de
comunicación adecuada. En procesos oficiales que requieren compromiso
entre gobiernos se debe remitir nota oficial a Ministerios competentes en el
país receptor y donante.
Utilizar los canales oficiales propiciará mejores resultado de convocatorias
con dos semanas de antelación. Las invitaciones deben imprimirse,
considerando una diagramación y diseño adecuados, indicando claramente
el propósito de la misma, con los actos claros y completos, lugar, hora,
y demás pormenores. Indicar teléfono de confirmación y designar a una
persona que llame para confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan
hecho los invitados. En correspondencia oficial se usa la lógica de
homólogos.
TIPOS DE CORRESPONDENCIA EN EL CAMPO DE LAS
RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES.
En el campo de las Relaciones Internacionales y particularmente en el
tipo de documentaciones que se manejan en la Secretaría de Relaciones
Nacionales e Internacionales tienen estrecha relación con los procesos de
cooperación internacional y acuerdos que se gestionan. Existen diferentes
tipologías, las cuales son de conocimiento en la Secretaría. Entre ellas y las
de manejo y conocimiento más frecuente, y para los usos la utilidad de este
Manual se ha identificado las siguientes:
a.La Nota Verbal
En el ambiente de las misiones diplomáticas o embajadas, este tipo de
documento es de intercambio común entre las mismas y el Ministerio de
Relaciones Exteriores. La UES buscará como interlocutor al Ministerio
correspondiente. La Secretaría de Asuntos Exteriores de México, ofrece
un concepto bastante útil sobre este tipo de correspondencia: “La nota
diplomática verbal es el tipo de nota que se usa con mayor frecuencia; en
ella se abordan cuestiones de trámite común y de menor importancia y se
redacta en tercera persona, siendo dirigida por la misión a la Cancillería,
o viceversa7”.
7 Secretaría de Relaciones Exteriores de México: “Curso sobre la Normatividad de la
Comunicación Escrita en la Secretaría de Relaciones Exteriores”, págs. 25
35
Naciones Unidas, referente diplomático por excelencia define este término
de la siguiente manera: “Las notas verbales son comunicaciones oficiales
redactadas en tercera persona. Son particularmente útiles cuando es
preciso dirigirse a varios destinatarios8”
b.Las Cartas Credenciales
En diplomacia, este término es de uso básico y se refiere al punto de
partida de la vida diplomática oficial de un Jefe de Misión o Embajador. La
presentación de las mismas se hace ante el Presidente de la República en
versión original, y en copia ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. La
presentación de las mismas requiere un protocolo riguroso que debe ser
respetado y se canaliza a través de la Dirección General de Protocolo del
Ministerio de Relacione Exteriores. Cuando un embajador arriba a un país,
debe presentar las mismas de acuerdo a un proceso específico y es una
costumbre que tras la presentación de las mismas estile realizar una serie
de visitas de cortesía.
Carlota Serrano en su libro “Manual del Diplomático” expone lo siguiente:
“Una vez que el Embajador ha recibido el respectivo beneplácito se
procede a su nombramiento. Este se materializa a través de dos medios:
internamente, a través de un decreto suscrito por el Jefe de Estado; y
con efecto externo (en el receptor) a través de un documento solemne
denominado CARTAS CREDENCIALES9”.
La Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales debe siempre
tener conocimiento pleno de posesión de cargo para la emisión de notas
oficiales. Ninguna comunicación tendrá efecto sí la Secretaría o en su caso,
la Rectoría desconoce un proceso de gestión de fondos internacionales
iniciada por otra Unidad o Facultad. Toda comunicación tendrá uso de nota
oficial, todo proceso de gestión buscará el desarrollo de la institución y su
comunidad universitaria; no de grupos de interés o personales.
c.Nota Diplomática Verbal
Este documento, de tipo formal y oficial es común en estos ámbitos, el
Instituto Matías Romero, en un documento especializado sobre estos
temas ofrece el siguiente concepto: “La nota diplomática formal o escrita
es la menos frecuente. En ella se tratan cuestiones de mayor importancia
o seriedad, está escrita en primera persona y la dirige el jefe de misión
8 Naciones Unidas: Manual del Traductor, pág. 25
9 Serrano, Carlota: Manual del Diplomático, págs. 15-16
36
al Secretario de Relaciones Exteriores o viceversa”10. La Universidad
de El Salvador no dirigirá notas diplomáticas verbales para ninguna
comunicación institucional.
RECOMENDACIONES PARA LA COMUNICACIÓN OFICIAL
•Una comunicación tiene mayor o menor impacto por el rango del
funcionario firmante.
• La correspondencia oficial se firma por el máximo representante legal.
• Un funcionario de menor nivel no firmará por el de mayor jerarquía.
•La comunicación se realiza entre homólogos/funcionarios del mismo
ramo, usando la analogía de funciones.
•La comunicación formal y oficiales en el campo de las relaciones
internacionales son responsabilidad de la Rectoría y de la Secretaría de
Relaciones Nacionales e Internacionales.
•Las cartas aval, compromiso, apoyo, declaraciones para trámites de
gestión internacional, acuerdos de cooperación, postulaciones de
movilidades, estancias y becas firmadas por el representante legal
serán del conocimiento de la Secretaría de Relaciones Nacionales e
Internacionales e instancias competentes en Facultades y Unidades.
• Acuerdos internacionales y documentos con compromisos institucionales
son firmados por la máxima autoridad; siempre con conocimiento previo
acuerdo con la facultad/unidad interesada.
• Las comunicaciones entre representantes de cooperación internacional,
misiones radicadas en el país, rectores, ministros, viceministros,
presidentes de países se girarán, según el caso, por la Rectoría,
Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales, y/o Vicerrectorías
por moción o interés de la misma oficina, unidades o facultades.
•Por competencia, toda comunicación con Embajadas, cooperantes y
Misiones Internacionales radicadas en el país será del conocimiento de
la Rectoría y la Secretaría de Relaciones Nacionales e Internacionales.
• Se reconoce la autonomía de Facultades para realizar comunicaciones
para gestiones de carácter académico con toda entidad nacional e
internacional.
10Secretaría de Relaciones Exteriores de México “Curso sobre la Normatividad de la
Comunicación Escrita en la Secretaría de Relaciones Exteriores”, págs. 27.
37
9.
Organización
de los actos
universitarios
En la Universidad de El Salvador no existe hasta el momento una Unidad
encargada de relaciones públicas o protocolo. La organización de
actividades se realiza actualmente con la participación de unidades según
su competencia y vinculación con el evento.
Las pautas para organizar actos y ceremonias jamás son o serán estáticas,
dependen siempre del nivel y función del anfitrión, el carácter público o
privado de las personas, personalidad jurídica, jerarquías de los invitados,
de la autoridad y poder que se ostenta, de la razón y objetivo.
Hay una serie de pasos o puntos clave a tomar en cuenta en el momento
de planificar un evento, para el caso, cuando dicho acto tiene un carácter
diplomático y participa un funcionario de gobierno, la Rectoría o Secretaría
de Relaciones Nacionales e Internacionales (SRNI) gira invitación a
entidades de gobierno y diplomáticos, organiza precedencias y acompaña
durante el evento a los representantes internacionales, de cooperación o
diplomáticos de carrera.
FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
PREEVENTO
38
Es la fase de concepción y de planteamiento de
directrices, en la cual, se definen los objetivos y
los recursos humanos y económicos, así como
las responsabilidades en diferentes comisiones
o grupos de trabajo, que se encarguen de la
realización del acto.
EVENTO
Es la fase de realización del evento, propiamente
dicha y comprende la aplicación del protocolo y
la preparación del lugar o escenario, en aspectos
como: decoración, servicio humano requerido,
presentación del personal, maestro de ceremonia,
musicalizador, operador de equipos de grabación,
equipos necesarios, TIC y recursos audiovisuales.
Se debe entregar a los miembros de la presidencia
el Orden del Día e informarles su ubicación a los
asistentes de la mesa de honor.
POSTEVENTO
Es la fase de desmonte de la logística del evento,
liquidación y posterior evaluación y elaboración
de un informe final de rendición de cuentas y
liquidación de contratos y de órdenes de servicio.
ACTIVIDADES CLAVES PARA EVENTOS
CON RESULTADOS EXITOSOS:
a.Nombrar una comisión organizadora y definir compromisos según
competencia.
b.Definir objetivos que busca la ceremonia y su programa.
c.La imagen institucional nunca debe pasarse por alto y los coordinadores
deben asumir la responsabilidad de chequear todos los detalles.
d.Determinar y reservar el lugar de realización de las actividades, en base a
objetivos de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Al igual,
se debe reservar estacionamiento para invitados. Es conveniente tener
claridad sobre el número de invitados, para ubicarles en el lugar más
adecuado de modo que no se queden invitados de pie o por el contrario
que se vean muchos espacios vacíos.
39
e.Elaborar una lista de invitados e identificar precedencias y procedencias
en la nómina de miembros de honor.
f. Coordinar evento en agendas de personalidades con sus despachos y
confirmar asistencia.
g.Al momento de girar las invitaciones a las autoridades, es necesario,
brindar información adicional del propósito de la invitación por escrito y
especificando si se desea que el invitado haga uso de la palabra y, si así
es; sugerir la temática a tratar. El tiempo de entrega de las invitaciones
es de 15 días mínimo previos al evento. Para un Diplomático es mal visto
que se le invite con muy poco tiempo de anticipación y se corre el riesgo
de no contar con su presencia.
h.Determinar la realización de la recepción (comida, coctel o banquete.)
i. Dependiendo de la magnitud del evento, pueden enviarse invitaciones a
la prensa, si se consideran necesaria su presencia, en tal caso deberá
haber personas encargada de atenderlos y guiarlos en día del evento.
40
j. Es necesario la elección y preparación del maestro de ceremonia.
k.Considerar la aplicación idónea de los vocativos para las autoridades,
tanto a nivel verbal como escrito.
l. Para todos los eventos el anfitrión debe indicar el tipo de vestimenta que
se debe llevar.
RECOMENDACIONES PARA COORDINADORES
DE EVENTOS:
• Presentación personal: Es fundamental, por ello, debe ser acorde con el
evento.
•Aseo: El sitio donde se desarrolla el evento debe estar en perfectas
condiciones de aseo, para lo cual, se debe hacer una supervisión,
antes y durante el evento. Las personas encargadas de este aspecto
deben tener muy clara sus funciones y responsabilidades. Los servicios
sanitarios son áreas que requieren de especial cuidado, en cuanto a
disposición de elementos higiénicos, ambientación y decoración.
•Personal de servicios: Uno de los primeros aspectos que se debe
establecer es cuántas personas se requieren para atender el evento, en
función del número de invitados.
•Ambientación: La primera impresión es muy importante, por eso todo
espacio físico que vaya a ser utilizado debe estar en óptimas condiciones
de aseo y dotado con los elementos requeridos, según la clase, las
características y las finalidades del acto: flores, música, mantelería,
cristalería y mobiliario, entre otros.
•Iluminación: También hace parte de la ambientación. Lo esencial es
disponer que las luces destaquen las áreas más importantes (mesa
de honor y otras), sin que se genere molestias. En casos especiales,
se debe coordinar lo necesario con personal técnico, en lo relativo a
cámaras, videos y otras ayudas audiovisuales.
• Registro escrito, gráfico y audiovisuales: Es importante efectuar registros
de cada evento, que incluyan material fotográfico y audiovisual, según
sea el caso, así como piezas o material promocional utilizado, copias
del menú de alimentos y bebidas ofrecidas con etiqueta y otros
datos relevantes para el mejoramiento y la memoria de la Unidad de
Comunicación Interna e Identidad Institucional.
41
• Himnos: La postura correcta para escuchar y cantar los himnos es de
pie, con los brazos a lado y lado del cuerpo o con la mano derecha al
pecho. Es importante señalar que los himnos no se aplauden en ningún
caso.
• Orden del día/programa/agenda: Se denomina, de esta manera, la organización de las intervenciones, presentaciones o etapas previstas
para el desarrollo de los eventos, en función de los objetivos trazados y
del tiempo previsto para su duración. El programa siempre es estructurada por el anfitrión, es de mal gusto hacer cambios o preparativos del
mismo a última hora.
•Intervenciones: Se sugiere, como estándar, programar tres intervenciones, teniendo en cuenta, como puntos de referencia, al anfitrión, al
organizador, beneficiado y al homenajeado o invitado especial.
Las palabras de cada participante: En el acto inaugural no deben durar
más de siete minutos y, en ningún caso, exceder los diez minutos.
Siendo el anfitrión, quien abre el evento, marcará la pauta de las
intervenciones. (En inauguración de edificaciones, la intervención será
según el nivel jerárquico de los miembros de mesa de honor y objetivo
del evento, de menor a mayor rango. Es pertinente tener presente
que, en el caso de conferencias o eventos académicos, el punto de
interés focal no será el saludo de apertura, sino las intervenciones de
los conferencistas, expositores o invitados.
• Mesa de honor: Es de gran importancia contar con equipamiento de
calidad, limpieza y elegancia, juego de mantelería tersa y completa. La
cristalería debe ser servida antes del arribo de los invitados. Las piernas y pies no deben quedar a la vista del espectador. Ningún objeto o
persona debe estropear o entorpecer en ningún momento el espacio
visual entre los interlocutores. Lo ideal es que únicamente los invitados
de honor caminen en el pasillo entre las banderas y la mesa de honor.
Lo más importante es la imagen del pabellón nacional, mesa de honor
e invitados.
• Habladores o marbetes de la mesa principal: Son los membretes que
se ubican sobre la mesa de honor, con los nombres, cargos e institución de quienes presiden un evento y de los invitados de honor o
especiales. La información debe estar en ambas caras, de modo que
la puedan leer los miembros de la mesa, en los dos sentidos, evitando
desorientación o confusiones. Se recomienda soportes en acrílico y
mayor visibilidad posible.
42
•Invitados: Cuando se realiza un homenaje, un reconocimiento o una
condecoración, entre otros eventos, se debe consultar, conjuntamente,
el orden del día, la hora y la fecha de la ceremonia con la persona a quien
se va a rendir el homenaje.
Debe estar claro qué familiares y en qué casos deben estar incluidos en
la lista de invitados y darles la ubicación apropiada. Así mismo, se definirá
la cantidad de personas invitadas por parte del homenajeado.
Si el homenajeado o la figura central de un evento provienen de otra
ciudad o país, se deberá prever lo relativo a la recepción desde el
aeropuerto hasta el lugar del acto o ceremonia, al igual que el hospedaje
y la ubicación en el hotel o lugar donde residirá, durante su permanencia,
con ocasión del evento. Así mismo, se deberá entregar al invitado el
orden del día, la acomodación de la mesa principal y demás detalles del
evento como tal.
• Anfitriones: De acuerdo con la estructura orgánica de la Universidad de
El Salvador, cualquiera de sus autoridades académicas o administrativas
de mayor jerarquía debe estar en capacidad de ser anfitrión, cuando
así se determine. El anfitrión debe llegar primero que los invitados y
estar pendiente de todos ellos, teniendo presentes la precedencia y las
calidades de los invitados especiales.
Por respeto, el anfitrión deberá ceder a las máximas autoridades
los méritos de la organización, así como la firma de toda nota de
agradecimiento posterior.
•El presentador: Es la persona quien lee un programa en actos
protocolarios y en espectáculos. Es importante que en la selección de la
persona a quien se le confíe esta labor, se tengan en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a. Establecer el tipo de acto universitario.
b. Asegurarse que la presentación personal sea excelente y adecuada,
teniendo en cuenta el punto anterior. Para un acto protocolario, el vestido
debe ser elegante y sobrio, el presentador no sea el protagonista.
c. Si el presentador es mujer, debe tener un peinado que le evite
acomodárselo constantemente con movimiento de cabeza hacia atrás o
con las manos, se debe peinar de modo que se vea su rostro.
d. Entregar, oportunamente al presentador, el guión del evento
elaborado por los responsables del acto y aprobado por las instancias
43
que correspondan, según el caso, asegurándose que el maestro de
ceremonia se ajustará a dicho guión.
e. Definir quién o quiénes estarán autorizados para introducir cambios de
última hora, siempre y cuando, se ajusten al contexto, estableciendo con
antelación, cómo se comunicarán y se coordinarán con el presentador
(se recomienda al anfitrión).
f. Cuidar que no se otorgue la palabra a cualquier persona que quiera
pronunciar discurso, si no está previsto o no ha sido autorizado por los
responsables.
g. Cuando el presentador no esté haciendo uso del micrófono, deberá
situarse detrás o al lado del orador, en el sitio a él asignado, para que no
salga en los registros fotográficos y audiovisuales.
•Prensa y fotografía: todo acompañante y equipo de apoyo evitará
estropear el trabajo de comunicadores, toma de imágenes y buscará
siempre el reconocimiento en escena de sus autoridades, las reglas
para la prensa serán las dispuestas por la autoridad competente. En las
fotografías deberán aparecer las principales autoridades según compete
al objetivo del evento. Comunicadores podrán solicitar espacios por
separado para entrevistas o tomas fotográficas siempre que el invitado
no haya tomado asiento y evento no haya iniciado. (Es de mala educación
dejar su espacio para atender otra actividad, persona o llamada).
• Agua: Se servirá agua para los oradores que se ubiquen en el atril, antes
de su intervención. Si el evento es de alto protocolo y se tienen invitados
de honor, se deberá asignar un mesero para atender la mesa principal.
Cuando se utilicen botellas evitar ponerlas de pie, evitar usar hielo,
siempre ofrecer vasos de cristalería (jamás desechables).
• Sillas reservadas: En los eventos protocolarios, su destinación se debe
indicar señalización que se pueda ver claramente.
•Obsequios: En los eventos, que lo ameriten, quien debe entregar el
obsequio, en principio, es el anfitrión. Dependiendo de las características
del acto, se definirá, previamente, el momento y las modalidades
de entrega de los obsequios y otros elementos recordatorios o
promocionales. Si se decide entregar souvenirs a todos los asistentes,
deberán ser el mismo o de similares características para todos.
• Etiqueta: Los actos que requieran de etiqueta especial, deben tener una
organización detallada, sobre menú, menaje, manteles y demás.
44
10.
Etiqueta y
buenas
costumbres
La Etiqueta, Buenas Costumbres, en distintos niveles, son conceptos que
provienen de la regla básica del buen hacer; basado en el respeto. Para
interactuar hay que respetar11. Hace referencia a la forma del correcto
proceder en ciertas circunstancias, que se deben respetar en diferentes
ámbitos bajo normas convencionales, es decir; tener un refinamiento
de buenos modales y costumbres que se rigen por ciertos elementos
esenciales en la educación.
La Real Academia de la Lengua Española define este término de la siguiente
manera: “(Del fr.étiquette). 1. f. Ceremonial de los estilos, usos y costumbres
que se debe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes”12
REGLAS DE USO COMÚN COMO ANFITRIÓN13:
•Prepare a los participantes. Debe poner especial interés en informar
adecuadamente y de manera clara a sus autoridades, que serán
quienes mantengan la negociación. Recuerde, ellos no siempre manejan
toda la información de la negociación o acto como usted. Informe del
idioma de comunicación, cultura, comportamientos, formas de actuar,
agendas y documentos de trabajo, resultados esperados y de aspectos
de organización. La máxima autoridad o anfitrión debe recibir en su
despacho al invitado de honor y dirigirse juntos al lugar del evento o
reunión. El resto de invitados deben atender a la hora exacta y conocer
los objetivos previstos. Asesore a los organizadores.
11http://losaristocratas.com/la-etiqueta-los-modales-y-las-buenas-costumbres.
12www.rae.es.
13Propuesta sobre la base de experiencia como internacionalista. Elaboradas por
Janete Bulnes.
45
•Correspondencia y comunicación. Sea audaz, breve y conciso y no
utilizar expresiones complejas. Use textos cortos y muy claros, pero
con contenido. Son un elemento imprescindible, utilícelas de manera
efectiva y correcta. Respete formalidades y formatos. Lleve siempre
consigo una agenda.
• Instituciones públicas y Organismos internacionales. Si nunca ha trabajo
con organismos oficiales o públicos ármese de paciencia. Tratar con
funcionarios públicos puede ser un poco complicado, lleno de procesos
y niveles de decisión. En el caso de los organismos internacionales,
existe una notable diferencia en los tiempos de respuesta y decisión,
no omita esa realidad en el proceso de negociación, en los que
generalmente es necesaria la participación de los públicos. Trate de
tener armonía en esa realidad.
•Jerarquías y capacidades de decisión. Respete la jerarquía en
todo momento desde la primera comunicación, acto, hasta el de
agradecimiento Los máximos responsables son los encargados de tomar
decisiones, sin embargo; no omita el poder y capacidad de persuasión
de los mandos medios de la entidad. Puede coordinar y buscar lobby.
• Reuniones de trabajo. Realice reuniones según los niveles de decisión,
de lo contrario no tendrá éxito en los resultados. Realice reuniones
pulcras, con buena organización y calidad en todo el proceso, desde el
montaje, contenido temático, hasta la nota final de resultados o acuerdos
que pueda enviar a los participantes.
•Apoyo del gestor o especialista. Es siempre necesario contar en sus
reuniones de trabajo, negociaciones y actos públicos con profesionales
capaces de mantener el equilibrio para solventar situaciones y llevar a cabo
los acuerdos establecidos. El Gestor en relaciones internacionales debe
participar en reuniones y gestiones que hay que hacer ante organismos
oficiales y particulares. No incorporarle significa una debilidad futura en
los procesos de negociación actual. Elija a personas con experiencias
en el campo y mejor aún, que usted conozca personalmente. En el
caso universitario, un especialista en el campo temático permitirá que
la negociación o acto fluya con facilidad y se llegue a acuerdos según
necesidades reales.
• Anfitriones. Actúe elegantemente, con educación y criterio propio.
Atienda normas de cortesía y buenas costumbres. Debe manejar
toda la organización del evento con alto nivel de tolerancia, tenacidad
y autoridad.
46
• Preparativos. Cuando usted es el anfitrión, no debe olvidar ningún detalle,
aunque otros se encarguen de logística, organización y preparativos
de documentos, toda responsabilidad recae sobre el anfitrión. Según
capacidad, no omita presentes de cortesía, regalos corporativos, bebidas
y bocadillos elaboradas de manera especial. (En una negociación no
haga obsequios ni invitaciones personales).
REGLAS DE USO COMÚN COMO INVITADO:
• Aplicar la puntualidad;
• Esperar de pie a ser ubicado;
• Las autoridades, docentes y alumnos debe estar preparados y mantener
el decoro, pulcritud y respeto en eventos, su gente; sin distinción alguna
se consideran todos representantes de la institución en un acto público;
• Si recibe invitación escrita, ya sea a través de nota o una tarjeta impresa,
ponga atención en las indicaciones descritas, es decir, si le solicitan
confirmar su asistencia, sobre el tipo de vestimenta que requiere el evento
(formal, gala o informal), si la invitación es indelegable o bien personal e
intransferible, si le piden llevar su tarjeta en mano, entre otros detalles;
•Sobre la permanencia: usualmente en recepciones tales como Fiestas
Nacionales, o recepciones oficiales, se establece el horario del desarrollo
de la misma, usualmente no excede las tres horas de permanencia;
considere que la cortesía exige que el anfitrión no debe retirarse antes
del invitado de honor;
•Es bastante apreciado, que si se le invita a una recepción de Fiesta
Nacional o de Día Nacional celebrado por una misión diplomática,
usted pueda mandar un arreglo floral al lugar donde se llevará a cabo la
recepción con una pequeña nota expresando sus deseos de felicitación
por dicha conmemoración;
• En cualquier tipo de evento, los organizadores han dispuesto el lugar de
los diferentes invitados, debe informar su nombre y proveniencia en la
entrada, es bastante seguro que será esperado y guiado por un edecán,
si no; es prudente quedarse en los puestos del público en general;
•Si su agenda de compromisos no le permite acudir a algún evento,
recepción o ceremonia, lo más indicado es que se excuse ya sea de
manera verbal o escrita a través de una nota de agradecimiento por la
invitación y exponiendo la razón que no le permite asistir.
47
LA IMPORTANCIA DE LOS BUENOS MODALES
Tan importante con la etiqueta es el uso de los buenos modales que no son
más que la manera en la cual se trata a las personas, sin importar el rango,
título o función que tengan. Son reglas de oro y llaves para abrir puertas: los
saludos, las despedidas, aplicación de cortesías reflejadas en detalles tales
como obsequios o regalos, detalles en ocasiones especiales, tales como el
envío de flores en ocasiones especiales, entre otros.
EL VESTUARIO, LA PRESENTACIÓN PERSONAL
La forma de vestir muestra la buena imagen que caracteriza a la persona,
junto con sus modales y el comportamiento adecuado, que son el reflejo
que dan a la institución a la que presentan. Tanto el caballero como la dama
deben brindar una buena imagen.
El vestuario y la presentación son considerados por muchos expertos como
un código de comunicación y conducta que está directamente relacionado
con su imagen y proyección personal como institucional. Tanto damas
como caballeros, deben ser cautelosos en la vestimenta y su presentación
personal en estas ocasiones, a fin de no generar alguna mala impresión
que pueda afectar a su institución. A continuación se brindan algunos
consejos útiles14
a.El aseo en nuestra persona debe hacer un papel importante en nuestras
diarias ocupaciones; y nunca dejaremos de destinarle la suma de tiempo
que nos reclame, por grande que sea la entidad y el número de los
negocios a que vivamos consagrados.
b.Siempre debemos estar presentables de la cabeza a los pies.
c.Como los cabellos se desordenan tan fácilmente, es necesario que no
nos limitemos a peinarlos por la mañana, sino que lo hagamos además
todas las veces que advirtamos no tenerlos completamente arreglados.
d.Los hombres que se dejan crecer la barba, deben también peinarla varias
veces en el día; y en cuanto a los que usan bigote, además de lavárselo
con frecuencia, deben impedir que llegue a caer sobre los labios, para
que no quede siempre en aquél una parte de las comidas y bebidas que
14Imágenes tomada de http://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/ubicacion_de_
invitados_en_ceremonias_y_actos.htm
48
se llevan a la boca. Téngase presente que siempre es desagradable y
sucio a la vista una barba demasiado grande, recortarla constantemente
debe ser una regla de oro para los caballeros.
e.El que se afeita debe hacerlo, si es posible, diariamente. Nada hay más
desagradable que esa sombra que da a la fisonomía una barba renaciente,
ni hay, por otra parte, en los hombres, un signo más inequívoco de un
descuido general en materia de aseo.
f. Nuestras manos sirven para casi todas las operaciones materiales de la
vida, y son por lo tanto la parte del cuerpo que más expuesta se halla a
perder su limpieza.
g.Las uñas deben recortarse cada vez que su crecimiento llegue al punto de
oponerse al aseo; y en tanto que no se recorten, examínense a menudo,
para limpiarlas en el momento en que hayan perdido su natural blancura.
Suele usarse el dejarlas crecer demasiado, bien que conservándolas
siempre aseadas; pero no encontramos a esto ningún objeto, ni menos
agradable, y creemos por lo tanto injustificable la pérdida del tiempo que
bajo esa costumbre se necesita emplear para prevenir constantemente
el desaseo.
h.No permitamos nunca que el sudor de nuestro rostro se eche de ver por
los demás; enjuguémoslo constantemente con el pañuelo, y cuidemos
igualmente de lavarnos la cara, cada vez que la transpiración se ha ya
aumentado por algún ejercicio fuerte o por cualquiera otra causa.
i.Un buen desodorante en las axilas después del baño diario es
imprescindible para todo ser humano que no sea un niño. Esta es una
regla inflexible para toda persona que no quiera ofender a sus semejantes.
j. La limpieza de nuestros zapatos debe ser diariamente, que refleje el buen
vestir; recuerde que usted es foco de atención.
k.La presentación debe ser pulcra y aseada de modo que nos permita ser
personas exitosas.
l. La mujer, al igual que el hombre, debe elegir el vestuario atendiendo a
ciertos criterios de prudencia, discreción y sobriedad. Jamás usar trajes
con piezas incompletas o diferentes, fuera de lugar o inadecuadas a la
ocasión.
Vestuario para las damas:
a.En países de cuatro estaciones son aconsejables los siguientes tonos
para el invierno: colores sólidos, trajes de 2 ó 3 piezas en colores
oscuros. Y trajes de 2 ó 3 piezas y angostas rayas son apropiados, en
49
ningún caso es recomendable utilizar trajes estampados ni los colores
rojos, morados, rosados, entre otros. Estos colores son de uso diario y
nunca en actos protocolares ni solemnes.
b.En verano o climas tropicales: trajes de 2 ó 3 piezas en colores suaves
son apropiados para el día. Blusas de colores sólidos (sin estampados)
coordinadas de acuerdo a sus trajes, los pañuelos en colores sólidos.
c.Zapatos negros cerrados (de preferencia) siempre limpios.
d.Medias de color neutral o color piel.
e.Los trajes de pantalón son aceptables en ciertos países pero no en otros
(es mejor investigar).
f. No es recomendable usar ropa provocativa, prendas de vestir demasiado
cortas o ajustadas, joyería brillante o demasiado maquillaje.
Vestuario para los Caballeros:
Verano o climas tropicales: trajes de colores claros son apropiados para
el día, en ciertos países. Los colores oscuros son más apropiados para la
noche, especialmente para los señores.
a.La camisa blanca sigue siendo la No. 1, seguida por la camisa azul claro
(celeste). La camisa siempre debe abrocharse del cuello, nunca debe
dejar abierta garantiendo que la corbata estilice el contorno del cuello.
b.Corbatas en sólidos, rayadas, círculos pequeñas y diseños con colores
conservadores (tradicionales).
c.Zapatos negros o café de amarrar (dependiendo del traje) sencillos son
más apropiados para negocios que mocasines, siempre bien lustrados.
d.El cincho debe ser de color de los zapatos y debe estar en buen estado.
e.Nunca se deben usar calcetines blancos, estos deben coincidir con el
color del traje y siempre debemos garantizar que estén en buen estado. ETIQUETA EN LA MESA, COMIDAS
Y REUNIONES DE CORTESÍA
• En la Mesa
En principio, se parte del hecho que en una comida (desayuno, almuerzo o
cena) de carácter formal y oficial existe la figura del Anfitrión o Anfitriona y
del Invitado Principal. Partiendo de ello, se debe tener en cuenta que este
50
tipo de encuentros, que son parte de la vida laboral imprimen un entorno de
formalidad y de reglas y costumbres que deben seguirse y ser respetadas
para construir una excelente imagen y fortalecer las relaciones sociales.
A nivel básico, se considera importante conocer sobre lo que es la
colocación o disposición de la mesa. En las figuras que a continuación se
exponen, han sido seleccionadas para tener una idea de cómo se dispone
de una mesa en una comida formal y sobre los utensilios. Sobre este tema,
la literatura es muy variada, sin embargo la siguiente imagen es bastante
representativa.
Descripción: 1. Servilleta; 2.
Tenedor de pescado; 3. Tenedor
de carne; 4. Platos; 5. Cuchillo de
carne; 6. Cuchillo de pescado;7.
Cuchara de sopa; 8. Platito de pan;
9. Tenedor de postre; 10. Cuchara
de postre; 11. Tarjeta con el nombre
del comensal; 12. Copa de agua;
13. Copa de champaña;14. Copa de
vino tinto; 15. Copa de vino blanco15.
Algunos consejos útiles que el autor “autor Lincoln Escobar, ofrece en su
libro “Etiqueta en la Mesa”, a propósito de conducta durante una comida
son los siguientes que él denomina “Los 14 pecados capitales durante la
comida”16:
• Sentarse antes de que lo haga o lo indique el anfitrión.
• Colocarse la servilleta de babero.
• Agarrar incorrectamente el tenedor.
• Hablar con comida en la boca.
• Conversar en la mesa sobre temas desagradables.
• Cortar la carne en varios pedacitos.
• Morder el pan dejándose un pedazo en la mano.
• Hacer ruido o sorbos a la bebida o consomé.
• Dar sorbos a la bebida mientras se tiene la comida en la boca.
• No felicitar a la anfitriona por el sabor exquisito de la comida.
15Tomado del web site: http://www.monografias.com/trabajos60/etiqueta-social/
etiqueta-social2.shtml.
16Escobar , Lincoln: “Etiqueta en la Mesa”, pág. 85
51
• Oler la comida.
• Levantarse de la mesa sin que lo hayan sugerido los anfitriones.
• Poner los codos en la mesa.
• Limpiarse los dientes con palillos en la mesa.
• Precedencias en la Mesa.
Es necesario conocer que en las diversas comidas y banquetes de tipo
oficial, el experto anfitrión recurre a diversos tipos de montajes para poder
ubicar a sus invitados entre los cuales se moderarán las diversas pláticas y
temas a conversar.
Usualmente se manejan dos tipos de ubicación montajes de mesas, el tipo
inglés y el tipo francés.
En la mesa tipo inglés, cuando los comensales son de elevada jerarquía,
esta disposición puede cambiarse colocándose los dueños de casa en
las cabeceras de la mesa de modo que ninguno de sus invitados quede
ubicado en los extremos. Ver imagen.
En la mesa tipo francés, y como la imagen lo explica, los anfitriones presiden
la mesa desde el centro.
52
Es preciso recalcar que una reunión por lo general se desarrolla en una
mesa, dependiendo el tamaño de la reunión las mesas pueden ser de
diferentes tipos:
a.Herradura: También se la conoce como “U” invertida. Suele utilizarse
cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la
delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus
respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con
anterioridad a la reunión.
b.Circular: Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja
de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da
mayor cordialidad.
c.Polígono: Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples
grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de
su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también
limitadas en cuanto a su tamaño.
d.Rectangular: Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones
(empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos
grupos se sientan enfrentados.
e.Ovala: Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias
de forma central o en las cabeceras17 (al igual que sucede con la mesa
rectangular).
Ejemplos de montaje de mesas de discusión/trabajo:
17http://www.protocolo.org/laboral/relaciones_laborales/las_reuniones_y_las_juntas_
comportarse_y_saber_estar_.htm
53
TIPOS DE RECEPCIÓN/COMIDAS SEGÚN HORAS
DESAYUNO
Los desayunos suelen ocurrir en conjunción
con una reunión o presentación. Se puede
ofrecer los sandwhiches de desayuno estos
ofrecen una opción completa para dar a los
participantes, panqueques, souffle de huevo.
Bebidas; café, leche, jugos. En horario de 7
a 9 am.
BRUNCH
Es utilizado congresos y seminarios en los
que se hace un pequeño “descanso” o receso
a media o última hora de la mañana, para
tomar algo. También es utilizado en medio de
reuniones de negocios en las que se cuenta
con un servicio de cafetería o puede servirse
incluso, en las mismas instalaciones o salón
donde se celebra la reunión. Este se sirve de
10 a 11 am
ALMUERZO
Es la comida que se sirve al medio día, entre
las 12 y 2 pm, y puede ir a acompañado de un
plato fuerte, postre y bebida. En la actualidad
el almuerzo es entendido, a veces, como un
simple acto social, asociado por ejemplo a
una reunión.
COCTELES
Su duración es de aproximadamente dos
horas y su principal objetivo es compartir con
un grupo de personas una copa de vino o
un licor, por algún acontecimiento especial.
De ser necesario, se puede tener un atril
para ofrecer algunas palabras del anfitrión.
No se exige orden del día, ni tampoco la
interpretación de himnos. Este se sirve de 4
a 5 pm.
54
BUFFET
Podemos describirlo como un “intermedio”
entre la comida y el cóctel. A diferencia de
otro tipo de comidas (como el brunch o el
cóctel que se toman de pie) el “buffet” se toma
sentado y a su vez puede ser frío, caliente o
mixto. Se sirve de 5 a 6 pm.
CENAS
Su duración es de aproximadamente tres
horas y es recomendado iniciar, a las 7
de la noche. Según el objeto de la cena es
pertinente definir si es estilo buffete o servida
a la mesa. La acomodación de los invitados
se debe hacer por precedencia, sin que esto
implique que todas las mesas estén marcadas
con habladores.
55
Glosario
1. Anfitrión: es aquella persona que convoca, invita, recibe, agasaja,
ordena, despide a sus invitados, diseña y organiza una fiesta,
recepción, cena, banquetes, entre otros.
2. Cargo: Nombramiento oficial que se sobrepone a la categoría
personal.
3.Ceremonial: Conjunto de formalidades para los actos públicos y
solemnes.
4. Comunicación Institucional: todo el sistema de comunicaciones
establecido para el interior y para el exterior de la Universidad.
5. Cortesía: Es la demostración o acto para manifestar la atención, el
respeto ante las personas.
6.Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante
el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc.
7.Precedencia: orden que asigna el protocolo a las autoridades,
organismos o instituciones en actos oficiales.
8. Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o
por costumbre
9. Decoración: es el conjunto de elementos que componen el escenario,
donde se realiza un evento.
10. Derecha: el criterio de la Derecha es fundamental en Protocolo y la
mayor deferencia. Se establece siempre, en la relación a las personas
y a símbolos, a partir de quien preside.
11. Embajador Extraordinario y Plenipotenciario: Jefe de una
misión diplomática o embajada. El término “extraordinario” no tiene
un significado real. Antiguamente, se designaba así a aquellos
embajadores no residentes en misiones temporarias para diferenciarlos
de los embajadores normales permanentes. Esta apelación provocó
56
discordias con estos últimos por las connotaciones negativas del
término, que sugerían un rango inferior, por lo que extendió esta
denominación a todos los embajadores. “Plenipotenciario” también
está cayendo en desuso, ya que significa la posesión de plenos
poderes para ejercer las funciones normales de un embajador.
12. Encargado de negocios: encargado de Negocios a.i. Con el agregado
a.i. (ad interim), funcionario diplomático de mayor jerarquía dentro de
una representación diplomática, encargado interina designaba con
este título al jefe de una misión cuya jerarquía era inferior al de un
embajador o ministro.
13. Escenario: espacio físico donde se desarrolla el evento.
14. Etiqueta: Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben
observar en las casas reales y actos públicos.
15. Banquete: es la celebración gastronómica, oficial o no, sujeta a reglas
de organización, de un acontecimiento importante.
16. Honores: deferencia y/o reconocimiento prestado a una personalidad.
17. Imagen: percepción considerada por los demás, la idea, o juicio, la
valoración emitida.
18. Invitado: persona que ha recibido una invitación, donde se le solicita
su presencia en un evento.
19. Jerarquía: Organización por categorías o grados de importancia entre
diversas personas o cosas
20. Nuncio: es un representante diplomático de la Santa Sede -no del
Estado de la Ciudad del Vaticano- con rango de embajador. Representa
a la Santa Sede ante los Estados y ante la Iglesia local. Suele tener el
rango eclesiástico de arzobispo. Normalmente reside en la nunciatura
apostólica, que goza de los mismos privilegios e inmunidades que una
embajada.
21. Organización: Conjunto de técnicas de coordinación de medios
humanos y materiales que ocurren para la preparación y el desarrollo
de cualquier actividad.
22. Rango Diplomático: El rango diplomático es el grado del funcionario
del servicio de relaciones exteriores en la escala jerárquica siguiente:
embajador, ministro de primera, ministro consejero, consejero, primer
secretario, segundo secretario y tercer secretario.
57
Bibliografía
Consultada
Libros
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Ejecutivo Modernos”, 2002.
Fuentes electrónicas.
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• Redacción de Textos y Contenidos para Sitios Web. Disponible en: www.
contenidoweb.info/otros/carta_formal.htm
• Revista digital femenino. “como hacer negocios con Japón”. Disponible
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www.protocolo.org/
•Rojino, Inmaculada. “Ceremonial y protocolo”. Venezuela, 2008.
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Protocolo”.
• Universidad de CunDinamarca. “Manual de Protocolo y Ceremonial de la
UDEC”. Edición Nº 1.
• Universidad Nacional de Colombia. “Manual de Protocolo y Ceremonial
de la Universidad Nacional de Colombia”.
• Universidad de Ciencias aplicadas y ambientales U.D.C.A. “Manual de
Protocolo Universitario.
•Universidad Técnica Federico Santa María. “Manual de Ceremonial y
Protocolo”.
60
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forma de negociar en otros idiomas y otras culturas”. Disponible en:
www.infomipyme.com/Docs/DO/Offline/El%20saber%20estar%20
en%20los%20negocios.htm
•Red Protocolo.com: http://www.redprotocolo.com/particulares/tiposmesa/rectangular/
•Web Gestión Polis. “negociando con orientales”. Disponible en: www.
gestiopolis.com/Canales4/mkt/negori.htm.com
• Wiki Lingue. “Nota no verbal”. Disponible en: www.es.wikilingue.com/ca/
Nota_verbal
61
ANEXOS
ANEXO Nº 1. RESUMEN DE VOCATIVOS/TRATAMIENTOS
INTERNACIONALES18:
Autoridad/
Institución
Trato epistolar
Trato personal
Para Referirse
a Él
Presidente de la
República
Excelentísimo
Señor(a)
Señor Presidente
Su Excelencia, el
Presidente de la
República
Diputados
Honorable
Diputado
Diputado
Excelentísimo
Señor
Corte Suprema de
Justicia
Excelentísima
Corte Suprema
Excelentísima
Corte Suprema
Miembros de la
Corte Suprema de
Justicia
Honorable
Señor(a)
Honorable Señor
(a) Don
Ministros de
Estado
Señor(a)
Ministro(a)
Ministro(a)
Señor(a)
Ministro(a)
Subsecretarios de
Estado
Señor (a)
Subsecretario
Subsecretario (a)
Señor (a)
Subsecretario (a)
Ex Presidente de la Excelentísimo
República
Señor(a)
Señor Ex
Presidente
Su Excelencia, el
Ex Presidente de la
República
Alcalde
Señor Alcalde
Señor o Alcalde
Señor (a) Alcalde
(sa)
Rectores
Señor Rector
Rector
Señor Rector
don
18Resumen establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile en cuanto
uso de vocativos.
62
Autoridad/
Institución
Trato epistolar
Trato personal
Para Referirse
a Él
Vicerrector
Señor vicerrector
Vicerrector/a
Señor(a)
Vicerrectora
Cardenal
Eminencia
Monseñor
Su Eminencia
Monseñor
Monseñor o Su
Eminencia
Reverendísima
Arzobispos y
obispos
Eminencia
Sacerdotes en
general
Padre
Padre
Reverendo Padre
Religiosa
Reverenda Madre
o Sor
Sor, Madre o
Hermana
Reverenda Madre
o Hermana
Nuncio Apostólico
Su Excelencia
Excelencia o
Monseñor
Su Excelencia
Reverendísima
Reverendísima
Reverendísima
Embajadores
Extranjeros
Su Excelentísimo
señor
Señor Embajador
Su Excelencia
Encargado de
Negocios
Honorable Señor
Señor
Honorable Señor
Representantes
de Organismos
Internacionales
Honorable Señor
Señor
Honorable Señor
63
ANEXO N° 2. CONSEJOS UTILES PARA UN ORADOR”
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Escoger información pertinente
Prepararse con mucha antelación
Practica constantemente
Aprovechar los primeros segundos para captar su atención
Usar preguntas para hacer razonar
El buen orador usa anécdotas, ejemplos, ilustraciones
Usa el entusiasmo y otros sentimientos para contagiar a tu auditorio y
motivarlo
h. Comienza con el final en mente
i. Encuentra la medida exacta para el material de apoyo grafico
j. Ten en cuenta el mensaje de tu cuerpo
k. Propicia la participación de tu publico
l. Cambia el ritmo y flujo de información cada pocos minutos
m. Siempre subir al estrado con seguridad y convencido de lo que sé y
ensayé previamente sin tener prisa porque esta denota inseguridad.
n. Si es posible, no quedarse estático durante la intervención, lo mejor es
moverse, caminar en el estrado o entre el público, esto ayuda mucho a
relajarnos y transmite cercanía con nuestro escenario.
o. Hay que demostrar siempre serenidad, confianza en si mismo, evitar
gestos o muecas que molesten a nuestro público.
p. El movimiento de las manos siempre debe ir de la mano con lo que se
dice, dando énfasis a lo que quiero comunicar.
q. Tomar un momento para quedarse de pie en el centro del estrado para
denotar autoridad.
64
ANEXO Nº 3. “JURAMENTO DE NUEVOS PROFESIONALES”
En nombre de la Universidad de El Salvador en mi calidad de Secretaria
General y en virtud de las atribuciones que me han sido conferidas por la
legislación universitaria, comparezco en este solemne acto académico,
con la honrosa misión de instar a los graduandos aquí presentes, a rendir
el siguiente Juramento de Lealtad e Identificación con la Universidad de
El Salvador.
¿Juráis cada uno y cada una de ustedes bajo su palabra de honor:
Cumplir la ley orgánica, su reglamento general y demás normas universitarias
vigentes y las que en el futuro se emitieren, para regular las funciones de
nuestra Universidad.
Si juro.
Juráis actuar siempre a favor de los legítimos intereses de la Universidad de
El Salvador y defender su autonomía, como condición indispensable para
su pleno desarrollo.
Si juro.
Juráis acudir siempre el llamado del Alma Mater cuando su colaboración
sea requerida en el cumplimiento de sus más elevados fines al servicio de
la cultura, de la patria y del pueblo salvadoreño.
Si juro.
Juráis defender siempre la verdad científica, la justicia, la dignidad humana
y la libertad como valores supremos exaltados por nuestra Universidad.
Si juro.
Juráis ejercer siempre su profesión con dignidad, eficiencia, responsabilidad
y honestidad del pueblo salvadoreño, y no olvidar nunca que el título que
hoy se les confiere, es un instrumento de servicio social y no de lucro?.
Si juro
Si cumplieren con el juramento que han rendido, la universidad y la patria
los premie: si no, que ellas se los demande.
La Universidad les confiere la investidura académica y el derecho a gozar
de los méritos conquistados como nuevos profesionales de la Universidad
de El Salvador.
“HACIA LA LIBERTAD POR LA CULTURA”
65
ANEXO Nº 4. “UTENSILIOS EN LA MESA
Y MANERAS DE ASIR LOS CUBIERTOS”
Imagen 1.
1. Cuchara para consomé;
2. Cuchara para sopa, cremas;
3. Cuchara para postre
4. Cucharita para té o café;
5. Cuchara o paletita para helado;
6. Tenedor para carnes para postre,
frutas;
8. Tenedor para pescado;
9. Tenedor para mariscos;
10. Cuchillo para carnes;
11. Cuchillo para postre, frutas;
12. Cuchillo (pala) para pescado;
13. Cuchillito para la mantequilla.
Imagen y texto tomados de: http://www.
forosperu.net/showthread.php?t=40632
Imagen 2.
1.Manera correcta de asir el cuchillo.
2.Manera de usar el tenedor sin el
cuchillo.
3.Manera de tomar el tenedor cuando
se utiliza el cuchillo para cortar.
4.Uso del cuchillo para llevar la comida
hasta el tenedor.
5.La comida no debe colocarse en el
tenedor por el lado externo de éste
para no pegar con los codos a los
vecinos.
6.Uso del tenedor y de la cuchara
para comer un postre.
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ANEXO No. 5. TIPOS DE COPAS19
Copa de agua. De gran tamaño,
ligeramente abombada. Utilizada para
agua y zumos. Solo se llena, Como
mucho, hasta 4/5 de su capacidad.
Copa de vino. Copa ancha, de gran
cavidad abombada. Antes eran algo
más pequeñas que las de agua,
aunque ahora se empieza a imponer
una gran copa. Solo se llena hasta 3/4
de su capacidad.
Copa de vino blanco. Algo más
pequeña y estrecha que la de vino tinto
(por su necesidad de mantenerse frío).
Al igual que el vino tinto, solo debe
llenarse como mucho a 3/4 de su
capacidad.
Copa de Jerez. Ligeramente
aflautada, tamaño medio y de pie corto.
Utilizada para tomar los vinos dulces y
de Jerez. No debe llenarse más de 2/3
de la misma.
Copa de champán. Alta, de cuerpo
largo y aflautado, y corta de pie. La
finalidad es retener las burbujas. No
se deben utilizar las conocidas copas
planas de champán Se pueden llenar
hasta 4/5 de su capacidad.
Copa de vermouth. Copa corta y
ancha en su boca, estrechándose
a medida que se acerca al pie. Es
indicada para determinados cócteles y
para el vermouth.
Copa de agua
Copa de vino
Copa de vino blanco
Copa de Jerez
Copa de champán
Copa de vermouth
19Imagen y texto tomado de: http://www.protocolo.org/familiar/la_mesa/tipos_de_
copas_una_copa_para_cada_tipo_de_bebida_formas_y_disenos.html.
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Copa de coñac. Gran copa, de amplia
cavidad abombada y pie muy corto.
Pensada para “abrazarla” con la mano
y mantener templado su contenido.
Utilizada para coñac y brandy. No se
debe llenar más de 1/3 de su capacidad.
Copa de licor. Pequeña, de pie muy
corto y escasa capacidad. Utilizada
para todo tipo de licores, y una de las
copas con más variantes en diseños y
medidas. Se puede llenar hasta 4/5 de
su capacidad.
Vaso de tubo. Vaso alto (de unos 17-18
cms.), sin pie. Utilizado principalmente
en hostelería, para el servicio diverso de
refrescos, copas y “cubatas”. Se puede
llenar hasta 5/6 de su capacidad.
Jarra de cerveza. Jarra de diverso
tamaño, de cristal grueso, utilizada
para tomar cerveza. La más habitual
es de medio litro. Se llena hasta que la
espuma alcance el borde. En algunos
lugares, se ha tomado la costumbre
de mantener las jarras heladas en el
congelador.
Copa de coñac
Copa de licor
Vaso de tubo
Jarra de cerveza
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Documento elaborado por:
Secretaría de
Relaciones Nacionales
e Internacionales
Universidad de El Salvador
Mayo 2015
Este documento
se terminó de imprimir
en la Imprenta Universitaria
de la Universidad de El Salvador,
en mayo de dos mil quince.
Final Avenida “Mártires Estudiantes
del 30 de julio”. Ciudad Universitaria.
San Salvador, El Salvador, Centro América.
Teléfono: (503) 2511-2039.
Tiraje: 200 ejemplares.
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