La apostilla sustituirá la legalización

La Apostilla sustituirá la Legalización
La modificación prevista
facilita la unificación de
trámites, una reducción
de los costos y los
tiempos involucrados
Dra. Esc. Erika Fernández
efernandez@kpmg.com
Con fecha 23 de agosto de 2011 el Poder Ejecutivo envió al Parlamento para su
consideración, un Proyecto de Ley por el cual se aprueba el Convenio Suprimiendo la
Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, suscrito en la Haya el
día 5 de octubre de 1961 (en adelante, el Convenio).
¿Qué es la legalización?
Para que un documento público emitido en un país, que como el nuestro, no es parte del
Convenio, surta efectos en otros países, es necesario seguir un proceso (legalización), que
implica la presentación del documento ante varias autoridades, incluyendo la consular del
país al que el documento está destinado. Este proceso de legalización permite que el
documento tenga validez en el extranjero.
Lo mismo ocurre en el caso de documentos que son emitidos en el extranjero, debiendo
éstos ser legalizados ante los organismos competentes en el país de origen para surtir
efectos en nuestro país.
La legalización es un proceso relativamente costoso, y el tiempo involucrado muchas veces
se presenta como un inconveniente que enlentece el trámite para el que la legalización del
documento es requerida.
En el caso de documentos emitidos en nuestro país, las etapas internas del proceso de
legalización insumen aproximadamente una semana, sin perjuicio del tiempo que demora el
documento en arribar a destino y la culminación del trámite correspondiente ante dicho
país.
Considerando esta realidad es que la Convención de la Haya estableció el sistema de la
Apostilla, con la finalidad de facilitar y simplificar la circulación de los documentos
públicos emitidos en un Estado Parte de la Convención, que deban ser presentados para
surtir efectos en otro Estado Parte.
¿Cómo funciona la Apostilla?
En la práctica la Apostilla se traduce en un simple sello que tiene la forma de cuadro, que
se adhiere al propio documento y que certifica la autenticidad del original. Es en definitiva
una certificación oficial que acredita que el documento es una copia verdadera del original.
En el Convenio que aprueba la Apostilla, se establece que cada Estado Parte reconoce la
eficacia jurídica de un documento público emitido en otro Estado Parte (siempre que cuenta
con el sello correspondiente claro está).
Para los países que no se encuentran adheridos, se mantiene el sistema de legalización en
cadena, tanto para los documentos que provienen de otros países como para los emitidos en
países no miembros, que deban ser reconocidos en Estados que forman parte de la
Convención.
La utilidad de la Apostilla radica en consecuencia, en que lleva a la unificación de
formalismos, facilitando la identificación de documentos y su aceptación en el extranjero.
Los documentos certificados por Apostilla adquieren así reconocimiento en cualquiera de
los 102 países que a la fecha son parte del Convenio.
¿Cuáles serían los beneficios de la Apostilla para nuestro país?
Lo anterior coloca a los países que no son parte del Convenio en desventaja frente a los que
sí lo son, dado los menores costos, formalidades y tiempos involucrados, frente al sistema
tradicional de legalización.
La Exposición de Motivos del Proyecto de Ley menciona que “la abrumadora mayoría de
países que acogen las mayores colonias de compatriotas son miembros de la Convención”
con lo que este cambio se convierte en una contribución del Ministerio de Relaciones
Exteriores a favor de los ciudadanos uruguayos.
Asimismo, la exposición de motivos menciona el beneficio que para las empresas puede
suponer el cambio, ya que la simplificación de los trámites facilita en forma indirecta la
inversión extranjera. También se facilitan las actividades comerciales con países en los que
no existe consulado uruguayo o que no tiene consulado en nuestro país.
Para apreciar el beneficio que supondría adherir al Convenio, basta mencionar que Uruguay
tiene presencia consular en 88 países (contra los 102 que son parte del convenio) y 38
países lo tienen en Uruguay.
Encastre
La Apostilla simplifica trámites
y facilita las actividades
comerciales con países donde
no existe consulado uruguayo o
que no tienen consulado aquí
Claves:
Beneficios – de ser aprobado por el Parlamento, el cambio redundará en una reducción de
costos y tiempos involucrados.
Legalización – el proceso para un documento emitido en el país para presentar en
Argentina tiene un costo aproximado de $2.2.50, más envío y culminación del trámite en
dicho país y demora 6 días.
Apostilla – si fuéramos parte del convenio, los costos serían considerablemente menores.
Ejemplos - el costo de la apostilla en Buenos Aires equivale a $U 200 y se gestiona en el
mismo día, teniendo igual costo y demora el trámite en Nueva York.